Vaidlustus

Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus Aadressile: Alates: Vaidlustuskomisjoni UAB Baltic Ground Services Aadress: Tartu mnt 85, Tallinn, Harju maakond, Aadress: Dariaus ir Gireno g. 21A, 02188, 10115, Eesti Vilnius, Leedu E-post: [email protected] E-kirjad: [email protected], [email protected] 28. juuni 2024, Vilnius, Leedu Pakkuja ja pakkumises osaleja UAB Baltic Ground Services (edaspidi BGS), ettevõtte kood- 300136658, soovib esitada vastuväiteid järgmise hankemenetluse "Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus", viitenumber- 261537 (edaspidi pakkumus), 20. juunil 2024. aastal saadud riikliku tugiteenuste keskuse otsuse kohta sõlmida leping AVIATION GROUND HANDLING SERVICES'iga. BGSi sõnul hinnati järgmisi jaotuspunkte valesti ja need tuleks vastavalt ümber arvutada: 1. Saadud põhjendused osa "1. Maapealse käitlemise seadmed ja sõidukid" punkti a) "Kavandatud seadmed sobivad teenuse osutamiseks. Kavandatud tehnika ei ole siiski ammendav, et tagada kvaliteetne teenus. Kuna on ainult üks õhusõiduki puksiirseade on rikke korral märkimisväärne oht, et õhusõiduk ei saa lennujaamast lahkuda, mis toob kaasa teenuse katkemise. Pukseerimisseade olemasolu on kriitilise tähtsusega." o Saadud tagasiside kavandatud maapealse teenindusseadmete ja sõidukite kohta on teretulnud. Lisaks sellele soovib BGS käsitleda muret, mis on tõstatatud seoses ainult ühe tagasilükkeauto kasutamisega, ja selgitada valitud lähenemisviisi: ▪ Otsus lisada esialgsesse pakkumisse ainult üks tagasilükkav veoauto põhineb kliendi portfelli põhjalikul hindamisel. Esimese aasta jooksul eeldatav kliendiportfell on suhteliselt väike, mis võimaldab kaasata väiksema hulga seadmeid. Selline strateegiline jaotamine võimaldab hallata suuri stardikulusid, mis on seotud maapealse teeninduse tõhusaks loomisega Tallinna lennujaamas. ▪ Kui BGS kasutab esialgu vaid ühte tagasiveduautot, saab ta pakkuda klientidele konkurentsivõimelisemat hinda. Selline lähenemisviis aitab tasakaalustada tegevuskulusid, pakkudes samal ajal kvaliteetset teenust. Eesmärk on anda kokkuhoid edasi klientidele, muutes BGSi teenused atraktiivsemaks, ilma et see tooks kaasa kompromisse kvaliteedi osas. ▪ Pakutud pukseerimisseade, mis on täiesti uus ja pärit TLD-lt, mis on usaldusväärne lennundustehnika tootja. See tagab seadme töökindluse ja tõhususe, vähendades drastiliselt kasutamisvigade tõenäosust. ▪ Ebatõenäolise tagasilükkeauto rikke korral on BGS kehtestanud protokollid, et tagada teenuse järjepidevus. Täpsemalt, koostöö teise lennujaama maapealse teeninduse ettevõttega, mis antud juhul on lennujaama maapealse teeninduse üksus. Selline vastastikuse abi kokkulepe on BGSi käitatavate lennujaamade puhul tavaline tava ja põhineb ühisel eesmärgil säilitada lennujaama tõrgeteta toimimine. Koostööd tegevate maapealse teenindusettevõtjate poolt osutatud abi hüvitatakse, mis tagab, et klientidele Lehekülg 1 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus ei teki lisakulusid. Nagu on mainitud ka BGSi ettepaneku punktis "7. Lisaväärtused", on olemas võimalus seadmete ühiskasutuseks. Seda algatust hinnati positiivselt pakkumismenetluse käigus korraldatud ametlikul visiidil lennujaama. Seadmete ühiskasutus võimaldab jagada ressursse ja seadmeid teiste käitlejatega, tagades veelgi enam teenuste usaldusväärsust ja paindlikkust. o Kokkuvõtteks võib öelda, et algselt ühe tagasilükkamise veoauto kasutuselevõtt on kaalutletud otsus, mille eesmärk on tasakaalustada kulutasuvus ja teenuse kvaliteet. BGS on kindel, et situatsiooniplaanid ja koostööstrateegiad vähendavad tõhusalt teenuse osutamise häirete riski. BGS on jätkuvalt pühendunud usaldusväärsete ja kvaliteetsete maapealse teeninduse teenuste osutamisele, mis on paindlik, et kohandada ja laiendada tegevust vastavalt kliendibaasi kasvule. o Eespool esitatud põhjenduste alusel taotleb BGS punkti vähendamise läbivaatamist selle alapunkti a osas, kuna BGSi lähenemisviis tagab kvaliteetse teenuse strateegilise planeerimise, kvaliteetsete seadmete ja tugevate situatsioonimeetmete abil. 2. Saadud põhjendused osa "1. Maapealse käitlemise seadmed ja sõidukid" punkti b) "Maksimaalne keskmine vanus on valemi kohaselt 5,7 aastat. Hindamismetoodika kohaselt saab suurima arvu punkte pakkumus, mille seadmete ja sõidukite keskmine vanus on kõige madalam. Selle eesmärgi kohaselt saab pakkumine proportsionaalselt 7,89 punkti." o BGS hindab kõrgelt BGSi maapealse teeninduse seadmete ja sõidukite maksimaalset keskmist vanust. BGS soovib siiski rõhutada mitmeid kriitilisi punkte, mis puudutavad BGSi lähenemisviisi loogikat ja kulutasuvust võrreldes valitud lepingu võitja - AVIATION GROUND HANDLING SERVICES - lähenemisviisiga: ▪ BGS esitatud pakkumine ja kavandatud maapealse käitlusteenuste osutajatele mõeldud seadmed vastavad täielikult Tallinna lennujaama "Taristu kasutustingimused maapealsete käitlusteenuste osutajatele" sätestatud nõuetele. Lennundussektoris kasutatavad uued seadmed on enamasti alati kasutusel vähemalt 7 aastat ja kui neid seadmeid nõuetekohaselt hooldatakse, võivad need seadmed nõuetekohaselt töötada isegi pikema aja jooksul. Seega, kui mõni osaleja märgib, et maapealse teeninduse seadmeid vahetatakse kogu lepinguperioodi jooksul, oleks selline väide ebamõistlik ja ei vastaks lennundussektori tegelikkusele. ▪ Valitud lepingu võitja lähenemine uuemate seadmete hooldamisele lepingu lõpu poole ei ole praktiline ega vasta tegelikule olukorrale. Seadmete pidev uuendamine või nende uuendamine lepingu lõpu poole, et säilitada madalam keskmine vanus, tooks kaasa oluliselt suuremad kulud, mis lõppkokkuvõttes koormaks kliente kõrgemate teenustasudega. Lisaks sellele ei ole nende esitatud seadmete kasutuselevõtukava siduv, mis muudab nende lähenemisviisi