Riigihanke "Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2023“ tehniline teenindus ja
produktsioon" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamine“ käskkirja lisa 1
Riigihanke alusdokument
1. Raamlepingu eseme kirjeldus: tellitakse iga-aastase kõrgetasemelise tippkohtumise Tallinn
Digital Summit 2023 (TDS) konverentsipäevale 5.09.2023 Digitippkohtumise „Tallinn
Digital Summit 2023“ tehniline teenindus ja produktsioon. Eduka pakkumise esitanud
pakkujaga sõlmitakse raamleping, mis kehtib kuni kohustuste täitmiseni.
2. Käesoleva riigihanke tellijaks on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood
70003158, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122.
3. Hanke eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on 290 000 eurot.
4. Hange viiakse läbi e-posti teel, esitades pakkumuse esitamise ettepaneku väljavalitud
ettevõtjatele.
5. Hanke eest vastutav isik: Ave Ader (
[email protected], +372 5689 6079), Tallinn Digital
Summit projektijuht.
6. Hanketingimused, nõuded pakkumusele ja pakkumuse esitamine.
6.1. Pakkuja peab esitama pakkumuse koosseisus kõik nõutud dokumendid:
1) Loovlahendus, sh tuleb välja pakkuda kirjeldus järgneva kohta:
- peasaali (Kultuurikatla Black Boxi saal) kujundus, sh lava paigutus ja
väljanägemine. Külaliste arv orienteeruvalt 500, esinejaid laval korraga 1-5;
- pakkuda välja virtuaalekspo lahendus ja ekspo saali (Katelde saali) kujundus
Kultuurikatlas sh lava paigutus ja väljanägemine. Külaliste arv 200, esinejaid laval
korraga 1-5.ekspo saali;
- ürituse avanumber;
- õhtusöögi kultuuriprogramm koos esineja(te)ga.
2) Ürituse korraldamise teenuse kirjeldus, sh teenuse osutaja ülesannete kirjeldus, mis on
kooskõlas hankija tehnilise kirjeldusega;
3) Korraldamisse kaasatud isikute kirjeldus, sh kirjeldus
- keda kaasatakse partneritena (alltöövõtt, ühispakkuja, meeskonnaliige vm roll)
sündmuse korraldusse (näiteks: produtsent, ruumikujundaja, tehnilise teeninduse
korraldaja, audio-visuaali produtsent) ning
- kes kuuluvad teenuse osutaja projektimeeskonda. Pakkuja esitab rollid ja tööjaotuse
meeskonnaliikmete vahel.
4) Maksumuse eelarve, mis peab olema arusaadavalt kirja pandud, sisaldades kõiki vajalikke
korralduslikke töid. Pakkumuses peab olema välja toodud, millised on fikseeritud kulud ja
millised kulud selguvad ürituse läbiviimise käigus, võimalik peab olema hinnata reaalset
lõplikku ürituse korraldamise maksumust. Pakkumuse maksumuse juures tuleb tuua eraldi
välja ka need tööd, mis pole ürituse korraldamise teenuse kirjelduses nimetatud hankija
poolt, kuid mida teenuse osutaja peab oluliseks teostada. Töövõtjal ei ole õigust nõuda
ettemaksu ning võimalikke täiendavaid tasusid.
6.2. Pakkumus peab olema piisavalt põhjalik. Pakkumus tuleb vormistada eesti keeles ja esitada
e-posti aadressile
[email protected]
6.3. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja täielikku nõustumist kõigi riigihanke
alusdokumentide, sh raamlepingu tingimustega. Pakkuja ei saa lisada omapoolseid tingimusi
riigihanke alusdokumentidele. Tingimuslikud pakkumused lükkab hankija tagasi
6.4. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus
Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma
Kaubandusorganisatsiooni lepinguga ühinenud riigis.
6.5. Pakkumus peab olema jõus vähemalt 3 kuud pakkumuste esitamise tähtpäevast arvates.
6.6. Alternatiivsete lahenduste esitamine ei ole lubatud.
6.7. Kõik maksumused esitatakse käibemaksuta.
6.8. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus ning
põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei ole lubatud märkida pakkumuse maksumust,
osamaksumusi ega muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust
iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija juhib tähelepanu asjaolule, et eduka pakkuja
pakkumus on avalik lähtuvalt RHS § 110 lg 5, välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks
määratletud osas.
7. Pakkumuste avamine ja vastavuse kontrollimine.
7.1. Pakkumuste avamise protokolli ei koostata.
7.2. Hankija kontrollib pakkumuse vastavust pärast avamist.
7.3. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see on kooskõlas kõikide riigihanke alusdokumentides
(RHAD) esitatud tingimustega või kui pakkumuses ei esine sisulisi kõrvalekaldumisi esitatud
tingimustest. Hankija teeb pakkumuse vastavaks tunnistamise kohta sellekohase põhjendatud
kirjaliku otsuse.
7.4. Hankija nõudel peab pakkuja pakkumuses esitatud teavet selgitama vastavalt RHS §-le 46.
8. Hankija hindab vastavaks tunnistatud pakkumusi. Pakkumusi hinnatakse vastavalt
hindamiskriteeriumidele ja -metoodikale (lisa 3).
8.1. Hankija hindab pakkumusi lisas 3 nimetatud hindamiskriteeriumite alusel ning tunnistab
edukaks enim väärtuspunkte saanud pakkumuse.
8.2 Pakkumuse koondpunktid saadakse hindamiskriteeriumitele antud punktide liitmisel.
8.3. Võrdsete koondpunktidega pakkumuste korral tunnistatakse edukaks pakkumus, milles
loovlahenduse hindamise kontseptsiooni eest saadud punktide summa on suurem. Juhul, kui
loovlahenduse hindamise kontseptsiooni punktid on võrdsed, siis tunnistatakse edukaks
pakkumus, mis sai rohkem punkte pakkuja meeskonna eest.
9. Läbirääkimised
9.1. Hankijal on õigus otsustada pärast pakkumuste avamist pidada läbirääkimisi 7 päeva
jooksul. Hankija võib pidada pakkujaga läbirääkimisi tingimuste üle, sh hinna üle ning
raamlepingu eseme üle tingimusel, et raamlepingu ese jääb oma põhiomaduselt samaks.
9.2. Läbirääkimistel järgib hankija riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, sh tagab kõigi
pakkujate võrdse kohtlemise, ning ei avalda läbirääkimistel saadud teavet diskrimineerival viisil,
mis võiks anda pakkujale eelise teiste ees.
9.3. Hankija teavitab elektrooniliselt pakkujat läbirääkimiste alustamisest ja esitab läbirääkimiste
kava, lepib pakkujaga kokku läbirääkimiste tingimused, viisi, koha ja aja.
