Pakkumuse esitamise ettepanek

Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 5. Volikirja vorm. Käesolevaga volitab ___________ ( P akkuja nimi ) ____________________ ( volitaja nimi ja ametikoht ) isikus _________________ ( volitatava nimi, ametikoht ) olema p akkuja ametlik esindaja ja allkirjastama ülalnimetatud riigihanke pakkumust. Volikiri on ilma edasivolitamise õiguseta. Volikiri kehtib kuni: ________________ ________________ _ __ ____ __ (allkirjastatud digitaalselt) volitaja nimi ja ametikoht Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 6. Ühispakkujate volikirja vorm Kinnitame, et alljärgnevalt loetletud ettevõtjad on ühispakkujad ühispakkumuse esitamise tähenduses. Ühispakkuja nimi Registrikood Aadress, tel, e-posti aadress Allkirjaõigusliku isiku nimi Ühispakkuja poolt osutatava teenuse kirjeldus ( vajadusel lisada ridu ) Ü hispakkujatena vastutame hankelepingu täitmise eest solidaarselt. Volitame ühispakkujate esindajana hankemenetlusega ning hankelepingu sõlmimise ja täitmisega seotud toiminguid tegema _________________________ (volitatud esindaja nimi, isikukood). Volikiri kehtib kuni lepingu lõppemiseni (vajadusel märkida piirang või volitaja enda poolt antav tähtpäev) . _______________________ (allkirjastatud digitaalselt) Nõutav kõigi ühispakkujate esindajate allkiri Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 7. Käsunduslepingu eritingimuste projekt KÄSUNDUSLEPINGU ERITINGIMUSED (projekt) Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium , registrikood 700 0 3158, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn 10 12 2, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi k äsundiandja ) ja XXX OÜ , registrikood xxx , asukoht xxx , mida esindab juhatuse liige xxx (edaspidi käsundisaaja ) , keda edaspidi nimetatakse ka üheskoos pooled ja eraldi pool , sõlmivad käsunduslepingu (edaspidi leping ) alljärgnevate tingimuste kohaselt: Lepingu dokumendid ja lepingu alus Leping koosneb käesolevatest eritingimustest (edaspidi eritingimused ) ja üldtingimustest (edaspidi üldtingimused ) ning nende lisadest. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi Käsundisaaja kohustub: osutama punktis 2.1 nimetatud teenust ja esitama käsundiandjale : L õppraporti (edaspidi raport ) 14 päeva jooksul pärast teenuse osutamist , mis sisaldab kokkuvõtet teostatud t öödest ja tegelikest kuludest . pärast punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti heakskiitmist käsundiandja poolt vormistavad p ooled teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt , lisa 4 ), mis allkirjastatakse digitaalselt. o sutama t eenust, lähtudes Vabariigi Valitsuse 20. juuni 2022 . a määrusest nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ ning EL struktuuritoetusele viitamise juhendist . Teenuse osutamise käigus tähistamisega seonduva sümboolika paigutus ja formaat kooskõlastatakse eelnevalt k äsundiandjaga . arvestama t eenuse osutamise käigus k äsundiandja antud juhistega ning kõrvaldama k äsundiandja nõudmisel t eenuses esinevad puudused k äsundiandja määratud tähtajaks. Käsundiandja kohustub: lepingu punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti üle vaatama 10 tööpäeva jooksul alates raporti esitamise kuupäevast ning teatama ülevaatamise täht päevale järgneva 5 tööpäeva jooksul käsundisaajale, kui raport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse raport k äsundiandja poolt heakskiidetuks. Puuduste esinemise korral raportis või lepingutingimustele mittevastavuse korral määrab k äsundiandja mõistliku tähtaja puuduste kõrvaldamiseks raportis või uue, lepingutingimustele vastava raporti esitamiseks. Pärast lepingutingimustele vastava raporti esitamist vormistavad p ooled akti, mis allkirjastatakse digitaalselt . Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. Leping sõlmitakse käsundiandja läbiviidud alla sotsiaalteenuse riigihanke piirmäära jääva hanke „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ tulemusena ning vastavalt hanke alus dokumentidele ning käsundi andja edukaks tunnistatud pakkumusele (Lisa 2) . Le p ingu objekt ja tähtaeg Lepingu objektiks on k äsundisaaja kohustu s osuta d a käsundiandjale teenust, mis seisneb ürituse „ Digitippude foorum “ korraldamises. Teenuse täpsem kirjeldus on toodud lepingu lisa s 1 „ Tehniline kirjeldus “. Käsundisaaja korraldab ja viib punktis 2.1 nimetatud ürituse läbi hiljemalt 15. detsembriks 2023. Käsundisaaja annab punktis 2.1 nimetatud teenuse käsundiandjale üle ühes ( 1 ) osas koos punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raportiga. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord Käsundiandja maksab käsundisaajale lepingus sätestatud kohustuste täitmise eest tasu summas xxx eurot, mille le lisandub käibemaks. Väljamaksmisele kuuluv tasu moodustub Lisa 3 "Teenuse osutamise eelarve" põhjal , kusjuures muutuvkulud tasutakse vastavalt osutatud teenuste tegelikule maksumusele sõltuvalt käsundisaaja pakkumuses esitatud ühikuhindadest ja osalejate arvust. Käsundiandja tasub teenuse eest pärast selle vastuvõtmist punktis 1.1.1.1.2 nimetatud akti alusel ühes (1) osas. T eenus loetakse vastuvõetuks, kui käsundiand ja on akti allkirjastanud . Teenuse tellimist rahastatakse Euroopa Regionaalarengu Fondist, majandus- ja kommunikatsiooniministri 14. märtsi 2023 käskkirja nr 44 „Toetuse andmise tingimused digiriigi alusbaasi kindlustamise, digiriigi arenguhüpete hoogustumise ning küberruumi turvalisuse tagamise toetamiseks“ alusel, millega kehtestatakse meetme nr 21.1.2.1 “Digiriik” sekkumise 21.1.2.1 „Digilahenduste ja uuenduste väljatöötamine ja kasutuselevõtt avalikus sektoris” raames toetuse andmise tingimused ja kord. Volitatud esindajad Käsundiandja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja teenuse vastuvõtmisel on digiriigi arengu osakonna digiarengu kogukonna juht Karoli Noor , telefon +372 5885 1118, e-post [email protected] . Käsundisaaja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on xxx , telefon xx , e-post xxx . Lepingu lisad Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: Lisa 1 – Riigihanke alusdokumendid sh Tehniline kirjeldus Lisa 2 – Käsundisaaja pakkumus (lisatud dokumendihaldussüsteemis Delta) Lisa 3 – Teenuse osutamise eelarve Lisa 4 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt i vorm Muud sätted Käsundisaaja kinnitab, et on lepingu üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehel aadressil: HYPERLINK " https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated " https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated Töövõtja on teadlik, et leping on avalik Leping allkirjastatakse digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalse l t/ Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 8. Isikuandmete töötlemise regist ri vorm Volitatud töötleja Vastutav töötleja Nimi ja kontaktandmed Andmekaitse eest vastutav isik Volitatud töötleja esindaja Nimi ja kontaktandmed Andmekaitse eest vastutav isik Vastutava töötleja esindaja Nimi Nimi Nimi Nimi : Majandus- ja Kommunikatsiooni- ministeerium Nimi Nimi : Karoli Noor Aadress Aadress Aadress Aadress : Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn Aadress Aadress : Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn E-post E-post E-post E-post : [email protected] E-post E-post : Karoli. N [email protected] Telefon Telefon Telefon Telefon : 625 6342 Telefon Telefon : 5885 1118 Isikuandmete töötlemise toimingute registreerimine Vastutava töötleja nimel tehtava töötlemise kategooriad (isikuandmete töötlemiseks tehtavad toimingud) Kolmanda riigi või rahvusvahelise organisatsiooni nimi kui isikuandmeid edastatakse kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile Asjakohaste kaitsemeetmete kohta koostatud dokumendid kui andmeid edastatakse kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile Tehniliste ja korralduslike (organisatoorsete) turvameetmete üldine kirjeldus (kuidas on isikuandmed kaitstud) Käsundus lepingu lisa 3 Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (vorm) Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev t eenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt ) on koostatud………… (edaspidi k äsundisaa ja ) juhatuse liikme ……… poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi d igi r iigi arengu osakonna digiarengu kogukonna juhile (edaspidi k äsundiand ja ), tõendamaks, et k äsundisaaja andis üle p oolte vahel ….. ……20 2 3 . aastal sõlmitud l epingu nr …. alusel osutatud t eenuse alljärgnevalt: ……………………………………………(üle antava(te) t eenus(t)e nimetus, detailne kirjeldus, ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited l epingu punktidele vms) Käsundiandja on t eenuse osutamise tulemustega tutvunud ning võtab vastu ja allkirjastab t eenuse osutamise tulemused, millega ühtlasi loetakse k äsundisaaja poolt üle antud t eenus vastuvõetuks. Käesolev akt on aluseks k äsundisaaja poolt k äsundiandjale kooskõlas l epingu punktiga … … arve esitamiseks summas …….. (summa sõnades) eurot. Käesolev a kt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale p oolele. Käsundisaaja Käsundiandja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium HANKEDOKUMENT „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ CPV kood: 79952000-2 Ürituste korraldamisega seotud teenused Tallinn 2023 Sisukord 1. ÜLDOSA ............................................................................................................................ 3 2. RIIGIHANKE ESE ............................................................................................................. 3 3. PAKKUMUSTE ESITAMINE JA AVAMINE ................................................................. 4 4. PAKKUMUSE STRUKTUUR ........................................................................................... 4 5. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE JA/VÕI TAGASILÜKKAMINE . 4 6. OOTUSED MEESKONNALE ........................................................................................... 5 7. PAKKUMUSTE VÕRDLEMINE, HINDAMINE JA PAKKUMUSE EDUKAKS TUNNISTAMINE ...................................................................................................................... 5 8. HANKELEPINGU SÕLMIMINE ...................................................................................... 8 9. MUUD TINGIMUSED .................................................... Error! Bookmark not defined. 10. HANKEDOKUMENDI LISAD ..................................................................................... 8 Lugupeetud pakkuja! Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium kutsub Teid esitama pakkumust sotsiaalteenuse hankele, mille eesmärk on hoida avaliku sektori otsustajaid kursis digiühiskonna arengu, avaliku sektori IKT juhtimise ning IKT kasutusvõimalustega avaliku halduse arengu suunamisel. Samuti soovitakse saada osalejatelt tagasisidet ja ettepanekuid digiühiskonna alaseks poliitikakujundamiseks. 1. ÜLDOSA Hankija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn rg-kood: 70003158 e-post: [email protected] (edaspidi Hankija) Riigihanke nimetus: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Hankemenetluse liik: Sotsiaalteenuse tellimine Pakkumuste jõusolek: 90 kalendripäeva Lepingu täitmise tähtaeg: 31.01.2024 Lepingu hinnapiir: kuni 50 000,00 eurot (millele lisandub käibemaks) Riigihanke läbiviimise eest Karoli Noor vastutav isik: Digiarengu kogukonna juht Hankeleping rahastatakse Euroopa Regionaalarengu Fondist, majandus- ja kommunikatsiooniministri 14. märtsi 2023 käskkirja nr 44 „Toetuse andmise tingimused digiriigi alusbaasi kindlustamise, digiriigi arenguhüpete hoogustumise ning küberruumi turvalisuse tagamise toetamiseks“ alusel, millega kehtestatakse meetme nr 21.1.2.1 “Digiriik” sekkumise 21.1.2.1 „Digilahenduste ja uuenduste väljatöötamine ja kasutuselevõtt avalikus sektoris” raames toetuse andmise tingimused ja kord. Hankija määrab riigihanke alusdokumentides tellitava sotsiaalteenuse erimenetluse korra. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. 2. RIIGIHANKE ESE 2.1. Riigihanke esemeks on Digitippude foorumi tehniline ettevalmistamine ja korraldamine. Teenuse tehniline kirjeldus on esitatud hankedokumendi (edaspidi HD) lisas 1. 2.2. Üritus peab toimuma hiljemalt 30. novembril 2023. aastal. 3. PAKKUMUSTE ESITAMINE JA AVAMINE 3.1. Pakkumus peab vastama riigihanke alusdokumentides kehtestatud tingimustele. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja kõigi riigihanke alusdokumentides esitatud tingimuste ülevõtmist. Tingimuslike pakkumuste esitamine ei ole lubatud. 3.2. Alternatiivsete lahenduste esitamine ei ole lubatud. 3.3. Pakkumuse koostamise keel on eesti keel. 3.4. Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks, mis on pakkujale siduv alates pakkumuste esitamise tähtpäevast vähemalt 90 kalendripäeva. 3.5. Ühispakkumuse esitamise korral peab pakkumus sisaldama kinnitust, et hankelepingu täitmise eest vastutavad ühispakkujad solidaarselt. 3.6. Pakkumuse koostamise ja esitamisega seotud kulutusi pakkujale ei hüvitata. 3.7. Kui pakkumus sisaldab ärisaladust, tuleb pakkumuses ära märkima, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada teabe ärisaladuseks määramist (Lisa 4, alus RHS § 461). 3.8. Pakkumus peab oleme digitaalselt allkirjastatud pakkuja seadusjärgse või volitatud isiku poolt. 4. PAKKUMUSE STRUKTUUR 4.1. Pakkumus peab koosnema järgmistest dokumentidest: 4.1.1. Pakkumuse „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ kirjeldus (vastavalt HD lisa 1 „Tehniline kirjeldus“), sh ürituse korraldamise protsessi kirjeldus koos ootustega hankijale ja sündmuse osalejakogemuse juhtimise kirjeldus, pakkuja poolt vabalt valitud vormis; 4.1.2. Projektimeeskonna koosseis koos kogemuste kirjeldusega Lisa 2 toodud vormil; 4.1.3. Pakkuja peab täitma ja esitama eelarve Lisa 3 vormil; 4.1.4. Info, kas pakkumus sisaldab ärisaladust koos põhjendusega ärisaladuseks määramise kohta Lisas 4 toodud vormil; 4.1.5. Volikiri juhul, kui pakkumusele pakkuja esindajana alla kirjutanud isik või isikud ei ole äriregistri registrikaardile kantud isikud, kes omavad juriidilise isiku esindamise õigust (vajadusel, Lisa 5.); 4.1.6. Ühispakkujad peavad lisama pakkumusele ühispakkujate volikirja Lisa 6 toodud vormil; 4.1.7. Isikuandmete töötlemise register Lisa 8 esitatud vormil. 5. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE JA/VÕI TAGASILÜKKAMINE 5.1. Hankija kontrollib pakkujate esitatud pakkumuste vastavust riigihanke alusdokumentides esitatud tingimustele ning teeb põhjendatud kirjaliku otsuse pakkumuste vastavaks tunnistamise või tagasilükkamise kohta. 5.2. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid hanke alusdokumentides sätestatud tingimustest. 5.3. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses.  5.4. Hankija lükkab tagasi hanke piirhinda ületavad pakkumused. 5.5. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta, kui: 5.5.1. hankemenetluse toimumise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpule viimise hanke alusdokumentides sätestatud tingimustel; 5.5.2. kõigi pakkumuste või vastavaks tunnistatud pakkumuste maksumused ületavad eeldatavat maksumust, milleks on kuni 50 000,00 eurot (millele lisandub käibemaks). 5.5.3. Hankija ei kanna vastutust pakkujate ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel. 6. OOTUSED MEESKONNALE 6.1. Meeskonda kuulub kogenud projektijuht ja muud liikmed, keda pakkuja peab tellimuse täitmisel vajalikuks. 6.1.1. Projektijuht peab olema viimase 40 kuu jooksul arvates pakkumuse esitamise ettepaneku saamise tähtpäevast juhtinud vähemalt kolme sarnase (kestus, inimeste arv, formaat) ürituse korraldamist avalikule sektorile. Projektid peavad olema nõuetekohaselt lõpetatud. 6.1.1.1. Projekti juhtimiseks loetakse, kui vastavas rollis on teostatud ja vastuvõetud töid vähemalt 70 töötunni ulatuses. 6.1.2. Projektimeeskonna liikmed peavad olema oma rollides töötanud vähemalt kahe sarnase ürituse korraldamisel (viimase 40 kuu jooksul arvates pakkumuse esitamise ettepaneku saamise tähtpäevast), mis on lõppenud nõuetekohaselt. 6.1.3. Hankijal on õigus kontrollida projektimeeskonna liikmete poolt antud kinnituste õigsust kasutades avalikult kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saamiseks kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus pakkujalt küsida täiendavat lisainfot ja dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja peab esitama hankija nõutud täiendavad andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude saamisele järgnevast tööpäevast arvates. 6.2. Meeskonnaliikmete kogemus ja panus projekti tuleb pakkujal kirjeldada vormil Lisa 2: Projektimeeskonna kinnituse vorm. 6.3. Hankelepingus kirjeldatud tööd peavad teostama täitja poolt pakkumuses esitatud isikud. Täitja võib pakkumuses toodud vastutavaid spetsialiste asendada ainult tellija kirjalikul nõusolekul, kusjuures vahetatavad spetsialistid peavad vastama hanke nõuetele. 7. PAKKUMUSTE VÕRDLEMINE, HINDAMINE JA PAKKUMUSE EDUKAKS TUNNISTAMINE 7.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. 7.2. Hindamismetoodika kirjeldus: 7.2.1. Pakkumuse hindamine viiakse läbi väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System) kasutades kahe hindamiskriteeriumi, so „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ (70 punkti) ja „Pakkumuse kogumaksumus“ (30 punkti), alusel. Maksimaalne punktisumma on 100.  7.2.2. Pakkumuse sisu ja kvaliteeti hinnatakse punktis 7.2.3.1 nimetatud kolme alamkriteeriumi alusel. 7.2.3. Pakkumuse sisu ja kvaliteedi kriteeriumi iga alamkriteeriumit hindavad hankija hankekomisjoni liikmed individuaalselt. Kõikide hankekomisjoni liikmete antud punktid summeeritakse ja leitakse aritmeetiline keskmine. Seejärel rakendatakse väärtuspunktide süsteemi ehk maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid alamkriteeriumi osas arvutatakse järgmise valemi järgi: „punktimäär“ = „hinnatava pakkumuse aritmeetiline keskmine“ ÷ „suurim aritmeetiline keskmine“ x „70“. 7.2.3.1. Pakkumuse sisu ja kvaliteet Alamkriteeriumi Punktide Alamkriteeriumi komponendid kirjeldus arv Ürituse osaleja 35  Pakkuja on üritusel osaleja kogemuse kogu sündmuse kogemuse kirjeldus (sh ulatuses strateegiliselt läbi mõelnud ja Pakkumuses selgelt asukoha valik, osaleja lahti kirjeldanud. teekonna kirjeldus,  Pakkuja on asukoha valikul kaalunud ning kirjeldanud valikute selgitused) Pakkumuses erinevate toimumiskohtade plusse ja miinuseid ürituse osalejate vaates.  Pakkuja on kirjeldanud Pakkumuses ürituse jaoks vajalikud tehnilised lahendused, sh slaidide näitamise, heli- ja valgustehnika kasutamise ning korraldamisega seotud olulised detailid.  Pakkumuses on selgelt välja toodud õhtuse tegevuse kontseptsioon ning selle põhjendus.  Pakkuja on läbi mõelnud ja Pakkumuses selgelt kirjeldanud ürituse õnnestumist takistavad riskid ja pakkunud võimalused nende maandamiseks.  Pakkumuses on välja toodud toitlustuspartner ning nende esmased ideed toitlustuse osas. 23  23 punkti antakse, kui 1 kuni 2 komponenti 35 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt. 12  12 punkti antakse kui 3 või enam 36 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud.  Pakkumus on aimatavas seoses hanke alusdokumendi kirjelduses toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega ja/või pealiskaudselt kirjeldatud. 0  Pakkumus ei ole seoses hanke alusdokumendis kirjeldatud eesmärkidega.  Ürituse korraldamise  Pakkuja on ürituse korraldamise protsessi põhjalikult protsessi kirjeldus (sh 25 läbimõelnud ning Pakkumuses selgelt ja arusaadavalt ajakava ja koostöö kirjeldanud. tellijaga)  Pakkuja on pakkumuses esitanud ootused Hankijale seoses ürituse korraldamise tähtaegadega.  Pakkumuses on kirjeldatud tööpõhimõtted, mis aitavad kaasa ürituse sujuvale ettevalmistamisele ja toimumisele. 16  16 punkti antakse, kui 1 komponent 25 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt. 8  8 punkti antakse, kui 2 või enam 25 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt. 0  Sündmuse korraldamise protsess on kirjeldamata. Programmi eelarve Pakkumuse eelarve on esitatud detailselt. Arvestuse alused on kuluridade selged ja arusaadavad. Kulud on läbipaistvad ja vajalikud 10 lahtikirjutus hankega hankega tellitavate tegevuste läbiviimiseks. tellitavate tegevuste läbiviimiseks Pakkumuse eelarves ja/või arvestuse alustes esineb üksikuid (HD lisa Vorm 3) 6 väheolulisi ebakõlasid. Kulud on läbipaistvad ja vajalikud hankega tellitavate tegevuste läbiviimiseks. Pakkumuse eelarves ja/või arvestuse alustes esineb olulisi 3 ebakõlasid. Esitatud kulud ja/või nende arvestamise alused ei ole Hankija 0 hinnangul läbipaistvad või vajalikud hankega tellitavate tegevuste läbiviimiseks. 7.2.4 Pakkumuse kogumaksumuse arvestamisel võetakse aluseks kõik hankija hankelepingu täitmisega tekkivad kulud (ilma käibemaksuta). Maksimaalsed väärtuspunktid (30) omistatakse madalaima kogumaksumusega pakkumusele. Teised pakkumused saavad 30-st võimalikust punktist proportsionaalselt vähem punkte. Väärtuspunktid arvutatakse: “punktimäär” = “kõige odavama pakkumuse maksumus” ÷ “hinnatava pakkumuse maksumus” × 30. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. 7.2.5 Pakkumuse hindamiskriteeriumidele omistatud punktid liidetakse. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. 7.2.6 Edukaks tunnistatakse pakkumus, mille väärtuspunktide summa on suurim. 7.2.7 Kui kaks või enam pakkumust on hindamise tulemusel võrdsed, siis tunnistatakse edukaks pakkumus, mis sai enim punkte kriteeriumi „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“  eest. Kui ka siis on pakkumused võrdsed, selgitatakse edukas pakkumus välja hankekomisjoni liikmete avalikul hääletusel, mis protokollitakse. 7.2.8 Juhul kui nõuetele vastab vaid üks pakkumus ja sellele omistati hindamiskriteeriumi "Pakkumuse sisu ja kvaliteet" vähemalt ühe alamkriteeriumi osas kõigi hindamiskomisjoni liikmete poolt miinimumpunktid, siis pakkumust edukaks ei tunnistata. 8. HANKELEPINGU SÕLMIMINE 8.1. Hankeleping sõlmitakse pakkujaga, kelle vastavaks tunnistatud pakkumus on tunnistatud edukaks. 8.2. Hankelepingut ei sõlmita enne 5 päeva möödumist eduka pakkuja väljakuulutamisest, v.a juhul kui pakkumuse edukaks tunnistamise ajal on menetluses vaid üks riigihankes osalev pakkuja. 8.3. Hankeleping jõustub arvates hankelepingu allkirjastamisest hankija ja pakkuja poolt. 8.4. Kui edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja ei allkirjasta hankelepingut 7 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt allkirjastatud lepingu saatmisest pakkujale, siis seda on hankijal õigus käsitleda kui RHS § 119 nimetatud eduka pakkumuse esitanud pakkuja poolset lepingu sõlmimisest keeldumist ja pakkumuse tagasi võtmist. Sellisel juhul on hankijal õigus tunnistada kehtetuks pakkumuse edukaks tunnistamise otsus ning hinnata kõiki ülejäänud vastavaks tunnistatud pakkumusi uuesti ja tunnistada edukaks hindamise tulemusel järgmine pakkumus. 9. HANKEDOKUMENDI LISAD Lisa 1 – Tehniline kirjeldus Lisa 2 – Projektimeeskonna kinnituse vorm Lisa 3 – Teenuse osutamise eelarve vorm Lisa 4 – Ärisaladuse esitamise vorm Lisa 5 – Volikirja vorm Lisa 6 – Ühispakkujate volikirja vorm Lisa 7 – Käsunduslepingu eritingimuste projekt Lisa 8 – Isikuandmete töötlemise register  Hankedokumendi Lisa 1 „Tehniline kirjeldus“ Eeldatav maksumus Kuni 50 000 € Ürituse orienteeruv kestvus 1,5 päeva Sihtgrupp Avaliku sektori asutuste juhtkond (kantslerid, asekantslerid, ametite peadirektorid jt kõrgemad riigiametnikud) ning valdkondade juhid, IT-juhid. Osalejate eeldatav 80 inimest maksimaalne piirarv Ürituse formaat on soliidne ja väärikas, vältides samas üleliigset formaalsust. Ürituse programmi valmistab ette MKM (käsundiandja). Hangitakse kursuste tehniline korraldus. 1. Toimumisaeg ja programm 1.1. Kahepäevase ürituse toimumine on esialgselt kavandatud 20. – 21. november 2023 (edaspidi vastavalt esimene ja teine päev). Käsundiandja jätab endale õiguse kooskõlastatult käsundisaajaga ürituse kuupäevi muuta. Võimalike muutustega ürituse toimumise kuupäevades ei saa hankelepingu maksimaalne kogumaksumus suureneda. 1.2. Ürituse eeldatav programm on järgmine: Esimene päev 9.30-10.00 Saabumine, tervituskohv 10.00-10.15 Tervitus ja sissejuhatus 10.15-11.45 Ettekanded 11.45-12.00 Kohvipaus 12.00-13.30 Ettekanded 13.30-14.30 Lõuna ja ühispilt 14.30-15.30 I töötoad (kolmes ruumis paralleelselt) 15.30-15.45 Paus ja ruumide vahetus 15.45-16.45 II töötoad (kolmes ruumis paralleelselt) 16.45-17.00 Paus ja ruumide vahetus 17.00-18.00 III töötoad (kolmes ruumis paralleelselt) 18.00-18.15 I päeva kokkuvõte 18.15-19.30 Vaba aeg (sh võimalus külastada spaad või sauna) 19.30-21.00 Pidulik õhtusöök 21.00-…… Õhtune koosviibimine (vt täpsemalt punkt 1.4) Teine päev 08.30-09.45 Hommikusöök ja tubade loovutus 9.45-10.00 Teise päeva sissejuhatus 10.00-11.30 Ettekanded 11.30-11.45 Kohvipaus 11.45-13.00 Ettekanded 13.00-13.45 Paneeldiskussioon laval 13.45-14.00 Kokkuvõte 14.00-15.00 Lõuna ja ärasõit 1.2.1. Käsundisaaja peab arvestama, et tegemist on eeldusliku programmiga ning programmi kellaaegades ja ülesehituses võib toimuda muudatusi. 1.2.2. Ürituse sisulise osa korraldab täielikult käsundiandja, sh otsib esinejad ja moderaatori(d), sõlmib nendega vajadusel kokkulepped tasustamise, transpordi, majutuse vms osas. 1.3. Esimesel päeval enne õhtusööki (eelduslikult kell 18.15-19.30) peab olema osalejatel võimalus tihedast koolituspäevast taastuda. Kui sündmuse toimumiskohas on spaa või saun, peab olema võimalus seda külastada. Sauna või spaa külastamise kulud tuleb kajastada pakkumuses. 1.4. Pärast õhtusööki planeeritud õhtuseks tegevuseks tuleb välja pakkuda muusikaline meelelahutus (DJ, bänd, laulja vmt). 1.4.1. Pakkumuse maksumuses tuleb arvestada ka DJ, bändi, laulja esinemisega seotud kogu tehnikaga (arvestada ca 4 tundi kokku, mitmes osas kogu ürituse vältel). 1.4.2. Meelelahutuse organiseerimisel (ja/või ruumi paigutamisel/valimisel) peab arvestama sellega, et osa seltskonnast soovib tantsida/muusikat nautida ja osa omavahel juttu rääkida. 1.4.3. Käsundiandja teeb ürituse ettevalmistamise faasis õhtuse tegevuse osas valiku käsundisaaja pakkumuses toodud ideedest või kasutatakse tööde käigus koostöös käsundisaajaga tekkinud täiendavaid ideid, et saavutada ürituste eesmärki kõige paremini tagav lahendus. 1.4.4. Käsundisaaja ülesandeks on sõlmida käsundiandja ja -saaja vahel kokkulepitud tegevuste läbiviimiseks vajalikud kokkulepped ning korraldada ja tagada kokkulepitud tegevuste sujuv läbiviimine/tehniline toimimine v.a ettekannetega esinejad, kuna ürituse sisulise poole eest vastutab käsundiandja. 1.5. Kui välja pakutud muusikaliseks meelelahutuseks on vaja broneerida eraldi ruum(id), siis tuleb käsundisaajal see kulu pakkumuse maksumusse sisse arvestada ja eelarve vormil esitada. 2. Toimumiskoht 2.1. Toimumiskoht ei tohi asuda lähemal kui 50 km ja kaugemal kui 100 km Tallinna südalinna asumist. Asukoha kaugus Tallinnast on piiritletud, et vältida kursustel osalejate mitteosalemist kursuste programmi mõnes osas ja/või esimese päeva õhtul lahkumist, mis takistaks kursuste eesmärkide parimat saavutamist. 2.2. Toimumiskoht ei tohi asuda ka saartel, sest esinejad peavad saama vajadusel osaleda vaid enda ettekande ajal. 2.3. Toimumiskohaks sobib mõis või hotell, mis on esinduslik, väärikas ning inspireeriva õhkkonnaga ja asub looduskaunis kohas, et luua soodsad tingimused mõttetööks ning ürituse eesmärkide parimaks saavutamiseks. 2.4. Toimumiskohas peab olema võimalus korraldada kohvipause, lõunasööki ning õhtusööki (väljaspool seminariruume) ning õhtust koosviibimist. Toimumiskohas peab olema spaa ja/või sauna kasutamise võimalus. 2.5. Üritus on varasemalt toimunud Vihula mõisas, mis on arvestades ürituse eesmärki, formaati ja sihtgruppi olnud sobiv koht ürituse korraldamiseks. 2.6. Toimumiskohas peavad kindlasti olema järgmised ruumid: 2.6.1. Suur seminariruum 2.6.1.1. Toimumiskoha suur seminariruum peab võimaldama kuni kaheksakümnel osalejal istuda selliselt (eelistatult laudkondades), et saavad mugavalt jälgida esinejat (vajadusel ekraanilt). 2.6.1.2. Esinejatele peab olema jäetud piisavalt ruumi, et oleks võimalik mugavalt ettekannet teha. Samuti peab esineja nägema oma ettekannet ekraanilt, mis on suunatud ainult tema suunas samal ajal kui ta ise vaatab publiku poole. Samuti peab olema piisavalt ruumi ja vajalik mööbel kuni viie osalejaga paneeldiskussiooni läbiviimiseks. 2.6.2. Väiksed seminariruumid 2.6.2.1. Toimumiskohas peab olema lisaks suurele seminariruumile kolm väiksemat seminariruumi, kuhu mahub vähemalt 25 inimest laudkondadena. Seminariruumid peavad võimaldama töötubade (vt programmi tehnilise kirjelduse punktis 1.2.) korraldamist. 2.6.2.2. Kui toimumiskohas ei ole piisavalt väiksemaid seminariruume, siis võib üks töötuba toimuda suures seminariruumis. 2.6.2.3. Väikeseid seminariruume ei ole vaja sisustada erimööbliga, sobib konverentsimööbel. 2.6.3. Õhtusöögiruum 2.6.3.1. Õhtusöögiks peab olema tagatud privaatne/sed ruum(id). Käsundisaaja peab korraldama ruumi(de) paigutuse ja dekoreerimise, sh ka laudadele kaunistused ja menüüd võttes arvesse, et tegemist on piduliku õhtusöögiga.  2.6.3.2. Ürituse toimumise ruumides ei tohi samal ajal viibida teiste ürituste osalejaid või toimumiskoha teisi külastajaid. 2.6.3.3. Õhtusöögi ruumis peab olema võimalik kasutada ekraani, projektorit, helisüsteemi, kõnepulti, käsimikrofoni, esitlusarvutit, raadiohiirt ning õhtusöögil peab mängima sobiv taustamuusika (ei pea olema elav muusika) ja selle peab tagama käsundisaaja. Õhtusöögi lõpuaeg täpsustatakse ürituse planeerimise käigus. 2.6.4. Õhtuse koosviibimise ruum 2.6.4.1. Ruum peab olema privaatne, st ürituse toimumise ruumides ei tohi samal ajal viibida teiste ürituste osalejaid või toimumiskoha teisi külastajaid. 2.6.4.2. Ruum ja selle paigutus peab arvestama õhtuse tegevusega (vt punkti 1.4). Kõik osalejad peavad mahtuma ühte ruumi. 2.6.4.3. Ruumis peab olema tagatud võimalus istuda (min 20 kohta) ja omavahel juttu rääkida. 2.6.4.4. Ruumis peab olema baar vms koht, kust osalejad saavad ise alkohoolseid ja mittealkohoolseid jooke osta. 2.6.5. Muud ruumid 2.6.5.1. Esimesel päeval enne õhtusööki tuleb tagada võimalus kasutada spaad või sauna/sid. 2.6.5.2. Eelistatult korraldatakse kohvipausid väljaspool seminariruume, seminariruumide läheduses (võimalusel kõigile ühes ruumis). Pausideks tuleb tagada piisav arv pukklaudu, et osalejatel oleks mugav sööki-jooki nautida. 2.6.5.3. Ruumide broneerimisel tuleb lisaks arvestada ettevalmistus- ja järeltegevustele kuluva ajaga. Käsundisaaja kannab kõik ruumide kasutamisega seotud kulud ning ruumide kasutamisega seotud kulud tuleb pakkumuse maksumusse sisse arvestada. 3. Tehnika ja töövahendid 3.1. Käsundisaaja peab suures seminariruumis tagama vähemalt (kui tööde elluviimise käigus pole käsundiandjaga teisiti kokku lepitud): 3.1.1. ekraan (vajadusel lisaekraan(id), et kõik osalejad näeksid mugavalt ettekandeid); 3.1.2. dataprojektor; 3.1.3. kõnepult; 3.1.4. esitlusarvuti; 3.1.5. raadiohiir; 3.1.6. laserpointer;  3.1.7. helisüsteem, mis võimaldab kvaliteetselt esitada ka videote heli; 3.1.8. vähemalt 5 peamikrofoni (korraga laval on kuni 4 panelisti ja moderaator), 1 käsimikrofon, 1 kõnepuldile pandav mikrofon; 3.1.9. väga hea internetiühendus1; 3.1.10. jalgadel tahvel paberiga ja markerid või digitahvel; 3.1.11. osalejatele paberid ja kirjutusvahend (pastapliiatsid); 3.1.12. piisavalt pistikupesasid osalejate sülearvutite tarvis; 3.1.13. grupitöö vahendid (paberid, markerid jms). 3.2. Käsundisaaja peab grupitöö ruumides (väikesed seminariruumid, sh vajadusel ka suur seminariruum) tagama järgmised tehnilised vahendid: 3.2.1. ekraan; 3.2.2. dataprojektor; 3.2.3. helisüsteem; 3.2.4. wifi-võrk; 3.2.5. jalgadel tahvel paberiga ja markerid või digitahvlid; 3.2.6. nuti-ekraan; 3.2.7. osalejatele paberid ja kirjutusvahendid (pastapliiatsid); 3.2.8. piisavalt pistikupesasid osalejate sülearvutite tarvis; 3.2.9. vajadusel grupitöö vahendid (paberid, markerid jms). 3.3. Muud tehnilised vajadused 3.3.1. Käsundisaaja tuleb eelarves arvestada ja vajadusel korraldada mõlemal päeval esineja(te) esinemine (sh ettekannete, videote jms näitamine) üle veebi nii, et esineja näeb seminariruumis viibijaid ja nemad näevad ekraanilt esinejat. 4. Majutus 4.1. Käsundisaaja peab tagama kuni 76 osaleja majutuse üheks ööks. Lisaks tuleb tagada 4 ööbimiskohta käsundiandja esindajatele/esinejatele kaheks ööks (saabuvad 1 päev enne ürituse toimumist). 4.2. Seega tuleb tagada majutus alljärgnevalt: 4.2.1. 22.-23.11.23 käsundiandja esindajatele ja/või esinejatele 4 ööbimiskohta, mis võivad olla kahekesi toas; 1 Kvaliteetne internetiühendus eelkõige esinejatele veebipõhise videomaterjali esitamiseks ettekande käigus ja kaugtöö tegemiseks osalejatele (e-mail, kiirsuhtlus, VPNid, süsteemide kaughaldus ja videokõned)  4.2.2. 23.-24.11.23 osalejatele 76 ööbimiskohta ja 4 ööbimiskohta käsundiandja esindajatele ja/või esinejatele. 4.3. Majutus peab olema tagatud maksimaalses ulatuses omaette tubades. Tubadesse ei tohi majutada kolm või enam osalejat. 4.4. Tubades peab olema eraldiseisev WC ja vannituba. 4.5. Igas toas peab olema võimalik kasutada WIFIt. 4.6. Majutus peab sisaldama hommikusööki. 4.7. Käsundisaaja korraldab enne ürituse toimumist majutamisega seotud andmete edastamise ja suhtlemise toimumiskohaga, kui käsundiandja ja -saaja ei lepi kokku teisiti. Käsundisaaja peab lahendama ürituse toimumise ajal majutusega seotud küsimusi. 4.8. Kui ööbijaid on vähem, kui esialgu planeeritud, tasutakse majutuse eest vastavalt tegelikele kuludele. Ööbijate arvu kinnitab käsundiandja üle hiljemalt kümme päeva enne ürituse toimumist. 5. Toitlustamine 5.1. Kohv/tee ja vesi peavad olema mõlemal päeval saadaval kogu seminaripäeva ajal. 5.2. Ürituse menüüvalikul tuleb arvestada ürituse eripära ja sihtgrupiga, pakkuda tuleb mitmekesist ja tasakaalustatud toitu. Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud, sh välja toodud enamlevinud allergeenid, laktoosi- ja gluteenisisaldus jmt. 5.3. Käsundisaajal tuleb toitlustuse planeerimisel ja eelarve koostamisel arvestada, et järjest enam on osalejate seas erisoovidega inimesi. Ürituse menüüd peavad sisaldama valikut taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja laktoositalumatutele jms. 5.4. Käsundisaaja tagab, et ürituse menüüd ja kogused arvestavad osalejate poolt registreerimisel märgitud infoga (nt toitumiserisused, varasem lahkumine ürituselt vms). 5.5. Hiljemalt 20 päeva enne üritust saadab käsundisaaja käsundiandjale kooskõlastamiseks menüüd söögikordade ja pauside lõikes. 5.6. Toitlustuse eest tasutakse vastavalt tegelikele kuludele. Tegelikud kulud kajastatakse üleandmise-vastuvõtmise aktis, mille käsundisaaja esitab pärast teenuse osutamist. Käsundiandja ei tasu ühegi teenuse eest rohkem kui on toodud käsundisaaja pakkumuses. 5.7. Esimese päeva toitlustus peab sisaldama (pakkumuses arvestada 80 inimesega): 5.7.1. tervituskohvi – vähemalt kaht soolast ja üht magusat suupistet; 5.7.2. ennelõunast kohvipausi – vähemalt kaht tervislikku valikut (nt smuuti, köögi- või puuviljavalik); 5.7.3. buffet lõunasööki – eelrooga (salativalik või supp), pearooga, desserti;  5.7.4. pärastlõunast kohvipausi – vähemalt üht soolast, ühte magusat suupistet ja puuviljavalikut; 5.7.5. kolmekäigulist pidulikku õhtusööki – vähemalt eelrooga (salat või supp), pearooga, desserti. Iga käigu juurde tuleb arvestada sobivate jookidega. Joogid lepitakse hankijaga kokku menüüde kokku leppimise käigus. Kogu õhtusöögi aja peab olema mh tagatud vesi osalejatele ning desserdi juurde tuleb pakkuda kohvi ja teed. Õhtusöök ei ole korraldatud buffet-na. 5.7.6. kui õhtusöögile eelneb saunakülastus (st mitte spaa külastus), peavad saunas olema sobilikud suupisted ja joogid; 5.7.7. suupisteid ja jooke õhtusele koosviibimisele – vähemalt 3 erinevat suupistevaagnat (nt juustu-, liha- ja köögiviljavaagen) ja joogid. Lisaks peab olema tagatud vesi. 5.8. Teise päeva toitlustus peab sisaldama (pakkumuses arvestada 80 inimesega, v.a. hommikune kohvipaus): 5.8.1. vajadusel hommikusöök (eelduslikult sama valik ja sama toimumiskoht, kus ööbijatele serveeritakse hommikusööki) neile, kes saabuvad alles II päeva hommikul (pakkumuses arvestada 10 osalejaga); 5.8.2. kohvipaus – 1 soolane ja 1 magus suupiste; 5.8.3. buffet lõunasööki (salativalik või supp, pearoog, dessert). 5.9. Iga toidukord (v.a suupisted õhtusele koosviibimisele) peab sisaldama igale osalejale kohvi, teed, vett. 5.10. Kohvipausid peavad olema korraldatud kiiresti, osalejatele mugavalt. Katte ettevalmistamine ja hilisem koristamine ei tohi häirida ürituse läbiviimist. 5.11. Lõunasöögi menüü peab olema eri päevadel erinev. 5.12. Lõunad peavad toimuma toimumiskoha seminariruumidest eraldatud suuremas ruumis (restoranis, kohvikus vms). 6. Ürituse ettevalmistamine Ürituse ettevalmistavas faasis on käsundisaaja ülesanneteks vähemalt: 6.1. käsundiandjaga ürituse täpsetes toimumisaegades kokkuleppimine; 6.2. ürituse läbiviimiseks vajaliku tehnika organiseerimine, transport ja toimumiskoha tehniline ettevalmistamine; 6.3. toitlustus- ja majutusteenuse korraldamine; 6.4. ürituse menüüvaliku koostamine ja kokkuleppimine käsundiandjaga; 6.5. esinejatele tänumeenete hankimine; 6.6. ürituse materjalide ettevalmistus (vt punkt 9); 6.7. ürituste läbiviimiseks sobilike ruumide organiseerimine;  6.8. eelregistreerunutele meeldetuletuskirja ettevalmistamine; 6.9. osaluslehtede, osalejate (sh ka lektorid, esinejad ja päevajuhid) nimesiltide, päevakavade (A3 või A4 formaadis) ja EL teavitussildi (A3 formaadis) ettevalmistamine, kooskõlastamine käsundiandja ja printimine. 7. Ürituse kohapealsed tööd Ürituse toimumisfaasis on käsundisaaja ülesanneteks vähemalt: 7.1. ürituse sujuv läbiviimine ja professionaalsel tasemel korralduse tagamine (sh käsundisaaja meeskonna korrektne riietus, osalejate ning esinejatega viisakas suhtlemine, sh vajadusel inglise keeles); 7.2. ruumide (sh tehniline) ettevalmistamine; ruumid peavad olema valmis seatud vähemalt 15 minutit enne ürituse (st enne kogunemise) algust; 7.3. ürituse toimumiseks muude vajalike tegevuste koordineerimine ja haldamine (sh vajadusel mööbli ümberpaigutamine ürituse toimumise ruumides, veebiülekande teostamine ja/või muud tegevused olenevalt konkreetsest üritusest); 7.4. toitlustusega seotud tegevuste koordineerimine ja toitlustuse tagamine vastavalt kokkulepitule käsundiandjaga (vt täpsemalt punkti 5); 7.5. vajadusel ürituse toimumiskoha suunaviitadega tähistamine; 7.6. ürituse alguses ja kogu selle kestel osalejate assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine, suunamine, vajadusel infolaud kogu ürituse kestel), esinejate ja moderaatori assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine ning vajadusel suunamine tehniku juurde, abistamine mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga); 7.6.1. esimesel hommikul enne ürituse algust ja vahetult pärast seda ehk siis kui saabuvad hilinejad, peab registreerimislauas olema korraga 2 inimest. Hiljem peab registreerimislauas olema 1 inimene. Iga osaleja kinnitab kohaloleku allkirjaga osaluslehel. 7.7. vajadusel desinfitseerimis- jms vahendite tagamine; 7.8. ürituste jäädvustamine fotodel aruandluse jaoks. 8. Ürituse järeltegevustega seotud tööd Ürituse järgselt on käsundisaaja ülesanneteks vähemalt: 8.1. tagasisideküsitluse koostamine vastavalt käsundiandjalt saadud sisendile; 8.2. tagasiside kogumine, analüüsimine ja kokkuvõtte esitamine käsundiandjale; 8.3. tänukirja koostamine ja selle kinnitamine käsundiandjaga; 8.4. aruandluse koostamine ja esitamine käsundiandjale. 9. Ürituse materjalid 9.1. Käsundisaaja korraldab vähemalt järgmiste materjalide loomise, kujundamise ja tellimise: 9.1.1. elektroonilise kutse päis (käsundiandjale koostab ürituse kutse, kuhu paigutab käsundisaaja valmistatud kutse päise);  9.1.2. osalejate kaelakaardid koos päevakavaga 80 inimesele, mida on osalejatel mugav kaasas kanda. Kaelakaartide tootmisel arvestada 10 tühja nimesildiga; 9.1.3. suunaviidad (peavad olema paigaldatud erinevate ruumide, hoonete jms vahel liikumiseks); 9.1.4. osalejate nimekiri (allkirjalehed) 1 eksemplar; 9.1.5. ürituse ava- ja vaheslaidid; 9.1.6. esitlusslaidide põhi; 9.1.7. töötubade uksesildid (A4); 9.1.8. tänukaart esinejate ja osalejate kinkekotile (A7); 9.1.9. õhtusöögi menüükaart. 9.2. Kujunduses lähtuda e-Eestile loodud visuaalsest lahendusest (https://brand.estonia.ee/). 10.Ruumide dekoreerimine 10.1. Õhtusöögi ruumis tuleb valguse ja/või lauakaunistustega luua õdus ja pidulik õhkkond. 10.2. Kõik ruumid peavad olema nõuetekohaselt tähistatud Euroopa Liidu sümboolikaga (vastavad nõuded ning stiilijuhised on kättesaadavad aadressil https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/euroopa-liidu-valisvahendid/logod-ja- sumboolika). 11.Esinejate meened 11.1. Käsundisaaja peab pakkuma ja tellima esinejate meened. Pakkumuses arvestada kaheteistkümnega. 11.2. Meenete märksõnaks võib olla nt Eesti disain, keskkonnahoidlikkus (tooted ei pea olema seotud IT ja/või innovatsiooni valdkonnaga). 11.3. Esinejate meene pakkumisel tuleb arvestada, et esinejad võivad olla Eestist ja mujalt ning meene peab olema mugavalt ja turvaliselt transporditav lennuki käsipagasis. 11.4. Meened peavad olema tähistatud Euroopa Liidu logoga vastavalt Riigi Tugiteenuste Keskuse juhenditele: Logod ja sümboolika | Riigi Tugiteenuste Keskus (rtk.ee). 11.5. Meenete maksumus koos kinkekotiga võiks jääda orienteeruvalt vahemikku 30 kuni 40 eurot + km. 11.5.1. Meenete maksimaalne maksumus tuleb arvestada pakkumuse maksumusse ja esitada HD lisa 3-s. 11.6. Käsundiandja teeb meenete osas valiku käsundisaaja pakkumuses toodud ideedest või kasutatakse tööde käigus koostöös käsundisaajaga tekkinud täiendavaid ideid, et saavutada kõige parem lahendus. 12.Muud tingimused 12.1. Käsundisaaja meeskonnaliikmete (sh alltöövõtjate) toitlustamine, majutus ja transport tuleb tagada käsundisaajal ning vastav kulu arvestada eelarverea projektijuhtimise ja sellega seotud kulude sisse. 12.2. Käsundisaaja peab arvestama, et käsundiandja ei tee ettemaksu, tööde vastuvõtmise ja tasumise kord on toodud hanke alusdokumentides. 12.3. Käsundisaaja pakkumuse maksumus peab sisaldama kõigi tööde kirjelduses toodud tööde maksumust. 12.4. Käsundiandja jätab endale õiguse tööde elluviimise käigus kokkuleppel käsundisaajaga vajadusel kulusid eelarveridade vahel muuta (st mõnelt kulurealt vabanevaid vahendeid kasutada teistel ridadel olevate kulude täiendavaks katmiseks), kui see on lepinguga taotletavate eesmärkide saavutamiseks põhjendatult vajalik ja/või kui see võimaldab lepingu eesmärke saavutada parimal võimalikul moel. Kulusid võib eelarveridade vahel muuta tingimusel, et lepingu kogumaksumus ei suurene. 12.5. Käsundiandja jätab endale õiguse tööde elluviimise käigus kokkuleppel käsundisaajaga vajadusel teha muudatusi loovlahenduse (sh ruumide ja visuaalsete materjalide) kontseptsioonis, tehnilis-korralduslikus kontseptsioonis (sh ruumide lahenduses, menüüdes) eeldusel, et muudatused on lepinguga taotletavate eesmärkide saavutamiseks põhjendatult vajalikud ja/või kui need võimaldavad lepingu eesmärke saavutada parimal võimalikul viisil.  Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 2: Projektimeeskonna kinnituse vorm Projektijuht Ees- ja perekonnanimi Sünniaeg dd.mm.yyyy E-post Projektijuhtimise (sündmuskorraldus) kogemus . Kirjeldada vähemalt kolme (3) projekti juhtimist (nõuetekohaselt lõpetatud projektid). Juhtimiseks loetakse, kui vastavas rollis on teostatud töid vähemalt 70 (seitsmekümne) töötunni ulatuses. Ära näidata: - projekti nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - hinnanguline töömaht projektijuhina; - projekti maht; - peamised tööülesanded. Muud projektimeeskonna liikmed Ees- ja perekonnanimi Positsioon Sünniaeg dd.mm.yyyy E-post Töökogemus Selgitus, miks peab pakkuja oluliseks selle rolli kaasamist Kinnitan, et: kõiki eelnimetatud meeskonnaliikmeid on võimalik kasutada hankelepingu täitmiseks, seda kuni hankelepingu tähtaja lõpuni. Pakkujal on vajadusel õigus käesolevas pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid eelneval kirjalikul kokkuleppel hankijaga ja seda tingimusel, et meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kvalifikatsiooni omava spetsialistiga. kõik esitatud meeskonnaliikmed on andnud nõusoleku hankes osalemiseks ja kinnitavad seda antud vormi digitaalselt allkirjastades. Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta) Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 3: Teenuse osutamise eelarve vorm 80 osalejaga sündmuse korraldamine Rida Kulu nimetus Ühik Ühiku hind Hind kokku Muutuvkulud (sõltuvalt osalejate arvust) Majutuskulu Toitlustuskulu Õhtuse tegevuse kulu Meened esinejatele Püsikulud (ei olene osalejate arvust) Konverentsi jm ruumide rentimise kulu Tehnika rendi jm kulu Projektijuhtimiskulud Muud kulud ( täpsustada ) Pakkumuse kogumaksumus ilma käibemaksuta: Käibemaks: Pakkumuse kogumaksumus koos käibemaksuga: Kinnitame, et: oleme pakkumuse maksumuses arvestanud kõikide riigihangete alusdokumentides nõutud teenuste ja töömahtudega; pakkumuse maksumus on lõplik ja sisaldab kõiki kulutusi, mis on vajalikud ha nke lepingu täitmiseks ja teenuste nõuetekohaseks osutamiseks ; oleme teadlikud, et lõplik eelarve võib vastavalt osavõtjate arvule kujuneda väiksemaks, kui esialgu planeeritud. Täpne summa selgub lõppraportiga . oleme teadlikud, et h ankija ei hüvita ha nke lepingu täitmisel p akkujale mingeid täiendavaid kulusid ega tee mistahes täiendavaid makseid. Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta) Riigihange: „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ Lisa 4. Ärisaladus e esitamise vorm Avaldame, et esitatud pakkumusest on ärisaladusega kaitstud järgmised dokumendid või teave: Jrk Dokumendi nimetus (terviktekst või viide teksti osale) Põhjendus teabe ärisaladuseks määramisest 1. 2. … Oleme teadlikud, et: RHS § 46 1 kohaselt ei või pakkuja ärisaladusena märkida: pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste hankelepingute puhul lisaks käesoleva punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid; juhul kui antud vorm on täitmata või esitamata põhjendus teabe ärisaladuseks määramise kohta, loeb hankija, et pakkuja poolt esitatud pakkumus või pakkumuses sisalduv teave ei ole ärisaladusega kaitstud. Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta) Frank Events OÜ [email protected] Sepise 8 11415, Tallinn Pakkumuse esitamise ettepanek Austatud Frank Events OÜ esindaja Kutsume teid osalema hankel „Digitippude foorumi korraldamine 2023“ ja esitama pakkumust sotsiaalteenuse osutamiseks. Hanke eesmärkide täitmiseks hangitavad tegevused on kirjeldatud käesolevale e-kirjale lisatud dokumentides. Tellitava sotsiaalteenuse hinnapiir on kuni 50 000 €, millele lisandub käibemaks. Pakkumuse esitamise tähtaeg on 11. oktoober 2023 kell 12.00. Pakkumus palun esitada e-posti aadressil [email protected]. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Karoli Noor digiarengu kogukonna juht Käesolevale kirjale on lisatud:  Hankedokument  HD Lisa 1. Tehniline kirjeldus  HD Lisa 2. Projektimeeskonna kinnituse vorm  HD Lisa 3. Teenuse osutamise eelarve vorm  HD Lisa 4. Ärisaladuse esitamise vorm  HD Lisa 5. Volikirja vorm  HD Lisa 6. Ühispakkujate volikirja vorm  HD Lisa 7. Käsunduslepingu eritingimuste projekt  HD Lisa 8. Isikuandmete töötlemise registri vorm.  Käsunduslepingu lisa – üleandmise-vastuvõtmise akti (vorm) Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 / [email protected] / www.mkm.ee Registrikood 70003158