Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Maive Saarepera Teie 31.01.2025 [email protected] Meie 25.02.2025 nr 2.2-9/25/363-2 Vastus selgitustaotlusele Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise seoses kaamerate kasutamisega ettevõttes tööprotsessi kaardistamise ja hilisema analüüsi tegemise eesmärgil (tööefektiivus, töövõtted). Esitasite AKI-le alljärgnevad küsimused: 1) Kas üldse on lubatud selline tegevus - filmida töötajaid (töö tegemist aga töötajad jäävad peale) või kasutada selleks ettevõttesse paigaldatud kaameraid, juhul kui need on juba olemas. 2) Kui see on lubatud, eeldan, et töötajaid peaks sellest eelnevalt teavitama (kirjalikult), selgitama eesmärki ja perioodi, millal seda tehakse ning kuidas saadud infot hiljem kasutatakse, kaua säilitatakse. Kas midagi veel? 3) Kas peaksin tegema eelnevalt mingi kirjaliku dokumendi selle kohta, koos analüüsiga, miks ei saa muid meetodeid kasutada? 4) Kas peab olema ka töötajate nõusolek, et seda üldse teha saaks või piisab teavitusest arvestades eesmärki? 5) Kas pean teavitama/nõusoleku saama kõigilt töötajatelt, kes võivad nö pilti jääda? 6) Kas ma peaksin mingi dokumendi eelnevalt näiteks Andmekaitse Inspektsioonile esitama kinnitamiseks? Või mis oleksid need reeglid, mida tööandja peab täitma, kui selline tegevus on üldse lubatud? Esmalt selgitan, et isikuandmete töötlemisel peab andmetöötleja (tööandja) alati järgima isikuandmete kaitse üldmääruse1 (IKÜM) artiklis 5 toodud isikuandmete töötlemise põhimõtteid, milleks muu hulgas on seaduslikkuse, eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtted. Nende kolme põhimõtte järgi peab igasugune isikuandmete töötlemine olema alati seaduslik, toimuma kindlaksmääratud eesmärgil ning ainult ulatuses, mis on selle konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik. Isikuandmete töötlemise seaduslikkuse alused on toodud IKÜM artiklis 6. Kui alus andmetöötluseks puudub, siis andmeid töödelda ei tohi. Õigustatud huvi alus (vt IKÜM artikkel 6 punkt f) võimaldab konkreetsete tingimuste täitmisel kasutada kaameraid ka töökeskkonnas. Seda alust saab kasutada aga üksnes siis, kui andmetöötleja on teostanud ettevõtte ja kaamera vaatevälja jäävate isikute (töötajad, kliendid) huvide ja õiguste kaalumise ning jõudnud järelduseni, et kaamerate kasutamine ei riiva ülemääraselt puudutatud isikute huvisid. 1 EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU MÄÄRUS (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus). Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235 Teie kirjeldatud olukorra puhul ei ole töötajatelt nõusoleku küsimine asjakohane ning töösuhetes üldiselt on nõuoleku alusele tuginemine problemaatiline. Tuleb arvesse võtta andmetöötleja ja isiku vahelist suhet – tegemist on töösuhtega. Töölepingu seaduse (TLS) §-i 1 järgi on töölepinguline suhe alluvussuhe, kus tööandjal on teatud võim töötaja üle, sealhulgas õigus töötajat juhtida ja kontrollida. Töötaja ja tööandja on seetõttu ebavõrdses olukorras. Samal seisukohal on ka Euroopa andmekaitseasutuste töörühm, kes on nõusoleku alusel isikuandmete töötlemise kohta selgitanud järgmist: „Töötajal peab olema võimalik tõepoolest valida, kas ta soovib nõustuda isikuandmete töötlemisega või mitte. Kui isikuandmete töötlemine ei sõltu tegelikult töötaja tahtest, siis on nõusoleku küsimine töötlemiseks eksitav. Nõusoleku alusel töötlemisest saab töösuhtes rääkida ainult juhul, kui töötaja on ka tegelikult vaba oma valikutes ning tal on igal hetkel tegelikult võimalus oma nõusolek tagasi võtta.“2 Õigustatud huvi hindamine IKÜM artikkel 6 lg 1 punkti f kohaselt on isikuandmete töötlemine seaduslik juhul, kui isikuandmete töötlemine on vajalik vastutava töötleja või kolmanda isiku õigustatud huvi korral, välja arvatud juhul, kui sellise huvi kaaluvad üles andmesubjekti huvid või põhiõigused ja – vabadused, mille nimel tuleb kaitsta isikuandmeid. Seega on IKÜM artikkel 6 lõige 1 punktis f ettenähtud kolm tingimust, mis kõik peavad olema täidetud, et isikuandmete töötlemine oleks õigustatud huvi alusel lubatud: - vastutaval töötlejal või kolmandatel isikutel on andmetöötluseks õigustatud huvi; - isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvi teostamiseks; - vastutava töötleja ja/või kolmanda isiku õigustatud huvid kaaluvad üles kaitstava andmesubjekti huvid, põhiõigused ja – vabadused. Selleks, et aru saada, kas IKÜM artikkel 6 lg 1 punkt f alusel on võimalik isikuandmeid töödelda, tuleb esmalt täpselt välja selgitada, kas ja millised on andmetöötleja enda konkreetsed õigustatud huvid. Õigustatud huvid peavad olema sõnastatud piisavalt selgelt. Selleks on vaja reaalset ja hetkel esinevat huvi – midagi, mis on seotud parasjagu toimuva tegevuse või kasuga, mida eeldatakse saada lähitulevikus. Teisisõnu ei piisa huvidest, mis on liiga ebamäärased või spekulatiivsed. Kas ja millisel viisil töötajate jälgimine on lubatud, tuleb hinnata igal konkreetsel juhul eraldi. See, kui andmetöötlejal on õigustatud huvi isikuandmete töötlemiseks, ei tähenda automaatselt seda, et andmetöötlejal oleks võimalik tugineda IKÜM artikkel 6 lg 1 punktile f. Vastutava töötleja huvi õigustatus on vaid lähtepunkt ehk üks elementidest, mida tuleb analüüsida ning see, kas õigustatud huvi alusele saab tugineda, sõltubki tasakaalustamise tulemusest. Seega on vastutaval töötlejal kohustus võrrelda enda ja/või kolmanda isiku õigustatud huve andmesubjekti huvide ja põhiõigustega, mille tulemusel selgub, kas töötlemise õigusliku alusena on võimalik tugineda IKÜM artikkel 6 lg 1 punktile f. Ükskõik millisel eesmärgil jälgimisseadmete kasutamise lubatavuse hindamisel tuleb arvesse võtta ka järgmisi asjaolusid: 1) kas taotletav eesmärk on piisavalt kaalukas; 2) kas taotletavat eesmärki on võimalik saavutada ka muul viisil, ilma jälgimisseadmestikku kasutamata; 3) ega jälgimistehnika ei töötle isikuandmeid ülemääraselt. Selleks tuleb välja selgitada, kas on ilmtingimata vajalik, et jälgimistehnika: a. salvestab või piisab reaalajas jälgimisest; b. töötab pidevalt või rakendub tööle ohukriteeriumi ilmnemisel; c. võimaldab jälgida inimeste kogu tegevust või ruumi või piisab ainult ruumi ühe 2 Article 29 Data Protection Working Party, Opinion 8/2001 on the processing of personal data in the employment context, lk 3 ja 23. 2 (4)  osa või seadme jälgimisest; d. on liikuv või statsionaarne; e. on fikseeritud või automaatselt pöörav või käsitsi pööratav; f. võimaldab suurendada; g. on kõrge resolutsiooniga, mis võimaldab näha detaile või piisab üldisemast pildist, mida saavutatakse näiteks väiksema resolutsiooni või automatiseeritud rasterdamisega; h. võimaldab isikuid tuvastada (nt kas on võimalik isikut või osa temast kaamerapildist välja jätta ja kasutada nn musta kasti). Olenevalt tööprotsessist võib näiteks selleks, et ettevõte saaks neid analüüsida, piisata madala resolutsiooniga ilma lisafunktsioonideta kaameratest, mis ei võimalda pilti suurendada ega tuvastada konkreetseid isikuid. Seega tuleks tööprotsesside kaardistamise eesmärgil kaamerate kasutamisel läbi mõelda, kas ja milliseid funktsioone on vaja kasutada ning valida töötajaid kõige vähem riivivad või võimalusel sellised, millega isikuandmete töötlemist ei kaasne (nt kasutada nn musta kasti, madalat resolutsiooni). Lisaks märgin, et õigustatud huvi analüüsist peab selguma, miks on just kaamerate kasutamine konkreetse õigustatud huvi realiseerimiseks vajalik. Õigustatud huvi hindamisel tuleb välja tuua ka konkreetseid faktilisi näiteid või olukordi, kus kaamerate kasutamine on olnud vältimatu, st olukorrad, mida ei oleks saanud ilma kaamerateta lahendada. Kui tööprotsessi on võimalik kaardistada ka ilma jälgimissüsteemi kasutamiseta, siis tuleks eelistada seda viisi, mis on töötajat vähem riivav. Ehk siis õigustatud huvi hindamisel tuleb iga eesmärgi vajalikkust eraldi hinnata. Isikuandmete töötlemise ülemäärasuse hindamisel tuleb arvesse võtta ka seda, kes salvestisi või reaalajas pilti töötlevad (kas tööandja ise või tema poolt volitatud turvaettevõte), kas säilitatakse kõiki salvestisi ning kui kaua salvestisi säilitatakse. Euroopa andmekaitseasutuste töörühm on seisukohal, et distantsilt töötaja jälgimine tema töö kvaliteedi ja hulga kontrollimise eesmärgil ei ole lubatav.3 Ka Euroopa Andmekaitseinspektor on seisukohal, et ainuüksi kvaliteedikontroll, ettevõtte poliitikate juurutamine või vaidluste puhuks tõendite tagamine ei ole piisavad õigustused jälgimissüsteemi rakendamiseks.4 Ka AKI seisukoht on, et töötajate jälgimine kaameratega terve tööaja ja üle kogu ruumi ei ole lubatud. Tööprotsesside nõuetele vastavuse tagamise vahendiks ei saa olla turvakaamerate vahendusel töötajate pidev jälgimine. Kaamerate kasutamine ei või ülemääraselt kahjustada vaatevälja jäävate isikute (sh ka töötajate) õigustatud huve ja töötaja pidevat terve tööaja kestvat jälgimist tuleks igal võimalikul juhul vältida. Seega ei saa tööprotsesside kaardistamise varjus reaalsuses kaasneda töötajate süstemaatilist töökohustuste igapäevast jälgimist ning töötajate kontrollimist. Kui eesmärk on tagada töötajate poolt sellise tööprotsessi rakendamine, mis oleks nt ohutu ja korrektne, siis tuleks see saavutada muude meetmetega, eelkõige koolituste, juhiste vm abil. Näiteks on AKI seisukohal, et esimene meede, mida peab vastutav töötleja rakendama nt pretensioonide/kaebuste lahendamisel (nt tellimustega seotud jooksvate intsidentide lahendamisel) on selle töötaja kaasamine, kes vastutas selle tööprotsessi eest, mitte koheselt videosalvestiste vaatamine. Selline lähenemine võimaldab püstitatud eesmärki täita (teatud olukordades) ning on vähem riivav meede kui videosalvestiste vaatamine. Seega tuleb tööandjal hoolega läbi mõelda, kas kaamerate kasutamine on üldse vajalik tööprotsesside kaardistamise eesmärgil või saab seda eesmärki saavutada muul viisil. Enne kaamerate kasuks otsustamist tuleb viia läbi osapoolte huvide kaalumine ning kaamerad saab kasutusele võtta vaid juhul kui huvide tasakaalustamise tulemuseks on, et selline tegevus ei ole töötaja huve ülemääraselt riivav. 3 Article 29 Data Protection Working Party, Working Document on the Processing of Personal Data by means of Video Surveillance, 2002, p 8 4 European Data Protection Supervisor, Video-surveillance Guidelines, 2010, p 5.9. 3 (4) Töötajate teavitamine Toon lisaks välja, et kaamerate kasutamise üks tähtsamatest nõuetest on isikute selge teavitamine nii õiguslikust alusest kui ka täpsematest eesmärkidest, sh võimaldamine tutvuda kõigi asjakohaste dokumentidega. See tähendab, et koostatud peavad olema andmekaitsetingimused. Andmekaitsetingimused on seotud läbipaistvuse põhimõttega, mis eeldab seda, et isikuandmete töötlemisega seotud teave ja sõnumid on lihtsalt kättesaadavad (näiteks asutuse veebilehel), arusaadavad ning selgelt ja lihtsalt sõnastatud. Siit tuleneb kohustus inimesi jälgimisest teavitada. Täpsemalt reguleerivad seda IKÜM artiklid 12 – 145. Rõhutan, et isikud peavad saama aru eelnimetatud punktide sisust. Videovalve puhul tuleks kõige olulisem teave esitada teavitussildil: töötlemise eesmärk, õiguslik alus, vastutava töötleja nimi ja kontaktandmed ning info, kus saab tutvuda andmekaitsetingimustega6. Andmekaitse Inspektsioon on loonud kaamera kasutamisest teavitamise sildi genereerija, mis aitab luua nõuetekohase sildi. Kaamerate teavitussildid peavad sisaldama 4 kohustuslikku andmevälja. Üks neist peab olema viide pikemalt loetavatele tingimustele, mis võivad olla osa üldistest andmekaitsetingimustest. Teavitussildid peavad olema nähtaval kohal. Andmetöötleja peab ka tagama, et ta suudab tuvastada, kes on salvestisi vaadanud (logid, vaatamiste kohta peetav dokument/raamat), et tuvastada, et ei oleks toimunud alusetuid vaatamisi. Kui kasutate turvafirmat, siis peab olema välja toodud täpselt, kes on volitatud töötleja ning muud asjaolud. AKI ei saa anda kinnitust Teie koostatud dokumentidele, sest me ei osuta õigusabi, kui Teil tekib lisaküsimusi, siis saate need täiendavalt meile esitada või vajadusel kasutada õigusnõustajate abi. Kaamerate kasutamist on AKI selgitanud ka kaamerate kasutamise juhendis7. Veel saab lugeda videovalve kohta https://www.aki.ee/rahvusvaheline/kohtupraktika-ja-suunised/videoseadmed. Õigustatud huvi hindamiseks soovitame Teil tutvuda õigustatud huvi juhendiga, mis on olemas samuti AKI kodulehel. Loodan, et minu selgitustest on abi. Lugupidamisega Mari-Liis Uprus jurist peadirektori volitusel 5 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 6 https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/kaamerate_juhend_10.11.2021.pdf, lk 31-32 7 https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/kaamerate_juhend_10.11.2021.pdf 4 (4)