Ametijuhendi kinnitamine - Peaspetsialist (värbamine ja teenistussuhted 1)

VANGLATEENISTUSE PERSONALIOSAKONNA JUHATAJA KÄSKKIRI 13.07.2025 nr 3-1/3-25/168 Viru Ametijuhendi kinnitamine - Peaspetsialist (värbamine ja teenistussuhted 1) Justiitsministri 13.06.2006.a määruse nr 20 „Viru Vangla moodustamine ja põhimäärus“ § 17 2 lg 2 p 4 ja 6 ning ja justiitsministri 26.03.2008 a määruse nr 11 „Viru Vangla teenistujate koosseis“ alusel: 1. Kinnitan Viru Vangla vanglateenistuse personaliosakonna peaspetsialisti (värbamine ja teenistussuhted 1) ametijuhendi (lisa1). 2. Viru Vangla vanglateenistuse personaliosakonna personalipartneril tutvustada ametijuhendit personaliosakonna peaspetsialistile, allkirjastades digitaalselt ametijuhend mõlemapoolselt ja edastada see Viru Vangla vanglateenistuse teenistussuhete partnerile. (allkirjastatud digitaalselt) Katri Aavik Vanglateenistuse personaliosakonna vanemjurist osakonnajuhataja ülesannetes  Lisa 1 KINNITATUD Vanglateenistuse personaliosakonna juhataja 13.07.2025 käskkirjaga nr 3-1/3-25/168 VIRU VANGLA VANGLATEENISTUSE PERSONALIOSAKOND PEASPETSIALISTI (värbamine ja teenistussuhted 1) AMETIJUHEND Struktuuriüksuse nimetus Vanglateenistuse personaliosakond Ametikoht Peaspetsialist Tegevusvaldkond Personalitöö Töölepingu sõlmimine Vanglateenistuse personaliosakonna juhataja Vahetu juht Personalipartner Alluvad Ei ole Teenistuja asendab Personalipartneri poolt määratud teenistujat Teenistujat asendab Personalipartneri poolt määratud teenistuja Ametikoha põhieesmärk Peaspetsialisti eesmärk on tagada personaliosakonna eesmärkide täitmine läbi tõhusa ja professionaalse personalihalduse, väärtustava töötajakogemuse loomise ja toetava personaliteenuse pakkumise. Toetada personalipartnerit, nõustada teenistujaid ning panustada personaliprotsesside kvaliteetsesse ja ladusasse toimimisse. Kvalifikatsiooninõuded: 1. Keskharidus ning sellele lisanduv eri-, kutse ja tööalane ettevalmistus või kogemus personalitööga seotud ameti- või töökohal. 2. Eesti keele oskus C1- või sellele vastaval tasemel ja ühe võõrkeele oskus kesktasemel tööalase sõnavara valdamisega. 3. Arvuti kasutamise oskus, sealhulgas töökohal vajalike teksti- ja tabeltöötlusprogrammide ning teiste arvutiprogrammide ja andmekogude kasutamise oskus. 4. Avaliku teenistuse ja töölepingu seaduse tundmine ja praktika. 5. Muud töökohal nõutavad eri-, kutse ja tööalased teadmised ja oskused. Muud nõuded (teadmised, 1. Personalitööga seonduvad algteadmised ja oskused. kogemused, oskused, kompetentsid 2. Digipädevus dokumentatsiooni haldamiseks ja isiksuseomadused): sisekommunikatsiooni kanalite haldamiseks. 3. Süsteemsus ja hea ajaplaneerimise oskus. 4. Algatusvõime ja initsiatiivikus 5. Avatud suhtleja, hea koostöö- ja suhtlemisoskus 6. Hea analüüsi- ja vastutusvõime. 7. Hea pingetaluvus ja enesejuhtimisoskus 8. Empaatilisus, suutlikkus mõista teiste inimeste vajadusi ja huvisid. 9. Korrektsus, usaldusväärsus ja kohusetundlikkus. Teenistusülesanded Tulemus 1. Personaliosakonna tegevusse - Personalitöö ühtlustamises koos vanglatega on oma panustamine ja struktuuriüksuste töölõigu osas sisendid antud, kohtumistel osaletud. personalitöö ühtlustamine koos vanglatega.  - On teadlik ja juhindub oma töös vanglateenistuse strateegiast, eesmärkides ja väärtustest - inimlikkus, pühendumus, asjatundlikkus, uuendusmeelsus. 2. Korraldab ja/või toetab personaliotsingud, - Värbamine ja valik on läbi viidud tulemuslikult lähtudes viib läbi värbamise ja valikutegevused ja kokkulepitud värbamisprotsessist. nõustab struktuuriüksuste juhte personali - Värbamise- ja valikutegevus on läbipaistev ja eetiline. värbamise ja valiku valdkonnas. - Vanglateenistus on sotsiaalmeedias nähtav ja atraktiivne, värbamisreklaamid (sh. töökuulutused) on sihtrühmapõhistes kanalites avaldatud. - Suhtlus kandidaatidega valikprotsessis on tagatud viisil, mis hoiab ja kujundab tööandja positiivset kuvandit. - Dokumendid on süsteemselt säilitatud, tegevused ja tulemused värbamiskeskkonnas kajastatud. - Tausta- ja tervisekontrollid kandidaatidele on korraldatud. - Struktuuriüksuste juhte on oma töölõigus nõustatud. 