Välisteenistuja ning välisametniku finantseerimise ja finantsaruandluse juhendi kehtestamine

KÄSKKIRI 13. juuni 2022 nr 138 Välisteenistuja ning välisametniku finantseerimise ja finantsaruandluse juhendi kehtestamine Vabariigi Valitsuse 27.04.2004. a määruse nr 151 "Kaitseministeeriumi põhimäärus" § 15 punktide 3, 18, 20 ja 21 alusel ja kooskõlas rahandusministri 11.12.2003. a määrusega nr 105 " Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend": 1. Kehtestan välisteenistuja ning välisametniku finantseerimise ja finantsaruandluse juhendi (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kaitseministri 14.08.2017 käskkirja nr 446 ""Välisteenistuja ning välisametniku finantseerimise ja finantsaruandluse juhendi" kehtestamine ". 3. Käesolev käskkiri jõustub 01. juulist 2022. 4. Käskkiri teha teatavaks kantslerile, kaitsepoliitika asekantslerile, kaitseplaneerimise asekantslerile, õiguse ja halduse asekantslerile, rahvusvahelise koostöö osakonnale, NATO ja Euroopa Liidu osakonnale, riigikaitse planeerimise osakonnale, julgeoleku- ja haldusosakonnale ning Riigi Tugiteenuste Keskusele. (allkirjastatud digitaalselt) Kalle Laanet Kaitseminister Inga Urke Riigikaitse planeerimise osakond  KEHTESTATUD Kaitseministri käskkirjaga VÄLISTEENISTUJA NING VÄLISAMETNIKU FINANTSEERIMISE JA FINANTSARUANDLUSE JUHEND ÜLDSÄTTED Käesolev juhend reguleerib Kaitseministeeriumi ( ministeerium ) tao tlusel välisteenistuse seaduse (VTS) alusel Välisministeeriumi poolt Eesti Vabariigi välisesindusse lähetatud ametniku ( välisteenistuja ) ja ministeeriumi poolt avaliku teenistuse seaduse (ATS) § 45 ja Vabariigi Valitsuse 19.12.2012. a määruse nr 115 „Ametniku pikaajalisse välislähetusse saatmise kord, lähetustasu lähtesummad ning lähetustasu arvutamise ja maksmise kord, lähetuskulude hüvitamise tingimused ja kord, hüvitatavate ravikulude loetelu, kaasasoleva perekonnaliikme eest välislähetustasu suurendamise ja maksmise kord ning abikaasatasu maksmise tingimused ja kord” ( määrus nr 115 ) alusel pikaajalisse välislähetusse saadetud ametniku ( välisametnik ) finantseerimist ja finantsaruandlust. Käesolev juhend ei reguleeri välisteenistujate ja –ametnike finantsarvestust Eesti Vabariigi alalises esinduses NATO juures ja alalises esinduses Euroopa Liidu juures. Nende finantsarvestust reguleerib Kaitseministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise -eeskiri. Välisteenistuja finants aruandluse eest vastutav isik ( edaspidi: finants aruandluse eest vastutav isik ) määratakse vastavalt kaitseministri 05.04.2022 käskkirjale nr 75 kaitseplaneerimise asekantsleri korraldusega . Välisteenistuja ja -ametnik juhinduvad ministeeriumile kulu aruannete esitamisel käesolevas juhendis sätestatud nõuetest, tähtaegadest ning juhendi lisadega kinnitatud aruande vormidest. Juh end sätestab välisteenistujate ning -ametnike finantsaruannete koostamise ja esitamise korra. Juhend sätestab välisteenistuja te ning -ametnike pereliikmete kohalolekutabelite esitamise korra ja tähtajad. Välisteenistuja te ja -ametnik e majandustehingute kohta peetakse raamatupidamisarvestust Riigi Tugiteenuste Keskus es ( RTK ) vastavalt raamatupidamise seadusele, rahandusministri 11.12.2003 määrusele nr 105 „A valiku sektori finantsar vestuse ja –aruandluse juhend“ ning Kaitseministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise -eeskirjale. Käesolevat juhendit ei rakendata finantsaruandluse korraldamisel, kui see ei ole asukohariigi rahandus- ja finantskeskkonna eripäradest