Aruanne

Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Arvamus Kultuuriministeeriumi ja tema valitsemisala asutuste sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse kohta 2020. aastal Siseaudiitori aruanne Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 1 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 SISUKORD SISEAUDIITORI ARVAMUS ..........................................................................................................4 Lisa 1 Arvamuse aluseks olevate tööde tulemuste koondamine .....................................................6 Lisa 2 Arvamuse aluseks olevate tööde nimekiri .............................................................................9 Lisa 3 Hindamiskriteeriumid ...........................................................................................................11 Lisa 4 Arvamuse kujunemise kriteeriumid ja hinnangud ............................................................12 Lisa 5 SAO riskihinnangu skaala ....................................................................................................12 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 2 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Minister koostöös valitsusasutuse ja hallatavate asutuste juhtidega tagavad sisekontrollisüsteemi rakendamise ministeeriumis ja valitsemisalas1. Vabariigi Valitsuse seaduse § 922 lõikest 4 tulenevalt on ministeeriumi siseauditi juhi ülesanne avaldada arvamust ministeeriumi ja tema valitsemisala asutuste sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse kohta. Kultuuriministeeriumi (edaspidi ka KUM) valitsemisala asutused on: 1) Muinsuskaitseamet– valitsusasutus, muinsuskaitse- ja muuseumiseaduse rakendamine ning riikliku- ja haldusjärelevalve teostamine. Avalike teenuste osutamine (lubade väljastamine, toetuste menetlemine, nõustamine) ja osalemine poliitika kujundamises; Hallatavad asutused nagu: 2) Rahvakultuuri Keskus – rahvakultuuri valdkonna poliitika rakendamine, riiklik kompetentsikeskus, toetuste jagamine, koolitused; 3) Eesti Lastekirjanduse Keskus – eesti lastekirjanduse kompetentsi- ja elamuskeskus ning eriala- ja lasteraamatukogu pidamine; 4) Võru Instituut – Vana-Võrumaa arendus- ja teadus- ning muuseume ühendav riigiasutus, juhindub teadus- ja arendustegevuse korralduse ja muuseumiseadusest (4 filiaali); 5) Eesti Hoiuraamatukogu – hallatav asutus, raamatute depoohoidla ja vahetuskogu, Pimedate Raamatukogu pidamine; 6) Eesti Rahva Muuseum – riigimuuseum, tegevuse põhisuundade kavandamiseks, muuseumi töö paremaks korraldamiseks, tegevuse hindamiseks on loodud kuni 9-liikmeline nõuandva õigusega nõukoda, kes esitab ettepanekud; 7) teised riigimuuseumid, mis on reorganiseerimisel sihtasutusteks. KuMi valitsemisalas täidab siseaudiitori kutsetegevuse ülesandeid ministeeriumi siseauditi osakond (edaspidi ka SAO). KuMi haldusalas olevates avalik-õiguslikes juriidilistes isikutes (Eesti Rahvusringhääling, Rahvusooper „Estonia“, Eesti Rahvusraamatukogu, Eesti Kultuurkapital) tagab nõukogu sisekontrollisüsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise. Riigi asutatud sihtasutustes on kultuuriministril õigus nõuda haldusala asutustes erikontrolli tegemist ning kasutada selleks enda poolt juhitava ministeeriumi siseauditi üksust.2 KuM SAO seirab sihtasutuste toimimist, vastutus siseauditi korraldamise eest on nõukogul. 1 Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lg 1 p 131 ja § 73 lg 1 p 21 2 Riigivaraseadus § 87 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 3 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 SISEAUDIITORI ARVAMUS KuMi valitsemisala sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse hindamisel lähtusin Vabariigi Valitsuse seaduse §-s 92¹ fikseeritud sisekontrollisüsteemi põhimõtetest ning rahvusvaheliselt heakskiidetud sisekontrollisüsteemi raamistikust (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, COSO mudel). Hindamiskriteeriumid on kirjeldatud aruande lisas 3. KuMi valitsemisala olulised valdkonnad ning hinnang nende sisekontrollisüsteemile on kirjeldatud aruande lisas 1. Arvamus hõlmab aruandeperioodi 01.01.2020 kuni 31.12.2020. Arvamuse andmisel on aluseks on viimasel kolmel aastal s.o perioodil 01.01.2018 kuni käesoleva aruande allkirjastamise hetkeks lõppenud tööde tulemused:  KuM SAO läbiviidud siseauditid ja nõuandvad tööd;  välisaudiitorite (Riigikontroll, Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond3, jt audiitorbürood) kindlustandvad tööd, milledes hinnati KuMi valitsemisala asutusi;  infosüsteemide auditite tulemused (edaspidi ka IT audit);  Andmekaitse Inspektsiooni vaideotsused ja Rahvusarhiivi hinnangud KuMi valitsemisala asutustele;  valitsemisalas läbiviidud personaliuuringud, valdkondades läbiviidud uuringud, analüüsid, eksperthinnangud. Lisaks on arvestatud KuM haldusjärelevalve tulemustega loovisikute ja loomeliitude ja rahvaraamatukogu seaduse alusel. Arvamuse aluseks olevate tööde loend on aruande lisas 2. Arvamus ei hõlma:  riskijuhtimist, õigusteenust, avalikke suhteid ja sisekommunikatsiooni;  spordi valdkonda;  digitaliseerumise poliitika kujundamist ja rakendamist;  kirjanduspoliitika kujundamist ja rakendamist sh Eesti Lastekirjanduse Keskust (auditeerimisel);  reoorganiseerimise ootel olevaid riigimuuseume;  muusika, kunsti, arhitektuuri- ja disaini, raamatukogupoliitika kujundamist ja rakendamist (taotlusvoorud on osaliselt hõlmatud);  regionaalset raamatukoguteenuse toetamist ja pikaajalise säilitamise korraldust sh Eesti Hoiuraamatukogu (auditeerimisel). Siseauditi juhina olen seisukohal, et läbiviidud toimingutega on tagatud tõendusmaterjal arvamuse avaldamiseks piiratud ulatuses. 3 põhiülesandeks on Euroopa Liidu toetusi ja välisabi andvate ja kasutavate isikute tegevuse auditeerimine Eestis ning aruandlus Euroopa Komisjonile Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 4 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Olen arvamusel, et Kultuuriministeeriumi ning tema valitsemisala asutuste sisekontrollisüsteem eelkirjeldatud piiratud ulatuses on parendamist vajav. Mõjusalt korraldatud valdkonnad, kus jätkatakse pideva parendustegevusega on:  Eelarvestamine, kulujuhtimine ning aruandluse korraldamine ministeeriumis ja tema valitsemisalas;  Valitsemisala infotehnoloogia juhtimine, arendus, infoturve ja süsteemi haldamine;  Valitsemisala personalipoliitika ja koolituste korraldamine ning korruptsiooni ennetamine;  Andmekaitse nõuete täitmine;  Loovisikute ja loomeliitude ning rahvaraamatukogu seaduse rakendamine;  Loov Euroopa Programmi rakendamine;  Loomemajanduspoliitika kujundamine ja rakendamine (EL toetus- rakendusasutus);  Kultuuriline mitmekesisus – lõimumispoliitika rakendamine (toetused +Integratsiooni SA). Parendamist vajavad valdkonnad on:  Valitsemisala arendustegevused sh strateegiline planeerimine;  Valitsemisala riigivarade haldus (põhivara, väikevarad, ametisõidukite kasutamine, hanked);  Etenduskunstide poliitika kujundamine ja rakendamine (9 teatrit, toetused);  Audiovisuaal- ja meediapoliitika (meedia- film, ringhäälingupoliitika) rakendamine – SA Eesti Filmi SA;  Muuseumipoliitika kujundamine ja rakendamine (12 SA) – osaliselt auditeeritud;  Muinsuskaitseameti sisekontrollisüsteem;  Võru Instituudi sisekontrollisüsteem;  Toetuste menetlemise protsessi juhtimine ja korraldamine;  Rahvusvahelistumine. Olulist parendamist vajav valdkond on:  Teabekorraldus sh dokumendihaldus ja (digi)arhiivindus. KuM ja valitsemisala asutustes puudub teabehalduse kord. Määruse jõustumisest möödas üle 2. aasta;  Rahvakultuuripoliitika kujundamine ja rakendamine (toetused + Eesti Laulu ja Tantsupeo SA). Riskid toetuste eraldamisel vastavalt haldusmenetluse seadusele on maandamata ning toetuste valdkond ümberkorraldamisel. Kinnitan, et minu esitatud andmed on õiged ja täielikud. /kuupäev ja allkiri digitaalallkirjas/ Krista Nelson Avaliku sektori üksuse siseaudiitor 1009 siseauditi osakonna juhataja Kultuuriministeerium Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 5 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Lisa 1 Arvamuse aluseks olevate tööde tulemuste koondamine Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 6 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 7 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 8 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Lisa 2 Arvamuse aluseks olevate tööde nimekiri Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 9 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 10 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Lisa 3 Hindamiskriteeriumid Arvamuse andmisel lähtume 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise siseaudiitorite ühingu IIA (Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja avaldamine“. Arvamuse andmise alusena kasutatud hindamiskriteeriumid on KuM kõrgem juhtorgan heaks kiitnud (KuM valitsemisala siseauditi sise-eeskiri punkt 4.28). Hinnangu skaala Selgitus Hinnatud sisekontrollimeetmed on adekvaatsed, sobivad ja mõjusad andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ning eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused viitavad madalale jääkriski tasemele. Puudub vajadus juhtkonna märkimisväärseks tegutsemiseks, kuid parendused kontrollides võivad olla võimalikud. Mõjus Mõjus sisekontrollisüsteem on reaalselt toimiv, ühtib protseduurireeglites kirjeldatuga, tagab asutuse seaduspärase ja säästliku toimimise ning ressursside kaitstuse. Iseloomulik on asutusesiseste protseduurireeglite olemasolu ja nende täitmine ning täitmise jälgimine, organisatsioonikultuuri arendamine, töötajate professionaalsus, kohustuste lahusus asutuse funktsioonide täitmisel, tehingute dokumenteerimine ja autoriseerimine ning järelevalve toimimine. Välja on toodud üksikud konkreetsed kontrollinõrkused. Üldiselt on aga hinnatud Vajalikud on sisekontrollimeetmed adekvaatsed, sobivad ja mõjusad andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused mõningad viitavad madalale kuni keskmisele jääkriski tasemele. On olemas vajadus mõningaseks parendused ajakohaseks juhtkonna tegutsemiseks. (parendamist vajav) Parandamist vajav sisekontrollisüsteem on üldjuhul toimiv, kuid ei vasta nõutavale olukorrale (mõningased mittevastavused seadustele, protseduuridele) või on auditi aruannetes viidatud sisekontrollisüsteemi puudustele. Vajalikud on Välja on toodud mitmeid konkreetsed kontrollinõrkusi. Hinnatud sisekontrollimeetmed ei olulised taga põhjendatud kindlustunnet, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. parendused (Oluliselt Sisekontrollisüsteemi olulised kriteeriumid on täitmata. Tuvastatud puudused viitavad parendamist keskmisele kuni kõrgele jääkriski tasemele. On olemas vajadus oluliseks, asjakohaseks ja vajav) erandjuhul ka kiireloomuliseks juhtkonna tegutsemiseks. Hinnatud sisekontrollimeetmed ei ole adekvaatsed, sobivad ja mõjusad, et tagada põhjendatud kindlustunne, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. Tuvastatud puudused viitavad kõrgele jääkriski tasemele. On olemas vajadus oluliseks ja üldjuhul kiireloomuliseks juhtkonna tegutsemiseks. Sisekontrollisüsteem on mitterahuldav, kui asutuse struktuur, rollide jaotus ja Mitterahuldav aruandlusahel on defineerimata. Organisatsioonikultuuris ei peegeldu eetika, korrapärasus, ökonoomsus, selgus, järjepidevus, jätkusuutlikus, usaldus jms. Asutuse eesmärkide saavutamine sõltub üksikute inimeste isiklikest oskustest ja tahtmisest midagi saavutada. Riskide hindamisega ei tegeleta. Puudub siseauditi funktsiooni täitev isik/üksus. Kontrollimeetmed puuduvad. Informatsioon liigub vastavalt vajadusele. Kommunikatsioon juhtkonna ja personali vahel puudub. Juhtkonna poolne seire on puudulik (toimib ainult suurte probleemide korral). Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 11 Audit nr 1/2021/KUM 28.05.2021 Lisa 4 Arvamuse kujunemise kriteeriumid ja hinnangud Sisekontrollisüsteemi kriteeriumid Hästi Mõningad Rahuldav Olulised toimiv parendused (oluliselt puudused (mõjus) vajalikud parendamist (mitte- (paren- vajav) rahuldav) damist vajav) 1. Asutuse tegevuse otstarbekus ülesannete X täitmisel 2. Asutuse tegevusest tõese, õigeaegse ja usaldusväärse informatsiooni kogumine, X säilitamine ja avaldamine 3. Õigusaktidest kinnipidamine X 4. Vara kaitstuse raiskamise, ebasihipärase kasutamise, ebakompetentse juhtimise ja muu X sarnasest tingitud kahju eest Lisa 5 SAO riskihinnangu skaala Kõrge Riskid on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja olulise negatiivse mõjuga org-i tegevusele ning eelarvele. Riskide maandamisega tuleks tegeleda lähima 6 kuu jooksul Keskmine Riskid võivad muutuda oluliseks kui neile ei pöörata piisavalt tähelepanu ja sarnased eksimused hakkavad korduma. Riskide maandamisega tuleks tegeleda järgneva aasta jooksul Madal Riskide realiseerumine on vähetõenäoline, kuid antud valdkonnas väljatoodud riskide maandamise korral võib organisatsioon luua võimalusi protsessi tõhustamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond 12