Kiri

Dokumendihalduse konsolideerimisest… Mait Kask Haridus- ja Teadusministeerium PINALi rakendamine ja üleminek paberivabale asjaajamisele valitsemisala asutustes… Oleme alles alguses… Analüüsi ajal… Seni oleme lähtunud dokumentidest Millest lähtusime? Etapp A Etapp B Etapp C Etapp E Etapp F Etapp A Etapp A Lähteuuring Organisatsiooni Dokumenteerimise Dokumentidele Dokumendisüsteemi tegevuse analüüs nõuete kindlaks esitatavate nõuete väljatöötamine Etapp A Etapp A määramine Etapp e Etapp eA eA e täitmise strateegia Etapp e eA e e kindlaksmääramine poliitika väljatöötamine Etapp D juurutamine Etapp A standardid Olemasolevate süsteemide hindamine Etapp A Etapp H Etapp G Etapp A Etapp A Juurutamisjärgne Dokumendisüstee ülevaatus mi juurutamine side Etapp e Etapp eA eA e Etapp e Etapp eA eA e tagasiside EVS-ISO 15489-2, 2004, lk 4 Valdkondlik võrgustik Võimalus koosloomeks Millest lähtume? Asutuste vahelised süsteemi sisesed protsessid ehk läbivad töövood Üks menetlus! Üks (dokument)! Üks registreerimisnumber! Riskidest hoidumine on ainuke strateegia, mis on kiirelt muutuvas maailmas läbikukkumisele määratud. Mark Zuckerberg Tänan!  Dokumendihalduse konsolideerimise teemal Liivi Karpištšenko MKM, infoühiskonna teenuste arendamise osakond 19.01.2021 Konsolideerimise teema DHNiga 2018–2019 • 13.03.18 koos ATNiga – mis jääb DHSidesse? Mis seis on arhiivides? DHSid • 11.04. ja 23.05.18 – mis jääb DHSidesse? Dokumentide hävitamine ja RA andmine • 19.09.18 – Eelmiste teemade jätk. konsolideerimise idee • 31.10.18 – PPA konsolideerimiskogemus; konsolideerimise idee ja esialgne ajakava • 05.12.18 (mitteametlik) – konsolideerimise potentsiaal ja keerukused; analüüs • 12.01.19 – ühtlustamise võimalused DHs (protsessid, dokumendiliigid, liigitusskeemid) • 07.05.19 – MKMi analüüsi esialgsed tulemid (DH hetkeolukord) • 08.09.19 seminar koos ATNiga – MKMi analüüsi tulemid, konsolideerimise ettepanekud; teabehalduse vastutaja asutustes; kuidas jaotada dokumente üle asutuste? • 03.12.19 – lisa-analüüsi kavandamine; konsolideerimise teema riigireformi tegevuskavas* * Valitsuskabineti otsus 19.12.19: DHT konsolideerimise ettepanekud esitada hiljemalt 03.2021 Konsolideerimise teema dokumendihalduritega 2020 • 05.02, 11.02 ja 12.02.20 – potentsiaalide ja riskide kaardistamine DHNiga jt (grupiarutelud) • 26.02.20–… (2021) – DH esindajad analüüsi juhtrühmas • 12.03.20 – teema tutvustus ja arutelu – JuM, MKM, RM, SoM valitsemisala dokumendihaldurid • 17.03.-24.03.20 – 2018–2019 andmete võrdluse tulemused; potentsiaalide, riskide ja maandusvõimaluste täpsustamine: 3 kohtumist eriolukorra tõttu kirja teel • 04.20–12.20 Civitta analüüs, sh intervjuud ja tööseminar • 22.10.20 – hetkeolukorra ja konsolideerimise idee tutvustus (TK Koolitus) • 16.12.20 – Civitta analüüsi ja ettepanekute tutvustus küsitluses osalenud asutustele DHT ja konsolideerimisvõimaluste analüüs 2020 (Civitta) DOKUMENDIHALDUSTEENUS (DHT) Dokumentide (DHS): Seotud tegevus: • registreerimine, • DHSide haldus Analüüsi edastamine • kasutajate • säilitamine, arhiivi skoobis andmine, hävitamine nõustamine • avalikustamine • DH töö (juurdepääsupiirangud) korraldamine • teabehalduse üldine korraldus • (juhi) assisteerimine Osales 63 asutust • töö riigisaladuse ja salastatud välisteabega Konsolideerimise kasu ja kulu • Analüüsi tulemusel selgus: konsolideerimine on mõistlik ja võimalik • Suurim kasu tekib kogu DHT konsolideerimisel RTKsse, sh standardiseeritud teenus ja ühine DHS • Kasu on rahaline ja mitterahaline: • kokkuhoid ca 2,9 milj aastas (pärast keskse teenuse juurutamist, konservatiivne stsenaarium), tööjõu ümbersuunamise võimalus ca 60 FTEd • kvaliteetne DHT – tööjõu ja teadmiste parem kasutamine, parimad praktikad ja sünergia –> valdkondlik kompetentsikeskus, uudsed lahendused (sh kratid) • ühetaoline DH – lihtsam teha muudatusi (asutuste liitmine, töökoha vahetus) Konsolideerimise kulu ja keerukused • Konsolideerimise ühekordne investeeringukulu ca 4,9 milj: projektijuht, analüüsid ja ühtlustamine, ühine DHS • Peamised riskid ja keerukused: • asutuste DHT erinev korraldus – vaja asutuste panust juba ettevalmistuse käigus • erinevad DHSid – võtta suund ühele kaasaegsele DHSile • saadud dokumentide jaotamine – kasutada kratte, RTIPi andmeid • vastutuse jaotus avalikustamine/juurdepääsupiirangud; töötajate konfidentsiaalsusnõuded – töötada lahendus välja koos AKIga, luua tugev kompetentsigrupp RTKs • välissuhtluse dokumendid (väljasaadetav paber ja diplomaatiline post) Ettepanekud konsolideerimise korralduseks • Üleminek 5 a jooksul: • ettevalmistus ja ühtlustamine, keerukuste lahendamine: 2021–2026 • esimene grupp asutusi teenusel, ühine DHS: 2023 • teenus kõigis täidesaatva riigivõimu asutustes kasutusel: hiljemalt 2026 lõpp • Projekti juhib RTK (sh projektijuht 2 a), läbi aitavad viia: • RTK nõukoda • RTK juures tegutsev „DHN“ • asutuste projektirühmad • Rahvusarhiiv ja AKI • RM ja MKM Asutuste panus on väga oluline • Jätkata DHT tegevusi kuni kesksele teenusele üleminekuni • Mitte teha suuremahulisi DHS arendusi ega võtta arhiiviruume kasutusele muuks otstarbeks (kuni teistsuguse korralduseni) • Moodustada igas asutuses projektirühm – sisendid valitsemisala üldkoordineerijale, ettevalmistus ja sujuv üleminek. NB! Vajadusel asutuse sisese tööjaotuse, töökorralduse muutmine (sh teabehaldus) • Igas ministeeriumis lisaks: määrata valitsemisala üldkoordineerija (NB! võib olla ka allasutusest) – osaleb RTK juures tegutsevas „DHNis“, koordineerib ja seirab valitsemisala asutuste ettevalmistusi ja üleminekut Teemasid edasisteks aruteludeks • Konsolideerimisega seotud võimalused, nt ühekordne registreerimine • Erisuste lahendamise võimalused, nt õigusakti muutmise ettepanek • Ühtlustamise võimalused, nt millistest funktsioonidest/sarjadest, säilitustähtaegadest vm alustada • Sujuva ülemineku võimalused, nt millised asutused millal • Keerukustest ülesaamise võimalused, nt töö paberdokumentidega • Karide vältimise võimalused, nt asutuse kontaktisiku roll •…  Aitäh! [email protected]  Dokumendihaldusnõukogu koosoleku protokoll (19.01.2021) 26.01.2021 nr 26-3/21-0092/503 Tallinn Algus: 13.00 Lõpp: 15.30 Juhatas: Liivi Karpištšenko Protokollis: Alar Teras Võtsid osa: Aila