Käskkiri

KANTSLERI KÄSKKIRI 02.03.2023 nr 14 Sotsiaalministeeriumi töökorralduse reeglite kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 54 lõike 1 ja Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014. a määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punkti 17 alusel: 1. Kinnitan Sotsiaalministeeriumi töökorralduse reeglid (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 3. septembri 2017. a käskkirja nr 40 „Sotsiaalministeeriumi töökorralduse reeglite kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler  KINNITATUD kantsleri 02.03.2023 käskkirjaga nr 14 Lisa SOTSIAALMINISTEERIUMI TÖÖKORRALDUSE REEGLID 1. ÜLDSÄTTED 1.1. Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium) töötajate käitumispõhimõtted teenistus- ja töösuhetes (edaspidi töösuhe) rajanevad ministeeriumi väärtustel. 1.2. Töötaja on asutusega avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olev ametnik või eraõiguslikus töösuhtes olev töölepinguline töötaja. 1.3. Töökorralduse reeglid (edaspidi reeglid) määravad vastastikuseks koostööks vajalikud õigused ja kohustused. 1.4. Reeglid kehtivad kõigile ministeeriumi töötajatele. 1.5. Reeglite rakendamisega seotud küsimused lahendatakse õigusaktidega sätestatud korras. 1.6. Reeglites reguleerimata küsimustes juhindutakse eelkõige avaliku teenistuse seadusest, töölepingu seadusest, korruptsioonivastasest seadusest, töötervishoiu ja tööohutuse seadusest ning teistest teenistus- ja töösuhteid reguleerivatest õigusaktidest. 1.7. Teenistusse võtmisel või töölepingu sõlmimisel tutvustab personaliosakond töötajale ministeeriumi tööelu reguleerivaid eeskirju, juhendeid ja kordasid. 1.8. Töötaja vahetu juht käesoleva eeskirja tähenduses on vastavalt ministeeriumi põhimäärusele minister, kantsler, asekantsler või osakonnajuhataja. 1.9. Käesolevas eeskirjas viidatud reguleerivad dokumendid on kättesaadavad ministeeriumi siseveebis. 1.10. Reeglid edastatakse kõigile töötajatele tutvumiseks dokumendihaldussüsteemis (DHS) personaliosakonna poolt ning töötajad annavad DHS-is kinnituse sellega tutvumise kohta. 1.11. Reeglite ajakohastamise eest vastutab personalijuht. 2. TÖÖ- JA PUHKEAEG 2.1. Ministeeriumi töötajal on viiepäevane töönädal, puhkepäevad on laupäev ja pühapäev. Töötaja tööaja kestus on 40 tundi nädalas (täistööaeg). 2.2. Ministeeriumis töötatakse aja- ja asukohast ning töövormist sõltumata, olles sealjuures tõhusad, tulemuslikud ja tööõnnelikud. 2.3. Tööpäeva pikkus on arvestuslikult kaheksa tundi. Üldjuhul algab tööpäev ajavahemikus kell 8.00–9.00 ja lõppeb ajavahemikus kell 16.30–17.30. Paindliku tööaja erisused lepitakse kokku töötaja ja vahetu juhi vahel, võttes arvesse kokkulepitud tööplaani, tulemuste tähtaegu ja vajadust olla koostööpartneritele kättesaadav. 2.4. Koosolekute ja nõupidamiste korraldamiseks on soovituslik aeg kell 9.00–16.00.  3 2.5. Lõunavaheaeg on 30 minutit ja seda ei arvestata tööaja hulka. 2.6. Uusaastale, Eesti Vabariigi aastapäevale, suurele reedele, võidupühale ja jõululaupäevale vahetult eelnev tööpäev on kolme tunni võrra lühem ehk arvestuslikult viis tundi. Nendel päevadel ühiseid nõupidamisi ja koosolekuid üldjuhul peale kella 14.00 ei korraldata. 2.7. Töötamise korral osalise tööajaga määratakse töökoormus vahetu juhi ja töötaja kokkuleppel ning see fikseeritakse käskkirjas, töölepingus või selle lisas. Lisaks lepitakse vahetu juhiga kokku töö tegemise aeg. 2.8. Töötaja tagab ajavahemikus kell 9.00–17.00 vajaliku informatsiooni elektroonilises kalendris ja enda pikema eemaloleku ajaks (3 tundi) suunab tarkvaratelefoni oma mobiiltelefonile või asendajale. 2.9. Töötamise korral kaugtöö vormis lähtutakse ministeeriumi hübriidtöö korraldamise põhimõtetest „Hübriidtöö Sotsiaalministeeriumis“. 2.10. Kaugtöö all mõistetakse töötamist distantsilt. Kaugtöö puhul on peamine töö tegemise koht kodukontoris või riigi loodud kaugtöökoht regioonis. Kaugtöö võimaldamiseks ei ole ministeerium kohustatud tegema lisatöid, nagu tehnika seadistamine ja võrgu häälestamine. Kaugtöö tegija kohustused on sätestatud ministeeriumi infoturbepoliitikas. 2.11. Ministeeriumi poolt kaugtöö puhul hüvitatav on sätestatud dokumendis „Hübriidtöö Sotsiaalministeeriumis“. 2.12. Töötaja peab tagama, et kodukontori-töökoha ergonoomika vastab tööohutuse ja töötervishoiu nõuetele. Selles kahtlemise korral on töötaja kohustatud kohe teavitama oma otsest juhti. 2.13. Tööandja korraldab töötajale kodukontoris töökoha sisseseadmisega ja arvutitöökohale esitatavate tööohutuse ja tervishoiu nõuetega seotud juhendamise samadel alustel büroosse tööle asuva töötajaga. Kodukontoris töötavale töötajale rakendatakse kontoritöötaja ohutusjuhendit. 2.14. Tööandja hindab vajaduse korral koos töötajaga kodukontoris töötamisega seotud riske, vastavalt kodukontori riskide hindamise lehele. 2.15. Töötaja annab allkirja ohutusjuhendiga tutvumise kohta koos kodukontori kui peamise töökoha avalduse esitamisega riigitöötaja iseteenindusportaalis. 2.16. Töötaja kohustub viibima tööandja asukohas või tööülesannete täitmiseks vajalikus kohas kokkulepitud aegadel ja ootamatult tekkinud vajaduse korral, kui see on vajalik tööülesannete täitmiseks. 2.17. Kaugtööl olles peab töötaja kokkulepitud aegadel olema kättesaadav Teamsi, e- posti ja telefoni teel. 2.18. Kokkulepitud tööaja ja -koha toimimise kohta annavad töötaja ja tema vahetu juht teineteisele regulaarset tagasisidet 1:1 vestluste raames ning vajaduse korral muudavad kokkuleppeid. 2.19. Töölt puudumise korral on töötaja kohustatud esimesel võimalusel teavitama sellest oma vahetut juhti ning teatama töölt puudumise põhjuse. 2.20. Töötaja on kohustatud (eelistatult kirjalikult taasesitatavas vormis) teavitama talle väljastatud töövõimetuslehest kohe vahetut juhti ja personaliosakonna töötajat.  4 2.21. Töötajal on õigus eelneval kokkuleppel vahetu juhiga võtta vabad päevad töötasu säilitamisega järgmiselt: a) kolm tervisepäeva aastas; b) kõrgkooli lõpetamisel üks päev; c) algklassi (1.–4. klass) lapse vanemal koolialguse aktuse päeval üks päev; d) lähedase matuste korraldamiseks kolm päeva; e) perekonnas või elukohas aset leidnud õnnetusjuhtumi korral üks päev. 2.22. Eeskirja punktis 2.21 nimetatud vabade päevade kasutamise lepib töötaja eelnevalt vahetu juhiga kokku ning vormistab riigitöötaja iseteenindusportaalis. 3. PUHKUS 3.1. Ministeeriumi töötajal on 35-kalendripäevane põhipuhkus kalendriaasta eest. Muid puhkusi antakse vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 3.2. Töötajal on esimesel tööaastal õigus saada puhkust võrdeliselt töötatud kuude arvuga. 3.3. Puhkuse andmine toimub vastavalt puhkuste ajakavale, mille kinnitab kantsler I kvartali jooksul riigitöötaja iseteenindusportaalis. Puhkuste ajakava koostamisel lähtutakse töö korraldamise huvidest, arvestades võimaluse korral töötaja soove. Puhkuste ajakava muutmine toimub poolte kokkuleppel. 3.4. Osade kaupa võib põhipuhkust anda üksnes poolte kokkuleppel, kusjuures ühe katkestamatu osa kestus peab olema vähemalt 14 kalendripäeva. Osade kaupa puhkuse võtmisel ei tohi kahe järjestikuse puhkuseosa vahele jääda ainult puhkepäevad. 3.5. Töötamise korral 50% või väiksema koormusega on minimaalne puhkuse pikkus kolm kalendripäeva (ei arvestata nädalavahetust ega riigipühasid). 3.6. Töötaja haigestumise korral vahetult enne puhkust või puhkuse ajal on töötaja kohustatud esimesel võimalusel sellest informeerima vahetut juhti, kes edastab teate viivitamata personalispetsialistile. Kui töötaja puhkuse ajal haigestumisest ei teavita, puhkust ei katkestata ja haigushüvitist ei maksta. 3.7. Puhkuse ajakava muutmiseks või ajakavavälise puhkuse, sealhulgas õppepuhkuse saamiseks peab töötaja esitama riigitöötaja iseteenindusportaali kaudu puhkusetaotluse vähemalt 14 kalendripäeva enne taotluses märgitud puhkuse algust. Taotluses peab olema kirjas asendaja ning taotlus peab olema eelnevalt kooskõlastatud nii vahetu juhi kui asendajaga. Puhkus koos asendaja nimega peab olema märgitud ka töötaja elektroonilises kalendris ja e-postkasti automaatvastuses. 4. PALGA JA TÖÖTASU MAKSMINE 4.1. Palka ja töötasu makstakse vastavalt õigusaktidele ministeeriumi palgajuhendiga kehtestatud korras ning ametisse nimetamise käskkirja või töölepinguga ette nähtud suuruses ja tingimustel. 4.2. Eritingimuste lisatasu makstakse töötajale ületunnitöö ja riigipühal töötamise eest seadusest tuleneval alusel ja palgajuhendiga kehtestatud korras. Ületunnitööks ei loeta niisugust töö tegemist väljaspool tööaega, mis tuleneb töötaja enda vajadusest.  5 4.3. Palk või töötasu kantakse töötaja pangakontole üks kord kuus hiljemalt kuu viimasel tööpäeval. 4.4. Palgateatis edastatakse töötajale e-postiga hiljemalt kaks tööpäeva enne palga või töötasu ülekandmist. 5. ÜLDINE TÖÖKORRALDUS 5.1. Töötaja on kohustatud täitma oma töökohustusi eesmärgipäraselt, tulemuslikult ja õigeaegselt, lähtudes avalikest huvidest ning juhindudes seadustest, ametniku eetikakoodeksist, ministeeriumi ja osakonna põhimäärusest ning ametijuhendist. 5.2. Töökohalt äraolekul kauem kui üks tööpäev aktiveerib töötaja e-posti automaatvastuse infoga büroost eemal viibimisest ning teda asendava töötaja kontaktandmetest. 5.3. Töötaja peab nii töösuhte ajal kui ka pärast töölt lahkumist hoidma konfidentsiaalsena asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud andmeid, sealhulgas eraelulised isikuandmed. 5.4. Töötaja on kohustatud hoiduma tegudest, mis takistavad teistel töötajatel nende kohustuste täitmist, kahjustavad riigi vara või teiste töötajate või kolmandate isikute õigusi või vara. 5.5. Töötaja peab olema korrektse ja puhta välimusega ning kandma ametiasutuse ja töökoha väärilist riietust. 5.6. Töötaja varustatakse ametijuhendis kirjeldatud tööks vajalike töövahenditega. Töötaja vastutab temale üle antud vara sihipärase kasutamise ja säilivuse eest. 5.7. Töötajale avatakse tööalaseks kirjavahetuseks meiliaadress [email protected], mida ta kasutab ainult ametialaseks suhtlemiseks. 5.8. Töötaja võib kasutada ametisõitudeks Rahandusministeeriumi ühisosakonna haldustalituse sõiduvahendeid või oma isiklikku autot vastavalt ministeeriumi transpordivahendite kasutamise korrale. Eelistatult kasutatakse ametisõitudeks ühistransporti. 5.9. Teenistus- või koolituslähetusse suunamine ja kulude hüvitamine toimub vastavalt ministeeriumi teenistuslähetusse saatmise ja kulude hüvitamise korrale. 5.10. Nõupidamiste ja sündmuste teenindamine toimub vastavalt nõupidamiste ja sündmuste korraldamise heale tavale. 5.11. Töösuhtest vabastamisel, vanemapuhkusele minemisel ja üle kolme kuu kestval eemal viibimisel algatab personalispetsialist vähemalt 14 kalendripäeva enne elektroonilise ringkäigulehe ning töötaja on kohustatud andma oma asjaajamise üle vahetule juhile või vahetu juhi määratud töötajale. Üleandmise kord sätestatakse ministeeriumi asjaajamiskorras ja infoturbepoliitikas. 6. KÕRVALTEGEVUSEST TEAVITAMINE 6.1. Töötaja peab viivitamata teavitama tööandjat kirjalikult, kui ta tegeleb või kavatseb tegeleda avaliku teenistuse seaduse § 60 lõikes 1 nimetatud kõrvaltegevusega. Selleks täidab töötaja teavituse vormi riigitöötaja iseteenindusportaalis ning  6 kooskõlastab selle osakonnajuhataja, personalijuhi, siseaudit juhi, asekantsleri ja teda ametisse nimetanud või töölepingu sõlminud isikuga. 6.2. Töötaja kõrvaltegevuse võib keelata täielikult või osaliselt, kui: a) kõrvaltegevusele kuluva töö maht või laad takistab korrapärast tööülesannete täitmist; b) kõrvaltegevus toob kaasa huvide konflikti olukorra ja/või töökohustuse rikkumise. 6.3. Töötajale kehtivad käesolevas alajaotuses kirjeldatud kohustused ka ajal, kui tema avaliku võimu teostamise õigus on peatunud või kui tal on õigus keelduda töö tegemisest, sealhulgas vanemapuhkuse ajal. 7. KORRUPTSIOONIENNETUS 7.1. Töökohustuste täitmisel peab töötaja juhinduma ametniku eetikakoodeksist. 7.2. Töötaja peab täitma korruptsioonivastasest seadusest tulenevaid kohustusi ning pidama kinni tegevus- ja toimingupiirangutest. 7.3. Töötaja peab viivitamata teavitama töökohustusega seostatava soodustuse saamisest või pakkumisest osakonnajuhatajat ja siseauditi osakonda. Sõltuvalt saadud soodustuse olemusest ja väärtusest võtab töötaja selle kasutusse, tarbib teiste töötajatega ühiselt või annab finantsosakonnale. 7.4. Kui töötaja võtab vastu soodustuse, mis on seostatav tema töökohustustega, kuid mida võib lugeda tavapäraseks viisakusavalduseks, teavitab ta sellest viivitamata suuliselt oma vahetut juhti ja siseauditi osakonda. Saadud soodustuse tarbib töötaja võimaluse korral teiste töötajatega ühiselt. 7.5. Töötaja keeldub vastu võtmast soodustust, mis on seostatav tema töökohustustega, kuid mida ei saa lugeda tavapäraseks viisakusavalduseks. Kui soodustuse vastuvõtmisest ei ole võimalik keelduda, näiteks põhjusel, et see on soodustuse andjale solvav, teavitab töötaja siseauditi osakonda ja annab soodustuse üle finantsosakonnale. 7.6. Kallihinnalise soodustuse puhul või kui töötaja ei oska soodustuse väärtust hinnata, teavitab töötaja soodustuse saamisest osakonnajuhatajat, siseauditi osakonda ja finantsosakonda. 7.7. Kui töötaja võtab vastu soodustuse, mis on suunatud ministeeriumile, annab ta selle üle finantsosakonnale. 7.8. Ministrile või kantslerile antud soodustusest, mida ei saa lugeda tavapäraseks viisakusavalduseks, teavitatakse siseauditi juhti ja finantsosakonna juhatajat. 7.9. Töötaja peab korruptsioonivastase seaduse § 3 lõikes 1 sätestatud keelu rikkumisest või muust korruptsioonijuhtumist teavitama ministeeriumi siseauditi juhti, kantslerit või süütegude menetlejat (politsei, prokuratuur). 7.10. Käesolevas alajaotuses kirjeldatud kohustused kehtivad töötajale ka ajal, kui tema avaliku võimu teostamise õigus on peatunud või kui tal on õigus keelduda töö tegemisest, sealhulgas vanemapuhkuse ajal. 8. TÖÖALASTE KORRALDUSTE ANDMINE  7 8.1. Töötajale võib tööalast korraldust anda, muuta ja peatada tema vahetu juht. Kui vahetust juhist kõrgemalseisev juht annab korduva iseloomuga või mahuka tööalase korralduse, teavitab töötaja sellest kohe oma vahetut juhti. 8.2. Töötaja on kohustatud kohe informeerima oma vahetut juhti asjaoludest, mis takistavad tal õigeaegselt ettenähtud tööülesannete täitmist. 8.3. Töötajale vajalik üldinfo edastatakse e-postiga, Teamsis, dokumendihaldussüsteemis, siseveebis ja/või nõupidamistel. 9. TÖÖTERVISHOIU JA -OHUTUSE ÜLDJUHISED 9.1. Töötaja saab tööle asumisel töötervishoiu-, tööohutus- ja tuleohutusnõuete tutvustuse ning ta on kohustatud eespool loetletud nõudeid järgima. 9.2. Ministeeriumi töökeskkonda, -tervishoidu ja -ohutust puudutavaid küsimusi korraldab töökeskkonnaspetsialist või -volinik vastavalt töötervishoiu ja tööohutuse seadusele. Nimetatud isikute kontaktandmed on kättesaadavad siseveebis. 9.3. Töötaja kohustub läbima tervisekontrolli vastavalt kehtestatud korrale. 10. BÜROORUUMIDE KASUTAMINE JA PARKIMINE 10.1. Pääsu ministeeriumi hoonesse, bürooruumide kasutamist ja parkimist reguleerib Suur-Ameerika 1 hoone kodukord, mis on täitmiseks kõikidele büroos töötavatele töötajatele. 10.2. Bürooruumide kasutamisel lähtutakse ministeeriumi hübriidtöö põhimõtetes sätestatust.