Auditi aruanne

AUDIT nr 4_2021/KuM Eesti Rahvakultuuri Keskus Eesti Rahvakultuuri Keskus (toetuste menetlemine ja regionaalosakonna töökorraldus) Siseauditi lõpparuanne Detsember 2021 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond SISUKORD I VALDKONNA ÜLEVAADE ..........................................................................................................3 II KOKKUVÕTE ................................................................................................................................5 III AUDITI ISELOOMUSTUS .........................................................................................................7 2 I VALDKONNA ÜLEVAADE Eesti Rahvakultuuri Keskus on KuMi valitsemisalas tegutsev ministeeriumi hallatav riigiasutus, mis loodi Rahvakultuuri Arendus- ja Koolituskeskuse nimega 01.10.1994 Kultuuritöötajate Täienduskooli ja Rahvakultuuri Arenduskeskuse liitmisel. Alates 06.04.2020 kannab asutus Eesti Rahvakultuuri Keskuse nime, asub Viljandis, Leola 15a. Keskust juhib kultuuriministri poolt ametisse nimetatud direktor (alates 2018. a Kalle Vister) ja seisuga 01.09.2021 on Keskuses 32,5 ametikohta. Direktor Kalle Vister Koolitusosakond Toetusmeetmete Regionaalosakond Üldosakond (5) (2) Vaimse kultuuripärandi osakond (5) (17) osakond (2,5) referent osakonna- osakonnajuhataja osakonnajuhataja osakonnajuhataja juhataja arendusjuht vaimse spetsialist (4) koolitus- maakondlik finantsjuht kultuuripärandi rahvakultuuri- spetsialist jurist spetsialist spetsialist (16) kommunikatsiooni- suulise pärandi ja personalijuht spetsialist (0,5) ERK struktuur seisuga 1.09.2021 Keskuse arengukava 2019-20231 kohaselt on keskuse missiooniks luua tingimused eesti rahvakultuuri ja vaimse kultuuripärandi elujõulisusele ja kestlikule arengule kogu selle mitmekesisuses. Visiooniks on, et Eesti inimesed tunnevad ja väärtustavad oma rahvakultuuri, vaimne kultuuripärand on elavas kasutuses. Elujõulise rahvakultuuri alustaladeks on tugevad kogukonnad, motiveeritud ja professionaalsed eestvedajad ning rahvakultuurist huvitatud noorte pealekasv. Keskseteks põhimõteteks on koostöö, professionaalsus ja eestvedamine ning järjepidevus ja innovatsioon. Põhimääruse2 järgi on Keskuse põhiülesanded: 1) osalemine kultuuripoliitika kujundamise ja elluviimise protsessis maakondlikul, üleriigilisel ja rahvusvahelisel tasandil; 2) rahvakultuuri püsimisele ja arengule kaasaaitamine; 3) vaimse kultuuripärandi väärtustamine ja elujõulisuse toetamine; 4) täienduskoolituse korraldamine rahvakultuuri ja vaimse kultuuripärandi valdkonnas. Allikas: ERK arengukava 2019-2023, kättesaadav kodulehelt 1 Rahvakultuuri Keskuse arengukava 2019-2023, kinnitatud ERK direktori poolt jaanuaris 2019. a 2 Eesti Rahvakultuuri Keskuse põhimäärus, kultuuriministri 22.12.2011 määrus nr 23, RT I, 03.04.2020, 14 3 Sisseostetud teenused:  töökohateenus Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuselt (RMIT);  vana veebilehe ja rakenduste töötamise tagamine (sh RAKU infoportaal) Astrec Data OÜlt;  finants- ja personaliarvestuse teenus Riigi Tugiteenuste Keskuselt (RTK);  haldus,- turva- ja koristusteenus Riigi Kinnisvara ASlt. Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja kasutuses olevad infosüsteemid:  Eesti Rahvakultuuri Keskuse põhimäärus;  avaliku teenistuse seadus; avaliku teabe seadus; isikuandmete kaitse seadus; haldusmenetluse seadus (HMS); korruptsioonivastane seadus (KVS); riigihangete seadus;  rahandusministri 11.12.2003 määrus nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“; VV 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“;  toetusmeetmete määrused ja kord: „Rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonide toetamise tingimused ja kord“3, “Regionaalse kultuuritegevuse toetamise tingimused ja kord“4; Laulu- ja tantsupeoliikumises osalevate kollektiivide juhendajate tööjõukulu toetuse määramise tingimused ja kord5; „Etenduskunstide regionaalse kättesaadavuse toetused „Teater maal“ reglement“6;  Keskuse sisemised korrad ja juhised, töölepingud ja ametijuhendid, protokollid; direktori käskkirjad jm;  toetuste menetlemise IS (TMS) ja dokumendihaldussüsteem Delta, arvete menetlemise süsteem FITEK. Tabel 1. Keskuse tulud ja kulud aastatel 2019-2021 TULUD 2019.a eelarve 2020. a eelarve 2021. a eelarve täitmine täitmine Sihtfinantseerimine 281 542 303 524 490 343 Riigikogu lisavahendid 20 000 teenitud tulu (omatulu) 71 311 63 402 50 000 Tulud kokku 352 853 366 926 560 343 KULUD Toetused 1 460 679 1 982 269 4 516 120 Tööjõukulu 706 614 718 416 1 080 489 Majandamiskulud, sh 340 812 252 985 (tööjõu- ja maj. kulud kokku) Admin kulud 68 768 26 561 IKT kulud 10 212 11 834 RKAS kulud 96 781 119 027 124 454 Õppevahendite ja koolituse 38 777 28 783 kulud Muud kulud 126 273 66 781 Muud tegevuskulud 100 Kulud kokku 2 508 105 2 953 770 5 721 063 Allikas: KuMi valitsemisala eelarved, ERK SAP aruanded 2019-2021 3 Kultuuriministri 13.02.2019 määrus nr 5 „Rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonide toetamise tingimused ja kord“ 4 Kultuuriministri 31.12.2018 määrus nr 22: Regionaalse kultuuritegevuse toetamise tingimused ja kord 5 Kultuuriministri 12.01.2021 määrus nr: Laulu- ja tantsupeoliikumises osalevate kollektiivide juhendajate tööjõukulu toetuse määramise tingimused ja kord 6 02.11.2020.a direktori käskkiri nr 1-1/58 4 II KOKKUVÕTE Keskuse sisekontrollisüsteem on auditeeritud valdkondades parendamist vajav. Auditi käigus tehti kokku 9 tähelepanekut, millest 2 olid positiivsed, 3 kriitilise, 3 keskmise ning 1 madala olulisusega. Vt Lisa 1 ja 2. Eelnevalt läbiviidud siseauditi tuvastatud puudused on kõrvaldatud, parendustegevustega jätkatakse. Vt Lisa 3. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele. Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Positiivsed tähelepanekud  rahvakultuurispetsialistidel on olemas hea ülevaade maakonnas toimuvast, ollakse kättesaadav; osakonnal on iga-aastane tegevuskava ja toimib maakonnapõhine tegevuskava täitmine; spetsialistid on koondunud tiimidesse ning teevad koostööd. Vt lisaks Lisa 1 TP1;  Toetuste menetlemine vastab olulises osas õigusaktide nõuetele, parendused on vajalikud, vt märkused konkreetsete toetusmeetmete lõikes, Lisa 2 TP 3-9. Kriitilise olulisusega tähelepanekud Topeltfinantseerimine (üleval aastast 2013)  Keskuse ja KULKA paralleelne tegevustoetuse eraldamine rahvakultuuri keskseltsidele ja projektide toetamine regionaalse kultuuritegevuse taotlusvoorust ning sihtkapitalidest on koormav nii asutustele kui taotlejale ning ei ole optimaalne. Soovitus: tuua KULKA eraldatav tegevustoetus keskseltsidele Keskuse partnerorganisatsioonide vooru ning viia regionaalse kultuuritegevuse toetamise eelarve (hasartmängumaksust) üle KULKA sihtkapitali(desse). KuM ja Keskus nõustuvad osaliselt, probleemiks on rahade üleviimise keerukus ning KULKAle toetuste jagamise reeglite kehtestamine. Vt lisaks Lisa 2, TP 4. Regionaalse kultuuritegevuse taotlusvoor  kõiki määruses toodud hindamiskriteeriume ei hinnata eraldiseisvalt, vaid komisjoni liige annab koondhinde kõigile kriteeriumitele kokku. Hindamine ei vasta nõuetele, ei ole objektiivne ega läbipaistev. Hindamise koondtabelit ei säilita nagu HMS § 19 lg 1 eeldab. Kohapealse kontrolli läbiviimine ei ole olnud süsteemne. Oht vaidlustusteks, kuna puudub võimalus tõendada, kuidas on määruses toodud nõudeid hindamisel rakendatud. Soovitused Keskusele: 1) lihtsustada taotluste hindamist, sh hinnata kõiki kriteeriume eraldiseisvalt. 2) fikseerida Keskuse hindamismetoodika, hinnete kujunemise ning toetussumma kujunemise põhimõtted 3) säilitada hindamiskomisjonipunktid TMS-is, sh hindajate individuaalsed hinded, koondhinded ning põhjendused, et oleks võimalik tõendada hinnete objektiivset kujunemist. 4) töötada välja kohapealse kontrolli põhimõtted. Soovitused KuMile: vajadusel viia sisse muudatused meetme määruses Keskus nõustus tähelepanekuga, vt lisaks Lisa 2 TP 7. Etenduskunstide regionaalse kättesaadavuse “Teater Maal” taotlusvoor  Reglemendis puuduvad kriteeriumid, millest lähtuvalt tehakse valik etenduste lavastuste nimekirja lisamiseks ning hindamiskriteeriumid, kui otsustatakse toetust vähendada. Toetuse taotlemine, menetlemine on aja- ja ressursimahukas ning ebamõistlikult halduskoormav nii taotlejale kui ka menetlejatele; Puudub taotleja tagasiside taotlusvooru toimimisele. Soovitused KuMile: 1) lavastuste nimekirja määramise kriteeriumid ja toetuse hindamiskriteeriumid fikseerida ministri määruses. 2) kaaluda, kas on vajalik fikseerida lavastuste nimekiri koolidele/lasteaedadele või usaldada koole valikute tegemisel. Soovitused Keskusele: 1) viia läbi taotlejate tagasiside küsitlus ning disainida toetuse taotlemine kliendi vaatest. 2) alla 5000 eur toetust menetleda võimalikult kulusäästlikult. 3) kaaluda rahvakultuurispetsialistide ja Eesti Tantsunõukogu töö vajalikkust menetlusprotsessis. 4) kui vähendatakse toetuse summat, tuleb see seostada hindamiskriteeriumitega ning fikseerida vähendamise põhjendused. Keskus ja KuM nõustusid tähelepanekuga, vt lisaks Lisa 2 TP 9. Keskmise olulisusega tähelepanekud Regionaalosakonna töökorraldus  Rahvakultuurispetsialistide tööülesannete täitmine ei ole optimaalselt korraldatud – ei ole seostatud reaalse töökoormuse ega osapoolte ootustega; partnerite rahulolu pakutava 5  nõustamistegevusega ei ole hinnatud; puudub keskne võrdlus tööülesannete täitmisest ning ühtsed juhised, töödokumentide hoidmine võrgukettal. Soovitused Keskusele: 1) analüüsida maakondlike spetsialistide reaalset töökoormust; 2) viia läbi spetsialistide ametikoha kompetentside hindamine ning fikseerida baaskompetentsid; 3) viia läbi partnerite rahulolu küsitlus 4) korrastada töökorraldust, tagades ühtsed juhised ja võrguketta süsteemse kasutuselevõtu. 5) korrastada regionaalosakonna tegevuskava täitmise aruandlust 6) Seostada LTP palgameetme rakendamine rahvakultuurispetsialistide tööülesannetega. Soovitus KuMile: täpsustada riigi ootust maakondlikule rahvakultuurispetsialistile ning vajadusel laiendada tööülesandeid regionaalse kultuurikorralduse koordineerimiseks. KuM nõustus ja Keskus nõustus osaliselt tähelepanekuga, vt lisaks Lisa 1 TP 2. Rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonide tegevustoetus  Sisemises korras fikseeritud ja kasutuses olevad hindamiskriteeriumid ei vasta üks-ühele määruses fikseeritule; 10 – palliline hindamisskaala on keeruline ning antud hindeid ei ole võimalik omavahel objektiivselt eristada; eraldatava toetuse summa ja komisjoni koondpunktide vahel puudub loogiline seos. Soovitused Keskusele: 1) viia ERK keskseltside tegevuse hindamise korras, st praktikas kasutatav taotluste hindamise kord kooskõlla määruses ja seletuskirjas fikseeritud kriteeriumitega. Vajadusel muuta toetusmeetme määrust. 2) lihtsustada taotluste hindamise ja punktide andmise metoodikat. Keskus nõustus tähelepanekuga ja KuM nõustus osaliselt, vt lisaks Lisa 2 TP 6. Laulu- ja tantsupeo liikumises osalevate kollektiivide juhendajate tööjõukulu taotlusvoor  Esimene rakendusaasta viitab, et taotlejaid on vähe võrreldes oodatuga – toetust on kasutatud 33% planeeritud mahust; vastavuskontroll ei tuvastanud ühe taotleja puhul kontakttundide piimäära nõude mittetäitmist; vooru koordinaator ei kinnita huvide konflikti puudumist. Soovitused Keskusele ja KuMile: 1) koguda ja kasutada taotlejate tagasisidet, et kommunikatsiooni paremaks muuta ja protsessi taotlejatele lihtsustada. 2) vaadata üle määruses kehtestatud nõuded taotlejatele, sh hinnata kas need on liigselt piiravad. 3) vastavuskontrolli läbiviijal hinnata enda võimalikku seotust taotlejatega ning vajadusel end taandada. 4) siduda palgameetme rakendamine enam maakondlike rahvakultuurispetsialistide tööülesannetega. Keskus nõustus tähelepanekuga, vt lisaks Lisa 2 TP 8. Madala olulisusega tähelepanek Rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonide tegevustoetus Vastavuskontroll ei tuvastanud taotluse esitamisele eelnenud üritust. Toetusmeetme määruse nõuded vajaksid ülevaatamist (nt 10. a tegevusnõue). Soovitused: 1) hinnata, kas kõik keskseltside määruse § 4 nõuded taotlejale on toetuse eesmärgi seisukohalt põhjendatud ning olulised. 2) tagada, et vastavuskontrolli läbiviimisel järgitakse kõiki määruses toodud nõudeid taotlejale ja taotlusele. Nt koostada kontrollküsimustik, mis §-dele vastavust koordinaator kontrollib. KuM ja Keskus nõustus osaliselt tähelepanekuga, vt lisaks Lisa 2 TP 5. Detailsed auditi tulemused vt aruande lisa 1-3 6 III AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi osakonna (edaspidi SAO) 2021. a tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 22.02.2021 käskkirjaga nr 28) alusel auditeerisime riigiasutuse Eesti Rahvakultuuri Keskus (edaspidi ERK või Keskus) regionaalosakonna töökorraldust, toetuste menetlemist ning puuduste kõrvaldamist. Auditi eesmärk oli:  hinnata rahvakultuurispetsialistide ülesannete täitmist ja nende tulemuslikkust;  hinnata toetuste menetlemise protsessi toimimist ning vastavust nõuetele; Hõlmatud on toetusmeede rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonidele, regionaalse kultuuritegevuse toetamise taotlusvoor, etenduskunstide regionaalse kättesaadavuse toetus “Teater Maal” ja 2021. a rakendunud laulu- ja tantsupeo juhtide palgameede.  seire KuMi SAO 2018. a läbi viidud riskide hindamisest tuvastatud puuduste kõrvaldamisest. Auditeeritav periood: 1.01.2020 – auditi toimingute lõpuni, erandina võib toetuste menetlemisel auditeerimisel hõlmata ka 2019. a. Auditi ulatus: Keskuses toimiv sisekontrollisüsteem/töökorraldus regionaalosakonna toimimisel, toetuste menetlemisel ning puuduste kõrvaldamise hetkeseis. Seoses Covid-19 piirangutega Keskust füüsiliselt ei külastatud. Auditi läbiviimise aeg: 1.08 – 22.11.2021. Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitorid Helen Heiter ja Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad:  Kalle Vister – Eesti Rahvakultuuri Keskuse direktor;  Tarvi Sits – kantsler ja KuMi kultuuriväärtuste asekantsleri ülesannetes (Merilin Piipuu lapsehoolduspuhkuse ajal);  Merilin Piipuu - KuMi kultuuriväärtuste asekantsler (lapsehoolduspuhkuselt tagasi 2.11.2021);  Eino Pedanik – KuMi rahvakultuurinõunik;  Katre Väli – KuMi kunstide osakonna juhataja asetäitja, vastutav etenduskunstide regionaalse kättesaadavuse toetus “Teater Maal” tingimuste väljatöötamise eest. Auditi metoodika: läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse standardeid. Toimingute käigus viisime läbi järgmised tegevused:  tutvusime ja analüüsisime asutuse sisemisi kordasid, arengukava, tegevuskava ja selle täitmist, kaardistatud teenuseid ja toimimist iseloomustavaid näitajaid, otsuseid, protokolle, kokkuvõtteid jmt;  hindasime toetuste menetlemise vastavust õigusaktide ja sisemiste kordade nõuetele, sh menetlemise halduskoormust. Väljavõtteline testimine toetuste menetlemise ISst ja dokumendihaldussüsteemis DELTA;  hindasime regionaalosakonna töökorraldust, selle tulemuslikkust ning optimaalsust, sh fookusgruppide arutelud maakondlike rahvakultuurispetsialistidega;  viisime läbi täpsustavad intervjuud KuMis (kultuuriväärtuste asekantsler, rahvakultuurinõunik, regionaalse kultuuritegevuse toetusmeetme hindamiskomisjoni liige, teatrinõunik, kunstide osakonna juhataja asetäitja); ERKs (kommunikatsiooni- ja personalijuht, toetusmeetmete osakonna juhataja/ toetusmeetmete koordinaatorid, koolitusosakonna juhataja/rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonide toetusmeetme hindamiskomisjoni liige);  testisime eArvekeskuses kulujuhtimise korraldust ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis kõrvaltegevustest teavitamise korraldust, majanduskulude deklareerimist. 7 Aruande tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski tase Juhtkonna tegevus mõjus on adekvaatsed, on madal puudub oluline vajadus, kuid sobivad ja mõjusad juhitud parendused võivad olla võimalikud parendamist vajav tuvastatud ükskikud on madal kuni mõningane vajadus kontrollinõrkused juhitud keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole keskmine kuni vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist vajav kontrollinõrkused juhitud kõrge kiireloomuliseks tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, ei ole kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul sobivad ja mõjusad juhitud kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname KuMi teenistujaid ja Keskuse töötajaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. 8  Lisa 1 A OSA: Regionaalosakonna töökorralduse toimimine - rahvakultuurispetsialistide ülesannete täitmine ja nende tulemuslikkus Keskuses töötab igas maakonnas rahvakultuurispetsialist (koos Tallinnaga 16 isikut), kelle peamiseks ülesandeks on koondada erialast informatsiooni, hallata rahvakultuurivaldkonda (nõustavad, toetavad rahvakultuuriga tegelevaid organisatsioone ja inimesi maakonnas sh maakondlikke rahvakultuurisündmusi) ja kureerida üleriigilisi rahvakultuuriüritusi (laulu- ja tantsupeod, folkloorifestivalid - 10 rahvakultuurispetsialisti on ka pidude kuraatorid, assistendid või liigijuhtide assistendid).1 Rahvakultuurispetsialistide (edaspidi ka kui maakonna spetsialistid) töö eesmärkideks on: Elujõuline ja kestlik rahvakultuur: 1) Hoitud ja väärtustatud rahvakultuur ja vaimne kultuuripärand – nõustamine, otsekontaktid KOVga jmt osapooltega, info vahendamine, maakonna rahvakultuuri sündmustele kaasa aitamine, loomevaldkonna ja vaimse kultuuripärandi tugimine, aastaraamat; 2) Professionaalsed ja motiveeritud eestvedajad – info ja täiendkoolituste vahendamine, piirkondlike ümarlaudade korraldamine, pärandikandjate ja -hoidjate tunnustamine, teadlikkuse kasvatamine; 3) Valdkond on kultuuripoliitikas olulisel kohal ja seisukohad ühiskonnas esindatud – RAKU andmebaasi täiendamine, osalemine strateegiliste dokumentide koostamisel, koostöö kohalike omavalitsuste maakondlike arenduskeskustega (MAROga); 4) Soodsad tingimused valdkonna arenguks (toetusmeetmed) – toetuse taotlejate nõutamine, „Teater Maale“ taotluste kinnitamine, erinevate toetusmeetmete komisjonide töös osalemine. Kriteerium: Rahvakultuurispetsialistide võrgustiku kaudu hoitakse maakondades otsekontakte ja järjepidevalt arendatakse rahvakultuuritegijaid ning eestvedajaid igas Eestimaa nurgas. Teenus on optimaalselt korraldatud ja vajalik – seostatud iga maakonna tegevusulatusega ning osapoolte (s.o KOVid ja teised valdkonna hea käekäigu eest seisvate osapooltega) ootustega. Olulisus Tähelepanek 1 Positiivne 1. Igal spetsialistil on olemas hea ülevaade maakonnas toimuvast, teatakse oma kontaktvõrgustikku, ollakse kättesaadav ja leitav; 2. Osakonnal on olemas iga-aastane tegevuskava ja toimib maakonnapõhine tegevuskava täitmine; ametijuhendis fikseeritud tööülesanded on vastavuses põhimäärusega ning seostatud arengukava eesmärkidega; 3. maakondlikud spetsialistid on koondunud tiimidesse (Põhi, Lõuna, Lääne) ning teevad omavahel koostööd ilma juhi otsese suunamiseta. Toimib asenduste leidmine puhkuste perioodiks jm sisuliste teemade ühine arutlemine; 4. esmakordselt viidi Keskuses läbi personali rahulolu uuring, kus saadi mh regionaalosakonna töökorraldusele esmane tagasiside. Selgus, et: 1 KuMi kultuuriprogramm 2020-2023, kinnitatud 23.01.2020 1   rahvakultuurispetsialistide töötasu moodustab Keskuse kogu tööjõukulust 49,67 %. Tegemist on ühe olulisema osakonnaga Keskuse eesmärkide täitmisel, kuna maakondlikud spetsialistid panustavad oma tööülesannetega 4 eesmärki. Maakondlikel spetsialistidel on võrdne töötasu s.o 1300 eur bruto v.a 50 eur võrra on kõrgem töötasu Tallinna ja Tartu spetsialistil. Lähtutakse põhimõttest, et kõigile peab olema tagatud riigitasandil kokkulepitud kultuuritöötaja miinimum. See annab edaspidi võimaluse töötasu varieerimiseks lähtuvalt töökoormusest;  maakondlike spetsialistide reaalset töökoormust ei ole hinnatud. Ühe meetodina saab seda tuletada tegevusulatuse kaudu, hinnates näiteks kontaktide arvu maakonnas, menetletud toetuse taotlusi, loengute, infopäevade, nõustamiste arv jmt; KuMi valdkonna poliitika kujundajate sõnul on kollektiivide arvu mõõtmine üksnes üks võimalus. Kui on vähe kollektiive, peab järelikult lobbytöö olema sellevõrra mõjusam, et innustada gruppe looma. St kollektiivide arvu muutus aastas on samuti üks võimalik mõõdik;  ei ole hinnatud ka rahvakultuurspetsialistide töö edukust/mõjusust, s.t viidud läbi rahulolu küsitlusi klientide/koostööpartnerite hulgas. Samuti ei võrrelda omavahel rahvakultuurispetsialistide tööülesannete täitmist;  rahvakultuurispetsialistide töökoormust on osaliselt hinnanud Civitta rahvakultuuri andmekogu detailanalüüsis2. Toodi välja, et RAKU andmebaasi täiendamine on üks põhilisi rahvakultuurispetsialisti tööülesandeid. Andmete sisestamise, väljastamise ja haldamisega seotud tegevused tehakse käsitsi, kas ankeedi vormis või e-kirjade teel. Tegemist on väga ajamahuka tööga, millega kaasneb ebaproportsionaalselt suur ERK rahvakultuurispetsialistide tööjõu- ja ajakulu (u 50% tööajast), vt ka analüüs lk 23. Uue andmekogu loomisega väheneb (kuni 30% tööajast) ERK rahvakultuurispetsialistide töökoormus, mis oli seni seotud andmekogusse andmete sisestamisega (vt analüüs, lk 56). Uude andmekogusse sisestaksid edaspidi organisatsioonid, kollektiivid ja isikud oma andmed ise, säiliks ülevaatamise roll;  maakonna spetsialistid ise näevad end peamiselt KOVide, rahvakultuuri osapoolte nõustajana, kel on maakondlik vaade. Rahvakultuuri valdkonna edukus maakonnas sõltub peamiselt koostööst KOVidega. Mainiti, et juhul kui maakonnas rahvakultuurispetsialisti ei töötaks – kaoks ära sidusus/liim kuna KOVide kultuurinõunikud ei tegele eraldiseisvalt rahvakultuuri valdkonnaga (ainult 8 maakonnas on maakondlikes arenduskeskustes tööl kultuurispetsialist/nõunik, 7 maakonnas selline ametikoht puudub); lõhe riigi ja rahvakultuuriharrastajate/kollektiivide vahel suureneks veelgi, kaob ära maakondlik nõustamine (ollakse maakondlik kultuurimälu hoidja pärast haldusreformi), kontakt, tugi KOVidele ja kollektiivide juhtidele. Probleemiks peetakse strateegilise kultuuriplaneerimise puudulikkust maakonnas. Järeldada võib, et töötatakse peamiselt KOVide ja seal tegutsevate kollektiivide heaks, mistõttu on otsustuskoht: kas antud ülesannet peab täitma Keskus või on mõistlik mingi aeg ülesanne anda üle maakondlikele arenduskeskustele ja seeläbi võimestada rahvakultuuriga tegelemist maakonnas. On ju riik seadnud eesmärgiks tugevdada KOVe. KuM poliitika 2 Civitta, aruanne 04.11.2021 2  kujundajate sõnul on hetkel KOVd ja maakondlikud arenduskeskused pigem nõrgad ning neid tuleb järele aidata. Seetõttu on ka vara rääkida ülesannete üleandmisest, mis aga ei tähenda, et ei peaks arutlema. Võrdlesime maakondlike rahvakultuurispetsialistide tegevusulatust tuginedes rahvakultuuri 2020. a statistikale ning vaadates juurde riigi kulutusi maakondlikult (ERK SAP BO aruanded). Arvestama peab järgmisi erisusi:  riigi kulutustena ei ole arvestatud rahvakultuurispetsialistide tööjõukulu, kuna lähtutakse kultuuritöötaja miinimumist. Tööjõukulude lisamine majandamiskuludele ei muuda üldtrendi;  * Harjumaa ja Hiiumaa rahvakultuurispetsialistid kasutavad KOV ruume tasuta. *Tallinna ja Viljandi spetsialistid kasutavad RKAS ruume nn peamajades ning nende kinnistute, hoonete ja ruumide majandamiskulusid ei eristata. Joonis 1. Rahvakultuurispetsialistide tegevusulatus maakonniti 18000 800 16000 700 14000 600 12000 500 10000 400 8000 6000 300 4000 200 2000 100 0 0 Harrastajate arv kokku Huvi- ja harrastuskollektiivide arv kokku Asutuste arv kokku Allikas: autori koostatud, kasutatud rahvakultuuri 2020 statistikat Joonis 1 iseloomustab rahvakultuurispetsialistide tegevusulatust maakonniti, sinistes tulpades on harrastajate arv kokku ning roheline ja punane joon näitab kollektiivide/asutuste arvu. Harrastajate arv ning seotud kollektiivide/asutuste arv on omavahel loogilises korrelatsioonis. 3 Joonis 2. Riigikulutused rahvakultuurispetsialistidele seostatuna kollektiivide arvuga. Rahvakultuurispetsialistide tegevusulatus vs majanduskulud maakonniti 800 680 4000 700 518 3500 600 422 486 3000 500 346 323 2500 400 228 248 197 234 2000 300 147 144 176 163 173 1500 200 42 1000 100 500 0 0 Huvi- ja harrastuskollektiivide arv kokku Rahvakultuurispetsialistide majandamiskulu (EUR) Allikas: autori koostatud, kasutatud rahvakultuuri 2020 statistika, SAP BO väljavõte Joonis 3. Harrastajate osakaal rahvaarvust seostatuna riigikulutustega rahvakultuurispetsialistidele maakonniti 14,00 12,95 4000 11,59 3500 12,00 10,68 10,08 9,87 3000 10,00 8,96 8,94 8,83 7,93 2500 7,27 8,00 6,97 6,70 7,06 2000 6,00 5,05 1500 3,75 4,00 3,03 1000 2,00 500 0,00 0 Harrastajate osakaal rahvaarvust (%) Rahvakultuurispetsialistide majandamiskulu (EUR) Allikas: autori koostatud, kasutatud STAT andmebaas, rahvakultuuri 2020 statistika, SAP BO väljavõte Joonis 3 iseloomustab kui palju maksab maakondliku rahvakultuurispetsialisti ülalpidamine ning kas on ka mõju harrastajatele ehk rahvakultuuri valdkonnale tervikuna. Kokkuvõtlikult analüüsides jooniseid 2 ja 3, võib välja lugeda, et:  Põhja regioonis: Lääne-Virumaa, Rapla- ja Järvamaal – rahvakultuurispetsialistide kontaktide arv/tegevusulatus on väike, iseloomulik on keskmisele lähedane harrastajate osakaal rahvaarvust (keskmine 7,88%), samal ajal on riigi kulutused rahvakultuurispetsialistidele nimetatud maakonnas kõrged;  Lääne regioonis: Saaremaal, Hiiumaal ja Läänemaal on rahvakultuurispetsialistide kontaktide arv/tegevusulatus väike, riigi kulutused on väiksemad kui nt Põhja regiooni Rapla- ja Järvamaal. Samas on aga suhtena harrastajate osakaal rahvaarvust keskmiselt 4  kõrgeim (v.a Hiiumaa), mis võiks kaudselt viidata ka spetsialistide töö tulemuslikkusele maakonnas, kuid mitte alati. Harrastajate osakaalu suhtena rahvaarvu saaks mõõdikuna kasutada kõigis maakondades. Samas tuleb arvestada, et Tallinnas, Harjumaal, Ida- Virumaal on muukeelsete elanike osakaal rahvastikust kõrgem, mistõttu ka rahvakultuuri harrastajate osakaal ei pruugi tõusta;  Lõuna regioonis: Jõgeva, Valga- ja Põlvamaal on rahvakultuurispetsialistide kontaktide arv/tegevusulatus väike, riigi kulutused nimetatud maakondades samal tasemel, mis lääne piirkonnas. Harrastajate osakaal rahvaarvust on aga üle keskmise, 9-12% juures. Kuigi osakonnajuhataja maakondlikult võrdlusi ei tee, soovisime auditi käigus viia tööplaani täitmise aruanded mingil kujul võrreldavaks. Selleks võrdlesime arengukava, TERE mõõdikuid ning töötlesime 2020 regionaalosakonna tegevuskava täitmise aruandeid (tegevuskava Excel, kus olemas koond ja iga maakonnaspetsialisti esitatud info). Küsisime täpsustusi fookusgruppide arutelus. Selgus, et:  arengukavas mõõdikuid fikseeritud ei ole, sh ka TERE mõõdikute tabelis otseselt regionaalosakonna tööd iseloomustavaid mõõdikuid ei ole. Regionaalosakonna täpsemad mõõdikud on fikseeritud osakonna tegevuskava tabelis;  REGO os.juht ei koonda tulemusi numbriliselt maakondade lõikes, vaid üldistab sõnaliselt ja koondab. Selliselt aga ei ole võimalik hinnata iga maakonna spetsialisti töö tulemuslikkust;  koondist selgub nt, et 2020. a jäid üle-eestilised regionaalsed kultuuri ümarlauad ära (pidi korraldama koostöös KuMga), teadlikkuse tõstmiseks toimus üks loeng Olustvere Teeninduskoolis ja maakondlikud üritused. Arvestama peab, et oli COVID 1. aasta, kus töötajad suunati kaugtööle;  iga maakonnaspetsialist täidab tabelit isemoodi (osa ei märgi üldse numbreid, vaid hindab sõnaliselt „tugitakse, nõustatakse regulaarselt, pidev tegevus“ jmt). Faile edastatakse juhile e-postiga selmet kasutada osakonna võrguketast ja ühtset faili;  Saame välja tuua järgmised märkused analüüsides maakondlike spetsialistide täidetud tegevuskava täitmise aruandeid: a) maakondlikult ei mõõdeta sündmuste/infopäevade arvu ühetaoliselt: on detailseid, hinnangulisi, on üldse jäetud märkimata. Kus lahter 0 või täitmata - tähendab, et infot aruandes ei esitatud; b) meediakajastuste arvu asemel loetletakse üles mitu artiklit on kirjutatud Keskuse aastaraamatusse või ei märgita midagi; loetletakse ka raadios esinemisi, artikkel lehes; märge, et toetatakse FB grupis ERK tegevusi või kuidas pidevalt levitatakse pressiteateid. Pigem võiks selline tegevus olla KOM spetsialisti ülesanne; c) täienduskoolitustel osalemiste arvu all loetletakse nii vahendatavaid täienduskoolitusi kui iseenda osalemist. Samas töötajate täienduskoolitustel osalemine tuleb välja SAPist ja ei vajaks eraldiseisvat raporteerimist. Saab kajastada näiteks ka arenguvestlustes; d) RAKU kirjete muudatused: kes loetleb eraldi org-ide, kollektiivide, isikute lõikes, kes toob kokku, kes kajastab hinnanguliselt (jõudumööda täiendan, pidevalt 5  täiendan, annan oma parima jmt). Tegelikkuses osakonnajuhataja koondab aasta lõpus info, kasutades IS andmeid, mistõttu seda ei ole vajalik igaühel eraldi aru anda. “Teater Maal” statistikat ei peaks andma maakondlikud rahvakultuurispetsialistid, kuna koondkokkuvõtte koostab toetuste osakonna koordinaator. Samuti ei peaks raporteerima infopäevadest, kuna korraldatakse koostöös toetuste osakonnaga või VKP osakonnaga. Osakonnajuhataja nõustus, et edaspidiselt saadakse aastane koondinfo vastava osakonna statistikast; e) nõustamiste/pöördumiste arvust ja sisust telefoni/e-kirja teel puudub ülevaade. Intervjuudes selgus, et selline tegevus võib toimuda igapäevaselt ja võtab suure osa tööajast; f) kollaseks tehtud mõõdikud