Ametijuhendi kinnitamine, kehtetuks tunnistamine - Teabehaldusteenistus peaspetsialist

KÄSKKIRI Viru 26.05.2025 nr 3-1/3-25/123 Ametijuhendi kinnitamine, kehtetuks tunnistamine - Teabehaldusteenistuse peaspetsialist Haldusmenetluse seaduse § 64 lg 1, § 68 lg 2, justiitsministri 13.06.2006.a määruse nr 20 „Viru Vangla moodustamine ja põhimäärus“ § 171 lg 2 p 6 alusel: 1. Kinnitan Viru Vangla vanglateenistuse haldusosakonna teabehaldusteenistuse peaspetsialisti (tiim II ja III, posti- ja arhiiviteenus) ametijuhendi (lisa 1). 2. Tunnistan kehtetuks Viru Vangla vanglateenistuse haldusosakonna juhataja 15.01.2025 käskkirja nr 3-1/3-25/13 „Ametijuhendite kinnitamine, kehtetuks tunnistamine - Teabehaldusteenistus“ lisa 2. 3. Viru Vangla vanglateenistuse haldusosakonna teabehaldusteenistuse juhil tutvustada ametijuhendit haldusosakonna teabehaldusteenistuse peaspetsialistile, allkirjastades digitaalselt ametijuhendid mõlemapoolselt ja edastada need Viru Vangla teenistussuhete partnerile. (allkirjastatud digitaalselt) Risto Lindeberg  Lisa 1 KINNITATUD Vanglateenistuse haldusosakonna juhataja 26.05.2025 käskkirjaga nr 3-1/3-25/123 VIRU VANGLA VANGLATEENISTUSE HALDUSOSAKOND TEABEHALDUSTEENISTUSE PEASPETSIALISTI AMETIJUHEND Struktuuriüksuse nimetus Teabehaldusteenistus Ametikoht Peaspetsialist Tegevusvaldkond Teabe- ja arhiivihaldusteenus Ametisse nimetamine Haldusosakonna juhataja Vahetu juht Teabehaldusteenistuse juht Alluvad Teabehaldusteenistus referendid ja spetsialistid (tiim II ja III, posti- ja arhiiviteenus) Teenistuja asendab Teabehaldusteenistus juhi poolt määratud ametnikku Teenistujat asendab Teabehaldusteenistus juhi poolt määratud ametnik Ametikoha põhieesmärk Spetsialistide ja referentide juhtimine ning nende töö korraldamine, koordineerimine ja juhendamine. Vanglateülese teabehaldus- ja arhiivitöö nõuetekohane ja ladus koordineerimine ja korraldamine Kvalifikatsiooninõuded: 1. Kõrgharidus (soovitavalt dokumendi-, info-, teabe või avaliku halduse alal) ja/või eelnev töökogemus valdkonnaga seotud erialal vähemalt 2 aastat 2. Eesti keele oskus C1 tasemel 3. Arvuti kasutamise oskus Muud nõuded (teadmised, 1. Üldised teadmised riigi põhikorrast ja töökoha valdkonda kogemused, oskused, kompetentsid reguleerivatest õigusaktidest isiksuseomadused): 2. Suuline ja kirjalik eneseväljendamiseoskus 3. Tabeli- ja tekstitöötlusprogrammide ning töökohal vajalike andmekogude käsitlemise oskus 4. Hea suhtlemisoskus ja võime kohaneda kiiresti muudatuste ja ootamatute olukordadega 5. Analüüsioskus 6. Vanglateenistuse väärtuste kandmine Teenistusülesanded Tulemus 1. Planeerib ja korraldab teenistuse teabehaldus- ja - Tagatud on tõhus töökorraldus, teenistujad arhiivitööga seotud töötajate tööd (KRHO saavad arusaadavaid juhiseid ülesannete teemad, Vangiregistri e-toimik, vangide täitmiseks ning tagasisidet tehtud töö kohta elektroonsed pöördumised, vanglasisesed paberdokumendid, posti- ja arhiiviteenus jne) - Töötajad omavad vajalikku informatsiooni teenistusülesannete korrektseks täitmiseks - Ülesanded on täidetud kvaliteetselt ja õigeaegselt - Töötajatega on läbi viidud regulaarseid vestluseid  - Arengu- ja katseaja vestlused on õigeaegselt läbi viidud ja teenistujatele on antud objektiivne hinnang 2. Korraldab ja koordineerib vangla sisest - Tagatud on nõuetekohane ja operatiivne teabehaldus- ja arhiivitööd koostöös vanglatega, teabehaldus- ja arhiivitöö vanglates lähtudes valdkonna vanglateülestest põhimõtetest 3. Osalemine vanglateülese teabe- ja - Teabe- ja arhiivihaldust korraldavad arhiivihalduse ühtsete valdkonna tööprotsesside, protseduurireeglid on kooskõlas kehtivate põhimõtete väljatöötamises, nende toimivuse ja õigusaktide ja asutuse vajadustega ajakohasuse tagamine 4. Osaleb valdkonda puudutavate kordade ja - Valdkonda reguleerivad korrad ja juhendite eelnõude ning nende muudatuste juhendmaterjalid on kooskõlas õigusaktidega, eelnõude koostamise, asjakohasuse, sisulise asja- ja ajakohased ning kättesaadavad korrektsuse, kooskõla kõrgemate õigusaktidega vanglate v-kettal ja/või siseveebis ning ajakohasuse. Tagab nimetatud dokumentide kättesaadavuse vanglate teenistujatele 5. Korraldab