Leping

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium HANKEDOKUMENT „IT-juhtide metsaseminari korraldamine“ CPV kood: 79952000-2 Ürituste korraldamisega seotud teenused Tallinn 2023 SISUKORD 1. ÜLDOSA ............................................................................................................................ 2 2. RIIGIHANKE ESE ............................................................................................................ 3 3. PAKKUMUSTE ESITAMINE JA AVAMINE ................................................................. 3 4. PAKKUMUSE STRUKTUUR .......................................................................................... 3 5. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE JA/VÕI TAGASILÜKKAMINE 4 6. OOTUSED MEESKONNALE .......................................................................................... 4 7. PAKKUMUSTE VÕRDLEMINE, HINDAMINE JA PAKKUMUSE EDUKAKS TUNNISTAMINE ...................................................................................................................... 4 8. HANKELEPINGU SÕLMIMINE ..................................................................................... 7 9. HANKEDOKUMENDI LISAD......................................................................................... 7 1 Lugupeetud pakkuja! Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium kutsub Teid esitama pakkumust sotsiaalteenuse hankele, mille eesmärk on IT-juhtide metsaseminari korraldamine digipöörete ja muude digiarengute kogemuste jagamiseks ning ühiste eesmärkide seadmiseks avaliku sektori IT- valdkonna ja toetavate valdkondade juhtide seas. 1. ÜLDOSA Hankija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn rg-kood: 70003158 e-post: [email protected] (edaspidi Hankija) Riigihanke nimetus: „IT-juhtide metsaseminari korraldamine“ Hankemenetluse liik: Sotsiaalteenuse tellimine Pakkumuste jõusolek: 90 kalendripäeva Lepingu täitmise kestus: Lepingulised kohustused peavad olema täidetud 30. novembriks 2023. Lepingu eeldatav maksumus: kuni 40 000,00 eurot (millele lisandub käibemaks) Riigihanke läbiviimise eest Karoli Noor vastutav isik: Digiarengu kogukonna juht Hankeleping rahastatakse Euroopa Regionaalarengu Fondist, majandus- ja kommunikatsiooniministri 14. märtsi 2023 käskkirja nr 44 „Toetuse andmise tingimused digiriigi alusbaasi kindlustamise, digiriigi arenguhüpete hoogustumise ning küberruumi turvalisuse tagamise toetamiseks“ alusel, millega kehtestatakse meetme nr 21.1.2.1 “Digiriik” sekkumise 21.1.2.1 „Digilahenduste ja uuenduste väljatöötamine ja kasutuselevõtt avalikus sektoris” raames toetuse andmise tingimused ja kord. Hankija määrab riigihanke alusdokumentides tellitava sotsiaalteenuse erimenetluse korra. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus 2 Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. 2. RIIGIHANKE ESE 2.1. Riigihanke esemeks on IT-juhtide metsaseminari tehniline ettevalmistamine ja korraldamine. Teenuse tehniline kirjeldus on esitatud hankedokumendi (edaspidi HD) lisas 1. 2.2. Sündmus peab toimuma hiljemalt 30. oktoobril 2023. aastal, kuid eelistatult 2023. aasta septembris. 3. PAKKUMUSTE ESITAMINE JA AVAMINE 3.1. Pakkumus peab vastama riigihanke alusdokumentides kehtestatud tingimustele. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja kõigi riigihanke alusdokumentides esitatud tingimuste ülevõtmist. Tingimuslike pakkumuste esitamine ei ole lubatud. 3.2. Alternatiivsete lahenduste esitamine ei ole lubatud. 3.3. Pakkumuse koostamise keel on eesti keel. 3.4. Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks, mis on pakkujale siduv alates pakkumuste esitamise tähtpäevast vähemalt 90 kalendripäeva. 3.5. Ühispakkumuse esitamise korral peab pakkumus sisaldama kinnitust, et hankelepingu täitmise eest vastutavad ühispakkujad solidaarselt. 3.6. Pakkumuse koostamise ja esitamisega seotud kulutusi pakkujale ei hüvitata. 3.7. Kui pakkumus sisaldab ärisaladust, tuleb pakkumuses ära märkima, milline teave on pakkuja ärisaladus ja põhjendada teabe ärisaladuseks määramist (RHS § 46). 3.8. Pakkumus peab oleme digitaalselt allkirjastatud pakkuja seadusjärgse või volitatud isiku poolt. 4. PAKKUMUSE STRUKTUUR 4.1. Pakkumus peab koosnema järgmistest dokumentidest: 4.1.1. Pakkumuse „IT-juhtide metsaseminari korraldamine“ kirjeldus (vastavalt HD lisa 1 „Tehniline kirjeldus“), sh ürituse korraldamise protsessi kirjeldus ja sündmuse osalejakogemuse juhtimise kirjeldus, pakkuja poolt vabalt valitud vormis; 4.1.2. Projektimeeskonna koosseis koos kogemuste kirjeldusega Lisa 2 toodud vormil; 4.1.3. Pakkuja peab täitma ja esitama eelarve vormis, mis on toodud Lisas 3 esitatud eelarve vormil; 4.1.4. Info, kas pakkumus sisaldab ärisaladust koos põhjendusega ärisaladuseks määramise kohta Lisas 4 toodud vormil; 4.1.5. Volikiri juhul, kui pakkumusele pakkuja esindajana alla kirjutanud isik või isikud ei ole äriregistri registrikaardile kantud isikud, kes omavad juriidilise isiku esindamise õigust (vajadusel, Lisa 5.); 4.1.6. Ühispakkujad peavad lisama pakkumusele Lisa 6 toodud vormil kohase ühispakkujate volikirja; 4.1.7. Isikuandmete töötlemise register Lisa 7 esitatud vormil. 3 5. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE JA/VÕI TAGASILÜKKAMINE 5.1. Hankija kontrollib pakkujate esitatud pakkumuste vastavust riigihanke alusdokumentides esitatud tingimustele ning teeb põhjendatud kirjaliku otsuse pakkumuste vastavaks tunnistamise või tagasilükkamise kohta. 5.2. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid hanke alusdokumentides sätestatud tingimustest. 5.3. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. 5.4. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta, kui: 5.4.1. hankemenetluse toimumise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpule viimise hanke alusdokumentides sätestatud tingimustel; 5.4.2. kõigi pakkumuste või vastavaks tunnistatud pakkumuste maksumused ületavad eeldatavat maksumust, milleks on kuni 40 000,00 eurot (millele lisandub käibemaks). 5.4.3. Hankija ei kanna vastutust pakkujate ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel. 6. OOTUSED MEESKONNALE 6.1. Meeskonda kuulub kogenud projektijuht ja muud liikmed, keda pakkuja peab tellimuse täitmisel vajalikuks. 6.1.1. Projektijuht peab olema viimase 36 kuu jooksul juhtinud vähemalt kolme sarnase (kestus, inimeste arv, formaat) ürituse korraldamist avalikule sektorile. Projektid peavad olema nõuetekohaselt lõpetatud. 6.1.2. Projektimeeskonna liikmed peavad olema oma rollides töötanud vähemalt kahe sarnase ürituse korraldamisel, mis on lõppenud nõuetekohaselt. 6.1.3. Hankijal on õigus kontrollida projektimeeskonna liikmete poolt antud kinnituste õigsust kasutades avalikult kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saamiseks kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus pakkujalt küsida täiendavat lisainfot ja dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja peab esitama hankija nõutud täiendavad andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude saamisele järgnevast tööpäevast arvates. 6.2. Meeskonnaliikmete kogemus ja panus projekti tuleb pakkujal kirjeldada vormil Lisa 2: Projektimeeskonna kinnituse vorm. 7. PAKKUMUSTE VÕRDLEMINE, HINDAMINE JA PAKKUMUSE EDUKAKS TUNNISTAMINE 7.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. 7.2. Hindamismetoodika kirjeldus: 4  7.2.1. Pakkumuse hindamine viiakse läbi väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System) kasutades kahe hindamiskriteeriumi, so „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ (70 punkti) ja „Pakkumuse kogumaksumus“ (30 punkti), alusel. Maksimaalne punktisumma on 100. 7.2.2. Pakkumuse sisu ja kvaliteeti hinnatakse punktis 7.2.3.1 nimetatud kolme alamkriteeriumi alusel. 7.2.3. Pakkumuse sisu ja kvaliteedi kriteeriumi iga alamkriteeriumit hindavad hankija hankekomisjoni liikmed individuaalselt. Kõikide hankekomisjoni liikmete antud punktid summeeritakse ja leitakse aritmeetiline keskmine. Seejärel rakendatakse väärtuspunktide süsteemi ehk maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid alamkriteeriumi osas arvutatakse järgmise valemi järgi: „punktimäär“ = „hinnatava pakkumuse aritmeetiline keskmine“ ÷ „suurim aritmeetiline keskmine“ x „70“. 7.2.3.1. Pakkumuse sisu ja kvaliteet Alamkriteeriumi Punktide Alamkriteeriumi komponendid kirjeldus arv Sündmuse osaleja 35 • Pakkuja on sündmusel osaleja kogemuse kogu sündmuse kogemuse kirjeldus (sh ulatuses strateegiliselt läbi mõelnud ja Pakkumuses selgelt asukoha valik, osaleja lahti kirjeldanud. teekonna kirjeldus, • Pakkuja on asukoha valikul kaalunud ning kirjeldanud valikute selgitused) Pakkumuses erinevate toimumiskohtade plusse ja miinuseid sündmuse osalejate vaates. • Pakkuja on pakkunud välja meetmed sündmusel osalemise huvi soodustamiseks. • Pakkuja on kirjeldanud Pakkumuses ürituse jaoks vajalikud tehnilised lahendused, sh enne üritust (näiteks registreerimiskeskkond) ja ürituse ajal (mh slaidide näitamine, heli- ja valgustehnika kasutamine ning korraldamine). • Pakkuja on läbi mõelnud ja Pakkumuses selgelt kirjeldanud ürituse õnnestumist takistavad riskid ja pakkunud võimalused nende maandamiseks. • Pakkumusest on selgelt välja toodud õhtuse meelalahutusliku osa kontseptsioon ning selle põhjendus. • Pakkumuses on välja toodud toitlustuspartner ning nende esmased ideed toitlustuse osas. 23 • 23 punkti antakse, kui 1 kuni 2 komponenti 35 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt. 5  12 • 12 punkti antakse kui 3 või enam 36 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud. • Pakkumus on aimatavas seoses hanke alusdokumendi kirjelduses toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega ja/või pealiskaudselt kirjeldatud. 0 • Pakkumus ei ole seoses hanke alusdokumendis kirjeldatud eesmärkidega. Sündmuse • Pakkuja on sündmuse korraldamise protsessi põhjalikult korraldamise protsessi 25 läbimõelnud ning Pakkumuses selgelt ja arusaadavalt kirjeldus (sh ajakava ja kirjeldanud. koostöö tellijaga) • Pakkumuses on esitatud ootused Hanikale seoses tähtaegadega. • Pakkumuses on kirjeldatud tööpõhimõtted, mis aitavad kaasa sündmuse sujuvale ettevalmistamisele ja toimumisele. 16 • 16 punkti antakse, kui 1 komponent 25 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt. 8 • 8 punkti antakse, kui 2 või enam 25 punkti kirjelduses nimetatud komponentidest ei ole täidetud. 0 • Sündmuse korraldamise protsess on kirjeldamata. Programmi eelarve Pakkumuse eelarve on esitatud detailselt. Arvestuse alused on kuluridade selged ja arusaadavad. Kulud on läbipaistvad ja vajalikud 10 lahtikirjutus hankega hankega tellitavate tegevuste läbiviimiseks. tellitavate tegevuste läbiviimiseks Pakkumuse eelarves ja/või arvestuse alustes esineb üksikuid (HD lisa Vorm 3) 6 väheolulisi ebakõlasid. Kulud on läbipaistvad ja vajalikud hankega tellitavate tegevuste läbiviimiseks. Pakkumuse eelarves ja/või arvestuse alustes esineb olulisi 3 ebakõlasid. Kulud on läbipaistvad ja vajalikud hankega tellitavate tegevuste läbiviimiseks Esitatud kulud ja/või nende arvestamise alused ei ole Hankija 0 hinnangul läbipaistvad või vajalikud hankega tellitavate tegevuste läbiviimiseks. 