Selgitustaotlus

Saatja: "Maarja Kilter" <[email protected]> Saaja: [email protected], "RAM Info" Teema: Selgitustaotlus Kuupäev: 2024-09-24 09:56 Tere Kliimaministeeriumi siseaudit on teostamas auditit „Valitsemisala asutuste transpordikorralduse hindamine (ametisõiduki / isikliku sõiduauto kasutamine)“, mille eesmärgiks on muuhulgas hinnata isikliku sõiduauto töösõitudeks kasutamise kulude hüvitamist, järelevalve ja sisekontrollide piisavust ning protsessi vastavust nõuetele. Vabariigi Valitsuse määruse nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ § 2 lg 1 järgi võib isikliku sõiduauto kasutamise eest teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel maksuvabalt maksta hüvitist §-s 5 sätestatud piirmäära ulatuses, kui hüvitise maksmisel on järgitud §-s 3 sätestatud nõudeid ja sõitude kohta on peetud arvestust § 4 kohaselt. Kokkuvõtlikult: Isikliku sõiduauto töösõitudeks kasutamise hüvitis, kuni 0,3 eurot/km kohta arvestusega kuni 335 eurot kalendrikuus, makstakse tööandja kirjaliku otsuse, käskkirja või korralduse alusel, milles näidatakse hüvitist saava isiku andmed, hüvitise suurus ja sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõite hüvitatakse. Kirjalikule otsusele lisatakse sõiduauto kasutamisõigust tõendav dokument. Maksuvaba hüvitist isikliku sõiduauto kasutamise eest on võimalik maksta ainult siis, kui töösõitude kohta peetakse arvestust ehk sõidupäevikut. Arvestuse pidamisel tuleb näidata sõiduautot kasutava isiku andmeid, sõiduauto riikliku registrimärgi andmeid, läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäitu (määruse § 4 lg 3) ning sõidu kuupäeva ja eesmärki iga teenistussõidu korral. See, millisel kujul sõidupäevikut peetakse, (paberil või elektrooniliselt), ei oma tähtsust – oluline on, et arvestuses sisalduksid eelnimetatud andmed. Maksuvaba hüvitist saab maksta ainult juba tehtud sõitude eest. OÜ i45 poolt on välja arendatud nutitelefoni funktsionaalsusel põhinev elektrooniline sõidupäevikulahendus Logify ( <https://logify.com> https://logify.com), mis võimaldab eraldada töösõidud erasõitudest. Logify süsteemis koostatavas sõidupäevikus kuvatakse teenistuja isikuandmed (ees-ja perekonnanimi), sõiduki registrimärgi andmed, toimunud sõidu kuupäev, sh kellaaeg, läbitud kilomeetrid (alg- ja lõpp-punkt, mis on võrreldavad kaardi asukohtadega) ja sõidu eesmärk, kuid sõidupäevik ei kuva automaatselt läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäitu. Arendaja on pakkunud välja lahenduse, mille kohaselt on kasutajal võimalus käsitsi sisestada läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit, kuid kasutusfunktsionaalsusest tulenevalt ei pruugita läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäitu lisada. Palume Rahandusministeeriumi kui ka Maksu-ja Tolliameti seisukohta, kas asutuses Logify lahenduse kasutusele võtmisel on aktsepteeritav olukord, kus teenistujad Logify kasutamisel ei pea eraldi läbisõidumõõdiku näitu käsitsi iga sõidu puhul sisestama (ehk ei teki ja sõiduauto läbisõidumõõdiku alg – ja lõppnäitu), vaid sõidud on võrreldavad kaardi asukohtadega jm eelpool toodud andmetega või tuleb siiski asutusel tagada ka iga teenistussõidu korral algnäidu sisestamine. Palume ka lühidalt selgitada põhjuseid. Lugupidamisega Maarja Kilter