KÄSKKIRI
20.04.2023 nr 31
Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2023
konverentsi korraldamine" korraldamine,
komisjoni ja vastutava isiku nimetamine
Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri
ning majandus- ja taristuministri 09.10.2017. a käskkirjaga (registreeritud dokumendihaldussüsteemis
03.10.2017.a) nr 1.1-1/17-199 kinnitatud „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi
hankekorraga“:
1. Korraldada riigihange sotsiaalteenuse (CPV kood 79951000-5 „Seminaride
organiseerimisteenused“) „Reaalajamajanduse (RTE) 2023 konverentsi korraldamine“ tellimiseks.
2. Kinnitan käskkirja punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimiseks riigihanke alusdokumendid
(lisatud).
3. Tellitava sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2023 konverentsi korraldamine“ eeldatav
maksumus on 60 000 eurot, millele lisandub käibemaks.
4. Määran käskkirja punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimise eest vastutavaks isikuks Majandus-
ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse
valdkonna juhi Sirli Heinsoo.
5. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud hanke korraldamiseks, sealhulgas pakkujate
kvalifitseerimiseks, esitatud pakkumuste vastavuse kontrollimiseks ja eduka pakkumuse
väljaselgitamiseks järgmises koosseisus:
5.1. Komisjoni esimees:
5.1.1. Sirli Heinsoo – ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse valdkonnajuht
5.2. Komisjoni liikmed:
5.2.1. Kristi Aruküla – ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse väliskoostöö
projektijuht;
5.2.2. Regina Kallaste – ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse hangete
projektijuht.
5.2.3. Annika Lepp – RTE kommunikatsiooniteenuse osutaja Verus OÜ (endine Falafel OÜ)
volitatud esindaja, tema nõusolekul
Valitud menetluse ja punktis 2 nimetatud riigihanke alusdokumentide peale võib esitada vaidlustuse
Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses
sätestatud korras ja tähtajal.
(allkirjastatud digitaalselt)
Ahti Kuningas
kantsler
Käskkirja lisa 1
Riigihanke alusdokumendid
Sisukord
1. HANKIJA ........................................................................................................................................... 3
2. RIIGIHANKE OBJEKT ................................................................................................................... 3
3. ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS ............................................................................. 3
4. RIIGIHANKE KIRJELDUS ............................................................................................................ 3
7. TEHNILISED TÕRKED .................................................................................................................. 4
8. PAKKUMUSTE AVAMINE ............................................................................................................ 4
9. KÕIKIDE PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE .................................................................... 5
10. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE ................................................................... 5
11. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK ......................................... 6
12. PAKKUMUSE SISU ......................................................................................................................... 7
13. NÕUDED PAKKUJALE .................................................................................................................. 7
14. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED ................................................................... 7
15. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV ..................................................................................... 8
17. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS .................................................................. 8
18. ALUSDOKUMENDID ...................................................................................................................... 8
2
1. HANKIJA
Hankija: käesoleva riigihanke lepingu eseme Hankijaks on Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM ja ka Hankija). Vastutavaks isikuks on MKMi
ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse valdkonna juht Sirli Heinsoo.
2. RIIGIHANKE OBJEKT
2.1. Riigihange viiakse läbi e- posti teel.
2.2. Riigihanke nimetus: Reaalajamajanduse (RTE) 2023 konverentsi korraldamine.
2.3. Riigihanke eesmärk: hankelepingu sõlmimiseks
2.4. Hankelepingu liik: teenused
2.5. Hankemenetluse liik: Sotsiaalteenus alla riigihanke piirmäära
2.6. CPV kood:
2.6.1. 79951000-5 Seminaride organiseerimisteenused
2.7. Rahastamisallikad: riigieelarve.
2.8. Käesolevale menetlusele kohaldatakse MKM hankekorda, menetluse tingimused on
hankija seatud käesolevas riigihanke alusdokumendis (edaspidi ka RHAD).
2.9. Iga viidet, mille hankija teeb RHAD-s ja selle lisades mõnele RHS § 88 lõikes 6
nimetatud alusele, täiendatakse märkega „või sellega samaväärne“.
2.10. Iga viidet, mille hankija teeb RHAD-s või selle lisades mõnele RHS § 88 lõikes 2
nimetatud alusele, täiendatakse märkega „või sellega samaväärne“
3. ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS
Hankija teeb ettepaneku esitada pakkumus vastavalt riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE)
2023. a konverentsi korraldamine“ RHAD-s sisalduvatele tingimustele.
4. RIIGIHANKE KIRJELDUS
4.1. Riigihanke lähteülesanne on toodud RHAD lisas 1.
4.2. Riigihanke eesmärgiks on konverentsi korraldamine Tallinnas 30.11.2023, kokku 1
päev.
5. HANKELEPINGU SÕLMIMISE TINGIMUSED
5.1. Hankelepingu projekt on toodud RHAD lisas 2.
5.2. Hankelepingu periood: hankeleping sõlmitakse edukaks tunnistatud pakkujaga pärast
edukaks tunnistamise otsuse tegemist ja leping kehtib kuni kõigi lepingust tulenevate
nõuete täitmiseni. Kõik lepinguga seotud tegevused peavad olema lõppenud
31. detsembriks 2023. Ürituse toimumise aeg on 30.11.2023.
5.3. Tasumise tingimused on toodud hankelepingu projektis.
6. PAKKUMUSE KOOSTAMINE JA ESITAMINE
6.1. Pakkumuse koostamisel tuleb lähtuda RHAD-dest ning Eesti Vabariigis kehtivast
seadusandlusest.
6.2. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad sh alltöövõtjad, kelle elu- või asukoht on
riigihangete seaduse (edaspidi RHS) § 3 p-s 2 nimetatud riigis (Eesti, mõni muu Euroopa
Liidu liikmesriik, muu Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriik või Maailma
3
Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riik).
6.3. Pakkumus tuleb koostada eesti keeles.
6.4. Alternatiivsed pakkumused ei ole lubatud.
6.5. Pakkujal ei ole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega esitada muid tingimusi, mis
ei tulene RHAD-st.
6.6. Igal hankemenetluses osaleval isikul ja huvitatud isikul, kellel on vastaval hetkel
võimalus hankemenetluses osaleda, on õigus saada hankijalt selgitusi või täiendavat
teavet riigihanke ja RHAD kohta. Pakkumuste esitamise tähtaja jooksul palume hankijat
viivitamatult informeerida igast RHAD-des avastatud ebatäpsusest, ebaselgusest või
vastuolust. Pärast pakkumuse esitamist ei rahulda hankija ühtegi pakkuja (ka eduka
pakkumuse esitanud pakkuja pretensiooni või lisanõuet lepingu täitmise käigus)
ettenägematutele asjaoludele, mitteinformeeritusele, teisiti tõlgendamisele või muule
ettekäändele tuginevat pretensiooni või lisanõuet.
6.7. RHAD-e sisu kohta saab selgitusi hankijalt e- posti teel. Hankija annab selgitused 3
(kolme) tööpäeva jooksul selgituse saamise taotlusest arvates, saates esitatud küsimuse
ning vastused kõigile osalejatele, kellele hankija on saatnud pakkumuse esitamise
ettepaneku.
6.8. Pakkumus esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Pakkumuse peab
allkirjastama allkirjaõiguslik isik. Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu
sõlmimiseks, mis on pakkujale siduv alates pakkumuste esitamise tähtpäevast vähemalt
kuni RHAD-s määratud pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõppemiseni.
6.9. Pakkumus peab olema jõus vähemalt 90 päeva. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja
kõikide RHAD-s sätestatud tingimuste ülevõtmist.
6.10. Pakkuja võib pikendada pakkumuse jõusoleku tähtaega omal algatusel või hankija
esitatud ettepaneku alusel. Hankija esitab vastava ettepaneku pakkujale kirjalikult
vähemalt 10 päeva enne pakkumuste jõusoleku tähtaja möödumist. Pakkuja teavitab
hankijat pakkumuse jõusoleku tähtaja pikendamisest või sellest keeldumisest 5 tööpäeva
jooksul arvates vastava ettepaneku saamisest.
6.11. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõikide kohustuste, õiguste ja riskidega seotud
võimalikke kulutusi, mis on nimetatud RHAD-s ja mis on seotud lepingu täitmisega.
6.12. Pakkumuse maksumus ei tohi olla tingimuslik, s.t see peab olema sõltumatu
inflatsioonist, valuutakurssidest jms, v.a juhul, kui selles on eraldi kokku lepitud
riigihanke tingimuste kohaselt.
7. TEHNILISED TÕRKED
7.1. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad
hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired
pakkuja telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete, vahendite,
sealhulgas tarkvara, töös. Hankija ei vastuta tekkinud kahjude või saamata jäänud tulude
eest.
8. PAKKUMUSTE AVAMINE
8.1. Pakkumused avab Hankija mõistliku aja jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtaja
saabumist.
8.2. Pakkumuse avamine ei ole avalik, hankija ei koosta pakkumuste avamise protokolli.
Andmed edukat pakkumust iseloomustavate näitajate kohta esitatakse koos edukaks
tunnistamise otsusega.
4
9. PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE
9.1. Hankijal on õigus tagasi lükata kõik riigihankele esitatud pakkumused igal ajal enne
hankelepingu sõlmimist.
9.2. Hankijal on õigus pakkumus(ed) tagasi lükata, kui:
9.2.1. kõik esitatud või kõik vastavaks tunnistatud pakkumused ületavad hankelepingu
eeldatavat maksumust ja on hankija reaalsetest võimalustest nii palju suuremad, et hange
ei ole hankijale sellise maksumusega vastuvõetav;
9.2.2. hankemenetluse käigus muutuvad hanke väljakuulutamise eeldused, mis muudavad
hanke realiseerimise võimatuks (hankija eelarveliste vahendite kärpimine, vms);
9.2.3. hankelepingu sõlmimine on muutunud võimatuks või ebaotstarbekaks hankijast
sõltumatutel põhjustel.
9.2.4. Tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;
9.2.5. kui hanke läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutnud ja seetõttu osutub
lepingu sõlmimise mittevajalikuks või võimatuks;
9.2.6. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega
hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.
9.2.7. Hankija jätab endale õiguse kõik pakkumused tagasi lükata, kui pakkujaid on vähem kui
kolm.
10. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE
10.1. Hankija kontrollib esitatud pakkumuste vastavust RHAD-s esitatud tingimustele.
10.2. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see on kooskõlas kõikide RHAD-s esitatud
tingimustega.
10.3. Hankija võib nõuda pakkujalt põhjendatud ja asjassepuutuvaid kirjalikke selgitusi
pakkumuses esinevate ebatäpsuste ja ebaselguste kohta. Pakkuja on kohustatud
selgitused hankijale esitama 3 (kolme) tööpäeva jooksul.
10.4. Vajadusel peab hankija pakkuja(te)ga läbirääkimisi pakkumuse sisu osas, läbirääkimiste
käigus antakse pakkujale võimalus täpsustada ja vajadusel täiendada oma pakkumust.
10.5. Vajadus läbirääkimisteks otsustatakse 20 tööpäeva jooksul pärast pakkumuste esitamise
tähtpäeva ning pakkujatele esitatakse läbirääkimiste kava (juhul, kui need korraldatakse)
hiljemalt 20. tööpäeval pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva.
10.6. Hankija peab läbirääkimisi kõigi kvalifitseeritud (vt p. 13.1) ja vastavaks tunnistatud
pakkujatega, kelle pakkumus on vastavaks tunnistatud. Hankija lepib pakkujatega kokku
läbirääkimiste aja.
10.7. Läbirääkimistel peavad osalema vähemalt pakkuja nimetatud kontaktisik ja pakkujat
põhikirja või volituse alusel esindav isik.
10.8. Läbirääkimised toimuvad Hankija juures aadressil Suur-Ameerika 1, Tallinn ja/või
elektroonselt (e-post, Skype, videokonverents).
10.9. Läbirääkimisi juhib Hankija. Läbirääkimiste ajal esitab Hankija Pakkujatele mõistliku aja
jooksul pakkumuse täpsustamise ettepaneku, mis on pakkujatele aluseks kohandatud
pakkumuse koostamiseks. Kohandatud pakkumus tuleb esitada Hankija poolt määratud
tähtpäevaks. Läbirääkimiste lõppedes vormistab Hankija läbirääkimiste kohta protokolli,
mis sisaldab läbirääkimiste sisu ning kokkulepitud tingimusi.
10.10. Hankija ei avalda läbirääkimiste käigus saadud informatsiooni teistele pakkujatele.
10.11. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus
5
ning põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei ole lubatud märkida
pakkumuse maksumust, osamaksumusi ega muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele
vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija juhib tähelepanu, et
eduka pakkuja pakkumus on avalik lähtuvalt RHS § 110 lg 5, välja arvatud pakkuja poolt
õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Juhul kui pakkuja ei määratle pakkumuses
arusaadavalt ärisaladust või ei põhjenda asjakohaselt, miks on tegemist ärisaladusega, on
Hankijal kohustus teabenõude laekudes pakkumus täies ulatuses avalikustada.
10.12. Kui pakkumuste maksumused ületavad hankelepingu eeldatava maksumuse on hankijal
õigus pidada läbirääkimisi pakkumuse maksumuse alandamiseks ning paluda
pakkuja(te)l esitada uus, madalama maksumusegapakkumus. Vajadusel räägitakse läbi ka
hankelepingu eseme tehniline kirjeldus, v.a konverentsi toimumise kuupäev ja nõue
töövõtjale korraldada konverentsil osalejate toitlustus.
10.13. Hankija lükkab pakkumuse või kohandatud pakkumuse tagasi, kui see ei vasta RHAD-
des esitatud tingimustele, kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või
pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust RHAD-
des esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei
esine sisulisi kõrvalekaldeid RHAD-s nimetatud tingimustest.
10.14. Pakkuja (ühispakkujad), kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises
hankemenetluses.
11. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK
11.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi lähtuvalt RHAD-des esitatud
hindamiskriteeriumitest ja arvestades RHAD-s toodud meetodiga.
11.2. Pakkumuste hindamisel selgitatakse majanduslikult soodsaim pakkumus välja
pakkumuse hindamise tulemusena.
11.3. Kui esitatud tingimustele vastab vaid üks pakkumus, ei tunnistata seda edukaks juhul, kui
see hinnatakse punktis 11.6 nimetatud hindamiskriteeriumi „Pakkuja nägemus töö
teostamisest“ alusel minimaalse arvu punktidega.
11.4. Pakkumuse hindamine viiakse läbi 2 hindamiskriteeriumi alusel, milleks on:
11.5. „Pakkumise maksumus“ (maksimaalselt 50 väärtuspunkti). Väärtuspunktid arvutatakse:
“väärtuspunktid” = “kõige odavam pakkumuse maksumus” / “hinnatava pakkumuse
maksumus” ×50. Hinnatakse pakkumuse koosseisus esitatud maksumust käibemaksuta.
Maksumuse väärtuspunktide määramisel saab maksimaalsed väärtuspunktid kõige
odavam pakkumus. Teised pakkumused saavad 50-st võimalikust punktist
proportsionaalselt vähem punkte.
11.6. „Pakkuja nägemus töö teostamisest“ (maksimaalselt 50 väärtuspunkti). Väärtuspunktid
arvutatakse: “väärtuspunktid” = “hinnatava pakkumuse pakkuja nägemuse eest antud
hindamispunktid” / “kõrgeimad pakkuja nägemuse eest antud hindamispunktid” ×50.
Hankekomisjon annab punkte järgnevalt:
50 punkti: Esitatud nägemus (sh konverentsipäeva struktuur, kavandatud
esitlusformaadid, konverentsi toimumise koht) on asjakohane, annab selge ja põhjaliku
ülevaate Pakkuja nägemusest. Kirjeldus annab arusaadavalt edasi Pakkuja kavatsused
konverentsi korraldamise kohta, päeva ülesehituse ning Hankija pakutud teemade
omavahelise sidususe ja järjestuse osas. Pakkuja on mõistnud suurepäraselt hankeobjekti
eesmärki ja sihtrühma ning esitanud lisandväärtust (nt uudsed tehnoloogilised
lahendused, päevakava täiendused toetamaks päevaesitluste visuaalset lahendust jm)
pakkuvaid täiendusi, mis on Hankija hinnangul asjakohased. Väga hästi ja põhjalikult on
toodud töövõtja nägemus tööde esitlusformaatide olemasolust, nende valiku
põhjendatusest ja konverentsi sisukirjeldus.
6
30 punkti- Esitatud nägemus vastab üldjoontes hankelepingu eseme kirjeldusele,
sisaldab 1-3 puudust.
20 punkti- Esitatud nägemus vastab vähesel määral hankelepingu eseme kirjeldusele,
sisaldab 4-6 puudust.
10 punkti- Esitatud nägemus vastab väga vähesel määral hankelepingu eseme tehnilisele
kirjeldusele, esineb 7 ja rohkem puudust.
11.7. Hankekomisjoni liikmed hindavad punktis 14.2 märgitud pakkuja nägemust töö
teotamisest kooskõlas punktiga 11.6 ühiselt ja konsensuslikult. Maksimaalsed
väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud
hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid arvutatakse punktis 11.6 märgitud valemi järgi.
11.8. Kahe hindamiskriteeriumi eest antud väärtuspunktid summeeritakse ning edukaks
pakkumuseks tunnistatakse vastavaks tunnistatud pakkumus, mis sai hindamise
tulemusel kokku kõige rohkem väärtuspunkte. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe
komakoha täpsusega. Maksimaalne väärtuspunktisumma on 100.
11.9. Tellija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkuja on esitanud 0 või negatiivse väärtusega
maksumuse.
11.10. Võrdse hindamiskriteeriumide punktide arvu puhul tunnistatakse edukaks pakkumus,
mille maksumus (ilma käibemaksuta) on madalaim. Juhul kui ka siis on pakkumused
võrdsed, selgub edukas pakkuja liisu heitmise teel. Tellija edastab pakkujatele e-posti teel
liisu heitmise täpsemad tingimused.
12. PAKKUMUSE SISU
12.1. Pakkumuse maksumus peab olema esitatud eurodes, käibemaksuta ja ka koos
käibemaksuga juhul kui pakkuja on käibemaksukohuslane, ning täpsusega kuni kaks
kohta pärast koma.
12.2. Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki töö
läbiviimiseks, esitlemiseks ja üle andmiseks vajalikke kulusid, makse ja maksusid.
Lepingu täitmise käigus Tellija täiendavaid makseid töövõtjale ei tee.
13. NÕUDED PAKKUJALE
13.1. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt 1 lepingu, mille sisuks oli
hübriidkonverentsi (konverents toimus nii veebis kui ka koha peal) korraldamine.
14. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED
14.1. Pakkumuse maksumus tuleb esitada vastavalt lisa 3 "Pakkumuse vorm“ punktile 4
kogumaksumusena ilma käibemaksuta ja käibemaksuga, tuues välja eraldi ka toitlustuse
maksumus, sh 1 inimese toitlustuse maksumus.
14.2. Pakkuja esitab pakkuja nägemuse töö teostamisest: pakkuja esitab nägemuse konverentsi
korraldamisest vastavalt tehnilises kirjelduses toodud tingimustele, sealhulgas vähemalt
esialgse plaani konverentsi koha ja teemade esitlusformaatide (nt vestlusring
moderaatoriga, kõne, visuaalne esitlus koos kõnega vms) osas, milles tuleb näidata ära
ka esialgne töö teostamise sisukirjeldus- konverentsi esialgne fookus koos pealkirjaga,
teemade ajaline jaotus (ettekande/vestlusringi kestus, järjestus), konverentsi läbiviimise
koht koos ruumide jaotusega esitluseks ja toitlustuseks ning moderaatori pakkumine.
Teemade loetelu on toodud hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse punktis 7. Esitatud
nägemus on aluseks pakkumuse hindamise vastavalt punktile 11.6.
14.3. Pakkuja esitab töö teostamise nägemuses meeskonna kirjelduse ning pakkumuse
esitamisega kinnitab, et ta suudab tagada hanketingimustele vastava projektijuhi
7
kaasamise kogu lepingu perioodi vältel ning meeskonnaliikmed on andnud pakkujale
nõusoleku teenuse osutamisel osalema. Hankijal on õigus kontrollida esitatud
meeskonnaliikmete nõusolekut. Vajadusel asendab Pakkuja projektijuhi vähemalt
samaväärse kogemusega isikuga ja kooskõlastab asendaja Hankijaga.
14.3.1. Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 1 projektijuht, kes on varasemalt
projektijuhina korraldanud vähemalt 2 avalikkusele suunatud üritust, milles kasutati
hübriidkonverentsi lahendusi (konverents toimus nii veebis kui ka koha peal) .
14.3.2. Hankijal on õigus kasutada pakkumuse esitatud andmete kontrollimiseks Hankijale
avalikes andmekogudes kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saamiseks kolmandate
isikute poole. Hankijal on õigus pakkujalt küsida täiendavat lisainfot ja dokumente, mis
tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja esitab hankija nõutud täiendavad
andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude saamisele järgnevast tööpäevast
arvates.
14.4. Pakkujal on vajadusel õigus pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid
eelneval kirjalikul kokkuleppel hankijaga ja seda tingimusel, et meeskonnaliige
asendatakse vähemalt samaväärset kogemust omava spetsialistiga.
14.5. Hankijal on õigus nõuda kaasatud meeskonnaliikme väljavahetamist pakkuja kulul, kui
nimetatud isikud ei teosta töid nõuetekohaselt.
15. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV
15.1. Esitamise tähtpäev: 16.05.2023 meiliaadressile
[email protected].
15.2. Küsimuste ja täiendava informatsiooni soovi korral palume need esitada kirjalikult
meiliaadressil
[email protected].
15.3. Pakkumuste avamine ei ole avalik. Tellija ei koosta pakkumuste avamise protokolli.
16. Eeldatav maksumus
16.1. Eeldatav maksumus (kõik töövõtja poolt teostatavad tööd) on 60 000 eurot ilma
käibemaksuta.
17. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS
17.1. Tellijal on vajaduse korral õigus tellida ja töövõtjal on kohustus teostada lepingu
esemega seotud täiendavaid töid (lepingu esemega seotud tööde
täiendamine/asendamine, mahu suurendamine või hankelepingu mahtu esialgselt mitte
kuulunud tööd) kuni 10% ulatuses tööde kogumaksumusest vastavalt RHS § 123 lg 1
punktidele 1 ja 2. Tellija maksab nimetatud tööde eest vastavalt täiendavate tööde
tellimise ajal töövõtja kehtivale hinnakirjale. Tellija teavitab töövõtjat täiendavate tööde
tellimisest ette vähemalt 3 tööpäeva. Töövõtja peab esitama oma kehtiva hinnakirja ning
tellija esitab seejärel tellimuse täiendavate tööde tellimiseks või loobub sellest. Poolte
volitatud esindajad vormistavad täiendavate tööde tellimuse kirjalikku taasesitamist
võimaldavas vormis.
18. ALUSDOKUMENDID
18.1. RHAD koosnevad käesolevast põhitekstist, järgmistest lisadest:
LISA 1 Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus
LISA 2 Hankelepingu projekt
LISA 3 Pakkumuse esitamise vorm
18.2. RHAD osad täiendavad üksteist ja moodustavad tervikliku aluse pakkumuse
koostamiseks. Ükskõik millises dokumendis märgitud nõue on pakkujale siduv.
8
Riigihanke alusdokumendi lisa 1
Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus
Sisukord
1. Konverentsi taust ..........................................................................................................................................1
2. Konverentsi sihtrühm ...................................................................................................................................2
3. Konverentsi korraldaja eesmärgid ................................................................................................................2
4. Üldine info konverentsi kohta ......................................................................................................................2
5. Nõuded konverentsiruumidele ......................................................................................................................3
6. Konverentsi korraldaja ülesanded.................................................................................................................4
7. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik...................................................................................7
8. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded: ......................................................................................................9
9. Koostöö tellijaga ...........................................................................................................................................9
10. Aruandlus .................................................................................................................................................9
1. Konverentsi taust
Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (edaspidi ka tellija) on reaalajamajanduse
valdkonna eestvedaja. Tellija soovib korraldada selle teemalist aastakonverentsi
30.11.2023 Tallinnas.
Reaalajamajandus (RTE) tegeleb ettevõtlusandmetega ja edendab reaalajas tekkivate
majandustehingute, - toimingute ning andmete kasutuselevõttu digitaalselt ja
automatiseeritult. Ärilisest vaatest on reaalajamajandus ökosüsteem äriprotsesside ja
aruandluskohustuse automatiseerimiseks ja digitaliseerimiseks minnes ettevõtjate ja riigi
vahelises suhtluses üle reaalajas andmevahetusele läbi uuenduslike teenuste.
Reaalajamajanduse edendamine täidab mitmeid eesmärke:
a. tagab kiire andmevahetuse asutuste vahel ja hoiab andmed ajakohastena;
b. loob ühtsed semantilised andmevahetusmudelid ja -standardid, aitab andmeid
ühte moodi mõista;
c. võimaldab operatiivselt andmeid vahetada süsteemide vahel, sh piiriüleselt kui
on rahvusvahelised kokkulepped;
d. aitab säästa ca 200 mln EUR/aastas ja hinnanguliselt ca 14 mln/töötundi eelkõige
korduvate protsesside, manuaalse andmesisestuse ja kontrolltoimingute pealt
ningvõimaldades vabanevat ressurssi rakendada ettevõtetel põhitegevuseks.
Eestis on reaalajamajanduse valdkonna tegevused kirjeldatud koos mitmete partnerite,
ministeeriumite, erialaliitude, era- ja avaliku sektori asutustega reaalajamajanduse
visioonis aastateks 2020-2027 ning reaalajamajanduse teekaardil 2020-2027. Rohkem
infot: www.realtimeeconomy.ee
Reaalajamajanduse valdkonna toimivuse eeltingimuseks on IKT kasutuselevõtu
edendamine ettevõtjate seas ja piiriüleste e-teenuste mudelite arendamine.
2. Konverentsi sihtrühm
Konverentsi sihtrühmaks on:
Avaliku sektori asutused, kes puutuvad kokku ettevõtlusandmete kogumise ja
töötlemisega, registritega ja digiteenustega;
Erialaliidud, nende juhid, liikmed ning koostöövõrgustike partnerid;
Uuendusmeelsed ja tulevikku vaatavad ettevõtjad.
Prognoosime kohapeale osalema ligikaudu 150 inimest ja virtuaalselt ligikaudu 200
inimest. On tõenäoline, et osalejate arv üritusel varieerub - mõnda esitlust kuulab rohkem
inimesi ja mõnda vähem.
3. Konverentsi korraldaja eesmärgid
Konverentsi eesmärk on anda Eesti avaliku ja erasektori partneritele ülevaade RTE
2023. aasta tööde tulemitest, uutest algatustest ning edasistest tegevustest ja
ettepanekutest.
4. Üldine info konverentsi kohta
4.1. Hankelepingu esemeks on konverentsi korraldamise teenus Tallinnas 30.
novembril 2023, kokku 1 päev (täpsem ajakava allpool).
4.2. Konverents toimub hübriidversioonis.
4.3. Konverentsi sisulise ülesehituse ettepaneku esitamise eest vastutab tellija, aga
tehniline teostus, selle elluviimine ja päevastruktuuri ülesehitus on töövõtja
ülesanne. Tellija määrab teemade ringi, kuid töövõtja ülesanne on pakkuda välja
ja koostöös tellijaga määrata teemade järjestus, parim esitlusformaat ja sobivaim
ettekannete pikkus arvestades päeva ajakava.
Töövõtja toetab tellijat konverentsi sisulise ülesehituse loomisel ning pakub
tehnilist lahendust, et tagada tellija eesmärkide saavutamine.
5. Nõuded konverentsiruumidele
5.1 Konverentsi toimumiseks nõutavad ruumid:
5.1.1 üks suur ruum, mis mahutab koha peal osalevad inimesed (+ reservala kogu
korraldusmeeskonna jaoks);
5.1.2 suure ruumi vahetus läheduses toitlustusala: eraldi ruum, avar koridor või avatud
fuajee kõigi osalejate üheaegseks toitlustamiseks;
5.1.3 konverentsi teenindav tehniline ala: esinejate ettevalmistus (mikrofoni
paigaldamine, kerge jumestus jms); vajadusel eraldi ruum heli ja pildi
edastamiseks vajaliku tehnika ja sellega seotud inimeste jaoks;
5.1.4 garderoob üleriiete jaoks.
5.2 Toimumiskoht peab olema esinduslik (oma välise ilmega head muljet loov, soliidne
jms) ning ühistranspordiga ligipääsetavas kohas, soovitavalt piisava
parkimisvõimalusega. Konverentsiruumid peavad olema varustatud vajaliku
(esitlus)tehnikaga (sh helitehnika). Konverentsisaalis peab olema tagatud tõrgeteta
toimiv Wi-Fi-ühendus (arvestades üritusega seotud võimaliku kasutajate arvuga),
ekraan(id), slaidiesitlust opereerida võimaldav pult, tahvelarvuti moderaatorile ja
esinejale ning muud tehnilised vahendid, mis on vajalikud konverentsi tõrgeteta
toimumiseks. Esitlustehnikaga seotud tehnilised üksikasjad täpsustatakse tellijaga.
5.3 Konverentsi moderaatori teenuse peab tagama töövõtja. Lõplik moderaatori valik
kooskõlastatakse tellijaga.
5.4 Konverentsi saali laval digitaalne lahendus peab kuvama vajaliku info RTE visuaalse
identiteedi alusel loodud kujundusega (ürituse nimi, aeg, tellija logo, esineja info jne)
ekraanile.
5.5 Ürituse info või muu asjakohane turundusinfo RTE visuaalse identiteedi alusel loodud
kujundusega peab olema võimalik kuvada eraldi konverentsiruumides olevatel
ekraanidel (nt puhke- ja/või toitlustusala), näiteks video või slaidiesitlus formaadis.
5.6 Konverentsi töökeeleks on eesti keel. Töövõtja kohustuseks ei ole tõlketeenuse
pakkumine.
5.7 Konverentsi toitlustamine kuulub töövõtja ülesannete hulka.
5.7.1 Teenuse osutaja peab tagama järgneva toitlustuse:
5.7.1.1 Hommikukohv – peab sisaldama jookidest kohvi, teed ja gaseerimata vett
(eelistatult kannudes); hommikukohvi juurde pakutav toit on kergem ning valikus
peab olema soolast ja magusat (näiteks võileib, pirukas, täidetud korvid, quiche,
muffin, puuviljad või muu sarnane näputoit);
5.7.1.2 Lõunasöök – peab olema püstijala buffet-lõuna, kus on soe toit ja valik vähemalt
kahe salati ning kahe erineva pearoa vahel (1 vegan ja 1 lihaga/kalaga), kerge
magustoit ning vesi, kohv ja tee.
5.7.1.3 Networking turgutus – peab sisaldama kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid
snäkke väikeses koguses (juustud, puuviljad jne).
5.7.2 Töövõtja peab korraldama lisaks laval esinejatele pudelivett vastavalt esinejate
arvule (ligikaudu 40 pudelit, sh gaseeritud ja gaseerimata vesi).
5.7.3 Täpne toitude jaotus kohvipauside ja lõuna osas (soolane/magus) lepitakse
lõplikult kokku tellijaga pärast eduka pakkuja valimist.
6. Konverentsi korraldaja ülesanded
6.1. Konverentsi korraldusprojekti juhtimine, tellija ja töövõtja vahelise ühise
dokumentide pilvepõhise haldusplatvormi loome ja haldus, tehnilise ja sisulise
lahenduse eest vastutamine, projekti tegevuskava koostamine ning täitmise
jälgimine ja aruandlus.
6.2. Konverentsi sisuline ettevalmistus hõlmab: päeva ülesehitus teemade jaotusena,
esinejate juhendamine, esinemise aegade kokkuleppimine esinejatega ja teemade
käsitluses esitlusformaatide pakkumine, teemade järjestuse ettepaneku tegemine
tellijale, moderaatori leidmine ja Tellijaga kooskõlastamine, moderaatori
nõustamine ja temale töö teostamiseks vajaliku sisendi (stsenaarium) andmine,
esitluste sisus konverentsi üldise fookuse hoidmine, et see oleks kooskõlas kogu
konverentsi eesmärgiga ning pärast konverentsi toimumist konverentsi
materjalide kogumine ja osalejatele jagamine;
6.3. Konverentsi toimumise kohta koostöös RTE kommunikatsioonipartneriga
konverentsile eelneval ajal, konverentsi toimumise ajal ning konverentsi järgselt
kommunikatsioonipartnerile vajaliku teabe ja materjalide kättesaadavaks
tegemine konverentsi kohta teabe levitamiseks;
6.4. Konverentsiruumide leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, ruumide
broneerimine, nende ettevalmistamine ja konverentsi läbiviimiseks vajalike
tehniliste vahendite olemasolu ja toimimise tagamine ja haldamine;
6.5. Ruumide kujundamine konverentsi põhiteemaga sobivalt. Konverentsi sujuvaks
läbiviimiseks vajalike tehniliste lahenduste korraldamine vastavalt stsenaariumile
ja kooskõlastatult tellijaga;
6.6. Tehnilise lahenduse pakkumine konverentsi korraldamiseks- kaamerad,
lavakujundus, lava ja LED ekraan (sobivas suuruses, mida on osalejatel hea
näha), ülekande videomontaaž (eelsalvestatud kõned, presentatsioonid jms), live
ülekanne sotsiaalmeediasse. Laval peab olema kõnepult ja kui toimub
paralleeldiskussioon, siis osalejatele peavad olema tagatud mugavad
mittekeerlevad toolid. Püsiva ühenduse tagamine virtuaalse esineja kaasamisel.
Töövõtja peab tagama virtuaalsetele osalejatele lahenduse, mis tagab häirete ja
tõrgeteta platvormi töö ja ülekande;
6.7. Konverentsi ajal interaktiivse osalusplatvormi lahenduse tagamine, mille
kasutamiseks tuleb luua oma profiil vähemalt oma nime ja e-postiga. Lahendus
peab võimaldama publikul ühest teenusest näha reaalajas konverentsi kava,
esitada jooksvalt küsimusi/kommentaare nutiseadmega, interneti teel. Küsimused
ja kommentaarid peavad olema nähtavad moderaatorile nutiseadmes, mis on talle
võimaldatud töövõtja poolt;
6.8. Konverentsi ettekannete videosalvestuste ettevalmistamine (sh lahtilõikamine
Youtube’i üleslaadimiseks) ning originaalfailide edastamine tellijale koos
õigusega avaldada neid tellija kanalites (Youtube, koduleht, kontod
sotsiaalmeedias) hiljemalt nädala jooksul pärast konverentsi lõppu;
6.9. Videosalvestuste ja fotomaterjali linkide ning esitlusfailide edastamine
osalejatele hiljemalt 2 nädala jooksul pärast konverentsi lõppu;
6.10. Konverentsist live ülekanne sotsiaalmeediasse ja Vimeo või Youtube
keskkonda, et oleks võimalik live ülekannet kuvada ka RTE kodulehele;
6.11. Konverentsi esinejate ettekannete, videote ja slaidide ekraanidele
projitseerimine vastavalt konverentsi stsenaariumile;
6.12. Konverentsipäeva fotografeerimine, fotode sorteerimine ja vajadusel
töötlemine. Fotod tuleb hiljemalt 2 tööpäeva jooksul üles laadida avalikult
kättesaadavasse galeriisse ning kõrge resolutsiooniga originaalfotod edastada
tellijale; valik fotodest (ca 10) tuleb tellijale edastada konverentsi lõppedes;
6.13. Konverentsi esinejate juhendamine ja assisteerimine tehniliste vahendite
kasutamisel ning abistamine probleemide ilmnemisel. Veebi vahendusel
osalevate esinejatega eelneva proovi tegemine, esinejate instrueerimine veebi
lahenduste kasutamisel ja vajadusel eelsalvestamine;
6.14. Konverentsi avamiseks sobiva lahenduse pakkumine ja selle teostamine
kooskõlastatult tellijaga. Avasõnade korraldamine, sh selleks isiku leidmine on
Pakkuja ülesanne. Avasõnad öeldakse pärast konverentsi avamist ning ei ole
antud kontekstis avamise osa. Tellija soovib lavalist kujundust ja võimalikult
huvitavat, osalejaid köitvat lahendust, mis hõlmab lavalist kujundust ja
avamuusikat. Tantsulist ega vaatemängulist lahendust ei soovi. Lõplik lahendus
saavutatakse koostöös tellijaga;
6.15. Konverentsi üldise stsenaariumi koostamine ja selle elluviimise
koordineerimine kooskõlastatult tellijaga;
6.16. Konverentsi kujunduse, kuvandi ja kunstilise lahenduse, ka stiilse ja
kaasaegselt mõjuva lavakujunduse (sh valguslahenduse) väljatöötamine, võttes
aluseks konverentsi teema, RTE visuaalse identiteedi materjalid (tellija edastab
visuaalse identiteedi materjalid stiiliraamatus töövõtjale peale lepingu sõlmimist)
ning tellija antud kujunduselemendid (nt logod, värvieelistused vms);
6.17. Konverentsi slaidiprogrammi põhja väljatöötamine (esislaid kujunduse ja
logodega + üks tekstislaid kujundusega ilma logodeta, vastavalt p 6.16. kohaselt
väljatöötatud kujundusele) kasutades RTE visuaalset identiteeti. Konverentsi
sissejuhatavate ja esitlusi siduvate slaidide valmistamine;
6.18. Konverentsi kutse loomine (sh visuaalne) koostöös tellijaga ja korduv
edastamine ning muu vajalik e-maili suhtlus (save-the-date, meeldetuletused,
osalemise lingid, päevakavad, osalejate ja teemade tutvustus, järelinfo jms
korraldusliku info jagamine);
6.19. Konverentsi osalejate online registreerimine, lõpliku nimekirja koostamine
kooskõlastatult tellijaga ja tellija esitatud põhimõtete ja info alusel;
6.20. Konverentsil osalejate registreerimislehtede ning rinnasiltide soetamine,
kujundamine, komplekteerimine ja laiali jagamine kooskõlastatult tellijaga;
6.21. Konverentsi osalejate registreerimine ja sellealase teabe vahetamine
tellijaga. Osalejate kontaktandmed tuleb edastada tellijale hiljemalt 3 tööpäeva
jooksul pärast konverentsi lõppemist;
6.22. Konverentsil osalejatele järgmiste materjalide jaotamine:
6.22.1. paelaga silt osaleja nime, lühipäevakava ning konverentsi
kujunduselementidega ja/või muu olulise lisamärgistusega;
6.22.2. kvaliteetne kirjutusvahend ja A5 paberid.
6.23. Konverentsi kohta tagasiside kogumise digitaalse (nutiseadmete kaudu)
võimaluse tagamine. Digitaalse tagasisidelehe küsimused kooskõlastatakse
tellijaga;
6.24. Konverentsil osalejate toitlustamine ja teenindamine. Töövõtja korraldab
toitlustuse ehk punktis 5.7 märgitud hommikukohvi, kohvipausi ja lõunasöögi
vastavalt konverentsil kohapeal osalejate arvule ning kooskõlastatult tellijaga.
Töövõtja korraldab toitlustuse kõigile konverentsil osalejatele võttes arvesse
konverentsil registreerinute ja korraldusmeeskonna liikmete arvu.
6.25. Konverentsi reklaami korraldamiseks vajaliku sisendi (info, visuaalsed
lahendused sobivatele formaatidele, nt Instagrami ja Facebooki postitused ja
story’d ning uudisvoo videod (60 sek)) andmine tellija kommunikatsiooni
teemade eest vastutavale koostööpartnerile sotsiaalmeedia reklaami
seadistamiseks;
6.26. Konverentsi parema nähtavuse saavutamiseks meediapartneri
(üleriigilised meediaväljaanded) kaasamise korraldamine ja vajaliku sisendi
andmine (nt raadiointervjuud, sisuturundus artikkel, voogedastus, bänner, ajalehe
reklaam, visuaalsed lahendused vms) koostöös tellijaga.
6.27. Muude seminari ja konverentsi ettevalmistamise ja läbiviimise käigus
tekkivate jooksvate küsimuste lahendamine kooskõlastatult tellijaga.
7. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik
9.30 - 10.00 hommikukohv ja kogunemine/registreerimine/
10.00 - 12.00 sisu ettekanded
12.00 - 12.45 lõuna
12.45 - 14.30 sisu ettekanded
14.30 – 16.00 networking
Tellija esialgne teemade valik, mille alusel esitab pakkuja hanke alusdokumendi punktis
14.2 märgitud töö teostamise nägemuse järgnevate teemade parimateks
esitlusformaatideks:
7.1 Ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna valdkonna teemad- Teema osas pikemaajalisem
vaade, keynote esitlus - kuidas läheb RTE rakendumisel ettevõtja elu lihtsamaks ja kuidas
ettevõtja andmeid temale kasulikult väärindatakse- 10-15 min;
7.2 Andmepõhine aruandlus avaliku sektori ja ettevõtja vaatest: nt äriregistri arendused
majandusaasta aruannete esitamisel; avaliku sektori taksonoomia haldus ja ettevõtjatega
taksonoomia jagamine; jäätmearuandlus; pakendiaruandlus, vee-ettevõtjate aruandlus,
käibemaksudeklaratsioon (edaspidi KMD) ja tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon
(edaspidi TSD);
7.3 ESG ja kestlikkuse aruandlus: millised on uued lisanduvad kohustused, millised
võimalikud lahendused ja kuidas reaalajamajandus aitab lihtsustada ja automatiseerida
aruandlust?
7.4 Pealelõunane debatt (poolt-vastu argumendid, debati moderaator võib olla nii
konverentsi päeva üldmoderaator või eraldi kaasatud moderaator debatiks) mõnel
aktuaalsel reaalajamajandusega seotud teemal, näiteks rohepööre, kas mu investeeringud
digitaliseerimiseks tasuvad ära lähtuvalt mu ettevõtte suurusest, digiteenuste otstarbekus,
andmete turvalisuse temaatika vs digiteadlikkus vms;
7.5 Digilogistika fookus - nt eFTI (electronic freight transport information) regulatsioon ja
eCMR (electronic consignment note) uued asjad, sh NAP (national access point) ja
toetusmeetmed;
7.6 Rahvusvaheline koostöö: EU Digital Wallet temaatika koos e-kviitungiga, TSI (EC
Technical Support Instrument) uuringu tulemused ja Läänemere regiooni visioon;
koostöötegevused Põhja-Balti regioonis;
7.7 Stipendiumikonkursi tulemused, sh RTE teaduspreemiad 2023, mille annab minister
konverentsi alguses või lõpus diplomiga üle;
7.8 Ettevõtlusandmete väärindamine – avaandmed vs nõusolekupõhised andmed vs riigi
kasutuses olevad andmed – kuidas nende pealt nii avaliku sektori poolt kui erasektori poolt
pakutavate teenuste kaudu lisaväärtust luua (nt KYC (Know Your Customer) mikroteenus;
ettevõtja varajase hoiatamise teenus)
Teemade lõplik valik tehakse koostöös tellijaga ja vastavalt hetkeolukorra aktuaalsusele
fokusseeritult, sh ei pruugi olla mõistlik kõiki teemasid konverentsil samas mahus katta.
Konverentsi pealkirja loomise aluseks on fookus - Kasud ja motiivid ettevõtjatele
reaalajamajanduse lahenduste kasutusele võtmiseks. Töövõtja peab pakkuma välja
konverentsi võimaliku pealkirja variandid (vähemalt 3) ning lõpliku valiku konverentsi
pealkirjaks teevad tellija ja töövõtja ühiselt.
8. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded:
8.1. töövõtulepingu täitmine, tegevuste ja projektijuhtimine;
8.2. konverentsi kommunikatsiooni info edastamine ning koostöö kommunikatsioonipartneriga
sujuva kommunikatsiooni korraldamiseks;
8.3. meediapartneri kaasamine ja temaga töö korraldamine;
8.4. ajakava ja tegevusplaani järgimine ja vajadusel muudatuste algatamine;
8.5. tellija operatiivne teavitamine tegevuste läbiviimisest ja esile kerkinud probleemidest;
8.6. nõutud aruannete esitamine;
8.7. tellija e-kirjadele vastamine/reageerimine hiljemalt 3 tööpäeva jooksul;
8.8. tähtaegne tasumine alltöövõtjatele (nende olemasolul).
9. Koostöö tellijaga
9.1 Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl teenuse
osutaja ja tellija vahel saavutamaks lepingu eesmärke.
9.2 Tellija esindaja vastutab teenuse osutaja nõustamise eest lepingut puudutavates
üldistes sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul peavad
toimuma tellija ja teenuse osutaja regulaarsed kohtumised või suhtlemine sobivaid
sidevahendeid kasutades.
10. Aruandlus
10.1. Töövõtjal tuleb koostada ja esitada tellijale:
10.1.1. Tegevus- ja ajakava koos vastutajatega – 14 päeva jooksul lepingu
sõlmimisest arvates. Tegevus- ja ajakavas kaardistatakse kõik eelseisvad
tegevused, mh peab see sisaldama vähemalt ruumide broneerimiskinnitust,
tellijaga kooskõlastatud konverentsi visuaali. Tegevus- ja ajakava on aluseks
järgnevate tegevuste elluviimisel ja nende täitmise kontrollil;
10.1.2. lõpparuanne – 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist.
Lõpparuanne koostatakse vastavalt lepingus ettenähtud tingimustele pärast
lepingus ettenähtud tegevuste lõppemist. Aruandes tehakse kokkuvõte
lepingu eesmärkide saavutamisest ja väljunditest. Aruande lisana esitatakse
konverentsi kava, osalejate nimekiri koos kontaktide ja allkirjadega
(füüsiliselt osalejate puhul) ja konverentsi korralduse käigus kogunenud
materjalid (esitlused, kujunduselemendid, fotomaterjal, videosalvestused,
PDF koopia registreerimislehtedest, (registreerimislehtede originaal jääb
tellijale) jms).
10.2. Aruande esitamine ja kinnitamine
10.2.1. Aruanne tuleb esitada eesti keeles, e-versioonina ja allkirjastatult, lisad
vajadusel elektroonilisel andmekandjal. Tellijal on õigus küsida aruande
kohta täpsustusi.
10.2.2. Aruanne tuleb esitada tellija lepingus määratud esindajale;
10.2.3. Aruande kinnitab tellija esindaja, kes teavitab sellest pakkujat
elektrooniliselt ning selle järgselt esitab töövõtja allkirjastatult üleandmise –
vastuvõtmise akti. Vajadusel küsib tellija täpsustavat informatsiooni.
Riigihanke alusdokumendi lisa 2
Hankelepingu projekt
HANKELEPING nr
Tallinn
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht
Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi
hankekorra alusel kantsler Ahti Kuningas (edaspidi tellija),
ja
XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab /juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi
töövõtja),
keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool,
sõlmivad käesoleva teenuse osutamise hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:
1. Üldsätted
1.1. Leping sõlmitakse sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2023 konverentsi
korraldamine“ riigihanke1 tulemusena ja tingimustel.
1.2. Lepingu dokumendid koosnevad lepingust, lepingu lisadest ning lepingu võimalikest
muudatustest, milles lepitakse kokku pärast lepingule allakirjutamist.
1.3. Käesoleva lepingu allakirjutamise hetkel on lepingule lisatud:
1.3.1. Lisa 1. Riigihanke alusdokumendid, sh hankelepingu tehniline kirjeldus;
1.3.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus (leitavad tellija dokumendihaldussüsteemist).
2. Lepingu ese ja tähtaeg
2.1. Lepingu esemeks on reaalajamajanduse (RTE) 2023 aastakonverentsi korraldamine
(edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades
sätestatud tingimustele. Töö hõlmab konverentsi, sh toitlustusteenuse korraldamist.
Täpsem töö kirjeldus on toodud hankelepingu eseme tehnilises kirjelduses.
2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2023
konverentsi korraldamine“ hanke tulemusena ning vastavalt riigihanke
alusdokumentidele (RHAD) ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele.
2.3. Töövõtja esitab 14 päeva jooksul lepingu sõlmimisest arvates tegevus- ja ajakava, kus
kaardistatakse kõik eelseisvad tegevused, mh peab see sisaldama vähemalt ruumide
broneerimiskinnitust, tellijaga kooskõlastatud konverentsi visuaali. Tegevus- ja ajakava
on aluseks järgnevate tegevuste elluviimisel ja nende täitmise kontrollil.
2.4. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle hiljemalt
31.12.2023 vastavalt RHAD-le, sh hankelepingu eseme tehnilisele kirjeldusele.
3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord
3.1. Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas ühe maksena
pärast töö vastuvõtmist kokku … / summa ilma käibemaksuta ja koos käibemaksuga/.
3.1.1. Välja makstav tasu kujuneb konverentsi korraldamise maksumusest ning toitlustuse
maksumusest.
3.1.2. Toitlustuse lõplik maksumus on pakkuja pakutud toitlustuse maksumus 1 inimese osas
x konverentsil kohapeal osalenud inimeste arv.
1
MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated
1
3.2. Töövõtja annab punktis 2.3 nimetatud töö osa üle hiljemalt punktis 2.3 märgitud
tähtpäeval enda poolt allkirjastatud üleandmise- vastuvõtmise aktiga. Pärast punktis 2.3
nimetatud töö osa ja punktis 2.1 nimetatud töö üleandmist kontrollib tellija 10 tööpäeva
jooksul töö vastavust nõuetele ja annab töövõtjale teada, kas töö on teostatud
nõuetekohaselt. Kui punktis 2.1 nimetatud töö ja punktis 2.3 nimetatud töö osa on
teostatud nõuetekohaselt, siis võtab tellija töö vastu, allkirjastades üleandmise-
vastuvõtmise akti.
3.3. Töövõtja väljastab tellijale e-arve töö teostamise eest pärast punktis 2.1 nimetatud töö
üleandmist ja tellija poolt vastuvõtmist.
4. Poolte volitatud esindajad
4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö
vastuvõtmisel on Sirli Heinsoo, telefon +372 639 7604, e-post
[email protected].
4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö
üleandmisel on … , telefon … , e-post … .
5. Muud sätted
5.1. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik.
5.2. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt veebilehel
https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-
ministrid/hanketeated.
5.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt.
5.4. Poolte rahaline vastutus hankelepingu täitmisest tekkivate nõuete eest kokku on piiratud
hankelepingu kahekordse summaga (välja arvatud tahtliku rikkumise korral).
Tellija Töövõtja
/allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/
2
Riigihanke alusdokumendi lisa 3
Pakkumuse vorm
Pakkuja andmed
Ettevõtte nimi ja registrikood
Seadusliku esindaja nimi, amet ja
kontaktandmed (tel, e-post)
Pakkumuses tuleb esitada:
1. Pakkuja nägemus töö teostamisest ehk
reaalajamajanduse 2023 konverentsi
korraldamisest.
Konverentsi ülesehituse kirjeldus (näiteks millistest
teemaplokkidest koosneb ning millised on erinevad
metoodikad /esitlusformaadid, mis võiksid erinevate
teemade esitlemiseks kõige paremini sobida, vt
lähemalt RHAD punkti 14.2i
2. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud
vähemalt 1 lepingu, mille sisuks oli
hübriidkonverentsi korraldamine.
Esitada varasemalt täidetud hübriidkonverentsi
korraldamise lepingu andmed (tellija
kontaktandmed, lepingu eseme lühikirjeldus,
konverentsi toimumise aeg):
3. Pakkujal peab olema oma meeskonnas
vähemalt 1 projektijuht, kes on varasemalt
projektijuhina korraldanud vähemalt 2
avalikkusele suunatud üritust, milles kasutati
hübriidkonverentsi lahendusi.
Esitada andmed projektijuhi kohta (ees-ja
perekonnanimi, telefon, e-post ning andmed 2
avalikkusele suunatud ürituse kohta (tellija
kontaktandmed, ürituse lühikirjeldus ja toimumise
aeg) , milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi :
1. Konverentsi teenuse maksumus:…. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga
4. Pakkumuse kogumaksumus (km-ta ja km-ga): 2. 150 inimese toitlustuse maksumus*: …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga
Pakkumuse kogumaksumus (1+2): …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga
Pakkumuse kogumaksumus peab sisaldama
vastavalt RHADis sätestatud tingimustele vastava 1 inimese toitlustuse maksumus (km-ta ja km-ga):….. eurot käibemaksuta ja …. eurot
konverentsi teenuse maksumust. käibemaksuga
*Juhul, kui tehnilise kirjelduse nimetatud kohapeal osalejate arv muutub, siis lõplik
toitlustuse väljamakstav tasu on pakkuja pakutud 1 inimese toitlustuse maksumus x
konverentsil kohapeal osalenud inimeste arv.
Kinnitan, et esitatud pakkumus on jõus vähemalt 90 päeva pakkumise esitamise tähtpäevast.
Kinnitan, et kaasatud meeskonnaliikmed on andnud nõusoleku töö teostamisel osalema.
Nimi: _____________________________
/allkirjastatud digitaalselt/
Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta)
i
Vajadusel koostab pakkuja nägemuse töö teostamisest eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale.