KÄSKKIRI
Tallinn 30. juuli 2018 nr 102
Ostutegevuse korra kinnitamine
Justiitsministri 14.12.2007 määruse nr 51 Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus § 15 lg
1 p 9 ja justiitsministri 23.10.2017 käskkirja nr 91 Riigihangete korraldamise ja lepingute
sõlmimise kord alusel:
1. Kinnitan Ostutegevuse korra, versioon 8 (lisatud).
2. Tunnistan kehtetuks 11.12.2017 käskkirja nr 172 „Ostutegevuse korra kinnitamine“.
3. Asjaajamistalituse juhatajal teha käskkiri teatavaks kõigile instituudi töötajatele.
(allkirjastatud digitaalselt)
Üllar Lanno
direktor
Annika Stüff 663 6622;
[email protected]
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
SISUKORD
1. EESMÄRK ............................................................................................................................ 1
2. ULATUS ................................................................................................................................ 1
3. MÕISTED ............................................................................................................................. 2
4. VASTUTUSED ..................................................................................................................... 3
5. KAUBA JA TARNIJATE VALIK...................................................................................... 4
6. OSTUINFORMATSIOON .................................................................................................. 4
7. HANGETE KORRALDAMINE ......................................................................................... 6
8. RENDILEPINGUTE SÕLMIMINE ............................................................................... 8
9. HUVIDE KONFLIKT JA KORRUPTSIOONIVASTASED MEETMED NING
TÖÖTAJA TEAVITAMISKOHUSTUS ................................................................................ 8
10. KAUBA/TEENUSTE NÕUETEKOHASUSE TÕENDAMINE ............................... 8
11. PRETENSIOONIDE JA MITTEVASTAVUSE KÄSITLEMINE NING
KAUBA/TEENUSE/TARNIJA HINDAMINE ...................................................................... 9
12. SEONDUVAD DOKUMENDID ................................................................................ 10
13. DOKUMENDI MUUDATUSTE REGISTER: ......................................................... 10
1. EESMÄRK
1.1 Struktuuriüksuste varustamine nõuetele vastavate kaupade ja teenustega:
1) õigeaegselt;
2) vajalikus koguses;
3) optimaalse hinnaga.
1.2 Ekspertiiside tegemisel kasutatava alkoholi (piirituse) arvestuse ja aruandluse pidamine.
2. ULATUS
2.1 Kord hõlmab ostutegevust alates kauba ja tarnija valikust kuni ostetavate kaupade
vastuvõtmiseni struktuuriüksustes.
2.2 Kord kohaldub järgmistele sisseostetavatele kaupadele:
1) ekspertiiside ja uuringute tegemiseks vajalikud seadmed, materjalid, vahendid;
2) transpordivahendid ja nendega seotud hooldus- ja korrashoiuvahendid;
3) IT- ja sidevahendid;
4) instituudi infrastruktuuri remondi- ja korrashoiumaterjalid;
5) kontoritarbed ja mööbel.
2.3 Kord rakendub järgmistele sisseostetavatele teenustele:
1) infrastruktuuri remondi- ja hooldustööd;
2) turvateenused;
3) koristusteenused;
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 2(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
4) jäätmekäitlus;
5) ekspertiiside ja uuringute läbiviimiseks kasutatavate seadmete installeerimis-,
remondi- ja hooldustööd;
6) mõõtevahendite taatlemine ja kalibreerimine;
7) ekspertiisimaterjalide saatmine;
8) ekspertiiside ja uuringute tegemiseks sisseostetavad uuringud ja konsultatsioonid;
9) postiteenused;
10) majutus- ja reisiteenused;
11) koolitusteenused;
12) kindlustusteenused;
13) tõlketeenused;
14) asjaajamis- ja arhiiviteenused.
