CL 19/2016

THIS CIRCULAR LETTER REQUIRES YOU TO VOTE CIRCULAR LETTER 19/2016 20 April 2016 IHB File No. S1/1001 APPROVAL OF THE FINANCE REPORT FOR 2015 References: A. Finance Committee Circular Letter 1/2016 dated 18 April 2016 B. IHO Circular Letter 72/2010 dated 8 November - FIG/IHO/ICA International Board on Standards of Competence for Hydrographic Surveyors and Nautical Cartographers – Individual recognition schemes – Submission review fee – Updated Terms of Reference and Rules of Procedure C. IHO Resolution 1/2014 - Guiding Principles for IHO Funds D. Financial Regulations of the IHO - Article 19 - Control Dear Hydrographer, 1. As reported at Reference A, the Finance Report for 2015 and the recommendations of the Directing Committee were reviewed and endorsed by the Chair and Vice Chair of the Finance Committee at the Finance Committee Officers’ meeting in Monaco on 7 April 2016. 2. The Finance Report, including the recommendations of the Directing Committee is contained in Annex A to this letter. It will also be included as Part 2 of the IHO Annual Report, which will be circulated shortly. 3. Distribution of budget implementation surplus for 2015. The Directing Committee, supported by the Finance Committee Officers, proposes that the audited budget implementation surplus for 2015 of 264k€ identified in the Finance Report be distributed as follows: a. 200k€ to the Capacity Building Fund b. 30k€ to the Special Projects Fund c. 34k€ to the Internal Retirement Fund IBSC Fund 4. The Finance Report indicates that during 2015 the Secretariat of the IHO, in addition to its long- standing role as secretary to the IBSC, took over the role of treasurer of the IBSC Fund. The IBSC Fund was established in 2010 to support the work of the International Board on Standards of Competence (IBSC) operated jointly by the IHO, the Fédération Internationale des Géométres (FIG), and the International Cartographic Association (ICA). The Board maintains the Standards of Competence for Hydrographic Surveyors and Nautical Cartographers, as well as reviewing and granting recognition to suitable courses upon application. The IBSC Fund was placed initially under the management of the FIG, as reported in Reference B. At the request of the FIG, the IHO Secretariat took over the role of Treasurer in 2015. This transfer permitted increased efficiency, accountability and improved governance, since the IHO Secretariat was already acting as Secretary of the Board and the IHO was considered to be the principal stakeholder organization regarding the work of the Board. 5. As a consequence of including the IBSC in the portfolio of funds and accounts managed by the Secretariat, relevant guidance on the IBSC Fund should now be added to IHO Resolution at Reference C. Proposed additional text to be added to the existing Resolution is shown in Annex B. 6. The consequential amendments to the IBSC Terms of Reference and Rules of Procedure will be considered separately in accordance with their current provisions on modifications. Member States’ Approval Required 7. Approval of the Finance Report. Member States are requested to consider the Finance Report for 2015 and the recommendations of the Directing Committee and the Finance Committee Officers. 8. The recommendations are being submitted directly to Member States for approval (a two-thirds majority is required), rather than via the Finance Committee for comment in the first instance as required by Reference D. This is being done in the interests of time and efficiency and follows the practice that has been followed for many years. 9. Approval of the proposed amendment to IHO Resolution 1/2014. Member States are also invited to consider the proposed amendment to IHO Resolution 1/2014 that provides guidance on the IBSC Fund. 10. Member States are requested to complete and return the attached voting form shown at Annex C to the IHB as soon as practicable and not later than 22 July 2016 On behalf of the Directing Committee Yours sincerely, Robert WARD President Annexes A. IHO Finance Report 2015 B. Proposed Amendment to IHO Resolution 1/2014 C. Voting Form 2  Annex A to IHO CL 19/2016 IHO FINANCE REPORT 2015 INTERNATIONAL HYDROGRAPHIC ORGANIZATION ORGANISATION HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONALE ANNUAL REPORT 2015 RAPPORT ANNUEL 2015 PART 2 - FINANCES 2ème PARTIE - FINANCES Published by the International Hydrographic Bureau - Monaco Publié par le Bureau Hydrographique International - Monaco Page 1  Foreword to the Finance Report for 2015 Introduction 1. The Directing Committee is pleased to present the statement of the finances and accounts of the IHO for 2015 in accordance with Article 19 of the Financial Regulations of the IHO. Presentation of the financial statements 2. The financial statements are presented in accordance with International Accounting Standards. Result for the year 3. The audited financial statement indicates a positive result for 2015 of 338,806.66€ (see Table 11 (English) and 12 (French)). This result includes a surplus of 264k€ from the budget implementation, a net extraordinary income of 34k€ and 39k€ in capital acquisitions to be depreciated over subsequent years. Budget implementation 4. The budget implementation surplus of 264k€ comprises an unanticipated additional income of 140k€ and an underspend of 124k€ compared to the approved budget. 5. The main sources of unanticipated additional income are: a. annual financial contributions from new Member States not anticipated in the approved budget: 84k€; b. a better return on investments than was anticipated in the approved budget: 52k€. 6. The underspend (124k€) is due to the following reasons: a. Staff expenditure (76 k€). An increase in the Monaco cost of living of 2% was anticipated in the 2015 budget, based on historical increases, but was declared as only 0.5%. This resulted in a surplus in the salary budget of 38.2k€. Additional surpluses arose because no formal staff training expenses were incurred in 2015 (7k€) and no temporary staff (1k€) were engaged. Also, medical costs, with negotiated improved rates of reimbursement, were 6.6k€ less than budgeted. Unexpected changes in the situation of some members of staff resulted in savings in Home Leave (9.6k€), Education Grants (8.4k€) and Rental Allowance (4.5k€). b. IT and building maintenance (15 k€). Following negotiations with service providers, savings were achieved in IT and building maintenance, which resulted in less expenditure than was allocated in the budget. c. Travel expenses (33 k€). Travel expenses were less than anticipated in the budget because several planned high level visits and technical visits could not be carried out in some countries and changes in venue for some meetings and careful choices in travel arrangements resulted in a reduction of some planned costs. Extraordinary income and expenditure 7. The payment of contribution arrears by several Member States not anticipated in the approved budget has generated a net extraordinary income of 34k€. Supplementary remarks Outstanding financial contributions from some Member States 8. The positive balance sheet result needs to be considered against the unpaid contributions of some Member States for 2015, which amounted to 293k€. This is income yet to be received. At the end of the year, 17 Member Page 2 States had not paid their annual contributions. This represents 11% of the total value of the expected Member States’ contributions and compares with 9% for 2014 and for the 5-year average. Internal Retirement Fund 9. The Internal Retirement Fund (IRF) supports the IHO’s long-established independent retirement plan (pension scheme) for a number of the longer-serving and retired members of the IHB staff. The pensions of eight retired members and two current members of staff are covered by the IRF. 10. The IRF is purposely maintained in low-risk investment accounts. In recent years these accounts have provided a low rate of interest due to a general decrease in global interest rates. Taking into consideration the lower rates of interest and the progressive increase in liability for the two current staff members as they accrue more years of service before they retire (retirement dates are expected to be 2016 and 2018), the investment sum required to meet the estimated liabilities of the IRF at the end of 2015 increased from 3,167,006€ to 3,259,908€. If the level of the IRF is to match its estimated liabilities for the current and prospective retirees, there is now an estimated shortfall of 102,306€ (-3%). However, several of the low-risk investments supporting the IRF will mature in 2016 and 2019. This will result in an addition to the IRF of 217,883€. However, additional liabilities may arise from the potential obligation to underwrite a number of personalized retirement plans. As was reported to Member States in 2015, in a worst case scenario, this could require an additional investment in the IRF of 37,550€ per year over the next 20 years. However, at this stage, the Directing Committeesupported by the Finance Committee Officers consider that it would be premature to allocate additional funds to meet such a worst case scenario. Capacity Building Fund 11. In 2015 the Capacity Building Fund (CBF) provided direct support to training activities as well as supporting the attendance of participants at various technical workshops and seminars. The fund received an additional 319k€ in external support from the Republic of Korea. In 2015, 86% of the budgeted work program was executed and paid for. The balance of activities were either cancelled or postponed due to administrative difficulties beyond the control of the IHB. Other Funds 12. Directors and Category A Staff Relocation Fund. The Directors and Category A Staff Relocation Fund is in a healthy position to meet all anticipated expenditure over the next few years without any need to adjust the budget forecast. 