Tugiteenuste osutamise kokkulepe

TUGITEENUSTE OSUTAMISE KOKKULEPE nr 1.9-8/23-205-1 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika tn 1, 10122 Tallinn, keda esindavad ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister Kristjan Järvan ning majandus- ja taristuminister Riina Sikkut (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled) ja Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda esindab peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos Tellijaga Pooled) ning lähtudes asjaolust, et Tellija on 31.03.2022 sõlminud Teenuseosutajaga ühiste kavatsuste kokkuleppe eesmärgiga teha koostööd keskse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse väljaarendamisel ning kasutusele võtmisel, sõlmivad Pooled kokkuleppe (edaspidi Kokkulepe) järgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Poolte õigusi ning kohustusi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel vastavalt Kokkuleppele ja selle lisadele (edaspidi Teenus). 1.2. Kokkuleppega volitab Tellija Teenuseosutajat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks töötlema Tellija ametialaseid dokumente ja andmeid, mis on osaks Tellija dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest. Nimetatud andmete töötlemisel käsitlevad Pooled Tellijat dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel andmete vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat andmete volitatud töötlejana. 1.3. Teenuse osutamiseks vajalikud eritingimused, Teenuse ulatus, tehtavad toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja Tellija vahel sisustatakse Kokkuleppe lisaks olevas toimemudelis (Lisa 1). 1.4. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega. 1.5. Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppega otseselt ette nähtud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud Teenuse hulka. 1.6. Kooskõlas 04.09.2017 sõlmitud Tugifunktsioonide koostöökokkuleppega loevad Pooled siinse Kokkuleppe tähenduses Tellijaks ka Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse, välja arvatud kui Rahandusministeerium on funktsiooni RTK- le üle andnud. 2. Poolte kohustused ja õigused 2.1. Teenuseosutaja kohustub: 2.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal kehtivate standardite ja heade tavadega; 2.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, Tellija kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Tellija on need Teenuseosutajale edastanud, samuti Tellija esitatud dokumentidest ning Kokkuleppest; 2.1.3. isikuandmete töötlemisel juhinduma Tellija kui andmete vastutava töötleja juhistest, kui need ei ole vastuolus õigusaktidega; 2.1.4. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Tellijaga, kui see võib mõjutada Teenuse osutamise tingimusi; 2.1.5. tegutsema Teenuse osutamisel Tellijale lojaalselt arvestades Tellija huvidega ning neid huve kaitsma; 2.1.6. teavitama Tellijat, kui Teenuseosutaja hinnangul on Tellija poolt Teenuse osutamiseks edastatud dokument vastuolus õigusaktidega, sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt mõistetav, samuti teavitama Tellijat juhul, kui Teenuseosutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks; 2.1.7. andma Tellijale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama Tellija esindajate ligipääsu andmetele, mis on otseselt seotud Teenuse osutamisega; 2.1.8. esindama Tellijat teiste isikute või asutuste ees Teenuse osutamisega seotud küsimuste või vaidluste lahendamisel eelneva Tellija sellekohase nõusoleku või volituse olemasolul; 2.1.9. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse osutamise käigus tekkinud puudused või takistused kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad; 2.1.10. hüvitama Tellijale varalise kahju, kui see on tekkinud Teenuseosutaja süül Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu; 2.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid ja dokumente õigusaktides sätestatud või Tellijaga kokku lepitud tähtaegade vältel; 2.1.12. juhul kui kehtivast õigusaktist ei tulene andmete või dokumentide säilitamiskohutust, siis Tellija eelneval juhendamisel või nõusolekul need andmed või dokumendid kustutama või tagastama; 2.1.13. mitte avaldama Tellija eelneva nõusolekuta Teenuse osutamise käigus teatavaks saanud andmeid kolmandatele isikutele, v.a kui selliste andmete avaldamise kohustus tuleneb õigusaktist ning eelneva nõusoleku küsimiseks puudub vajadus. Pooled on kokku leppinud, et mõlemal juhul teavitab Teenuseosutaja andmete avaldamise vajaduse või kohustuse tekkimisel viivitamata Tellija esindajat; 2.1.14. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik Teenuse osutamiseks; 2.1.15. esitama dokumente, aruandeid ja andmeid Tellija siseauditi üksusele, Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti; 2.1.16. mitte kaasama dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi andmete volitatud töötlejaid ilma eelneva Tellija nõusolekuta; 2.1.17. viivituseta teavitama Tellijat isikuandmetega soetud rikkumisest teada saamisest kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) artikliga 33. 2.2. Teenuseosutajal on õigus täielikult või osaliselt keelduda Teenuse osutamisest kuni Tellija poolsete kohustuste täitmiseni, kui Tellija ei täida punktis 2.3 nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuseosutaja kohustute täitmist või üldist Teenuse osutamist. 2.3. Tellija kohustub: 2.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe Lisas 1 määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul, kasutades selleks vajadusel operatiivseid sidekanaleid (nt. e-kiri); 2.3.2. võimaldama Teenuseosutajale põhjendatud vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele andmebaasidele ja infosüsteemidele; 2.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamiseks esitatud küsimustele mõistliku aja jooksul kui Kokkuleppes ei ole reguleeritud teisiti; 2.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada Teenuse osutamise käiku või takistada Kokkuleppe edaspidist täitmist; 2.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Tellija juhendites ja eeskirjades kui need on seotud Teenuse osutamisega; 2.3.6. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Tellijast tingitud Teenuse osutamist mõjutavad puudused või takistused. 2.4. Tellijal on õigus: 2.4.1. saada Teenust kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja käesoleva Kokkuleppega; 2.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see on tekkinud Teenuseosutaja süül Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu. 2.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks osutamiseks ei loeta Teenuse katkestusi või rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll (vääramatu jõud). 2.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud käesoleva Kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju vältimiseks või vähendamiseks. 3. Infoturve ja andmekaitse 3.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte. 3.2. Käesoleva Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimääruse §-s 177 sätestatud Tellijaga seotud ülesannete ja Kokkuleppest tulenevate ülesannete täitmiseks. Teenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud isikuandmete liigid, andmesubjektide kategooriad lepitakse eraldi kokku Kokkuleppe lisas (Lisa 2). 3.3. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid juhiseid ja kokkuleppeid ning kindlustab Tellija andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja koostalitusvõime. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid. 3.4. Teenuseosutaja vastutab tema töödeldavate Tellija andmete volituseta või juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise või rakendamata jätmise eest. 4. Teabevahetus 4.1. Teabevahetus toimub kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis üldjuhul e-posti või muu selleks sobiva infosüsteemi kaudu. Teave tuleb esitada samas vormis, milles see on küsitud, kui teine Pool ei ole täpsustanud, millisel viisil ta vastust soovib. Kui teave sisaldab konfidentsiaalseid andmeid, mh isikuandmeid, tuleb teave edastada krüpteeritult või läbi turvalise kanali. 4.2. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja. 4.3. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse volitatud kontaktisiku kaudu. 4.4. Teenuseosutaja ja Tellija kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ning teha Teenuseosutaja või Tellija nimel toiminguid Kokkuleppe  nõuetekohaseks täitmiseks, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisa(de)s või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 5. Vaidluste lahendamine 5.1. Kui Kokkuleppe põhiteksti ja selle lisade vahel esineb vasturääkivus, lähtutakse lisades kokkulepitud tingimustest. 5.2. Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse Poolte vahel läbirääkimiste teel. Läbirääkimiste teel kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused Riigi Tugiteenuste Keskuse nõukojas. 6. Kokkuleppe kehtivuse eritingimused ja muutmine 6.1. Kokkulepe jõustub 1. jaanuarist 2023. a ning kehtib kuni 31. detsembrini 2024. a. 6.2. Juhul kui Tellija ei soovi pärast 31. detsembrit 2024. a Kokkulepet pikendada, teavitab Tellija sellest Teenuseosutajat vähemalt 6 kuud ette. Sellisel juhul lepivad Pooled eraldi kokku Kokkuleppe lõpetamise tingimused. 6.3. Juhul kui Tellija ei teavita punkti 6.2 kohaselt Teenuseosutajat ette Kokkuleppe lõpetamise soovist, loevad Pooled Kokkuleppe pärast 31. detsembrit 2024. a automaatselt pikendatuks määramata ajaks. 6.4. Käesolevat Kokkulepet võivad Pooled igal ajal muuta vormistades need kirjalikult, kui Kokkuleppes ei ole ettenähtud teisiti. /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Kristjan Järvan Riina Sikkut Pärt-Eo Rannap ettevõtlus- ja majandus- ja taristuminister peadirektor infotehnoloogiaminister