3. MÕISTED
1) Instituut - Eesti Kohtuekspertiisi Instituut;
2) Ministeerium - Justiitsministeerium;
3) Kaup - erinevad materjalid, seadmed ja vahendid;
4) Tarnija - kauba vahendaja, kes võib olla ka kauba tootja või teenuse osutaja;
5) Kauba/teenuse kvaliteet - vastavus juhendile, sertifikaadile või eksperdi
eriteadmistele; kaupade töökindlus; kasutajasõbralikkus jms;
6) Tarnetingimused - tarneaeg, tarnekindlus, kinnipidamine tähtaegadest jms;
7) Hind - hinnatase, paindlikkus hinnaläbirääkimistel jms;
8) Tellimuste tabel - elektroonselt peetav tellitud kauba nimekiri instituudis;
9) Kaupade ja teenuste pakkujate nimekiri - Tarnijate ja teenuste kohta peetav
elektroonne üldnimekiri;
10) Arvekeskus - elektroonne arvete halduskeskus, kus saab instituudi arveid kinnitada
ja konteerida;
11) RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus, üleriigiline finants-, personali-, hanke- ja
palgaarvestuse teenuseid osutav ettevõte, kuhu suunatakse maksmiseks instituudi
arved;
12) Kulutunnused – eelarve konto; eelarve üksus; eelarve liik; tegevusala; kuluüksus;
kulukoht.
13) Hankeüksus – Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete osakond;
14) Lähteülesanne - sisendi esitaja poolt hankeüksusele esitatav sisend riigihanke
korraldamiseks;
15) Otsustusõiguslik isik - töötaja, kellel on instituudis õigus otsustada rahaliste
vahendite kasutamise üle;
16) RHS - Riigihangete seadus;
17) RTJ - Raamatupidamise Toimkonna Juhend;
18) APT - arendus- ja personalitalitus;
19) Ühishange - RTK läbiviidav riigihange, mille ministeeriumi kantsler on otsustanud
korraldada asutuste sarnaseid hankevajadusi arvestades kohustusliku ühise
riigihankena;
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 3(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
20) Väikeost - asjade ostmine, teenuste tellimine või muu riigihange, millega ei kaasne
riigihangete seaduse kohaselt nõutavaid toiminguid riigihangete registris.
Hankelepingu eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on kaupade ja teenuste puhul
vähemalt 5000 eurot, kuid väiksem kui 30 000 eurot;
21) SADHES - Siseriiklik aktsiisisaatedokumentide haldamise elektrooniline süsteem;
22) ATKEAS - Alkoholi-, tubaka-, kütuse- ja elektriaktsiisi seadus;
23) EMTA - Maksu- ja Tolliamet.
4. VASTUTUSED
4.1 Vastutuse jagunemine
PV - peavastutus
OV - osavastutus
Tegevus
Sekretär-spetsialist
struktuuriüksuste
majandustalituse
struktuuriüksuse
majandusjuht
personalijuht
direktor
töötaja
töötaja
juhid
Nõuetele vastavate kauba/teenustega PV
varustamise korraldamine
Informatsiooni esitamine struktuuriüksuste PV
juhtidele oma töölõigus vajamineva
kauba/teenuste kohta
Kuutellimuse koostamise korraldamine PV OV
oma struktuuriüksuse vajaduseks, tellimuse
sisestamine õigeaegselt Tellimuste
tabelisse
Tellimuste tabeli haldaja PV OV
Hangete läbiviimine OV PV
Lähteülesande eest vastutaja riigihankel PV OV
Reisi-, majutus- ja koolitusteenuse OV PV
tellimine
Kauba ja teenuste tellimine riigisisestelt ja PV
välisriikide tarnijatelt
Kauba vastuvõtmine tarnijalt OV PV
Tarnijate valik OV PV OV
Tarnijate hindamise korraldamine OV PV
Instituudi regioonidevahelise kauba PV
transpordi korraldamine
Kauba/teenustega seotud lepingute OV PV
sõlmimine
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 4(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
Teenuste lepingute täitmise järelvalve OV PV
Pretensioonide käsitlemine OV PV
SADHES süsteemis alkoholi koguse PV
arvestamine saatelehtede alusel
Alkoholi kuluaruande esitamine PV OV
5. KAUBA JA TARNIJATE VALIK
5.1 Instituudi nõuetele vastavate kauba/teenuste ja tarnijate valimiseks saadavad
struktuurüksuste juhid omapoolsed ettepanekud, kellelt vastavat kaupa/teenust hankida.
