Kiri

Dokumendihalduse hetkeolukord ja tuleviku võimalused Liivi Karpištšenko MKM, infoühiskonna teenuste arendamise osakond 12.01.2021 Sama teema ATNis • 13.03.18 koos DHNiga • mis jääb DHSidesse? milline on arhiivide seis? DHSide arendused • 04.09.18 • DHNilt saadud info kokkuvõte, DHSid, konsolideerimise idee (sh teabehaldus asutustesse) • 08.09.19 seminar koos DHNiga • DHNi ettepanekul tehtud MKMi analüüsi (41 asutust) tutvustus, konsolideerimise ettepanekud, DHNi soovitatud jätkuanalüüs • arutelu teabehalduse vastutaja ja rolli üle • arutelu, kuidas luua ülevaade kõigi asutuste ja teenistujate vastutusaladest * Valitsuskabineti otsus 19.12.19: DHT konsolideerimise ettepanekud esitada hiljemalt 03.2021 Dokumendihaldusteenuse analüüs 2020 (Civitta) DOKUMENDIHALDUSTEENUS (DHT) Dokumentide: Seotud tegevus: • registreerimine, • DHSide haldus Analüüsi edastamine • kasutajate • säilitamine, arhiivi skoobis andmine, hävitamine nõustamine • avalikustamine • DH töö (juurdepääsupiirangud) korraldamine • teabehalduse üldine korraldus • (juhi) assisteerimine Osales 63 asutust • töö riigisaladuse ja salastatud välisteabega Kinnitust leidis järgnev: • Dokumentide arv DHS-ides väheneb, kuid on veel suur • DHT maht on asutuste kaupa väga erinev • Dokumendihalduse tööpere DHT koormus on asutuste kaupa väga erinev • DHT kvaliteet on asutuste kaupa väga erinev • DHS-id on kulukad, ükski ei ole kasutusmugav • ka muud DHT kulud on suured • DHT-d saab osutada virtuaalselt • Sisutöötajaid saab DHT tegevustest vabastada • Konsolideerimine tõstab tegevuste kvaliteeti ja hoiab kokku kulusid Konsolideerimise kasu ja kulu • Suurim kasu tekib kogu DHT konsolideerimisel RTKsse, sh ühine DHS (üleminek 5 a jooksul, esimesed asutused teenusele 2023) • Rahaline ja mitterahaline kasu: • kokkuhoid ca 2,9 milj aastas (konservatiivne stsenaarium, pärast keskse teenuse juurutamist), tööjõu ümbersuunamise võimalus ca 60 FTEd • kvaliteetne DHT – tööjõu ja teadmiste parem kasutamine, parimad praktikad ja sünergia –> valdkondlik kompetentsikeskus, uudsed lahendused (sh kratid) • ühetaoline DH – lihtsam teha muudatusi (asutuste liitmine, töökoha vahetus) • Konsolideerimise ühekordne kulu ca 4,9 milj – RTK projektijuht, analüüsid ja ühtlustamine, ühine kaasaegne DHS Konsolideerimise peamised riskid ja keerukused • DHT erinev korraldus – vaja asutuste panust juba ettevalmistuse käigus • erinevad DHSid – võtta suund ühele kaasaegsele DHSile • saadud dokumentide jaotamine – kasutada kratte, RTIPi andmeid • vastutuse jaotus avalikustamine/juurdepääsupiirangud; töötajate konfidentsiaalsusnõuded – lahenduse väljatöötamine koos AKIga, tugev kompetentsigrupp RTKs • välissuhtluse dokumendid (väljasaadetav paber ja diplomaatiline post) Asutuste panus on väga oluline • Jätkata DHT tegevusi kuni kesksele teenusele üleminekuni • Mitte teha suuremahulisi DHS arendusi ega võtta arhiiviruume kasutusele muuks otstarbeks (kuni teistsuguse korralduseni) • Moodustada igas asutuses projektirühm – sisendid koordineerijale, ettevalmistus ja sujuv üleminek. NB! Vajadusel asutuse sisese tööjaotuse, töökorralduse muutmine • Igas ministeeriumis lisaks: valitsemisala üldkoordineerija (võib olla ka allasutusest) – osaleb RTK juures tegutsevas „DHNis“, koordineerib ja seirab valitsemisala asutuste ettevalmistusi ja üleminekut  Aitäh! [email protected]  ATN 12.01.2021 päevakava • Dokumendihalduse hetkeolukorrast ja tuleviku võimalustest (Liivi Karpištšenko) • Küsitluse „Otseste avalike teenuste elutsükli juhtimine“ tulemuste tutvustamine (Kutt Kommel) • Avalike Teenuste Nõukogu tööplaan 2021 (Kutt Kommel) • Muu info (kui on) Avalike Teenuste Nõukogu tööplaan 2021 Kutt Kommel nõunik 12.01.2021 Otseste Avalik Teenuste pikemaajalised riigiülesed eesmärgid ja tegevuskava • ATNi tööplaani koostamine 2021 aastaks (jaanuar); • Eesmärkide sõnastamine; • Pikemaajaline tegevuskava (2 aastat); • Ettepanek veebruar-märts 2021; • Kinnitamine (aprill-) juuni; • ATNi seminar. Keskselt osutatavad IT baasteenused • RIHA andmehalduse komponendi v1 POC (RIA); • Riikliku SSO (single-sign-on) tehniline analüüs (RIA); • @eesti.ee postkast; • #bürokratt; • Andmejälgija; • Nõusolekuteenus. Teenuste parimad juhtimispraktikad (tutvustused) • Teenuste disaini standardi põhimõtete tutvustamine; • Allasutuste parimate juhtimispraktikate tutvustused; Andmehalduse korraldus • Riigiülese andmehaldus põhimõtete tutvustamine; • Andmehalduse korralduse ja parimate praktikate tutvustamine; • Andmete rist- ja taaskasutuse põhimõtete rakendamine; • Dokumentide kasutamiselt andmevahetusele üleminek; • Õiguslike kitsaskohtade lahendamine; Digiriigi arengukava tutvustus • Digiriigi arengukava üldine tutvustus; • Digiriigi arengukava asjakohaste teemade tutvustused. Riigiteenuste kataloogi täitmine • Koolitused teenuseomanikele kataloogi kohta; • Ülevaade kataloogi teenuste uuendamise täitmisest ministeeriumide haldusalade järgi; • Ülevaade kataloogi Kvaliteedinäitajate esitamisest ministeeriumide haldusalade järgi. Muud tööd ja tutvustused • Küsitlus "Otseste avalike teenuste elutsükli juhtimine" ja tulemuste tutvustus; • eGovernment Benchmark; • Muude uuringute tutvustused; • SDG arengud. ATNi 2021 tööde kalender 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Eesmärgid ja tegevuskava ☑ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ Kesksed baasteenused ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ Parimad juhtimispraktikad ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ Andmehalduse korraldus ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ ☐ Digiriigi arengukava tutvustus ☐ ☐ ☐ Riigiteenuste kataloogi täitmine ☑ ☐ ☐ Muud tööd ja tutvustused ☑ ☐ Aitäh! Kutt Kommel [email protected] 08.09.2020  ATN 12.01.2021 päevakava • Dokumendihalduse hetkeolukorrast ja tuleviku võimalustest (Liivi Karpištšenko) • Küsitluse „Otseste avalike teenuste elutsükli juhtimine“ tulemuste tutvustamine (Kutt Kommel) • Avalike Teenuste Nõukogu tööplaan 2021 (Kutt Kommel) • Muu info (kui on) Küsitluse „Otseste avalike teenuste elutsükli juhtimine“ tulemused Kutt Kommel nõunik 12.01.2021 Küsitlus • Küsitlusperiood 1.-15.12.2020 • Vastanuid: • 35 asutust; • 62 inimest / 14% kontaktidest; • 11 ministeeriumi. Vastajad ministeeriumide järgi Haridus- ja teadusministeerium; 1; 2% Justiitsministeerium; 3; 5% Välisministeerium; 4; 6% Sotsiaalministeerium; 5; 8% Kaitseministeerium; 4; 6% Siseministeerium; 5; 8% Keskkonnaministeerium; 8; 13% Rahandusministeerium; 6; 10% Kultuuriministeerium; 11; 18% Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium; 9; 14% Maaeluministeerium; 6; 10% Asutus haldab TKTAs määratletud otseseid avalikke teenuseid Haldab teenuseid Jah Ei Teenustele on määratud omanikud 3; 5% 58; 95% Jah Ei Kõik asutuse otsesed avalikud teenused on kantud riigiteenuste kataloogi Kantud kataloogi 14; 23% 47; 77% Jah Ei Asutuse otsesed avalikud teenused on kantud riigiteenuste kataloogi Kantud kataloogi Välisministeerium Sotsiaalministeerium Siseministeerium Rahandusministeerium Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium Maaeluministeerium Kultuuriministeerium Keskkonnaministeerium Kaitseministeerium Justiitsministeerium Haridus- ja teadusministeerium 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Jah Ei Vastaja teab kus on leitavad ATNi protokollid 25; 41% 36; 59% Jah Ei Teab kes koordineerib otseseid avalikke teenuseid riigiüleselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 42,2% Ei tea 4,4% Riigikantselei 3,4% Neid ei koordineerita riigi tasemel 5,1% Rahandusministeerium 3,3% Rahandusministeerium & Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 1,6% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% Ministeeriumi tegevused otseste avalike teenuste koordineerimisel Ministeerium annab juhiseid ja soovitusi 44,3 27 Ministeerium kavandab arengu põhisuunad ja arengut toetavad tegevused 42,6 26 Kogub asutustelt tagasisidet 37,7 23 Ministeerium jälgib kavandatud tegevuste elluviimist ja juhiste rakendamist 34,4 21 Korraldab koostööd asutuste vahel 32,8 20 Neid ei koordineerita asutusteüleselt (asutus hindab teenuse ja arenduste vajadusi iseseisvalt) 24,6 15 Muu 9,8 6 Ei tea 6,6 4 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 % Arv Vastaja hinnang koordineerimisele 6,6% Väga halb 1,6% 14,8% Halb 14,8% 67,2% Ei Halb, ega hea 52,5% 11,5% Hea 27,9% 0 Väga hea 3,3% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% Riigiülene Ministeerium Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Minu asutuselt oodatav aruandlus 45% 43% 40% 35% 30% 28% 25% 20% 15% 13% 10% 10% 7% 5% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Otseste avalike teenuste kirjeldamise põhimõtted 50% 44% 45% 40% 35% 30% 28% 25% 20% 15% 13% 13% 10% 5% 2% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Teenuste elutsükli juhtimine 50% 46% 45% 40% 35% 30% 26% 25% 20% 15% 13% 10% 8% 7% 5% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Teenuste kvaliteedi juhtimine 40% 36% 36% 35% 30% 25% 20% 15% 15% 10% 10% 5% 3% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Otseste avalike teenuste seos teabehalduse nõuetega 50% 48% 45% 40% 35% 30% 28% 25% 20% 15% 11% 10% 8% 5% 5% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Mida toovad kaasa lähema aja suuremad muudatused, nt SDG rakendamine 40% 36% 35% 30% 25% 25% 23% 20% 15% 15% 10% 5% 2% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Minu roll ja vastutus otseste avalike teenuste kujundamisel 45% 41% 40% 35% 31% 30% 25% 20% 16% 15% 10% 8% 5% 3% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Riigiülene visioon avalike teenuste kujundamisel ja arendamisel 45% 41% 40% 35% 30% 25% 25% 20% 16% 15% 13% 10% 5% 5% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Kui selge on vastaja hinnangul see mida asutuselt oodatakse seoses otseste avalike teenuste haldamisega Tean kelle poole pöörduda, kui mul peaks esinema otseste avalike teenuste korraldamisel probleeme või küsimusi. 40% 34% 35% 30% 25% 23% 23% 20% 15% 13% 10% 7% 5% 0% 1. Olen hästi informeritud 2. Olen üldiselt informeeritud 3. Osaliselt selge / osaliselt ebaselge 4. On paljuski mulle ebaselge 5. Äärmiselt ebaselge Asutuses otseste avalike teenuste arendamisel lähtutakse Teenuste arendamisel lähtutakse asutuse enda strateegiadokumendist 41 Teenuste arendamisel ei lähtuta strateegiadokumentidest, vaid ühekordsetest otsustest 5 Me lähtume teenuste arendamisel asutuse välistest strateegiadokumentidest 5 Ei tea 3 Seadusest tulenevatel alustel 1 Nii valdkondlikust strateegiast, kui ühekordsetest otsustest. 1 Ministeeriumi tulemusvaldkonna eesmärkidest ja funktsioonidest 1 Lähtutakse asutuse enda strateegiadokumentist ja ka asutuse välistest strateegiadokumentidest 1 Lähtume enda, ministeeriumi ja ka riigiülestest strateegiatest ning EL poliitikadokumentidest 1 Keskkonnaameti otsesed avalikud teenused on 100% seadusandlike aktide ette kirjutatud. Kõigist avalikest 1 teenustest 97% on seadusaktidesse kirjutatud. Hetkel on teenuste kontseptsioon üle vaatamisel 1 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 Millist täiendavat abi ja juhatust avalike teenuste elutsükli juhtimisel asutus vajab Eesmärkide sõnastamist Riigi keskse koordineerija poolt 21% Oma haldusala ministeeriumi poolt 33% Oma asutuse poolt 20% Ei vaja 26% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Millist täiendavat abi ja juhatust avalike teenuste elutsükli juhtimisel asutus vajab Juhendeid Riigi keskse koordineerija poolt 44% Oma haldusala ministeeriumi poolt 20% Oma asutuse poolt 18% Ei vaja 18% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Millist täiendavat abi ja juhatust avalike teenuste elutsükli juhtimisel asutus vajab Koolitusi Riigi keskse koordineerija poolt 44% Oma haldusala ministeeriumi poolt 30% Oma asutuse poolt 15% Ei vaja 11% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Millist täiendavat abi ja juhatust avalike teenuste elutsükli juhtimisel asutus vajab Teavet teenuste mõõtmisel Riigi keskse koordineerija poolt 34% Oma haldusala ministeeriumi poolt 30% Oma asutuse poolt 13% Ei vaja 23% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Millist täiendavat abi ja juhatust avalike teenuste elutsükli juhtimisel asutus vajab Teavet teenuste disainimisel Riigi keskse koordineerija poolt 46% Oma haldusala ministeeriumi poolt 23% Oma asutuse poolt 15% Ei vaja 16% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Millist täiendavat abi ja juhatust avalike teenuste elutsükli juhtimisel asutus vajab Teavet teenuste infotehnoloogilisel arendamisel Riigi keskse koordineerija poolt 41% Oma haldusala ministeeriumi poolt 30% Oma asutuse poolt 16% Ei vaja 13% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Teenuste disaini kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 52% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 20% Oma asutuse poolt / tasemel 16% Ei vaja koolitust 11% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Teenuste mõõtmise kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 46% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 23% Oma asutuse poolt / tasemel 10% Ei vaja koolitust 21% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Teenuste määratlemise ja kirjeldamise kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 39% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 20% Oma asutuse poolt / tasemel 16% Ei vaja koolitust 25% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Paremate praktikate kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 66% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 15% Oma asutuse poolt / tasemel 5% Ei vaja koolitust 15% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Andmekaitse kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 51% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 18% Oma asutuse poolt / tasemel 13% Ei vaja koolitust 18% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Asutuselt oodatava aruandluse kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 39% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 34% Oma asutuse poolt / tasemel 11% Ei vaja koolitust 15% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Finantseerimisvõimaluste kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 41% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 34% Oma asutuse poolt / tasemel 5% Ei vaja koolitust 20% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Milliseid koolitusi on vaja otseste avalike teenuste arendamiseks Infotehnoloogia arendusvõimaluste kohta Riigi keskse koordineerija poolt / tasemel 41% Oma haldusala ministeeriumi poolt / tasemel 30% Oma asutuse poolt / tasemel 13% Ei vaja koolitust 16% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Ootused ATNi tööle Ei ole ootusi 25% Infot ja paremate praktikate jagamist 20% Muu 18% Juhiseid, suuniseid, koolitusi 13% Eesmärkide seadmine 11% Ühildamine TERE teenustega 10% Ühtsed alused kirjeldamisel 2% Ootused on ministeeriumile 2% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Aitäh! Kutt Kommel [email protected] 08.09.2020  Avalike teenuste nõukogu koosoleku protokoll (12.01.2021) 03.02.2021 nr 26-6/19-0137/704 Tallinn Algus: 14.00 Lõpp: 15.45 Juhatas: Kutt Kommel – MKM ITAO Protokollis: Alar Teras – MKM ITAO Võtsid osa: Liivi Karpištšenko – MKM ITAO Helena Lepp – MKM ITAO Kaire Karp – Riigikantselei Kristel Ilumäe – KaM Kristiina Hunt – SoM Liis Didvig – JuM Liis Getter Mandel – RIK Pille-Liis Milvere – RaM Priit Potisepp - RaM Raimo Reiman – RIA Reelika Väljaru – KuM Sirli Kalbus – MeM Tatjana Kiilo – HTM Tiina Ellervee – HTM Margus Püüa – HARNO Puudusid: Välisministeeriumi ja Keskkonnaministeeriumi esindajad Kutsutud: Stina Avvo – MKM ITAO Päevakord: 1. Dokumendihalduse hetkeolukorrast ja tuleviku võimalustest (Liivi Karpištšenko) 2. Küsitluse „Otseste avalike teenuste elutsükli juhtimine“ tulemuste tutvustamine (Kutt Kommel) 3. Avalike teenuste nõukogu tööplaan 2021 (Kutt Kommel) 4. Muud küsimused  2 Kutt Kommel avas koosoleku ja tutvustas päevakorda. 1. Dokumendihalduse hetkeolukorrast ja tuleviku võimalustest Liivi Karpištšenko tegi ettekande. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Selgitas, et 2021.a I kv tuleb ettepanekud esitada valitsusele. Kui tuleb otsus konsolideerida, siis selleks tuleb ajakava. Üleminek toimub 3-4 etapis. Asutused peaksid praegu tegema tavapäraseid tegevusi. Rõhku tuleks panna arhiivide korrastamisele ja üleandmisele Rahvusarhiivi. Otsustati võtta informatsioon teadmiseks. 2. Küsitluse „Otseste avalike teenuste elutsükli juhtimine“ tulemuste tutvustamine Kutt Kommel tegi ettekande. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Otsustati võtta informatsioon teadmiseks. 3. Avalike teenuste nõukogu tööplaan 2021 Kutt Kommel tutvustas tööplaani kavandit. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Toimus arutelu, mille käigus rõhutati, et tuleb kokku leppida teenuse mõistetes. Neid täpsustada. Praegu on TERE teenuse ja TKTA teenuse sisustamise osas. TKTA teenuse sisu on rohkem inglisekeelne termin activity. Otsustati võtta informatsioon teadmiseks. 4. Muud küsimused Kutt Kommel selgitas, et koosolekud toimuvad iga kuu teisel teisipäeval kell 14.00. Järgmised koosolekud toimuvad 9.02 ja 9.03.2021. (allkirjastatud digitaalselt) Kutt Kommel Alar Teras Koosoleku juhataja Protokollija Lisa: Liivi Karpištšenko ettekande slaidid Kutt Kommel ettekannete slaidid