dubleerivad ning roosaks tehtud mõõdikuid ei ole mõistlik maakondlikult mõõta. Tabel 2. Regionaalosakonna 2020 tööplaani täitmise koond - arvuliste näitajatega Allikas: autori koostatud, kasutatud regionaalosakonna 2020 tegevuskava täitmise koondfail 6  töövahendina ei ole alati kasutuses osakonna võrguketas –iga maakonnaspetsialist toimetab oma arvutis omanimelisel võrgukettal, vastab päringutele e-postiga. Pöördumisi/vastuskirju keskselt ei hallata, seetõttu puudub ülevaade nende ulatusest, sisust. Nt milliste päringutega/muredega pöördutakse, kui kiiresti ja mida vastatakse Keskselt ligipääs maakonna kontaktidele puudub ning ei ole ka kokkulepitud nn ühtseid põhimõtteid võrgustiku haldamiseks. Töötaja nimelisele võrgukettale pääseb ligi üksnes konkreetne töötaja ning see kustutatakse üldreeglina 30. päeva jooksul pärast töölt lahkumist. Eksisteerib risk, et töötaja haigestumisel ei saada tööalaselt vajalikku infot; töölt lahkumisel aga läheb kaotsi suur osa tööfaile sh kontakte;  osakonnajuhataja koostab üle-eestilisi analüüse, kokkuvõtteid, kasutades Visual Analytics võimalusi (alates 2020). Üle-eestilisi koondülevaateid, kokkuvõtteid on osakonnajuht koostanud aastast 2018. a. Fookusgruppide arutelust selgus, et rahvakultuurispetsialistid ise kirjalikke maakondlikke analüüse ei koosta, kuigi tegemist on põhimäärusejärgse ülesandega. See ei ole neile ka tööülesandeks seatud. Peamiselt antakse sisend või vastatakse küsimustele. KuMi rahvakultuuri valdkonna poliitika kujundajate hinnangul võiksid maakondlikud spetsialistid rakendada regulaarse analüüsi koostamise praktikat. Eesmärk analüüsida üldist rahvakultuuri olukorda maakonnas liikide lõikes (rahvatants, koorimuusika, käsitöö, harrastusteatrid, rahvamajad), nende trende, suundumusi ning teha soovitusi. Nimetatud maakondlikud analüüsid on ühtlasi sisend poliitika kujundamiseks;  arutelust KuMi rahvakultuuri valdkonna poliitika kujundajatega selgus, et tuleks kasuks kui viia läbi rahvakultuurispetsialistide kompetentside hindamine ning fikseerida baaskompetentsid. Tulemusena on võimalik iga-aastaste arenguvestluste käigus hinnata baaskompetentsidele vastavust ning suunata teenistujaid koolitustele (ühtlustub maakondlike spetsialistide töö kvaliteet);  rahvakultuurispetsialistid vastutavad, et maakondlikud toetusmeetmete infopäevad toimuvad. Osaleti uue LTP juhtide palgameetme väljatöötamisel, kuid nende panus meetme rakendamisel jäi tagasihoidlikuks (asutusesiseselt lepiti kokku, et LTP meetme spetsiifilisemad küsimused tuleb suunata toetuste osakonda). Intervjuus toetuse osakonna juhatajaga selgus, et toetusmeetme rakendamine ei ole otseselt maakondlike rahvakultuurispetsialistide tööülesanne. KOVide vähese huvitatusega ning selgitustööga ei tegeleta, peamiselt on jäänud teavitamine toetuse osakonna juhtida. Samas tuleks laulu- ja tantsupeo toetusmeetme otsene rakendamine seostada maakondlike spetsialisti tööga. Vastutavad ju nemad oma valdkonna arengu eest maakonnas;  auditi käigus nõustati Keskust kõrvaltegevustest teavitamise süsteemi parendamisel. Tänaseks on osakonnajuhatajal olemas täielik ülevaade oma spetsialistide kõrvaltegevustest, kuna edaspidiselt kasutatakse RTIPi (korrastati operatiivselt toimivat süsteemi).  75% rahvakultuurispetsialistidest on kõrvaltegevus, kusjuures 44 % kõrvaltegevustest on seotud ERKi põhitegevusega. Seega on huvide konflikti oht kõrge. Teisisõnu on maakondlikke spetsialiste, kes on juhatuse liikmed mõnes MTÜs, mis osutab teenuseid ka ERKle. Nt 2020. a ostis ERK teenuseid või hüvitas kulutusi järgmistele isikutel: 7  a) MTÜ Keel ja Kultuur, summas 90 eur. Tegemist vaimse kultuuripärandi arvega, mille kulujuhiks vastav os.juht. Samas miks osteti inglise keele tõlketeenust just oma töötajaga seotud MTÜlt, ei ole selgitatud. Keskuse selgitusel ei olnud töö teostaja omatöötaja, vaid tema abikaasa, kes esitas arve tellitud keelekorrektuuri töö eest MTÜ Keel ja Kultuur alt; b) Rahvatantsuselts „Torbikud“, hüvitatud sõidukulu summas 170 eur. Tegemist on koolitusega, mille kulud kinnitas koolitusosakonna juhataja. Toimis süsteem, kus ERK määras käskkirjaga koolitusjuhi, kes tellis teenuse endaga seotud seltsilt. Keskuse selgituste kohaselt hüvitati esitatud arve alusel töötasu eesti rahvatantsu põhisammude õpetamise eest summas 150 eur ja sõidukulu summas 20 eur. Koolitusjuhiks oli direktori käskkirjaga määratud ERK töötaja. Kui on tegemist lisatööga, siis selle eest makstakse lisatasu. Tunniplaan koos teemade ja lektorite nimedega esitatakse koolitusosakonna juhatajale, kes kontrollib selle vastavust kinnitatud õppekavaga. Koolitajaks ei olnud maakonna rahvakultuurispetsialist; c) MTÜ Viljandimaa Rahvakultuuriselts, hüvitati lektori tasu summas 75 eur. Tegemist on koolitusega, mille kulud kinnitas koolitusosakonna juhataja. Toimis süsteem, kus ERK määras koolitusjuhi, kes omakorda valis teenuse pakkujaks isiku, mille juhatuse liige oli maakondlik rahvakultuurispetsialist. Keskuse selgituse kohaselt, konkreetsel juhul osalejate täienduskoolitusele parema ligipääsetavuse tagamiseks toimusid õppused erinevates maakondades ning koolitajateks valiti vastava maakonna valdkonnas pädevad lektorid. Koolitajaks ei olnud maakonna rahvakultuurispetsialist. Tunniplaanid esitab koolitusjuht koos teemade ja lektorite nimedega koolitusosakonna juhatajale, kes kontrollib nende vastavust kinnitatud õppekavaga. Puuduseks loeme seda, et arve peale ei olnud märgitud koolitaja nime ; Oleme arvamusel, et kõigil 3 juhtumilt telliti teenust töötajaga seotud firmalt, mida tuleb vältida. d)Kuldloovus OÜ, hüvitati IT kulud summas 55,38 eur. Tegemist oli rahvakultuurispetsialisti firmaga, mis esitas ERKle arve interneti teenuste hüvitamiseks. Selgus, et tegemist oli COVID ajal kodus töötamise kulude hüvitamisega töötajale. Kuid kuna internet oli töötajal firma nimel, paluti esitada arve. Tegemist oli üksikjuhtumiga. Korrektne oleks kulude kompenseerimine töötajale majanduskulude aruande kaudu. Hetkel hüvitati isikule, kes selleks soovi avaldas. Läbipaistev juhtimine eeldab, et hüvitatakse tööga kaasnevad kulud kõigile ühetaoliste põhimõtete alusel. Vt ka tabel lk 34. Keskuse selgitusel oli töötaja sunnitud ostma lisainternetti kodus töötamiseks, sest olemasolev pakett oli piiratud kasutusajaga. Majanduskulude aruande kaudu kulude hüvitamine eeldab ka kuludokumendi olemasolu. Seda antud juhul füüsilisel isikul polnud, kuna interneti leping ja tasumine käis läbi töötaja firma. Nüüd on piirkonnas, kus töötaja elab valguskaabel ja internet piiramatu kasutusajaga, seetõttu täiendavaid kulusid töötajal ei teki seoses kodus töötamisega. Oleme arvamusel, et antud lahendus viitab justkui ostis Keskus teenust. Tegelik sisu oli aga töötajale tekkinud kulude hüvitamine. Arutelust KuMi rahvakultuuri poliitika kujundajatega selgus, et riigil on laias laastus 3 valikut: 1) kas anda ülesanne koos spetsialistidega üle KOVi maakondlikele org-dele; 8 2) optimeerida maakondlikke spetsialistide arvu tulenevast töökoormusest ja tegevusulatusest või 3) anda maakondlikele spetsialistidele tööülesandeid juurde (seda enam, et tulenevalt RAKU andmebaasi arendustega, töökoormus langeb). Mõeldav on maakondlike spetsialistide ülesannete täiendamine regionaalse kultuurikorraldusega. Eesmärk kasutada ära olemasolevat maakondlike spetsialistide kontakte, teadmisi ning seeläbi parendada regionaalset kultuurikorraldust maakonnas (lisaks rahvakultuurile oleks hõlmatud ka kunsti, muusika, kirjanduse vmt teemade koordineerimine maakonnas). Olulisus Tähelepanek 2 Keskmine 1. Rahvakultuurispetsialistide tööülesannete täitmine ei ole optimaalselt korraldatud – ei ole seostatud reaalse töökoormuse ega osapoolte ootustega. 2.Teenuse mõjusust/partnerite rahulolu pakutava nõustamistegevusega ei ole hinnatud. 3.Puudub keskne võrdlus tööülesannete täitmisest, sh maakondlikud analüüsid rahvakultuuri valdkonnas toimuvast ning ühtsed juhised, töödokumentide hoidmine võrgukettal. Risk: riigiraha ebaefektiivne kasutus, risk tööalase informatsiooni kadumiseks Soovitused KuMile: täpsustada riigi ootust maakondlikule rahvakultuurispetsialistile ning vajadusel laiendada tööülesandeid regionaalse kultuurikorralduse koordineerimiseks. Keskusele: 1) soovitame analüüsida maakondlike spetsialistide reaalset töökoormust tuginedes tegevusulatusele, läbiviidavale partnerite rahulolu hinnangule ja korrastades keskset juhtimist ning vajadusel toimivat võrgustikku; 2) viia läbi maakondlike spetsialistide ametikoha kompetentside hindamine ning fikseerida baaskompetentsid; 3) viia läbi partnerite rahulolu küsitlus, hindamaks teenuse mõjusust maakonnas; 4) korrastada töökorraldust, tagades ühtsed juhised ja osakonna võrguketta süsteemse kasutuselevõtu. Nt igal maakonnal on osakonna kettal oma folder, kus hoitakse ühtsete tööpõhimõtete alusel töödokumente, sh laekunud päringuid koos vastustega (alternatiivina uurida vastava IS kasutuselevõttu nõustamiste fikseerimiseks, kasutades teiste asutuste parimat praktikat). Korraldada osakonna tööplaani täitmine ühes failis võrgukettal; 5) korrastada regionaalosakonna tegevuskava täitmise aruandlust, sh leppida kokku kord aastas koostatava rahvakultuurispetsialisti maakondliku analüüsi formaat. 6) seostada laulu- ja tantsupeojuhtide palgameetme rakendamine rahvakultuurispetsialistide tööülesannetega. KuMi kommentaar: Nõustume tähelepanekutega ning soovitusega KUMile, kuid ei nõustu joonistel 2 ja 3 graafikutes toodud riigipoolsete kulude esitamisega maakondade lõikes, need ei ole sellisel moel omavahel võrreldavad. Erinevatel maakondadel võivad olla erinevad majanduskulu liigid. Näiteks ruumide üür, juhul kui kasutatakse RKASe ruume, siis sel juhul tasutakse arved koondarvete alusel ja ei ole ühe inimese arvestusena välja arvutatud. Või näiteks renditakse ruume muudelt asutustelt, siis on võimalik maakonnaspetsialisti kulu isikukeskselt arvestada. Samuti on erinev ka transpordikulu, kas liigutakse maakondades, kus vahemaad on suuremad või ollakse nt Tallinnas. Keskuse kommentaar: OSALISELT NÕUS. Ei ole nõus ettepanekuga anda maakondlike rahvakultuurispetsialistide tööülesannete täitmine üle maakondlikele arenduskeskustele vmt. MAKides ei ole valdkonna spetsialiste olemas ja need arenevad nii erinevalt ning on MTÜ formaadis. Lõpmatuseni ei saa riiklikke ülesandeid MTÜdele delegeerida. Praegu puudub niigi maakondade terviklik ja tasakaalustatud areng. Maakondliku analüüsi ühtse formaadi täpsustamiseks on läbi viidud novembris eraldi koosolek ja kõik mõõdikud veelkord läbi räägitud. 9  Lisa 2 B OSA: Toetuste menetlemine Keskus jagab toetusi kokku 12 erineva toetusmeetme raames, kogusummas 4,35 mln eur. Auditeeriti neist 4 meedet, välja jäid piirkondlikud toetusmeetmed ja folkloorifestivalide toetamine, kuna neid on varasemalt hinnatud. Kokku oli hõlmatud 83,4 % toetusmeetmete mahust. Kriteerium: Topeltfinantseerimise riskid on maandatud. Toetuste menetlemisel lähtutakse seaduse, määruse ja sisemiste kordade nõuetest. Toetuste menetlemise protsess ja taotluste hindamise kriteeriumid on kirjalikult sätestatud, asjakohased ning neid järgitakse. Hindamine on objektiivne ning järelevalve piisav. Toetuse andmise protsess on optimaalne, kliendikeskne ning ei tekita halduskoormust. Olulisus Tähelepanek 3 Positiivne Toetuste menetlemine vastab olulises osas õigusaktide nõuetele, parendused on vajalikud, vt märkused konkreetsete toetusmeetmete lõikes, tähelepanekud 3-9. 1. Info toetusmeetmetest (taotlemise ja menetlemise tingimused, toetuse saajad) on huvitatud isikule kättesaadav Keskuse kodulehel; 2. Toetuste menetlemine ja infovahetus taotlejaga toimub toetuste menetlemise IS vahendusel ja on läbipaistev, v.a „Teater Maal“, tähelepanek 9; 3. Toetuste hindamiseks on kinnitatud sõltumatud hindamiskomisjonid ja määratud taotlusvooru koordinaator; KVSiga kooskõlas kinnitavad hindamiskomisjoni liikmed ja eksperdid taotluse/taotleja suhtes oma sõltumatust ning vajadusel taandavad end v.a tähelepanek 8; toimub taotleja ärakuulamine kui taotlus rahuldatakse osaliselt (kui voorus on alla 50 taotleja); 4. Pisteliselt hinnatakse VTA määruse1 kohaldamist artikli 3 tähenduses ning konkurentsiseaduse § 33 lõike 1 mõistes. VTA juhtumeid ei ole siiani avastatud, st taotlusi, mis täidavad kõik VTA kriteeriumid; 5. Taotlusi menetletakse tähtaegselt ja toetuse kasutamise aruanded esitatakse üldjuhul tähtaegselt, hilinejatele saadetakse meeldetuletused; 6. Toetuse kasutamise aruanded on kontrollitud, pisteliselt viiakse läbi ka kohapealset kontrolli, mis aga ei ole süsteemselt ülesehitatud (vt tähelepanek 7); 7. Toimib seire, koordinaatoritel on hea sisemine ülevaade, arvestus. Koostatud on kokkuvõtted, kus antakse ülevaade toetuste jagunemisest ning hinnatakse toetusmeetme eesmärgi saavutamist. Nende põhjal toimuvad arutelud KuMiga, kuidas paremini saavutada toetusmeetmete eesmärke. 1.Topeltfinantseerimine Riigikontroll tõi oma 2013 läbi viidud auditis „Kultuuri rahastamise eriaruanne“ välja2, et:  toimiv rahastamissüsteem kultuurivaldkonnas ei ole otstarbekas ega säästlik, kuna sama sihtrühma, tegevuse või projekti toetamise otsuseid teevad mitmed asutused. Tervikuna ei teki sellisest korraldusest raha juurde, vaid põhjustab märkimisväärseid kulusid ja halduskoormust nii taotlejatele kui ka taotluste menetlejatele. Ühe projekti või tegevuse rahastamine mitmest allikast muudab raha kasutamise kontrollimise keeruliseks ja töömahukaks. 