Uute tarnijate valimise või olemasolevate tarnijatega koostöö jätkamise otsustamiseks
arvestatakse järgmisi kriteeriume:
1) kauba/teenuse kvaliteet;
2) tarnetingimused;
3) hind.
5.2 Tellimuste tabel asub instituudi V-võrgukettal tellimuste kaustas, millega tutvumiseks on
juurdepääs kõigil instituudi töötajatel.
5.3 Kaupade ja teenuste pakkujate nimekiri asub V-võrgukettal - Tellimused kaustas, mis
sisaldab endas järgmisi andmeid:
1) tarnija/teenuse pakkuja nimetus;
2) postiaadress;
3) tel nr;
4) e-posti aadress.
Kaupade ja teenuste pakkujate nimekirja uuendatakse jooksvalt.
6. OSTUINFORMATSIOON
6.1 Tellimuste tabelisse kantakse struktuuriüksuse juhi või tema määratud töötaja võimalikult
täpselt järgmised andmed:
1) kauba nimetus (va bürookaup);
2) tootja firma nimetus (võimalusel kodulehe aadress);
3) tarnija nimetus (võimalusel kodulehe aadress);
4) kataloogi nr (kui on teada), kood või muu iseloomulik identifitseering;
5) mõõtühik (tk, karp, pakk, rull, kg, liiter vm);
6) kogus;
7) orienteeruv hind koos käibemaksuga (juhul kui on teada).
6.2 Kauba kogused järgnevaks kuuks sisestatakse struktuuriüksuse juhi või tema määratud
töötaja Tellimuste tabelisse hiljemalt iga eelneva kuu 25. kuupäevaks. Kauba puhul, mille
tarneaeg on pikem kui üks kuu peab tellimuse esitama 2-3 kuud varem. Juhtkonna
tellimused sisestab majandustalituse töötaja. Ekspertiiside ja uuringute tegemiseks
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 5(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
vajalike spetsiifiliste kaupade korral kaasatakse hinnapakkumiste käsitlemisse
struktuuriüksuse juht vm eriala ekspert.
Bürookauba tellimusi teevad struktuuriüksuse juhid või tema määratud töötajad e-poe
kaudu hiljemalt 25. kuupäevaks. Struktuuriüksuse juhtidele antakse välja valitud
bürookauba tarnija e-poe kasutajatunnused ja koodid. E-poes esitab struktuuriüksus
osakonnapõhise tellimuse. Sealt edasi suundub tellimus majandusjuhile, kes kontrollib
kogused ja eelarvelised võimalused kauba hankimiseks. Kontrollitud tellimus
kinnitatakse ja edastatakse majandustalituse töötaja kauba tarnijale.
Juhul kui struktuuriüksuse juht vajab teenust (va reisi- ja koolitusteenus), mille kohta ei
ole eelnevalt sõlmitud instituudi ja teenuse pakkuja vahel teenuse osutamise lepingut, siis
saadab ta e-posti teel vastava tellimuse majandusjuhile. Majandusjuht kooskõlastab
teenuse tellimise halduse asedirektoriga, millejärgselt võtab pakkumised vastavalt
Riigihangete seadusele. Ühekordsete teenuste puhul kehtib sama põhimõte, kuid üldjuhul
lepingut ei sõlmita.
Instituut kasutab reisiteenuste tellimisel Hankeüksuse ühishanke raames saadud
lepingupartnereid, kellega instituut on sõlminud lepingu.
Narkootiliste ja psühhotroopsete ainete ostmine toimub vastavalt Narkootiliste ja
psühhotroopsete ainete ning nende lähteainete seadusele.
Laskemoona tellimine toimub vastavalt „Ekspertiiside tegemiseks kasutatavate, riigi
omandis olevate relvade ja laskemoona käitlemise korrale“.
Aktsiisivabastuse loaga ostetav kaup:
ATEKAS sätestab teatud liiki või teatud otstarbel kasutatavate aktsiisikaupade aktsiisist
vabastamise. Alkoholi aktsiisivabastuse luba annab õiguse importida või soetada
aktsiisilaopidajalt ATEKAS § 27 lg 1 p 9-17 nimetatud aktsiisist vabastatud alkoholi,
milleks instituudis on ekspertiiside ja uuringute tegemisel kasutatav piiritus. Piirituse
kulunormid on kinnitatud justiitsministri määrusega. Aktsiisivabastuse loa taotleb
majandustalitus EMTAst.
Piirituse tellimise eest vastutab majandustalitus. Saadud alkoholi koguse üle peab
instituudis arvestust majandustalitus saatelehtede alusel. Kauba saabudes kinnitatakse
saateleht EMTA süsteemis SADHES.
Ekspertiiside tegemisel kasutatava alkoholi (piirituse) aruandluse eest vastutavad
instituudi ekspertiisiosakonnad, kes kasutavad ekspertiiside tegemisel piiritust ja
majandustalitus. Struktuuriüksuse juht või tema volitatud töötaja on kohustatud esitama
kord kvartalis 3-ndaks kuupäevaks majandustalitusele eelmise kolme kuu piirituse
kuluaruande (Lisa 1).
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 6(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
Piirituse transportimisel, hoidmisel ja väljastamisel lubatud kaonormiks on keskmiselt
0,8% aastas.
6.3 Ostutegevusega seotud dokumendid on:
1) hinnapakkumused;
2) ostu-müügilepingud;
3) koostöölepingud (hoolduslepingud, kindlustuslepingud);
4) garantiikirjad;
5) arved;
6) kauba saatelehed tarnijatelt, tootesertifikaadid;
7) riigihanke dokumendid.
6.4 Sõltuvalt tellitavast teenusest tuleb lepingusse lisada konfidentsiaalsuskohustus. Kui
lepingut ei sõlmita, vormistatakse konfidentsiaalsuskohustus eraldi allkirjastatud
dokumendina.
6.5 Teenustega seotud lepingud allkirjastab instituudi direktor. Enne allkirjastamist vaatab
üle lepingud majandusjuht ning vajadusel kooskõlastatakse lepingu sisu ka
struktuuriüksuse juhiga. Lepingud registreeritakse instituudi dokumendihaldussüsteemis.
7. HANGETE KORRALDAMINE
7.1 Hankeüksus esitab hiljemalt 31. oktoobriks asutusele järelpärimise järgmise aasta
hankeplaani sisendi saamiseks. Hanked, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on
alates 30 000 eurost, esitatakse vormikohaselt hiljemalt 30. novembriks majandustalituse
poolt hankeüksusele. Hankeplaanis kajastatakse planeeritava riigihanke kohta vähemalt
riigihanke objekt, instituudi nimetus, lähteülesande esitamise eest vastutaja, lähteülesande
esitamise tähtaeg, lepingu sõlmimise eeldatav tähtaeg. Hankeplaani kinnitab hankeüksuse
juhataja hiljemalt 14. veebruariks. Hankeplaanis mittekajastatud hanke korraldamiseks
esitab instituut põhjendatud taotluse ministeeriumi kantslerile. Hankeid, mille maksumus
jääb alla 30 000 euro piiri teostab instituudi majandustalitus.
7.2 Ühishange
7.2.1 Ühishankeid korraldab hankeüksus.
7.2.2 Neljanda kvartali lõpus teatab hankeüksus millistele objektidele korraldatakse
järgmisel aastal ühishange. Instituut ei teosta hankeid objektidele, mille osas
hankeüksus on teatanud ühishanke korraldamisest.
7.2.3 Hankeüksusel on õigus sõlmida instituudi nimel raamlepingud ja hankelepingud.
Raamlepingu alusel peab instituut vajadusel sõlmima kirjalikud hankelepingud.
7.3 Alla väikeostu piirmäära hankimine
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 7(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
7.3.1 Alla väikeostu maksva riigihanke puhul kohaldatakse RHS §-s 3 sätestatud
üldpõhimõtteid selliselt, et hanke korraldamisel kaasneks instituudile võimalikult
väike halduskoormus ning aja- ja rahakulu.
