Riigi kinnisvararegistri arendusplaanid

Lähteülesanne riigi kinnisvararegistris (RKVR) hoonestatud kinnisvara lepingute kulude planeerimise protsessi arendamiseks Kellelt: Rahandusministeeriumi (RM) riigivaraosakond (RVO), Kellele: Riigivara valitsejatele (RVV) ja Riigi Kinnisvara AS-ile (RKAS) tagaside saamiseks Käesolevas dokumendis kirjeldatakse üüritasude muutmise läbirääkimisi ja riigieelarve protsessi toetavaid arendusi RKVR-is. Osapooltelt oodatakse tagasisidet:  kas RKVR-i kavandatav eelarvemenetlus on kirjeldatud kujul valitsejatele ja üürnikele üürilepingu muudatuste läbirääkimisi ning riigieelarve protsessi toetav;  kas protsessikirjeldus katab kõik olulised tegevused või on vaja midagi menetlusse lisada.  tagasiside on oodatud 18. jaanuariks 2016 aadressile [email protected] Arenduste ajakava Jaanuar protsessikirjeldus ja arenduse lähteülesande koostamine Veebruar – märts registriarendused Aprill arenduste testimine Suvi 2016 arendused on kasutamiseks valmis, valminud arenduste kasutamine riigieelarve protsessis on vabatahtlik Detsember lepingumuudatused on uutel andmevormidel RKVR-i kantud 2017 rakendust kasutatakse RES/RE protsessis Arenduse vajadus Riigil, sh Rahandusministeeriumil on vajalik omada ülevaadet riigieelarveliste asutuste hoonestatud kinnisvara kuludest ja nende aluseks olevatest lepingutest, et parandada ruumikasutuse planeerimist, otsida võimalusi (rahalise) kokkuhoiu saavutamiseks ja lihtsustada kinnisvarakulude planeerimist eelarves. Kuigi kuluarvestus toimub raamatupidamissüsteemis, ei ole SAP-i andmestik analüüsiks vajaliku detailsusega, mh ei ole SAP andmed seotud kohustuste aluseks olevate lepingutega. Lepingu andmete dubleerimine mitmes registris ei ole otstarbekas. Kuna RKVR-is on kinnisvaraga seotud menetlused ja lepingud juba olemas, siis on otstarbekas lepingute andmeid täpsustada parendades RKVR ülevaadet kinnisvarakuludest ja lisada juurde riigieelarve strateegia (RES) ja riigieelarve (RE) protsesse ning kulude analüüsi- ja seireprotsesse toetavaid rakendusi. Iga-aastases riigieelarve menetluses on probleemiks, et lepingu tasemel andmevahetus toimub e-maili teel RKAS-i infosüsteemide väljavõtete põhjal koostatud exceli failidega. See on praktikas tekitanud palju probleeme, sest erinevad osapooled omavad erinevat infot. Iga-aastase üürilepingute ja üürihindade muutmisega seotud osapooled, keda muudatus puudutab: 1. Üürileandja (RKAS), kes esitab järgmise aasta prognoosid, 2. Üürnik (riigiasutuste haldusosakond), kes korrigeerib ja kooskõlastab prognoosid, 1  3. Riigivara valitseja (RVV või valitseja), kelleks on riigivaraseaduse tähenduses enamasti ministeeriumid; 4. Rahandusministeeriumi riigivara osakond (RM RVO), kes on ühtlasi RKVR peakasutaja, kes koondab sisendi RES ja RE protsessi ning koordineerib riigi kinnisvarastrateegia elluviimist; 5. Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond (RM RO), kes on varasemalt koondanud ja lepingute kaupa analüüsinud tegevuskulusid. Muudatuste tulemusel saab RM RO RM RVO-lt RKVR-s koondatud sisendi. Arenduse tulemusel: a) on valitsejatel ja üürnikel mugavam menetleda üürilepingute muudatusi, ei teki segadust exceli erinevate versioonidega. RVV-l, üürnikul, üürileandjal ja RM-il on ühtne keskkond, kus kõik osapooled saavad ajakohase ülevaate lepingu kuludest ja RES/ RE otsustest. RKVR-is kajastatakse eelarve prognoos ning ülevaade, milliste lepingute läbirääkimised on lõppenud ja millises summas kokku lepiti. Eelarvemenetluse andmete põhjal genereeritakse RKVR-i eeltäidetud lepingu muudatus (lepingu uus versioon). Lepingutel, mille maksetes kokkulepet saavutatud ei ole, on eelarvemenetlusest nähtav viimane seis, mille üle diskussioon käib. b) saab RVV RKVR-is olevate summade alusel vajadusel koostada eelarve lisataotluse. c) on võimalik registris salvestada kehtiv kasutustasu teenuste kaupa + iga teenuse muutmise tingimused. d) saab RM teha RES prognoose ja anda suuniseid kulude kokkuhoiukohtade, lepingute muutmise jne kohta. RM saab analüüsida rendimaksete muutuse põhjendatust ja valitsemisalade lisataotlusi RKVR-is olevate andmete põhjal. e) RES-i ja RE koostamisel võetakse aluseks fikseeritud kuupäeva seisuga registris olevad andmed. Rahastuse saavad registrisse kantud lepingud. Muudatuste etapid ja muudetavad menetlused Kulude planeerimise protsessi arendused on kavandatud etapiviisiliselt. Riigi kinnisvarastrateegia kohaselt võõrandatakse hoonestatud kinnisvara RKAS-ile ning riik jääb üürnikuks, st pikas perspektiivis toimub riigi kinnisvarakulude juhtimine RKAS-iga sõlmitud üürilepingute kaudu. Seetõttu parendatakse esimeses (kõnealuses) etapis RKAS-iga sõlmitud üürilepingute kulude ülevaadet. Järgmises arendusetapis kavatsetakse parendada ülevaadet kolmandate isikutega sõlmitud üürilepingutest ning lisatakse ülevaade RKAS-iga sõlmitud nn halduslepingutest ning teiste teenusepakkujatega sõlmitud teenuslepingutest. Kaugemaks eesmärgiks on vähendada oluliselt kõigi osapoolte halduskoormust kujundades RKVR-ist ühtne keskkond, mis suhtleb RKAS-i infosüsteemide ja riigi finantsjuhtimise infosüsteemidega (sh SAP, REIS). Õiguslikult on tegemist kahe protsessiga:  Üürilepingute juhtimine (sõlmimine, muutmine ja registreerimine RKVR-is), mis on riigivaraseaduse ja selle alamaktidega reguleeritud protsess;  Eelarve juhtimise protsess (RES, RE, seire), mis on riigieelarve seaduse ja selle alamaktidega reguleeritud protsess. 2 Vajalike muutuste saavutamiseks planeeritakse RKVR-is kõnealuses etapis muuta üürilepingute andmevälju ja üürilepingute muutmise protsessi ning arendada välja uus menetlus – eelarvemenetlus. Üürilepingute andmeväljade ja üürilepingute muutmise protsessi muudatused RKVR-is  Muutub registrisse sisestatav lepinguinfo. Lisandub lepingu number ning lepingu eritingimustes kokku lepitav info (nt üüripinna sihtotstarve, üüritav pind hoonetes kokku, teenuste tasud ja muutmise tingimused), muutub registris olev teenuste nimekiri. o Hetkel on kohustus RKVR-is täita lepinguga osutatavate teenuste loetelu (üürilepingu lisa 2), see muudetakse senisele praktikale rohkem vastavaks. o Kuluinfo (üürilepingu lisa 3) praegu RKVR-is puudub. Registrisse sisestatakse teenuste tasud, tasude muutmise tingimused (fikseeritud, THI muutus, tarbimise muutus, hankehinna muutus jne) sarnasel kujul nagu RKAS-iga sõlmitud lepingute lisas 3. o Registrisse sisestatakse info selle kohta, kas üür muutub teatise alusel ja aktsepteeritakse 60-päevase mittevastamise tähtaja jooksul vaikimisi (sel juhul ka üüriteatise esitamise kuupäev) või on igal juhul vajalik üürniku allkirjastatud kinnitus. o Register hoiab avalikult nähtaval kehtiva kuutasu. Kui tasu muutub, siis muutub registris nähtavaks lepingu uus versioon uue kuutasuga. Võimalik oleks kavandada (ajaliselt ette salvestada) lepingu versioone, st nt 2016. aastal kavandada 2017. aasta tasud.  