Schmidt – KuM Aita Areng – KaM Hille Oidema – VäM Kaire Karp – Riigikantselei Kristiina Laius – KeM Kärt Allert – SoM, JuM, MKM, RaM Külli Vanaselja – MeM Mait Kask – HTM Sille Uusleer – SiM Toivo Jullinen – Rahvusarhiiv Kaimo Käärmann- Liive – ELVL (alates kella 13.50) Puudusid: - Kutsutud: Ülle Harak – RaM RIHATO Merilin-Siret Sahku – RaM Silver Salla – RaM Kaidi Vapper – KeM Terje Mäesalu – Tartu Ülikool, osales Civitta Eesti AS analüüsis konsultandina Tarmo Leppoja - RTK Pille Noodapera – Rahvusarhiiv Lea Baumann – Päästeamet  2 Koosolek toimus elektrooniliselt MS Teams keskkonnas. Päevakord: 1. Dokumendihalduse konsolideerimise potentsiaalist ja ülemineku korraldusest. Arutelus esitavad oma vaatenurki ka RTK direktor Tarmo Leppoja, Rahvusarhiivi esindajana Pille Noodapera, praktik ja Civitta analüüsi DH konsultant Terje Mäesalu ning HTMi näiteid kasutades Mait Kask. 2. DHNi liikmed annavad ülevaate, mida nende asutuses ja valitsemisalas on juba saanud / lähiajal saamas paremaks. MKMi ja Civitta analüüside käigus selgus erinevaid DH kitsaskohti. Kuna asutuste viisi oli olukord erinev, siis võimalikud tegevused on nt: Korrastada paberarhivaalid Rahvusarhiivi andmiseks (Kellel võimalik) alustada digiarhivaalide üleandmist Vaadata üle arhiiviväärtuseta dokumentide säilitustähtajad (isikutoimikute jm paberil personalidokumentide kohta proovin ise uurida) Hävitada säilitustähtaja ületanud dokumendid Hävitada, arhiveerida ja migreerida dokumendid seisvatest DHSidest Loobuda ebavajalikest dokumendihaldustoimingutest (nt dokumendi lisade registreerimine eraldi dokumentidena) Vaadata üle paberdokumentide saatmise korraldus (nt et saadetaks mitte originaal, vaid koopia), allkirjade vajadus. Liivi Karpištšenko avas koosoleku. Tutvustas koosoleku korraldust Teamsis. Edastas DHNi liikmetele teate, et kogume 2020.a dokumentide arvud. Suurenemise vähenemise põhjused. Küsime lisaks kas praegu tekib üle 10 a säilitustähtajaga dokumente, mis ei ole arhivaalid. Palume abi. Tuleb eraldi kiri nõukogu liikmetele. 1. Dokumendihalduse konsolideerimise potentsiaalist ja ülemineku korraldusest. Liivi Karpištšenko tegi sissejuhatuse päevakorrapunkti. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Kutsus dokumendihaldureid nüüd nägema uusi võimalusi, keskenduma lahenduste otsimisele, üheskoos teistmoodi tegema. Terje Mäesalu: Usun tsentraliseerimisse. HTM-is töötades algatasin DH konsolideerimise. Teine aspekt – täna olen Tartu Ülikoolis praktik andmekaitse valdkonnas. Näen, et seda saab üle üksuste keskselt vaadata ja lahendada. HTM-is oli vaja esmalt selgitada ja selgeks teha teemat. Vaja juurde inimesi, kes tegelevad kommunikatsiooniga. Oluline teadlikkust tõsta. Miks ja mis asi konsolideerimine on. HTM-i haldusalas oli praktika väga erinev koolides. Kompetents ja teadmus erinev. Pikk protsess. Ühtlustamine ja keskne vaade on võimalik. Julgustan konsolideerimist ette võtma. Algul on segadust rohkem, see laheneb. Tänases töös puutun kokku juurdepääsupiirangute teemaga. Hea kaasamine, hea kommunikatsioon, heade inimeste kokku koondamine ja see töötab. Tarmo Leppoja: Toon