13. Conference Fund The contribution to the Conference Fund from the annual budget may need to be reviewed when the new Convention on the IHO enters into force because there will then be a requirement for an annual meeting of the IHO Council that may incur additional administration and hosting expenses associated with the meetings, compared to the current regime. 14. Special Projects Fund. At the end of the year, the value of the Special Projects Fund was 85,580€. In 2015 the Fund was used to support a number of commercial contracts in support of development work on an S-100 Portrayal Catalogue Builder, as well as the reimbursement of travel expenses for members of the IBSC working group in charge of developing a new Standards framework to separate competency requirements for Cat A and Cat B students. Contract support is used mainly to support S-100 activities and associated developments. Although there has been no specific request for contract support in the HSSC work plan for 2016-2017, it is expected that additional work will be required during that period to progress the further enhancement of the S-100 Registry, the development of S-100 catalogue builders, and the development of the S-101 ENC Product Specification together with test-bed applications to ensure that the IHO S-100-based standards are robust and fit for purpose. 15. IBSC Fund. The IBSC Fund was established in 2010 to support the work of the International Board on Standards of Competence (IBSC) operated jointly by the IHO, the Fédération Internationale des Géométres (FIG), and the International Cartographic Association (ICA). The Board maintains the Standards of Competence for Hydrographic Surveyors and Nautical Cartographers, as well as reviewing and granting Page 3 recognition to suitable courses upon application. At the request of the FIG Secretariat which had administered the Fund on behalf of the Board since its establishment, the IHB as secretary of the IBSC, took over the role of treasurer of the Fund in 2015. Proposal for allocation of the 2015 budget surplus 16. As indicated above and reported in the audited financial statement, the effective budget surplus for 2015 was 264k€. 17. The Directing Committee considers that the Capacity Building Fund is of crucial value to the Member States and should be given priority in the disbursement of the budget surplus for 2015. Some of the activities in the 2016 CB work program are as yet unfunded, to a value of 141k€. 18. The increasing reliance on contract support to maintain and develop the S-100 framework of standards is also considered to be important to the reputation of the IHO and the successful use of the standards. Accordingly, an additional allocation to the special Projects fund is considered warranted. 19. In order to maintain the level of the IRF to broadly match its estimated and potential liabilities for the current and prospective retirees, an allocation from the budget surplus is considered appropriate and prudent. 20. Proposal. The Directing Committee, with the endorsement of the Finance Committee Officers, proposes that the budget surplus for 2015 of 264k€ be distributed as follows: a. 200k€ to the Capacity Building Fund b. 30k€ to the Special Projects Fund c. 34k€ to the Internal Retirement Fund Conclusion 21. The Directing Committee is ever mindful of the difficulty in forecasting the income of the Organization, due to non or late payment of financial contributions by Member states and other factors, but by continuing to taking a conservative approach to the budget and finances of the Organization, it remains confident in the financial situation of the IHO and its ability to meet all its current obligations. On behalf of the Directing Committee Yours sincerely, Robert WARD President Page 4  Avant-propos du rapport financier pour 2015 Introduction 1. Le Comité de direction a l’honneur de présenter l’état des finances et des comptes de l’OHI pour 2015, conformément à l’article 19 du Règlement financier de l’OHI. Présentation de l’état des finances 2. L’état des finances est présenté conformément à la présentation comptable internationale. Résultat de l’année 3. Les états financiers vérifiés montrent un résultat positif pour 2015 de 338 806,66€ (cf. tableau 11 (anglais) et 12 (français)). Ce résultat positif comprend un excédent de 264k€ résultant de l’exécution du budget, un revenu exceptionnel net de 34k€ et un investissement de 39k€TXLVHUDDPRUWLVXUOHVDQQpHVVXLYDQWHV. Exécution du budget 4. L’excédent de 264k€ résultant de l’exécution du budget comprend un revenu additionnel imprévu de 140k€ ainsi qu’une sous-utilisation de 124k€ du budget approuvé. 5. Les principales sources de revenu additionnel imprévu sont les suivantes : D. les contributions financières annuelles des nouveaux Etats membres qui n’avaient pas été anticipées dans le budget approuvé : 84k€ ; E. une meilleure rentabilité des placements que celle prévue dans le budget approuvé : 52k€. 6. La sous-utilisation (124k€) est due aux raisons suivantes : D. Dépenses de personnel (76 k€). Une augmentation de 2% du coût de la vie à Monaco avait été anticipée dans le budget de 2015, sur la base des augmentations passées, mais l’augmentation notifiée cette année n’a été que de 0,5%. Cela a entraîné un excédent budgétaire de 38,2k€ au titre des salaires. Des excédents supplémentaires proviennent du fait qu’aucune dépense pour la formation programmée du personnel n’a été engagée en 2015 (7k€) et aucun personnel temporaire (1k€) n’a été engagé. Par ailleurs, les dépenses médicales ont été d’un montant inférieur de 6,6k€ à celui prévu dans le budget grâce à la négociation de taux de remboursement plus avantageux. Des changements de situation non prévus de certains membres du personnel ont permis de réaliser des économies dans le poste des congés dans les foyers (9,6k€), dans celui des allocations pour frais d’études (8,4k€) et dans celui de l’indemnité de logement (4,5k€). E. Technologies de l’information et maintenance des locaux (15 k€). Suite à des négociations avec les prestataires de services, des économies ont été réalisées en matière d’informatique et de maintenance des locaux, ce qui a permis de diminuer les dépenses par rapport au budget prévu. F Frais de voyages (33 k€). Les frais de voyages ont été inférieurs à ceux prévus dans le budget parce que plusieurs visites de haut niveau et techniques qui étaient planifiées n’ont pas pu être effectuées dans certains pays, à cause du changement de lieu de tenue de plusieurs réunions et parce que les déplacements ont été organisés de manière judicieuse, ce qui a permis de diminuer les coûts prévus. Revenus et dépenses exceptionnels 7. Le paiement d’arriérés de contributions par plusieurs Etats membres non anticipé dans le budget approuvé a généré un revenu exceptionnel net de 34k€. Page 5 Remarques supplémentaires Contributions financières en attente de certains Etats membres 8. Les résultats positifs du bilan doivent être examinés en prenant en compte les contributions impayées de certains Etats membres pour 2015, qui s’élèvent à un montant de 293k€. Ces revenus restent à percevoir. A la fin de l’année, 17 Etats membres n’avaient pas payé leur contribution annuelle. Ceci représente 11% du montant total des contributions attendues des Etats membres, à comparer à 9% en 2014 et en moyenne sur 5 ans. Fonds de retraite interne 9. Le fonds de retraite interne (FRI) finance le plan de retraite indépendant de l’OHI établi de longue date (régime de retraite) pour un certain nombre d’employés du BHI en poste depuis le plus longtemps ou à la retraite. Les retraites de huit retraités et de deux employés en activité sont couvertes par le FRI. 10. Le FRI est à dessein investi dans des comptes de placement à faible risque. Ces dernières années, ces comptes ont généré une rémunération nettement inférieure à celle des années antérieures du fait de la baisse générale des taux d’intérêt globaux. Compte tenu de la baisse des taux d’intérêt et de l’augmentation progressive du passif du FRI pour les deux employés encore actifs qui continueront d’accumuler des années de service jusqu’à leur retraite (départs en retraite prévus en 2016 et 2018), le capital nécessaire à fin 2015 pour couvrir le passif du FRI a augmenté de 3 167 006€ à 3 259 908€. Pour couvrir ses engagements pour les retraités actuels et futurs, le déficit estimé du fonds est de 102 306€ (-3%). Toutefois, plusieurs placements à faible risque du FRI arrivent à échéance en 2016 et 2019. Il en résultera un apport supplémentaire de 217 883€ au FRI. Cependant, un passif supplémentaire pourrait résulter de l’obligation de garantir un certain nombre de plans de retraite personnalisés. Comme il en a été rendu compte aux Etats membres en 2015, dans le pire des cas, il pourrait être nécessaire d’investir 37 550€ supplémentaire par an dans le FRI pendant les 20 prochaines années. Toutefois, à ce stade, le Comité de direction, soutenu par le comité restreint de la Commission des finances, considère qu’il serait prématuré d’allouer des fonds supplémentaires pour pallier une telle éventualité. Fonds pour le renforcement des capacités 11. En 2015, le fonds pour le renforcement des capacités (CBF) a financé directement des activités de formation ainsi que la présence des participants à différents ateliers et séminaires techniques. Le fonds a reçu un soutien externe supplémentaire de la République de Corée à hauteur de 319k€. En 2015, 86% du programme de travail budgétisé a été exécuté et réglé. Le reste des activités a été soit annulé soit reporté du fait de difficultés administratives échappant au contrôle du BHI. Autres fonds 12. Fonds pour le déménagement des directeurs et du personnel de catégorie A. Le fonds pour le déménagement des directeurs et du personnel de catégorie A est dans une situation saine pour couvrir toutes les dépenses prévues pour les prochaines années sans ajustement des prévisions budgétaires. 