Auditi lõpparuande edastamine

Euroopa enim puudust kannatavate inimeste abifondi audit toetuse saaja: Sotsiaalministeerium rakendusüksus: Riigi Tugiteenuste Keskus Lõpparuanne FEAD-8/2022 06.02.2023 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et  toetuse saaja tegevus projekti nr 14.01.001.01.15-0001 „Toiduainete hankimine ja transport ladustamiskohta“ rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega.  väljatöötatud toiduabi andmise juhtimis- ja kontrollisüsteem tagab, et toiduabi on antud sihtrühma kuuluvatele isikutele. Olemas on piisav kontroll-jälg. Märge struktuuritoetuse registris:  Märkusteta. Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Sisukord KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST ........................................................................................................................... 2 A - OSA.......................................................................................................................................................................... 4 1. KOKKUVÕTE AUDITI LÄBIVIIMISEST ............................................................................................................ 4 2. PROJEKTIAUDITI OBJEKT JA AUDITEERITUD KULUD ....................................................................................... 5 3. PIIRANGUD ........................................................................................................................................... 5 4. TAUSTAINFO ......................................................................................................................................... 6 B-OSA ........................................................................................................................................................................... 8 JKS AUDITI TULEMUSED.......................................................................................................................... 8 C-OSA ........................................................................................................................................................................... 9 PROJEKTIAUDITI TULEMUSED ................................................................................................................ 9 3  A - OSA 1. Kokkuvõte auditi läbiviimisest Struktuuritoetuse seaduse § 11 lõike 3, Enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskava 2014‒2020 auditeerimise strateegia ja Finantskontrolli osakonna tööplaani järgi viis auditeeriv asutus (Rahandusministeeriumi Finantskontrolli osakond, edaspidi FKO) läbi „Euroopa enim puudust kannatavate inimeste abifondi“ (edaspidi Abifond) auditi Sotsiaalministeeriumis ja Riigi Tugiteenuste Keskuses. Kuna rakenduskavale abifondist eraldatava toetuse kogusumma on ligi 13,9 miljonit eurot, lähtub AA rakenduskava auditeerimisel Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse (EL) nr 223/2014 artiklist 34 (1), mille järgi võib auditeerimisasutus juhtudel, kui rakenduskavale abifondist eraldatava toetuse kogusumma ei ületa 35 000 000 eurot piirduda oma auditis iga-aastase süsteemiauditiga, mis hõlmab substantiivset testimist. Sellest tulenevalt viis AA aruandeaastal 1.07.2021 – 30.06.2022 samaaegselt läbi nii deklareeritud kuludele kui ka rakendussüsteemi toimimisele hinnangu andmiseks vajalikud kontrollitoimingud. Auditi toimingud teostati ajavahemikul 19.12.2022.a kuni 06.02.2023.a. Auditi töörühma kuulusid II auditi talituse juhtivaudiitor Elis Kõrvek (auditi juht) ja I auditi talituse juhataja Anu Alber (auditi eest vastutav isik). Abifondi juhtimis- ja kontrollisüsteemi osas oli auditi toimingute eesmärk anda hinnang rakendusüksuse juhtimis- ja kontrollisüsteemi tõhususele juhtkonna kontrollide teostamisel „Enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskava 2014‒2020“ rakendamisel vastavalt Vabariigi Valitsuse 07.06.2014. a määruse nr 127 § 3 lõikele 1. Abifondi juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi ulatuses oli põhinõuded 4 ja 5: auditi käigus hinnati, kas olemas on piisavad ja asjakohased juhtkonna kontrollid ning kontroll-jälg sihtrühmale toiduabi jagamisel. Juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi ulatuse määramisel lähtuti varasematest auditi tulemustest. Vt detailsemalt aruande B-osa. Projektiauditi eesmärk oli anda hinnang toetuse eesmärgipärasele ja õiguspärasele kasutamisele vastavalt Vabariigi Valitsuse 07.08.2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine” § 4 lõikele 1 projekti nr 14.01.001.01.15-0001 „Toiduainete hankimine ja transport ladustamiskohta“ osas. Vt detailsemalt aruande C-osa. Kuludele hinnangu andmiseks ja nende testimiseks moodustas AA valimi EK-le aruandlusperioodil deklareeritud kuludest. Aruandlusperioodi 01.07.2021–30.06.2022 deklareeris korraldusasutus EK-le abifondi rakenduskavaga seotud kulusid kokku 1 581 921,61 eurot (22 väljamaksetaotlust). Kuna üldkogum on väga väike, oli otstarbekas valim koostada kasutades mittestatistilist valimimeetodit ning juhumeetodil valiti välja üks väljamaksetaotlus summas 289 921,90 eurot IDEA tarkvara abil. Projektiauditi käigus auditeeriti 18,33% üldkogumis olnud kuludest. Projektiauditi toimingute eesmärk oli analüüsida ja hinnata2: 1) projekti toetatavate tegevuste ja abikõlblike kulude vastavust Euroopa Liidu ja Eesti õigusaktidele ja toetuse andmise tingimustele; 2) abikõlblike kulude ning toetuse saaja raamatupidamisaruannete ja raamatupidamise algdokumentide vastavust, välja arvatud kulude lihtsustatud hüvitamisviiside puhul, mille hindamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud erisustest; 3) toetuse saajale toetuse maksmist õigel ajal ja ettenähtud mahus. Auditi toimingute läbiviimisel lähtuti FKO „Perioodi 2014-2020 projektiauditi käsiraamatus“ ning „Perioodi 2014-2020 JKS auditi käsiraamatus“ sätestatud metoodikast. Auditi toimingute teostamisel tugineti muuhulgas järgmistele dokumentidele: - Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 233/2014; - Enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskava 2014-2020; - Enim puudust kannatavatele inimestele toiduabi ostmise ja jagamise tingimused (TAT). 2 Vabariigi Valitsuse 7. 08 2014. a määruse nr 127 § 4 lõike 12 järgi 4 2. Projektiauditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Rakenduskava Enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskava 2014-2020 Prioriteetne suund Abifond.14 Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks Meede Abifond.14.1 Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks Projekti number ja nimetus Abifond.14.01.001.01.15-0001 Toiduainete hankimine ja transport struktuuritoetuse registris ladustamiskohta (edaspidi SFOS) Toetuse saaja ja partner(id): Sotsiaalministeerium Taotluse rahuldamise otsuse Projektide kirjeldused, eesmärgid, eelarve, ajaraam ning indikaatorid ja (otsuse muutmise) number ja plaanitavad tulemused on toodud TATis, kinnitatud Sotsiaalkaitseministri kuupäev 27.02.2015.a käskkirjaga nr 34. TATi viimane muudatus 15.01.2021.a sotsiaalkaitseministri käskkirjaga nr 3. Rakendusüksus Riigi Tugiteenuste Keskus Projekti kulude abikõlblikkuse 01.10.2014. – 31.12.2023. periood 1.2 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks VMT nr 71085; 31.03.2021; 289 921,90 eurot. olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) Toetuse ja omafinantseeringu Toetus 85% osakaal abikõlblikest Riiklik kaasfinantseering 15% summadest (%) Valimi suurus (eurodes; % 289 921,90 eurot (100%) deklareeritud abikõlblikust summast) Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 0 eurot Leitud vea määr (%) 0,00% 3. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 punkti 10 alusel on toetuse saaja kohustatud andma audiitori kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid ning võimaldama audiitoril viibida projektiga seotud ruumides ja territooriumil. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud ja mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 5 4. Taustainfo Abifondi vahendite kasutamise aluseks on Eestis perioodil 2014-2020 Vabariigi Valitsuse poolt heaks kiidetud ning Euroopa Komisjoni poolt kinnitatud rakenduskava. Rakenduskava koostati Abifondi vahendite kasutamiseks vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 11. märtsi 2014. a määrusele (EL) nr 223/2014, millega kehtestatakse toetuse kasutamise üldsätted ning sellega lepitakse liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahel kokku Abifondi kasutamise raamistik. Perioodil 2014-2020 on Abifondi mahuks Eestis kavandatud 13,9 miljonit eurot (sh mais 2021. aastal heakskiidetud REACT-EU vahendid summas 4,5 miljonit eurot). Rakenduskava korraldusasutuse ülesandeid täidab Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arendamise osakond, sertifitseeriva asutuse ülesandeid täidab Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond ning auditeeriva asutuse ülesandeid täidab Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond sarnaselt perioodi 2014-2020 ühtekuuluvuspoliitika rakenduskavale. Rakenduskava järgi toetatakse Abifondist nelja tüüpi tegevusi:  toidu ostmine (s.h transport partnerorganisatsiooni ladudesse) (projekti nr Abifond.14.01.001.01.15-0001);  ostetud toidu jagamine partnerorganisatsiooni poolt (projekti nr Abifond.14.01.001.01.15-0002);  toiduannetuste kogumine ning jagamine partnerorganisatsiooni poolt (projekti nr Abifond.14.01.19-0003);  tehniline abi (projekti nr Abifond.14.02.15-0001). Toidu ostmise ja ostetud toidu jagamise tegevuste elluviimiseks on rakendusasutus välja töötanud (kinnitatud 27.02.2015.a) „Enim puudust kannatavatele inimestele toiduabi ostmise ja jagamise tingimused“, mis sisaldab kahte projekti. Projektide abikõlblikeks kuludeks on toidu ostukulud ja toidu transpordikulud, mida arvutatakse kindla määrana (1% toidu ostukuludest) ning partnerorganisatsiooni kulud, mis arvutatakse samuti kindla määrana (5% toidu ostukuludest). Toidu ostmiseks ja transpordiks ning partnerorganisatsiooni leidmiseks on toetuse saaja läbi viinud hanked ning sõlminud lepingud järgmiste organisatsioonidega: 1. toetuse saaja partnerorganisatsiooniks toidu komplekteerimisel toidupakkideks ja toidupakkide jagamisel abisaajatele oli SA Eesti-Hollandi heategevusorganisatsioon (Toidupank), kelle leidmiseks viis Sotsiaalministeerium 2015. aastal läbi hanke viitenumbriga 159528. Koostööleping perioodiks 2015-2018 sõlmiti 20. veebruaril 2015. a; 2. koostööleping perioodiks 2019-2020 sõlmiti 21.12.2018. aastal SA-ga Eesti-Hollandi heategevusorganisatsioon (Toidupank). Lepingu maht jäi alla riigihanke korraldamise piirmäära; 3. toidu ostmise ja transpordi hanke viitenumbriga 157505 viis toetuse saaja läbi ning sõlmis 17.02.2015.a raamlepingu perioodiks 2015-2017 kolme ettevõttega: AS Tartu Mill, AS Kaupmees ja KO ning OÜ Sanitex Estonia. Minikonkursside tulemusena sõlmis toetuse saaja ühega neist igal aastal aastase lepingu toidu ostuks ja transpordiks. Auditis nr FEAD-3/2017 tuvastasid audiitorid riigihankes viitenumbriga 157505 välispakkuja jaoks piirava pakkuja tehnilise ja kutsealase pädevuse kvalifitseerimise tingimuse ning tehti üks oluline tähelepanek. FEAD-3/2017 lõpparuandes tehti rakendusüksusele soovitus toetus osaliselt tagasi nõuda ning ka edaspidi tähelepanekus nimetatud hangete alusel tehtavatest kuludest 10% mitteabikõlblikuks tunnistada. Rakendusüksus on 30.10.2018. a teinud toetuse saajale finantskorrektsiooni otsuse, millest tulenevalt on audiitorite soovitust järgitud. Soovitus on ellu viidud. 4. 2017. aasta lõpus on toetuse saaja korraldanud hanke viitenumbriga 189564 toidu ostmiseks ja selle transportimiseks. 13.11.2017.a sõlmiti raamlepingud perioodiks 2018-2020 kolme ettevõttega: AS Tartu Mill, Balti Veski AS ning OÜ Sanitex Estonia. Auditis nr FEAD-3/2017 tuvastasid audiitorid riigihankes viitenumbriga 189564 välispakkuja jaoks piirava pakkuja tehnilise ja kutsealase pädevuse kvalifitseerimise tingimuse ning tehti üks oluline tähelepanek. FEAD-3/2017 lõpparuandes tehti rakendusüksusele soovitus toetus osaliselt tagasi nõuda ning ka edaspidi tähelepanekus nimetatud hangete alusel tehtavatest kuludest 10% mitteabikõlblikuks tunnistada. Rakendusüksus on 30.10.2018. a teinud toetuse saajale finantskorrektsiooni otsuse, millest tulenevalt on audiitorite soovitust järgitud. Soovitus on ellu viidud. 6  5. 2018. aastal korraldas toetuse saaja hanke viitenumbriga 203509 toidu ostmiseks ja selle transportimiseks. 26.03.2019. a sõlmiti raamlepingud perioodiks 2019-2022 kahe ettevõttega: AS Tartu Mill ning OÜ Sanitex Estonia. Hange viitenumbriga 203509 on auditeeritud auditi nr FEAD-5/2019 raames ning on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. Hanke viitenumbriga 203509 alusel korraldatud minikonkurss viitenumbriga 231012 on auditeeritud käesoleva auditi nr FEAD-8/2022 raames ning on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. 6. 2021. aastal korraldas toetuse saaja hanke viitenumbriga 236506 toidu ostmiseks ja selle transportimiseks. Raamleping eduka pakkujaga sõlmiti 23.08.2021. a perioodiks 2022-2023 ettevõttega OÜ Sanitex Estonia. Hange viitenumbriga 236506 on auditeeritud auditi nr FEAD-7/2021 raames ning on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. Toiduannetuste kogumise ning jagamise tegevuste elluviimiseks on rakendusasutus välja töötanud (kinnitatud 05.02.2019.a) „Enim puudust kannatavatele inimestele toiduannetuste kogumise ja jagamise tingimused“. Projekti nr Abifond.14.01.19-0003 raames on toetuse saaja läbiviinud järgmised hanked partnerorganisatsiooni leidmiseks: 1. 2019. aastal viidi läbi hange viitenumbriga 210407 enim puudust kannatavatele inimestele toiduannetuste kogumiseks ja jagamiseks partnerorganisatsiooni leidmiseks. Hankeleping sõlmiti 02.10.2019. a eduka pakkujaga Sihtasutus Eesti-Hollandi Heategevusfond 36 kuuks. Hange viitenumbriga 210407 on auditeeritud auditi nr FEAD-7/2021 raames ning on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. 2. 2021. aastal viidi läbi hange viitenumbriga 237370 enim puudust kannatavatele inimestele toiduannetuste kogumiseks ja jagamiseks partnerorganisatsiooni leidmiseks. Hankeleping sõlmiti 16.11.2021. a eduka pakkujaga Sihtasutus Eesti-Hollandi Heategevusfond perioodiks 2022-2023. Hange viitenumbriga 237370 on auditeeritud auditi nr FEAD-7/2021 raames ning on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. 7 B-OSA JKS AUDITI TULEMUSED Hinnang juhtimis- ja kontrollisüsteemi tõhususele juhtkonna kontrollide teostamisel vastavalt Vabariigi Valitsuse 7. augusti 2014. a määruse nr 127 § 3 lõikele 1. Põhinõue 4 ja 5 – Piisavad ja asjakohased juhtkonna kontrollid; Piisav kontroll-jälg Audiitorite hinnangul on juhtkonna kontrollid ja kontroll-jälg sihtrühmale toiduabi jagamisel olulises osas piisavad ja asjakohased (I kategooria – JKS toimib). Väljatöötatud toiduabi andmise juhtimis- ja kontrollisüsteem tagab, et toiduabi on antud sihtrühma kuuluvatele isikutele. Toiduabi jagatakse sihtrühma nimekirja alusel. Toidupakile järele tulles esitatakse isikut tõendav dokument või allkirjastatud volitus. Toiduabi väljastatakse allkirja vastu ning abisaajate allkirjalehed on Toidupangas säilitatud. Põhinõue Kategooria I Kategooria II Kategooria III Kategooria IV Põhinõue 4. Piisavad ja asjakohased x juhtkonna kontrollid Põhinõue 5. Piisav kontroll-jälg x Koondhinnang x 8 C-OSA PROJEKTIAUDITI TULEMUSED 1. Toetuse eesmärgipärane kasutamine Toetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt struktuuritoetuse taotluse rahuldamise otsuses või programmis toodud eesmärkidele ja tingimustele. 2. Raamatupidamisarvestuse õigsus Toetuse saaja projektiga seotud raamatupidamisarvestus vastab olulises osas kehtivatele õigusaktidele. 3. Toetuse maht ning ajastus Toetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Auditi ulatuses olnud projekti nr 14.01.001.01.15-0001 „Toiduainete hankimine ja transport ladustamiskohta“ (hanke 203509 alusel korraldatud minikonkurss viitenumbriga 231012) on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. Hange viitenumbriga 203509 on auditeeritud auditi nr FEAD-5/2019 raames ning on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. 5. Riigiabi andmine Projekt ei sisalda riigiabi ega vähese tähtsusega abi andmist. 6. Teavitamine ja avalikustamine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. Kinnitame aruande 9 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Anu Alber Elis Kõrvek I auditi talituse juhataja II auditi talituse juhtivaudiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond 9  Pr Signe Riisalo Sotsiaalministeerium Meie 07.02.2023 nr 10-5/903-1 [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud proua minister Edastame Teile Euroopa enim puudust kannatavate inimeste abifondi auditi lõpparuande nr FEAD-8/2022. Auditi eesmärk oli anda hinnang struktuuritoetuse kasutamisele Vabariigi Valitsuse 7. augusti 2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine” § 4 lõike 1 järgi. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Siruli Finantskontrolli osakonna juhataja Auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne, 9 lehekülge Teadmiseks: Pr Tiina Sams, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]) Hr Martin Karro, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]) Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]) Elis Kõrvek 611 3197 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272