9.4. Läbirääkimised võivad toimuda kas hankija büroos või elektrooniliselt (e-post, Skype vms).
9.5. Suulised läbirääkimised protokollitakse, e-posti teel peetud läbirääkimisi ei protokollita.
9.6. Läbirääkimiste lõppedes võib hankija pakkujale esitada kohandatud pakkumuse esitamise
ettepaneku, mis on pakkujale aluseks kohandatud pakkumuse koostamiseks. Kohandatud
pakkumus peab olema jõus RHADs märgitud pakkumuse jõusoleku aja.
10. Riigihanke kehtetuks tunnistamine või kõikide pakkumuste tagasilükkamine.
10.1. Juhul kui kõigi esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumuste maksumused ületavad
raamlepingu eeldatavat maksumust, võib hankija teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi
pakkumuste tagasilükkamise kohta (RHS § 116).
10.2. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi esitatud või vastavaks tunnistatud
pakkumuste tagasilükkamise kohta , kui hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud
teatavaks uued asjaolud, mis välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse
lõpule viimise riigihanke alusdokumentides sätestatud tingimustel.
10.3. Hankija võib põhjendatud vajadusel omal algatusel hankemenetluse kehtetuks tunnistada.
Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:
1. vajadus lepingu eset olulisel määral muuta;
2. riigihanke läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub
lepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;
3. menetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust seetõttu ka
õiguspäraselt lõpule viia. Hankijal on õigus riigihange kehtetuks tunnistada mõjuval
põhjendusel omal algatusel,
11. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud
käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel.
12. Muud tingimused
12.1. Hankija ootus isikutele, kellele on esitatud pakkumuse esitamise ettepanek, on, et nad
teavitaks hankijat aegsasti riigihanke alusdokumentides avastatud vigade, ebatäpsuste ja
ebaselguste parandamiseks ja/või teeks ettepaneku pakkujate hinnangul riigihanke eseme
hankimiseks seatud ebaproportsionaalsete või põhjendamatute piirangute leevendamiseks.
12.2. Edukaks tunnistatud pakkuja peab talle allkirjastamiseks edastatud lepingu allkirjastama ja
hankijale välja saatma hiljemalt 5 tööpäeva jooksul alates päevast, mil hankija selle edukale
pakkujale välja saatis. Mõjuval põhjusel võib hankija allkirjastamise tähtaega pikendada, andes
edukale pakkujale sellest kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis teada. Antud tähtaja jooksul
lepingu allkirjastamisest keeldumist või lepingu täitmisele mitte asumist on hankijal õigus
käsitleda, kui edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja poolset lepingu sõlmimisest
keeldumist ja pakkumuse tagasi võtmist RHS § 119 lg 1 mõttes ning sel juhul tegutseb hankija
edasi vastavalt nimetatud paragrahvis toodud reeglitele.
Hanke alusdokumendi lisad:
Lisa 1 – Tehniline kirjeldus;
Lisa 2 – Raamlepingu projekt;
Lisa 3 – Hindamiskriteeriumid ja -metoodika;
Lisa 4 - Ühispakkumuse volikiri;
Lisa 5 - Maksumuse vorm.
Riigihanke alusdokumendi Lisa 1
Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium
Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2023“
tehniline teenindus ja produktsioon hanke
alusdokument
CPV kood 79952000-2
Tallinn
2023
1
TEHNILINE KIRJELDUS
I Taustainfo
Tallinn Digital Summit (TDS) on iga-aastane kõrgetasemeline tippkohtumine, mida võõrustab Eesti
peaminister ja mis toob kokku tipp-poliitikud, valdkonna ministrid, arvamusliidrid, ettevõtjad ja
tehnoloogia kogukonna. TDS toimub tänavu kuuendat korda, 5. septembril Kultuurikatlas.
Tippkohtumine toimub 5. septembril 2023 Tallinnas Kultuurikatlas, ning õhtusöök 5. septembril
Vanasadama Kruiisikai hoones.
TDS-i üldiseks eesmärgiks on kinnistada Eesti rahvusvahelist mainet digiteemade eestvedajana ja
tutvustada Eesti lahendusi digiväljakutsetele.
TDS-i konkreetsed sihid:
1. Kinnistada Eesti kui digiühiskonna teerajaja ja eestkõneleja kuvandit rahvusvahelisel tasandil.
2. Arendada platvormi Eesti e-riigi kogemuse levitamiseks ja leida rakendusi Eesti erasektori
digivõimekusele rakendamiseks.
3. Kasvatada Eesti tuntust ja usutavust digimajanduse tõmbekeskusena, seeläbi suurendades Eesti
IKT- ja uute tehnoloogiate sektorite ekspordivõimalusi.
4. Tuua poliitilised otsustajad ja ettevõtjad ühe laua taha, et üheskoos kujundada tuleviku
digipoliitikaid ja ettevõtluskeskkonda, tõhustades seejuures rahvusvahelist koostööd.
5. Anda ettevõtjatele selgem arusaam poliitilise tasandi rõhuasetustest, tegevussuundadest ja
põhimõtetest.
6. Kasvatada äridiplomaatia kaudu Eesti ettevõtete ekspordivõimekust ja konkurentsivõimet
rahvusvahelistel turgudel.
Selle aasta fookusteemaks on: Refreshing the agenda of democracy and technology
II Ürituse eeldatav ülesehitus ja ruumide kasutus
1. Tippkohtumise raames toimuvad sündmused
1.1. 5. septembril 2023 toimub Kultuurikatlas tippkohtumine „Tallinn Digital Summit“, mille
päevakava osad on järgnevad:
1.1.1delegatsioonide saabumine ja delegatsioonijuhtide tervitamine ja pildistamine;
1.1.2 sündmuse avanumber, mis on välja pakutud teenuse osutaja poolt;
1.1.3 TDS2023 avamine moderaatori poolt;
1.1.4 peaministri kõne, keynote sõnavõtud, kõrgetasemeline paneelarutelu;
1.1.5 kaks paralleelselt toimuvat lõunasööki:
lõuna ministritele ja esinejatele laua teenindamisega (40 inimest),
buffeelõuna vahetänaval delegaatidele (500 inimest);
1.1.6 kogu päeva jooksul paneeldiskussioonid peasaalis. Sessioonid võivad olla paneelarutelud või
üksikisikute ettekanded.
1.1.7 pealava pauside ajal jätkub tegevus ekspo laval. Esitlused võivad olla videod, ettekanded või
paneelarutelud.
1.1.8 kõrvalüritused Väikeses ja Terassisaalist saalis, mis toimuvad paralleelselt pealava tegevusega.
Kõrvalürituste toimumine selgub hiljemalt 2 nädalat enne 5.septembrit.
1.1.9 Ürituse kestvus on eeldatavasti 9:00-18:00.
2
1.2. 5. septembril 2023 toimub õhtusöök Vanasadama Kruiisikai hoones, kell 19:00-22:00.
● Eeldatav külaliste arv on 350.
● Tegemist on lauas teenindamisega õhtusöögiga, kus on 3-4 toidukäiku, mille eest kannab hoolt
hankija poolt valitud partner (riigihanke viitenumber 266053).