7.2.4 Pakkumuse kogumaksumuse arvestamisel võetakse aluseks kõik hankija hankelepingu täitmisega tekkivad kulud (ilma käibemaksuta). Maksimaalsed väärtuspunktid (30) 6  omistatakse madalaima kogumaksumusega pakkumusele. Teised pakkumused saavad 30- st võimalikust punktist proportsionaalselt vähem punkte. Väärtuspunktid arvutatakse: “punktimäär” = “kõige odavama pakkumuse maksumus” ÷ “hinnatava pakkumuse maksumus” × 30. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. 7.2.5 Pakkumuse hindamiskriteeriumidele omistatud punktid liidetakse. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. 7.2.6 Edukaks tunnistatakse pakkumus, mille väärtuspunktide summa on suurim. 7.2.7 Kui kaks või enam pakkumust on hindamise tulemusel võrdsed, siis tunnistatakse edukaks pakkumus, mis sai enim punkte kriteeriumi „Pakkumuse sisu ja kvaliteet“ eest. Kui ka siis on pakkumused võrdsed, selgitatakse edukas pakkumus välja hankekomisjoni liikmete avalikul hääletusel, mis protokollitakse. 7.2.8 Juhul kui nõuetele vastab vaid üks pakkumus ja sellele omistati hindamiskriteeriumi "Pakkumuse sisu ja kvaliteet" vähemalt ühe alamkriteeriumi osas kõigi hindamiskomisjoni liikmete poolt miinimumpunktid, siis pakkumust edukaks ei tunnistata. 8. HANKELEPINGU SÕLMIMINE 8.1. Hankeleping sõlmitakse kvalifitseeritud pakkujaga, kelle vastavaks tunnistatud pakkumus on tunnistatud edukaks. 8.2. Hankelepingut ei sõlmita enne 5 päeva möödumist eduka pakkuja kvalifitseerimise otsuse kohta teate esitamisest, v.a juhul kui pakkumuse edukaks tunnistamise ajal on menetluses vaid üks riigihankes osalev pakkuja. 8.3. Hankeleping jõustub arvates hankelepingu allkirjastamisest hankija ja pakkuja poolt. 8.4. Kui edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja ei allkirjasta hankelepingut 7 kalendripäeva jooksul alates hankija poolt allkirjastatud lepingu saatmisest pakkujale, siis seda on hankijal õigus käsitleda kui RHS § 119 nimetatud eduka pakkumuse esitanud pakkuja poolset lepingu sõlmimisest keeldumist ja pakkumuse tagasi võtmist. Sellisel juhul on hankijal õigus tunnistada kehtetuks pakkumuse edukaks tunnistamise otsus ning hinnata kõiki ülejäänud vastavaks tunnistatud pakkumusi uuesti ja tunnistada edukaks hindamise tulemusel järgmine pakkumus. 9. HANKEDOKUMENDI LISAD Lisa 1 – Tehniline kirjeldus Lisa 2 – Projektimeeskonna kinnituse vorm Lisa 3 – Teenuse osutamise eelarve vorm Lisa 4 – Ärisaladuse esitamise vorm Lisa 5 – Volikirja vorm Lisa 6 – Ühispakkujate volikirja vorm Lisa 7 – Käsunduslepingu eritingimuste projekt Lisa 8 – Isikuandmete töötlemise register 7  Käsundus lepingu lisa 3 Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (vorm) Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt Käesolev t eenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt ) on koostatud………… (edaspidi k äsundisaa ja ) juhatuse liikme ……… poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi d igi r iigi arengu osakonna digiarengu kogukonna juhile (edaspidi k äsundiand ja ), tõendamaks, et k äsundisaaja andis üle p oolte vahel ….. ……20 2 3 . aastal sõlmitud l epingu nr …. alusel osutatud t eenuse alljärgnevalt: ……………………………………………(üle antava(te) t eenus(t)e nimetus, detailne kirjeldus, ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited l epingu punktidele vms) Käsundiandja on t eenuse osutamise tulemustega tutvunud ning võtab vastu ja allkirjastab t eenuse osutamise tulemused, millega ühtlasi loetakse k äsundisaaja poolt üle antud t eenus vastuvõetuks. Käesolev akt on aluseks k äsundisaaja poolt k äsundiandjale kooskõlas l epingu punktiga … … arve esitamiseks summas …….. (summa sõnades) eurot. Käesolev a kt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale p oolele. Käsundisaaja Käsundiandja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Hankedokumendi Lisa 1 „Tehniline kirjeldus“ Eeldatav maksumus Kuni 40 000 € + km Ürituse orienteeruv 1,5 päeva (I päev orienteeruvalt kl 10.00-18.00, II päev kl 9.30- kestus 14.00) Sihtgrupp Avaliku sektori (ministeeriumide, ametite jne) IT-juhid Osalejate eeldatav 80 maksimaalne piirarv Eeldatav 2023 II poolaasta, eelduslikult septembris. Täpne toimumisaeg toimumisaeg lepitakse kokku tööde teostamise käigus esimesel võimalusel. Digipöörete ja muude digiarengute kogemuste jagamine; ühiste Sündmuse eesmärk eesmärkide seadmine avaliku sektorite IT-valdkonna ja toetavate valdkondade juhtide seas. Esimese päeva täidasvad ettekanded ja diskussioonid digiühiskonna arengukava uuendamise teemal. Õhtuse tegevuse eesmärk on riigi Sündmuse IT-juhte ja teisi valdkonnaga seotud juhte omavahel kogemusi üldformaat vahetama panna, et soodustada koostööd igapäevatööd. Teine päev on lühem, aga jätkuvad arutelud arengukava teemadel. Sündmus võiks lõppeda mõne motiveeriva esinejaga. Tallinnast väljaspool asuvas hotellis, mõisas, turismitalus, Toimumiskoha puhkekeskuses või muus sarnases kohas, mis ei asu kaugemal kui kirjeldus 100 km Tallinnast. Seminariruumi paigutus on eelduslikult laudadega (nn banketistiilis), kuid vajadusel peab olema võimalik paigutust muuta. Seminariruumis peab olema vajalik esitlustehnika. Õhtusöök peab toimuma teistest asutuse külalistest eraldi ruumis, Ruumid ja tehnika mis võimaldab istumist laudkondades (6-8 inimest lauas). Osalejatele tuleb tagada majutus. Osalejate majutus toimub ühes majutusasutuses eelistatult ühekohalistes tubades. Piisava