7.4 Väikeost
7.4.1 Väikeostu läbiviimisel peab olema:
1) tagatud RHS §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest kinnipidamine, sealhulgas peab
riigihanke eesmärgi saavutama mõistliku hinnaga, tagades konkurentsi korral
erinevate pakkumuste võrdlemise teel parima võimaliku hinna ja kvaliteedi
suhte;
2) tagatud hankimise protsessi dokumenteerimine. Dokumentatsioon peab
sisaldama võrreldavaid pakkumusi võimalusel vähemalt kolmelt pakkujalt
kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Lepingu juurde tuleb
dokumendihaldussüsteemis lisada laekunud pakkumused ja parima pakkumuse
valimise kriteeriumid või põhjendus pakkumuste mittevõtmise kohta;
3) tagatud, et lepingute muutmisel ei rikutaks RHS-s sätestatud korda, sealhulgas
ei võetaks lepingu raames täiendavaid rahalisi kohustusi, mis suurendaksid
lepingu eeldatavat maksumust üle väikeostu ülemmäära;
4) üle väikeostu piirmäära (alates 5000 eurot) hangete korral peab üldjuhul
sõlmima kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingu. Lepingu võib
sõlmida erandkorras muus vormis juhul, kui ei ole võimalik või otstarbekas
lepingu sõlmimine kirjalikus vormis, lepingu eeldatav maksumus käibemaksuta
on alla 20 000 euro ja seadusest ei tulene lepingu kirjalikus vormis sõlmimise
nõuet. Muus vormis lepingu sõlmimiseks peab saama nõusoleku instituudi
direktorilt.
7.5 Riigihanke korraldamine hankeüksuse poolt ja hankeleping.
1) Lähteülesande esitamise eest vastutav töötaja edastab korraldatava riigihanke
vormikohase lähteülesande hankeüksuse juhile hankeplaanis sätestatud
tähtpäevaks. Lähteülesande esitamise eest vastutav töötaja vastutab
lähteülesandes sisalduva informatsiooni õigsuse eest.
2) Riigihanke menetluse alustamise aluseks on hanke alusdokumentide ja
vajadusel lepinguprojekti sobivuse kinnitamine sisendi esitaja
otsustusõigusliku isiku poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavad vormis.
3) Riigihanke tulemusena edukaks tunnistatud pakkumuse esitajaga sõlmib
hankelepingu instituut.
4) Hankeüksus edastab majandusjuhile hankelepingu sõlmimiseks edukaks
tunnistatud pakkumuse, hankedokumendid ja hankemenetluse läbiviimise
kohta koostatud memo.
5) Hankelepingu sõlmimise kohta esitab majandusjuht vormikohase teate
riigihanke eest vastutavale isikule 5 tööpäeva jooksul hankelepingu
sõlmimisest arvates.
6) Hankelepingu lõppemise kohta esitab majandusjuht vormikohase teate RTK-le
5 tööpäeva jooksul hankelepingu lõppemisest arvates.
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 8(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
8. RENDILEPINGUTE SÕLMIMINE
8.1 Käesolev peatükk reguleerib instituudis vara kasutusele võtmist üüri või rendilepingu
alusel.
8.2 Vastavalt Riigieelarve seaduse §60 lg2 p6 on üldjuhul on kapitalirenditingimustel
tehingute sõlmimine keelatud. Lepingu määratlemisel tuleb arvestada kõiki
Raamatupidamise toimkonna Juhendist nr 9 „Rendiarvestus (RTJ 9) tulenevaid
põhimõtteid.“
8.3 Vara üürimise või rentimise soovist lepingu kogumaksumusega 3200 eurot ja enam
(ilma käibemaksuta) tuleb teatada ministeeriumile ning lepinguprojekt tuleb eelnevalt
kooskõlastada ministeeriumiga.
8.4 Kinnisasja või sellega seotud õiguste üürimiseks või rentimiseks sõlmitavad lepingud
ning nende muutmise ja lõpetamise kokkulepped tuleb eelnevalt kooskõlastada
ministeeriumiga.
8.5 Kinnisasja või sellega seotud õiguste üürimise või rentimise lepingud (välja arvatud
Riigi Kinnisvara AS-iga allkirjastatud lepingud) tuleb 5 tööpäeva jooksul peale
allkirjastamist edastada ministeeriumile.