tingituna võimalik ja/või mõistlik. EELARVE JA KULUDE FINANTSEERIMINE Välisteenistujate eelarve kulujuht on rahvusvahelise koostöö osakonna (RKO) juhataja, välisametnike eelarve kulujuht on NATO ja EL osakonna juhataja (NEO). Välisteenistujate ja -ametnike eelarvete koostamist koordineerib ja jälgib täitmist riigikaitse planeerimise osakond (RPO). F inants aruandluse eest vastutav isik kalkuleerib koostöös kulujuhiga eelseisva eelar veaasta lähetus- ja majanduskulude vajaduse ning edastab selle RPOlt saadud vormil teadmiseks RPO finantsnõunik ule eelneva aasta novembrikuu lõpuks. Välisteenistujate ja -ametnike aasta koond eelarve kinnitab kaitseminister valitsemisala eelarves. RPO rahandusvaldkonna juht edastab välisteenistujatele nende eelarve jaotuse pärast valitsemisala eelarve kinnitamist. Eelarves planeeritud lähetus- ning majanduskulude finantseerimiseks esitab finantsaruandluse eest vastutav isik Riigitöötaja Iseteenindusportaali s (RTIP) avansitaotluse, üldjuhul kord kvartalis. Avansi suurus kooskõlastatakse eelnevalt RPO finantsnõunikuga e-kirja teel. Avansitaotluse kooskõlastab RTIPis finant snõunik ja kinnitab kulujuht. RTKs kantakse majandusavanss selleks finantsaruandluse eest vastutava isiku poolt asukohariigis avatud pangakontole . Välisteenistuja tasub teht avate kulude eest majandusavansist. Välisametnik teeb kulud, mille eest ei ole võimalik tasuda RTK kaudu, isiklikest vahenditest ja esitab kulude kompenseerimiseks RTIPi majanduskulude moodulis pikaajalise lähetuse kulude aruande. Lisaks käesolevale juhendile lähtuvad välisteenistujad kulude tegemisel VTS-ist ning seaduse rakendusaktides sätestatust ja v älisametnikud lähtuvad ATS-ist ja määrusest nr 115. F inants aruandluse eest vastutav isik võib kohustusi võtta majanduskulude tegemisel ja varade soetamisel jooksva aasta kinnitatud eelarve piires, jälgides , et maksetähtajal ei ületaks makse kohustus asukohariigi pangaarvel olevat majandusavansi jääki. P ikema maksetähtajaga arved saadetakse pdf formaadis e-posti aadressile [email protected] . N eed arved menetletakse e-arvekeskuse kaudu ning tasutakse RTKs . RTK võib tasuda ka rendimakseid . Eelarves planeerimata või planeeritust suuremate vältimatute kulutuste korral esitab välisteenistuja taotlus e rahvusvahelise koostöö osakon na juhatajale ning väl i sametnik NATO ja EL osakonna juhatajale. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE JA ESITAMINE Välisteenistuja ja välisametniku kõik majandustehingud peavad olema dokumenteeritud. Iga kulu kajastamise aluseks on majandustehingut tõendav algdokument , millel olevad kohustuslikud andmed kehtestab raamatupidamise seaduse §7: dokumendi nimetus ja number ; toimumise aeg ; majandusliku sisu kirjeldus ; arvnäitajad (kogus, hind, summa) ; tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid. Aruande esitaja nummerdab algdokumendid ning l isab dokumendile või aruande selgituse reale selgituse tehingu sisu või otstarbe kohta , et kontrolli/auditeerimise käigus oleks võimalik tehingute sisu üheselt mõista. Vastavalt Kaitseministeeriumi valitsemisala raamatupidamise sise -eeskirjale nõuetele mittevastavate dokumen tide alusel kulusid ei hüvitata . Nummerdatud dokumendid , aruandekuu pangaväljavõte ja lisad ska n eeritakse ning lisatakse manustena kuluaruande juurde. Aruande esitaja vastutab algdokumendil vajalike rekvisiitide olemasolu ja selle eest, et: dokument kajastab majandustehingut õigesti; dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; tehing on seaduspärane ja vajalik; tehing on kooskõlas eelarvega; tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele; kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist. KULUARUANDED Pikaajaliste välislähetuste igakuised kuluaruanded esitatakse RTIPi lähetuste moodulis, kuhu finantstöötaja loob välislähetatule lähetuskorralduse (nimetus „pikaajalise välislähetuse püsikulud “ ) ning sises tab kululi igid . Juhul, kui asukohariiki ei saa teha avansilisi makseid kohalikus valuutas ning avanss kantakse üle eurodes, esitatakse igakuised kuluaruanded RTIPi majanduskulude moodulis pi kaajalise lähetuse kulude aruannet ena. RTIPis kasutatavad pikaajalise välislähetuse kululiigid on: m ajutus üür (konto 55031100) ; majutus küte gaas (konto 55031101) majutus vesi (konto 55031102) majutus elekter (konto 55031103) m ajutus muu (konto 55031109) - muud majutusega seotud kulud ; r eisikulud (konto 55031200) – välislähetusse -, puhkuselesõidu ja naasmise kulud ; v älisteenistustasu (konto 55031500) ; m uud kulud (konto 55031900) – lühiajaliste lähetuste , takso- ja ühiskondliku transpordi , lapsehoidja- ning meditsiinikulud ; k ontorikulud (konto 55031902) – pangateenused, kontoritarbed, inventar, trükised ; ; k ohapeal transpordikulud (konto 55031903) – ametiauto kulud (k . a . lähetustega seotud) ; e sinduskulud (konto 55031904) – esindus- ja vastuvõtukulud ; l aste koolituskulud (konto 55031908) ; s ideteenused (konto 55031911) . F inantsaruandluse eest vastutav isik ning välis ametnik täidavad kuluaruande , kajastades iga kulu eraldi rea l . Märkuste lahtrisse kirjutatakse kuludokumendi järjekorra number ja kulu sisu. Makseviisiks valitakse „Lähetatav maksab ise“ ning l ühiajaliste lähetuste kulude kajastamisel lisatakse märkusena ka lähetuskorralduse number. Kuluaruandes kajasta takse aruandekuu kulud pangaväljavõtte alusel , s.t. kulu aruande summa võrdub aruandekuul kontolt tehtud väljamaksete summaga. Kui tehtud kulu ei kajastu aruandekuu pangaväljavõttel, siis seda aruandes näidata ei saa. Kuluaruanne esitatakse samas valuutas, milles on välja makstud majandusavanss. Erandjuhtudel, kui majandusavanss i ei kanta üle asukohariigi valuutas vaid eurodes , esitab finantsaruandluse eest vastutav isik RTIPi majanduskulude moodulis pikaajalise lähetuse kulude aruande kulude tegemise valuutas. RTIP arvutab kulud aruandekuu viimase kuupäeva Euroopa Keskpanga kursiga ümber eurodesse . Välisteenistuja kajastab i siklikest vahenditest tehtud kulud L isa s 1 toodud vormil ning finants aruandluse eest vastutav isik teeb kulude hüvitamiseks nende summas välisteenistujale panga ülekande. Tabel koos kuludokumentidega lisatakse kuluaruandele. Isiklikest vahenditest tehtud kulud kajastatakse kulude hüvitamise kuu kuluaruandes. Arveldusk ontole laekumis te kohta esitatakse selgitus aruande lisainfo lahtris. RTKs kajastatakse laekumin e üldjuhul kuluvähendusena. Käibemaksu- ja aktsiisi tagasilaekumise korral esitatakse Lisa s 2 toodud vormil nim ekiri , mille eest tagastust on küsitud. Nimekiri lisatakse kuluaruandele. Kuluaruannete esitamise tähtaeg on aruandekuule järgneva kuu 5. tööpäev. Eesti Vabariigi Suursaatkonnas Washingtonis resideerivate välisteenistujate aruanne esitatak se iga järgneva kuu 20 . kuupäev aks . Pikaajaliste lähetuste kuluaruanded kooskõlastavad RPO finants nõunik ja JHO haldusküsimuste nõunik ning kinnitab kulujuht . Vajadusel võib kooskõlastajaid lisada. RTK raamatupidaja kontrollib ning kajastab aruande SAP programmis. LÜHIAJALISED LÄHETUSED Välisteenistuja ja välisametniku lühiajalisse lähetusse minekuks vormis tatakse RTIPis lähetuskorraldus vastavalt ministeeriumi lähetuste korrale . Välisteenistuja lähetuskorralduse kooskõlastav a d lähetuste haldur /eelarve kulujuht , välisesinduse juht ja finants nõunik ning kinnitab RKO juhataja . Välisametniku lähetuskorralduse kooskõlastavad lähetuste haldur/eelarve kulujuht ja finantsnõunik ning kinnitab NEO juhataja. Lühiajalises lähetuses võib teha kulutusi lähetuskorralduses planeeritud ulatuses. Päevaraha lühiajalises lähetuses ei maksta. Välisteenistuja tasub lühiajalise lähetuse kulud majandusavansist ning seepärast lähetuse aruannet RTIPis ei esita . L ähetusega tekkinud kulud kajastab välisteenistuja pangakonto väljavõtte alusel pikaajalise lähetuse kuluaruandes real „ Muud kulud “ . Täiendava informatsioonina kirjutatakse aruande sisureale lühiajalise lähetuse lähetuskorralduse number. Lühiajalises lähetuses ametiauto kasutamisel kajastatakse autokulud pikaajalise lähetuse kuluaruandes real „ Kohapeal transpordikulud “ (konto 55031903). Kui välisteenistuja lühiajalise lähetuse kulud ületavad lähetuskorraldusega kinnitatud kulusid rohkem kui 150 eurot, esitab välisteenistuja lähetuse kinnitanud RKO juhatajale selgitusega taotluse ülekulude aktsepteerimiseks . VÄLISLÄHETUSTASU, LÄHETUSTASU JA ABIKAASATASU Välislähetustasu ja abikaasatasu makstakse välisteenistujatele vastavalt Vabariigi Valitsuse 14.12.2006 määrusele nr 256 “Välislähetustasu ja abikaasatasu maksmine ning teenistuja kulude katmise kord” , välis ametnikele makstakse lähetustasu ja abikaasatasu vastavalt määrusele nr 115. Välislähetustasu või lähetustasu ja a bi kaasatasu arvestamiseks saadab välisteenistuja või välis ametnik iga kuu 21. kuupäevaks RKO referendile ja aadressile [email protected] allkirjastatult pere liikmete kohalviibimise tabelid koos infoga abikaasa töötamise või teenuse osutamise kohta (KaM valitsemisala finantsarvestuse toimemudeli Lisa 1.17 ) Referent registreerib tabelid DHSis ja saadab teate d RTK palgaarvestajale , raamatupidajale ning RPO finantsnõunikule . Välisteenistujate välislähetustasu arvestatakse eurodes ja makstakse RTKs asukohariigi valuutas avansina välja kuu esimese viie töö päeva jook s ul . Muus valuutas kui euro v älislähetustasu kantakse üle väljamakse kuu 1 . kuupäeva Euroopa Keskpanga kursiga . Erandina arvestab välislähetustasu Lisas 3 oleval vormil ning maksab selle majandusavansist välja Washingtonis finantsaruandluse eest vastutav isik. Välisteenistuja võib ta otleda välislähetustasu väljamaksmist Eesti krediidiasutuses või välisriigi krediidiasutuse Eesti filiaalis avatud arvelduskontole . T aotlus selleks esitatakse RPO finantsnõunikule. Välis ametnike lähetustasu arvestatakse ja makstakse RTKs välja Eesti krediidiasutuses või välisriigi krediidiasutuse Eesti filiaalis avatud arvelduskontole arvestuskuule järgneva kuu esimese viie töö päeva jooksul. Pereliikmete kohalviibimise tabelite alusel tehakse vajadusel välislähetustasu või lähetustasu tasaarveldused. Abikaasatasu a rvestust peab RTK p algaarvestaja . Abikaasa ajutisest töötamisest või teenuse osutamisest saadud tulude kohta peetakse RTKs arvestust kvartali lõikes summeeritult. Abikaasatasu makstakse jookva kalendrikuu eest abikaasa Eesti krediidiasutuse või välisriigi krediidiasutuse Eesti filiaalis avatud arvelduskontole iga kuu viimasel tööpäeval. Andmete tähtajaks esitamata jätmise korral lükkub abikaasatasu maksmine edasi hilinenud päevade võrra. VARADE SOETAMINE JA ARVESTUS Välisteenistujate põhi- ja väheväärtusliku vara arvestust peetakse RTIPi varade moodulis. F inantsaruandluse eest vastutav isik on ühtlasi asukohariigis ministeeriumi poolt soetatud vara eest vastutava ks isiku ks . Välisteenistuja soetatud põhi vara ja väheväärtuslik vara maksumusega alates 500 eurost võetakse finants nõuniku poolt RTIPis arvele e-arvekeskuses menetletud arve või ku l uaruandele lisatud vara soetuse dokumentide alusel. F inants aruandluse eest vastutav isik viib üks kord aastas (kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu) asukohariigis läbi tema materiaalsele vastutusele antud ministeeriumi põhi- ja väheväärtuslike varade füüsilise inventuuri. Inventuur viiakse läbi RTIP varade moodulis koostatud õigus e ja halduse asekantsleri kinnitatud inventuuri korralduse alusel. Vara eest vastutav isik ei kuulu inventeerimiskomisjoni, vaid osaleb inventeerimiskomisjoni töös tema vastut u sel olevate varade seisukorra hindajan a n ing selgituste andjana. Sellekohased kommentaarid sisestab ta varade moodulis inventuuri nimekirja vara eest vastutaja märkena. Inventuuri läbiviimisel kontrollitakse varade nimestikus olevate vara de olemasolu ja seisukorda ning fikseeritakse see RTIPis koostatavas aktis. Inventuuri aktid allkirjastatakse kõikide komisjoni liikmete (vähemalt kaks liiget) ja vara eest vastutava isiku poolt. Inventuuriaktid kinnitab õiguse ja halduse asekantsler. Kõigi puudujääkide ja kahjude kohta peavad vara eest vastutavad isikud esitama inventeerimiskomisjonile kirjalikud seletused, mis lisatakse inventuuriaktile. FINANTSARUANDLUSE EEST VASTUTAVA ISIKU VAHETUS F inantsaruandluse eest vastutava isiku vahetus toimub kaitseplaneerimise asekantsleri korralduse alusel. Korralduses määratakse üleandmisel teostatavad toimingud ja nende toimingute eest vastutavad isikud. Rahaliste vahendite üleandmine vormistatakse akti ja pangaväljavõttega. Ametist lahkuv välisteenistuja esitab viimase kuluaruande selle kuupäeva seisuga, millal toimus pangas vahendite üleandmine ning vajadusel koostab nimekirja tasumata jäänud arvetest ja muudest kohustustest. Välisteenistuja ja välisametnik on kohustatud jälgima, et pärast elamispinna rendilepingu lõppemist tagastatakse lepingu sõlmimisel tasutud deposiit vastavalt lepingus sätestatule. Deposiidi osalise või täieliku mittetagastamise korral esitab välisteenistuja või välisametnik ministeeriumile selle kohta rendileandja poolt koostatud eluruumi seisukorra hindamise detailse akti. Akti puudumisel on välisteenistuja või välisametnik kohustatud esitama ministeeriumi le asjaolusid selgitava seletuskirja. Vara üleandmine uuele vara eest vastutavale isikule toimub RTIP varade portaali s . Finants nõunik algatab üleandmise-vastuvõtmise protsessi, määrates varadele uue vastutaja. Üleandmise infosse märgitakse alusdokumendina kaitseplaneerimise asekantsleri korralduse number, mille alusel raamatupidamise aruandlu se eest vastutava isiku vahetus toimub. Üleandmise algatamise järel koostab RTIP üleandmise-vastuvõtmise akti, mis tuleb kinnitada nii üleandja kui vastuvõtja poolt. V ASTUTUS V älisteenistuja ning välisametniku välislähetustasu , lähetustasu , hüvitiste ja kaetavate kulude maksmise põhjendatuse ja õigsuse eest vastutab välisteenistuja või välisametniku kulujuht. Välislähetustasu ning lähetustasu ja kaetavate kulude arvutamise aluseks olevate andmete õigsuse ja tähtaegse esitamise eest vastutab välisteenistuja ning välis ametnik .