● Õhtusöögile on kavandatud avakõne kõrgetasemelise esineja poolt (riigipea, minister) ning
meelelahutusprogramm. Avakõne sisulise toimumise eest vastutab hankija.
● Lisaks on kohapeal tugipersonal (tehniline personal, kultuuriprogrammi esinejad, autojuhid),
kes ei võta pidulikust õhtusöögist osa, kuid kellele peab olema samas õhtusöögi toimumiskoha
vahetus läheduses tagatud ruumid ja toitlustus. Tugipersonali on kokku ca 50 inimest.
2. Tippkohtumise toimumisruumid
2.1 Hankija on tippkohtumise toimumise ajaks rentinud järgmised ruumid:
● Kultuurikatel konverentsiks.
Kultuurikatla nimetatud ruumide suurused ja mahutavused leiab: https://kultuurikatel.ee/ruumid/
Ruumide kujundamisel ja sisustamisel on võimalik kasutada TDSi jaoks valmistatud
sisekujunduselemente vastavalt dokumendi „Tehniline kirjeldus“ Lisas 1 toodud TDS olemasolev
inventar.
● Õhtusöögi toimumiskohaks Vanasadama Kruiisikai hoone.
2.2. Teenuse osutaja peab tegevuste planeerimisel ruumidesse arvestama järgmiste tingimustega:
● Peasaal
● Paralleelselt toimuva töösessiooni ruumid (väike saal ja terrassisaal).
● Koht kätlemistseremooniaks või pildistamise sein (tervitus+pilt)
● Delegaatide toitlustusala
● Ministrite töölõuna ruum
● Ruumid riikide kahepoolseteks (bilateraalsed) kohtumisteks (3 paralleelselt kasutatavat
koosolekuruumi mahutavusega kuni 8 inimest), mida peaks olema võimalik kasutada TDS-i
toimumisaja jooksul;
● Eraldi ruum, kus on võimalik teha intervjuusid meediale (vajalik bränditud taustasein)
● Ekspo saal, kus ettevõtjad/organisatsioonid/ühendused saavad esitleda oma tooteid, teenuseid
ja lahendusi. Tegemist on ruumiga kus on lava ja kus toimuvad esinemised pealava pauside ajal.
Esinemised on kajastatud live striimis, mille korraldab teenuse osutaja Saali sisekujundus peab
olema suhtlemist soodustav ja ekspo formaati toetav. Klassikalist messi tüüpi ekspo näitust ei
tule. Ekspo saalis on lava, toolid ja lauad kohtumiste läbiviimiseks ja esitluste kuulamiseks.
● kõrvalüritused Väikeses ja Terassisaalis, mis toimuvad paralleelselt pealava tegevusega.
Kõrvalürituste toimumine selgub hiljemalt 2 nädalat enne 5.septembrit. Väikeses saalis vajalik
lava, esinejate arv 1-5, lavale ekraani ja istumiskohad saali 40 inimesele. Terassisaalis vaja
istumiskohti 20-le ja ekraani.
Lisaks sisulistele aruteludele on ürituse oluline osa osalejate omavahelise suhtluse soodustamine, selleks
on vaja luua sisulist osa rikastav ja osalejate omavahelist suhtlust soodustav keskkond, mis seisneb nii
füüsilise ruumi lahenduses kui üldises atmosfääris (nt helikujundus, valguskujundus).
2.3 Kultuurikatlas saab ettevalmistustöid hakata tegema alates 4. septembri hommikust 8.00 ja
Vanasadama Kruiisikai hoones saab ettevalmistustöid hakata tegema alates 5. septembri hommikust
kell 9.00.
3
III Ürituse korraldamise teenuse kirjeldus
1. Teenuse üldine kirjeldus
Teenuse osutaja peab tagama ürituse kõrgetasemelise planeerimise ja läbiviimise. Sündmus tuleb läbi
viia diplomaatilise protokolli nõudeid järgides.
Teenuse osutajalt eeldatakse professionaalsust, paindlikkust ja koostöö juhtimist erinevate osapoolte sh
korraldus- ja tugimeeskonna, projektijuhtide ja koostööpartnerite vahel. Pakkuja projektimeeskond peab
olema piisava suurusega ja kompetentsiga, et tagada ürituse kõrgetasemeline ja sujuv korraldus. Teenuse
osutajal on õigus vahetada partnereid ja meeskonnaliikmetena esitatud isikuid ainult hankijaga
kooskõlastades ning tingimusel, et partner või meeskonnaliige asendatakse vähemalt pakkumuses välja
toodud samaväärse kvalifikatsiooni ja kogemusega isikuga. Hankija eeldab teenuse osutaja initsiatiivi
osata ette näha ürituse korraldamisega seotud üksikasju, mis sellisel tasemel üritustel on mõistlikud,
vajalikud ja asjakohased.
Teenuse osutaja peab tagama hankija igakülgse nõustamise üritusega seotud korralduslike otsuste
tegemisel, et tagada ürituse ettevalmistamisel ja läbiviimisel selle tasemele vastav sisu ja nõutav vorm.
Hankija eeldab teenuse osutaja professionaalsust ja initsiatiivi osata ette näha ürituse korraldamisega
seotud üksikasju (sh riske ja nende maandamise võimalusi), mis sellisel tasemel üritustel on mõistlikud,
vajalikud ja asjakohased.
Hankija võib muuta tellitavate teenuste täpset mahtu, sisu ja ürituse täpset ajakava vastavalt muutunud
asjaoludele ja vajadustele. Juhul, kui raamlepingu täitmise käigus selgub ettenägematute täiendavate
teenuste vajadus, siis võib hankija teenuse osutajalt nõuda nende lisateenuste osutamise korraldamist.
Lisateenuste tellimise tingimused on sätestatud raamlepingus. Lisateenuste maksumus koos
raamlepingu esialgse maksumusega ei tohi ületada maksimaalset maksumust, mis on 290 000 eurot ja
tellitava lisateenuse hind peab vastama pakkuja kehtivale hinnakirjale, kui see on kehtestatud.
2. Teenuse osutaja ülesanded
1. Ürituse korraldusteenus Teenuse sisu
1.2 Sündmuse planeerimine, Korraldada üritusega seotud planeerimine ja
ettevalmistamine ja läbiviimine ettevalmistused ning sündmuse läbiviimine.
1.3 Koordineerimine Korraldada ürituse korralduslike ettevalmistuste ja
läbiviimise koordineerimine, Teenuse osutaja peab
tagama õigeaegselt vajalike kokkulepete sõlmimise ja
nende täitmise kontrolli, tellimuste esitamise, arvete
tasumise jne.
1.4 Infovahetus ja aruandlus Korraldada regulaarse jooksva infovahetuse
/aruandluse esitamine hankijale nii ürituse
ettevalmistamisel, läbiviimisel ja pärast ürituse
lõppemist, samuti ürituse korraldusega seotud
kokkuvõtete tegemine.