9. HUVIDE KONFLIKT JA KORRUPTSIOONIVASTASED MEETMED NING
TÖÖTAJA TEAVITAMISKOHUSTUS
9.1 Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad lepingu
sõlmimist korraldavale töötajale, otsustusõiguslikule isikule, lähteülesande esitamise
eest vastutavale töötajale, riigihanke hindamiskomisjoni liikmetele ja lepingu täitmise
eest vastutavale isikule.
9.2 Riigihanke menetlusest ei või osa võtta isik, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või
kelle puhul tekib kahtlus tema erapooletuses. Vastav isik peab viivitamatult sellise
asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse hankega seoses edaspidisest tegevusest ning
teavitama vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis enda vahetut juhti, kes
määrab uue isiku.
9.3 Instituudi nõudmisel esitab riigihanke menetlemisel osalev isik/isikud allkirjastatud
kinnituse huvide konflikti puudumise kohta.
10. KAUBA/TEENUSTE NÕUETEKOHASUSE TÕENDAMINE
10.1 Tarnijalt edastatud kauba/teenuste vastuvõtmine ja kontrollimine
10.1.1 Tellitud kauba, saatelehed, arved jm dokumentatsiooni (näiteks spetsifikatsioonid,
ohutuskaardid, kasutusjuhendid) võtab vastu ja kontrollib:
Tallinnas Tervise 30 majandustalituse töötaja. Vajaduse korral kutsutakse
vastuvõtmise juurde ka struktuuriüksuse juht või tema määratud töötaja.
Asjaajamistalituse töötaja ei kontrolli vastuvõetud kaupa, vaid teavitab
saabunud kaubast majandustalituse töötajat;
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 9(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
kohtuarstlikes ekspertiisiosakondades väljaspool Tallinna, struktuuriüksuse
juhataja või tema poolt määratud töötaja;
DNA-osakonna Tartus asuvas laboris, struktuuriüksuse juhi määratud töötaja;
Keemiaosakonna Tartus asuvas laboris, struktuuriüksuse juhi määratud
töötaja.
Kauba/teenuse nõuetekohasuse ning vastuvõtmise kinnitamiseks kirjutab vastuvõtja
saatedokumendile allkirja ja vastuvõtmise kuupäeva. Kauba/teenuse nõuetele
mittevastavuse korral toimitakse vastavalt punktile 11 või vastavalt kehtivale lepingule.
10.2 Struktuuriüksustele edastatav kaup sorteeritakse, pakitakse ja märgistatakse
majandustalituses. Struktuuriüksustesse edastatava kauba transportimise instituudi
sõidukiga korraldab majandustalituse töötaja. Postiga kauba saatmise korraldab
majandustalituse töötaja koostöös asjaajamistalitusega.
Tellitud kaup edastatakse struktuuriüksustesse hiljemalt järgmise kuu
neljateistkümnendaks kuupäevaks.
10.3 Pärast kauba vastavuse kontrollimist säilitatakse saatelehed majandustalituses. Arve
kinnitab struktuuriüksuse juht arvekeskuses ja märgib kommentaari lahtris arvele
kulutunnused ning kinnitab arvekeskuses. Arve (juhul kui tuleb paberkandjal või
töötaja e-posti aadressile) edastatakse ühe tööpäeva jooksul majandustalitusele
[email protected] ning peale arve üleslaadmist määrab majandustalituse töötaja
arvele kinnitusringi. Kaupade puhul on kinnitusringi esimene kinnitaja
majandustalituse töötaja, kes kinnitab arveksekuses kauba kättesaamist ja suunab arve
kinnitusringile kuni lõpliku kinnitamiseni. Majandustalituse töötaja konteerib ja
kontrollib arve ning see suundub tasumiseks RTK-le.
10.4 Lepinguliste teenuste puhul kontrollib majandusjuht arve vastavust lepingule ja
suunab arve kinnitusringile kuni lõpliku kinnitamiseni. Majandustalituse töötaja
konteerib ja kontrollib arve ning see sunndub tasumiseks RTK-le.