ebatõenäoliseks ja potentsiaalselt eksitavaks. See mittesiduv olemus võimaldab neil esitada idealiseeritud stsenaariumi, millest tegelikkuses ei pruugi kinni pidada, mis võib viia teistsuguse lähenemisviisini, mis võib ohustada teenuse kvaliteeti ja kulutasuvust. ▪ BGSi strateegia tagab, et tegevuse käivitamisel kasutatakse uhiuut seadmeid, mis seejärel amortiseeruvad lepinguperioodi jooksul. Selline lähenemisviis on realistlikum ja majanduslikult elujõulisem, võimaldades pakkuda klientidele konkurentsivõimelist hinda, tegemata järeleandmisi teenuse kvaliteedis. Lehekülg 2 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus ▪ Kasutades alguses täiesti uusi seadmeid, tagab BGS töökindluse ja suure jõudluse kriitilises algfaasis. Kuna seadmed amortiseeruvad aja jooksul, jäävad need siiski vastuvõetavatesse käitamisstandarditesse, tagades tasakaalu kulude ja kvaliteedi vahel kogu lepingu kestuse jooksul. ▪ Alapunktis a) nõutakse lepingu esimeseks kaheks aastaks kavandatud varustuse märkimist. Seega on loogiline, et seadmete keskmine vanus tuleks arvutada ka selle esimese 2-aastase perioodi kohta, mitte kogu lepingu kestuse kohta. o Eespool esitatud põhjenduste alusel taotleb BGS selle osa eest antud punktide läbivaatamist ja ümberarvutamist. BGSi lähenemisviis tagab seadmete realistliku, loogilise ja kulutasuva haldamise, mis toob kasu nii tegevuse tõhususele kui ka klientide kulustruktuurile. Lisaks tuleks arvesse võtta valitud lepingu võitja seadmete kasutamise kava mittesiduvat ja potentsiaalselt eksitavat iseloomu. 3. Saadud põhjendused osa "2. Äriplaan" punkti a) "Pakkumine peab kajastama pakkuja selget arusaama sihtturust, võttes arvesse kohalikke eripärasid. Realistlik kava kohaliku turu klientide teenindamiseks. Sihtturu üksikasjalik kirjeldus, võttes arvesse majandus- ja lennuliiklusprognoose ning infrastruktuuri arengut." o BGS hindab saadud hinnangut BGSi arusaamise kohta sihtturust ja realistliku, kohalikele eripäradele kohandatud kava esitamist. Siiski soovib BGS rõhutada mitmeid kriitilisi punkte BGSi lähenemisviisi kohta võrreldes valitud lepingu võitja lähenemisviisiga: ▪ BGSil on selles piirkonnas ja seda ümbritsevates piirkondades ulatuslik kogemus, mis annab BGSile põhjalikud teadmised kohaliku turu dünaamikast, klientide vajadustest ja operatiivsetest väljakutsetest. Need kohalikud teadmised on realistliku ja tõhusa äriplaani väljatöötamisel üliolulised. Seevastu valitud lepingu võitja ei tegutse kõnealuses piirkonnas ega ka mitte üheski seda ümbritsevas piirkonnas. Nende kohaloleku ja kogemuste puudumine selles piirkonnas piirab oluliselt nende arusaamist kohalikust turust, mistõttu nende äriplaan ei ole nii hästi seotud kohaliku tegelikkusega. ▪ BGSi meeskond osales aktiivselt ametlikul pakkumisvisiidil, saades esmapilgul ülevaate lennujaama infrastruktuurist, tegevuskeskkonnast ja erinõuetest. See visiit võimaldas BGSil kohandada äriplaani täpselt kohalikule kontekstile, tagades realistliku ja teostatava lähenemisviisi. Väljavalitud lepingu võitja ei osalenud ametlikul pakkumisvisiidil. See puudumine näitab, et nad ei ole piisavalt hästi kursis lennujaama ja selle infrastruktuuriga, mis on täpse ja usaldusväärse äriplaani koostamiseks hädavajalik. ▪ BGSi äriplaan sisaldab sihtturu põhjalikku analüüsi, mis hõlmab majandus- ja lennuliikluse prognoose ning infrastruktuuri arengut. See analüüs põhineb kohalikel andmetel ja suundumustel, mis tagab, et BGSi kava on realistlik ja kooskõlas piirkonna kasvuväljavaadetega. Arvestades piirkondliku kohaloleku puudumist ja puudumist ametlikust pakkumisvisiidist, on ebatõenäoline, et valitud lepingu võitja suudaks esitada sama üksikasjaliku ja täpse äriplaani kohalike turutingimuste kohta. o Eeltoodud punktide põhjal on ilmne, et BGSi lähenemisviis näitab selget arusaamist sihtturust ja kohalikest eripäradest, mida toetab piirkondlik kogemus ja aktiivne osalemine pakkumismenetluses. Valitud lepingu võitja lähenemisviis, millel puudus nii Lehekülg 3 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus kohalik kohalolek kui ka teadmised lennujaamast, samuti ei leidnud aega isegi kokkulepitud lennujaama külastuseks, ei oleks seega olnud võrreldav BGSi osutatud lähenemisviisi sügavuse ja realistlikkusega. Seega, võttes arvesse eespool kirjeldatud tegureid, taotleb BGS AVIATION GROUND HANDLING SERVICES'ile antud punktide ümberarvutamist, võttes arvesse BGS'i tõestatud kohalikke teadmisi, üksikasjalikku turuanalüüsi ja aktiivset osalemist pakkumismenetluses võrreldes valitud lepingu võitja piirangutega. 4. Saadud põhjendus osa "2. Äriplaan", alapunkt b) "Väärtuspakkumine on kirjeldatud selgelt ja arusaadavalt. Teenuste põhjalik loetelu on mitmekülgne ja loob lennujaama kasutajatele lisaväärtust. See on ainus tankimisteenus võrreldes teiste pakkumistega. Hinnakujundusmudel on loogiline ja realistlik ning kooskõlas finantsprognoosiga." o BGS hindab ja tunnustab põhjalikku väärtuspakkumist, lisaväärtusega teenuste loetelu ja realistlikku hinnakujundusmudelit. BGS soovib siiski rõhutada järgmisi punkte seoses selle alapunkti hindamisega: ▪ BGS ettevõte oli ainus osaleja, kes pakkus tankimisteenust, mis on märkimisväärne lisaväärtus võrreldes teiste pakkumistega. See ainulaadne teenus suurendab BGSi väärtuspakkumist, pakkudes lennujaama kasutajatele maapealse teeninduse ja tankimise vajaduste jaoks lahendust ühest kohast. Tankimisteenuse lisamine võimaldab pakkuda klientidele paremat hinnaväärtust, kuna nad saavad kasu terviklikust teenuste paketist ühe teenusepakkuja all, mis toob kaasa operatiivse tõhususe ja kulude kokkuhoiu. ▪ BGSi teenuste nimekiri ei ole mitte ainult põhjalik, vaid ka mitmekülgne, mis vastab lennujaama kasutajate erinevatele vajadustele. Selline mitmekülgsus loob lisaväärtust, muutes BGSi