4
1.5 Koristusteenus Ruumide koristuse organiseerimine ürituse eel, ajal ja
järel
1.6 Õhtusöögi programm Korraldada 5. septembri õhtusöök koos
meelelahutusprogrammiga. Teenuse osutaja
ülesandeks jääb kogu õhtusöögi (va catering ja
lauakaunistused) ja programmi korraldus, sellega
kaasnev suhtlus ja kokkulepped ning vajaliku tehnika
korraldamine, ruumide ettevalmistamine ürituse
sümboolikaga, kasutades ära maksimaalselt
toimumiskoha omapära ja TDSi olemasolevat
inventari.
1.7 Turvateenus Delegatsioonide turvalisuse tagamine tippkohtumise
toimumise ajal õhtusöögi kohas. Vajadusel tellija poolt
kaasatud Politsei- ja Piirivalveametiga koostöö selles
osas.
1.8 Ekspo teenus Ettevõtjate/organisatsioonide/ühenduste kaasamiseks
korraldatakse ekspo, kus nad saavad oma tooteid,
teenuseid ja lahendusi esitleda. Tegemist on virtuaalse
ekspoga, mis toimub ekspo platvormil.
Ekspo teenuse pakkumiseks on vaja ekspo platvormi,
müügi-ja turundustuge ekspo müügile, platvormil
osalejate "kaasamise protsessi (on-boarding)"
võimekust.
Üritusel kohapeal saavad
ettevõtted/organisatsioonid/ühendused enda tooteid,
teenuseid ja lahendusi esitleda ekspo saali loodud nn
kõrvallaval. Ekspo saalis toimuvad esitlused pealava
pauside ajal. Lava tegevust striimitakse (korraldab
teenuse osutaja).
Ekspo saali sisustus peaks olema suhtlemist soodustav
ja ekspo formaati toetav. Klassikalist messi tüüpi
ettevõtete näitust ei tule. Ekspo saalis on lava, toolid ja
lauad kohtumiste läbiviimiseks ja esitluste
kuulamiseks.
Pakkujalt oodatakse ekspo platvormi pakkumist ning
ekspo saali ülesehitamist Kultuurikatlas. Taustainfoks:
eelmisel aastal on MKM kasutanud ekspo lahendusena
Exponaut OÜ platvormi. Kuid see ei piira õigust
pakkujal pakkuda omapoolset lahendust, mis vastab
hankija ootustele ning ajaraam seda võimaldab.
2. Ruumi kujundus
2.1 Ruumide sisekujundus Korraldada ruumide terviklik kujundus koostöös
sisekujundajaga. Teenuse osutaja ülesandeks on
ürituse saalide, üldala ja abiruumide, suhtlusala ja
toitlustusega seotud alade, vajalike laudade, toolide,
5
selgete suunaviitade jms inventariga varustamine ja
esemete paigaldamine, arvestades ruumide ja ürituse
spetsiifikat ning pidades silmas, et osalejate
kogunemiseks, registreerimiseks ja liikumiseks, sh
toitlustamiseks peab jääma piisavalt ruumi. Ruumide
kujundamisel ja sisustamisel on võimalik kasutada
TDSi olemasolevat inventari vastavalt Lisas 1 toodud
nimistule ja peab juhinduma TDS identiteedi
suunistest.
2.2 Identiteedikandjate tootmine ja Korraldada vastavalt hankijalt saadud sisendile ürituse
paigaldus (visuaalsed logode ja sisuga temaatiliste materjalide tootmine ning
materjalid) ülesseadmine üritusel, näiteks: sissepääsu
brändinglahendus, suunaviidad, ürituse ekraanidel
kuvatav ekraanigraafika, kava ja muu info.
2.3 Ekraanigraafikad ja Toota ekraanigraafikat sh. nimetiitrid nii peasaali
sisuproduktsioon lavale kui ekspo lavale.
3. Ürituse tehniline korraldus
3.1 Ürituse tehniline korraldus ja Sündmuse tehnilise toe tagamine ning tehniliste
selleks vajalikud seadmed detailide kokkuleppimine vastavalt tehnilise kirjelduse
lisale 2.
4 Ürituse jäädvustamine
4.1 Fotograafi- ja videosalvestuse Korraldada kogu tippkohtumise ja õhtusöögi
teenus professionaalne jäädvustamine fotograafide (3tk)
poolt ning ürituse sessioonide videosalvestused (va
ministrite lõuna).
Valmistada üritusest kokkuvõttev video, pikkusega 1
min.
5. Muud
5.1 Muud ürituse korraldamisega Tegevused, mida ei ole loetletud tehnilises kirjelduses,
seotud tööd kuid mis on vajalikud ürituse läbiviimiseks.
Samuti muud tegevused, mis selguvad raamlepingu
teostamise käigus ja mis viiakse läbi vajadusel
(teenuste tellimise tingimused on määratud
raamlepingus).
3. Hankija ülesanded
1. Sündmuse toimumiskohtade broneerimine ja ruumi rendi eest tasumine.
6
2. Esinejate ja moderaatorite valik.
3. Sündmuse visuaalse identiteedi on loonud disainiagentuur AKU ning see on nähtav:
https://brand.digitalsummit.ee
4. Sündmuse kommunikatsioonitegevuste elluviimise eest vastutamine.
5. Cateringi hankimine koos toitlustuseks ning garderoobiteenuseks vajamineva inventariga (riigihanke
viitenumber 266053). Cateringi teenuse juhtimine. Lauakaunistuste tellimine õhtusöögile ja toitlustuse
juurde on samuti hankija ülesanne.
IV Pakkumus
Pakkumus peab sisaldama loovlahendust, meeskonna kirjeldust ja maksumust. Esitatud kirjeldus peab
olema piisavalt selge ja põhjalik, sest see on aluseks pakkumuse hindamisel.
1. Loovlahendus:
1.1 Pakkuda välja peasaali (Kultuurikatla Black Boxi saal) kujundus, sh lava paigutus ja
väljanägemine. Külaliste arv orienteeruvalt 500, esinejaid laval korraga 1-5.
1.2 Pakkuda välja virtuaalekspo lahendus ja ekspo saali kujundus Kultuurikatlas.
Külaliste arv 200, esinejaid laval korraga 1-5.
1.3 Pakkuda välja ürituse avanumber.
1.4 Pakkuda välja õhtusöögi kultuuriprogramm koos esineja(te)ga.
2. Pakkuja projektimeeskond peab olema piisava suurusega ja kompetentsiga, et tagada ürituse
kõrgetasemeline(peaministri võõrustamise tase) ja sujuv korraldus. Pakkuja esitab kirjelduse,
keda kaasatakse partneritena sündmuse korraldusse (näiteks: produtsent, ruumikujundaja,
tehnilise teeninduse korraldaja, audio-visuaali produtsent) ning kes kuuluvad teenuse osutaja
projektimeeskonda. Pakkuja esitab rollid ja tööjaotuse meeskonnaliikmete vahel.
Teenuse osutajal on õigus vahetada partnereid ja meeskonnaliikmetena esitatud isikuid ainult
hankijaga kooskõlastades ning tingimusel, et partner või meeskonnaliige asendatakse vähemalt
samaväärse pakkumuses esitatud kvalifikatsiooni ja kogemusega isikuga.
