Eesti Lastekirjanduse Keskuse sisekontrollisüsteem

AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Riigiasutuse Eesti Lastekirjanduse Keskus sisekontrollisüsteemi toimimine Siseauditi aruanne September 2021 Kultuuriministeerium Siseauditi osakond AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus SISUKORD I AUDITI ISELOOMUSTUS .................................................................................................. 3 II KOKKUVÕTE ..................................................................................................................... 5 III VALDKONNA ÜLEVAADE............................................................................................. 6 IV AUDITI TULEMUSED ...................................................................................................... 8 A OSA: Keskuse põhitegevuse – raamatukoguteenus, kogud ja rahvusvahelistumine- protsesside toimimine ............................................................................................................... 8 4.1. Raamatukoguteenus ....................................................................................................... 8 4.2. Kogude korraldus ......................................................................................................... 14 4.3. Rahvusvahelistumine ................................................................................................... 19 B- OSA: Sisekontrollisüsteemi toimimine ............................................................................ 21 Tabel 2. Sisekontrollisüsteemi hindamise tulemused valdkondade lõikes: ....................... 22 2 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus I AUDITI ISELOOMUSTUS Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi osakonna (edaspidi SAO) 2021. a tööplaani (kinnitatud kultuuriministri 22.02.2021 käskkirjaga nr 28) alusel auditeerisime riigiasutuse Eesti Lastekirjanduse Keskus (edaspidi ELK või Keskus) sisekontrollisüsteemi toimimist. Auditi eesmärk oli hinnata:  kas Keskuse põhitegevuse protsessid - raamatukoguteenus sh kogud, rahvusvahelistumine on optimaalselt ja kvaliteetselt korraldatud?  kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada Keskuse tegevuste õigusaktidele vastavus ja eesmärkide täitmine? Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Täpsemalt aruande B osa lisa 1. Mudel vt https://www.rahandusministeerium.ee/et/riigihaldus/organisatsioonide-juhtimiskvaliteedi- arendamine Auditeeritav periood: 2019-2020. a või kuni auditi toimingute lõpuni. Auditi ulatus: asutuse sisekontrollisüsteem ja raamatukoguteenuse sh säilituskogu nõuetele vastavus ning rahvusvahelistumise toimimine. Seoses Covid-19 piirangutega kohapealseid toiminguid läbi ei viidud. Auditi läbiviimise aeg: 18.03 – 18.06.2021. Perioodil 21.06-23.07 oli aruande projekt esitatud faktivigade kontrolli ning kommentaaride esitamiseks. KuMi ettepanekul pikendati projekti kooskõlastamise aega kuni septembrini. Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen Heiter ja SAO juht Krista Nelson. Valdkonna eest on vastutavad:  Triin Soone – Eesti Lastekirjanduse Keskuse direktor;  Tarvi Sits – kantsler ja KuMi kultuuriväärtuste asekantsleri ülesannetes (Merilin Piipuu lapsepuhkuse ajal);  Taaniel Raudsepp – kunstide asekantsler;  Asta Trummel – KuMi kirjandusnõunik;  Ülle Talihärm – KuMi raamatukogunõunik. Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse standardeid. Auditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused:  tutvusime ja analüüsisime teenuseid reguleerivaid sisemisi kordasid, asutuse tegevusülevaateid, arengukava, programmide eesmärke ning teenuste toimimist iseloomustavaid näitajaid;  analüüsisime kogude nõuetele vastavust, raamatukogu- ja rahvusvahelistumise teenuse toimimist. Uurisime laste- ja noortekirjanduse kasutusaktiivsust maakondade lõikes ning viisime läbi võrdluse Tallinna, vabalt valitud keskmise Eesti linna ning Keskuse raamatukoguteenuse vahel (arvandmed iseloomustavad laste- ja noortele suunatud raamatukoguteenust); 3 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus  analüüsisime Keskuse tegevuskulusid teenuste lõikes ning teavikute soetamise toetust võrdlusena ka maakondade kui ka Rahvusraamatukogu vahel;  viisime läbi täpsustavad intervjuud KuMis (raamatukogu-, kirjandus- ja finantsnõunikuga), ELKs (direktor, juhiabi, kogude talituse juhataja, lugejateeninduse juhataja, välissuhete juht);  testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist, inventuuride korraldust;  hindasime ELK sisekontrollisüsteemi toimimist. Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud järgmisest skaalast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata lähemas Keskmine tulevikus tähelepanu ja sarnased eksimused järgneva 6 kuu kuni 1. aasta hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski Juhtkonna tegevus tase mõjus on adekvaatsed, sobivad on juhitud madal puudub oluline vajadus, kuid ja mõjusad parendused võivad olla võimalikud parendamist tuvastatud ükskikud on juhitud madal kuni mõningane vajadus vajav kontrollinõrkused keskmine tegutsemiseks oluliselt tuvastatud mitmed ei ole juhitud keskmine vajadus oluliseks ja erandjuhul parandamist kontrollinõrkused kuni kõrge kiireloomuliseks vajav tegutsemiseks mitterahuldav ei ole adekvaatsed, ei ole juhitud kõrge vajadus oluliseks ja üldjuhul sobivad ja mõjusad kiireloomuliseks tegutsemiseks Täname KuMi teenistujaid, ELK ja RTK töötajaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest. 4 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus II KOKKUVÕTE Auditi käigus tehti raamatukoguteenuse, kogude korralduse ja rahvusvahelistumise kohta 3 tähelepanekut (vt lisaks auditi A-OSA lk 8), milledest üks oli positiivne ning teised kriitilise ning keskmise riskiga. Lisaks tehti mitmeid tähelepanekuid ELKi sisekontrollisüsteemi toimimise kohta, mis on leitavad auditi B-OSAS (lk 21-28). ELK isekontrollisüsteem on auditeeritud valdkondades parendamist vajav. Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele. Täiendava, audiitorile mitteteadaoleva informatsiooni korral, oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Positiivne tähelepanek – Rahvusvahelistumine on mõjusalt korraldatud. Eesti lasteraamatute levik ja selle populaarsus välismaal on suurenenud, rahvusvaheline koostöö ja turundustöö on olnud edukas - eesti lasteraamatute tõlked teistesse keeltesse on suurenenud. Kriitilise olulisusega tähelepanek – Kogude korraldus  Keskusel puudub õigusaktist tulenev alus säilitada alaliselt kogusid; täitmata on säilituseksemplari seaduse § 23 nõue - ei ole analüüsitud, mida vajaksid alalised säilitajad oma kogu täiendamiseks ning mis tuleb anda lugejate kasutusse. Keskuse arhiivikogu on osaliselt dubleeritud Rahvusraamatukoguga. Soovitused: 1) algatada KuMga arutelud ELK põhimääruse täpsustamiseks. Eesmärk fikseerida kultuuriväärtuslike kogude pikaajaline säilitamise võimalus; 2) vaadata üle säilituskogu ning juhul kui mõnel alalise säilitajana tegutseval asutusel on vaja ELKs olevat sundeksemplarina saadud trükist, tuleks see neile üle anda ning teised kasutuskogusse suunata; 3) ) fikseerida asutuse kogude säilituspõhimõtted ning hoidlate kasutamise kord. KuM nõustub ja Keskus nõustub osaliselt, Vt lisaks lk 17 Keskmise olulisusega tähelepanek - Raamatukoguteenus  ELK raamatukoguteenus ei ole alati lugejale leitav ja/või klientide esimene eelistus. Lugejateeninduse kogu on leitav üksnes kodulehelt, olles teistest Tallinna raamatukogudest eraldiseisvas süsteemis. Teenuse mõjusust/kvaliteeti kliendi vaatest ei ole hinnatud. Soovitused: 1) kaaluda võimalust loobuda RIKS süsteemist ning liituda ELNET Konsortsiumiga ja selle integreeritud raamatukogusüsteemiga Sierra, et ELK kogud oleksid leitavad e-kataloogist ESTER, milles asuvad Tallinna rahvaraamatukogude, Eesti Rahvusraamatukogu ja Eesti Hoiuraamatukogu kogudes leiduvate väljaannete leiduvusandmed, kuna tulemusena paraneb oluliselt raamatute leitavus Kliendile; 2) kaaluda osalemist rahvaraamatukoguteenuse kvaliteedi hindamisel või kasutada sama mudelit eraldiseisvalt, saamaks tagasisidet teenuse toimimisest ja ettepanekuid parendustegevuseks. KuM nõustub osaliselt ja Keskus ei nõustu tähelepanekuga, vt lk 12 5 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus III VALDKONNA ÜLEVAADE Eesti Lastekirjanduse Keskus on KuMi valitsemisalas tegutsev ja ministeeriumi hallatav riigiasutus, mis asutati 1. jaanuaril 1975. a moodustatud Eesti Laste- ja Noorteraamatukogu õigusjärglasena. Keskust juhib kultuuriministri poolt ametisse nimetatud direktor (alates 2011. a Triin Soone) ja 31.12.2010. a seisuga on Keskuses 18 ametikohta. Direktor Triin Soone Administratsioon (7) Kogude talitus Infolett (3) Teabetalitus (2) Lugejateenindus (3) (2) juhiabi kogude lastekirjanduse lugejateeninduse talituse uurija juhataja vanemadministraator arendusjuht (0,5) juhataja lastekirjanduse lugejateeninduse programmijuht administraator (0,5) infoanalüütik konsultant konsultant välissuhete juht administraator (0,5) lugejateeninduse kommunikatsioonijuht konsultant kunstiekspert ELK struktuur seisuga 31.12.2020 Vastavalt ELK arengukavale aastateks 2018-20221, on Keskuse missioon toetada laste ja noorte kasvamist koos väärt kirjandusega. Missiooni elluviimine tugineb kolmele sambale:  Rikkaliku valikuga ja heal tasemel lastekirjanduse olemasolu;  Lastekirjanduse laialdane kättesaadavus;  Laste ja noorte lugemisharjumuse kujunemine. Keskuse visioon on, et Eestis antakse välja väga head laste- ja noortekirjandust, mis kõnetab noori lugejaid ja kujundab lugemisharjumust kogu eluks. Vastavalt põhimäärusele2 on Keskuse põhiülesanneteks:  tegutseda lastekirjanduse ainevaldkonnas kompetentsi- ja elamuskeskusena ning eriala- ja lasteraamatukoguna.  eesti lastekirjanduse arendamine, kogumine, säilitamine, uurimine ning vahendamine hariduslikel, teaduslikel ja elamuslikel eesmärkidel. 1 Eesti Lastekirjanduse Keskuse arengukava 2018-2022, kinnitatud 2018. a juunis 2 Eesti Lastekirjanduse Keskuse põhimäärus, kultuuriminister 02.01.2007 nr 1, RT I, 26.10.2016, 8 6 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Keskusel on 2021. a seisuga 4 teenust, millele on määratud eesmärgid ja mõõdikud:  Kogude koostamine, säilitamine, lugejateenindus;  Lastekirjanduse arendamine;  Lastekirjanduse populariseerimine;  Lastekirjanduse rahvusvahelistumine. Sisseostetud teenused: IT haldus- ja hooldustööd (1k-digital.com OÜ; Greip IT OÜ töökohateenus (Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus, RMIT); kassasüsteemi Buum haldusteenus (ID Süsteemide AS); finants- ja personaliarvestuse teenus (Riigi Tugiteenuste Keskus, RTK); haldus,- turva- ja koristusteenus (Riigi Kinnisvara AS, RKAS). Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid:  põhimäärus;  riigihangete seadus, riigivaraseadus, avaliku teenistuse seadus; korruptsioonivastane seadus, avaliku teabe seadus; isikuandmete kaitse seadus; Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“;  sisemised korrad ja juhised, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad, arengukava jm;  IT: dokumendihaldussüsteem Webdesktop; RTIP (lähetused, majanduskulud, varad, sh inventuurid); RIKS raamatukogusüsteem;  Raamatupidamine: kasutusel SAP tarkvara; Fitek ostuarvete haldussüsteem; BUUM kassasüsteem. Tabel 1. Keskuse tulud ja kulud aastatel 2018-2020 Nimetus 2018 täitmine 2019 täitmine 2020 täitmine 2021 EA Tulu (omatulu + saadud sihtfinantseerimine) 49 529 62 711 58 289 38 000 Investeeringud 19 197 17 527 30 656 23 000 Personalikulud (koos maksudega) 363 549 407 763 408 311 406 197 Majandamiskulud (ilma km-ta) 128 285 156 045 205 013 167 026 Vahendid Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsile (ilma km-ta) 172 326 168 929 177 006 182 612 Põhivara amortisatsioon 5 710 3 078 4 237 Preemiad ja stipendiumid 500 8 200 4 100 Kokku (ilma amortisatsioonita koos RKAS, kõik maj.kulud ilma km-ta) 733 386 821 175 883 375 778 835 Allikas: SAP BO aruanne „Juhi tekkepõhine EA täitmise aruanne 2018,2019,2020; KuM 2021 eelarve, kinnitatud ministri 12.01.2021 kk nr 4 7 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus IV AUDITI TULEMUSED A OSA: Keskuse põhitegevuse – raamatukoguteenus, kogud ja rahvusvahelistumine- protsesside toimimine Eesmärk oli hinnata kas Keskuse põhitegevuse protsessid s.o raamatukoguteenus ja kogude korraldus, rahvusvahelistumine, on optimaalselt ja kvaliteetselt korraldatud. 2021 eelarve jaotus teenuste vahel 45 653 45 653 44 169 97 771 45 653 22 198 45 653 136 530,00 25 888 103 704,60 104 407,00 61 555,40 KOGUD ARENDAMINE POPULARISEERIMINE RAHVUSVAHELISTUMINE LUGEJATEENINDUS PERSONALIKULUD MAJANDAMISKULUD RKAS vahendid Allikas: Keskuse direktori 2021 kinnitatud eelarve, 12.02.2021 käskkiri nr 1.-1/5 , RKAS kulud ilma km-ta  Raamatukoguteeninduse sh kogude eelarve moodustab asutuse kogueelarvest 23,2 %;  Rahvusvahelistumine 11,2%;  Lastekirjanduse populariseerimine ja arendamine kokku 42,1 %;  RKAS tegevuskulud kokku 23,5 % asutuse kogueelarvest. 4.1.Raamatukoguteenus Eestis toimib kõikide kasutajate huvidest ja vajadustest lähtuv raamatukoguvõrk, mille moodustavad 875 rahva-, kooli-, teadus- ja erialaraamatukogu, sh 521 rahvaraamatukogu. ELK sõnul on nende raamatukogu käsitletav erialaraamatukoguna. Lähiriikides, nagu Läti ja Soome, puudub analoogsetel keskustel oma raamatukoguteenus. Kriteerium: Raamatukogude teenus on suunatud lugejatele ja on usaldusväärne, mitmekülgne ja kasutajakeskne. Teenus on optimaalselt korraldatud ja vajalik; tagatud on ligipääsetavus (füüsilised ja tehnilised lahendused) kõikidele sihtrühmadele, sh erivajadustega inimestele. Selgus, et:  ELK tegevus on üle Eesti ning ei ole asutuse sõnul ühegi asutusega võrreldav. Raamatukoguteenus ei ole ka Keskuse prioriteet, pigem on tegemist teenusega, mis toetab lastekirjanduse populariseerimist. Lugeja/kliendi vaatest ei ole aga erisust kas 8 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus saadakse oma raamat erialaraamatukogust või rahvaraamatukogust. Tähtis on raamatute kättesaadavus, leitavus. Seega on ELK raamatukoguteenus avalik teenus, mida on võimalik raamatukogude lõikes võrrelda;  ELK ei ole uurinud kasutajate rahulolu raamatukoguteenusega sh osaleda ja/või viia läbi raamatukoguteenuse kvaliteedihindamist;  raamatukogu laenutuskogu on kättesaadav eraarendaja platvormil RIKS süsteemist (leitav kodulehelt https://elk.ee/kulastajale/raamatukogu/ ). Võrdlusena on näiteks teised Tallinna raamatukogud sh teiste erialaraamatukogude teavikud kättesaadavad raamatukogude ühiskataloogist ESTER (haldab Eesti Raamatukoguvõrgu Konsortsium). Seega ei ole ELK teavikud lihtsasti leitavad, tegemist on pigem raamatukoguga, mida peab ekstra teadma ja otsima. Lisaks tekitab erinevates süsteemides olemine dubleerivat tööd teavikute kirjete loomisel;  ELKl ei tegele e-väljaannete laenutusega, lugejapilet ei ole ID-kaardiga seostatav, vaid paberkandjal (kiletatud); viivisearvestus on olematu s.o 0,50 senti ühe kalendrikuu eest;  toimib töö võlglastega. 2019 aastast on 10 lugejal raamatud tagastamata. Loodetakse kätte saada, sest näiteks tagastas alles 2021 aasta veebruaris üks lugeja raamatu, mis oli tema käes olnud 484 päeva. 2020 aastast on võlg üleval 21 lugejal, võlglastega tegeletakse järjepidevalt, saates meeldetuletusi nii e-kirja kui SMS-ga. Võlglased moodustavad 1% lugejatest;  rahvaraamatukogudesse teavikute soetamise riiklik toetus on aastatel 2019–2020 püsinud Eestis samal tasemel (suurusjärgus 1,877 mln eurot), samas on raamatukogudesse soetatavate väljaannete hinnad tõusnud. Keskusel on 2020 eelarves komplekteerimiskulud teavikutele summas 31 126 eur (2020. a), mis eraldatakse investeeringuna (art 15). 2021. a on see uuesti suurusjärgus 23 000 eur aastas. Võrdlusena maakondade keskmisega ja nt ka Rahvusraamatukoguga, on Keskusel piiratud võimalused lugemiskogu piisaval tasemel täiendamiseks. Allikas: Autori koostatud, Keskuse 2020 kinnitatud eelarve ja KuM raamatukogunõuniku andmed 9 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus  Üldine statistika laste- ja noortekirjanduse rahvaraamatukoguteenusest 2019. a näitab, et Tallinnas on alla 17. a vanuserühmas suur laenutuste ja külastuste arv. Seega võimalus kliendibaasi kasvatada on olemas. Allikas: autori koostatud, kasutatud STAT andmebaas, RVO28U ja Lastekirjanduse Keskuse koduleht, kokkuvõte lastetööst 2019 aruannete põhjal Võrdlesime ELK raamatukoguteenust Tallinna Keskraamatukogu laste- ja noorteosakondadega (paratamatult konkureerib Keskus rahvaraamatukoguga, kel üle linna 17 haruraamatukogu) ning keskmise Eesti linna - Pärnu Keskraamatukogu (seoses haldusreformiga on statistikas hõlmatud Tõstamaa, Paikuse ja Audru raamatukogud) laste- ja noorteosakonna teenuse näitajatega. Eesmärk oli saada mingigi võrdlusmoment ELK raamatukoguteenusest Eesti keskmise linna ning Tallinna rahvaraamatukogudega. Lugejate arv Laenutuste arv 18 975 18 073 20 000 250 000 204 481 204 882 15 000 200 000 150 000 10 000 4 761 4 443 100 000 58 022 50 090 58 008 42 185 5 000 2 015 1 902 50 000 0 0 2 019 2 020 2 019 2 020 Tallinna Keskraamatukogu - laste- ja Tallinna Keskraamatukogu - laste- ja noorteosakond noorteosakond Pärnu Keskraamatukogu - laste- ja Pärnu Keskraamatukogu - laste- ja noorteosakond noorteosakond Eesti Lastekirjanduse Keskus Eesti Lastekirjanduse Keskus Linear (Tallinna Keskraamatukogu - laste- ja Linear (Tallinna Keskraamatukogu - laste- ja noorteosakond) noorteosakond) 10 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Külastuste arv 300 000 267 373 250 000 188 242 200 000 150 000 86 456 72 444 100 000 50 000 22 760 18 872 0 2 019 2 020 Tallinna Keskraamatukogu - laste- ja noorteosakond Pärnu Keskraamatukogu - laste- ja noorteosakond Eesti Lastekirjanduse Keskus Linear (Tallinna Keskraamatukogu - laste- ja noorteosakond) Allikas: Eesti Lastekirjanduse Keskuse, Tallinna Keskraamatukogu ja Pärnu maakonna rahvaraamatukogude 2019,2020 tegevus/aastaaruanded, kättesaadav kodulehekülgedelt Selgus, et:  Keskuse laenutuste arv on mingil määral võrreldav Pärnu Keskraamatukogu laste- ja noorteosakonna laenutustega, kuigi lugejate ning külastuste arvu osas jäädakse Pärnule alla. Tallinna Keskraamatukogu laste- ja noorteosakondadele jäädakse arusaadavalt nii mahtudes ja ka ulatuses alla. Saab aga ka järeldada, et Tallinnas ei ole ELK lastele- noortele suunatud raamatukoguteenus alati leitav ja/või klientide esimene eelistus;  Keskusel on mitmed mõõdikud, iseloomustamaks raamatukoguteenust. Programmis on 9 mõõdikut vs 11 mõõdikut tegevusaruandes vs 14 mõõdikut arengukavas. Tegevusaruandes antakse aru peamiselt programmi mõõdikutest, arengukavas on ka mõõdikuid, mille kohta aruandlust ei ole. Nt ei peeta eraldi arvestust raamatukogudele korraldatud koolituste ja nõustamiste arvu kohta kuna tavaliselt on ühel koolitusel nii õpetajad kui ka raamatukogutöötajad; Raamatukoguteenusel on ka tegevus „nõustame Eesti raamatukogusid laste- ja noortekirjanduse kogude komplekteerimisel“ (arengukava, lk 6). Selgus, et nimetatud tegevus on hoopis osa keskuse kui valdkondliku kompetentsikeskusest. Peamised tegevused on: elektrooniliselt lastekirjanduse soovitusnimekirjad erinevatele vanuserühmadele; veebis avaldatud lastekirjanduse autorite andmebaas; toimub iga-aastane lastekirjanduse aastakoosolek ja lastekirjanduse sisu lahkav seminar „Laps kirjanduses“, lisandub õpipäev; ilmub kord aastas lastekirjandusele pühendatud ajakiri Nukits; koostatakse lastekirjanduse retrospektiivseid nimestikke; toimuvad ettekanded üle Eesti raamatukogudes ja koolides kohapeal, koroona ajal on seda tehtud e-teel; käivitatud on rahvaraamatukogudele mõeldud lugemisprogramm „Lugemisisu“, mille osaks on lastekirjanduse alased koolitused ja metoodilised materjalid; järjepidevalt ilmuvad meedias lastekirjanduse aastaülevaated ja raamatute arvustused; kaks korda aastas korraldame maakondade raamatukogudesse lastekirjanduse autorite tuure. 11 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Olulisus Tähelepanek 1 Keskmine ELK raamatukoguteenus ei ole alati lugejale leitav ja/või klientide esimene eelistus. Lugejateeninduse kogu on leitav üksnes kodulehelt, olles teistest Tallinna raamatukogudest eraldiseisvas süsteemis. Teenuse mõjusust/kvaliteeti kliendi vaatest ei ole hinnatud. Eesti raamatukogudele suunatud nõustav tegevus laste- ja noortekirjanduse kogude komplekteerimisel ei ole seotud raamatukoguteenusega, vaid on osa lastekirjanduse populariseerimisest. Risk: avaliku teenuse osutamine ei ole optimaalselt korraldatud Soovitused Keskusele:1) kaaluda võimalust loobuda RIKS süsteemist ning liituda ELNET Konsortsiumiga ja selle integreeritud raamatukogusüsteemiga Sierra, et ELK kogud oleksid leitavad e- kataloogist ESTER, milles asuvad Tallinna rahvaraamatukogude, Eesti Rahvusraamatukogu ja Eesti Hoiuraamatukogu kogudes leiduvate väljaannete leiduvusandmed, kuna tulemusena paraneb oluliselt raamatute leitavus Kliendile; 2) kaaluda osalemist rahvaraamatukoguteenuse kvaliteedi hindamisel või kasutada sama mudelit eraldiseisvalt, saamaks tagasisidet teenuse toimimisest ja ettepanekuid parendustegevuseks. Strateegiliste eesmärkide seadmisel raamatukoguteenuse arendamisel lähtuda visioonidokumendist „21 sajandi raamatukogu“, kättesaadav Eesti Raamatukoguhoidjate Ühingu kodulehelt, https://www.eru.lib.ee/index.php/raamatukogundus/dokumendid/21-sajandi-raamatukogu 3) viia arengukava vastavusse tegelikkusega ning küsida ka raamatukogude tagasisidet/rahulolu nõustava tegevusega. KUMi kommentaar: Nõustume osaliselt. Toetame ESTER süsteemiga liitumist. Vajalik on ESTERle üleminekuks eeldatava maksumuse prognoos. Ministeerium on põhimõtteliselt ESTERga liitumist toetanud, kuid otsustamine sõltub riigieelarve ressurssidest. E-laenutusteenust ei ole mõistlik igal raamatukogul eraldi välja arendada. E-kogude (rahvus- ja välisväljaanded) komplekteerimisel ja pakkumisel peaksid raamatukogud tulevikus tegema koostööd e-väljaannete ja andmebaaside ühishangete tegemisel ja teenuse pakkumisel. Teadusraamatukogudel on see igapäevane praktika. Nt tutvustada Tallinna Keskraamatukogu e- raamatukogu ELLU teenuseid oma lugejatele. Tallinna Keskraamatukogu teenindab kõiki Tallinna elanikke ja COVID perioodil pakub teenust KuM toetusel üle Eesti. Eestisse tuleb üha enam ka muukeelseid lapsi, mistõttu tuleb mõistlikus mahus hankida ka võõrkeelset lastekirjandust, võimalusel nii trükiste kui e-väljaannetena. Rahvaraamatukogu seaduse eelnõu protsessis küsime KOV-ide arvamust viiviste osas. Arutame viivise kaotamise võimalikkust alla 18-aastastel. Liiguksime karistamiselt selgitustööle, sh vaatame ressursi kulu sellele tegevusele. Tuleb vaadata ressursi kulu sellele tegevusele. Töötaja töötasu ja – aeg. Keskuse kommentaar: Ei nõustu 1.Ajalooliselt kasutavad Eesti raamatukogud kolme erinevat raamatukogusüsteemi – RIKS, URRAM ja ESTER. Kõikidesse süsteemidesse on võimalik siseneda konkreetse raamatukogu kodulehelt või siis süsteemi enda veebilehe kaudu. RIKS ei ole siin erandlik ning Tallinnas asuvaid raamatukogusid leiab kõikide süsteemide kasutajate hulgast. Pikalt on juttu olnud, kõik Eesti raamatukogud võiks üle minna ühele süsteemile, kuid tänaseks pole selles osas otsuste ja tegudeni jõutud. Mõistagi on see keeruline ja suuri ressursse nõudev protsess, mis vajab poliitilist otsust ja tugevat eestvedajat. Kõigil kolmel süsteemil on palju kasutajaid. Käesoleva aasta mai seisuga on RIKSis 511 raamatukogu, URRAMis 328 raamatukogu, ESTERis 32 raamatukogu. Nagu näha, siis RIKS-süsteem on kasutuses kõige laiemalt. 