välja, mis asutustel endal võita. Ei olda rahul olemasolevate EDHS-idega. Võimalus arendada kaasaegseid ja mugavaid infosüsteeme. RTK kogemus RTIP-ga näitab, et asutustel iseseisvalt sellist võimekust ei ole. Riigiüleselt valmisolek investeerida arendustesse  3 korduvalt suurem. Teine asi – arhiveerimise pool on olnud vaeslapse rollis. Vabaneva ressursi arvelt saab arhiivid korrastatud. Läbi mõelda, mis väärib säilitamist ja mille võib hävitada. Kolmas selge võit: riigiasutuste vaheline info ja dokumentide vahetus. Palju dubleerimist. Keskse teenuse puhul võimalik teha lihtsamalt. Väikestele asutustele teenuse kvaliteedi kasv. Andmemahtude kasv on väljakutse, vähendamisel mõju ka keskkonnale. Analüüsi tulem tekitab dokumendihalduritele palju tundeid, tundub, et analüüs ei anna kõikidele küsimustele vastuseid, näiteks EDHS-i põhitegevuse süsteemidega liidestamine. Õigel ajal tehakse vajalikud analüüsid, lahendusi leitakse. Peab olema valmisolek oma olemasolevaid praktikaid muuta. Leida teenuse ülesehitamises kopromisse. Selleks on 1,5 aastat, et asju läbi mõelda. Praegu õige aeg, kuna dokumentide arv EDHS-ides väheneb. Tulevad teised süsteemid. Näiteks RTIP ja EIS-i arengud. Lisaks asutuse enda põhitegevuse infosüsteemid. 3-5 a pärast on EDHS-ides kõvasti vähem dokumente. Õige aeg alustada. Plaan haakub riigi plaaniga keskset IT baasteenust pakkuda. Algatus on hea ja toetab seda. Aitab teenust paremaks ja riiki kodanike jaoks odavamaks. Pille Noodapera: Rahvusarhiivi seisukoht lähtub ka praktikast. Meie roll keskendub arhiiviväärtusliku teabe kogumisele, suures osas meie dokumendihaldusesse ei sekku. Rahvusarhiiv on siiski liigitusskeemide kooskõlastaja. Oleme nõus RTK-d uue liigitusskeemi koostamisel nõustama. Võib-olla tuletada riigi ülesannete pealt uus liigitusskeem. 2011. a loodi KOV-idele ühtne liigitusskeem. Töö saab olema suur ja raske, kuid mitte võimatu. Ühine teadmine on alati kasulik. EDHS-ide pilt praegu kirju, arhiveerimise teadmine ja praktika ei ole neisse juurdunud, on välja arendamata, ei toeta arhivaalide üleandmist. Uue EDHS-i puhul saab digitaalarhiiv nõustada arenduses. Paberarhivaalide üleandmisel ei näe raskust. Vaja korrastada ja luua kirjeldus. Saab kasutada UAM-i. ASTRA hakkab pakkuma universaalse kirjeldamise funktsionaalsust. 2 a perspektiivis ka digidokumentide üleandmine läbi ASTRA. Paberdokumentide korrastamise nõudeid arutasime, suurt leevendamist ei saa lubada, kuid Rahvusarhiiv on nõus loobuma pabersäilikute lehtede nummerdamise nõudest – kui dokumendid on korralikult köidetud. Maavalitsuste puhul oli väga hea koordineeriv roll RaM poolt. Selline roll võiks RTK-l olla ka dokumendihalduse konsolideerimise käigus, aitab ühesuguseid probleeme lahendada. Saab teha ühise reaalse ajakava üleandmiseks. Rahvusarhiivi üldine hinnang konsolideerimisele positiivne. Kogumise ja üleandmise vaates. Mait Kask (slaidid lisatud protokollile): Dokumendihalduse ja kliima soojenemise vahelgi on seos olemas. Alustasime Pinali rakendamise projektiga. Oleme üsna alguses. Ühes infosüsteemis 7 asutust. HARNO loomisel nägime kokkuviimise võimalikkust. Muutused toimusid november 2019 – august 2020. Usun, et asju tuleb võtta läbi eduelamuse. Võtta ei „minu“ ega „sinu“, vaid „meie“ asjana. Esialgu lähtusime süsteemi enda rakendamisest, et kuidas mingeid asju kuskil tehakse. Dokument on ainult üks osa. Sellega kaasneb andmeid, mida saab kasutada, väärindada ilma dokumenti tekitamata. Oleme lähtunud ISO dokumendihalduse juurutamise skeemist, kuid sellest üksi ei piisa, oleme enda jaoks laiendanud. Valdkondlik võrgustik. Dokumendihalduse konsolideerimisel on suured võimalused koosloomeks. Kindlasti peab kaasnema innovatsioon, parimad praktikud tuleb suunata just hallidele aladele. Ühilduvuse, jõudluse, turvalisuse teemad lahendada. Koosloome, kaasamine, nii jõuame kaugemale. Lisaks ISO-le lähtume HTM-is 4 põhimõttest – terviklus, töökindlus, aruandlus, disain. Civitta analüüsi tulemustes on välja toodud lisaanalüüsid, juba ootan, et saaks alustada. Läbivad töövood, asutuste ülesed protsessid. Oleme jõudnud HARNO-ga koostöös sinna, et jõuaksime ühe menetluse, ühe dokumendini, ühe  4 registreerimisnumbrini. Tööprotsess kiireneks ja jalajälg väheneks. Ressurssi tekib ka majja jäävatel inimestel. Konsolideerimine oleks võinud alata juba 3 a tagasi, kahtlemine ei vii edasi. Sille Uusleer: Põgusalt kitsaskohad turvalisuse vaates. Läbi mõelda konsolideerimisel ka töötajate ligipääsu ja info turvalisuse nõuded. AK infovahetus veebisuhtluses, sest see jääb üles ka RTK ja asutuste vahel. Kohanemine ja kohaldumine peab tulema mõlemalt poolt – nii asutustest kui ka RTK-s. Millised veebikeskkonnad on AK jaoks. Töötajate taust kontrollitud. Teatud asutustel kõrgemad nõuded. Lisaks infosüsteemi poolelt. Delta tasemel näeme, et kõikides asutustes ei ole infoturbenõuded samad. Kõrgemate infoturbe nõuetega asutustega arvestada. Liivi Karpištšenko: Infoturbe nõuded ja nõuded töötajatele on erinevad. Seda on arutatud. Ühine infosüsteem peab vastama kõrgematele nõuetele. Asendustest rääkides saab kõrgemate turvanõuetega asutuste puhul jagada personali horisontaalselt asutuste vahel. Kaidi Vapper: Paari lausega oma kogemusest ja muljetest. KeM-i poolelt olen olnud juhtrühmas. KIRKE on haldusalas kasutusse võetud. Amet ja inspektsioon ühinesid. Liigitusskeemid olid ühtlustatud. Seetõttu oli üleminek sujuv ja uue liigitusskeemi genereerimine väga lihtne. DHN-i poolt suunistena, hästi selge sõnumina valitsemisala asutustesse. Pigem ollakse asutustes äraootaval seisukohal. Näit Maa-amet suundunud teabehalduse poolele. Keskkonnaamet tahtis teenuspõhist liigitusskeemi, kuid nii oleks irdutud valitsemisala ühisest liigitusskeemist. Asutustel on selliseid soove. Kommunikatsioon, kasu väljatoomine on oluline. Üleriigilise dubleerimise vähendamise, kokkuhoiu poolt. Teenuse kvaliteet ei tohiks aga langeda sisuinimeste toetamisel. Liivi Karpištšenko palus oma mõtteid avaldada ka teistel DHNi liikmetel. Sõnavõtu soove ei olnud. Otsustati: DHN võttis saadud info teadmiseks. 