Käskkiri

KÄSKKIRI Tartu 04.05.2017 nr 7-3/17-8 Riigikohtu raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Riigikohtu kodukorra punktide 8 ja 13 alusel 1. Kinnitan Riigikohtu raamatupidamise sise-eeskirja (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks Riigikohtu esimehe 10.03.2015 käskkirjaga nr 7-3/15-6 kinnitatud ja 26.02.2016 käskkirjaga nr 7-3/16-5 muudetud Riigikohtu raamatupidamise sise-eeskirja. 3. Punktis 1 nimetatud Riigikohtu raamatupidamise sise-eeskiri jõustub tagasiulatuvalt alates 01.01.2017. (allkirjastatud digitaalselt) Priit Pikamäe esimees Lisa: Riigikohtu raamatupidamise sise-eeskiri  KINNITATUD Riigikohtu esimehe "…..." ……………………….. käskkirjaga nr........................... RIIGIKOHTU RAAMATUPIDAMISE SISE-EESKIRI Riigikohtu raamatupidamise sise-eeskiri kehtestatakse raamatupidamise seaduse § 11 ja § 35 lg 4 rahandusministri määruse „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ § 1 lg 4 ja Riigikohtu kodukorra alusel. SISUKORD 1. ÜLDSÄTTED ............................................................................................................................. 2 2. KONTOPLAAN .......................................................................................................................... 2 3. ARUANDLUS ............................................................................................................................ 3 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE JA KONTROLLIMINE. ..................... 4 5. SIIRDED RIIGIEELARVEST JA PANGAKONTOD. .............................................................. 7 6. SULARAHAOPERATSIOONIDE TEOSTAMINE .................................................................. 8 7. ARVELDUSED DEEBET- JA KREDIITKAARTIDEGA ........................................................ 9 8. ARVELDUSED ARUANDVATE ISIKUTEGA ..................................................................... 10 9. ARVELDUSED HANKIJATEGA ........................................................................................... 11 10.ARVELDUSED OSTJATEGA ................................................................................................ 11 11. NÕUETE JA TEHTUD ETTEMAKSETE ARVESTUS........................................................ 12 12. KOHUSTISTE JA SAADUD ETTEMAKSETE ARVESTUS .............................................. 13 13. VARADE JA VARUDE ARVESTUS .................................................................................... 14 14. PÕHIVARADE ARVESTUS ................................................................................................. 15 15. AMORTISATSIOONI ARVESTUS....................................................................................... 16 16. PÕHIVARADE MÜÜK, TASUTA ÜLEANDMINE JA MAHAKANDMINE .................... 17 17. PALKADE ARVESTUS ......................................................................................................... 19 18. MAKSUDE ARVELDUSED .................................................................................................. 21 19. TEGEVUSKULUDE KAJASTAMINE ................................................................................. 22 20. TULUDE KAJASTAMINE .................................................................................................... 23 21. VARADE JA KOHUSTISTE INVENTEERIMINE .............................................................. 24 22. RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMISE KORD ….………………………28 1 1. ÜLDSÄTTED 1.1. Riigikohtu raamatupidamise sise-eeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib Riigikohtu raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse tingimusi ja korda. 1.2. Eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist, raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS), avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendist (edaspidi ÜE), Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ) ja rahvusvahelistest avaliku sektori raamatupidamise standarditest (IPSAS). 1.3. Riigikohus, kui riigiraamatupidamiskohustuslane, korraldab ja teostab oma raamatupidamist ise. Raamatupidamise eest vastutavate isikute kohustused määratakse kindlaks nende ametijuhenditega. 1.4. Raamatupidamise korraldamise põhinõuded: 1.4.1. Tagada aktuaalse, olulise, objektiivse ja võrreldava informatsiooni saamine raamatupidamiskohuslase finantsseisundist, majandustulemustest ning rahavoogudest. 1.4.2. Dokumenteerida kõiki oma majandustehinguid. 1.4.3. Säilitada raamatupidamise dokumente. 1.4.4. Kirjendada algdokumentide või nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel kõiki oma majandustehinguid raamatupidamisregistrites. 1.4.5. Koostada ja esitada saldoandmikud, majandusaasta aruanded ning muud finantsaruanded RPS-s, ÜE-s ja teistes õigusaktides kehtestatud korras. 2. KONTOPLAAN 2.1. Majandustehingute kirjendamiseks kasutatakse ÜE-s kinnitatud kontosid. Kontode lisamine või muutmine toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) kaudu. 2.2. Majandustehingute kirjendamisel tuleb valitud kontole lisada ÜE kontoplaanis ette nähtud koodid kui kontoplaanis on kontol vastavas veerus märge "nõutav". Kontoplaani iga erinevat kombinatsiooni, mis koosneb konto, tehingupartneri, tegevusala, allika ja rahavoo koodist, nimetatakse ÜE-s kontokombinatsiooniks. 2.3. Tegevusala kood kajastab asutuse poolt täidetavaid funktsioone ning tegevusala kood lisatakse kõikide tulemiaruande kulukontode korral (välja arvatud siirded). Kinnisvarainvesteeringute, materiaalse põhivara ja bioloogiliste varade kontodel lisatakse tegevusala kood ainult aruandeaasta soetuste kohta. Riigikohus kasutab oma igapäevase tegevuse kajastamiseks tegevusala koodi 03300 2 2.4. Allikate koodid - tunnused, millised võimaldavad liigendada ja analüüsida tulusid- kulusid finantseerimisallikate viisi. 2.5. Rahavoo koodi lisamine on nõutav investeerimis- ja finantseerimistegevuse rahavoo aruande koostamiseks ning rahavoo kood lisatakse finantsinvesteeringute, kinnisvarainvesteeringute, põhivarade ning võlakohustiste kontodele. 3. ARUANDLUS 3.1. Perioodiliseks raamatupidamisaruandeks on raamatupidamiskontode saldoandmik. 3.2. Saldoandmik esitatakse elektrooniliselt, importides see majandusarvestusprogrammist Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemi XML failina. 3.3. Saldoandmik esitatakse iga kuu kohta kasvavalt kalendriaasta algusest (bilansikontode saldod aruandekuu lõpu seisuga ja tulemiaruande kontode saldod perioodi kohta alates kalendriaasta algusest kuni aruandekuu lõpuni) järgneva kuu 25. kuupäevaks. 3.4. Kord kvartalis, kvartali lõpu seisuga, viiakse läbi varade, kohustiste, tulude, kulude ja netovara saldode võrdlused teiste saldoandmike esitajatega vastavalt ÜE § 52 lõikele 8. Saldode erinevuste korral, aga ka konsolideerimisgrupi siseste täiendavate kannete vajadusel tehakse saldoandmikesse korrigeerimised vastavuses ÜE § 52 lõikega 8 ja § 53 lõigetega 3 ja 4. Nimetatud võrdlused ja korrigeerimised lõpetatakse 7 tööpäeva jooksul saldoandmike esitamise tähtajast, välja arvatud saldoandmike korral aasta lõpu seisuga. Aasta lõpu seisuga esitatud saldoandmikes tehakse korrigeerimisi (sealhulgas auditeerimise käigus ilmnenud puuduste likvideerimiseks) kuni järgmise aasta 31. märtsini. 