Kiri

/*ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: Kehtib kuni: Alus: Teabevaldaja: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium*/ IT alusteenuste konsolideerimise juhtrühm a protokoll 03.06.2021 nr 1.1-21/21-0388/21-55 Tallinn Algus: 9.00 Lõpp: 10.13 Juhatas: Siim Sikkut Protokollis: Ergo Tars Võtsid osa: Kalle Killar (SOM), Pärt-Eo Rannap (HTM), Alo Aasma (MEM), Kristjan Kaiklem (MKM), Margit Martinson (KEM), Margus Noormaa (RIA), Krista Zibo (Riigikantselei), Kadri Maasik (VÄM), Risto Raaper (KUM), Piret Lilleväli (SIM), Evar Sõmer (JUM), Andri Rebane (KAM), Raigo Uukkivi (RAM) Puudusid: Kutsutud: Päevakord: 1. Juhtrühma ülesannetest ja töökorraldusest 2. Konsolideerimise tegevus- ja ajakava ning uue asutuse käivitamise ettevalmistuste plaan 1. Juhtrühma ülesannetest ja töökorraldusest KUULATI: Siim Sikkut tutvustas juhtrühma kavandatud ülesandeid ja töökorraldust. Juhtrühm on oluline kogu, kus kokkulepped fikseerida, rääkida läbi suuremad otsused enne kantslerite või valitsuse tasandile minekut. Juhtrühmas töötatakse konsensusliku otsuse saavutamise nimel. Varuvariandina kasutatakse hääletamist. OTSUSTATI: 1.1 Kiita heaks „Riigi IT alusteenuste konsolideerimise juhtrühma käskkirjas“ esitletud juhtrühma ülesannete ja töökorralduse ettepanekud (faili lisatud e-kirjale). Toetada Riigi IT- alusteenuste konsolideerimise ettevalmistuste juhtrühma moodustamist ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri poolt. 2. Konsolideerimise tegevus- ja ajakava ning uue asutuse käivitamise ettevalmistuste plaan KUULATI: Ergo Tars tutvustas konsolideerimise tegevus- ja ajakava plaane (slaidid lisatud failiga „Juhtrühm_210604.pdf“) ning uue asutuse käivitamise ettevalmistuse plaani ning alusteenuste üldisel tasemel skoopi, mida konsolideerima asutakse.  2 Arutelu käigus tekkinud mõtted ja ettepanekud: Margus Noormaa palus selgitada teenuste hinnastamise ja protsesside töögruppide loogikat. Ergo Tars selgitas, et kaks erinevat töögruppi on plaanitud sellepärast, et üks tegeleb uue asutuse sisemiste tööprotsesside ettevalmistamisega ning teine teistele asutustele osutatavate teenuste hinnastamise ja kirjeldamisega. Evar Sõmer tõi välja, et valitsusele esitatav ettepanek võiks sisaldada kirjeldust sellest, mis jääb tänastesse IT osakondadesse ja IT majadesse alles. Ergo Tars selgitas, et üldjoontes jäävad valitsemisalade digiteenuste ja infosüsteemide arenduste ja haldusega seotud tegevused alles nagu hetkel. OTSUSTATI: 2.1 Valitsusele esitatav tegevus- ja ajakava sisaldab ka kirjeldust valitsemisalade IT-üksuste edasiste rollide kohta Mitmed juhtrühma liikmed tõstatasid küsimuse RS (riigisaladus) töökohtade hõlmamisest ning tõid välja selle olulisuse edasiste plaanide jaoks. Kui RS teemad jääavad skoobist välja, siis on teisi alusteenuseid raskem konsolideerida, kuna samad spetsialistid katavad mõlemat poolt - AK ja RS. Eriti on see väljakutseks väiksemate asutuste puhul. Lepiti kokku, et RS temaatika tuleb läbi arutada nii tehnoloogilisest kui ka juriidilisest vaatepunktist ning jõuda hiljemalt oktoobriks ettepanekuteni, milline on lahendus konsolideerimise vaates. Kadri Maasik lisas, et kui on eesmärk jõuda AK taseme konsolideerimisega võimalikult kiirelt suure kaetuseni, siis ka see on variant, kui pikka vaadet RS-i teemal on ikkagi vaja. 2.2 Konsolideerimise tiimil teha juhtrühmale ülevaade analüüsi ja arutelude tulemustest ning ettepanek, millised on lahendused RS töökohtade osas. Tähtaeg: oktoober 2021 Pärt-Eo Rannap tõstatas küsimuse, et milline on sõnum valitsemisaladele edasiste alusteenuste investeeringute osas - kas oodata uus asutus ära või liikuda olemasolevate plaanidega edasi? Margus Noormaa lisas, et investeeringute tegemine on oluline eelnevalt kooskõlastada - nii on lihtsam tulevikus konsolideerida. Toimunud arutelu käigus jõudis juhtrühm otsusele ootuse osas IT juhtidele: alusteenustega seotud suuremate investeeringute ning täiendavate litsentside soetuste osas tuleb asutustel plaane eelnevalt MKM-iga kokku rääkida – kontaktiks on IT alusteenuste konsolideerimise juhi Ergo Tars'ga. Sellise kooskõlastuse eesmärk on lihtsustada tulevikus asutuste konsolideerimist, et ei oleks tänased lisainvesteeringud mõnda teed lukku panevad. 2.3 Viia sõnum IT juhtideni (nn ootus juhtrühmalt), et alusteenustega seotud suuremate investeeringute ning täiendavate litsentside soetuste osas tuleb asutustel plaane kokku rääkida MKM-iga - IT alusteenuste konsolideerimise juhi Ergo Tars'ga. Tähtaeg: juuni 2021 Risto Raaper tegi ettepaneku kohtuda ka juulikuus, et juhtrühm saaks ülevaate, kuidas on töögrupid startinud ning vajadusel enda valitsemisala inimesi suunata koostööle. 2.4 Ergo Tars saadab juhtrühma kohtumise kalendrikutse juuli alguseks.  3 Toimus arutelu eelseisva perioodi ning töötempo osas. Samuti on ees puhkuste periood ning tekkis küsimus, kas ja kui paljud saavad töögruppides osaleda. Kõlama jäi arvamus, et pigem liigume edasi tempokalt ning teadvustame riske. Siim Sikkut toonitas, et kui on õnnestumise nimel oluline minna teatud temaatikas aega võtma, siis seda tehakse ning ajakava nimel kvaliteeti ei ohverdata. Risto Raaper rõhutas samuti kvaliteedi osa teenustes ning väljendas ootust, et üldine teenuste kvaliteet ei tohi kindlasti kannatada. Margus Noormaa märkis lisaks vajadust leppida kokku, mis on kvaliteet. Oluline on teadvustada, et parem kvaliteet tähendab rohkem ressursse. Ergo Tars vastas, et seda ongi eeskätt väärtuspakkumise sõnastamisega kavas teha. Piret Lilleväli tegi ettepaneku kohe ka KOV-d skoopi võtta ning teenuseid neile vähemalt pakkuda. Sama ideed toetas ka Kadri Maasik, kuid lisas, et KOV-d võiks skoopi võtta siis, kui teenused on stabiliseeritud ning tekib ressurss neile teenuse pakkumiseks. Piret Lilleväli tõstatas küsimused, kuidas toimub töögruppide kokkupanek ning avaldas ootust, et juhtrühma teavitatakse töögruppide koosseisudest. Ergo Tars selgitas, et töögruppide koostamised saab teha peale konsolideerimise stsenaariumi valimist, mis eeldatavalt juhtub järgmise nädala jooksul. Ergo lubas juhtrühma teada anda ning hoida regulaarselt kursis töögruppide tegevuste osas. 2.5 Ergo Tars teavitab juhtrühma, kui töögrupid on koos nende koosseisu ning markeerib, kui ootab valitsemisala poolt täiendavaid esindajaid töögruppidesse. Tähtaeg: juuni 2021 (ASAP, kui töögrupid moodustatud). 2.6 Konsolideerimise tiim algatab regulaarse infokirja saatmise juhtrühmale, et tööde-tegemiste ja edenemisega kursis hoida lisaks koosolekutele. Tähtaeg: juuni 2021. (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Siim Sikkut Ergo Tars Koosoleku juhataja Protokollija