1 Euroopa Komisjoni määrus (EÜ) nr 1407/2013 2 Riigikontrolli aruanne, lk 1-2 1  Riigikontrolli hinnangul aitaks rahastamise süsteemi edasisele korrastamisele kaasa erinevate rahajagajate rollide selgem piiritlemine. Rahastamise kriteeriumid tuleb leppida kokku ja avalikustada ning kultuuri rahastamine siduda riigi selgete ootustega. Praxise 2018. a läbi viidud Kultuurkapitali (edaspidi KULKA) rahastamise analüüsis3 on välja toodud, et nii riik kui KULKA finantseerivad sarnaseid tegevusi. Rahvakultuuri valdkonnas on nii riik kui ka KULKA tegevustoetuse andjaks partnerorganisatsioonidele (ehk nn keskseltsidele), samuti annavad mõlemad välja stipendiume ja preemiaid. Selget rollijaotust KuMi ja KULKA rahastamisprioriteetide vahel ei ole, st:  rahvakultuuri keskseltsidele eraldatakse jätkuvalt toetusi erinevatest asutustest, sh tegevustoetust nii KuMi partnerorganisatsioonide toetamise voorust kui KULKA rahvakultuuri sihtkapitalist. Toetuste valimi testimisel ilmnes, et enamik Keskusest tegevustoetust saavad partnerorganisatsioonid saavad iga-aastaselt kindlas summas (17000 eur, Eesti Kultuuriseltside Ühendus 16 000 eur) tegevustoetust ka KULKAst v.a Eesti Rahvamajade Ühing;  lisaks tegevustoetusele saavad keskseltsid erinevate projektide jaoks projektitoetusi KuMist, KULKAst, KOVidest ja muudest asutustest;  topeltfinantseerimise risk esineb ka regionaalse kultuuritegevuse taotlusvoorus. Taotlejad, kes sellest taotlusvoorust toetust saavad, võivad taotleda toetust samale projektile ka teistest asutustest – nii KULKAst, INSAst, KOVidest ning ka Keskuse teistest taotlusvoorudest;  taotlusvooru koordinaator vaatab küll läbi kõik toetuse kasutamise aruanded, kuid topeltfinantseerimise võimalust kontrollib vaid sellisel juhul, kui tekib põhjendatud kahtlus, nt kui eelarve ei ole tasakaalus ning projektile on toetust küsitud ka KULKAst;  puudub võimalus automaatselt kontrollida topeltrahastamist kuna asutused kasutatavad erinevaid infosüsteeme ning puudub õigus küsida nt KULKAst välja taotlejaga seotud dokumente. Kui ilmneb vajadus kontrollida, kas taotleja on samadele kuludele küsinud toetust mitmest kohast, küsib ERK koordinaator vastavad kuludokumendid välja taotlejalt endalt. Olulisus Tähelepanek 4 Kriitiline 1. Keskuse ja KULKA paralleelne tegevustoetuse eraldamine rahvakultuuri partnerorganisatsioonidele kui ka projektide toetamine regionaalse kultuuritegevuse taotlusvoorust ning sihtkapitalidest on koormav nii asutustele kui taotlejale ning ei ole mõistlik ega optimaalne; 2. Topeltrahastamise kontroll ei ole automaatselt võimalik, kuna kasutatakse erinevaid ISe ning puudub ka õiguslik alus kuludokumente KULKAlt välja küsida. Risk: topeltrahastamise risk on realiseerunud, taotleja ning asutuste jaoks ebamõistlikult koormav ning läbipaistmatu riigiraha eraldamine. Soovitus KuMile, sh Keskusele: Jõuda KULKAga kokkuleppele eesmärgiga tuua KULKA eraldatav tegevustoetus keskseltsidele Keskuse partnerorganisatsioonide vooru ning viia regionaalse kultuuritegevuse toetamise eelarve 3 Eesti Kultuurkapitali rahastamispraktikate analüüs, 2018. a 2 (hasartmängumaksust) üle KULKA sihtkapitalidesse. Tingimus, et regionaalse kultuuritegevuse määruses toodud eesmärgid täidetakse ka siis kui toetusi annab välja KULKA. Tulemusena väheneb riigiasutuste ja taotlejate halduskoormus ning toetuste eraldamise protsess muutub optimaalsemaks. KUMi kommentaar: Nõustume osaliselt. Tulenevalt 2018.a KULKA poolt tellitud Praxise poolt koostatud rahastamispraktikate analüüsi I etapi ettepanekutele käivitas KULKA 2019.a koostöös, Keskuse ja KUM-iga rahvakultuuri rahastamisandmete kogumise ühtlustamise valdkondade lõikes. Tegevuse eesmärgiks seati topeltrahastamise võimaluste vältimist ning saada edaspidi selgemaid statistilisi ülevaateid valdkondade rahastamisest erinevate toetuste andjate poolt ühtses süsteemis. Rahvakultuuris võrreldi toetuste eraldamist alavaldkondade kaupa ning jõuti kokkuleppele toetuste liigitamises valdkondade kaupa. Rahvakultuuri partnerorganisatsioonide tegevustoetuse osas on KULKA rahvakultuuri sihtkapitali liikmetega sõlmitud kokkulepe (ei ole veel jõutud teha uue koosseisuga), et nende poolt eraldatav tegevustoetus on baastoetuseks (enamusel võrdne summa) ja tegevustoetuse balansseerimine käib Keskuse partnerorganisatsioonide toetusmeetme komisjonis. Sellise tööjaotuse põhjuseks on, et KULKA audiitorid vaatlevad vaid rahaliste vahendite kasutamise aruandeid ja keskuse komisjon hindab lisaks ka sisulist tegevust. See kokkulepe peaks kehtima seni kuni KUM tõstaks Keskuse partnerorganisatsioonide toetusmeetme eelarvet KULKAst eraldatud tegevustoetuste mahus. Seni KUMi eelarvest nimetatud mahus toetust tõsta ei ole õnnestunud. Kuna praegu on regionaalse kultuuritegevuse taotlusvooru näol tegemist n-ö üleplatsi vooruga kindlate eesmärkidega, siis üleandmise puhul küll väheneks dubleerimine ja halduskoormus, aga kindlasti kaoks ka prioriteedid, mida voorus silmas peetakse (kogukondlikkus, noored/lapsed jmt). Samas oleks üsna keeruline vaidlus, mis proportsioonide alusel seda summat jagada erinevate sihtkapitalide vahel. Keskuse kommentaar: OSALISELT NÕUS. Täpsustus - enne COVID-19 tekkinud piiranguid toimus arutelu KULKA esindajatega, et keskseltsidele tuleks luua võimalus küsida tegevustoetust ainult ühest kohast, kuid hetkel on see protsess seiskunud. Oleme seisukohal, et see on ainuõige lahendus, kuid ei näe hoobasid, millega keskus saaks survestada KULKA-t sellest rahast loobuma. Topeltrahastuse kontroll peaks olema TMS-i arenduses, kuid TMS-i tellija on KuM ning seda, millised arendused ellu viiakse sõltub rahast ja vajadustest. 2.Rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonide tegevustoetus Toetusmeetme määruse „Rahvakultuuri valdkonna partnerorganisatsioonide toetamise tingimused ja kord“ (edaspidi partnerorganisatsioonide või keskseltside määrus) § 2 lg 1 kohaselt on toetuse andmise eesmärk kaasata rahvakultuuri valdkonda hõlmavaid partnerorganisatsioone kultuuripoliitika kujundamisse ja tegevuste elluviimisse, arendada partnerorganisatsioonide kaudu rahvakultuuri valdkonda (vt täpsemalt määrusest). Rahvakultuuri partnerorganisatsioon on üle-eestilist liikmeskonda ja võrgustikku omav avalikes huvides tegutsev mittetulunduslik ühendus, kelle tegevus põhineb pärimuskultuuril ning rahvuslikel traditsioonidel (koori-, puhkpilli-, rahvamuusika, rahvatants, folkloor, käsitöö ja näitemäng) arengu- ja tegevuskavade alusel. Kord aastas hindab ERK direktori moodustatud 7-liikmeline komisjon partnerorganisatsioonide taotlusi määruses fikseeritud 11 kriteeriumi alusel ning teeb ERK direktorile ettepaneku taotluse rahuldamise ning põhjendatud juhtudel osalise rahuldamise või rahuldamata jätmiseks. 3 Komisjon lähtub oma töös keskseltside määrusest, Keskuse riigisisese toetuse eraldamise komisjoni töökorrast4, rahvakultuuri keskseltside tegevuse hindamise korrast5 ja komisjoni liikme heast tavast6. Tabel 3. Partnerorganisatsioonide toetamise voorude mahud 2020-2021. a Toetusmeede 2020. a 2020. a 2020. a 2021. a 2021. a 2021. a taotluste eelarve taotletud taotluste eelarve taotletud hulk kokku maht maht (eur) hulk kokku maht maht (eur) Rahvakultuuri 8 (7 386 782 582 190 7 (kõik 440 782 593 944 keskseltside rahuldati) rahuldati) toetamine Allikas: Toetusmeetme hindamiskomisjoni protokollid 2020 ja 2021. a Komisjoni hindamismeetod: 1. eelhindamine: hindaja tutvub tähtajaks esitatud aruandega, mille põhjal valmistab ette küsimused järelhindamiseks; 2. järelhindamine: lõppenud perioodi aruande ja uue perioodi tegevuste/eelarve kaitsmine, kus organisatsiooni esindaja(d) vastab suuliselt hindajate küsimustele. Hindamise tulemusena aktsepteeritakse eelmise aasta aruanne; antakse hinnang organisatsiooni aasta jooksul tehtud tööle; antakse soovitusi edaspidiseks; tehakse ettepanek toetuse andjale jooksva aasta tegevustoetuse jaotamiseks. Testisime kõiki 2020. ja 2021. a partnerorganisatsioonide taotlusvooru taotlejate poolt esitatud taotlusi (kokku 15 taotlust) ning nende vastavust õigusaktide nõuetele. Selgus, et: a) vastavuskontroll  enne taotluste hindamist komisjonis viib toetusmeetme koordinaator läbi vastavuskontrolli. Audiitorile kättesaadavates dokumentides ei ole kirjeldatud, mis sätetele vastavust koordinaator hindab. Intervjuudest ilmnes, et praktikas hindab koordinaator peamiselt, kas määruse § 4 ja § 5 nõuded taotlejale ja taotlusele on täidetud, sh kas kõik asjakohased dokumendid on lisatud;  keskseltside määruse § 3 lg 2 ja 3 kohaselt ei anta toetust tegevustele, mis on ellu viidud enne taotluse esitamist. Toetuste testimisel ilmnes, et ühel juhul sai taotleja toetust tegevusele, mis oli juba enne taotluse esitamist ellu viidud. Nimelt 2020. a küsiti Eesti Kooriühingu poolt toetust mh aastagaala korraldamiseks (7500 eur), mis toimus 26.01.2020. Taotlus esitati 28.01.2020. Esitatud toetuse kasutamise aruandest selgus, et seda kulu toetusest ei kompenseeritud. Oleme arvamusel, et vastavuskontroll peab tuvastama mitteabikõlbuliku kulu taotluse kontrollimise faasis ning vajadusel tuleks taotlust parandada;  määruse § 4 lg 2 p 1 järgi peab taotleja olema tegutsenud põhikirjajärgsel tegevusalal vähemalt 10 viimast aastat enne taotluse esitamist. Fikseeritud nõue võib pärssida 4 Eesti Rahvakultuuri Keskuse riigisisese toetuse eraldamise komisjoni töökord, kinnitatud direktori 02.11.2020 käskkirjaga nr 1-1/59 5 Rahvakultuuri Keskseltside tegevuse hindamise kord, kinnitatud direktori 07.11.2014 kk-ga nr 1.1-1/96 6 Komisjoni liikme hea tava, kinnitatud direktori 02.11.2020 käskkirjaga nr 1-1/59 4  katusorganisatsioonide järelkasvu võimalusi. Keskuse direktori sõnul on tema poole pöördunud asutused, kes sooviksid voorus osaleda, kuid 10-aastane tegevusnõue seda ei luba. Olulisus Tähelepanek 5 Madal Vastavuskontroll ei tuvastanud taotluse esitamisele eelnenud üritust (Eesti Kooriühingu aastagala). Toetusmeetme määruse nõuded vajaksid ülevaatamist (nt 10. a tegevusnõue). Risk: inimlik eksimus vastavuskontrolli läbiviimisel, taotlejate ringi kitsendamine - toetust saavad iga aasta ühed ja samad asutused. Soovitused Keskusele: 1. hinnata, kas kõik keskseltside määruse § 4 nõuded taotlejale (eeskätt, et taotleja peab olema tegutsenud vähemalt 10 aastat) on toetuse eesmärgi seisukohalt põhjendatud ning olulised. Vajadusel teha ettepanek KuMile muuta määrust; 2. tagada, et vastavuskontrolli läbiviimisel järgitakse kõiki määruses toodud nõudeid taotlejale ja taotlusele. Nt koostada kontrollküsimustik, mis §-dele vastavust koordinaator kontrollib. Keskuse kommentaar: OSALISELT NÕUS. Vt ka TP 6 kommentaari. KuMi kommentaar: Enamusele rahvakultuuri keskseltsidele on eraldatud tegevustoetust 1999. aastast. Algselt Keskuse juures töötavate spetsialistide (dubleeriv) töö (käsitöö, rahvamuusika, rahvatantsu, näitemängu, folkloori jne valdkondades) lõpetati töösuhe viimase töötajaga 2012. aastal kui anti Keskuse funktsioon koos rahalise toetusega üle Eesti Rahvatantsu ja Rahvamuusika Seltsile. Sellest perioodist lähtuvalt oleme sihikindlalt tegelenud keskseltside organisatoorse tegevuse tugevdamisega, nende võimekuse tõstmisega olla katusorganisatsioonina valdkonna arendaja. Kui varasemalt anti keskselstidele toetust ministri käskkirja alusel, siis nimetatud toetusprogrammis olid ka keskseltsid nimeliselt ära märgitud. Määruste kohustusliku rakendamisega olime me sunnitud kohandama senist jätkusuutlikku tegevust määruse tingimustele. Tundes Eesti kultuurimaastikku, siis järelkasvu uute organisatsioonide tekkimise näol me ei ole täheldanud, vaid järelkasv keskseltsides toimub põlvkondade vahetuse tulemusena. Seega kui riik peaks toetama tegevustoetusega valdkonna arendajat, siis see organisatsioon peaks ennast enne eelkõige tõendama suutlikku organisatsioonina. Siit ka põhjus, miks oli algselt määruses fikseeritud tingimusena 10.a tegevuse säte. Tegevustoetuse puhul me toetame keskseltside puhul organisatsiooni ülalpidamis- ja arenduskulusid, kus suurema osa moodustab personali kulu. Ei ole mõeldav, kui me peaks suvaliselt suurendama toetuse saajate ringi, siis muutuks meie toetus lahjemaks. Täna on laual arutelud, kuidas oleks võimalik sõlmida partnerluslepinguid keskseltsidega näiteks kolmeks aastaks, andes neile kindluse, et riiklik rahastus on selleks perioodiks garanteeritud. Kuidas jõuda KUMis kokkuleppele, et miinimum palgamäär riigi kultuuriasutustele võiks laieneda ka meie partneritele. Kuidas leida KUMis lisavahendeid, et tuua KULKAst keskseltside tegevustoetus KUM eelarve kaudu Keskuse partnerorganisatsioonide toetusmeetmesse. b) taotluste hindamine komisjonis:  pärast eelmise perioodi aruannete läbivaatamist ja partnerorganisatsioonide esindajatega vestlemist (nn eelhindamine) täidavad hindamiskomisjoni liikmed hindamislehe Vorm 1 (11 hindamiskriteeriumit, hindaja antud skoor ja selgitused). Nende põhjal koondab koordinaator hinnangud kokku Vormile 2 (koond hindajate selgitustest taotleja kohta). Numbriline koondhinnang tegevuste lõikes kantakse Vormile 3. Seejärel tuleb komisjon uuesti kokku ja hakkab koordinaatori poolt koondatud hinnangute põhjal koostama koondhinnangut ehk nn tagasiside lehte partnerorganisatsioonile (Vorm 5), mille 5  lõppsõnastus on konsensuse alusel vormistatud. Vorm 4 on lõplik numbriline hinnang partnerorganisatsioonile ja ettepanek toetussumma kohta;  Hindamiskriteeriumid on jagatud kolme gruppi ja gruppidele määratud osakaalud - organisatsiooni vajalikkus keskseltsina annab 50%; tegevuse sisukus 30 %; majanduslik võimekus 20% lõpphindest;  aruanded on esitatud tähtaegselt, va Eesti Folkloorinõukogu ja Eesti Rahvamajade Ühing, kes esitasid 2020. a oma aruande vastavalt päev ja 3 päeva hiljem);  ERK sisemises regulatsioonis ei ole kirjeldatud, mida määruses fikseeritud 11 hindamiskriteeriumi puhul sisuliselt hinnatakse. Määruse seletuskirjas on küll kriteeriumid lahti mõtestatud, kuid see dokument ei ole hindamiskomisjoni liikmete töövahendiks.  