Ettepanekud avaliku sektori halduskoormuse vähendamiseks

Saatja: Rene Arikas Saatmisaeg: 20. mai 2016. a. 15:21 Adressaat: Keiu Leopard Teema: FW: Ettepanekud avaliku sektori halduskoormuse v�hendamiseks Keiu, PPsse ja palun seo sisse tulnud kirjaga. Rene From: Rene Arikas Sent: Thursday, May 19, 2016 11:59 PM To: Keit Kasemets <[email protected]> Subject: Re: Ettepanekud avaliku sektori halduskoormuse v�hendamiseks Tere, Keit! Saadan edasi Veeteede Ameti teenistujate ettepanekute koondi. Planeerime ise l�hiajal alltoodud ettepanekuid anal��sida ning anda nende tegijatele tagasisidet. V�imalik, et midagi saame ise ameti sees �ra teha. Osade teenistujate ettepanekud pole kahjuks veel minuni j�udnud. 1. Sisel�hetuste korraldamisel reisifirmade kaasamine L�petada �ra sisel�hetuste (sh koolitusl�hetuste) puhul reisifirmade kaasamise n�ue. Viimase aja kogemused n�itavad, et kasutades olemasolevaid otsekontakte on v�imalik leida kiiremini, v�iksema ajakuluga ning soodsamaid lahendusi sisel�hetusteks. Reisifirmade kaasamine pole loonud lisav��rtust. 2. Sisel�hetuste vormistamine L�petada sisel�hetuste vormistamine juhul, kui nendega ei kaasne kulusid. See v�hendaks halduskoormust. 3. Inventeerimise sageduse v�hendamine Viia inventuure (v�hemalt v�ikevahendite) l�bi iga 2 aasta tagant, mitte kord aastas, sest varade jooksvat seisu n�eb RTIP-s ja seega on vahepealsed liigne koormus. Inventeerimise praktika on n�idanud, et puuduvaid vahendeid ei ole v�i on v�ga �ksikutel juhtudel inimliku vea t�ttu. 4. Riigihangete kord pole piisavalt paindlik ega arvesta tegelikkusega Riigihangete �ha suurenev b�rokraatlikkus ja n�uete j�ikus ei soosi arendustegevust. Seda eriti neil juhtudel, kui hankega luuakse unikaalne toode, mida aja jooksul on tarvis t�iendada, s.h. ostetakse laevade mehhanismide remondi/hoolduse teenuseid, kus antud tootel on Eesti vaid �ks esindaja. Sageli p�rkame kokku j�iga b�rokraatliku n�udega v�tta unikaalsete toodete hankimisel 3 pakkumist (seda ka riigihanke piirm��rast v�iksematel hangetel). Ettepanek oleks: vaadata �le selliste j�ikade n�uete vajalikkus ja otstarbekus. Spetsiifiliste seadmetel v�i lahendustel on �ks v�imalik tarnija, kes asub v�lismaal ning puudub esindaja Eestis. Eelmainitud tarnija ei pea vajalikuks osaleda hankes selle b�rokraatlikkuse t�ttu ning seet�ttu kaasatakse kohalik vahendaja, kes lisab oma kasumimarginaali, kuid samas lisandv��rtust ei loo. 5. Osalemine rahvusvaheliste organisatsioonide t��s Puudub s�steem, mis annaks riigisektori �lese �levaate erinevate riiklike institutsioonide osalemise kohta rahvusvaheliste organisatsioonide t��s (n�iteks CRM-laadne lahendus). Seet�ttu on t��ks vajaliku informatsiooni kogumine ja tegevuse koordineerimine aegan�udev ja l�nklik. Ei kasutata �ra organisatsiooni sees genereeritud teadmisi. 6. Andmebaaside omavaheline seotus Omniva e-arvete portaalis puudub informatsioon organisatsiooni eelarve kohta (kontode kaupa planeeritud eelarvelised vahendid, j��k). 7. Kaasaegse organisatsiooni juhtimiss�steemide lahenduste juurutamine Pole juurutatud k�ik vajalikud ERP (SAP) moodulid (n�iteks: lepingud, CRM), mis v�imaldaksid organisatsiooni efektiivselt juhtida. 8. V�lisauditite dubleeritus, planeerimatus ning audiitorite kohatine n�rk ettevalmistatus auditiks Osadel juhtudel v�lisauditid (n�iteks: Rahandusministeerium, Riigikontroll jne) dubleerivad teineteist ja/v�i korraldavad auditi v�ga l�hikese etteteatamisajaga. Dubleerimise t�ttu ei tekki audititest lisandv��rtust. L�hike etteteatamist�htaeg ning planeerimatus n�uavad t�iendavate inimressursside kaasamist ning v�ivad m�juda negatiivselt p�hit�� kvaliteedile. 9. Paindlik t��aeg ja kodus t��tamise v�imalus Organisatsiooni efektiivsuse (v�hendada f��silisi t��kohti jne) ja t��tajate motiveerituse t�stmiseks tuleks rohkem v�imalda paindliku t��aja kasutamist. Selleks on vaja osadele t��tajatele soetada s�learvutid, kuhu oleks paigaldatud videokonverentside (Skype for Business) ja dokumentide �hist�� tarkvara. Samuti tuleks juurutada tarkvaralised lahendused t���lesannete p�stitamiseks, eesm�rkide t�itmise j�rgmiseks ning t��ajaarvestuseks. 10. T�lgete mahu v�hendamine Rahvusvaheliselt on kehtestatud merenduse ametlikuks keeleks inglise keel. Seet�ttu Euroopa Liidu merendusvaldkonnas �ha rohkem levib praktika, kus proovitakse v�hendada juba inglise k olevate erinevate n�uete (direktiivid, reeglid, standardid jne) ja dokumentide (tunnistused jne) t�lkimist rahvuskeelde. P�hjendus: �ldjuhul merendusvaldkonna inimesed kasutavad originaaldokumente, mis on inglise k. Selleks on mitu p�hjust: harjumus, kehtivate n�uete pidev muutumine (osade juhtudel kaks korda aastas), t�lgete hilinemine ja ebapiisav kvaliteet (kuna t�lgid pole valdkonna spetsialistid). 11. Poliitikate ja strateegiate seotus rakendusplaanide ning rahaliste vahenditega V�ga suur inimressurss kulutatakse erinevate riiklike strateegiate ja poliitikate koostamiseks. Vaatamata sellele, et eeltoodud dokumendid on l�binud riigikogus arutelu ning kiidetud heaks VV poolt, j��vad nad ��hku rippuma�. Nimelt soetus VV poolt heaks kiidetud poliitikate ja rakendusplaanide omavaheline seotus on n�rk st. mitte k�ik poliitikates toodud punktid pole edasi peegeldatud rakendusplaani ning mitte k�ik tegevused pole kaetud rahaliste vahenditega. Seet�ttu suur osa poliitikates kirjapandust ei realiseeru ning osaliselt on tehtud spetsialistide poolt t�hja t��d. Vabandan hilinenud tagasiside p�rast! Lugupidamisega, Rene Arikas peadirektor Veeteede Amet Tel.: +372 6 205 500 Mobiil: + 372 50 79 197 E-post: [email protected] Skype: rene.arikas