Vastus nõudekirjale

Lp Mari Liis Laanvee Teie: 11.02.2025 Vallasekretäri abi Meie: 20.02.2025 nr 2.3-8/25/481-2 Kiili Vallavalitsus Nabala tee 2a KIILI E-post: [email protected] Vastus nõudekirjale Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise milles palute selgitada, kuidas peab omavalitsus käituma, kui majja tuleb sisse kohtu poolt edastatud dokument (nt kaebaja kaebus või nende seisukoht) või edastame meie poolt esitatud seisukoha kohtule läbi dokumendiregistri. Kas see tuleb panna dokumendiregistris avalikuks või piiranguga teabeks arvestades asjaolu, et kaebajaks on juriidiline isik ja kaebuses või seisukohtades puudub igasugune muu piiranguga teave. Märgite, et Teie tõlgendus on see, et kuna HKMS § 89 sätestab, et menetlusvälisel isikul on õigus tutvuda toimikuga ja saada seal olevatest ning selle juurde kuuluvatest, kuid mujal säilitatavatest menetlusdokumentidest ärakirju poolte ja kolmandate isikute nõusolekul või kohtu loal põhjendatud huvi olemasolu korral, siis arvestades seda sätet tuleb see teave panna siiski piiranguga. Sest mis kasu muidu on sellest seadusesättest, kui osapooled keda seadus kohustab dokumendiregistris teavet avalikustama selle avalikustab ilma kolmandate osapoolte nõusolekuteta. HKMS § 89 sätestab, kellel ja mis tingimustel on õigus tutvuda kohtutoimikuga ning selle otsuse teeb kohus. Kuna omavalitsusel kui menetluse osapoolel ei ole kohtutoimikut ning kohus ei otsusta omavalitsuse valduses olevatele dokumentidele juurdepääsu võimaldamise üle, siis tuleb omavalitsusel hinnata, kas dokumendile, mis on omavalitsusele kas kohtu poolt saadetud või mille omavalitsus saadab kohtule, on alust kehtestada juurdepääsu piirangut. Mujal säilitatavate dokumentide puhul peetakse inspektsiooni hinnangul eelkõige silmas näiteks muid andmekandjaid mida säilitatakse kohtutoimikust eraldi (näiteks riigisaladust puudutavad andmekandjad/dokumendid). Seega omavalitsus ei saa oma valduses olevatele kohtudokumentidele kehtestada piirangut HKMS § 89 alusel, vaid saab lähtuda muudest AvTS- st või eriseadusetest tulenevatest piirangutest. Kui AvTS § 35 lg 2 p 4 annab asutustele võimaluse kehtestada piirang tsiviilkohtumenetlust puudutavatele dokumentidele kuni otsuse tegemiseni, siis halduskohtumenetlust puudutavatele dokumentidele sellist võimalust seadus ette ei näe. Siin tuleb arvestada ka sellega, et kohtutoimikus võib olla rohkem dokumente kui on omavalituse valduses. Samuti saab teabenõude korras omavalitsuselt küsida välja omavalitsuse valduses olevaid dokumente, mitte tervet toimikut. Eeltoodutu toetab ka Riigikohtu otsuse 3-20-1265 p 2, milles kohus on sedastanud järgmist: Kolleegium ei nõustu Maaeluministeeriumiga, et kaebaja esitatud teabenõudele vastamisel tuleb juhinduda kohtumenetluse normidest. Käesoleva haldusasja materjalidest ei nähtu, et teabenõudega soovitavat teavet oleks vastustaja või kaebaja esitanud kohtumenetluses oma seisukohtade ja väidete tõendamiseks ning see moodustaks osa olemasolevast kohtutoimikust Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235 (erandiks on käesolev kohtuasi). Isegi kui Maaeluministeerium teabevaldajana oleks esitanud dokumendi kohtule, mis saab osaks kohtutoimikust, ei tähendaks see, et Maaeluministeeriumile teabenõude esitamisel avaliku teabe seaduses sätestatu ei kohaldu. Avalikuks teabeks avaliku teabe seaduse mõttes jääb ka selline avalik teave, mille teabevaldaja esitab kohtule ja mis seeläbi muutub osaks kohtutoimikust, kuid mida teabevaldaja jätkuvalt valdab. Kui teabevaldaja saab sellises olukorras teabenõude, tuleb see lahendada avaliku teabe seaduses sätestatud menetluskorda ja juurdepääsupiirangu aluseid järgides (vt nt AvTS § 35 lg 1 p-d 1 ja 11). Kohtumenetluse normide kohaldamine eeldaks, et taotletakse teavet kohtult kui teabevaldajalt (vrd Riigikohtu halduskolleegiumi otsus nr 3-19-2069/19, p 8). Kaebaja on teabenõude esitanud ministeeriumile, mitte kohtule. Kui sama teavet nõutakse kohtult, lähtub kohus toimiku materjalide avaldamisel talle kehtivatest juurdepääsupiirangutest (HKMS § 88 lg 2, § 79 lg 1 p 1, § 89 lg 5) Küll aga ei saa kolmandad isikud, sh teised menetluspooled nõuda omavalitsuselt kohtudokumentide avalikustamist, kui need sisaldavad piiranguga andmeid. Siin peabki omavalitsus hindama, kas dokumendid sisaldavad piiranguga andmeid või ei ja vastavalt käituma. Küsite: kuidas peab omavalitsus käituma olukorras, kui kohtuotsus on jõustunud. Kas tal siis on kohustus teave avalikustada dokumendiregistris? AvTS § 28 lg 1 p 29 sätestab, et kohustus on avalikustada jõustunud kohtulahendid seadusest tulenevate piirangutega, aga kas ka kohtutoimikus olevad dokumendid. Kõigepealt pean vajalikuks märkida, et AvTS § 28 lg 1 p 29 sätestab teabe, mis tuleb asutusel avalikustada asutuse veebilehel, mitte dokumendiregistris. Ka kohtuotsus võib sisalda kolmandate isikute andmeid või muud piiranguga teavet, mida kohtuotsuses ei avalikustata. Kui kohtuotsus, sisaldab ka piiranguga andmeid, näiteks äriühingu ärisaladust või füüsiliste isikute andmeid, mida kohtuotsustes ei avalikustata, siis dokumendiregistris kehtestatakse sellisele dokumendile juurdepääsupiirang ning dokumendiregistri kaudu sellisele dokumendile juurdepääsu ei võimaldata. Küll aga tuleb sama kohtuotsus avalikustada asutuse veebilehel kujul kus piiranguga andmed on kinni kaetud, samamoodi nagu tuleb asutuse veebilehel avalikustada ka riikliku- ja haldusjärelevalves tehtud otsused. Muude kohtumenetlust puudutavate dokumentide avalikustamist seadus eraldi ette ei näe ning nende registreerimisel ja neile piirangu kehtestamisel ja avalikustamisel tuleb käituda samamoodi nagu kõigi muude dokumentide puhul. Loodan, et sain oma selgitustega Teile abiks olla. Lugupidamisega Elve Adamson jurist peadirektori volitusel 2 (2)