määruses (§ 12 lg 3 p 1) on hindamiskriteerium 1 arengukava eesmärkide ja viimase aasta tegevuste vastavus toetuse eesmärgile. Komisjoni töökorrast ja hindamislehtedelt selgub aga, et sellist hindamiskriteeriumi ei hinnata. Hinnatakse organisatsiooni sisulise tegevuse vastavust põhikirjas ja arengukavas seatud eesmärkidele;  keskseltside määruses on hindamiskriteerium 4 partnerorganisatsiooniline suutlikkus. Keskuse sisemises hindamise korras selline kriteerium puudub - hinnatakse vajalikkust valdkonnale katusorganisatsioonina ning organisatsiooni jätkusuutlikkust. Toetusmeetme määruse seletuskirjas on toodud, et suutlikkuse all hinnatakse partnerorganisatsiooni suutlikkust arendustegevusi ellu viia ning liikmelisust kasvatada. Kuna ERK sisemises hindamise korras ei ole lahti seletatud, mida antud kriteeriumite all sisuliselt hinnatakse ning hindamislehtedel ei ole kirjeldatud keskseltside suutlikkust arendustegevusi ellu viia ning liikmelisust kasvatada, siis ei ole audiitor veendunud, et määruses toodud kriteerium ning hindamise korras toodud kriteeriumid kattuvad. KuMi rahvakultuurinõuniku sõnul on liikmelisuse teema hindajate iga-aastastel kohtumistel keskseltsidega laual, sest nii taotluses kui aruandluses ei pruugi nad sellest kirjutada;  hindamiskriteeriumiks nr 11 on määruses koostöö valdkonna esindajatega ning teiste riikide sarnaste organisatsioonidega. Rahvakultuuri keskseltside tegevuse hindamise korra alusel ning praktikas (ilmnes komisjoni hindamislehtedelt) hinnatakse vaid koostööd rahvusvahelisel tasandil;  taotlusi hinnatakse skaalal 1-10 ning keskseltside tegevuse hindamise korras on mh ka kirjeldatud hinnete tähendused. Nt korra järgi saab taotlus skoori „9“ (väga hea) kui esineb ebatäpsusi pisiasjades, st 85-90% maksimumist ning skoori „8“ (tubli) kui taotlus vastab nõuetele, esineb ebatäpsusi, st 80-85% maksimumist. Hinnete vahelised sisulised erinevused on väga väikesed ning hindajatel on neid keeruline eristada. c) toetussumma kujunemine:  ERK keskseltside tegevuse hindamise korra järgselt kujuneb toetuse summa: 1) toetusteks eraldatud eelarve mahust; 2) hindamise tulemustest; 3) taotluse sisust; 4) taotletavast toetussummast;  testimisel ilmnes, et hindamiskomisjoni punktide koondsummal ja eraldataval toetusel puudub loogiline seos, st keskseltsid, kes on hindamisel saanud kõrgemad punktid, ei saa tingimata taotletust protsentuaalselt rohkem toetust kui need, kes on saanud oluliselt madalamad punktid, vt ka Tabel 4; 6  Nt Eesti Kooriühing on mõlemal aastal saanud kõrgeimad punktid, kuid toetust on eraldatud taotletud mahust oluliselt vähem (2020. a 36% ja 2021. a 52% taotletud mahust) kui nt Eesti Rahvamajade Ühingule, kes sai mõlemal aastal madalaimad punktid, kuid toetust eraldati 2020 a. a 90% ja 2021 a 100% küsitust. Põhjusena toodi intervjuude käigus välja Kooriühingu ebarealistlik eelarve. Sellisel juhul peaks see kajastuma ka vastava asutuse eelarvele ja suutlikkusele antud punktisummas, kuid hindamistulemustest see välja ei tule. Ei ole loogiline, et Eesti Kooriühingul, kes on saanud mõlemal aastal kõrgeimad punktid eelarve kriteeriumi eest, on nii 2020. kui 2021. a vähendatud taotletud summat teistest oluliselt rohkem;  Nn eelarve kriteerium (majanduslik võimekus, sh eelarve ja võimekus hankida lisaressursse) annab kasutuses oleva hindamissüsteemi alusel 20% koguhindest, st nö paisutatud eelarve peaks sellisel juhul väljenduma ka madalamas koondhindes, mida Eesti Kooriühingu puhul öelda ei saa. Tabel 4. Keskseltside poolt taotletud ning ERK poolt eraldatud toetused 2020-2021. a Keskseltsid 2020. a 2020. a 2020. a 2020. a 2021. a 2021. a 2021. a 2021. a taotletud eraldatud eraldatud hindamis taotletud eraldatud eraldatud hindami summa summa toetuse % komisj. summa summa toetuse % skomisj. küsitust koond- küsitust koond- punktid punktid Eesti Rahvakunsti 53 000 52 527 99% 9,4 64 000 61 174 96% 9,5 ja Käsitöö Liit Eesti Kooriühing 222 000 80 379 36% 9,4 246 259 127 645 52% 9,4 Eesti 49 291 41 000 83% 8,6 50 900 46 900 92% 8,8 Folkloorinõukogu Eesti 108 259 76 612 71% 8,1 106 259 106 259 100% 7,7 Rahvatantsu ja Rahvamuusika Selts Eesti 78 173 73 895 95% 7,9 79 526 79 173 100% 7,7 Harrastusteatrite Liit Eesti 25 000 22 000 88% 7,2 22 000 22 000 100% 7,5 Kultuuriseltside Ühendus Eesti 45 000 40 369 90% 6,9 25 000 25 000 100% 6,7 Rahvamajade Ühing Allikas: TMS, 2020. ja 2021. a keskseltside hindamiskomisjoni vorm 4 Olulisus Tähelepanek 6 Keskmine 1. Sisemises korras fikseeritud ja kasutuses olevad hindamiskriteeriumid ei vasta üks-ühele määruses fikseeritule, sh seletuskirjas tooduga; 2. Kasutuses olev 10 – palliline hindamisskaala on keeruline ning antud hindeid ei ole võimalik omavahel objektiivselt eristada (nt mis eristab hinnet 9 hindest 8); 3. Eraldatava toetuse ja hindamiskomisjoni punktide koondsumma vahel puudub loogiline seos. 7 Risk: määruse nõuetele mittevastav hindamine, hindamine ei ole objektiivselt eristatav, toetussumma ei kujune hindamistulemuste põhjal Soovitused Keskusele: 1. viia sisemises ERK keskseltside tegevuse hindamise korras praktikas kasutatav taotluste hindamise kord kooskõlla määruses ja seletuskirjas fikseeritud kriteeriumitega. Vajadusel teha kultuuriministrile ettepanek muuta toetusmeetme määrust. Nt võtta kasutusele pigem vähem hindamiskriteeriume, nt 4: keskseltsi tegevuse vastavus toetuse eesmärgile, mõjusus ühiskonnas ja väärtus kultuurimaastikul (sh kasusaajate hulk); eelarve läbipaistvus, kulude planeerimise alus, kulutuste põhjendatus ja suutlikus teenida omatulu ja koostöö siseriiklikul ning rahvusvahelisel tasandil; 2. Lihtsustada taotluste hindamise ja punktide andmise metoodikat. Nt eelarve kriteeriumil võiks olla suurem osakaal hinde kujunemisel (hetkel 20%) kui sellest sõltub suuresti taotletava summa vähendamine ja/või rakendada ka põhimõtet, kus fikseeritakse maksimaalne toetuse määr taotlejale (lähtudes taotlusvooru kogumahust). Täiendada metoodikat, lisades juurde kirjeldused, milliseid aspekte hinnatakse. Nt kasutada skaalat 1,3,5 kus punkt 1 tähendab, et keskseltsil on olulisi puudusi, punkt 3 mõningate/ väheste puudustega ning punkti 5 saab kriteeriumile vastav taotlus. KUMi kommentaar: Nõustume esitatud märkustega ja ettepanekutega osaliselt. Ka aastal 2014 kui olime loomas hindamissüsteemi, olime valiku ees, kas anda tegevustoetust keskseltsidele tuues nad KUM eelarve reale (lihtne versioon, järelevalve nõrgem) või näha ekspertidega natuke rohkem vaeva ja koostada hindamissüsteem, mis keskenduks valdkonna arendamisele katusorganisatsiooni juhtimisel. Seetõttu on antud toetusmeede koos oma hindamissüsteemiga erinev projekti- või investeeringu- toetusmeetmetest. Tegime läbi ka katsetuse punkti süsteemi seose loomisel eraldatava toetuse rahalise arvestusega. Me ei jäänud ise rahule võimalike tulemustega. Hindamisaluste väljatöötamisel lähtusime Praxise poolt välja antud soovitustest aastast 2013 „Ühenduste rahastamise juhend“. Riigi poolse tegevustoetuse (ehk organisatsiooni ülalpidamiskulu) saamisel peaks organisatsiooni tegevus olema avalik ja läbipaistev ning tegutsemise eesmärgid selgelt arusaadavad. Seetõttu on meil hindamiskriteeriume nii palju. Tunduvalt suurem osakaal on sisuliselt tegevusel mitte eelarvel. Eelarve vahendid on alati piiratud. Palgalise tööjõu toetamine organisatsioonides ei saa olla väga kõikuv (ühel aastal saad hoida nt kahte töötajat, siis järgmisel aastal ühte ning siis jälle kahte). Kooriühing on tegelenud niinimetatud õngitsemisega, et proovime küsida rohkem ehk õnnestub. Aga kui toetusmeetme eelarve ei kasva, siis ei ole ka taotlejate suurema summa küsimisel võimalik vastu tulla. Oleme koos Keskusega arutanud, kuidas oleks võimalik sõlmida partnerluslepinguid keskseltsidega näiteks kolmeks aastaks, andes neile kindluse, et riiklik rahastus on selleks perioodiks garanteeritud (see vähendaks haldusmenetluses ajalist kulu ja bürokraatiat). Kuidas jõuda KUMis kokkuleppele, et miinimum palgamäär riigi kultuuriasutustele võiks laieneda ka meie partneritele. Leida KUMis lisavahendeid, et tuua KULKAst keskseltside tegevustoetus KUM eelarve kaudu Keskuse partnerorganisatsioonide toetusmeetmesse (KULKA toetust üle tuua ei saa). Samuti oleme mõned aastad tagasi taotlenud mõju-uuringu korraldamist keskseltside tegevuse üle valdkonna arendajatena, kahjuks raha ei jätkunud. Keskuse kommentaar: NÕUS. Kaks aastat tagasi vaatas komisjon üle hindamismudeli (on aastast 2015 muutmata kujul kasutusel olnud) ja leidis, et ei hakka seda muutma, kuigi komisjoni liikmed olid seda meelt, et seda võiks mingi aja pärast siiski teha. Nüüd on hea aeg protsessi muutmisprotsessi algatamiseks, sest on olemas kõrvaltvaataja pilk, mis on juhtinud tähelepanu kitsaskohtadele. Aitäh! 8  3. Taotlusvoor „Regionaalne kultuuritegevus” Toetusmeetme määruse „Regionaalse kultuuritegevuse toetamise tingimused ja kord“ (edaspidi regionaalse kultuuritegevuse määrus) § 2 lg 1 kohaselt on toetuse andmise eesmärk luua ja säilitada kultuurist osasaamise ning kultuuriloome võimalusi kogu Eestis, soodustades kultuurielu järjepidevust ja arengut, eelkõige kogukondlike ning lastele ja noortele suunatud tegevuste kaudu. Taotlusvooru eelarve sõltub hasartmängumaksu laekumistest (tegemist on endise Hasartmängumaksu Nõukogu vooruga KuMi juures) ja toetatakse projekte. Tabel 5. Regionaalse kultuuritegevuse toetamise voorude mahud 2020-2021. a Toetusmeede 2020. a 2020. a 2020. a 2020. a 2021. a 2021. a 2021. a 2021. a voorude taotluste taotletud eraldatu voorude taotlused taotletu eraldatu arv hulk maht d maht arv kokku d maht d maht kokku (eur) (eur) (eur) (eur) Regionaalse 3 338 1 801 583 594 379 3 (4 232 1 213 00 482 177 kultuuri- voor (3 vooru) 6 (3 (3 vooru) tegevuse toimub vooru) toetamine 15.10- 15.11) Allikas: Toetusmeetme hindamiskomisjoni protokollid 2020. ja 2021. a Neli korda aastas (2020. a jäeti üks voor ära) hindab direktori moodustatud 8+1 (hääleõiguseta isik) liikmeline komisjon7 taotlusi. Komisjon lähtub oma töös toetusmeetme määrusest, Keskuse riigisisese toetuse eraldamise komisjoni töökorrast ja komisjoni liikme heast tavast (vt viited lk 19). Eraldiseisvat hindamismetoodikat (nagu partnerorganisatsioonidel) antud voorus kehtestatud ei ole. Regionaalse kultuuritegevuse määruse § 12 lg 2 alusel hindab komisjoni taotlusi 7 kriteeriumi alusel. ERK toetuse eraldamise komisjoni töökorra p 14 alusel võetakse komisjoni otsused vastu konsensuse alusel või hääletamise teel. Hääletamise teel on otsus vastu võetud, kui selle poolt hääletab üle poole koosolekul osalenud komisjoni liikmetest. Häälte võrdse jagunemise korral on otsustavaks komisjoni esimehe, tema puudumisel teda asendava komisjoni liikme hääl. Taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või rahuldamata jätmise otsuse teeb komisjoni ettepanekul ERK direktor kk-ga. Testisime juhuvalimi baasil kahtekümmend 2020. ja 2021. a nelja taotlusvooru esitatud taotlust ning nende menetlemise vastavust õigusaktide nõuetele. Selgus, et:  enne taotluste hindamist viib vastavuskontrolli läbi toetusmeetme koordinaator. Audiitorile kättesaadavates dokumentides ei ole kirjeldatud, mis sätetele vastavust koordinaator hindab. Intervjuudest ilmnes, et vastavust hinnatakse toetusmeetme määruses § 3 toodud nõuetele - toetatavad tegevused ja vähese tähtsusega abi andmine. Samuti kontrollib koordinaator vastavalt § 8 kulude abikõlbulikkust, § 5 nõuded taotlusele ning § 4 nõuded taotlusele (osaliselt automaatkontroll); 7 ERK direktori 24.01.2019 kk nr 15 Komisjoni moodustamine toetuste jaotamiseks taotlusvoorust „Regionaalne kultuuritegevus“ ja selle muutmine 21.10.2020 kk-ga nr 1-1/55. Komisjon koosneb erinevate valdkondade ekspertidest, kes esindavad komisjonis oma valdkonda. 9   pärast vastavuskontrolli saadab koordinaator läbi TMSi hindamiskomisjoni liikmetele hindamistabeli, mis on nn töötabel ning mida pärast vooru lõppu ei säilitata;  hindajad märgivad valgusfoorimeetodil (roheline tähendab, et toetust peaks eraldama; kollane, et ei ole kindel/peaks vähendama toetuse mahtu; punane, et ei tuleks eraldada toetust) oma hinnangu (ehk värvi) ning sinna juurde märkuste lahtrisse ka põhjendused. Seejärel koondab koordinaator kõikide komisjoni liikmete värvihinnangud (tekib värvidega tabel) ning komisjoni koosolekul arutatakse läbi kõik taotlused (sh need kes kokkuvõttes rohelise „tule“ on saanud), vajadusel muudetakse hinnanguid ning üheskoos jõutakse lõplike hinnanguteni ning summadeni, mida taotlejatele eraldatakse (enamasti vähendatakse toetuse suurust taotlusvooru eelarve piiratuse tõttu);  hindamiskomisjoni liikmed ei hinda kõiki määruses kirjeldatud hindamiskriteeriumeid individuaalselt, vaid hinne antakse kriteeriumitele koondis (vastavalt kas roheline, kollane või punane kõigile 7 kriteeriumile korraga). Intervjuudest ilmnes, et hindamine on subjektiivne s.t võimalik, et mõnda kriteeriumi hinnatakse rohkem kui teist, kuigi osakaale määratud ei ole;  lõplik otsus toetuse eraldamise ja summa osas sünnib ühiste arutelude tulemusel. Vaadatakse üle taotlejate eelarved ja kuluread ning arutatakse, kust oleks võimalik vähendada, st mis kulud ei ole esmatähtsad. Enamasti vähendatakse toetussummat vastavalt määruse § 13 lg-le 3 eelarveliste vahendite piiratuse tõttu;  taotlejate ärakuulamist rakendatakse toetusmeetme määruse § 14-lg 3 lähtuvalt kui taotluste arv voorus on alla 50. Kuna regionaalse kultuuritegevuse voorudes on taotlusi üldjuhul rohkem, saadetakse osalise toetamise puhul taotlejale otsus osalise toetamise kohta vähendatud mahus;  lisaks toetuse kasutamise aruannete kontrollimisele on varasemalt viidud pisteliselt läbi ka kohapealset kontrolli. Keskuse esindajad külastavad mõningaid üritusi ja veenduvad, et see ka reaalselt toimub. Kahel viimasel aastal (2020-2021) kohapealseid kontrolle seoses COVID olukorraga, läbi viidud ei ole. Varasemalt oli välja töötatud nn “külastatud sündmuse tagasiside” vorm (külastatud sündmus, toimumise aeg, info levik sündmusest, publiku huvi, sündmuse sisu vs programm), mida aga kasutati vähe. Toetusmeetmete osakonnajuhataja sõnul on järgmisel aastal plaanis kohapealse kontrolli süsteem üle vaadata ning seda edaspidi süsteemsemalt rakendada. Olulisus Tähelepanek 7 Kriitiline 1. Regionaalse kultuuritegevuse voorus ei hinnata kõiki määruses toodud hindamiskriteeriume, vaid iga komisjoni liige annab ühe hinnangu kõigile kriteeriumitele kokku (roheline, kollane, punane ), mistõttu ei vasta hindamine nõuetele, ei ole objektiivne ega läbipaistev. 2. Vooru hindamise koondtabelit ei säilita nii nagu HMS § 19 lg 1 eeldab, et haldusorgan säilitab tõendid ning muud haldusmenetluses tähtsust omavad dokumendid. 3. Kohapealse kontrolli läbiviimine ei ole olnud süsteemne, välja töötatud vormi ei kasutata. Plaanis on muudatused. Risk: Määruse nõuetele mittevastav ja subjektiivne taotluste hindamine. Oht vaidlustusteks kuna puudub võimalus tõendada, kuidas on määruses toodud nõudeid hindamisel rakendatud. 10 Soovitused Keskusele: 1. lihtsustada taotluste hindamist, sh hinnata kõiki kriteeriume eraldiseisvalt. Nt kasutada 4 kriteeriumi: 1. projekti vastavust taotlusvooru eesmärgile 2. projekti vajalikkus, sh valdkondlik ja regionaalne mõju ning kasusaajate hulk; 3. eelarve läbipaistvus, kuluefektiivsus, kulude arvutamise alused 4. projekti elluviimiseks ja haldamiseks vajalik kvalifikatsioon, sh koostööpartnerid). 2. fikseerida Keskuse hindamismetoodika, hinnete kujunemise ning toetussumma kujunemise põhimõtted. 3. säilitada hindamiskomisjoni hindamiskoosoleku hinnete koondtabel TMS-is, sh hindajate individuaalsed hinded, koondhinded ning põhjendused, et oleks võimalik tõendada hinnete objektiivset kujunemist. 4. töötada välja kohapealse kontrolli põhimõtted. Nt, mis meetmetes (nt kasutada riskipõhiseid kriteeriume) on vajalik üritusi külastada, kes on kontrolli läbiviijad (nt maakondlikud spetsialistid) ning kuidas tulemused fikseeritakse. Soovitused KuMile: vajadusel viia sisse muudatused meetme määruses. Keskuse kommentaar: NÕUS. Hindamiskoosoleku protokoll on olemas TMS-is, hindajate individuaalsete hinnangute säilitamiseks tuleks eraldi töökord välja töötada, kus oleks kohustusena sees, et hinded säilitatakse ning neid võidakse vajadusel kasutada kolmandatele osapooltele andmiseks. Keskmiselt on taotlusvoorus 70 kuni 100 taotlust. Komisjoni liikmete töö maht suureneb kohustusena lisatabelite täitmise osas (on suur vahe, kas teed märkmed endale või kellelegi teisele lugemiseks). Seega peaks olema ka töötasu vastavalt kulutatud ajale. Enne koroonat oli Kultuuriministeeriumis ümaralud, kus muusika valdkonna taotluste hindamismetoodikat tutvustati. See oli väga mahukas eeltöö komisjoni liikmele! Määruste kohendamise protsess on hetkel kaardistamisel. 