Teabehalduse protsess (P01_ver1) kinnitamine

Teabehalduse juhend Eesmärk ja üldised põhimõtted 1.1. Eesmärk T agada, et tööks vajalik info jõuab õigel ajal õigete osapoolteni, talletatakse kokkulepitud ühistöökeskkondades ning on hiljem leitav. NB! Tõendusväärtusega dokumendid ja ametialane kirjavahetus registreeritakse vajaduse korral dokumendihaldus süsteemis Delta ( vt dokumendihalduskord P01_J0 3 ). 1. 2 . Infovahetuse p õh imõtted Share P oint ja Teams on meie peami sed koostöö- ja infovahetuskanal id , mille teadlik ja sihipärane kasutamine toetab tõhusat töökorraldust nii individuaalsel, tiimi kui organisatsiooni tasandil. Iga infovahetuse puhul mõtle: kellele see on suunatud , millist tulemust soovid ja milline kanal on selleks sobivaim . O luline info peab olema lihtsalt hoomatav . Arvesta, et adressaat ei pruugi teemaga kursis olla ning tal ei ole palju aega süvenemiseks. Teavet esita selgelt , struktureeritult ja lühidalt . Väldi dubleeritud info edastamist mitme s kanali s (nt nii e-kiri kui ka Teams). Mõistete ja lühendite esmakordsel mainimisel kirjuta need alati lahti. Töövälisel ajal (vastavalt SoM töökorralduse reeglitele) kasuta ajastatud saatmist (nii e-kirja kui Teams sõnumi puhul), kui sõnum ei ole kiireloomuline . N ii arvestad kolleegide töö- ja puhkeajaga. Tööfailid hoia ühistöökeskkonnas , mitte oma One D rive keskkonnas ning f ailide jagamiseks kasuta ühistöökeskkonna võimalusi . T õendusväärtusega dokumendid registreeri Deltas (vt P01_J0 3 ) . I nfo killustumi se vältimiseks , jaga oluline info tiimiga Teamsis või fikseeri info vastaval SharePoint saidil , mitte pika e-kirja ahelana. 1 .2 . 1. Kuidas jagada infot? Uudisväärtuslik sisu Mitte uudisväärtuslik sisu Uudisväärtuslik sisu edastatakse Share P ointis SISE_SOM tugiteenuse portaalide kaudu (võimalusel vältida e-kirja teel edastamist) , vt p 2.2 . 1. Kui puudub uudisväärtuslik sisu, läheb info Teams töörühma SISE_SOM vastavasse kanalisse, vt p 2.1. 2. Kõik avaldatud uudised on nähtaval portaalides ning nad koonduvad ka siseveebi esilehele SISE_SOM . Samuti on need ühendatud Teams platvormiga Viva Engage mooduli abil, mis annab võimaluse edastada uudisteavitusi Teamsi kaudu. Uudised jõuavad „ Tegevus" paneelile ning on seal täies mahus loetavad. Portaalides jagatud uudiste jõudmine töötajateni sõltub sarnaselt sotsiaalmeedia kasutusloogikale , mida rohkem kasutaja postitustele reageerib, seda rohkem talle antud portaali postitusi teavitusena Teamsis tuleb. Kui töötaja klikib uud i seid lahti, loeb või suhtleb muud moodi uudisega, siis selle portaali sisu talle edaspidi ka rohkem kuvatakse. Uudise jagamise soovi korral postita see vastava tugiteenuse portaali kaudu või pöördu kommunikatsiooniosakonna poole , kes saab abiks olla . Esmajoones kasutame uudiste edastamiseks vastava valdkonna tugiteenuse portaali , muul juhul kommunikatsiooniportaali. NB! Kriitilistel teemadel , kus on oluline, et kõik töötajad saavad info kätte , on võimalik postitus edastada ka e-posti teel kogu SISE_SOM töörühmale ehk kogu ministeeriumile. 1. 3 . Mõisted SoM tööpere on kõik SoM teenistujad , sh loetakse SoM töötajate hulka ka tugiteenuste osutajad teistest asutustest: RaM dokumendihaldustalitus, RaM õigustalitu s, RaM ühisosakond j a SoM infoturbejuht (RIT-ist). Väliskasutaja on inimene, kes ei tööta SoMis ega kuulu ka SoM tugiteenuste osutajate hulka teistest asutustest . Väliskasutajad jagunevad kaheks: ATK 2.0 teenusega liitunud asutuste töötajad; Kõik ülejäänud inimesed. SoM sisemine infovahetus 2. 1 . Teams Veendu, et sinu Teamsi staatus kajastab tegelikku kättesaadavust (nt „saadaval“, „hõivatud“ või „eemal“. Väldi tööajal teadlikult eksitavat staatust nagu „võrgust väljas“ kuvamist. Teamsi vestlustes hoia sõnumid lühikesed ja selgesõnalised . Esita korraga kogu mõte, ära jaga seda mitmeks lühikeseks järjestikuseks lausekatkeks. Lühiarutelud ja kiirküsimused sobivad privaatsõnumitesse, vajadusel kasuta sõnumite tähistust (tavaline, tähtis, pakiline) , selleks ava soovitud vestluse sõnumi sisestamise aknast „ +” märk - > „ Määra kohaletoimetami ne” , seejärel saab valida sobiva variandi : Grupivestlustes ja kanalites kasuta @nimi.perekonnanimi , kui pöördud konkreetse inimese poole . Sõnumile reageeri võimalusel sama tööpäeva jooksul ning vajadusel lisades, millal saad pikemalt vastata, kui esitatud küsimus seda eeldab. 2.1. 1 . Koostöö Teams töörühmades Eelista projektipõhiste Teams töörühmade ja kanalite loomist , mis ühendavad failihaldust , suhtlust ja tegevusjuhtimist ühte kohta ja kõigile kättesaadavalt. Tööfailid hoia ühistöökeskkonnas (nt Share P oint poliitika- või projektisaidil). 2. 1 . 2 . Organisatsiooniülesed Teams kanalid SoM ülene Teams’i töörühm on SISE_SOM, mis pea b olema igal t öötajal sisse lülitatud . NB! Kanalisse ei postita uudiseid , uudised avaldatakse vastavalt teemale konkreetses portaalis , vt p 2.2.1 . Kanali aktiveerimiseks : „Halda töörühma“ -> „Kuva“. SISE_SOM alt leiad vastavad kanalid: Kanali nimi Eesmärk Kiirteated Operatiivsed teated, mi s ei ole uudisväärtuslik SharePoint portaali loomiseks , nt veeavarii ühishoones või mingi programmi ootamatu tõrge. Juhtkonna protokollid Avaldatakse ainult juhtkonna protokollid. K riisijuhtimine K riisi ja/või toimepidevusega seotud olukorra ülevaated ning sõnumid. NB! Siin kajastatakse meie poliitikavaldkondadega seotud kriisi või toimepidevust, mitte nt ühishoone veeavariid. Töötaja soodustused Siia lisab personal nt perioodilisi sooduskoode meie töötajatele jms. Avatud mikrofon Vaba jutt, mis mujale ei sobi (näiteks keegi pakub teatripiletit, ennustatakse jalgpallivõistluste kohta - ehk tööalane väärtus puudub) . Vestluskanal sisevestlusteks inimeste vahel. 2.2. Share P oint Share P oint o n ühistöö keskkond , mille neli saidikogumi t on täpsemalt kirjeldatud ptk 2.2. 1 . 2.2. 1 . Share P ointi infoarhitektuur SISE_SOM JAGAMINE_SOM AVALIK_SOM PERSONAALNE_JAGAMINE _SOM K irjeldus SISE_SOM on keskussait, mis on kasutusel SoM siseveeb i ja asutuse sisemise ühistöökeskkon nana. Sai dikogum sisaldab : t ugiteenus te portaal e ; osakon dade sai te ; teemasai te ; juhtimisega seotud infot ; teematorni; välislinkide viidet. Lisaks toimub SISE_SOM saidil ka uudiste jagamine , vt p 1.2. JAGAMINE_SOM on kõrgema taseme sait, mis on jaotatud alamsaitideks : SoM VA juhtimissüsteemi portaal (sh P oliitikasaidid) Projektid Alamsaitidel on võimalik sisu jagada asutuseväliste kasutajatega vastavalt eelseadistatud reeglite le . AVALIK_SOM on väga madala turvalisuse ga saidikogum , mis on kasutamiseks ainult erandkorras. S aidikogumis hoitakse ainult AJUTISE iseloomuga sisu ja AVALIKKU teavet , mis on ühekordseks või väga lühiajaliseks jagamiseks (kuni 30 päeva) . PERSONAALNE_JAGAMINE s aidikogumis on võimalik jagada isiklikke faile väliskasutajatega. Juurdepääsud SoMis kehtib „ open-first “ põhimõte ja enamus saidid on avatud kogu tööperele, va piiratud ligipääsuga saidid : Piiratud ligipääsuga saidile on rakendatud eriõigused ehk juurdepääsuõigus on vaid kindlatel töötajatel . Iga le portaali le on määratud kind lad vastutaja (d) , kes saa vad postitada enda portaali. Kommunikatsiooniosakonnal on võimalik postitada kõikidesse portaalidesse. Igal p oliitika - ka pr oj ekti saidil on automaat ne juurdepääsuõigus kogu SoM tööperel (v.a . juhul, kui projektisaidi omanikul on põhjus, miks ei tohiks olla projektisaidile automaatset juurdepääsu kõigil SoM töötajatel). Projekti - ja poliitikasaidi omanik (toodud iga saidi päises) vastutab täiendava te väliste õiguste lisamise eest . Õiguste lisamine on täpsemalt kirjeldatud juhendis . Eelistatuim võimalus tuumiktiimi siseseks infovahetuseks. NB! Üksik ute kaust a de ja fail ide ühiskasutusse andmise võimalus SoM-väliste kasutajatega puudub. Saidi kogumisse pääsevad ligi anonüümse d väliskasutajad (väliskasutaja autentimist ei toimu). NB! Kõik siin saidikogumis loodud lingid töötavad autentimiseta ja ligipääs sisule on kõigil, kellel on see link ja/või meiliaadress, kuhu link saadeti. NB! Kui AVALIK_SOM alla on l isat ud mõne projekt i raames materjalid, siis projekti lõppemisel vastut ab materjalide eemaldamise eest vastava projekti omanik. Personaalsele dokumenditeegile on automaatne juurdepääs vaid tööta jal endal ja keskkonna administraatoritel, teised SoM töötajad ja ATK 2.0 asutuste töötajad automaatselt sisu ei näe. Personaalsele dokumenditeegile saab töötaja ise juurdepääsu teistele töötajatele ja/või väliskasutajatele anda vastava juhendi alusel. 2. 3 . Memo Koosta memo eesmärgiga anda ülevaade kindlast teemast või juhtimisotsuse langetamiseks , käsitledes selle faktilisi, õiguslikke ja analüütilisi külgi. Memo koostatakse kahel eesmärgil: otsuse tegemiseks või informeerimiseks. Memo pikkus: kuni 1,5 A4 , kasuta vastavat memo põhja , leiad SIIT ; S isu : Esimesed 2–3 la uset peaksid selgitama, miks memo on saadetud ja mida adressaadilt oodatakse ; Üks memo = ü ks teema ; Lisad : vajadusel lisa t äienda v info eraldi lisana ; Deltasse lisa memod, mis sisaldavad näiteks j uhtkonna otsuseid , p oliitikamuudatusi ja nendega seotud otsuseid , r essursi või eelarve kasutamisega seotud otsuseid ning l epingutingimuste muu datusi . NB! D okumen di Deltas registreeri mise kohta leiad infot dokumendihalduskorrast (P01_J0 3 ) . 2. 4 . E-kiri E-kirja koostamisel lähtu lihtsast soovitusest, et oleks: Sissejuhatus: teksti koostamise põhjus, eesmärk. Sisu/ info : faktid, kaalutlused, põhjendused. K okkuvõte ehk järeldused ja ootused kirja saajale. Võimalusel kasuta teemarea märgistusi , et saajal on lihtne saada aru, mis on ootus: SoM sisene infovahetus tööperes SoM väline / asutuse vaheline infovahetus E-kiri TÄHTAEG XX.XX.XXXX kell XX.XX K irjas on selgelt sõnastatud ülesanne, mis tuleb tähtajaks täita. Ka kirja algus peab sisaldama selget ootust. KIIRE XX.XX.XXXX kell XX.XX Tegemist on kiireloomulise ülesandega. Kasuta O utlookis “! suure tähtsusega” märgistust. TEADMISEKS ehk info jagamiseks, adressaadile ülesannet ei anta. AK ehk asutusesisene info või protsess, mis ei tohi ministeeriumist välju d a , kuid sel juhul peab olema kirjas toodud , mis alusel ja kui pikaks ajaks on märge pandud. Kirjeldatud dok umendi halduskorras . NB! Deltas tuleb registreerida kõik tõendusväärtusega ametialased e-kirjad, täpsemalt mida ja kuidas saab lugeda siit: “ Millistel juhtudel registreerida ametialane e-kiri ” Kellele on e-kiri adresseeritud? Adressaadi real e lisa võimalusel ainult need isikud, kellelt ootad reaktsiooni või tegevust. Koopia real e lisa isikud, kellelt vastust ei oota, kuid kellel on info teadmiseks. NB! Väldi „Vasta kõigile“ kasutamist, kasuta ainult siis, kui see on tõesti vajalik. 2. 5 . Mobiiltelefon Mobiiltelefon on toetav, mitte peamine infovahetuskanal . Seda kasutatakse tööalaseks suhtluseks eelkõige kiireloomulistes olukordades või juhul, kui tavapärased töökanalid (e-post, Teams, SharePoint vms) ei ole kättesaadavad. Kõned ja SMS-id on mõeldud lühiteadete ja operatiivse info edastamiseks. Tööalased kokkulepped, otsused ja oluline info tuleb võimalusel vormistada ametlikus kanalis (nt e-kiri, Teamsi vestlus või vastav SharePointi sait ), et tagada info jälgitavus ja säilimine. Tööalaseks suhtluseks kasutatakse eelkõige asutuse väljastatud mobiiltelefoni numbrit . Isikliku numbri kasutamine tööalases suhtluses toimub kokkuleppel ning vajadusel tuleb tagada töö- ja eraelu selge eristatus. Andmeside SIM-kaarti kasutatakse tööülesannete täitmiseks (nt ligipääs töövahenditele ja -keskkondadele). Seda ei kasutata püsiva alternatiivina tavapärastele töökanalitele ega isiklike teenuste tarbimiseks. Seotud dokumendid Dokumendihalduskord (P01_J0 3 ) SoM töökorraldusreeglid (P18_J01) Hübriidtöö põhimõtted (P18_J02) Koosolekute korraldamise hea tava (P18_J03) D okumendi muutmise ülevaade Allolev tabel täidetakse alates versioon ist 2. Versioon Muudatuse sisu KANTSLERI KÄSKKIRI 04.05.2026 nr 32 Teabehalduse juhendi (P01_ver1) kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1 ja § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 20. märtsi 2014 määruse nr 42 „Sotsiaalministeeriumi põhimäärus“ § 9 punkti 17 alusel: Kinnitan dokumendi „Teabehalduse juhend“ (Tähis: P01_ver1) lisatud lisana. (allkirjastatud digitaalselt) Maarjo Mändmaa kantsler