13. Fonds pour les conférences. La contribution au fonds pour les conférences à partir du budget annuel devra peut-être faire l’objet d’une révision lorsque la nouvelle Convention relative à l’OHI entrera en vigueur, du fait qu’il sera alors demandé de tenir une réunion annuelle du Conseil de l’OHI, ce qui pourrait entraîner des dépenses additionnelles de gestion et d’accueil associées aux réunion, par rapport au régime actuel. 14. Fonds pour les projets spéciaux. A la fin de l’année, le fonds pour les projets spéciaux s’élevait à 85 580€. En 2015, le fonds a servi à financer un certain nombre de contrats externalisés à l’appui des travaux de développement d’un générateur de catalogues de présentation de la S-100, ainsi qu’au remboursement de frais de voyages de membres du groupe de travail de l’IBSC chargé de développer un nouveau cadre de normes pour séparer les exigences de compétences des étudiants de catégorie A et ceux de catégorie B. Le recours à un soutien contractuel est notamment utilisé à l’appui des activités relatives à la S-100 et développements afférents. Bien qu’aucune demande spécifique n’ait été faite pour un appui contractuel dans le plan de travail du HSSC pour 2016-2017, des travaux additionnels devraient être nécessaires pendant cette période afin de poursuivre l’amélioration de la base de registres de la S-100, le développement des générateurs de catalogues de la S-100 Page 6 et le développement de la spécification de produit S-101 pour les ENC ainsi que des applications de banc d’essai afin de s’assurer que les normes de l’OHI basées sur la S-100 soient robustes et adéquates. 15. Fonds de l’IBSC. Le fonds de l’IBSC a été créé en 2010 pour soutenir les travaux du comité international sur les normes de compétence (IBSC) et est géré conjointement par l’OHI, par la Fédération Lnternationale des Jéomètres (FIG), et par l’Association cartographique internationale (ACI). Le comité tient à jour les normes de compétences pour les hydrographes et les spécialistes en cartographie marine, et examine et homologue les cours adaptés sur demande. A la demande du secrétariat de la FIG, qui a administré le fonds pour le compte du comité depuis sa création, le BHI, en tant que secrétariat de l’IBSC, a assumé le rôle de trésorier du fonds en 2015. Proposition d’affectation de l’excédent budgétaire de 2015 16. Comme indiqué ci-dessus et rapporté dans les états financiers vérifiés, l’excédent budgétaire effectif pour 2015 était de 264k€. 17. Le Comité de direction considère que le fonds pour le renforcement des capacités est crucial pour les Etats membres et devrait être prioritaire dans l’affectation de l’excédent budgétaire pour 2015. Plusieurs activités du programme de travail de renforcement des capacités pour 2016 restent à financer, pour un montant de 141k€. 18. Le recours accru à un appui contractuel afin de tenir à jour et de développer le cadre de normes de la S- 100 est également considéré comme important pour la réputation de l’OHI et pour l’utilisation réussie des normes. Par conséquent, on considère qu’une affectation supplémentaire au fonds pour les projets spéciaux est justifiée. 19. Afin de conserver le montant en capital du FRI à une valeur proche de son passif potentiel estimé pour les retraités actuels et futurs, une affectation de l’excédent budgétaire est jugée appropriée et prudente. 20. Proposition. Le Comité de direction, avec l’approbation du comité restreint de la Commission des finances, propose que l’excédent de budget pour 2015 d’un montant de 264k€ soit affecté comme suit : a. 200k€ au fonds pour le renforcement des capacités b. 30k€ au fonds pour les projets spéciaux c. 34k€ au fonds de retraite interne Conclusion 21. Le Comité de direction garde à l’esprit la difficulté de prévoir les revenus de l’Organisation, en raison du défaut ou du retard de paiement des contributions des Etats membres de l’OHI, entre autres facteurs, mais le Comité, tout en continuant d’avoir une approche conservatrice du budget et des finances de l’Organisation, demeure confiant dans la situation financière de l’OHI et dans sa capacité à satisfaire l’ensemble de ses obligations actuelles. Pour le Comité de direction, Robert WARD Président Page 7 Page 8 INTERNATIONAL PRESENTATION PRESENTATION INTERNATIONALE Page 9 Page 10 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Index to the financial statements Index des états financiers Tables 1 Compared Balance Sheet - Bilans comparés 2 Compared Global Income and Expenditure Charges et revenus comparés 3 Profit and Loss Statement Compte d'exploitation 4 Cash Flow Statement - Etat des flux financiers 5 Budget Implementation Summary - Compte rendu de l'exécution budgétaire 6 Overdue Contributions Contributions échues 7 Creditors - Créditeurs 8 Notes to the Financial Statements Notes relatives aux états financiers 9 Funds Fonds 10 Reviewed Capacity Building Work Programme Programme révisé des dépenses liées au Fonds de Renforcement des Capacités 11,12 Compared Balance Sheets 2015 - 2014 Bilans comparés 2015 - 2014 Page 11  Table 1 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Compared Balance Sheet - Bilans comparés as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) See notes 2015 2014 Immobilisations - Fixed assets Valeur nette des immobilisations - Net Tangible assets 4 86 70 Actif circulant - Curent assets Débiteurs - Debtors 5 473 451 Disponibilités bancaires du BHI Cash at bank and in hand : 10 5 415 5 393 5 888 5 844 Créditeurs - montants à moins d'1 an Creditors - amounts falling due within 1 year 6 -1 318 -1 329 Fonds de roulement - Working capital 4 571 4 516 Engagements pour les retraites 7 3 854 3 702 Pension commitments -3 854 -3 702 0 0 Actif net - Net assets 4 656 4 586 Réserves - Reserves Capitaux permanents de l'OHI - Accumulated surplus 2 838 2 372 Autres réserves - Other reserves 8+9 1 818 2 214 4 656 4 586 Page 12  Table 2 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Compared Global Income and Expenditure - Charges et revenus comparés as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) 2015 2014 Revenus - Income 3 138 3 077 Charges opérationnelles - Operating costs -2 696 -2 753 Résultat opérationnel - Operating result 442 324 Intérêts reçus - Interest received 98 70 Equipement de bureau - Office equipment -39 -37 Charges financières - Financial costs -59 -20 Dotations aux fonds dédiés - Transfer to dedicated funds -103 -152 Résultat annuel - Result for the year 339 186 Etat d'évolution du financement permanent Statement of changes in permanent funding Capitaux Autres Réserve de permanents de réserves l'OHI réévaluation Total Net members Revaluation Other reserves funds Reserve (note 9) Montants au 1er Janvier 2015 - Available on 1st January 2015 2 372 2 214 4 586 Résultat de l'année - Result for the year 339 - 339 Evolution des fonds dédiés - Evolution of dedicated funds: - Dépensé à partir des fonds dédiés - Spent from dedicated funds -395 -395 - Fonds de retraite interne - Internal Retirement Fund -186 - -186 - Fonds pour le déménagement des directeurs - Relocation Fund - - Fonds pour les conférences - Conference Fund - - Fonds pour le Renforcement des Capacités - CB Fund - - Fonds pour les Projets spéciaux - Special Projects Fund Mouvements dans l'année - Movements in the year (provisions) : - Provision Etats membres - Provision Member States 20 20 - Variation provision du FRI - Changes in IRF requirements 301 - 301 - Dotation du fonds de réserve d'urgence - Allocation to Emergency Reserve -8 - -8 Fund Montants au 31 Décembre 2015 - Available at 31 st December 2015 2 838 1 818 4 656 Page 13  Table 3 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Profit and Loss Statement - Compte d'exploitation as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) 2015 2014 Revenus - Income Contributions des Etats Membres - from Member States 2 933 2 861 Imposition interne - Internal tax 171 173 Ventes de publications - Sales of publications Revenus et dépenses exceptionnelles - Exceptional income and expenditure 34 43 3 138 3 077 Revenus financiers - Interest received Intérêts des placements - bank interest 92 61 Profit sur avoirs monétaires - Profit on monetary funds 2 Intérêts sur contributions échues - Interest on overdue contributions 6 7 98 70 Charges opérationnelles - Operating costs Charges de personnel - Personnel costs 2 243 2 287 Déplacements - Long Distance Travel 232 244 Entretien des locaux et équipements - Maintenance 90 100 Postes et télécommunications - Postage, telephone and facimile 31 34 Assistance technique - Technical assistance 44 12 Consultants - Consultancy 1 21 Autres publications - Other publications 2 2 Revue H.I - I.H Review 10 10 Autres coûts opérationnels - Other operating costs 16 16 Fournitures de bureau - Office stationery 10 8 Relations publiques - Public relations 16 19 Charges diverses - Miscelleanous 2 1 -2 696 -2 753 Matériel de bureau - Office equipment Amortissement des immobilisations - Depreciation 23 25 Autres achats - Other purchases 16 12 -39 -37 Charges financières - Financial costs Créances douteuses - Bad debts 59 20 -59 -20 Dotations aux fonds dédiés - Allocation to dedicated funds -103 -152 Résultat net annuel - Result for the year 339 186 Page 14  Table 4 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Cash Flow Statement - Etat de flux financiers as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) 