3. Planeerib ja teostab koostöös - Turundussõnumid, visuaalid ja -kanalid vastavad brändingupartneri ja personalipartneriga sihtrühmale ja organisatsioonisisestele põhimõtetele. värbamisturunduse tegevusi vastavalt - Tööandja on värbamisportaalides ja erinevatel ametikohtade profiilidele ja värbamisturunduse üritusel väärikalt ja silmapaistvalt värbamisürituste eesmärkidele. esindatud. - Tööandja brändi kujundamises ja arendamises on aktiivselt osaletud, tehtud on argumenteeritud ettepanekuid. 4. Töö- ja teenistussuhete haldamine - Töö- ja teenistussuhetega seotud dokumendid (töölepingud, personalitööalased käskkirjad, teatised, kirjad, ametijuhendid jne ) on korrektselt, õigeaegselt (sh kooskõlas õigusaktide, etteantud juhiste ja sisendiga) vormistatud, menetletud (sh edastatud Riigi Tugiteenuste Keskusele) ja säilitatud. - Ametijuhendite koostamine ja kinnitamine on korraldatud ja on kõigile elektrooniliselt kättesaadavad. - Struktuuriüksuste andmed on SAPis korrektsed ja koostöö Riigi Tugiteenuste Keskusega toimib vastavalt kokkulepitud toimemudelile. - Isikuandmete töötlemisel on järgitud isikuandmete töötlemise põhimõtteid, dokumendihaldus vastab vanglate teabehalduskorras toodud nõuetele. 5. Oma valdkonda puudutavate andmete - Teenistujate kontaktandmed sise- ja välisveebis on korrektsuse tagamine sise- ja välisveebis. ajakohased ja korrektsed. - Teenistujate kehtivad ametijuhendid on vanglateenistuses välisveebis avaldatud. 6. Uute teenistujate sisse-elamise ja - Teenistujatele on vajalikud ligipääsud, registrite lahkumise toetamine ja vajalike tegevuste õigused, töötõendid, läbipääsukaardid õigeaegselt korraldamine tellitud, või lahkumise (sh ema- või vanemapuhkusele suundumine) korral sulgemine korraldatud/tehtud ning vajalik info osapooltele edastatud. - Katseaja lõputähtaegadest on juhte õigeaegselt kokku lepitud viisil informeeritud, katseaja vestluste kokkuvõtted on säilitatud teenistujate isiklikes toimikutes. - Töökorraldust reguleerivad dokumendid on teenistujatele edastatud ja tutvustamist kontrollitud. 7. Regulaarsete ja vajaduspõhiste aruannete - Aruanded ja infopäringud on koostatud ja edastatud koostamine ja edastamine ning kokkulepitud kanalis ja õigetele adressaatidele (2 / 4)  infopäringutele (sh teabenõuetele) vastavalt tähtaegadele. Andmed on korrektsed, vastamine. ajakohased ning töödeldavad. - Infopäringutele ja teabenõuetele on vastatud tähtaegselt ja korrektselt ning vanglate teabehalduskorras toodud teabehalduse ühtseid põhimõtteid järgides. 8. Muude pädevusvaldkonda kuuluvate - Vahetule juhile on tehtud eelanalüüsitud, tegevuste korraldamine ja koostöö argumenteeritud ja rakendatavad ettepanekud erinevate osapoolete nii organisatsiooni töökorralduse muutmiseks, parendamiseks ja siseselt ja väliselt. puuduste kõrvaldamiseks, lähtuvad organisatsiooni võimalustest ja eesmärkidest. - Osaletud on personaliteenuse tegevust reguleerivate tegevusplaanide ja õigusaktide väljatöötamisel. - Muud tööga seotud tegevused ja projektid on omal initsiatiivil ja/või osakonnajuhataja või vahetu juhi korraldusel edukalt läbi viidud. - Toimub tõhus infovahetus ja koostöö vanglate personaliosakonna teenistujate vahel. 9. Valdkonnaga seotud protsesside - Osaletud on oma valdkonnaga seotud protsesside ja kirjeldamine, juhendmaterjali loomine ja juhendite loomises. tegevuste rakendamine. - Oma valdkonnaga seotud protsessid on kirjeldatud. - Koostatud on selged ja ajakohased juhendmaterjalid, vajadusel on juhte ja teisi personaliosakonna töötajaid juhendatud. - Muudatused on protsessikirjeldustesse ja juhenditesse õigeaegselt sisse viidud. 10. Personalisündmuste ja -tegevuste - Erinevate ühisürituste korraldamine ja läbiviimine on korraldamine ning läbiviimises osalemine. korrektselt ja tõhusalt toetatud (sh hankemenetlus ja tegevused Riigitöötaja Iseteeninduses). - Isikkoosseisule on meened vastavalt sisendile tellitud ja jagamine koordineeritud. - Tänukirjad, kaardid jms on vastavalt organisatsiooni visuaalne indentiteedile (CVI) korrektselt vormistatud ja asjaosalistele õigeaegselt edastatud. 11. Tööohutuse- ja töötervishoiuvaldkonna - Teenistujad on tähtaegselt tervisekontrolli suunatud ja ning puhkuste ja puudumistega seotud tervisekontrolli läbimist on kontrollitud. tegevused. - Tervisekontrolli otsused on dokumendihaldussüsteemi hõlmatud ja vajalikele osapooltele suunatud. - Tervisekontrolli andmed SAPis on korrektsed ja ajakohased. - Tagatud on teenistujatele väärtuspakkumises toodud ulatuses hüvitiste (prillide või muude nägemisteravust korrigeerivate abivahendite) tähtaegne väljamakse, sh taotluste kehtivatele regulatsioonidele vastavus. - Puhkuste ajakavade koostamine on õigeaegselt koordineeritud lähtudes õigusaktidest ning vangla töökorraldust reguleerivatest dokumentidest ning vastavad vanglateenistuses kokkulepitud põhimõtetele ja kehtivatele regulatsioonidele. - Teenistujate graafikuväliste puhkuste ja puudumiste taotlused vastavad vanglateenistuses kokkulepitud põhimõtetele ja kehtivatele regulatsioonidele, vajadusel on juhte ja teenistujaid nõustatud. 12. Teenistuslähetustega seotud taotluste ja - Teenistujate esitatud lähetuskorraldused ja kuluaruannete kontrollimine ja teenistujate kuluaruanded vastavad töökorraldusreeglites ja nõustamine. vastavates juhendites sätestatud nõuetele. - Tagatud on lähetusega seotud hüvitiste tähtaegne väljamakse teenistujale. (3 / 4)  - Teenistujaid on vajadusel juhendatud. - Lähetuste juhised on ajakohased ja kõigile teenistujatele elektrooniliselt kättesaadavad, vajadusel on tehtud muutmise ettepanekud. 13. Oma tegevusvaldkonnas oleva teabe - Tööalastel nõupidamistel on osaletud. liikumise tagamine. - Operatiivne info on edastatud teenistujatele läbi asutuse elektronposti, siseveebi artiklite või muu kokkulepitud kanali kaudu. - Tagatud on ajakohane ja sisukas info oma tegevusvaldkonda puudutavate personaliteenuste kohta siseveebis. 14. Vahetu juhi või osakonnajuhataja antud - Ülesanded on täidetud nõuetekohaselt, korrektselt ja muude ühekordsete ülesannete täitmine. tähtaegselt. Kooskõlastatud tegevus ja koostöö: 1. Kooskõlastab oma tegevused oma struktuuriüksuse juhiga, teeb koostööd vangla teiste struktuuriüksuste, teiste vanglate, riigiasutuste ja Justiits- ja Digiministeeriumi vanglate osakonnaga. 2. Teenistuja ei suhtle ametiisikuna avalikkuse ja meediaga, välja arvatud juhul, kui tööandja on andnud selleks selge volituse. 3. Teenistuja hoiab kursis oma vahetut juhti saadud ja täitmisel olevate tööülesannete osas. 4. Teeb ettepanekuid oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja küsimuste lahendamiseks ning annab informatsiooni oma struktuuriüksuse juhile. Õigused: 1. Teha ettepanekuid vangla, kriminaalhoolduse ja osakonna töökorralduse muutmiseks ning töö tulemuslikkuse parandamiseks. 2. Õigus viibida töökoha territooriumil töövälisel ajal vastavalt kehtivale korrale ja teenistusülesannete täitmise vajadusele. 3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni. 4. Saada selgeid ja õigeaegseid korraldusi. 5. Saada ametialast täienduskoolitust. 6. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, kontoritehnikat jne. Vastutus: 1. Vastutab kasutusse ja/või hoiule antud vara säilimise ja heaperemeheliku kasutamise eest. 2. Vastutab teenistuse tõttu teatavaks saanud kinni peetavate isikute ja teenistujate perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiiranguga saadud teabe hoidmise eest. 3. Vastutab koostatud ning vormistatud või viseeritud dokumentide korrektsuse ja õiguspärasuse eest. 4. Vastutab aruannete esitamise tähtaegadest kinnipidamise ja dokumentide õigeaegse edastamise eest. 5. Vastutab koostatud dokumentide säilimise, korrasoleku ja nõuetekohase hoidmise eest. 6. Vastutab konfidentsiaalse informatsiooni kasutamise ja hoidmise eest. 7. Vastutab seadustest, Viru Vangla töökorraldusreeglitest, kodukorrast ja Vanglateenistuja eetikakoodeksist ning muudest vanglatööd käsitlevatest õigusaktidest ja käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete täitmise eest. Ametijuhendi muutmine Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vanglas tööd. Ametijuhendit võib ilma ametniku nõusolekuta muuta, kui ei muutu ametikoha põhieesmärk, põhiülesanded ja nõutav erialane ettevalmistus ning kui ametijuhendi muutmine ei too kaasa teenistuja palga muutmist. Teenistuja Vahetu juht (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) (4 / 4)