pakkumise klientidele atraktiivsemaks ja kasulikumaks. Teised osalejad, kellel puudub tankimisteenus, ei paku oma teenuste pakkumises samasugust põhjalikkust ja mitmekülgsust. ▪ BGSi hinnakujundusmudel on loogiline ja realistlik, mis on hästi kooskõlas finantsprognoosiga. Tankimisteenuse lisamine tugevdab finantsmudelit veelgi, kuna see loob täiendavaid tuluvooge ja annab klientidele kuluefektiivsust. Arvestades, et teised osalejad ei pakkunud tankimisteenust, puudub nende hinnakujundusmudelites see lisaväärtuse komponent, mistõttu see peaks kajastuma nende hindamises. o Eeltoodud punktide põhjal on ilmne, et BGSi väärtuspakkumine, mida täiendab tankimisteenuse lisamine, pakub võrreldes teiste osalejatega suuremat väärtust ja mitmekülgsust. See BGSi pakkumise ainulaadne aspekt võimaldab pakkuda klientidele paremat hinnaväärtust, mida tuleks hindamisel nõuetekohaselt arvesse võtta. Seetõttu palub BGS, et teistele osalejatele antud punktid vaadataks uuesti läbi. Arvestades, et BGS oli ainus, kes pakkus seda lisateenust, oleks teiste osalejate punkte tulnud vastavalt vähendada. Selline korrigeerimine kajastaks täpselt BGSi paremat väärtuspakkumist ja põhjalikku teenuste loetelu. 5. Saadud põhjendused osa "3. Personal" kohta: "Kirjeldatakse organisatsioonilist struktuuri ja rolle. Kirjeldatakse värbamist, sealhulgas koostööd haridusasutustega, töötajate suunamisprogramme, tehisintellekti kasutamist jne. Kirjeldatakse töötaja sisseelamist, sealhulgas esimest tööpäeva, vestlusi jne. Kirjeldatakse koolitust, töötajate hindamist, Lehekülg 4 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus kvalifikatsiooninõudeid erinevatele ametikohtadele. Töötajate sisseelamine ja koolitus on korraldatud selgelt, uuenduslikult ja motiveerivalt. Pakkuja kirjeldus jätab mulje, et ta on hästi sobiv nõutud ülesannete edukaks täitmiseks. Kirjeldus ei sisalda tegevusi ja tegevuskava töökeskkonna pidevaks parandamiseks ega töötajate rahulolu hindamise põhimõtteid. Seetõttu saab ettepanek osaliselt 10 punkti ja osaliselt 5 punkti ning vastavalt hindamismetoodika punktile 3.6 saab ettepanek 5 punkti." o BGS hindab ja tunnustab BGSi jõupingutusi organisatsioonilise struktuuri, värbamise, sisseelamise, koolituse ja muude personaliga seotud protsesside kirjeldamisel. BGS soovib siiski selgitada teatavaid aspekte, mida materjalides mainiti, kuid mida ei pruukinud hindamisel täielikult ära tunda: ▪ BGSi jaoks on töötajate kaasamine üks peamisi valdkondi. Seega on see isegi lisatud juhtkonna ülesannete hulka, nõudes juhtidelt asjakohaste meetmete võtmist töötajate kaasatuse suurendamiseks. Loomulikult on iseenesestmõistetav, et juhtkond jälgib, hindab ja kontrollib kaasatuse suurendamist. BGS soovib juhtida tähelepanu sellele, et kogu Avia Solutions Groupis viiakse igal aastal kõikides tütarettevõtetes läbi uuringuid, mis hiljem esitatakse kontsernile, juhtidele ja töötajatele ning määratakse kindlaks parandusmeetmed, et edendada tegureid, mis suurendavad pühendumust, ja parandada põhjuseid, mis annavad madalaid tulemusi, mis viib pühendumuse paranemiseni. Lisaks sellele hõlmavad juhtkonna koolitusprogrammid spetsiaalseid koolitusi töötajate kaasamise meetodite ja motivatsioonisüsteemide kohta. See tagab, et BGSi juhtkond on hästi varustatud, et edendada positiivset ja kaasavat töökeskkonda. ▪ BGS praktiseerib avatud suhtlemist ja viib igal aastal läbi töötajate kaasamise uuringuid, et mõista ja parandada töötajate rahulolu. See protsess on oluline motiveeritud ja pühendunud tööjõu säilitamiseks, mis peegeldab pühendumust töötajate pidevale kaasamisele. ▪ BGS jälgib pidevalt turusuundumusi, et tagada konkurentsivõimeline hüvitis. BGS vaatab korrapäraselt läbi ja mõõdab töötajate hüvitisi, et jääda konkurentsivõimeliseks ja meelitada ligi tipptegijaid. Esitatud eelarve sisaldab mitmesuguseid lisatasusid töötajatele, näiteks tasuta joogid, pitsapäevad, meeskonnatöö üritused, kingitused erinevatel puhkudel ja muud. Need algatused aitavad kaasa positiivsele töökeskkonnale ja töötajate rahulolule. ▪ BGS pakub lisakoolitust oskuste ja teadmiste täiendamiseks. Siia kuuluvad jätkusuutlikkuse koolitus, GDPR, vastavuskoolitus ja pettuste ennetamine, LEAN-koolitus, juhtimiskoolitus ja korduvad lennundusalased koolitused. Need programmid tagavad, et töötajad täiendavad end pidevalt ja püsivad kursis mitte ainult lennundustööstuse standarditega, vaid saavad ka lisakoolitusi, mis ei ole konkreetselt seotud nende tööülesannetega. o Eespool esitatud punktide põhjal on ilmne, et BGSi lähenemisviis töötajate kaasamisele, pidevale täiustamisele ja põhjalikule koolitusele oli ettepanekus kirjeldatud. BGSi rõhuasetus juhtimiskoolitusele, avatud suhtlusele, konkurentsivõimelisele hüvitisele ja mitmesugustele töötajatele makstavatele soodustustele näitab pühendumust motiveeriva ja uuendusliku töökeskkonna loomisele. Seetõttu taotleb BGS selle osa eest antud punktide uuesti läbivaatamist. Materjalid näitavad, et töötajate kaasamine ja pidev täiustamine on tugev lähenemisviis, mida tuleks hindamisel asjakohaselt tunnustada. Lehekülg 5 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus 6. Saadud põhjendused osa "7. Lisaväärtus" kohta - "Pakkuja esitab üksikasjaliku kirjelduse lisaväärtuse kohta, sealhulgas Balti kogemused, jätkusuutlikkus, ohutus, kliendikesksus, tegevuse regulaarne järelevalve, varasemad akrediteeringud, kiire reageerimisaeg, kiirlaadimisjaamade paigaldamine, seadmete ühiskasutus, koostöö kohalike haridusasutuste ja lennujaamaga, ühised registreerimislauad, veebirakenduse kasutamine töö haldamiseks, kaugjälgimise tehnoloogia. Hankija on seisukohal, et pakkuja tegevus parandab teenuse kvaliteeti ja aitab kaasa lennujaama positiivse maine edendamisele" koos osaga "5. Kvaliteedijuhtimine" - "Kasutusel on ISO 9001-l põhinev kvaliteedijuhtimissüsteem.". o BGS hindab ja tunnustab lisandväärtust erinevates valdkondades, nagu Balti kogemused, jätkusuutlikkus, ohutus ja kliendikesksus, samuti tunnustatud kvaliteedijuhtimissüsteemi. BGS soovib siiski rõhutada mitmeid kriitilisi punkte, kus BGSi pakkumine näitab paremat lisaväärtust võrreldes valitud lepingu võitjaga - AVIATION GROUND HANDLING SERVICES: ▪ BGS ei too mitte ainult laialdast kogemust Baltikumis, vaid kuulub ka Avia Solutions Groupi, kuhu kuulub ka Aviator ettevõte, mis pakub märkimisväärset kogemust ja teadmisi Skandinaaviast. Selline kombinatsioon tagab tervikliku ja mitmekülgse lähenemisviisi, mis kasutab ära nii Balti kui ka Skandinaavia piirkonna parimaid tavasid. ▪ BGS on ainus osaleja, kes pakub lennukisse tankimise teenust, mis suurendab oluliselt väärtuspakkumist. See lisateenus pakub maapealse teeninduse ja tankimise lahendust ühest kohast, mis pakub suuremat mugavust ja tõhusust klientidele ja lennujaamale. ▪ Kvaliteedi ja usaldusväärsuse osas oli BGSi teenindavate lennukite väljumiste punktuaalsus 2022. aastal 99,27%, mida arvestatakse alates esimesest minutist, mis näitab väga tõhusat tööd. Seevastu valitud lepingu võitja puhul oli õigeaegsus alla 98%, lähtudes kriteeriumist, et iga 100 lennu kohta võib 1 lend hilineda rohkem kui 15 minutit (allikas: https://www.aviapartner.aero/resources/files/Quality-Report.pdf). BGSi paremad saavutused õigeaegsuse osas rõhutavad BGSi pühendumust täpsusele ja usaldusväärsusele, mis annab klientidele ja lennujaamale suuremat lisaväärtust kui valitud võitja. ▪ Nagu varem mainitud, tegi BGS algatuse rakendada lennujaamas koos teise maapealse teeninduse ettevõttega seadmete ühiskasutamise võimalust, mis võimaldaks tõhusamalt tegutseda ja vähendada klientide üldist hinda Tallinna lennujaamas. Lennujaam hindas sellist algatust positiivselt ja tõenäoliselt ei ole teised osalejad seda soovitanud. ▪ BGSi ettepanek hõlmab ka muid täiendavaid algatusi, nagu kiirlaadimisjaamade paigaldamine, koostöö kohalike haridusasutuste ja lennujaamaga. Need algatused parandavad üheskoos teenuse kvaliteeti ja edendavad lennujaama positiivset kuvandit. o Eespool nimetatud punktide põhjal on ilmne, et BGSi ettepanek pakub mitmes kriitilises valdkonnas suuremat lisaväärtust, eelkõige seoses Balti ja Skandinaavia kogemusega, ainulaadse lennukisse tankimise teenusega ja paremate tähtaegade täitmisega. Need aspektid parandavad märkimisväärselt BGSi teenuse kvaliteeti ja aitavad kaasa lennujaama üldise väärtuse suurendamisele. Seetõttu palub BGS uuesti läbi vaadata AVIATION GROUND HANDLING SERVICES'ile selle osa eest antud punktid. Lehekülg 6 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus Võttes arvesse BGSi kõrgemat lisaväärtust nimetatud valdkondades, tuleks valitud lepingu võitjale antud punkte vastavalt vähendada, kajastades BGSi pakkumise tegelikku suhtelist eelist. Lisaks käesolevas apellatsioonkaebuses tõstatatud punktidele soovib BGS rõhutada olulist menetlusküsimust, mida tellija ei ole järginud, nagu on sätestatud Eesti lennundusseaduses: 1. Eesti lennundusseaduse § 50'34 - Maapealsete teenindajate valimine, 4. peatükk: "Lennujaama haldaja konsulteerib enne konkursi võitja valimist lennujaama kasutajate komiteega. Riigi Tugiteenuste Keskus konsulteerib enne konkursi võitja valimist lennujaama haldaja ja lennujaama kasutajate komiteega." BGS soovib rõhutada järgmisi võimalikke menetluslikke kõrvalekaldeid, mis meie teada on esinenud: • Lennujaama kasutajate komitee ei olnud organiseeritud ja enne lepingu võitjate valimist ei konsulteeritud selle komiteega. See samm on Eesti lennundusseaduse kohaselt kohustuslik nõue ja tagab, et lennujaama kasutajate seisukohti ja huve võetakse otsustusprotsessis arvesse. • Lennujaama kasutajate komiteed ei teavitatud otsusest enne lepingu võitjate valimist. Selline teavitamise puudumine kahjustab valikuprotsessi läbipaistvust ja kaasatust, kuna komitee esindab lennujaama tegevuses olulist sidusrühma. Lisaks paluti lennujaamas tegutsevatel peamistel lennuettevõtjatel hinnata kõigi pakkumises osalejate pakkumisi. Nende hinnanguid ei mainita ega arvestata lõplikus otsuses. Nende lennuettevõtjate panus on väga oluline, kuna nad on maapealse teeninduse teenuste peamised kasutajad ja nende tagasiside peaks mängima olulist rolli valikuprotsessis. Selle tagasiside eiramine kahjustab otsuse kehtivust ning ei kajasta lennujaama peamiste kasutajate praktilisi vajadusi ja eelistusi. Eespool öeldut arvestades tekitab BGSi jaoks muret, kas lepingute sõlmimise protsessi on nõuetekohaselt juhitud. Seetõttu nõuab BGS, et hindamismenetlus vaadataks põhjalikult läbi ja et need menetluslikud probleemid kõrvaldataks, et tagada valikuprotsessi õiglane ja läbipaistev läbiviimine ning täielik vastavus õiguslikele nõuetele. Tänan teid, et arvestate eespool nimetatud probleemidega ja tagate, et valikuprotsessis järgitakse nõuetekohast menetlust. Lugupidamisega, Vytautas Čekanavičius CEO UAB Baltic Ground Services [email protected] Lehekülg 7 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus Et tekst ei läheks tõlkimisel kaotsi, on allpool esitatud ingliskeelne originaaltekst. 