5873115 428625 0 0 -3810 428625 0 0 Kirjalik kutse Tallinna Tehnikaülikool kutsub Teid esitama hinnapakkumist menetluses, mille eesmärk on kinnisvara haldustarkvara/keskkonna teenuse ostmine/ rentimine 48 kuuks. Hanke menetluse nimetus Ki nnisvara haldustarkvara/keskkonna teenuse ostmine/rentimine Hankija Tallinna Tehnikaülikool , registrikood 74000323 , Ehitajate tee 5 , 19086 Tallinn, 6 20 2002 ,
[email protected] Hinnapakkumise väljavaliku alus madalaim hind Hinnapakkumise esitamise aeg ja koht 09 . 11 .2022, kell 12 .00 , e-posti aadress riina.uska @taltech.ee Nõuded pakkujale Pakkujal ei tohi esineda riigihangete seaduse § 95 lg 1 p-des 1-5 nimetatud kõrvaldamise aluseid. Hankija ei sõlmi hankelepingut ja kõrvaldab hankemenetlusest pakkuja, kellel esineb vähemalt üks nimetatud hankemenetlusest kõrvaldamise alustest Hinnapakkumine peab sisaldama - taotlust (lisa 1) - maksumuse esildise vormi (lisa 2) - Kui pakkumine sisaldab ärisaladust, siis pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist (RHS § 111 lg 5). Riigihanke eest vastutav isik Kinnisvara osakonna ehitustalituse juht Toomas Leetjõe , toomas.leetjoe @taltech.ee , tel: 504 3889 M enetluse lühiiseloomustus / tehniline kirjeldus: Kinnisvara halduseks sobiv tarkvara peab võimaldama kinnistute ja hoonete andmete sisestamist, lepingutega seotud info sisestamist ja seostamist vajaliku varaga, mõõdikute näitudega seotud andmete sisestamist, kuluar vestuse pidamist ja jaotamist ning võimaldama kasutaja poolt määratud ajaperioodide aruannete koostamist. Pakkujaga sõlmitakse leping , mis sisaldab programmi/teenuse maksumust ning kõiki hooldus-ja kaasnevaid kulusid lepinguperioodil . 1. Pakkuja esitatud riigihanke maksumus peab sisaldama kõiki riigihanke eesmärgi saavutamiseks vajalikke kulutusi. 2. Pakkumuse maksumus on lõplik ja kehtib kogu lepinguperioodi jooksul. 3. Pakkujal ei ole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega nimetada pakkumuses tingimusi, mis ei tulene riigihanke kutsest ja selle lisadest. 4. Pakkumus ja selle lisad peavad olema allkirjastatud DigiDoc konteineris pakkuja seadusjärgse või volitatud esindaja poolt (lisada volikiri). 5. Pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulutusi hankija ei hüvita. 6. Pakkuja on kohustatud tagama tööobjektil heakorra ja vajadu sel hankima vajalikud load/kooskõlastused jms . 7. Kõik muudatused, mida pakkuja teenuse osutamise käigus teeb ja mis erinevad pakkumuses toodust peab hankija enne kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis heaks kiitma. 8. Pakkuja kohustub andma hankijale e-kirja kaudu teavet tekkinud riketest või muudest võimalikest takistustest. Eduka pakkuja tunnistamine ei sea hankijale minimaalset ega maksimaalset kohustuslikku mahtu teenuse tellimiseks. Hankija tellib teenust üksnes lähtuvalt tegelikest vajadustest. Hankija jätab endale võimaluse lükata tagasi kõik pakkumised kui need ei vasta hankija vajadustele (tehnilisele kirjeldusele) või ületavad eeldatavat maksumust. Hankija jätab endale võimaluse pidada läbirääkimisi teenuse/lepingu tingimuste osas, mis kirjeldavad teenuse kvaliteeti ja andmete säilitamist. Kui madalaima