12 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Seega ei ole tegu eksklusiivse ja vähekasutatava raamatukogusüsteemiga. Kindlasti ei saa väita, et mõni nendest süsteemidest on kasutaja poolt eelistatum, sest lugejad ei vali raamatukogu mitte kataloogisüsteemi vaid pigem kogude sisu ja teenuse mugavuse järgi. Olen keskuse poolt teinud kultuuriministeeriumile ettepaneku ühineda ESTERiga, et keskuse kogud oleks paremini kättesaadavad ülikoolidele ja lastekirjanduse uurijatele, kuid seni on see tagasi lükatud väitega, et tulemas on üks ühine süsteem kõigile. Samuti soovitati ministeeriumi poolt minna üle URRAMile, kuid see ei ole keskuse teenusele kvalitatiivne muutus. 2.Lasteraamatukogu teenusel on oma eripärad ja seda ei saa võrrelda täiskasvanute teenusega. Laps kasutab tema kodule või koolile lähimat raamatukogu ja ei sõida mööda Tallinna või Harjumaad ringi. Arvestada tuleb, et lapse puhul on nn „ostuotsuse“ tegijaks lapsevanem, kes valib, kas ja millist raamatukogu tema laps külastab (nõusolekuleht). Sageli laenutavad lastele raamatuid nende vanemad. Lasteteeninduses ei kasutata lugejakaardina ID-kaarti kuna laps ei kanna seda igapäevaselt kaasas. Pigem on lugejakaardi saamine oluline osa lapse iseseisvumisest, mis tõstab tema otsustus- ja vastutustunnet nn „mul on oma asi ajada“. Meie anname oma majas lugejakaardi juba päris pisikestele põnnidele. Samuti ei oma lasteteeninduses suurt rolli e-kataloog ja e-raamatud, neid kasutavad noored ja täiskasvanud. Oluline on vahetu teenindus - lapsed tulevad raamatukokku kohale, kas vanemaga, sõpradega või üksi, valivad avariiulitelt raamatuid ja suhtlevad raamatukogutöötajaga. Seetõttu ongi meil palju raamatuid avariiulitel, need on paigutatud nii, et lapsed/noored neid lihtsalt leiaks ning väga oluline roll on töötajal, kes tunneb põhjalikult lastekirjandust ning saab lugejaid aidata ja jagada soovitusi. Arvestades ELK raamatukogu ja kogude suurust on ligi 2000 lugejat suur number. Samuti on suur ELKi laenutuste arv (vt. tabelit allpool). Laenutuskogu ringlus on kiire ja raamatuid kantakse pidevalt maha, sest need loetakse ära. See on üks olulisemaid nn elava raamatukogu näitajaid. ELK ei ole ennast kunagi positsioneerinud rahvaraamatukogude konkurendina vaid koostööpartnerina. Meile on oluline, et lapsed loeksid ning leiaksid lühema ja lihtsama tee raamatuni. Seega on kõik rahvaraamatukogud meie käepikenduseks lasteni. Keskust külastavate lasterühmadega on alati juttu raamatutest ja kohalikust raamatukogust kuhu lapsed saavad ise minna, mitte me ei registreeri neid keskuse raamatukogu lugejateks. Raamatute laenutamisel aga järgitakse põhimõtet, et kui meie raamatukogus raamatut pakkuda ei ole, suunatakse lugeja lähimasse raamatukokku, kus see olemas ja sõltuvalt sellest, milline on lapse liikumise trajektoor. Auditis toodud statistilised näitajad ei ole võrreldavad kuna need ei ole kogutud ühtsete põhimõtete järgi nt. keskuse raamatukogus on külastuste all vaid laenutusega seotud raamatukogus käimised, rahvaraamatukogudel aga ka lasterühmade külastused. Lisaks ka piirkondlikkus, ELKi väike lasteraamatukogu ei ole võrreldav Tallinna Keskraamatukogu kõigi 17 haruraamatukogu summeeritud laste- ja noorteosakondade näitajatega. Järgnevas tabelis on ELKi 2020. aasta statistilisi näitajaid alla 17. aastaste laste ja noorte kohta võrreldud Tallinna Keskraamatukogu, sh Kalamaja, Torupilli ja Pelguranna haruraamatukogude lasteteeninduse näitajatega ning Pärnu Linna Keskraamatukogu näitajatega (ei sisalda kolme osavalla näitajaid). 2020. aasta näitajate juures tuleb arvestada, et tegu oli koroona-aastaga. ELK Pärnu LK Kalamaja RK Pelguranna Torupilli RK RK Lugejad 1 478 3 387 1 163 900 1 296 Laenutused 45 894 32 919 6 544 6 802 8 857 koju Külastused 14 859 40 050 8 894 8 501 6 405 Allikas: ELK direktori e-kirjad Tallinna Keskraamatukogu ja Pärnu Linna Kesraamatukogu direktoritele *Tallinna raamatukogude laenutused on ilma pikendusteta 13 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus *Pärnu ja Tallinna raamatukogude külastused on koos lasterühmadega, ELK omad on seotud vaid laenutustega (ELK kogu külastuste arv oli 2020. aastal 26 703) * ELK näitajad erinevad keskuse üldisest statistikast, sisaldades kuni 17. a laste- ja noortekirjanduse näitajaid ja ei sisalda lasterühmasid. 3.ELK on raamatukoguteenuse arendamisel järginud nii maailmas kui ka Eestis toimuvat, samuti mainitud visioonidokumenti, sest oleme ise üks selle koostajatest. Hetkel on käimas visioonidokumendi uuendamine. Arengudokumentide valguses oleme pilku heitnud mitte ainult ELKi raamatukogu rollile vaid kogu Eesti lasteraamatukogu teenusele laiemalt. Rahvaraamatukogude seaduse muudatuste arutelude raames on üles kerkinud vajadus luua kõiki raamatukogutüüpe kattev arenduskeskus, mille ülesanne oleks raamatukoguteenust ühtlustada, arendada e-teenuseid, pakkuda õigusteenust, tegeleda raamatukoguhoidjate koolitusega ning ka raamatukoguteenuse kvaliteedihindamisega. Olen selle pooldaja, et teenust ühtlustada, sest väikestes raamatukogudes puudub selleks kompetents ja ressurss. Rahvaraamatukogudele loodud hindamismudel ei sobi kõikidele ning vajaks kindlasti asjatundjate poolset arendust, et seda kasutada laste-, kooli ja erialaraamatukogu teenuse hindamiseks. Lastelt tagasiside saamiseks kasutatakse aga täiskasvanutest erinevaid metoodikaid, mistõttu on valdav osa nt ülikoolide poolt tehtud uuringutest alates 16. eluaastast. Meil on väga tihe koostöö Eesti Raamatukoguhoidjate Ühingu lasteteeninduse toimkonnaga. See on suurepärane koostöövõrgustik kuhu on kaasatud kõik maakonnad. Tõsi, me ei ole nende seas korraldanud küsitlust, kuidas nad on rahul keskuse teenusega, sest nendega on suhtlus tihe ja tagasisidet laekub igapäevaselt. Kui nad meie teenust ei vajaks, siis ei toimiks ka koostöö. Võtame tööplaani lasteteeninduse toimkonna liikmetelt tagasiside küsitluse läbiviimise. 4.2.Kogude korraldus Säilituseksemplari seadus (edaspidi ka kui SäES) jõustus 01.01.2017. Rahvusraamatukogust sai säilituseksemplaride kogumiskeskus, millega vähenes dubleeriv töö trükiste/väljaannete kogumisel. Erisused on filmi valdkonnas, kus säilitajaks on Rahvusarhiiv. Kehtetuks muutus sundeksemplari seadus ja sundeksemplari seaduse rakendamise määruse lisa 2, mille alusel Tallinna Tehnikaülikooli Raamatukogule saadetud trükiste sundeksemplarid jaotati vastavalt ainevaldkondadele 6-le raamatukogule, millest ELK sai lastekirjanduse trükise sundeksemplari. SäES rakendussätte § 23 lg 1 kohaselt (5. aasta möödumisel jõustumisest) enne seaduse jõustumist kogutud eksemplarid antakse neid säilitavas raamatukogus lugejatele tavapärases korras kasutamiseks juhul, kui neid ei ole vaja mõne teise säilitaja (Rahvusraamatukogu; Kirjandusmuuseumi Arhiivraamatukogu; Tallinna Ülikooli Akadeemiline Raamatukogu; Tartu Ülikooli Raamatukogu) kogu täiendamiseks. Teisisõnu on Eestis alates 01.01.2017 SäES alusel 4 asutust, kes on trükiste alalised säilitajad. Kriteerium: Kogu on korraldatud nõuetele vastavalt. Tagatud on kogude säilimiseks vajalikud tingimused (temperatuur, niiskus jm), st sisse on seatud süsteem nõuetele vastavuse tagamiseks ja seda järgitakse. Selgus, et:  ELK on 12.01.2017 kinnitatud direktori käskkirjaga nr 1.1-2/1 „Kogude struktuur ja teavikute komplekteerimise juhend“. Juhendi kohaselt on keskusel: 14 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus a) arhiivikogu - kogus olevad trükised on ainueksemplarid ja kuuluvad alalisele säilitamisele. Arhiivkogu sisaldab väiksemaid allkogusid: vanaraamatute kogu (ilmunud enne 1945. a) ja Kolgi kogu (soetatud 1997. a Eesti Lasteraamatukogu poolt raamatuantikvaarilt Tarmo Kolgilt) ja säilituskogu (varasemalt sundeksemplari seaduse alusel komplekteeritud kogu perioodil 02.1997 kuni 31.12.2016). Alates 01.01.2017 komplekteerib Keskus oma kogusse valikuliselt lastekirjandust (poodidest, oksjonitelt) vastavalt rahastusele; b) lugejateeninduse kogu – sisaldab eelkooliealiste laste ja põhikooli õpilaste lugemisvara, mis laenutatakse välja või saab kohapeal lugeda; c) teabetalituse kogu - alaliselt säilitame lasteraamatuid ja lastele mõeldud perioodikaväljaandeid. Säilitamisele mittekuuluvate perioodikaväljaannete lastekirjanduse valdkonda puudutavatest kirjutistest teeme paberkoopiad, millega saab tutvuda vastavates kaustades. Teabetalituse kogus olevaid trükiseid laenutatakse ka koju; d) illustratsioonide kogu – alustati 2006. a, tegemist on lasteraamatute originaalillustratsioonidega, kus eelistatakse parimaid näiteid konkursi „5 kauneimat Eesti lasteraamatut” võitnud raamatute illustratsioonidest ning suurtel illustratsiooninäitustel ja isikunäitustel eksponeeritud töödest. 2007.a lisandus Edgar Valteri kogu, kus on esindatud 2347 originaalillustratsiooni. Kogude jaotus 70 000 65 536 67 185 60 000 50 000 40 000 32 288 32 917 29 270 30 358 30 000 20 000 10 000 3 740 3 910 0 Kogude üldarv Arhiivkogu Lugejateeninduse Illustratsioonikogu teavikute arv kogu teavikute arv arv 2019 2020 Allikas: Keskuse 2019 ja 2020 programmi näitajate aruandlus, tegevusarunded  Kogude struktuuri vaadates ilmneb, et 48,9% moodustab arhiivikogu, kogudes olevate teavikute üldarv kasvas 2,5% aastas, kusjuures 4,5% kasvas illustratsioonikogu;  Lugejateeninduse kogu (moodustab 45,1% üldkogust) kasutust iseloomustab paremini laenutuste arv joonisel lk 10. Vaatlesime eraldi ka arhiivikogu kasutust võrdlusena nt Rahvusraamatukogu andmetega. 15 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Allikas: ELK 2020 tegevusaruanne ja KuM raamatukogunõuniku andmed Rahvusraamatukogult ELK arhiivkogu teavikute kasutamine oli 2020. aastal väike kuna valdavalt kasutatakse neid näitustel, koolitustel jm üritustel. Võrdlus Rahvusraamatukogu arhiivikoguga näitab, et külastajate arvud ei erine. Erinevus seisneb, et Rahvusraamatukogu arhiivikogu külastatakse kui kasutuskogus vastav trükis puudub. Reeglina on aga enamik raamatuid Rahvusraamatukogu kasutuskogus olemas. ELK arhiivikogu külastajate arv aga näitab, et Keskus on omas valdkonnas populaarne ning nõudlus kogu kasutamise järele on olemas;  ELK käsitleb enda arhiivikogu alalisele säilitamisele kuuluvana tulenevalt põhimäärusest. Samas puudub Keskusel seadusest või määrusest tulenev alus säilitada alaliselt trükiseid. Ka Rahvusarhiiv ütleb, et Keskus ei ole arhiivimoodustaja s.t mingeid alalisi säilikuid neil ei ole. Vt ka https://www.ra.ee/astra/site/check  SäES alusel on Eestis dubleerimise vältimiseks ja ressursside efektiivse kasutamise eesmärgil trükiste alaliseks säilitamiseks määratud 4 asutust. Keskuse põhimääruses on aga viide, et oma ülesannete täitmiseks ELK kogub ja säilitab eestikeelseid ning Eestis ilmunud lasteraamatuid- ja -ajakirju; valikuliselt maailma lastekirjanduse paremikku kuuluvaid teoseid originaalkeeltes; lastekirjanduse alaseid teatmeteoseid, monograafiaid ja ajakirju; laste lugemist ja raamatukoguteenindust käsitlevaid kodu- ja välismaiseid teavikuid. Kehtiv põhimäärus ei ütle aga midagi kogude alalise ja või pikaajalise säilitamise kohta;  ELK jaoks tekib alates 01.01.2022 kohustus oma arhiivikogu SäES § 23 nõuetele vastavaks kujundada. Teisisõnu tuleb säilituskogu üle vaadata ning juhul kui mõnel alalise säilitajana tegutseval asutusel on kogust puudu ELK kogus olev sundeksemplari seaduse alusel saadud trükis, tuleks see üle anda ja teised eksemplarid saaks kasutuskogusse suunata. Probleem on aga nende trükistega, mis ELK kogudes on tulenevalt Eesti Laste- ja Noorteraamatukogu õigusjärglusest ning mida on ise soetanud oksjonitelt ja/või neile üle antud. Nende edasist alalist säilitamist SäES ei reguleeri kuigi mõte oli kogusid korrastada ning alaliste säilitajate ringi vähendada. Seega vajabki otsustamist kas parimad säilitustingimused suudaks näiteks tagada Rahvusraamatukogu või kui leitakse, et 16 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus varasemate lastekirjanduse kogude puhul võiks pikaajaliseks säilitajaks olla ELK, tuleb sellisel juhul täpsustada Keskuse põhimäärust. KuM raamatukogunõuniku sõnul ei saa ELKl olla riiklikult pikaajaliselt säilitatava trükiste kogu. Kuid ELKis võivad olla nii praegune arhiivkogu kui laenutuskogu mõlemad kasutuskogud, millest arhiivkogu eksemplari kasutamine toimub näiteks kohapeal kui laenutuskogus eksemplari pole. ELK arhiivkogule ei kehti pikaajalise säilituskogu hoiustamise tingimused, piisab kui on tagatud laenutuskogu säilimiseks vajalikud tingimused. Kui on unikaalseid kultuuri- ja ajalooväärtusega väljaandeid, siis neile tuleb kehtestada eraldi kord kasutamiseks ja säilitamiseks. Oluline on, et ELK-il oleks tegevuse toetuseks vajalik kogu ja selle eesmärk on selge. Asutuse tegevuse lõpetamiseks on olemas riigivaraseadus ja Vabariigi Valitsuse 08.10.1996 määrus nr 244 „Valitsusasutuste hallatavate riigiasutuste moodustamise ja ümberkorraldamise ning nende tegevuse lõpetamise korra kinnitamine“, mille kohaselt toimub vara sh kogude üleandmine riigivara valitsejale.  Lisaks dubleerib ELK arhiivikogu osaliselt Rahvusraamatukoguga kuna jooksvalt soetatakse sinna oksjonitelt ja kirjastustelt lastekirjandust. Samas saab Rahvusraamatukogu uuemaid trükiseid juba kehtiva SäES alusel. Keskusel on aga kogu täiendamisele eelarvelised piirangud, mistõttu eksisteerib risk, et lastekirjanduse kogu esinduslikkus ei ole alati tagatud .  Kord 5. aasta järel viiakse läbi korralisi kogude inventuure. Viimane raamatuvara inventuur toimus 2018. a.  Hoidlate kasutamise korda või toimivaid põhimõtteid asutusesiseselt fikseeritud ei ole. Jälgitakse Rahvusraamatukogu üldhoidlatele kehtestatud nõudeid3, sh mõõdetakse iganädalaselt hoidlate temperatuuri (vastavad näitajad fikseeritakse Excelis). Kõrvalekalletest teavitatakse maja haldurit RKAS ning kõik probleemid on leidnud lahenduse. Kogude hoidlate tingimused vastavad üldhoidlatele kehtestatud nõuetele, nõuete täitmist kontrollitakse ning see on pidev. Samas tuleks üle vaadata, kas ELK kogudes on haruldasi eksemplare, millele tuleks rakendada rangemaid nõudeid. KuM õigusnõuniku sõnul on korrektne kui ELK kehtestab ise enda säilituspõhimõtted, juhindudes erinevatest rahvusvahelistest standarditest, millele ka RR-i säilituspoliitikas viidatakse. Põhimääruse tasandil saab fikseerida üldise suunise, et ELK peab tagama kultuuriväärtusega trükiste pikaajalise säilimise. Olulisus Tähelepanek 2 Kriitiline Keskusel puudub õigusaktist tulenev alus säilitada alaliselt kogusid; täitmata on säilituseksemplari seaduse § 23 nõue - ei ole analüüsitud, mida vajaksid alalised säilitajad oma kogu täiendamiseks ning mis tuleb anda lugejate kasutusse. Keskuse arhiivikogu on osaliselt dubleeritud Rahvusraamatukoguga. Risk: mittevastavus õigusaktidele; riigiressursside mittemõistlik ja dubleeriv kasutamine. 3 https://www.nlib.ee/sites/default/files/RR_Sailituspoliitika%20%281%29.pdf 17 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Soovitused Keskusele: 1) algatada KuMga arutelud ELK põhimääruse täpsustamiseks. Eesmärk fikseerida kultuuriväärtuslike kogude pikaajalise säilitamise võimalus; 2) vaadata üle säilituskogu ning juhul kui mõnel alalise säilitajana tegutseval asutusel on vaja ELKs olevat sundeksemplarina saadud trükist, tuleks see neile üle anda ning teised kasutuskogusse suunata; 3) fikseerida asutuse kogude säilituspõhimõtted ning hoidlate kasutamise kord. KUMi kommentaar: Nõustume. Kuigi uurija vaates on ELK arhiivkogu osas tegemist erialaraamatukoguga, on ELK kogud rahvaraamatukogu tegevusele omasem tegevus, sest sihtrühmaks on Tallinna ja Eesti elanikud. Eesmärk oleks kogude süsteemi korrastamine ja nende hoidmis- ning kasutustingimuste täpsustamine. Unikaalsetele kultuuri- ja ajalooväärtusega väljaannetele säilitus- ja kasutustingimuste kehtestamine. Kasutuskogudel võivad olla erinevad kasutustingimused, mis tuleb läbi rääkida ja fikseerida, tulenevalt ELK eesmärgist. Säilitamisele mittekuuluvate perioodikaväljaannete paberkoopiate kõrvale võiks teha ka digikoopia või on kättesaadav koopia juba RR Digaris. Oluline, et oksjonitel RR ja ELK ei konkureeriks, vaid teeks koostööd. Esmajoones peaks RR hankima oksjonitelt Eesti säilituskogude terviklikkuse seisukohalt puuduvad või täiuslikumad väljaanded. RR-il ja teistel säilitajatel peab olema võimalikult täielik pikaajaliselt säilitatavate väljaannete kogu, ELK-il tegevuseks vajalikus mahus kasutuskogud. ELK raamatukogu ja kogud on osa lastekirjanduse kompetentsikeskusest. Keskuse kommentaar: Nõustun osaliselt ELKi kogud on kujundatud nii, et keskus saaks täita oma põhiülesandeid valdkondliku kompetentsikeskusena ning eriala- ja lasteraamatukoguna. Arhiivkogu on olnud ELKi kogude osa juba ajalooliselt enne, kui hakati saama riiklikku sundeksemplari (1997-2016). 1990. aastal kinnitatud põhimääruses on ülesannete all p 6.1. Eesti lasteraamatu komplekteerimine, põline säilitamine ja kättesaadavaks tegemine. Arhiivkogu on keskuse väärtuslikemaid alussambaid, millele tugineb teabetöö. Kui enam ei ole seadusepärane kasutada sõnu „säilitamine“ ja „arhiivkogu“, siis nendele tuleb leida juriidiline lahendus, mis aga ei tohi kahjustada keskuse eksperditöö võimekust. Ettepanek, et alates 01.01.2022 on ELKi kogude struktuur alljärgnev: Laenutuskogu Laste- ja noortekirjanduse kogu (lasteraamatukogu) Teatmekogu (erialaraamatukogu) Vanaraamatu kogu (trükised kuni 1945.a.) Lastekirjanduse kogu (trükised alates 1946.a.) Originaalillustratsioonide kogu Senine säilituskogu, kuhu kuulub aastatel 1997-2016 saadud sundeksemplar liidetakse laenutuskogu või lastekirjanduse koguga sõltuvalt vajadusest. Teiste säilitajate huvi mainitud perioodi trükiste vastu on ebatõenäoline kuna sundeksemplar laekus regulaarselt ning keskus oli nn jagatava eksemplari saaja. Kogude kasutamine täpsustatakse raamatukogu kasutamise eeskirjas. Ma ei tea riikide praktikast, et raamatukogud või ka näiteks muuseumid võtaks teistelt asutustelt endale neile huvipakkuvaid kogusid. Iga asutus komplekteerib oma kogud vastavalt tema funktsioonidele. ELK on teinud pikka ja põhjalikku tööd, et kujundada maksimaalselt rikkalikud lastekirjanduse kogud, millega täita kompetentsikeskuse rolli. Ilma kogude ja asjatundliku personalita ei ole see võimalik. Auditis toodud kogude kasutus näitab ka selgelt, et riiulil seisvast raamatust on vähe kasu. Olulised on inimesed, kes nende sisu tunnevad ja oskavad kasutajaid nõustada. ELK ei tegele trükiste digiteerimise ja sellega seotud autoriõigustega. Selleks on Eestis loodud mitu suurt keskust ning see oleks dubleerimine. Hoidlate kasutuskord on koostamisel. 18 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus 4.3.Rahvusvahelistumine ELKl on seatud rahvusvahelistumises eesmärk - Eesti lasteraamatute levik ja selle populaarsus välismaal suureneb, selleks tehakse rahvusvahelist koostööd ja turundustööd ning tõlgitakse raamatuid teistesse keeltesse. Kriteerium: ELK paistab oma tegevustega välja rahvusvahelises plaanis, sh täidab arengukava rahvusvahelistumise eesmärki. Selgus, et:  Lastekirjanduse populariseerimisel on teatud koostöökohad Eesti Kirjanduse Teabekeskusega (rahastab samuti KuM), mille eesmärk on samuti luua eesti kirjandusele laiemat kõlapinda väljaspool Eestit. Samas on mõlemal erinev valdkond (nt Keskus turundab lisaks kirjanikele ka lastekirjanduse illustraatoreid) ning ka sihtgrupp (kirjastused, messid), mistõttu praegune tööjaotus töötab hästi. Üksnes tõlkijad on ühised;  Loomisel on eesti lastekirjanduse andmebaas ELLSA, mis kajastab kirjanikke ja illustraatoreid. Rahastatakse koostöös Eesti Kirjastuste Liiduga. Andmebaasiga liitub ka Eesti Kirjanduse Teabekeskus;  antakse välja autoreid ja nende loomingut tutvustavaid teabematerjale ning kirjastajatele ning tõlkijatele suunatud lastekirjandust tutvustavat uudiskirja. Lisaks jälgitakse uudiskirja avamist ning selle lugemist. Nt kevadel saadetud uudiskirja 244 aadressist jõudis kiri edukalt kohale 177le, neist avas kirja 49 s.o 27,7% isikutest;  jälgitakse mitmeid mõõdikuid (8 programmi mõõdikut), peamised neist aga on välismaal avaldatud tõlgete ning nende jaotus keelte vahel. 10. aasta lõikes on trend positiivne, tõlgete arv on suurenenud. Allikas: Keskuse rahvusvahelistumise statistika  Aastate lõikes on avaldatud keelte lõikes erinevused (sõltub peamiselt autorite avaldatud loomingust), peamiselt on Eesti lastekirjandust avaldatud meie naabermaades Lätis ja 19 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Soomes. Nt avaldati Soomes 2013 kokku 10 tõlgitud teost ning Lätis 2020 vastavalt 8 lastekirjanduse teost. Allikas: ELK esitatud statistika  Lisaks on veel erinevaid näidikuid programmis ja arengukavas. Programmis kokku 8 näidikut vs arengukavas 4 mõõdikut lisaks, mis aga tänaseks ei ole enam aktuaalsed, vt ka aruanne B osa Tabel 2. Olulisus Tähelepanek 3 Positiivne Rahvusvahelistumine on mõjusalt korraldatud. Eesti lasteraamatute levik ja selle tähelepanek populaarsus välismaal on suurenenud, rahvusvaheline koostöö ja turundustöö on olnud edukas - eesti lasteraamatute tõlked teistesse keeltesse on suurenenud. 