2022. aasta kevadeks soovime kokku koondada keskuses rakendatavate meetmete kitsaskohtadest dokumendi ning esitada need KuMi-le. Enne asutuse Viljandisse kolimist ja COVID-19 oli kultuuriruumide toetusmeetmetest sündmuste külastamine süsteeme tegevus toetusmeetmete osakonna poolt. Lepiti kokku komisjoni esimehe ja asutuse direktoriga võimalused/vajadused ning erinevatel aastatel külastati toetust saanud etendusi, lastelaagreid, folkloorifestivale jne. Sündmusi käisid vaatlemas need, kellel sobitus see töö või pereelu plaanidega, sest enamik sündmusi toimub nädalavahetustel. Sageli olid kultuuriruumide komisjoni liikmetel koosolekutel omad soovid koos põhjendustega, milliseid sündmusi külastada. Vastavalt võimalustele püüdsime nende poolt soovitud sündmused muude külastuste vahele sättida. Kevadeti saadeti komisjoni liikmetele vastavasisuline kiri, milles oli link tagasiside küsitlusele. Kahjuks tagasiside andmine oli äärmiselt kesine ning nendest kokkuvõtte tegemine baseerus põhiliselt paari inimese tagasisidel. Komisjoni liikmed üldjuhul sündmusi ei külastanud. Nende passiivsus võib olla tingitud sellest, et keskus ei korva komisjoni liikmetele sündmuste külastamisega seotud kulusid ning teiselt poolt ka see, kuidas see sobitus teiste kohustuslike toimetamistega. 4.Laulu- ja tantsupeo liikumises osalevate kollektiivide juhendajate tööjõukulu taotlusvoor 2021. aastal rakendunud laulu- ja tantsupeo liikumises osalevate kollektiivide juhendajate tööjõukulu toetuse eesmärk vastavalt toetusmeetme määrusele (edaspidi LTP määrus) on toetada kollektiive töölepingu alusel töötavate juhendajate tööjõukulude katmisel. Toetuse andmise tulemusena on tagatud juhendajale tänapäeva ootustele vastav töötasu ja sotsiaalsed garantiid ning laulu- ja tantsupeoliikumise protsessi jätkusuutlikkus. 11  LTP määruse § 6 lg-le 1 makstakse toetust mh juhul, kui taotleja maksab juhendajale vähemalt KuMi ja Teenistujate Ametiliitude Keskorganisatsiooni (TALO) vahel kokku lepitud kultuuritöötaja brutotöötasu alammäära ja juhendaja täiskoormuse (84 kontakttunni) jagamisel saadud kontakttunni tasu. Määruse § 4 lg 5 kohaselt peab kollektiivil olema töölepingu alusel töötav juhendaja (koorijuht; rahvatantsurühma juhendaja; rahvamuusikakollektiivi juhendaja; puhkpilliorkestri juht; sümfooniaorkestri või sümfoniettorkestri juht; keelpilliorkestri juht), kellele on antud vastav kutse kutseseaduse tähenduses. Määruse rakendamise esimesel aastal viidi läbi 2 taotlusvooru ja kokku maksti toetusteks 33% toetusmeetme eelarve mahust (vt Tabel 6). Taotlusi menetleb TMS-is toetuste osakonna spetsialist, kes teeb pärast vastavuskontrolli ERK direktorile ettepaneku toetuste eraldamiseks. Tabel 6. LTP juhendajate toetamise voorude mahud 2021. a Toetusmeede 2021. a 2021. a 2021. a 2021. a 2021. a 2021. a voorude arv taotluste rahuldatud eelarve taotletud eraldatud hulk taotluste maht maht (eur) maht (eur) kokku hulk LTP kollektiivide 2 393 356 2 590 000 924 185 857 507 juhendajate tööjõukulu toetus Allikas: Toetusmeetme hindamiskomisjoni protokollid 2021. a Testisime juhuvalimi baasil kahteteist 2021. a 2 taotlusvooru esitatud taotlust ning nende menetlemise vastavust õigusaktide nõuetele. Selgus, et:  vastavuskontrolli raames hindab toetusmeetmete osakonna spetsialist vastavust LTP määruse §-des 4, 5 ja 6 sätestatud nõuetele (nõuded kollektiivile, juhendajale ja kollektiivi juhendamise tasu ja toetuse suurus) ning kontrollib, kas kõik taotlemisel esitatavad andmed ja dokumendid on taotleja poole korrektselt esitatud vastavalt määruse §-le 8. Toetusi menetletakse tähtaegselt vastavalt LTP määruse § 9 lg-le 1;  eraldatud toetuste testimisel ilmnes, et taotluse nr 5-1.9/2512-1 menetlemisel on vastavuskontrolli läbiviija eksinud töölepingu ja kollektiivi regulaarsete kontakttundide aja vastavuse kontrollimisel määruse nõudega8. Kahe kollektiivi (kollektiiv 1 ja 2 taotluses) kontakttundide arv nädalas ei vasta määruse miinimumkoormusele. Kollektiivijuhi palgatoetus määrati töölepingu järgsete kontakttundide eest (42 kontakttundi kuus), st ka nende kollektiivide juhtimise eest, mis ei vasta miinimum kontakttundide arvule;  komisjoni koosoleku protokollidest puudub märge, et vastavuskontrolli läbiviija oleks hinnanud huvide konflikti ning võimalikke seoseid taotlejatega ning seotuse olemasolul end taandanud;  enne LTP juhendajate tööjõukulu toetuse taotlusvoorude avamist 2021. a viidi läbi 3 infopäeva kevadel ja 3 infopäeva sügisel, et potentsiaalsetele taotlejatele tutvustada uut meedet, selle tingimusi ning vastata taotlejate küsimustele. Lisaks käis Keskuse 8 Vastavalt LTP määruse § 4 lg 4 on kollektiivi miinimumkoormus kaks kontakttundi ühes nädalas või 24 kontakttundi kolmekuulise perioodi jooksul. Kontakttund on tööaeg, millal kollektiivi juhendaja teeb kollektiiviga proovi. Üks kontakttund kestab 45 minutit. 12  toetusmeetmete osakonna juhataja tutvustamas meedet koori- ja rahvatantsujuhtide suvekoolis. Samuti on vastav info edastatud KOV-idele;  intervjuudest ilmnes, et mitmed KOV-id, koolijuhid jt tööandjad juhendajatele ei ole motiveeritud meetmest toetust küsima, kuna nad ei ole omalt poolt valmis maksma kultuuritöötaja miinimumi ning sageli ka arvatakse, et tegemist on ühekordse meetmega. Edaspidi on Keskusel plaanis teha ülevaade potentsiaalsetele toetuse saajatele ja taotlejatele möödunud perioodist, et anda veelgi rohkem infot ning suurendada taotlejate hulka;  LTP toetusmeetme otsene rakendamine ei ole seostatud maakondliku spetsialisti tööga, vt ka TP 2;  hetkel peab tööandja esitama taotluse iga LTP juhendaja kohta eraldi – nt Tallinna Huvikeskus Kullo küsis ühest voorust 8 erineva taotluse alusel toetust (sama mitmete teiste taotlejate puhul). Et muuta taotleja jaoks protsess mugavamaks, tasub kaaluda võimalust ühel asutusel esitada üks taotlus kõigi oma LTP juhendajate kohta, kellele soovitakse palgatoetust küsida;  LTP määruse § 13 lg 1 p-le 2 teeb toetuse andja vajaduse korral paikvaatluse vormis järelevalvet taotluses esitatud juhendamise töö reaalse toimumise üle. 2021. aastal oli palgatoetuse meetme esimene aasta ning ERK võttis prioriteetseks ülesandeks määruse sisu selgitamise potentsiaalsetele taotlejatele ning kahe taotlusvooru läbiviimise. Keskus planeerib paikvaatlusi hakata läbi viima 2022. aastal ning on selleks välja töötanud paikvaatluse vaatluslehe;  2021. aasta I taotlusvoorust toetuse saajad kinnitasid andmed vastavalt määruse § 17 lg 5 30. septembriks. Järgnevatel aastatel kinnitatakse andmeid vastavalt LTP määruse § 12 lg- le 1 kolm korda aastas - 31. märtsiks, 30. juuniks ning 30. septembriks. Olulisus Tähelepanek 8 Keskmine 1. Esimene rakendusaasta viitab, et taotlejaid on vähe võrreldes oodatuga – toetust on kasutatud 33% planeeritud mahust; 2. vastavuskontroll ei tuvastanud ühe taotleja/kollektiivi (taotlus nr 5-1.9/2512-1 kollektiivid 1 ja 2) puhul kontakttundide piimäära nõude mittetäitmist; 3. Vooru koordinaator ei kinnita huvide konflikti puudumist. Risk: eksisteerib risk, et määruse nõuded on liigselt piiravad, iseäranis minimaalsete kontakttundide arvu osas nädalas/kolme kuu jooksul. See võib piirata potentsiaalsete taotlejate ringi.Kui taotlejate osakaal ei suurene järgmistel taotlusperioodidel, esineb risk, et toetusmeetme eesmärk jääb saavutamata ning raha suunatakse mujale. Soovitused KuMile ja Keskusele: 1. koguda tagasisidet potentsiaalsetelt taotlejatelt ja reaalselt toetust saanud taotlejatelt. Kasutada tagasisidet, et kommunikatsiooni veelgi paremaks muuta ja võimalusel protsessi taotlejatele lihtsustada; 2. vaadata üle määruses kehtestatud nõuded taotlejatele, sh hinnata kas need on liigselt piiravad. 3. tagada, et toetust saavad taotlejad vastavad kõigile LTP määruse nõuetele. Vastavuskontrolli läbiviijal hinnata enda võimalikku seotust taotlejatega ning vajadusel end taandada, kuna vastavuskontrolli läbiviija otsustab, milliseid taotlejaid kvalifitseerida. Otsus fikseerida protokollis 4. siduda palgameetme rakendamine enam maakondlike rahvakultuurispetsialistide tööülesannetega. 13 KUMi kommentaar: Koostöös Keskuse ja valdkondlike katusorganisatsioonidega on plaanis 2022.a märtsis analüüsida kolme jaotusvooru (2021 – 2, 2022 – 1), koguda tagasisidet kollektiivide juhendajate tööandjatelt, teha küsitlus maakondades ning vajaduse korral teha muudatusi määruses. Keskuse kommentaar: NÕUS. - Kommunikatsioon on olnud piisav, kuid alati on neid, kes midagi ei tea. Potentsiaalsetelt taotlejatelt on väga raske tagasisidet küsida, sest me ei teagi, millised tööandjad soovivad toetust oma kollektiivijuhile küsida. Pealegi ei ole toetuse küsimine kohustus, vaid ainult võimalus. - Määruse kitsaskohtade kaardistamisega hetkel tegeletakse ning 2022. aasta märtsis esitleme huvitatud osapooltele LTP palgatoetuse esimesest aastast kokkuvõtet. Samas esitame ministeeriumile ettepanekud määruse kitsaskohtade lahendamiseks. - ei saa päris täpselt aru, mida mõeldakse taandamise all. Taotlusi ei hinnata, vaid tehakse ainult dokumentide vastavuskontrolli ning kui dokumendid on korras, siis on kõik hästi ja saadakse toetust. - rahvakultuurispetsialist ongi seotud toetusmeetmega läbi selle, et hakkab oma maakonnas paikvaatlusi läbi viima. Audiitori kommentaar: taandama peaks end olukorras, kus vastavuskontrolli läbiviijal on huvide konflikt taotlejaga, kelle taotlust kontrollib. Sellisel juhul puudub kindlustunne, et spetsialist kontrollib nõuete täitmist vs taotlus vastavalt määrusele. St, mitte ainult hindamiskomisjoni liikmetel, vaid ka vastavuskontrolli läbiviijal on võimalik mõjutada, kes saab toetust ja kes mitte. 5.Etenduskunstide regionaalse kättesaadavuse “Teater Maal” taotlusvoor Etenduskunstide regionaalse kättesaadavuse toetused „Teater maal“ on jätkuks programmile „Teater maal“, mis rakendus esmakordselt 1.01.2005. a ning loodi eesmärgiga muuta professionaalne teatrikunst kättesaadavamaks Eesti maaregioonides. Kuivõrd kehtiv etendusasutuse seadus ei anna volitusnormi ministri määruse kehtestamiseks, jagatakse toetust Eesti Rahvakultuuri Keskuse direktori kinnitatud reglemendi alusel. Moodustatud on nõukogu, mis koosneb 6 liikmest ning mille peamiseks ülesandeks on kinnitada iga-aastaselt maakondlikud piirmäärad ning 3 korda aastas toetust saavate lavastuste nimekiri (avaldatud Keskuse kodulehel). Toetuse eesmärgiks on maandada väljasõiduetendusi takistavaid finantsriske, et hoida piletihind külastajale soodsam ning toetada laste- ja noortegruppide teatrikülastusi. Toetust eraldatakse: 1) etendusasutustele lavastuste nimekirja kantud etenduste esitamiseks väljasõiduetendustel ning koolidele/lasteasutustele laste/noortegruppide lavastuste külastamiseks teatrimajades (hüvitatakse reeglina transpordikulud km alusel, määratud koefitsient, nt kas 0,30, 0,60 või 0,90 senti ühe km kohta ja teatritele kaugemates kohtades ööbimiskulud kuni 30 eur/öö) ning; 2) erisused tantsuetendustele, kus etendusasutusele on võimalik hüvitada ka töötasud jm kaasnevad kulud nagu üüri- ja reklaamikulud. Erisused võrreldes teiste voorudega: Teater Maal taotlusvoor on ainuke toetus, mida ei menetleta TMSis. Plaanis on toetus viia elektroonilisse menetlussüsteemi alates 2022. a. Toetus makstakse välja pärast etenduste toimumist s.t ettemakseid ei tehta, tegelike kulude alusel. 14 Hetkel Riigikogu menetluses olevas uues etendusasutuste seaduse eelnõus on volitusnorm ministri määruse kehtestamiseks loodud ning koheselt kui seadus vastu võetakse, on võimalik alustada Teater Maal taotlusvooru jaoks ministri määruse koostamist. Joonis 4 ja 5. Teater Maal tegevus täitmine vs piirmäära osakaal ja piirmäär vs tegelik rahakasutus Teater Maale tegelik täitmine vs piirmäära osakaal rahvaarvust 20 000 106,97 110,00 90,00 15 000 70,00 10 000 44,79 45,37 50,00 40,38 5 000 30,08 30,01 36,83 25,60 30,27 30,00 11,27 14,50 11,05 18,47 10,00 5,91 5,86 0 -10,00 2019 tegelik 2020 tegelik 2021 piirmäära suhe rahvaarvu Piirmäär ja tegelik rahakasutus maakondade lõikes 16 000 16 000 14 000 14 000 12 000 12 000 10 000 10 000 8 000 8 000 6 000 6 000 4 000 4 000 2 000 2 000 0 0 2019 tegelik 2020 tegelik 2021 piirmäärad Allikas: autori koostatud, kasutades Keskuse Teater Maale aasta kokkuvõtteid Analüüsisime reglemendi nõudeid ja testisime pisteliselt Deltas säilitatud dokumentide alusel toetuste eraldamist kõikides toetusliikides. Selgus, et:  Infovahetus taotlejatega toimub kas telefoni või e-kirjade teel, mistõttu ei ole see läbipaistev, küsimusi vastuseid ei dokumenteerita;  taotlusvooru toimimist ei ole hinnatud kasutaja vaatest, puudub taotlejate tagasiside toetuste menetlemise protsessile. 15  a) kehtestatud nõuded  Analüüsides jooniseid 4 ja 5 selgub, et on maakondi, mis oma piirmäära ära ei kasuta. Koordinaatori sõnul on aasta-aastalt nendeks reeglina maakonnad, kus on oma teater maakonnakeskuses olemas s.t Tartumaa, Viljandimaa, Lääne-Virumaa, ka Järvamaa ning Jõgevamaa. Toetuste koordinaator küsib sellisel juhul maakonna spetsialistilt luba ning kasutab ülejäävat toetust maakondades, kus seda vaja on. Kui hinnata toetuse piirmäära osakaalu maakonna rahvaarvust, siis % on kõige kõrgem toetus saartel ja kagu-eestis (võru, põlvamaa), mis ka objektiivselt põhjendatav.  KuM teatrinõuniku ja osakonna juhataja asetäitjaga arutledes selgus, et maakondlik piirmäär on ennekõike seatud teatritele, et nad külastaksid kõiki maakondasid ja külastused oleksid võimalikult üle Eesti kaetud. Seetõttu ei ole mõistlik piirmäära vabaks lasta;  toetuse eraldamise nn kvalifitseerimistingimuseks on eeldus, et etendus on kantud lavastuste nimekirja. Lavastuste nimekirja koostamise kriteeriumeid ei ole aga reglemendiga määratletud. Samas on see aga oluline, kuna valik peab olema objektiivselt põhjendatav ning taotlejale läbipaistev. Soovitakse ju tagada väljasõiduetenduste professionaalset kvaliteeti ning teiselt poolt piiritleda riigi poolt antavat toetust;  Kokkuleppeliselt hindab nõukogu järgmisi kriteeriume (nõukogu liikme ekiri): a) kas etendusasutusel on avalik mängukava, avalikud üritused, kuhu saab pileteid osta – vooru eesmärgiks ei ole toetada kinniste tellimusetenduste transporti – aruteluks nt improteatrite puhul; b) kui etendusasutus ei ole tuntud tegija ja puudub avalik koduleht, keegi nõukogust kokkupuuteid ei oma, püütakse nõukogu liige saata etendusele või küsitakse lavastuse videot, et hinnata tehnilist suutlikkust; c) kui pakutud lavastused on suvelavastused, siis toetuse saavad need, mis reaalselt külalisetendusi teevad, mitte ei ole nt Theatrum toonud lavastuse välja Hiiumaal ja küsib toetust näitlejate transpordiks, mitte lavastuse väljatoomise kohast liikumiseks. Ehk siis oluline ei ole asutuse aadress, vaid lavastuse väljatoomise asukoht; d) kas etendusasutus on esitanud lavastused nimekirja alavoorude põhimõtetest aru saades, nt ei ole esitanud samu lavastusi alavooru „saab välja sõita“ ja „ei saa välja sõita“; e) kui lavastus on märgitud laste- ja noortelavastuse nimekirja, siis peab see olema ka kodulehel nii kajastatud ning nõukogu arutab ka pakutu läbi sellest perspektiivist (varem Estonia esitas kogu oma repertuaari siia nimekirja); f) kas etendusasutuse pakutud lavastused on endiselt repertuaaris (osad teatrid nt unustavad meeldetuletustele vaatamata nimekirja uuendada); g) kui lavastus on esitatud nimekirja „ei saa välja sõita“, arutatakse, miks ei saa ja vajadusel küsitakse üle; h) voorust ei saa toetust harrastusteatrite lavastused, on ka arutanud erinevate lavastuste koosseise, et kas laval või lava taga on ikka professionaalid. Nt tantsuvaldkonnas ei saa toetust õpilaste lavastused. i) kui vooru esitatakse lavastus, mis ei ole veel esietendunud, siis vajadusel lisaküsimused seoses sellega, mis alavooru esitatud on. 16  Laste/noortegruppide lavastuste nimekirja kinnitamisel on eesmärk, et tegemist oleks noortele/lastele suunatud lavastusega ning teatrid oleksid huvitatud gruppide külastustest. Variant on ka laste/noortegruppide külastuste puhul nimekiri vabaks jätta ning jätta vastutus õppe/lasteasutusele. Sellisel juhul oleks tegemist puhtalt mobiilsuse võimaldamise toetusmeetmega. b) Toetuse taotlemine, menetlemine: 1.Toetuse taotlemine teatri näitel: a) toetuse saamiseks esitab etendusasutus iga lavastuse kohta täidetud taotluse Excelis maakonna rahvakultuurispetsialistile (nt teatri 16 etenduse jaoks koostatakse 16 Excelit, mis edastatakse 16 e-kirjaga igale maakonna spetsialistile); b) seejärel sõltuvalt vajadusest 16 maakonna rahvakultuurispetsialisti, kes vastutavad maakonna tasandil piirmäärast kinnipidamise üle ja jälgivad vastuvõtjate ja maakonda külastatavate teatrite ning külastusgruppide tasakaalu printsiipi, kontrollivad taotlust. Sisult tähendab see võimalust taotlusi mitte kinnitada, kui ühte kultuurimaja/rahvamaja on külastanud nt liiga palju teatreid. Praktikas on seda juhtunud harva, pigem sõltub konkreetse rahvamaja/kultuurimaja külastamine konkreetsest etendusest, sobivusest saaliga ning teatri ja kultuurikorraldaja eelnevast kokkuleppest; c) reeglina taotletakse transpordikulude hüvitamist. Selleks määratakse iga-aastaselt hüvitiste suurused, s.o kas 0,30, 0,60 või 0,90 senti ühe km kohta ja kaugemates kohtades ööbimiskulud kuni 30 eur/öö. Tantsuetenduste väljasõiduetenduste korral on õigus taotleda ka muude kulude hüvitamist. Kilometraaži-põhine toetus oma olemuselt ei võimaldaks toetust vähendada kuna hüvitiste koefitsiendid on määratud ning algus- ja sihtkoht on määratletav. Samas aga toetust vähendatakse/ümardatakse (näiteks 1-2 eur või suurem summa). Põhjendusi ei fikseerita. d) Telefoni teel vestlesime taotlejatega ning selgus, et neile põhjendusi ei teatata ja/või kui nad huvi tunnevad, on põhjendused nn „jaburad“. Teater arvestab km-d Google Mapsi alusel. Tekib küsimus kui vähendatakse, mille alusel. Reglemendis ei ole fikseeritud toetuste hindamiskriteeriumeid. Põhjendusena saaks kasutada, et rahaliste vahendite piiratuse tõttu kuna eraldatud piirmäär saab täis. Samas on viimastel aastatel seoses COVIDiga toetus jäänud kasutamata; e) iga maakonna rahvakultuurispetsialist edastab e-kirjaga kinnitatud taotluse maakonna koordinaatorile, kes seejärel teavitab teatrit. Teatrite sõnul suhtleb nendega üksnes toetuse koordinaator ning maakondlike spetsialistide roll on arusaamatu. On juhuseid kus maakonna rahvakultuurispetsialisti juurde jääb taotlus ootele ja leiab lahenduse alles siis kui koordinaatorilt on küsitud (üksikjuhtumid); f) pärast etenduste toimumist koostab teater 16 erinevas Excelis aruande, täites kokku 3 sheeti. Aruanne reeglina vastab taotlusele ja edastatakse koordinaatorile, kes koondab ühes kuus esitatud aruanded ja koostab selle baasil direktori käskkirja. Kuna toetus makstakse välja pärast etenduse toimumist, esineb ka juhuseid kus tegelikud kulud on väiksemad kui algne toetus; g) käskkirjale järgneb riigieelarvelise toetuse kasutamise lepingu sõlmimine. Nii aruande kui lepingu allkirjastavad asutuse juhid. Seega digiallkirjastab nii taotleja kui Keskuse 17  juht ühe taotluse väljamakse topelt – allkirjastades aruande ja/või käskkirja ning ka lepingu. h) kokku võib ühele taotlejale toetuse saamine aega võtta alates taotluse esitamisest raha saamiseni kuni 3 kuud (taotlus detsember, etendus jaanuar, aruanne veebruaris ja käskkiri/leping märtsis); 2.Toetuse taotlemine tantsuetendustele:  Tantsuetenduste taotlusi menetleb Eesti Tantsuagentuur nn koostööpartnerina. Fikseeritud on üldmaht aastaks ning koefitsiendid transpordikulude hüvitamiseks. Taotlus laekub küll Keskusele, kuid taotluse kinnitab sh vähendab summat koostööpartnerina isik Eesti Tantsunõukogust;  testimisel selgus nt esitati 5 taotlust erinevatesse sihtkohtadesse, igaühel erinev km ja erinev summa. Taotlused aga rahuldati kõigil ühe summana 400 eur, sõltumata asukohast, põhjendusi ei ole esitatud;  tekib küsimus, kui lavastuste nimekirjad on fikseeritud, piirmäär tantsuetendustele on seatud, koefitsiendid määratud, miks peab tantsuetenduste taotlusi menetlema koostööpartner;  toetuste hindamiskriteeriumid puuduvad ning ei ole fikseeritud vähendamise põhjused;  koostööpartneri kaasamisel peaks igakordselt kinnitama ka hindamise sõltumatust. Hetkel seda ei tehta, kuid risk huvide konflikti tekkeks on olemas. 3.Laste/noortegruppide külastused ehk toetuste väljamaksmine koolidele/lasteaedadele:  Protsess analoogne teatritele, summad väikesed ja toetus makstakse välja km – põhiselt koefitsientide alusel;  maakonna rahvakultuurispetsialistide sõnul osa koole loobub taotlemast, öeldes et protsess on keeruline, aja- ja ressursimahukas ning piirangutega. Lihtsam on teatris ära käia kui Excelis taotluse/aruandega toimetada ning üle 100 eur toetuse saamiseks veel ka leping sõlmida;  otsesest vajadust, miks peaks menetlema maakondlik spetsialist, ei ole kuna toetus on KMpõhine ning reeglina koolidele vähendusi ei tehta. Olulisus Tähelepanek 9 Kriitiline Protsessis on kavandatud muudatused kui 2022. a võetakse kasutusele toetuste menetlemise infosüsteem. 1.Reglemendis puuduvad kriteeriumid, millest lähtuvalt tehakse valik etenduste lavastuste nimekirja lisamiseks. Samuti puuduvad toetuse hindamiskriteeriumid, kui otsustatakse toetust vähendada. 2.Toetuse taotlemine, menetlemine on bürokraatlik, aja- ja ressursimahukas (kaasatud mitu tasandit, võtab aega hinnanguliselt kuni 3 kuud) ning ebamõistlikult halduskoormav nii taotlejale kui ka menetlejatele. Erisus: tantsuetenduste menetlejana osaleb koostööpartner Eesti Tantsunõukogu, kelle esindaja võimalikku huvide konflikti konkreetse taotlusega, ei kontrollita. 3.Puudub taotleja tagasiside taotlusvooru toimimisele. Risk: riigiraha läbipaistmatu, objektiivselt põhjendamata, ebaefektiivne kasutus Soovitused KuMle: 1) lavastuste nimekirja määramise kriteeriumid (taotleja kvalifitseerimisnõue) ja toetuse hindamiskriteeriumid (alused, millest lähtuvalt saab toetust vähendada) fikseerida ministri määruses. 2) kaaluda, kas on vajalik lavastuste nimekirja fikseerimiseks koolidele/lasteaedadele või võiks riik usaldada 18 õpetajaid/koole valikute tegemisel. Ehk kas tegemist on laiaulatusliku mobiilsust võimaldava toetusmeetmega või piiritletud toetusega, millega riik suunab koole/lasteaedu külastama konkreetseid etendusi; Keskusele: 1) viia läbi taotlejate tagasiside küsitlus ning disainida toetuse taotlemine/väljamaksmine kliendi vaatest. Nt ei ole põhjendatud koolidele/lasteaedadele nn tagantjärele kulude hüvitamine aruande alusel, vaid pigem rakendada ettemaksu. Summad on väikesed (100-400 eur) ning toetus makstakse km-te alusel, kasutades määratud koefitsiente; 2) arvestada põhimõttega, et alla 5000 eur toetust menetleda võimalikult kulusäästlikult. Kaotada ära dubleerivad dokumendid (etendusasutustele teostada väljamakse üksnes käskkirja vmt alusel); 3) kaaluda maakondlike rahvakultuurispetsialistide ja koostööpartneri Eesti Tantsunõukogu töö vajalikkust menetlusprotsessis. Mõistlik on piirduda üksnes toetuste koordinaatori kinnitusega, kes hindaks taotluse vastavust nõuetele, jälgiks maakondlikku piirmäära ja kontrolliks aruandeid. Maakonna spetsialisti ja/või Eesti Tantsunõukogu võiks kaasata üksnes vajadusel; 4) kui vähendatakse taotluse summat, tuleb see seostada toetuse hindamiskriteeriumitega ning fikseerida vähendamise põhjendused. KuMi kommentaar: Nõustume. Keskuse kommentaar: NÕUS. Tagasiside küsitluse läbiviimine on hea mõte. - Seoses aastast 2022 taotlemise üleminekuga TMS-i kaovadki ära lepingud, väljamakse aluseks on käskkiri. Sellega väheneb halduskoormus kõigil hetkel kaasatud taotlemisprotsessis osalejatele. - Teater maal programmi esitavad teatrid ise oma valikul lavastusi, millega nad saavad sõita statsionaarist välja. Vastavalt reglemendile 2.5. Etendusasutused esitavad oma lavastuste nimekirjad kolm korda aastas ning etendusasutuse esindaja kinnitab nimekirja õigsust ja lavastuste vastavust programmi reglemendile. Kui etendusasutus ei ole lavastuste nimekirja õigeaegselt uuendanud ja kinnitanud, siis vastavaks perioodiks selle etendusasutuse lavastusi nimekirja ei lisata. Reglement 1.6. Teater on professionaalne etendusasutus või trupp, mis lähtub oma tegevuses etendusasutuse seadusest. Nõukogu kaalub etendusasutuste hindamisel järgmisi aspekte: avalikult kättesaadav repertuaari ülevaade (lavastuste tutvustused koos loomingulise meeskonna nimekirjaga); regulaarne etendustegevus ja avalikult kättesaadav mängukava (st mitte ainult tellimusetendused) ning info piletihinna kohta; valdkonna tunnustus (sh autasud või preemiad või toetused erinevatest meetmetest); tehniline võimekus korraldada väljasõite. Professionaalse etendusasutuse lavastustel on professionaalne loominguline ja tehniline meeskond, kes saab oma tegevuse eest tasu ning lavastusmeeskonna liikmed on saanud professionaalse erialase hariduse (st mitte osalenud üksikutel koolitustel). Teater maal nõukogu ei ole võrdväärne kunstinõukoguga, ta ei hinda etendusi, vaid seda, et teater, kes lavastuse esitab oleks professionaalne ning lavastuses teeksid kaasa professionaalsed näitlejad, mitte harrastajad. -Teater maal programmi eesmärgiks on muuta professionaalne teatrikunst kättesaadavamaks Eesti maaregioonides. Kui otsustprotsess jätta ainult koordinaatorile, siis võivad jääda mõned kohad teatrite poolt külastamata või mõned teatrikülastused tegemata, sest kõige paremat ülevaadet kohapealsest olukorrast teab ikka vastava maakonna rahvakultuurispetsialist. Summa vähendamiseks on Reglement 2.6. Programmi eelarvevahendeid kasutatakse väljasõiduetendusi takistavate finantsriskide maandamiseks, et hoida piletihind külastajale soodsam, ning laste- ja noortegruppide teatrikülastuste toetamiseks. 2.7. Maakonna tasandil korraldab programmi toetuste jaotamist maakonna rahvakultuurispetsialist, kelle ülesandeks on järgida vastuvõtjate ja maakonda külastatavate teatrite ning külastusgruppide tasakaalu printsiipi ning toetuste eraldamise vastavust reglemendile. 19  Lisa 3 C- OSA: Puuduste kõrvaldamise hetkeseis 2018. a viis KuMi SAO läbi ERK riskide hindamise, mille tulemusena kaardistati olulised riskid1 järgmistes valdkondades: juhtimine ja administreerimine, finantsriskid, personaliriskid, hanked; turundus ja kommunikatsioon ning turvalisus ja tervis. Auditi toimingute käigus hindasime 2018. a välja toodud oluliste ERK riskide seisu 2021. a ning ilmnes, et valdav enamus riskidest on maandatud ning parendustegevused rakendatud. Tabel 7. ERK olulised riskid 2018. a (va toetuste riskid, mida käsitletakse A-OSAs) ja hetkeseis: OK/ Risk Tegevuste seis parendamist vajav Juhtimine ja administreerimine ERK direktori 17.03.2021. a kk-ga nr 1-1/11 on OK/ kehtestatud asjakohane teabehalduse kord; kasutuses on parendamist elektroonne DHS (Delta), kus registreeritakse enamus vajav Asjaajamiskorda ei ole või ta on dokumentatsioonist, st olulises osas on tagatud asutuse puudulik. Ei ole tagatud tegevusest kontrolljälje jäämine. organisatsiooni tegevusest ja dokumentidest kontrolljälje jäämine. Kehtiv dokumentide loetelu on vananenud, hetkel tegeletakse uue koostamiseaga ASTRAs2, mh kooskõlastatakse ka dokumentide liigitusskeem Rahvusarhiiviga. ERK kodulehel on kirjeldatud asutuse OK andmekaitsetingimused Ei ole koostatud isikuandmete (https://rahvakultuur.ee/meist/andmekaitsetingimused/), töötlemise registrit. Mittevastavus, mh milliseid isikuandmeid kogutakse, eelnev nõusolek sanktsioonirisk. isiku poolt nende kasutamiseks ning andmete säilitamise tingimused ning isiku õigused oma andmetega seoses. Andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab direktor. Juristi (uus ametikoht 2021. a algusest) ametijuhendis OK Lepingute ülevaatust juristi poolt ei seisab, et tema ülesandeks on mh lepingute ja viida alati läbi, mistõttu võivad kokkulepete kavandite õiguspärasuse kontrollimine lepingutes esineda vead. ja/või nende koostamine. 1 Riske hinnati skaalal 1-4 (nii mõju kui tõenäosus) ning oluliseks riskiks kvalifitseerusid need, mille skoor oli 8 ja kõrgem. 2 Rahvusarhiiv avas 2019. aasta märtsis partneritega koostöö hõlbustamiseks ASTRA keskkonna. ASTRA on digitaalne töökeskkond, mille eesmärk on koondada kokku asutuse arhiivihaldusega seotud protsessid. 