3.5. Peale 31. märtsi võib taotleda RTK-lt paranduste sisseviimist aasta lõpu seisuga esitatud saldoandmikesse, kui auditi käigus leitakse aruandekohustuslase aastaaruandes korrigeerimist vajavaid olulisi vigu. RTK parandab olulisi vigu kuni 30. aprillini. 3.6. Statistilised aruanded koostatakse ja esitatakse Statistikaametile kinnitatud mahus ja tähtaegadel. 3 3.7. Tulu- ja sotsiaalmaksu ning kohustusliku kogumispensioni, töötuskindlustusmaksete deklaratsioon esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektroonselt vastavalt seaduses määratud kuupäevadel ja vormidel. 3.8. Aastaaruanne koostatakse lähtudes ÜE-s ettenähtud korrast. Riigieelarve täitmise aruande koostamisel kasutatakse SAP BO aruandluskeskkonnast saadud aruandeid. Aastaaruandes avaldatakse informatsioon seotud isikutega tehtud tehingute kohta vastavalt ÜE §491 nõuetele. Seotud isikuteks §491 mõistes loetakse Riigikohtu esimees ja Riigikohtu direktor ning nende pereliikmed. 3.9. Riigikohus allkirjastab digitaalselt pärast aasta lõpu seisuga kontode sulgemist, kuid hiljemalt majandusaastale järgneva aasta 15. mail saldoandmike infosüsteemis bilansi ja tulemiaruande. 3.10. Riigikohus esitab Riigi Tugiteenuste Keskusele ja Riigikontrollile hiljemalt majandusaastale järgneva aasta 15. mail riigieelarve täitmise aruande. Riigieelarve täitmise aruande liigendus vastab vastava aasta riigieelarvele, millele on lisatud sobivad kirjed lähtudes eelarveaastal toimunud eelarve muudatustest. 3.11. Punktides 3.9. ja 3.10. nimetatud aruanded allkirjastab Riigikohtu direktor. 3.12. Riigikohus esitab hiljemalt järgmise aasta 30. aprillil Rahandusministeeriumile ning Riigikontrollile ülevaate oma tegevustest vabalt valitud vormis. Nimetatud ülevaate allkirjastab Riigikohtu direktor. 4. MAJANDUSTEHINGUTE DOKUMENTEERIMINE JA KONTROLLIMINE. 4.1. Majandustehing on tehing, muu toiming, seaduses sätestatud sündmus või muu tegu, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohustuslase vara, kohustiste või omakapitali koosseis. 4.2. Majandustehinguid on volitatud tegema Riigikohtu esimees, Riigikohtu esimehe nõunik, direktor, osakonna juhatajad oma vastutusala piires ja korrektor-bibliograaf raamatute ning perioodika osas. Riigikohtu esimehe ja Riigikohtu direktori äraolekul on volitatud isikuks Riigikohtu esimehe käskkirjaga määratud asendaja. Riigikohtu esimehe nõunikule, osakonna juhatajale ja korrektor-bibliograafile määratakse majandustehingute tegemiseks asendaja vajadusel e-arvekeskuse portaalis. Riigikohtu direktor teavitab asendaja määramisest kirjalikku taasesitamist 4  võimaldavas vormis raamatupidamise eest vastutavat isikut, kes sisestab asendamise e-arvekeskuse portaali. 4.3. Majandustehing dokumenteeritakse ja kirjendatakse raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine. Andmed kirjendatakse registritesse algdokumentide alusel, mis tõestavad majandustehingu toimumist. 4.4. Majandustehinguid kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel debiteeritavatel ja krediteeritavatel kontodel. 4.5. Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 4.5.1. Majandustehingu kuupäev. 4.5.2. Raamatupidamiskirjendi identifitseerimistunnus. 4.5.3. Debiteeritavad ja krediteeritavad kontokombinatsioonid ja vastavad summad. 4.5.4. Viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile. 4.6. Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. 4.7. Algdokument peab sisaldama majandustehingu kohta järgmisi andmeid: 4.7.1. Toimumisaeg. 4.7.2. Majandusliku sisu kirjeldus. 4.7.3. Arvnäitajad (kogus, hind ja summa). Kui teiseks tehingupooleks on raamatupidamiskohustuslane, riigi raamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab esitatud arve sisaldama lisaks identifitseerimistunnust (nt number) ning tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid. 4.8. Algdokumenti on lubatud üle viia teise vormingusse või teisele teabekandjale, kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib raamatupidamiskohustuslane säilitada üksnes muudetud vorminguga või teisel teabekandjal algdokumenti. 4.9. Majandustehingute kontrolli teostab Riigikohtu direktor. 5 4.10. Majandustehingut tegema volitatud isik ja kontrollija peavad dokumentide kontrollimisel tagama, et: 4.10.1. Dokument kajastab majandustehingut õigesti. 4.10.2. Dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingule. 4.10.3. Tehing on seaduspärane ja vajalik. 4.10.4. Tehing on kooskõlas eelarvega. 4.10.5. Tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele. 4.10.6. Kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist. 4.11. Riigikohtu raamatupidamise eest vastutav isik peab tagama järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise: 4.11.1. Tehingu teostamine on kooskõlas eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega. 4.11.2. Raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsus. 4.11.3. Maksetähtpäev. 4.11.4. Tekkepõhine periood. 4.11.5. Kas arve on vormistatud vastavalt nõuetele. 4.11.6. Kas antud kauba või teenuse eest ei ole varem tasutud. 4.11.7. Tehingu vastaspoole andmed. 4.11.8. Kas ostutehing kontrolliti ja kinnitati selleks volitatud isiku poolt. 4.12. Riigikohus peab raamatupidamisarvestust elektrooniliselt, kasutades selleks majandusarvestusprogrammi “SAP” (edaspidi programm). Programmis kasutatavad moodulid ning nende algseadistuste ja kasutamise kirjeldused on fikseeritud Rahandusministeeriumi ja Riigikohtu koostöös koostatud programmi juurutuskavandis. Ostuarvete liikumine korraldatakse läbi E-arvekeskuse (edaspidi EAK) ning nende töötlemine toimub vastavalt koostatud memole „E-arvekeskuse kasutamine Riigikohtus“. Muude kuludokumentide liikumine korraldatakse dokumendihaldussüsteemis Delta. Dokumentide menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus loetakse raamatupidamise algdokumendi allkirjaks. 6 4.13. Alusdokumendi juurde vastavas infotehnoloogilises süsteemis, kus dokument on registreeritud, märgitakse kirjendi järjekorra number pearaamatus, et tagada kirjendi ning algdokumendi seostatus. 4.14. Raamatupidamisregistrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kontode kaupa kronoloogilises järjekorras. Raamatupidamisregistreid peetakse masintöödeldavalt või muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 4.15. Raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha õiendita parandusi. Paranduste tegemisel tuleb lähtuda RPS § 10 nõuetest. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandusdokument (raamatupidamisõiend). Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma nime ja paranduse aluse. Varasemat algdokumenti ja kirjendit tuleb täiendada viitega hilisemale parandusdokumendile ja – kirjendile. 5. SIIRDED RIIGIEELARVEST JA PANGAKONTOD. 5.1. E-riigikassa infosüsteemi kaudu üle kantud ja laekunud summad kajastatakse raamatupidamiskontodel üldjuhul siiretena. 5.2. Tulude laekumisel e-Riigikassa kontole tehakse kanne: deebet: siirded eelarvesse (kontoklass 71); kreedit: nõuded (kontogrupp 1020 või 1030) või vastav tulukonto 5.3. Väljamaksete tegemisel e-Riigikassa kontolt tehakse kanne: deebet: kohustised (kontoklass 20), ettemaksude korral deebet ettemaksed (kontorühm 103); kreedit: siirded eelarvest (kontoklass 70). 5.4. Aruande perioodi jooksul tehakse siirete kandeid kassapõhiselt. Aruande perioodi lõpul viiakse tulemiaruanne nulli: 5.4.1. Kui tulem enne korrigeerimist on negatiivne, siis deebet tekkepõhiste siirete nõue (10350000) ja kreedit tekkepõhine siire eelarvest (70000200). 5.4.2. Kui tulem enne korrigeerimist on positiivne, siis deebet tekkepõhine siire eelarvesse (71000200) ja kreedit tekkepõhiste siirete kohustis (20350000). 5.5. Rahalisi ülekandeid tehakse elektrooniliselt ning nende tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. 7 5.6. Isikud, kes on volitatud e-Riigikassat kasutama ja milliseid tehinguid teostama, määratakse kindlaks Riigikohtu esimehe antud volituses. Volikirjad koos isikute isikut tõendavate dokumentide koopiatega esitatakse Rahandusministeeriumile kinnitamiseks. 5.7. Rahalisi ülekandeid tehakse maksetähtpäeval. 6. SULARAHAOPERATSIOONIDE TEOSTAMINE 6.1. Arvlemiseks sularahaga on sularahakassa. Sularahaoperatsioone kassas teostab isik, kellega on sõlmitud individuaalne materiaalse vastutuse leping. Sularaha hoitakse tulekindlas seifis. 6.2. Kassa väljamineku- ja sissetulekuorderitele kirjutab alla raamatupidamise eest vastutav isik. 6.3. Kassas sularahatehingute teostamise aluseks on nummerdatud kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderid. Kassasse raha laekumisel vormistatakse sissetulekuorder, millel on kohustuslikud järgmised rekvisiidid: 6.3.1. Asutuse nimetus. 6.3.2. Orderi number. 6.3.3. Kuupäev. 6.3.4. Isiku ees- ja perekonnanimi, kellelt raha vastu võetakse. 6.3.5. Mille alusel raha kassasse võetakse. 6.3.6. Lisatud dokumendi nimetus (vajaduse korral). 6.3.7. Summa numbrite ja sõnadega. 6.3.8. Vastuvõtja allkiri. Raha vastuvõtmise kohta antakse raha kassasse maksnud isikule kviitung (üks osa kassa sissetulekuorderist), millel on vastuvõtja allkiri raha vastuvõtmise tõenduseks. 6.4. Kassast väljastatakse sularaha kassa väljaminekuorderi alusel, mille kohustuslikud rekvisiidid on: 6.4.1. Asutuse nimetus. 6.4.2. Orderi number. 6.4.3. Kuupäev. 6.4.4. Isiku ees- ja perekonnanimi, kellele raha makstakse. 6.4.5. Mille alusel raha välja makstakse. 6.4.6. Summa numbrite ja sõnadega. 8  6.4.7. Väljaandja allkiri. 6.4.8. Raha vastuvõtja allkiri. Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha ülekirjutusi ega parandusi, isegi mitte õigeks tunnistatuid. Kassa sularaha liikumised registreeritakse kassaraamatus. 6.5. Lähtuvalt ÜE §17 lg 2 nõuetest on Riigikohtus kehtestatud sularahakassa eeskiri. 7. ARVELDUSED DEEBET- JA KREDIITKAARTIDEGA 7.1. Deebet- ja krediitkaardi (edaspidi maksekaart) taotlemiseks annab nõusoleku Riigikohtu direktor. Maksekaart väljastatakse panga poolt kaardivaldajale, kelle ees- ja perekonnanimi, isikukood ja kodune aadress on märgitud kaardi taotlusesse. 7.2. Deebetkaart väljastatakse sularahaga arveldamiseks. Deebetkaardi taotlusesse märgitakse päevalimiit sularaha väljavõtul. Krediitkaardi taotlusesse märgitakse kaardi kasutuslimiit. 7.3. Maksekaardi kehtivus on märgitud kaardile. Kaardivaldaja on kohustatud täitma panga poolt sätestatud maksekaardi kasutuse tingimusi. 7.4. Kui kaardivaldaja ja asutuse vahel lõpeb teenistussuhe, on kaardivaldaja kohustatud koheselt tagastama maksekaardi. Rahandusministeeriumile esitatakse taotlus maksekaardi sulgemiseks. 7.5. Kaardivaldaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute tegemiseks. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ning kaardivaldaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga riigile tekitatud kahju. 7.6. Kaardivaldaja ei tohi anda PIN-koodi ja maksekaarti kolmanda isiku valdusse ega jätta järelvalveta kohta, kust see võiks sattuda kolmanda isiku kasutusse. Kaardivaldaja kohustub hüvitama kõik kulud, mis on tekkinud kaardi kolmanda isiku valdusse sattumisest, kui ta ei tõenda, et see ei toimunud tema süü tõttu. 9 7.7. Kaardivaldaja esitab raamatupidamise eest vastutavale isikule algdokumendid kuu jooksul tehtud tehingute kohta. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta. Väljavõte tehingutest ning kulu tõendavad dokumendid edastatakse läbi dokumendihaldussüsteemi „Delta“. 7.8. Raamatupidamise eest vastutav isik kontrollib algdokumentide vastavust kehtestatud nõuetele, koostab raamatupidamiskirjendid. Tasumised imporditakse e- Riigikassa süsteemist SAP-i ning seotakse vastava raamatupidamisdokumendiga. 8. ARVELDUSED ARUANDVATE ISIKUTEGA 8.1. Aruandvate isikute arvelduste kohta peetakse arvestust aruandvate isikute kaupa. Ettemakset kajastatakse kontol 10392010 ( ettemaksed teenistujatele). 8.2. Avansse lähetuskuludeks antakse vastavalt lähetatu taotlusele. 8.3. Avansi kasutamise kohta esitab aruandev isik aruande. Majanduskulude aruanne esitatakse reeglina kord kuus või enne uue avansi taotlemist. Aruandele lisatakse kulusid tõendavad dokumendid. Aruandealuste summadena saadud raha ei tohi üks aruandev isik teisele üle anda. Majanduskulude aruande kooskõlastab vahetu juht ning kinnitab Riigikohtu direktor dokumendihaldussüsteemis „Delta“. 8.4. Raamatupidamise eest vastutav isik kontrollib aruandes olevate summade õigsust ja algdokumentide vastavust kehtestatud nõuetele ning koostab raamatupidamiskirjendid. Raamatupidamiskirjendi number märgitakse ka dokumendihaldussüsteemis „Delta“ vastava töövoo juures selleks, et tagada kirjendi ning dokumendi seostatus. 8.5. Välislähetuse kulude väljamaksmise aluseks on kas Riigikohtu esimehe või direktori käskkiri, kus on fikseeritud, millises ulatuses kulutused eelarvest kaetakse. Aruandealusele avansina välja antud summadest kasutamata jäänud ja dokumentaalselt tõestamata osa tuleb tagasi maksta lähetusest tagasi jõudmisele järgneva viie tööpäeva jooksul või jäetakse kokkuleppel järgmiste lähetuste avansiks. 8.6. Lähetuste kuludokumendid esitatakse läbi dokumendihaldussüsteemi „Delta“, lisades need manusena vastava lähetuse juurde. Raamatupidamise eest vastutav isik koostab vastava raamatupidamiskirjendi ning märgib kirjendi numbri lähetuse dokumendi töövoo juurde selleks, et tagada kirjendi ning dokumentide seostatus. 10 9. ARVELDUSED HANKIJATEGA 9.1. Arveldusi hankijatega kajastatakse kontorühmas 201. Lühiajalised kohustised hankijatele ostetud toodete ja teenuste eest kajastatakse kontol 20100000. Võlg hankijatele põhivarade eest kajastatakse kontol 20101000. 9.2. Analüütilist arvestust peetakse eraldi iga hankija kohta. Arvelduste osas hankijatega, kus tehingupartneriks on avaliku sektori üksus, võrreldakse omavahelisi käibeid ja saldosid iga kvartali lõppemisel saldoandmike infosüsteemis. 9.3. Hankijate poolt esitatud arvete töötlemine korraldatakse läbi EAK-e. Arvete kooskõlastamine ja konteerimine toimub EAK-s vastavalt koostatud memole „E- arvekeskuse kasutamine Riigikohtus“. Konteeritud ja kinnitatud arved liiguvad EAK-st raamatupidamisprogrammi SAP pargitud olekusse ning seal toimub nende salvestamine süsteemi. 10. ARVELDUSED OSTJATEGA 10.1. Ostjatele arvete vormistamisel järgitakse RPS nõudeid. Erinõue on kajastada arvel arve väljastajale omistatud tehingupartneri koodi. Arve vormistamiseks esitab allüksuse juhataja raamatupidamise eest vastutavale isikule esildise järgmiste rekvisiitidega: 10.1.1. Maksja nimi ja aadress, kontakttelefon ja kontaktisik ning registrikood. 10.1.2. Tehingu sisu ja alus. 10.1.3. Tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa). 10.1.4. Makse laekumise tähtaeg. Arved saadetakse elektrooniliselt kas pdf-vormingus meili teel või läbi EAK. Arvete koostamise õigsuse eest vastutab arve koostaja. Nõude tekkimisel tehakse raamatupidamiskanne: deebet: kontorühm 103 kreedit: kontorühm 322, 381 Kui on väljastatud vigane arve või ei ole osutatud teenust täies mahus või üldse mitte, siis väljastatakse kliendile kreeditarve. Kreeditarve peab olema märgistatud, et juhtida kliendi tähelepanu tema erakordsusele võrreldes tavalise arvega. 11  Kreeditarve vormistamiseks tuleb raamatupidamisele esitada alus selle vormistamiseks. Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel järgitakse tekkepõhisuse printsiipi. 10.2. Tulud toodete ja teenuste müügist ja muud tulud laekuvad e-Riigikassas selleks avatud kontole, kus need jaotatakse viitenumbri alusel saajatele. Laekumise päeval teeb saaja kande: deebet: tulude siirded eelarvesse (konto 710001 ) kreedit: nõuded (kontorühm 103) või tulu (kontorühm 322, 350). 11. NÕUETE JA TEHTUD ETTEMAKSETE ARVESTUS 11.1. Nõuete ja ettemaksete kajastamisel lähtutakse RTJ 3 nõuetest. 11.2. Lühiajalisi nõudeid ja tehtud ettemakseid kajastatakse käibevara kontorühmas 103. 11.3. Laenu- ja liisingnõuetena kajastatakse kontorühmas 103 lühiajalisi (ühe aasta jooksul tasumisele kuuluvad summad) nõudeid, millega kaasneb intress (sh. järelmaksunõuded). Tehingupartneri koodina kajastatakse laenu saaja või kapitalirendile võtja kood. Nõutav on rahavoo koodi kasutamine. 11.4. Kautsjonid laekuvad vastavale kontole Maksu- ja Tolliametis. Maksu-ja Tolliametis peetakse arvestust kautsjonite ning riigilõivude üle selleks ette nähtud spetsiaalses infotehnoloogilises süsteemis (NAP). Aruandekuule järgneva kuu 23. kuupäeval toimub kuu sulgemine ning 24. kuupäeval moodustatakse koondkanded asutustele ning eksporditakse SAP-i. Nõuded võetakse arvele kontogrupis 2036 kohustisena. Kautsjoni kandmisel riigieelarvesse kajastatakse summa kontogrupis 3888 tuluna. 11.5. Ettemakstud toetusi kajastatakse kontogrupis 1038, ettemakstud tulevaste perioodide kulusid kontogrupis 1039, ettemakseid materiaalse põhivara eest ja lõpetamata ehitusi kontogrupis 1559, ettemakseid immateriaalse põhivara eest kontogrupis 1569. 11.6. Ettemaksete osas peetakse analüütilist arvestust iga ettemakse saaja kohta eraldi. Ettemakstud tulevaste perioodide kulude üle peetakse arvestust kontogrupis 1039 ning need kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. 12  Erandina võib ettemakstud tulevaste perioodide kulud kanda kuludesse arve saamise kuus, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem ÜE § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist. 12. KOHUSTISTE JA SAADUD ETTEMAKSETE ARVESTUS 12.1. Kohustiste kajastamisel peetakse kinni tekkepõhisuse printsiibist, mille järgi kõik aruandeperioodil tekkinud kohustised kajastatakse aruandeperioodi bilansis. 12.2. Ettemaksena saadud tulud võetakse esmalt arvele kohustisena kontogrupis 2039 ning kantakse tuludesse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alapiiri kanda koheselt tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata. Avaliku sektori sisese tehingu korral lepivad pooled kajatamise viisi eelnevalt omavahel kokku. 12.3. Eraldised võetakse arvele lühi- ja pikaajalise osana, lähtudes hinnangust nende realiseerumise tähtajale, kontorühmades 206 ja 256. Pikaajalised eraldised kajastatakse diskonteerituna määraga 4% aastas. Eraldiste moodustamist kajastatakse samaaegselt kuludes (eraldiste vähenemist kulude vähenemisena). 12.4. Aruandeaasta lõpu seisuga hinnatakse pensionieraldisi. Bilansipäevaks välja teenitud, kuid välja maksmata pensionisuurendused, ametipensionid ja muud pikaajalised tööga seotud hüvitised endistele ning tööl käivatele riigi teenistujatele ja nende perekonnaliikmetele kajastatakse eraldisena selle riigiraamatupidamiskohustuslase bilansis, kelle juures teenistujad vastava hüvitise välja teenisid. Pensionieraldiste arvestamiseks kasutatakse proportsionaalse osa krediteerimise meetodit, mille kohaselt tekitab iga hüvitise määramise aluseks olev tööalase teenistuse periood lisaühiku hüvitise saamiseks. Kui vastavaid hüvitisi maksab välja teine asutus (näiteks Sotsiaalkindlustusamet), siis kajastab ta väljamaksed siirdena sellele riigiasutusele, kelle bilansis vastavad eraldised on moodustatud. 12.5.Pikaajalised intressi mittekandvad kohustised kajastatakse nüüdisväärtuses, kasutades diskontomäära 4% aastas. Intressikulu kajastatakse sel juhul kontol 650800. 12.6. Rentide klassifitseerimisel kapitali- ja kasutusrentideks loetakse kapitalirendile viitavaks kriteeriumiks ka vastavuses IPSAS 13 (Leases) §-ga 15 olukordi, kus renditavat vara pole võimalik kergesti asendada teise varaga. Kui rendileping sõlmitakse ühisesse konsolideerimisgruppi kuuluvate üksuste vahel, siis klassifitseeritakse rendileping arvestuse lihtsustamise eesmärgil kasutusrendiks. 13 13. VARADE JA VARUDE ARVESTUS 13.1. Laoarvestust ei peeta. Kohe kasutusele võetavad ja väikestes kogustes ostetud kantselei-ja majandustarbed ning muud majandustegevuseks vajalikud materjalid kantakse nende kättesaamisel kuludesse, kuna neid ei soetata koguseliselt rohkem kui aruandeaastal tarvis. 13.2. Varad maksumusega alates 1600 eurot (ilma käibemaksuta) kuni Riigi raamatupidamise ÜE § 41 lõikes 1 sätestatud põhivara kapitaliseerimise alampiirini kantakse soetamisel raamatupidamises koheselt kuluks. Nende varade kohta peetakse analüütilist arvestust bilansiväliselt varade eest vastutavate isikute lõikes koguselises ja summalises väljenduses. 13.2.1. Analüütilist arvestust bilansiväliselt peetakse alati vara üle, kui: 13.2.1.1. Riigikohus kasutab vara lepingu alusel. 13.2.1.2. Riigikohtu teenistujaga on sõlmitud vara kasutamiseks materiaalse vastutuse leping. 13.2.1.3. Tegemist on Riigikohtule kingitud hinnalise esemega. 13.2.2. Analüütilist arvestust bilansiväliselt peetakse varade kohta maksumusega alla 1600 eurot (ilma käibemaksuta) ainult juhul, kui vara on oluline Riigikohtu funktsioonide elluviimise tagamiseks. 13.3. Raamatute kohta peetakse arvestust raamatukogu kartoteekides, raamatupidamises bilansivälist arvestust ei peeta. 13.4. Vormiriietuse kohta peetakse bilansivälist arvestust majandusosakonna poolt. 13.5. Vara vastuvõtmine märgitakse kuluarve kinnitamisel EAK-s ja vormistatakse vastavasse infosüsteemi sissetuleku dokumendina. 13.6. Riigikohtu direktori poolt kinnitatud inventuurikomisjoni otsuse alusel lõpetatakse kõlbmatuks tunnistatud ja maha kantud vara arvestus. 13.7. Varade arvestust, nende üleandmist, vastuvõtmist, mahakandmist ning inventeerimist teostatakse Riigitöötaja iseteenindusportaali „Varade“ moodulis. 14 14. PÕHIVARADE ARVESTUS 14.1. Materiaalse ja immateriaalse põhivara soetamisel, sh. etapiviisilisel soetamisel ja rekonstrueerimisel, on raamatupidamiskirjendi koostamisel aluseks varaobjekti vastuvõtu akt, ostuarve või muu varaobjekti kasutusse võtmist kajastav dokument. 14.2. Materiaalset põhivara kajastatakse sõltuvalt põhivara liigist kontorühmas 155 ja immateriaalset põhivara kontorühmas 156. Põhivara amortisatsiooni, väärtuse langust (allahindlust) ja põhivara jääkväärtust mahakandmisel kajastatakse kontorühmades 611 ja 613. Põhivara müügist saadud kasumit või kahjumit kajastatakse kontogruppides 3811 ja 3813. 14.3. Materiaalne ja immateriaalne vara soetamisel tehakse raamatupidamiskanne: deebet: kontoklass 15 põhivara ( ilma KM) deebet: konto 60100200 KM kulu kreedit: konto20101000 Tasumine riigieelarvest deebet: konto 20101000 kreedit: konto 70000000 14.4. Materiaalsete väärtuste soetamisel peab majandustehingut teostav isik andma allkirja nende väärtuste saamise kohta. Lepinguliste tööde vastuvõtmise korral allkirjastab üleandmise/ vastuvõtmise akti lepingus määratud Riigikohtu esindaja. Põhivarad võetakse arvele ostudokumentide (arvete) ning üleandmis- ja vastuvõtu aktide alusel soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest otsestest kasutuselevõtmist võimaldatavatest väljaminekutest. Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja –asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelvalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma teenistujate poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt määratav või oluline. Samuti ei kapitaliseerita varade soetamisega seotud makse ja lõive. 14.5. Kui põhivara soetatakse ühtse tervikuna (komplekt) siis tuleb see raamatupidamises ka arvele võtta komplektina st raamatupidamises ei tohi eraldada komplekti kuuluvaid varasid. Samas võib põhivara arvele võtta kogumina ainult juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara 15  kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta). Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta). 14.6. Rekonstrueerimisväljaminekud lisatakse põhivara maksumusele ainult juhul, kui need oluliselt pikendavad vara esialgset tootlustaset või kvaliteeti või pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga rohkem kui ühe aasta võrra ning nende maksumus on alates põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Kulutused, mis taastavad vara esialgset tootlustaset ja võimaldavad vara kasutamist järelejäänud eluea lõpuni esialgses kvaliteedis, kajastatakse tulemiaruandes perioodi kuluna. 14.7. Põhivarade üle peetakse arvestust Riigitöötaja iseteenindusportaali „Varade“ moodulis. Põhivara nimekiri on klassifitseeritud kontoplaani kontode liigenduses, kuid kasutatakse ka alamliike. 14.8. Igale põhivarale kleebitakse peale unikaalne inventarinumber, mis ühtib Riigitöötaja iseteenindusportaalis oleva inventarinumbriga. Kogumina soetatud varade korral markeeritakse iga ese eraldi ja informatsioon esemete kohta kantakse põhivara kaardile portaalis. 14.9. Vara, mis võetakse bilansis arvestusse seoses lepingu kvalifitseerumisega kapitalirendi lepinguks, käsitletakse samadel alustel teiste põhivaradega markeerides põhivarakaarte allika koodiga kapitalirent 71. Raamatupidamiskirjendid vara arvelevõtmiseks on: deebet: kontod kontorühmas 155-156 kreedit: kontod 20820000, 25820000. Rendimakseid kajastatakse kapitalirendi kohustise vähenemisena, intressikulu finantskuluna kontorühmas 650. 14.10.Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontodel 15400000 ja 15401000 soetus- maksumuse meetodil (soetusmaksumus, millest on maha arvatud kogunenud kulum ja võimalikud allahindlused). 15. AMORTISATSIOONI ARVESTUS 15.1. Kulumit arvestatakse jääkväärtuselt järelejäänud eluea järgi. Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita. 16  Vara hakatakse amortiseerima alates selle kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse selle täieliku amortiseerumise või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. 15.2. Ettepaneku amortisatsiooninormi kehtestamiseks konkreetsele varaobjektile teeb vara tundev spetsialist, kinnitab eelarve vastutav täitja, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. Uute varade soetamisel lähtutakse järgmistest vahemikest: Põhivara liik Eeldatav kasulik eluiga Amortisatsiooni norm aastates protsentides Hooned 20-50 a. 2-5 % Rajatised 10-40 a. 2,5-10 % Masinad ja seadmed 5-10 a. 10-20 % Inventar 2-10 a. 10-50 % Arvutustehnika 2-3 a. 33-50 % Immateriaalne põhivara 2-20 a. 5-50 % 15.3. Põhivara liikidel, millele ei ole määratud täpset amortisatsiooninormi, teeb ettepaneku selle kehtestamiseks vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. 15.4. Kui uute põhivarade soetamisel on teada, et vara tegelik kasulik eluiga on erinev määratud normist, määrab vara tundev spetsialist varale amortisatsiooninormi lähtudes tegelikust kasutuseast. 15.5. Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventuurikomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et vara tegelik kasulik eluiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, esitab ettepanekud amortisatsiooninormi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutust kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, tagasiulatuvalt amortisatsiooni ümber ei arvestata. 15.6. Parendustega seotud kulutuste kohta, mis tõstavad vara väärtust, kvaliteeti ja pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga rohkem kui ühe aasta võrra ning nende kulutuste maksumus on vastavuses ÜE §41 lg 1, koostatakse akt. Akti koostamise kohustus on parenduste (renoveerimiste) eest vastutaval isikul ning see on aluseks põhivara soetusmaksumuse suurendamiseks. Akt allkirjastatakse koostaja ja vara eest vastutava isiku poolt ning edastatakse raamatupidamisele, kus tehakse vastav raamatupidamiskanne. 16. PÕHIVARADE MÜÜK, TASUTA ÜLEANDMINE JA MAHAKANDMINE 17 16.1. Raamatupidamises kajastatakse põhivara müügi kanded ostjale väljastatud arve alusel alljärgnevalt: deebet: konto 10301000, kreedit: kontorühm 381. 16.2. Müüdud põhivara bilansist välja kandmisel tehakse kanne: deebet: müüdud põhivara jääkväärtus (kontorühm 381), deebet: põhivara kogunenud kulum (kontorühm 155 või 156), kreedit: põhivara soetusmaksumus (kontorühm 155 või 156). 16.3. Müügiga seotud kulud kajastatakse eraldi kontorühmas 381, tehingupartneri koodina näidatakse selle üksuse kood, kes esitas kulude aluseks oleva arve. 16.4. Põhivara tasuta kasutusse andmist käsitletakse kui rendile andmist (RTJ 9). Kui vara anti tasuta kasutusse perioodiks, mis ületab 75% vara järelejäänud kasulikust elueast, loetakse tehing oma sisult kapitalirendiks. Kuna tasuta rendile andmisel kapitalirendinõuet ega -kohustist ei teki, kajastatakse tehingut mitterahalise sihtfinantseerimisena (v. a riigiraamatupidamiskohustuslaste üksuste vahelised siirded) rendile andja põhivara jääkväärtuses. Põhivara tasuta kasutusse andja eemaldab vara bilansist ja kajastab selle jääkväärtuse kontol 45020000, ning peab vara kohta edaspidi arvestust bilansiväliselt. 16.5. Põhivara tasuta võõrandamist kajastab võõrandaja juhul, kui seda ei saa lugeda osaluse või finantsinvesteeringu soetamiseks, mitterahalise sihtfinantseerimisena (v.a riigiraamatupidamiskohustuslase üksuste vahelised siirded), eemaldades vara bilansist ja kajastades selle jääkväärtuse kontol 45020000. 16.6. Riigiraamatupidamiskohustuslaste üksuste vahelist põhivara müüki, tasuta võõrandamist ja tasuta kasutusse andmist kajastatakse siirdena (kontoklass 70, 71). Varade tasuta üleandmisel riigiraamatupidamiskohustuslase üksusele vormistab vara eest vastutav isik kahes eksemplaris saatelehe või vara üleandmise - vastuvõtmise akti ning mõlemapoolselt allkirjastatud saatelehe või akti üks eksemplar esitatakse raamatupidamisele. 16.7. Põhivara üleandja raamatupidamisüksus kannab tasuta üleantud põhivarad bilansist ja analüütilise arvestuse registrist maha üleandmise-vastuvõtmise akti kuupäeva seisuga. Üle antakse vara soetusmaksumus ja kulum. Saaja võtab arvele üle antud põhivara soetusmaksumuse ja kulumi. 16.8. Põhivarad kantakse bilansist välja, kui vara enam ei eksisteeri (on hävinenud, hävitatud, kadunud jms). Riigikohtu direktori poolt kinnitatud inventuurikomisjoni 18  otsuse alusel kantakse kõlbmatuks tunnistatud ja maha kantud põhivara bilansist välja. Põhivara mahakandmine toimub kooskõlas „Riigivaraseadusega“. 16.9. Vara mahakandmisel kantakse põhivara jääkmaksumus kuluks amortisatsioonina ja tehakse kanne: deebet: põhivara amortisatsioon (kontorühm 611 või 613) põhivara jääkmaksumus; deebet: põhivara kogunenud kulum (kontorühm 155 või 156); kreedit: põhivara soetusmaksumus (kontorühm 155 või 156). 16.10. Põhivara bilansist väljakandmisel seoses müügiga, järgitakse Riigikohtu esimehe käskkirjaga kehtestatud võõrandamise korda. Varaobjekti väljakandmise raamatupidamiskirjendi aluseks on tehingu toimumist tõestavad dokumendid. 17. PALKADE ARVESTUS 17.1. Palkade, lisatasude, juurdemaksete, toetuste, preemiate, puhkusetasude jm rahaliste tasude arvestamise alusdokumentideks on Riigikohtu esimehe või direktori käskkirjad, töölepingud ja töövõtulepingud (varustatud märkega tööde vastuvõtmise kohta). 17.2. Palgaarvestus sisaldab: 17.2.1. Koosseisulistele ja koosseisuvälistele teenistujatele palgaarvestamist kõikide töötasuliikide lõikes (kuupalk, tunnipalk, toetused, preemiad, tulemustasud jm). 17.2.2. Puhkusetasude arvestamist. 17.2.3. Ühekordsete väljamaksete (hüvitused töö- või teenistussuhte lõpetamisel, puhkusetoetus jm) arvestamist. 17.2.4. Töövõtu-, käsundus- või muu võlaõigusliku lepingu alusel töötasude arvestamist. 17.2.5. Kahjuhüviste (tööõnnetuse või kutsehaigusega makstav hüvitis, kohtu või töövaidluskomisjoni poolt väljamõistetud hüvitis või viivis jm) arvestamist. 17.2.6. Täitedokumentide järgi tehtavaid kinnipidamisi. 17.2.7. Maksude kinnipidamisi. 17.2.8. Muid vabatahtlikke kinnipidamisi palgast. 17.2.9. Arvestatud tasude kuukoondite tegemist. 17.3. Töötasu arvestamine toimub perioodiliselt kuu esimesest kuupäevast kuu viimase kuupäevani ning töötasu väljamaksmine toimub vastavalt Riigikohtu sise-eeskirjas sätestatule. 19  Puhkusele minevatele või töölt/teenistusest vabastatavatele teenistujatele tehakse töötasuarveldused vastavalt seadusest tulenevatele tähtaegadele või pooltevahelisele kokkuleppele. 17.4. Palgalipikud trükitakse välja teenistuja soovil. 17.5. Tööjõukulud kajastatakse tekkepõhiselt kontoklassis 50 detailiseerituna, arvestades informatsiooni vajadust. Tehingupartneri koodina kajastatakse füüsiliste isikute koodi (800699). Töötasu arvestamisel tehakse kanne: deebet: kontoklass 50 kreedit: konto 20200000 ( töötasu võlgnevus) 17.6. Töötasu makstakse ülekandega teenistuja isiklikule või tema poolt määratud pangakontole. 17.7. Puhkusetasu arvestatakse väljamaksmise kuus. Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga vastavalt Vabariigi Valitsuse määrusele "Keskmise töötasu maksmise tingimused ja kord". 17.8. Puhkusetasu ja sellega seotud maksukohustiste korrigeerimisel tehakse kanne: kui kohustis on suurem eelmise aasta kohustisest, siis vahe kantakse aruandeaasta kuludesse puhkusetasu kontodele vastavalt ametialade põhigruppidele; sotsiaalmaks kontole 50600000 ja töötuskindlustusmakse kontole 50604000, kohustise korrigeerimine kajastatakse kontol 20201000; kui kohustis on väiksem mõne ametiala põhigrupi osas, siis näidatakse vähenemine kulu vähenemisena vastaval puhkusetasu kontol ja korrigeeritakse ka vastavalt maksukohustist. 17.9. Ühekordsed lisatasud, preemiad, toetused ja nendega kaasnevad maksud kajastatakse kuluna nende väljamaksmise kalendrikuus kui tekkepõhist momenti ei ole võimalik määrata teisiti. 17.10. Hüvitised töölepingu lõpetamisel kajastatakse üldjuhul kuluna töölepingu lõpetamise hetkel, sõltumata sellest, millal tegelikult vastav hüvitis välja maksti. 17.11. Pensionieraldiste arvestusest tulenevad jooksva ja möödunud perioodide teenistuse kulud kajastatakse tööjõukulude kontoklassis 5009. Kindlustusmatemaatilised kasumid ja kahjumid kajastatakse otse netovara muutusena. 20 18. MAKSUDE ARVELDUSED 18.1. Töötasudelt tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni ja töötuskindlustuse maksete kinnipidamine, arvestamine ja ülekandmine ning teenistujatele tehtud erisoodustustelt maksude arvestamine ja ülekandmine Maksu- ja Tolliametile toimub kehtivate maksuseaduste järgi. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. 18.2. Kontogrupis 2030 kajastatakse tekkepõhised deklareeritud maksukohustised, mis peavad võrduma Maksu- ja Tolliameti poolt näidatud tekkepõhise nõudega bilansipäeval. Tulu-, sotsiaal-, töötuskindlustus- ja kogumispensioni makse kohustise kajastamisel on tehingupartneri kood Maksu- ja Tolliameti kood (014001). Töötasudelt ja toetustelt sotsiaalmaksu ja töötuskindlustusmaksu arvestamisel on vastavatel kulukontodel tehingupartneri kood alati füüsilise isiku kood. 18.3. Kui töötasude väljamaksmine toimub arvestuskuule järgneval kuul, kasutatakse maksukohustiste kajastamiseks vahekontosid ( ÜE § 31 lg 4) – deklareerimata maksukohustised (20200100 – deklareerimata sotsiaalmaksukohustis, 20100200 – deklareerimata kinni peetud tulumaks, 20200300 – deklareerimata kinni peetud ja arvestatud töötuskindlustusmakse, 20200400 – deklareerimata kinni peetud kogumispensioni makse). Ümberkanded maksukohustise kontodele tehakse töötasu väljamakse kuus. Vahekontodel maksukohustiste kajastamisel on tehingupartneri kood füüsilise isiku kood. 18.4. Maksude ülekandmise aluseks on maksudeklaratsioon. Maksude ülekandmisel tehakse kanded läbi ettemaksukonto 10379900 ning iga kuu 10. kuupäeval toimub maksuvõlakonto ja ettemaksu konto sidumine: deebet: kontogrupp 2030, kreedit: konto 10379900. 18.5. Erisoodustustelt arvestatud maksud kajastatakse: deebet: tulumaks erisoodustustelt (konto 50603000), kreedit: erisoodustuste ja ettevõtja tulumaksu kohustis (konto 20304000); deebet: sotsiaalmaks (konto 50601000), kreedit: sotsiaalmaksu kohustis (konto 20301000). Maksukulude (kontorühm 506) kajastamisel on tehingupartneri kood alati füüsilise isiku kood, maksukohustiste kajastamisel on tehingupartneri kood Maksu- ja Tolliameti kood 014001. 21 19. TEGEVUSKULUDE KAJASTAMINE 19.1. Tegevuskuludena kajastatakse ainult Riigikohtu tegevusega seotud kulusid. Teise riigiraamatupidamiskohustuslase üksuse eest, aga ka muude isikute eest makstud tasud käsitletakse kulude edasiandmisena. Tegevuskulu kajastamine: deebet: tegevuskulu ( konto liigid 4,5,6) deebet: käibemaks (kulukonto 60100000) kreedit: võlad hankijatele toodete või teenuste eest (20100000). Tasumine riigieelarvest: deebet: võlad hankijatele toodete või teenuste eest (20100000) kreedit: siirded eelarvest (70000000). 19.2. Kulude edasiandmisele rakendatakse järgmisi arvestuspõhimõtteid: 19.2.1. Edasiantud kulusid kajastatakse kuludena selles üksuses, kelle tegevusega need on seotud. 19.2.2. Edasiandja kajastab kulu vastaval kulukontol majandusliku sisu järgi esialgse arve esitaja tehingupartneri koodiga ja samal kontol miinusega selle üksuse tehingupartneri koodiga, kellele kulud edasi anti. 19.2.3. Edasiandja kasutab edasiandmisel kontot 10300000 nõude kajastamiseks (kuulub tasumisele edasiantava kulu saaja poolt) või ühe juriidilise isiku piires kontot 71001000 siirde kajastamiseks (ei kuulu tagasimaksmisele edasiantava kulu saaja poolt) ning edasiantava kulu saaja kasutab vastavalt kontot 20100000 või 70001000. 19.3. Rendilepingu kvalifitseerimisel kasutus- või kapitalirendiks selgitatakse, kas : 19.3.1. Omandiõigus läheb rendiperioodi lõpul üle rentnikule. 19.3.2. Rentnikul on õigus omandada renditav vara turuhinnast oluliselt soodsama hinnaga ja on tõenäoline, et ta seda kasutab. 19.3.3. Rendileping katab suure osa (>75%) vara kasulikust tööeast. 19.3.4. Rendimaksete nüüdisväärtus on peaaegu sama suur (>90%) kui renditava vara õiglane väärtus. 19.3.5. Renditav vara on niivõrd spetsiifiline, et ainult praegune rentnik saab seda ilma suuremate modifikatsioonideta kasutada, mistõttu on tõenäoline rendilepingu pikendamine nii, et see katab suure osa vara majanduslikust elueast. 19.4. Kui vähemalt üks nimetatud tingimustest on täidetud, kajastatakse vara rendile andmist või võtmist kapitalirendina. 22 19.5. Kasutusrendi maksed on perioodi kulu ja kajastatakse ühtlaselt kogu rendiperioodi jooksul, st kui näiteks lepingu tingimuste kohaselt makstakse kasutusrendi esimese maksega proportsionaalselt oluline osa lepingu maksest, kajastatakse selline makse saaja raamatupidamises kui ettemakstud tulevaste perioodide kulu kontogrupis 2039 ja kantakse maksja juures kuludesse rendiperioodi jooksul proportsionaalselt. 19.6. Põhivara amortisatsiooni, väärtuse langust (allahindlust) ja põhivara jääkväärtust mahakandmisel (v.a. müük) kajastatakse kontorühmades 611-613. 19.7. Maismaasõidukitega seotud tehingute kajastamisel kasutatakse riigi ühtses majandustarkvaras SAP arvestusobjekti „Ressurss/kulukoht” koode, mis määratakse igale omandis olevale või renditud või tasuta kasutusse saadud sõidukile. Koodi nimetusse märgitakse sõiduki kategooria, kasutusotstarve, kasutamist lubava tehingu liik, sõiduki mark ja mudel. Kulud on lubatud jätta sõidukite kaupa jaotamata, kui see on põhjendatud arvestuse liigse keerukuse vältimiseks. 19.8. Maismaasõidukitega seotud kulude ja täiendava informatsiooni kajastamisel riigi ühtses majandustarkvaras SAP kasutatakse lisaks ÜE lisas kehtestatud kontoplaani kontodele järgmisi allkontosid: - 55130810 Taksokulud; - 55130811 Ühistranspordi kasutamise kulud; - 55130901 Parkimiskulud; - 55130902 GPS seire ja broneerimissüsteemi kulud; - 55130903 Lisavarustuse ja eriseadmete kulud; - 96000040 M ja N kategooria sõidukite odomeetri näit. 20. TULUDE KAJASTAMINE 20.1. Tulusid toodete ja teenuste müügist kajastatakse kontorühmas 322. Tulud laekunud toetustest lähetus- ja koolituskulude katteks kajastatakse kontorühmas 350. Muud tulud, sealhulgas kasum või kahjum varade müügist, kajastatakse kontoklassis 38, finantstulud kontoklassis 65. 20.2. Tulu võetakse üldjuhul tekkepõhiselt arvele koostatud nõudedokumendi alusel kandega: deebet: kontogrupp 1030 kreedit: kontorühm 322. 23 20.3. Tulud toodete ja teenuste müügist ja muud tulud laekuvad üldjuhul e-Riigikassas selleks avatud kontole, kus need jaotatakse viitenumbri alusel saajatele. Laekumise päeval teeb saaja kande: deebet: konto 71000100, kreedit: kontogrupp 1030 või tulukonto (kontorühm 322 ja 350). 20.4. Tulu teenuse müügist kajastatakse teenuse osutamisel. Kui teenust osutatakse perioodil, mis vältab üle bilansipäeva, kajastatakse tulu teenuse müügist lähtuvalt osutatava teenuse valmidusastmest bilansipäeval eeldusel, et teenuse osutamist hõlmava tehingu lõpptulemust (s.o. tehinguga seotud tulusid ja kulusid) on võimalik usaldusväärselt prognoosida. 20.5. Põhivarade müügitehinguid kajastatakse kontorühmas 381. 21. VARADE JA KOHUSTISTE INVENTEERIMINE 21.1. Rahaliste vahendite tegelikku jääki võrreldakse bilansis kajastatuga igapäevaselt pärast raha liikumise kohta raamatupidamiskirjendite tegemist. Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldod ja võrreldakse neid bilansiga. Vahede olemasolu korral selgitatakse vead ja korrigeeritakse need. Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi Riigikohtu kõigi oluliste varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks on lubatud inventuuri korraldamine kas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu. Aastainventuurid korraldatakse varade ja kohustiste gruppide kaupa, järgides alljärgnevat ajalist jaotust ja nõudeid: Inventeeritav vara / kohustis Inventuuri läbiviimise sagedus ja ulatus Sularaha ja pangakontod Igapäevane saldo kontroll, aasta lõpus kinnituskirjad pankadelt; Sularahakassa ootamatu kontroll vähemalt 2 korda aastas ja inventuur aasta lõpus Maksunõuded ja -kohustised Bilansisaldode võrdlus Maksu- ja Tolliameti kontokaartidega e-Maksuameti infosüsteemist iga kvartali lõpus, vahede selgitamine ja likvideerimine Nõuded ja ettemaksud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega ja aegunud nõuete allahindlused; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt deebitoridelt; lootusetute nõuete bilansist mahakandmise nimekirjad 24  Finantsinvesteeringud Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega, ümberhindlused õiglasele väärtusele ja tekkepõhine intressiarvestus; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad või saldovõrdlused kõikide oluliste investeeringute osas Varud Füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu ja hinnang väheliikuvate varude allahindluse vajaduse kohta Materiaalne põhivara ja Füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas kinnisvarainvesteeringud aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu, hinnang järelejäänud eluea õigsusele ning hinnang vara alla- või ümberhindluse läbiviimise vajaduse suhtes. Muud varad Inventuur vähemalt kui üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu, kasutades sobivaid meetodeid, mis kinnitaksid vara olemasolu ning bilansis kajastatud väärtuse õigsust Kohustised ja saadud ettemaksed Igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt kreeditoridelt Saldoandmikke esitavate avaliku Kvartaalselt saldoandmike infosüsteemi päringute sektori üksuste omavahelised alusel, vajadusel täiendavalt e - posti teel omavahelise saldod kirjavahetuse alusel Inventuurid kavandatakse nii, et nende tulemusi on võimalik arvesse võtta aastaaruande koostamisel. 21.2. Riigikohtu direktor määrab oma käskkirjaga varude ja materiaalse põhivara ning kinnisvarainvesteeringute aastainventuuri läbiviijad, sh inventuuri läbiviimise eest vastutava(d) isiku(d). Varude ja materiaalse põhivara inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei või olla inventeeritavate varade eest vastutav isik. Viimane osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. Inventuure korraldatakse vastutavate isikute vahetuse korral - asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise päeva seisuga; varguse, röövimise, omastamise ja kuritarvituse, samuti väärtuste riknemise faktide kindlakstegemisel - viivitamatult nimetatud faktide selgumise järel; asutuse või tema struktuuriüksuste ning hoonete ja rajatiste üleandmise puhul -üleandmispäeva seisuga. 21.3. Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on pangakontode väljavõtted, saldokinnituskirjad, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis 25  tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust. Inventeerimise aktid ja muu inventuuri läbiviimist tõendav dokumentatsioon säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsioon RPS-s sätestatud korras. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik. 21.4. Sularaha inventuuri käigus loetakse üle kogu olemas olev sularaha. Inventuuri tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse raamatupidamisse vastavuse kontrollimiseks raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga. Inventuuri akt kinnitatakse raamatupidamise esindaja poolt allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega. Puudujäägid kajastatakse kuni nende hüvitamiseni kontol muud nõuded (10399000), ülejäägid kantakse tuludesse (38889000). 21.5. Muude varade ja kohustiste saldod kontrollitakse ning võrreldakse raamatupidamise eest vastutava isiku poolt, erinevuste korral selgitatakse vahed ja viiakse vastavusse. 21.6.Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 21.6.1.Nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi. 21.6.2.Nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine. 21.6.3.Välisvaluutas fikseeritud nõuete (välja arvatud ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Euroopa Keskpangavaluutakursi alusel. 21.6.4.Nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks. 21.6.5.Intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus. 21.6.6.Saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. Saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaal- summasid, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi, samuti näidatakse bilansivälised trahvi- ja viivisenõuded nende olemasolul. 21.7. Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 21.7.1.Varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada. 21.7.2.Varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi. 21.7.3.Lugemislehtedel ei kajastata koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele üle lugemise käigus. 21.7.4.Erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id). 21.7.5.Üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse. 21.7.6.Dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt 26  vastutava isiku poolt. 21.8. Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile, kuid lugemislehtedel kajastatakse nii kogused kui ka maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud: 21.8.1.Hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust (ÜE §-d 39, 45). 21.8.2.Inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust. 21.8.3.Veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses. 21.9. Pärast varude ja varade inventuuritulemuste võrdluste läbiviimist koostatakse inventuuriakt, milles komisjonid toovad esile: 21.9.1. Kindlaks tehtud materiaalsete väärtuste jäägid ja võrdluse raamatupidamis- andmetega. 21.9.2. Otsused puudu- ja ülejääkide kohta ning edaspidiseks vältimiseks meetmete rakendamise ettepanekud. 21.9.3. Hinnangu väheliikuvate varude allahindluse vajaduse kohta. 21.9.4. Ettepanekud varade vastuvõtu, hoiu ja väljaandmise korrastamiseks. 21.9.5. Ettepanekud arvestuse ja väärtuste säilivuse kontrolli parandamiseks. 21.9.6. Hinnangu varade ümberhindluse teostamise vajadusest. 21.9.7. Ettepanekud kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) vara ja kasutuses mitteoleva vara allahindluseks või mahakandmiseks. 21.9.8. Hinnangu vara järelejäänud kasulikule elueale ja ettepanekud amortisatsiooni-normide muutmiseks. 21.10. Inventuuriakti koostab komisjoni esimees või tema poolt määratud isik. Inventuuriaktile lisatakse komisjoni poolt lugemislehtedele kantud märkuste põhjal koostatud varade mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid. Inventuuriakti allkirjastavad kõik komisjoni liikmed ja varade eest vastutav isik. Inventuuriaktid kinnitab Riigikohtu direktor. Kinnitatud akti põhjal tehakse vastavad korrektuurid raamatupidamise andmetesse: leitud puudujäägid kantakse kuluks või võetakse arvele (konto 10369000) kuni tasumiseni, ülejäägid võetakse arvele (õiglasema hinnangu puudumisel nullväärtuses), kasutuskõlbmatud/hävinud varad kantakse maha, tehakse allahindluse kanded jne. Inventuurikomisjon vastutab: 21.10.1. Inventuuri õigeaegse läbiviimise eest. 21.10.2. Lugemislehtedele kontrollitavate väärtuste tegelike koguste kohta tõepäraste ja täpsete andmete esitamise eest. 27  21.10.3. Inventuuriaktide õigeaegse vormistamise eest. Kõigi puudu- ja ülejääkide, riknemiste jt kahjude kohta peavad asjassepuutuvad isikud olema esitanud inventuurikomisjonile kirjalikud selgitused, mis on lisatud inventuuriaktidele. Selgituste võtmise kohustus on inventuurikomisjonil. 21.11. Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud: 21.11.1.Kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi. 21.11.2.Välisvaluutas fikseeritud kohustiste (v.a ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Euroopa Keskpanga valuutakursi alusel. 21.11.3.Kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks. 21.11.4.Intressikandvate kohustiste tekkepõhine intressiarvestus. 21.11.5.Maksukohustiste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega. 21.11.6.Saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega. 21.11.7.Eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine. 21.12. Riigikohus võrdleb iga kvartali lõpu seisuga saldoandmikke esitavate avaliku sektori üksustega omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Kui Riigikohtu finantsjuht leiab, et saldosid on vaja võrrelda enne saldoandmiku esitamise tähtaja saabumist, siis saadab teisele poolele e-posti teel oma saldod ja jääb ootama teise poole vastust. Vahede korral peetakse e-posti teel kirjavahetust kuni vahede likvideerimiseni. Kui jäädakse omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Riigi Tugiteenuste Keskusele. Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse. Vahesid, mille suurus on väiksem kui 100 eurot, ei pea parandama. 22. RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMISE KORD Sari Säilitus tähtaeg Riigikohtu eelarve alatine Statistilised aastaaruanded alatine Statistilised kuu-ja kvartaliaruanded 7 aastat Pearaamat 7 aastat Kassaraamat 7 aastat Panga-ja kassa arveldusdokumendid 7 aastat Riigikohtu poolt tasutud arved 7 aastat Ametnike ja teenistujate 50 aastat isikukontokaardid 28 Riigikohtu poolt sõlmitud töö- 10aastat pärast lepingu tähtaja möödumist võtulepingud Riigikohtu poolt sõlmitud 7 aastat pärast lepingu tähtaja möödumist rendilepingud Teenistujate õppelaenude kustutamise 7 aastat pärast laenu kustutamist materjalid Palga-ja haiguslehed 7 aastat Põhivahendite inventeerimise nimistud, 7 aastat protokollid ja mahakandmisaktid Finants-ja majandustegevuse alatine revideerimise õiendid Vastutavate teenistujate vahetumisel alatine koostatud üleandmise-vastuvõtmise aktid Kirjavahetus majandus-ja finants- 7 aastat küsimustes Riigikohtu teenistujatele väljastatud 5 aastat volikirjad Raamatupidamisregistrite jt dokumentide üleandmine arhiivi toimub vastavalt Riigikohtu asjaajamiskorrale. Hankijate poolt saadetud arvete arhiveerimine toimub EAK-s. Teenistujatele hüvitatavate kulude algdokumendid, lähetustega seotud kuludokumendid (v.a. hankijate arved) ning krediitkaardiga tasutud kuludokumendid säilitatakse dokumendihaldussüsteemis „Delta“. 29