2. DHNi liikmed annavad ülevaate, mida nende asutuses ja valitsemisalas on juba saanud / lähiajal saamas paremaks. Liivi Karpištšenko avas arutelu. Arutelu. Kärt Allert: Tagasiside 4 ministeeriumi ja valitsemisala asutuste kohta. Tegevused käivad. MTA soovib alustada digiteerimisega. Rahvusarhiivile palve, et kas digiteerimise osas saaks anda juhise. Töös liigitusskeemide ühtlustamine – sarjad, ülesehitus ja säilitustähtajad. Eelmisel aastal ühtlustasime 4 ministeeriumi personalidokumentide säilitustähtaegu. Ettepanek ka RTIP-i raames riigiüleselt ühtlustada personalidokumentide säilitustähtajad. Liivi Karpištšenko: Siin võiks juba mõelda ka liigitusskeemide ühtlustamisele üle kõigi asutuste. Kristiina Laius: Rahvusarhiivi poolt hindamine tehtud ja hinnangud saadud. Hakkame arhiivi korrastama. Asutuste vahel läbi töövoo dokumentide saatmine, et ei tekiks topelt registreerimist.  5 Alar Teras küsis, kas ka Keskkonnaministeeriumi valitsemisala dokumendid on hinnatud, vastus oli jaatav. Sille Uusleer: Arhiivi korrastamine prioriteet. Jooksvalt korrastamine ja üleandmine käib. PPA, PÄA, SiM perekonnadokumendid üle antud. Edasi ministeeriumi paberarhivaalid. SiM-il probleem digidokumentide üleandmisega. PPA kontekstis lihtsustanud ja vähendanud ekraanivorme. Vaadatakse üle paberdokumentide saatmise korraldust, et dokumendid luua elektrooniliselt ja vajadusel saata paberkoopia. Arhivaalide osas on meil probleem, et 5+5 a juurdepääsupiirangust ei piisa, kui see sama piiranguga teave on ka uutes loodavates dokumentides. Ei saa üle anda enne kui ka uute dokumentide juurdepääsupiirang pole lõppenud. Seda AKI-ga arutatud ja tulevad ilmselt sisejulgeoleku valdkonnas muudatused juurdepääsupiirangute osas. Liivi Karpištšenko: Juurdepääsupiirangute probleemi saame edastada AKI-le ja see on ka Rahvusarhiivi teema, sest tekib olukord, kus arhivaalid on asutuses ainult piirangu tõttu nt 30 a. Aita Areng: Tegeleme paberarhivaalide üleandmisega. 2015.a alates oleme hävitanud. Üle vaatamas ja ühtlustamas liigitusskeemi. Tellitud analüüs KaM dokumendihalduse seisukorrast. Juhtimisinfo keskkonna puhul peame mõtlema kuidas mitte dubleerida. Liivi Karpištšenko: Võimalik liides juhtimisinfo keskkondadega on üks teema, mida uue infosüsteemi väljatöötamisel tuleks mõelda. Kui selliseid keskkondi on vaja, kas need peaksid ka olema ühesugused, et ei tekiks sama olukord nagu kunagi EDHS-idega? Hille Oidema: Tegevustega on ammu alustatud. 2020. a alguses saime välisesindustest arhiivid ära tuua. Hävitamine käib operatiivselt. Probleem välismaal sekretäridega. Palju juhendada. Üleandmisel ka VäM-is probleem, et juurdepääsupiirang 5+5 ei ole alati piisav. Ka teisel riigil erinev juurdepääsupiirangu tähtaeg. Mingisuguste dokumentide osas protsess endiselt paberil. Diplomaatiline post käib ainult läbi VäM-i. Kaire Karp: Riigikantselei saadab päris palju VäM-i kaudu. Juurdepääsupiirang välissuhtluses 5+5 on lühike. Paberkandjal asju riigisiseselt vähe. Hävitamine regulaarne ka EDHS-is. Külli Vanaselja: Paberdokumentide korrastamise ja üleandmisega heas korras. MeM üle andnud kuni 2002. a ja osaliselt 2006. a. PRIA-l sai 20 aastat loomisest ja alustasid paberdokumentide üleandmist. 