2015 2014 Cash Flow opérationnel - from operating activities Résultat opérationnel de l'année - Result for the year 339 186 Ajustements pour - Adjustments for : Dépréciation des immobilisations - Depreciation 23 25 Cession d'immobilisations - Sale of fixed assets Provision du FRI - Retirement fund provision Variation des réserves - Reserve movements Intérêts bancaires - Bank interest -92 -61 Charges financières - Financial expenditure Résultat avant variation du fonds de roulement -69 -36 Result before working capital changes 269 149 Variation des débiteurs - Increase in accounts receivable -21 -93 Variation des créditeurs - Increase in accounts payable 11 -80 -11 -173 Flux financier opérationnel - Operating cash flow 259 -24 Intérêts réglés - Interest paid 0 0 Ajustement du Fonds de retraite - Retirement fund adjustment 93 60 93 60 Flux financier opérationnel net - Net cash from operating activities 352 37 Flux financier des investissements Cash flow from investing activities Achats d'immobilisations - Purchase of fixed assets -34 2 Cessions d'immobilisations - Sale of fixed assets 0 0 Intérêts reçus - Interest received 92 61 Flux net des opérations d'investissement Net cash movement in investing activities 58 63 Total des flux financiers - Total cash flows 410 100 Disponibilités au 1er janvier de l'année Cash at 1st January of the year 8 320 8 220 Disponibilités au 31 décembre de l'année Cash at 31st December of the year Euros 8 730 Euros 8 320 Page 15  Table 5 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Budget Implementation Summary - Compte rendu de l'exécution budgétaire as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) 2015 Budget Actual - Réel Variance Revenus - Income Contributions des Etats Membres - Contributions from Members States 2 849 2 933 -84 Imposition interne - Internal tax 174 171 2 Intérêts bancaires - Bank interest 40 92 -52 Intérêts sur contributions échues - interest on overdue contributions 6 -6 3 062 3 202 -140 Charges opérationnelles - Operating costs Charges de personnel - Personnel costs 2 319 2 243 76 Déplacements - Long Distance Travel 265 232 33 Entretien - Maintenance 105 90 15 Postes et télécommunications - Postage, telephone and facsimile 34 31 3 Assistance technique - Technical assistance 50 44 6 Consultants - Consultancy 25 1 24 Autres publications - Other publications 2 2 Revue HI - I.H Review 10 10 Autres coûts opérationnels - Other operating costs 16 16 Fournitures de bureau - Office stationery 10 10 Relations publiques - Public relations 12 16 -4 Charges diverses - Miscellaneous 1 2 -1 2 848 2 696 152 Dépenses d'investissement - Capital expenditure Amortissement - Depreciation 22 23 -1 Autres achats - Other purchases 12 16 -4 34 39 -5 Autres Dépenses d'investissement (>762€) - Other Capital expenditure (over 762€) Achat d'équipement informatique - Purchase of IT equipement 15 39 -24 Achat de mobilier - Purchase of furniture 10 10 25 39 -14 Charges financières - Financial costs 50 59 -9 105 369 -264 Page 16  Table 6 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Overdue Contributions - Contributions échues as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) 2015 2014 2013 Interest Depreciation Total ** Argentina - Argentine 28 *28 6,7 -6,7 56 Brunei Darussalam - Bruneï Darusalam 20 20 Cameroon - Cameroun 8 8 1,0 -1,0 16 Colombia - Colombie 12 12 D.P.R. of Korea - Rép.Pop.Dém. de Corée 20 4,8 -4,8 20 Ecuador - Equateur 4 4 Fiji - Fidji 8 8 India - Inde 72 72 Iran (Islamic Rep. Of)-Iran (Rép. islamique d') 28 4,3 -4,3 28 Mozambique - Mozambique 8 8 4 3,1 -3,1 20 Oman - Oman 8 8 Papua New Guinea - Papouasie Nouvelle-Guinée 12 12 Peru - Pérou 16 2 0,2 -0,2 18 Philippines - Philippines 2 2 Spain - Espagne 40 40 Syrian Arabe Republic- Rép. arabe Syrienne 2,4 -2,4 0 Tonga - Tonga 8 8 293 46 4 22,5 -22,5 343 Suspended IHO Member States Outstanding Interests Depreciation Balance Contributions due Etats Membres de l'OHI suspendus Contributions Intérêts Dépréciations Solde arriérées dus Dominican Republic - République Dominicaine 6,3 0,8 -7,1 0,0 D.Rep.of the Congo - Rép. démocratique du Congo 8,8 1,0 -9,8 0,0 Serbia - Serbie 24,0 2,8 -26,8 0,0 39,1 4,6 -43,7 0,0 * Paid in January 2016 ** See note 1 c Page 17  Table 7 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Creditors - Créditeurs as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) Reçues en Reçues en 2015 2014 Contributions reçues d'avance pour les prochaines pour les prochaines contributions contributions Contributions received in advance Received in 2015 for Received in 2014 for future contributions future contributions Algeria - Algérie 24 ……………………………………………………………………. 24 Australia - Australie 32 ……………………………………………………………………. 36 Belgium - Belgique 48 ……………………………………………………………………. 48 Bangladesh - Bangladesh 24 ……………………………………………………………………. 24 Brazil - Brésil 44 ……………………………………………………………………. 6 Cyprus - Chypre 97 ……………………………………………………………………. 95 Ecuador - Equateur 0 ……………………………………………………………………. 3 Egypt - Egypte 0 ……………………………………………………………………. 28 Estonia -Estonie 16 ……………………………………………………………………. 16 Finland - Finlande 32 ……………………………………………………………………. 0 France - France 57 ……………………………………………………………………. 56 Iceland - Islande 12 ……………………………………………………………………. 12 Ireland - Irlande 12 ……………………………………………………………………. 12 Latvia - Lettonie 16 ……………………………………………………………………. 16 Mauritius - Maurice 12 ……………………………………………………………………. 0 Mexico - Mexique 40 ……………………………………………………………………. 40 Morocco - Maroc 16 ……………………………………………………………………. 16 Netherlands - Pays-Bas 65 ……………………………………………………………………. 60 New Zealand - Nouvelle-Zélande ……………………………………………………………………. 12 12 Oman - Oman 8 ……………………………………………………………………. 0 Pakistan - Pakistan 16 ……………………………………………………………………. 16 Poland - Pologne 12 ……………………………………………………………………. 12 Portugal - Portugal 28 ……………………………………………………………………. 28 Romania - Roumanie 12 ……………………………………………………………………. 12 Russian Federation - Fédération de Russie 0 9 Saudi Arabia - Arabie saoudite 32 ……………………………………………………………………. 32 Singapore - Singapour 109 ……………………………………………………………………. 107 South Africa - Afrique du Sud 12 ……………………………………………………………………. 12 Suriname - Suriname 8 ……………………………………………………………………. 8 Sweden - Suède 48 ……………………………………………………………………. 48 Thailand - Thaïlande 44 ……………………………………………………………………. 44 Turkey - Turquie 61 ……………………………………………………………………. 60 United Kingdom - Royaume-Uni 109 107 ……………………………………………………………………. Uruguay - Uruguay 32 ……………………………………………………………………. 20 1 090 1 019 Créditeurs et charges à payer - Creditors and accruals Plan de pensions - Pensions plan payments 48 ……………………………………………. 47 Charges à payer - Accruals 65 ……………………………………………. 65 Autres créditeurs - Other 14 ……………………………………………. 7 126 119 Page 18  Table 8 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Notes to the Financial Statements - Notes relatives aux états financiers as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 (expressed in thousands Euros - exprimé en milliers d'Euros ) 1 Principes comptables - Accounting Policies (a) Principes comptables de base - Basis of accounting Les états financiers sont préparés selon la méthode du coût historique ainsi que selon les normes comptables internationales (IAS / IFRS). The financial statements are prepared under the historical cost principle and in accordance with applicable International Accounting Standards. (b) Revenus - Income Les revenus proviennent essentiellement des contributions des Etats membres de l'OHI. Income principally represents contributions receivable from Member States. (c) Contributions échues - Overdue contributions Conformément à l'article 13 du Règlement financier, l'OHI décompte un intérêt à raison de 1% par mois de retard sur les contributions échues. Les droits et prérogatives d'un Etat membre peuvent se trouver suspendus lorsque ces contributions sont échues depuis au moins 2 années et demie (cf.art.16 du règlement financier de l'OHI). A compter de 2013, une provision complémentaire pour créances douteuses est instituée, afin de refléter les incertitudes géopolitiques de certains Etats membres. En 2015, une provision supplémentaire est constituée qui couvre les intérêts de retard non réglés par les Etats Membres ayant soldé leurs arriérés de contribution. In accordance with Article 13 of the Finance Regulations, the IHO charges interests at the rate of 1 % per month on overdue contributions. Members States can be suspended when contributions are in arrears by at least two years and a half (see art. 16 of the IHO Financial Regulations). From 2013, an additional provision for bad debts has been made, in order to reflect geopolitical uncertainties of some of the Member States. From 2015, an additional provision has been made to account for the interest charges due from the Member States that settled their contributions in arrears. (d) Amortissement des immobilisations - Depreciation of tangible assets Il est pratiqué un amortissement sur toutes les immobilisations (d'un prix unitaire supérieur à 762 Euros) à hauteur de la valeur totale de l'immobilisation sur sa probable durée d'utilisation selon les taux suivants : Mobilier - 20 % du coût par année (sur 5 années) Equipement informatique - 33,33 % du coût par année (sur 3 années). Provision is made for depreciation of all tangible assets (over 762 Euros in value per article) at rates calculated to write off the cost or valuation over its expected useful life as follows : Furniture - 20% per annum on cost (5 years) IT Equipment - 33.33% per annum on cost (3 years). (e) Transactions en devises - Foreign currencies En cours d'année, les transactions libellées en devises sont converties en Euros au taux de change en vigueur à la date de la transaction. En fin d'année, les dettes et disponibilités libellées en devises sont