3. Pakkumuse maksumus
Pakkumuse maksumus on kogu punktis 2 loetletud teenuste korraldamise eeldatav hind.
Pakkuja esitab maksumuse eelarve, mis peab olema arusaadavalt kirja pandud, sisaldades
kõiki vajalikke korralduslikke töid. Pakkumuses peab olema välja toodud, millised on
fikseeritud kulud ja millised kulud täpsustuvad ürituse läbiviimise käigus, võimalik peab
olema hinnata reaalset lõplikku ürituse korraldamise maksumust. Pakkumuse maksumuse
juures tuleb tuua eraldi välja ka need tööd, mis pole ürituse korraldamise teenuse kirjelduses
nimetatud hankija poolt, kuid mida teenuse osutaja peab oluliseks teostada.
Pakkumuse eeldatav maksumus on maksimaalselt 290 000€ ilma käibemaksuta.
7
Lisa 1
TDS olemasolev inventar
Suunaviidad ja raamid, mille peal on pvc 600x2400mm + tekst, 24tk
Taustaseina moodulid 0,5x1m 126tk. Mooduleid saab omavahel kombineerida ja kokku panna ning
moodustada neist kätlemisseina, lava taustaseinu või muid sisekujunduse lahendusi. Näidispilt:
Kätlemisseina keskmise osa vineertaust logoga 3000x3000mm
8
9
Lisa 2
Ürituse tehnika ja tehnilised andmed
Ürituse korraldamise teenus hõlmab üritusele täismahus tehnika korraldamist ja tehnilise toe tagamist,
tehniliste detailide kokkuleppimist sündmuse toimumise koha esindajatega ja teiste vajalike osapooltega
ning vastavat suhtlemist esinejate (sh üle videosilla olevate esinejatega) ja moderaatoritega. Samuti on
vaja tagada vajalik tehnika ning tehniline lahendus õhtusöögile.
1. Üldised nõuded/kriteeriumid
1.1 Sündmuse internetiühenduse, sisevõrgu ning selle eelneva testimise (väline
internetiühendus, sisevõrk, wifi ühendus) tagab teenuse pakkuja.
1.2 Ürituse ruumide komplekteerimisel (seadmestamisel, sisustamisel ja süsteemide
ülesseadmisel) tuleb pakkuda terviklikult välja töötatud lahendus, mis arvestab
ürituse digi temaatikat, ruumide eripära, vastab kehtivatele õigusaktidele ning
arvestab üritusel osaleja tavapäraste mugavusfunktsioonide, mh konverentsikella,
juhtmevaba slaidivahetaja jms olemasoluga;
1.3 pakkumusse kuuluvad ka käesolevas tehnilises kirjelduses loetlemata, kuid
teenuse professionaalsel tasemel sooritamiseks ning terviksüsteemi toimimiseks
vajalikud osised ja teenused (kaablid, konverterid, lisaseadmed, vooluaksessuaarid,
programmeerimine, seadistamine, häälestamine ning muud loetlemata ja
kirjeldamata osised);
1.4 seadmete valikul tuleb arvestada suuremahulist tarbivust, paigaldamise eripära
Kultuurikatla ruumides ja kindlustada varuseadmete olemasolu. Kõik kasutatavad
seadmed peavad töötama tõrgeteta;
1.5 süsteemide rajamisel ja seadmete komplekteerimisel tuleb arvestada, et
eeldatakse kaasaegset ja kõrgetasemelist tehnoloogiat;
1.6 esitlusteks kasutatavad arvutid peavad sisaldama kõige uuemaid Windowsi ja
Apple või nendega samaväärsete presentatsioonide tarkvarasid. Arvutites olev
tarkvara peab olema legaalne. Esitluste ja videoklippide arvutid peavad olema
dubleeritud;
1.7 peab olema tagatud kogu tehnikat haldav personal terve ürituse kestvuse jooksul
(heli ja valgustehnik, IT tugiisikud, video-ja esitlustehnikat haldav spetsialist jne).
Tehnikat haldavad spetsialistid peavad valdama eesti keelt (C1) tasemel ja inglise
keelt (B2) tasemel ning omama rahvusvaheliste suurürituste tehnilise korraldamise
kogemust;
1.8 üritusele eelnevalt peab olema toimunud piisava ajavaruga kogu tehnika
testimine;
1.9 kõik ürituse ettevalmistusega seotud tehnilised tööd (paigaldus, viimistlus,
parandused ürituse pauside ajal, demontaaž jms) tuleb korraldada võimalikult
lühikese aja jooksul, tagades lepingutingimustele vastavuse ja töökindluse ning
segamata teisi ürituse toimumiskohtades viibijaid ja kahjustamata ürituse
toimumiskohtade vara.
1.10 kõik juhtmevabad lahendused peavad vastama kehtivatele õigusaktidele,
juhtmevabade mikrofonisüsteemide töös ei tohi olla häireid. Juhtmevabad süsteemid
ei tohi segada WiFi ja andmeside tööd ning vastupidi;
1.11 kasutamiseks olevad seadmed peavad olema laitmatus tehnilises korras.
Visuaalselt nähtavad vahendid ja seadmed peavad olema terved, puhtad,
kriimustamata. Kaablid tuleb paigaldada võimalikult peidetuna, ning valida kõige
minimaalsem piisav lahendus. Nähtavad katmised ja teipimised peavad olema
10
võimalikult minimaalsed ja selgepiirilised. Tööalade visuaalsed piirded peavad
olema läbipaistmatud, mustad, sirged kangad või plaadid;
1.12 kõik patareide ja/või akutoitel mikrofonid, muud seadmed varustada tööpäeva
alguses värskete patareidega / laetud akudega;
1.13 kõigi ruumide elektrilahendus peab olema piisavalt läbimõeldud, seadmed
korrektselt paigaldatud ja koormuste jaotus peab olema kooskõlas ruumide rentijaga,
et vältida elektrikatkestusi.
1.14 Ürituse ruumides ja üldalal tuleb luua võimalus üritusel osalejate arvutite ja
telefonide laadimiseks arvestades osalejate arvu.