Lepingu muudatuse saab algatada eelarvemenetluse juurest ja kuluandmed eeltäita automaatselt. Juba registris olevate RKAS-iga sõlmitud lepingute vastavate andmete täitmine kavandatakse võimalikult automaatselt. Eelarvemenetluse protsessi kirjeldus (uus menetlus RKVR-is) Menetluse alustamine ja menetlusinfo laadimine 1. RM RVO alustab RKVR-is eelarvemenetluse. 2. RKVR koostab lepingute nimekirja, kuhu kaasatakse: 2.1. Kehtivad hoonete üürilepingud; 2.2. Lepingu andmed kinnitamata vara kasutamiseks võtmise menetlustest, kus lepingu andmed on täidetud (nupule „leping sõlmitud“ vajutatud); 2.3. Eelneva aasta jooksul lõpetatud RKAS-iga sõlmitud lepingud, kuna RKAS teeb tasaarveldusi 2-aastase sammuga. 3. Iga lepingu juurde kuvatakse jooksva aasta kehtiv kasutustasu teenuste kaupa (üüriteatise detailsus). 4. RKAS laeb RES perioodi rendimaksete prognoosiinfo eelarvemenetlusse (iga lepingu aastasumma, lisaks esimene prognoosaasta üüriteatise detailsuses). 3 5. Üles laetud prognoosinfo sidumine RKVR lepinguga toimub RKVR üürilepingu koodi (kujul KL14-xxx) ja üürileandja (RKAS-i) lepingu numbri (lepingu päises olev number) kaudu. 5.1. Kui RKVR ei leia üleslaetavas tabelis olevale lepingule vastet, teavitab süsteem, et kõikidele kuluridadele ei leitud vastet. 5.1.1. Valitseja kontrollib üürileandja lepingu numbri korrektsust RKVR-is, vajadusel parandab; 5.1.2. Kui leping puudub registrist, siis valitseja sisestab selle ning uuendab lepingute nimekirja; 5.1.3. RKAS kontrollib, kas üleslaetavas tabelis on olemas lepingu RKVR kood ning kas kood on õige, vajadusel lisab või parandab ning laeb need read uuesti. 5.1.4. Kui prognoos on esitatud ekslikult, siis RKAS kustutab selle. 5.2. Kui RKVR kehtivate lepingute (2.1) ja lõpetamata menetluste (2.2) nimekirjas on ridu, kus teenusepakkujaks on RKAS ja millele üles laetavast tabelist puudub prognoosi vaste, teavitab süsteem osapooli, et lepingul KL14-xxx on prognoos puudu. 5.2.1. Kui RKAS on ekslikult prognoosi esitamata jätnud, laeb ta vastava lepingu prognoosi. 5.2.2. Kui tegemist on nt lõppenud lepinguga, millele ei peagi kuluprognoosi tulema, teeb valitseja RKVR-is vastavad parandused ning uuendab lepingute nimekirja. 5.3. Kui kuluandmete üleslaadimine õnnestus (st ei toimunud 5.1 ega 5.2), teavitab süsteem osapooli andmete edukast üleslaadimisest. 5.4. Kui toimus 5.1 või 5.2 ja andmed on vastavalt parandatud, lepingud ja prognoosid on kokku viidud, toimub samuti osapoolte teavitamine, et andmete laadimine on valmis. 6. Kogu menetluse ajal on võimalik värskendada eelarvemenetluses lepingute nimekirja ja üüriprognoose sisestada. RES protsess 7. RES protsessis kontrollib valitseja, kas eelarvemenetlusse sisestatud RES prognoosis on kõikide teadaolevate RES perioodil toimuvate lepingumuudatustega arvestatud (nt lepingu lõppemised, teadaolevad kolimised vms); 7.1. kui prognoos on õige , teeb valitsejal (registripidaja ja kinnitaja) vastava lepingu juures olevasse rohelisse (kooskõlastavasse) märkeruutu „linnukese“; 7.2. kui prognoosis on mõne teadaoleva ja eelarvelist mõju omava sündmusega arvestamata jäetud või ei vasta prognoos lepingus kokkulepitule, on valitsejal võimalus märge teha punasesse (mittekooskõlastavasse) ruutu ning märkuste lahtris oma seisukohta põhjendada. Teisele lepingupoolele (RKAS) saadetakse teavitus märkuse lisamisest. Kui märkus on põhjendatud, sisestab märkuse saaja korrigeeritud prognoosi (teade valitsejale) ning valitsejal on võimalik punane märge maha võtta. 8. RES protsessis kokkulepitud kuupäeval (nt 01.04) teeb registri peakasutaja (RM RVO) väljavõtte menetluses olevatest andmetest, mis on sisendiks RES-i. RES aruteludes lepingu tasemele ei minda. RE protsess 4 9. Valitseja (kinnitaja ja registripidaja) kontrollib sisestatud järgmise eelarveaasta detailse prognoosi adekvaatsust, st kas esitatud kuluandmed on arusaadavad, põhjendatud ja lepinguga kooskõlas; 9.1. kui prognoos on arusaadav, põhjendatud ja lepinguga kooskõlas, teeb valitseja (registripidaja ja kinnitaja) vastava lepingu juures olevasse rohelisse märkeruutu „linnukese“. 9.2. kui prognoos on arusaamatu, põhjendamata või lepinguga vastuoluline, teeb valitseja märke punasesse ruutu ning põhjendab märkustelahtris. 9.2.1. RKAS sisestab põhjendatud vastuväite korral korrigeeritud prognoosi RKVR-i ning kommenteerib lühidalt, mida on muudetud. RKVR-ist saadetakse vastava nupuvajutuse korral valitsejale teade, kui mingite lepingute prognoose on korrigeeritud. Valitseja saab seepeale uue prognoosi aktsepteerida („roheliseks märkida“) või tagasi lükata („punaseks märkida“) (samm 9.1 või 9.2). Iga registrisse sisestatud info kohta (kuluinfo, märkus) jääb märk maha, kes ja millal sisestas. 9.3. Kui üürihind muutub teatise alusel, on sisestatud prognoos staatusega „üüriteatis“. Valitsejal on õigus 60 päeva jooksul esitada teatisele vastuväide, st punkt 9.1 ja 9.2 tegevused toimuvad 60 päeva jooksul. Vastuväide ise esitatakse ametliku kirjaga. Vastuväide lahendatakse õiguslikult RKVR-i väliselt. „Linnukest“ saab ära võtta ning uuesti panna. „Linnutamine“ ei oma õiguslikku tähendust, see hõlbustab üürnikul ülevaate saamist lepingutega seotud probleemidest. Lisaks saab ka RM selle kaudu aimu, kui suure osa lepingutega on vaidlused üleval ning mis tüüpi vaidlused on. Lepingud, mis muutuvad teatise alusel ja mis 60 päeva möödumisel kuluprognoositeatiste esitamisest on „roheliseks“ märgitud, lähevad lukku, et nende summasid ekslikult muuta ei saaks (siiski peab jääma mingi võimalus neid muuta, sest poolte kokkuleppel saab ka pärast 60 päeva möödumist kokkulepet muuta). Kõik lepingud ei ole teatise alusel muudetavad. Nende puhul tähendab „linnutamine“ samuti valitsejapoolset nõustumist/mittenõustumist prognoosiga ja lepingu muudatus tuleb hiljem kahepoolselt allkirjastada, kuid esimene reageerimine ei pea toimuma 60 päeva jooksul. 10. Registri peakasutaja (RM RVO) teeb kokkulepitud kuupäeva seisuga (nt 1.august) RKVR- i eelarvemenetlusest väljavõtte, mis on sisendiks RE-sse. Lisataotluse esitamine RES-is on kinnitatud järgmise eelarveaasta rendimaksete kulude maht. Eeldus on, et lepingud sõlmitakse RES-is otsustatud kulude piires. Kui prognoositav rendimaksete summa kokku on siiski suurem, kui RES-is otsustatud summa, võib põhjendatud juhtudel esitada REIS-i kaudu (1.augustiks?) lisataotluse. Eelarve fikseerimine, menetluse lõpetamine ja lepingu muudatuse sisestamine RKVR-i 5 11. RM RVO fikseerib eelarvemenetluses eelarvest eraldatud vahendite seisu lepingu tasemel. 12. Registri peakasutaja (RM RVO) lõpetab eelarvemenetluse pärast eelarve vastuvõtmist riigikogus. Selleks ajaks peaksid olema sõlmitud kõik kokkulepped ja lepingu muudatused. 13. RKVR-i eelarvemenetluses on nupp, kust saab algatada lepingu muudatuse registrisse kandmist. Kui valitseja ja üürileandja on kokku leppinud järgmise eelarveaasta rendimakses (kui see muutub võrreldes käesoleva aastaga), algatab valitseja lepingu muutmise menetluse. Lepingu muutmise menetlemisel sisestatavad rendimakseid puudutavad andmed loetakse eelarvemenetlusest. Valitseja sisestab lepingumuudatuse faili (digiallkirjastatud üüriteatis või mõlemapoolselt allkirjastatud lepingu muudatus). Luuakse aruanne, mis võimaldab jälgida, millistel eelarvemenetluses muudetud summadega lepingutel on lepingu muutmise menetlus algatamata ja selle kohta saadetakse meeldetuletus. 6 From: Heli Just Sent: 11. jaanuar 2016. a. 14:56 To: VA_eva Subject: FW: Riigi kinnisvararegistri arendusplaanid Attachments: Eelarvemenetluse protsessikirjeldus.docx From: Heli Just Sent: Monday, January 11, 2016 2:52 PM To: Maanteeameti info <[email protected]>; yld-ria <[email protected]>; TJA - Avalik <[email protected]>; yld- veeteedeamet; Lennuamet <[email protected]> Subject: FW: Riigi kinnisvararegistri arendusplaanid Tere Edastan Rahandusministeeriumi e-kirja � palun esitage vajadusel oma arvamus/ettepanekud Rahandusministeeriumile, koopiana minu e-postile [email protected]. Ette t�nades Heli Just Haldusosakonna peaspetsialist 6256346 From: Eve Murumaa [mailto:[email protected]] Sent: Monday, January 11, 2016 8:59 AM To: [email protected]; Silver Salla <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Marve Kaljum�e <[email protected]>; Heli Just <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Merilin-Siret Sahku <Merilin- [email protected]>; Tarmo Tallermaa <[email protected]>; [email protected] Subject: Riigi kinnisvararegistri arendusplaanid Tere! Oleme kavandamas hoonestatud kinnisvara lepingute kulude planeerimise protsessi toetavat arendust riigi kinnisvararegistris. Sellega seoses saadan aruteluks ja tagasiside saamiseks 2016.aasta I poolaastal tehtavate arenduste kirjelduse (vt lisatud fail). Tagasiside on oodatud n�dala jooksul eelk�ige selle kohta, kas kirjeldatud menetlus on arusaadav ja kasutajaid toetav. Samuti ootame vihjeid menetluse puuduste kohta. Heade koost��soovidega Eve Murumaa Riigivara osakond Rahandusministeerium tel 611 3561 [email protected] www.rahandusministeerium.ee | Endla 13, 10122 Tallinn twitter.com/rahandus | blogi.fin.ee ? S��sta loodust ja �ra prindi seda e-kirja! K�esolev e-kiri v�ib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. This e-mail may contain information which is classified for official use.