Siseauditi osakonna juhataja | Siseauditi osakond +372 626 2932 | <mailto:[email protected]> [email protected] Kliimaministeerium | Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti <http://www.kliimaministeerium.ee/> www.kliimaministeerium.ee Keskkonnaamet Ver. 0.3 Logify sõidupäeviku kasutusjuhend Lk. 1 Logify kasutaja loomine Soovitav teha telefonis! Kasutaja loomiseks vajutage kontode sidumispalve emaili lingil. Lk. 2 Logify kasutaja loomine Avaneval ekraanil on eeltäidetud väljad:  Sisestada tuleb parool ja parooli kinnitus. Valitud parool peab olema vähemalt 8 märki pikk, sisaldama vähemalt üht suurt ja üht väikest tähte, ning vähemalt üht numbrid.  Panna linnuke – Ma ei ole robot  Ning vajutada ’Registreeru’ Lk. 3 Logify kasutaja loomine Peale edukat registreerumist avaneb Logify veebiteenuse vaade. Sõitude salvestuseks vajaliku Logify Android rakenduse saate alla laadida vajutades HANKIGE SEE - Google Play nupul. Või otsides Google Play poest Logify rakendust. Lk. 4 Android rakenduse seadistamine  Kui kasutasite Hankige see linki, Rakenduse installeerimine võtab mõned vajutage Installi. minutid, peale installeerimist valige Ava  Kui kasutasite Play poe otsingut, siis veenduge enne, et leidsite õige Logify rakenduse. Logify logo nagu pildil ja vajutage Installi. Lk. 5 Android rakenduse seadistamine Esmasel avamisel avaneb Logify seadistamise abimees. Kui peaksite selle enne seadistuse lõpule viimist kogemata kinni panema, siis saab sinna tagasi avades Logify menüüst Häälestusviisard valiku.  Kontrollige, et keel ja muud üldised seaded oleks õiged  Jätkamiseks siirduge järgmisele lehele > Lk. 6 Android rakenduse seadistamine Äpile vajalikud õigused. Vajutage punase fooriga nuppudel ning andke Logify rakendusele sõitude salvestamiseks vajalikud õigused.  Nuppude arv erineb olenevalt telefoni tootjast/mudelist ja androidi versioonist.  Peale edukat seadistuse tegemist muutub nupp roheliseks või kaob ekraanilt.  Eriti tähelepanelik tuleks aga olla ’Keela akusäästja’ ja ’Luba taustal käivitus’ nuppudega, kui sellised on nähtaval. Kuna need on tootja poolt lisatud akusäästjad, siis ei ole Logifyl võimalust kontrollida kas vajalik seadistus ka tegelikult tehti, ning nupud muutuvad roheliseks kohe peale vajutust. Lk. 7 Android rakenduse seadistamine Peale edukat seadistuste tegemist, kui kõik nupud on rohelised, siirduge järgmisele lehele > Kui seadistusega tekib probleeme küsi abi [email protected]. Lk. 8 Android rakenduse seadistamine Ühendus pilveteenusega. Sisesta eelnevalt loodud kasutajanimi ja parool ning ’Logi sisse’ Peale edukat sisselogimist tuleb teavitus ’Autentimine edukas’, konto staatus muutub roheliseks, ning võite liikuda järgmisele lehele > Lk. 9 Android rakenduse seadistamine Seadistatava sõiduki valik Sisselogimisel laetakse serverist alla teile kinnitatud auto number. Valige oma auto number ja liikuge järgmisele lehele >. Kui te oma auto numbrit ei näe, kontrollige veelkord eelmiselt lehelt üle, et sisselogimine oli edukas ja Staatus on roheline. Kui auto number ikkagi ei ilmu, võtke ühendust xxx osakonnaga, kuna auto number on teile kinnitamata. Lk. 10 Android rakenduse seadistamine Seadistatava sõiduki andmed Kui sõidate vähe ja plaanite salvestada käsitsi, ainult hüvitamisele