20 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus B- OSA: Sisekontrollisüsteemi toimimine Siseaudiitori arvamus: Riigiasutus Eesti Lastekirjanduse Keskuse sisekontrollisüsteem on parendamist vajav. Asutus on küpsustasemel 3 (Defineeritud). 21 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Tabel 2. Sisekontrollisüsteemi hindamise tulemused valdkondade lõikes: I Kontrollikeskkond; riskide hindamine; info ja kommunikatsioon; seire – Juhtimine ja administreerimine Kriteerium: Toimiv praktika Parendusvaldkonnad Tõhus ja läbipaistev Arengukava kinnitatud; arengukavas (2018-2022) on Ei ole täiendatud iga-aastaselt arengukavas ette nähtud kontrollikeskkond; Tõhus sõnastatud väärtushinnangud, mille järgimist töötajatelt hetkeolukorra analüüsi, eesmärke ja tegevusi; strateegiliine planeerimine ja oodatakse. kõiki arengukavas toodud eesmärke ei mõõdeta; planeeritu elluviimine; Vastutuste detailset tegevuskava/tööplaani koos vastutajate ning jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevust; tähtaegadega ei koostata. Regulaarne ja läbipaistev aruandlus, Teenused on kaardistatud, määratud eesmärgid ja Asutuses protsessid/teenused kaardistatud osaliselt (nt mis tagab juhatuse teadlikust sihttasemed ning nende saavutamist hinnatakse. populariseerimise ja rahvusvahelistumise protsess organisatsiooni olukorrast; Toimiv kaardistamata), asjaajamise funktsioon toetab riskidega tegeletakse mitteformaalselt ja jooksvalt, sh organisatsiooni tegevust; Sõlmitud maandamistegevustega; õppetunde ei fikseerita. lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus Koostatud uus asjaajamise kord (nn teabehalduse kord), Webdesktopis on osa dokumentatsiooni registreeritud, kuid ning organisatsiooni huvide kaitse; millega on reguleeritud mh dokumendiringlus (sh jaotus ei vasta kehtivale dok. loetelule. Organisatsioonil on rakendatud vormistamine, registreerimine, vastamine, kooskõlastamine, WD-s ei kasutata suunamise võimalust - dok.-de meetmed pettuseriski maandamiseks välja saatmine), juurdepääs teabele, arvete menetlemine, kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks teadmiseks vms; kõik kasutuses olevad infosüsteemid; dokumentide loetelu lepingud ei ole elektroonselt leitavad, osaliselt paberkandjal. Sisekommunikatsioon toetab asutuse uuendamisega tegeletakse. eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi tugevdamist; Riigihangete huvide konflikti ja enesetaandamise sätted on On ostetud teenuseid oma töötajatelt, puudub regulatsioon Kommunikatsioon ja turundus fikseeritud riigihangete korras. kingituste vastuvõtmise osas; toetavad asutuse eesmärke ja Intranet puudub. ressursid on kasutatud sihipäraselt Toimuvad iganädalased majakoosolekud info jagamiseks Klientide partnerite tagasisidet süsteemselt ei küsita, on küsitud ning tõhusalt; Organisatsioon on töötajatega; tagasisidet aga erinevatele projektidele (Lugemisisu, Puust ja avalikkuse silmis usaldusväärne Punaseks jm) raaatukoguhoidjatelt ja ajakirjale Nukits. Välisturgude analüüsi otseselt läbi ei viida, küll aga kaardistatakse uusi võimalusi, potentsiaalselt arenevaid turgusid jne. Kogutakse rahvusvahelistumise statistikat (eelkõige koostöö väliskirjastustega) - oluline indikaator rahvusvahelistumise edendamises. Kommunikatsiooniplaan töödokumendina olemas ning 22 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus kasutusel – sh tegevuste tähtajad/kuupäevad, mõõdikud ja sihttasemed. Ajakohastatakse 2 korda aastas. Kord aastas antakse aru KuMile tegevusaruande kaudu, sh KuM ei vii läbi regulaarseid iga-aastaseid arenguvestlusi seatud eesmärkide saavutamise osas; aasta vältel jooksev asutuse juhiga. suhtlus kui esineb probleeme/ muudatusi Soovitused: 1) eesmärkide täitmise osas parema ülevaate omamiseks koostada tööplaan ja nt kord poolaastas/kvartaalselt hinnata selle täitmist ning eesmärkide saavutamist, fikseerida vajadusel jooksvalt täiendavad tegevused ja muudatused (seisuga 02.08.2021 on alustatud tööplaani (sh vastutajad ja tähtajad) koostamisega ning edaspidi on plaanis tööplaanis kirjeldatud tegevuste seis üle vaadata kord poolaastas). Määratleda teenuste lõikes olulisemad riskid ning fikseerida täitmises realiseerunud õppetunnid; 2) Edaspidi rakendada pideva parendamise tsüklit, st regulaarselt hinnata protsesside toimimist ja parendusvõimalusi. Nt alustada regulaarsete klientide, partnerite tagasiside/rahulolu küsitluste läbiviimisega 3) dokumendihaldus viia täielikult elektroonsesse keskkonda (Webdesktop, RTIP jm), kus on võimalik ka dokumente allkirjastada, suunata jm. Paberdokumentide hoiustamist vältida. Viia dokumentide loetelu vastavusse tegeliku praktika ja uue asjaajamiskorraga (WD-s dokumentide registreerimisega jm; 4) täiendada töökorralduse reegleid, lisades huvide konflikti vältimise, korruptsiooni ennetamise, tuvastamise ja kõrvaldamise meetmed (va riigihangete puhul). Nt kuidas toimub kõrvaltegevustest teavitamine (läbi RTIPi), enesetaandamine, kingitustest ja soodustustest vahetu juhi teavitamine jmt; 5) ühendada tööplaani täitmise ja arenguvestluste süsteem; 6) KuMil viia asutuse juhiga läbi iga-aastane nn arenguvestlus, et mõlemal poolel oleks parem arusaam ootustest ja olulisematest muudatustest, sh võimalikest riskidest; rakendada sisekontrollisüsteemi parendusplaani elluviimise järelevalve. KuMi kommentaar: Nõustume ELK kommentaar: Nõustun osaliselt. ELKi alusdokumendiks on põhimäärus, mis väljendab nn riiklikku tellimust ning sätestab piisavalt selgelt keskuse kohustused ja õigused. Pikema perspektiiviga vaade on toodud nelja-aastases arengukavas. Kehtiv arengukava lõpeb selle aastaga ning plaanis on strateegiaseminarid uue kava loomiseks. Aasta lõikes on tegevust kokku võetud ja uusi plaane seatud ELKi aastaaruandes ja -plaanis. Kõikides dokumentides on järgitud ühtset teenusvaldkondade struktuuri. Kõik teenused on kirjeldatud teenuskaardil, kus on määratud ka teenuse juhid. Teenuste kaupa toimub ka eelarvestamine. Mõõdikute osas on toimunud mitmeid muudatusi, sest algselt neid määrates ei olnud me keegi kindel, kas ja mida me nendega mõõdame. Mõõdikute muudatused ja dünaamika on jooksvalt kantud teenuskaardile. Uus arengukava kajastab neid juba täpsemalt. Laiendame Webdesktopi kasutust ja korrastame sisedokumentatsiooni, kuid kõikide auditis toodud ettekirjutuste täitmiseks tuleb luua täiendav ametikoht, sest olemasolevatel töötajatel ei jää siis enam sisuga tegelemiseks aega. Keskuse struktuuris puuduvad juhid, kes tegeleks ainult juhtimise ja asjaajamisega vaid kõik töötajad on seotud sisutööga ehk asjade elluviimisega. Mitmed ametikohad töötavad põhimõttel ise juhin-ise teen. Professionaalsus, valdkonna hea tundmine, koostöötahe, enese 23 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus arendamise soov ja sõbralikkus on need alustalad, mis me oleme koos paika pannud ja millele meie tegemised toetuvad. Loomingulisus ja avatus on meie töös väga olulised ja neid ei tohi tappa üleliigse bürokraatiaga. See ei tähenda muidugi seda, et korda ei peaks majas olema – ikka peab. ELKis töötab täna väga hea ja ühtne tiim, kelle motivatsioon on kõrge. Viimased poolteist aastat on elu palju muutnud, kuid andnud võimaluse teha asju teisiti ja seda ei ole jäetud kasutamata. Püüame käesoleva aasta aruandes esitada oma tegemisi analüüsivamalt ning võrdlevamalt. Samuti muuta plaani osa täpsemaks. Teen ettepaneku, et taolised sisekontrollisüsteemi hindamised võiksid toimuda sagedamini ehk 3-4 aasta tagant, mitte 10 aastase vahega. Samuti peaksid audiitorid leidma võimaluse tulla asutusse kohale. Pooldan juhiga aastavestluste juurutamist II Riskide hindamine, Kontrollimeetmed – Finants/Haldus Kriteerium: Toimiv praktika Parendusvaldkonnad Nõuetele vastav eelarvestamine/ Eelarve on koostatud teenuste põhiselt, st kontode Puudub asutusesisene juhis eelarve koostamiseks täitmise kontrolliks ning planeerimine, finantsarvestus, varade lõikes on jaotatud teenuste kulud kulujuhtimiseks, KuMs on hetkel koostamisel ELKle sobiv kulumudel. arvestus/inventeerimine, sularahakassa korraldus, hangete ja Arvete kinnitamine toimub elektroonselt Fitek Kulujuhte ei ole määratud; arveid kinnitab direktor - 4-silma printsiibi ostude läbiviimine sõltumata ostu keskkonnas; arve kinnitamisel märgib juht Fitekis rakendamine asutuses puudulik, samuti ei ole fikseeritud kulujuhtide summast; hanked on läbiviidud vastutus, rollid. vastava kulurea ning artikli; asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad. Fitekis ei ole arve juurde lisatud akte/viiteid neile, lepinguid vm arvega seotud dokumente (soovituslik vastavalt KuMi valitsemisala Organisatsiooni töötajad ja kliendid toimemudelile). Väidetavalt kontrollitakse arve aluseks olevaid on kaitstud nõuetekohaselt, töötajate dokumente arve kinnitamisel, samuti ei säilitata lepinguid, tööde turvalisus on tagatud. üleandmise akte alati ühtselt/elektroonselt; Põhivara on kantud RTIPi moodulisse – asukoht Väikevarad RTIPi kandmata (arvestus Exceli tabelis). märgitud hoone täpsusega, vastutajaks direktor. Intervjuudest ilmnes, et soetatud väikevarad kantakse registrisse kord aastas, enne inventuuri, kuid kontrolli käigus ilmnes et 2020. a soetatud projektorit (1995 eur) ja meediapleierit (455 eur) ei ole väikevarade nimistusse kantud. 24 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Töökorralduse reeglites on kehtestatud inventuuride Varade inventuuri komisjon on mitu aastat järjest olnud samas koosseisus; läbiviimise kord; kassa, sularaha ja krediitkaardiga inventuuri lõppakt kinnitatud üksnes direktori poolt; seotud tegevuste kord; põhivara ja väikevahendite vara mahakandmisel ei ole lisatud utiliseerimise akti, tarnija vms tõendit, ning kassade inventuure viiakse läbi iga aasta lõpus et vara on kasutuskõlbmatu ja puudub utiliseerimise/mahakandmise viisi. (nov-dets), vähemalt 2-liikmeline komisjon. Sularahakassa ootamatuid inventuure ei tehta (käibed on ka väga väikesed), sularahakassaga toimetavate teenistujatega puuduvad varalise vastutuse kokkulepped. Asutusel on kehtestatud oma hankekord, mis Alla 5000 eur väikostude puhul ei ole ELK hankekorra kohaselt lähtub suuresti KuMi hankekorrast; hankeplaan kohustuslik võtta 3 pakkumust ning sõlmida lepingut (praktikas enamasti puudub, kuna riigihankeid ei ole viimastel aastatel võetakse). tehtud. Spetsiifiliste teenuste puhul tehakse otseost - lepinguid ei ole kohati DHSis, hoiustatakse paberkandjal koos pakkumustega. Fitekis puuduvad teenuste üleandmist tõendavad aktid, viited sõlmitud lepingule (märgitud on kululiik ja artikkel) ning põhjendus kui lepingut ei sõlmitud. Töökorralduse reeglites fikseeritud töötervishoiu- ja tööohutuse juhised; tööruumide kasutamine, sh videovalvesüsteemi olemasolu, valvesignalisatsiooni sisse-väljalülitamine, asutuse vara omandikaitse tagamine ja vastutus; 2020. a viidi läbi töökeskkonna riskianalüüs – kaardistati puudujäägid ja tegeletakse nende kõrvaldamisega vastavalt tegevuskavale; määratud on töökeskkonnaspetsialist; Juhiabi peab arvestust ELK võtmete ja väravapultide üle; RKAS haldab tulekustutussüsteemi, valvesüsteemi jm majaga seonduvat; suvepuhkuste ajal viiakse läbi remonttöid. 25 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus Soovitused: 1) koostada asutusesisene juhis kuidas koostatakse eelarve, millise sagedusega toimub eelarve täitmise kontroll ning kuidas toimib asutuses kulujuhtimine (rollid, vastutusalad); 2) fikseerida kulujuhid nn eelarve kontode põhiselt, et kulude tellijad oleksid automaatselt kooskõlastusringis; 3) rakendada kulude kinnitamisel 4-silma printsiipi asutuse sees; 4) Fitekis arvete kinnitamisel lisada teenuste üleandmist tõendavad aktid, viited sõlmitud lepingule ning põhjendus kui lepingut ei sõlmitud (vastavalt KuMi hankekorrale); 5) arvestades, et tegemist on väikese asutusega, soovitame fikseerida asutuse hankekorras, mis summast alates võetakse väikeostude korral 3 kirjalikku pakkumust (kuigi KuMi hankekord lubab ka mitte võtta pakkumusi alla 5000 eur ostude puhul) ning pakkumuste võtmine ja nende säilitamine korraldada sõlmitava lepingu juures WD-s/võrgukettal; 6) pakkumuste võtmine ja nende säilitamine korraldada sõlmitava lepingu juures WD-s/võrgukettal; 7) edastada RTKsse rtf või Excelis töödeldav väikevarade nimekiri, et ka väikevarad saaksid RTIPi kantud; võtta edaspidi varad arvele viivitamatult pärast soetamist; 8) inventuuride komisjoni koosseisu tuleks aeg-ajalt muuta (nt iga 3. aasta järel), liikmeid enne inventuuri läbiviimist instrueerida - nõuded inventeerimisele, dokumentatsioonile jm (KuMi raamatupidamise sise-eeskiri); 9) vormistada vara mahakandmise ja inventuuri lõppaktid korrektselt, st vastavalt KuMi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjale; 10) soovitame sularahakassaga toimetavate teenistujatega fikseerida nt ametijuhendis varalise vastutuse sätted, viia läbi sularahakassa ootamatuid inventuure vastavalt KuMi valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjale. KuMi kommentaar: Nõustume ELK kommentaar: Nõustun osaliselt 1. Eelarve ja kulude kontroll toimub jooksvalt BO aruannete ja arvete põhjal ning RTK raamatupidajaga suheldes. 2. Kulujuhid on määratud eelarve kululiikide lõikes sõltuvalt, millise tegevuse eest keegi vastutab. Nt kommunikatsioonijuht osaleb oma vastutusala eelarve koostamises ja tema jälgib ka kulusid. Vastav tööülesanne on fikseeritud ametijuhendis. Suurematele projektidele koostatakse eraldi eelarved. Põhjalikum eelarve ja kulude ülevaade toimub poolaasta lõikes. Kokku on asutuses nn kulujuhte 6, kes osalevad eelarve koostamises ja kulude jälgimises. Eraldi dokumenti selle protsessi kohta seni koostatud ei ole kuna koostöö on hästi toiminud. 3. Arvete kinnitusringi laiendamiseks on RTKle varasemalt ettepanek tehtud, kuid seda ei peetud nii väikese asutuse juures mõistlikuks. Hetkel käib arvete ja jooksvate kulude infovahetus meili teel. 4. Fitekisse lisade lisamine ei ole meie poolt takistatud, seni pole vastavat nõuet RTK poolt esitatud. 5. Muudame hanke miinimumsummat 500 euroni, praktikas on seda rakendatud. 6. Pakkumused on seni säilitatud juhiabi juures kas paberil või elektrooniliselt, lepinguid sõlmitakse tänapäeval vähe, ühekordse ostu või teenuse puhul tehakse kokkulepe e-kirja teel. 7. Väikevarad viime RTIPsse, puudus teadmine, et neid saab lisada. 8. Edaspidi jälgime, et komisjoni koosseis roteeruks, seni ei pidanud seda vajalikuks. 9. Varade mahakandmise aktid on olemas, lisame täpsustused. 10. Sularaha tehingutega seotud töötajatel on müügiga tegelemine ametijuhendis olemas, kuid täpsustame seda varalise vastutuse osas. Ootamatuid inventuure ei ole tehtud kuna sularaha kontroll on järjepidev – töötajad lõpetavad ja alustavad oma vahetust kassasüsteemis vahetuse aruandega ja kassas oleva sularaha kontrolliga. Töökorralduse reeglites on kehtestatud kassale sularaha hoiustamise maksimum suuruseks 100 eurot, suuremad summad antakse järjepidevalt üle peakassasse. 26 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus III Riskide hindamine, Kontrollimeetmed – Personal Kriteerium: Toimiv praktika Parendusvaldkonnad Ametijuhendid aitavad kaasa ELK töökorralduse reeglites reguleeritud peamine Ametijuhendeid ja töölepinguid hoiustatakse osaliselt eesmärkide saavutamisel. Värbamise personaliga seotud regulatsioon; paberkandjal; poliitika toetab personali valikut aruandlusliinid ja vormid fikseeritud ametijuhendites ja hetkel toimib e-kirja teel koolituste kinnitamine; vastavalt asutuse vajadustele; töökorralduse reeglites; töötajate ülesanded, vastusala ja kõrvaltegevusest teavitamise süsteem puudub, on olnud Töötajate hindamine tagab töötajate õigused on kirjeldatud ametijuhendites, sh vajalik juhuseid kus ostetakse oma töötajatelt teenuseid - huvide arengu ning vastavuse nõuetele; kvalifikatsioon ja kogemus ametikohale asumiseks; konflikti oht; Personali areng toetab kvaliteetset ja aasta lõpus/alguses toimuvad arenguvestlused direktoriga, personali rahulolu uuringut läbi ei ole viidud, tagasisidet tähtaegset ülesannete täitmist; mille käigus kaardistatakse koolitusvajadused, küsitakse arenguvestluste käigus. Motivatsiooni poliitika tagab pikemaajalised plaanid jm. vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust; Tegeletakse Puhkuste, lähetuste korraldus sh varade haldus ja inventuurid (va väikevarad) toimib RTIPs; võtmetöötajatega, töötajate regulaarne puhkuste korraldus, ELK toetab arsti ettekirjutuste kohaselt ostetud prillide personaliandmete haldamise vastavus maksumust 60 (kuuekümne) euro ulatuses. isikuandmete kaitse seadusele Soovitused: 1) kaaluda lisaks värbamise, lisatasude maksmise ja koolituspõhimõtete väljatöötamist ja töökorras fikseerimist; 2) viia kõik TL-id ja AJ-d WD keskkonda ning koolitused ja kõrvaltegevustest teavitamine RTIPi keskkonda; 3) soovitame oma töötajatelt teenuse ostmist käsitleda täiendava tööülesandena (fikseerida lisaülesannete andmine vastavas töölepingus), mille eest makstakse direktori käskkirja alusel lisatasu. Hetkel on huvide konflikti olukord kuna ei ole põhjendatud miks eelistatakse oma töötajaid asutuse välistele teenuse pakkujatele; 4) arvestades prilliklaaside ja – raamide hindasid soovitame kaaluda aastase kompensatsiooni piirmäära tõstmist, mida asutus hüvitab nägemisteravust korrigeerivate abivahendite soetamiseks (sh kontaktläätsed). Nt kaaluda KuMi regulatsiooni kohaldamist (kuni 150 eur ulatuses komp.); 5) kaaluda võimalust viia läbi personali rahulolu-uuring nn oma jõududega, kasutades vabavaralist tarkvara. KuMi kommentaar: Nõustume ELK kommentaar: Nõustun osaliselt. Oma töötajatelt teenuse ostmine on olnud seotud vaid nende loomingulise tegevusega ehk kirjanikuks või illustraatoriks olemisega. Keskuse sisekujunduses on kasutatud erinevate kunstnike loomingut sh ka Ulla Saare oma, kes tänaseks töötab keskuse välissuhete juhina. Lisame RTIPsse kõrvaltegevused. Töötajatega toimuvad iga-aastased aastavestlused, kus vaadatakse üle seni tehtu ja uue aasta plaanid. Lisaks on nii väikeses asutuses tööalane 27 AUDIT nr 3_2021/KuM Eesti Lastekirjanduse Keskus kokkupuude igapäevane. Siin ei ole võimalik, et keegi või midagi jääb märkamata, sest tiimitöö on ülioluline. Personali rahuolu-uuringu tegemiseks ei ole näinud vajadust. IV Kontrollimeetmed – IT Kriteerium: Toimiv praktika Parendusvaldkonnad IT süsteemide haldus on selgelt Töökohateenust pakub RMIT, muu IT teenus on sisse Raamatute laenutamine toimub RIKS keskkonnas, mis ei ühildu reguleeritud, jätkuv ja tõhusalt ostetud. 2020. a alustati uue kodulehe loomist ning nt ESTER keskkonnaga; kontrollitud toetades organisatsiooni lastekirjanduse autorite andmebaasi ELLSA programmeerimist. eesmärke saavutamist; IT (Vt ka TP 1) süsteemides on organisatsiooni info Kehtestatud infosüsteemi kasutamise kord ja isikuandmete kaitstud, kasutatud ainult määratud töötlemise kord (määratud andmekaitsespetsialist). volituse piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt. Kasutuses olevad IS-d aitavad kaasa asutuse eesmärkide saavutamisele ning on kasulikud/vajalikud töövahendid. 28  AUDIT nr 3_2021/KuM Aruande B osa lisad Lisa 1 Sisekontrollisüsteemi hindamise metoodika Sisekontrollisüsteem on asutuse juhtimisel rakendatav seaduslikkusele ja otstarbekusele suunatud terviklik abinõude kompleks, mis võimaldab tagada: 1) õigusaktidest kinnipidamise; 2) vara kaitstuse raiskamisest, ebasihipärasest kasutamisest, ebakompetentsest juhtimisest ja muust sarnasest tingitud kahju eest; 3) asutuse tegevuse otstarbekuse asutuse ülesannete täitmisel; 4) asutuse tegevusest tõese, õigeaegse ja usaldusväärse informatsiooni kogumise, säilitamise ja avaldamise. Hindamisel lähtuti üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi küpsusmudelist (COSO mudel, vt täpsemalt https://www.rahandusministeerium.ee/et/riigihaldus/organisatsioonide-juhtimiskvaliteedi- arendamine.) Sisekontrollisüsteemi küpsusmudeli hindamise tasemed Hindaja hinnang Tase Küpsustase (skoor) Hinnang 5 Optimeeritud 5,1-6,0 Mõjus 4 Juhitud 4,1-5,0 Mõjus 3 Defineeritud 3,1-4 Parendamist vajav 2 Korratav 2,1-3,0 Oluliselt parendamist vajav 1 Algeline 1,1-2,0 Mitterahuldav 0 Olematu 0-1,0 Mitterahuldav 1 AUDIT nr 3_2021/KuM Hinnangu andmise kriteeriumid: Hinnatud sisekontrollimeetmed on adekvaatsed, sobivad ja mõjusad andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ning eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused viitavad madalale jääkriski tasemele. Puudub vajadus märkimisväärseks tegutsemiseks juhtkonna poolt, kuid parendused kontrollides võivad olla võimalikud. Mõjus sisekontrollisüsteem on reaalselt toimiv, ühtib MÕJUS protseduurireeglites kirjeldatuga, tagab asutuse seaduspärase ja säästliku toimimise ning ressursside kaitstuse. Iseloomulik on asutusesiseste protseduurireeglite olemasolu ja nende täitmine ning täitmise jälgimine, organisatsioonikultuuri arendamine, töötajate professionaalsus, kohustuste lahusus asutuse funktsioonide täitmisel, tehingute dokumenteerimine ja autoriseerimine ning järelevalve toimimine. Välja on toodud üksikud konkreetsed kontrollinõrkused. Üldiselt on aga hinnatud sisekontrollimeetmed adekvaatsed, sobivad ja mõjusad andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused PARENDAMIST viitavad madalale kuni keskmisele jääkriski tasemele. On olemas vajadus VAJAV mõningaseks ajakohaseks tegutsemiseks juhtkonna poolt. Parandamist vajav sisekontrollisüsteem on üldjuhul toimiv, kuid ei vasta nõutavale olukorrale (mõningased mittevastavused seadustele, protseduuridele) või on auditi aruannetes viidatud sisekontrollisüsteemi puudustele. Välja on toodud mitmeid konkreetsed kontrollinõrkusi. Hinnatud sisekontrollimeetmed ei taga põhjendatud kindlustunnet, et riskid on juhitud ja OLULISELT eesmärgid saavutatakse. Sisekontrollisüsteemi olulised kriteeriumid on täitmata. PARENDAMIST Tuvastatud puudused viitavad keskmisele kuni kõrgele jääkriski tasemele. On olemas VAJAV vajadus oluliseks, asjakohaseks ja erandjuhul ka kiireloomuliseks tegutsemiseks juhtkonna poolt. Hinnatud sisekontrollimeetmed ei ole adekvaatsed, sobivad ja mõjusad, et tagada põhjendatud kindlustunne, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused viitavad kõrgele jääkriski tasemele. On olemas vajadus oluliseks ja üldjuhul kiireloomuliseks tegutsemiseks juhtkonna poolt. Sisekontrollisüsteem on mitterahuldav, kui asutuse struktuur, rollide jaotus ja aruandlusahel on defineerimata Organisatsioonikultuuris ei peegeldu eetika, korrapärasus, ökonoomsus, selgus, MITTERAHULDAV järjepidevus, jätkusuutlikus, usaldus jms. Asutuse eesmärkide saavutamine sõltub üksikute inimeste isiklikest oskustest ja tahtmisest midagi saavutada. Riskide hindamisega ei tegeleta. Puudub siseauditi funktsiooni täitev isik/üksus. Kontrollimeetmed puuduvad. Informatsioon liigub vastavalt vajadusele. Kommunikatsioon juhtkonna ja personali vahel puudub. Juhtkonna poolne seire on puudulik (toimib ainult suurte probleemide korral). 2 AUDIT nr 3_2021/KuM Sisekontrollisüsteemi hindamise kontroll-küsimustik Kontrollküsimused Kontrollikeskkond: Kujundab üldise hoiaku organisatsioonis, väljendab juhtkonna üldist suhtumist, teadmisi ja tegutsemist sisekontrolli alal. Osaks on standardid, struktuurid, protsessid, millele baseerub sisekontrolli 1 teostamine asutuses. Kuidas asju teeme, milline on nõukogu/juhatuse tööstiil, suhtumine õigusaktide järgimisse, kontrollidesse. Millised on üldised "mängureeglid". Ausus ja eetilised väärtused Kas asutuses on sõnastatud väärtushinnangud, mille järgimist töötajatelt oodatakse? Kas on kehtestatud asutusesisesed (nt sisekorraeeskirjas) eetilise käitumise põhimõtted? Nt suhtlemisel avalikkkuse, klientidega vmt? Kas juhtkond annab positiivset eeskuju eetilise käitumise ning protseduurireeglite ja hea valitsemise põhimõtete järgimisega? Kas asutuse juhtkonna ja asutuse juhi igapäevane tegevus ja käitumine rõhutab sisekontrollisüsteemi tähtsust? Kõrgem juhtorgan - nõukogu/ juhtkond, keskastmejuhid ja töötajad väldivad huvide konflikti ja teavitavad huvide konflikti tekkimisest. On tagatud ametiisikute teadlikkus kehtestatud tegevus- ja toimingupiirangutest ning tegevus- ja toimingupiirangute järgimine. Nt ei sõlmi töösuhteid isikutega, kes on seotud isikud; On olemas huvide konflikti tuvastamisele ja vältimisele suunatud kord/korrad; on kokku lepitud ja töötajatele teavitatud kingituste ja soodustustega seonduvad reeglid; koolitused töötajatele; teadlikkus, kes on ametiisikud; töötaja annab teada, kui tal on mõne otsuse või toimingu puhul huvide konflikt ning taandab ennast otsuse või toimingu tegemisest ning see protokollitakse. Organisatsioonis on määratud, kes vastutab üldise sisekorrareeglite sh käitumisreeglistiku täitmise jälgimise eest. Tuvastatud puudustele reageeritakse aegsasti ja järjekindlalt. Juhtimine: asutuse struktuur; kohustuste vastutuse määramine; juhkonna roll ja juhtide juhtimis- ja tegutsemisstiil (eestvedamine) Organisatsioonis on kehtestatud juhtimispõhimõtted, sh juhtkonna ja keskastmejuhtide omavaheline tööjaotus ja vastutusvaldkonnad. Organisatsioonil on kehtestatud struktuuriskeem, mis võimaldab aru saada alluvussuhetest. Kõrgem juhtorgan hindab korrapäraselt juhtkonna tegevust eesmärkide elluviimisel, organisatsiooni finantsseisundit, riskijuhtimise süsteemi, juhtkonna tegevuse õiguspärasust ning seda, kas oluline teave on kõrgemale juhtorganile ja avalikkusele nõuetekohaselt teatavaks tehtud. Juhtkond teavitab kõrgemat juhtorganit korrapäraselt ja viivitamatult kõikidest olulistest asjaoludest, mis puudutavad tegevuse planeerimist ja tegevust, tema tegevusega seotud riske ning nende riskide juhtimist (sh plaanidest ja eesmärkidest kõrvalekaldumine). Äriühingu ja sihtasutuse nõukogu koosseis (liikmete hulk ja pädevus) on sobiv efektiivseks juhtimiseks ja oskusteabe kaasamiseks otsuste tegemisel. Sihtasutuse juhtkond lähtub kõrgema juhtorgani poolt antud strateegilistest juhistest ning arutab kõrgema juhtorganiga strateegilisi juhtimisküsimusi kindlate ajavahemike tagant. Organisatsiooni erinevate üksuste tegevused ja otsused on koordineeritud, tagades otsuste selguse ja läbipaistvuse ning tegevuste katkematu toimimise. Planeerimine ja eesmärgid Kas asutuse strateegilised eesmärgid on määratletud ning mõõdetavad (sh on seatud vajalikud mõju- ja tulemusindikaatorid)? Kas asutuse strateegilisi eesmärke kajastavad dokumendid ja info on kättesaadavad kõikide tasandite töötajatele? Kas asutuse töötajad kõigil tasanditel on kursis strateegilisi eesmärke kajastavate dokumentidega ning oskavad siduda oma tegevust nendega? Organisatsiooni protsessid on määratletud ja kirjeldatud. 3 AUDIT nr 3_2021/KuM Protsesside jaoks on olemas kinnitatud eesmärgid koos konkreetsete oodatavate tulemuste ja tähtaegadega, mida vaadatakse regulaarselt üle, et tagada nende aja- ja asjakohasus. Organisatsiooni keskkonnas toimunud muudatuste või eesmärkide muutumisel vaadatakse üle protsesside kirjeldused, riskid ning nende maandamiseks rakendatud sisekontrollimeetmed. Iga-aastase planeerimise protsessi (strateegia, tööplaan, eelarve jms) käigus tuvastatakse ka, millised teadmised või oskused organisatsioonis puuduvad. Regulaarselt hinnatakse, millist teavet, oskuseid ja vahendeid (sh materiaalseid), on vaja eesmärkide saavutamiseks, tagamaks, et organisatsioonil on olemas vajaliku oskusteabe ning kogemusega inimesed, samuti vajalikud vahendid. Väljapoole pakutavate avalike teenuste osas on määratletud soovitavad väljundieesmärgid ja tulemuseesmärgid. Personalipoliitika ja tasustamine Organisatsioonis on kehtestatud ja kõigile töötajatele teatavaks tehtud personalipoliitika, sh reeglid, kuidas teavitatakse vabadest ametikohtadest, käsitletakse soovitajaid ja antakse tagasisidet valituks mitteosutunud kandidaatidele. Töötajate värbamise põhimõtted on selged, täpsed, oskustel põhinevad ja läbipaistvad. Värbamise valikuprotsess, sh soovitused, tõendus kvalifikatsiooni jms osas dokumenteeritakse. On olemas põhimõtted ametikoha nõuete ja tööülesannete kirjeldamiseks. Paika on pandud ülesanded, õigused ja vastutus? Kõigi ametikohtade loomine on põhjendatud. Kõrgema juhtorgani ja juhtkonna tasustamine ja kulude kompenseerimine on õiglane ja läbipaistev ning sellekohane info avalikkusele kättesaadavaks tehtud. Töötasustamise, sh premeerimise, alused on selged ja läbipaistvad, suunatud organisatsiooni lühiajaliste ja pikaajaliste eesmärkide täitmisele ning motiveerivad tegutsema eetiliselt, organisatsiooni parimates huvides ning hoiduma tegutsemisest isiklikes või muude isikute huvides. Tasustamise põhimõtted toetavad organisatsiooni ülesannete täitmist ja eesmärkide saavutamist. Iga töötaja õigused, kohustused ja vastutus on selgelt määratletud (ametijuhendid). Ametijuhendid kirjeldavad nõudeid kvalifikatsiooni ja kogemuse osas, samuti organisatsiooni ootusi töötajatele. Töötajate õigused ja kohustused on muutuvate eesmärkide raames üle vaadatud ning õigused ja kohustused kaasajastatud. Kas (auditeeritavas valdkonnas) esineb tõenäosus pettuse toimepanemiseks? 2. Riskide juhtimine kas ja kuidas oleme riske sõnastanud, need kirja pannud, mis võib töö käigus valesti minna eesmärkide saavutamisel ning mida saaksime teha, et võimalikke ebameeldivaid negatiivseid tagajärgi vältida/vähendada. Minimeerida kahju, mis võib tekkida tuvastatud riskidest. Riskihindamine peab lähtuma muutustest org.tegevuses, väliskeskkonnast (perioodiline kuna riskid muutuvad ajas) ning kontrollitegevused peaksid põhinema riskidel. Organisatsioonis on kehtestatud riskijuhtimise põhimõtted. Sisekontrollisüsteem ja riskijuhtimise protsess on integreeritud, see tähendab riskide hindamised ja riskide maandamismeetmete elluviimine on igapäevategevuste osa. Organisatsioon tuvastab ja analüüsib regulaarselt (vähemalt kord aastas) eesmärkide saavutamist ohustavaid riske, ning vajadusel otsustab haldamismeetmete rakendamise. Kontrollitegevused Õigusaktide ning sisemiste töökordade, reeglite, protseduuride alusel tehtavad tegevused, mida 3 teenistujad (juhid, spetsialistid) teevad kas ise või kasutades IT-d (automaatkontrollid). Annavad kindlustunde, et organisatsiooni juhtimine toimub kavandatult ning ebaõiged käitumised on välistatud või piiratud. Sisemised reeglid/korrad On kehtestatud asjakohased sisemised põhimõtted, protseduurireeglistikud ja käitumisjuhised. Menetlusprotsessidesse on sisse kirjutatud kooskõlastus- ja kinnitusringid. Parima praktika näiteks on sisse seatud elektrooniline menetlussüsteem, milles salvestatakse/arhiveeritakse kooskõlastus- ja kinnitusringid. Kas on tagatud funktsioonide lahusus? Kas aruandlusliinid on paigas? Organisatsioonis on kehtestatud aruandluse kord (sh tulemusaruandluse ning vigade ja rikkumiste-alase aruandluse kord). Aruandlusliinid on sätestatud ja need vaadatakse regulaarselt üle. 4 AUDIT nr 3_2021/KuM Kohustused ja volitused kõigil tasanditel (sh lepingupartnerid) on määratud ja delegeeritud, neid vaadatakse regulaarselt üle. Volituste piiridest (nii juhtide, töötajate, koostööpartnerite jt) kinnipidamist kontrollitakse regulaarselt. Organisatsiooni protsessidesse on integreeritud pideva seire (monitooringu) süsteem (sh töötajate kinnitused/ aruanded, kontrollide enesehindamine jms). On olemas põhimõtted väliste teenusepakkujate teenuste valimiseks, hoidmiseks ning nende töö kvaliteedi hindamiseks (riigihanked). asjade, teenuste planeerimise, ostmise sh riigihangete põhiõtted Kas on tagatud kontrolljälje olemasolu s.t piisaval tasemel dokumenteeritus? Kas on kehtestatud asjaajamise või teabehalduse kord? Kas rakendatud meetmed on sobivad ja majanduslikult otstarbekad? Nt olemas sisemised korrad, reeglid dok-de kooskõlastamiseks, kehtib kohustuste lahusus, 4-silma printsiip, huvidest deklareerimine, väikeostude korral pakkumuste küsimine ja säilitamine; toimingupiirangutest kinnipidamine jmt On määratletud valdkonnad ja tegevused, mille puhul rakendatakse nelja-silma printsiipi (s.t. tegevuse ülevaatus/kontroll mitme isiku poolt). Sellisteks tegevusteks on kõik tegevused, kus otsustatakse avaliku raha kasutamise üle. On määratletud valdkonnad ja tegevused, mille puhul rakendatakse kohustuste lahusust (s.t. tegevus jaotatud mitme isiku vahel). Kõigi töötajate puhul on kohustuslik igal aastal puhkust võtta ning sel ajal enda ülesannete täitmine delegeerida asendajale. Kontrollib x summast alates rahaeraldiste ja hangete/ostude korral, otsustamises osalevate isikute varalisi huvisid (nt läbi Äriregistri) . Varade sh sularaha kontroll On sätestatud (rahalised) piirmäärad juhatuse, nõukogu ning asutajaõiguste teostaja pädevuses olevate tehingute jaoks. Alates põhivara piirist on vara märgistatud (ribakood või QR kood), et lihtsustada selle üle arvestuse pidamist. Vara kohta on olemas arvestus, varaühikule määratud vastutaja Inventuure viiakse läbi, varieerides komisjonide koosseise ning kasutatakse ribakoodi/QR koodi lugejaid on regulatsioonid/ juhised ning kõigile üheselt selge, mis on vara lubatud kasutus ning mis mitte. Nt org-i ruumide soodustingimustel kasutamine või tasuta kasutamine. Kõik org-i varaga tehtavad tehingud peavad olema avalikud, läbipaistvad, lähtudes reeglitest. Nt vara kasutusse andmine (alates x summast) toimub lepingu alusel, koostatakse akt, olemas reeglid vara mahakandmiseks. Maha kantud vara kohta koostatakse akt, mis sisaldab vähemalt maha kantud vara kirjeldust, maha kandmise põhjust ning hävitamise või utiliseerimise viisi Finantsjuhtimine Kas on olemas asutuse eelarve ja kulujuhtimise kord? Eelarves (ja eriti selle seletuskirjas) on oluline kulude lahti kirjutamine viisil, et kompetentne lugeja oleks võimeline aru saama kulude muutustest ja nende põhjustest, tehtavatest investeeringutest, planeeritavatest toetustest valdkondadele või juriidilistele isikutele. Eelarve koostamisel lähtutakse riigivara seaduse nõuetest (eelarve, investeeringud, rahavood) Majandusaasta aruanne on auditeeritud Kas on olemas raamatupidamise sise-eeskiri? Ostuarvete kinnitamiseks on elektroonilises süsteemis määratud automaatsed kooskõlastusringid. Ostuarvete kinnitamisele eelnevalt kontrollitakse ostu tegemise aluseks olevaid dokumente (võrdlevad hinnapakkumised, lepingud jms). Finantstehingu teostamisel on kasutusel vähemalt 4- silma printsiip. Sularaha eest tehtavate maksete puhul on tagatud piisav kontrolljälg. Juhid monitoorivad regulaarselt sularaha- ja pangatehinguid. Maksete teostamisel on määratud piirmäärad ja limiidid? Nt elektroonilised piirangud, mis tagavad, et teatud summast ülespoole tehtavad maksed vajavad lisaks raamatupidajale lisakinnitust ka juhtkonnalt või kulujuhilt. 5 AUDIT nr 3_2021/KuM Eelarveridade vastutajate poolt jälgitakse regulaarselt eelarve täitmise võrdlust planeerituga ning esitatakse tulemused juhtkonnale. Informatsioon ja kommunikatsioon Org sise ja välja toimuv infovahetus + majasisene kommunikatsioon, mis annab infot, tagasisidet mis, kuidas ja millal toimub. Asjakohane ja tõhus, st täpne ja õigeaegne info asutuses on efektiivselt 4 toimiva sisekontrolli komponent. Nt olemas probleemidest, mittevastavusest ja ebaseaduslikust tegevusest teavitamise põhimõtted Kas töötajatel on olemas kogu vajalik ja asjakohane informatsioon? On tagatud olulise informatsiooni jõudmine kõigile vajalikele juhtimistasanditele. Organisatsiooni töötajaid on teavitatud ja nad on teadlikud kehtivatest protseduurireeglitest ning nende tegevuse osas rakendatud sisekontrollimeetmetest. Juhtkonna ja keskastme juhtide vahel toimuvad regulaarsed kohtumised, kus arutatakse tulemusi ning võrreldakse tegelikke tulemusi planeeritutega. Samasugused kohtumised toimuvad keskastme juhtide ning spetsialistide vahel. Kas infovahetus on regulaarne, operatiivne? Organisatsioonis on kirjeldatud juhtimisinfo liikumise põhimõtted, et oleks tagatud juhtkonna kehtestatud suuniste jõudmine töötajateni ning aruandluse liikumine juhtkonnani. Olemas on mehhanismid asjakohase välise informatsiooni hankimiseks – turuolukorra, muudatuste kohta seadusandluses ja majanduskeskkonnas jms. Sisemist informatsiooni, mis on oluline organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks, tuvastatakse ja selle kohta antakse regulaarselt aru. Sisemisi aruandeid ja informatsiooni analüüsitakse regulaarselt. On kehtestatud informatsiooni ja sellega seotud infosüsteemide haldamise põhimõtted, kus on mh defineeritud välised osapooled, kellele on vajalik info jagamine ja defineeritud välistele osapooltele jagatav info. Järelevalve (seire) Mida org.s tehakse, et aru saada kas kõik toimib soovitud viisil. Hindab sisekontrollisüsteemi 5 toimimist ajas. Nt auditid, hindamised, järelevalvetegevused, mille tulemuste põhjal tehakse muutusi reeglitesse, tegevustesse Mingid järelevalve põhimõtted Perioodiliselt hinnatakse sisekontrollisüsteemi toimimist sh tulemuslikkust. Sisekontrolli puudujäägid on identifitseeritud ja edastatud õigeaegselt parandamise eest vastutavatele osapooltele. Eesmärkide saavutamist (sh tähtajalisus)) mõõdetakse ja kontrollitakse, olemas on selged aruandlusliinid. Nt Efektiivse analüüsi tagamiseks kogutakse regulaarselt statistikat. Sisekontrolli puuduste korrigeerimiseks ja põhjuste analüüsiks koostatakse tegevusplaanid ning teostatakse järeltoimingud, et kontrollida, kas puudused on õigeaegselt kõrvaldatud. Nt Tehtud otsuste täitmist kontrollitakse – tuuakse välja olukorrad, kus tehtud otsused ei ole täidetud. Kehtivad põhimõtted ja protseduurid vaadatakse regulaarselt üle ja neid uuendatakse vastavalt vajadusele, tagamaks nende korrektne ja õigeaegne toimimine. Regulaarselt teostatakse klientide, partnerite ja elanike rahulolu-uuringuid; Regulaarselt jälgitakse ja analüüsitakse kaebusi ning pretensioone. Organisatsiooni struktuuri vaadatakse regulaarselt üle ja hinnatakse selle sobivust organisatsiooni eesmärkide täitmiseks. Organisatsiooni üksuseid/osakondi hinnatakse regulaarselt, et kontrollida, et inimeste jaotus ning nende töökoormus on mõistlikud Hinnang sisekontrollisüsteemile 6 AUDIT nr 3_2021/KuM B. Lisa 2 Eesti Lastekirjanduse Keskuse sisekontrollisüsteemi elemendid Aluseks: ministeeriumi(de) sisekontrollisüsteemi kirjeldus, kohandatud ELK-le B. Lisa 3 Pideva parendamise (PDCA: Plan-Do-Check-Act) põhimõte Allikas: Eesti Rahva Muuseumi juhtimissüsteemid, 2015, PRG Partners OÜ 7 AUDIT nr 3_2021/KuM B. Lisa 4 Protsessikeskne lähenemisviis Allikas: Eesti Rahva Muuseumi juhtimissüsteemid, 2015; PRG Partners OÜ 8 AUDIT nr 3_2021/KuM B. Lisa 5 ELK põhitegevust ja tugitegevusi reguleerivad protsessid/korrad, vastutajad, hetkeseis Teenuse/protsessi Hetkeseis (väljatöötamisel, Kinnitamise Protsessi nimetus/sisemine kord omanik projekt, olemas) kuupäev Eesti Lastekirjanduse Keskuse teavikute 1. Kogude koostamine, säilitamine, lugejateenindus kogude talituse juhataja komplekteerimise juhend”. “Eesti Lastekirjanduse lugejateeninduse Keskuse raamatukogu juhataja kasutamise eeskiri”. Põhiprotsessid 2. Lastekirjanduse arendamine arendusjuht protsessikirjeldus puudub protsessikirjaldus puudub, 3. Lastekirjanduse populariseerimine kommunikatsioonijuht plaan olemas 4. Lastekirjanduse rahvusvahelistumine välissuhete juht protsessikirjeldus puudub 3. Turundus- ja kommunikatsioonitegevus Turundusstrateegia/plaan vällissuhete juht plaan mitteformaalne Sisekommunikatsiooni põhimõtted (info avaldamine kommunikatsioonijuht, osaliselt töökorralduse intranetis, osakonnasisese info liikumine jmt) juhiabi reeglites 4. Finantside juhtimine juhindutakse KuMi valitsemisala rmtp sise- Raamatupidamise sise-eeskiri direktor eeskirjast Eelarve koostamise, täitmise ning kulujuhtimise kord direktor puudub 5. Personalijuhtimine Töökorralduse reeglid (sisekord) direktor jah 03.02.2021 puudub; puhkus, tasustamine, tööaeg jm Personali töökord sh meelespidamine jmt direktor töökorralduse reeglites Tugiprotsessid TL-d olemas, AJ-d olemas - Töötajate töölepingud koos ametijuhenditega direktor paljuski paberkandjal 6. Haldustegevuste (sh asjaajamine, IT) juhtimine Hankekord direktor ELK riigihangete kord 27.12.2019 2019 ja 2020 ei tehtud iga-aastane hankeplaan puudub hankeid Uus asjaajamise kord - dok loetelu viiakse vastavusse. Osa asjaajamisest jätkuvalt Teabehalduse (asjaajamise)kord juhiabi paberil. 28.05.2021 ELK infosüsteemi Infosüsteemide kasutamise kord sh infoturve kasutamise kord 11.05.2018 7. Arendustegevus arengukava, eelarve, tegevuskava koostamise, täitmise kord direktor puudub 9  AUDIT nr 3_2021/KuM B. Lisa 6 ELK strateegilised eesmärgid, teenused ja võtmemõõdikud (KPId) Teenus Tegevus Eesmärk Mõõdik 1. Kogude • kogub ja säilitab eestikeelseid ning Keskusel on võimalikult Kogude üldarv; koostamine, Eestis ilmunud lasteraamatuid- ja - täielik ja piisava Arhiivkogu teavikute arv; säilitamine, ajakirju; valikuliselt maailma eksemplaarsusega teavikute Illustratsioonikogu arv; lugejateenindus lastekirjanduse paremikku kuuluvaid kogu, mis rahuldab Hoidlate temperatuuri teoseid originaalkeeltes; sihtrühma vajadusi, kõik ülemine määr, Celsius; lastekirjanduse alaseid teavikud on kajastatud e- Hoidlate niiskustaseme teatmeteoseid, monograafiaid ja kataloogis ning hoiustatud ülemine määr, %; ajakirju; laste lugemist ja rahvusvahelistele Lugejate arv; raamatukoguteenindust käsitlevaid standarditele vastavatesse Laenutuste arv; kodu- ja välismaiseid teavikuid; hoidlatesse. Keskuse kogud Päringute arv; • kogub ja säilitab eesti illustraatorite on avalikkusele Raamatukogu külastajate originaalloomingut ning tegeleb kättesaadavad, teavikuid arv. algupärase lasteraamatukunsti saab koju laenutada, toimib uurimisega; lastekirjanduse alane • pakub lugemisvara valdavalt kuni infoteenindus. 16-aastatele lastele ja teenindab kõiki lastekirjanduse huvilisi; 2. Lastekirjanduse • korraldab loomekonkursse ja Eestis ilmuv lastekirjandus on Loomekonkursside arendamine annab välja erinevaid lastekirjanduse mitmekesine žanriliselt ja sisult; arv; auhindu; raamatud on vormilt ilusad ja Auhindade arv; • teeb koostööd laste- ja professionaalselt illustreeritud; Väljaannete arv; õppekirjandust väljaandvate autorid on tuntud ja tunnustatud; Ettekannete arv; kirjastustega, annab soovitusi teoste lastekirjanduse väljaandmist Publikatsioonide arv; tõlkimiseks ja kirjastamiseks; toetavad riiklikud programmid; Õpi- ja teabepäevade • koostab ja haldab lastekirjanduse lastekirjanduse uurijate vahel arv; alaseid andmekogusid ja e-kataloogi, toimib koostöö, nende töö Õpi- ja kirjastab lastekirjanduse ja laste tulemused on avaldatud; teabepäevadel lugemise alaseid väljaandeid; lastekirjanduse vahendajad ja osalejate arv. • koordineerib lastekirjanduse asjatundjad on informeeritud. uurijate koostööd; vahendab teavet ning annab oma pädevuse piires konsultatsioone valdkonna professionaalidele ja teistele asjahuvilistele; korraldab koolitusi, konverentse ja seminare; 3. Lastekirjanduse • esitab ja vahendab lastekirjandust Lastekirjandusel on lastekultuuris Üle-eestiliste populariseerimine ja illustratsioonikunsti avalikkusele ja riiklikus kultuuri- ja koostööprojektide püsiekspositsioonide, näituste, hariduspoliitikas oluline roll, arv; haridusprogrammide, trükiste, lastekirjanduse alane teave on Ürituste arv; meedia ning avalike ürituste kaudu; kättesaadav. Teematundide, algatab ülevabariigilisi kirjandus- ja raamatutundide arv; lugemisprojekte; korraldab lastele Huviringide arv; kirjanduse ja raamatutega seotud Näituste arv. vabaaja- ja huvitegevust; 10  AUDIT nr 3_2021/KuM 4. Lastekirjanduse • populariseerib eesti lastekirjandust Eesti lastekirjanduse autorid on Kirjanike arv, kelle rahvusvahelistumi välismaal, teeb koostööd välisriikide välismaal tuntud ja tunnustatud, loomingut on ne kirjastuste ja valdkondlike nende raamatud ilmuvad edastatud asutustega, korraldab välisriikides erinevates väliskirjastajatele; illustratsiooninäitusi, osaleb võõrkeeltes. Illustraatorite arv, rahvusvahelistel kirjandusüritustel ja kelle loomingut on raamatumessidel ning vajadusel edastatud esindab kirjanikke ja illustraatoreid väliskirjastajatele; läbirääkimistel väliskirjastuste ja - Väliskirjastajate arv, agentuuridega; kes on raamatuid • osaleb oma pädevuse piires riiklikes avaldanud; Välismaal ja rahvusvahelistes ilmunud raamatute koostööprojektides. arv; Keelte arv; Välisesinemiste arv; Välisnäituste arv; Välismessidel osalemiste arv. Allikas: Tere KuM programmipuu 2021-2024, seisuga 12.03.2021; ELK põhimäärus 11