arvu ühekohaliste tubade puudumisel aktsepteerib tellija ka kahekohalisi eraldi vooditega tube. Esimese päeva toitlustus peab igale osalejale sisaldama: • toekat kohvipausi; • lõunasööki (buffet või lauda teenindamisega); • kohvipausi; • buffet õhtusööki või õhtusööki lauda teenindamisega; Toitlustus • õhtuse tegevuse suupistelauda. Teise päeva toitlustus peab igale ööbijale sisaldama hommikusööki ja igale osalejale sisaldama: • energiapausi; • kerget lõunasööki. Eelarves tuleb arvestada kuluga esinejate meenetele (12 tk), meeskonnamängule (80 osalejat) ja osalejate (50) edasi-tagasi Lisainfo bussitranspordiks. Bussitranspordi kulu arvestamisel tuleb kilometraažiks arvestada 200 km. Tellitavate tööde kirjeldus Ürituse sisu eest vastutab hankija, täitja ülesanne on ürituse korralduslike tööde eest vastutamine. Korralduslikud tööd on kõik ürituse ettevalmistamise, läbiviimise ja järeltegevustega seotud tööd. Ürituste ettevalmistamise ja läbiviimisega seotud tegevuste all peab tellija silmas: 1. Ürituste ettevalmistamisega seotud töid, mis on vähemalt ja eelkõige: 1.1. ürituste registreerimis- ja infokeskkonna ettevalmistamine ja ajakohane haldamine (sh muudatuste sisseviimine esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe tööpäeva jooksul arvates tellija vastava palve esitamisest); 1.2. osalejate eelregistreerimine, ümberregistreerimine, registreeringu(te) tühistamine, vajadusel ootenimekirja(de) pidamine ja vastava nimekirja edastamine tellijale; 1.3. tellijaga ürituste täpsetes toimumisaegades kokkuleppimine; 1.4. ürituste läbiviimiseks sobilike ruumide organiseerimine; 1.5. ürituste läbiviimiseks vajaliku tehnika organiseerimine ja toimumiskohtade tehniline ettevalmistamine; 1.6. toitlustus-, majutus- ja transporditeenuse korraldamine; 1.7. ürituse menüüvaliku koostamine ja kokkuleppimine tellijaga; 1.8. õhtuse tegevuse organiseerimine (täpsemalt HD Lisa 1. punktis 8.2.); 1.9. ürituste programmide, ettekannete slaidipõhjade jm vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, vormistamine (ja vajadusel printimine) ning nende sobivuse kooskõlastamine tellijaga enne ürituse toimumist (sh vajadusel kujundustööde korraldamine); 1.10. eelregistreerunutele meeldetuletuskirja ettevalmistamine ja e-kirja saatmine ürituse toimumise kohta kaks kuni kolm tööpäeva enne ürituse toimumist; 1.11. vajadusel osaluslehtede, osalejate (sh ka lektorid esinejad ja päevajuhid) nimesiltide, päevakavade (A3 või A4 formaadis) ja EL teavitussildi (A3 formaadis) ettevalmistamine, kooskõlastamine tellijaga ja printimine; 1.12. esinejate ja päevajuhtidega korraldusliku info vahetamine (sh vajadusel esinejatelt esitlusslaidide kogumine) ja vajadusel nende tasustamise korraldamine, kusjuures arvestama peab sellega, et tasud tuleb maksta enne tellija poolt aktiga tööde vastuvõtmist. 2. Ürituste kohapealsed töid, mis on vähemalt ja eelkõige: 2.1. ürituse sujuv läbiviimine ja professionaalsel tasemel korralduse tagamine (sh täitja meeskonna korrektne riietus, osalejate ning esinejatega viisakas suhtlemine); 2.2. ruumide (sh tehniline) ettevalmistamine. Ruumid peavad olema valmis seatud vähemalt 15 minutit enne osalejate ürituse (st enne kogunemise) algust; 2.3. ürituse toimumiseks muude vajalike tegevuste koordineerimine ja haldamine (sh vajadusel mööbli ümberpaigutamine ürituse toimumise ruumides); 2.4. toitlustusega seotud tegevuste koordineerimine ja toitlustuse tagamine vastavalt kokkulepitule tellijaga; 2.5. vajadusel ürituse toimumiskoha suunaviitadega tähistamine; 2.6. ürituse alguses ja kogu selle kestel osalejate assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine, suunamine), esinejate ja moderaatori assisteerimine (sh vastuvõtmine, registreerimine ning vajadusel suunamine tehniku juurde, abistamine mikrofoni, esitlusarvuti ja muuga); 2.7. vajadusel desinfitseerimis- jms vahendite tagamine; 1  2.8. ürituste jäädvustamine fotodel1. 3. Ürituste järeltegevustega seotud töid, mis on vähemalt ja eelkõige: 3.1. tagasisideküsitluse koostamine vastavalt tellijalt saadud sisendile; 3.2. tagasiside kogumine, analüüsimine ja kokkuvõtte esitamine tellijale; 3.3. tänukirja koostamine ja selle kinnitamine tellijaga; 3.4. üritusel osalenutele tänukirjade jms info (nt viited ürituste materjalidele) saatmine e-posti teel; 3.5. esitluste ja muude dokumentide veebi üles laadimine; 3.6. ürituse kohta aruande koostamine ja esitamine tellijale2. 4. Registreerimis- ja infokeskkond 4.1. Täitja peab ette valmistama üritustele registreerimiseks eestikeelse turvalise veebipõhise registreerimis- ja infokeskkonna, millele peab hankelepingu kehtivuse ajal olema tagatud kuni kolmele tellija kontaktisikule ligipääs (nt kasutajatunnuse ja parooliga või ID- kaardiga/mobiil-IDga). Registreerimis- ja infokeskkonna sobivuse kinnitab tellija enne selle kasutuselevõttu, selle ajakohane ja korrektne haldamine on täitja ülesanne. Registreerimis- ja infokeskkond peab vastama kõigile hankija esitatud nõuetele. 