kuuluvad töö sõidud, siis valige Vaike sõidutüüp KEA. Kui plaanite salvestada automaatselt kõik sõidud ja hiljem sorteerida, mis oli Erasõit ja mis töösõit, ning kuulub hüvitamisele, siis jätke vaike sõidutüübiks Määramata. Odo näidud ei ole raportites olulised, hetke näitu söötma ei pea ja meeldetuletuse võib välja lülitada. Liikuge järgmisele lehele > Lk. 11 Android rakenduse seadistamine Automaatne salvestus Kui soovite käsitsi salvestada ainult töösõidud, vali ’Ilma automaatikata’. Sõitu alustades tuleb, siis alati salvestus Logify rakenduses käsitsi käivitada ja sõitu lõpetades samuti käsitsi salvestus seisma panna. Kui autos on Bluetooth käed vaba seade ja soovite salvestada automaatselt kõik sõidud, ning hiljem sorteerida, mis oli kompenseeritav töö ja mis era sõit, siis valige ’Bluetooth’, ning avanevast rippmenüüst telefoniga eelnevalt seotud Bluetooth seade. Siis alustab Logify alati automaatselt salvestust kui valitud Bluetooth seade ühendub ja lõpetab salvestuse kui ühendus katkeb. Peale soovitud valiku tegemist siirduge järgmisele lehel > Lk. 12 Android rakenduse seadistamine Viimasel seadistuse lehel vajutage ’Valmis’ Lk. 13 Android rakenduse seadistamine Seadistusviisardi lõpetamisel avaneb sõitude ajaloo vaade ja Logify menüü Menüü saab sulgeda:  Valides menüüst mõne punkti  Lohistades menüü vasakule ekraanilt välja  Vajutades tagasi noolt  Vajutades menüü kõrval Uuesti avada:  Lohistades üle vasaku ekraani ääre menüü ekraanile tagasi  Vajutades menüü ikoonil Lk. 14 Android sõitude salvestamine Salvestuse alustamine/lõpetamine Kui valisite sõitude salvestus meetodiks Bluetooth handsfree, siis salvestatakse sõidu gps jälg automaatselt, alati kui valitud Bluetooth seade on telefoniga ühendatud. Käsitsi salvestuse käivitamiseks on mitmed võimalusi: 1. Sõitude ajaloo vaatest, avades valikud, ning sealt ’Käivita sõidu salvestus’ Lk. 15 Android sõitude salvestamine 2. Valides menüüst ’Uus sõit’, ning vajutades seal Start nupul. Hiljem saab salvestuse samast kohast ka lõpetada vajutades, peale salvestuse käivitamist ilmuval, Stop nupul Lk. 16 Android sõitude salvestamine 3. Ükskõik millises teises androidi äpis olles, lohistades ülalt ekraani äärest alla, avaneb teavituste vaade. Vajutades seal Logify Pargitud teavituse Start nuppu. Ps. vajutades Logify Pargitud teavituse tekstil, avaneb sõitude ajaloo vaade. Vajutades peale salvestuse käivitust Logify Salvestab teavituse tekstil, avaneb käimasoleva sõidu vaade, ning sõidule saab lisada kohe vajalikud klassifikaatorid. Sõidu salvestuse saab lõpetada vajutades Salvestab teavituse Stop nupul. Lk. 17 Android sõitude salvestamine 4. Vajutades 1-2 sekundit Logify äpi ikoonil avaneb menüü, salvestuse käivituse ja peatamise valikutega Lk. 18 Android sõitude klassifitseerimine Sõitude ajalugu Käsitsi sõitu alustades või salvestuse ajal Logify äpi avamisel, avaneb kohe käimasoleva sõidu vaade kust on võimalik sõit klassifitseerida. Tagant järele klassifitseerimiseks leiab Määramata tüübiga sõidud ’Klassifitseerimata sõidud’ menüüst, ning kõik sõidud ’Sõitude ajaloo’ menüü punkti alt. Ajaloo vaates sõidule vajutades avaneb vastava sõidu vaade Lk. 19 Android sõitude klassifitseerimine Sõidutüüp. Kompenseeritavatel töösõitudel tuleb määrata sõidutüübiks Kea, ning sisestada Eesmärk ja Alamteenuse kood. Kea sõidutüübi valimiseks vajutage sõidutüübil Määramata ja lohistage see Kea tüübi nupule. Kui salvestate automaatselt kõik sõidud, siis valige hiljem sõite klassifitseerides mittekompenseeritavatele sõitudele tüüp Era. Siis on alati juba läbi vaadatud sõidud kas tüübiga Kea või Era ja uued läbi vaatamata sõidud Määramata tüübiga. Ning need leiab kiiresti ’Klassifitseerimata sõitude’ menüüst. Lk. 20 Android sõitude klassifitseerimine Sõidutüübil vajutades, ilma lohistamata, avaneb sõidutüüpide nimekiri, kust on samuti võimalik tüüp valida. Samas saab lüliteid kasutades seadistada millist sõidutüüpi ja kummal pool lohistamise vaates näidatakse. Näiteks aktiveerides märgitud lülitid, on järgmine kord lohistamise vaates Era vasakul ja Kea paremal. Lk. 21 Android sõitude klassifitseerimine Alamteenus Peale KeA sõidutüübi valimist, avaneb automaatselt Alamteenuse valiku aken. Valige nimekirjast sobiv alamteenus. Sisestades otsingu reale märksõna filtreeritakse nimekiri sisestatud sõna järgi. Lk. 22 Android sõitude klassifitseerimine Eesmärk Peale Alamteenuse valikut avaneb automaatsel eesmärgi valiku aken. Varasemalt kasutatud eesmärke saab valida nimekirjast, või sisestada viimasele reale uus eesmärk. Lk. 23 Android sõitude klassifitseerimine Kui seadistasite eelnevalt vaike sõidutüübiks KeA või jätsite eesmärgi või alamteenuse valimata, saab need hiljem sisestada vajutades vastaval real. Sõidulehtede vahel saab edasi tagasi liikuda vajutades eelmine/järgmine noolega nuppudel või lohistades sõidulehte vasakule või paremale, ekraanist välja. 1-2 sekundit eelmine/järgmine nuppu vajutades liigutakse esimesele või viimasele sõidule. Lk. 24 Android muu sõitude haldus Sõidu kustutamine Sõidu saab kustutada  Sõidu vaates prügikasti nupuga  Ajaloo vaates vajutades 1-2 sekundit sõidu real, avanevast menüüst prügikasti nupuga Lk. 25 Android muu sõitude haldus Sõidu poolitamine Sõidu saab poolitada sõidu vaates, graafiku lehelt Lohistades kursori progressiribaga soovitud kohta ja vajutades kursori info aknal kääre. Lk. 26 Android muu sõitude haldus Sõitude liitmine Kaks järjestikkust sõitu saab liita sõidu vaates, detailide lehel, liida nuppudega Lk. 27 Veebiteenus Telefonis salvestatud sõidud ja neis tehtud muudatused sünkroniseeritakse automaatselt veebiteenusega. Logify veebiteenusesse saate sisse logida aadressil https://logify.com valides menüüribalt ’Minu sõidud’ auto- või kasutajaikooni Samuti võib esmasel lehekülje avamisel vajada vahetust keel. Kui hammasratta kõrval ei ole eesti lipp, siis vahetage see. Soovi korral saab Logify veebilehe vahele jätta ja siirduda sisse logimise kaudu otse sõitude vaatesse kasutades linki https://logify.com/document Sisselogimise lehel söötke varem loodud kasutajanimi, ning parool ja vajutage logi sisse nupul Lk. 28 Veebiteenus Sõitude filter. Sisselogimisel avaneb sõitude vaade, mis näitab alati viimast kuud millal viimane sõit on salvestatud. Tehes aruannet eelmise kuu kohta, kui käesoleva kuul on juba uusi sõite salvestatud, tuleks seada sõitude filter eelmisele kuule. Vajutage filtri nupul, ning avanevas Filtri aknas ’Eelmine kuu’ ja ’Otsi’. Olenevalt salvestatud sõitude arvust, ning kas salvestatakse kõik või ainult kompenseeritavad Kea sõidud. Võib näiteks lisada valikusse ka klaviatuuril Control klahvi all hoides kõik muud sõidutüübid peale Kea, et veenduda, et mõni sõit ei ole jäänud kompenseeritavaks klassifitseerimata. Lk. 29 Veebiteenus Sõitude muutmine Peale ’Otsi’ nupuga filtri aktiveerimist, näidatakse nimekirja vastavatest sõitudes. Kui leidub sõit mis on jäänud kompenseeritava Kea sõiduna klassifitseerimata, või on telefonis jäänud lisamata Alamteenuse või Eesmärgi info. Siis saab seda muuta vajutades vastaval sõidul, muutes vajalikud andmed ja vajutades salvesta. Lk. 30 Veebiteenus Raporti loomine. Kui olete veendunud, et kõik kompenseeritavad sõidud on klassifitseeritud Kea sõiduna, siis raporti esitamiseks valige uuesti ’Filter’, sõidu liigiks ainult Kea, ’Eelmine kuu’ ja ’Otsi’ Avanevas Kea sõitude nimekirjas, valige kõik sõidud ja vajutage ’Loo aruanne’: Lk. 31 Veebiteenus Aruande loomise valikutes midagi muutma ei pea. Pealkirjaks tuleb automaatselt auto number ja aruande aasta, ning kuu. Vajutage loo aruanne. Loodud aruanne ilmub visandite vaatesse, seal saab aruandel olevad sõidud veelkord üle kontrollida, vajutades aruanderea lõpus >. Lk. 32 Veebiteenus Raporti visandil oleva sõidu muutmine. Avanevas aruande sõitude nimekirjas on näha, et viimasel sõidul on jäänud eesmärk ning alamteenus sisestamata. Kuna need on aruande esitamiseks kohustuslikud, tuleb need sõidu andmetesse sisestada, vajutades vastava rea lõpus > Avaneb sõidu vaade, kus saab vajalikud andmed korrigeerida, salvestada, ning sõidu vaate uuesti ristist sulgeda. Lk. 33 Veebiteenus Raporti lõpetamine Kui kõik vajalikud muudatused on tehtud ja raport on esitamiseks valmis siis tuleb see esmalt muudatustele sulgeda. Suletav raport peab olema valitud ehk sinine, ning vajutada tuleb nupul ’Lõpeta’. Raporti lõpetamisel kontrollitakse veelkord vastavust, saaja tingimustele. Kui raportile on siiski jäänud mõni vale sõidu liik, puuduv alamteenus või eesmärk. Näidatakse viga, ning vastavad andmed tuleb raporti visandil olevatel sõitudel parandada, enne kui raporti saab lõpetada. Näiteks kui raportile on jäänud Määramata sõit, siis tuleb lõpetamine katkestada, avada uuesti visandi sõidud, parandada vead, ning proovida uuesti lõpetada. Eduka lõpetamise korral liigub raport valmis raportite valikusse. Raportit ei saa enam muuta ning seda on võimalik seotud kasutajaga jagada. Lk. 34 Veebiteenus Raporti jagamiseks valige raport (rida sinine), ning vajutage ‘Jaga’. Asetage linnuke seotud kasutaja ette, kellega soovite raportit jagada, ning vajutage ’Jaga’. Peale aruande edukat jagamist, läheb see ’Jagatud’ staatusesse. Kui selgub, et aruandele jäi mingi viga saab jagamise tagasi võtta, kustutades seotud kasutaja juures oleva jagatud aruande, kuniks see on ’Jagatud’ staatuses. Kui seotud kasutaja aktsepteerib omalt poolt aruande ära, ei saa jagaja seda enam muuta. Lk. 35 Veebiteenus Kõiki seotud kasutajatega jagatud aruandeid ja nende staatuseid näeb jagatud aruannete menüüs. Ilma staatuseta aruannet ei ole vastuvõtja veel kontrollinud ja selle saab kustutada. Rohelise staatusega aruandega on kõik korras ja vastuvõtja on selle aktsepteerinud. Punase staatusega aruanne on resolutsiooni väljas oleva põhjuse pärast tagasi lükatud, see tuleks parandada ja uuesti saata. Lk. 36