2020.a liitusid VTA ja PMA. Varasem EDHS arhiveeriti. Võeti kasutusele uus EDHS. Ei migreeritud. Laborite ühendamine plaanis. Ei plaani suuri ümberkorraldusi. Digiarhiveerimisega ei tegele veel. PRIA on säilitustähtaegu vähendanud. PRIA-l sõltuvalt kliendist suhtlus ka paberil. Näit 2021.a kaovad ära paberil veisepassid, jäävad ainult elektroonilised. Liivi Karpištšenko: Puudused ja mured on asutustes erinevad. Hea kui kuulete kolleegide tegevusi. Jäävad üles vanad EDHS-id. See on alati kulu, tuleks likvideerida. Mis nendest saab? Kas hävitatakse? Kas antakse üle? Kas lõpetatakse?  6 Kärt Allert: MKM-i valitsemisalas liitusid 3 asutust. Nemad võtsid kasutusele uue EDHS-i. Migreerivad ja ka hävitasid. SoM-i Dora ja MKM-i Gopro sulgemisega tegeletakse. Liivi Karpištšenko: Säilitustähtaegade ülevaatamine. Kuni 10 a säilitustähtajaga dokumente oli alles ka 30–50 a vanuseid. Mis selle taga võib olla? Analüüsis torkas see silma. Personalidokumendid ja isikutoimikud eriti. Miks need alles on tähtajaga kuni 2054. a? RTK tõi välja ametnike teenistuslehed, et need on valdavalt juba RTK käes. Töölepingu seadus on muutunud. SKA-ga suhelda, et kas ja mida oleks vaja pensioni määramiseks. Kärt Allert: SKA-ga rääkida kindlasti. Personalidokumentide puhul tuleks keskselt üle vaadata mida ja kuhu tekib, et oleks määratud ühed säilitustähtajad. Näiteks ametivande säilitamine, tähtaeg on pikem kui teistel isikutoimiku dokumentidel. Liivi Karpištšenko: Selle ettepaneku, et ühtlustada kõigepealt personalidokumentidega seotu, saame suunata RTK-le. Elektroonilise dokumendi paberkoopia väljasaatmine on vajadusel võimalik. Allkirjade teema, kahjuks alati ei nähta teisi võimalusi ja kas on üldse vajadust. Näiteks ühest arendatud infosüsteemist rääkides märgin, et arhiivivorming ei ole ainult pdf. On ka teisi vorminguid, ei ole alati vaja dokumenti vormistada. Kui teid infosüsteemi arenduse juurde kaasatakse, siis uurige ja kuulake ka teisi võimalusi. Pabermaailma loogikat peaks vähendama. Kaire Karp: Milline on järgmine samm ja tegevusplaan konsolideerimisega? Liivi Karpištšenko: Memo koostamine koos RaM RIHATO ja RTK-ga Vabariigi Valitsuse jaoks. Seal tuleb ettepanek konsolideerida. Ette näha konsolideerimise organisatsioon. Tegevuskava. Esialgne memo käis kantsleritele tutvustamisel. Kui tuleb otsus konsolideerida, siis RTK juurde projektijuht. Teretulnud on nägemus millest alustada, millise sammuga minna. MKM-i poolt tuleb juurde 2020. a arvude küsitlus. Sille Uusleer: Kas kantsleritele uuesti ei lähe? Liivi Karpištšenko: Ilmselt läheb. Kaire Karp: Mis saab tänasest DHN-st? Liivi Karpištšenko: Sel kujul lõpetab tegevuse ja liigub RTK juurde. Paralleelseid kogusid ei pea vajalikuks. Kaire Karp: Minul info, et praegu on personalidokumentidega ebavajalikke tegevusi asutuse ja RTK vahel. RTIP ja RTK peaks tulema funktsionaalsustega kaasa, et ei peaks dubleerima. Teha juba täna. Ootame rohkem kaasamist RTK poolelt. Otsustati: Esitatud informatsioon võeti teadmiseks. MKM edastab esitatud ettepanekud. (allkirjastatud digitaalselt)  7 Liivi Karpištšenko Alar Teras Koosoleku juhataja Protokollija Lisad: Liivi Karpištšenko ettekande slaidid Mait Kask sõnavõtu slaidid