ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Teabevaldaja: Andmekaitse Inspektsioon
Märge tehtud:
Juurdepääsupiirang kehtib kuni:
Alus:
Lp Karin Viljus Teie 28.01.2025 nr
[email protected]
Meie 17.02.2025 nr 2.3-8/25/322-2
Lp Katrin Peil
andmekaitsespetsialist
[email protected]
Põlva Põhjakaare Lasteaed
Vastus nõudekirjale
Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise, milles avaldasite soovi saada
Andmekaitse Inspektsiooni seisukohta järgnevale: Põlva Vallavalitsus kehtestas 03.12.2024
vallavalitsuse määrusega nr 2-2/3 "Põlva valla raamatupidamise sise-eeskirja", mille § 3 lõike
3 järgi peavad kohalikud omavalitsuse hallatavad asutused, sh Põlva Põhjakaare Lasteaed
tagama finantsosakonna juhatajale ja pearaamatupidajale dokumendihaldussüsteemis
juurdepääsu finants- ja personaliarvestusega seotud dokumentide sarjadele. Olete seisukohal, et
Põlva valla raamatupidamise sise-eeskirjaga ei saa valla hallatavat asutust kohustada tagama
vallavalitsuse finantsosakonna juhatajale ega ka pearaamatupidajale finants- ja
personaliarvestuse dokumentide sarjadele juurdepääsu, kuid Põlva Vallavalitsuse
finantsosakonna juhataja on teisel seisukohal.
Esmalt selgitame, et märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamist reguleerib märgukirjale ja
selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus, mille §-st 3
tulenevalt on AKI-l kohustus anda õigusalaseid selgitusi inspektsiooni tegevuse aluseks olevate
õigusaktide ja asutuse pädevuse kohta. Õigusalaste selgituste andmisega on tegemist siis, kui
selgitatakse mingi konkreetse seaduse, konkreetse paragrahvi, konkreetse lõike, konkreetse
punkti sisu ja tähendust. Õigusalaste selgituste andmine ei tähenda õigusabi andmist. Õigusabiga
on tegemist siis, kui antakse mingite konkreetsete eluliste asjaolude osas õiguslik hinnang. Kuna
inspektsioonile ei ole teada asutuste tegelikud andmetöötlusprotsessid, ei saa ka seetõttu
inspektsioon hinnata, kas sise-eeskiri tegelikule andmetöötlusele vastab, muuhulgas ei saa me
anda siduvat seisukohta küsimustes, mis puudutab asutuste omavahelist asjaajamist ja korraldust.
Õiguslikult siduvaid seisukohti saame anda vaid järelevalvemenetluses, mistõttu antud juhul
saame tutvustada üksnes isikuandmete töötlemise üldisi põhimõtteid, mille kohta saate täpsemalt
lugeda ka meie kodulehelt.
Küll aga märgime, et Põlva Vallavalitsus on sarnases küsimuses AKI poole aastal 2023 selgituste
saamiseks pöördunud ning esitan kokkuvõtlikult ka Teile antud seisukoha. Oleme vallale antud
vastuses selgitanud, et kuna dokumendiregistrid sisaldavad ka tihti palju piiranguga dokumente,
siis sellistele dokumentidele juurdepääsu võimaldamine, sh ka teisele asutusele, peab olema
tingitud teadmisvajadusest ning seda saab otsustada asutuse juht või tema poolt määratud isik.
Seda põhjusel, et asutuse juht kui teabevaldaja esindaja vastutab oma asutuses asutusesiseseks
kasutamiseks mõeldud (AK) teabe kaitse, sh juurdepääsu võimaldamise ja isikuandmete
töötlemise nõuete täitmise eest.
Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235
Kui kohalikul omavalitsusel (kes teeb ka näiteks hallatava asutuse raamatupidamist) on vaja
saada juurdepääsu mingitele hallatavate asutuste dokumentidele ja kui hallatava asutuse
dokumendiregistris on tehtud näiteks eraldi sari sellistele dokumentidele (näiteks töö- ja
käsunduslepingud või preemia ja lisatasu käskkirjad) ning sellistele sarjadele on antud juurdepääs
nendele valla töötajatele, kellele on need dokumendid oma tööülesannete täitmiseks vajalikud,
siis ei ole see keelatud. Küll aga ei tohiks siis sellised sarjad sisaldada AK dokumente (näiteks
eraelu puudutavaid andmeid), mida vallatöötajad oma tööülesannete täitmiseks ei vaja. Ehk siis
dokumentide puhul, mis sisaldavad isikuandmeid või muud piiranguga teavet, siis neile
juurdepääsu võimaldamisel tuleks lähtuda teadmisvajadusest ning eesmärgipärasuse ja
minimaalsuse põhimõttest. See, et ametnikel on küll saladuse hoidmise kohustus, ei anna neile
vaba juurdepääsuõigust kõigile teise asutuse dokumentidele.
Meie hinnangul võiksite täpsemate selgituste ja põhjenduste saamiseks pöörduda siiski Põlva
Vallavalitsuse, täpsemalt valla andmekaitsespetsialisti poole, kes peaks Teile selgitama, miks on
sellised juurdepääsud vajalikud. Miks on oluline pöörduda selgituste saamiseks just valla enda
poole, on nimelt ka see, et kohaliku omavalitsuse korralduse seadus annab kohalikule
omavalitsusele enesekorraldusõiguse. Seega on tal õigus kujundada ise oma sisemised
asjaajamiskorrad ja reeglid, kuid järgides siiski kõiki andmekaitsealaseid põhimõtteid (sh
eespoolmainitud minimaalsus ja eesmärgipärasus).
Loodame, et saime oma selgitustega Teile abiks olla.
Lugupidamisega
Mari-Liis Uprus
jurist
peadirektori volitusel
2 (2)