Käskkiri

KÄSKKIRI 09.07.2020 nr 1-2/20/565 Otsese avaliku teenuse „Teabenõudele, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamine“ kinnitamine Majandus- ja taristuministri 16.10.2018. a määruse nr 55 „Maanteeameti põhimäärus“ § 9 punkti 1 alusel: 1. Kinnitan otsese avaliku teenuse „Teabenõudele, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamine“ kirjelduse (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks Maanteeameti peadirektori 09.07.2019 käskkirja nr 1-2/19/454 „Otsese avaliku teenuse "Teabenõudele, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamine" kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Priit Sauk peadirektor  Versioon MKM SAP kood Koostamise Koostas: teenuse kood kuupäev: V 03. - DH1 09.06.2020 Riina Õunas AT/DH-1: Teabenõudele, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamine 1. Eesmärk Era- ja juriidiliste isikute teabenõuetele, märgukirjadele, selgitustaotlustele ning teedega seotud infopäringutele tähtaegsete, kompetentsete ja Maanteeameti (edaspidi ameti) väärtuseid toetavate vastuste andmine ning sel moel ameti hooliva ja otsustes läbipaistva, põhjendatud ning säästliku kuvandi loomine. 1.1. Teenuse mõõdikud  kirjade registreerimine selle saamise päeval või hiljemalt saamisele järgneval tööpäeval.  kirjadele vastamine esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui seadusest tuleveva 30 kalendripäeva jooksul..  kliendi rahulolu teenusega. 1.2. Teenuse sihtrühm Teabenõude, selgitustaotluse või päringu esitaja. 1.3. Teenuse huvigrupid  Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium  meediaväljaanded 1.4. Teenuse osutamise kanalid  e-post [email protected] või [email protected];  dokumendivahetuskeskus (edaspidi DVK);  paberil dokument tava-, tähitud või käsipostiga. 1.5. Teenuse osutamiste arvu määramise metoodika. Kalendrikuus registreeritud teabenõuete, märgukirjade, selgitustaotluste ja infopäringute arv dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS-is). 2. Teenuse omanik Asjaajamistalituse (edaspidi AAT) juhataja 3. Teenuse juht Asjaajamistalituse juhataja 4. Mõisted ja lühendid Infopäring - isiku või organisatsiooni poolt teabevaldajale esitatud kirjalik või suuline taotlus info saamiseks, mis ei kvalifitseeru teabenõudeks. Klient – teabe taotleja või pöördumise esitaja. Märgukiri - isiku või organisatsiooni pöördumine, millega isik teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organisatsiooni töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks, annab adressaadile avaliku elu ja riigivalitsemisega seotud infot.  Versioon MKM SAP kood Koostamise Koostas: teenuse kood kuupäev: V 03. - DH1 09.06.2020 Riina Õunas Selgitustaotlus – isiku või organisatsiooni pöördumine, milles isik taotleb adressaadilt teavet, mis eeldab adressaadi käsutuses oleva teabe analüüsi, sünteesi või lisateabe kogumist, taotleb märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses sätestatud õigusalase selgituse andmist. Teabenõue – teabenõudja poolt avaliku teabe seaduses sätestatud korral teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks või taaskasutamiseks. Teabenõudja – iga isik või asutus, kes esitab teabevaldajale teabenõude avaliku teabe seaduses sätestatud korras. 5. Teenuse sisendid Sisendi nimi Sisendi vorm Sisendi talletamine/säilitamine Teabenõue Digitaalne, paber Sari 1-18, digitaalne DHS, paber asjaajamistalituses; säilitustähtaeg 5 aastat Jiras 3 kuud Märgukiri või Digitaalne, paber Sarjades 1-19 ning vastavalt selgitus-taotlus struktuuriüksuse kirjavahetusele, digitaalne DHS-is, paber asjaajamistalituses; säilitustähtaeg 5 a Jiras 3 kuud DHS-is Digitaalne, paber Vastavalt dokumentide loetelule registreeritud kirjavahetuse sari, digitaalne DHS-s, infopäring paber asjaajamistalituses; säilitustähtaeg 5 aastat kuni alatine Jiras 3 kuud 6. Teenuse väljundid Väljundi nimi Väljundi vorm Väljundi talletamine/säilitamine Vastus Digitaalne, paber Sari 1-18, digitaalne DHS-is, paber teabenõudele asjaajamistalituses; säilitustähtaeg 5 aastat Vastus Digitaalne, paber Sarjades 1-19 ning vastavalt märgukirjale või struktuuriüksuse kirjavahetusele, selgitustaotlusele digitaalne DHS-is, paber asjaajamistalituses; säilitustähtaeg 5 a Vastus Digitaalne, paber Vastavalt dokumentide loetelule infopäringule kirjavahetuse sari, digitaalne DHS-s, paber asjaajamistalituses; säilitustähtaeg 5 aastat kuni alatine  Versioon MKM SAP kood Koostamise Koostas: teenuse kood kuupäev: V 03. - DH1 09.06.2020 Riina Õunas 7. Lühikirjeldus Ametisse saabunud suuliste ja kirjalike teabenõuete, märgukirjade, selgitustaotluste ning DHS- i registreeritud infopäringute vastuvõtmine, edastamine vastamiseks ning kontroll teenuse osutamise kvaliteedi üle (tähtaegadest kinnipidamine, vastuskirjade vormistuslik ja sisuline kvaliteet). 8. Osapooled ja vastutus Osapool (ametinimetus v Vastutus protsessi raames asutus v amet v isik) Asjaajamistalituse töötaja Vastutab e- ja paberkirja korrektse registreerimise ja edasi suunamise eest ning dokumentide kvaliteedi kontrolli teostamise eest Kirja administreerija Jiras Maanteeameti infokeskuse (edaspidi MIKi) teenindusbüroo (Maanteeameti infokeskuse/ töötaja, kes administreerib [email protected] aadressile teenindusbüroo saabunud kirju ning omistab asjaajamistalitusele nende /asjaajamistalituse töötaja) registreeritavad kirjad. Vastutab kirjade korrektse administreerimise ja edastamise eest vastavalt juhenditele. Vastaja Koostab kliendile selge, grammatiliselt korrektse ja argumenteeritud vastuse, pidades kinni kokkulepitud tähtajast ja järgides kinnitatud asjaajamiskorda. Vastutab dokumendi sisulise ja vormistusliku kvaliteedi eest. 9. Seotud dokumendid 9.1 Õigusaktide loetelu  Avaliku teabe seadus  https://www.riigiteataja.ee/akt/125102016016?leiaKehtiv  Isikuandmete kaitse üldmäärus 9.2 Seotud juhendid ja juhised  asjaajamiskord;  ameti dokumentide loetelu;  DHS-i kasutusjuhis;  AT/DH-1 juhis „Jira TEED projektis kirjade haldamine“;  AT/DH-2 tööjuhise lisa 1 „Kirjade haldamine Jiras“. 10. Viited Tugiprotsess DH-1 „Dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine“. AT/DH-2 „Kliendi infopäringule vastamine“.  Versioon MKM SAP kood Koostamise Koostas: teenuse kood kuupäev: V 03. - DH1 09.06.2020 Riina Õunas 11. Protsessiskeem  Versioon MKM SAP kood Koostamise Koostas: teenuse kood kuupäev: V 03. - DH1 09.06.2020 Riina Õunas 12. Teenuse kirjeldus 12.1. Kliendi pöördumine Klient pöördub MA-sse:  e-posti aadressidele [email protected] või [email protected] otse või kodulehe veebivormi kaudu;  saadab dokumendi läbi DVK;  saadab paberil dokumendi tava- või tähitud postiga või toob käsipostiga. 12.2. Kliendi kirja administreerimine 12.2.1. Kliendi kirja administreerimine Jiras klienditeeninduse projektis Aadressile [email protected] ja veebivormil liiklusregistri märksõnaga kirjad tulevad Jiras klienditeeninduse (KT) projekti, mida administreerib MIK või teenindusbüroo vastavalt avaliku teenuse DH-2 kirjeldusele (vt p 10, Viited). Teabenõuded, märgukirjad ja selgitustaotlused omistatakse vanemreferendile vastavalt juhisele (vt p 9.2 AT/DH-2 tööjuhise lisa 1 „Kirjade haldamine Jiras“). 12.2.2. Kliendi kirja administreerimine Jiras TEED projektis Aadressile [email protected] ja kodulehe veebivormi kaudu taristu ehitamise ja korrashoiu märksõnaga kirjad tulevad Jiras TEED projekti, mida administreerivad asjaajamistalituse vanemreferendid vastavalt juhisele „Jira TEED projektis kirjade haldamine (vt p 9.2). 12.2.3. Paberdokumendi ja DVK kaudu saabunud kirja administreerimine DVK kaudu saabunud ja paberkirjad administreerib asjaajamistalitus. Vanemreferent tutvub kirja sisuga ning otsustab kas vastab ise (lihtsa info küsimine või kliendi pöördumise suunamine teisele asutusele vastamiseks), edastab sisuosakonnale otse või kuulub kiri DHS-is registreerimisele. Asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu järgi registreerimisele kuuluvad dokumendid registreeritakse DHS-i. Jira maanteede projektis administreeritakse kirjad vastavalt juhisele „Jira TEED projektis kirjade haldamine“ (vt p 9.2). 12.3. Vastamine Jiras Asjaajamistalituse vanemreferent lihtsa teabe edastamisel vastab kliendile ise Jiras või edastab sisuosakonna vastajale e-postiga, kes vastab oma e-postist kliendile ning edastab vastuse lisaks vanemreferendile, kes lisab vastuse Jiras kommentaari lahtrisse. 12.4. Registreerimine DHS-is Saabunud kirjad registreeritakse DHS-is hiljemalt saabumisele järgneval tööpäeval vastavalt dokumentide loetelule DHS-is vastavalt teemale ja kuuluvusele sarjadesse. Kirjade registreerimisel ja menetlemisel lähtutakse tugiteenuse DH1 „Dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine“ kirjeldusest (vt p 10) ning „Delta kasutusjuhisest“ (vt p 9.2). 12.5. Vastamiseks edastamine Vanemreferent edastab dokumendi täitmiseks ja kliendile vastamiseks vastajale läbi DHS-i. 12.6. Vastuse koostamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine Vastaja koostab DHS-is vastuskirja kliendi pöördumisele, vajadusel kaasates teisi üksusi ning nende hallatavaid andmeid. Dokument koostatakse ja registreeritakse DHS-is vastavalt dokumentide loetelule, asjaamiskorrale ja DHS-i juhistele (vt p 9.2). Vastuskirja kontrollib ja allkirjastab üksuse, teenustuse juht või spetsialist vastavalt tema ametijuhendile. 12.7. Vastuse edastamine kliendile Vastaja saadab kliendile vastuse.  Versioon MKM SAP kood Koostamise Koostas: teenuse kood kuupäev: V 03. - DH1 09.06.2020 Riina Õunas 12.8. Kontroll dokumentide täitmise ja vormistamise üle ning kliendi tagasiside küsimine AAT peab jooksvalt statistikat dokumentide täitmise ja vastamise kiiruse üle. Aruandeid tehakse Tableau keskkonnas ja esitatakse juhtkonnale ning vajadusel üksustele. Täiendavalt teeb talitus pistelist kontrolli dokumentide vormistamise nõuete üle. Asjaajamistalitus küsib klientide tagasisidet kirjade vastuste sisukuse ja vastamise kiiruse kohta. 12.9. Dokumentide säilitamine AAT säilitab dokumente vastavalt dokumentide loetelule 5 aastat kuni alatisena võimaldades dokumentidele juurdepääsu nende eluaja jooksul kuni säilitustähtaja möödumisel hävitamiseni või avalikule arhiivile üleandmiseni. Dokumentide haldamine pärast aktiivsest asjaajamisest väljumist on kirjeldatud asjaajamiskorras (vt p 9.2). 13. Toetavad infosüsteemid Infosüsteemi/e-teenuse nimetus Kirjeldus, milleks kasutatakse Jira e-kirjade haldamine DHS Dokumentide registreerimine ja säilitamine Tableau DHS statistiline aruandlus Recommy Kliendi rahulolu küsitluse läbiviimine 14. Seotud riskid Maanteeameti ülese Riski kirjeldus Riski tase Maandamistegevused riski nimetus Dokumendi Maanteeamet ei saa keskmine Järelevalve dokumentide registreerimata jätmine pakkuda seaduses haldamise üle Jiras või registreerimisega ettenähtud teenust ja viibimine infot seaduses ettenähtud perioodi jooksul Andmete Andmete tahtlik või keskmine Teenistujate koolitamine; väärkasutamine Jiras tahtmatu edastamine järelevalve või avalikustamine juurdepääsupiirangute selleks mitte kasutamise üle ettenähtud isikutele 15. Isikuandmete töötlemine 15.1. Isikuandmete töötlemise alus Isikuandmeid töödeldakse vastavalt andmekaitse üldmääruse artiklile 6 lg 1 punktile e. 15.2. Töödeldavad andmed Teabenõudele, märgukirjale, selgitustaotlusele ja kliendipäringule vastamiseks eriliigilisi isikuandmeid reeglina ei töödelda. Dokumendiregistris märgitakse eraisiku kohta tema isiku ees- ja perekonnanimi ning tema kontaktandmed. 15.3. Töötlemise viis Isikuandmeid töödeldakse saabunud dokumendi registreerimisel ja vastuse koostamisel. 15.4. Andmetele ligipääs  Versioon MKM SAP kood Koostamise Koostas: teenuse kood kuupäev: V 03. - DH1 09.06.2020 Riina Õunas DHS-is registreeritud dokumentide isikuandmetele pääsevad asutusesiseselt ligi:  asjaajamistalituse teenistujad,  vastavalt sarjale struktuuriüksuse teenistujad, kelle vastutusalas sarja dokumendid on,  riskijuht,  sisekontrolör. 15.5. Andmete väljastamine Isikuandmetele on kehtestatud juurdepääsupiirang AvTS § 35 lg 1 p 12 järgi 75 aastaks. Avalikus dokumendiregistris kuvatakse eraisiku kohta üldistatult dokumendi pealkiri ja eraisiku initsiaalid. Dokumendifailidele juurdepääsu ei võimaldata. Juurdepääsu isikuandmetele võimaldatakse kooskõlas õigusaktidega:  isikuandmete kaitse üldmäärus artikkel 32 lg 4;  avaliku teabe seadus § 39 lg 1. 15.6. Andmete säilitamine Isikuandmeid säilitatakse sama kaua kui on dokumentide loetelu järgi sarja säilitustähtaeg. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse vastavalt nende vormingule. Digitaalse dokumendi hävitamisel kustutab DHS terviklikult dokumendi ja dokumendiga seotud andmed (metaandmed, failid, seosed, töövood) ning selle toimiku alla, kus dokument asus, lisab hävitamise kirje. Kooskõlastanud: Anne Nurmik, avalike teenuste arendusjuht Mihkel Mäeker, riskijuht Tatjana Portnova, klienditeenindusjuht