Käskkiri

KÄSKKIRI 16.07.2020 nr 1-2/20/0606 Maanteeameti Kuressaare, Kärdla ja Jõhvi arhiivide ohuplaanide kinnitamine Arhiivieeskirja §30 lõike 3 ning majandus- ja taristuministri 16.10.2018 määrusega nr 55 kinnitatud „Maanteeameti põhimääruse“ §12 punkti 2 alusel: 1. Kinnitan asjaajamistalituse valduses olevatele dokumentidele ja arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ning nende kahjustamise või hävimise ärahoidmiseks ja kahjude kõrvaldamiseks: 1.1. Maanteeameti Kuressaare esinduse arhiivi ohuplaani koos skeemiga (lisa 1); 1.2. Maanteeameti Kärdla esinduse arhiivi ohuplaani koos skeemiga (lisa 2); 1.3. Maanteeameti Jõhvi teenindusbüroo arhiivi ohuplaani koos skeemiga (lisa 3); 2. Asjaajamistalituse valduses olevate arhiivihoidlate nõuetekohaste tingimuste (sisustus- ja keskkonnatingimused), arhiivipüsivate materjalide, vormingute, tehnoloogiate kasutamise, arhivaalide kaitse, optimaalsete säilituslahenduste, arhivaalide kasutamise ja vajadusel konserveerimise korraldamise eest vastutab asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas. 3. Asjaajamis- ja haldustalituse töötajatel tagada Kuressaare, Kärdla ja Jõhvi esinduste arhiivide ohuplaanide täitmine, mis on kehtestatud Maanteeameti dokumentidele ja arhivaalidele mistahes ohu ennetamiseks lisaks tuleohutuse korraldamise korrale, tulekahju korral tegutsemise plaanidele. 4. Tunnistan kehtetuks Maanteeameti peadirektori 27.11.2015 käskkirja nr 294 „Jõhvi, Haapsalu, Kuressaare ja Kärdla teenindusbüroode ja Võru esinduse arhiivihoidlate ohuplaanide kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Priit Sauk peadirektor  MAANTEEAMETI KURESSAARE ESINDUSE ARHIIVI OHUPLAAN Aadress Ohuplaani asukohad Koostaja Arhiivi eest Koostamise vastutaja aeg Marienthali 27,  asjaajamistalituse juhataja Peaspet- Asjaajamis- 06.07.2020 Kuressaare; kabinet 273 aadressil sialist talituse Telefon 611 Teelise 4, Tallinn; Maiju juhataja 9300  haldustalituse peaspetsia- Tiitus Riina Õunas [email protected] listi kabinet 126, Suur- www.mnt.ee Posti 20, Pärnu;  I korrusel klienditeeninduses ja II korrusel kabinetis 202 Marienthali 27, Kuressaare 1 Sisukord 1. MAANTEEAMETI KURESSAARE ESINDUSE HOONE ÜLDISELOOMUSTUS ................. 3 2. KURESSAARE ESINDUSE ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS ...... 4 3. ENNETUSMEETMED ................................................................................................................. 5 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS*.......................................................... 5 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS ...................................................................................... 5 5.1. Tuleõnnetus ........................................................................................................................... 5 5.2. Veeõnnetus ............................................................................................................................ 6 5.3. Biokahjustused....................................................................................................................... 7 5.4. Muud juhud............................................................................................................................ 8 6. TEAVITAMISE KORRALDUS ................................................................................................... 8 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED ................................................... 9 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID ............................................ 9 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD ........................................................................................... 9 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD ................................................................................. 10 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED .................................................................... 10 12. PRIORITEETSETE DOKUMENTIDE ASUKOHAD ARHIIVIHOIDLAS 2 ...................... 10 Lisa; Kuressaare esinduse arhiivi evakuatsiooniskeem. 2 1. MAANTEEAMETI KURESSAARE ESINDUSE HOONE ÜLDISELOOMUSTUS Hoone, milles asub Kuressaare esindus, omanik on Saaremaa Vallavalitsus. Hoone on 3-korruseline, mille pindala on 2380 m2, millest keldrikorruse pindala on 765m2, I korruse pindala on 771 m2, II korruse pindala on 422 m2 ning III korruse pindala on 420 m2. Hoone kandekonstruktsioonid on silikaattellised ja raudbetoon. Tulepüsivuse seisukohalt kuulub hoone esimesse tulepüsivusklassi (TP 1), mis tähendab, et hoone kandekonstruktsioonid säilitavad tules oma kandevõime ja terviklikkuse 60 minuti jooksul. Hoone hinnanguline põlemiskoormus on kuni 300MJ/m2. Hoone on jagatud eraldi tuletõkkesektsioonideks korruste ja ruumide kasutusotstarbe põhiselt. Eraldi tuletõkkesektsioonid on evakuatsioonitrepikojad ning tehnilised ruumid. Kandekonstruktsioonide tulepüsivusaeg on 60 minutit. Avatäidete (uksed) tulepüsivusaeg on 30 minutit. Hoone jagamine tuletõkketsoonideks takistab tulekahju korral tule ja suitsu levimist ühest tuletõkketsoonist teise. Tuletõkketsoonist ei pääse kuumad põlemisgaasid läbi seinte ja lagede, kui ruumide vahelised tuletõkkeuksed on suletud. Tuletõkkesektsioonide vahelised uksed on varustatud mehhaaniliste sulgurseadmetega, mis peavad tagama selle, et uksed oleksid tavaolukorras suletud asendis. Keldrikorruse evakuatsioon on lahendatud kahe evakuatsioonitrepikoja põhiselt, millest ühe kaudu pääseb fuajeesse ja sealt hoonest välja maja ette. Teine evakuatsioonipääs on läbi kontoriruumide otse hoonest välja. I korruse liiklusregistriruumide evakuatsioon on lahendatud kahe evakuatsioonipääsu põhiselt, millest ühe kaudu pääseb fuajeesse ja sealt hoonest välja maja ette. Teine evakuatsioonipääs on läbi kontoriruumide otse hoonest välja. II ja III korruse evakuatsioon on lahendatud kahe evakuatsioonitrepikoja põhiselt, mille kaudu pääseb hoone I korruse tasapinnale ja sealt hoonest välja. Evakuatsioonipääsu valikul tuleb lähtuda lähima ja ohutuma evakuatsioonipääsu põhimõttest. Evakuatsioonipääsud on tähistatud vastava valgustusega ja avatavad ilma võtmeta. Hoone I korrusel asub ameti liiklusregistri klienditeenindus, kus on 4 alalist töökohta ja II korrusel esinduse tööruumid, kus on 8 alalist töökohta. Saaremaa Vallavalitsuse 3-korruselises hoones võib viibida üheaegselt 60 inimest, millele lisanduvad külastajad. Tavapärane tööaeg hoones on E-R kella 7.30-18.00-ni. Töövälisel ajal on hoone suletud, hoone valve on tagatud turvateenistuse elektroonilise valvega. Töövälisel ajal hoones inimesi ei viibi. Turvafirma juhtimiskeskusesse on ühendatud hoone valvesignalisatsiooni- ning tulekahjusignalisatsioonihäired. Hoonesse on paigaldatud automaatne tulekahjusignalisatsioonisüsteem, mis koosneb keskseadmest, tulekahjuanduritest, tulekahjunupust ja alarmseadmest. Hoones on hajutatult voolikusüsteemikapid, mis on mõeldud tulekahju kustutamiseks selle algfaasis. Tuletõrje voolikusüsteemi kapis on omavahel ühendatud voolik, joatoru ja veekraan. Süsteemi kasutamiseks on voolikukapi ukse siseküljele kleebitud kasutusjuhend. Voolikute kappide esist ala ei tohi kasutada ladustamiseks – alati peab olema tagatud vaba 3 ligipääs kapi sisule. Voolikusüsteemi tuleb kasutada õnnetuse korral vastavalt juhendile. Igal hoone korrusel on suitsuandurid, 6 kg laenguga pulberkustutid. Koos kogu objekti valvestamisega lülitatakse sisse valvesignalisatsioon ka arhiiviruumides, mis reageerib tuleõnnetuse korral, häire läheb turvafirma valvekeskusesse, kes teavitab toimunud häirest kohe Maanteeameti kontaktisikut. 2. KURESSAARE ESINDUSE ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS Kuressaare liiklusregistri arhiivihoidla (hoidla 1) asub hoone I korrusel. Arhiivihoidla pindala on 6,5 m2 Hoidlal on üks sissepääs, sissepääsu uks ei ole tulekindel. Ruumil on kivist seinad, valgustatakse päevavalgustuslampidega. Ruumi ei läbi keskkütte- ega veetorud. Ruumis on ventilatsioon. Hoidlas on metallriiulid. Dokumente säilitatakse karpides ja registraatorites. Hoidlas säilitatakse lühiajalise säilitustähtajaga dokumente. Hoidlas on pulberkustuti, automaatne tulekahjusignalisatsioon. Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumentide arhiivihoidla (hoidla 2) pindalaga 26,6 m2 asub hoone II korrusel. Hoidlal on üks sissepääs, sissepääsuuks on tulekindel, lukustatav, avaneb väljapoole. Ruumis on 2 akent. Ruumil on kivist, krohvitud seinad, valgustatakse päevavalguslampidega. Ruumi läbib keskküttetorustik. Ruumi ei läbi ventilatsiooni- ega veetorud. Hoidlas on puidust riiulid. Dokumente säilitatakse karpides ja registraatorites. Hoidlas säilitatakse arhiiviväärtusega, pikaajalise ja lühiajalise säilitustähtajaga dokumente. Hoidlas on pulberkustuti, automaatne tulekahjusignalisatsioon ja ruum on töövälisel ajal valve all. Tuletõrje- ja päästevahendid Pulberkustutid, automaatne tulekahjusignalisatsioon. Arhiivihoidla töötajate arv – põhikohaga töötaja puudub Lahtioleku aeg – E-R 8.00– 16.45 Külastajate arv – 1-2 inimest nädalas, dokumentide laenutamine ja kasutamine fikseeritakse Väljapääsude arv – 1 Turvasüsteemid Valvesignalisatsioon. Hoidla 1 võtmed asuvad I korrusel kabinetis 103 (arhiivi vastas üle koridori), hoidla 2 varuvõtmed asuvad II korrusel kabinetis 202 Arhiivihoidla tegevusala Ameti dokumentide kogumine, säilitamine ja juurdepääsu tagamine; töötajate ja klientide teenindamine. 4 3. ENNETUSMEETMED Organisatsioonilised meetmed – esmane tuleohutusalane juhendamine, tuleohutuse nõuete täitmine, päästevahendite kasutamise koolitamine, evakuatsiooniteedega tutvumine. Teema Aeg Vastutajad Tulekustutusvahendite Kord 5 aasta jooksul Korraldamise tagab kasutamise koolitus haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe Ohuplaani tutvustamine Uue töötaja tööle asumisel, Asjaajamistalituse juhataja uutele töötajatele ja evakueerimise eest vastutavate Riina Õunas; kontaktisik evakueerimise isikute ja arhiiviohuplaani Kuressaares finants- ja korraldajatele muutmisel haldusosakonna ärikontroller Rita Riim 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* Teema Vastutaja Mobiiltelefon Dokumentide evakueerimise korraldamine, Asjaajamistalituse juhataja 5662 7930 kahjude kindlakstegemine, taastustööd Riina Õunas Transpordi, taastamistööde ja materjalide Haldustalituse 522 5464 tellimise jm korraldus peaspetsialist Andres Lehe Hädaolukorra hindamine, teavitamine, Kontaktisik Kuressaares 503 3754 päästeteenistuse informeerimine, lääne teehoiuosakonna evakueerimise korraldamine, taastustööde ehituse projektijuht planeerimine Toomas Magus *Isikute andmed kättesaadavad ainult kriisiolukorras 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS 5.1. Tuleõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  Häirekeskus automaatselt ATS-i kaudu Tulekahju  viivitamatult teatada haldus- ja asjaajamistalituse avastanud juhatajale, nimetada tulekahju tekkimise koht isik Marienthali 27, Kuressaare ja mis põleb, ning oma perekonnanimi ja teate edasiandmiseks kasutatud telefoni number  viivitamatult teatada hoone omaniku Saaremaa Vallavalisuse majandus- ja haldusosakonna juhataja Enno Reis tel 452 5113  teavitada ohtu sattunud personali ja külastajaid 2. Tulekahju  säilitada rahu Tulekahju kustutamine  lülitada kilbist välja elekter, sulgeda tule leviku avastanud töötajate tõkestamiseks uksed ja aknad (ventilatsioon lülitub isik; poolt kuni välja automaatselt) esinduse pääste-  asuda tulekolde kustutamisele esmaste töötajad teenistuse tulekustutusvahenditega (kustutid, tulekustutustekk, vesi jms.) 5  saabumiseni NB! Ära kasuta vett arvuti, elektriseadmete ja -juhtmete põlengu kustutamiseks! 3. Päästemees- Päästemeeskonna saabumisel teatada: Tulekahju konna  tulekahju tekkekoht ja ulatus avastanud teavitamine  võimalikust ohust hoones olevatele isikutele isik või  muudest tulekahjuga kaasneda võivatest ohtudest esinduse  elektrikilpide asukohad töötaja  lähim tee tulekolde juurde 4. Inimeste  säilitada rahu Kõik evakueeri-  sulgeda arvutid ja tõmmata pistikud kohalolijad mine elektrikontaktidest välja hoonest  võtta kaasa hädavajalikud isiklikud asjad  sulgeda aknad  sulgeda uks ja lahkuda evakuatsiooniteed mööda majast  veenduda, et kõik inimesed on ruumidest lahkunud  puudujatest informeerida evakuatsiooni- koordinaatorit või päästetöötajaid  vajadusel anda kannatanutele esmaabi 5. Dokumenti- Sõltuvalt tulekahju koldest viiakse ruumist Esinduse ja de esmajärjekorras välja arhiiviväärtusega, alatise ja asjaajamis- evakueeri- pikaajalise säilitusväärtusega dokumendid ja seejärel talituse mine vähem väärtuslikud dokumendid. Dokumentide töötajad, markeerimine ja loendamine toimub olenevalt vajadusel olukorrast kas õnnetuskohal või selleks võimaldatud kaasatakse muudes ruumides töödele lisajõud 6. Dokumenti- Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti või Esinduse, de renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse haldus-ja transporti- dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist asjaajamis- mine sihtkohas juhendab üks asjaajamistalituse töötaja. talituse töötajad 7. Dokumenti- Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- de kavandatule talituse ja taastamine esinduse töötajad 5.2. Veeõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  säilitada rahu, helistada Kuressaare Veevärk Õnnetuse AS 24h rikked 524 0868 või Kuressaare avastaja Soojus AS 505 6830 Mati Jams  määrata õnnetuse põhjus ja piirkond  hinnata riske, teatada kommunikatsioone haldavale isikule, kas tegemist on vee-, kütte või kanalisatsioonisüsteemi rikkega  elektriseadmetele vee valgumise korral õnnetuspiirkonnas elekter välja lülitada 6   lahkuda õnnetuspiirkonnast kui ilmneb elektrilöögi saamise oht 2. Veevoolu  sulgeda vesi Kommunikat- peatamine  kui vesi valgub välisustest, tõkestada vee sioone haldav valgumine hoidlatesse isik 3. Dokumentid  veevoolu jätkumisel katta riiulid (dokumendid) Esinduse e kaitsmine kilega töötajad;  veejoa alla asetada anum kommunikat-  ohustatud dokumendid paigutada turvalisemasse sioone haldav kohta (teisele riiulile, koridori, teise hoidlasse isik; vajadusel vm) kaasatakse  mitte tõkestada evakuatsiooniteed evakueerimis-  õnnetuspiirkonnas lülitada küte välja töödele  tekitada täiendav ventilatsioon lisajõud  paigaldada puhurid ja /või niiskusekogujad 4. Dokumentid Dokumentide markeerimine ja loendamine toimub Esinduse ja e olenevalt olukorrast kas õnnetuskohal, teistes asjaajamis- sorteerimine hoidlates või muudes selleks võimaldatud ruumides. talituse , töötajad, vaja- märgistamin dusel kaasa- e ja takse evaku- evakueerimi eerimistöödele ne lisajõud 5. Dokumentid Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti või Esinduse, e renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse haldus-ja transportimi dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist asjaajamistalit ne sihtkohas juhendab üks asjaajamistalituse use töötajad töötajatest. 6. Dokumentid Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- e taastamine kavandatule talituse ja esinduse töötajad 5.3. Biokahjustused Biokahjustused on hallitus, putukad ja näriliste tegevuse tagajärjed. Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  teavitada asjaajamis- ja haldustalituse juhatajat Õnnetuse ja  määrata kahjustuse tekitaja ja piirkond avastaja, tegutsemine  viia kahjustamata dokumendid ohutusse kohta asjaajamis-  putukate ja näriliste tekitatud kahjustuse korral talituse kutsuda nende tõrjega tegelev firma juhataja  hallituskahjustuse korral konsulteerida konserveerimisega tegeleva asutusega ja toimida nende antud juhiste järgi 2. Dokumentid Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- e taastamine kavandatule talituse ja 7  esinduse töötajad 5.4. Muud juhud Väilise agressiivse toimingu (pommiähvardus), varingu jms puhul teavitada häirekeskust 112. 6. TEAVITAMISE KORRALDUS Võimalik Teavitamine Telefon hädaolu- kord 1. Tulekahju Häirekeskus 112 Kontaktisik Kuressaares – Toomas Magus 503 3754 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 2. Veeavarii Kontaktisik Kuressaares – Toomas Magus 503 3754 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 3. Elektri- Elektririkked 1343 katkestus Kontaktisik Kuressaares – Toomas Magus 503 3754 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 4. Väline Häirekeskus 112 agressiivne Kontaktisik Kuressaares – Toomas Magus 503 3754 toiming Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 5. Varing Häirekeskus 112 Kontaktisik Kuressaares – Toomas Magus 503 3754 Haldustalituse juhataja Rein Einer 511 3946 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 6. Infotehno- IT abi 609 9008 loogia [email protected] avarii 8 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED Arhiivi Elekter Vesi Tsentraal- Kanalisat- Ventilat- Võtmed hoidlad küte sioon sioon Marienthali El. kilp – Maja- Sõlm on _ _ I korrusel tee 27, peakaitse asub kraan on keldris Saaremaa Kuressaare keldris, keldris vallavalitsuse lisakilbid igal infosekretäri korrusel juures 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID Asutus Kontakt Telefon Valvesignalisatsioo G4S Eesti AS* Marge Saaliste 5560 7500 n ja automaatne tuletõrjesignalisatsi oonisüsteem Elekter ja elektriga Saaremaa Vallavalitsus Majandus- ja 452 5113 seonduv haldusosakonna juhataja kt Enno Reis Küte Saaremaa Vallavalitsus Majandus- ja 452 5113 haldusosakonna juhataja kt Enno Reis Vesi ja Saaremaa Vallavalitsus Majandus- ja 452 5113 kanalisatsioon haldusosakonna juhataja kt Enno Reis Kliimaseadmed Caverion Eesti AS Ain Viljasto 5050911 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD Varustus Arhiiv 1 Kogus Arhiiv 2 Kogus Tulekustuti üks koridoris, teine 2 koridoris 1 arhiiviruumis Esmaabivahendid teenindussaalis 1 II korruse koridori 1 kapis Ämber/käsn koristaja ruum 1/1 koristaja ruumis keldris 2 keldris Ventilaator puhkeruum 1 serveris 2 Kile riiulite 6 m 6m hoidlas 6m katmiseks Kilekotid I korrusel kabinetis 1 rull II korruse koridori kapis 1 rull 103 Paberrätid I korrusel kabinetis 1 rull II korruse koridori kapis 1 rull 103 9  Sidumisnöör I korrusel kabinetis 1 rull hoidlas 1 rull 103 Teip I korrusel kabinetis 1 rull hoidlas 1 rull 103 Kummikindad I korrusel kabinetis 1 paar hoidlas 2 paari 103 Taskulamp I korrusel kabinetis 1 II korruse koridori kapis 1 103 Pikendusjuhe I korrusel kabinetis 1 II korruse koridori kapis 1 103 Käärid I korrusel kabinetis 1 hoidlas 1 103 Märkmepaber I korrusel kabinetis 1 pakk hoidlas 2 pakki 103 Pliiats, markerid I korrusel kabinetis 2 hoidlas 3 jne 103 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD Taastamistöid juhendab asjaajamistalituse juhataja. Dokumendid sorteeritakse kahjustusastme järgi, tähistatakse vastavalt nende kahjustuste astmele ja iseloomule. Asjaajamistalituse töötajad dokumenteerivad kahjustuse ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi. 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED Lisavarustus Tamrex Ohutuse OÜ 654 9900 Konserveerimine Eesti Rahvusraamatukogu, 630 7611 Konserveerimis- ja digiteerimiskeskus Kanut, 644 6915 Mandragora OÜ 527 4193 Hoiustamine Ameti piirkondlikud esindused ja liiklusregistri bürood Transport Ameti või renditav transport Abijõud Ameti keskuse, piirkondlike esinduste ja liiklusregistri büroode töötajad Näriliste tõrje Vastavat teenust pakkuv firma Putukate tõrje Vastavat teenust pakkuv firma 12. PRIORITEETSETE DOKUMENTIDE ASUKOHAD ARHIIVIHOIDLAS 2 Ameti lääne regiooni Kuressaare teenindusbüroo valduses olevad arhivaalid, alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga järgmised dokumendid: Saaremaa Teedevalitsuse nimistu 1 1945-1995 Saaremaa Teedevalitsuse nimistu 1-k 1944-1995 Saaremaa Teedevalitsuse nimistu 1-T 1948-1995 10 Saaremaa Teedevalitsuse alatise ja pikaajalise 1995-2002 säilitustähtajaga dokumendid Saarte Teedevalitsuse alatise ja pikaajalise 2002-31.12.2008 säilitustähtajaga dokumendid Lääne Teedekeskuse Kuressaare esinduse 01.01.2009-31.06.2009 alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid (teede projektid) Lääne Regionaalse Maanteeameti Kuressaare 01.07.2009-31.12.2010 esinduse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid(teede projektid) Maanteeameti lääne regiooni Kuressaare alates 01.01.2011 alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid (teede projektid) 11  MAANTEEAMETI KÄRDLA ESINDUSE ARHIIVI OHUPLAAN Aadress Ohuplaani asukohad Koostaja Arhiivi eest Koostamise vastutaja aeg Posti tn 4,  asjaajamistalituse juhataja Peaspetsia- Asjaajamis- 06.07.2020 Kärdla; kabinet 273 aadressil list Maiju talituse Telefon 611 Teelise 4, Tallinn; Tiitus juhataja 9300  haldustalituse Riina Õunas [email protected] peaspetsialisti kabinet www.mnt.ee 126, Suur-Posti 20, Pärnu  klienditeenindus Posti tn 4, Kärdla 1 Sisukord 1. KÄRDLA ESINDUSE HOONETE ÜLDISELOOMUSTUS .......................................... 3 2. KÄRDLA ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS ....................... 4 3. ENNETUSMEETMED .................................................................................................... 4 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* ............................................ 5 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS ......................................................................... 5 5.1. Tuleõnnetus ............................................................................................................... 5 5.2. Veeõnnetus ................................................................................................................ 6 5.3. Biokahjustus .............................................................................................................. 7 5.4. Muud juhud ............................................................................................................... 7 6. TEAVITAMISE KORRALDUS ...................................................................................... 7 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED ...................................... 8 8. HOONETE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID .......................... 8 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD .............................................................................. 8 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD ...................................................................... 9 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED ......................................................... 9 12. PRIORITEETSED DOKUMENDID ARHIIVIHOIDLAS: ......................................... 9 Lisa: Kärdla arhiivi evakuatsiooniskeem. 2 1. KÄRDLA ESINDUSE HOONETE ÜLDISELOOMUSTUS Territooriumil on kolm hoonet. Kärdla büroohoonel on 2 korrust, millest I korruse pindala on 99,9m2 ja II korruse pindala on 73m2. Hoones on bürooruumid, klienditeeninduse saal ja serveriruum. Hoone I korruse evakuatsioon on ette nähtud 2 evakuatsioonipääsu kaudu otse hoonest välja. Hoone evakuatsiooniteed ja –pääsud on osaliselt tähistatud turvavalgustussüsteemiga. Teine hoone, kus asub arhiiviruum, on 2-korruseline, millest I korruse pindala on 104,1m2 ja II korruse pindala on 61,7m2. Hoones asuvad veel õppeklass ja puhkeruum. Hoone I korruse evakuatsioon on mõlemast hooneosast (õppeklassi poolne osa ja puhkeruumi poolne osa) ettenähtud ühe evakuatsioonipääsu kaudu otse hoonest välja. II korruse evakuatsioon toimub ühe evakuatsioonitrepikoja kaudu hoone I korruse tasapinnale ja sealt lähima evakuatsioonipääsu kaudu hoonest välja. II korruselt saab evakueerumiseks kasutada ka hädaväljapääsu, milleks on hooneväline redel, mille kaudu pääseb hoonest välja maapinnale. Hoone evakuatsiooniteed ja –pääsud on tähistatud turvavalgustussüsteemiga. Kolmas hoone on I korruseline, mille pindala on 130m2 ja seda kasutatakse inventari hoiustamiseks. Igast ruumist on 2 evakuatsioonipääsu. Tulepüsivuse seisukohalt kuuluvad hooned kolmandasse tulepüsivusklassi (TP 3), mis tähendab, et hoone kandekonstruktsioonid ei ole tulepüsivad. Hoonete hinnanguline põlemiskoormus on kuni 300MJ/m2. Hoone erineva kasutusotstarbega ruumid (arhiiviruum ja serveriruum) moodustavad teistest ruumidest eraldi tuletõkketsoonid, mis tähendab, et tulekahju korral on tulekahju ja levik etteantud aja jooksul takistatud. Tuletõkketsoonide tulepüsivusaeg on 30 minutit. Asutuse tavapärane tööaeg on E-R kella 8.00-17.00. Teenindusbüroo hoones võib viibida üheaegselt 4 asutuse töötajat, millele lisanduvad maksimaalselt 10 klienti. Hoonet, kus asub arhiiviruum pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumentidega, kasutatakse nõupidamiste ja koolituste läbiviimiseks. Hoone kasutus on perioodiline, mahutavus 20 inimest. Töövälisel ajal on hooned suletud, hoone valve on tagatud turvateenistuse elektroonilise valvega. Töövälisel ajal hoonetes inimesi ei viibi. Turvafirma juhtimiskeskusesse on ühendatud hoone valvesignalisatsiooni- ning tulekahjusignalisatsioonihäired Hoonesse on paigaldatud automaatne tulekahjusignalisatsioonisüsteem, mis koosneb keskseadmest, tulekahjuanduritest, tulekahjunupust ja alarmseadmest. Igas hoones on suitsuandurid, 6 kg laenguga pulberkustutid. Tulekustutusvahendeid kontrollib vastavat litsentsi omav firma 4 korda aasta jooksul. Koos kogu objekti valvestamisega lülitatakse sisse valvesignalisatsioon ka arhiiviruumis, mis reageerib tuleõnnetuse korral, häire läheb turvafirma valvekeskusesse, kes teavitab arhiiviruumis toimunud häirest kohe Maanteeameti kontaktisikut. 3 2. KÄRDLA ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS Arhiivihoidla ruum 102 asub teise hoone I korrusel pindalaga 6,6 m2. Hoidlal on üks sissepääs, sissepääsuuks on lukustatav, avaneb sissepoole. Aknaid ei ole. Ruumil on puidust ja kipsplaadiga kaetud seinad, valgustatakse päevavalguslampidega. Ruumi ei läbi keskkütte-, ventilatsiooni- ega veetorud. Hoidlas on metallriiulid. Dokumente säilitatakse karpides ja registraatorites. Hoidlas säilitatakse arhiiviväärtusega ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumente. Hoidlaruum on töövälisel ajal valve all. Tuletõrje- ja päästevahendid Hoidlas on pulberkustutid, automaatne tulekahjusignalisatsioonisüsteem. Arhiivihoidla töötajate arv – põhikohaga töötaja puudub Lahtioleku aeg – E-R 8.00– 16.45 Külastajate arv – 1-2 inimest kuus, dokumentide laenutamine ja kasutamine fikseeritakse. Väljapääsude arv - 1 Turvasüsteemid Valvesignalisatsioon. Hoidla varuvõtmed asuvad klienditeeninduse ruumi kapis. Arhiivihoidla tegevusala Ameti dokumentide kogumine, säilitamine ja juurdepääsu tagamine; töötajate ja klientide teenindamine. 3. ENNETUSMEETMED Ehituslikud meetmed – Posti tn 4, Kärdla kinnisasja, hoone ja ruumide seisundi regulaarne kontroll 1 kord aastas ja selle tulemusel puuduste kõrvaldamine. Tehnilised meetmed – tuleohutuspaigaldiste kontroll, ATS päevik, alarmsüsteemi korrasolek, turvavalgustite kontroll, esmaste tulekustutusvahendite kättesaadavus ja töökindluse tagamine. Organisatsioonilised meetmed – esmane tuleohutusalane juhendamine, personali koolitamine käitumiseks ohuolukorras, tuleohutuse nõuete täitmine, päästevahendite kasutamise koolitamine, evakuatsiooniteedega tutvumine. Teema Aeg Vastutajad Tulekustutusvahendite Kord 5 aasta jooksul Korraldamise tagab kasutamise koolitus haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe Ohuplaani tutvustamine Asjaajamistalituse uue töötaja Asjaajamistalitus Riina Õunas uutele töötajatele ja tööle asumisel, evakueerimise Kärdla kontaktisik evakueerimise eest vastutavate isikute ja teeregistritalituse kohalike korraldajatele arhiiviohuplaani muutmisel teede haldur Kerli Maiste 4 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* Teema Vastutaja Mobiiltelef on Arhivaalide evakueerimise korraldamine, Asjaajamistalituse juhataja Riina 5662 7930 kahjude kindlakstegemine, taastustööd Õunas Hoone taastustööde üldvastutus Haldustalituse juhataja Rein 503 4897 Einer Transpordi, taastamistööde ja materjalide Haldustalituse peaspetsialist 522 5464 tellimise jm korraldus Andres Lehe Hädaolukorra hindamine, teavitamine, Kontaktisik Kärdlas 518 8201 päästeteenistuse informeerimine, (evakuatsioonijuht) taristu evakueerimise korraldamine, taastustööd teenuste osakonna juhtivspetsialist Tiit Harjak *Isikute andmed kättesaadavad ainult kriisiolukorras 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS 5.1. Tuleõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  Häirekeskus automaatselt ATS-i kaudu 112  haldus- ja asjaajamistalituse juhatajale, nimetada Tulekahju tulekahju tekkimise koht ja mis põleb, ning oma avastanud perekonnanimi ja teate edasiandmiseks kasutatud isik telefoni number  teavitada ohtu sattunud personali ja külastajaid 2. Tulekahju  säilitada rahu Tulekahju kustutamine  lülitada kilbist välja elekter, sulgeda tule leviku avastanud töötajate tõkestamiseks uksed ja aknad (ventilatsioon lülitub isik; poolt kuni välja automaatselt) esinduse pääste-  asuda tulekolde kustutamisele esmaste tule- töötajad teenistuse kustutusvahenditega (kustutid, tulekustutustekk, saabumiseni vesi jms.) NB! Ära kasuta vett arvuti, elektriseadmete ja -juhtmete põlengu kustutamiseks! 3. Päästemees- Päästemeeskonna saabumisel teatada: Tulekahju konna  tulekahju tekkekoht ja ulatus avastanud teavitamine  võimalikust ohust hoones olevatele isikutele isik või  muudest tulekahjuga kaasneda võivatest administ- ohtudest ratsiooni  elektrikilpide asukohad liige  lähim tee tulekolde juurde 4. Inimeste  säilitada rahu Kõik evakueeri-  sulgeda arvutid ja tõmmata pistikud kontaktidest kohalolijad mine välja hoonest  võtta kaasa hädavajalikud isiklikud asjad  sulgeda aknad  sulgeda uks ja lahkuda evakuatsiooniteed mööda majast  veenduda, et kõik inimesed on ruumidest lahkunud 5   puudujatest informeerida evakuatsiooni- koordinaatorit või päästetöötajaid  vajadusel anda kannatanutele esmaabi 5. Dokumenti- Sõltuvalt tulekahju koldest viiakse ruumist Esinduse de esmajärjekorras välja arhiiviväärtusega, alatise ja töötajad, evakueeri- pikaajalise säilitusväärtusega dokumendid ja seejärel vajadusel mine vähemväärtuslikud arhivaalid. Dokumentide kaasatakse markeerimine ja loendamine toimub olenevalt töödele olukorrast kas õnnetuskohal või selleks võimaldatud lisajõud muudes ruumides 6. Dokumenti- Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti või Asjaajamis- de renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse talituse ja transporti- dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist esinduse mine sihtkohas juhendab ameti töötaja. töötajad 7. Dokumenti- Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- de kavandatule talituse ja taastamine esinduse töötajad 5.2. Veeõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  säilitada rahu Õnnetuse  määrata õnnetuse põhjus ja piirkond avastaja  hinnata riske, teatada kommunikatsioone haldavale isikule kas tegemist on vee-, kütte või kanalisatsioonisüsteemi rikkega  elektriseadmetele vee valgumise korral õnnetuspiirkonnas elekter välja lülitada  lahkuda õnnetuspiirkonnast kui ilmneb elektrilöögi saamise oht 2. Veevoolu  sulgeda vesi Kommunikat- peatamine  kui vesi valgub välisustest, tõkestada vee sioone haldav valgumine hoidlatesse isik 3. Dokumentide  veevoolu jätkumisel katta riiulid Esinduse kaitsmine (dokumendid) kilega töötajad;  veejoa alla asetada anum kommunikatsi  ohustatud dokumendid paigutada oone haldav turvalisemasse kohta (teisele riiulile, isik; vajadusel koridori, teise hoidlasse vm) kaasatakse  mitte tõkestada evakuatsiooniteed evakueerimis-  õnnetuspiirkonnas lülitada küte välja töödele  tekitada täiendav ventilatsioon lisajõud  paigaldada puhurid ja /või niiskusekogujad 4. Dokumentide Dokumentide markeerimine ja loendamine Asjaajamis- sorteerimine, toimub olenevalt olukorrast kas õnnetuskohal, talituse ja märgistamine teistes hoidlates või muudes selleks võimaldatud esinduse ja evaku- ruumides. töötajad,vaja- eerimine dusel 6  kaasatakse evaku- eerimistöödele lisajõud 5. Dokumentide Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti Asjaajamis- transportimine või renditavat transporti. Transpordi saabudes talituse ja laaditakse dokumendid autole. Dokumentide esinduse mahalaadimist sihtkohas juhendab ameti töötaja. töötajad 6. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- taastamine kavandatule talituse ja esinduse töötajad 5.3. Biokahjustus Biokahjustused on hallitus, putukad, näriliste tegevuse tagajärjed. Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  teavitada asjaajamis- ja haldustalituse juhatajat Õnnetuse ja  määrata kahjustuse tekitaja ja piirkond avastaja, tegutsemine  viia kahjustamata dokumendid ohutusse kohta asjaajamis-  putukate ja näriliste tekitatud kahjustuse korral talituse kutsuda nende tõrjega tegelev firma juhataja  hallituskahjustuse korral konsulteerida konserveerimisega tegeleva asutusega ja toimida nende antud juhiste järgi 2. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- taastamine kavandatule talituse ja esinduse töötajad 5.4. Muud juhud Väilise agressiivse toimingu (pommiähvardus), varingu jms puhul teavitada häirekeskust 112. 6. TEAVITAMISE KORRALDUS Võimalik Teavitamine Telefon hädaolu- kord 1. Tulekahju Häirekeskus 112 Kontaktisik Kärdlas (evakuatsioonijuht) taristu teenuste osakonna juhtivspetsialist Tiit Harjak 518 8201 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 2. Veeavarii Kontaktisik Kärdlas teeregistritalituse kohalike teede 5308 7060 haldur Kerli Maiste Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 7 3. Elektri- Kontaktisik Kärdlas teeregistritalituse kohalike teede 5308 7060 katkestus haldur Kerli Maiste Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 4. Väline Häirekeskus 112 agressiivne Kontaktisik Kärdlas taristu teenuste osakonna juhtiv 518 8201 toiming spetsialist Tiit Harjak Haldustalituse juhataja Rein Einer Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 5662 7930 522 5464 5. Varing Häirekeskus Kontaktisik Kärdlas taristu teenuste osakonna juhtiv spetsialist Tiit Harjak 518 8201 Haldustalituse juhataja Rein Einer Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 5662 7930 522 5464 6. Infotehno- IT abi 609 9008 loogia [email protected] avarii 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED Arhiivi Elekter Vesi Küte Kanalisat Võtmed hoidla sioon Posti 4, Peakaitse tänava Veetrassi Elektriküte - Klienditeenin Kärdla ääres el. kilbis, peakraan asub duse ruumis maja kilp õues trassi välisukse kõrval liitumiskohal 8. HOONETE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID Asutus Kontaktisik Telefon Valve ja automaatne tule- G4S Eesti AS Marge Saaliste 5560 7500, tõrjesignalisatsioonisüsteem 651 1911 Elekter ja elektriga seonduv Wattanpex OÜ Urmas Piil 507 9948 (sh küte) Vesi ja kanalisatsioon Berku Eritööd OÜ Urmas Berkmann 509 4478 Kliimaseadmed Caverion Eesti AS Ain Viljasto 505 0911 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD Varustus Arhiiv Kogus Tulekustuti hoidla hoone sissepääsu juures 1 Esmaabivahendid klienditeeninduse ruumis 1 Ämber/käsn koristaja ruumis I korrusel 1 Ventilaator tööruumis 1 Kile riiulite katmiseks hoidlas 6m 8  Kilekotid koristaja ruumis I korrusel 1 rull Paberrätid koristaja ruumis I korrusel 1 rull Sidumisnöör klienditeeninduse ruumis 1 rull Teip klienditeeninduse ruumis 1 rull Kummikindad koristaja ruumis I korrusel 2 paari Taskulamp klienditeeninduse ruumis 1 Pikendusjuhe klienditeeninduse ruumis 1 Käärid töölaual hoidlas 1 Märkmepaber hoidlas 1 pakk Pliiats, markerid jne hoidlas 3 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD Taastamistöid juhendab asjaajamistalituse juhataja. Dokumendid sorteeritakse kahjustusastme järgi, tähistatakse vastavalt nende kahjustuste astmele ja iseloomule. Asjaajamistalituse töötajad dokumenteerivad kahjustuse ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi. 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED Lisavarustus Tamrex Ohutuse OÜ 654 9900 Konserveeri- Eesti Rahvusraamatukogu 630 7611 mine Konserveerimis- ja digiteerimiskeskus Kanut 644 6915 Mandragora OÜ 527 4193 Hoiustamine Piirkondlikud esindused ja liiklusregistri bürood Transport Ameti või renditav transport Abijõud Ameti keskuse, piirkondlike esinduste ja liiklusregistri büroode töötajad Näriliste tõrje Vastavat teenust pakkuv firma Putukate tõrje Vastavat teenust pakkuv firma 12. PRIORITEETSED DOKUMENDID ARHIIVIHOIDLAS Kärdlas asuvad alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga järgmised dokumendid: Hiiu Teedevalitsus…- 11.2002, Saarte Tähis 1.1 karp 1-10 (11.1990 – 03.2000) Teedevalitsus Hiiu osakond 12.2002 – alatine 12.2008, Lääne Teedekeskus Hiiumaa esindus 01.2009 - 06.2009, Lääne Regionaalne Maanteeamet Kärdla esindus 07.2009 - 12.2010 Hiiu Teedevalitsus Tähis 1.2 karbid 1-7, 1.8, 1-9 (1984 – 2002) alatine Hiiu Teedevalitsus Tähis 1.3 karp 1-10 (1991-2002) alatine Hiiu Teedevalitsus Tähis 2.1 karp 2-2 (1988-1992) 50 aastat 9 Hiiu Teedevalitsus Tähis 2.7 karbid 2-3, 2-4, 2-5, 2-6 (1988- 2002) 50 aastat Hiiu Teedevalitsus Tähis 2.9 karp 2-7 (1998-1999) 50 aastat Hiiu Teedevalitsus Tähis 3.5 karp 3-1 (1974 - 1980) 55 aastat Hiiu Teedevalitsus, Saarte Teedevalitsus Tähis 4.1 karp 4-56 (1995-2003) alatine Hiiu osakond Hiiu Teedevalitsus Tähis 4.8 karbid 4-57, 4-58, 4-59, 4-60, 4- 61, 4-62, 4-63, 4-64, 4-65, 4-66, 4-676- 68, 6-69 (1998-2002) 50 aastat Hiiu Teedevalitsus Tähis 4.18 karp 4-70 (1988-2002) alatine Hiiu Teedevalitsus, Saarte Teedevalitsus Hiiu Tähis 5.1 karp 5-2 (2000-2009) alatine osakond, Lääne Teedekeskus Hiiumaa esindus Hiiu Teedevalitsus Tähis 6.1 karp 6-2 (1988-1997) alatine Hiiu Teedevalitsus Tähis 6.2 karp 6-2 (1991-1996) alatine Hiiu Teedevalitsus, Saarte Teedevalitsus Hiiu Tähis 6-5 karbid 6-3, 6-5, 6-6, 6-7, 6-8, osakond, Lääne Teedekeskus Hiiumaa 6-9, 6-10, 6-11, 6-12, 6-13 (1999 – 2009) esindus tee kasutuse lõpuni Hiiu Teedevalitsus Tähis 6-7 karp,6-14 (1978 – 1996) alatine 10  MAANTEEAMETI JÕHVI TEENINDUSBÜROO ARHIIVI OHUPLAAN Aadress Ohuplaani asukohad Koostaja Arhiivi eest Koost vastutaja amise aeg Pargi 54, Jõhvi;  asjaajamistalituse juhataja Peaspetsialist Asjaajamistalit 06.07. Telefon 611 kabinet 273 aadressil Maiju Tiitus use juhataja 2020 9300 Teelise 4, Tallinn; Riina Õunas [email protected]  asjaajamistalituse www.mnt.ee vanemreferendi kabinet 218, Vallikraavi 2, Rakvere  haldustalituse peaspetsialisti kabinet 132, Vallikraavi 2, Rakvere  välisukse kõrval koos ATS dokumentidega Jõhvi teenindusbüroos Pargi 54, Jõhvi Sisukord 1. MAANTEEAMETI JÕHVI TEENINDUSBÜROO HOONE ÜLDISELOOMUSTUS .... 3 2. MAANTEEAMETI JÕHVI TEENIDUSBÜROO ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS ................................................................................................................. 3 3. ENNETUSMEETMED....................................................................................................... 4 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS*............................................... 5 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS ............................................................................ 5 5.1.Tuleõnnetus ....................................................................................................................... 5 5.2.Veeõnnetus ........................................................................................................................ 6 5.3 Biokahjustused .................................................................................................................. 7 5.4 Muud juhud ....................................................................................................................... 7 6. TEAVITAMISE KORRALDUS ........................................................................................ 8 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED ........................................ 8 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID ................................. 8 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD ................................................................................ 9 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD ........................................................................ 9 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED ........................................................... 9 12. PRIORITEETSED DOKUMENDID ARHIIVIHOIDLAS PARGI 54, JÕHVI ......... 10 Lisad: Lisa 1 Maanteeameti Jõhvi teenindusbüroo arhiivihoidla evakuatsiooniskeem 2 1. MAANTEEAMETI JÕHVI TEENINDUSBÜROO HOONE ÜLDISELOOMUSTUS Maanteeameti Jõhvi hoone on 1-korruseline, mille pindala on ~416m2. Hoone kandekonstruktsioonid on silikaattellised ja raudbetoon. Tulepüsivuse seisukohalt kuulub hoone kolmandasse tulepüsivusklassi (TP 3). Hoone kandekonstruktsioonid ei ole tulepüsivad. Hoone hinnanguline põlemiskoormus on kuni 300MJ/m2. Hoone erineva kasutusotstarbega ruumid (arhiiviruum ja serveriruum) moodustavad teistest ruumidest eraldi tuletõkketsoonid, mis tähendab, et tulekahju korral on tulekahju ja levik etteantud aja jooksul takistatud. Asutuse tavapärane tööaeg on E-R kella 8.00-17.00-ni. Hoones töötab 14 inimest ja maksimaalselt 15 klienti. Töövälisel ajal on hoone suletud, hoone valve on tagatud turvateenistuse elektroonilise valvega. Turvafirma juhtimiskeskusesse on ühendatud hoone valvesignalisatsiooni- ning tulekahjusignalisatsioonihäired. Hoone kontoriruumide osast saab evakueerimiseks kasutada 2 evakuatsioonipääsu. Garaaži evakuatsioon toimub ühe evakuatsioonipääsu kaudu. Evakuatsioonipääsud on tähistatud evakuatsioonivalgustusega ja avatavad ilma võtmeta. Hoonesse on paigaldatud automaatne tulekahjusignalisatsioonisüsteem, mis koosneb keskseadmest, tulekahjuanduritest, tulekahjunupust ja alarmseadmest. I korrusel on suitsuandurid, 6 kg laenguga pulberkustutid, turvavalgustus ja evakuatsioonitähised. Tulekustutusvahendeid kontrollib vastavat litsentsi omav firma 4 korda aasta jooksul. Koos kogu objekti valvestamisega lülitatakse sisse valvesignalisatsioon arhiiviruumis, mis reageerib tuleõnnetuse korral, häire läheb turvafirma valvekeskusesse, kes teavitab arhiiviruumis toimunud häirest kohe Maanteeameti kontaktisikut. 2. MAANTEEAMETI JÕHVI TEENIDUSBÜROO ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS Arhiivihoidla pindala on 8,9 m2. Hoidlal on üks sissepääs ja metallist turvauks (terasest tuletõkkeuks FD 30 EI, sertifikaat nr 1005/01), sissepääsuuks on lukustatav, mis avaneb väljapoole, otse koridori. Aken hoidlal puudub. Ruumil on kivist, krohvitud seinad, valgustatud kolme päevavalguslambiga. Ruumis on ventilatsiooni sissepuhkeava, seinale on paigaldatud kaks elektriradiaatorit. Ruumi ei läbi ventilatsiooni- ega veetorud. Hoidlas on metallriiulid. 3  Teede projektdokumentatsiooni säilitatakse karpides ja registraatorites. Hoidlas säilitatakse arhiiviväärtusega, pikaajalise ja lühiajalise säilitustähtajaga dokumente. Hoidla ruum on töövälisel ajal valve all. Tuletõrje- ja päästevahendid Hoidlas on 6 kg pulberkustuti. Arhiivihoidla töötajate arv –koosseisuline töötaja puudub Lahtioleku aeg – E-R 8.00 –17.00 Külastajate arv – 1-5 inimest nädalas, dokumentide laenutamine ja kasutamine fikseeritakse Väljapääsude arv – I korruselt on 3 väljapääsu. Turvasüsteemid Liikumisandurid, valvesignalisatsioon. Hoidla varuvõtmed asuvad teenindusbüroo juhataja kabinetis 111. Arhiivihoidla tegevusala Maanteeameti dokumentide kogumine, säilitamine ja juurdepääsu tagamine; ameti töötajate ja klientide teenindamine. 3. ENNETUSMEETMED Ehituslikud meetmed – Pargi 54, Jõhvi kinnisasja, hoone ja ruumide seisundi regulaarne kontroll 1 kord aastas ja selle tulemusel puuduste kõrvaldamine. Tehnilised meetmed – tuleohutuspaigaldiste kontroll, ATS päevik, alarmsüsteemi korrasolek, turvavalgustite kontroll, esmaste tulekustutusvahendite kättesaadavus ja töökindluse tagamine. Organisatsioonilised meetmed – esmane tuleohutusalane juhendamine, personali koolitamine käitumiseks ohuolukorras, tuleohutuse nõuete täitmine, päästevahendite kasutamise koolitamine, evakuatsiooniteedega tutvumine. Teema Aeg Vastutajad Tulekahju õppuse läbiviimine 1 kord 5 aasta jooksul Korralduse tagab haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits Tulekustutusvahendite 1 kord 5 aasta jooksul Korralduse tagab kasutamise koolitus haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits Ohuplaani tutvustamine uutele Uue töötaja tööle asumisel, Asjaajamistalituse juhataja töötajatele ja evakueerimise evakueerimise eest Riina Õunas, vanemreferent korraldajatele vastutavate isikute ja Sandra Valter arhiiviohuplaani muutmisel 4  4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* Teema Vastutaja Telefon Dokumentide evakueerimise Asjaajamistalituse juhataja 5662 7930 korraldamine, kahjude Riina Õunas kindlakstegemine, taastustööd Hoone taastustööde üldvastutus Haldustalituse juhataja Rein 503 4897 Einer Transpordi, taastamistööde ja Haldustalituse peaspetsialist 57502980 materjalide tellimise jm Kristi Palits korraldus ida regioonis Hädaolukorra hindamine, Jõhvi teenindusbüroo 521 4728 teavitamine, evakueerimise juhataja Egon Lilleorg korraldamine, taastustööde planeerimine *Isikute andmed kättesaadavad ainult kriisiolukorras 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS 5.1.Tuleõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  Häirekeskus automaatselt ATS-i kaudu 112  teatada haldus- ja asjaajamistalituse juhatajale, Tulekahju nimetada tulekahju tekkimise koht ja mis põleb, ning avastanud isik oma perekonnanimi ja teate edasiandmiseks kasutatud telefoni number  teavitada ohtu sattunud personali ja külastajaid 2. Tulekahju  säilitada rahu Tulekahju kustutamine  lülitada kilbist välja elekter, sulgeda tule leviku avastanud isik; töötajate tõkestamiseks uksed ja aknad (ventilatsioon lülitub teenindusbüroo poolt kuni välja automaatselt) töötajad pääste-  asuda tulekolde kustutamisele esmaste teenistuse tulekustutusvahenditega (kustutid, tulekustutustekk, saabumiseni vesi jms.) NB! Ära kasuta vett arvuti, elektriseadmete ja -juhtmete põlengu kustutamiseks! 3. Päästemees- Päästemeeskonna saabumisel teatada: Tulekahju konna  tulekahju tekkekoht ja ulatus avastanud isik teavitamine  võimalikust ohust hoones olevatele isikutele või  muudest tulekahjuga kaasneda võivatest ohtudest teenindusbüroo  elektrikilpide asukohad töötaja  lähim tee tulekolde juurde 4. Inimeste  säilitada rahu Kõik evakueeri-  sulgeda arvutid ja tõmmata pistikud kohalolijad mine hoonest elektrikontaktidest välja  võtta kaasa hädavajalikud isiklikud asjad 5   sulgeda aknad  sulgeda uks ja lahkuda evakuatsiooniteed mööda majast  veenduda, et kõik inimesed on ruumidest lahkunud  puudujatest informeerida evakuatsiooni- koordinaatorit või päästetöötajaid  vajadusel anda kannatanutele esmaabi 5. Dokumenti- Sõltuvalt tulekahju koldest viiakse ruumist Teenindus- de evakueeri- esmajärjekorras välja arhiiviväärtusega, alatise ja büroo ja mine pikaajalise säilitusväärtusega dokumendid (märgistatud) asjaajamis- ja seejärel vähemväärtuslikud dokumendid. Dokumentide talituse markeerimine ja loendamine toimub olenevalt olukorrast töötajad(vajad kas õnnetuskohal või selleks võimaldatud muudes usel kaasatakse ruumides töödele lisajõud) 6. Dokumenti- Dokumentide transportimiseks kasutatakse MA või Teenindus- de transporti- renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse büroo, haldus- mine dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist ja asjaajamis- sihtkohas juhendab üks asjaajamistalituse töötaja. talituse töötajad 7. Dokument- Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- ide kavandatule talituse,teenind taastamine usbüroo töötajad 5.2.Veeõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine teatada teenindusbüroo juhatajale toimunust Õnnetuse avastaja  säilitada rahu  määrata õnnetuse põhjus ja piirkond  hinnata riske, teatada kommunikatsioone haldavale isikule kas tegemist on vee-, kütte või kanalisatsioonisüsteemi rikkega  elektriseadmetele vee valgumise korral õnnetuspiirkonnas elekter välja lülitada  lahkuda õnnetuspiirkonnast kui ilmneb elektrilöögi saamise oht 2. Veevoolu  sulgeda vesi Kommunikat- peatamine  kui vesi valgub välisustest, tõkestada vee valgumine sioone haldav hoidlatesse isik 6 3. Dokumentide  veevoolu jätkumisel katta riiulid (dokumendid) kilega Teenindusbüroo, kaitsmine  veejoa alla asetada anum töötajad; kommunikatsioo  ohustatud dokumendid paigutada turvalisemasse ne haldav isik; kohta (teisele riiulile, koridori, kabinetti vm) vajadusel  mitte tõkestada evakuatsiooniteed kaasatakse  õnnetuspiirkonnas lülitada küte välja evakueerimis-  tekitada täiendav ventilatsioon töödele lisajõud  paigaldada puhurid ja /või niiskusekogujad 4. Dokumentide Dokumentide markeerimine ja loendamine toimub Asjaajamis- sorteerimine, olenevalt olukorrast kas õnnetuskohal, teistes hoidlates talituse ja märgistamine või muudes selleks võimaldatud ruumides. teenindusbüroo ja töötajad,vaja- evakueerimin dusel kaasa- e takse evaku- eerimistöödele lisajõud 5. Dokumentide Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti või Asjaajamis- transportimin renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse talituseja e dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist teenindusbüroo sihtkohas juhendab üks asjaajamistalituse töötajatest. töötajad 6. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- taastamine kavandatule talituse ja teenindusbüroo töötajad 5.3 Biokahjustused Biokahjustuste alla kuuluvad hallitus, putukad ja näriliste tegevuse tagajärjed. Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  teavitada asjaajamis- ja haldustalituse juhatajat Õnnetuse ja  määrata kahjustuse tekitaja ja piirkond avastaja, tegutsemine  viia kahjustamata dokumendid ohutusse kohta asjaajamis-  putukate ja näriliste tekitatud kahjustuse korral talituse kutsuda nende tõrjega tegelev firma juhataja  hallituskahjustuse korral konsulteerida konserveerimisega tegeleva asutusega ja toimida nende antud juhiste järgi 2. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- taastamine kavandatule talituse ja teenindusbüroo töötajad 5.4 Muud juhud Pommiähvarduse puhul teavitada häirekeskust 112. 7  6. TEAVITAMISE KORRALDUS Võimalik Teavitamine Telefon hädaolu- kord 1. Tulekahju Häirekeskus automaatselt ATS-i kaudu 112 Jõhvi teenindusbüroo juhataja Egon Lilleorg 521 4728 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 2. Veeavarii Jõhvi teenindusbüroo juhataja Egon Lilleorg 521 4728 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 3. Elektri- Jõhvi teenindusbüroo Egon Lilleorg 521 4728 katkestus Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 4. Väline Häirekeskus 112 agressiivne Jõhvi teenindusbüroo juhataja Egon Lilleorg 521 4728 toiming Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 5. Varing Häirekeskus 112 Jõhvi teenindusbüroo juhataja Egon Lilleorg 521 4728 Haldustalituse juhataja Rein Einer 511 3946 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 6. Infotehno- IT abi 609 9008 loogia [email protected] avarii 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED Arhiivi Elekter Vesi Küte Kanalisat- Ventilatsioon Võtmed hoidlad sioon Pargi 54, Peakilp ja lülitus- Veekraan asub Elektri- Tsentraal-ne Seadmed Puhke- Jõhvi seadmed asuvad abiruumis küte asuvad ruumis lisasissepääsu juures ja pööningul garaažis 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID Asutus Kontakt Telefon Valvesignalisatsioon ja G4S Eesti AS Marge Saaliste 5560 7500 automaatne tuletõrjesüsteem* Elekter ja elektriga seonduv (sh ProSystem OÜ Ivo Kuusalu 506 1923 küte) Vesi ja kanalisatsioon Järve Biopuhastus Ene Soo 5692 4176 8  OÜ Läbipääsusüsteemi ATEA AS Vahur Rinne 5333 1489 magnetkaardi lugejate hooldus Ventilatsioon Aru Hooldus OÜ Kaius Markus 508 8453 Kliimaseadmed Skat-Keskus OÜ Artur Lausmaa 529 7297 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD Varustus Asukoht Kogus Tulekustuti Serveriruum (6kg pulberkustuti ja 2kg CO2 2 kustuti) Esmaabivahendid puhkeruum 1 komplekt Termohüdromeeter hoidlas 1 Ämber/käsn koristaja ruum 1/1 Ventilaator hoidlas 1 Kile riiulite katmiseks hoidlas 4m Kilekotid koristaja ruum 1 rull Paberrätid koristaja ruum, puhkeruum 2 pakki Sidumisnöör hoidlas 1 Teip teenindussaalis kantseleikaupade juures 1 Kummikindad koristaja ruum 1 Taskulamp Reg.eelne kabinet 1 Pikendusjuhe Garaaž 1 Käärid Büroo juhataja kabinet 111 1 Märkmepaber Büroo juhataja kabinet 111 1 Pliiats, markerid jne Büroo juhataja kabinet 111 kompl 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD Taastamistöid juhendab asjaajamistalituse juhataja. Dokumendid sorteeritakse kahjustusastme järgi, tähistatakse vastavalt nende kahjustuste astmele ja iseloomule. Maanteeameti asjaajamistalituse töötajad dokumenteerivad kahjustuse ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi. 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED Lisavarustus Tamrex Ohutuse OÜ 654 9900 Konserveerimine Eesti Rahvusraamatukogu, 630 7611 Konserveerimis- ja digiteerimiskeskus Kanut 644 6915 Mandragora OÜ 527 4193 Hoiustamine Asutuse teenindusbürood Transport Asutuse või renditav transport Abijõud Rakvere teenindusbüroo töötajad 9 Näriliste tõrje Vastavat teenust pakkuv firma Putukate tõrje Vastavat teenust pakkuv firma 12. PRIORITEETSED DOKUMENDID ARHIIVIHOIDLAS PARGI 54, JÕHVI Virumaa Teedeosakonna Jõhvi osakonna 1949-1951 Teede Ekspluatatsiooniosakonna nr 49 (52) 1951-1956 Jõhvi Teedevalitsuse 1956-1960 Kohtla-Järve Teedevalitsuse 1961-1964 Kohtla-Järve Rajooni Teede Remondi ja Ehitusvalitsuse Ida-Viru Teedevalitsuse 1990-2003 Viru Teedevalitsuse 2003-2008 Ida Teedekeskuse 01.01.-30.06.2009 Ida Regionaalse Maanteeameti 01.07.2009-2010 Arhiiviväärtuslikud ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid: Tee ja teerajatiste ehituse ja remondi projektid Nimistu 1-T (1949-2000) Sildade ehituse ja remondi projektid Nimistu 1-S (1950-2001) Tee ja teerajatiste ehituse ja remondi projektid Sari 4.1-4.1 (1971-2008) Tee ja teerajatiste ehituse ja remondi toimikud Sari 6-5 (2009-2010) Projektid 1930-2005 Muud dokumendid 1960-2009 10