2. Tehnika korraldus ja seadmete paigaldus
2.1 Vastavalt eespool kirjeldatud ürituse ülesehitusele peavad ruumides olema:
2.1.1 heli: kõlari ja võimendisüsteem, mis tagab kõneleva isiku kõne ja video (presentatsiooni) hääle
võimendamise ühtlaselt, selgelt ja arusaadavalt kogu saalis. Helisüsteemi kõlari paigaldamisel pidada
silmas ruumi asetust ja osalejate liikumise trajektoori. Kõlarid ei tohi segada vaatevälja lavale;
2.1.2 mikrofonid: esinemispult mikrofoniga, kõnepuldi-, laua- ja juhtmeta reväärimikrofonid, juhtmeta
käsimikrofonid küsimuste esitamiseks;
2.1.3 laval toimuva nähtavuse täiendamiseks projektsiooniekraanid ning piisava võimekusega
projektorid (vähemalt 10000 ANSI luumenit ekraani kohta). Ekraanile kuvatavat infot peab olema
võimalik reaalajas muuta (tekstid, logod, live pilt, presentatsioonid);
2.1.4 esineja monitor;
2.1.5 esinejale kõneprompter;
2.1.6 juhtimispuldist programmeeritav ja laval esinejale selgelt loetav allesjäänud aega lugev
konverentsikell
2.1.7 video ja esitlustehnika, selle juhtimiseks vajalikud seadmed;2.1.8 valgustehnika: lava ja selle
detailid peavad olema valgustatud vastavalt programmile, arvestades lava suurust, detaile ja kaameraid,
saalis peab olema piisav töövalgus (saalis 100 lux, laval 400 lux). Lisaks dekoratsioonvalgustus, mis
arvestab ja rõhutab ruumi eripära luues meeldiva keskkonna ja lava kontravalgustus. Valgustus peab
olema juhitav valguspuldist, sh muudetav valgustugevus ja hajusus;
2.1.9 ruumist peab toimuma nii heli kui ka pildi edastamine veebiülekandena TDS kodulehele, arvestada
tuleb, et esinejad võivad soovida osaleda üle videosilla. Tagatud peab olema reaalajas voogedastuse
võimekus HD kvaliteedis kuni 3000 üheaegsele esitamisele kõikidel seadmeplatvormidel (iOS,
Android, internetilehitsejad jms). Ülekanne peab olema vaadatav täisekraanil ning olema adapteeruva
kvaliteediga sõltuvalt vaataja interneti allalaadimise kiirusest. Veebiülekanne ja hilisem salvestus
peavad hõlmama nii ettekandeid (sh vajadusel näidatavaid videoid) kui ka osalejate esitatud küsimusi ja
nendele antavaid vastuseid; Arvestada salvestus ja live multikaamera veebiülekande võimekusega
paralleelselt kolmest saalist minimaalselt nelja kaameraga. Live režiid teostame saalide lõikes
sõltumatult.
2.1.10 ruumi komplekteerimisel (seadmestamisel, sisustamisel ja süsteemide ülesseadmisel) tuleb
pakkuda terviklikult välja töötatud lahendus, mis arvestab ruumi suurust ja maksimaalset täituvust.
2.1.11 üldala heli kasutatakse korraldusliku ja taustaheli edastamiseks. Kõlari ja helivõimenduse
süsteem peab katma terve ala ühtlaselt (vähemalt 1 kõlar ruumi kohta) ja vajadusel saab sealt mängida
sobilikku taustamuusikat.
2.1.12 ekraanid ürituse info edastamiseks nähtavatel kohtadel ja mitme inimese üheaegseks paari meetri
kauguselt lugemiseks piisavas suuruses, mis arvestavad ruumide kujunduslahendust ja osalejate
liikumise trajektoore.
11
Riigihanke alusdokumendi Lisa 3
Hindamise kirjeldus ja hindamiskriteeriumid
Riigihanke alusdokument
Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Pakkuja loovlahenduse nägemuse, teenuse osutaja meeskonna ja partnerite hindamiseks
moodustab hankija hindamiskomisjoni, mille iga liige annab pakkumustele hindamispunkte vastavalt tabelis toodud põhimõtetele.
Hindamiskriteeriumile omistatakse hindamiskomisjoni liikmete hinnete aritmeetiline keskmine punktisumma.
Hankija võib vajadusel hindamisele kaasata eksperte. Eksperdid ei osale hindamisel, neil on nõuandev roll.
Hankija tunnistab edukaks pakkumuse, mis kogub hindamiskriteeriumite alusel saadud väärtuspunktide summeerimisel kõige rohkem
väärtuspunkte. Edukaks ei tunnistata pakkumist, mis saab loovlahenduse nägemuse hinnakriteeriumis vaid 10 punkti või teenuse osutaja
meeskonna ja partnerite kompetentsi hindamiskriteeriumis 2 punkti. Hindamistäpsus on kaks kohta pärast koma.
- Võrdsete punktide korral sõlmitakse raamleping loovlahenduse hindamise kriteeriumides kõrgemad väärtuspunktid saanud pakkujaga.
Juhul kui ka need punktid on võrdsed, sõlmitakse raamleping pakkujaga, kelle teenuse osutaja meeskonna ja partnerite kompetents on
saanud enim väärtuspunkte.
- Juhul, kui ka hindamiskriteeriumi „teenuse osutaja meeskonna ja partnerite kompetents“ omistatud väärtuspunktid on võrdsed, korraldab
hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdselt väärtuspunkte saanud pakkumuse esitanud pakkujatel
liisuheitmise juures viibida.
Hindamiskrite Väärtus Hindamisalus
eriumid -
punktid
e arv
Loovlahendus 70 Loovlahenduse juures hinnatakse selle sobivust sündmuse sisu teemaga ja sihtgrupiga,
e nägemus lahenduse teostatavust ja läbimõeldust.
1
(60+10
lisapun 60 punkti antakse pakkumusele siis, kui täidetud on kõik järgmised tingimused:
kti)
Pakkuja esitatud kirjeldus vastab täielikult alusdokumentides välja toodud hankija
ootustele. Loovlahendus on põhjalikult ja arusaadavalt lahti kirjutatud, on väga hästi läbi
mõeldud ning professionaalne. Arvestatud on ürituse teemaga ja sihtgrupiga, välja on
pakutud sündmusele väga hästi sobituv lahendus, mis pakub külalistele positiivset elamust.
Loovlahendus on esitatud kujul täielikult teostatav.
40 punkti saab pakkumus, kui ei ole täidetud 60 punkti kriteeriumid ja hindamise
tulemusena esitab hankekomisjon ühe või mitu järgmist väidet: Pakkumus vastab suures
osas hankija ootustele. Loovlahenduses on arvestatud ürituse teemat ja sihtgruppi, see on
arusaadavalt lahti kirjutatud ning hea. On tõenäoline, et lahendus pakub külalistele
positiivset elamust. Lahendus on teostatav, kuid see võib olla keeruline ja/või on lahenduses
mõningaid küsitavusi kas teemaga või selles osas, kas see sobib ürituse sihtgrupiga.
Väljapakutud lahenduses tuleb teha täielikuks õnnestumiseks ümberkohandusi.
20 – punkti saab pakkumus, kui ei ole täidetud 40 punkti kriteeriumid ja hindamise
tulemusena esitab hankekomisjon ühe või mitu järgmist väidet: Pakkumus vastab vähesel
määral hankija ootustele. Pakkuja ei ole mõistnud ürituse kontseptsiooni. Loovlahendus
arvestab osaliselt ürituse teemat ja/või sihtgruppi ja/või on selle teostamine küsitav.
Väljapakutud lahenduses tuleb teha õnnestumiseks suuri muudatusi.
