Leping

nobeli saal Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 toimub Noblessneri valukojas, mis asub Kesklinna vahetus läheduses. Linnakut ümbritsevad mitmed parkimisvõimalused ning sinna pääseb hõlpsasti ka ühistranspordiga. Eraldi sissepääsu ja ruumika fuajeega Nobeli saal (ca 650 m2) asub Noblessneri valukoja kesklinna poolses otsas, ülejäänud hoonest eristab seda madalam katus. Seal saalis toimub konverentsi programm. Kohe Nobeli saali kõrval asub veel teinegi – Lessneri saal – suurusega 200 m2, kus saab olema konverentsi toitlustus. Nobeli saalis on statsionaarselt must moltoni kangas saali otsaseintel, mis ürituse ajal mõjub hästi ekraanitaustana. kuidas tulla? Autoga: Kesklinna poolt tulles sõida mööda Kalaranna teed, pärast Lennusadamat ja IT-agentuuri valget kandilist hoonet keera paremale Lennusadama tänavale, sealt kohe edasi vasakule Allveelaeva tänavale. Siit algabki Noblessneri sadamalinnaku territoorium. Tööstuse tänava kaudu tulles keera Tööstuse 48 hoone juurest Peetri tänavale mäest alla, suunaga mere poole. Ühistranspordiga: Noblessnerisse saab bussiga nr 73, peatus „Noblessneri”. Kohe viadukti juurest lähevad trepid alla otse Noblessnerisse. Buss nr 3 sõidab „Kungla” peatusse Tööstuse tänaval. Kõnni mööda tänavat ca 100 meetrit edasi ja pööra pärast parki alla Peetri tänavale. tehniline produktsioon Riikliku küberturvalisuse aastakonverentsi 2023 tehniline partner on produktsiooniettevõte Space Productions, mis on üks Eesti juhtivaid ettevõtteid ürituste sisekujunduse alal. Space pakub täisteenuspaketti, mis sisaldab kõikvõimalike ajutiste sisustusesemete projekteerimist, planeerimist, ehitamist ja rentimist ning muu konverentside, messide ja firmaürituste jaoks vajaliku tehnika tarnimist. Neil on pikaaegne kogemus Soome turul suurürituste korraldamisel kui ka Eesti turul, olles tehniliseks partneriks näiteks Elisa TechDay konverentsil ning Latitude59 tehnoloogiakonverentsil. Nobeli saalis saab olema 8m x 3m lava kõrgusega 60cm, 6m x 3,5m suuruses projektsiooniekraan, 25 ümmargust lauda ja 250 tooli ning 10 pukklauda. Kaameraid on 3, mis võtavad pilti erinevate nurkade alt. Backstage ruumis saab olema esinejate valmistumine ja meikimine ning ruumis on olemas valgus, laud, toolid, diivan ja peegel. Tech Roomis saab olema pressiruum, kus on olemas toolid (näiteks 20tk, saab kohandada vastavalt vajadusele) ning 2 lauda katetega grupitööstiilis. põrandaplaan Sisenedes ootab külalisi registratuur, kust neid tervitavad abilised, kes ulatavad kaelakaardid ning koguvad allkirju. Fuajee alalt leiab buffee (A) ala ning 13 pukklauda. Lisaks leiab alalt ka barista. Teine buffee (B) ala asub Nobeli saalist edasi, Lessneri saalis, kus on 22 pukklauda. Põrandaplaan lisatud ka kausta dokumendi nimega “Nobel_põrandaplaan.pdf”. ruumi paigutus ja tehniline produktsioon Konverentsiks on olemas bränditud kõnepult, tugitoolid ja klaasist diivanilauad. Fuajees saab olema 55’’ teler ajakavaks ning Nobeli saali ja Lessneri saali vahelisel ala 55’’ teler suunaviidaks suunamisega toidualale.. Lava katab must plaatvaip, mis välistab ühekordse messivaiba kasutamise ning on oma korduvkasutamise võimalusega keskkonnasõbralik lahendus. Et veebikeskkonnas osalevad inimesed saaksid küsida küsimusi heli ja videopildiga, siis selleks kasutame Zoomi platvormi. Esinejad näevad oma ettekannet koos taimeriga enda ees olevast telerist. Veebikeskkonnas vaatajad näevad nii esinejat kui ka tema ettekannet PIPina ehk kõrvuti olevate piltidena, sealjuures vahel ühte või teist suuremalt näidates. toitlustus – caviar catering Pea 20aastane kogemus toitlustusmaailmas on andnud nende meeskonnale teadmised ja kogemused, millega võivad enesekindlalt ja julgelt vastu astuda ka kõige keerukamatele väljakutsetele. Nii konverentsi kui ka õhtuse programmi menüüst leiab erinevad maitsvad valikud nii taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja laktoositalumatutele. Menüüd on kaasa pandud koos pakkumisega. barista Mihkel Jürimaa • 10 aastat kogemust kohvimaailmas. • Erikohvide Assotsiatsiooni sertifikaadid – Barista Skills, Roasting, Sensory Skills moodulites. • 6 erineva päritolumaa ja 30 kohviistanduse külastust ja kogemust aastate jooksul. • 10 000 koolitatud baristat. Mihkel pakub kohvielamust kasutades kvaliteetseid kohviube väike röstikojast ja traditsioonilist espressomasinat. Lisaks võimalus pakkuda ka värskendavaid ja põnevaid kohvikokteile. moderaator anett numa Anett Numa on Eestis juba tuttav nägu avaliku sektori ja küberturvalisuse valdkonnas. Ta on töötanud viimased 4+ aastat Eestis avalikus sektoris – digitaalse transformatsiooni nõunikuna e-Eesti esitluskeskuses, rahvusvahelise küberkaitsepoliitika nõunikuna ning nüüd valitsussuhete ja kommunikatsiooni juhina MKMi poolt algatatud programmis Accelerate Estonia. Ta on olnud maailma digitaalseima riigi – Eesti – nõustaja ja eestkõneleja. Tema töö on nõudnud rohkelt reisimist ja pakkunud võimalust rääkida digitaliseerimisest maailma suurimatel lavadel. Mõned hiljutisemad esinemised: Health Innovation Summit konverents Viennas, GLOBSEC Bratislava Forum, Latitude59 tehnoloogiakonverents. jumestaja Kärolin Raig Kärolin Raig on kutsetunnistusega jumestuskunstnik, kellel rohkelt kogemust ka üritustel esinejate jumestamisega. Lisaks igapäevasele meigitööle töötab Kärolin ka Meigikoolis, kus aitab ka teistel huvilistel nende edasisel tööturul jumestajana läbi lüüa. Fotograaf Erlend Štaub Erlend Štaub on fotograaf, kes fotomaailma ringkondades tutvustamist ei vaja. Erlend on oma kaamera ette püüdnud punaselt vaibalt lugematu hulga hollywoodi staare ja tema suurepärane suhtlemisoskus aitab inimestel alati näida kaunis ja loomulik. Konverentsi tüüpi üritustel suudab ta ideaalselt tabada nii esinejatest kui ka külalistest häid emotsioone ning professionaalsus ja hea valgus on kindlalt tagatud. Erlendi fotod jõuavad Hankijani pilverakenduse kaudu järgmisel päeval pärast konverentsi. turunduslik koostöö agentuuriga versa Kommunikatsioonibüroo Versa kasvas 2023. aastal välja Eesti käesoleva aasta agentuurist Hamburg & Partnerid ning selle konsultantidel Marko Paloveeril ja Mihkel Lendokil on ligi 20-aastane kogemus töötamisel nii ajakirjanduses kui ka suhtekorralduses. Versa on täisteenust pakkuv kommunikatsioonibüroo, mis aitab klientidel jõuda efektiivselt oma sihtrühmadeni nii sõna, pildi kui ka video kaudu. Näiteks on Versa konsultandid viimase kolme aasta jooksul korraldanud järjepidevalt rahvusvahelise reisimessi Tourest kommunikatsiooni, juhtinud Samsungi kommunikatsioonitegevusi Eestis, korraldanud Statistikaametile rahvaloenduse teemalisi avalikke arutelusid ning juhtinud rahvaloenduse alaste sõnumite levimist avaliku sektori asutuste seas jne. konverentsi turundustegevused Ürituse kommunikatsioonitegevus keskendub sihtrühmade eripärale ning kanalitele, kus Hankes kirjeldatud sihtrühmad viibivad. Seetõttu on kommunikatsioonitegevustes oluline kombineerida meediaväljaandeid spetsiifiliste kanalitega, nagu erialafoorumid, meililistid, erialameedia, sotsiaalmeediagrupid ja erialased konverentsid ja erialaliidud, kus info saab levida lisaks kirjalikule teavitusele ka word-to-mouth meetodil. Teeme koostööd ministeeriumidega, KOVidega ja avaliku sektori asutustega, näiteks PPA-ga, et saavutada info levimine nende kanalites. Loome informatiivse veebibänneri, mida nii avaliku kui ka erasektori asutused saavad oma kodulehele postitada. Kuna Hankija ei eelda tasuliste kanalite kasutamist, kaardistame enne konverentsi toimumist meediaväljaannete jaoks potentsiaalsed huvipakkuvad teemad ja esinejad, et saavutada lisaks muudele kanalitele esindatus ka avalikus igapäevameedias pressiteadete ja teemapakkumiste kaudu. Konverentsi jaoks on koostatud meediaplaan, vt dokument “LISA_Versa_meediaplaan.xlsx”. ürituse üldvisuaal Ürituse värvitoonide valikul lähtusime küberturvalisust iseloomustavast värvirattast, kus küberturvalisuse põhivärvideks on punane, sinine ja kollane ning sekundaarseteks värvideks kombinatsioon primaarsest - lilla, oranž, roheline ja valge. Võtsime aluseks eelmisel aastal kasutusel olnud ning antud konverentsile juba omase sinise tooni ja Aino fondi ning lisasime juurde värskendavat ilmet andvad sümbolid ja jooned. Tume sinakas- lilla toon mõjub hästi ka projektsiooni ekraanil. Esinejat tutvustavatest slaididest on järgnevalt kaks näidist – esineja fotoga ning ilma. ANETT NUMA MODERAATOR ANETT NUMA MODERAATOR registreerumine, kaelakaardid, salvestamine Pakkuja valmistab ette eesti ja ingliskeelse infolehe ja registreerumise Fienta.com veebikeskkonnas, kuhu Hankijal on ligipääs kasutajatunnuse ja parooliga. Antud platvorm võimaldab osalejatele saata ka teavituskirju. Kaelakaardid trükitakse trükikojas A6 suuruselt kahepoolselt, millest pealmisel pool on ürituse nimi, külalise nimi, organisatsioon ning infolink ja selle QR kood. Teisel pool kaelakaarti on ürituse ajakava. Kaelakaardid trükitakse kujundatult, kasutades ürituseks loodud disaini. Ürituse ajal toimub ettekannete salvestamine ning