Auditi lõpparuande edastamine

Euroopa Regionaalarengu fondi projekti 2014-2020.4.03.19-0497 “Tarmetec OÜ ressursitõhususe investeering 2” PROJEKTIAUDIT toetuse saaja: Tarmetec OÜ rakendusüksus: SA Keskkonnainvesteeringute Keskus Lõpparuanne ERF-388/2024 28.10.2024 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Siiski tehti oluline tähelepanek korraldusasutusele, kuna projekti tõendavate dokumentide säilitamisel on oht, et ei ole tagatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse nr 1303/2013 artikli 140 lõike 1 täitmine. Paikvaatlusel informeeris audiitor antud olukorrast ka toetuse saajat ning andis teada, et projektiga seotud dokumente tuleb säilitada kauem, kui on toodud rakendusüksuse poolt edastatud projekti lõpetamise kirjas. Märge struktuuritoetuse registris2: ➢ märkustega, olulised tähelepanekud. Olulised tähelepanekud korraldusasutusele: Tähelepanek nr 7.1 – Ei ole tagatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse nr 1303/2013 artikli 140 lõike 1 täitmine. Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2  A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Rakenduskava Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 Prioriteetne suund 2014-2020.4 Kasvuvõimeline ettevõtlus ja seda toetav teadus- ja arendustegevus Meede 2014-2020.4.3 Ettevõtete energia- ja ressursitõhusus Projekti number 2014-2020.4.03.19-0497 struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS) Projekti nimetus Tarmetec OÜ ressursitõhususe investeering 2 Toetuse saaja ja partner(id): Tarmetec OÜ Taotluse rahuldamise otsuse Otsus nr 1-25/3976, 09.09.2019; (otsuse muutmise) number ja Otsuse muudatus nr 1-25/19/849, 28.04.2020. kuupäev Rakendusüksus SA Keskkonnainvesteeringute Keskus Projekti kulude abikõlblikkuse 26.06.2019-25.06.2020 periood 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 11 lg 3 ning Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna struktuuritoetuse auditeerimise 2024. a tööplaan3. Eesmärk Hinnang struktuuritoetuse eesmärgipärasele ja õiguspärasele kasutamisele vastavalt Vabariigi Valitsuse 07.08.2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014- 2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine ” § 4 lõikele 1. Auditi läbiviija(d) Ailen Vali, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, I auditi talitus, talituse juhataja (auditi eest vastutav isik); Pilleriin Masing, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, I auditi talitus, audiitor (auditi juht). Auditi läbiviimise aeg 17.06.2024-28.10.2024 (sh kohapealsed toimingud Tartus 29.08.2024) Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. 3 Tööplaan koostatakse lähtuvalt statistilise valimi moodustamise metoodikast, mille kohaselt on kõikidel projektidel võrdne võimalus valimisse sattuda. 3  Auditi toimingud Auditi toimingute käigus projekti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: • projekti tegelik teostamine, • projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, • kulude abikõlblikkus, • projektiga seotud raamatupidamise korraldus, • omafinantseeringu olemasolu, • struktuurifondide sümboolika kasutamine. Valimi metoodika Auditi käigus auditeeriti 100% deklareeritud kuludest, mistõttu valimit ei moodustatud. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks SFOSi väljamaksetaotlus nr 62291, 21.05.2020, 495 000,00 EUR. olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) Toetuse ja omafinantseeringu Toetus (ERF): 35% osakaal abikõlblikest Omafinantseering: 65% summadest (%) Valimi suurus (eurodes; % 495 000 EUR, 100% deklareeritud abikõlblikust summast)4 Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 0 eurot Leitud vea määr (%) 5 0% 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 punkti 10 alusel on toetuse saaja kohustatud andma audiitori kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid ning võimaldama audiitoril viibida projektiga seotud ruumides ja territooriumil. Eelnevast tulenevalt järeldab audiitor, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitorile mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. 4 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 5 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 4 3. Järeltegevused Korraldusasutusel tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepaneku ja soovitusega. Soovituse rakendamise kohta annab korraldusasutus tagasisidet SFOS-i vahendusel. Auditeeriv asutus koondab korraldusasutuselt, sertifitseerimisasutuselt, rakendusasutuselt ja rakendusüksuselt saadud informatsiooni soovituste rakendamise kohta ning vajadusel küsib täiendavat informatsiooni. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. 5 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Struktuuritoetuse eesmärgipärane kasutamine Struktuuritoetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ja rakendamise tingimustele. 2. Raamatupidamises kajastamine Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas struktuuritoetuse saaja raamatupidamise andmetele. 3. Struktuuritoetuse maht ning ajastus Struktuuritoetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Struktuuritoetuse saaja ei ole hankija riigihangete seaduse mõistes. Toetuse saaja on toetuse saaja ostu läbi viinud olulises osas vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 5. Riigiabi andmine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisel järginud olulises osas riigiabi andmise reegleid. 6. Teavitamine ja avalikustamine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. 7. Korraldusasutusele suunatud tähelepanekud Oluline tähelepanek 7.1 – Ei ole tagatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse nr 1303/2013 artikli 140 lõike 1 täitmine. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse (edaspidi STS) § 35 lg 2 järgi tuleb kulu abikõlblikkust tõendavaid dokumente ja muid tõendeid säilitada vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 (edaspidi ÜSM) artikli 140 lõikele 1 neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide 6 projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg. Toetuse saajat teavitab säilitamise algusest ja lõpust rakendusüksus6 (edaspidi RÜ). STS-s viidatud ÜSM art 140 lõige 1 toob välja kaks alternatiivset ajaperioodi, mille jooksul peab korraldusasutus tagama projekti dokumentide kättesaadavuse projektide puhul, mille abikõlblik maksumus on väiksem kui 1 miljon eurot7. Mõlema alternatiivi puhul on oluline, et tähtaega hakatakse lugema alates 31. detsembrist pärast projekti kulusid/lõpetatud projekti lõplikke kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist. Seega, ÜSM artikkel 140 lg 1 kehtestab dokumentide säilitamise tähtaja lähtuvalt raamatupidamise aastaaruande esitamisest. STS § 35 lg 2 kehtestab aga dokumentide säilitamise tähtaja lähtuvalt päevast, kui kõik projektiga seotud kulud abikõlblikuks tunnistati ja toetuse saajale välja maksti. Mõlemal juhul on eesmärk tagada, et juhul, kui pärast projekti kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist näeb Euroopa Komisjon (edaspidi komisjon) või Euroopa Kontrollikoda vajadust teostada omapoolseid kontrollitoiminguid, siis abikõlblike kuludega seotud dokumentatsioon on olemas. Auditeeritava projekti (nr 2014-2020.4.03.19-0497) abikõlblike kulude kogusumma on 495 000 eurot ehk tegemist on alla 1 miljoni euro suuruse projektiga. Projekti lõppmakse tehti toetuse saajale 21.05.2020, peale mida teavitas RÜ toetuse saajat dokumentide säilitamise tähtajast, milleks on 31.12.2024. RÜ on STS § 35 lg-st 2 lähtudes määratlenud dokumentide säilitamise tähtaja korrektselt. Kui aga vaadata ÜSM art 140 lõiget 1, millele on viidatud ka STS § 35 lg-s 2, siis on dokumentide säilitamise tähtaeg seotud toetatud projekti kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamisega, mitte projekti lõppmakse tegemisega. Olukorras, kus toetatud projektiga seotud kulud esitatakse komisjonile tavapärases korras, tagab STS § 35 lg 2 ÜSM-i art 140 lõike 1 täitmise. Probleem esineb aga siis, kui komisjonile sertifitseeritakse kulud hilinemisega. Tulenevalt juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi nr JKS-44/2021 tulemustest, ei sertifitseeritud SA Keskkonnainvesteeringute Keskuse (edaspidi KIK) kui RÜ-ga8 seotud projektide kulusid ca kaks ja pool aastat. KIK-i projektidega seotud maksed, mis tehti toetuse saajatele alates 2020. a maist, võeti 2021. aastal esitatud raamatupidamisaruandest välja, sh projektile nr 2014-2020.4.03.19-0497 tehtud makse. JKS auditi järel välja võetud ning peatatud maksed sisaldusid taas 2024. aasta raamatupidamisaruandes, mis esitatakse komisjonile aga alles 2025. aastal. Seega tuleb ÜSM artikkel 140 lõikes 1 toodud dokumentide säilitamise tähtaega arvestada alates 31.12.2025. Auditeeritud projekti puhul tähendab see, et toetuse saajale edastatud dokumentide säilitamise lõpptähtaeg saab enne läbi kui ÜSM-s toodud tingimuse järgi säilitamise algusaega arvestama hakatakse. RISK: Juhul, kui pärast 2025. aastal esitatavat raamatupidamisaruannet soovib komisjon või Euroopa Kontrollikoda teostada aruandes sisalduvatele projektidele kontrolli, võib juhtuda, et kõiki kulude tõendamisega seotud dokumente ei ole võimalik esitada, kuna toetuse saajatele teavitatud dokumentide säilitamise tähtaeg on möödunud. 6 STS § 35 lg 3: Rakendusüksus teavitab toetuse saajat käesoleva paragrahvi lõike 2 kohasest dokumentide ja muude tõendite säilitamise tähtaja algusest ja lõpust. 7 ÜSM artikkel 140 lg 1: Ilma et see piiraks riigiabi eeskirjade kohaldamist, tagab korraldusasutus, et selliseid tegevused, mille rahastamiskõlblike kulude summa on väiksem kui 1 000 000 eurot, puudutavad tõendavad dokumendid, mis käsitlevad fondidest toetust saavaid kulusid, tehakse taotluse alusel komisjonile ja Euroopa Kontrollikojale kättesaadavaks kolme aasta vältel alates 31. detsembrist pärast tegevuse kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist. Esimeses lõigus osutamata tegevuste puhul tehakse kõik tõendavad dokumendid kättesaadavaks kaheks aastaks alates 31. detsembrist pärast lõpetatud tegevuse lõplikke kulusid sisaldava raamatupidamise aastaaruande esitamist. Korraldusasutus võib otsustada kohaldada tegevuste suhtes, mille rahastamiskõlblike kulude summa on väiksem kui 1 000 000 eurot, teises lõigus osutatud eeskirja. 8 SA Keskkonnainvesteeringute Keskus on rakendusüksuseks ka auditeeritavas projektis nr 2014-2020.4.03.19-0497. 7 SOOVITUS: Soovitame korraldusasutusel tagada, et ka nende projektide osas: - mille rakendusüksuseks on SA Keskkonnainvesteeringute Keskus ja - mille abikõlblikud kulud sisalduvad 2025. aastal esitatavas raamatupidamise aastaaruandes ning - millele on tulenevalt STS § 35 lõikest 2 antud lühem dokumentide säilitamise tähtaeg kui eeldab ÜSM art 140 lõige 1, oleksid kulusid tõendavad dokumendid kättesaadavad ÜSM- i artikkel 140 lõikes 1 toodud perioodil. Audiitorid soovitavad näiteks saata toetuse saajatele kiri, milles teavitatakse ÜSM art 140 lg 1 kohasest dokumentide säilitamistähtaja kohustuse algusest ja lõpust, samas võimaldades toetuse saajatel kas: 1) kinnitada ja tagada toetuse saaja enda poolt dokumentide säilitamine ja kättesaadavus või 2) anda projektiga seotud dokumendid üle RÜ-le, kes tagab nende säilimise ja kättesaadavuse. Korraldusasutuse kommentaar: Nõustume auditi soovitusega. Koostöös rakendusüksusega SA Keskkonnainvesteeringute Keskus vaatame üle 2025. aastal esitatavas raamatupidamise aruandes kajastuvad projektid ning veendume, et tagatud oleks ÜSM artikkel 140 lõike 1 kohane dokumentide säilitamine ja kättesaadavus. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev korraldusasutuses: Mairi Uusen, 31.12.2024 Kinnitame lõpparuande 8 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Ailen Vali Pilleriin Masing I auditi talituse juhataja I auditi talituse audiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Tallinn, 28.10.2024 8  Toomas Lepp Osaühing Tarmetec Meie 29.10.2024 nr 10-5/4788-1 [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud hr Lepp Edastame Teile projekti nr 2014-2020.4.03.19-0497 “Tarmetec OÜ ressursitõhususe investeering 2” auditi lõpparuande nr ERF-388/2024. Auditi eesmärk oli anda hinnang struktuuritoetuse kasutamisele Vabariigi Valitsuse 7. augusti 2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine” § 4 lõike 1 järgi. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Alber Finantskontrolli osakonna juhataja Auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne Sama: Hr Andrus Treier, SA Keskkonnainvesteeringute Keskus ([email protected]) Teadmiseks: Pr Yoko Alender, Kliimaministeerium ([email protected]); Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272 Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Kristi Sell, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected] Pilleriin Masing 5196 8731 [email protected] 2