10.5 Ilma lepinguta osutatud teenuste puhul kontrollib struktuuriüksuse juht arve vastavust
pakkumusele ja suunab arve kinnitusringile kuni lõpliku kinnitamiseni.
Majandustalituse töötaja konteerib ja kontrollib arve ning see suundub tasumiseks
RTK-le.
10.6 Välislähetuste reisi- ja koolitustusteenuste puhul kontrollib APT arve vastavust,
konteerib, mägib kulutunnused, seob SAP tripi numbriga ja kinnitab arved. APT
kinnitatud arve liigub vastavalt kinnitusringile järgmisele, kuni lõpliku kinnitamiseni.
Kinnitatud arve suundub tasumiseks RTK-le.
11. PRETENSIOONIDE JA MITTEVASTAVUSE KÄSITLEMINE NING
KAUBA/TEENUSE/TARNIJA HINDAMINE
Kinnitatud 30.07.2018
käskkirjaga nr 102
Sari: 1-1
Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 8
Dokumendi Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 10(10)
liik:
juhendid Koostatud: 30.07.2018
Koostas: A.Stüff
Pealkiri: Ostutegevuse kord Haldaja: majandusjuht
Kui ilmnevad puudused tarnitud kaubas/teenuses teavitatakse koheselt struktuuriüksuse juhti,
kes edastab pretensiooni hiljemalt järgneva tööpäeva jooksul e-posti teel majandusjuhile.
Majandusjuht korraldab pretensiooni lahendamise esimesel võimalusel ning kogub kõik
pretensioonid ja edasise tegevuse kirjavahetuse pretensioonide kausta Outlookis.
Majandusjuht koostab koondi jooksval aastal kaupade/teenuste/tarnijate kohta esitatud
pretsensioonidest, nende põhjustest ning lahendamise meetmetest ja tähtaegadest.
Iga aasta lõpus korraldab majandusjuht kaupade/teenuste/tarnijate hindamise. Hindamisel
kasutatakse skaalat: halb, rahuldav või hea. Tarnijad/kaup/teenused kelle/mille osas ei olnud
ühtegi pretensiooni tunnistatakse automaatselt kõikides kriteeriumites (vt p 5.1) heaks.
Hinnang antakse ka sellele kaubale/teenusele/tarnijale mille kohta pretensioon esitati ning
otsustatakse edaspidised tegevused. Sama pretensiooni süstemaatilisel esinemisel või juhtudel
kui see mõjutab oluliselt instituudi tegevusi, kaalutakse kauba/teenuse/tarnija välja
vahetamist. Otsused protokollitakse ning avaldatakse EKEI siseveebis. Otsuste põhjal
korrigeeritakse kaupade ja teenuste pakkujate nimekirja.
12. SEONDUVAD DOKUMENDID
Majandustalituse põhimäärus.
Tellimuste tabel.
Kaupade ja teenuste pakkujate nimekiri.
Pretensioonide kaust.
Narkootiliste ja psühhotroopsete ainete ning nende lähteainete seadus.
„Ekspertiiside tegemiseks kasutatavate, riigi omandis olevate relvade ja
laskemoona käitlemise kord“ (11.12.2009 justiitsministri määrus nr 40).
Alkoholi-, tubaka-, kütuse- ja elektriaktsiisi seadus.
Riigihangete seadus.
Riigihangete korraldamine ja lepingute sõlmimine (23.10.2017 justiitsministri
käskkiri nr 91).
Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord.
Raamatupidamise toimkonna Juhend nr 9 „Rendiarvestus (RTJ 9)“.
Riigieelarve seadus.
Piirituse kulunormid on kinnitatud justiitsministri 05.11.2014 määrusega nr 32
„Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi laborites kasutatava aktsiisivaba piirituse
kulunormid“.
13. DOKUMENDI MUUDATUSTE REGISTER:
vana uus Kuupäev Muudatuse Muudatuse sisu
Ver- Peatükk, Ver- Peatükk, tegija nimi
sioon alapunkt sioon alapunkt
6 7 06.12.2017 A.Stüff Ajakohastatud kogu korda
7 - 8 6.4 23.07.2018 M. Rump Lisatud konfidentsiaalsuskohustuse nõue