vanglateülest kirjavahetuse haldamist - Kirjavahetuse haldamine on korraldatud tõhusalt (sh kinnipeetavate pöördumised) olenemata ja jälgitavalt sissetulevast ja väljaminevast kanalist - Tagatud on, et kirjad on registreeritud ja menetlusse suunatud nende saabumise päeval või sellele järgneval tööpäeval - Tagatud on väljaminevate kirjade õigeaegne saatmine 6. Tagab valdkondliku infovahetuse ja teeb - Koostöö struktuuriüksustega on regulaarne ja koostööd vanglate struktuuriüksustega toimib tagasisidestamise protsess eesmärgiga toetada vanglate põhitegevust teabehalduse ja arhiivi tegevuste kaudu - Teabehalduse protseduurid on tööprotsessidega kooskõlas 7. Nõustab vanglate teenistujaid teabehaldusega ja - Teenistujatele antud informatsioon on arhiiviga seotud küsimustes adekvaatne ja õiguspärane 8. Toetab peaspetsialisti teabehalduse ja Delta alal. - DHS on kasutajasõbralik ja tagatud on Vajadusel viib läbi valdkonna teemalisi koolitusi ajakohased mallid, dokumendiliigid jne ja juhendamisi koostöös valdkonna peaspetsialistiga - DHS-ga seotud olulised teadmised jagatud õigeaegselt asjakohasele sihtgrupile - Teenistujad on saanud asjatundlikku nõustamist 9. Vajadusel registreerib dokumente ja suunab - Tagatud on kiire ja optimaalne dokumendiringlus menetlusse 10. Vastab kirjalikele pöördumistele, teabenõuetele - Pöördumistele on asjakohaselt ja õigeaegselt ja kohtunõuetele oma pädevuse piires vastatud 11. Vormistab vajadusel teenistujate digitaalallkirja - Digitaalallkiri on tõestatud tõestamist - Dokumendile on lisatud ettenähtud tempel ja lisatud õiged andmed 12. Võtab osa õppe- ja teabepäevadest - Läbitud on õppe- ja teabepäevad. 13. Täidab vahetult juhilt saadud ühekordseid suulisi - Ühekordsed korraldused on õigeaegselt ja ja kirjalike ülesandeid korrektselt täidetud Kooskõlastatud tegevus ja koostöö: 1. Kooskõlastab oma tegevused oma vahetu juhiga, teeb koostööd vangla teiste struktuuriüksuste, teiste vanglate, riigiasutuste ja Justiitsministeeriumi vanglate osakonnaga. 2. Teenistuja ei suhtle ametiisikuna avalikkuse ja meediaga, välja arvatud juhul, kui tööandja on andnud selleks selge volituse. 3. Teenistuja hoiab kursis oma vahetut juhti saadud ja täitmisel olevate tööülesannete osas. (2 / 3)  4. Teeb ettepanekuid oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja küsimuste lahendamiseks ning annab informatsiooni oma struktuuriüksuse juhile. Õigused: 1. Teha struktuuriüksuse juhile ettepanekuid vangla ja teenistuse töökorralduse muutmiseks ning töö tulemuslikkuse parandamiseks. 2. Õigus viibida vangla territooriumil töövälisel ajal vastavalt kehtivale korrale ja teenistusülesannete täitmise vajadusele. 3. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni. 4. Saada selgeid ja õigeaegseid korraldusi. 5. Saada ametialast täienduskoolitust. 6. Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, kontoritehnikat jne. Vastutus: 1. Vastutab kasutusse ja/või hoiule antud vara säilimise ja heaperemeheliku kasutamise eest. 2. Vastutab teenistuse tõttu teatavaks saanud kinni peetavate isikute ja teenistujate perekonna-ja eraellu puutuvate andmete ning muu juurdepääsupiiranguga saadud teabe hoidmise eest. 3. Vastutab koostatud ning vormistatud või viseeritud dokumentide korrektsuse ja õiguspärasuse eest. 4. Vastutab aruannete esitamise tähtaegadest kinnipidamise ja dokumentide õigeaegse edastamise eest. 5. Vastutab koostatud dokumentide säilimise, korrasoleku ja nõuetekohase hoidmise eest. 6. Vastutab konfidentsiaalse informatsiooni kasutamise ja hoidmise eest. 7. Vastutab seadustest, Viru Vangla töökorraldusreeglitest, kodukorrast ja Vanglateenistuja eetikakoodeksist ning muudest vanglatööd käsitlevatest õigusaktidest ja käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete täitmise eest. Ametijuhendi muutmine Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vanglas tööd. Ametijuhendit võib ilma ametniku nõusolekuta muuta, kui ei muutu ametikoha põhieesmärk, põhiülesanded ja nõutav erialane ettevalmistus ning kui ametijuhendi muutmine ei too kaasa teenistuja palga muutmist. Teenistuja Struktuuriüksuse juht (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) (3 / 3)