Käskkiri

KÄSKKIRI 16.07.2020 nr 1-2/20/605 Maanteeameti Paide ja Viljandi arhiivide ohuplaanide kinnitamine Arhiivieeskirja §30 lõike 3 ning majandus- ja taristuministri 16.10.2018 määrusega nr 55 kinnitatud „Maanteeameti põhimääruse“ §12 punkti 2 alusel: 1. Kinnitan asjaajamistalituse valduses olevatele dokumentidele ja arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ning nende kahjustamise või hävimise ärahoidmiseks ja kahjude kõrvaldamiseks: 1.1. Maanteeameti Paide esinduse arhiivi ohuplaani koos skeemiga (lisa 1); 1.2. Maanteeameti Viljandi esinduse arhiivi ohuplaani koos skeemiga (lisa 2); 2. Asjaajamistalituse valduses olevate arhiivihoidlate nõuetekohaste tingimuste (sisustus- ja keskkonnatingimused), arhiivipüsivate materjalide, vormingute, tehnoloogiate kasutamise, arhivaalide kaitse, optimaalsete säilituslahenduste, arhivaalide kasutamise ja vajadusel konserveerimise korraldamise eest vastutab asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas. 3. Asjaajamis- ja haldustalituse töötajatel tagada Paide ja Viljandi esinduste arhiivide ohuplaanide täitmine, mis on kehtestatud Maanteeameti dokumentidele ja arhivaalidele mistahes ohu ennetamiseks lisaks tuleohutuse korraldamise korrale, tulekahju korral tegutsemise plaanidele. 4. Tunnistan kehtetuks Maanteeameti peadirektori 15.12.2016 käskkirja nr 254 „Paide ja Viljandi teenindusbüroodes arhiivihoidlate ohuplaanide kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Priit Sauk peadirektor  MAANTEEAMETI PAIDE ESINDUSE ARHIIVI OHUPLAAN Aadress Ohuplaani asukohad Koostaja Arhiivi eest Koostamise vastutaja aeg Ringtee 4, Paide;  asjaajamistalituse juhataja Pea- Asjaajamis- 06.07.2020 Telefon 611 9300 kabinet 273 aadressil spetsialist talituse [email protected] Teelise 4, Tallinn; Maiju juhataja www.mnt.ee  Paide esinduse Tiitus Riina Õunas teenindussaal, ruum 101, Ringtee 4, Paide;  Paide esinduse kabinetis nr 108, Ringtee 4, Paide;  haldustalituse peaspetsialisti kabinetis nr 132, Vallikraavi 2, Rakvere;  ametikäigu koridoris koos ATS dokumentidega, Ringtee 4, Paide Sisukord 1. MAANTEEAMETI PAIDE ESINDUSE HOONE ÜLDISELOOMUSTUS ................... 3 2. MAANTEEAMETI PAIDE ESINDUSE ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS ............................................................................................................... 3 3. ENNETUSMEETMED ....................................................................................................... 4 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* ............................................... 5 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS ............................................................................ 5 5.1. Tuleõnnetus .................................................................................................................. 5 5.2. Veeõnnetus ................................................................................................................... 6 5.3. Biokahjustused ............................................................................................................. 7 5.4. Muud juhud .................................................................................................................. 7 6. TEAVITAMISE KORRALDUS......................................................................................... 8 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED ........................................ 8 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID .................................. 8 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD................................................................................. 9 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD ......................................................................... 9 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED ............................................................ 9 12. PRIORITEETSED DOKUMENDID PAIDE ARHIIVIHOIDLAS, RINGTEE 4 ......... 9 Lisa: Paide arhiivi evakuatsiooniskeem. 2 1. MAANTEEAMETI PAIDE ESINDUSE HOONE ÜLDISELOOMUSTUS Hoone on 1-korruseline. Hoone pindala on ~360m2. Hoones asuvad teenindussaal, eksamiklass/nõupidamiste ruum, bürooruumid, arhiiviruum ja serveriruum. Tulepüsivuse seisukohalt kuulub hoone teise tulepüsivusklassi (TP 2). Hoone kandekonstruktsioonid on osaliselt tulepüsivad. Hoone hinnanguline põlemiskoormus on kuni 300MJ/m2. Hoone erineva kasutusotstarbega ruumid (arhiiviruum, garaaž ja serveriruum) moodustavad teistest ruumidest eraldi tuletõkketsoonid, mis tähendab, et tulekahju korral on tulekahju ja levik etteantud aja jooksul takistatud. Tuletõkketsoonide tulepüsivusaeg on 30 minutit. Asutuse tavapärane tööaeg on E-R kella 8.00-17.00-ni. Hoones töötab 15 inimest ja korraga maksimaalselt 30 klienti. Töövälisel ajal on hoone suletud, hoone valve on tagatud turvateenistuse elektroonilise valvega. Turvafirma juhtimiskeskusesse on ühendatud hoone valvesignalisatsiooni- ning tulekahjusignalisatsioonihäired Hoone bürooruumide osast saab evakueerimiseks kasutada 2 evakuatsioonipääsu. Garaažist evakueerimiseks saab kasutada kahte evakuatsioonipääsu, millest põhievakuatsioonipääs on pääs läbi ülestõstetava garaaži ukse otse hoonest välja. Tagavara evakuatsioonipääs on pääs bürooruumidesse ja sealt lähima evakuatsioonipääsu kaudu hoonest välja. Bürooruumide evakuatsiooniteed ja -pääsud on tähistatud turvavalgustussüsteemiga ja võtmeta seestpoolt avatavad. Garaaži evakuatsioonipääsudel evakuatsioonivalgustus puudub. Hoonesse on paigaldatud automaatne tulekahjusignalisatsioonisüsteem, mis koosneb keskseadmest, tulekahjuanduritest, tulekahjunupust ja alarmseadmest. Bürooruumides on suitsuandurid, 6 kg laenguga pulberkustutid. Tulekustutusvahendeid kontrollib vastavat litsentsi omav firma 4 korda aasta jooksul. Koos kogu objekti valvestamisega lülitatakse sisse valvesignalisatsioon arhiiviruumis, mis reageerib tuleõnnetuse korral, häire läheb turvafirma valvekeskusesse, kes teavitab arhiiviruumis toimunud häirest kohe Maanteeameti kontaktisikut. 2. MAANTEEAMETI PAIDE ESINDUSE ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS Arhiivihoidla pindala on 14,78 m2. Hoidlal on üks sissepääs ja metallist turvauks (terasest tuletõkkeuks FD 30 EI, sertifikaat nr 1005/01), sissepääsuuks on lukustatav, mis avaneb väljapoole, otse koridori. Aken hoidlal puudub. Ruumil on kivist, krohvitud seinad, valgustatud 3 päevavalguslambiga. Ruumis on ventilatsiooni sissepuhkeava, seinale on paigaldatud 2 elektriradiaatorit. Ruumi ei läbi ventilatsiooni- ega veetorud. Hoidlas on metallriiulid. Teede projektdokumentatsiooni säilitatakse karpides ja registraatorites. Hoidlas säilitatakse arhiiviväärtusega, pikaajalise ja lühiajalise säilitustähtajaga dokumente. Hoidla ruum on töövälisel ajal valve all. 3 Tuletõrje- ja päästevahendid Hoidlas on 6 kg pulberkustuti. Arhiivihoidla töötajate arv – koosseisuline töötaja puudub Lahtioleku aeg – E-R 8.00 –16.45 Külastajate arv – 1-2 inimest nädalas, dokumentide laenutamine ja kasutamine fikseeritakse. Väljapääsude arv – arhiivist 1, hoonest 3 väljapääsu. Turvasüsteemid Liikumisandurid, valvesignalisatsioon. Hoidla varuvõti asub teenindussaali teenindusleti taga ja tööruumis nr 108. Arhiivihoidla tegevusala Ameti dokumentide kogumine, säilitamine ja juurdepääsu tagamine; töötajate ja klientide teenindamine. 3. ENNETUSMEETMED Ehituslikud meetmed – Ringtee 4, Paide kinnisasja, hoone ja ruumide seisundi regulaarne kontroll 1 kord aastas ja selle tulemusel puuduste kõrvaldamine. Tehnilised meetmed – tuleohutuspaigaldiste kontroll, ATS päevik, alarmsüsteemi korrasolek, turvavalgustite kontroll, esmaste tulekustutusvahendite kättesaadavus ja töökindluse tagamine. Organisatsioonilised meetmed – esmane tuleohutusalane juhendamine, personali koolitamine käitumiseks ohuolukorras, tuleohutuse nõuete täitmine, päästevahendite kasutamise koolitamine, evakuatsiooniteedega tutvumine. Teema Aeg Vastutajad Tulekahju õppuse läbiviimine 1 kord 5 aasta jooksul Korraldamise tagab haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits Tulekustutusvahendite 1 kord 5 aasta jooksul Korraldamise tagab kasutamise perioodiline koolitus haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits Ohuplaani tutvustamine uutele Uue töötaja tööle asumisel, Asjaajamistalituse töötajatele ja evakueerimise evakueerimise eest juhataja Riina Õunas, korraldajatele vastutavate isikute ja Paides projekteerimise arhiiviohuplaani muutmisel talituse projektijuht Marge Kelgo, vanem spetsialist Kaja Arula 4 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* Teema Vastutaja Mobiiltelefon Dokumentide evakueerimise korraldamine, Asjaajamistalituse 5662 7930 kahjude kindlakstegemine, taastustööd juhataja Riina Õunas Hoone taastustööde üldvastutus Haldustalituse juhataja 503 4897 Rein Einer Transpordi, taastamistööde ja materjalide Haldustalituse 57502980 tellimise jm korraldus ida regioonis peaspetsialist Kristi Palits Hädaolukorra hindamine, teavitamine, Paide klienditeeninduse 5326 8510 evakueerimise korraldamine, taastustööde vanem Villu Sepri planeerimine *Isikute andmed kättesaadavad ainult kriisiolukorras 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS 5.1. Tuleõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  Häirekeskus automaatselt läbi ATS-i 112  viivitamatult teatada häirekeskusele (112)ning Tulekahju haldus- ja asjaajamistalituse juhatajale, nimetada avastanud tulekahju tekkimise koht Ringtee 4, Paide ja mis isik põleb, ning oma perekonnanimi ja teate edasiandmiseks kasutatud telefoni number  teavitada ohtu sattunud personali ja külastajaid 2. Tulekahju  säilitada rahu Tulekahju kustutamine  lülitada kilbist välja elekter, sulgeda tule leviku avastanud töötajate tõkestamiseks uksed ja aknad (ventilatsioon isik; poolt kuni lülitub välja automaatselt) esinduse pääste-  asuda tulekolde kustutamisele esmaste töötajad teenistuse tulekustutusvahenditega (kustutid, saabumiseni tulekustutustekk, vesi jms.) NB! Ära kasuta vett arvuti, elektriseadmete ja -juhtmete põlengu kustutamiseks! 3. Päästemees- Päästemeeskonna saabumisel teatada: Tulekahju konna tulekahju tekkekoht ja ulatusvõimalikust ohust avastanud teavitamine hoones olevatele isikutelemuudest tulekahjuga isik või kaasneda võivatest ohtudest evakuatsiooni  elektrikilpide asukohad juht  lähim tee tulekolde juurde 4. Inimeste  säilitada rahu Kõik evakueeri-  sulgeda arvutid ja tõmmata pistikud kohalolijad mine hoonest elektrikontaktidest välja  võtta kaasa hädavajalikud isiklikud asjad  sulgeda aknad  sulgeda uks ja lahkuda evakuatsiooniteed mööda majast  veenduda, et kõik inimesed on ruumidest 5  lahkunud  puudujatest informeerida evakuatsiooni- koordinaatorit või päästetöötajaid  vajadusel anda kannatanutele esmaabi 5. Dokumenti- Sõltuvalt tulekahju koldest viiakse ruumist Esinduse de evakueeri- esmajärjekorras välja arhiiviväärtusega, alatise ja töötajad mine pikaajalise säilitusväärtusega dokumendid (vajadusel (märgistatud) ja seejärel vähemväärtuslikud kaasatakse dokumendid. Dokumentide markeerimine ja töödele loendamine toimub olenevalt olukorrast kas lisajõud) õnnetuskohal või selleks võimaldatud muudes ruumides 6. Dokumenti- Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti või Esinduse, de transporti- renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse haldus- ja mine dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist asjaajamis- sihtkohas juhendab üks asjaajamistalituse töötaja. talituse töötajad 7. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- taastamine kavandatule talituse, esinduse töötajad 5.2. Veeõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine teatada Paide Vesi AS tel 385 0496 Õnnetuse  säilitada rahu avastaja  määrata õnnetuse põhjus ja piirkond  hinnata riske, teatada kommunikatsioone haldavale isikule kas tegemist on vee-, kütte või kanalisatsioonisüsteemi rikkega  elektriseadmetele vee valgumise korral õnnetuspiirkonnas elekter välja lülitada  lahkuda õnnetuspiirkonnast kui ilmneb elektrilöögi saamise oht 2. Veevoolu  sulgeda vesi Kommunikat peatamine  kui vesi valgub välisustest, tõkestada vee sioone haldav valgumine hoidlatesse isik 3. Dokumentide  veevoolu jätkumisel katta riiulid (dokumendid) Esinduse kaitsmine kilega töötajad;  veejoa alla asetada anum kommunikat-  ohustatud dokumendid paigutada turvalisemasse sioone haldav kohta (teisele riiulile, koridori, kabinetti vm) isik;  mitte tõkestada evakuatsiooniteed vajadusel  õnnetuspiirkonnas lülitada küte välja kaasatakse  tekitada täiendav ventilatsioon evakueerimis  paigaldada puhurid ja /või niiskusekogujad -töödele lisajõud 4. Dokumentide Dokumentide markeerimine ja loendamine toimub Esinduse ja sorteerimine, olenevalt olukorrast kas õnnetuskohal, teistes asjaajamistali 6  märgistamine hoidlates või muudes selleks võimaldatud ruumides. tuse töötajad, ja evakueeri- vajadusel mine kaasatakse evakueerimis -töödele lisajõud 5. Dokumentide Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti või Esinduse ja transporti- renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse haldus- ja mine dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist asjaajamis- sihtkohas juhendab üks asjaajamistalituse töötajatest. talituse töötajad 6. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Esinduse ja taastamine kavandatule asjaajamis- talituse töötajad 5.3. Biokahjustused Biokahjustuste alla kuuluvad hallitus, putukad ja näriliste tegevuste tagajärjed. Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  teavitada asjaajamis- ja haldustalituse juhatajat Õnnetuse ja  määrata kahjustuse tekitaja ja piirkond avastaja, tegutsemine  viia kahjustamata dokumendid ohutusse kohta asjaajamis-  putukate ja näriliste tekitatud kahjustuse korral talituse kutsuda nende tõrjega tegelev firma juhataja  hallituskahjustuse korral konsulteerida konserveerimisega tegeleva asutusega ja toimida nende antud juhiste järgi 2. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Esinduse ja taastamine kavandatule asjaajamis- talituse töötajad 5.4. Muud juhud Pommiähvarduse puhul teavitada häirekeskust 112, elektririkke korral helistada 1343. 7 6. TEAVITAMISE KORRALDUS Võimalik Teavitamine Telefon hädaolu- kord 1. Tulekahju Häirekeskus automaatselt läbi ATS-i 112 Paide büroo vanem Villu Sepri 5326 8510 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 2. Veeavarii Paide büroo vanem Villu Sepri 5326 8510 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 3. Elektri- Paide büroo vanem Villu Sepri 5326 8510 katkestus Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 4. Väline Häirekeskus 112 agressiivne Paide büroo vanem Villu Sepri 5326 8510 toiming Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 5. Varing Häirekeskus 112 Paide büroo vanem Villu Sepri 5326 8510 Haldustalituse juhataja Rein Einer 511 3946 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Kristi Palits 575 02980 6. Infotehno- IT abi 609 9008 loogia rike [email protected] 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED Arhiiv Elekter Vesi Küte Kanalisat- Ventilat- Võtmed sioon sioon Ringtee Peakilp ja Veekraan Elektri- Tsentraalne Seade asub Teenindus- 4, Paide lülitus- asub küte ruumis nr letis seadmed ruumis nr 114 asuvad 114 ametikäigu juures ja garaažis 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID Asutus Kontaktisik Telefon Valveteenus G4S Eesti AS Marge Saaliste 5560 7500 Läbipääsusüsteemi magnetkaardi ATEA AS Vahur Rinne 5333 1489 lugejate hooldus 8  Elekter ja elektriga seonduv Prosystem OÜ Ivo Kuusalu 506 1923 Küte - elektriküte Vesi ja kanalisatsioon Paide Vesi AS 385 0496 Kliimaseadmed Skat-Keskus OÜ Artur Lausmaa 529 7297 Ventilatsioon Aru Hooldus OÜ Kaius Markus 508 8453 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD Varustus Asukoht Kogus Tulekustuti Serveriruum (2kg CO2 kustuti), teenindussaal ja 3 garaaž (6kg pulberkustuti) Esmaabivahendid puhkeruum 1 komplekt Termohüdromeeter hoidlas 1 Ämber/käsn koristaja ruum 1/1 Ventilaator garaaž 1 Kile riiulite katmiseks hoidlas 4m Kilekotid koristaja ruum, teenindussaal 1 rull Paberrätid koristaja ruum, puhkeruum 2 pakki Sidumisnöör hoidlas 1 Teip teenindussaalis kantseleikaupade juures 1 Kummikindad koristaja ruum 1 Taskulamp reg.eelne kabinet 1 Pikendusjuhe garaaž 1 Käärid teenindussaalis kantseleikaupade juures 1 Märkmepaber teenindussaalis kantseleikaupade juures 1 Pliiats, markerid jne teenindussaalis kantseleikaupade juures kompl 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD Taastamistöid juhendab asjaajamistalituse juhataja. Dokumendid sorteeritakse kahjustusastme järgi, tähistatakse vastavalt nende kahjustuste astmele ja iseloomule. Ameti asjaajamistalituse töötajad dokumenteerivad kahjustuse ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi. 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED Lisavarustus Tamrex Ohutuse OÜ 654 9900 Konserveerimine Eesti Rahvusraamatukogu, Konserveerimis- ja 630 7611 digiteerimiskeskus Kanut, Mandagora OÜ 644 6915 527 4193 Hoiustamine Ameti esindused ja teenindusbürood Transport Ameti või renditav transport Abijõud Rakvere teenindusbüroo töötajad Näriliste tõrje Vastavat teenust pakkuv firma Putukate tõrje Vastavat teenust pakkuv firma 12. PRIORITEETSED DOKUMENDID PAIDE ARHIIVIHOIDLAS RINGTEE 4 Maanteeameti ida regiooni Paide esinduses asuvad alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga järgmised dokumendid: 9 Tee ja teerajatiste ehituse ja remondi projektid Nimistu 1-T Sildade ehituse ja remondi projektid Nimistu 1-S Tee ja teerajatiste ehituse ja remondi projektid ja toimikud Sarjad 6-5, 6-7, 15-1; 17-1 Järva Teedevalitsuse dokumendid 1997-2002 Harju Teedevalitsuse dokumendid 2002-2004 Põhja Regionaalse Maanteeameti dokumendid 2005-2009 Ida Regionaalse Maanteeameti dokumendid 2009-2010 Maanteeameti ida regiooni Paide piirkonna teede ehituse Alates 2010.aastast projekt- ja täitevdokumentatsioon 10  MAANTEEAMETI VILJANDI ESINDUSE ARHIIVI OHUPLAAN Aadress Ohuplaani asukohad Koostaja Arhiivi Koostamise eest aeg vastutaja Pargi 3A,  asjaajamistalituse juhataja Peaspetsia- Asjaaja- 06.07.2020 Viljandi; kabinet 273 aadressil list Maiju mistalituse Telefon 611 Teelise 4, Tallinn; Tiitus juhataja 9300  haldustalituse Riina [email protected] peaspetsialisti kabinet Õunas www.mnt.ee 126, Suur-Sepa 20, Pärnu;  arhiiviruum 113, Pargi 3A, Viljandi 1 Sisukord 1. MAANTEEAMETI VILJANDI ESINDUSE HOONE ÜLDISELOOMUSTUS ............ 3 2. MAANTEEAMETI VILJANDI ESINDUSE ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS ............................................................................................................. 3 3. ENNETUSMEETMED .................................................................................................... 4 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* ............................................ 5 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS ......................................................................... 5 5.1. Tuleõnnetus ............................................................................................................... 5 5.2. Veeõnnetus ................................................................................................................ 6 5.3. Biokahjustus .............................................................................................................. 7 5.4. Muud juhud ............................................................................................................... 7 6. TEAVITAMISE KORRALDUS ...................................................................................... 7 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED ...................................... 8 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID ............................... 8 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD .............................................................................. 9 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD ...................................................................... 9 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED ......................................................... 9 12. PRIORITEETSED DOKUMENTID VILJANDI ARHIIVIHOIDLAS PARGI 3A ... 9 Lisa: Viljandi arhiivi evakuatsiooniskeem. 2 1. MAANTEEAMETI VILJANDI ESINDUSE HOONE ÜLDISELOOMUSTUS Hoone on I korruseline, mille pindala on 336m2. Hoones on bürooruumid, eksamiklass/nõupidamiste ruum, klienditeeninduse saal, arhiivi- ja serveriruum. Tulepüsivuse seisukohalt kuulub hoone kolmandasse tulepüsivusklassi (TP 3), mis tähendab, et hoone kandekonstruktsioonid ei ole tulepüsivad. Hoone hinnanguline põlemiskoormus on kuni 300MJ/m2. Hoone erineva kasutusotstarbega ruumid arhiiviruum ja serveriruum moodustavad teistest ruumidest eraldi tuletõkkesektsioonid, mis tähendab, et tulekahju korral on tulekahju ja levik aja jooksul takistatud. Tuletõkkesektsioonide tulepüsivusaeg on 30 minutit. Hoone evakuatsioon on ettenähtud 3 evakuatsioonipääsu kaudu otse hoonest välja. Hoone evakuatsiooniteed- ja pääsud on tähistatud ja seestpoolt võtmeta avatavad. Asutuse tavapärane tööaeg on E-R kell 08.00-17.00. Hoones võib viibida üheaegselt 13 asutuse töötajat ja korraga maksimaalselt 30 klienti. Töövälisel ajal on hoone suletud, hoone valve on tagatud turvateenistuse elektroonilise valvega. Töövälisel ajal hoones inimesi ei viibi. Turvafirma juhtimiskeskusesse on ühendatud hoone valvesignalisatsiooni- ning tulekahjusignalisatsioonihäired. Hoonesse on paigaldatud automaatne tulekahjusignalisatsioonisüsteem, mis koosneb keskseadmest, tulekahjuanduritest, tulekahjunupust ja alarmseadmest. Hoones on 6 kg laenguga pulberkustutid. Tulekustutusvahendeid kontrollib vastavat litsentsi omav firma 4 korda aasta jooksul. Arhiiviruumist evakueerida on võimalik ruumi minevast uksest. Koos kogu objekti valvestamisega lülitatakse sisse valvesignalisatsioon arhiiviruumis, mis reageerib tuleõnnetuse korral, häire läheb turvafirma valvekeskusesse, kes teavitab arhiiviruumis toimunud häirest Maanteeameti kontaktisikut. 2. MAANTEEAMETI VILJANDI ESINDUSE ARHIIVIHOIDLA ISELOOMUSTUS JA RISKIANALÜÜS Arhiivihoidla on ruumis 113 pindalaga 10m2. Hoidlal on üks sissepääs ja metallist turvauks (terasest tuletõkkeuks FD 30EI, sertifikaat nr 1005/01) sissepääsuuks on lukustatav, mis avaneb väljapoole, otse koridori. Aknaid ei ole. Ruumil on kivist, krohvitud seinad, valgustatakse päevavalguslampidega. Ruumi läbib keskkütte- ja ventilatsioonitorustik. Hoidlas on metallriiulid. Dokumente säilitatakse karpides ja registraatorites. Hoidlas säilitatakse arhiiviväärtusega ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumente. Hoidlas on pulberkustuti, automaatne tulekahjusignalisatsioon ja ruum on töövälisel ajal valve all. 3 Tuletõrje- ja päästevahendid Hoidlas on pulberkustuti, automaatne tulekahjusignalisatsioon. Arhiivihoidla töötajate arv – põhikohaga töötaja puudub Lahtioleku aeg –E-R kell 08.00-16.45. Külastajate arv – 1-2 inimest nädalas, dokumentide laenutamine ja kasutamine fikseeritakse. Väljapääsude arv - 1 Turvasüsteemid Valvesignalisatsioon. Hoidla varuvõtmed asuvad kabinetis 120. Arhiivihoidla tegevusala Ameti dokumentide kogumine, säilitamine ja juurdepääsu tagamine; ameti töötajate ja kodanike teenindamine. 3. ENNETUSMEETMED Ehituslikud meetmed – Pargi 3a, Viljandi kinnisasja, hoone ja ruumide seisundi regulaarne kontroll 1 kord aastas ja selle tulemusel puuduste kõrvaldamine. Tehnilised meetmed – tuleohutuspaigaldiste kontroll, ATS päevik, alarmsüsteemi korrasolek, turvavalgustite kontroll, esmaste tulekustutusvahendite kättesaadavus ja töökindluse tagamine. Organisatsioonilised meetmed – esmane tuleohutusalane juhendamine, personali koolitamine käitumiseks ohuolukorras, tuleohutuse nõuete täitmine, päästevahendite kasutamise koolitamine, evakuatsiooniteedega tutvumine. Teema Aeg Vastutajad Tulekahju õppuse läbiviimine 1 kord 5 aasta jooksul Korraldamise tagab haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe Tulekustutusvahendite 1 kord 5 aasta jooksul Korraldamise tagab kasutamise koolitus haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe Ohuplaani tutvustamine Uue töötaja tööle asumisel, Asjaajamistalituse juhataja töötajatele ja evakueerimise evakueerimise eest Riina Õunas, Viljandi korraldajatele vastutavate isikute ja büroos Lembit Sokk; arhiiviohuplaani muutmisel riigiteede haldur Reet Ortus 4 4. PERSONALI VASTUTUSALAD HÄDAOLUKORRAS* Teema Nimi Telefon Evakueerimise korraldamine, Asjaajamistalituse juhataja Riina 5662 7930 kahjude kindlakstegemine, Õunas taastustööd Hoone taastustööde üldvastutus Haldustalituse juhataja Rein 503 4897 Einer Transpordi, taastamistööde ja Haldustalituse peaspetsialist 522 5464 materjalide tellimise jm Andres Lehe korraldus Hädaolukorra hindamine, Tartu teenindusbüroo juhataja 518 7357 teavitamine, päästeteenistuse asetäitja Viljandis Lembit Sokk informeerimine, evakueerimise korraldamine, taastustööd *Isikute andmed kättesaadavad ainult kriisiolukorras 5. TEGUTSEMINE HÄDAOLUKORRAS 5.1. Tuleõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  Häirekeskus automaatselt ATS-i kaudu 112  viivitamatult teatada haldus- ja asjaajamistalituse Tulekahju juhatajale, nimetada tulekahju tekkimise koht avastanud isik Pargi 3A, Viljandi ja mis põleb, ning oma perekonnanimi ja teate edasiandmiseks kasutatud telefoni number  teavitada ohtu sattunud personali ja külastajaid 2. Tulekahju  säilitada rahu Tulekahju kustutamine  lülitada kilbist välja elekter, sulgeda tule leviku avastanud töötajate tõkestamiseks uksed ja aknad (ventilatsioon isik; poolt kuni lülitub välja automaatselt) haldus- ja pääste-  asuda tulekolde kustutamisele esmaste asja- teenistuse tulekustutusvahenditega (kustutid, ajamistalituse saabumiseni tulekustutustekk, vesi jms.) töötajad, NB! Ära kasuta vett arvuti, elektriseadmete esinduse ja -juhtmete põlengu kustutamiseks! töötajad 3. Päästemees- Päästemeeskonna saabumisel teatada: Tulekahju konna  tulekahju tekkekoht ja ulatus avastanud isik teavitamine  võimalikust ohust hoones olevatele isikutele või adminis-  muudest tulekahjuga kaasneda võivatest ohtudest tratsiooni  elektrikilpide asukohad liige  lähim tee tulekolde juurde 4. Inimeste  säilitada rahu Kõik evakueeri-  sulgeda arvutid ja tõmmata pistikud kohalolijad mine elektrikontaktidest välja hoonest  võtta kaasa hädavajalikud isiklikud asjad 5   sulgeda aknad  sulgeda uks ja lahkuda evakuatsiooniteed mööda majast  veenduda, et kõik inimesed on ruumidest lahkunud  puudujatest informeerida evakuatsiooni- koordinaatorit või päästetöötajaid  vajadusel anda kannatanutele esmaabi 5. Dokumenti- Sõltuvalt tulekahju koldest viiakse ruumist Asjaajamis- de esmajärjekorras välja arhiiviväärtusega, alatise ja talituse ja evakueeri- pikaajalise säilitusväärtusega dokumendid esinduse mine (märgistatud) ja seejärel vähemväärtuslikud töötajad, dokumendid. Dokumentide markeerimine ja vajadusel loendamine toimub olenevalt olukorrast kas kaasatakse õnnetuskohal või selleks võimaldatud muudes töödele ruumides lisajõud 6. Dokumenti- Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti või Asjaajamis- de renditavat transporti. Transpordi saabudes laaditakse talituse ja transporti- dokumendid autole. Dokumentide mahalaadimist esinduse mine sihtkohas juhendab üks asjaajamistalituse töötaja. töötajad 7. Dokumenti- Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- de kavandatule talituse ja taastamine esinduse töötajad 5.2. Veeõnnetus Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  säilitada rahu, veerikked 53433445. Õnnetuse  määrata õnnetuse põhjus ja piirkond avastaja  hinnata riske, teatada kommunikatsioone haldavale isikule kas tegemist on vee-, kütte või kanalisatsioonisüsteemi rikkega  elektriseadmetele vee valgumise korral õnnetuspiirkonnas elekter välja lülitada  lahkuda õnnetuspiirkonnast kui ilmneb elektrilöögi saamise oht 2. Veevoolu  sulgeda vesi Kommunikat- peatamine  kui vesi valgub välisustest, tõkestada vee sioone haldav valgumine hoidlatesse isik 3. Dokumentide  veevoolu jätkumisel katta riiulid (dokumendid) Asjaajamis- kaitsmine kilega talituse ja  veejoa alla asetada anum esinduse  ohustatud dokumendid paigutada töötajad; turvalisemasse kohta (teisele riiulile, koridori, kommunikatsio teise hoidlasse vm) one haldav isik;  mitte tõkestada evakuatsiooniteed vajadusel  õnnetuspiirkonnas lülitada küte välja kaasatakse  tekitada täiendav ventilatsioon evakueerimis-  paigaldada puhurid ja /või niiskusekogujad 6  töödele lisajõud 4. Dokumentide Dokumentide markeerimine ja loendamine toimub Asjaajamis- sorteerimine, olenevalt olukorrast kas õnnetuskohal, teistes talituse ja märgistamine hoidlates või muudes selleks võimaldatud esinduse ja evakueeri- ruumides. töötajad,vaja- mine dusel kaasa- takse evaku- eerimistöödele lisajõud 5. Dokumentide Dokumentide transportimiseks kasutatakse ameti Asjaajamis- transporti- või renditavat transporti. Transpordi saabudes talituse ja mine laaditakse dokumendid autole. Dokumentide esinduse mahalaadimist sihtkohas juhendab üks töötajad asjaajamistalituse töötajatest. 6. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- taastamine kavandatule talituse ja esinduse töötajad 5.3. Biokahjustus Biokahjustuse alla kuuluvad hallitus, putukad ja näriliste tegevuse tagajärjed. Nr Tegevus Tegutsemise kirjeldus ja järjestus Täitja 1. Teavitamine  teavitada asjaajamis- ja haldustalituse juhatajat Õnnetuse ja  määrata kahjustuse tekitaja ja piirkond avastaja, tegutsemine  viia kahjustamata dokumendid ohutusse kohta asjaajamis-  putukate ja näriliste tekitatud kahjustuse korral talituse kutsuda nende tõrjega tegelev firma juhataja  hallituskahjustuse korral konsulteerida konserveerimisega tegeleva asutusega ja toimida nende antud juhiste järgi 2. Dokumentide Toimub vastavalt asjaajamistalituse juhataja poolt Asjaajamis- taastamine kavandatule talituse ja esinduse töötajad 5.4. Muud juhud Väilise agressiivse toimingu (pommiähvardus), varingu jms puhul teavitada häirekeskust 112. 6. TEAVITAMISE KORRALDUS Võimalik Teavitamine Telefon hädaolu- kord 1. Tulekahju Häirekeskus 112 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 7  Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 Tartu teenindusbüroo juhataja asetäitja Viljandis 518 7357 Lembit Sokk 2. Veeavarii Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 Tartu teenindusbüroo juhataja asetäitja Viljandis 518 7357 Lembit Sokk 3. Elektri- Elektririkked 1343 katkestus Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 4. Väline Häirekeskus 112 agressiivne Haldustalituse juhataja Rein Einer 503 4897 toiming Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 5. Varing Häirekeskus 112 Haldustalituse juhataja Rein Einer 511 3946 Asjaajamistalituse juhataja Riina Õunas 5662 7930 Haldustalituse peaspetsialist Andres Lehe 522 5464 6. Infotehno- IT abi 609 9008 loogia [email protected] avarii 7. KOMMUNIKATSIOONISÜSTEEMIDE LÜLITUSSÕLMED Arhiivi Elekter Vesi Tsentraal- Kanalisat- Ventilat- Võtmed hoidla küte sioon sioon Pargi 3a, El. kilp – Maja- Katlamaja II korrusel Arhiivi Viljandi peakaitse kraan asub võtmed asub teenindus- asuvad serveri- leti kohal kabinetis 120 ruumis 8. HOONE HALDAMISEGA SEOTUD ASUTUSTE KONTAKTID Asutus Kontakt Telefon Valvesignalisatsioon ja G4S Eesti AS Marge Saaliste 5560 7500 automaatne tuletõrjesüsteem üldtelefon 651 1911 Läbipääsusüsteemi ATEA AS Vahur Rinne 5333 1489 magnetkaardi lugejate hooldus Elekter ja elektriga seonduv Eleväli AS 433 0601 Küte ESKO AS 435 1060 Vesi ja kanalisatsioon ATKO Haldus OÜ Riho Tõnisalo 5343 3445 Ventilatsioon Viljandi Mihkel Kolk 503 4809 Õhumeister Kliimaseadmed Caverion Eesti AS Ain Viljasto 505 0911 8 9. HÄDAABIVARUSTUS JA VARUD Varustus Asukoht Kogus Tulekustuti hoidla sissepääsu juures ja hoidlas 2 Esmaabivahendid ruumis 120 1 Termohüdromeeter hoidlas 1 Ämber/käsn koristaja ruumis I korrusel 2 Ventilaator ruumis 112 1 Kile riiulite katmiseks hoidlas 6m Kilekotid hoidlas 1 rull Paberrätid hoidlas 1 rull Sidumisnöör hoidlas 1 rull Teip hoidlas 1 rull Kummikindad hoidlas 2 paari Taskulamp ruumis 120 1 Pikendusjuhe ruumis 112 1 Käärid hoidlas 1 Märkmepaber hoidlas 2 pakki Pliiats, markerid jne hoidlas 3 10. DOKUMENTIDE TAASTAMISTÖÖD Taastamistöid juhendab asjaajamistalituse juhataja. Dokumendid sorteeritakse kahjustusastme järgi, tähistatakse vastavalt nende kahjustuste astmele ja iseloomule. Asjaajamistalituse töötajad dokumenteerivad kahjustuse ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi. 11. DOKUMENTIDE TAASTAMISE TEENUSED Lisavarustus Tamrex Ohutuse OÜ 654 9900 Konserveerimine Eesti Rahvusraamatukogu, Konserveerimis- ja 630 7611 digiteerimiskeskus Kanut, Mandragora OÜ 644 6915 527 4193 Hoiustamine Ameti piirkondlikud asutused Transport Ameti või renditav transport Abijõud Piirkondlike asutuste ja liiklusregistri büroode töötajad Näriliste tõrje Vastavat teenust pakkuv firma Putukate tõrje Vastavat teenust pakkuv firma 12. PRIORITEETSED DOKUMENTID VILJANDI ARHIIVIHOIDLAS PARGI 3A Maanteeameti Viljandi esinduses olevad arhivaalid, alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga järgmised dokumendid: Viljandi Teede Valitsuse teede projektid ja 1953-1970 teostusdokumentatsioon Viljandi Teede ja Remondi Ehituse Valitsuse teede projektid 1971-1989 ja teostusdokumentatsioon 9 Viljandi Teedevalitsuse teede projektid ja 1995-2002 teostusdokumentatsioon Pärnu Teedevalitsuse Viljandi osakonna teede projektid ja 2002-31.12.2008 teostusdokumentatsioon Lääne Teedekeskuse Viljandi esinduse teede projektid ja 01.01.2009-31.06.2009 teostusdokumentatsioon Lääne Regionaalse Maanteeameti Viljandi esinduse teede 01.07.2009-31.12.2010 projektid ja teostusdokumentatsioon Maanteeameti lääne regiooni Viljandi piirkonna teede alates 01.01.2011 projektid ja teostusdokumentatsioon 10