4.2. Nõuded registreerimis ja infokeskkonna tehnilisele lahendusele. Registreerimis- ja infokeskkonna ettevalmistamisel ja haldamisel tuleb täitjal veenduda, et: 4.2.1. keskkond avaneb veebilehitsejates Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari ja Edge; 4.2.2. üritusele on võimalik luua unikaalne URL; 4.2.3. keskkond on ajakohane ja turvaline, mh kasutatakse keskkonnas üht kahest viimasest stabiilsest versioonist, millel on tootjapoolne tugi ning millele on paigaldatud turvauuendused; 4.2.4. keskkonna domeen on kaitstud DNSSEC-iga; 4.2.5. kasutatakse sisuhaldustarkvara ja pistikprogrammide (pluginate) viimast versiooni; 4.2.6. paigaldatud on sisuhaldustarkvarale ja pluginatele väljastatud turvauuendused; 4.2.7. keskkonnal on kehtiv ja avalikult usaldatav HTTPS sertifikaat; 4.2.8. keskkond avaneb vaid TLSv1.2 ja TLSv1.3 protokollidega; 4.2.9. krüpteerimiseks ei kasutata nõrku šifreid ja eelistatud on tugevad šifrid (kõik TLSv1.3 šifrid ja TLSv1.2 puhul ECDHE+GCM, DHE+GCM šifrid); 4.2.10. kõik keskkonnas kasutatavad küpsised edastatakse krüpteeritult; 4.2.11. keskkonna lehel on kasutusel HTTP Strict Transport Security (HSTS) standard; 4.2.12. brauseripõhised kaitsemeetmed on rakendatud korrektselt sh. X-Frame-Options, X- XSS-Protection ja X-Content-Type-Options; 4.2.13. registreerimis- ja infokeskkond on üle kontrollitud ning testitud https://www.hardenize.com/ ja https://securityheaders.com/ keskkondades; 4.2.14. keskkonnas olevate ürituste info ei ole internetis kättesaadav ilma otselingita, keskkonnas on keelatud otsingumootorite poolt sisu indekseerimine ja andmeid hoiustatakse ning säilitatakse turvalises keskkonnas. 1 Professionaalset fotograafi tagada pole vaja, fotod on eelkõige ürituse kohta esitatava aruande osa, piisab ca 5 ülesvõttest, mis ei tohi olla udused, hägusad ega tumedad. Jäädvustamine on projektijuhtimise osa, mis eelarves peab sisalduma projektijuhtimise tasus. 2 Vt täpsemalt lepingu projektist, lisa 7. 2  4.3. Nõuded registreerimis- ja infokeskkonna võimalustele. Registreerimis- ja infokeskkonna ettevalmistamisel ja haldamisel tuleb täitjal veenduda, et: 4.3.1. ürituse registreerimis- ja infokeskkonna loob täitja esimesel võimalusel. Täitja peab arvestama, et kogu informatsioon ei pruugi tulla tellijalt korraga ja sellest tulenevalt tuleb teha täiendusi korduvalt; 4.3.2. keskkonda on võimalik muudatused sisse viia hiljemalt ühe tööpäeva jooksul pärast info saamist tellijalt; 4.3.3. keskkonnas on võimalik ürituste infot muuta piiramatu arv kordi; 4.3.4. keskkonnas on võimalik määrata registreerimiste piirarv, pärast mille täitumist läheb registreerimine kohe lukku ning keskkonnas kuvatakse ka sellekohane informatsioon (sh juhised ootejärjekorda registreerimise osas); 4.3.5. keskkond edastab registreeruja e-posti aadressile automaatse kinnituskirja (kinnituskirja tekst peaks olema täies mahus muudetav ja ei tohiks sisaldada elemente, mida tehniliselt eemaldada ei saa); 4.3.6. tellijale on tagatud juurdepääs registreerimis(t)e hetkeseisule; 4.3.7. registreerimisinfot on võimalik salvestada töödeldaval kujul, eelistatult Exceli formaadis. 4.4. Nõuded keskkonna sisevaatele. Keskkonna sisevaade (nähtav täitjale ja tellijale) peab reaalajas sisaldama/näitama vähemalt: 4.4.1. registreerimiste hetkeseisu; 4.4.2. registreerunute andmeid (ees- ja perekonnanimi, asutus, ametikoht, kontaktandmed); 4.4.3. lisaküsimuste andmeväljadele sisestatud infot (nt toitumiserisuste, ööbimissoovi, ürituse teemade kohta vms). 4.5. Nõuded keskkonna välisvaatele. Keskkonna välisvaade (nähtav kõigile, kel on ürituse registreerimislink) peab ürituse kohta sisaldama vähemalt: 4.5.1. infot registreerujate isikuandmete töötlemise tingimuste kohta; 4.5.2. visuaalset lahendust, mis lähtub Veera disainiraamistikust või e-eesti jaoks loodud visuaalist https://brand.estonia.ee/; 4.5.3. toetusfondi logosid (edastab tellija); 4.5.4. registreerimisvormi, mis sisaldab andmevälju registreeruja kohta (ees- ja perekonnanimi, asutus, ametikoht, kontaktid) ja vajadusel valikvastustega ja/või avatud vastustega lisavälju (nt ettepanekute küsimine sisuteemadeks, toitlustusega seotud erivajadused, registreerimiseks töötubadesse ja/või ööbimiseks vms); 4.5.5. ürituse lühitutvustust, päevakava ja vajadusel faile (nt pärast üritust ettekanded, esitlusmaterjalid, fotod vms); 4.5.6. ürituse toimumise korralduslikku infot (asukoht, parkimine jms); 4.5.7. korraldajate kontakte. 4.6. Täitja tohib registreerimis- ja infokeskkonna vahendusel saadud isikuandmeid töödelda ja kasutada ainult tellitava üritusega seotud informatsiooni jagamiseks ning aruandluse koostamiseks. 4.7. Registreerimis- ja infokeskkonnaga seotud kulu (nt haldamise, ettevalmistamise vms) tuleb täitjal tuua summeeritult välja hankelepingu sõlmimiseks esitatud pakkumuse eelarve vormi vastavas lahtris ning selle eest tasutakse hankelepingu lõppakti alusel. 5. Toitlustus 3  5.1. Täitjal tuleb organiseerida ja tagada ürituse toitlustus vastavalt ürituse lähteandmetele. Pakkumuses tuleb tuua välja ühe osaleja toitlustuse maksumus. 5.2. Täitjal tuleb toitlustuse planeerimisel ja eelarve koostamisel arvestada, et järjest enam on osalejate seas erisoovidega inimesi. Ürituste menüüd peavad sisaldama valikut taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja laktoositalumatutele jms. 5.3. Täitja tagab, et ürituste menüüd ja kogused arvestavad osalejate poolt registreerimis- ja infokeskkonnas märgitud infoga (nt toitumiserisused, varasem lahkumine ürituselt vms). 5.4. Hiljemalt 30 päeva enne üritust saadab täitja tellijale kooskõlastamiseks menüüd söögikordade ja pauside lõikes. 5.5. Lähtuvalt HD lisa 7. punktist x tasutakse toitlustuse eest vastavalt tegelikele kuludele. 5.6. Ürituste menüüvalikul tuleb arvestada ürituse eripära ja sihtgrupiga, pakkuda tuleb mitmekesist ja tasakaalustatud toitu. Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud (sh välja toodud enamlevinud allergeenid, laktoosi- ja gluteenisisaldus jmt). 5.7. Toitlustamine peab olema korraldatud kiiresti ja osalejate jaoks mugavalt, teenindus peab olema professionaalne ja viisakas. 5.8. Esinejatele peab olema tagatud pudelivesi ettekande toimumise ruumis. 5.9. Toitlustus erinevate toidukordade lõikes: 5.9.1. kohvipaus - sisaldab vähemalt 2 (kaht) soolast ja 2 (kaht) magusat suupistet; 5.9.2. toekas kohvipaus - sisaldab vähemalt 2 (kaht) toekamat soolast ja 2 (kaht) magusat suupistet. Kohvipausi suupisted peavad inimese kohta kaaluma kokku vähemalt 300 g; 5.9.3. energiapaus - sisaldab vähemalt 2 (kaht) tervislikku valikut (nt smuuti, köögi- või puuviljavalik vms); 5.9.4. lõunasöök (buffet või lauda teenindamisega) - sisaldab eelrooga (salativalik või supp), pearooga, desserti; 5.9.5. kerge lõunasöök - sisaldab salativalikut, suppi, desserti; 5.9.6. õhtusöök (buffet või lauda teenindamisega) – sisaldab eelrooga (salativalik või supp), 2 (kahte) pearoa valikut ja desserti. Eelarve koostamisel tuleb lisaks arvestada 2 klaasi kerget alkoholi (nt õlu, siider, vein) inimese kohta; 5.9.7. õhtuse programmi suupistelaud – sisaldab erinevaid suupisteid 5.9.8. hommikusöök – kui ei ole kokku lepitud teisiti, siis vastavalt toimumis- /majutuskoha tavapärasele hommikusöögimenüüle ja sisaldub majutuse maksumuses. 5.9.9. Iga toidukord peab sisaldama igale osalejale kohvi, teed, vett. 6. Toimumiskoht ja ruumid 6.1. Täitjal tuleb pakkuda ürituse jaoks sobiv toimumiskoht ja ruum(id) vastavalt ürituse lähteandmetele ja ürituse kohta teadaolevale infole ning pakkuda sellest lähtuvalt kohti/ruume, mis tagavad ürituse korralduse ja elluviimise parima kvaliteedi. 6.2. Ürituste toimumiskohana eelistatakse looduskaunis kohas asuvat mõisa, turismitalu, puhkekeskust, hotelli vms. Asukoha valikul tuleb arvestada, et turismitalu, puhkekeskus, mõis või muu sarnane koht peab asuma looduskaunis ja autoga hästi ligipääsetavas kohas, kus on võimalik korraldada ka meeskonnamänge. Traditsiooniliselt on sündmus toimunud Laulasmaa Spaas. 6.3. Ootused seminariruumile: 4  6.3.1. Seminariruum peab võimaldama kuni kaheksakümnel osalejal istuda mugavalt laudades, nn. banketistiilis. Seejuures ei tohiks üksi osaleja jääda ettekande tegija suunas seljaga. 6.3.2. Esinejatele peab olema jäetud piisavalt ruumi, et oleks võimalik mugavalt teha ettekannet. Samuti peab esineja nägema oma ettekannet ekraanilt, mis on suunatud ainult tema suunas (sel ajal kui ta ise vaatab publiku poole). Samuti peab olema piisavalt ruumi ja vajalik mööbel kuni viie osalejaga paneeldiskussiooni läbiviimiseks. 6.3.3. Ruum peab olema heas tehnilises ja esteetilises korras. Vajadusel organiseerib täitja ruumi täiendavaid sisekujunduselemente, et luua ruumis mugav, modernne ja e- estonia stiiliraamatuga (https://brand.estonia.ee/) harmoneeruv sisustus. 6.3.4. Ruumide sisse- ja väljapääsu uksed ei tohiks eelistatult paikneda vahetult esinemisala taga või juures, et osalejate liikumine ürituse ajal ei häiriks ettekandeid. 6.4. Ürituse toimumiskohtade valikul tuleb täitjal arvestada, et toitlustuse jaoks mõeldud ruumid peavad olema piisavalt avarad osalejate mugava toitlustamise tagamiseks (sh eelistatult ei toimu toitlustamine üritusega samas ruumis). 6.5. Ööbimisruumid ja seminariruum peavad asuma ühel territooriumil. 6.6. Majutus peab toimuma eelistatult ühekohalistes, vajadusel kahekohalistes tubades. Igal toal peab olema eraldiseisev WC ja vannituba. Igas toas peab olema võimalik kasutada WIFIt3. 7. Tehnika ja töövahendid 7.1. Ürituse ruumis, kui tööde elluviimise käigus ei ole tellijaga kokku lepitud teisiti, peab olema vähemalt: 7.1.1. väga hea internetiühendus3; 7.1.2. kvaliteetne heli- ja videosüsteem (sh videote näitamiseks); 7.1.3. ekraan (vajadusel mitu); 7.1.4. esitlus (süle)arvuti; 7.1.5. data-videoprojektor; 7.1.6. (paber)tahvel ja markerid; 7.1.7. raadiohiir; 7.1.8. laserpointer; 7.1.9. tagatud võimalus kuvada slaide ka esineja arvutist, olenemata seadme tootjast; 7.1.10. tagatud seadmete laadimisvõimalus; 7.1.11. märkmepaberid ja kirjutusvahendid. 7.1.12. peamikrofone esinejatele (paneeldiskussiooni ajaks kuni 5); 7.1.13. 1 käsimikrofon; 7.1.14. 1 saalisekretär, kes haldab käsimikrofoni, kui osalejad soovivad küsimusi küsida ja kommentaare jagada (kui ei lepita tellijaga kokku teisiti). 7.1.15. võimalus kuvada ettekannete vahetuse ajal ekraanile esislaid või sissejuhatav slaid; 7.1.16. esinejale slaide/märkmeid näitav lavamonitor; 7.1.17. ajamonitor, mis näitab esinemise lõpuni jäävat aega. 8. Meened esinejatele ja õhtune tegevus 3 Kvaliteetne internetiühendus eelkõige esinejatele veebipõhise videomaterjali esitamiseks ettekannete käigus ja kaugtöö tegemiseks osalejatele (e- mail, kiirsuhtlus, VPNid, süsteemide kaughaldus). 5  8.1. Meened esinejatele 8.1.1. Täitja peab pakkumuses välja tooma kokku kolm meenevarianti tänukingiks esinejatele (kuni 10 esinejat). 8.1.2. Meeneks võib olla nii ese kui ka söödav meene. Näiteks on varem kingitud esinejatele käsitöökomme. Meene peab olema esinduslik ja pakendatud soliidses pakendis (nt kinkekotis). Meene pakkumisel tuleb arvestada, et esinejad on Eestist. Meened peavad olema tähistatud Euroopa Sotsiaalfondi kaksiklogoga. 8.1.3. Ühe meene maksumus koos kinkekotiga võiks jääda vahemikku 20-25 eurot + km. 8.1.4. Tellija teeb meenete osas valiku täitja pakkumuses toodud ideedest või kasutatakse tööde käigus koostöös täitjaga tekkinud täiendavaid ideid, et saavutada kõige parem lahendus. Täitja ülesandeks on korraldada ja tagada kokkulepitud meened vastavalt tellija käest saadud täpsustavale infole kokkulepitud ajal ürituse toimumiskohta. 8.1.5. Eelarve koostamisel tuleb arvestada kalleima lahendusega. 