Hankija vastus

Vaidlustaja Finestmedia AS Registrikood: 10714404 Asukoht: Tartu mnt 80d, 10112 Tallinn e-post: [email protected] Vaidlustaja esindajad Jan Urva telefon: +372 6558043 e-post: [email protected] Hankija Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (TEHIK) Registrikood: 70009770 Asukoht: Pärnu mnt 132, 11317 Tallinn e-post: [email protected] Hankija esindaja Merily Rool Telefon: +372 5634 2114 E-post: [email protected] Kolmas isik Dolm IT OÜ Registrikood: 12809505 Asukoht: Lõõtsa tn 12, 11415 Tallinn e-post: [email protected] Hankija vastus riigihanke nr 275435 „Üleriigilise digiregistratuuri (ÜDR) back- end arendus- ja hooldustööd“ vaidlustuses 1. Asjaolud 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi ka hankija) viib läbi riigihanget „Üleriigilise digiregistratuuri (ÜDR) back-end arendus- ja hooldustööd“ viitenumbriga 275435 (edaspidi ka riigihange), mis avaldati Riigihangete Registris (edaspidi ka RHR) 22.02.2024. Pakkumuste esitamise tähtaeg oli 26.03.2024. 1.2. Vaidlustuskomisjon (edaspidi ka VAKO) edastas hankijale 07.06.2024 teate Finestmedia AS (edaspidi ka vaidlustaja, avaldaja) vaidlustusest. Vaidlustusest nähtuvalt vaidlustatakse riigihankes teostatud hindamise tulemust, millest teavitati pakkujaid 27.05.2024. 1.3. Käesolev vastus on esitatud tähtaegselt, s.o 12.06.2024. 2. Hankija seisukohad vaidlustusele Vaidlustaja hinnangul ei ole hankija tegevus proovitööde hindamisel ja selle käigus hindamiskriteeriumite kohaldamisel olnud õiguspärane. Hankija ei nõustu vaidlustaja etteheidetega ja leiab, et vaidlustuses toodud väited ei anna alust vaidlustuse rahuldamiseks. Hankija on proovitööde hindamisel lähtunud hankes teatavaks tehtud tingimustest ja hindamismetoodikast ning kohaldanud neid kõigi pakkumuste suhtes ühetaoliselt. Hankija esitab oma argumentide põhistamiseks järgnevad seisukohad. 1 Hindamismetoodika 2.1. Hindamismetoodika alakriteerium 1 oli „Kirjeldada vahemälu visioon“. Selleks, et pakkujale saaks omistada 30 hindepunkti, oli vaja täita kõik järgmised kriteeriumid: 2.1.1. Esitatud kirjeldused on arusaadavad, põhjendatud ja realistlikud. 2.1.2. On kinni hoitud olemasolevast arhitektuurist ning pakutud lahendus sobib hästi töötava rakenduse osaks. 2.1.3. On loodud andmemudeli kontseptsioon, mis on selge ja arusaadav ning piisavalt detailne. 2.1.4. Proovitöö vormistus on keeleliselt korrektne, selge ja arusaadav, loogilise ülesehitusega, hästi struktureeritud lihtsasti loetav, põhjalik. 2.2. Lisaks on hindamismetoodika p 3.1.3 kohaselt vajalik täita lisaeeldus, mille kohaselt komisjon hindab alakriteeriumi vastava skooriga, kui kõik alakriteeriumis nimetatud tingimused on täidetud. Kui hinnatava alakriteeriumi puhul vähemalt üks nimetatud tingimus vastab madalama punkti tingimusele, antakse alakriteeriumi eest madalamad punktid. 2.3. Vaidlustaja on kunstlikult tükeldanud hindamismetoodika kolmeks osaks, kuid neid tuleb vaadata kogumis, mistõttu ei ole võimalik nende vaidlustuses esitatud viisil üksteisest eraldamine. Proovitöö on tervik ja selliselt hindamiskomisjon seda ka käsitles, kusjuures samade puuduste eest ei võetud punkte mitmes erinevas hindamismetoodika etapis maha. 2.4. Seega järgis hankija hindamismetoodikas märgitut ning lisaks kõikidele maksimaalsete punktide eeldusele võttis arvesse ka punkti 3.1.3, mille kohaselt ka üks kõrvalekalle toob kaasa madalama punktide arvu omistamise. Proovitöö ülesanne 2.5. Proovitöö raames oli vajalik teostada esimene ülesanne, mis on kirjeldatud proovitöö punktis 2.1 ja selle raames oli vaja lahendada küsimus sellest, kuidas talletada vahemälus iga tervishoiuteenuse osutaja (TTO) vabad ajad, et vähendada TTOde poole pöördumiste arvu - kirjeldada hoiustatavad andmed ja teha lahenduste ettepanekud. 2.6. Proovitöö ülesannete tegemisel pidi lähtuma proovitöö ptk 3 kohaselt üleriigilise digiregistratuuri arhitektuurist ning teistest proovitöö ptk 3 sätestatud nõuetest. Komisjoni tuvastatud puudused on enamasti seotud sellega, et vaidlustaja ei pidanud silmas proovitöö ptk-s 3 sätestatud kohustusi ja eeldusi. 2 Vaidlustaja proovitöös esines mitmeid puudujääke, mistõttu üheselt arusaamine kirjeldusest on raskendatud ning pakkuja ei pidanud kinni olemasolevast arhitektuurist, seega oli põhjendatud hindamisel 15 punkti andmine maksimaalse 30 punkti asemel Esimene põhjendus 2.7. Hankija märkis esmalt hindamisel, et pakkuja töös „esineb mitmeid puudujääke, mistõttu üheselt arusaamine kirjeldusest on raskendatud. Jäänud arusaamatuks, miks vahemälu lahenduseks pakutud just Elasticsearch; ei ole selgitatud, kas pakutud andmemudel on Elasticus rakendatav.“ 2.8. Vaidlustuse p-s 2.1 esitatud väide ei ole korrektne, mille kohaselt Elastic on pigem otsingumootor; väga hea tekstipõhise otsingu teostamiseks (full-text search) ja andmete põhiseks analüütikaks. Proovitöös ei olnud küsitud tekstilist otsingut. Täistekstilist otsingut kasutatakse siis, kui vajalik leida dokumentide seest vaste esitatud tekstilisele päringule (nt Google ja teised otsingumootorid). Tuleb arvestada, et ÜDR filtreerib andmeid, mitte ei teosta otsingut ning seda pidi pakkuja tuvastama riigihanke alusdokumentidega tutvumisel. Seega ei seostu Elastic ÜDR arhitektuuriga (Lisa 1). Uue tehnoloogia rakendamine vajab põhjendamist, kuid seda ei ole pakkuja piisavalt põhjalikult teinud selleks, et veenduda uue tehnoloogia rakendamise vajadus olemasoleva asemel. Komisjoni ülesanne on sisulise terviku ja sobivuse hindamine, selle tõttu järeldati, et antud kontekstis Elasticu kasutamine ei ole põhjendatud. Arvestades, et pakutud lahendus põhineb dokumentide saatmisel Tervise infosüsteemi andmehoidlasse, siis pakutud andemudel vastab relatsioonilisele andmebaasile (andmed on koondatud tabelisse). Põhiline erinevus dokumendipõhise ja relatsioonilise andmebaasi vahel on andmete erinev talletamine ja käsitlemine. Vaidlustaja esitatud andmemudelis esines puudujääke, mistõttu ei ole ka selge, kas pakutud andmemudel on Elasticus rakendatav või ei ole. Tegu oli kontseptuaalse andmemudeliga ja proovitöö ülesande punktis 2.1.3 oli oodatud täiuslikum andmemudel koos andmetüüpidega, primaarvõtmetega (primary key), välisvõtmetega (foreign key) jne. 2.9. Samuti ei ole asjakohane viidata, justkui komisjon ei peaks hindama hindamismetoodikas ja proovitöös märgitud osi sisuliselt. Hankija ülesandeks on tuvastada, kas proovitöö on sisuliselt rakendatav üleriigilise digiregistratuuri arhitektuuris, mille kohta on proovitöö ptk-s 3 esitatud väga konkreetsed nõudmised ja taustainfo. Hankija on hinnangul, et võttes arvesse üleriigilise digiregistratuuri eripärasid, siis ei ole esitatud põhjendus kohane ning komisjonile jäi arusaamatuks pakutud lahendus (vt käesoleva dokumendi p 2.8). 2.10. Hankija tuletab meelde, et tegemist on ühe alamkriteeriumiga, mida ei ole kohane tükeldada. Kõik kolm põhjendust on esitatud sama alakriteeriumi kohta ning tegemist ongi kolme puudujäägiga, mida on „mitu“. Teine põhjendus 2.11. Hankija märkis teiseks hindamisel, et pakkuja töös „ei ole piisavalt kinni hoitud arhitektuurist, kuid lahendus ise on hea. Arhitektuurilises pildis esineb ebakõla – TTOd ise ei teavita ÜDRi vabadest aegadest.“ Proovitöö ülesandeks oli mh vähendada päringute arvu TTOde suhtes, kusjuures proovitöö lisas 2 toodud skeemil on kuvatud 3  suhtlus TTOdega, mille raames Sprut küsib andmeid. Pakutud lahendus ei ole seega kooskõlas olemasoleva arhitektuuriga. 2.12. Ei ole korrektne vaidlustuse p-s 2.2 esitatud väide, mille kohaselt ei olnud vaidlustajale proovitöö tegemisel teada TTO-de täpsem loogika. RHAD sisaldab kõike vajalikku selleks, et mõista ÜDR-i arhitektuuri (nt proovitöö lisad). Proovitöö punkti 2.1 ülesandeks oli „vähendada TTOde poole pöördumiste arvu“. Lisaks punktis 3.2.2. (kokku on 120+ TTOd, kellelt tuleks küsida vabu aegu) ja punktis 3.2.3.( kui ÜDR kasutaja läheb otsima uut aega, siis SPRUT mikroteenus teeb iga kord vabade aegade päringu vastu igat TTOd, mis tõstab koormust nii ÜDR rakendusele kui ka igale TTOle) on selgelt välja toodud, et olemasolevas arhitektuuris on TTOdega suhtlus ühesuunaline. Materjalides ei ole viidatud, et TTOdel oleks võimekus teavitada ÜDR süsteeme vabadest aegadest või uutest broneeringutest. 2.13. Samuti ei nõustu hankija vaidlustaja seisukohaga sellest, et arhitektuuriliselt ei esine ebakõlasid. Arhitektuurilises joonises (proovitöö lisa 2) on välja toodud ainult ühesuunaline suhtlus TTOdega (üle X-tee). Joonisel ei ole viidatud, et TTOdel oleks võimalik SPRUT teenust teavitada uutest vabadest aegadest, broneeringutest (vt ka käesoleva dokumendi p 2.12). Proovitöö tekstis on küll mainitud, et ÜDR võib pärida vabad ajad TTOdelt, kuid töö on üles ehitatud põhimõttel, et TTOd saadavad vabad ajad ise (vaidlustaja proovitöö joonis 1 „ÜDR arhitektuuri visioon“). Seega on vaidlustaja koostanud proovitöö lahenduse selliselt, et teeb ettepaneku ÜDRi arhitektuuri muutmiseks – senise ühesuunalise suhtluse asemel infosüsteemis peaks vaidlustaja pakkumuse alusel suhtlus muutuma kahesuunaliseks. See tähendaks aga märkimisväärset infosüsteemi arhitektuuri muutmist, mis ei ole kooskõlas proovitöö ülesandega ega hindamiskriteeriumiga, mille eest oli võimalik omistada proovitööle 30 punkti („On kinni hoitud olemasolevast arhitektuurist ning pakutud lahendus sobib hästi töötava rakenduse osaks.“) 2.14. Vaidlustaja on oma viidete kohaselt pidanud küll silmas proovitöö ülesannet, kuid ei ole arvestanud proovitöö peatükis 3 olevate lisaeeldustega, sh ei ole arvestanud olemasoleva arhitektuuriga, mis on vaidlustajale teatavaks tehtud RHAD raames ning sellele on ka eraldi viidatud proovitöö dokumendis. 2.15. Eelnevast tulenevalt jääb hankija antud hinnangu juurde, st tegemist on arhitektuurilise puudusega töös, mistõttu ei vasta proovitöö kõikidele seatud nõuetele. Hankija jääb p-s 2.12 esitatud seisukoha juurde. Kolmas põhjendus 2.16. Hankija märkis kolmandaks hindamisel, et pakkuja töö raames esitatud „andmemudelis esineb mitmeid puudujääke. Andmete sünkroniseerimise juures mainimata automatiseerimine. Mainitud lisakrüpteerimine tundub ebavajalik, kuna andmed on juba kaitstud X-tee’l liikumise ajal.“ 2.17. Hankija hinnangul ei ole korrektne vaidlustuse p-s 2.3 esitatud väide, mille kohaselt on hankija viidanud muudele puudustele, mitte hindamismetoodikas märgitud kontrollitavatele aspektidele. Hankija tuletab meelde, et proovitöö peab esmalt vastama kõikidele baasnõuetele, mis tulenevad proovitöö dokumendist ja seejärel asub hankekomisjon teostust hindama hindamismetoodika põhjal. Hindamismetoodika osaks on ka hindamine, kas on loodud andmemudeli 4  kontseptsioon, mis on selge ja arusaadav ning piisavalt detailne. Käesoleval juhul on hankekomisjon tuvastatud, et nii see ei ole. Kogu proovitöö peab tervikuna olema arusaadav, põhjendatud ja realistlik, kuid tegemist ei saa olla põhjendatud lahendusega, kui see on ebavajalik (andmed juba on kaitstud, milleks teha täiendavaid arendusi teistkordseks kaitsmiseks) ja ebamõistlik ka majanduslikult. Hankija jääb käesoleva dokumendi punktis 2.8 selgitatu juurde. 2.18. On ebakorrektne vaidlustaja viide, et hankekomisjoni hinnang ei puuduta proovitööd. Hankija on loetlenud probleemi ning hinnanud proovitööd tervikuna, st tegemist ei peagi olema konkreetselt andmemudelit puudutava veaga, vaid proovitöös esineva üldise veaga. Andmemudeliga seotud probleemid on kirjeldatud käesoleva dokumendi p-s 2.8. 2.19. Komisjon on selgitanud, et krüpteerimine on üleliigne, kuna andmed on juba kaitstud X-tee’l liikumise ajal. Vastav informatsioon tulenes vaidlustajale RHAD skeemidest ja avalikest andmetest.1 Seega ei ole proovitöö koostamisel vaidlustaja piisavalt tutvunud proovitöö dokumendi ja teiste alusdokumentidega, kuivõrd ei ole tuvastanud asjaolu, et andmed liiguvad x-tee kaudu. Komisjoni hinnangul ei tulene proovitööst, et tegemist oleks lisameetmega, samuti näitab see pakkuja arusaamatust süsteemi tänasest olemusest ja toimivusest. 2.20. Hankija on läbivalt lähtunud proovitöö ülesandest, vaidlustajale ja teistele pakkujatele esitatud informatsioonist, mille vaidlustaja pidi läbi töötama ning hindamismetoodikast. Ka selle põhjenduse puhul jääb hankekomisjon oma hinnangu juurde ja leiab, et tegemist ei ole maksimaalseid punkte vääriva tööga nendes nüanssides. Kokkuvõte 2.21. Eelnevast tulenevalt ei ole vaidlustuses esitatu korrektne, irdudes nii proovitöö ülesandest kui esitatud proovitööst ning hindamismetoodikast. Proovitöös esinev puudus on alakriteeriumi 1 maksimumtulemuse juures kirjeldatuga võrreldes ilmne puudus, st ei ole hoitud kinni olemasolevast arhitektuurist ning pakutud lahendus ei sobi hästi töötava rakenduse osaks. Seejuures ei ole esitatud põhjendus üheselt arusaadav ega realistlik. Seega on asjakohane, et hindamiskomisjoni hinnangul vastab selle puuduse tõttu töö 15 punkti vääriliselt kirjeldusele, et esineb mitmeid puudujääke, mistõttu üheselt arusaamine kirjeldusest on raskendatud. Samuti ei ole piisavalt kinni hoitud arhitektuurist, kuid lahendus iseenesest on hea. Kolm puudust kogumis ei anna võimalust teisiti otsustada. 2.22. Hankekomisjon on proovitöid hinnanud üksnes iga proovitöö suhtes üksikult vastu hindamismetoodikat. Proovitööde hindamisel on hankekomisjon taganud seega võrdse kohtlemise ja objektiivsuse, kontrollides seeläbi pakkuja (sh vaidlustaja) kompetentsi ja võimekust mõista olemasoleva süsteemi eripärasid ning pakkuda sellesse sobituvaid lahendusi. Kahjuks ei ole pakutud proovitöö objektiivselt hindamismetoodika maksimumtulemusele ehk 30 hindepunktile vastav, mistõttu oli hankija sunnitud omistama sellele kogumis 60 punkti asemel 45 punkti. 1 https://www.ria.ee/riigi-infosusteem/andmevahetuse-platvormid/andmevahetuskiht-x- tee#turvaline 5  Hankekomisjoni hinnangul on hindamismetoodika piisavalt selge, et tagada objektiivne hindamine ja RHS § 3 üldpõhimõtted. 2.23.Asjaolu, et vaidlustaja ei nõustu hankija põhjendustega, ei ole aluseks otsuse tühistamisele. Hankija on teinud piisavalt põhjendatud otsuse, mis sisuliselt vastab nii esitatud tööle kui ka hindamismetoodikale. Vaidlustaja etteheited ei ole põhjendatud. 2.24. Hankija on käesoleva vastusega selgitanud täiendavalt esitatud põhjendusi neid sisuliselt muutmata, võttes arvesse vaidlustaja märkust puuduste nimetamise lakoonilisusest. Hankija jääb täielikult esitatud juurde ja peab otsuses märgitud põhjendusi piisavaks. Hindamismetoodika ei võimalda teisiti esitatud proovitööd hinnata 2.25. Hindamismetoodika kohaselt oli võimalik anda alamkriteeriumitele hindepunkte kas 30, 15 või 1. Seega ei oleks hankijal olnud võimalik hindamismetoodikast kõrvale kaldudes omistada pakkujale 30 hindepunkti. Hankija on loonud hindepunktide andmiseks trepid, mistõttu ei saa siinkohal lähtuda eraldi proportsionaalsusest, vaid üksnes seatud ja avaldatud punktidest. Hindamismetoodika kohaselt on seega iga üks tuvastatud kolmest puudusest eraldiseisvalt aluseks 30 hindepunkti asemel 15 hindepunkti andmisele hindamismetoodika p 3.1.3 kohaselt. 2.26. Teiseks tuleb hindamismetoodika puhul panna tähele ka hindamismetoodika p 3.1.3, mille kohaselt hindab komisjon alakriteeriumi vastava skooriga, kui kõik alakriteeriumis nimetatud tingimused on täidetud. Kui hinnatava alakriteeriumi puhul vähemalt üks nimetatud tingimus vastab madalama punkti tingimusele, antakse alakriteeriumi eest madalamad punktid. 2.27.Käesoleval juhul on seega ainuvõimalik kolme tuvastatud puuduse korral omistada vaidlustaja proovitööle 15 hindepunkti esimese alakriteeriumi eest. 3. Kokkuvõttes 3.1. Hankija jääb otsuses märgitu juurde täies ulatuses ja leiab, et omistatud hindepunktid on põhjendatud, olles kooskõlas nii RHAD-ga kui ka hindamismetoodikaga, samuti RHS § 3. Vaidlusaluse riigihanke läbiviimine on toimunud kooskõlas seaduse ja RHAD- ga. 3.2. Hankija hindas vastavalt hindamismetoodikale proovitöö esimest osa alakriteeriumina kogumis ning kõik põhjendused käisid väga konkreetselt kogu alamkriteeriumi kohta ning nende kunstlik tükeldamine vaidlustaja poolt ei ole põhjendatud. Komisjon jõudis seisukohale, et kolme puuduse tõttu tuli omistada vaidlustajale proovitöö esimeses alakriteeriumis 15 hindepunkti ning vaidlustuse punktides 2.1, 2.2 ja 2.3 esitatu ei ole kohane. Vaidlustuse p 3.2 d esitatud väited irduvad hindamismetoodikast – läbivalt kõik puudused on ka seotud asjaoluga, et proovitöö ei ole selge ja arusaadav, mistõttu on asjakohatu väita, et hankija on selles küsimuses kuidagi vastuoluline. Vaidlustaja ei ole lihtsalt mõistnud hindamismetoodikat nii, nagu see kirja on pandud, vaid on asunud seda omale sobivalt eraldama jagamatuteks osadeks. 6 4. Esindusõigus 4.1. Vastavalt Tervise ja Heaolu Infosüsteemide keskuse hankekorra punktile 8.1 esindab hankijat riigihangete vaidlustuskomisjonis ning kohtus õigustalituse juhataja või jurist (lisa 1). 5. Taotlused Tuginedes eeltoodule taotleb hankija: 5.1. Jätta vaidlustus täies ulatuses rahuldamata; 5.2. Vaadata asi läbi kirjalikus menetluses; 5.3. Jätta vaidlustaja menetluskulud vaidlustaja kanda. Austusega [Allkirjastatud digitaalselt] Merily Rool Õigustiimi juht Lisad: 1) Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Hankekord. 7  Hankekord 1. Üldsätted 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi TEHIK) hankekord reguleerib TEHIKu tegutsemisvaldkonnas riigihangete planeerimist ja korraldamist, vastutuse jaotust ja dokumentide säilitamist ning riigihanke tulemusel sõlmitud raam- ja hankelepingute täitmist. 1.2. Riigihangete läbiviimisel lähtutakse lisaks käesolevale korrale kehtivatest õigusaktidest ja Sotsiaalministeeriumi riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast. 1.3. Lepingute täitmisel juhindutakse lisaks lepingus fikseeritud tingimustele võlaõigusseadusest, arvestades riigihangete seaduses (edaspidi RHS) lepingute kohta sätestatut. Euroopa Liidu poolt finantseeritavate või kaasfinantseeritavate riigihanke (välisvahenditest rahastatavate) lepingute täitmisel arvestatakse ühtlasi struktuuritoetuse seaduses, meetme määruses või toetuse andmise tingimustes sätestatud kohustustega. 1.4. Hanke vajadused väljaspool info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonda edastatakse sisendina Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete osakonnale riigihanke läbiviimiseks. 1.5. TEHIK ei vii läbi hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija. TEHIK võib osaleda ühishankijana vabatahtliku keskse hankija poolt korraldatavates riigihangetes. 1.6. Riigihanke eeldatav maksumus arvestatakse käibemaksuta, sh käesolevas korras. 1.7. Käesoleva korra alusel korraldatavate riigihangete läbiviimisel vormistatavate dokumentide kooskõlastusringid on reguleeritud asjaajamiskorra lisas 2. 2. Mõisted 2.1. Riigihanke eeldatav maksumus – hanke tulemusel sõlmitava lepingu eeldatav kogumaksumus kogu lepingu täitmise perioodi jooksul, sh hangitava asja või teenuse, teenuse olelusringi kulude jm kulude arvestuslik eeldatav maksumus. 2.1.1. Olelusringi kulud – kõik tarkvaralahenduse planeeritud kasuliku eluea vältel tekkivad kulud, näiteks lahenduse loomine, litsentside ostmine või rentimine, juurutus- või hooldustööde teostamine, lahenduse haldamine (nii teenusena tellitav kui ka hankija personali kulu) jmt. 2.2. Riigihange – asja ostmine, teenuse tellimine, ideekavandi saamine, ehitustöö tellimine või kontsessioonilepingu sõlmimine, olenemata nimetatud tehingute või toimingute maksumusest. Riigihanked jagunevad vastavalt eeldatavale maksumusele järgmiselt: 2.2.1. väikeost – riigihange, mille eeldatav maksumus asjade ja teenuste hankimise korral jääb alla 30 000 euro, ehitustööde korral alla 60 000 euro ning sotsiaal- ja eriteenuste korral alla 300 000 euro; 2.2.2. hange – riigihange, mille eeldatav maksumus asjade ja teenuste hankimise korral on võrdne või suurem kui 30 000 eurot, ehitustööde hankelepingu korral võrdne või suurem kui 60 000 eurot ning sotsiaal- ja eriteenuste korral võrdne või suurem kui 300 000 eurot ning mis nõuab menetluse läbiviimist riigihangete registris. 2.3. Minikonkurss – mitme partneriga sõlmitud raamlepingu alusel hankelepingu sõlmimiseks läbiviidav menetlus pakkumuse esitamise ettepaneku tegemiseks ja pakkumuste saamiseks. Minikonkursid viiakse hankemenetluse eest vastutava isiku poolt läbi elektrooniliselt vastavalt raamlepingus fikseeritud tingimustele üldjuhul riigihangete registri vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Minikonkursi 1  läbiviimisele kohaldatakse hankekorras riigihankele ja hankemenetlusele sätestatut, arvestades minikonkursi erisusi. Minikonkursi hankedokumendid, minikonkursi tulemuste kohta vormistatav hankija otsus või minikonkursi tulemuste protokoll kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.4. Seotud hange – dünaamilise hankesüsteemi alusel hankelepingu sõlmimiseks läbiviidav menetlus pakkumuse esitamise ettepaneku tegemiseks ja pakkumuste saamiseks. Seotud hange viiakse hankemenetluse eest vastutava isiku poolt läbi elektrooniliselt vastavalt dünaamilises hankesüsteemis fikseeritud tingimustele üldjuhul riigihangete registri vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Seotud hanke läbiviimisele kohaldatakse hankekorras riigihankele ja hankemenetlusele sätestatut, arvestades seotud hanke erisusi. Seotud hanke hankedokumendid ja tulemuste kohta vormistatav hankija otsus kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.5. Tellimus – ühe partneriga sõlmitud raamlepingu alusel hankelepingu sõlmimiseks esitatav pakkumuskutse vastavalt raamlepingus fikseeritud tingimustele või hankelepingu alusel tellimuse esitamine. 2.6. Hankedokumendid – riigihanke läbiviimise aluseks olevad dokumendid (RHS mõttes alusdokumendid), sh lähteülesanne, tehniline kirjeldus, kvalifitseerimistingimused, vastavustingimused, hindamiskriteeriumid ja hankelepingu üldtingimused, vajadusel kodukord, erihanke kord jm dokumendid. Hankedokumentide ettevalmistamisel võetakse nende olemasolul aluseks TEHIKu siseveebis või muus asukohas õigustalituse poolt avaldatud dokumentide vormid ja/või konsulteeritakse hankemenetluse eest vastutava isikuga. Hankedokumendid kooskõlastatakse vastavalt asjaajamiskorrale. 2.6.1. Lähteülesanne – riigihanke või minikonkursi läbiviimiseks vajalikku üldinformatsiooni sisaldav vorm, mille alusel riigihange läbi viiakse (lisa 1). Kui lähteülesandes küsitud informatsioon kajastub teistes hankedokumentides või on sisestatud hanke läbiviimiseks Jirasse, ei ole vaja eraldi vormi koostada. 2.6.2. Tehniline kirjeldus – riigihanke eseme kirjeldamiseks vastavas valdkonnas tegutsevatele isikutele arusaadavat terminoloogiat ja täpsuse astet kasutades kehtestatud asjade või teenuste omaduste ja oluliste tunnuste loetelu, mis on koostatud selliselt, et see võtaks arvesse ja ei kahjustaks turul valitsevat konkurentsi ega looks põhjendamatuid eeliseid kindlale tootele, tehnoloogiale või pakkujale. 2.6.3. Kvalifitseerimistingimused – vajadusel riigihankes pakkujale seatavad tingimused, millele pakkuja peab vastama, et temaga oleks võimalik leping sõlmida. Tingimused peavad vastama hankelepingu esemeks olevate asjade või teenuste olemusele, kogusele ja otstarbele ning olema nendega proportsionaalsed, et hankija saaks veenduda pakkuja sobivuses hankelepingu täitmiseks. 2.6.4. Vastavustingimused – riigihankes seatavad tingimused pakkumuse sisule ja vormile, millele esitatav pakkumus peab vastama, nt nõuded pakkuja meeskonnale, pakkumusena esitatavad kohustuslikud dokumendid, kirjeldused. 2.6.5. Hindamiskriteeriumid – majanduslikult soodsaima (parima hinna ja kvaliteedi suhe) pakkumuse väljaselgitamiseks hankelepingu esemega seotud ja reaalset konkurentsi tagavad pakkumuste hindamise kriteeriumid, mille suhtelised osakaalud pakkumuste hindamiseks määratakse hankedokumentides. 2.7. Turu-uuring – vajadusel hanke ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks teostatav analüüs, mille käigus konsulteeritakse asjaomases valdkonnas tegutsevate isikute ja 2  ettevõtjatega ning mille tulemusena selgitatakse välja, millised turul pakutavad tooted, teenused või lahendused täidavad TEHIKu vajadusi ning milliseid tooteid, teenuseid või lahendusi on tehnilise kirjelduse alusel võimalik pakkuda, samuti vajadusel potentsiaalsed pakkujad. Turu-uuringu tulemused fikseeritakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja säilitatakse dokumendihalduse süsteemis (edaspidi DHS) vastavalt asjaajamiskorrale, kui riigihanke eeldatav maksumus on võrdne või suurem kui 60 000 eurot. Hankedokumentides esitatakse teave turu-uuringu läbiviimise kohta ja kokkuvõtlikult sama teave, mis edastati turu-uuringus osalenud või muul moel riigihanke ettevalmistamisse kaasatud ettevõtjale ning saadi neilt seoses riigihanke ettevalmistamises osalemisega või selle tulemusel. 2.8. Infopäev – hanke avaldamise järel korraldatav ettekanne, mille eesmärgiks on konkurentsi suurendamine. Ettekandes antakse edasi hankelepingu eseme sisu ja hankes olulised nõuded viisil, mille raames esitatakse informatsiooni üksnes ebaolulistes elementides RHS § 45 lg 5 mõttes, st hanke alusdokumente ei muudeta infopäeval esitatava infoga. Infopäev protokollitakse ja võimalusel salvestatakse ning lisatakse riigihanke alusdokumentide juurde sarnaselt turu-uuringus saadud informatsiooniga. Juhul, kui infopäeval esitatakse küsimusi, mis puudutavad hanke alusdokumente, pakkumust ja taotlusi, siis korratakse küsimused üle kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis RHR-is ning hankija vastab neile samuti kirjalikult. 2.9. Hankelepingu eest vastutav isik – isik, kes vastutab tema vastutusvaldkonnas olevate riigihangete õigeaegse planeerimise ja läbiviimise eest, sealhulgas hankedokumentide koostamise ja nendes esitatud tingimuste sisulise põhjendatuse ja RHS-i regulatsioonile vastavuse ning turu-uuringu läbiviimise eest, hangitava objekti vajalikkuse ning lepingu nõuetekohase, seadusliku ja lepingus sätestatud mahtude piires täitmise eest (sh nii maksumus kui tähtaeg). Üldjuhul on selleks TEHIKu e- teenuste juhtimise, andmekorralduse ja andmeanalüüsi osakonna või infosüsteemide halduse osakonna projektijuht või talituse juhataja, kelle määrab vastava osakonna juhataja või direktor (ei avalikustata TEHIKu välisveebis). Hankelepingu eest vastutav isik võib ühtlasi olla valitsemisala asutuse esindaja. 2.10.Hankemenetluse eest vastutav isik – õigustalituse juhataja, jurist või hankespetsialist, kes vastutab hankedokumentide vastavuse eest RHSis sätestatud tingimustele ja riigihanke nõuetekohase läbiviimise eest. Hankemenetluse eest vastutava isiku määrab õigustalituse juhataja hankeplaanis (ei avalikustata TEHIKu välisveebis). 2.11. Hankekomisjon – hankelepingu eest vastutava isiku ettepanekul direktori käskkirjaga moodustatud töörühm hankedokumentide kinnitamiseks, hankemenetluses toimingute tegemiseks, laekunud pakkumuste hindamiseks või muudeks käskkirjas määratud ülesannete täitmiseks. Hankekomisjoni töö tulemuste fikseerimiseks, millele järgneb hankemenetluse otsus või minikonkursi tulemus, vormistatakse üldjuhul hankekomisjoni protokoll vastavalt asjaajamiskorrale. 2.12. Hankeleping – Hankeleping on hankija ja ettevõtja vahel sõlmitud rahaliste huvidega seotud leping, mille esemeks on asjad, teenused või ehitustööd. Hankelepinguks on kõik tellimused jm viisil koostatud soetused ka juhul, kui neid ei ole allkirjastatud hankelepingu vormil. 3. Riigihangete planeerimine 3.1. Sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest koondatakse kõik ühe kalendriaasta hankevajadused TEHIKu hankeplaani. Hankeplaani koostab õigustalituse juhataja osakondade või talituste juhatajatelt ja Sotsiaalministeeriumi valitsemisala 3  asutustelt koondatud sisendi põhjal TEHIKu kalendriaasta tööplaani koostamise käigus. Hankeplaani sisend esitatakse ja koondatakse TEHIKu Jiras. 3.2. Hankeplaanis peavad kajastuma kõik hankeplaani koostamise hetkeks teada olevad riigihanked, minikonkursid, sh riigihanke erandid ja keskse hankija poolt läbiviidavad hanked. 3.3. TEHIKu välisveebis avaldatakse hankeplaanis kajastatud riigihangete, mis nõuavad toiminguid riigihangete registris, kohta vähemalt alljärgnev teave: 3.3.1. lepingu objekt (nimetus); 3.3.2. riigihanke eeldatav maksumus; 3.3.3. riigihanke liik (asjad, teenused, ehitustööd) ja menetluse liik; 3.3.4. riigihanke läbiviimise planeeritav aeg (vähemalt kvartali täpsusega); 3.3.5. hankelepingu kestus; 3.3.6. TEHIKu osakond või talitus, kelle vastutusalasse lepingu objekt kuulub. 3.4. Hankeplaani koostamisel lähtutakse järgnevatest põhimõtetest: 3.4.1. samalaadsed või funktsionaalselt koostoimivad asjad, teenused või ehitustööd hangitakse ühe eelarveaasta jooksul võimalusel ühtse riigihankena, arvestades, et kaetud oleksid kõik TEHIKu vajadused; 3.4.2. riigihanget ei või jaotada osadeks hanke läbiviimiseks kehtestatud korra või nõuete eiramiseks; 3.4.3. asjade või teenuste ostmisel eeldatava maksumusega alates 60 000 eurot ning ehitustööde tellimisel alates 150 000 eurot, peab igakordselt kirjalikult põhjendama hanke osadeks jaotamata jätmist; 3.4.4. riigihanked tuleb läbi viia aegsasti; 3.4.5. osadeks jaotatud riigihanke eeldatava maksumuse arvutamisel võetakse arvesse kõikide osade summeeritud eeldatavad maksumused. 3.5. Hankeplaan kooskõlastatakse ja kinnitatakse vastavalt asjaajamiskorrale direktori käskkirjaga võimalusel kalendriaasta 31. märtsiks, kuid mitte enne TEHIKu eelarve ja tööplaani kinnitamist. 3.6. Tulenevalt TEHIKu tööplaani muudatustest võib vajadusel kinnitatud hankeplaanist ja planeeritud hangete korraldamisest kõrvale kalduda. Hankeplaani muudatused kinnitatakse ja avalikustatakse TEHIKu välisveebis kord kvartalis. 3.7. Hankeplaanis kajastamata, kuid vajaliku riigihanke hankeplaani lisamiseks esitab hankelepingu eest vastutav isik esimesel võimalusel Jiras õigustalitusele taotluse. 3.8. Hankeplaanis olevast riigihankest loobumiseks või hankeplaanis sisalduva riigihanke andmete muutmiseks (sh läbiviimise aja muutmiseks), esitab hankelepingu eest vastutav isik esimesel võimalusel teate Jiras, muutes vastava hanke andmeid. 4. Riigihangete läbiviimise üldpõhimõtted 4.1. Riigihange viiakse läbi RHSis, teistes asjaomastes õigusaktides ja käesolevas korras sätestatud tingimusi järgides. Välisvahenditest rahastatava riigihanke puhul arvestatakse lisaks finantseerimisasutuse kehtestatud erinõudeid. 4.2. Riigihanke läbiviimisel juhindutakse järgmistest põhimõtetest: 4.2.1. riigihanke korraldamisel tegutsetakse läbipaistvalt, kontrollitavalt ja proportsionaalselt; 4.2.2. kõiki isikuid, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis, koheldakse võrdselt ja jälgitakse, et kõik isikutele seatavad piirangud ja kriteeriumid oleksid 4  riigihanke eesmärgi suhtes proportsionaalsed, asjakohased ja põhjendatud; 4.2.3. tagatakse konkurentsi efektiivne ärakasutamine ja välditakse põhjendamatu eelise loomist kindlatele toodetele või pakkujatele; 4.2.4. välditakse konkurentsi kahjustavat huvide konflikti; 4.2.5. rakendatakse võimalusel keskkonnahoidliku, kestliku, ringse, innovaatilise ja sotsiaalse hankimise põhimõtteid; 4.2.6. rahalisi vahendeid kasutatakse säästlikult ja otstarbekalt, hankeleping sõlmitakse parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte alusel ning riigihange viiakse läbi mõistliku aja jooksul. 4.3. Riigihangete korraldamisel võetakse aluseks direktori käskkirjaga kinnitatud hankeplaan. 4.4. Riigihanked viiakse läbi elektrooniliste vahendite abil läbiviidava menetlusena. 4.5. Hankemenetluse ettevalmistamisel, läbiviimisel, lepingu sõlmimisel ja täitmisel ei või osaleda isikud, kes on või kes on olnud pakkuja või potentsiaalse pakkujaga sellistes suhetes, mis võivad tekitada põhjendatud kahtlusi nende isikute erapooletuses. 5. Väikeostude korraldamine ja lepingute sõlmimine 5.1. Väikeostu puhul on hankelepingu eest vastutav isik kohustatud jälgima, et väikeostuga on kaetud kõik TEHIKu vajadused ja kohustused, ühesuguste ostude kogumaksumus eelarveaasta jooksul ei ületa väikeostu piirmäära ja kõik ostuks vajalikud toimingud on seaduslikud ja otstarbekad. 5.2. Väikeostud, mille eeldatav maksumus on väiksem kui 10 000 eurot, korraldatakse järgides RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid selliselt, et hanke korraldamisel kaasneks võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu. 5.3. Punktis 5.2 nimetatud väikeostude puhul ei ole hinnapakkumuste küsimise, hinnakirjade võrdlemise või muul moel teostatud tegevuste osas menetluse tulemuste säilitamine kohustuslik. 5.4. Väikeostu läbiviimiseks, mille maksumus on võrdne või suurem kui 10 000 eurot, küsitakse potentsiaalsetelt pakkujatelt hinnapakkumusi, võrreldakse avalikke hinnakirju või korraldatakse pakkumuste võrdlemine muul viisil, säilitades menetluse tulemused vastavalt punktidele 5.5 - 5.8. 5.5. Tarkvara arendus-, hooldus-, juurutus- ja analüüsitööde hankimiseks korraldatava väikeostu läbiviimisel: 5.5.1. hankelepingu eest vastutav isik koostab tehnilise kirjelduse ja pakkumuskutse, milles paneb paika hindamiskriteeriumid ja vajadusel lepingu olulised tingimused (hankedokumendid) ning edastab need hankemenetluse eest vastutavale isikule TEHIKu Jiras vastava riigihanke juures kinnitamiseks, kui ei ole kokku lepitud teisiti; 5.5.2. hankemenetluse eest vastutav isik lisab punktis 5.5.1 nimetatud hankedokumendid kinnitamise järgselt DHSi projekti või teenuse toimikusse ja kooskõlastab need vastavalt asjaajamiskorrale; 5.5.3. hankemenetluse eest vastutav isik saadab pakkumuskutse DHSi vahendusel pärast kooskõlastamist võimalusel vähemalt kolmele potentsiaalsele pakkujale võrreldavate pakkumuste küsimiseks, lisades adressaatide koopiareale [email protected]; 5.5.4. hankemenetluse eest vastutav isik lisab laekunud pakkumused DHSi projekti või teenuse toimikusse; 5.5.5. hankemenetluse eest vastutav isik koostab sõlmitava lepingu juurde memo ja kooskõlastab need enne lepingu edukale pakkujale allkirjastamiseks edastamist 5  vastavalt asjaajamiskorrale. Memos fikseeritakse vähemalt: 5.5.5.1. pakkumuste hindamiskriteeriumid; 5.5.5.2. menetluse tulemused ja 5.5.5.3. põhjendus, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks või põhjendus võrdlevate pakkumuste puudumise kohta. 5.6. Kui punktis 5.5.3 nimetatud juhul ei saa pakkumusi küsida kolmelt, küsitakse pakkumused nii paljudelt potentsiaalsetelt pakkujatelt, kui võimalik. Pakkujate paljususe korral võib kaasata enam potentsiaalseid pakkujaid piisava konkurentsi tagamiseks ja asutuse rahaliste vahendite efektiivseks kasutamiseks. 5.7. Asjade või punktis 5.5 hõlmamata teenuste hankimiseks korraldatava väikeostu läbiviimisel hankelepingu eest vastutav isik: 5.7.1. edastab väikeostu läbiviimiseks tehnilise kirjelduse, pakkumuste hindamiskriteeriumid ja vajadusel lepingu olulised tingimused (hankedokumendid) hankemenetluse eest vastutavale isikule TEHIKu Jiras vastava riigihanke juures kinnitamiseks, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 5.7.2. toob punktis 5.7.1 kirjeldatud sisendi edastamisel võimalusel välja vähemalt kolm potentsiaalset pakkujat, kellelt hinnapakkumus küsitakse või kelle hinnakirju võrreldakse, juhindudes korra punktist 5.6. 5.8. Hankemenetluse eest vastutav isik korraldab väikeostu alusdokumentide kooskõlastamise DHSis vastavalt asjaajamiskorrale, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Kui väikeostu läbiviimise eest vastutab talituse või osakonna juhataja, ei ole kooskõlastamine vahetu juhiga vajalik. 5.9. Hankemenetluse eest vastutav isik korraldab pakkumuste küsimise või hinnakirjade võrdlemise ja lisab laekunud pakkumused/hinnavõrdluse tulemuse DHSi projekti või teenuse toimikusse, koostab memo ja kooskõlastab nimetatu enne lepingu edukale pakkujale allkirjastamiseks edastamist või tellimuse tegemist vastavalt asjaajamiskorrale. Memos fikseeritakse vähemalt: 5.9.1. pakkumuste hindamiskriteeriumid; 5.9.2. menetluse tulemused ja 5.9.3. põhjendus, miks tehakse ettepanek konkreetse pakkujaga lepingu sõlmimiseks või põhjendus võrdlevate pakkumuste puudumise kohta. 5.10.Hankemenetluse eest vastutav isik kooskõlastab memo vastavalt asjaajamiskorrale, teavitab pakkujaid menetluse tulemustest ja korraldab seejärel väikeostu sooritamise või vajadusel lepingu sõlmimise. 5.11. Kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis tuleb sõlmida leping: 5.11.1. mille maksumus on võrdne või suurem kui 20 000 eurot; 5.11.2. mis on seotud autoriõigustega; 5.11.3. mis sõlmitakse füüsiliste isikutega; 5.11.4. mis on seotud välisrahastusega; 5.11.5. milles lepitakse kokku konfidentsiaalsuskohustuses (sh andmekaitsealased tingimused) või õiguskaitsevahendite kasutamises. 5.12. Kui menetluse tulemusena on asi või teenus tellitud arve alusel, tuleb tellimuse esitanu märkida arvel kontaktisikuna. 5.13. Hankelepingu eest vastutav isik kontrollib lepingu täitmist, sh allkirjastab akti ning väljastab lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid. Kui lepingu täitmisel ilmnevad lepingu nõuetekohast täitmist mõjutavad asjaolud, teavitab ta sellest viivitamata õigustalituse juhatajat või juristi, et vajadusel kavandada lepingu muutmine 6  või õiguskaitsevahendite kohaldamine. 5.14. Väikeostu võib korraldada eeltoodust kõrvale kaldudes, kui tegemist on ettenägematust vajadusest tekkinud soetusvajadusega, mille puhul ei ole võimalik võrdlevaid pakkumusi küsida või kui tellimuse või lepingu saab sõlmida tehnilistel või ainuõiguste, sealhulgas intellektuaalomandi õiguste kaitsega seotud põhjustel ainult ühe pakkujaga ja konkurentsi puudumine ei tulene tehnilises kirjelduses esitatud tingimuste kunstlikust kitsendamisest. 6. Hangete korraldamine, lepingute sõlmimine ja täitmine 6.1. Õigustalitus korraldab kõik TEHIKu hankeplaanis kajastatud ja täiendavalt korraldada otsustatud hanked riigihangete registri vahendusel. 6.2. Hankelepingu eest vastutav isik esitab hankeplaani kohaselt hankemenetluse eest vastutavale isikule hankedokumendid hiljemalt hankeplaanis määratud tähtajaks TEHIKu Jira vahendusel, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Hankelepingu eest vastutav isik vastutab hankedokumentides sisalduva informatsiooni õigsuse eest, sh rahaliste vahendite olemasolu eest ja teeb hanke korraldamise nimel hankemenetluse eest vastutava isikuga igakülgset koostööd. 6.3. Enne hanke riigihangete registris väljakuulutamist kooskõlastatakse hankedokumendid vastavalt asjaajamiskorrale. Kooskõlastamine toimub võimalusel riigihangete registris. Kui hankedokumendid on kooskõlastatud muus vormis, peab sellekohase info säilitama TEHIKu DHSis projekti või teenuse kaustas. 6.4. Kui TEHIK viib läbi hankemenetluse valitsemisala asutuse eritellimusel, kooskõlastatakse hankedokumendid ja vajadusel muud hankemenetluse toimingud vastava asutuse hankekorrast lähtuvalt. 6.5. Teabevahetuse hankel osalemisest huvitatud ettevõtjate, taotlejate ja pakkujatega tagab hanke läbiviimise ajal hankemenetluse eest vastutav isik. TEHIKu töötajatel on keelatud nimetatud isikute või muude kolmandate isikutega hankemenetluse vältel suhtlemine ja hankemenetluse kohta informatsiooni avaldamine, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 6.6. Menetluse tulemuste kohta vormistab hankemenetluse eest vastutav isik otsuse või protokolli hankelepingu eest vastutavalt isikult või hankekomisjonilt saadud sisendi põhjal, mis kooskõlastatakse enne allkirjastamist vastavalt asjaajamiskorrale. 6.7. Hankemenetluse tulemusena edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmib hankelepingu TEHIKu direktor või teda asendav töötaja, kui ei ole kokku lepitud teisiti. 6.8. Leping sõlmitakse kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vastavalt punktile 5.10. 6.9. Hanke korraldamisel hankemenetluse eest vastutav isik: 6.9.1. nõustab hanke ja hankedokumentide ettevalmistamisel; 6.9.2. kontrollib hankedokumentide vastavust riigihangete seadusele; 6.9.3. sisestab hanketingimused ja -dokumendid riigihangete registrisse ning viib hankemenetluse või minikonkursi riigihangete registris läbi (sh korraldab hankemenetluse algatamise, teabevahetuse, aruandluse jmt); 6.9.4. vormistab hankelepingu eest vastutava isiku või hankekomisjoni poolt esitatud sisendi alusel hankemenetluse käigus tehtud otsused või minikonkursi tulemuse protokollid, kooskõlastab need ja esitab otsused direktorile allkirjastamiseks vastavalt asjaajamiskorrale; 6.9.5. teavitab taotlejaid või pakkujaid hankemenetluse tulemustest; 7  6.9.6. korraldab lepingu kooskõlastamise, väljasaatmise teisele lepingu poolele ja sõlmimise vastavalt asjaajamiskorrale, kui ei ole kokku lepitud teisiti; 6.9.7. korraldab aruandluse lepingu sõlmimise ja täitmise kohta riigihangete registris. 6.10. Hanke korraldamisel hankelepingu eest vastutav isik: 6.10.1. teeb vajadusel direktorile ettepaneku hankekomisjoni moodustamiseks, komisjoniliikmete ülesannete määratlemiseks ja korraldab komisjoni töö; 6.10.2. koostab hankedokumendid ja edastab need hankeplaanis määratud hankemenetluse eest vastutavale isikule vastava hanke juures TEHIKu Jira vahendusel üle vaatamiseks, arvestades, et hankemenetluse eest vastutaval isikul oleks hankedokumentide osas tagasiside andmiseks minimaalselt aega üks töönädal; 6.10.3. korraldab vajadusel hanke turu-uuringu, infopäeva, läbirääkimised, dialoogi ja tagab nende protokollimise; 6.10.4. annab sisendi hanke eseme kohta esitatud küsimustele vastamiseks; 6.10.5. kontrollib pakkumuste sisulist vastavust hanke tingimustele ja annab hankemenetluse eest vastutavale isikule põhjendatud sisendi otsuste või minikonkursi tulemuse protokollide vormistamiseks; 6.10.6. kontrollib lepingu täitmist, räägib vajadusel TEHIKu õigustalituse juhataja või juristiga läbi lepingu muutmise kavatsuse ja teeb ettepaneku õiguskaitsevahendite kohaldamiseks; 6.10.7. väljastab lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid; 6.10.8. esitab raamlepingute kohta iga 12 kuu möödumisel raamlepingu sõlmimisest hankemenetluse eest vastutavale isikule teabe raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute sõlmimise aja ja maksumuse kohta eelneva 12 kuu vältel; 6.10.9. esitab lepingu lõppemisel hankemenetluse eest vastutavale isikule teabe lepingu lõppemise kohta (lõppemise aeg, tegelik maksumus ja lepingu rikkumised). 6.10.10. lepingu täitmise kohta vormistatakse vastavalt lepingule ja asjaajamiskorrale akt, milles kajastatakse vähemalt üleantavad tööd või asjad, nende täpne üleandmise aeg ja vastavus lepingule ning seda menetletakse vastavalt asjaajamiskorrale. 7. Huvide konflikti vältimine, korruptsioonivastased meetmed ja teavitamiskohustus 7.1. Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad muuhulgas hankelepingu eest vastutavale isikule, hankemenetluse eest vastutavale isikule, hankekomisjoni liikmele ja TEHIKu direktorile. 7.2. Riigihangetega tegelevad TEHIKu töötajad esitavad kord kalendriaastas allkirjastatud kinnituse huvide konflikti puudumise kohta (lisa 2), mille kehtivusaeg on üks aasta. 7.3. Hankekomisjoni liikmed, kes ei ole TEHIKu töötajad, esitavad vastava vormikohase kinnituse hankekomisjoni moodustamisel. Kinnituses tuuakse välja selle kehtivusaeg. 7.4. Hankemenetlusest ja selle ettevalmistamisest ei või osa võtta isik, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või kelle puhul esineb kahtlus tema erapooletuses. Vastav isik peab viivitamatult sellise asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse riigihankega seoses edaspidisest tegevusest (ennast taandama) ja teavitama taandamisest enda otsest juhti, kes määrab ülesannete täitmiseks teise töötaja (lisa 3) ning hankemenetluse eest vastutavat isikut riigihangete registris toimingute tegemiseks. 8 8. Esindamine vaidlustuskomisjonis ja kohtus 8.1. Riigihangete seaduse kohase vaidlustuse esitamisel esindab TEHIKut, kui riigihanke korraldajat ja asutust riigihangete vaidlustuskomisjonis ning kohtus õigustalituse juhataja või jurist. 8.2. Vajadusel kaasatakse vaidlustus- või kohtumenetlusse hankelepingu eest vastutav isik või hankekomisjoni olemasolul selle liige. 8.3. Otsuse vaidlemise otstarbekuse ja edasiste tegevuste osas teeb õigustalitus koostöös hankelepingu eest vastutava isiku ning tema vahetu juhiga. 9. Lisad: 9.1. Lähteülesande vorm; 9.2. Kinnitus huvide konflikti puudumise kohta; 9.3. Taandamisavaldus. 9