Arvamus eelnõule

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Kristina Kallas Teie 25.02.2025 nr 8-1/25/948 Haridus- ja Teadusministeerium [email protected] Meie 18.03.2025 nr 2.3-4/25/633-2 Arvamus Eesti hariduse infosüsteemi põhimääruse muutmise eelnõule Täname, et saatsite Andmekaitse Inspektsioonile arvamuse avaldamiseks Vabariigi Valitsuse määruse „Vabariigi Valitsuse 5. augusti 2004. a määruse nr 265 „Eesti hariduse infosüsteemi asutamine ning põhimäärus“ ja 29. septembri 2023. a määruse nr 90 „Tööhõiveprogramm 2024– 2029“ muutmine“ eelnõu. Meil ei ole eelnõu osas ettepanekuid, kuid arvestades, et käsil on andmekogu põhimääruse muutmine, siis annab see võimaluse muuta ka kehtivat põhimäärust selgemaks ja konkreetsemaks. Kehtiva põhimääruse osas on meil järgmised tähelepanekud ja soovitused. 1. Soovitame muuta kehtiva põhimääruse pealkirja selliselt, et pealkirjast eemaldatakse tekstiosa „asutamine ning“. Ühtlasi soovitame vaadata üle põhimääruse 1. peatüki pealkiri ja põhimääruse § 1, mis reguleerib riikliku registri asutamist. Märgime, et tegemist on juba asutatud andmekoguga ning põhimääruse eesmärk on reguleerida andmekogu pidamist. Lisaks selgitame, et avaliku teabe seadus (AvTS) ei tunne mõistet „riiklik register“. AvTS § 433 järgi asutatakse seadusega või selle alusel antud õigusaktiga andmekogu. 2. Põhimääruse §-s 2 on toodud andmekogu eesmärk, milleks on informatsiooni kogumine haridussüsteemi korraldamiseks ja sihipärasemaks juhtimiseks. Märgime, et andmekogu eesmärgiks ei saa olla andmete kogumine iseenesest, vaid AvTS § 431 lõikest 1 tulenevalt andmekogu asutatakse ja seda kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Seega peab andkogu asutamise aluseks olevast seadusest, s.o seaduse volitusnormist tulenema andmekogu loomise konkreetne eesmärk ehk avalik ülesanne, mille täitmiseks andmekogu luuakse. Kuna Eesti Vabariigi haridusseaduse (HaS) § 366 lõikes 1 on andmekogu eesmärk sõnastatud, siis soovitame sarnaselt sõnastada ka põhimääruse § 2. 3. Kehtiva põhimääruse § 5 lõike 1 järgi peetakse andmekogu ühetasandilise infotehnoloogilise andmebaasina. Selgitame, et kuni 2007. aastani kehtinud andmekogude seaduse § 35 punktis 3 oli sätestatud kohustus reguleerida registri põhimääruses registri ülesehitus ja registri pidamise organisatsiooniline struktuur, andmete töötlemise kord eri tasanditel, andmete vahetamine ja võrdlemine eri tasandite vahel. Kehtiva AvTS § 435 aga andmekogu tehnilise ülesehituse detailset sätestamist põhimäärustes ei nõua. Kuigi praktikas kirjeldatakse kehtivates põhimäärustes andmekogu eri tasandeid ka praegu, jääb enamasti selgusetuks, mida andmekogu haldajad selle all tegelikult mõtlevad. Seetõttu teeme ettepaneku kõnealune säte põhimäärusest eemaldada. Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235 4. Põhimääruse § 5 lõike 2 järgi kasutatakse registri pidamisel automatiseeritud andmetöötlust ja registri andmeid säilitatakse digitaalsel kujul. Tegemist on mittevajaliku sättega. AvTS § 431 sätestab, et andmekogu on infosüsteem, infosüsteem on defineeritud küberturvalisuse seaduses ja selle järgi kujutabki infosüsteem endast digitaalsete andmete automaatset töötlemist. 5. Põhimääruse § 81 reguleerib andmete säilitamist. Nimetatud paragrahvi lõike 1 järgi säilitab andmekogu vastutav töötleja haridust tõendavate dokumentide alamregistri andmeid kuni 10 aastat alates isiku surmast. Selgusetuks jääb, kas andmeid säilitatakse 10 aastat või on võimalik andmeid säilitada ka vähem kui 10 aastat. Inspektsioon on andmekogusid puudutavas juhendis selgitanud, et andmete säilitamise tähtaeg määratakse kuupäevana, aastates või kindlaksmääratus sündmuse saabumisega või kombinatsioon nendest. Kui sätte eesmärk on määrata, et andmeid säilitatakse 10 aastat pärast isiku surma, siis selliselt tuleks säte põhimääruses ka sõnastada. Sama puudutab ka eelnimetatud paragrahvi lõikeid 2 ja 3, kus andmeid säilitatakse kas kuni 10 aastat või siis kuni 25 aastat. 6. Põhimääruse § 81 lõike 4 järgi säilitustähtaja möödumisel andmed umbisikustatakse. 2016. aastal on põhimääruse muutmisel seletuskirjas selgitatud, et ülejäänud isikustatud andmed arhiveeritakse anonüümsel kujul 25 aasta pärast registrisse kandmist. Isikustatud andmed võimaldavad viia läbi pikaajalisi uuringuid ning kasutada analüüsides ja uuringutes teiste andmekogude andmeid. Õppeasutuste, õppekavade, koolitus- ja tegevuslubade, õppe läbiviimise õiguse, registreeringu ja muid mitteisikustatud andmeid säilitatakse registris alaliselt. Märgime, et isikuandmete töötlemist reguleerib peaasjalikult EL isikuandmete kaitse üldmäärus (IKÜM), mille kohaselt saavad andmed olla anonüümsed või pseudonüümitud, mitte aga umbisikustatud. Sealjuures saab anonüümseks lugeda üksnes selliseid andmeid, mis on muudetud anonüümseks viisil, kus üksikisikut ei ole võimalik tuvastada või ei ole enam võimalik tuvastada ehk selleks, et andmed oleks tõeliselt anonüümsed, peab anonüümseks muutmine olema pöördumatu. Alles selliste andmete töötlemisele ei kohaldu andmekaitsenõuded, sh ei pea neile määrama säilitamise tähtaega, mis tähendab, et neid võib säilitada alaliselt. Kui aga andmeid on võimalik täiendavat teavet kasutades siiski seostada konkreetse isikuga, on tegemist pseudonüümitud andmetega. Selliste andmete töötlemisele kohalduvad samad andmekaitsenõuded kui isikuandmete töötlemisele ehk andmete alaline säilitamine saab olla pigem erandlik ja möödapääsmatult vajalik, nõudes põhjalikku põhjendamist. Soovitame andmete säilitamise sätted põhimääruses üle vaadata ja sõnastada selliselt, et oleks võimalik aru saada, mida andmekogu andmetega pärast säilitamise tähtaja lõppemist edasi tehakse. Siinjuures märgime, et andmete arhiivis säilitamine on samuti andmete töötlemine. Lisaks juhime tähelepanu sellele, et HaS § 366 andmekogus andmete säilitamise tähtaegu ei reguleeri. Peame vajalikuks toonitada, et isikuandmete kogumine ja säilitamine kui eraelupuutumatuse riive peaks põhiseaduse § 26 sõnastusest ja olulisuse põhimõttest tulenevalt olema reguleeritud seaduse tasemel, mitte jäetud määruse tasemel reguleerida. 7. Põhimääruse § 81 lõike 5 järgi hallatakse registri dokumente kooskõlas arhiiviseaduse ja selle alusel kehtestatud õigusaktidega. Märgime, et arhiiviseadusele viitamine on sisutu, kuna seadus ei anna tähtaegu. Säilitamistähtajad tuleb vastutaval töötlejal endal selgelt kindlaks määrata, lähtudes eesmärgist. 8. Põhimääruse § 27 reguleerib andmete ristkasutust rahvastikuregistriga. Märgime, et kuni 2007. aastani kehtinud andmekogude seaduse § 12 reguleeris andmete ristkasutust. Kehtiv AvTS aga ristkasutuse mõistet ei tunne. AvTS § 435 järgi tuleb andmekogu põhimääruses sätestada andmekogule andmete andjad, mis tähendab, et põhimääruses tuleb välja tuua, millistest andmekogudest milliseid andmeid saadakse. Läbi selle määratakse kindlaks ka see, millised on andmekogu unikaalsed põhiandmed. 2 (3) 9. Samuti leiame, et üle tuleks vaadata andmekogu likvideerimist puudutavad sätted ning ühtlasi lisada põhimäärusesse andmetega tehtavate töötlemistoimingute logimist ja logide säilitamist puudutav osa, mis kehtivast põhimäärusest üldse puudub. Kokkuvõtvalt soovitame andmekogu põhimääruse üle vaadata, täpsustada sõnastust, mõisteid, viia sätted kooskõlla kehtivate õigusaktidega jne. Andmekogude kontekstis on Andmekaitse Inspektsiooni eesmärk alati püüelda selle poole, et andmekogu reguleerivaid sätteid lugedes oleks lihtsalt, kiirelt ja üheselt võimalik aru saada, miks ja kuhu mingeid andmeid kogutakse, milliseid andmeid kogutakse, kellega neid jagatakse ja kui kaua säilitatakse. Just andmekogu põhimääruse eesmärk ongi luua siin selgust ja läbipaistvust. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Pille Lehis peadirektor Koostaja: Terje Enula [email protected], telefon 627 4144 3 (3)