hiljem materjali töötlemine, pärast mida saadetakse materjal pilverakenduse kaudu Hankijale. Salvestatud materjalid saadab Pakkuja koos tänukirjaga ka osalejatele. projektijuht Lisbeth on alates 2022. aasta novembrist töötanud agentuuris Frank Events, juhtides näiteks selliseid projekte nagu Saku valla sportlaste tänugala 2022, lisbeth roos Harno Meediapädevuse laager 2023, Onnineni Energiapäev 2023. Enne Frank Eventsi tööle asumist töötas Lisbeth teadus- ja ärilinnakus Tehnopol ürituste projektijuhina, kus oli eestvedajaks ligi 150le üritusele aastas, näiteks rohetehnoloogia konverents GreenEst Summit (aastatel 2022, 2021 ja 2020) ja tervisetehnoloogia konverents Kärajad (2022). Lisbeth on ka Eesti ühe suurima tehnoloogiakonverentsi Latitude59 korraldustiimis, kus juba kaks aastat on vedanud eest kogu sündmuse produktsiooni ja expot. Antud konverentsi puhul juhib Lisbeth kogu projekti, vastutab ürituse tõrgeteta kulgemise eest ning viib läbi vajalikud tegevused ürituse järgselt. korraldusjuht asso toming Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 korraldusjuht on Asso Toming, kellel on üle 10 aasta kogemust ürituste korraldamisega. Asso on kohusetundlik ning leidlike ideedega projekti- ja korraldusjuht, kelle jaoks ükski probleem ei ole lahendamatu. Korraldusjuht tegeleb konverentsi ajal esinejate ja moderaatori assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine ning vajadusel suunamine tehniku juurde, abistamine mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga. Rohkem infot Asso tehtud töödest dokumendis “Lisa 1 – Projektimeeskonna kinnitus”. ürituse abilised Üritusel on lisaks projektijuhile ja korraldusjuhile ka 4 abilist ehk ürituse ajal on meeskonna suuruseks 6 inimest. 2 abilist on terve ürituse vältel registratuuris, andes inimestele nende nende kaelakaart koos kaelapaelaga ning võttes vajadusel neilt ka allkirju. Teised 2 abilist on ürituse alguses, kogunemisel, külalisi tervitamas ja suunamas ning ürituse ajal on nad abis mikrofonidega, kui publiku seas peaks tekkima küsimusi. Ürituse abilisteks on inimesed agentuurist Frank Events ja meie tütarettevõttest Seiklusfirma 360kraadi, kus kõigil nii ürituste korraldamise kui ka assisteerimise kogemus. ÕHTUNE PROGRAMM pärast konverentsi Valukoja suures saalis, kus vanasti asus Noblessneri allveelaevatehase koostetsehh, tegutseb täna PROTO avastustehas, kuhu õhtuse programmi külalised saavad pärast konverentsi väljapanekutega tutvuma minna. Samal ajal toimuvad Nobeli saalis ettevalmistused õhtuseks programmiks ning külalisi oodatakse tagasi Nobeli saali tund hiljem, kell 18.00. saali paigutus ja kontseptsioon Pärast PROTO Avastuskeskuse külastamist, kell 18.00, koguneme taas Nobeli saali, kus algab õhtune koosviibimine. Õhtuseks programmiks on lavalt viidud mööbel ning saalis on nüüd 12 ümmargust lauda ja 120 tooli, et enamusel oleks istumine. Saali tagumises osas on 10 pukklauda mõnusaks vestlemiseks. Et inimesed tunneksid mõnusalt ning õhkkond oleks vaba tutvumiseks ja suhtlemiseks, tekitame buffee lauad samuti Nobeli saali, mis hoiab ära selle, et inimesed on hajutatult. Saali sisenedes tervitab külalisi viisakalt riietatud kelner, kes ulatab tervitusjoogi. Saalis mängib muusika, mis köidab ja hoiab publiku tähelepanu, hoiab energiat, kuid annab võimaluse suhtlemiseks. Õhtune programm kestab 18.00-21.00, millest ühe tunni jooksul astub külaliste ette mitmes vahetuses energiline ja tempokas LED saksofonist Henri Aruküla. Henri liigub saksofoniga publiku keskel, mis haarab kindlasti tähelepanu ning pakub elevust. Led-Saksofonist henri aruküla Henri Aruküla on eesti show-saksofonist, kes on sooloartistina esinenud viimased seitse aastat, enne seda lõi kaasa erinevates bändides ja koosseisudes. Lisaks tuntakse Henrit kui Eesti ainukest ja Baltikumi esimest led-saksofonisti. Henri esinemisstiili juurde kuulub rahva sees saksofoni mängimine, lavalt maha tulles kaasab ta ka kogu publikut tantsupõrandal. Tema jaoks on kõige olulisem mängida kvaliteetset muusikat, mis on varasemalt väljatöötatud enne üritust ja vajadusel ka peo stiili ja külalistega kohandatud, et pidu jääks meelde! esialgne ürituse korralduslik AJAKAVA Korraldusliku ajakava ja selle täitmise eest vastutab projektijuht Lisbeth Roos koostöös korraldusjuhi Asso Tominga ning turundusagentuuri Versaga (vt tabel 1). KUUPÄEV TEGEVUS 2.10.-03.12. Turundustegevused, vt dokument “Lisa 9_meediaplaan” 9. november Kutse koos asukoha ja esialgse ajakavaga osalejatele 21. november Osalejate arvu lõplik kinnitus toitlustajale 23. november Detailne infokiri registreerunutele 27. november Asukoha ettevalmistus ja ehitus 28. november Konverentsi toimumispäev Tabel 1. Riikliku küberturvalisuse aastakonverentsi 2023 korralduslik ajakava enne konverentsi esialgne ürituse korralduslik AJAKAVA Korraldusliku ajakava ja selle täitmise eest vastutab projektijuht Lisbeth Roos koostöös korraldusjuhi Asso Tominga ning turundusagentuuri Versaga (vt tabel 2). KUUPÄEV TEGEVUS 4.12—17.12. Turundustegevused, vt dokument “Lisa 9_meediaplaan” 28. november Konverentsi toimumispäev 29. november Fotograafi fotode edastus Hankijale 28.11-05.12. Tagasiside kogumine osalejatelt 12. detsember Tagasiside analüüsi esitamine Hankijale 12. detsember Tänukirjade ja kogu ürituse materjali saatmine osalejatele Tabel 2. Riikliku küberturvalisuse aastakonverentsi 2023 korralduslik ajakava pärast konverentsi esialgne ürituse AJAKAVA 28. NOVEMBER 09.00 Kogunemine Nobeli saali, tervituskohv 10.00 Algab konverents 12.00 Lõunapaus 13.00 Jätkub konverents 14.00 Kohvipaus 14.30 Jätkub konverents 15.30 Energiapaus 15.45 Jätkub konverents 17.00 Lõpeb konverents, Proto Avastuskeskuse külastus 18.00 Algab õhtune programm Nobeli saalis 21.00 Lõpeb õhtune programm Ideepakkumine ja selle tingimused ning pakkumise täitmisega teatavaks saanud informatsioon on konfidentsiaalne. Pakkumist puudutava informatsiooni avaldamine kolmandatele isikutele pakkumise kehtivuse ajal ning pärast pakkumise kehtivuse lõppu toimub ainult Frank Events OÜ eelneval kirjalikul nõusolekul. Hinnapakkumise kinnitamise aluseks loetakse Tellija e-maili vastust saadetud hinnapakkumise versioonile. Hinnapakkumise kinnitamiseks on vajalik Tellija poolne garantiikiri pakkumise sobivuse kohta. AITÄH! Frank Events OÜ Email: [email protected] www.frankevents.ee  Riigihange : Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 3 – Ärisaladus Avaldame , et esitatud pakkumusest on ärisaladusega kaitstud järgmised dokumendid või teave : Jrk Dokumendi n imetus ( terviktekst või viide teksti osale ) Põhjendus teabe ärisaladuseks määramisest 1. Asukoha valik ja tutvustus , Nobeli saal Ideepakkumine ja selle tingimused ning pakkumise täitmisega teatavaks saanud informatsioon on konfidentsiaalne . Pakkumist puudutava informatsiooni avaldamine kolmandatele isikutele pakkumise kehtivuse ajal ning pärast pakkumise kehtivuse lõppu toimub ainult Frank Events OÜ eelneval kirjalikul nõusolekul . 2. Ruumi paigutus ja tehniline produktsioon , Space Productions 3. Toitlustaja valik ja menüü , Caviar Catering 4. Barista valik , Mihkel Jürimaa 5. Moderaatori valik , Anett Numa 6. Jumestaja valik , Kärolin Raig 7. Fotograafi valik , Erlend Štaub 8. Turunduspartneri valik , agentuur Versa 9. Turundus - ja meediaplaan , dokument nimega “Lisa 4_meediaplaan.xlsx” 10. Ürituse visaalne väljanägemine , üldvisuaal , esinejate slaidid , dokumendid nimedega “Näidiseks.png” ja “Slaidide_näidiseks.pptx” 11. Registreerumisplatvorm , kaelakaardid , salvestamine 12. Pärast konverentsi , Proto Avastustehase külastus 13. Meelelahutuslik etteaste , LED saksofonist Henri Aruküla Oleme teadlikud , et: RHS § 461 kohaselt ei või Pakkuja ärisaladusena märkida : pakkumuse maksumust ega osamaksumusi ; teenuste hankelepingute puhul lisaks käesoleva punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid ; juhul kui antud vorm on täitmata või esitamata põhjendus teabe ärisaladuseks määramise kohta , loeb Hankija , et Pakkuja poolt esitatud pakkumus või pakkumuses sisalduv teave ei ole ärisaladusega kaitstud . Nimi : Leho Luukas / allkirjastatud digitaalselt / Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 1 – Projektimeeskonna kinnitus Projektijuht Ees- ja perekonnanimi Lisbeth Roos Sünniaeg dd.mm.yyyy 05.07.1993 E-post [email protected] Hariduskäik (sh täiendkoolitused) 2016-2019 Sotsiaalteaduste magistrikraad, Tartu Ülikool 2013-2016 Sotsiaalteaduste bakalaureusekraad, Tartu Ülikool Projektijuhtimise kogemus. Kirjelda vähemalt kolme (3) Pakkumuse esitamisele eelneva 60 kuu jooksul küber- või tehnoloogiavaldkonna konverentsi- ja või suurürituse projektijuhtimise kogemus. Ära näidata: - projekti nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Projekti nimi : Meediapädevuse laager 2023 Tellija andmed : Haridus- ja Noorteameti riigihange Projekti alguse ja lõpu kuupäev : 23.-25.05.2023 Peamised tööülesanded : projekti ideekavandi loomine ja hanke kokkupanek (asukoht, majutus, toitlustus, meelelahutuslik etteaste, fotograaf) eelarvestamine projekti tegevuskava elluviimine ja järelvalve hanke aruandlus Projekti nimi : Konverents Onnineni Energiapäev 2023 Tellija andmed : Onninen AS Projekti alguse ja lõpu kuupäev : 3.-4.05.2023 Peamised tööülesanded : projekti ideekavandi loomine ja esitamine (asukoht, toitlustus, fotograaf, videograaf, järelvalve korraldamine, moderaatori leidmine) eelarvestamine projekti tegevuskava elluviimine produktsioon ja konverentsi visuaalne väljanägemine tagasiside esitamine kliendile Projekti nimi: tervisetehnoloogia konverents Kärajad Tellija andmed: Connected Health kl a ster Projekti alguse ja lõpu kuupäev: 15.09.2022 Peamised tööülesanded: projekti ideekavandi loomine ja esitamine (asukoht, toitlustus, fotograaf, videograaf, järelvalve korraldamine, moderaatori leidmine) eelarvestamine projekti tegevuskava elluviimine produktsioon ja konverentsi visuaalne väljanägemine esinejate assisteerimine klastri aruandlus Korraldusjuht Ees- ja perekonnanimi Asso Toming Sünniaeg dd.mm.yyyy 10.01.1988 E-post [email protected] Hariduskäik (sh täiendkoolitused) 1995-2007 Tõrva Gümnaasium 2007-2014 Tallinna Ülikool, Rekreatsioonikorraldus, bakalaureusekraad. Üritusete korraldamise kogemus. Korraldusjuht on pakkumuse esitamise ettepanekule eelneva 60 kuu jooksul olnud ürituse peakorraldaja vähemalt viie (5) taolise (konverentsid, kontserdid, pidustused) ürituse juures. Ära näidata: - ürituse nimi; - tellija andmed; - ürituse alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Projekti nimi : KOOD.Jõhvi kooli avamine Tellija andmed : Tuleviku Tehnoloogiahariduse MTÜ Projekti alguse ja lõpu kuupäev : 30.11.2022 Peamised tööülesanded : Sündmuse ideekavandi loomine ja kokkupanek ( tehniline produktsioon, avashow, dekoratsioonilahendused, catering) eelarvestamine projekti tegevuskava elluviimine ja sündmuse ajal kohapealne järelvalve -produtsent Projekti nimi : Leonhard Weiss Uusaastapidu Tellija andmed : Leonhard Weiss OÜ Projekti alguse ja lõpu kuupäev : 14.01.2023-15.01.2023 Peamised tööülesanded : Sündmuse ideekavandi loomine ja kokkupanek ( tehniline produktsioon, avashow, dekoratsioonilahendused, catering) eelarvestamine projekti tegevuskava elluviimine ja sündmuse ajal kohapealne järelvalve -produtsent Projekti nimi : Tripod X K onverents „Kuidas taltsutada täiuslikku tormi“ Tellija andmed : Tripod Grupp OÜ Projekti alguse ja lõpu kuupäev : 8 .0 9 .202 2 Peamised tööülesanded : Vastutav s ündmuse tehnili s e produktsioon i , dekoratsioonilahendus te, lava, mööbli, catering i, kohaga suhtluse ning lõpp-esineja/kontserdi eest eelarvestamine projekti tegevuskava elluviimine ja sündmuse ajal kohapealne järelvalve -produtsent Projekti nimi : Latitude59 Tellija andmed : Latitude59 MTÜ Projekti alguse ja lõpu kuupäev : 25-26.05.2023 Peamised tööülesanded : Sündmuse tehniline produtsent. Kõikide saalide tehniliste lahenduste ülesehituse eest vastutav. E elarvestamine Suhlemine teenusepakkujatega, kes tehnilist teostust tegid-pakkusid Sündmuse tehniline ettevalmistus kolmel eelneval päeval ja selle järelvalve . Konverentsi ajal tehniliste probleemide lahendamine ja lahenduste leidmine. Projekti nimi : Thinking In Billions | Investor day Tellija andmed : Latitude59 MTÜ Projekti alguse ja lõpu kuupäev : 24.05.2023 Peamised tööülesanded : Sündmuse tehniline produktsioon, dekoratsioonilahendused, catering, visuaalid. Eelarvestamine projekti tegevuskava elluviimine Kinnitan, et: kõiki eelnimetatud meeskonnaliikmeid on võimalik kasutada hankelepingu täitmiseks, seda kuni hankelepingu tähtaja lõpuni. 1.1. Pakkujal on vajadusel õigus pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid eelneval kirjalikul kokkuleppel Hankijaga ja seda tingimusel, et meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kvalifikatsiooni omava spetsialistiga. kõik esitatud meeskonnaliikmed on andnud nõusoleku hankelepingu täitmises osalemiseks ja kinnitavad seda antud vormi digitaalselt allkirjastades. Nimi: Leho Luukas /allkirjastatud digitaalselt/ Nimi: Lisbeth Roos /allkirjastatud digitaalselt/ Nimi: Asso Toming /allkirjastatud digitaalselt/ Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium HANKEDOKUMENT Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 CVP kood: 79952000-2 Ürituste korraldamisega seotud teenused Lugupeetud Pakkuja! Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium kutsub Teid esitama pakkumust hankele, mille eesmärk on korraldada üritus „Riikliku küberturvalisuse aastakonverents“, mis on mõeldud küberturvalisuse valdkonna teadlikkuse tõstmiseks ja ekspert tasemel valdkonna tähtsamateist teemadest arutamiseks (edaspidi konverents). Oodatav tulem on küberturvalisuse valdkonna suurem kõlapind ühiskonnas, samuti valdkonna ekspertide ja osaliste võrgustamine ning teadlikkuse kasv. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn reg kood: 70003158 Hankija: e-post: [email protected] (edaspidi Hankija) „Riikliku küberturvalisuse aastakonverentsi“ korraldus Hanke nimetus: Hankemenetluse liik: Hange alla sotsiaalteenuse riigihanke piirmäära Pakkumuste jõusolek: 90 kalendripäeva Tegevuste eeldatav elluviimise periood on lepingu sõlmimisest arvates 5 kuud Lepingu täitmise kestus: Lepingulised kohustused peavad olema täidetud hiljemalt 25. detsembriks 2023. Lepingu eeldatav maksumus: 55 000,00 eurot (sh käibemaks) Riigihanke läbiviimise eest Kristiina Tuisk vastutav isik: Riikliku küberturvalisuse osakonna protsessijuht 2 Sisukord 1. HANKE TAUST JA EESMÄRK .................................................................................... 4 2. HANKEGA TELLITAVA KONVERENTSI SIHTRÜHM .......................................... 4 3. HANKE EESMÄRKIDE TÄITMISEKS HANGITAVAD TEGEVUSED ................. 5 4. NÕUDED KONVERENTSI KORRALDUSELE JA TEAVITUSTEGEVUSTELE . 6 5. KONVERENTSI ELLUVIIMISE JÄRGSED TEGEVUSED.................................... 11 6. NÕUDED PAKKUJA MEESKONNALE .................................................................... 12 7. PAKKUMUSE STRUKTUUR ...................................................................................... 13 8. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE, VASTAVAKS TUNNISTAMINE VÕI TAGASILÜKKAMINE ................................................................ 14 9. PAKKUMUSTE VÕRDLEMINE, HINDAMINE JA PAKKUMUSTE EDUKAKS TUNNISTAMINE .................................................................................................................. 15 10. HANKELEPINGU SÕLMIMINE ............................................................................. 18 Lisa 1 – Projektimeeskonna kinnitus ................................................................................... 20 Lisa 2 – Teenuse osutamise eelarve ...................................................................................... 22 Lisa 3 – Ärisaladus ................................................................................................................. 25 Lisa 4 – Isikuandmete töötlemise register ............................................................................ 26 Lisa 5 – Volikiri ...................................................................................................................... 28 Lisa 6 – Ühispakkujate avaldus ja volikiri........................................................................... 29 Lisa 7 - Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt .................................................................... 30 Lisa 8. Käsunduslepingu eritingimuste projekt .................................................................. 31 3 1. HANKE TAUST JA EESMÄRK 2022. aastal toimus esmakordselt „Riiklik küberturvalisuse aastakonverents 2022“, mille eesmärk oli saada suuremat kõlapinda küberturvalisuse teemadele Eestis. Ühtlasi tuua kokku oma valdkonna eksperdid, küberkogukond ja laiemalt valdkonnast huvi tundvad inimesed. Esimene konverentsi tagasiside ja ühiskondlik reaktsioon sellele andsid kinnitust, et sündmus peab jätkuma ning on vajalik osa kübermaastikul. Eelkõige just selleks, et aasta tähtsamad teemad tuua lauda ja neid analüüsida, ühtlasi vaadata tulevikku, mis on need teemad, mis meid ees ootavad ja millega peame silmitsi seisma. See et ürituse korraldaja on ministeerium annab võimaluse ka laiemale avalikkusele rääkida selle aastastest töövõitudest ja tuua lavale valdkonna eksperte, kes muidu ei saa piisavalt tähelepanu. Ka „Digiühiskonna arengukava 2030“ küberturvalisuse tagamise peatükki1 oodatav tulem on, et otsustajad, poliitikakujundajad ning võrgu ja infosüsteemide omanikud omavad head olukorrateadlikkust üleilmsetest digiarengu ja küberturvalisuse suundumustest, riskidest ja mõjudest Eestile. Vaid läbi suurte ürituste ja ühiskonna tähelepanu koondamise küberteemadele saame saavutada laiemat tähelepanu ja teadlikust antud teemast. 2. HANKEGA TELLITAVA KONVERENTSI SIHTRÜHM 2.1. Otsesed kasusaajad: 2.1.1. Avaliku sektori juhid, poliitikud, küberturbejuhid- ja spetsialistid, kes soovivad enda teadmisi arendada ja kaasa mõelda 2023. aasta olulisemate küberturvalisuse ja infoturbe teemadel. 2.1.2. Elutähtsate teenuste (ETO)- ja oluliste teenuste osutajate (OTO) esindajad, kes on tähtis sihtrühm teadlikkuse ja riigiga suhtlemise aspektis. 2.2. Kaudsed kasusaajad: 2.2.1. Erasektor ja laiem avalikkus kasvatades huvi küberturvalisuse valdkonna vastu. 2.2.2. Meediaväljaannete esindajad, läbi kelle saab üritus suuremat avalikkuse kõlapinda. 1 https://www.mkm.ee/digiriik-ja-uhenduvus/digiuhiskonna-arengukava-2030 (lk 41) 4 3. HANKE EESMÄRKIDE TÄITMISEKS HANGITAVAD TEGEVUSED Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM) tellib punktis 1 kirjeldatud eesmärkide täitmiseks konverentsi korraldamise teenust, mis hõlmab järgmist: 3.1. Riikliku küberturvalisuse aastakonverentsi ettevalmistamine ja läbiviimine. 3.1.1. Lepinguliste eesmärkide täitmiseks peab Pakkuja läbi viima ühe ühepäevalise konverentsi vahemikus 14.11-14.12.2023 algusega näiteks kell 10:00 ja kestab kuni 17:00, millele järgneb õhtune koosviibimine näiteks kell 18:00-21:00, punktis 4 kirjeldatud nõuete alusel (konverentsi täpne algus ja lõpu kellaaeg lepitakse kokku Hankijaga). Konverentsil peavad olema esindatud kõik eelpool nimetatud sihtrühmad ning korraldaja peab tagama osaluse konverentsil kuni 300 inimesele ja õhtusel koosviibimisel kuni 150 inimesele. 3.2. Teavitustegevused ja osalejate kutsumine lähtudes punktis 2 kirjeldatud konverentsi sihtrühmast. 3.2.1. Konverentsi osalejate arvu täis saamiseks vajaliku teavitustegevuse elluviimine. Pakkuja ülesandeks on ette valmistada sisend konverentsi toimumise teavitamiseks, mis kooskõlastatakse eelnevalt Hankijaga. 3.2.2. Pakkuja vastutab sihtrühmale eelinfo edastamise eest planeeritava sündmuse kohta, valides kanalid, mis võimaldavad kõige paremini sihtrühmani jõuda. Hankija ei eelda, et kasutatakse tasulisi kanaleid. 3.2.3. Pakkuja vastutab ürituste registreerimis- ja infokeskkonna ettevalmistamise ja ajakohase haldamise eest (sh muudatuste sisseviimine esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe tööpäeva jooksul arvates Hankija vastava palve esitamisest); 3.2.3.1. registreerimis- ja infokeskkond: Pakkuja peab ette valmistama üritustele registreerimiseks eestikeelse ja ingliskeelse turvalise veebipõhise registreerimis- ja infokeskkonna, millele peab hankelepingu kehtivuse ajal olema tagatud kuni 2 (kahe) Hankija kontaktisikule ligipääs (nt kasutajatunnuse ja parooliga või ID-kaardiga/mobiil-IDga). Registreerimis- ja infokeskkonna sobivuse kinnitab Hankija enne selle kasutuselevõttu, selle ajakohane ja korrektne haldamine on Pakkuja ülesanne. 5  3.2.3.2. osalejate eelregistreerimine, ümberregistreerimine, registreeringu(te) tühistamine, vajadusel ootenimekirja(de) pidamine ja vastava nimekirja edastamine Hankijale; 3.2.3.3. koostada ja edastada osalejatele hiljemalt 15 päeva enne sündmuse toimumist kutse koos asukoha ja esialgse ajakavaga. 3.2.3.4. hiljemalt 48 tundi enne sündmust tuleb registreerunutele edastada detailne infokiri sündmuse päevakava jm olulise teabega (näiteks parkimiskorralduse jmt detailide kohta). 4. NÕUDED KONVERENTSI KORRALDUSELE JA TEAVITUSTEGEVUSTELE 4.1. Konverentsi toimumiskoht on Tallinnas, mõnes kesklinna või sellega vahetult piirnevas asumis. Ürituse toimumiskoht peab olema tavapärasest (hotelli) konverentsikeskusest eristuv, looma meeldiva, pingevaba ja inspireeriva õhkkonna. 4.1.1. Toimumiskohas peab olema võimalus pärast konverentsi korraldada püstijala- vastuvõtt või vabam olemine. Ürituse toimumiskohana sobivad nt Kultuurikatel, PROTO avastustehas, Kruiisiterminal või muud samalaadsed toimumiskohad. 4.1.2. Ürituste puhul tuleb arvestada, et toimumiskohale peab olema hea ligipääsetavus nii jalgsi, auto- kui ühistranspordiga ja tagatud peab olema piisav arv parkimiskohti kuni 10-minutilise jalutuskäigu kaugusel ürituse toimumiskohast. 4.1.3. Ürituse toimumiskohtade valikul tuleb Pakkujal arvestada, et toitlustuse jaoks mõeldud ruumid peavad olema piisavalt avarad osalejate mugava toitlustamise tagamiseks (sh eelistatult ei toimu lõunapaus üritusega samas ruumis). 4.2. Konverentsi toimumisaeg peab olema vahemikus 14.11–14.12.2023, v.a neljapäevad, mil toimuvad valitsuse istungid. Hankijaga lepitakse ürituse täpses toimumisajas kokku esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui kaks kuud enne ürituse toimumist. 4.2.1. Konverentsi sisu ja esinejate eest vastutab Hankija. 4.2.2. Pakkuja vastutada on päeva moderaator. Moderaator peab olema kübervaldkonnaga varasemalt tutvunud inimene, kes on varasemalt vähemalt kolme (3) tehnoloogia- või kübervaldkonna üritust/konverentsi modereerinud või on antud valdkonna ekspert. Moderaator kooskõlastatakse Hankijaga. 6  4.2.3. Ürituse päeval on vajalik jumestaja esinejatele (kerge puuderdus). 4.3. Konverentsi ruumide paigutus on võimalusel laudadega. Ruum peab olema piisavalt suur, et sinna mahuks lisaks 300 osalejale ka konverentsiinventar (sh lava). Lava suurus tuleb arvestada selliselt, et sinna mahub kõnepult ja vähemalt 5 tugitooli paneeldiskussoonis osalejatele (ca 5 osalejat), sh 3 väikest lauda joogivee vms jaoks. Ruumide sisse- ja väljapääsu uksed ei tohiks eelistatult paikneda vahetult esinemisala taga või juures, et osalejate liikumine ürituse ajal ei häiriks ettekandeid. 4.3.1. Lisaks konverentsi ruumile peab olema tagatud kaks väiksemat ruumi, kus ühes saavad esinejad ennast ette valmistada ja jumestaja neid üle vaadata. Teine ruum oleks vajadusel intervjuudeks ehk pressiruum. Mõlemas ruumis peab olema tagatud valgus, laud ja vähemalt viis tooli. 4.3.2. ruumide (sh tehniline) ettevalmistamine. Ruumid peavad olema valmis seatud vähemalt 15 minutit enne osalejate ürituse (st enne kogunemise) algust; 4.3.3. Ruumis peab olema: 4.3.3.1. väga hea internetiühendus; 4.3.3.2. kvaliteetne heli- ja videosüsteem (sh vajadusel videote näitamiseks); 4.3.3.3. ekraan (vajadusel mitu); 4.3.3.4. esitlus(süle)arvuti; 4.3.3.5. data-videoprojektor; 4.3.3.6. (paber)tahvel ja markerid (vajadusel); 4.3.3.7. raadiohiir; 4.3.3.8. laser pointer; 4.3.3.9. tagatud seadmete laadimisvõimalus; 4.3.3.10. tehnik, kes haldab esitluste kuvamist ekraanile ja tagab tehnika tõrgeteta töö ürituse ajal; 4.3.3.11. 5 peamikrofoni esinejatele; 4.3.3.12. 3 käsimikrofoni; 7  4.3.3.13. 3 saalisekretäri, kes haldavad käsimikrofone, kui osalejad soovivad küsimusi küsida ja kommentaare jagada; 4.3.3.14. võimalus kuvada ettekannete vahetuse ajal ekraanile esislaid või esinejat sissejuhatav slaid; 4.3.3.15. esinejale slaide/märkmeid näitav lavamonitor; 4.3.3.16. ajamonitor või kell, mis näitab esinemise lõpuni jäävat aega; 4.3.4. Pakkuja peab arvestama tehnika maksumuses veebiülekande tegemisega ja ürituse salvestamisega; 4.3.4.1. veebiülekanne peab olema vähemalt brauseripõhine ja tagatud peavad olema vähemalt järgmised võimalused: osalejad saavad küsida küsimusi nii suuliselt (sh videopildiga) kui ka kirjalikult; võimalus kuvada korraga nii esinejat kui ka tema slaide; veebis osalejad näevad videopilti nii esinejast kui saalist; 4.3.4.2. ürituse salvestamiseks vähemalt kahte erinevat kaamerat, erinevate kauguste ja nurkade jaoks. Täpne tehniline lahendus lepitakse kokku ürituse ettevalmistamisel. 4.3.4.3. ürituste videosalvestuste monteerimine klippideks (iga esinemine/diskussioon eraldi klipina, lisatud ürituse esislaid, esineja nimi ja tiitel ning ürituse lõpuslaid koos korraldajate infoga; esitlusslaidid ja näidatavad videod integreeritakse ettekannete sisse; Pakkuja küsib Hankijalt vajadusel täpsemaid juhiseid) ja edastamine Hankijale esimesel võimalusel andmekandjal; 4.3.5. Ruumis peab olema lava dekoratiivvalgus ja arvestada tuleb, et lisaks esinejatele kohapeal võivad mõned esinejad esineda üle veebi (mh paneeldiskussiooni ajal). 4.3.6. Õhtuseks koosviibimiseks tuleb tagada ruum (võimalusel eraldi ruum). Ruumis tuleb tagada püstijala-vastuvõtuks sobiv mööbel (sh pukklauad) ja enamus osalejale istumisvõimalus; 4.3.6.1. õhtuse koosviibimise ruumide puhul tuleb arvestada, et üritus sisaldab ka meelelahutuslikku osa (elav taustamuusika, etteaste vms) ning selleks peab 8  ruumis olema lava/kõrgendik. Pakkumuses tuleb arvestada ka esinemisega seotud tehnikaga; 4.3.6.2. Pakkuja peab organiseerima elava taustamuusika või meelelahutusliku etteaste (näiteks stand-up komöödia) õhtusele koosviibimisele, arvestades kokku ca 1 tunniga, mitmes osas kogu õhtu vältel. 4.4. Konverentsi toitlustus peab olema tagatud kuni 300 inimesele. Toitlustus sisaldab tervituskohvi, kohvipausi, lõunasööki, energiapausi, barista kohvi (Surfcafe vms) ja õhtusele koosviibimisele suupisteid ja tervitusjooki. 4.4.1. Ürituse ettevalmistamise käigus annab Hankija Pakkujale teada toidukordade vajadused ja enne üritust saadab Pakkuja Hankijale kooskõlastamiseks menüüd. Pakkujal tuleb toitlustuse planeerimisel ja eelarve koostamisel arvestada, et järjest enam on osalejate seas erisoovidega inimesi. Ürituste menüüd peavad sisaldama valikut taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja laktoositalumatutele jms. 4.4.2. Pakkuja tagab, et ürituste menüüd ja kogused arvestavad osalejate poolt registreerimis- ja infokeskkonnas märgitud infoga (nt toitumiserisused, varasem lahkumine ürituselt vms). 4.4.3. Ürituste menüüvalikul tuleb arvestada konkreetse ürituse eripära ja sihtgrupiga, pakkuda tuleb mitmekesist ja tasakaalustatud toitu. Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud. 4.4.4. Toitlustamine peab olema korraldatud kiiresti ja osalejate jaoks mugavalt, teenindus peab olema professionaalne. Ürituste ettevalmistamise etapis (tööde elluviimise käigus) tuleb Pakkujal välja tuua toitlustuse maksumused inimese kohta. Toitlustuse eest tasutakse vastavalt tegelikele kuludele, st osalejate arvu ja/või toitlustuskordade muutumisel muutub vastavalt ka toitlustuse hind. 4.4.5. Esinejatele peab olema tagatud pudelivesi ettekande toimumise ruumis. 4.4.6. Konverentsi toitlustus peab igale osalejale sisaldama: 4.4.6.1. tervituskohv – sisaldab vähemalt 2 (kahte) soolast ja 1 (ühte) magusat suupistet; 4.4.6.2. kohvipaus - sisaldab vähemalt 2 (kahte) soolast ja 2 (kahte) magusat suupistet; 9  4.4.6.3. lõunasöök (buffet või lauda teenindamisega) - sisaldab eelrooga (salativalik või supp), pearooga, desserti; 4.4.6.4. energiapaus - sisaldab vähemalt 2 (kahte) tervislikku valikut (nt smuuti, köögi- või puuviljavalik vms); 4.4.6.5. iga toidukord peab sisaldama igale osalejale kohvi (piima/koore ja taimse piimaga), teed, vett. 4.4.7. Õhtuse koosviibimise toitlustus peab igale osalejale (kuni 150 inimest) sisaldama: 4.4.7.1. 5 soolast ja 3 magusat suupistet inimese kohta; 4.4.7.2. 2 tervitusjooki inimese kohta (arvestada tuleb alkohoolsete, ja mittealkohoolsete jookidega); 4.4.7.3. menüü peab sisaldama igale osalejale ka kohvi, teed, vett. 4.5. Konverentsi kujunduse korraldamine sh Pakkuja peab looma ürituse visuaali nii plakati (eri formaadis), päevakavadele, registreerimiskeskkonnale, slaididele jms. Visuaal peab olema ühtne, esinduslik, minimalistlik ning lähtuma ürituse sisust. 4.5.1. Ürituste programmide, ettekannete slaidipõhjade jm vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, vormistamine (ja vajadusel printimine) ning nende sobivuse kooskõlastamine Hankijaga enne ürituse toimumist (sh vajadusel kujundustööde korraldamine). 4.5.2. Professionaalse fotograafi teenuse organiseerimine. 4.5.3. Ruumide maitseka ja minimalistliku kujunduse loomine (peamiselt mööbli ja valguse abil). 4.5.4. Vajadusel osaluslehtede, osalejate (sh ka lektorid esinejad ja päevajuhid) nimesiltide, päevakavade (A3 või A4 formaadis) kujundamine ja printimine. 4.5.5. Pakkuja peab trükkima kujundatud ja disainitud kaelakaardid (või sarnast funktsiooni täitvad) tooted üritusele. 4.6. Konverentsi korraldus ürituse päeval, ürituse sujuv läbiviimine ja professionaalsel tasemel korralduse tagamine (sh Pakkuja meeskonna korrektne riietus, osalejate ning esinejatega viisakas suhtlemine; piisav meeskond ürituse sujuvuse tagamiseks). 10  4.6.1. Ürituse toimumiseks muude vajalike tegevuste koordineerimine ja haldamine (sh vajadusel mööbli ümberpaigutamine ürituse toimumise ruumides). 4.6.2. Vajadusel ürituse toimumiskoha suunaviitadega tähistamine. 4.6.3. Ürituse alguses ja kogu selle kestel osalejate assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine, suunamine), esinejate ja moderaatori assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine ning vajadusel suunamine tehniku juurde, abistamine mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga). 4.6.4. Vajadusel desinfitseerimis- jms vahendite tagamine. 4.7. Konverentsi läbiviimisel peab Pakkuja arvestama korraldamisele seatud tingimuste ja piirangutega. Juhul, kui ürituse toimumise ajal on riiklikult sätestatud tingimuseks ruumi maksimaalse täituvuse nõue, tuleb pakkujal tagada selle võrra suurema mahutavusega ruum(id). Samuti peab Pakkuja tagama vajadusel desinfitseerimis- (nt käte desinfitseerimiseks) ja isikukaitsevahendite (nt maskide) olemasolu osalejatele Eesti Vabariigis valitsevast olukorrast tulenevalt ohutusnõuete/-juhiste jälgimise ning täitmise (nt COVID-tõendi olemasolu kontroll, hajutatuse nõue jms, vastavalt veebilehel kriis.ee esitatud juhistele). 5. KONVERENTSI ELLUVIIMISE JÄRGSED TEGEVUSED 5.1. Konverentsi tagasiside ja järeltegevused peale ürituse toimumist: 5.1.1. tagasisideküsitluse koostamine vastavalt Hankijalt saadud sisendile; 5.1.2. tagasiside kogumine, analüüsimine ja kokkuvõtte esitamine Hankijale; 5.1.3. üritusel osalenutele tänukirja koostamine ja selle kinnitamine Hankijaga; 5.1.4. üritusel osalenutele tänukirjade jms info (nt viited ürituste materjalidele) saatmine e-posti teel; 5.1.5. esitluste ja muude dokumentide veebi üles laadimine; 5.1.6. professionaalse fotograafi tehtud fotode edastamine Hankijale esimesel võimalusel (aga mitte hiljem kui 2 tööpäev pärast üritust). 5.2. Tellitud tööde üleandmisel esitab Pakkuja koos tööde üleandmise-vastuvõtmise aktiga lõppraporti, mis sisaldab järgmist infot: 11  5.2.1. kokkuvõte korraldatud üritusest (sealhulgas tulemustest, osalejate tagasisidest konverentsi sisu ja korralduse kohta jms); 5.2.2. konverentsi osalejate arv koos registreerimislehtedega; 5.2.3. ettepanekud ja soovitused tulevikuks sarnase konverentsi läbiviimiseks; 5.2.4. video- ja pildimaterjal ürituselt pilverakenduse kaudu. 6. NÕUDED PAKKUJA MEESKONNALE 6.1. Pakkuja peab ürituse läbiviimiseks komplekteerima tabelis 1 kirjeldatud nõuetele vastava projektimeeskonna. 6.2. Projektimeeskonda peab kuuluma projektijuht ja korraldusjuht, kusjuures neid rolle ei tohi täita sama isik. Lisaks neile kahele peab konverentsi päeval olema kohapeal vähemalt neli (4) assistenti, kes aitavad tagada ürituse sujuva läbiviimise. Korraldusprotsessi vältel tuleb tagada optimaalne kättesaadavus ja suhtlus (meilile vastamine vähemalt 3 tööpäeva jooksul, korralised kohtumised kuus korra, kuu aega enne üritust iganädalaselt) Hankija ja Pakkuja vahel. 6.3. Pakkuja esitab nõuetele vastavuse kohta „Projektimeeskonna kinnituse vormi“ kohase kinnituse tabelis 1 kirjeldatud projektijuhi ja korraldusjuhi ülesandeid täitva projektimeeskonna liikme kohta. Teisi rolle täitvate projektimeeskonna liikmete kohta esitab pakkuja vabas vormis kompetentsi kirjelduse ja kinnituse projektimeeskonda kaasamise kohta. 6.4. Hankijal on õigus kontrollida projektimeeskonna liikmete poolt antud kinnituste õigsust kasutades avalikult kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saamiseks kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus Pakkujalt küsida täiendavat lisainfot ja dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja peab esitama Hankija nõutud täiendavad andmed/dokumendid kolme (3) tööpäeva jooksul nõude saamisele järgnevast tööpäevast arvates. 6.5. Tabel 1. Nõuded projektimeeskonna koosseisule ja kompetentsile Roll/vastavat rolli täitvate nõutud Rolli kirjeldus Nõuded kompetentsile isikute arv 12  Pakkumuse esitamisele eelneva 60 kuu jooksul vähemalt kolme (3) Projektijuht vastutab küber- või tehnoloogiavaldkonna hankelepingu täitmise eest, juhib konverentsi- ja või suurürituse Projektijuht meeskonda, suhtleb vajadusel projektijuhtimise kogemus. Hankija esindajaga, korraldab Nõutav dokument: pakkuja esitab aruandlust. projektijuhi andmed HD Lisa 1 vormil „Projektimeeskonna kinnitus“. Korraldusjuht teab kultuurikorralduse põhiprintsiipe ja lähtub neist ürituse korraldamisel ja läbiviimisel. Korraldusjuht toetab Korraldusjuht on pakkumuse projektijuhti, lisaks vastutab ta esitamise ettepanekule eelneva 60 kogu korralduslike aspektide eest kuu jooksul olnud ürituse Korraldusjuht ja on tihedas suhtluses Hankijaga. peakorraldaja vähemalt viie (5) Korraldusjuht peab olema ürituse taolise (konverentsid, kontserdid, päeval kohapeal kättesaadav. pidustused) ürituse juures. Nõutav dokument: pakkuja esitab korraldusjuhi andmed HD Lisa 1 vormil „Projektimeeskonna kinnitus“. Assistent administreerib ürituse Assistendid kohapealset korraldamist (sündmusel (osalejatega suhtlemine ja nende kohapeal) registreerimine, sujuva korralduse tagamine jmt.) 7. PAKKUMUSE STRUKTUUR 7.1. Pakkumus peab koosnema järgmistest dokumentidest: 7.1.1. Pakkuja visioon Riikliku küberturvalisuse konverentsi korraldusest vabalt valitud vormis, milles sisalduvad: 7.1.1.1. konverentsi asukoha, ruumi paigutuse ja kujunduse/visuaali kirjeldus; 7.1.1.2. konverentsi tehnilise partneri, toitlustuse, barista kohvi, moderaatori, jumestaja ja õhtuse meelelahutuse eest vastutajad ja lühike kirjeldus nende sobivusest; 7.1.1.3. konverentsi registreerimiskeskkonnast, ülekande ja filmimise ning üldisest tehnilistest lahendustest; 13  7.1.1.4. tegevusplaan või meediaplaan, kuidas jõuda selleni, et konverentsil osaleks 300 inimest (arvestades punktis 2 väljatoodud sihtrühmi). Hankija ei eelda tasuliste kanalite kasutamist. 7.1.2. Indikatiivne tegevuskava ürituse korraldusprotsessist vabalt valitud vormis. 7.1.2.1. lõplik ürituse korralduslik ajakava lepitakse kokku Hankijaga peale lepingu sõlmimist vähemalt 30 päeva enne ürituse algust. 7.1.3. Projektimeeskonna kinnitus HD Lisa 1 vormil. 7.1.4. Teenuse osutamise eelarve HD Lisa 2 vormil. 7.1.5. Volikiri juhul, kui pakkumusele Pakkuja esindajana alla kirjutanud isik või isikud ei ole äriregistri registrikaardile kantud (vajadusel, HD Lisa 5 vormil). 7.1.6. Kui pakkumuse esitavad mitu pakkujat ühiselt, siis ühispakkumuse esitamisel loetakse, et hankelepingu täitmise eest vastutavad ühispakkujad solidaarselt. Ühispakkujad peavad lisama pakkumusele HD Lisa 6 vormi kohase ühispakkujate avalduse ja volikirja. 8. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE, VASTAVAKS TUNNISTAMINE VÕI TAGASILÜKKAMINE 8.1. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see vastab kõikidele hanke alusdokumentides esitatud tingimustele. 8.2. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid hanke alusdokumentides sätestatud tingimustest. 8.3. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. 8.4. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta, kui: 8.4.1. Hankemenetluse toimumise ajal on Hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpule viimise hanke alusdokumentides sätestatud tingimustel; 8.4.2. Kõigi pakkumuste või vastavaks tunnistatud pakkumuste maksumused ületavad eeldatavat maksumust, milleks on 55 000,00€ eurot (sh käibemaks); 14  8.4.3. Hankija ei kanna vastutust Pakkujate ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel. 9. PAKKUMUSTE VÕRDLEMINE, HINDAMINE JA PAKKUMUSTE EDUKAKS TUNNISTAMINE 9.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. 9.2. Hankijal on õigus põhjendamatult madala maksumusega pakkumus tagasi lükata, kui Hankija leiab pärast Pakkujalt nõutud selgituse saamist ja tõendite hindamist, et pakkumuse maksumus on põhjendamatult madal või Pakkuja ei ole tähtajaks esitanud nõutud selgitust (RHS § 115). 9.3. Hindamismetoodika kirjeldus: 9.3.1. pakkumuse hindamine viiakse läbi väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System) kasutades ja kahe hindamiskriteeriumi, „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ (70 punkti) ja „Pakkumuse kogumaksumus“ (30 punkti), alusel. Maksimaalne punktisumma on 100; 9.3.2. kriteeriumit ”Pakkumuse sisu ja kvaliteet” hinnatakse punktis 10.5 nimetatud kolme alamkriteeriumi alusel; 9.3.3. kriteeriumi ”Pakkumuse sisu ja kvaliteet” iga alamkriteeriumit hindavad Hankija hankekomisjoni liikmed individuaalselt. Kõikide hankekomisjoni liikmete antud punktid igale alamkriteeriumile summeeritakse ja leitakse aritmeetiline keskmine. Alamkriteeriumide osas saadud tulemused liidetakse ja seejärel rakendatakse väärtuspunktide süsteemi ehk maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid kriteeriumi osas arvutatakse järgmise valemi järgi: „punktimäär“ = „pakkumuse hinnete summa“ ÷ „kõrgeim hinnete summa“ x „70“. 9.4. Kriteeriumi „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ alamkriteeriumiteks on: Alamkriteeriumid Punktid Kriteeriumi komponendid  Pakkumuses on põhjalikult kirjeldatud esialgset ürituse asukohta, kuidas sinna on Esialgse ürituse ligipääs tagatud ja parkimine. asukoht, ruumi 36 punkti  Ürituse ruumi paigutus on lahti kirjeldatud paigutus ja visuaal ning kannab endas nii ürituse sisu (küberturvalisus) kui ka Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi väärtusi ja 15  arusaami.2 Lisaks on kirjeldatud abiruumide paigutus (jumestus ja pressiruum) ning kus toimub toitlustamine ja õhtune meelelahutuslikum osa.  Pakkuja on loonud esmase visuaali kogu üritusele, alates plakatitest kuni ruumi kujundamisele.  Pakkumuses on selgelt välja toodud tegevus- ja ajakava ning koosöö põhimõtted.  Kirjeldatud on kaasatavaid osapooli, korraldustiimi optimaalset suurust ja rollide jaotust.  Kirjeldatud on tehnilised lahendused ja nende toimine enne üritust (registreerimis keskkond) ja ürituse ajal (salvestamine, slaidide näitamine, heli- ja valgustehnika kasutamine ja korraldamine).  Kirjeldada ürituse kommunikatsioon ja teavitustegevused ning esmane plaan kuidas jõutakse sihtrühmani.  24 punkti antakse, kui 1 kuni 2 komponenti 36 24 punkti punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt.  12 punkti antakse kui 3 või enam 36 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud. 12 punkti  Pakkumus on aimatavas seoses hanke alusdokumendi kirjelduses toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega ja/või pealiskaudselt kirjeldatud.  Pakkumuses on välja toodud tehniline partner ja nende kompetentsid.  Pakkumusest on selgelt välja toodud õhtuse meelalahutusliku osa kontseptsioon ning selle põhjendus.  Pakkumuses on välja toodud toitlustuspartner 20 punkti ning nende esmased ideed toitlustuse osas.  Pakkumuses on välja toodud barista kohvi Ürituse partnerite pakkuja. kirjeldus  Pakkumuses on välja toodud moderaator ning tema sobivus ürituse kontseptsiooniga.  Pakkumuses on välja toodud fotograaf ning tema sobivus ürituse kontseptsiooniga.  12 punkti antakse, kui 2 komponent 20 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest (ürituse 12 punkti partnerite kirjeldus) ei ole täidetud või on seda osaliselt. 2 https://www.mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/tootamine-ministeeriumis 16   6 punkti antakse, kui 3 või enam 20 punkti 6 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud.  Kirjeldus on detailne ja arusaadav ning 14 punkti kirjeldatut on võimalik täies mahus rakendada.  Kava sisaldab väiksemaid puudusi ja/või kava 8 punkti saab kasutusele võtta väiksemate Ürituskorralduse kohandustega. tegevus- ja ajakava  Kava sisaldab suuremaid puudusi ja/või kava kasutusele võtuks tuleb teha suuremaid 4 punkti kohandusi, et pakutud lahendus täidaks seatud eesmärke. 9.5. Pakkumuse kogumaksumuse arvestamisel võetakse aluseks kõik Hankija hankelepingu täitmisega tekkivad kulud, sh käibemaks. Hankija hindab pakkumuse maksumust koos käibemaksuga. Maksimaalsed väärtuspunktid (30) omistatakse madalaima kogumaksumusega (koos käibemaksuga) pakkumusele. Teised pakkumused saavad 30-st võimalikust punktist proportsionaalselt vähem punkte. Väärtuspunktid arvutatakse: “punktimäär” = “kõige odavama pakkumuse maksumus” ÷ “hinnatava pakkumuse maksumus” × 30. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. 9.6. Pakkumuse hindamiskriteeriumidele omistatud punktid liidetakse. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. 9.7. Edukaks tunnistatakse pakkumus, mille väärtuspunktide summa on suurim. 9.8. Kui kaks või enam pakkumust on hindamise tulemusel võrdsed, siis tunnistatakse edukaks pakkumus, mis sai enim punkte kriteeriumi „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ eest. 9.8.1. Juhul, kui ka kriteeriumi ”Pakkumuse sisu ja kvaliteet” väärtuspunktid on võrdsed, siis tunnistatakse edukaks pakkumus, mis sai rohkem punkte alamkriteeriumi „Esialgse ürituse asukoht, ruumi paigutus ja visuaal“ eest. 9.8.2. Kui ka siis on pakkumused võrdsed, selgitatakse edukas pakkumus välja hankekomisjoni liikmete avalikul hääletusel, mis protokollitakse. 9.9. Juhul kui nõuetele vastab vaid üks pakkumus ja sellele omistati hindamiskriteeriumi "Pakkumuse sisu ja kvaliteet" osas kõigi hindamiskomisjoni liikmete poolt vähemalt ühe alamkriteeriumi osas miinimumpunktid, siis pakkumust edukaks ei tunnistata. 17 10. HANKELEPINGU SÕLMIMINE 10.1. Hankeleping sõlmitakse Pakkujaga, kelle vastavaks tunnistatud pakkumus on tunnistatud edukaks. 10.2. Hankelepingut ei sõlmita enne 5 päeva möödumist eduka Pakkuja otsuse kohta teate esitamisest, v.a. juhul kui pakkumuse edukaks tunnistamise ajal on menetluses vaid üks riigihankes osalev Pakkuja. 10.3. Hankeleping jõustub arvates hankelepingu allkirjastamisest Hankija ja eduka pakkumuse esitaja poolt. 10.4. Kui edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud Pakkuja ei allkirjasta hankelepingut 7 kalendripäeva jooksul alates Hankija poolt allkirjastatud lepingu saatmisest Pakkujale, siis seda on Hankijal õigus käsitleda kui RHS § 119 nimetatud eduka pakkumuse esitanud Pakkuja poolset lepingu sõlmimisest keeldumist ja pakkumuse tagasi võtmist. Sellisel juhul on Hankijal õigus tunnistada kehtetuks pakkumuse edukaks tunnistamise otsus ning hinnata kõiki ülejäänud vastavaks tunnistatud pakkumusi uuesti ja tunnistada edukaks hindamise tulemusel järgmine pakkumus. 18 HANKEDOKUMENDI LISAD: Lisa 1 – Vorm ”Projektimeeskonna kinnitus” Lisa 2 – Vorm ”Teenuse osutamise eelarve” Lisa 3 – Vorm ”Ärisaladus” Lisa 4 – Vorm ”Isikuandmete töötlemise register” Lisa 5 – Vorm ”Volikiri” Lisa 6 – Vorm ”Ühispakkujate avaldus ja volikiri” Lisa 7 – Vorm ”Tööde üleandmise-vastuvõtmise akt” Lisa 8 – Vorm „Käsunduslepingu eritingimuste projekt“ 19 Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 1 – Projektimeeskonna kinnitus Projektijuht Ees- ja perekonnanimi Sünniaeg dd.mm.yyyy E-post Hariduskäik (sh täiendkoolitused) Projektijuhtimise kogemus. Kirjelda vähemalt kolme (3) Pakkumuse esitamisele eelneva 60 kuu jooksul küber- või tehnoloogiavaldkonna konverentsi- ja või suurürituse projektijuhtimise kogemus. Ära näidata: - projekti nimi; - tellija andmed; - projekti alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Korraldusjuht Ees- ja perekonnanimi Sünniaeg dd.mm.yyyy E-post Hariduskäik (sh täiendkoolitused) Üritusete korraldamise kogemus. Korraldusjuht on pakkumuse esitamise ettepanekule eelneva 60 kuu jooksul olnud ürituse  peakorraldaja vähemalt viie (5) taolise (konverentsid, kontserdid, pidustused) ürituse juures. Ära näidata: - ürituse nimi; - tellija andmed; - ürituse alguse ja lõpu kuupäev; - peamised tööülesanded. Kinnitan, et: 1. kõiki eelnimetatud meeskonnaliikmeid on võimalik kasutada hankelepingu täitmiseks, seda kuni hankelepingu tähtaja lõpuni. 1.1. Pakkujal on vajadusel õigus pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid eelneval kirjalikul kokkuleppel Hankijaga ja seda tingimusel, et meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kvalifikatsiooni omava spetsialistiga. 2. kõik esitatud meeskonnaliikmed on andnud nõusoleku hankelepingu täitmises osalemiseks ja kinnitavad seda antud vormi digitaalselt allkirjastades. Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta) 21 Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 2 – Teenuse osutamise eelarve 1. Pakkuja andmed 1.1 Ettevõtte nimi ja registrikood 1.2 Seadusliku esindaja nimi, amet ja kontaktandmed (tel, e-post) 2. Kululiik (üldkulud) Ühik Kogus Ühikuhind Kokku Märkused Lisada juurde ruumi pakkuja nimi ja tema tehtud kinnitatud pakkumine. Vajalik on suur ruum 2.1 Ürituse ruumirent päev 1 konverentsiks, ruum toitlustuseks, keskmine ruum õhtuseks koosviibimiseks ja väikesed ruumid pressile ning kuni viiele esinejale. Lisada juurde tehnilise partneri nimi ja tema 2.2 Tehniline partner ja inventar päev 1 tehtud kinnitatud pakkumine. Tuua välja eraldi veebiülekandega seotud kulud 2.3 Veebiülekande ja salvestustehnika päev 1 ja salvestusega seotud kulud. Lisaks tehnika kulud ja tööjõukulud. Päevatasu koosneb 8h konverentsi 2.4 Moderaator päev 1 modereerimisest ja vajadusel 1-2h õhtusel koosviibimisel modereerimisest.  2. Kululiik (üldkulud) Ühik Kogus Ühikuhind Kokku Märkused Päevatasu koosneb esinejate jumestamisest 2.5 Jumestaja päev 1 maksimaalselt 8h. 2.6 Õhtuse koosviibimise tund 1 meelelahutuslik osa 2.7 Teavitus- ja projekt 1 kommunikatsioonitegevused 2.8 Projektijuhtimine (maksumusse projekt 1 arvestada tööjõu kulu) 2.9 Lisatööjõud (korraldusjuht, assistendid) (maksumusse arvestada projekt 1 tööjõu kulu) Maksumus kokku (ilma km-ta) Maksumus kokku (koos km) 3. Kululiik (inimeste arvust Ühik Kogus Ühikuhind Kokku Märkused sõltuvad kulud) Lisada juurde toitlustuse pakkuja nimi ja tema tehtud kinnitatud pakkumine. Pakkujal tuleb 3.1 Toitlustus inimene 1 välja tuua toitlustuse maksumus inimese kohta (arvestades sisse tervituskohvi, kohvipausi, lõunasööki ja energiapausi). Lisada juurde kohvi pakkuja. Pakkujal tuleb 3.2 Barista kohv inimene 1 välja tuua maksumus inimese kohta. Lisada juurde toitlustuse pakkuja nimi ja tema 3.3 Õhtune koosviibimine inimene 1 tehtud kinnitatud pakkumine. Pakkujal tuleb 23  3. Kululiik (inimeste arvust Ühik Kogus Ühikuhind Kokku Märkused sõltuvad kulud) välja tuua toitlustuse maksumus inimese kohta (arvestades sisse suupisteid ja tervitusjooki). Maksumus kokku (ilma km-ta) Maksumus kokku (koos km) Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse) 24 Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 3 – Ärisaladus Avaldame, et esitatud pakkumusest on ärisaladusega kaitstud järgmised dokumendid või teave: Jrk Dokumendi nimetus (terviktekst või Põhjendus teabe ärisaladuseks viide teksti osale) määramisest 1. 2. … Oleme teadlikud, et: a) RHS § 461 kohaselt ei või Pakkuja ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste hankelepingute puhul lisaks käesoleva punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid; b) juhul kui antud vorm on täitmata või esitamata põhjendus teabe ärisaladuseks määramise kohta, loeb Hankija, et Pakkuja poolt esitatud pakkumus või pakkumuses sisalduv teave ei ole ärisaladusega kaitstud. Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta)  Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 4 – Isikuandmete töötlemise register Volitatud töötleja Vastutav töötleja Nimi ja Andmekaitse eest Volitatud töötleja Nimi ja Andmekaitse eest Vastutava töötleja kontaktandmed vastutav isik esindaja kontaktandmed vastutav isik esindaja Nimi: Majandus- ja Nimi Nimi Nimi Kommunikatsiooni- Nimi Nimi: Marika Arro ministeerium Aadress: Aadress: Aadress Aadress Aadress Suur-Ameerika 1, 10122 Aadress Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn Tallinn E-post: E-post: E-post E-post E-post E-post [email protected] [email protected] Telefon: Telefon: Telefon Telefon Telefon Telefon 625 6342 625 6342 Isikuandmete töötlemise toimingute registreerimine  Kolmanda riigi või Asjakohaste kaitsemeetmete rahvusvahelise organisatsiooni Tehniliste ja korralduslike Vastutava töötleja nimel tehtava töötlemise kohta koostatud dokumendid kui nimi kui isikuandmeid (organisatoorsete) turvameetmete kategooriad (isikuandmete töötlemiseks andmeid edastatakse kolmandale edastatakse kolmandale riigile üldine kirjeldus (kuidas on tehtavad toimingud) riigile või rahvusvahelisele või rahvusvahelisele isikuandmed kaitstud) organisatsioonile organisatsioonile Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 5 – Volikiri Käesolevaga volitab ___________ (Pakkuja nimi) ____________________ (volitaja nimi ja ametikoht) isikus _________________ (volitatava nimi, ametikoht) olema Pakkuja ametlik esindaja ja allkirjastama ülalnimetatud riigihanke pakkumust. Volikiri on ilma edasivolitamise õiguseta. Volikiri kehtib kuni: ________________ _________________________ (allkirjastatud digitaalselt) volitaja nimi ja ametikoht Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 6 – Ühispakkujate avaldus ja volikiri Käesolevaga avaldame soovi osaleda hankemenetluses ühispakkujatena. Kinnitame, et alljärgnevalt loetletud ettevõtjad on ühispakkujad ühispakkumuse esitamise tähenduses. Allkirjaõigusliku Ühispakkuja poolt Ühispakkuja Registri- Aadress, tel, e- osutatava teenuse nimi kood posti aadress isiku nimi kirjeldus (vajadusel lisada ridu) Ühispakkujatena vastutame hankelepingu täitmise eest solidaarselt. Volitame ühispakkujate esindajana hankemenetlusega ning hankelepingu sõlmimise ja täitmisega seotud toiminguid tegema _________________________ (volitatud esindaja nimi, isikukood). Volikiri kehtib kuni pakkumuse jõusoleku tähtaja lõpuni (vajadusel märkida piirang või volitaja enda poolt antav tähtpäev). _______________________ (allkirjastatud digitaalselt) Nõutav kõigi ühispakkujate esindajate allkirjad Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Lisa 7 - Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud …… (edaspidi Pakkuja) poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi riikliku küberturvalisuse osakonnale (edaspidi Hankija), tõendamaks, et Pakkuja andis üle poolte vahel …. sõlmitud lepingu nr …. alusel …... Käesolev akt on aluseks kooskõlas hankelepingu punktiga 3.12väljamakse teostamiseks summas ….. eurot. Käesolev akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale poolele. Pakkuja Hankija …… ……. /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Riigihange: „Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023“ Lisa 8. Käsunduslepingu eritingimuste projekt KÄSUNDUSLEPINGU ERITINGIMUSED (projekt) Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi käsundiandja) ja XXX OÜ, registrikood xxx, asukoht xxx, mida esindab juhatuse liige xxx (edaspidi käsundisaaja), keda edaspidi nimetatakse ka üheskoos pooled ja eraldi pool, sõlmivad käsunduslepingu (edaspidi leping) alljärgnevate tingimuste kohaselt: 1. Lepingu dokumendid ja lepingu alus 1.1.Leping koosneb käesolevatest eritingimustest (edaspidi eritingimused) ja üldtingimustest (edaspidi üldtingimused) ning nende lisadest. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi 1.1.1. Käsundisaaja kohustub: 1.1.1.1.osutama punktis 3 nimetatud teenust ja esitama käsundiandjale: 1.1.1.1.1. Lõppraporti (edaspidi raport) 14 päeva jooksul pärast sündmuse toimumist, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest. 1.1.1.1.2. pärast punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti ülevaatamist käsundiandja poolt vormistavad pooled teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt, lisa 3), mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.1.1.2. arvestama teenuse osutamise käigus käsundiandja antud juhistega ning kõrvaldama käsundiandja nõudmisel teenuses esinevad puudused käsundiandja määratud tähtajaks. 1.1.2. Käsundiandja kohustub: 1.1.2.1.lepingu punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti üle vaatama 14 tööpäeva jooksul alates raporti esitamise kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtpäevale järgneva 5 tööpäeva jooksul käsundisaajale, kui raport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse raport käsundiandja poolt heakskiidetuks. Puuduste esinemise korral raportis või lepingutingimustele mittevastavuse korral määrab käsundiandja mõistliku tähtaja puuduste kõrvaldamiseks raportis või uue, lepingutingimustele vastava raporti esitamiseks. Pärast lepingutingimustele vastava raporti esitamist vormistavad pooled akti, mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.2.Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument.  1.3.Leping sõlmitakse käsundiandja läbiviidud sotsiaalteenuse hanke3 „Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023“ tulemusena ning vastavalt hanke alusdokumentidele ning käsundiandja edukaks tunnistatud pakkumusele. 2. Lepingu objekt ja tähtaeg 2.1.Lepingu objektiks on käsundisaaja kohustus osutada käsundiandjale teenust, mis seisneb ürituse „Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023“ korraldamises. Teenuse täpsem kirjeldus on toodud hankedokumendi punktis 4. 2.2.Käsundisaaja korraldab ja viib punktis 3 nimetatud ürituse läbi hiljemalt 14. detsembriks 2023. 2.3.Käsundisaaja annab punktis 3 nimetatud teenuse käsundiandjale üle ühes (1) osas koos punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raportiga. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1.Käsundiandja tasub käsundisaajale lepingus sätestatud kohustuste täitmise eest tasu summas xxx eurot, millele lisandub käibemaks. 3.2.Väljamaksmisele kuuluv tasu moodustub Lisa 2 "Teenuse osutamise eelarve" ja 10 päeva enne sündmuse toimumisaega Täitja poolt fikseeritud ja Tellijaga kinnitatud osalejate arvu põhjal. Osalejate arvust sõltumata makstakse välja teenuse osutamisega seotud püsikulud (märgitud Lisa 2 „Teenuse osutamise eelarve“ eelarve tabel 2) Osalejate arvu põhjal arvutatakse välja teenuse osutamisega seotud muutuvkulud (märgitud Lisa 2 „Teenuse osutamise eelarve“ eelarve tabel 3). 3.3.Käsundiandja tasub teenuse eest pärast selle vastuvõtmist punktis 1.1.1.1.2 nimetatud akti alusel ühes (1) osas. 4. Volitatud esindajad 4.1.Käsundiandja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja teenuse vastuvõtmisel on küberturvalisuse osakonna protsessijuht Kristiina Tuisk, telefon +372 5660 5457, e-post [email protected]. 4.2.Käsundisaaja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on xxx, telefon xx, e-post xxx. 5. Lepingu lisad 5.1.Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: Lisa 1 – Riigihanke alusdokumendid Lisa 2 – Käsundisaaja pakkumus (lisatud dokumendihaldussüsteemis Delta) Lisa 3 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt 6. Muud sätted 3 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated  6.1.Käsundisaaja kinnitab, et on lepingu üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehel aadressil: https://mkm.ee/ministeerium- uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2.Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. 6.3.Leping allkirjastatakse digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  KÄSUNDUSLEPINGU ERITINGIMUSED Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi käsundiandja) ja Frank Events OÜ, registrikood 11431192, asukoht Sepise tn 8, Tallinn 11415, mida esindab juhatuse liige Leho Luukas (edaspidi käsundisaaja), keda edaspidi nimetatakse ka üheskoos pooled ja eraldi pool, sõlmivad käsunduslepingu (edaspidi leping) alljärgnevate tingimuste kohaselt: 1. Lepingu dokumendid ja lepingu alus 1.1. Leping koosneb käesolevatest eritingimustest (edaspidi eritingimused) ja üldtingimustest (edaspidi üldtingimused) ning nende lisadest. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi 1.1.1. Käsundisaaja kohustub: 1.1.1.1. osutama punktis 2.1 nimetatud teenust ja esitama käsundiandjale: 1.1.1.1.1. lõppraporti (edaspidi raport) 14 päeva jooksul pärast sündmuse toimumist, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest. 1.1.1.1.2. pärast punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti ülevaatamist käsundiandja poolt vormistavad pooled teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt, lisa 3), mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.1.1.2. arvestama teenuse osutamise käigus käsundiandja antud juhistega ning kõrvaldama käsundiandja nõudmisel teenuses esinevad puudused käsundiandja määratud tähtajaks. 1.1.2. Käsundiandja kohustub: 1.1.2.1. lepingu punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti üle vaatama 14 tööpäeva jooksul alates raporti esitamise kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtpäevale järgneva 5 tööpäeva jooksul käsundisaajale, kui raport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse raport käsundiandja poolt heakskiidetuks. Puuduste esinemise korral raportis või lepingutingimustele mittevastavuse korral määrab käsundiandja mõistliku tähtaja puuduste kõrvaldamiseks raportis või uue, lepingutingimustele vastava raporti esitamiseks. Pärast lepingutingimustele vastava raporti esitamist vormistavad pooled akti, mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 1.3. Leping sõlmitakse käsundiandja läbiviidud sotsiaalteenuse hanke1 „Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023“ tulemusena ning vastavalt hanke alusdokumentidele ning käsundiandja edukaks tunnistatud pakkumusele. 1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated  2. Lepingu objekt ja tähtaeg 2.1. Lepingu objektiks on käsundisaaja kohustus osutada käsundiandjale teenust, mis seisneb ürituse „Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023“ korraldamises. Teenuse täpsem kirjeldus on toodud hankedokumendi punktis 4 (Lisa 1). 2.2. Käsundisaaja korraldab ja viib punktis 2.1. nimetatud ürituse läbi hiljemalt 14. detsembriks 2023. 2.3. Käsundisaaja annab punktis 2.1. nimetatud teenuse käsundiandjale üle ühes (1) osas koos punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raportiga. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Käsundiandja tasub käsundisaajale lepingus sätestatud kohustuste täitmise eest tasu summas 45595,35 eurot, millele lisandub käibemaks. 3.2. Väljamaksmisele kuuluv tasu moodustub käsundisaaja pakkumuse (Lisa 2) koosseisus esitatud "Teenuse osutamise eelarve"(edaspidi eelarve) ja 10 päeva enne sündmuse toimumisaega Täitja poolt fikseeritud ja Tellijaga kinnitatud osalejate arvu põhjal. Osalejate arvust sõltumata makstakse välja teenuse osutamisega seotud püsikulud (märgitud Lisa 2 eelarve tabeli punktis 2) Osalejate arvu põhjal arvutatakse välja teenuse osutamisega seotud muutuvkulud (märgitud Lisa 2 eelarve tabeli punktis 3). 3.3. Käsundiandja tasub teenuse eest pärast selle vastuvõtmist punktis 1.1.1.1.2 nimetatud akti alusel ühes (1) osas. 4. Volitatud esindajad 4.1. Käsundiandja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja teenuse vastuvõtmisel on küberturvalisuse osakonna protsessijuht Kristiina Tuisk, telefon +372 5660 5457, e-post [email protected]. 4.2. Käsundisaaja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on Lisbeth Roos, telefon +372 5628 0047, e-post [email protected] 5. Lepingu lisad 5.1. Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: Lisa 1 – Riigihanke alusdokumendid Lisa 2 – Käsundisaaja pakkumus (lisatud dokumendihaldussüsteemis Delta) Lisa 3 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti vorm  6. Muud sätted 6.1. Käsundisaaja kinnitab, et on lepingu üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehel aadressil: https://mkm.ee/ministeerium- uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. 6.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  Riigihange: Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023 Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud …… (edaspidi Pakkuja) poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi riikliku küberturvalisuse osakonnale (edaspidi Hankija), tõendamaks, et Pakkuja andis üle poolte vahel …. sõlmitud lepingu nr …. alusel …... Käesolev akt on aluseks kooskõlas hankelepingu punktiga 3.12väljamakse teostamiseks summas ….. eurot. Käesolev akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale poolele. Pakkuja Hankija …… ……. /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  Riikliku küberturvalisuse aastakonverents 2023. Nov-dets 2023. ETTEVALMISTUSED KONVERENTSI TOIMUMISE EELDATAV AEG (KONKREETNE KUUPÄEV TÄPSUSTAMISEL) Kick-off kohtumised kliendiga, sõnumite, kõneisikute kommunikatsiooni ja -meediaplaani kinnitamine Raadio, TV, print, online meedia PR-tegevuste täpne planeerimine Bänneri loomine asutuste ja erialaliitude kodulehtedele Kampaania tekstimaterjalide tootmine vastavalt sõnumitele - uudiskirjad, listid, sotsiaalmeediagrupid jne. KAJASTUSTE INITSIEERIMINE MEEDIAS Avauudise koostamine ja levitamine - pressiteade 1 Teemapakkumised valitud kirjutavale pressile - üleriiklik Teemapakkumised valitud kirjutavale pressile - spetsialiseeruv Pressiteate 2 koostamine ja levitamine DIGIKAMPAANIA Postitused Facebookierialalistide Uudiskirja levitamine erialagruppides kaudu - arvutiõpetajad, küberturbespetsialistid, ettevõtete ühendused jms. Otsekontaktid avaliku sektori asutustega ja info levitamine Teavitustegevused Cyber Battle of Nordic-Balticsvõistlusel  Oktoober November week 40 week 41 week 42 week 43 week 44 week 45 week 46 week 47 week 48  Detsember week 49 week 50 week 51 week 52