10 punkti saab pakkumus, kui ei ole täidetud 20 punkti kriteeriumid ja hindamise
tulemusena esitab hankekomisjon ühe või mitu järgmist väidet: Pakkumuses välja pakutud
loovlahendus on liiga üldine või ei arvesta suures osas ürituse temaatikat või sihtgruppi
ja/või on loovlahenduse teostatavus keeruline, kaheldav.
Hindamiskomisjoni konsensuslikul hinnangul on võimalik anda loovlahenduse eest 10
lisapunkti. Lisapunkte on võimalik anda loovlahendusele, mis pakub teistega võrreldes
suuremat lisandväärtust sündmusele, tingimusel, et on kirjeldatud midagi mis aitab olulisel
määral kaasa sündmuse suurepärasele õnnestumisele ja/või elamuse tekitamisele.
Lisapunkte on võimalik anda näiteks sellisele pakkumusele, milles loovlahenduse
2
kirjelduses on suurepäraselt arvestatud kas sündmuse sisu teemaga või külaliste sihtgrupiga
või mis ületab hankija tehnilises kirjelduses kirjeldatud ootusi.
Teenuse 10 Meeskonnaliikmete rollid ja tööjaotus, kaasatud partnerid.
osutaja
10 saab pakkumus, kui on täidetud kõik järgmised kriteeriumid: Pakkumusest nähtub, et
meeskonna
kaetud on kõik vajalikud töölõigud oma ala professionaalidega ja sarnaseid kõrgetasemelisi
ja rahvusvahelisi üritusi teinud inimestega. Rollid ja tööjaotused on hästi läbi mõeldud ja
asjakohased. Pakutud meeskonna suurus ja kompetents on piisav ürituse heaks
partnerite teostuseks. Kirjeldatud on omavahelist koostööd ja dubleerimis/asendusvõimalusi
kompetents eriolukordade tekkimisel.
5 saab pakkumus, kui ei ole täidetud 10 punkti kriteeriumid ning esineb üks või mitu
järgmist väidet: -Kaasatud meeskonnaliikmete ring on piisav, tegemist on oma ala
spetsialistidega, meeskonnaliikmete rollid projektis ja tööjaotus on üldjoontes läbi mõeldud
ja asjakohane. Meeskonna suuruse ja/või kompetentside osas on üks või mitu küsitavust.
2 punkti saab pakkumus, kui ei ole täidetud 5 punkti kriteeriumid ning esineb üks või mitu
järgmist väidet: meeskonna liikmete ringi suuruse või kompetentside osas on küsimusi või
on pakkumuses nende kirjeldus ebapiisavalt läbi mõeldud või esitatud või pole piisavalt
asjakohane.
Pakkumuse 20 Kõige madalama maksumusega pakkumus saab hinna kriteeriumi maksimumpunktid (20).
maksumus Teised saavad proportsionaalselt vähem punkte. Hindamisel võetakse aluseks käibemaksuta
(ilma km-ta) maksumus hankijale. Valem: (madalaim hind/hinnatava pakkumuse maksumus) x
kriteeriumile omistatud maksimaalne väärtuspunktide arv.
3
Riigihanke alusdokumendi Lisa 4
Ühispakkujate volikirja vorm
Hankija nimi: Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium
Riigihanke nimetus: "Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2023“ tehniline teenindus
ja produktsioon"
Käesolevaga kinnitame, et alljärgnevalt loetletud isikud esitavad ühise pakkumuse:
Ühispakkumuses osaleva ettevõtja nimi Registrikood Roll lepingu täitmises
1
2
Käesolevaga volitame (ühispakkujate nimed) (volitajate nimed ja ametikohad) isikus
(volitatava nimi, ametikoht) olema käesoleva ühispakkumuse esitanud pakkujate ametlik
esindaja hankemenetlusega ja lepingu sõlmimisega seotud toimingute tegemisel.
Käesolevaga kinnitame, et vastutame ühispakkujatena lepingu täitmise eest solidaarselt.
Volitatava allkirja näidis1:
Volikiri on ilma edasivolitamise õiguseta.
Volikiri kehtib kuni:
Kuupäev:
(volitaja allkiri)
(volitaja nimi ja ametikoht)
(volitaja nimi ja ametikoht)
(volitaja allkirjastanud digitaalselt)
1
Täidetakse ainult juhul kui volituse originaal on vormistatud paberil
KÄSKKIRI
24.07.2023 nr 70
Riigihanke "Digitippkohtumise „Tallinn Digital
Summit 2023“ produktsioon" korraldamine,
komisjoni ja vastutava isiku nimetamine
Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas ettevõtlus- ja
infotehnoloogiaministri ning majandus- ja taristuministri 09.10.2017. a käskkirjaga (registreeritud
dokumendihaldussüsteemis 03.10.2017. a) nr 1.1-1/17-199 kinnitatud „Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorraga“:
1. Korraldada hange sotsiaalteenuse (CPV kood 79952000-2, nimetus „Ürituste korraldamisega
seotud teenused“) „Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2023“ tehniline teenindus ja
produktsioon“ tellimiseks.
2. Kinnitan punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimiseks hanke alusdokumendid (lisatud).
3. Tellitava sotsiaalteenuse „Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2023“ tehniline
teenindus ja produktsioon“ eeldatav kogumaksumus on kuni 290 000,00 €, millele lisandub
käibemaks. Lepingu täitmise periood on arvates lepingu sõlmimisest kolm kuud.
4. Määran punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimise eest vastutavaks isikuks Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) EL ja rahvusvahelise koostöö osakonna Tallinn
Digital Summit projektijuhi Ave Ader.
5. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud hanke korraldamiseks ja eduka pakkumuse
väljaselgitamiseks järgmises koosseisus:
Komisjoni esimees:
Ave Ader – MKM, Tallinn Digital Summit, projektijuht
Komisjoni liikmed:
Risto Hansen - MKM, Tallinn Digital Summit, ekspo projektijuht;
Silver Tammik - MKM, EL ja rahvusvahelise koostöö osakonna juhataja;
Riina Aasma - Presidendi Kantselei, protokolliosakonna juhataja, tema nõusolekul;
Märt Volmer - Eesti Välisministeeriumi, globaalsete suhete riigisekretäri asetäitja, tema
nõusolekul.
2
6. Valitud menetluse ja punktis 2 nimetatud hanke alusdokumentide peale võib esitada
vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile
riigihangete seaduse § 185 sätestatud korras ja § 189 toodud tähtajal.
(allkirjastatud digitaalselt)
Sandra Särav
ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna asekantsler
kantsleri ülesannetes
Riigihanke alusdokumendi Lisa 2
RAAMLEPING nr
ERITINGIMUSTE PROJEKT
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM), registrikood 70003158, asukoht Suur-
Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab MKM hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi
tellija),
ja
XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab /juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi töövõtja),
keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool,
sõlmivad käesoleva raamlepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:
1. Üldsätted
1.1. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega kui konkreetsest lepingu sättest ei
tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi.
1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja
üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem
dokument.