28th of June 2024, Vilnius, Lithuania The bidder and tender participant UAB Baltic Ground Services (hereinafter BGS), company code- 300136658, wants to object the made decision for the following tender awarding procedure- “Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus”, reference number- 261537 (hereinafter tender), received on 20th of June 2024 of the decision made by National Support Services Centre to award the contract to AVIATION GROUND HANDLING SERVICES. According to BGS, the following distribution points were evaluated incorrectly and should be recalculated accordingly: 1. Received justification for part “1. Ground handling equipment and vehicles”, subclause a) “The proposed equipment is suitable for the service. However, the proposed technique is not exhaustive to ensure a quality service. As there is only one towing aircraft, in the event of a failure there is a significant risk that aircraft will not be able to leave the airport, leading to service disruption. The presence of a tug is critical.” o The received feedback regarding the proposed ground handling equipment and vehicles is appreciated. Furthermore, BGS would like to address the concerns raised about having only one pushback truck and clarify the chosen approach: ▪ The decision to include only one pushback truck in the initial proposal is based on a thorough assessment of the client portfolio. The client portfolio which was anticipated during the first year is relatively small, allowing to incorporate a smaller amount of equipment. This strategic allocation allows to manage the high start-up costs associated with establishing ground handling operations efficiently at Tallinn Airport. ▪ By initially deploying a single pushback truck, BGS can offer more competitive pricing to the clients. This approach helps to balance operational costs while still providing high-quality service. The goal is to pass on the savings to the clients, making BGS services more attractive without compromising on quality. ▪ The pushback truck, which was proposed is brand new and sourced from TLD, a trusted manufacturer of aviation equipment. This ensures the reliability and efficiency of the equipment, drastically minimizing the likelihood of operational failures. ▪ In the unlikely event of a pushback truck failure, BGS has established protocols to ensure continuity of service. Specifically, a collaboration with another ground handling company at the airport, which in this case is the airport’s ground handling entity. This mutual assistance arrangement is a common practice at airports of BGS operation and is based on a shared objective of maintaining airport operations smoothly. Any assistance provided by the collaborating ground handling company will be reimbursed, ensuring no additional costs on the clients. As also mentioned in section "7. Added Values" of BGS proposal, there is an option of equipment pooling. This initiative was positively valued during the official visit to the airport, which was organized during the tender process. Equipment pooling allows to share Lehekülg 8 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus resources and equipment with other handlers, further ensuring service reliability and flexibility. o In conclusion, the approach to initially deploying a single pushback truck is a calculated decision aimed at balancing cost-efficiency with service quality. BGS is confident that the contingency plans and collaboration strategies will effectively mitigate the risk of service disruptions. BGS remain committed to providing reliable and high-quality ground handling services, with the flexibility to adapt and scale the operations as the client base grows. o Based on the above reasoning, BGS requests a reduction in points to be reconsidered for this subclause a), as BGS approach ensures quality service through strategic planning, high-quality equipment, and robust contingency measures. 2. Received justification for part “1. Ground handling equipment and vehicles”, subclause b) “The maximum average age according to the formula is 5.7 years. According to the evaluation methodology, the tender with the lowest average age of the equipment and vehicles will receive the highest number of points. According to this objective, the tender will receive a proportional score of 7,89 points.” o BGS appreciates the evaluation of the maximum average age of BGS ground handling equipment and vehicles. However, BGS would like to highlight several critical points regarding the logic and cost-effectiveness of BGS approach compared to the selected contract winner's approach - AVIATION GROUND HANDLING SERVICES: ▪ BGS submitted bid and planned ground handling equipment does fully comply with the requirements laid down in the “Taristu kasutustingimused maapealsete käitlusteenuste osutajatele” of Tallinn Airport. The newly utilized equipment in aviation sector is always utilized for not less than the period of 7 years in most cases, and if such equipment is properly maintained, the equipment can properly serve for even longer periods of time. Thus, if it is noted by any of the participants that the ground handling equipment will be changed throughout the contract period, such statement would be unreasonable and would not reflect the reality in the aviation industry. ▪ The selected contract winner's approach of maintaining newer equipment towards the end of the contract is not practical and does not reflect operational realities. Continuously renewing equipment or renewing it towards the end of the contract to maintain a lower average age would incur significantly higher costs, ultimately burdening clients with increased service fees. Furthermore, their shown equipment deployment plan is not binding, which makes their approach unlikely and potentially misleading. This non- binding nature allows them to present an idealized scenario that may not be adhered to in reality, leading to a different approach that could compromise service quality and cost efficiency. ▪ BGS strategy ensures that brand-new equipment is utilized at the launch of operations, which then depreciates over the contract period. This approach is more realistic and economically viable, allowing to offer competitive pricing to the clients without compromising on service quality. ▪ By deploying brand-new equipment at the start, BGS ensures reliability and high performance during the critical initial phase of operations. As the equipment depreciates over time, it still remains well within acceptable Lehekülg 9 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus operational standards, providing a balance between cost and quality throughout the contract duration. ▪ Subclause a) requests the planned equipment for the first 2 years of the contract is indicated. Thus, it is logical that the average age of the equipment should also be calculated for this initial 2-year period rather than across the entire contract duration. o Based on the above reasoning, BGS request a reconsideration and recalculation of the points issued for this part. BGS approach ensures a realistic, logical, and cost-effective management of equipment, benefiting both the operational efficiency and the cost structure for the clients. Additionally, the non-binding and potentially misleading nature of the selected contract winner's equipment deployment plan should be taken into consideration. 3. Received justification for part “2. Business plan”, subclause a) “The bid must reflect the bidder's clear understanding of the target market, taking into account local specificities. A realistic plan to serve customers in the local market. A detailed description of the target market, taking into account economic and air traffic forecasts and infrastructure developments.“ o BGS appreciates the received evalution on BGS understanding of the target market and presenting a realistic plan tailored to local specificities. Nevertheless, BGS would like to highlight several critical points regarding BGS approach compared to the selected contract winner's approach: ▪ BGS has extensive experience operating in this region and surrounding areas, providing BGS with in-depth knowledge of local market dynamics, customer needs, and operational challenges. This local expertise is crucial for developing a realistic and effective business plan. In contrast, the selected contract winner does not operate in this region or any surrounding regions. Their lack of presence and experience in this area significantly limits their understanding of the local market, making their business plan less grounded in the local realities. ▪ BGS team actively participated in the official tender visit, gaining firsthand insights into the airport's infrastructure, operational environment, and specific requirements. This visit allowed BGS to tailor the business plan precisely to the local context, ensuring a realistic and feasible approach. The selected contract winner did not attend the official tender visit. This absence indicates a significant gap in their familiarity with the airport and its infrastructure, which is critical for developing an accurate and reliable business plan. ▪ BGS business plan includes a comprehensive analysis of the target market, incorporating economic and air traffic forecasts as well as infrastructure developments. This analysis is based on local data and trends, ensuring that BGS plan is both realistic and aligned with the region's growth prospects. Given the lack of regional presence and absence from the official tender visit, it is unlikely that the selected contract winner could provide a business plan with the same level of detail and accuracy regarding local market conditions. o Based on the above points, it is evident that BGS approach demonstrates a clear understanding of the target market and local specificities, supported by the regional Lehekülg 10 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus experience and active participation in the tender process. The selected contract winner's approach, lacking both local presence and firsthand knowledge of the airport, as well as not even finding time to attend the arranged airport visit, thus could not have matched the depth and realism of BGS indicated approach. Thus, considering the factors described above, BGS requests a recalculation of the points issued to AVIATION GROUND HANDLING SERVICES, taking into account BGS demonstrated local expertise, detailed market analysis, and active engagement in the tender process compared to the selected contract winner's limitations. 4. Received justification for part “2. Business plan”, subclause b) “The value proposition is described in a clear and comprehensible way. The comprehensive list of services is versatile and creates added value for airport users. It is the only refuelling service compared to other offers. The pricing model is logical and realistic and is consistent with the financial forecast.“ o BGS appreciates the evaluation and recognition of the comprehensive value proposition, added value service list, and realistic pricing model. However, BGS would like to highlight the following points regarding the scoring for this subclause: ▪ BGS company was the only participant to offer a refuelling service, which is a significant value addition compared to other offers. This unique service enhances BGS value proposition, providing airport users with a one-stop solution for their ground handling and refuelling needs. The inclusion of the refuelling service allows to offer better price value to the clients, as they benefit from a comprehensive suite of services under one provider, leading to operational efficiencies and cost savings. ▪ BGS service list is not only comprehensive but also versatile, addressing the varied needs of airport users. This versatility creates added value, making BGS offer more attractive and beneficial to clients. The other participants, lacking the refuelling service, do not provide the same level of comprehensiveness and versatility in their service offerings. ▪ BGS pricing model is logical and realistic, aligning well with the financial forecast. The addition of the refuelling service further strengthens the financial model, as it generates additional revenue streams and provides cost efficiencies for the clients. Given that the other participants did not offer the refuelling service, their pricing models lack this additional value component, thus it should be reflected in their scoring. o Based on the above points, it is evident that BGS value proposition, enhanced by the inclusion of the refuelling service, offers superior value and versatility compared to other participants. This unique aspect of BGS offer allows to provide better price value to the clients, which should be duly recognized in the scoring. Therefore, BGS request a reconsideration of the points awarded to the other participants. Considering that BGS was the only ones to offer this additional service, the other participants should have had their points reduced accordingly. This adjustment would accurately reflect the superior value proposition and comprehensive service list that BGS provide. 5. Received justification for part “3. Staff”, “The organisational structure and roles are described. Recruitment is described, including cooperation with educational institutions, employee referral programmes, the use of artificial intelligence, etc. The induction of the employee, Lehekülg 11 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus including the first day of work, interviews, etc. is described. Training, staff appraisal, qualification requirements for different positions are described. The induction and training of staff is organised in a clear, innovative and motivating way. The description of the tenderer gives the impression that it is well suited to successfully carry out the required tasks. The description does not include activities and an action plan for the continuous improvement of the working environment, nor does it include the principles for the assessment of employee satisfaction. The proposal therefore scores partly 10 points and partly 5 points and in accordance with point 3.6 of the evaluation methodology, the proposal scores 5 points.“ o BGS appreciates the evaluation and recognition of BGS efforts in describing the organisational structure, recruitment, induction, training, and other staff-related processes. However, BGS would like to clarify certain aspects that were mentioned in the materials but may not have been fully recognized in the evaluation: ▪ For BGS the employee engagement is one of the key focus areas. Thus, this is even incorporated into the management role responsibilities, requiring managers to take relevant actions to enhance employee engagement. Naturally it is understood that this is self-explanatory that the engagement enhancement is being monitored, evaluated, and supervised by the management. BGS would like to point out that the whole Avia Solutions Group has annual engagement surveys which are performed in all subsidiaries, later presented for the Group, managers and employees and corrective actions are determined to foster the factors increasing engagement and correcting the causes which scored low, thus leading to the improvement of engagement. Additionally, the training programs for management include dedicated sessions on employee engagement methods and motivational systems. This ensures that BGS management team is well- equipped to foster a positive and engaging work environment. ▪ BGS practices open communication and conducts yearly employee engagement surveys to understand and improve employee satisfaction. This process is crucial for maintaining a motivated and committed workforce, reflecting the commitment to continuous employee engagement. ▪ BGS continuously monitors market trends to ensure competitive compensation. BGS regularly review and measure employee benefits to remain competitive and attract top talent. The presented budget includes various add-ons for employees, such as free beverages, pizza days, team- building events, gifts for different occasions, and more. These initiatives contribute to a positive working environment and employee satisfaction. ▪ BGS offers additional training to enhance the skills and knowledge. This includes sustainability training, GDPR, compliance and fraud prevention, LEAN training, leadership training, and recurring aviation-related training. These programs ensure that the employees are continuously improving and staying updated not only with the aviation industry standards, but also get additional training, which are not specifically related to their work functions. o Based on the above points, it is evident that BGS approach to staff engagement, continuous improvement, and comprehensive training was outlined in the proposal. BGS emphasis on management training, open communication, competitive compensation, and various employee benefits demonstrates the commitment to creating a motivating and innovative working environment. Therefore, BGS request a Lehekülg 12 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus reconsideration of the points awarded for this part. The material indicates a robust approach to employee engagement and continuous improvement, which should be duly recognized in the evaluation. 6. Received justification for part “7. Added Value”- “The bidder will provide a detailed description of the added value, including Baltic experience, sustainability, safety, customer focus, regular monitoring of activities, previous accreditations, fast response times, installation of fast charging stations, equipment sharing, cooperation with local educational institutions and the airport, shared check-in desks, use of a web application for work management, remote tracking technology. The contracting authority is of the opinion that the tenderer's activities will enhance the quality of the service and contribute to the promotion of a positive image of the airport”, together with part “5. Quality management” – “A quality management system based on ISO 9001 is in place.” o BGS appreciates the evaluation and recognition of the added value in various areas such as Baltic experience, sustainability, safety, and customer focus, as well as the accepted quality management system. However, BGS would like to highlight several critical points where BGS proposal demonstrates superior added value compared to the selected contract winner- AVIATION GROUND HANDLING SERVICES: ▪ BGS not only brings extensive Baltic experience but also belongs to Avia Solutions Group, which includes Aviator company, providing with significant Scandinavian experience and expertise. This combination ensures a comprehensive and multifaceted approach, benefiting from best practices across both Baltic and Scandinavian regions. ▪ BGS are the only participant offering the into-plane refuelling service, which significantly enhances the value proposition. This additional service provides a one-stop solution for ground handling and refuelling, offering greater convenience and efficiency for the clients and the airport. ▪ In terms of quality and reliability, BGS on-time performance in 2022 was 99.27%, counted from the first minute, indicating a highly efficient operation. In contrast, the selected contract winner had an on-time performance of less than 98%, based on the criteria that for every 100 flights, 1 flight can be delayed for more than 15 minutes (source: https://www.aviapartner.aero/resources/files/Quality-Report.pdf). BGS superior on-time performance highlights BGS commitment to punctuality and reliability, bringing greater added value to the clients and the airport than the selected winner. ▪ As mentioned previously, BGS included an initiative to apply the possibility of equipment pooling at the airport, with another ground handling company, which would allow more efficient operations and to reduce the overall price to the clients in Tallinn Airport. Such initiative was positively valued by the airport and most likely was not suggested by other participants. ▪ BGS proposal also includes other additional initiatives such as installation of fast charging stations, cooperation with local educational institutions and the airport. These initiatives collectively enhance the quality of service and promote a positive image of the airport. o Based on the above points, it is evident that BGS proposal offers superior added value in several critical areas, particularly in terms of Baltic and Scandinavian experience, Lehekülg 13 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus the unique into-plane refuelling service, and superior on-time performance. These aspects significantly enhance the quality of BGS service and contribute to a better overall value proposition for the airport. Therefore, BGS requests a reconsideration of the points awarded to AVIATION GROUND HANDLING SERVICES for this part. Given BGS superior added value in the mentioned areas, the points awarded to the selected contract winner should be reduced accordingly, reflecting the true comparative advantage of BGS proposal. In addition to the points raised in this appeal, BGS would like to emphasize a significant procedural issue that was not adhered to by the awarding authority, as stipulated in the Estonian Aviation Act: 1. Estonian Aviation Act § 50’34 - Selection of Ground Attendants, Chapter 4: "The airport manager consults the airport users' committee before selecting the winner of the competition. The National Support Center consults with the airport manager and the airport users' committee before choosing the winner of the competition." BGS wishes to highlight the following potential procedural deviations, which according to our knowledge have occurred: • The airport users' committee was not organized, and there was no consultation with this committee before the selection of the contract winners. This step is a mandatory requirement according to the Estonian Aviation Act and ensures that the views and interests of the airport users are considered in the decision-making process. • The airport users' committee was not informed about the decision before the selection of the contract winners. This lack of communication undermines the transparency and inclusiveness of the selection process, as the committee represents a critical stakeholder group in airport operations. Additionally, the main airlines operating at the airport were asked to evaluate the bids of all tender participants. However, there is no mention or consideration of their evaluations in the final decision. The input from these airlines is crucial as they are the primary users of the ground handling services and their feedback should play a significant role in the selection process. Ignoring this feedback compromises the decision's validity and does not reflect the practical needs and preferences of the airport's main users. Given the above, the awarding process raises concerns for BGS if the awarding process has been properly managed. Therefore, BGS requests a thorough review of the scoring and rectification of these procedural issues to ensure that the selection process is fair, transparent, and in full compliance with the legal requirements. Thank you for considering the concerns named above and ensuring that the proper procedures are followed in the selection process. Lehekülg 14 / 15  Hanke Tallinna Lennujaamas maapealse käitlusteenuse osutamine: pagasikäitlus ja perroonikäitlus Best Regards, Vytautas Čekanavičius CEO UAB Baltic Ground Services [email protected] Lehekülg 15 / 15