-864235 -144145 0 0 Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning teised avalik-õiguslikud isikud (DVK kasutajad) Meie: 11.05.16 nr 26-2/14-00773/005 Muudatused dokumendihaldussüsteemide registreerimisel RIHAs 1. aprillil 2016 jõustus Vabariigi Valitsuse 28.02.2008. a määruse nr 58 „Riigi infosüsteemi haldussüsteem“ uus redaktsioon, millega muutus ka andmekogude, sh dokumendihaldussüsteemide (edaspidi DHS) , registreerimise kord riigi infosüsteemi haldussüsteemis (edaspidi RIHA). Kõik DHSid ja nende kasutamine peavad olema RIHAs registreeritud. Registreerimine toimub ka edaspidi kahes osas: 1) äriühing või asutus, kes DHSi haldab, registreerib DHSi standardtootena ja 2) kõik asutused, kes DHSi kasutavad, registreerivad kasutamise. Ka siis, kui asutuse DHSis hallatakse mitme asutuse dokumendiregistrit, registreeri b i ga asutus DHSi kasutamise eraldi , sest iga asutus on oma dokumendiregistri vastutav (mitte volitatud) töötleja . Seisuga 01.04.2016 RIHAs registreeritud DHSe ei pea nende haldajad uuesti registreerima ega kooskõlastama. Registreerida tuleb üksnes kasutamine, kui see on veel tegemata. Seisuga 01.04.2016 olid registreeritud järgmised DHSid : Amphora (haldab Interinx OÜ), Delta (haldab Justiitsministeerium), DocLogix (haldab Edisoft Estonia OÜ), DORA (haldab Sotsiaalministeerium), Eesti koolide haldamise infosüsteem (EKIS, haldab Haridus- ja Teadusministeerium), GoPro Case Professional (haldab Upmind OÜ), Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi dokumendihaldussüsteem (haldab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium), Nortal Dokumendihalduse ja Asjaajamise Süsteem (haldab Nortal AS), OpenText CS dokumendihaldus (haldab Digital Organization OÜ), PINAL (haldab Haridus- ja Teadusministeerium), Postipoiss (haldab OÜ Postipoiss Pluss), Riigimetsa Majandamise Keskuse dokumendihaldussüsteem (haldab Riigimetsa Majandamise Keskus), Webdesktop (haldab Osaühing Webware). Seisuga 01.04.2016 registreerimata DHSid tuleb RIHAs registreerida. Seda peab tegema DHSi haldaja. X-teega, sh dokumendivahetuskeskusega DVK liidestatud DHSid tuleb enne registreerimist kooskõlastada Riigi Infosüsteemi Ameti, Andmekaitse Inspektsiooni, Rahvusarhiivi, Maa-ameti ja Statistikaametiga. Nimetatud asutused kontrollivad DHSi dokumentatsiooni vastavust dokumendihalduse nõuetele (metaandmed, DHSi tase jm). Lähem teave DHSi registreerimise kohta on RIHA e-õppekeskkonnas : Dokumendihaldussüsteemi kirjeldamine (arendajale). Uute DHSide loomist Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ei toeta, kuna kasutusel on lai valik erinevaid tooteid. Kui uue DHSi loomine on hädavajalik, tuleb registreerimist ja kooskõlastamist alustada DHSi kavandamise faasis ning Riigi Infosüsteemi Amet kontrollib kavandamise põhjendatust. Dokumendihalduse funktsionaalsust kontrollitakse ka teiste infosüsteemide kooskõlastamisel, kui dokumendihaldus on infosüsteemi osa. Dokumendihalduse osa peab vastama dokumendihalduse nõuetele. DHSi kasutamise registreerimisel muudatusi pole. Kasutamise info tuleb RIHAs hoida ajakohasena : DHSi vahetamisel peab registreerima senise DHSi kasutamise lõpetamise ja uue DHSi kasutamise alustamise. Lähem teave kasutamise registreerimise kohta on RI H A e-õppekeskkonnas . Lisateavet saab vajadusel RIA kasutajatoe lt :
[email protected] Kiri saadetakse kõigile DVKga liitunud asutustele ja isikutele . Palun riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustel teavitada neid oma hallatavaid asutusi ja kohalike omavalitsuste liitudel neid oma liikmeid, kes ei ole DVKga liitunud. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Janek Rozov infoühiskonna teenuste arendamise osakonna juhataja side ja riigi infosüsteemide asekantsleri ülesannetes Liivi Karpištšenko 6256375
[email protected]