converties en Euros au taux de change à la date d'établissement du bilan. Les pertes et gains de change sont enregistrés dans le compte de résultat. During the year, transactions denominated in foreign currencies were converted into Euros at the rate of exchange ruling at the date of the transaction. At the end of the year, current assets and liabilities denominated in foreign currencies were converted at the rate of exchange ruling at the balance sheet date. Profit and losses on exchange are dealt with in the profit and loss account. Page 19  Table 8 (f) Fonds de retraite - Retirement fund L'OHI gère un fonds de pension dénommé Fonds de retraite interne (FRI). Deux membres du personnel actif et 8 retraités sont concernés par ce fonds. La totalité des avoirs destinés à couvrir les engagements de ce fonds font l'objet de comptes bancaires spécifiques sous forme de comptes de dépôt à terme. L'Organisation retient l'intégralité de l'engagement déterminé sur la base de l'estimation d'une étude actuarielle (voir note 7). A compter de l'année 2005, les pensions ont été réglées à partir des avoirs du FRI, au lieu d'être réglées à partir du budget de l'OHI , comme ce fut le cas de 2000 à 2004. The Organisation operates a benefit pension scheme known as the Internal Retirement Fund (IRF). Two current staff members and 8 retirees are covered by this fund. A proportion of the assets held to meet the pension liability are held in designated bank accounts and investments. The Organisation makes full provision for the estimated liability based on actuarial valuation (see note 7). From 2005, pensions have been paid from dedicated IRF accounts as opposed to a payment from the IHO budget as in previous years (from 2000 to 2004). g) Réserve de trésorerie opérationnelle et Fonds de réserve d'urgence Operating Cash Reserve and Emergency Reserve Fund Selon les termes de la lettre circulaire LCCF 6/2003 : a - l'article 17 du règlement financier indique que le BHI disposera à la fin de chaque année d'une réserve de trésorerie opérationnelle, dont le montant sera d'au moins 3/12èmes du budget opérationnel annuel, b - l'article 18 du règlement financier indique que le montant du fonds de réserve (renommé Fonds de réserve d'urgence) ne sera pas inférieur à 1/12ème du budget opérationnel annuel (voir note 11). Following FCCL 6/2003 : a - Article 17 of the Financial Regulations implies that the IHB will have at its disposal by the end of each year an amount of operating cash reserve, which will correspond to at least 3/12th of the annual operating budget. b - According to Article 18 of the Financial Regulations the reserve fund is now called "Emergency Reserve Fund" and its amount shall not be less than 1/12th of the annual operating budget (see note 11). h) Evolution ou changement de procédures internes - Evolution or changes of internal procedures A compter de 2007, et en accord avec le commissaire aux comptes, les procédures internes ont évolué dans 2 domaines : - pour l'amortissement des immobilisations, le BHI retient maintenant la date d'acquisition de l'immobilisation au lieu de commencer à constater l'amortissement à partir du début de l'année suivante. - les dotations aux fonds dédiés (Conférences, déménagement des directeurs, projets spéciaux, fonds pour le renforcement des capacités, fonds de rénovation et d'amélioration et fonds pour la GEBCO) sont dotées à partir du budget. From 2007, and in coordination with the independant auditor, internal procedures have been developed in 2 areas: - regarding the depreciation of fixed assets, the IHB now depreciates these assets from the date of acquisition of the asset, as opposed to starting the depreciation the year following that date. - Allocations to dedicated funds (Conference Fund, Relocation Fund, Special Project Fund, Capacity Building Fund, Renovation and Enhancement Fund & GEBCO Fund) are included in the budget. 2 Information relative au personnel - Employee Information 2015 2014 Charges de personnel - Personnel costs : Comité de direction - Directing Committee 468 461 Salaires du personnel - Salaries to Staff Members 1 237 1 243 Cotisations aux régimes de retraite - Payment to retirement funds 346 346 Primes d'assurance - Medical insurance costs 117 99 Allocations au personnel - Allowances 49 68 Autres charges de personnel - Other staff expenses 27 65 Personnel temporaire - Temporary staff & secondment Formation - Training 6 2 243 2 288 Page 20  Table 8 L'effectif moyen annuel se décompose comme suit : The average number of employees during the year was made up as follows : Comité de direction - Directing Committee 3 3 Personnel de cat. A - Category A Staff 5 5 Personnel de cat B - Category B Staff 11 11 19 19 3 Imposition du résultat - Taxation Selon l'accord conclu entre l'OHI et le Gouvernement de la Principauté de Monaco, les résultats de l'activité de l'Organisation sont exempts d'imposition. By agreement between the IHO and the Government of the Principality of Monaco, the Organisation is exempt from direct taxation. 4 Immobilisations - Tangible Fixed Assets Mobilier & Biblio- Instruments thèque Total Furniture & Library Instruments Valeurs d'acquisition - Cost Au 1er janvier de l'année - At 1st January 2015 255 37 292 Solde des mouvements de l'année -Net change during the year * 34 0 34 Au 31 décembre de l'année - At 31st December 2015 290 37 326 * Achats moins mises au rebut - Purchases less scrapping of equipment Amortissements - Depreciation Au 1er janvier de l'année - At 1st January 2015 -222 0 -222 Amortissements de l'année - Depreciation for the year -18 0 -18 -240 0 -240 Valeur nette - Net book value Au 31 décembre de l'année n-1 - At 31st December of previous year 33 37 70 Au 31 décembre de l'année n - At 31st December of current year 49 37 86 5 Débiteurs - Debtors 2015 2014 Contributions restant dues (nettes de provision) 299 302 Overdue contributions less provision TVA récupérable - VAT recoverable 38 64 Avances au personnel et charges constatées d'avance 135 85 Prepayments and Staff advances 473 451 6 Créditeurs - Creditors 2015 2014 Contributions reçues en avance - Prepaid contributions 1 090 1 019 Garantie au FRI - Guaranty to the IRF 102 191 Créditeurs et charges à payer - Creditors and accruals 126 119 1 318 1 329 Page 21  Table 8 7 Engagements pour la retraite - Pension Commitments 2015 2014 - Dépôts à terme du FRI - IRF Bank deposits 3 158 2 976 - Disponibilités SMC Bank - SMC Bank deposits 594 535 3 752 3 511 - Garantie du BHI - IHB Guaranty 102 191 - Intérêts à recevoir - Interest to be received 0 0 - Estimation de l'engagement de retraite du personnel 3 854 3 702 Estimated net liabilities for existing and former Staff Members (IRF + SMC) 8 Fonds dédiés (pour des opérations ultérieures) 2015 2014 Dedicated funds for future operations - Fonds pour les conférences - Conference Fund 360 340 - Fonds de déménagement - Relocation Fund 288 299 - Fonds de rénovation et d'amélioration - Renovation and Enhancement Fund 80 80 - Fonds pour le renforcement des capacités - Capacity Building Fund 543 1 080 - Fonds pour les projets spéciaux - Special Projects Fund 68 55 - Fonds pour la GEBCO - Gebco Fund 186 70 - Fonds de la bibliothèque de présentation - Presentation Library Fund 22 43 - Fonds pour la conférence ABLOS - ABLOS Conference Fund 0 0 - Fonds IBSC - IBSC Fund 17 0 9 Réserves - Reserves - Fonds de réserve d'urgence - Emergency Reserve Fund 254 246 1 818 2 214 10 Réserve de trésorerie en fin d'année - End of Year Cash Reserve 2015 2014 Le montant de trésorerie de fin d'année est un indicateur très utile pour illustrer la solvabilité de l'Organisation, et sa capacité à poursuivre ses opérations durant les 3 mois de l'année suivante (13 semaines). Un mois supplémentaire se trouve requis pour le fonds de Réserve d'urgence, ce qui signifie un total de 17 semaines. The end-of-year cash reserve is a very useful indicator of the liquidity of the Organisation, and its ability to continue operations in the new year. It should be sufficient for 3 months operations ( 13 weeks). In addition, a further 1 month is required for the Emergency Reserve Fund; this means a total of 17 weeks. Trésorerie de l'OHI - IHO Cash balances 5 415 5 393 Moins - Less - Contributions de l'année suivante - Contributions received in advance -1 090 -1 019 - Valeur des fonds dédiés - Dedicated funds -1 564 -1 967 2 761 2 407 - Garantie en faveur du FRI - Guaranty to the IRF -102 -191 - Trésorerie disponible - Net available Cash 2 658 * 2 216 * 45 semaines de fonctionnement 45 weeks of operations Total du budget de l'année suivante (2016) - Total budget for 2016 : 3 048 (hors fonds dédiés) - Besoins financiers totaux (Art.18 & 19) = 17 semaines Total IHO financial requirements (Art, 18 & 19) = 17 weeks Art.18 Réserve de trésorerie opérationnelle (3 mois) : -762 Art.18 Operating Cash Reserve (3 months) : Art.19 Fonds de réserve d'urgence (1 mois) : -254 Art.19 Emergency Reserve Fund (1 month) : 1 642 Excédent de trésorerie disponible Cash surplus Page 22  Table 8 11 Positions financières en devises - Foreign Exchange Holdings 2015 2014 Les disponibilités financières comportent encore des positions en devises étrangères. Pour information, la valeur en milliers d'Euros de ces positions en devises en fin d'année sont : The Cash balances includes financial availabilites held in foreign currencies. For information, the value in thousands Euros of foreign currencies held at the end of each year was : - Positions en USD - USD Holdings 1 1 Ces positions en devises sont sujettes à revalorisation, en fonction de la variation des taux de change. These holdings are liable to re-valuation, according to exchange rates fluctuation. 12 Engagements de caution - Guarantee commitments Personne visée: Monsieur Kentaro KANEDA, détaché du service des gardes-côtes japonais auprès du BHI, en qualité de locataire de son domicile Objet: caution solidare du locataire portant sur paiement du loyer mensuel de 1 400€ Durée du bail: 3 ans Person concerned: Mr. Kentaro KANEDA, seconded by the Japan Coast Guard to the IHB , as Lessee of his apartment Subject: surety on the tenant's monthly rent payment of € 1,400 Length: Length of lease: 3 years Personne visée: Monsieur Luis Alfredo HERNANDEZ Rubin, détaché du gouvernement péruvien auprès du BHI, en qualité de locataire de son domicile Objet: caution solidare du locataire portant sur paiement du loyer mensuel de 1 400€ Durée du bail: 3 ans Person concerned: Monsieur Luis Alfredo HERNANDEZ Rubin, seconded by the Peruvian Government to the IHB , as Lessee of his apartment Subject: surety on the tenant's monthly rent payment of € 1,400 Length: Length of lease: 3 years Page 23  Table 9 FUNDS (Eur) FONDS (Euros) CONFERENCE FUND - Fonds pour les Conférences The Conference Fund allows the expenses linked to the Int. Hydrographic Conference to be ensured. Le fonds pour les Conférences permet la couverture des dépenses des Conférences hydrographiques internationales. Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 340 357,99 Budget Allocation 2015 - Dotation budgétaire pour 2015 20 000,00 360 357,99 € RENOVATION AND ENHANCEMENT FUND - Fonds de rénovation et d'amélioration The renovation fund is is maintained in order to meet any major expenses incurred for renovation purposes of the building, in relation with those accepted by the "Domaines". Le fonds de rénovation est maintenu pour couvrir toute dépense importante de modification ou de rénovation des locaux, dont le financement ne serait pas assuré par la Principauté de Monaco. Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 80 489,46 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 80 489,46 € RELOCATION FUND - Fonds pour le déménagement des directeurs This fund is intended to cover the removal and relocation expenses for Directors and Assistants Directors internationally recruited. Ce fonds est destiné à couvrir les dépenses de déménagement des directeurs et du personnel recrutés sur le plan international. Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 298 546,36 Expenditure - Dépenses -10 192,00 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 288 354,36 € ABLOS CONFERENCE FUND - Fonds pour les conférences ABLOS The Ablos Fund supports the operational costs for the Ablos conference which is held every other year. Le fonds ABLOS couvre les dépenses d'une conférence qui se tient tous les 2 ans. Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 98,88 Expenses - Dépenses -20 054,07 Income - Revenus 19 909,00 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 -46,19 € GEBCO FUND - Fonds pour la Carte Générale Bathymétrique des Océans This fund was created in 2002 to support approved of GEBCO project activities and includes the subventions received every year by the Government of Monaco and any other supporting benefactors. Ce fonds a été créé en 2002 pour couvrir les activités liées à la GEBCO (recettes et dépenses), et inclut les subventions reçues chaque année du Gouvernement de la Principauté de Monaco et d'autres bienfaiteurs. Page 24  Table 9 Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 69 576,75 Income - Revenus : Budget Allocation 2015 - Dotation budgétaire pour 2015 8 200,00 Subvention from Monaco - Subvention reçue de la Principauté de Monaco 8 300,00 Transfer from former treasurer (University of Stockholm) - Transfert du trésorier précedent (l'Université de Stockholm) 5 530,88 Transfer from Nippon Foundation Special Account - Transfert de la Nippon Foundation compte spécial 87 827,22 GEBCO Future of the Ocean Floor Forum 64 199,23 Expenses - Dépenses : Participation paid to assist in GEBCO meetings - Assistance financière à des participants -34 987,85 Future of the Ocean Floor Forum -22 963,52 -57 951,37 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 185 682,71 € PRESENTATION LIBRARY FUND - Fonds pour la bibliothèque de présentation This fund is dedicated to the maintenance of a specific publication (S-52 Annex A - IHO Presentation th Library for ECDIS ). During its 6 meeting, the Hydrographic Services and Standards Committee endorsed the continuation of the fund and recommended that the fund be used to support further development of the portrayal component of the new S-100 based generation of standards [1]. Ce fonds est dédié à l'évolution d'une publication spécifique (Annexe A à la publication S-52 - bibliothèque de présentation de l’OHI pour les ECDIS). Lors de sa 6 ème réunion, le comité des normes et services hydrographiques a approuvé la continuation de ce fonds et a recommandé qu’il soit utilisé pour financer le développement ultérieur de la composante présentation de la nouvelle génération de normes basée sur la S-100 [1]. Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 42 974,42 Income - Revenus : Sales of the publication "Presentation Library" - Ventes de la publication "Bibliothèque de présentation" 17 000,00 Expenses - Dépenses : Caris - Development of S100-S101 -37 695,00 Caris - Développement de la S100-S101 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 22 279,42 € EMERGENCY RESERVE FUND - Fonds de réserve d'urgence Following the approval of FCCL 6/2003, the amount of the Emergency Reserve Fund shall not be less than 1/12th of the annual operating budget. Conformément à la lettre LCCF 6/2003 approuvée, le montant du fonds de réserve d'urgence ne devra pas être inférieur à 1/12ème du budget opérationnel annuel. Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 246 450,00 Additionnal allowance to meet Art.19 requirements - Allocation complémentaire pour satisfaire les dispositions de l'article 19 du règlement financier 7 587,50 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 254 037,50 € INTERNAL RETIREMENT FUND - Fonds de retraite interne (FRI) Amount of social liability on 1st January 2015 - Montant de la dette sociale au 1er janvier 2015 3 167 005,84 Support from 2014 result - Affectation du résultat 2014 185 794,41 The additional support is provided in order to build up the IRF so that it can fund the pensions of the remaining potential IHO pensioners. No provision was made in 2015 as the IHB received the capital sum from the Personalized Pension Plan from a staff member who elected to take a CAR-equivalent pension. From 2016, a provision will be included in the annual budget, to be adjusted every year. L'affectation du résultat 2014 a été décidée pour abonder le FRI de telle manière qu’il puisse financer les retraites des derniers retraités éventuels de l’OHI. En 2015, aucune provision n'a été constituée, car le BHI a reçu le capital du Plan de Pension Personnalisé d'un membre du personnel éligible à une retraite alignée sur la CAR financée par l’OHI. A partir de 2016, une provision, réévaluée tous les ans, sera incluse dans le budget annuel. Page 25  Table 9 Transfer from Personalized Pension Plan - Transfert d'un Fonds de Pension Personnalisé 303 008,40 Cotisations received from staff - Cotisations reçues (BHI et membres du personnel) 23 885,28 Interests received from Deposit Accounts - Intérêts perçus par le fonds (D/A) 34 806,79 Pensions payed from IRF - Pensions réglées par le fonds (FRI) -153 827,33 3 560 673,39 Variation of liability during the year - Variation annuelle de la dette sociale -300 765,11 Amount of social liability on 31st December 2015 - Montant de la dette sociale en fin d'année 3 259 908,28 € CAPACITY BUILDING FUND (CBF) - Fonds pour le renforcement des capacités Circular Letter 87/2004 defines the CBF as a support to assist developing countries in building human and institutional capacities for the effective development of hydrographic surveying and nautical charting capabilities needed. La lettre circulaire 87/2004 définit le CBF comme un soutien visant à aider les pays en voie de développement à établir des capacités humaines et institutionnelles en vue du développement efficace des capacités en levé hydrographiques et en cartographie marine nécessaires. Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 1 080 202,57 Income - Revenus: IHO Budget Allocation 2015 - Dotation budgétaire de l'OHI pour 2015 45 000,00 Interest on Japan support - Intérêts perçus sur les fonds du Japon 15 724,97 Support from the Republic of Korea - Soutien reçu de la République de Corée 319 352,00 Interest on Korean support - Intérêts perçus sur les fonds de la République de Corée 3 785,39 1 464 064,93 Expenses - Dépenses : Activities supported by the Rep.of Korea - Activités financées par la Rep. de Corée -452 334,23 Activities supported by Japan - Activités financées par le Japon -324 565,69 Activities supported by IHO Capacity Building Fund - Activités financées par le fonds de l'OHI -144 592,59 -921 492,51 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 542 572,42 € SPECIAL PROJECTS FUND - Fonds pour les projets spéciaux The Special Projects Fund was established in 2012 to cover various special projects, such as the maintenance or drafting of standards, the editing or updating of complex publications, translations, and particular requirements identified by the Committees and other bodies of the Organization. This fund supports in particular the development of the new generation of S-100 based standards [1] [1] The current generation of IHO standards supporting ECDIS is based on two main standards which are separate: S-57 which defines the contents and the format of ENCs and S-52 which specifies the portrayal of ENCs on ECDIS. The new generation of standards based on S-100 has a different structure: S-100 defines the framework and the general principles to be implemented in specific product specifications (such as S-101 for the next ENC generation ) which include portrayal rules when applicable. Le Fonds pour les projets spéciaux a été établi en 2012 pour couvrir différents projets spéciaux, comme la maintenance ou l'établissement de normes, l'édition ou la mise à jour de publications complexes, diverses traductions, et des besoins particuliers identifiés par les comités et groupes de travail de l'Organisation. Ce fond couvre en particulier le développement de la nouvelle génération de normes basées sur la S-100 [1] [1] La génération actuelle des normes de l’OHI relatives aux ECDIS est basée sur deux normes principales distinctes : la S-57 qui définit le contenu et le format des ENC et la S-52 qui régit la présentation des ENC sur les ECDIS. La nouvelle génération de normes basées sur la S-100 a une structure différente: la S-100 définit le cadre et les principes généraux applicables aux spécifications de produits particulières (comme la S-101 pour la future génération d'ENC) qui comprennent les règles de présentation éventuellement nécessaires. Page 26  Table 9 Amount of fund on 1st January 2015 - Montant du fonds au 1er janvier 2015 55 006,88 IHO Budget Allocation 2015 - Dotation budgétaire de l'OHI pour 2015 30 000,00 Expenses connected to the S-100 Portrayal Catalog - Dépenses en connection avec le catalogue de présentation de la S-100 : Contract Marc Greenslade - Contrat Marc Greenslade -4 000,00 Expenses in relation to WP 3.3.9 - Maintain IHO Publications (C-6, C-47, S-5, S-8) Dépenses en connection avec l'élément 3.3.9 du programme de travail : Maintien des publications OHI Travel expenses - Frais de voyages -12 969,86 68 037,02 € IBSC FUND - FONDS IBSC The purpose of the Fund is to support the approved operational expenses of the IBSC. From 2015, the IHO as secretary of the IBSC, took over the role of treasurer of the Fund. Le Fonds sert à couvrir les dépenses opérationnelles authorisées du Comité. A partir de 2015, l'OHI en tant que secrétaire de l'IBSC, a repris le rôle de trésorier du Fonds. Fees levied on institutions seeking recognition by IBSC - Honoraires facturés aux institutions souhaitant obtenir l'homologation IBSC 18 652,50 Travel expenses - Frais de voyages -2 109,51 Amount of fund on 31st December 2015 - Montant du fonds au 31 décembre 2015 16 542,99 € The ABLOS, GEBCO and IBSC funds are all operated as part of the consolidated IHO bank accounts Les fonds ABLOS, GEBCO et IBSC sont tous gérés par le biais des comptes bancaires consolidés de l'OHI. Page 27  Table 10 International Hydrographic Organization - Organisation Hydrographique Internationale Reviewed Capacity Building Work Programme - Programme révisé des dépenses liées au Fonds de Renforcement des Capacités as of 31st December 2015 - au 31 décembre 2015 IHO WP Element: Capacity Building Assessment - Technical and Advisory Visits No. Events Responsible Request Paid 2015 Balance Status Resources Led by UKHO (Samuel Harper) - A-01 Vanuatu technical implementation visit SWPHC 4 000,00 € 4 000,00 € DONE IHO 09-13 November 2015 Led by UKHO (Samuel Harper) A-02 Kiribati teechnical implementation visit SWPHC 5 800,00 € 5 800,00 € IHO 02-05 November 2015 - DONE Led by ONHO A-03 Technical Visit to Montenegro MBSHC 3 400,00 € 3 400,00 € IHO POSTPONED TO 2016 Led by EAHC A-04 Technical Visit to Cambodia EAHC 3 400,00 € 3 400,00 € IHO POSTPONED TO 2016 Led by UKHO A-05 Haiti follow up visit MACHC 10 000,00 € 10 000,00 € ROK POSTPONED TO 2016 Led by IHB A-06 Technical Visit to Liberia (former 2014 CBWP A-11) EAtHC 6 000,00 € 6 000,00 € IHO POSTPONED TO 2016 Technical Assessment & Advice - Samoa (former A-07 SWPHC 6 000,00 € 6 000,00 € POSTPONED TO 2016 IHO 2014 CBWP A-08) MOWCA (all western Africa coastal and island Led by SHOM A-08 States from Mauritania to Angola) high level visit EAtHC 5 000,00 € 5 000,00 € IHO POSTPONED TO 2016 (former 2014 A-09) Subtotal of A (Assessment) - 43 600,00 € 0,00 € 43 600,00 € Page 28  Table 10 IHO WP Element: Capacity Building Provision - Technical Workshops, Seminars, Courses No. Events Responsible Request Paid 2015 Balance Status Resources Led by SHOM P-01 Definition Study for Long Term CB Project EAtHC 40 000,00 € 162,00 € 39 838,00 € ROK Ongoing Technical Workshop on Hydrography and Led by LINZ, Cook Is. P-02 SWPHC 29 600,00 € 30 182,51 € -582,51 € ROK Hydrographic Governance 23-24 February 2015 DONE Led by DIGAOHM, Veracruz, Mexico P-03 Phase 1 Skills Course for Spanish Speakers MACHC 10 294,00 € 13 540,29 € -3 246,29 € IHO 25 November-01 December 2015 - DONE Led by UKHO, Moroni, Comoros P-04 Phase 1 Skills Training Course SAIHC 19 952,00 € 19 952,00 € IHO POSTPONED TO 2016 Led by UKHO, St. John's, Antigua P-05 Seminar on Raising Awareness of Hydrography MACHC 10 000,00 € 15 468,05 € -5 468,05 € & Barbuda IHO 07-08 December 2015 - DONE Led by AHS, Wollongong, Australia P-06 Tides & Water Levels Technical Workshop SWPHC 21 600,00 € 9 744,34 € 11 855,66 € ROK 26-30 October 2015 - DONE Led by ONHO, Istanbul, Turkey P-07 Workshop on MSI MBSHC 9 830,00 € 10 604,43 € -774,43 € IHO 20-22 October 2015 DONE Led by UKHO, Visakhapatnam, P-08 Introduction to MBES NIOHC 14 344,00 € 10 581,39 € 3 762,61 € India ROK 9-13 February 2015 DONE Led by UKHO, Chittagong, P-09 MBES Processing for Bangladesh NIOHC 7 000,00 € 7 000,00 € 0,00 € Bangladesh ROK 12-16 April 2015 DONE Led by UKHO, Abu Dhabi, UAE P-10 MBES Processing RSAHC 20 513,00 € 6 500,02 € 14 012,98 € IHO 07-11 June 2015 DONE Led by DHN, Niteroi, Brazil P-11 MSDI Workshop with MACHC and SEPRHC SWAtHC 18 000,00 € 16 669,64 € 1 330,36 € ROK 23-27 November 2015 - DONE Led by UKHO, Colombo, Sri Lanka P-12 MBES Processing for Sri Lanka NIOHC 7 000,00 € 7 000,00 € 0,00 € ROK 06-10 April 2015 DONE Page 29  Table 10 Led by UKHO P-13 ENC QA NIOHC 17 322,00 € 17 322,00 € ROK POSTPONED TO 2016 Workshop on Multi-beam Echosounder and SSS Led by ONHO, Istanbul, Turkey P-14 MBSHC 13 070,00 € 13 070,00 € IHO Systems POSTPONED TO 2016 Led by UKHO, Fish Hoek, South Technical aspects of Maritime boundaries, Africa P-15 SAIHC 14 764,00 € 11 189,99 € 3 574,01 € ROK baselines 30 November-04 December 2015 - DONE Led by DISHIDROS, Jakarta, P-16 Seabed Classification and Multibeam Survey EAHC 19 200,00 € 16 048,21 € 3 151,79 € Indonesia ROK 05-09 October 2015 DONE Led by JHOD, Tokyo, Japan P-17 Tsunami Inundation Mapping Workshop EAHC 19 200,00 € 18 786,76 € 413,24 € ROK 25-27 November 2015 - DONE P-18 Project will be a technical visit (Activity A-05) 0,00 € Moved to the CB Assessment part Led by SOHMA, Montevideo, P-19 Seminar on S-100 SWAtHC 5 000,00 € 4 853,94 € 146,06 € Uruguay IHO 18-20 November 2015 - DONE Led by MSA, Shanghai, China P-20 MSDI and Database Management EAHC 19 200,00 € 6 207,00 € 12 993,00 € ROK 18-22 January 2016 - Ongoing Led by UKHO, Paramaribo, P-21 Technical Aspects of Maritime Boundaries MACHC 26 057,00 € 21 428,27 € 4 628,73 € Suriname IHO 10-14 August 2015 DONE Led by USM, Hattiesburg, USA P-22 Cat A hydrography Programme (USM) IHB 215 000,00 € 178 387,08 € 36 612,92 € ROK August 2015-August 2016 DONE Led by UKHO, Taunton, UK 7th Course on Hydrographic Data Processing and P-23 IHB 192 145,00 € 185 908,91 € 6 236,09 € 07 September-18 December 2015 - Nippon Marine Cartography (UKHO) DONE Led by UNH, Durham, USA P-24 GEBCO Training Project (UNH) UNH - - Nippon* August 2015-August 2016 DONE P-25 Regional Training Course in Africa IMO - - Cancelled IMO P-26 Regional Training Course in the Pacific Islands IMO - - Cancelled IMO Category B Marine Geospatial Information Led by ROK, Busan, Korea P-27 IHB 75 000,00 € 73 120,00 € 1 880,00 € ROK Program (Phase 1) (former 2014 CBWP P-30) 2 March-10 April 2015 DONE MSI course (3 days) for EAHC Members Led by JHOD, Tokyo, Japan P-28 EAHC 19 200,00 € 19 375,83 € -175,83 € ROK (former 2014 CBWP P-04) 03-05 March 2015 DONE Page 30  Table 10 Tidal and Water Levels Workshop, for RSAHC Led by UKHO, Abu Dhabi, UAE P-29 RSAHC 19 285,00 € 7 839,22 € 11 445,78 € IHO Members (former 2014 CBWP P-08) 06-10 September 2015 - DONE Led by UKHO, Fish Hoek, South Tidal and Water Levels Workshop, for SAIHC P-30 SAIHC 24 731,00 € 13 847,45 € 10 883,55 € Africa IHO Members (former 2014 CBWP P-10) 23-27 February 2015 DONE Led by IHB, Kuala Lumpur, Multi-beam Training Course on Port Operations P-31 IMO - - Malaysia IMO for Safety of Navigation (New) 7-11 December 2015 DONE Subtotal of P (Provision) - 887 307,00 € 684 445,33 € 202 861,67 € Resources: 2015 ROK = IHO/ROK Programme of Technical CooperationTotal 930 907,00 € 684 445,33 € 246 461,67 € IHO = IHO regular budget ROK 546 430,00 € 404 454,75 € 141 975,25 € Subtotal ROK Nippon = Nippon Foundation - CHART Project IHO 192 332,00 € 94 081,67 € 98 250,33 € Subtotal IHO Nippon* = Nippon Foundation - GEBCO Project Nippon 192 145,00 € 185 908,91 € 6 236,09 € Subtotal Nippon IMO = IMO Funding IHO in kind Page 31  Table 11 COMPARED BALANCE SHEETS AS OF 31 DECEMBER 2015 AND 2014 ASSETS 2015 2014 LIABILITIES 2015 2014 I. INTERNAL RETIREMENT FUNDS ASSETS I. STAFF RETIREMENT FUNDS LIABILITIES . Staff Retirement fund (IRF) 1 335 563,28 941 895,73 . Retirement cash invested (IRF) 3 157 602,43 2 976 238,17 . Provision to ensure pensions to IRF staff and retirees 1 924 345,00 2 225 110,11 3 157 602,43 2 976 238,17 . Long term guaranty from IHB funds 102 305,85 190 767,67 3 259 908,28 3 167 005,84 Actuarial Requirements 3 259 908,28 3 167 005,84 . Retirement cash invested (External Pension Plans) 594 168,31 534 558,65 . Rights for External Pension Plans 594 183,20 534 482,54 II. VARIOUS DEBTORS II. VARIOUS CREDITORS Purchases made in advance 7 156,41 7 412,23 A.M.R.R Complementary Retirement Scheme 47 566,40 46 989,14 Outstanding bills 38 952,32 16 463,99 Accruals (outstanding bills, telex, telephone) 64 529,91 65 382,15 Advance to staff 16 259,29 19 656,32 Travel claims & wages 2 597,74 5 345,63 Claim for refunding of VAT 38 247,96 64 001,43 Provision for doubtful contributions 86 937,99 110 219,43 Interest from Deposit to be received 73 222,41 41 948,02 Various creditors 1 305,00 1 757,36 Various debtors 0,00 145,76 Deposits received for Conference (stand) 9 705,00 0,00 173 838,39 149 627,75 Garanty to the IRF 102 305,85 190 767,67 314 947,89 420 461,38 III. OUTSTANDING CONTRIBUTIONS Contributions for the year 292 127,60 245 016,20 III. FUNDS Contributions for previous years 50 402,12 45 576,28 Conference Fund 360 357,99 340 357,99 Contributions for suspended MS 39 151,66 98 918,86 Relocation Fund 288 354,36 298 546,36 Interest remaining due on contributions 4 606,64 22 654,60 Renovation and Enhancement Fund 80 489,46 80 489,46 386 288,02 412 165,94 Capacity Building Fund 542 626,02 1 080 202,57 Special Projects Fund 68 037,02 55 006,88 GEBCO fund 185 682,71 69 576,75 IV. FURNITURES AND INSTRUMENTS 289 564,75 255 421,44 Presentation Library Fund 22 279,42 42 974,42 Depreciation of assets -240 068,45 -222 261,69 Ablos Conference fund -46,19 98,88 IBSC Fund 16 542,99 0,00 1 564 323,78 1 967 253,31 V. LIBRARY 36 663,99 36 663,99 86 160,29 69 823,74 IV. CONTRIBUTIONS RECEIVED IN ADVANCE VI. CASH IN BANK AND ON HAND Received in advance or in excess 1 090 220,56 1 018 749,93 IHB - Bank current accounts 378 472,84 272 412,00 IHB - Bank deposit accounts 5 033 800,82 5 116 791,67 V. CAPITAL Petty cash 2 906,30 3 827,19 Emergency Reserve fund 254 037,50 246 450,00 5 415 179,96 5 393 030,86 Provisions for risks -1 968 103,30 -2 288 790,81 Net yearly operating profit 338 806,66 185 794,41 Net Members Fund 4 467 218,68 4 474 806,18 3 091 959,54 2 618 259,78 9 915 543,25 9 726 212,78 Page 32 9 915 543,25 9 726 212,78  Table 12 BILANS COMPARES (au 31 décembre 2015 et 2014) ACTIF 2015 2014 PASSIF 2015 2014 I. ENGAGEMENTS DES FONDS DE RETRAITE I. TRESORERIE DES FONDS DE RETRAITE . Fond de Retraite Interne (FRI) 1 335 563,28 941 895,73 . Trésorerie disponible (FRI) 3 157 602,43 2 976 238,17 . Provision pour couvir les pensions du personnel 1 924 345,00 2 225 110,11 3 157 602,43 2 976 238,17 (retraités et actifs relevant du FRI) . Garantie long terme du BHI (FRI) 102 305,85 190 767,67 3 259 908,28 3 167 005,84 Montant découlant de l'étude actuarielle 3 259 908,28 3 167 005,84 . Trésorerie placée (Plans externes) 594 168,31 534 558,65 . Plans de pensions externes (ex ABN Amro) 594 183,20 534 482,54 II. DEBITEURS DIVERS II. CREDITEURS DIVERS Prestations effectuées d'avance 7 156,41 7 412,23 Factures non encaissées 38 952,32 16 463,99 Retraite complémentaire A.M.R.R 47 566,40 46 989,14 Avances au personnel 16 259,29 19 656,32 Charges à payer (factures, télécommnucations, etc..) 64 529,91 65 382,15 Demande de remboursement de TVA 38 247,96 64 001,43 Salaires et notes de frais 2 597,74 5 345,63 Intérêts sur placements à recevoir 73 222,41 41 948,02 Provision pour contributions 86 937,99 110 219,43 Débiteurs divers 0,00 145,76 Créditeurs divers 1 305,00 1 757,36 173 838,39 149 627,75 Montants reçus pour la prochaine Conférence (stands) 9 705,00 0,00 Garantie en faveur du FRI 102 305,85 190 767,67 III. CONTRIBUTIONS 314 947,89 420 461,38 Contributions pour l'année en cours 292 127,60 245 016,20 III. FONDS DEDIES Contributions échues (années précédentes) 50 402,12 45 576,28 Fonds pour les conférences 360 357,99 340 357,99 Contributions (Etats membres suspendus) 39 151,66 98 918,86 Fonds pour le déménagement des directeurs 288 354,36 298 546,36 Intérêts restant dus sur contributions échues 4 606,64 22 654,60 Fonds de rénovation et d'amélioration 80 489,46 80 489,46 386 288,02 412 165,94 Fonds pour le renforcement des capacités 542 626,02 1 080 202,57 Fonds pour les projets spéciaux 68 037,02 55 006,88 Fonds pour la GEBCO 185 682,71 69 576,75 IV. MOBILIER & EQUIPEMENTS 289 564,75 255 421,44 Fonds de la bibliothèque de présentation 22 279,42 42 974,42 Amortissement des immobilisations -240 068,45 -222 261,69 Fonds pour la conférence ABLOS -46,19 98,88 Fonds IBSC 16 542,99 0,00 1 564 323,78 1 967 253,31 V. BIBLIOTHEQUE 36 663,99 36 663,99 86 160,29 69 823,74 VI. TRESORERIE DISPONIBLE IV. CONTRIBUTIONS RECUES EN AVANCE Reçues en avance ou en excédent 1 090 220,56 1 018 749,93 IHB - Comptes courants bancaires 378 472,84 272 412,00 IHB - Comptes de dépôt & placement monétaire 5 033 800,82 5 116 791,67 V. CAPITAUX PERMANENTS Espèces en caisse 2 906,30 3 827,19 Fonds de réserve d'urgence 254 037,50 246 450,00 5 415 179,96 5 393 030,86 Provisions pour risques (FRI + MS) -1 968 103,30 -2 288 790,81 Résultat opérationnel net de l'année en cours 338 806,66 185 794,41 Capitaux nets permanents 4 467 218,68 4 474 806,18 3 091 959,54 2 618 259,78 9 915 543,25 9 726 212,78 Page 33 9 915 543,25 9 726 212,78 Page 34  INTERNATIONAL HYDROGRAPHIC BUREAU Registered Office 4b, quai Antoine 1er MONACO YEAR ENDING 31 DECEMBER 2015 AUDIT REPORT Page 35 Page 36 Page 37 Page 38  BUREAU HYDROGRAPHIQUE INTERNATIONAL Siège Social 4b, quai Antoine 1er MONACO EXERCICE SOCIAL CLOS LE 31 DECEMBRE 2015 2015NG 31 DECEMBER 2015 RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES Page 39 Page 40 Page 41  Annex B to IHO CL 19/2016 PROPOSED AMENDMENT TO IHO RESOLUTION 1/2014 The following text to be added at the end of IHO Resolution 1/2014: 4.10. IBSC Fund 4.10.1. Description 4.10.1.1. The establishment of the IBSC (International Board on Standards of Competence for Hydrographic surveyors and Nautical Cartographers) Fund was approved by IHO Member States in 2010 (see IHO CL72/2010). At the request of the then Treasurer organization, the International Federation of Surveyors (FIG - Fédération Internationale des Géomètres) the IHO Secretariat took over the role of Treasurer in 2015. This transfer permitted increased efficiency, accountability and improved governance, since the IHO Secretariat was already acting as Secretary of the Board and the IHO was considered to be the principal stakeholder organization regarding the work of the Board. 4.10.1.2 The fund is intended to support IBSC members’ expenses to attend meetings of the Board and to make site visits to the venues of training programmes under the purview of the Board and to assist in meeting the travel expenses of the IBSC Chair when participating in relevant IHO meetings. 4.10.1.3 The IBSC Fund is supported by fees levied on those institutions seeking recognition for the courses and training that they may conduct in conformance with the internationally recognised standards set by the Board. 4.10.2. Expenditure that can be covered by the IBSC Fund 4.10.2.1. Logistics, travel expenses and per diem for members of the IBSC to attend meetings and site visits related to the activities of the Board. 4.10.3. Expenditure Approval Requirements 4.10.3.1. The IBSC Fund is operated according to the provisions annexed to the IBSC Rules of Procedure.  Annex C to IHO CL 19/2016 IHB File No. S1/1001 VOTING FORM (to be returned to the IHB by 22July 2016 E-mail: [email protected] - Fax: +377 93 10 81 40) Member State: Point of Contact: Contact E-mail: APPROVAL OF THE FINANCE REPORT Do you agree with the recommendations of the Directing Committee and the Finance Committee Officers regarding the allocation of the audited budget implementation surplus for 2015? YES NO Comments if any: APPROVAL OF THE PROPOSED AMENDMENT TO IHO RESOLUTION 1/2014 TO INCLUDE THE IBSC FUND Do you agree with the proposed text in Annex B to this letter that provides guidance on the IBSC Fund? YES NO Comments if any: Name/Signature: ………………………………………. Date: ….…………………………….. Signe Paevere From: REG <[email protected]> Sent: Monday, April 25, 2016 12:34 PM To: 'Arg'; 'Aus'; 'Bahrain'; 'Bang'; 'Belg'; 'Brazil'; 'Brunei'; 'Canada'; 'Chile'; 'China'; 'Croatia'; 'Cuba'; 'Cyp'; 'Den'; 'DomRep'; 'DPRK'; 'Egypt-ENHD'; VA_hnt; 'Fiji'; 'Finland'; 'France'; 'Georgia'; 'Ger'; 'Greece'; 'Guat'; 'Iceland'; 'India'; 'Indonesia'; 'Iran'; 'Ireland'; 'Italy'; 'Jamaica'; 'Japan'; 'Korea'; 'Kuw'; 'Latvia'; 'Malays'; 'Mauritius'; 'Montenegro'; 'Moz'; 'Mozambique'; 'Myan'; 'Nether'; 'Nigeria'; 'Norway'; 'NZ'; 'Oman'; 'Pak'; 'Philip'; 'PNG'; 'Poland'; 'Port'; 'Qatar'; 'Rom'; 'Russia'; 'S Africa'; 'SA'; 'Sing'; 'SL'; 'Slo'; 'Suriname'; 'Sweden'; 'Syria'; 'Thailand'; 'Tonga'; 'TT'; 'Turk'; 'UAE'; 'UK'; 'Ukraine'; 'Urug'; 'USNOAA'; 'Ven'; 'Vietnam' Cc: 'Argentina'; 'Australia'; 'Bahrain'; 'Banglasedh2'; 'Belgium'; 'Belgium'; 'Belgium'; 'Belgium'; 'Belgium'; 'Brazil'; 'Brunei'; 'Canada'; 'Chile'; 'China'; 'Croatia'; 'Croatia'; 'Cuba'; 'Denmark'; 'Denmark'; 'DPRK'; Tõnis Siilanarusk; 'Fiji'; 'France'; 'Germany'; 'Germany'; 'Greece'; 'Iceland'; 'India'; 'India'; 'Iran'; 'Iran'; 'Iran'; 'Iran'; 'Ireland'; 'Italy'; 'Malaysia'; 'Mauritius'; 'Mauritius'; 'Mozambique'; 'Myanmar'; 'Myanmar'; 'Portugal'; 'Portugal'; 'SaudiArabia'; 'Slovenia'; 'SriLanka'; 'Suriname'; 'Suriname'; 'Sweden'; 'Thailand'; 'Thailand'; 'Tonga'; 'Trinidad'; 'Tunisia'; 'Tunisia'; 'UAE'; 'Ukraine'; 'USNAVY'; 'USNOAA'; 'USNOAA'; 'USNOAA'; 'USNOAA'; 'Vietnam'; 'Vietnam2'; 'Vietnam3'; 'Vietnam3'; 'Astrid.Kalvik'; 'C Andreasen'; 'Celine Buisson Rosvold'; 'ECC'; 'eva.hegland'; 'hs-varna'; 'ilda.becirovic'; 'info'; 'inst.cartograf'; 'J Lowell NGA'; 'J Rogers NGA'; 'jacek.jagodzinski'; 'K Alexander NGA'; 'Minika Bjorge'; 'P Doherty NGA'; 'solvi.tunge'; 'stig.osaland'; 'svein.skjaeveland'; 'tonje.mevatne'; 'tore.halset' Subject: CL 19/2016 - Deadline 22 July 2016 Attachments: Cl19.pdf Dear Hydrographer, Please find attached herewith : CL 19/2016 : APPROVAL OF THE FINANCE REPORT FOR 2015 Yours sincerely, IHB M.MOLLET 1