8.2. Õhtune tegevus 8.2.1. Täitja peab pakkumuses välja tooma oma visiooni õhtusest tegevusest. Õhtuse tegevuse eesmärk on osalejate omavahelise tutvumise ja kogemuste vahetamise soodustamine, et anda riigi IT-juhtidele paremad koostööalused ka igapäevatööks. 8.2.2. Õhtune tegevus võib olla nii sportliku kui ka muu iseloomuga. Oluline on, et see ei eeldaks suurt füüsilist pingutust või väga spetsiifilisi erioskusi. Samuti peaks see olema võimalik erineva kehalise võimekusega inimestele. 8.2.3. Kui pakutav tegevus eeldab erivarustust, peab täitja seda osalejatele pakkuma; 8.2.4. Õhtune tegevus peab toimuma ürituse toimumise paigas, ega tohi eeldada kuskile sõitmist; 8.2.5. Kogu õhtuse tegevuse maksumus peab kajastuma eelarves. Soovi korral võib täitja pakkuda välja ka mitu õhtust tegevust – eelarve koostamisel peab sel juhul arvestama kõige kallima lahendusega. 9. Muud tingimused 9.1. Hankelepingus kirjeldatud tööd peavad teostama täitja poolt pakkumuses esitatud isikud. Täitja võib pakkumuses toodud vastutavaid spetsialiste asendada ainult tellija kirjalikul nõusolekul, kusjuures vahetatavad spetsialistid peavad vastama riigihanke alusdokumentides toodud nõuetele. 6  „IT-juhtide metsaseminari korraldamine“ KÄSUNDUSLEPINGU ERITINGIMUSED Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi käsundiandja) ja Live Agentuur OÜ, registrikood 14126168, asukoht Veerenni 24, Tallinn 10135, mida esindab juhatuse liige Kaili Adamson (edaspidi käsundisaaja), keda edaspidi nimetatakse ka üheskoos pooled ja eraldi pool, sõlmivad käsunduslepingu (edaspidi leping) alljärgnevate tingimuste kohaselt: 1. Lepingu dokumendid ja lepingu alus 1.1. Leping koosneb käesolevatest eritingimustest (edaspidi eritingimused) ja üldtingimustest (edaspidi üldtingimused) ning nende lisadest. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi 1.1.1. Käsundisaaja kohustub: 1.1.1.1. osutama punktis 2.1 nimetatud teenust ja esitama käsundiandjale: 1.1.1.1.1. Lõppraporti (edaspidi raport) 14 päeva jooksul pärast teenuse osutamist, mis sisaldab kokkuvõtet teostatud töödest. 1.1.1.1.2. pärast punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti käsundiandja poolt vastavaks tunnistamist vormistavad pooled teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt, lisa 3), mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.1.1.2. osutama teenust, lähtudes Vabariigi Valitsuse 20. juuni 2022. a määrusest nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ ning EL struktuuritoetusele viitamise juhendist1. Teenuse osutamise käigus tähistamisega seonduva sümboolika paigutus ja formaat kooskõlastatakse eelnevalt käsundiandjaga. 1.1.1.3. arvestama teenuse osutamise käigus käsundiandja antud juhistega ning kõrvaldama käsundiandja nõudmisel teenuses esinevad puudused käsundiandja määratud tähtajaks. 1.1.2. Käsundiandja kohustub: 1.1.2.1. lepingu punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raporti üle vaatama 10 tööpäeva jooksul alates raporti esitamise kuupäevast ning teatama ülevaatamise tähtpäevale järgneva 5 tööpäeva jooksul käsundisaajale, kui raport ei vasta lepingutingimustele. Nimetatud tähtaja jooksul kirjaliku teate mittesaatmisel loetakse raport käsundiandja poolt heakskiidetuks. Puuduste esinemise korral raportis või lepingutingimustele mittevastavuse korral määrab käsundiandja mõistliku tähtaja puuduste kõrvaldamiseks raportis või uue, lepingutingimustele vastava raporti esitamiseks. Pärast lepingutingimustele vastava raporti esitamist vormistavad pooled akti, mis allkirjastatakse digitaalselt. 1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 1 http://www.struktuurifondid.ee/et/logod 1.3. Leping sõlmitakse käsundiandja läbiviidud alla sotsiaalteenuse riigihanke piirmäära jääva hanke2 „IT-juhtide metsaseminari korraldamine“ tulemusena ning vastavalt hanke alusdokumentidele ning käsundisaaja edukaks tunnistatud pakkumusele (Lisa 3). 2. Lepingu objekt ja tähtaeg 2.1. Lepingu objektiks on ürituse „IT-juhtide metsaseminar“ korraldamine. Teenuse täpsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1 “Hankedokument“ ja lisas 2 „Hankedokumendi lisa – tehniline kirjeldus“. 2.2. Käsundisaaja korraldab ja viib punktis 2.1 nimetatud ürituse läbi hiljemalt 30. oktoobriks 2023. 2.3. Käsundisaaja annab punktis 2.1 nimetatud teenuse käsundiandjale üle ühes (1) osas koos punktis 1.1.1.1.1 nimetatud raportiga. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Käsundiandja tasub käsundisaajale lepingus sätestatud kohustuste täitmise eest tasu summas kuni 39 786.25 eurot (vastavalt lisa 6 toodud eelarvele), millele lisandub käibemaks. 3.2. Väljamaksmisele kuuluv tasu moodustub Lisa 6 "Teenuse osutamise eelarve" ja 10 päeva enne sündmuse toimumisaega käsundisaaja poolt fikseeritud ja käsundiandjaga kinnitatud osalejate arvu põhjal. Osalejate arvust sõltumata makstakse välja teenuse osutamisega seotud püsikulud (märgitud Lisa 6 eelarve real 7-14). Osalejate arvu põhjal arvutatakse välja teenuse osutamisega seotud muutuvkulud (märgitud Lisa 6 real 1-6). 3.3. Käsundiandja tasub teenuse eest pärast selle vastuvõtmist punktis 1.1.1.1.2 nimetatud akti alusel ühes (1) osas. 3.4. Teenuse tellimist rahastatakse Euroopa Regionaalarengu Fondist, majandus- ja kommunikatsiooniministri 14. märtsi 2023 käskkirja nr 44 „Toetuse andmise tingimused digiriigi alusbaasi kindlustamise, digiriigi arenguhüpete hoogustumise ning küberruumi turvalisuse tagamise toetamiseks“ alusel, millega kehtestatakse meetme nr 21.1.2.1 “Digiriik” sekkumise 21.1.2.1 „Digilahenduste ja uuenduste väljatöötamine ja kasutuselevõtt avalikus sektoris” raames toetuse andmise tingimused ja kord. 4. Volitatud esindajad 4.1. Käsundiandja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja teenuse vastuvõtmisel on digiriigi arengu osakonna digiarengu kogukonna juht Karoli Noor, telefon +372 5885 1118, e-post [email protected]. 