2. Lepingu ese, alus, täitmine ja tähtaeg
2.1. Lepingu objektiks on digitippkohtumise Tallinn Digital Summit 2023 (edaspidi TDS 2023)
tehniline teenindus ja produktsioon vastavalt tellijaga kokku lepitud tellimustele (edaspidi ka
töö).
2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse hanke (CPV kood 79952000-2, nimetus
„Ürituste korraldamisega seotud teenused“) tulemusena ning vastavalt riigihanke
alusdokumentidele ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele
2.3. Leping on sõlmitud ühe pakkujaga.
2.4. Lepingu lahutamatuteks osadeks on töövõtja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning
lepingu muudatused ja lisad. Pakkumuses välja toodud tellitava teenuse maht on indikatiivne.
Tellijal on õigus seda lepingu täitmise käigus vastavalt vajadusele muuta ja täpsustada (tehniline
kirjeldus III- punkt 1). Lepingu alusel esitatavate tellimuste maksumus ei tohi ületada lepingu
maksimaalset eeldatavat maksumust 290 000 eurot, millele lisandub käibemaks.
2.5. Lepingu sõlmimisega ei seo tellija end kohustusega esitada tellimusi või teha seda kindlas
mahus. Tellija jätab endale õiguse tellida lepingu esemeks olevaid töid ka lepingu välistelt
teenusepakkujatelt tingimusel, et lepingu välistelt teenusepakkujatelt ostetava töö
kogumaksumus ei ületa 20% lepingu eeldatavast maksumusest, ja et lepingu välistelt
teenusepakkujatelt ja töövõtjalt ostetava töö summeeritud maksumus ei ületa lepingu eeldatavat
maksumus.
2.6. Tellija ostab tööd lepingu välistelt teenusepakkujatelt järgmistel juhtudel:
2.7. töövõtja ei ole pakkumust mõistliku tähtaja jooksul esitanud; esitatud pakkumus ei vasta
tellimuses esitatud tingimustele; töövõtja ei kohanda esitatud pakkumust tellija esitatud
tingimustele tellija antud mõistliku tähtaja jooksul
2.8. Kui pooled ei lepi kokku teisiti, sisaldab tööde teostamise kohustus ka neid töid ja toiminguid,
mis ei ole lepingus või tellimuses otsesõnu sätestatud, kuid millised oma olemuselt kuuluvad
lepingus või tellimuses kirjeldatud tööde juurde. Nimetatud tööd ja toimingud teostab töövõtja
tellimuses fikseeritud tähtaegade jooksul.
3. Tellimuste esitamine
3.1 Lepingu alusel tellimuste täitmisel eraldi kirjalikku (hanke) lepingut ei sõlmita. Hankelepingu
sõlmimiseks loetakse tellimuse esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist
võimaldavas vormis, üldjuhul e-kirja teel. Lisateenuste tellimused, mis ei sisaldu esialgses pakkumises,
tuleb samuti esitada ja aktsepteerida kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
3.2 Lepingu punktis 7.1. nimetatud tellija esindaja esitab töövõtjale e-posti teel tellimuse, kus on kirjas
soovitav töö, muud töö teostamiseks vajalikud olulised asjaolud ning pakkumuse esitamise tähtaeg.
3.2 Töövõtja lepingu punktis 7.2. nimetatud töövõtja esindaja saadab pakkumuse esitamise tähtajaks
tellijale e-postiga pakkumuse, milles täpsustab vajadusel tellimuse täitmise tähtaega, esitab töö
teostamise lahenduse kirjelduse, kogumaksumuse ning muu tellimuses soovitud info.
3.3 Lepingu punktis 7.1. nimetatud tellija esindaja kinnitab töövõtja pakkumuse (või vajadusel palub
töövõtjal pakkumust täpsustada) või lükkab pakkumuse tagasi.
4. Töövõtja kohustused
4.1 Töövõtja on kohustatud tegema kõik tööd vastavalt lepingus ja tellimuses sätestatud tingimustele ja
korrale.
4.2 Töö tegemisel peab töövõtja kasutama oma parimaid teadmisi ja oskusi. Töövõtja tagab töö
kvaliteedi vastavalt lepingu ja tellimuse tingimustele.
4.3 Töövõtja on kohustatud andma tellijale tema nõudmisel viivitamatult e-posti teel aru tööde käigu
kohta.
4.4 Töövõtja võimaldab tellijal igal ajal teostada kontrolli tehtavate tööde mahu ja lepingutingimustele
vastavuse üle.
4.5 Töövõtja kohustub koheselt informeerima tellijat e-posti teel asjaolude ilmnemisest, millised
takistavad tal töö kohest alustamist, tegemist, lõpetamist või mis ohustavad või võivad ohustada töö
kvaliteeti või töö teostamise tähtaega.
4.6 Töövõtja kinnitab tellijaga tegevustega seotud kulutused enne tegevustega alustamist.
5. Tellija kohustused
5.1 Tellija on kohustatud tasuma lepingutingimustele vastava töö teostamise eest vastavalt lepingus
sätestatud korrale.
5.2 Tellija kohustub esitama töövõtjale kogu töö teostamiseks vajaliku info.
6. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord
6.1 Lepingu rahaline maht on kuni 290 000 eurot käibemaksuta. Töövõtjale tasumine toimub tellimuste
täitmise tulemusena. Tellija tasub töövõtjale kokkulepitud töö eest üleandmise-vastuvõtmise aktiga
(edaspidi akt) vastu võetud töö tegeliku mahu ja arve alusel. Summale lisandub käibemaks.
6.2 Tellija tasub töövõtjale teostatud töö eest vastavalt lepingu alusel esitatud tellimuste täitmiseks
kinnitatud pakkumustes kokku lepitud maksumusele pärast tööde akti allkirjastamist.
6.3 Tellija tasub nõuetekohaselt teostatud tööde eest vastavalt lepingus sätestatule 14 päeva jooksul,
pärast poolte poolt tööde akti allkirjastamist ja selle alusel esitatud arve saamist. Tellijal on õigus
keelduda nõuetele mittevastavate tööde vastuvõtmisest, näidates ära keeldumise konkreetse põhjuse.
7. Poolte volitatud esindajad
7.1 Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel
on Ave Ader, e-posti aadress
[email protected] , telefon +372 5689 6079.
7.2 Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on … , telefon …
, e-post … .
8 Lepingu lisad
8.1 Lepingu allakirjutamisel on lepingule lisatud:
8.1.1. Lisa 1. Riigihanke alusdokumendid;
8.1.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus /juhul kui pakkumus on kaetud ärisaladusega, tuleb pakkumus
dokumendihaldussüsteemis tõsta taustainfo failide või seoste alla/;
9 Muud sätted
9.1 Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt riigihangete registris või Majandus-
ja Kommunikatsiooniministeeriumi veebis aadressil:
https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated
9.2 Töövõtja on teadlik, et leping on avalik, välja arvatud osades, mis on märgitud AvTS-st tulenevatel
alustel asutusesiseseks kasutamiseks.
9.2 Leping allkirjastatakse digitaalselt.
Tellija Töövõtja
/allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/