Leping

Käskkirja Lisa 1 Lihthanke alusdokument „Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüsi“ tehniline kirjeldus Sisukord 1. Üldandmed...................................................................................................................................... 2 2. Taustainfo ....................................................................................................................................... 2 3. Tellitavate tööde sisu, tegevused ja tulemid ................................................................................. 3 3.1. Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia .................................................................... 3 3.2. Olulistele põhiandmetele kohalduvad nõuded ........................................................................ 4 3.3. Põhiandmete nõuete rakendamise tegevuskava ja õigusandluse muudatusvajaduse analüüs ......................................................................................................................................................... 4 4. Tööde läbiviimise maht ja korraldus .............................................................................................. 5 5. Nõuded Pakkuja meeskonnale ....................................................................................................... 5 6. Pakkumuse esitamine ja nõuded pakkumusele ............................................................................ 5 7. Pakkumuste avamine ja vastavaks tunnistamine ....................................................................... 6 8. Pakkumuste hindamine ja edukaks tunnistamine...................................................................... 7 9. Hankemenetluselt kõrvaldamise alused ...................................................................................... 9 10. Hankelepingu sõlmimine, tulemi esitamine ja vastuvõtmine ning tasumine ......................... 9 11. Lisad ............................................................................................................................................. 9 1 1. Üldandmed 1.1 Hankija vastutav isik: Kuldar Aas Andmehalduse programmijuht Digiriigi arengu osakond e-post: [email protected] tel: +372 5223 571 1.2. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi Hankija) viib läbi hanke, mille eesmärk on leida koostööpartner (edaspidi Pakkuja või ka Töövõtja) põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja olulistele põhiandmetele kohalduvate täpsete nõuete analüüsi teostamiseks (edaspidi Töö). 1.3. Käesoleva hanke eesmärk on luua koostöös Hankijaga üldised põhimõtted põhiandmete olulisuse hindamiseks, piloteerida neid vähemalt kahes asutuses, ning pakkuda välja esmane komplekt olulistele põhiandmetele rakenduvatest andmekvaliteedi, -kirjelduse, kättesaadavuse, andmekasutajatele osutatava toe ja kommunikatsiooni korralduse nõuetest ning töötada välja esialgne protsess põhiandmete dubleeriva kogumise tuvastamiseks ja puuduste adresseerimiseks. 1.4. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. 1.5. Hankija korraldab lihtmenetluse pöördmenetlusena (RHS § 52 lg 3). 1.6. Pakkuja peab hoidma oma pakkumuse jõus vähemalt 90 päeva. Pakkumuse jõusoleku tähtaeg algab pakkumuste esitamise tähtpäevast 2. Taustainfo Praegune põhiandmete mõiste toodi avaliku teabe seadusesse sisse 2008. aastal. Selle järgi on põhiandmed „riigi infosüsteemi kuuluvasse andmekogusse kogutavad andmekogu unikaalsed andmed, mis tekivad andmekogu haldaja avalike ülesannete täitmise käigus“. Põhiandmete mõistega on omakorda seotud andmete ühekordse küsimise printsiip, ehk keeld juba mõnes andmekogus olemasolevaid andmeid uuesti koguda. Nimetatud põhimõtted kehtivad absoluutselt, ehk kõigile andmekogudele ja andmetele, sõltumatult nende sisust, kasutatavusest või säilitusväärtusest. Samas ei ole andmete ühekordse küsimise printsiip praktikas piisavalt rakendunud. 2021. aastal läbi viidud analüüsi alusel on tervelt 80% RIHAs kirjeldatud andmetest märgitud põhiandmeteks, nende nö põhiandmete osas on andmekogude vahel oluline kattuvus. 2022. aasta lõpus viis Hankija läbi lühianalüüsi, mille käigus uuriti mõnede olulisemate põhiandmete haldajate ja kasutajate käest nende seisukohti põhiandmete haldamise, 2 ristkasutamise ja ühekordse küsimise printsiibi rakendamise osas. Vastanute arvates on peamised põhiandmete ristkasutuse probleemid seotud andmete ebausaldusväärse kvaliteedi ning ebapiisava kasutatavusega – kuigi vajalikud andmed on esmapilgul küll mõnes teises andmekogus olemas, pole nende kvaliteet, struktuur või ristkasutust võimaldava teenuse tugi asutuste jaoks tihti piisav. Sama lühianalüüsi käigus selgus, et asutused toetavad ülekaalukalt üleminekut nö absoluutsest põhiandmete käsitlusest väärtuspõhise käsitluseni, mille aluseks on rangemad kvaliteedi- ja kasutusnõuded olulisematele põhiandmetele. Asutuste hinnangul aitaks ühtne põhiandmete olulisuse määramise metodoloogia tuvastada neid andmestikke, mille puhul andmekvaliteedi tõstmine ja andmeteenuste käideldavuse parandamine annaks enim kasu. Omakorda aitab selline teadlikkus asutustel oma sisemisi andmehalduse ja andmete taaskasutusega seotud ressursse rakendada senisest efektiivsemalt. Pikema ülevaate seni tehtud tööst leiab Lisast 2: Põhiandmete kontseptsioon ja selle rakendamise probleemid. 3. Tellitavate tööde sisu, tegevused ja tulemid Kõik Töövõtja poolt esitatud punktides 3.1 – 3.3 kirjeldatud tööde tulemused peavad olema kinnitatud Hankija poolt. Olulisemaid vahetulemeid, põhimõtteid ning lõplikke tulemeid peab Töövõtja tutvustama Hankija poolt hallatud põhiandmete töörühmas. Kõigi tööde käigus loodud tulemite õigused kuuluvad Hankijale. 3.1. Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia Põhiandmete olulisusel põhineva lähenemise aluseks on praktiline olulisuse hindamise metodoloogia. Andmete olulisuse üheks peamiseks kriteeriumiks on nende rist- ja taaskasutatavus, samas on olemas ka muid väärtuse või olulisuse hindamise raamistikke, sh:  Euroopa Komisjoni poolt defineeritud taaskasutuspotentsiaali vaatest väärtuslikud andmestikud (high-value datasets), mille hulka kuuluvad georuumilised andmed, maa seire ja keskkond, meteoroloogiateave, statistika, andmed äriühingute ja liikuvuse kohta;  andmesaatkonna kontekstis defineeritud riikluse säilimise vaatest kriitilised andmekogud, mille hulka kuuluvad e-toimik, kinnistusraamat, äriregister, Riigi Teataja infosüsteem, maakataster, riigikassa infosüsteem, maksukohuslaste register, rahvastikuregister, isikut tõendavate dokumentide register ja riiklik pensionikindlustuse register;  rahvusarhiiv on riigi andmekogude arhiiviväärtuse hindamise käigus defineerinud kaheksa ühiskonna jaoks olulist andmete gruppi: rahvastik, territoorium, õigusaktid, õigusemõistmine, juriidilised isikud, ehitised ja rajatised, tööstusomand, haridus ja teadus;  1997.a. andmekogude seaduse alusel defineeritud riigi põhiregistrid, milleks on andmekogud, mida peetakse riigi rahvastiku, juriidiliste isikute, kinnisvara, seaduses sätestatud vallasvara, riigivara ja muude seadusega määratud oluliste objektide kohta. 3 Töövõtja ülesandeks on analüüsida ülal nimetatud ja võimalikke muid raamistikke ja andmete olulisuse määramise põhimõtteid ning koostada praktiline metodoloogia, mille alusel on asutustel võimalik üheselt analüüsida oma põhiandmeid ning eristada nende hulgast olulised. Muuhulgas tuleb metodoloogias selgelt kirjeldada olulisuse hindamise objekti (põhiandmete või põhiandmete hulga) määratlemise meetodid. Loodud metodoloogiat tuleb piloteerida, ehk teostada oluliste põhiandmete määratlemine, vähemalt kahes eeldatavalt olulisi põhiandmeid haldavas asutuses. Testimiselt saadud tagasiside alusel peab Töövõtja metodoloogiat täiendama. 3.2. Olulistele põhiandmetele kohalduvad nõuded Dokumendi „Põhiandmete kontseptsioon ja selle rakendamise probleemid“ (Lisa 2) koostamise käigus uuris MKM 2022. aastal asutustelt ka põhiandmete ristkasutuse madala taseme põhjuseid ning võimalike lahenduste mõistlikkust. Analüüsi tulemusel tuvastati, et põhiandmete ristkasutuse ja ühekordse küsimise printsiibi paremaks rakendamiseks peab eelkõige tõusma põhiandmete ja nende ristkasutust võimaldavate teenuste kvaliteet ja usaldusväärsus. Käesoleva töö raames peab Töövõtja kirjeldama täpsed nõuded, mille järgimine peaks edaspidi olema oluliste põhiandmete omanikele kohustuslik või soovitatav. Kirjeldatavad nõuded peavad katma vähemalt:  põhiandmete halduse korraldamise üldnõudeid,  põhiandmete kvaliteedi haldamise ja dokumenteerimise nõudeid,  põhiandmete kaardistamise, kirjeldamise ja kirjelduste avalikustamise nõudeid,  põhiandmete ristkasutust võimaldavate andmeteenuste nõudeid,  põhiandmete omaniku poolt andmete kasutajatele pakutava teenuse taseme ja toe nõudeid,  põhiandmete omaniku poolt andmete kasutajatega sisse seatava kommunikatsiooni nõuded. Põhiandmete halduse korraldamist, andmekvaliteeti ja andmekirjeldust puudutavad nõuded peavad põhinema Eesti andmehalduse juhistel (https://www.kratid.ee/juhised), neid vajadusel täpsustades ja täiendades. Selle tegevuse raames peab Töövõtja koostama ka esialgse põhimõttelise protsessi, mille abil on võimalik senisest efektiivsemalt tuvastada dubleerivat põhiandmete kogumist ning olukorda adresseerida. Töövõtja peab loodud nõuete komplekti kohasust ja rakendatavust analüüsima vähemalt punktis 3.1 kirjeldatud pilootasutustega, näiteks fookusgrupi või töötoa formaadis. 3.3. Põhiandmete nõuete rakendamise tegevuskava ja õigusandluse muudatusvajaduse analüüs Töövõtja peab esitama oma soovitused põhiandmete olulisuse põhimõtte ja eelmises punktis 4 kirjeldatud nõuete rakendamiseks hankele järgneva kahe aasta jooksul (eeldatavalt aastatel 2024 – 2025). Samuti peab Töövõtja esitama põhiandmete ja andmete ühekordse küsimise põhimõtte õigusliku analüüsi ja ettepanekud õigusaktide täiendamiseks (ennekõike avaliku teabe seaduse ja teenuste korraldamise ja teabehalduse aluste määrus). 4. Tööde läbiviimise maht ja korraldus 4.1. Tööde eeldatav maksumus on kuni 49 999 eurot (ilma käibemaksuta). 4.2. Lepingu täitmiseks vajalikud füüsilised kohtumised toimuvad eelistatult Hankija ruumides, virtuaalkohtumisteks kasutatakse Microsoft Teams keskkonda. 5. Nõuded Pakkuja meeskonnale 5.1. Pakkuja meeskonda peab kuuluma: 5.1.1. projektijuht, kellel on hanketeate avaldamisele eelneva 36 kuu jooksul kogemus vähemalt kolme (3) andmehalduse või andmete ristkasutusega seonduva projekti juhtimisega. 5.1.2. vähemalt üks andmehalduse ja andmete ristkasutuse ekspert, kellel on vähemalt kahes (2) põhiandmete haldamise või taaskasutusega seotud projektis osalemise kogemus. 5.1.3. vähemalt üks analüütik, kellel on hanketeate avaldamisele eelneva 36 kuu jooksul vähemalt kahes (2) infosüsteemide vahelise andmevahetuse projektis osalemise kogemus. 5.1.4. vähemalt üks jurist/õigusekspert, kellel on vähemalt magistrikraad õigusteaduses ja kes on hanketeate avaldamisele eelneva 36 kuu jooksul osalenud vähemalt kahes (2) avaliku sektori asutuse läbiviidud avaliku teabe seadusega seotud õigusanalüüsi teostamises. 5.2. Pakkuja esitab vastavalt Lisa 3 esitatud vormile kõigi meeskonna liikmete CV-d, milles on selgelt välja toodud liikmete andmed omandatud hariduse ja läbiviidud asjakohaste projektide kohta (projekti nimetus, läbiviimise aeg, projekti tellija, roll ja peamised tööülesanded projektis). 5.3 Pakkuja võib oma äranägemise kohaselt lisada projektimeeskonda rolle ja isikuid, kes on pakkuja hinnangul vajalik(ud) nõuetekohaste eesmärkide saavutamiseks. 6. Pakkumuse esitamine ja nõuded pakkumusele 6.1. Pakkumus tuleb vormistada eesti keeles ja esitada digitaalallkirjastatult riigihangete registri kaudu aadressil https://riigihanked.riik.ee. Pakkumuste esitamise tähtpäev ja kellaaeg on märgitud riigihangete registris (RHR) hanke üldandmetes. 6.2. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see on kooskõlas kõikide riigihanke alusdokumentides (RHAD) esitatud tingimustega või kui pakkumuses ei esine sisulisi kõrvalekaldumisi esitatud tingimustest. 5 6.3. Hankija teeb pakkumuse vastavaks tunnistamise kohta sellekohase põhjendatud kirjaliku otsuse. 6.4. Hankija nõudel peab pakkuja pakkumuses esitatud teavet selgitama vastavalt RHS § 46 lõikele 4. 6.5. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei ole lubatud märkida pakkumuse maksumust, osamaksumusi ega muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid (RHS § 461). Hankija juhib tähelepanu asjaolule, et eduka pakkuja pakkumus on avalik lähtuvalt RHS § 110 lg 5, välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Juhul kui pakkuja ei määratle pakkumuses arusaadavalt ärisaladust või ei põhjenda asjakohaselt, miks on tegemist ärisaladusega, on hankijal kohustus teabenõude laekudes pakkumus täies ulatuses avalikustada. 6.6. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele. 6.7. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta lisaks riigihangete seaduse § 116 lõike 1 punktile 1, kui hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpule viimise riigihanke alusdokumentides sätestatud tingimustel. 6.8. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel. 6.9. Edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja võtab endale kohustuse ning vastutuse töö elluviimiseks kooskõlas hanketingimustega ning tema poolt esitatud pakkumusega. 6.10. Pakkuja esitab pakkumuses vähemalt: 6.10.1. Pakkumuse kogumaksumuse (eurodes, ilma käibemaksuta ja käibemaksuga). 6.10.2. Töö teostamise esialgse kava, milles sisaldub vähemalt projektiplaan, kasutatava metodoloogia ja selle rakendamise kirjeldus ning peamiste ettenähtavate riskide kirjeldus. 6.10.3. Lisa 3: Projektimeeskonna kinnitus ja CV-d. 6.10.4. Lisa 4: Ärisaladuse vorm. 6.10.5. Koos pakkumusega esitab pakkuja Lisa 7: Kinnitus RHS § 95 lg 1 nimetatud kõrvaldamise aluste puudumise kohta. 7. Pakkumuste avamine ja vastavaks tunnistamine 7.1. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja riigihanke alusdokumentides esitatud tingimuste ülevõtmist. Pakkuja ei saa lisada omapoolseid tingimusi riigihanke alusdokumentidele. 6 7.2. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui see ei vasta riigihanke alusdokumentides esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid riigihanke alusdokumentides nimetatud tingimustest. 7.3. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. 8. Pakkumuste hindamine ja edukaks tunnistamine 8.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. 8.2. Hankijal on õigus põhjendamatult madala maksumusega pakkumus tagasi lükata, kui Hankija leiab pärast Pakkujalt nõutud selgituse saamist ja tõendite hindamist, et pakkumuse maksumus on põhjendamatult madal või Pakkuja ei ole tähtajaks esitanud nõutud selgitust (RHS § 115). 8.3. Pakkumuste hindamise metoodika: 8.3.1. Töö kogumaksumus (50 punkti); 8.3.1.1. Maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse Pakkumusele, mille kogumaksumus on madalaim, teiste Pakkumuste väärtuspunktid arvutatakse järgmise valemi järgi: „väärtuspunktid“ = „kõige odavama Pakkumuse kogumaksumus” ÷ „hinnatava Pakkumuse kogumaksumus” × 50. Arvutuste tulemused ümardatakse ühe komakoha täpsusega. Kogumaksumust hinnatakse koos KMiga. 8.3.2. „Töö teostamise vastavus tehnilisele kirjeldusele“ (50 punkti). Kriteeriumit hinnatakse Tabelis 1 nimetatud kolme alamkriteeriumi alusel, milleks on: 8.3.2.1. „Töö teostamise metodoloogia rakendamine“ (20 punkti); 8.3.2.2. „Projektiplaan“ (20 punkti); 8.3.2.3. „Riskide haldamise meetmete kirjeldus“ (10 punkti); 8.3.2.4. „Töö teostamise vastavus tehnilisele kirjeldusele“ kriteeriumi iga alamkriteeriumit hindavad Hankija hankekomisjoni liikmed individuaalselt. Maksimaalselt on igalt hindamiskomisjoni liikmelt võimalik saada 50 punkti, liikmete antud punktid summeeritakse ja leitakse aritmeetiline keskmine. Seejärel rakendatakse väärtuspunktide süsteemi ehk maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid alamkriteeriumi osas leitakse järgmise valemi järgi: „punktimäär“ = „ hinnatava pakkumuse aritmeetiline keskmine“ ÷ „suurim aritmeetiline keskmine“ x „50“. Tabel 1. Kriteeriumi „Töö teostamise vastavus tehnilisele kirjeldusele“ hindamine. Alamkriteerium Punktid Punktide andmise alus Töö teostamise 20 Pakkuja on täielikult aru saanud hanke metodoloogia rakendamine ülesandepüstitusest. Pakutud metoodika ja 7  protsessi loogika on viidud täielikult vastavusse hanke objekti ja sisuga. 10 Pakkuja on aru saanud hanke ülesandepüstitusest. Pakutud metoodika ja protsessi loogika on viidud osaliselt vastavusse hanke objekti ja sisuga. 5 Pakkuja ei ole aru saanud hanke ülesandepüstitusest. Pakutud metoodika ja protsessi loogika on üldised ja sidumata hanke objekti ja sisuga. Projektiplaan 20 Projektiplaanis kirjeldatud hanke eesmärkide ja tulemite saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste etappideks jaotamise põhjendatus) on täielikult kooskõlas hanke tehnilise kirjelduse ja hanke eesmärkidega. Ajakava on realistlik 10 Projektiplaanis kirjeldatud hanke eesmärkide ja tulemite saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste etappideks jaotamise põhjendatus) on suures osas kooskõlas hanke tehnilise kirjelduse ja hanke eesmärkidega. Ajakavas esineb üksikuid puuduseid. 5 Projektiplaanis kirjeldatud hanke eesmärkide ja tulemite saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste etappideks jaotamise põhjendatus) ei ole olulises osas kooskõlas hanke tehnilise kirjelduse ja hanke eesmärkidega või saavutatav planeeritud ajakavas. Riskide haldamise 10 Riskide haldamise meetmed on meetmete kirjeldus proportsionaalsed. 5 Riskide haldamise meetmete kirjelduses esineb üksikuid puuduseid. 3 Riskide haldamise meetmed ei toeta hanke eesmärkide saavutamist etteantud ajaraamis. 8.4. Saadud väärtuspunktid summeeritakse ning edukaks tunnistatakse pakkumus, mille väärtuspunktide summa on eelpool kirjeldatud arvutuste tulemusel kokku suurim. Võrdse arvu väärtuspunkte kogunud pakkumuste puhul osutub edukaks pakkumuseks kriteeriumi „Töö kogumaksumus“ eest enim väärtuspunkte saanud pakkumus. Juhul, kui ka antud kriteeriumi eest on võrdsed pakkumused saanud sama palju väärtuspunkte, siis selgub edukas pakkumus hindajate hääletuse tulemusel. 8.5. Väärtuspunktide arvutamisel arvestatakse tulemused täpsusega 2 (kaks) kohta pärast koma. 8.6. Kui pakkumusele omistati hindamiskriteeriumi "Töö teostamise vastavus tehnilisele kirjeldusele" osas kõigi hindamiskomisjoni liikmete poolt vähemalt ühe alamkriteeriumi osas miinimumpunktid, siis pakkumust edukaks ei tunnistata. 8 9. Hankemenetluselt kõrvaldamise alused 9.1. Hankijal on õigus sisuliselt kontrollida RHS § 95 lg-s 1 nimetatud kõrvaldamise aluste puudumist kogu riigihanke vältel (Lisa 6 ja Lisa 7) 9.2. Hankija kontrollib enne hankelepingu sõlmimist edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujal § 95 lõikes 1 sätestatud kõrvaldamise aluste puudumist ja teeb otsuse pakkuja kõrvaldamata jätmise kohta, kui pakkujal kõrvaldamise aluseid ei esine. 9.3. Kui pakkuja ei esita hankija antud tähtajaks kõrvaldamise aluste kontrollimiseks vajalikke dokumente või selgitusi esitatud dokumentide sisu kohta või selgitamist võimaldavaid andmeid või dokumente ja need andmed või dokumendid ei ole hankijale andmekogus olevate avalike andmete põhjal tasuta kättesaadavad, kõrvaldab hankija pakkuja riigihankest põhjendatud otsusega. 10. Hankelepingu sõlmimine, tulemi esitamine ja vastuvõtmine ning tasumine 10.1. Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Töö teostamisega seoses ei tohi Töö teostamise käigus Töövõtja Hankijalt täiendavalt nõuda muid tasusid. Juhul, kui Töövõtja vajab Töö teostamiseks täiendavaid litsentse, sertifikaate vms, siis need hangib Töövõtja ning lisab litsentsi/litsentside, sertifikaadi/sertifikaatide vms hinna maksumusele ning esitab Pakkumuses. 10.2. Töö teostamise aeg on neli kuud arvates lepingu sõlmimisele järgnevast päevast. 10.3. Hankeleping sõlmitakse eduka pakkumuse esitanud Pakkujaga. 10.4. Pakkujal peab olema valmisolek alustada hankelepingujärgse Töö teostamisega hankelepingu sõlmimisele järgnevast tööpäevast arvates ja nimetatud tingimusega tuleb Pakkujatel pakkumust esitades arvestada. 10.5. Projekti lõppedes esitab Pakkuja kogu projekti dokumentatsiooni Hankijale. 10.6. Pakkuja annab Töö lõpptulemi Hankijale üle Pakkujaga sõlmitud töövõtulepinguga (lisa 5) punktis 1.1.1.2 sätestatud tähtajaks. 11. Lisad Lisa 1 – Lihthanke alusdokument „Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüsi“ tehniline kirjeldus Lisa 2 – Põhiandmete kontseptsioon ja selle rakendamise probleemid Lisa 3 – Projektimeeskonna kinnitus Lisa 4 – Ärisaladus Lisa 5 – Töövõtulepingu eritingimused (projekt) Lisa 6 – Pakkujate hankemenetluselt kõrvaldamise alused Lisa 7 – Kinnitus RHS § 95 lg 1 nimetatud kõrvaldamise aluste puudumise kohta 9  Riigihange: Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüs Lisa 3 – Projektimeeskonna kinnitus Projektijuht Ees- ja perekonnanimi Raivo Ruusalepp Nõuded kompetentsile Ära näidata vähemalt kolme ( 3 ), hanketeate avaldamisele eelneva 36 kuu jooksul lõppenud , andmehalduse või andmete ristkasutusega seonduva projekti juhtimise kogemus (nõuetekohaselt lõpetatud projektid) , sealhulgas: - projekti nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Haridus: Londoni Ülikool, MA (digihumanitaaria), 1994 Tartu Ülikool, BA (ajalugu), 1993 Referent s p rojektid: Andmehalduse kompetentside arendamine Ott Velsberg, MKM . Hanke korraldas RTK. Hanke periood: 10/2020-12 / 2021 Roll : projekti juhtimine , koolitusprogrammi väljatöötamine, koolituste korraldamine , kliendisuhtlus ja projekti aruandlus. Andmehaldurite koolituste ettevalmistamine ja l äbiviimine Karl-Andreas Sprenk, MKM Hanke periood: 01/09/2022-01/06/2023 Roll: projekti juhtimine, koolitusprogrammi väljatöötamine, koolituste korraldamine , kliendisuhtlus ja projekti aruandlus. Riigi kultuuri- ja sporditoetuste andmeid koondava andmemudeli loomise eelanalüüs ning andmemudeli prototüübi loomine Marika Pihl, Eesti Kultuurkapital Hanke periood: 04/2021-12/2021 Roll: p rojekti juhtimine, andmete kogumine ja analüüs, andme mudeli ja andmearhitektuuri disainimine, poliitikasoovituste sõnastamine. Andmehalduse ja andmete ristkasutuse ekspert Ees- ja perekonnanimi Alvar Pihlapuu Nõuded kompetentsile Ära näidata vähemalt kahe ( 2 ) põhiandmete haldamise või taaskasutusega seotud projekti kogemus , sealhulgas: - projekti nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Haridus Tallinna Tehnikaülikool, arvutid ja arvutivõrgud magister, 18.juuni.1993, No 002912 Referentsprojektid Holm Bank AS, keskse tuumlahenduse loomine HolmBank Core , CRM , DWH Rauno Klettenberg , CEO 01.09.2019 – 31.05.2021 Projektijuht ja arhitekt. Panga v anadest lahendustest kliendi- , toote - ja tehingua ndmete koondamine, kirjeldamine , ühtlustamine ja uude (majasiseselt loodud), kesksesse müügi-, kliendihaldus- ja andmeaidalahendusse ülekandmine. Arendatud ja juurutatud eraldiseisev põhiandmete ja klassifikaatorite moodul. Eesti Energia AS, Industry 3.5 KPI I ja KPI II taseme mõõdikute a utomatiseerimine andmeaidas Agnes Roos, CIO 01.09.201 6 – 31.05.20 18 IT arendusjuh ina projekti eest vastutaja. EE kontserni 26 ettevõtte hajusate klientide, toodete, varade , tehingute, tootmisandmete koondamine, kirjeldamine, ühtlustamine andmeaida keskseteks esimese ja teise taseme juhtimismõõdikuteks ja nende esitlemine läbi Tableau töövahendi . Arendatud ja juurutatud eraldiseisev põhiandmete ja klassifikaatorite moodul. EV Maksu - ja Tolliamet, keskse andmehaldus e ja -andmeteenuste loomine MTA keskne ärisõnastik, andmekataloog, põhiandmete repositoorium (Isikuvaade) ja keskne faktikiht (SAS Data3) , ühised k lassifikaatorid ( UNIREG ) , andmeteenuste arendused MTA järelevalveteenustele. Janek Leis , TBO osakonnajuht 01.11.2021 – 31.06.2023 Andmehaldusjuh t. M etaandmete tarkvara juurutamine , sõnastike hierarhia ja ontoloogia , põhiandmete määramine , kinnitamine, elutsükli ja kasutamise töökorraldus. Analüütik Ees- ja perekonnanimi Lauri Kurel Nõuded kompetentsile Ära näidata vähemalt kahe ( 2 ) , hanketeate avaldamisele eelneva 36 kuu jooksul lõppenud , infosüsteemide vahelise andmevahetusega seotud projekti kogemus , sealhulgas: - projekti nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Haridus: Tallinna Tehnikaülikool, BA (Äriinfotehnoloogia), 2017 Referentprojektid: Projekti nimi: Raamatukoguteenuste ärianalüüs ja teenusedisain Tellija: Eesti Rahvusraamatukogu Projekti kestvus: 02.2022 – 12.2022 (osalesin alates 08.2022) Peamised tööülesanded: Andmete kogumine ja analüüs, äriprotsesside modelleerimine, andme arhit e ktuuri kavandamine, analüüsiaruande koostamine, tehniline IT analüüs Projekti nimi: Aadresside ja Kohanimede Süsteemi ärianalüüs Tellija: Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus ( KeMIT ) Projekti kestvus: 08.2022 – 03.2023 Peamised tööülesanded: Andmete kogumine ja analüüs, interv juude ja töötubade läbiviimine, äriprotsesside modelleerimine, äriarhit e ktuuri kavandamine, andmearhitektuuri ja andmeliideste analüüs, analüüsiaruande koostamine, tehniline IT analüüs Projekti nimi: Täiskasvanute eesti keele õppe ke skkonna ärianalüüs Tellija: Haridus- ja Teadusministeerium Projekti kestvus: 08.2022 – 03.2023 Peamised tööülesanded: Andmete kogumine ja analüüs, intervjuude ja töötubade läbiviimine, äriprotsesside modelleerimine, äri - ja andme arhit e ktuuri kavandamine, analüüsiaruande koostamine, tehniline IT analüüs Projekti nimi: Andmehaldurite koolituste ettevalmistamine ja läbiviimine Tellija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Projekti kestvus: 09.2022 – 05.2023 Peamised tööülesanded: E-kursuste sisu loomine ja nende disainimine ja loomine RISE keskkonnas, klassiruumikoolitustel toetavas rollis osalemine Jurist / õigusekspert Ees- ja perekonnanimi Liisi Jürgen Nõuded haridusele ja kompetentsile vähemalt magistrikraad õigusteaduse s . Ära näidata vähemalt kahe ( 2 ), hanketeate avaldamisele eelneva 36 kuu jooksul avaliku sektori asutuse läbiviidud avaliku teabe seadusega seotud õigusanalüüsi teostamises osalemise kogemus , sealhulgas: - projekti / tegevuse nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Haridus 2012–2015 Westfälische Wilhelms-Universität Münster (Münsteri Ülikool), LL.M 2008–2010 Tartu Ülikool, õigusteadus MA 2005–2008 Tartu Ülikool, õigusteadus BA Referentsprojektid Sotsiaalministeeriumi väikeost: „Personaalmeditsiini projekti õiguslik ja eetiline analüüs“ „Personaalmeditsiini projekti õiguslik ja eetiline analüüs“ II etapp: Andmetöötluse aluste väljaselgitamine erinevates andmete liikumise etappides vastavalt kinnitatud arhitektuurilisele lahendusele Personaalmeditsiini projekti III etapp (arhitektuur) Tellija: Sotsiaalministeerium Projekti algus ja lõpp : november 2019- november 2020 Sisu: Õiguslik-, eetiline ja andmekaitse analüüs, mis keskendus geeniandmete töötlemise lubatavusele personaalmeditsiini projektides. Analüüsida tuli erinevaid õigusakte (eelkõige isikuandmete kaitse üldmäärus , inimgeeniuuringute seadus, isikuandmete kaitse seadus, t ervishoiuteenuste korraldamise seadus , võlaõigusseadus, avaliku teabe seadus). Analüüs ja nõustamine keskendus mh geeni- ja terviseandete rist- ja teise kasutamise õiguslikele probleemidele. Samuti nõusoleku küsimustele – geeni- ja terviseandmete töötlemise alusetele ning isiku õigusele mitte saada infot oma võimalike tervise probleemide kohta. Rahapesu Andmebüroo riigihange nimetusega: „Strateegilise analüüsi funktsiooni eelanalüüs Rahapesu Andmebüroole“ Tellija: Rahapesu Andmebüroo Projekti algus ja lõpp : november 2022-mai 2023 Sisu: Õigusanalüüs keskendus mh suurandmete rist- ja teisese kasutamise õiguslikule lubatavusele, tehisintellektil baseeruva tehnoloogia kasutamise lubatavusele süütegude ennetamise eesmärkidel. Samuti RABi (uue) andmekogu loomise kohustusele vastavalt avaliku teabe seaduse ja teiste relevantsete õigusaktide nõuetele. Majandus- ja K ommunikatsiooniministeeriumi hange Eesti kosmoseobjektide seaduseelnõu väljatöötami seks Tellija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Projekti algus ja lõpp: 12.04.2023–01.05.2024 Sisu: Eesti kosmoseseaduse normatiivteksti ja seletuskirja koostamine koos rakendusaktidega. Projekt hõlmab ka vastava andmekogu loomiseks vajalikku nõustamist ja avaliku teabe seaduse analüüsi ning rakendamist. Konsultatsiooni ja tehniliste tööde läbiviimine reaalajamajanduse valdkonnas Tellija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Projekti algus ja lõpp: 04. aprill 2023–detsember 2023 Sisu: Õiguslikanalüüs ja nõustamine seoses erinevate reaalajamajanduse projektidega. Mh nõustamine seoses isikuandmete ja muude andmete rist-, teisese- ja taaskasutusega. Töö käigus oleme juba välja toonud avaliku teabe seaduse puudusi seoses andmete teisese kasutamisega. Projekti käigus oleme juba analüüsinud erinevate reaalajamajanduse toodete/teenuste praktilise integratsiooni probleeme. Politsei ja Piirivalveamet i väikeost. Nõustamine seoses droonide kasutamisega ja droonide kasutamise andmeaktisealase mõjuhinnangu koostamine Tellija: Politsei ja Piirivalveamet Projekti algus ja lõpp : september 2022-jaanuar 2023 Sisu: Vandeadvokaadid Tea Kookmaa ja Liisi Jürgen nõustasid PPA-d seoses PPA sooviga võtta kasutusele droonid sündmuskohtade kaardistamiseks, mõõtmiseks. Projekti käigus tuli analüüsida isikuandmete kaitse üldmäärus t , avaliku teabe seadust, isikuandmete kaitse seadust, politsei- ja piirivalve seadust, PPA põhimäärust, PPA andmekogu põhimäärust ja teisi relevantseid õigusakte. Töö käigus valmis andmekaitse mõjuhinnang, mis võttis mh arvesse eeltoodud õigusakte. Jurist / õigusekspert Ees- ja perekonnanimi Tea Kookmaa Nõuded haridusele ja kompetentsile vähemalt magistrikraad õigusteaduses . Ära näidata vähemalt kahe (2), hanketeate avaldamisele eelneva 36 kuu jooksul avaliku sektori asutuse läbiviidud avaliku teabe seadusega seotud õigusanalüüsi teostamises osalemise kogemus, sealhulgas: - projekti / tegevuse nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Haridus 2016 Tartu Ülikool, õigusteadus, MA 2015–2016 Georg-August- Universität Göttingen , õigusteaduskond, vahetusüliõpilane Erasmus + programmi raames 2015 4th ELSA Vienna Law School on Dispute Resolution 2014 Tartu Ülikool, õigusteadus, BA Referentsprojektid Sotsiaalministeeriumi väikeost: „Personaalmeditsiini projekti õiguslik ja eetiline analüüs“ „Personaalmeditsiini projekti õiguslik ja eetiline analüüs“ II etapp: Andmetöötluse aluste väljaselgitamine erinevates andmete liikumise etappides vastavalt kinnitatud arhitektuurilisele lahendusele Personaalmeditsiini projekti III etapp (arhitektuur) Tellija: Sotsiaalministeerium Projekti algus ja lõpp : november 2019- november 2020 Sisu: Õiguslik-, eetiline ja andmekaitse analüüs, mis keskendus geeniandmete töötlemise lubatavusele personaalmeditsiini projektides. Analüüsida tuli erinevaid õigusakte (eelkõige isikuandmete kaitse üldmäärus , inimgeeniuuringute seadus, isikuandmete kaitse seadus, t ervishoiuteenuste korraldamise seadus , võlaõigusseadus, avaliku teabe seadus). Analüüs ja nõustamine keskendus mh geeni- ja terviseandete rist- ja teise kasutamise õiguslikele probleemidele. Samuti nõusoleku küsimustele – geeni- ja terviseandmete töötlemise alusetele ning isiku õigusele mitte saada infot oma võimalike tervise probleemide kohta. Rahapesu Andmebüroo riigihange nimetusega: „Strateegilise analüüsi funktsiooni eelanalüüs Rahapesu Andmebüroole“ Tellija: Rahapesu Andmebüroo Projekti algus ja lõpp : november 2022-mai 2023 Sisu: Õigusanalüüs keskendus mh suurandmete rist- ja teisese kasutamise õiguslikule lubatavusele, tehisintellektil baseeruva tehnoloogia kasutamise lubatavusele süütegude ennetamise eesmärkidel. Samuti RABi (uue) andmekogu loomise kohustusele vastavalt avaliku teabe seaduse ja teiste relevantsete õigusaktide nõuetele. Majandus- ja K ommunikatsiooniministeeriumi hange Eesti kosmoseobjektide seaduseelnõu väljatöötami seks Tellija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Projekti algus ja lõpp: 12.04.2023–01.05.2024 Sisu: Eesti kosmoseseaduse normatiivteksti ja seletuskirja koostamine koos rakendusaktidega. Projekt hõlmab ka vastava andmekogu loomiseks vajalikku nõustamist ja avaliku teabe seaduse analüüsi ning rakendamist. Konsultatsiooni ja tehniliste tööde läbiviimine reaalajamajanduse valdkonnas Tellija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Projekti algus ja lõpp: 04. aprill 2023–detsember 2023 Sisu: Õiguslikanalüüs ja nõustamine seoses erinevate reaalajamajanduse projektidega. Mh nõustamine seoses isikuandmete ja muude andmete rist-, teisese- ja taaskasutusega. Töö käigus oleme juba välja toonud avaliku teabe seaduse puudusi seoses andmete teisese kasutamisega. Projekti käigus oleme juba analüüsinud erinevate reaalajamajanduse toodete/teenuste praktilise integratsiooni probleeme. Politsei ja Piirivalveameti väikeost. Nõustamine seoses droonide kasutamisega ja droonide kasutamise andmeaktisealase mõjuhinnangu koostamine Tellija: Politsei ja Piirivalveamet Projekti algus ja lõpp : september 2022-jaanuar 2023 Sisu: Vandeadvokaadid Tea Kookmaa ja Liisi Jürgen nõustasid PPA-d seoses PPA sooviga võtta kasutusele droonid sündmuskohtade kaardistamiseks, mõõtmiseks. Projekti käigus tuli analüüsida isikuandmete kaitse üldmäärus t , avaliku teabe seadust, isikuandmete kaitse seadust, politsei- ja piirivalve seadust, PPA põhimäärust, PPA andmekogu põhimäärust ja teisi relevantseid õigusakte. Töö käigus valmis andmekaitse mõjuhinnang, mis võttis mh arvesse eeltoodud õigusakte. Kinnitan, et: kõiki eelnimetatud meeskonnaliikmeid on võimalik kasutada hankelepingu täitmiseks, seda kuni hankeleping on täi detud . Pakkujal on vajadusel õigus käesolevas pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid eelneval kirjalikul kokkuleppel Hankijaga ja seda tingimusel, et meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kvalifikatsiooni omava spetsialistiga. kõik esitatud meeskonnaliikmed on andnud nõusoleku hankelepingu täitmises osalemiseks ja kinnitavad seda antud vormi digitaalselt allkirjastades. Nimi: Siim Aben /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta) Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüs Pakkumine Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile 18.09.2023  ÄRISALADUS Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Suur-Ameerika 1, Tallinn Austatud hr. Kuldar Aas, Meil on hea meel esitada pakkumus põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüsi läbiviimiseks. Peame enda lähenemise keskseks lisaväärtuseks EY pikaajalise ja laiapõhjalise avaliku ja erasektori nõustamise alase pädevuse ühendamist põhjalike andmehalduse valdkonnateadmiste ja võrgustikuga. EY on osalenud Eesti Kratistrateegia koostamises ja välja töötanud Eesti andmehalduse raamistiku koos andmekirjelduse standardi ja andmekvaliteedi mudeliga. Nende alusdokumentide praktiliseks rakendamiseks koostatud koolituste kaudu oleme saanud põhjaliku ülevaate andmehalduse murekohtadest ja edusammudest avalikus sektoris. Meie viimase 3 aasta jooksul läbi viidud andmehalduse koolitustel on osalenud üle 150 ametniku ja 100 andmehalduse eest vastutava juhi. EY Eesti on jaganud oma andmehalduse alast kompetentsi ka teiste riikide avaliku sektori asutuste projektides, s.h. Saudi Araabia (Saudi Authority for Data and Artificial Intelligence), Leedu (Information Society Development Committee), jt. Oleme lisaks EY andmehalduse tiimile kaasanud käesolevasse projekti andmehalduse eksperdi, kellel on rikkalik kogemus põhiandmete määratlemisel ja haldamisel ettevõtetes ning andmekaitse ja avaandmete valdkonna õiguseksperdid. Allpool leiate meie pakkumise, mis hõlmab töö läbiviimise metoodikat ja projekti ülesehitust, kattes hanke dokumendis nõutud osad. Oleme valmis vastama võimalikele lisaküsimustele ja kavandatud tegevusi koostöös teiega töö käigus täpsustama. Pakkuja nõustub kõikide hankedokumentides esitatud tingimustega. Pakkumus on jõus 90 kalendripäeva. Lugupidamisega, Siim Aben Konsultatsioonivaldkonna juht Ernst & Young Baltic AS 18.09.2023 1  ÄRISALADUS Sisukord Sisukord ....................................................................................................................................2 1. Analüüsi kontekst ja üldine eesmärk ...................................................................................3 2. Analüüsi teostamise projektiplaan ......................................................................................4 2.1 Analüüsi teostamise metoodika ....................................................................................4 2.2 Projekti tegevus ja ajakava ...........................................................................................4 2.3 Projekti tegevused.......................................................................................................6 2.3.1 Etapp 1: Projekti käivitamine ....................................................................................6 2.3.2 Etapp 2: Andmete olulisuse hindamise nõuete koostamine ..........................................6 2.3.3 Etapp 3: Andmete olulisuse hindamise piloteerimine ja põhiandmete haldus .................8 2.3.4 Etapp 4: Projekti lõpetamine.....................................................................................8 3. Projekti töökorraldus .........................................................................................................9 3.1 Projektorganisatsiooni tutvustus ...................................................................................9 3.2 Regulaarsed töökohtumised .......................................................................................10 3.3 Kvaliteedijuhtimine ....................................................................................................10 4. Projekti riskid .................................................................................................................12 5. Meeskonna ülevaade .......................................................................................................13 2  ÄRISALADUS 1. Analüüsi kontekst ja üldine eesmärk Põhiandmete kontseptsiooni juured on andmete dubleeriva kogumise vältimise vajaduses. Ühte riigi andmekogusse kogutud põhiandmeid peab olema võimalik teistel andmekogudel taaskasutada, selmet neid ise uuesti kodaniku või ettevõtte käest koguda. Samast põhimõttest oli kantud juba 1990ndate keskel vastu võetud andmekogude seaduse riigi põhiregistrite idee, kuid hoolimata kogu vahepealse perioodi kehtinud põhimõttest, ei ole see praktikas veel hästi juurdunud. Algse, peamiselt ökonoomika ja efektiivsuse ning kodanike rahulolu riigi e-teenustega, vaatenurgast lähtuvate argumentide kõrvale on viimastel aastatel kerkinud uued faktorid, mis väärtustavad suurt taaskasutust leidvaid andmeid, aga ka kriisiolukorras toimetuleku jaoks kriitiliselt hädavajalikke andmeid. Euroopa Komisjon on defineeritud taaskasutuspotentsiaali vaatest väärtuslikud andmestikud ( high- value datasets),1 mille hulka kuuluvad ruumiandmed, keskkonnaandmed, ilmaandmed, statistika, ettevõtete andmed ning liikuvus- ja transpordi andmed. Eestis on MKM seda loendit laiendanud veel keeleandmestikega. Siseriiklikult seab „Digiriigi arengukava 2030“ andmepõhise riigivalitsemise üheks eesmärgiks: „Andmetest on olemas ajakohane ja terviklik ülevaade nii andmekogude kui ka andmestike tasandil. Andmeid saab omavahel linkida. Rakendatakse andmete ühekordse küsimise ja taaskasutuse põhimõtet“. Andmete taaskasutuse tõhustamiseks on põhiandmete määratlemine oluline samm. Andmehalduse valdkonna tegevuskava2 seadis üheks eesmärgiks „5.1 Põhiandmete mõiste ja toimimise käsitluse kokkuleppimise ning põhiandmete taaskasutamise edasise tegevuskava koostamise“, mille tulemuseks peab olema kokku lepitud, kuidas hallatakse ühekordseid põhiandmeid. Tellija on oma põhjalikus eelanalüüsis sedastanud järgmised probleemkohad põhiandmetega seoses: ► Põhiandmete ebapiisav määratlus, mis ei ole piisavalt praktiline; ► Põhiandmete madal leitavuse tase; ► Põhiandmete ebausaldusväärne kvaliteet; ► Põhiandmete ebapiisav tehniline kasutatavus; ► Põhiandmete struktuuri ja klassifikaatorite mittesobivus; ► Põhiandmete mittesobiv kontekst. Käesolev projekt asub neid probleeme lahkama ja lahendama, kombineerides erinevaid lähenemisi, hindamiskriteeriume ja vaatenurki üheks terviklikuks töövahendiks, mida asutused saavad rakendada. Hanke tulemusena koostatava analüüsi eesmärk on: ► luua üldised põhimõtted põhiandmete olulisuse hindamiseks; ► piloteerida neid vähemalt kahes asutuses; ► pakkuda välja esmane komplekt olulistele põhiandmetele rakenduvatest andmekvaliteedi, andmekirjelduse, kättesaadavuse, andmekasutajatele osutatava toe ja kommunikatsiooni korralduse nõuetest; ► töötada välja esialgne protsess põhiandmete dubleeriva kogumise tuvastamiseks ja puuduste adresseerimiseks. Tellija on ära teinud põhjaliku töö eelanalüüsi käigus, kaardistades nii erinevaid lähenemisi põhiandmetele kui asutuste murekohti põhiandmete rakendamisel. Eelanalüüs on suurepärane alus projekti tegevustega viivituseta alustamiseks ja analüüsi täiendamiseks. Kokkuvõtvalt on projekti oluline lisandväärtus andmete ühekordse kasutamise toetamine ning asutuste andmehalduse paremaks korraldamiseks vajalike nõuete ja tegevuskava sõnastamine. 1 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/HTML/?uri=CELEX:32019L1024 2 https://www.kratid.ee/andmehalduse-tegevused 3  ÄRISALADUS 2. Analüüsi teostamise projektiplaan 2.1 Analüüsi teostamise metoodika Metoodilise lähenemise välja töötamisel oleme lähtunud hankedokumendi tehnilises kirjelduses püstitatud uurimisküsimustest ja enda varasemast kogemusest nii andmehalduse kui ka strateegiliste arenguvisioonide koostamisel. Tegevusi ja nende läbi viimiseks kasutatavaid meetodeid on kirjeldatud järgnevates alapeatükkides. Ülevaatlikkuse huvides oleme tegevused jaotanud järgmisteks etappideks: ► Esimeses, projekti käivitamise etapis, toimub projekti avakohtumine, analüüsi metoodika, täpsustatud ajakava ja töökorra kokku leppimine ja kinnitamine. ► Analüüsi teise etapi käigus valmib andmestike olulisuse hindamise metoodika ja alustatakse õigusanalüüsiga. ► Kolmandas etapis piloteeritakse andmestike olulise hindamise metoodikat asutustega ning koostatakse põhiandmete haldamise nõuded, samuti valmib õigusanalüüs ja jätkutegevuste kava. ► Projekti neljandas etapis vormistatakse uuringu tulemused lõpparuandeks. Projekti käigus tehakse Tellijaga igakülgset koostööd läbi regulaarsete projekti töökohtumiste ja infovahetuse ning tellijat hoitakse kursis projekti käigust, tehtud ja eesootavatest tegevustest, vajadusel tekkinud kõrvalekalletest tegevus- ja ajakavas ning nende lahendamise võimalustest. Üldine ülevaade projekti etappidest on esitatud peatükis 3, täpsemad etappide tegevused ja metoodika on lahti kirjutatud järgnevates alapeatükkides. KÄESOLEVA UURINGU PANUS EL Andmehalduse määrus Andmehalduse tegevuskava Digiriigi arengukava 2030 Avaandmete direktiiv Kratikava TKTA RIHAKE Avaliku Teabe seadus RIHA PÕHIANDMETE PÕHIANDMETE HALDAMISE MÄÄRATLUS NÕUDED JA MUDEL Joonis 1. Projekti eeldatav panus andmehalduse maastikul. 2.2 Projekti tegevus ja ajakava Projekti tegevus- ja ajakava on visualiseeritult esitatud alljärgnevas tabelis (vt Tabel 1). Iga tegevuse aktiivne periood on tähistatud kollase värviga. Samuti on iga tegevuse juures hinnatud selle ajakulu pakkujale ja Tellijapoolse ressursi vajadust. Projekti tegevus- ja ajakavas oleme lähtunud 4 kuu pikkusest projekti kestvusest. Projekti kestvuse sisse jäävad mõned äripäevadele langevad riiklikud pühad (jõulud, uusaasta), millega oleme projektiplaanis toodud töid planeerides arvestanud. Oleme projekti andmekogumist ja seotud osapoolte töötubasid planeerides arvestanud ka levinud puhkuste perioodidega, kui on kõrgem risk, et vajalikud osalejad on tööst eemal. Põhjalikum projektiplaani täpsustamine toimub projekti alguses, kui lepingu sõlmimise kuupäevast sõltuvalt tehakse vajaminevad muudatused. Oleme arvestanud, et saame projekti tegevustega alustada oktoobris 2023. Projekti alguse hilisemaks nihkumise korral eeldame ka lõppdaatumi nihkumist hilisemaks, et tööde teostamiseks säiliks 4 kuu pikkune periood. Oleme valmis töödega alustama ka varem, kohe peale lepingu sõlmimist. 4  ÄRISALADUS Tabel 1. Projekti tegevus- ja ajakava. Projektijuht Maksumus Analüütik Ekspert Tundide Tundide arv Jurist Tegevus Kuu 1 Kuu 2 Kuu 3 Kuu 4 Kaasatud Tellija roll arv (hinnanguline) ab abc Nädal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 cd ab d abc 1 ETAPP I: Projekti käivitamine ja juhtimine 70 5 950 € <- Projektijuhtimise maksumus 24 cd ab d 1.1 Avakohtumine ja projekti käivitamise töötuba √ √ √ √ 16 Projekti töörühma liikmed 4 cd ab 1.2 Projektiplaani täpsustamine √ √ √ 6 Projekti töörühma liikmed 2 cd 1.3 Projekti koosolekud √ √ √ √ 48 Projekti töörühma liikmed 18 ab 2 ETAPP II: Andmete olulisuse hindamise nõuete koostamine 242 20 570 € <- I etapi tööde maksumus 50 cd ab 2.1 Dokumentatsiooni ja seotud alusmaterjalide analüüs √ √ √ √ 72 - cd 2.2 Sissejuhatavad intervjuud seotud asutuste esindajatega (kuni 3) √ √ √ 10 Intervjueeritavad 6 2.3 Koosloome töötoad tellija ja asutustega √ √ √ 16 Projekti töörühma liikmed 24 2.4 Andmete olulisuse hindamise kriteeriumide sõnastamine √ √ 80 2.5 Õigusanalüüsi I etapp √ 32 10 2.6 I etapi aruande koostamine ja esitamine Tellijale √ √ √ 24 Tellija poolne projektijuht 8 2.7 I etapi aruande täiendamine Tellija tagasiside põhjal ja lõppversiooni esitamine √ √ √ 8 Tellija poolne projektijuht 2 3 ETAPP III: Andmete olulisuse hindamise piloteerimine ja põhiandmete haldus ab 228 19 380 € <- II etapi tööde maksumus 80 3.1 Nõuete hindamise töövahendi väljatöötamine √ √ √ 32 3.2 Töövahendi rakendamise õpituba asutustega √ √ √ 12 Projekti töörühma liikmed 32 3.3 Asutuste toetamine töövahendi rakendamisel √ √ 24 Projekti töörühma liikmed 3.4 Töövahendi rakendamise tagasiside ja valideerimise töötuba √ √ 8 Projekti töörühma liikmed 32 3.5 Töövahendi täiendamine √ √ 16 - 3.6 Õigusanalüüsi II etapp ja töötuba √ √ 32 Tellija poolne projektijuht 4 3.7 Põhiandmete haldamise juhendi väljatöötamine √ √ √ √ 64 Projekti töörühma liikmed 12 3.8 Põhiandmete haldamise juhendi valideerimise töötuba √ √ √ 8 3.9 Teekaardi ja soovituste koostamine ja valideerimine Tellijaga √ √ √ √ 32 4 Etapp IV: Projekti lõpetamine 32 2 720 € <- Projekti lõpetamise maksumus 18 4.1 Lõpparuande vormistamine ja esitamine Tellijale √ √ √ 24 Projekti töörühma liikmed 16 4.2 Töövahendi ja selle dokumentatsiooni esitamine Tellijale √ √ 8 Projekti töörühma liikmed 2 4.3 Projekti lõpp - Töötunde kokku: 572 48 620 € <- Kogu projekti maksumus 172 5  ÄRISALADUS 2.3 Projekti tegevused 2.3.1 Etapp 1: Projekti käivitamine Projekti esimese etapi eesmärk on luua projekti alguses ühtne arusaam projekti tegevustest ja kasutatavatest meetoditest, ajakavast ja suhtluskanalitest. Töö planeerimise faasis viiakse tellija ja teostaja osalemisel läbi projekti avakohtumine (tegevus 1.1 projekti tegevus- ja ajaplaanis, vt. tabel 1), mille eesmärgiks on täpsustada tellija ootuseid tulemustele, tutvustada ja arutada töö metoodikat ning koguda projektile taustainfot. Kohtumisel tutvustatakse töö teostaja ja tellija meeskondi ning lepitakse kokku projekti kontaktisikud ja võimalusel piloteerimisse kaasatavad asutused. Samuti kooskõlastatakse avakohtumisel projekti ajakava ning esitatavate tulemite sisu ja formaat. Enne projekti avakohtumise läbiviimist võtame ühendust tellijapoolse projektijuhiga, et kokku leppida avakohtumise toimumisaeg ja päevakava, vajadusel ka muud töö teostamisega seotud olulised asjaolud. Projekti avakohtumise järgselt koostame uuringu täpsustatud tööplaani (1.2), kus esitame avakohtumise sisendi alusel kohandatud projekti aja- ja tegevuskava ning metoodika, vajadusel täpsustatud uurimisküsimused. Täpsustatud tööplaanis kirjeldame projekti sidusrühmad ning täpsustame, milline sisend ja panustamine on projekti edukaks läbiviimiseks vajalik tellija poolt ning millal on eeldatavasti sisendit vaja. Juhul, kui projekti käigus osutub vajalikuks oluliste muudatuste tegemine tööplaanis kirjeldatud asjaoludes, võib olla otstarbekas tööplaani täiendamine. Sellisel juhul rakendame vajadusel dokumendi versioneerimist, et tagada kõigile osapooltele arusaadav pilt projekti kulgemisest ja projekti käigus tehtud olulistest otsustest. Jooksvad projektikohtumised on kajastatud allpool peatükis 3. 2.3.2 Etapp 2: Andmete olulisuse hindamise nõuete koostamine Andmete olulisuse hindamise metoodika väljatöötamine algab töölauauuringuga (2.1), mille aluseks on kontseptuaalne raamistik. Õigusaktid: mõisted Akadeemilised käsitlused: INFOKORJE- mõistete INSTRUMENT operatsionaliseering Varasemad analüüsid ja strateegilised dokumendid: väljakutsed, soovitused ja eesmärgid Joonis 2. Põhiallikad infokorjeinstrumendi kontseptsiooni loomiseks. Autor: EY Kontseptsiooni olemasolu abil tagame, et kõik olulised aspektid, mida andmete hindamisel tuleb arvestada, on kaardistusega hõlmatud. Kontseptuaalse raamistiku koostamisel tugineme kolmele põhilisele tugisambale (vt ka eelnev joonis): ► Õigusaktidega kehtestatud mõisteaparaat. ► Teaduslikud käsitlused, milles on operatsionaliseeritud ja mõtestatud mõistete kasutamist ja hindamiskriteeriume. ► Varasemad analüüsid, ülevaateuuringud ja strateegilised dokumendid, mis kirjeldavad põhiandmetega seotud eesmärke, takistusi ja probleemkohti. 6  ÄRISALADUS Viimasesse kategooriasse kuuluvad ka teiste riikide näited, kus põhiandmete käsitlusi on välja töötatud. Esialgsesse riikide valimisse oleme valinud Taani, Rootsi ja Singapuri, kus on valminud uuringuid ja toimivaid lahendusi põhiandmete haldamiseks. Riikide valimit täpsustame koostöös Tellijaga projekti esimeses etapis. Sobivuse korral täiendame teiste riikide kogemust erasektoris kasutusel olevate meetoditega andmete olulise hindamiseks, n.t. business value assessment (BVA).3 Dokumendianalüüsiga paralleelselt viime läbi täiendavad intervjuud asutuste esindajatega (2.2), kes on seotud põhiandmete teemaga ja/või on valitud piloteerima projektis välja töötavaid andmete hindamise vahendeid. Intervjuudega täpsustame hanke tehnilises kirjelduses toodud probleeme ja protsessi, hetkeolukorda ja ootuseid projekti tulemitele. Infokogumise teostame poolstruktureeritud intervjuu kujul, mis aitab tuvastada ka kokkulepitud teemade alla otseselt mittekuuluvat, kuid olulist informatsiooni. Vajadusel täiendame intervjuude käigus intervjuude kava. Dokumendianalüüsi põhjal valminud esialgset hindamiskriteeriumide komplekti tutvustame ja täiendame koostöös tellija ja vajadusel ka asutuste esindajatega koosloome töötoa raames (2.3), kus kogume täiendavat sisendit kriteeriumide sõnastamiseks ning prioriseerime kriteeriumide kategooriaid. Töötoast saadud sisendi alusel sõnastame andmete olulisuse hindamise kriteeriumid ja loome esialgse töövahendi (2.4), millega projekti III etapis asutused saavad asuda neid testima ja valideerima. Valmib nii nõuete komplekt kui nende rakendamise metoodika kirjeldus. Metoodilises osas kontseptualiseeritakse põhiandmete mõistet ja selle rakendamise põhimõtteid. Metoodilise alusena kasutame multikriteeriumilist otsustusmudelit,4 mis on sobiv erinevatesse kategooriatesse kuuluvate hindamiskriteeriumide kaalutud kombineerimiseks. Otsustusmudelit on võimalik rakendada nii otsustuspuuna kui maatriksina (vrd. joonis 3). Joonis 3. Multikriteeriumilise otsustusmudeli eelised. Kui esialgne hindamiskriteeriumide komplekt valmib nö ideaalse mudelina, mis ei ole kammitsetud kehtivast õigusruumist, siis paralleelselt selle testimisega asutustes viiakse läbi esimene osa õigusanalüüsist, mis annab hinnangu nõuete komplekti rakendatavusele kehtivas õigusruumis (2.5). Kuna kriteeriumid täienevad ja/või muutuvad märkimisväärselt testimisprotsessi käigus koostöös asutustega, siis valmib lõplik õigusanalüüs projekti II etapis. Projekti II etapp lõpeb ajaliselt projekti keskpaigas ja selle etapi käigus valminud tulemid koondatakse kokku üheks vahearuandeks, mis esitatakse Tellijale ülevaatamiseks. 3 https://cio-wiki.org/wiki/Business_Value_Assessment 4 Vt. nt. https://eprints.lse.ac.uk/12761/1/Multi-criteria_Analysis.pdf 7  ÄRISALADUS 2.3.3 Etapp 3: Andmete olulisuse hindamise piloteerimine ja põhiandmete haldus Projekti kolmandas etapis testitakse ja valideeritakse välja töötatud hindamisvahendit asutustega. Etapp algab andmete olulisuse hindamise töövahendi viimistlemisega (3.1), mis tugineb eelmises etapis välja töötatud metoodikal ja hindamiskriteeriumidel. Töövahendi täpsem formaat lepitakse Tellijaga kokku projekti käivitamise faasis, kuna enesehindamise vormis rakendatavat küsimustikku on võimalik asutustega jagada nii tabelarvutuse tabelina kui ka on-line vormina. Töövahendi testimise käivitamiseks korraldatakse õpituba asutustega (3.2), mis on koostöös tellijaga valitud testasutusteks. Tellija ootus hankedokumendis on vähemalt kahe asutuse osalemine testimises, vajadusel oleme valmis lisama valimisse kolmanda asutuse, et tagada võimalikult lai asutuste spekter nii suuruse, regionaalsuse kui funktsioonide osas (nt. kohalik omavalitsus, valitsusasutus, ministeerium). Õpitoa käigus tutvustatakse andmete olulisuse hindamise metoodikat ja selleks kasutatavat töövahendit, töövahendi rakendamist ning millist tagasisidet asutustelt oodatakse ja kuidas projektimeeskond asutusi testimise käigus toetada saab. Õpitoa tulemusena on pilootasutused valmis iseseisvalt hindamisvahendit rakendama ja asuvad hindamist läbi viima. Projekti meeskond pakub asutustele tuge (3.3) kogu testimisperioodi vältel nii e-kanalite kaudu kui koha peal, toetades vajadusel asutusesiseseid arutelusid ja küsimustele vastamist. Testimisperioodi järgselt kogunevad asutused ja Tellija taas töötuppa (3.4), et ühiselt tagasisidestada andmete olulisuse hindamise kriteeriume ja töövahendit. Tagasisidet kogutakse struktureeritult, et hõlbustada täienduste ja paranduste tegemist (3.5) lõpliku töövahendi valmimisel. Põhiandmete haldamise nõuete koostamine (3.6) algab vahetult peale dokumendianalüüsi, jätkub kogu ülejäänud projekti vältel, kogudes väärtuslikku sisendit nii töötubade kui asutustes läbi viidava hindamiskriteeriumide testimise käigus ja viiakse lõpule peale hindamiskriteeriumide lõppversiooni valmimist. Arvestades projekti lühikest kestust, ei ole me planeerinud eraldi töötuba põhiandmete haldamise nõuete koosloomeks, kuna niigi arvukate töötubade lisamine paneks täiendava koormuse nii asutustele kui tellijale. Vajadusel oleme valmis korraldama täiendava arutelu asutustega põhiandmete haldamise nõuete teema alguses. Küll aga soovime koostatud nõuete kavandit valideerida asutustega töötoa vormis (3.7). Asutused on eelnevalt saanud nõuetega tutvuda ja kogunevad andma tagasisidet ning jagama potentsiaalseid probleemkohti ja lahendamist vajavaid takistusi. Kogutud tagasiside põhjal täiendatakse nõudeid. Lõpliku andmete olulisuse hindamiskriteeriumide valmides ja põhiandmete haldamise nõudeid täiendava sisendina kasutades viiakse lõpule projekti II etapis alanud õigusanalüüs (3.8). Õigusanalüüsi, mis keskendub eelkõige, kuid mitte ainult, avaliku teabe seaduse ning teenuste korraldamise ja teabehalduse määruse nõuetele, koostatud soovituste aruteluks pakume välja ühise arutelu korraldamise MKM-i andmevaldkonna ja Justiitsministeeriumi esindajatega, et hinnata soovituste sobivust ja õigusaktide muutmise võimalusi. Tellijaga koostöös võib arutelus osalejate ringi veelgi laiendada, kaasates teisi teemaga seotud asutusi (nt. Statistikaamet vmt). Projekti kestel kogutud õppetunnid, koostatud nõuded ja soovitused paigutatakse olemasolevate valdkonna strateegiate, arengukavade ja tegevuskavade konteksti „Põhiandmete nõuete rakendamise tegevuskavana 2024-2025“ (3.9), mis valmib tihedas koostöös Tellijaga ja arvestab asutuste ootustega. Tegevuskava koostamisel kasutame tellijaga kokkuleppel teekaardi metoodikat. 2.3.4 Etapp 4: Projekti lõpetamine Projekti neljanda etapi tulemusena valmib projekti lõpparuanne (4.1), mis antakse tellijale üle. Lõpparuanne on eestikeelne, selles on antud ülevaade projektist, selle käigust ja tulemusest. Projekti põhitulemused välja toodud ka ingliskeelses lühikokkuvõttes. Projekti lõpufaasis antakse tellijale üle kõik projekti käigus loodud materjalid (4.2), sh andmete olulisuse hindamise töövahend, mida testiti asutustega. 8  ÄRISALADUS 3. Projekti töökorraldus Peatükk kirjeldab projekti töökorraldust, sh annab ülevaate projektimeeskonna liikmete rollidest ja ülesannetest ning kirjeldab koostööd Pakkuja ja Tellija meeskondade vahel. Projekti läbiviimisel arvestame Tellija nõudeid ning juhindume rahvusvaheliselt tunnustatud projektijuhtimise standarditest ja EY kvaliteeditagamise programmist. 3.1 Projektorganisatsiooni tutvustus Projektiorganisatsiooni eesmärk on tagada projekti läbiviimine vastavalt projektiplaanile, kooskõlas hanke eesmärkidega. Selleks moodustame projektiorganisatsiooni, kuhu on kaasatud mõlema poole esindajad. Meie ettepanek projektorganisatsiooni loomisel sisaldab järgmisi rolle: ► Projekti juhtrühm ► Tellija projektijuht ja tellija esindajad ► Projekti töörühm(ad) ► Pakkuja projektijuht ► Projektimeeskond (pakkuja) Joonis 4. Projektiorganisatsiooni ettepanek. Projekti juhtrühm on juhtorgan, mille eesmärk on projekti eri etappides teostatavate tegevuste nõustamine, kooskõlastamine, vastuvõtmine jt toetavad funktsioonid. Sinna kuuluksid Pakkuja poolt projektijuht ning Tellija nimetatud esindajad, vajadusel eri asutustest. Projekti juhtrühm teeb otsuseid kõige tähtsamates projekti puudutavates küsimustes ning kooskõlastab töö tulemused. Tegemist on üldvastutava rolliga, mitte igapäevase juhtorganiga. Tellija projektijuht on Pakkujale esmaseks kontaktpunktiks erinevates küsimustes ning aitab korraldada koostööd Poolte vahel. Tema vastutab enda organiseeritud koosolekute planeerimise, kokkukutsumise ning ettevalmistamise eest. Tellija-poolne projektijuht on kaasatud kõikidesse Poolte vahelistesse koosolekutesse. Projekti töörühm(ad) moodustatakse vajadusel tekkimisel asutuste esindajatest, et kasutada Tellija võrgustikus olevate ekspertide teadmisi projekti tulemite saavutamiseks. Pakkuja projektijuht tegeleb üldise tegevuse planeerimise ja töö koordineerimisega, temal lasub hankedokumentatsioonis kirjeldatud piirides üldvastutus Projekti korraldamise eest. Nii on näiteks projektijuhi ülesanne Töö läbiviimise ja selle Tulemite hanketingimustele vastavuse tagamine ning seotud riskide maandamine. Tema tagab Projekti õigeaegse täitmise ja kommunikatsiooni (iganädalased memod ja tööplaanid), esitab projekti Tulemid juhtrühmale kinnitamiseks. Samuti algatab Pakkuja projektijuht projekti töötubade kokkukutsumise ning korraldab nende koosolekuid, valmistab ette päevakava ja vajalikud töömaterjalid. Koostöös ja kooskõlastatuna Tellija projektijuhiga, juhib koosolekuid, korraldab protokollimise ja juhtrühmas vastuvõetud otsuste täitmise. Täpsemalt on kirjeldatud projekti meeskonda peatükis. 9  ÄRISALADUS Pakkuja projektimeeskond toetab Pakkuja-poolset projektijuhti Töö läbiviimisel ja selle Tulemite hanketingimustele vastavuse tagamisel, seotud riskide maandamisel jne. Täpsemalt on projekti meeskonda kirjeldatud peatükis 5. Vajadusel kaasab Pakkuja-poolne projektijuht täiendavaid liikmeid meeskonda, et tagada Projekti eesmärkide parim võimalik saavutamine. Projektijuht informeerib Tellijat muutustest projektimeeskonna liikmete seas. 3.2 Regulaarsed töökohtumised Poolte operatiivseks koostöövormiks on regulaarsed töökohtumised, mis toimuvad tellija ja teostaja projektijuhtide osalemisel, kaasates vajadusel muid meeskonnaliikmeid. Nendel kohtumistel arutatakse projekti senist kulgu, töö käigus üles kerkinud probleeme ja tulemusi, planeeritakse edasisi tegevusi ning kooskõlastatakse projekti olulisemad metoodilised küsimused. Teostaja projektijuht valmistab nendeks koosolekuteks ette tegevusplaani koos sisenditega (töökoosolekute tulemused, tekkinud probleemid koos lahendustega, plaanid järgmisteks töökoosolekuteks). Kõik koosolekute protokollid avaldab projektijuht tellijale viivituseta peale koosoleku toimumisest. Näeme, et võiksid toimuda vähemalt järgmised kohtumiste sarjad: ► Projektijuhtide kohtumised – sagedus võib varieeruda sõltuvad projekti etapist, kuid eeldame, et kohtumised toimuvad iga 1-2 nädala tagant. Arutatakse projekti läbiviimisega seotud üldisi küsimusi, osalevad Pakkuja-poolne projektijuht ja meeskonnaliige ning tellijapoolne projektijuht või töörühma liikmed. Vastavalt vajadusele ja teemale kaasatakse muid isikuid. ► Projekti juhtrühma kohtumised – sagedus võib varieeruda sõltuvalt projekti etapist, kuid eeldame, et kohtumised toimuvad vähemalt iga 6 nädala tagant. Kohtumistel antakse ülevaade projekti käekäigust, tutvustatakse vahetulemeid ja arutletakse sisulisi küsimusi, mis analüüsi käigus kerkivad. Lisaks kaasatakse vajadusel tellija ja teostaja esindajaid sisemistele koosolekutele jooksvalt, konsulteeritakse ning arutatakse esile kerkinud probleeme koheselt. Lisaks töökohtumisele toimub projekti käigus teostaja jooksev suhtlus tellija projektijuhiga, vajadusel ka teiste seotud isikutega. Jooksev suhtlus võib toimuda näiteks e-kirja, telefoni või MS Teams/Skype teel. Projektimeeskonna poolt on jooksvas projektisuhtluses peamiseks esindajaks projektijuht. Näeme, et projekti metoodiline planeerimine ja elluviimine peab toimuma tihedas koostöös tellija esindajatega, et tagada tulemuste vastavus tellija ootustele. Metoodilisi küsimusi kajastatakse projekti aruandluses ning arutatakse töökohtumistel ja jooksva suhtluse käigus. Kooskõlastame Tellijaga kõik olulisemad projekti metoodilised otsustuskohad ja vahetulemid, sh aruannete struktuurid jne. Samuti jäetakse tellijale piisavalt aega aruannete kommenteerimiseks. Projektiga seotud dokumentide ja koosolekumaterjalide haldamiseks kasutame veebiplatvormi, kuhu antakse juurdepääs kõigile töö teostamise protsessis osalevatele isikutele, sh tellija meeskonna liikmetele. Sealhulgas avaldame kõik koosolekute protokollid viivituseta peale koosoleku toimumisest. 3.3 Kvaliteedijuhtimine Kvaliteedile keskendumine on EY jaoks ülioluline, sest juhtiva nõustamisettevõttena on meie ametialane maine üks meie peamisi äriväärtusi. Peamine kvaliteedijuhtimise tööriist, mida selle projekti jaoks kasutame, on kvaliteedikava. Selles sätestatakse tõhusa kvaliteedi tagamise protsessi tegevuskava, määratledes peamised kavandamise elemendid, näiteks: a) kvaliteedi tagamise ja kontrollimeetmete ulatus, ajastus ja sagedus; b) projekti tööplaan; c) projekti tulemustega seotud kvaliteedijuhtimise protseduurid; ja d) mis tahes muud aspektid, millel võib olla töövõtu eeldatava kvaliteedi jaoks kriitiline tähtsus. Kvaliteediprogrammi põhieesmärk on tagada järjepidev, läbipaistev ja tõhus järelevalve lepingu täitmiseks vajalike erinevate ülesannete täitmise ja Tulemite kvaliteedi osas. Nii kindlustame, et lepingu täitmise protsess ja Töö Tulemid on vastavuses kliendi ootustega. 10  ÄRISALADUS Kvaliteedijuhi rolli täidab EY poolne projekti partner, kes koos projektijuhiga: ► juhendab kvaliteediprogrammi ja selle tugivahendite ettevalmistamist; ► rakendab kvaliteedikontrolli meetmeid Töö Tulemitele; ► jälgib Projektis tekkivaid võimalikke riske, mis võivad tulemusi ja tegevusi mõjutada; ► tagab kliendilt õigeaegselt tagasiside küsimise; ► veendub, et EY parim teadmine kantakse sellesse projekti. Tulemite ülevaatus Vähemalt üks täiendav meeskonnaliige (võtmeekspert ja/või projektijuht ja/või kvaliteedijuht) vaatab läbi olulisemad projektimeeskonna liikmete koostatud tulemused. Sel moel rakendame „nelja silma” põhimõtet, mis aitab vähendada loogikavigu ja parandada Tulemite loetavust. Lisaks sisemistele ülevaatustele saadetakse kõik Tulemid kliendile kommenteerimiseks. Plaanime nende läbivaatamiste jaoks piisavalt aega, et veenduda, et kõigil asjassepuutuvatel kliendi osapooltel on küllaldane võimalus kommentaaride esitamiseks. Keeleline kontroll Meie meeskonnal on suured kogemused aruannete koostamisel ja esitamisel. Sellegipoolest kaasame keeletoimetaja, et tagada aruande ühetaoline vormistatus, keeleline korrektsus ja ühene mõistetavus. Teenuste järjepidevus Meil on olemas meeskonna liikmete asendusmehhanism, kui seda peaks vaja olema. Sel juhul teavitab projektijuht kavandatavatest muudatustest viivitamata Tellijat. Uute meeskonnaliikmete valimisel järgime järgmisi põhimõtteid: ► sama tööstaaž; ► samad oskused ja teadmised. Meeskonnaliikme asendamise korral tagab meie projektijuht (või kvaliteedijuht) oskusteabe tõhusa üleandmise, s.h. projekti dokumentatsiooni. Riskijuhtimine Riskide tuvastamine, juhtimine ja jälgimine on EY metoodikas kesksel kohal. Meeskond ei keskendu mitte ainult riskide kiirele tuvastamisele, vaid ka konstruktiivse lähenemisviisi kohaldamisele probleemide lahendamisel ja ülesande edukale täitmisele. Selle tagamiseks töötatakse projekti alguses välja riskijuhtimiskava (ptk. 4 esitatud loetelu laiendamine ja täpsustamine), et juhtida kõiki kaasnevaid riske. Selle omanik ja haldaja on projektijuht, mis tagab et riskide hindamine ja juhtimine kestab kogu projekti vältel. Keskkonnahoid Ernst & Young Baltic AS on seadnud ambitsioonikad kliimaeesmärgid, mis tähendab, et oma tegevuse kaudu püüame olla võimalikult keskkonda säästvad, nt korraldades töökoosolekuid võimalikult kliimaneutraalselt (nt veebiteel), vältides võimaluse korral paberi kasutamist jne. Eesmärkide kohta leiate rohkem infot järgnevalt veebilehelt: https://www.ey.com/en_us/corporate- responsibility/sustainability. 11  ÄRISALADUS 4. Projekti riskid Järgnevalt on lühidalt kirjeldatud võimalikke projekti riske ja tegevusi nende maandamiseks. Iga riski juurde on lisaks välja toodud riski skoor, mis hõlmab riski esinemise tõenäosust ja riski võimalikku mõju projektile. Tabel 2. Riskide kaardistus Riski kirjeldus Riski skoor Maandamise tegevused Projekti tulemuste Tõenäosus: saavutamiseks vajalikud Töö teostamises on oluline roll tellijal, kes omab kontakte valdkonnas ja on kõrge asutuste esindajad ei ole võimeline asutusi motiveerima projektis ja piloteerimises osalema. Olulisus: kõrge valmis töösse panustama Asutused ei pruugi olla Tõenäosus: Teeme mõistlikke pingutusi asutuste kaasamise tagamiseks. Selleks alustame motiveeritud testimises keskmine läbirääkimise asutustega võimalikult varakult ja kaasame neid projekti osalema, kuna nad ei Olulisus: kõrge tegevustes kohe algusest alates. Pakume asutustele töövahendi testimise pruugi selles näha endale käigus igakülgset tuge. otsest kasu. Kvalifitseeritud ja kogenud projektijuhi rakendamine projektis, kes koostab projektiplaani, jälgib pidevalt selle täitmist, tagab projekti tulemite Nihked projekti ajakavas Tõenäosus: saavutamiseks vajalike ressursside olemasolu, korraldab projektimeeskonna (nt osapoolte sisendi või keskmine tööd ja tagab projekti tulemite vastamise kvaliteedikriteeriumitele. tagasiside viibimine). Olulisus: kõrge Projektiplaani plaanitakse võimalusel üldpuhver, millega tagatakse projekti üldises ajakavas püsimine (st lõpptulemite saavutamine õigeaegselt) isegi juhul, kui üksikute tegevuste elluviimine mingil põhjusel viibib. Tõenäosus: Projekti töömaht osutub Pakkuja projektijuht juhib ressursside kasutamist projektis. Juhul, kui peaks keskmine algselt planeeritust ilmnema töömahu lühiajaline või pikaajaline suurenemine, korraldab Olulisus: projektijuht täitja projektimeeskonna tööd ümber. oluliselt suuremaks. keskmine Tellija ja pakkuja Tõenäosus: Tellija ootused ja vajadused kaardistatakse projekti esimeses etapis ning meeskondade erinev madal projekti plaan viiakse nendega kooskõlla. Kõigi projekti tegevuste täpne sisu kooskõlastatakse jooksvalt enne tegevuse elluviimist tellijaga. arusaamine töö Olulisus: Tellija ja pakkuja vahel toimib regulaarne suhtlus, et ootusi ja tegevusi oodatavatest tulemitest. keskmine ühtlustada. Toimuvad olulised Tõenäosus: Projekti käigus info jagamisel välditakse informatsiooni koondumist ühe isiku muutused hankija või keskmine kätte ning kogu projekti puudutab informatsioon dokumenteeritakse selliselt, pakkujapoolses Olulisus: et kõiki meeskonnaliikmeid on võimalik vajadusel asendada. projektimeeskonnas. keskmine Tõenäosus: Eriolukorra väljakuulutamisel võtab pakkuja projektijuht koheselt ühendust Eestis on välja kuulutatud madal Tellija projektijuhiga. Koostöös hinnatakse eriolukorra mõju ja lepitakse kokku eriolukord. Olulisus: kõrge vahendid projektiga jätkamiseks (nt töötubade läbiviimine virtuaalselt). 12  ÄRISALADUS 5. Projekti meeskonna ülevaade Käesolevaks pakkumiseks oleme komplekteerinud tugeva valdkonna ekspertidest koosneva meeskonna. Projektimeeskonna liikmed on valitud komplementaarsuse pritsiibist lähtuvalt. Iga liige rikastab oma originaalse panusega meeskonda. Raivo Ruusalepp – projektijuht Raivo töötab EY Tallinna kontoris juhtivkonsultandina. Ta omab rohkem kui 20 aasta kogemust konsultandi ja lektorina, mille jooksul on ta osalenud paljudes avaliku sektori poolt tellitud analüüsides, uuringutes ja nõukodades. Igapäevaselt tegeleb Raivo uuringu- ja analüüsiprojektide juhtimisega, nende metoodika planeerimise ning meeskonna ja kliendisuhtluse juhtimisega. Raivo töö on keskendunud digiriigi, andmehalduse ja e-teenuste projektidele ning Eesti digiriigi kogemuse jagamisele teiste riikidega. Raivol on magistrikraad Londoni ülikoolist. Varem on Raivo välja töötanud Eestis kehtivad dokumendihalduse metaandmete standardid, teostanud digitaalse asjaajamise uuringuid ja hindamisi ning osalenud eksperdina mitmete riiklike töörühmade töös (andmesaatkonnad, semantiline koosvõime, kultuuripärandi digiteerimine jt). Raivo on kaasa löönud nii eksperdi kui projektijuhina Eesti andmehalduse raamistiku loomises ja selleteemaliste koolituste korraldamisel. Alvar Pihlapuu - andmehalduse ja andmete ristkasutuse ekspert Alvar omab pikaajalist rahvusvahelisi IT- ja andmehaldusekogemusi nii Eestis kui Skandinaaviamaades. Ta on olnud seotud nii suuremate audiitorbüroode nõustamis- teenustega, kui suurettevõtete Swedbank ja Eesti Energia IT arenduste ning andmehalduse platvormide juhtimisega, sh juhtides nelja riigi üleselt andmeplatvormide arendusi. Viimased 2 aastat juhib Alvar Maksu-ja Tolliameti andmehaldust ja analüüsiplatvormide arendust. Alvar osales aastatel 2019 – 2020 Eesti andmehalduse raamistiku väljatöötamise projektis, mille tellijaks oli MKM koos Statistikaametiga ja rahastajaks Euroopa Komisjon. Liisi Jürgen - õigusanalüütik Liisi Jürgen juhib NJORD Advokaadibüroo IT-õiguse ja andmekaitse valdkonda. Liisi on vandeadvokaat ning külalislektor Tartu Ülikoolis ja Tallinna Tehnikaülikoolis. Tema peamised tegevusvaldkonnad ülikoolide juures on e-kaubandus, IT lepingud, tehnoloogiaõigus ja andmekaitse. Liisi on kliente nõustanud üle kümne aasta, olles spetsialiseerunud juriidilistes küsimustes, mis puudutavad andmekaitset, privaatsust, avaandmeid, tehisintellekti, e-kaubandust, elektroonilist allkirjastamist (k.a autentimise ja e-ID õiguslikke küsimusi), e-teenuseid, proaktiivseid ja järgmise põlvkonna e-teenuseid ning tootearendust. Liisi osales aastatel 2015-2016 e-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seaduse väljatöötamisel Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juures loodud töörühmas. Liisi sai 2015. aastal oma teise juura magistrikraadi Saksamaal Münsteri Ülikoolist. Tema lõputöö on kirjutatud teemal „Elektroonilised allkirjad vastavalt EL seadustele“. Samuti on ta õigusteaduses omandanud bakalaureuse- ja magistrikraadi Tartu Ülikoolist. Tea Kookmaa - õigusanalüütik Tea on NJORD advokaadibüroo vandeadvokaat, kelle peamisteks töövaldkondadeks on IT õigus ja andmekaitse ning lepinguõiguse ja kaubandusõigusega seotud küsimused. Teal on laialdased kogemused andmekaitseõiguses, sealhulgas on ta aidanud nii era- kui ka avaliku sektori kliente isikuandmete kaitse üldmäärusega (GDPR) kooskõla saavutamises. Tea on viinud läbi andmekaitseauditeid ning aidanud ettevõtteid 13  ÄRISALADUS erinevate andmekaitsealaste probleemide lahendamisel. Lisaks andmekaitseauditite läbiviimisele on Teal muuhulgas kogemusi ka andmekaitsealaste mõjuhinnangute ja õigustatud huvi analüüside teostamisega. Lauri Kurel - analüütik Lauri töötab EY Tallinna kontoris konsultandina. Ta on lõpetanud Tallinna tehnikaülikoolis äriinfotehnoloogia bakalaureuseõppe. Lauri omab töökogemust ärianalüütikuna, olles osalenud mitmes IT analüüsi ja äriarhitektuuri alastes projektides, sh nii äriprotsesside kaardistamise ja analüüsi kui ka infosüsteemide analüüsiprojektides. Lauri on varem töötanud ka analüütikuna RIK-is, kus tema peamiseks ülesandeks oli IT analüüside koostamine, mille alla kuulusid nii nõuete kirjeldamine kui prototüüpide disainimine. Lauri koostas andmehalduse e-koolituste paketid Digiriigi Akadeemia jaoks ning osales RIHAKEse koolituste läbiviimises. 14  Riigihange: Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüs Lisa 4 – Ärisaladus Avaldame, et esitatud pakkumusest on ärisaladusega kaitstud järgmised dokumendid või teave: Jrk Dokumendi nimetus (terviktekst või Põhjendus teabe ärisaladuseks viide teksti osale) määramisest 1. Sisaldab ettevõtte poolt välja töötatud konfidentsiaalseid osi, projektis läbi viidavate tegevuste ning nendevaheliste seoste kirjeldust Tehniline pakkumine koos ettevõtte poolt kirjeldatud metoodikaga, projektimeeskonna isikuandmeid, ajakava ning tööülesannete jaotust. 2. Meeskonnaliikmete CV-d Projektimeeskonna isikuandmed. 3. Teostatud projektid Sisaldavad konfidentsiaalseid andmeid klientide kohta. Oleme teadlikud, et: a) RHS § 461 kohaselt ei või pakkuja ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste hankelepingute puhul lisaks käesoleva punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid; b) juhul kui antud vorm on täitmata või esitamata põhjendus teabe ärisaladuseks määramise kohta, loeb hankija, et pakkuja poolt esitatud pakkumus või pakkumuses sisalduv teave ei ole ärisaladusega kaitstud. Nimi: Siim Aben /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta)  TÖÖVÕTULEPING nr 24.8-1/599-1 ERITINGIMUSED Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi tellija) ja Ernst & Young Baltic AS, registrikood 10877299, asukoht Rävala 4, Tallinn 10143, mida esindab volikirja nr 2021-GCO-EE-1.02/2 (30.06.2021) alusel konsultatsiooniteenuste juht Siim Aben (edaspidi töövõtja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos pooled ja eraldi pool, sõlmivad töö teostamiseks töövõtulepingu (edaspidi leping) alljärgnevate tingimuste kohaselt: 1. Üldsätted 1.1. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega kui konkreetsest lepingu sättest ei tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi 1.1.1. Töövõtja kohustub: 1.1.1.1. teostama punktis 2.1 nimetatud tööd; 1.1.1.2. andma Tellijale hiljemalt 4. kuu viimasel tööpäeval pärast lepingu sõlmimist üle tulemi, mis vastab lihthankes „Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüsi tehniline kirjeldus „esitatud nõuetele. 1.1.1.3. pärast lepingu punktis 1.1.1.2 nimetatud tööde ülevaatamist Tellija poolt vormistama üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt), mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.1.1.4. arvestama töö teostamise käigus Tellija juhistega ning kõrvaldama Tellija nõudmisel esinevad puudused Tellija määratud tähtajaks. 1.1.2. Tellija kohustub: 1.1.2.1. Lepingu punktis 1.1.1.2 nimetatud tööde tulemiga tutvuma 14 tööpäeva jooksul alates tööde üleandmise kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtajale järgneva 5 tööpäeva jooksul Töövõtjale, kui tulem ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse teostatud tööd Tellija poolt heakskiidetuks. Puuduste esinemise korral või teostatud tööde lepingutingimustele mittevastavuse korral määrab Tellija mõistliku tähtaja puuduste kõrvaldamiseks või uue, lepingutingimustele vastava Tulemi esitamiseks. Pärast tööde tulemiga tutvumist vormistavad pooled akti, mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 1.3. Leping sõlmitakse tellija korraldatud lihthanke „Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüs“ (viitenumber 269095) tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele. 2. Lepingu ese ja tähtaeg 2.1. Lepingu esemeks on põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüs (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja  lepingu lisades sätestatud tingimustele. Töö hõlmab hanke dokumendi „Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüsi tehniline kirjeldus““ punktides 3.1., 3.2. ja 3.3. kirjeldatud tulemit. 2.2. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle hiljemalt 4. kuu viimasel tööpäeval arvates lepingu sõlmimisest. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Tellija tasub Töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas 48 620,00 eurot, millele lisandub käibemaks. 3.2. Tellija tasub Töövõtjale teostatud töö eest pärast selle vastuvõtmist punktis 1.1.1.3. nimetatud akti alusel väljastatud arve alusel. 4. Poolte volitatud esindajad 4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel on digiriigi arengu osakonna andmete taaskasutuse programmijuht Regiina Sepp, telefon 5448 0013, e-post [email protected]. 4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on Raivo Ruusalepp, telefon 534 04843, e-post [email protected]. 5. Lepingu lisad 5.1. Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: Lisa 1 – Riigihanke alusdokumendid, sh dokument „Põhiandmete olulisuse hindamise metodoloogia ja nõuete koostamise analüüsi lähteülesanne ja hanketingimused“ Lisa 2 – Töövõtja pakkumus (leitav dokumendihaldussüsteemis) Lisa 3 – Projektimeeskonna kinnitus Lisa 4 – Ärisaladus Lisa 5 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti vorm 6. Muud sätted 6.1. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt riigihangete registris või Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi veebis aadressil: https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik, välja arvatud osades, mis on märgitud AvTS-st tulenevatel alustel asutusesiseseks kasutamiseks. 6.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Tellija Töövõtja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  Lepingu lisa 5 Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (vorm) Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud………… (edaspidi töövõtja) juhatuse liikme ……… poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile (edaspidi tellija), tõendamaks, et töövõtja andis üle poolte vahel …..……2023. aastal sõlmitud lepingu nr …. alusel osutatud teenuse alljärgnevalt: 1. ……………………………………………(üle antava(te) teenus(t)e nimetus, detailne kirjeldus, ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited lepingu punktidele vms) 2. Tellija on teenuse osutamise tulemustega tutvunud ning võtab vastu ja allkirjastab teenuse osutamise tulemused, millega ühtlasi loetakse töövõtja poolt üle antud teenus vastuvõetuks. Käesolev akt on aluseks töövõtja poolt tellijale kooskõlas lepingu punktiga 3.2 arve esitamiseks summas …….. (summa sõnades) eurot. Käesolev akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale poolele. Töövõtja Tellija /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/