4.2. Käsundisaaja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on Kaili Adamson, telefon +372 5563 4824, e-post [email protected]. 5. Lepingu lisad 5.1. Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid: Lisa 1 – Riigihanke alusdokument Lisa 2 – Riigihanke alusdokumendi lisa – tehniline kirjeldus 2 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 1 Lisa 3 – Käsundisaaja pakkumus (lisatud taustainfo failina dokumendihaldussüsteemis Delta) Lisa 4 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti vorm Lisa 5 – Isikuandmete töötlemise register Lisa 6 – Teenuse osutamise eelarve 6. Muud sätted 6.1. Käsundisaaja kinnitab, et on lepingu üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehel aadressil: https://mkm.ee/ministeerium- uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. 6.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Käsundiandja Käsundisaaja /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ 2  Riigihange: „IT-juhtide metsaseminari korraldamine“ Lisa 8. Isikuandmete töötlemise registri vorm Volitatud töötleja Vastutav töötleja Nimi ja Andmekaitse eest Vastutava töötleja Nimi ja kontaktandmed Andmekaitse eest vastutav isik Volitatud töötleja esindaja kontaktandmed vastutav isik esindaja Nimi: Majandus- ja Nimi Nimi Nimi Kommunikatsiooni- Nimi Nimi: Karoli Noor Margus Tamm Margus Tamm Margus Tamm ministeerium Aadress: Aadress: Aadress Aadress Aadress Suur-Ameerika 1, Aadress Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Tatari 64 – 3k Tallinn, Tatari 64 – 3k Tallinn, Tatari 64 – 3k 10122 Tallinn Tallinn E-post E-post E-post E-post: E-post: E-post [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Telefon Telefon Telefon Telefon: Telefon: Telefon +3725287522 +3725287522 +3725287522 625 6342 5885 1118 Isikuandmete töötlemise toimingute registreerimine Kolmanda riigi või rahvusvahelise Asjakohaste kaitsemeetmete kohta Vastutava töötleja nimel tehtava töötlemise organisatsiooni nimi kui Tehniliste ja korralduslike koostatud dokumendid kui andmeid kategooriad (isikuandmete töötlemiseks isikuandmeid edastatakse (organisatoorsete) turvameetmete üldine edastatakse kolmandale riigile või tehtavad toimingud) kolmandale riigile või kirjeldus (kuidas on isikuandmed kaitstud) rahvusvahelisele organisatsioonile rahvusvahelisele organisatsioonile Piiratud ligipääsuga andmebaas, mis Registreerimisandmete kogumine ürituse vormil puudub ei kasutata kustutatakse etteantud tähtajal Piiratud ligipääsuga andmebaas, mis Üritusega seotud info- ja tänumailide saatmine puudub Ei kasutata kustutatakse etteantud tähtajal  Riigihange: „IT-juhtide metsaseminari korraldamine“ Lisa 3: Teenuse osutamise eelarve vorm 80 osalejaga sündmuse korraldamine Hind Rida Kulu nimetus1 Ühik Ühiku hind kokku Muutuvkulud (sõltuvalt osalejate arvust) Majutuskulu 1. 1 6 386.55 6 386.55 Kalkulatsioon 80 in ühestes tubades Toitlustuskulu 1. päev: Toekas kohvipaus 17€/in Buffet lõunasöök 30€ Kohvipaus 11€ Buffet õhtusöök 42€ 2. 80 140.84 11 267.20 Õhtused suupisted 29€ 2. päev: Hommikusöök (majutuse hinnas) Energiapaus 10€ Buffet lõunasöök 30€ 3. Bussirent 1 320 320 Õhtuse tegevuse kulu 4. 80 22 1 760.00 Filmifestival (61 – 90 inimest 22 €+ km/in) 5. Meened esinejatele 12 21 252.00 6. Pudelivesi esinejatele 10 1,25 12,5 Püsikulud (ei olene osalejate arvust) 7. Registreerimis- ja infokeskkonnaga seotud kulud 1 1600 1600 8. Konverentsi jm ruumide rentimise kulu 1 1950 1950 1 Pakkujal on võimalus lisada vastavalt vajadusele täiendavaid kulude nimetusi  Esimene päev 10:00-18:00 (seminar) 22:00 - 02:00 (õhtune tegevus ja networking) Teine päev 09:30 - 14:00 (seminar) Tehnika rendi jm kulu 9. Heli-, valgus ja videotehnika rent, paigaldus ja 1 5800 5800 demontaaž, tehnilised teenused Dekoratsioonid puu installatsioon, 3m 3tk 10. puu installatsioon, 3m sinine, LED-ga 2tk 1 950 950 pukspuu pall 40-60cm 10tk Rent, ülespanek, mahavõtt, transport 11. DJ õhtusele osale 1 350 350 Projektijuhtimiskulud Projektijuhtimine ja korraldus Järelvalve sündmusel 12. 1 7 675.00 7 675.00 Assistendid Korraldustiimi majutus ja toitlustus Transport Esinejate või päevajuhi tasustamisega seotud kulu (Tellija vastutab üldjoontes esinejate eest, kuid kui pakkuja soovib kedagi üritusele lisada, on selleks 1 900 900 13. võimalus) Inspireeriv külalisesineja Muud kulud (täpsustada) 14. Üritusega seotud materjalid 1 563.00 563.00 Kaelakaardid  Ringpaelte rent Osaluslehtede koostamine ja printimine EL Teavitussildid, ajakavad Graafiline disain 15. Pakkumuse kogumaksumus ilma käibemaksuta: 39 786.25 16. Käibemaks: 7 957.25 17. Pakkumuse kogumaksumus koos käibemaksuga: 47 743.50 Kinnitame, et: 1. oleme pakkumuse maksumuses arvestanud kõikide riigihangete alusdokumentides nõutud teenuste ja töömahtudega; 2. pakkumuse maksumus on lõplik ja sisaldab kõiki kulutusi, mis on vajalikud hankelepingu täitmiseks ja teenuste nõuetekohaseks osutamiseks; 3. oleme teadlikud, et hankija ei hüvita hankelepingu täitmisel pakkujale mingeid täiendavaid kulusid ega tee mistahes täiendavaid makseid. Nimi: Kaili Adamson, Live Agentuur OÜ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta)