Veeteede ameti täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit

Saatja: Toomas Leetjõe </o=Majandus-Teede-Sideministeerium/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=userc3e127e7> Saaja: '[email protected]' Teema: FW: Veeteede ameti täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere, Karin! Vastused leiate lisatud failist. Kena nädalavahetust, Toomas Leetjõe Peadirektori asetäitja Veeteede Amet Tel. 6205560 E-post. [email protected] From: Urmas Ehrlich Sent: Tuesday, December 22, 2015 11:10 AM To: Rando Sirak <[email protected]> Subject: FW: Veeteede ameti täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit From: Karin Grents [mailto:[email protected]] Sent: Tuesday, December 22, 2015 11:04 AM To: Toomas Leetjõe <[email protected]> Cc: Urmas Ehrlich <[email protected]>; Taivo Linnamägi <[email protected]> Subject: RE: Veeteede ameti täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere! Tänan teid vastuste eest. Sooviks veel täpsustada mõningate sõidukite andmeid, mida ARK andmetel kasutas Veeteede ameti perioodil 01.01.2013-30.06.2015. - Sõidukid reg nr. 063DD ja 112AH, vastasite ühes varasemas kirjas, et tegemist on Madelitega, mis on maha kantud, kuid registrist kustutamata. Kui te neid sõidukeid ei kasuta, miks te neid ei võõranda, utiliseeri, ARK-st maha ei lase võtta? - Vastasite, et sõiduk reg.nr AB-0805/ vana nr 677MDV (VIN kood VF33CNFUB83269016) ei ole kunagi Veeteede Ameti arvepidamises kajastunud. Tegin ARK-st täiendava päringu, mille järgi näitab Veeteede ametit siiani selle sõiduki vastutava kasutajana. Palun selgitage, mis põhjusel see nii on. Kui selgub, et see siiski oli teie kasutuses, siis andke tead, mis perioodil ja mis oli selle sõiduki kasutamise eesmärk. Saatsite meile auditeeritaval perioodil kasutuses olnud sõidukid ja nende eesmärgid. Lisan kirjale mõned sõiduki, mille puhul palun teil täpsustada nende sõidukite kasutamise eesmärki (tooge näiteid kasutamise kohta). Lisaks sooviks teada, miks on Veeteede ametil vaja ca 13 esindusfunktsiooni täitvat ametiautot? Sõidukireg.nr Mis eesmärgil on sõiduk soetatud? Palun täpsustage kasutamise eesmärki 080BDV Veeteede Ameti töötajate transport, Veeteede Ameti esindusfunktsiooni täitmine 238BDS Veeteede Ameti üldjuhtimine ja esindusfunktsiooni täitmine 987MNC Veeteede Ameti üldjuhtimine ja esindusfunktsiooni täitmine 988MNC Veeteede Ameti üldjuhtimine ja esindusfunktsiooni täitmine 193TKF Veeteede Ameti üldjuhtimine ja esindusfunktsiooni täitmine 430MJT Veeteede Ameti üldjuhtimine ja esindusfunktsiooni täitmine 432MJT Veeteede Ameti üldjuhtimine ja esindusfunktsiooni täitmine 136BNR Veeteede Ameti töötajate transport, Veeteede Ameti esindusfunktsiooni täitmine 918ARA Veeteede Ameti üldjuhtimine ja esindusfunktsiooni täitmine Lugupidamisega Karin Grents audiitor Finantsauditi osakond Riigikontroll Narva mnt 11a, 15013 Tallinn tel +372 640 0764, faks +372 661 6012 www.riigikontroll.ee <http://www.riigikontroll.ee/> [email protected] From: Toomas Leetjõe [mailto:[email protected]] Sent: Friday, December 18, 2015 1:51 PM To: Karin Grents Cc: Urmas Ehrlich; Taivo Linnamägi Subject: RE: Veeteede ameti täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere, Karin! Vastused leiate lisatud failidest. Kena nädalavahetust, Toomas Leetjõe Peadirektori asetäitja Veeteede Amet Tel. 6205560 E-post. [email protected] From: Karin Grents [mailto:[email protected]] Sent: Friday, December 18, 2015 1:05 PM To: Rando Sirak Cc: Urmas Ehrlich; Taivo Linnamägi; Merli Tasane; Toomas Leetjõe Subject: RE: Veeteede ameti täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere! Saadan teile uuesti oma päringu, kuna pole teilt seni vastust saanud. Lugupidamisega Karin Grents Finantsauditi osakonna audiitor tel: 640 0764 From: Karin Grents Sent: Sunday, December 06, 2015 5:07 PM To: 'Rando Sirak' Cc: Urmas Ehrlich; Taivo Linnamägi; Merli Tasane; Toomas Leetjõe Subject: RE: Veeteede ameti täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere! Tänan väga saadetud materjalide eest. Dokumentide ülevaatamisel tekkisid veel mõned täpsustavad küsimused. · Kui suur on sõidukite regnr 817BBN ja 950BLG keskmine aastane läbisõit? · Kui olete perioodil 2013 kuni 2015 6 kuud pidanud sõidukite regnr 817BBN ja 950BLG sõidupäevikuid paberkandjal, siis palun saatke mulle väljavõte kuudest juuni 2014, veebruar 2015 ja juuni 2015. · Miks määrasite hankedokumentides (hanke viitenr 149045) sõiduki tarnimiseks nii lühikese aja (22 päev), arvestades, et soovisite saada uut autot? · Miks ei kajastu riigihanke (viitenr 149045) aruandes lepingu kogumaksumus? · Veeteede amet on auditeeritaval perioodil korraldanud aastas mitmeid hankeid sama kategooria sõidukite hankimiseks. Miks te hangite sõidukeid osade kaupa lühikese perioodi tagant, selle asemel, et teha seda ühekorraga (RHS § 23)? · Vastasite meie päringule, et te pole sõidukite rendilepingute tingimustes läbirääkinud (nt lepingu ennetähtaegse lõpetamise, sissemakse jm osas) Hangete kontrollimine kinnitas, et te ei lisa hankedokumentidesse oma tingimusi rendilepingu osas või oma lepingu projekti. Mis põhjusel olete otsustanud seda võimalust mitte kasutada? NB: Kontrollitud hankelepingud vastavad oma sisult kapitalirendilepingutele (vt Raamatupidamise toimkonna juhendit nr 12) ning lepingute tingimused viitavad ebasoodsatele tingimustele (vt liisinglepingu pkt 10). Lisaks ei selgu, et lepinguid oleks võimalik ennetähtaegselt lõpetada. · Mis põhjustel kasutatakse nii suures osas ametiautosid isiklikeks sõitudeks ning vastupidi ka isiklikke autosid ametisõitudeks? Ametiautode kasutamisest tekkinud erisoodustuselt olete auditeeritaval perioodil maksnud makse üle 60 tuhande euro. · Lisaks sooviks teada, millised on Veeteede amet plaanid oma sõidukipargiga, kas on plaan seda veel suurendada või vähendada? · Mulle saadetud info kohaselt kajastuvad teie asutusel kontol 911030 sõidukite rendilepingute tulevaste perioodide maksed. Kas seal kajastuvad kõik rendilepingud või ainult osad. Kui ainult osad, siis palun kirjeldage, kuidas olete valiku teinud? Lugupidamisega Karin Grents audiitor Finantsauditi osakond Riigikontroll Narva mnt 11a, 15013 Tallinn tel +372 640 0764, faks +372 661 6012 www.riigikontroll.ee <http://www.riigikontroll.ee/> [email protected] From: Rando Sirak [mailto:[email protected]] Sent: Friday, November 06, 2015 2:12 PM To: Karin Grents Cc: Urmas Ehrlich; Taivo Linnamägi; Merli Tasane; Toomas Leetjõe Subject: RE: Täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere, Võimaldasime teile riigihangete registris ligipääsu riigihangetele viitenumbriga 149045 ja 146075. Saadan sõiduki 817 BBN üleandmis-vastuvõtmisaktid ning sõidukite 817 BBN ja 950 BLG kulud perioodil 2013 kuni 2015 6 kuud. Sõidukil 817 BBN ei olnud perioodil 2013 kuni 2015 6 kuud liikluskahjusid ega ka kaskokahjusid. Sõidukil 950 BLG ei olnud perioodil 2013 kuni 2015 6 kuud liikluskahjusid, kuid oli üks kaskokahju: toimumise aeg 27.05.2015; kahju põhjus otsasõit loomale; hüvitatud summa 3 335,19 EUR. Sõidukite 817 BBN ja 950 BLG kasutusrendi lepingutega seotud vältimatud kulud on kõik sõidukite kasutamise, hooldamise ja remondiga seotud kulud, et tagada sõidukite tehniline korrasolek ohutuks liiklemiseks. Sõidukite 817 BBN ja 950 BLG sõidupäevikuid elektroonselt peetud ei ole. Lugupidamisega, Rando Sirak peaspetsialist haldusosakond Veeteede Amet From: Karin Grents [mailto:[email protected]] Sent: Thursday, October 29, 2015 1:45 PM To: Urmas Ehrlich <[email protected]>; Rando Sirak <[email protected]> Cc: Taivo Linnamägi <[email protected]> Subject: FW: Täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere, Käimasoleva auditi raames on vaatluse all ka osade sõidukite soetamine ja kasutamine. Sellega seoses on mul veel mõned soovid. * Palun teha mulle riigihangete registris ligipääs riigihangete viitenr 149045 ja 146075 pakkumustele. * Palun sõiduki reg. Nr 817 BBN (leping 01172614L) üleandmise-vastuvõtmise akt nii saamisel kui üleandmisel. * Palun sõidukite ( reg.nr 817 BBN, 950 BLG) ülalpidamisega kaasnevad aastased kulud eurodes KM-ta (perioodil 2013 kuni 2015 6 kuud, eraldi aastate lõikes), sisaldades alltoodud infot: * Liikluskindlustus * Kasko kindlustus * Rendimakse * Intressikulu * Kütus * Remont, hooldus * Muu * Parenduste kulu, eurodes * Sõiduki kindlustus-juhtumite arv (perioodil 2013 kuni 2015 6 kuud) * Millised on sõidukite ( reg.nr 817 BBN, 950 BLG) liisingulepinguga seotud vältimatud kulud (Liikluskindlustuse ja Kaskokindlustuse kulu kuus, Hoolduse kulu aastas jt) eurodes? * Kui olete perioodil 2013 kuni 2015 6 kuud pidanud sõidukite ( reg.nr 817 BBN, 950 BLG) sõidupäevikuid elektroonselt, siis palun edastage need mulle. Lugupidamisega Karin Grents audiitor Finantsauditi osakond Riigikontroll Narva mnt 11a, 15013 Tallinn tel +372 640 0764, faks +372 661 6012 www.riigikontroll.ee <http://www.riigikontroll.ee/> [email protected] <mailto:[email protected]> From: Karin Grents Sent: Tuesday, October 27, 2015 12:04 PM To: 'Rando Sirak' Cc: 'Taivo Linnamägi' Subject: RE: Täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit Tere! Tänan teid meile saadetud info eest. Tekkis täpsustav küsimus seoses sõidukiga, mille reg nr on 112AH. Märkisite tabelisse, et see on maha kantud 10.01.2007, kuid registrist on jäänud kustutamata. Palun täpsustage, kas see tähendab, et teie asutus on jätnud ARK-le õigeaegselt sellekohased dokumendid esitamata või pole ARK-s vastavaid toiminguid õigeaegselt tehtud? PS. Tundub, et teie viimati saadetud kirjast jäi välja fail „2015. teenistusautode NIMEKIRI, mis kuuluvad erisoodustuse arvestusse 2015.xls“, millele te küsimuses nr 4 olete viidanud. Palun saatke mulle see fail. Lugupidamisega Karin Grents audiitor Finantsauditi osakond Riigikontroll Narva mnt 11a, 15013 Tallinn tel +372 640 0764, faks +372 661 6012 www.riigikontroll.ee <http://www.riigikontroll.ee/> [email protected] <mailto:[email protected]> From: Rando Sirak [mailto:[email protected] <mailto:[email protected]> ] Sent: Monday, October 19, 2015 4:43 PM To: Taivo Linnamägi Cc: 'Urmas Ehrlich'; [email protected] <mailto:[email protected]> ; 'Milvi Kook'; 'Kairi Luks'; toomas.leetjoe Subject: RE: Täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit (tähtaeg 19.10.2015) Tere Taivo! Saadan Veeteede Ameti vastused. Palun vaata rohelisi kaldkirjas tekste allpool toodud Riigikontrolli e-mailis. Tervitab, Rando Sirak peaspetsialist haldusosakond Veeteede Amet -------- Edastatud kiri -------- Teema: Täiendav päring: Riigikontrolli sõidukite audit (tähtaeg 19.10.2015) Kuupäev: Tue, 13 Oct 2015 11:22:35 +0300 Saatja: Taivo Linnamägi <[email protected]> <mailto:[email protected]> Saaja: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] Reg. kuupäev: 13.10.15 Kellaaeg: 10:33:14 Reg. number: 15-00113/050 Image removed by sender. Image removed by sender. Image removed by sender. Image removed by sender. Sarja tähis:* Image removed by sender. Tere! Edastan Riigikontrolli esindaja täpsustavad küsimused, mis eeldavad majasisest koostööd ka finantsküsimuste teemal. Korralduslikus mõttes soovitan vastata otse küsimuse järele. Ootan tagasisidet e-postile hiljemalt esmaspäeval 19.10.2015. Tervisi Taivo From: Karin Grents [mailto:[email protected] <mailto:[email protected]> ] Sent: Monday, October 12, 2015 5:46 PM To: Taivo Linnamägi Subject: Riigikontrolli sõidukite audit Tere, Kirjutan teile seoses Riigikontrollis käimasoleva auditiga „Ministeeriumite sõidukite rentimise majanduslik otstarbekus“. Tänan teid vastamast meie esimesele päringule, millega soovisime ülevaadet valdkonna korralduse ja senise praktika kohta ning palusime täita tabel valitsemisala kõikide sõidukite kohta, mis olid kasutusel perioodil 01.01.2013-30.06.2015. Seoses andmete analüüsiga on meil tekkinud mõned täiendavad küsimused, millele palun teil vastata. 1. Küsisime Maanteeameti hallatavast registrist (ARK’ist) väljavõtte kõigi Majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala kasutuses olnud sõidukite kohta perioodil 01.01.2013-30.06.2015. Kõrvutades ARK andmeid MKM valitsemisala sõidukipargi andmetega tuvastasime sõidukite arvus üsna suure erinevuse. Kirjale lisatud faili lehel " ARK andmed" on need sõidukid, mis kajastusid ARK registris, aga ei olnud toodud MKM valitsemisala tabelites. Palun iga sõiduki puhul välja tuua põhjus, miks ei kajastu ARK päringus toodud sõiduk teie esitatud andmetes. Kui aga selgub, et ARKi andmetes olev sõiduk ikka oli asutuse kasutuses perioodil 01.01.2013-30.06.2015, siis palun lisage nendele sõidukitele ka andmed, mida küsisime oma esialgses päringus. Saadame andmed ARK-is arvel olevate sõidukite kohta (vt lisatud Exceli fail „Sõidukite auditi pring_MKM ja valitsemisala asutused oktoober 2015_VA 191015.xlsx“). 2. Eelinfo kogumise käigus palusime teil iga valitsemisala sõiduki puhul välja tuua selle põhilise otstarbe. Kuna osade sõidukite puhul oli kirjeldus liialt üldine, palun teil kirjale lisatud faili lehel "Sõidukite otstarve" toodud sõidukite puhul kirjeldada täpsemalt lahti nende kasutamise otstarve (võib tuua ka näiteid). Saadame täpsustatud sõidukite otstarbed (vt lisatud Exceli fail „Sõidukite auditi pring_MKM ja valitsemisala asutused oktoober 2015_VA 191015.xlsx). 3. Eelinfo kogumise käigus vastasid nii ministeerium ise kui Konkurentsiamet, et on analüüsitud ühishanke läbiviimise vajadusi. Palun saatke meile läbi viidud analüüsid. Veeteede Ametil vastavaid analüüse ei ole. 4. Palun saatke meile kõigi valitsemisala asutuste puhul isikute ja aastate (st 2013, 2014 ja 2015 kuus kuud) lõikes ametiautode isiklikuks otstarbeks kasutamise eest tasutud erisoodustusmaks (st tulu- ja sotsiaalmaksu). Saadame andmed erisoodustusmaksu tasumise kohta (vt Exceli failid „2013. teenistusautode NIMEKIRI, mis kuuluvad erisoodustuse arvestusse 2013.xls“; „2014. teenistusautode NIMEKIRI, mis kuuluvad erisoodustuse arvestusse 2014.xls“; „2015. teenistusautode NIMEKIRI, mis kuuluvad erisoodustuse arvestusse 2015.xls“). 5. Palun selgitada, kas ja millised asutused peavad sõidukite lõikes arvestust nendega seotud kulude (st kindlustuse, hoolduse, remondi jne) üle. Veeteede Amet peab sõidukite lõikes arvestust nendega seotud kulude (st kindlustuse, hoolduse, remondi jne) üle. 6. Palun selgitada asutuste kaupa, kas, millal (millises eelarvestamise etapis) ja kuidas on asutused küsinud Rahandusministeeriumilt kapitalirendilepingu sõlmimiseks luba või investeeringuks ehk sõiduki väljaostuks raha. Milline on olnud Rahandusministeeriumi vastus? Veeteede Ametil on siiani puudunud vajadus sõidukeid rentida kapitalirendi tingimustega, seetõttu pole Veeteede Amet ametlikult Rahandusministeeriumi poole pöördunud. 7. Palun saata meile info, millest koosneb saldoandmiku konto 911030 "Võetud rendikohustused" seisuga 31.12.2013 ja 31.12.2014? Palun täpset loetelu seal kajastuvatest kohustustest koos summadega. Saadame info saldoandmiku konto 911030 "Võetud rendikohustused" seisuga 31.12.2013 ja 31.12.2014 kohta (vt Exceli failid „Liisingmaksed 2013.xls“, „Liisingmaksed 2014.xls“, „bilansivälised kontod 2013.xlsx“ ja „bilansivälised kontod 2014.xlsx“). Palun Teil küsimustele vastata ja dokumendid edastada hiljemalt järgmise nädala lõpuks, võimaluse korral ka jooksvalt. PS! Auditi raames vaatame detailsemalt ka osade sõidukite soetamist. Kui selle käigus peaks tekkima vajadus täiendavate dokumentide järgi, siis võtan teiega uuesti ühendust. Lugupidamisega Karin Grents audiitor Finantsauditi osakond Riigikontroll Narva mnt 11a, 15013 Tallinn tel +372 640 0764, faks +372 661 6012 www.riigikontroll.ee <http://www.riigikontroll.ee/> [email protected] <mailto:[email protected]>