hinnaga pakkumusi on rohkem kui üks, selgitatakse parim pakkumine liisuheitmise ga . Soovitava tarkvara/programmi funktsionaalsuse kirjeldus Programm peab: Võimaldama kõigi kinnisvaraportfelli varade sisestamist (sh kinnistud ja hooned ning hoonetes asuvad erineva suurusega pinnad). Võimaldama lihtsalt teostada/sisestada ruumi(de), pindalade suuruste muutusi. Võimaldama kõigi varadega seotud lepingute, sh üürilepingute, info sisestamist Tarkvaras. Võimaldama klientide info sisestamist. Võimaldama potentsiaalsete klientide päringute sisestamist ning sidumist huvipakkuva varaga, staatuse määramist, lepingu sõlmimise korral info edasist kasutamist lepingu juures ning lepingu mitte sõlmimisel päringu arhiveerimist. Võimaldama sisestada ja hallata klientidega kokkulepitud erandeid ja ajutisi kokkuleppeid, näiteks tasude ajutise muutmise kohta lepingutes. Võimaldama sisestada arvestitega seotud infot ja kõrvalkulude jagamise põhimõtteid. 2. K innistute puhul sisaldama minimaalselt järgmist infot: 2.1 k innistu aadress, 2.2 k innistu suurus m 2 , 2 . 3 katastritunnus . Hoonete puhul sisaldama minimaalselt järgmist infot: hoone aadress, ehitisregistri kood, ehitisregistri tunnus, hoone kasulik/neto pindala m 2 , hoone üüritav pindala m 2 , hoone kasutusotstarve, kehtivate üürilepingute arv, üürnike arv ja nimekiri, vakantsus. 4. Hoonetes asuvate üüripindade kohta sisaldama minimaalselt järgmist infot: üüripinna ruumi(de) number (numbrid)/tunnused, üüripinna suurus m 2 , korrus, kasutusotstarve, staatus (üüritud/vaba), üürilepingu puhul viide lepingule. Võimaldama lepingu teavet saada ühest kohast (tingimused, dokumendid, lepingud jms). 5. Üürilepingute puhul sisaldama minimaalselt järgmist infot: l epingu nr, üürnik (ettevõte ja kontaktisik( ud )) ning kontaktinfo, lepingu allkirjastamise kuupäev, lepingu eseme üleandmise kuupäev, üürimaksete alguskuupäev, üürimaksete lõppkuupäev, lepingu tähtaeg, lepingu tegelik lõppemise kuupäev ja lõpetamise põhjus, lepingu ennetähtaegsed/korralised lõpetamise võimalused, hoone, üüripinna asukoht hoones, üüripinna kasutusotstarve, tagatis, tagatise lõpukuupäev, kindlustuse liik, lõpukuupäev, üüripinna suurus, kuu üür, üür € /m2 või fikseeritud üür, üüri tasumise kord (ku u /kvartaalsed maksed), üürilepingu indekseerimise võimalus, sh alus (nt THI) ning etteteatamise aeg, lisanduvate püsikulude suurus (nt parkimine jms), täiendavate pindade ja tasude lisamise võimalus. Võimaldama seadistada kõrvalkulude arvestuse põhimõtteid ning arvestama vastavalt sisestatud näitudele ja kuluarvetele kulud üürnike lõikes. 6 . Kõrvalkulude arvestus peab võimaldama minimaalselt järgmist: seadistada erinevaid kululiike objekti põhiselt, lisada arvesteid ning vajadusel luua nendest jadasid, luua erinevaid pinnakomplekte kulujaotuseks, individ u aal seid kulude seadistusi üürnike lõikes, erandeid üldkulude jagamisel üürnike lõikes, jagamisele kuuluvate kuluarvete lisamist, näitude lisamist manuaalselt, Exceli impordina või kaugloetavalt , saada kokkuvõtet kulujaotusest üürnike lõikes. 7. Võimaldama erinevate aruannete koostamist kasutaja poolt määratud ajaperioodi kohta, sealhulgas: ülevaadet kehtivatest üürilepingutest, üürilepingute muutused (uued lepingud ja lõppenud lepingud), tulud ja muutused tuludes, kinnisvaraportfelli ja hoonepõhine ülevaade, mh vakantsus, muutused perioodi jooksul, üür € /m 2 kuus jms, ülevaadet saabuvatest tähtaegadest - eelseisvate ja hilinenud ülesannete/tegevuste loendit, graafilist ülevaadet tulude muutustest, ülevaadet objekti kõrvalkuludest nii rahas kui ühikutes. v õimaldama eksporti Excelisse iga aruande ja vaate jaoks. 8. Võimaldama teha programmis minimaalselt järgmisi täiendusi : lisada lisavälju Tellijale vajaliku info salvestamiseks, seadistada täiendavaid tasu- ja kululiike. 9. Võimaldama kasutajal seadistada/saada meeldetuletusi: eelseisvatest lepingujärgsete tasude indekseerimistest, lepingute lõppemise ja etteteatamise perioodide kohta, tähtajaliste garantiide, kindlustuste jmt kohta. 10. Võimaldama ülevaadet kõikide varade üürilepingutest ühest süsteemist. 11. Võimaldama lihtsalt filtreerida aktiivseid lepinguid kogu portfelli või hoone üleselt. 12. Võimaldama üürilepingute ja klientide otsingut üle kogu andmebaasi. Kasutajaõigused: Tarkvaras peab saama luua kasutajate ja õiguste gruppe vähemalt 3 rollis: administra a tor, kasutaja ja vaataja. Tarkvara peab tagama võimaluse piirata ligipääsu andmetele, millele kasutajal õigusi ei ole. Tarkvaras peavad säili ma logid kõigi olulisemate (varad ja lepingud) andmete muutmise kohta: aeg, kasutaja, millist välja muudeti jms . L isa 1 „Taotlus“ Taotlus hanke menetluses osalemiseks Pakkuja andmed Pakkuja nimi Registrikood Kontaktisik ja tema andmed E-posti aadress Kinnitan, et tagame kirjalikus kutses esitatud nõuetele vastava teenuse osutamise. Kinnitan, et meie pakkumus on jõus 30 päeva pakkumuse esitamise tähtajast arvates. Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta). Nimi _______________________ Ametinimetus _______________________ (allkirjastatud digitaalselt) L isa 2 „M aksumuse esildise vorm“ Hanke menetluse „ Kinnisvara haldustarkvara/keskkonna teenuse ostmine/rentimine “ hinnapakkumise maksumuse esildis Pakkuja __________ poolt hanke menetluses „ Kinnisvara haldustarkvara/keskkonna teenuse ostmine/rentimine “ pakutav maksumus ühikuhindade alusel on järgmine. Jrk nr 1 2 3 4 5 Teenus Ühik Kogus arvuliselt Ühik u maksumus eurodes käibemaksuta Maksumus eurodes käibemaksuta (veerg 3 × veerg 4) 1 Tarkvara kasutaja rollis „ kasutaja “ kuu 48 3 Tarkvara kasutaja rollis „ vaatleja “ ( 2 kohta ) kuu 96 4 Muu * 5 Teenuse kogumaksumus eurodes käibemaksuta 6 Lisanduv käibemaks eurodes 7 Teenuse kogumaksumus eurodes käibemaksuga „* “ – teenuse maksumus, mis ei sisaldu kasutaja kohtade maksumuses, kuid on vajalik eraldi hinnastada Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta). Nimi _______________________ Ametinimetus _______________________ ( allkirjastatud digitaalselt ) Kinnitan, et tagame kirjalikus kutses esitatud nõuetele vastava teenuse osutamise. Kinnitan, et meie pakkumus on jõus 30 päeva pakkumuse esitamise tähtajast arvates. Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta). Nimi _______________________ Ametinimetus _______________________ (allkirjastatud digitaalselt)