1 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond  Auditeeritud toetusmeetmed: regionaalse OK/ kultuuritegevuse ning keskseltside määrustes on huvide parendamist konflikti deklareerimise ning enda tagandamise nõue vajav fikseeritud. Komisjoni liikmed kinnitavad enne taotluste hindamist seotuse puudumist ning seotuse korral Ei ole rakendatud huvide konflikti tagandavad end. deklareerimise nõuet, mistõttu võib Riigihangete puhul on huvide konflikti olukorras töötaja teha otsuse endaga seotud käitumine reguleeritud KuMi hankekorras, mille ERK on osapooltega. Pettuserisk, ebaeetilise üle võtnud. käitumise risk, mainekahju LTP kollektiivide juhtide palgameetme vastavuskontrollis huvide konflikti puudumist ei kinnitata (vt TP 8) Finatsriskid ERK direktori kk-ga nr 1.1-1/27, kinnitatud 13.03.2019 Parendamist „Algdokumentide menetlemise ja deebetkaardi vajav kasutamise korras“, on reguleeritud ostuarvete Asutuses on küll olemas sisemised menetlusringi vastutused e-Arvekeskuses (Fitek), st korrad, mis puudutavad eelarve määratud on kulujuhid ning vähemalt 4-silma printsiip planeerimist ja eelarve täitmise arvete kinnitamisel. Samuti lisatakse Fitekisse korra järgi jälgimist, kuid need korrad ei ole märked finantseerimisallika kohta. Korraga on mh piisavad. Eelarve planeerimise ja reguleeritud ka RTIPis majanduskulude kinnitamise kord täitmise protseduurid ja töötajate ning deebetkaartide kasutamise asutuses. vastutus ei ole määratletud kõikides nüanssides. Puudub asutusesisene juhis kuidas koostatakse eelarvet ja millise sagedusega toimub eelarve täitmise kontroll. Üleminek tegevuspõhisele OK eelarvestamisele (TERE) on ebaselge, Kaardistatud on ERK teenused ja koostatud nn mistõttu sellega seonduvad protsessid teenuspõhine eelarve, kus aga teenuste lõikes ei ole venivad või jäävad teostamata ja/või kulusid eraldatud. kahjustavad hiljem eelarvestamist. Organisatsiooni tegelikud igapäevased Teenuste all on eraldi välja toodud toetuste kulud ning protsessid ja TERE ei ole omavahel tegevuskulud (mis on koodide lõikes eraldatud personali kooskõlas. Võib tekkida ja majandamiskuludeks). eelarvestamisel risk, et ei suudeta esitada eelarve taotlust nõutaval viisil TERE teenuste eelarve ja täitmine ei ole igapäevases või ei suudeta kajastada kõiki juhtimises kasutuses. eelarvekulusid TERE süsteemis. Personal Sisemises töökorralduses ei ole OK Töötajate ülesanded ja vastutusala on kindlaks määratud kaardistatud uues olukorras töötajate ametijuhenditega ning ERK töökorralduse reeglitega. ülesannete jaotust, mistõttu ei ole Iga-aastaselt koostatakse osakondade lõikes tööplaanid, töötajatel teada enda uusi rolle ja kus on kirjas olulisemad tegevused ja vastutajad. ülesandeid. Vastutuse hajumine, Tööplaanide täitmist seiratakse. teenus ei ole kvaliteetne. 2 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond Ametijuhendid puuduvad või kui on OK Kõikidel töötajatel on direktori poolt kinnitatud olemas, siis ei kajasta selgelt töötaja ametijuhendid, milles on sätestatud töötajate ülesanded tegelikke kohustusi ja õigusi, mistõttu ja oodatavad tulemused, õigused, vastutus ja vajalik töötajate vastutus ja ülesannete kvalifikatsioon. täitmine ei ole tagatud. ERK töökorralduse reeglites on fikseeritud Parendamist kõrvaltegevusest teavitamise kord - kõrvaltegevuse vajav teavitus esitatakse asutuse direktorile ning teadmiseks kommunikatsiooni- ja personalijuhile, kes korraldab teavituse säilitamise. Personalijuht säilitab teatisi oma kaustas. Osakonnajuhatajad ei ole tingimata kursis oma osakonna töötajate kõrvaltegevustega. Töötajate kõrvaltegevusest teavitamise süsteem ei ole kokku lepitud, mistõttu Uue muudatusena ühines auditi toimingute ajal ERK ei ole tagatud konkurentsi RTIP portaalis isikuandmete mooduliga, mille üheks pakkumise ja huvide konflikti osaks on kõrvaltegevused. Anti kõigile töötajatele teada, ärahoidmine. et 12. novembriks peavad kõik sinna sisestama uuesti oma kõrvaltegevused. Esmaseks kooskõlastajaks on osakonna juhataja ja seejärel asutuse direktor. Regionaalosakonna kõrvaltegevused on riigitööataja.ee portaalis fikseeritud ja teadmiseks võetud Soovitame muudatus sisse viia ka töökorralduse reeglitesse. 2021. a viidi ERK-s läbi Tripodi organisatsiooni uuring, OK mille tulemustest ilmnes, et asutuse tugevusteks on info liikumine, terviklikult toimivad meeskonnad, Organisatsioonis ei ole teostatud organisatsiooni ühtsus, ja vahetu juht. Kõrgel tasemel vajalike oskuste, ametikohtade olevad terviklikult toimivad meeskonnad ja vahetu juhi analüüsi/hindamisi lähtudes omadused töötavad koos, et luua hea vundamendi organisatsiooni eesmärkidest organisatsiooni tõhusat toimimist toetavatele teguritele (ametikohtade asjakohasuse, nagu info liikumine. koormuse jms hindamine). Ei ole tagatud organisatsiooni eesmärkide saavutamine. Ei ole tagatud, et teenust suudetakse pakkuda oodatud mahus Strateegilises juhtimises on töötajate hinnangul suurim ja/või kvaliteedis. arenguvajadus arendusplaani puhul et see avaks, milliseid töötajate oskusi ja teadmisi ning organisatsiooni tehnilisi võimalusi on vaja eesmärkide saavutamiseks ennekõike arendada. Ametijuhendis ei ole määratud Uuendatud ametijuhendites on määratud tööülesanded ja Parendamist oodatud tulemusi ja kuidas neid soovitud töötulemused. Ülevaate arenguvestluste vajav hinnatakse (ülesannete täitmist ei tulemustest annavad osakonnajuhatajad suuliselt mõõdeta). Selge vastutusala ja direktorile. Vestluste individuaalsed ankeedid on tulemuste hindamise süsteemi osakonnajuhatajate käes ja koond tehakse suuliselt. puudumine tekitab kontrollisüsteemi Käesoleval aastal viidi arenguvestluse vorm ühtseks. nõrkusi, töökvaliteedi vähenemist Kokku lepiti ka, et koolitusvajadused, mis ilmnevad ning võimatust tuvastada eesmärkide arenguvestluste käigus, saadavad osakonnajuhatajad mitte saavutamise põhjusi. kommunikatsiooni- ja personalijuhile. 3 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond  Kommunikatsiooni- ja personalijuhil puudus siiani ülevaade iga-aastaste arenguvestluste koondtulemustest, st peamistest arenguvajadustest asutuses, ning mõnes osakonnas on arenguvestlused tagaplaanile jäänud ehk ei ole kõikide töötajatega läbi viidud. Töötajate motivatsioonipakett on fikseeritud OK töökorralduse reeglite punktis 9 – mh võimaldab Asutusel ei ole selget ja toimivat tööandja töötajale kuni 5 tööpäeva täiendavat puhkust motivatsioonisüsteemi. Töötajad ei ole palga säilitamisega p 9.1 kirjeldatud juhtudel; Lisaks motiveeritud töötama parimal tasemel kaugtöö võimalus, sünnipäevadel/tähtpäevadel ja võivad kergemini lahkuda. meelespidamine, tervise edendamise kulude kompenseerimine jm. Ei viida läbi rahulolu-uuringuid, OK mistõttu puudub tagasiside töötajate 2021. a viidi läbi ERK organisatsiooniuuring, mille rahulolule. Töötajate motivatsioon raames mh hinnati töötajate rahulolu ja pühendumust, langeb, kehtestatud protseduuride organisatsiooni arenguvajadusi. toiminine ei ole tagatud. Olulised ametikohad on täitmata OK (jurist, kommunikatsioonispetsalist), Asutuse koosseisus on 1.09.2021 a seisuga personali- mistõttu osad protsessid on kommunikatsioonijuht ja jurist. aeganõudvamad või jäävad teostamata. Asutuses on kehtestatud sisemised korrad: mh OK algdokumentide menetlemise ja deebetkaardi kasutamise kord, hankekord (KuMi kord), teabehalduse kord, Võtmetöötaja lahkumisel ei ole töökorralduse reeglid, värbamise kord, infosüsteemide tagatud funktsioonide jätkusuutlikkus. kasutamise kord, prillide ja muu nägemisteravust Asutuse protsesside jätkusuutlikkus ei korrigeeriva abivahendi kompenseerimise kord. ole tagatud, protsessi peatumine või Asutuses on kaardistatud teenused ja määratud teenustele selle ebakvaliteetne täitmine. omanikud ametikoha põhiselt. Koostatakse aastapõhised tööplaanid, milles on fikseeritud ülesanded ja vastutajad. Hanked Asutuses puudub kinnitatud OK hangete/ostude kord. Ei ole tagatud, et ERK on kasutusele võtnud (25.02.2020 kk-ga nr 1-1/15) hankeid/oste läbi viivad töötajad KuMi hankekorra, mis on kooskõlas RHS põhimõtetega; lähtuksid samadest põhimõtetest ning hankekord on kättesaadav asutuse DHS-ist kõigile ERK et hanked/ostud oleksid läbi viidud teenistujatele. kooskõlas RHS üldpõhimõtetega. Puudub kinnitatud hankeplaan. Ei ole OK tagatud, et asutus oleks oma ressursivajadused läbi mõelnud, Keskuse direktori kk-ga on kinnitatud 2020. a mistõttu puudub kindlus, et asutusel hankeplaan. 2021. a hankeplaan puudub, sest tegeletakse oleks olemas kõik vahendid jätkuvalt 2020. a teemadega ning uusi hankeid sel aastal planeeritud tegevuste elluviimiseks läbi ei viidud. või et asutuse eelarves oleksid olemas vahendid vajalike ressursside 4 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond hankimiseks. Seadusega mittevastavuse risk. Juristi ametijuhendis on kirjas, et riigihangete ja OK Ei ole määratud hangete eest lihtsustatud menetluste korraldamises osaleb tema (liitus vastutavat isikut, mistõttu ei ole 2021. a asutusega). Hangete läbiviimist KUM tagatud hangete seadusekohane allasutustes aitab teha RMIT. läbiviimine. Väikeostudega (alla 5000 eur) tegelevad finantsjuht ja direktor. Alla riigihanke/lihthanke piirmäära jäävate OK asjade/teenuste ostmine on reguleeritud KuMi riigihanke korras, mis on ERK direktori kk-ga üle võetud, p-s 8: Alla riigihanke piirmäära ostude maksumusega alla 5000 euro on võrreldavate läbiviimisel tehakse tehinguid pakkumuste võtmine soovituslik. Pakkumisi võib küsida organisatsiooni töötajaga/nõukogu ka suuliselt või leida turul pakutavate samalaadsete liikmega ja/või nendega seotud asjade või teenuste avalikult kättesaadava info (näiteks osapooltega. Tehakse internetis, tootekataloogis, kaubanduses vms avaldatud korruptsiooniohtlikke tehinguid. hinnad) ja hinnavõrdluse ee. Praktikas võetakse reeglina pakkumused üle 500 eur ostudele (võimalusel). Turundus ja kommunikatsioon Puudub ühtne süsteem info Toimuvad majakoosolekud, osakondade koosolekud OK vahetamiseks struktuuriüksuste vahel. ning neid protokollitakse ja protokolle hoiustatakse Ei ole tagatud, et töötajatel on olemas Deltas. Lisaks toimuvad regionaalosakonnas nn tiimide kogu nende tööks vajalik info, koosolekud ja kohvihommikud. mistõttu võib kannatada pakutava Intranet puudub, kuid töötajad ei tunneta vajadust selle teenuse kvaliteet. hankimiseks. Avalikku suhtlemist reguleerib töökorralduse reeglite p OK 10: töötajad kooskõlastavad kommunikatsiooni- ja Töötaja esinemine avalikkuse ees, personalijuhiga kõik PR tegevused või muudest laiemat mille sisu ei ole kooskõlastatud või avalikkust huvitada võivatest tegemistest (näiteks sisu avaldamine lubatud. Mainekahju, kohtumised meediaga sh intervjuud, esinemised kahjunõude risk isiku poolt, kelle erinevatel konverentsidel, seminaridel jms) enne nende andmeid avaldati. ellu rakendamist ja avalikkuseni jõudmist. Nt rahvakultuurispetsialistid kooskõlastavad enne välja saatmist kommunikatsioonijuhiga kõik pressiteated jmt. Asutuses olemas personali- ja kommunikatsioonijuht. OK Väliskommunikatsiooni osas plaan käivitada sel aastal ERK infokiri. Asutusel puudub Miltton aitas ERK-l 2019 a läbi viia küsitlust, mis kommunikatsioonijuht, mistõttu ei ole puudutas mh asutuse kommunikatsiooni ning mis oli väliskommunikatsioon süsteemne ja suuresti aluseks ka kodulehe valmimisele ja edasistel strateegiliselt läbimõeldud. kommunikatsioonitegevustele. Uuringu raames küsitleti ERK töötajaid, väliste huvirühmade esindajaid ja keskseltside esindajaid. Tulemuste seas toodi välja, et ERK-d peetakse laiema avalikkuse seas pigem vähetuntuks ja valdkonna inimeste seas tuntuks; kodulehe kasutajasõbralikkust hinnatakse enamasti 5 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond  heaks; peamine vajadus on koolituste ja toetusmeetmete kohase info järele; huvi andmebaasi taastamise vastu. Asutusel puudub kinnitatud kommunikatsiooniplaan, OK kuid kommunikatsioonijuht peab Outlookis poolaasta Asutusel puudub põhist kommunikatsioonikalendrit, mille jaoks saadavad kommunikatsiooniplaan või see on iga aasta alguses ja septembris kõik osakonnajuhatajad ebapiisav. Väliskommunikatsioon ei oma peamised teemad, mis vajavad kommunikeerimist. ole tulemuslik ning sellega kaasneb eelarveliste vahendite ebasihipärane Milttoni uuringu tulemuste baasil võib öelda, et kasutamine. väliskommunikatsioon on pigem tulemuslik, kuid peamiselt valdkonna sees. Aastatega on asutus Facebooki jälgijate hulka pidevalt kasvatanud. Vastavalt teabehalduse korra Lisa 4 p-le 6: kui Parendamist õigusaktidest, lepingutest või dokumendis märgitud vajav tähtajast ei tulene teisiti, on saabunud dokumendi täitmise tähtaeg kuni 30 kalendripäeva, teabenõude puhul 5 tööpäeva. Dokumendi täitmise tähtaega loetakse alates registreerimisele järgnevast kalendripäevast, teabenõude täitmistähtaega loetakse alates registreerimise päevale järgnevast tööpäevast. Töötajale Klientide teabenõuetega ja kaebustega adresseeritud e-kirjale, mida ei registreerita DHS-s tuleb mitte asjakohane tegelemine. vastata hiljemalt 5 tööpäeva jooksul. Mainekahju Auditi toimingute käigus ilmnes, et MTÜ Jõgevamaa Kultuurikoja juhatuse märgukiri ühe rahvakultuurispetsialisti tegevuse kohta, mis saadeti ERK-le 02.11.2020, registreeriti DHS-is 03.12.2020 ning DHSi andmetel vastati e-kirja teel 23.12.2020. Regionaalosakonna juhataja sõnul ametlikult märgukirjale ei vastatud, kuna pärast täpsustuste küsimist saatja poolt rohkem infot ei tulnud. Samuti ei viidud läbi asutusesisest sõltumatut analüüsi. Turvalisus ja tervis Asutuse vara kasutamise reeglid on fikseeritud OK töökorralduse reeglite punktis 6: töötaja käitub ühisruumides oleva varaga heaperemehelikult, tagab korra ja puhtuse. Töönõupidamistest ühisruumides teavitatakse ja lepitakse kokku referendiga. Töötajad Töötajatel on ligipääs kannavad vastavalt töölepingule, sh varalise vastutuse ruumidesse/varadele, mis ei ole nende sätetele ja õigusaktidele tööandjale kahju tekitamise eest ametikohaga seotud. Volitamatu ja/või varalist vastutust. Töölepingutes on järgnevad punktid: kahjustava tegevuse risk, dokumentide • töötaja kannab täielikku materiaalset vastutust tema vahetamine või vargus, varade vargus kasutusse antud materiaalsete väärtuste osas ja tagastab töölepingu lõpetamise päeval tööandjale kogu tema kasutusse antud tööandja vara. • materiaalsete väärtuste mittetagastamisel tööandjale kuuluvad need töötaja poolt väljamaksmisele. 6 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond Soovitused: 1. Soovitame kaaluda lihtsustatult asutuse sisese eelarve ja selle täitmise juhise/põhimõtete koostamist; 2.koostada dokumentide loetelu (pooleli koostöös Rahvusarhiiviga); 3.täiendada töökorralduse reegleid kõrvaltegevuste teatiste esitamise (RTIP vahendusel) ja huvide konflikti hindamise osas (osakonna juhataja ülesanne kooskõlastamisel); 4.välja töötanud AV vormi baasil viia läbi arenguvestlused ning säilitada kirjalik jälg vestluste koondtulemustest. Kaasata kommunikatsiooni- ja personalijuht arenguvestluste protsessi, st edastada vestluste lõplikud tulemused talle, et oleks võimalik hinnata personali arenguvajadusi jm (koondada koolituste infot); 5. arenguvestluste koondinfo alusel on võimalik täpsemalt kirjeldada milliseid töötajate oskusi ja teadmisi ning organisatsiooni tehnilisi võimalusi on vaja eesmärkide saavutamiseks ennekõike arendada ning koostada vastav plaan; 6. kuna ERK puhul on tegemist väikese asutusega ning ostud jäävad samuti väiksemasse suurusjärku, soovitame sisemises korras fikseerida, et reeglina võetakse pakkumused nt 500 eur ostude puhul kui on võimalik (nt kui turul on üks pakkuja, siis on põhjendatud otsepakkumuse võtmine); 7.tagada, et kõikidele ametlikele kirjadele (teabenõuded, selgitustaotlused, kaebused jm) vastatakse seaduses ja ERK teabehalduse korras sätestatud tähtaegade jooksul asutuse DHS-i kaudu. Kaebuste korral ERK töötajate kohta, tuleb läbi viia asutusesisene sõltumatu uurimine, eesmärgiga selgitada faktid, rakendada asutuses vajalikke meetmeid, et juhtum ei korduks ning vastata ametlikult kaebuse saatjale. 7 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond