Kirja edastamine

Saatja: DCDEV.EuropeCIS <[email protected]> Saadetud: 25.04.2023 11:56 Adressaat: AL - MONKA, dritan <[email protected]>; AM - HAYRAPETYAN, yuri <[email protected]>; AT - KOLLER, peter <[email protected]>; <[email protected]>; BY - ROGOVCOVA, halina <[email protected]>; BE - DEVISCH, nadine <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; HR - CULO, ivan <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; DK - BUHL, jesper <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; FR - FORCEVILLE, jean-paul <[email protected]>; GE - CHIKVAIDZE, lezan <[email protected]>; DE - BLAICH, felix <[email protected]>; GR - RIGA, Afroditi <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; IE - HARRINGTON, tanya <[email protected]>; IT - AURELIO, vincenzo <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; LV - PURNIS, Roberts <[email protected]>; LI - SEGER, roland <[email protected]>; LT - INFO (Info) @ LIETUVOS PASTAS <[email protected]>; <[email protected]>; MT - GAFA, joseph @ MALTA POST <[email protected]>; MD - DRUC, ludmila <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; NL - DORGELO, berend <[email protected]>; <[email protected]>; NO - BERGUM, kristin <[email protected]>; PL - TYCZYNSKA, aldona <[email protected]>; PT - TAVARES, isabel <[email protected]>; RO - TARABASANU, simona <[email protected]>; RU - ZHITNIKOVA, olga <[email protected]>; SM - INFO @ POSTE SAN MARINO <[email protected]>; RS - JOVICIC, olja <[email protected]>; SK - STURDIK, peter <[email protected]>; SI - BRATUSA, simona <[email protected]>; ES - GONZALEZ-MONTIEL, mario <[email protected]>; SE - BLOMBERG, patrik <[email protected]>; CH - THEUBET, aime <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; TR - SENYUZ, candan <[email protected]>; UA - STEFANENKO, larysa <[email protected]>; GB - PILKINGTON, david <[email protected]>; <[email protected]>; VA - BERTOLAMI, salvatore <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; AZ - NAVRUZ, mamedov <[email protected]>; BY - GORDEENKO, natalya <[email protected]>; BE - CALLAERT, joost <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; CY - MICHAEL, Stavros <[email protected]>; CZ - REHOLA, Jiri <[email protected]>; <[email protected]>; <"MKM info">; <[email protected]>; FR - TAMIMOUNT, farid <[email protected]>; GE - KUBUSIDZE, eka <[email protected]>; <[email protected]>; GR - Politi, Aggeliti <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; IT - BIANCO, susanna <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; LV - PAKULE, Inese <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; LU - BLAU, anne <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; ME - Markovic, Marina <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; NO - MINISTRY OF TRANSPORT <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; SK - MATEJKOVÁ, Eva <[email protected]>; SI - MLINAR, ana <[email protected]>; ES - VAZQUEZ, german <[email protected]>; <[email protected]>; CH - ROLLIER, nicolas <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; UK - STEPHENS, Linda <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; CY - MICHAEL, Stavros <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; BA - CORIC, Nino <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; CY - MICHAEL, Stavros <[email protected]>; CZ - Hankiewiczová, Hana <[email protected]>; <[email protected]>; <"Margus Kasepalu">; <[email protected]>; <[email protected]>; DE - SCHMITZ, patrice <[email protected]>; GR - EGIANAKI, thalia <egianaki@elta- net.gr>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; LU - Behm, Mathias <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; PT - EXTERNAL AFFAIRS <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; SK - FLAK, jan <[email protected]>; SI - ROZMAN, Til <[email protected]>; <UPU- [email protected]>; <[email protected]>; TR - AYTEKIN, sukran <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]>; <[email protected]> Koopia: SOUDAKOV andrei <[email protected]>; ALEKSIDZE ketevan <[email protected]>; RU - CRPT <[email protected]>; <[email protected]>; ZZ - TRUBINT, Nikola <[email protected]>; '[email protected]' <IMCEAINVALID- [email protected]>; <[email protected]> Teema: Fourth Extraordinary Congress, October 2023 - Registration information and procedures Manused: image001.jpg; EN_2102(DPRM.PPRE.CCA)1038.pdf; FR_2102(DPRM.PPRE.CCA)1038.pdf; RU_2102(DPRMPPRE.CCA)1038.pdf (The Russian and French versions follows) Dear Colleagues, Please find attached an electronic copy (English, Russian and French versions) of the UPU IB letter No. 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 of 5 April 2023 – “Fourth Extraordinary Congress, October 2023 - Registration information and procedures, and anticipated consequences of the potential adoption of certain Congress proposals concerning remote participation and accreditation of Union member country delegations”, addressed by Mr Masahiko Metoki, IB UPU Director General to Union member countries (ministries, regulators and designated operators) and Restricted unions. We should be very grateful, if you could bring this information to the attention of responsible people within the framework of your administration, designated operator/organisation. Thank you in advance for your strategic cooperation.  Best regards, Уважаемые коллеги, Направляем вам в приложении при этом электронную копию (английская, русская и французская версии) письма МБ 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 от 5 апреля 2023 г. – “Четвертый чрезвычайный конгресс ВПС, октябрь 2023 г. –Информация о регистрации, порядке подготовки, ожидаемых действиях при возможном принятии ряда предложений Конгрессу, касающихся дистанционного участия и аккредитации членов Союза”, адресованного г-ном Масахико Метоки, Генеральным Директором МБ ВПС, министерствам, регуляторам, назначенным операторам стран-членов Союза, а также Региональным Союзам. Мы были бы вам очень признательны за содействие в доведении этой информации до ответственных лиц в рамках вашей администрации/организации, назначенного оператора. Заранее спасибо за вашу поддержку и сотрудничество. С самыми наилучшими пожеланиями, Chers collègues, Veuillez trouver ci-joint une copie électronique (versions anglaise, russe et française) de la lettre du BI de l'UPU n° 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 du 5 avril 2023 - "Congrès extraordinaire de Riyad 2023 – Procédures d’enregistrement et informations y relatives et conséquences attendues de l’adoption potentielle de certaines propositions au Congrès sur la participation à distance, l’accréditation des délégations des Pays-membres de l’Union et le système de vote", adressée par M. Masahiko Metoki, Directeur général du Bureau international de l’UPU aux Pays-membres de l'Union (ministères, régulateurs et opérateurs désignés) et aux Unions restreintes. Nous vous serions très reconnaissants de bien vouloir porter cette information à l'attention des personnes responsables au sein de votre administration, opérateur désigné/organisation. Nous vous remercions d'avance pour votre coopération stratégique. Meilleures salutations, Irina Asatryan Andrei Soudakov Assistant, Europe, CIS Coordinator, Europe, CIS and Capacity Development Programme and Capacity Development Programme International Bureau International Bureau Weltpoststrasse 4 Weltpoststrasse 4 Case postale Case postale 3000 BERNE 15 3000 BERNE 15 SWITZERLAND SWITZERLAND T + 41 31 350 32 27 T +41 31 350 31 10 UPU International Bureau To: Weltpoststrasse 4 3015 BERNE – Union member countries SWITZERLAND T +41 31 350 31 11 For information to: F +41 31 350 31 10 www.upu.int – Designated operators – Restricted unions Contact: [email protected] Berne, 5 April 2023 Reference: 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 Subject: Fourth Extraordinary Congress, October 2023 – Registration information and procedures, and anticipated consequences of the potential adoption of certain Congress proposals concerning remote participation and accreditation of Union member country delegations Dear Sir/Madam, Through circular letter 2102(DPRM.PPRE.CCA)1019 of 1 March 2023, you were informed of the procedures for procuring the necessary powers (delegates’ credentials) to take part in the 2023 Extraordinary Congress in Saudi Arabia, including, as appropriate, the right to speak, vote, and sign the Acts of the Union. Registration of Congress participants Union member countries should provide the International Bureau (IB) with the contact details of their country’s “accreditor”. The accreditor is the focal point designated by a Union member country purely for the purpose of validating the registration of its delegates using the UPU’s Event Management Platform (EMP); they should not be confused with the government official duly authorized to sign the credentials instrument on behalf of a Union member country (country delegates). The EMP for the registration of all Congress participants can be accessed at events.upu.int. Further instruc- tions on registering on the EMP are provided on the dedicated Congress page of the UPU website at www.upu.int/en/Universal-Postal-Union/About-UPU/Bodies/Congress. Union member countries that have already appointed an accreditor for the validation of their delegates’ regis- tration during meetings of the Council of Administration and/or Postal Operations Council are not required to act; the EMP will automatically contact these persons to seek their approval for the registration of their coun- try’s Congress delegates. Union member countries whose accreditor’s contact details have changed, or whose accreditor needs to be replaced, or which have not previously appointed an accreditor at all are required to complete the form in / Annex 1 and return it to the IB by e-mail ([email protected]) or fax (+41 31 350 31 10) by 15 July 2023 at the latest. Please also note that, specifically for the purposes of the fourth Extraordinary Congress, the accreditors are expected to validate the delegate registrations referred to above in strict accordance with articles 2 and 3 of the Rules of Procedure of Congresses (RoPC). Visas Delegates requiring a visa to enter Saudi Arabia are invited to refer to the host country’s Extraordinary Congress web page.  2 Importance of registering all Union member country delegates with credentials Please note that the authorization of individual UPU member country delegates to take part in the 2023 Extraordinary Congress, i.e. to speak, vote and/or sign the Acts of the Union at Congress, whether through the electronic platform or in person, will be based on their respective powers as outlined in their member country’s credentials instrument, which must be deposited in due and proper form as specified in article 3 of the RoPC. It is therefore imperative that all Union member country delegates expected to take part in the Extraordinary Congress – i.e. speak, vote and/or sign the Acts of the Union (including heads of delegation, deputy heads of delegation, other delegates and attached officials) – be duly accredited and listed in the relevant credentials instrument to be deposited with the Credentials Committee and its secretariat by the member country con- cerned. Critically, access to voting through the electronic platform will be made available only to those delegates enti- tled to vote on behalf of a Union member country. Potential implementation of hybrid (physical and remote) attendance at the 2023 Extraordinary Congress Article 101.3 of the General Regulations provides for the designation of the country “in which the next Congress will be held”. Article 101.7 states that, inter alia, article 101.3 shall be applicable by analogy to an Extraordinary Congress. In other words, and similarly to what is currently provided for in the General Regulations for the convening of council sessions, the current UPU legal framework precludes the holding of purely “virtual” meet- ings of Congress. Nonetheless, Congress may agree to adjust the RoPC in order to allow for its proceedings to take place in a “hybrid” form which would combine the requirement for physical convening of the Congress with the excep- tional possibility of remote participation by representatives of Union member countries and observers (similar to what was adopted for the 2021 Abidjan Congress). However, it must be noted that, prior to the implementation of any such hybrid solution, the Extraordinary Congress itself is required to convene physically in order to consider and, as the case may be, adopt the necessary adjustments to the RoPC with a view to allowing the Extraordinary Congress to continue its activities in a hybrid manner. A list of these proposed amendments will soon be published as part of the agenda of the first Extraordinary Congress plenary session scheduled for 1 October 2023. Bearing the above information in mind, should they wish to vote on the first day of the Extraordinary Congress, or to allow for the possibility that the Extraordinary Congress does not approve the changes to the RoPC necessary to allow for hybrid attendance, Union member countries are strongly urged to consider including in their credentials instruments diplomats (or other government officials) stationed in the host country of the Extraordinary Congress, so that these delegates may also exercise the right to speak and to vote on behalf of their respective countries. Alternatively, Union member countries may arrange for a proxy to be lodged with another member country physically attending the Extraordinary Congress. It must be borne in mind that, as per article 3.5 of the RoPC, proxies are subject to the same formal requirements as are applied to credentials instruments. We would like to remind you that it is imperative that Union member countries submit their draft credentials instruments to the IB for confirmation that the instruments are correctly prepared as soon as possible, with a view to having the finalized and executed instruments physically deposited in original form at the opening of the Extraordinary Congress (or, alternatively, provided to the IB no later than 25 September 2023; please contact the Credentials Committee secretariat at [email protected] to discuss this option). The IB will continue to work closely with the Saudi Government to help ensure the success of the fourth Extraordinary Congress. Should you have any questions, please contact the secretariat at [email protected]. Yours faithfully, Masahiko Metoki Director General  Annex 1 to letter 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 of 5 April 2023 FOURTH EXTRAORDINARY CONGRESS Form to be completed by the relevant government entity (e.g. ministry, department, embassy or permanent mission to the United Nations and other international organizations, etc.) of the UPU member country con- cerned if that entity has not previously provided the International Bureau with the contact details of an accred- itor, for the purposes of the approval of that member country’s delegates seeking to register for Congress on the Event Management Platform (EMP). You should also complete this form if the contact details of the mem- ber country accreditor have changed. Please return the completed form to the International Bureau by e-mail ([email protected]) by 15 July 2023 at the latest. Full name of person completing this form  Mr  Ms Full name of entity Position/title Address Tel. Fax E-mail Date Signature Details of accreditor (responsible for validating in advance delegates registered to attend Congress and CA and POC sessions): Accreditor’s full name and title (individual person)  Mr  Ms Full name of accreditor entity (ministry, regulator, designated operator, head office of observers, etc.) Address Tel. Fax E-mail UPU International Bureau Weltpoststrasse 4 Странам-членам Союза 3015 BERNE SWITZERLAND Для информации: T +41 31 350 31 11 Назначенным операторам F +41 31 350 31 10 www.upu.int Региональным союзам Contact: [email protected] Берн, 5 апреля 2023 г. Номер: 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 Содержание: Четвертый чрезвычайный конгресс ВПС, октябрь 2023 г. – Информация о регистрации, порядке подготовки, ожидаемых действиях при возможном принятии ряда предложений Конгрессу, касающихся дистанционного участия и аккредитации членов Союза Госпожа, господин, Циркулярным письмом 2102(DPRM.PPRE.CCA)1019 от 1 марта 2023 года вы были проинформированы о процедурах получения необходимых доверенностей (документов, удостоверяющих полномочия делегатов) для участия в Чрезвычайном конгрессе 2023 года в Саудовской Аравии, включая, при необходимости, правовые основания для выступлений, голосования и подписания Актов Союза. Регистрация участников Конгресса Страны-члены Союза должны предоставить в Международное бюро (МБ) контактные данные своего «аккредитатора». Им является уполномоченное лицо, назначенное страной-членом Союза конкретно с целью подтверждения регистрации своих делегатов с использованием Платформы управления мероприятиями ВПС (EMP), и его не следует путать с государственным должностным лицом, надлежащим образом наделенным правами подписывать документ о полномочиях от имени страны- члена Союза (для делегатов стран). EMP для регистрации всех участников Конгресса доступна по адресу events.upu.int. Дополнительные инструкции по регистрации в EMP приведены на специальной интернет-странице Конгресса веб-сайта ВПС по адресу www.upu.int/en/Universal-Postal-Union/About-UPU/Bodies/Congress. Страны-члены Союза, которые уже назначили «аккредитатора» для подтверждения регистрации своих делегатов во время заседаний Административного совета и/или Совета почтовой эксплуатации, дополнительно регистрироваться не должны, EMP в автоматическом режиме свяжется с этими лицами, чтобы получить от них одобрение на регистрацию делегатов Конгресса от их страны. Страны-члены Союза, у которых изменились контактные данные аккредитатора, или чей аккредитатор должен быть заменен, или которые вообще ранее не назначили аккредитатора, должны заполнить анкету в приложении 1 и вернуть ее в МБ по электронной почте ([email protected]) или по факсу (+41 31 350 31 10) не позднее 15 июля 2023 года. St  2 Пожалуйста, обратите также внимание, что, конкретно для целей Чрезвычайного конгресса 2023 года, ожидается, что «аккредитаторы» подтвердят регистрацию делегатов, упомянутую выше, в строгом соответствии со статьями 2 и 3 Внутреннего регламента конгрессов (ВРК). Визы Делегатам, которым требуется виза для въезда в Саудовскую Аравию, предлагается изучить информацию интернет-сайта Чрезвычайного конгресса принимающей страны. Важность регистрации делегатов из всех стран-членов Союза с доверенностями Пожалуйста, обратите внимание, что разрешение конкретным делегатам стран-членов ВПС принять участие в Чрезвычайном конгрессе 2023 года, т.е. выступать, голосовать и/или подписывать Акты Союза на Конгрессе, будь то через электронную платформу или лично, будет основываться на их соответствующих полномочиях, изложенных в доверенностях от их стран-членов, которые должны быть сданы на хранение по надлежащей форме, как указано в статье 3 Внутреннего регламента Конгрессов. Поэтому крайне важно, чтобы все делегаты стран-членов Союза, которые, как ожидается, примут участие в Чрезвычайном конгрессе, т.е. будут выступать, голосовать и/ или подписывать Акты Союза (включая глав делегаций, заместителей глав делегаций, других делегатов и прикрепленных должностных лиц), были должным образом аккредитованы и указаны в соответствующей доверенности, сдаваемой на хранение Комиссии по проверке полномочий и ее секретариату соответствующей страной-членом. Важно отметить, что доступ к голосованию через электронную платформу будет предоставлен только тем делегатам, которые имеют право голосовать от имени страны - члена Союза. Потенциальная реализация гибридного (физического и удаленного) участия в Чрезвычайном конгрессе 2023 года Статья 101.3 Общего регламента предусматривает определение страны, «в которой будет проведен следующий Конгресс». В статье 101.7 говорится, что, в частности, статья 101.3 применяется по аналогии и к Чрезвычайному конгрессу. Другими словами, аналогично тому, что в настоящее время предусмотрено в том же Общем регламенте относительно созыва сессий советов, действующая правовая база ВПС исключает проведение чисто «виртуальных» заседаний Конгресса. Тем не менее, Конгресс может согласиться скорректировать ВРК, чтобы обеспечить проведение его заседаний в «гибридной» форме, которая сочетала бы требование о физическом созыве Конгресса с дистанционным участием представителей стран-членов Союза и наблюдателей, в исключительном порядке (аналогично решению, которое было принято по Абиджанскому конгрессу в 2021 году). Однако следует отметить, что до реализации любого такого гибридного формата сам Чрезвычайный конгресс должен быть созван физически, чтобы рассмотреть и, в зависимости от обстоятельств, принять необходимые изменения в ВРК с целью позволить Чрезвычайному конгрессу продолжить свою деятельность в условиях гибридного участия. Список таких изменений вскоре будет опубликован в рамках повестки дня первого пленарного заседания Чрезвычайного конгресса, запланированного на 1 октября 2023 года. Принимая во внимание вышеуказанную информацию, если делегаты пожелают проголосовать в первый день Чрезвычайного конгресса, или учитывая возможность того, что Чрезвычайный Конгресс не одобрит изменения в ВРК, необходимые для обеспечения смешанного присутствия, странам- членам Союза настоятельно рекомендуется рассмотреть возможность включения в свои документы о полномочиях дипломатов (или других правительственных должностных лиц), находящихся в стране проведения Чрезвычайного конгресса, чтобы такие делегаты могли также воспользоваться правом выступать и голосовать от имени своих стран. В качестве альтернативы страны-члены Союза могут договориться о подаче доверенности другой страной-членом, физически присутствующей на Чрезвычайном конгрессе 2023 года. Следует иметь в  3 виду, что, согласно статье 3.5 ВРК, к доверенностям предъявляются те же формальные требования, которые применяются к документам, удостоверяющим полномочия. Мы хотели бы напомнить вам, что крайне важно, чтобы страны-члены Союза как можно скорее представили проекты своих доверенностей в МБ для подтверждения того, что документы подготовлены правильно, чтобы доработанные и оформленные документы были физически сданы на хранение в оригинальном виде при открытии Чрезвычайного конгресса (или, в качестве альтернативы, предоставлены в МБ не позднее 25 сентября 2023 года – для обсуждения этого варианта свяжитесь с секретариатом Комиссии по проверке полномочий по электронному адресу [email protected]). МБ продолжит тесно сотрудничать с правительством Саудовской Аравии, чтобы содействовать обеспечению успешного проведения Четвертого чрезвычайного конгресса. Если у вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, связывайтесь с Секретариатом: по адресу [email protected]. С уважением, (Подписано). Масахико Метоки Генеральный директор  Приложение 1 к письму 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 от 5 апреля 2023 г. ЧЕТВЕРТЫЙ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫЙ КОНГРЕСС Анкета, которая должна быть заполнена соответствующим государственным учреждением (например, министерством, департаментом, посольством или постоянным представительством при Организации Объединенных Наций и других международных организациях и т.д.) соответствующей страны-члена ВПС, если это учреждение ранее не предоставляло Международному бюро контактные данные аккредитатора для целей одобрения делегатов этой страны-члена, желающих зарегистрироваться для участия в Конгрессе на Платформе управления мероприятиями (EMP). Вам также следует заполнить эту форму, если изменились контактные данные аккредитатора страны- члена. Пожалуйста, верните заполненную форму в Международное бюро по электронной почте ([email protected]) не позднее 15 июля 2023 года. Полное имя и должность лица, заполняющего эту анкету  г-жа  г-н Полное название учреждения Должность/ Звание Адрес Тел. Факс Э-почта Дата Подпись Контактные данные аккредитатора (ответственного за заблаговременное утверждение делегатов, регистрирующихся для участия в заседаниях Конгрессов и сессий СПЭ и АС): Полное имя и звание аккредитатора (физического лица)  г-жа  г-н Полное наименование аккредитующей организации (министерство, регулирующий орган, назначенный оператор, головной офис наблюдателя и т.д.) Адрес Тел. Факс Э-почта Bureau international – Aux Pays-membres de l’Union Weltpoststrasse 4 3015 BERNE Pour information: SUISSE – Aux opérateurs désignés T +41 31 350 31 11 F +41 31 350 31 10 – Aux Unions restreintes www.upu.int Contact: [email protected] Berne, le 5 avril 2023 Référence: 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 Objet: Congrès extraordinaire de Riyad 2023 – Procédures d’enregistrement et informations y relatives et conséquences attendues de l’adoption potentielle de certaines propositions au Congrès sur la partici- pation à distance, l’accréditation des délégations des Pays-membres de l’Union et le système de vote Madame, Monsieur, Par la lettre 2102(DPRM.PPRE.CCA)1019 du 1er mars 2023, vous avez été informés des procédures à suivre pour octroyer les pouvoirs nécessaires (pouvoirs des délégués) aux fins de participation au Congrès extraor- dinaire de Riyad, qui se tiendra en octobre 2023, pouvoirs qui comprennent, le cas échéant, le droit de déli- bérer, de voter et de signer les Actes de l’Union. Enregistrement des participants au Congrès Les Pays-membres de l’Union doivent fournir au Bureau international les coordonnées de leur «accréditeur». L’accréditeur est le point de contact désigné par un Pays-membre de l’Union dans le seul but de valider l’ins- cription de ses délégués à l’aide de la plate-forme de gestion des événements (EMP) de l’UPU; il ne doit pas être confondu avec le fonctionnaire de l’État dûment autorisé à signer les pouvoirs au nom d’un Pays-membre de l’Union (délégués du pays). La plate-forme EMP pour l’inscription de tous les participants au Congrès est accessible à l’adresse events. upu.int. D’autres instructions concernant l’inscription des participants via la plate-forme EMP sont fournies sur la page du site Web de l’UPU consacrée au Congrès (https://www.upu.int/fr/Union-postale-universelle/À-propos- de-l’UPU/Organes/Congrès). Les Pays-membres de l’Union qui ont déjà désigné un accréditeur pour la validation de l’inscription de leurs délégués lors des réunions du Conseil d’administration et/ou du Conseil d’exploitation postale n’ont rien à faire; la plate-forme EMP contactera automatiquement ces personnes pour leur demander d’approuver l’ins- cription des délégués de leur pays au Congrès. Les Pays-membres de l’Union dont les coordonnées de l’accréditeur ont changé, dont l’accréditeur doit être / remplacé ou qui n’ont jamais désigné d’accréditeur sont tenus de remplir la formule figurant en annexe 1) et de la renvoyer au Bureau international par courrier électronique ([email protected]) ou par télécopie (+41 31 350 31 10) le 15 juillet 2023 au plus tard. En outre, veuillez noter que, aux fins spécifiques du Congrès extraordinaire de Riyad, les accréditeurs sont censés valider les inscriptions des délégués, comme indiqué ci-dessus, en stricte conformité avec les articles 2 et 3 du Règlement intérieur des Congrès.  2 Visas Les délégués qui ont besoin d’un visa pour entrer en Arabie saoudite sont priés de consulter la page Web du pays hôte consacrée au Congrès extraordinaire. Importance de l’enregistrement de tous les délégués des Pays-membres de l’Union munis de pouvoirs Veuillez noter que l’autorisation donnée aux délégués des Pays-membres de l’UPU de participer au Congrès extraordinaire de Riyad, qui leur donne le droit de prendre la parole, de voter et/ou de signer les Actes de l’Union au Congrès, que ce soit par le biais de la plate-forme électronique ou en personne, sera établie sur la base de leurs pouvoirs respectifs tels que décrits dans l’instrument de notification des pouvoirs de leur Pays- membre, qui doit être déposé en bonne et due forme conformément aux dispositions de l’article 3 du Règle- ment intérieur des Congrès. Il est donc impératif que tous les délégués des Pays-membres de l’Union appelés à participer au Congrès extraordinaire – à prendre la parole, à voter et/ou à signer les Actes de l’Union (y compris les chefs et les chefs adjoints de délégation, les autres délégués et les fonctionnaires attachés) – soient dûment accrédités et ins- crits dans l’instrument de notification des pouvoirs pertinent, qui doit être déposé auprès de la Commission de vérification des pouvoirs et de son secrétariat par le Pays-membre concerné. Seuls les délégués autorisés à voter au nom d’un Pays-membre de l’Union auront accès au vote via la plate- forme électronique. Mise en œuvre éventuelle d’une procédure de participation hybride (en présentiel et à distance) au Congrès extraordinaire de Riyad L’article 101.3 du Règlement général prévoit que «chaque Congrès désigne le pays dans lequel le Congrès suivant aura lieu». En outre, l’article 101.7 prévoit que les dispositions de l’article 101.3, entre autres, sont appli- cables par analogie aux Congrès extraordinaires. Autrement dit, et à l’instar de ce qui est actuellement prévu dans le Règlement général pour la convocation des sessions des Conseils, le cadre juridique actuel de l’UPU exclut la tenue de réunions uniquement «virtuelles» du Congrès. Néanmoins, le Congrès peut convenir d’adapter le Règlement intérieur des Congrès afin de permettre le dérou- lement des réunions sous forme «hybride» en combinant l’obligation de tenir un Congrès en présentiel avec la possibilité exceptionnelle d’une participation à distance par les représentants des Pays-membres et obser- vateurs de l’Union (comme ce qui a été fait pour le Congrès d’Abidjan 2021). Cependant, il convient de souligner que, préalablement à la mise en place d’une solution hybride, le Congrès extraordinaire lui-même doit se réunir en présentiel afin d’examiner et, le cas échéant, d’adopter les ajuste- ments nécessaires à apporter au Règlement intérieur des Congrès en vue de permettre au Congrès extraor- dinaire de poursuivre ses activités sous une forme hybride. Une liste des modifications proposées à cet égard sera publiée prochainement dans l’ordre du jour de la première séance plénière du Congrès extraordinaire, qui devrait se tenir le 1er octobre 2023. Compte tenu de ce qui précède, si les Pays-membres de l’Union souhaitent voter le premier jour du Congrès extraordinaire, ou s’ils envisagent la possibilité que le Congrès n’approuve pas les modifications nécessaires au Règlement intérieur des Congrès pour permettre la participation hybride, ils sont fortement encouragés à envisager d’inclure dans leurs pouvoirs les noms de diplomates (ou d’autres fonctionnaires) en poste au sein du pays hôte du Congrès extraordinaire afin que ces délégués puissent également exercer le droit de délibérer et de voter au nom de leurs pays respectifs. Les Pays-membres de l’Union peuvent aussi fournir une procuration à un autre Pays-membre participant au Congrès extraordinaire en présentiel. Il convient de garder à l’esprit que, conformément à l’article 3.5 du Règle- ment intérieur des Congrès, les procurations sont soumises aux mêmes exigences formelles que les pouvoirs. Nous souhaitons rappeler qu’il est impératif que les Pays-membres de l’Union transmettent dès que possible leurs projets de pouvoirs au Bureau international afin que ce dernier vérifie qu’ils sont établis dans les règles et que la version originale définitive puisse être déposée physiquement à l’ouverture du Congrès extraordinaire (ou transmise au Bureau international le 25 septembre 2023 au plus tard; veuillez prendre contact avec le secrétariat de la Commission de vérification des pouvoirs ([email protected]) pour discuter de cette option).  3 Le Bureau international continuera à coopérer étroitement avec le Gouvernement saoudien pour assurer la réussite du Congrès extraordinaire de Riyad. Si vous avez des questions, veuillez vous adresser au secrétariat du Congrès ([email protected]). Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de ma haute considération. Le Directeur général, Masahiko Metoki  Annexe 1 à la lettre 2102(DPRM.PPRE.CCA)1038 du 5 avril 2023 Congrès extraordinaire de Riyad 2023 Formule à remplir par l’entité gouvernementale compétente (p. ex. ministère, département, ambassade, mission permanente auprès des Nations Unies et d’autres organisations internationales, etc.) du Pays-membre concerné de l’UPU si cette entité n’a pas encore transmis au Bureau international les coordonnées du responsable de l’accréditation aux fins de l’approbation des délégués de ce Pays-membre souhaitant s’enregistrer pour le Congrès sur la plate-forme de gestion des événements (Event Management Platform – EMP). Cette formule doit égale- ment être complétée si les coordonnées du responsable de l’accréditation pour le Pays-membre ont changé. Veuillez renvoyer la formule, dûment remplie, au Bureau international par courrier électronique (ca.secretariat@ upu.int) le 15 juillet 2023 au plus tard. Nom, prénom et fonction de la personne ayant rempli la présente formule  Mme  M. Nom complet de l’entité Fonction/titre Adresse Téléphone Télécopie Adresse électronique Date Signature Coordonnées du responsable de l’accréditation (personne chargée de valider par avance les délégués enregistrés pour participer au Congrès et aux sessions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale): Nom et fonction du responsable de l’accréditation  Mme  M. Nom de l’entité à laquelle appartient le responsable de l’accréditation (ministère, régulateur, opérateur désigné, organe responsable des observateurs, etc.) Adresse Téléphone Télécopie Adresse électronique