Dokumendihalduse korra kinnitamine

KÄSKKIRI veebruar 2025 nr 17 Dokumendihalduse korra kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 74 lõike 1, Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 3 lõike 3 ja sotsiaalministri 11. oktoobri 2005. a määruse nr 105 „Ravimiameti põhimäärus“ § 7 punktide 11 ja 13 alusel 1. Kinnitan Ravimiameti dokumendihalduse korra koos lisadega. 2. Tunnistan kehtetuks Ravimiameti peadirektori 30. detsembri 2021. a käskkirja nr 34 „Dokumendihalduse korra kinnitamine“. 3. Arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistil teha käskkiri Ravimiameti ametnikele ja töötajatele teatavaks dokumendihaldussüsteemi kaudu. Vaide käskkirjale saab esitada peadirektorile 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks tegemisest vastavalt haldusmenetluse seaduse § 71 lõikele 1 ja §-le 75. Kui ametnik või töötaja soovib käskkirja vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse seadustiku § 7 lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse käskkirja peale Tartu Halduskohtule või oma teenistuskoha järgi Tallinna Halduskohtule 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks tegemisest. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Kiisk Peadirektor Kärolin Jenas [email protected]  KINNITATUD Ravimiameti peadirektori veebruari 2025 käskkirjaga nr 17 DOKUMENDIHALDUSE KORD Sisukord 1. Dokumendihalduse ja asjaajamise üldpõhimõtted 1 2. Ametikohtade pädevus ja vastutus ameti dokumendihalduses........................................... 2 3. Teabe avalikustamine ja teabenõude täitmine .................................................................... 3 4. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine ............................................................ 3 5. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine .................................................................. 3 6. Dokumentide täitmine ja täitmise tähtajad ......................................................................... 4 7. Dokumentide loomine ja vormistamise nõuded ................................................................. 5 8. Dokumendiplangid ja dokumendivormid........................................................................... 5 9. Dokumendi kooskõlastamine ............................................................................................. 6 10. Dokumentide allkirjastamine ja väljasaatmine .................................................................. 6 11. Dokumendi ärakiri ja väljavõte .......................................................................................... 7 12. Pitsatid ja templid, nende hoidmine ja kasutamine ............................................................ 8 13. Dokumentide liigitusskeemi koostamine ja dokumentidele säilitustähtaja määramine ..... 8 14. Dokumentide hoidmine ...................................................................................................... 9 15. Arhiivi haldamine ............................................................................................................... 9 16. Dokumentide hävitamine ................................................................................................. 10 17. Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine ............................................................................ 10 1. Dokumendihalduse ja asjaajamise üldpõhimõtted 1.1. Ravimiameti (edaspidi ka amet) dokumendihalduse korraga kehtestatakse Ravimiameti dokumendihalduse ja asjaajamise põhinõuded. 1.2. Kord on täitmiseks kohustuslik kõigile ameti ametnikele ja töötajatele (edaspidi koos nimetatud teenistujad). Uuele teenistujale tutvustab dokumendihalduse korda arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist. 1.3. Ameti asjaajamiskeel on eesti keel. Välissuhtluses on õigus kasutada mõlemale poolele sobivat keelt. 1.4. Ravimiamet loob ja menetleb dokumente üldjuhul elektrooniliselt. 1.5. Ameti asjaajamisperioodiks dokumentide haldamisel on kalendriaasta 1. jaanuarist kuni 31. detsembrini. Töörühma, komisjoni ja muude kindla ülesande täitmiseks moodustatud üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. 1.6. Peadirektor kehtestab käskkirjaga dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks dokumentide registreerimisel, säilitustähtaegade ning juurdepääsupiirangute määramisel. 1 (10) 1.7. Ravimiametis loodud ja saadud teavet ja dokumente hallatakse järgmistes infosüsteemides: 1.7.1. dokumendihaldussüsteem Delta (edaspidi DHS), 1.7.2. müügilubade menetlemise infosüsteem SamTrack, 1.7.3. Ravimiameti tegevuslubade register (RKAB), 1.7.4. Ravimiameti kliendiportaal, 1.7.5. riigitöötaja Iseteenindusportaal (RTIP), 1.7.6. majandustarkvara SAP, 1.7.7. e-arvekeskus FITEK, 1.7.8. meditsiiniseadmete ja abivahendite andmekogu (MSA). 1.8. Ameti kõikidel teenistujatel on DHSi kasutusõigus, teistesse infosüsteemidesse antakse kasutusõigused vastavalt teenistuja teenistus- või tööülesannetele. Juurdepääsupiiranguid sisaldavale teabele piiratakse kasutajate juurdepääsu DHSis sarjapõhiselt ning teistes infosüsteemides reguleeritakse seda kasutaja rollipõhiste õigustega. 1.9. Ameti üldine e-posti aadress on [email protected] ja veebilehe aadress www.ravimiamet.ee. Ravimiameti kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena ameti veebilehel. DHSi avalikule vaatele on samuti juurdepääs Ravimiameti veebilehelt. 1.10. Käesoleva korra juurde kuuluvad järgmised lisad: 1.10.1. Lisa 1 – dokumendi elementide vormistamine, 1.10.2. Lisa 2 – dokumentide näidisvormingud. Arendus- ja haldusosakond võib koostada dokumendihalduskorra paremaks rakendamiseks juhiseid, mis avaldatakse ameti siseveebis. 2. Ametikohtade pädevus ja vastutus ameti dokumendihalduses 2.1. Dokumendihalduse korra ja dokumentide liigitusskeemi koostamine ning ameti dokumendihalduse üldine korraldamine – arendus- ja haldusosakonna juhataja. 2.2. Ametisse saabunud dokumentide registreerimine (sh juurdepääsupiirangute seadmine ja haldamine), täitmiseks edastamine, dokumentide tähtaegse lahendamise kontroll ning DHSi kasutajate nõustamine ja juhendamine – arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist. 2.3. Osakonda saabunud dokumentide (nii asutusesiseselt kui välistelt osapooltelt) registreerimise ja täitmise tagamine, dokumentide liigitusskeemi osas ettepanekute tegemine ja juurdepääsupiirangute määratlemine osakonna töövaldkonna piires – osakonnajuhatajad. 2.4. Dokumentidest tulenevate ülesannete tähtaegne täitmine, dokumentide nõuetekohane vormistamine ning loodud ja saadud dokumentidele juurdepääsupiirangute seadmine – kõik teenistujad oma ülesannete piires. 2.5. Arhiivi koosseisu ülevaate koostamine, dokumentide arhiveerimine ja hoidmine arhiivis, korrastamine, hävitamine ja avalikku arhiivi üleandmine – arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist, vajadusel koostöös arendus- ja haldusosakonna juhatajaga. 2 (10) 3. Teabe avalikustamine ja teabenõude täitmine 3.1. Ametiväliste isikute juurdepääs dokumentidele toimub avaliku teabe seaduses ja arhiiviseaduses sätestatud korras. 3.2. Avalikke ülesandeid täites saadud või loodud teave avalikustatakse ameti veebilehel või sellele tagatakse juurdepääs teabenõude täitmisega. 3.3. Dokumendid avalikustatakse Ravimiameti avalikus dokumendiregistris, millele on juurdepääs ameti veebilehelt. Avalikustamisega tagatakse juurdepääs registreeritud dokumentide metaandmetele ja juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele. Arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist kontrollib avalikus dokumendiregistris avalikustatud andmeid kord kuus. 3.4. Ameti arhiivis asuvatele dokumentidele tagab amet juurdepääsu, loob dokumentide või nende kasutuskoopiate kasutamise võimaluse ning vahendab teavet dokumentide olemasolu kohta ja dokumentides sisalduvat teavet vastusena suulistele ja kirjalikele päringutele vastavalt õigusaktides kehtestatud korrale. 3.5. Teabenõudele ning märgukirjadele ja selgitustaotlustele vastamine toimub vastavalt avaliku teabe seaduses ning märgukirjadele ja selgitustaotlustele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses sätestatud korrale. 4. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine 4.1. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamisel ja dokumentidele juurdepääsupiirangute kehtestamisel lähtutakse õigusaktidest ning riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA) registreeritud juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorist. 4.2. Dokumendi sarjade juurdepääsupiirangud kehtestatakse dokumentide liigitusskeemis. 4.3. Dokumendi registreerimisel DHSis määrab dokumendi registreerija dokumendile juurdepääsupiirangu (või jätab selle avalikuks kasutamiseks) eelkõige lähtudes dokumendi sisust, sealjuures kasutades abiks ka liigitusskeemis sarjadele määratud juurdepääsupiiranguid. 4.4. Juurdepääsupiiranguga dokumendi loomisel lisatakse sellele märge „ASUTUSE- SISESEKS KASUTAMISEKS“, piirangu kehtestamise kuupäev, piirangu lõpp- kuupäev, piirangu alus ja teabevaldaja nimetus (vt näidet Lisa 1 punkt 3.5). Märke teeb ning selle dokumendile ja DHSi lisamise eest vastutab dokumendi looja või vastuvõtja. 5. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine 5.1. Ameti üldisele e-posti aadressile ja ametisse paberkandjal saabunud dokumendid võtab vastu arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist. Teenistuja e-posti aadressile saabunud dokumendid võtab vastu teenistuja. 3 (10) 5.2. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumendi adressaadi õigsust ning vajadusel allkirjade ja märgitud lisade olemasolu. Puuduste esinemisel informeeritakse saatjat. Valele adressaadile saabunud dokumentide osas, mis sisaldavad isikuandmeid, eriliigilisi isikuandmeid või ärisaladust, soovitatakse õiget adressaati ning teavitatakse saatjat dokumentide kustutamisest. 5.3. Saabunud paberdokumendile tehakse esimese lehekülje parema ääre vabale pinnale saabumismärge, mis sisaldab ameti nime ja dokumendi saabumise kuupäeva. 5.4. Registreerimisele kuuluvad ameti töö seisukohast olulist informatsiooni sisaldavad dokumendid, näiteks taotlused, otsused, käskkirjad, ettekirjutused, lepingud, ametlikud kirjad, protokollid ja aktid. 5.5. Kõik saabunud, loodud ja väljasaadetavad registreerimisele kuuluvad dokumendid hõlmatakse DHSi või ameti infosüsteemi, kus registreerib dokumendid arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist või osakonna teenistuja, kellele see on ülesandeks tehtud. 5.6. Teenistuja e-postile saabunud või väljasaadetavad dokumendid registreeritakse juhul, kui need sisaldavad ameti töö seisukohalt olulist informatsiooni. Dokumentide DHSis registreerimise eest vastutab teenistuja, registreerides dokumendid DHSis ise või edastades need registreerimiseks. 5.7. Dokumendi registreerimiseks DHSis täidetakse registreerimisvormi metaandmed, sealjuures määratakse juurdepääsupiirang ja lisatakse dokumendifail(id). Paberdokumendid eelnevalt skaneeritakse. Registreerimisel genereeritakse dokumendile registreerimiskuupäev ja viit (sarja tähis ja registreerimisnumber). Dokumentidele saab DHSis luua omavahelisi seoseid. Kõik dokumendid registreeritakse ühekordselt. 5.8. Vastuskiri registreeritakse alati algatuskirja vastusena. Sama teemat käsitlevate dokumentide puhul kasutatakse sama viita ja registreeritakse need dokumendi järjena. 6. Dokumentide täitmine ja täitmise tähtajad 6.1. Dokumendi registreerija edastab dokumendi DHSi kaudu asjaga tegelevale teenistujale täitmiseks või struktuuriüksuse juhile täitja määramiseks. 6.2. Saabunud dokumentide vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja asja algatavas dokumendis määratud tähtajast. Dokumentide üldine vastamise tähtaeg on 15 päeva. Teabenõudele vastatakse kohe või hiljemalt viie tööpäeva jooksul. 6.3. Dokumendi täitmise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumise päevale järgnevast tööpäevast. 6.4. Täitmise tähtaega võib pikendada õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel, teavitades sellest dokumendi saatjat. 4 (10) 6.5. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele see on täitmiseks määratud. DHS saadab meeldetuletuse dokumendi täitmise kohta päev enne tähtaja saabumist ning kui dokumenti tähtajaks ei täideta, siis iga päev kuni dokumendi täitmiseni. 6.6. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendi saatjale on vastatud või kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalisi sellest teavitatud. Kui dokumendi täitmine ei vaja eraldi vastusdokumendi koostamist, kirjutab dokumendi täitja DHSi täitmismärke (nt vastatud suuliselt) ning seejärel märgib tööülesande täidetuks. 6.7. Tähtaegadest kinnipidamise tagamiseks teeb arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist kord kuus DHSist väljavõtte täitmata dokumentide kohta ja edastab selle teabe dokumendi täitjale ja vajadusel tema vahetule juhile. 7. Dokumentide loomine ja vormistamise nõuded 7.1. Dokumendi koostab teenistuja, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud. 7.2. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. 7.3. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik. Dokumendi kasutamise hõlbustamiseks võib koostada sisukorra. 7.4. Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile, dokumendivormile või valgele lehele. Dokument vormistatakse üldjuhul püstkirjas šriftiga Times New Roman tähesuurusega 12 ja põhireavahega. Ühe ja sama dokumendi vormistamiseks ei kasutata mitut eri šrifti, üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi, erinevat reavahet, sõrendatud, paksu või kaldkirja. 7.5. Dokumendi kohustuslikud elemendid on dokumendi andja, kuupäev, sisu ja allkirjastaja. Lisaks kasutatakse dokumendiliigile omaseid elemente. Dokumendi elementide vormistamine on toodud korra lisas 1 „Dokumendi elementide vormistamine“. 7.6. Peadirektori käskkirjaga kinnitatud korrad, juhendid, eeskirjad jms vaadatakse üle vähemalt kord kolme aasta jooksul. 8. Dokumendiplangid ja dokumendivormid 8.1. Ametis kasutatakse riigiasutuste ühtse sümboolikaga planke (üld- ja kirjaplank). Digitaalsed plangid on teenistujatele kättesaadavad MS Wordi dokumendimallide kataloogis (Fail->Uus->Ühiskasutusega). Paberdokumentide korral kasutatakse digitaalse must-valge riigivapiga plangi väljatrükki või arhiivipüsivast materjalist värvilise riigivapiga paberplanki. 8.2. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid ja load. 8.3. Kirjaplangile vormistatakse kirjad, aktid, otsused, ettekirjutused ja arved. 5 (10) 8.4. Dokumendivorm on plangil või valgel lehel osaliselt eeltäidetud tekstiga dokumendi põhi. Üldkasutatavad dokumendivormid ja nende kasutamine kehtestatakse käskkirja või tööjuhendiga. 8.5. Valgele lehele vormistatakse lepingud, memod jm asutusesisesed dokumendid. 9. Dokumendi kooskõlastamine 9.1. Kooskõlastamine on toiming, millega kooskõlastaja kinnitab oma pädevuse piires dokumendi sisu õigsust ja sellega nõustumist. 9.2. Dokumente kooskõlastatakse elektrooniliselt DHSis, mõnes muus infosüsteemis (näiteks e-arvekeskus, Riigitöötaja Iseteenindusportaal jms) või e-kirja teel. 9.3. Üldjuhul kooskõlastatakse dokumente järgmiselt: dokumendi liik Kooskõlastajad üldkäskkiri eeskirjad ja korrad - Ravimiameti juhtkond ametijuhend – teenistuskoha vahetu juht teenistujate avaldused, teenistuja vahetu juht taotlused, deklaratsioonid jms tööjuhend struktuuriüksuste juhid, kes vastutavad tööjuhendiga reguleeritud protsessi või selle osade toimimise eest või osakonnajuhataja poolt määratud teenistujad, kelle töö valdkonda tööjuhendiga reguleeritakse muud dokumendid peadirektori või osakonnajuhataja poolt määratud teenistujad *E-arvekeskuses ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis kooskõlastatavate dokumentide menetlusringid on toodud Kuludokumentide kinnitamise korras. 9.4. Eelpool nimetamata dokumendid kooskõlastatakse vajadusel struktuuriüksuse juhiga, kellele pannakse selle dokumendiga kohustusi või kelle töö valdkonda reguleeritakse. 9.5. Kui kooskõlastaja keeldub dokumenti kooskõlastamast, esitab ta keeldumise põhjuse ja omapoolse parandusettepaneku. Viimase vaatab läbi dokumendi koostaja, kes vajadusel viib parandused dokumenti ja edastab uuesti kooskõlastamiseks. 10. Dokumentide allkirjastamine ja väljasaatmine 10.1. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust, usaldusväärsust ja terviklust. Allkiri antakse kas omakäeliselt kirjutatult (nt isiku ees- ja perekonnanimi) või digitaalallkirjana. Digitaalallkirjal on samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal, kui seadusega ei ole neid tagajärgi piiratud. 10.2. Digitaalsete dokumentide tõendamiseks kasutatakse Ravimiametis lisaks e-Templit ehk digitembeldamist. E-Tempel kinnitab, et elektroonselt saadetud dokumendid või muu info pärinevad Ravimiametist. 10.3. Ravimiametis on kasutusel krüpteerimisvahend, mis võimaldab tundlikku teavet sisaldavaid dokumente krüpteerida või dekrüpteerida. Krüpteerimisvahendit haldab arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist. 6 (10) 10.4. Teatud juhtudel, peamiselt välisriikidega suheldes, kasutatakse ka allkirja mehhaanilist jäljendit (n-ö allkirja pilti), mis loetakse omakäelise allkirjaga võrdseks üksnes juhul, kui selle kasutamine on käibes tavaline ja teine pool viivitamata ei nõua omakäelist allkirja. 10.5. Enne dokumentide allkirjastamist kontrollitakse, et failid ei sisaldaks avaldamisele mittekuuluvat jääkteavet (kommentaarid, muudatuste ajalugu vm) ja vajadusel see kustutatakse. 10.6. Dokumendid allkirjastatakse üldjuhul DHSis koos kõikide lisadega. Kui dokument allkirjastatakse väljaspool DHSi, siis peab olema dokumendi fail eelnevalt viidud PDF- vormingusse. 10.7. Allkirjastamise ja digitembeldamise õigused tulevad õigusaktidest (nt peadirektoril ja peadirektori asetäitjal), peadirektori käskkirjadest (nt volituste andmise käskkiri) või teenistujale määratud teenistusülesannetest. Igal teenistujal on õigus allkirjastada dokumente oma teenistusülesannete piires. 10.8. Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktis ning kui dokumendiga võetakse kohustusi või antakse õigusi. 10.9. Digitaalselt allkirjastatud dokumendid koos kaaskirjaga saadetakse välja DHSist. Kui koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab ta dokumendi DHSi hõlmamise ja registreerimise eest. 10.10. Posti ja kullerposti teel saadetavad dokumendid ja saadetised viib teenistuja välja saatmiseks arendus- ja haldusosakonna sekretärile. 11. Dokumendi ärakiri ja koopia 11.1. Ärakiri on dokumendi sisu täielik taasesitamine. Koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt. Dokumendi õigsust võib kinnitada ainult originaaldokumendist tehtud ärakirjal või koopial. 11.2. Paberkandjal dokumendist ärakirja või koopia tegemiseks tehakse dokumendist paljundusmasinaga valguskoopia ja see kinnitatakse kinnitusmärkega (vt punkti 11.4.) või skaneeritakse dokument ja kinnitusmärge tehakse digitaalallkirja konteinerisse resolutsiooni väljale. 11.3. Digitaalselt vormistatud ja allkirjastatud dokumendist tehakse ärakirja või koopiat harva, eelistatakse saata uuesti originaaldokument. Kui siiski on vaja kinnitada, et tegemist on ärakirja või koopiaga, siis lähtutakse punktis 11.2 toodud juhistest. 11.4. Koopia ja ärakirja esimese lehe paremale üles nurka tehakse märge KOOPIA ÕIGE/ ÄRAKIRI ÕIGE ja dokumendi viimasele lehele kinnitusmärge, mis koosneb dokumendi õigsust kinnitavast tekstist koos lehekülgede arvuga, kuupäevast, kinnitaja ees- ja perekonnanimest, ametinimetusest ning allkirjast ja pitserist (vt näidet Lisa 1 p 4.5). 7 (10) 11.5. Dokumendi koopiat või ärakirja võib kinnitada vastava valdkonna spetsialist või dokumendihalduse spetsialist. 12. Pitsatid ja templid, nende hoidmine ja kasutamine 12.1. Ametis on kasutusel riigivapiga pitsatid, mille sõõri läbimõõt on 35 millimeetrit ja mille keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemisel äärel on kiri „RAVIMIAMET“. Värvipitsati pitser on sinist värvi. Lisaks kasutatakse reljeefpitsatit. 12.2. Värvipitsatit kasutatakse dokumentide ärakirjade ja koopiate ning personalidokumentide kinnitamisel ja teistel vajalikel juhtudel. Reljeefpitsatit kasutatakse sisse- ja väljaveolubadel. Pitsati kasutamisel peab pitser riivama dokumendi allkirja kahte viimast tähte. 12.3. Pitsateid hoitakse lukustatud kapis. Rikutud ja kehtetud pitsatid hävitatakse ning selle kohta koostatakse akt. 12.4. Asutuses kasutatakse templeid dokumendile kindlas vormis informatsiooni kandmiseks, nt koopia õige, sisse tulnud, aadressi tempel jms. 13. Dokumentide liigitusskeemi koostamine ja dokumentidele säilitustähtaja määramine 13.1. Ametis loodud ja saadud dokumentide haldamiseks on koostatud ameti funktsioonide, tegevuste ja tööprotsesside alusel dokumentide liigitusskeem, kus koondatakse ühte sarja ühe või mitme tunnuse (dokumendiliik, sisu või teema, juurdepääsupiirangud jms) alusel kokku kuuluvad dokumendid. 13.2. Liigitusskeem on aluseks dokumentide hõlmamisel ja registreerimisel DHSis ja muudes infosüsteemides ning juurdepääsupiirangute määramisel. 13.3. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud säilitustähtajast, praktilisest vajadusest (faktide või tegevuse tõestamiseks ning isikute õiguste kaitseks) ja asutuse tegevuse järjepidevuse tagamise vajadusest. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta lõpust, lepingute puhul lepingu lõppemise aastale järgnevast aastast. Üksteisega seotud ja/või ühes sarjas registreeritud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. 13.4. Juurdepääsupiirangud märgitakse liigitusskeemis sarjadele, kus enamus dokumente on juurdepääsupiiranguga. 13.5. Liigitusskeem vaadatakse üle vastavalt vajadusele või vähemalt kord kolme aasta jooksul. Kui muudatused puudutavad arhiiviväärtuslikuks hinnatud sarju, kooskõlastatakse muudatused enne liigitusskeemi kehtestamist Rahvusarhiiviga. 8 (10) 14. Dokumentide hoidmine 14.1. Digitaaldokumente hoitakse DHSis, ameti infosüsteemis või võrgukettal sellises vormingus, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 14.2. Paberdokumente hoitakse vastavalt säilitustähtajale kas ameti kontoriruumides või arhiivis kuni hävitamiseks eraldamiseni. 14.3. Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel tuleb vältida kõrvaliste isikute juurdepääsu dokumentidele. 15. Arhiivi haldamine 15.1. Asjaajamises suletud toimikud võtab arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist arvele arhiivi koosseisu ülevaates, mille koostamise aluseks on dokumentide liigitusskeem. Arhiivi koosseisu ülevaadet peetakse digitaalselt Exceli tabelis, mis asub S-kettal arendus- ja haldusosakonna kaustas. 15.2. Arhiivi koosseisu ülevaadet täiendatakse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu, s.o hiljemalt 1. aprilliks igal aastal. 15.3. Dokumente hoitakse ameti arhiivis alles autentsena ja kasutatavana kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Pärast säilitustähtaja möödumist dokumendid hävitatakse. Dokumentide säilitamisel lähtutakse arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas toodud nõuetest. 15.4. Üle kümneaastase säilitustähtajaga paberdokumendid korrastatakse ning paigutatakse ameti arhiiviruumi kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist. 15.5. Ameti arhiiviruum on lukustatud ning sinna on piiratud ligipääs. Teenistujal on õigus laenutada arhiivist dokumente ajutiseks kasutamiseks. Ameti arhiiviruumi võtme kasutuse registreerib arendus- ja haldusosakonna sekretär ning dokumentide laenutamise sama osakonna dokumendihalduse spetsialist. 15.6. Dokumentide ja arhivaalide kaitseks, päästmiseks ja taastamiseks ohuolukordades on juhised ameti toimepidevuse tagamise korras. 15.7. Amet annab arhiiviväärtusega dokumendid üle Rahvusarhiivi hiljemalt 10 aastat pärast dokumendi loomist või saamist, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks. Üleandmine toimub arhiiviseaduse ja arhiivieeskirjaga ettenähtud korras. 15.8. Arhivaalide üleandmiseks eraldamiseni peab hoidma neid arhiivi koosseisu ülevaatega vastavuses. Arhivaalide üleandmise korral tehakse märge koosseisu ülevaatesse koos viitega üleandmis-vastuvõtmisaktile. 9 (10) 16. Dokumentide hävitamine 16.1. Hävitamisele kuuluvad dokumendid ja muu teave, mille säilitustähtaeg on möödunud, kasutamise vajadus lõppenud ning millele avalik arhiiv pole andnud arhiiviväärtust. 16.2. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt, mis kooskõlastatakse selle osakonna juhataja või valdkonna juhiga, kelle vastutusalasse hävitatav teave kuulub. Hävitamisakti allkirjastab peadirektor. Dokumentide hävitamist korraldab arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist. 16.3. Teenistujate tööarvutites, võrguketastel ja muudes hoiukohtades olevad digitaalsed ja paberkandjal asja lahendamise käigus kogutud koopiad, dokumendi mustandid jms hävitab teenistuja jooksvalt mõistliku aja jooksul, kui nende vajadus tööks kasutamiseks on möödunud. 17. Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine 17.1. Asjaajamine, st teenistuja lahendamisel olevad ülesanded ja dokumendid, antakse üle teenistuja töö- või teenistussuhte lõppemisel või pikaajalisel peatumisel (rohkem kui 3 kuud) hiljemalt teenistusest või töölt lahkumise päevaks teenistuja vahetule juhile. 17.2. Asjaajamine antakse üle DHSi töövoos, kus näidatakse ära üle antavad dokumendid ja pooleliolevad tööd. Vajadusel koostatakse akt paberil. 10 (10)  Lisa 1 Dokumendihalduse korra juurde Dokumendi elementide vormistamine 1. ADRESSAAT ja AADRESS 1.1 Määratlus Adressaat on organisatsioon või isik, kellele dokument on suunatud. Aadress on adressaadi sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist. 1.2 Dokumendi liik kiri, leping, otsus, ettekirjutus 1.3 Selgitus Adressaadiks võib olla füüsiline isik, ametiisik, organisatsioon, organisatsiooni allüksus. Adressaadi alamelemendid on viisakusvormel, eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus või roll, organisatsioon, organisatsiooni allüksus. Aadressi puhul kasutatakse postiga saatmisel postiaadressi, e-postiga saatmisel e-posti aadressi. 1.4 Asukoht ja Adressaat ja aadress vormistatakse koos dokumendi alguses vastaval väljal, vormistus sealjuures adressaat enne aadressi. Adressaat esitatakse nimetavas käändes. Ees- ja perekonnanimi esitatakse ühel real, ülejäänud alamelemendid (nt organisatsioon, ametinimetus) eraldi ridadel üksteise all. Soovitav on ees- ja perekonnanime ette lisada viisakusvormel (näide 1). Aadress vormistatakse adressaadi alla või järgi. E-kirja puhul väljale ’kellele’. Postiaadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega, kusjuures riigi või linna nimi kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Postiaadressi koostisosade järjestuses ja kirjaviisis järgitakse võimalikult täpselt vastava maa reegleid ja tavasid. Riigi nimi kirjutatakse rahvusvaheliselt tuntud keeles. Vt näiteid 2. Kirjal võib olla mitu adressaati ja aadressi, sellisel juhul lisatakse need dokumendile tähestiku järjekorras, soovitavalt mitte üle 3-4 aadressi kirjal. Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate, võib need üldistada, nt ministeeriumid, ametid ja inspektsioonid. Sellisel juhul ei lisata dokumendile aadresse, vaid tuuakse ära ainult adressaadid. Mitmete adressaatide ja aadressite korral võib ühe peamise adressaadi lisada adressaadiväljale ning teised esitada kaks põhireavahet allkirjast allpool, kasutades ees sõna „Sama“. 1.5 Näited Näide 1 Lp Mati Maasikas Sotsiaalministeerium Tervishoiuosakond Näide 2 Lp Katrin Kiisk või Ravimiamet Ravimiamet [email protected] Nooruse 1 50411 TARTU või 1  German Agency of Medicines Setzbergstrasse 63 D-81539 München GERMANY 2. ALLKIRI JA ALLKIRJASTAJA 2.1 Määratlus Allkiri kinnitab dokumendi autentsust, usaldusväärsust ja terviklust. Allkiri antakse kas omakäeliselt kirjutatult (nt isiku ees- ja perekonnanimi) või digitaalallkirjana. Teatud juhtudel kasutatakse ka allkirja mehhaanilist jäljendit. Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkiri autorina või talle antud volituste alusel organisatsiooni või teise füüsilise isiku nimel. 2.2 Dokumendi liik kiri, käskkiri, leping, akt, protokoll, otsus, ettekirjutus 2.3 Selgitus Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktis ning kui dokumendiga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Dokumendil võib olla mitu allkirja ja allkirjastajat. 2.4 Asukoht ja Omakäeline allkiri kirjutatakse dokumendi lõppu pärast dokumendi sisu vormistus esitamist viisakusvormeli ja allkirjastaja vahele, mille jaoks on jäetud dokumendil viis põhireavahet. Digitaalse allkirja puhul märgitakse pärast viisakusvormelit neljandale reale märge (allkirjastatud digitaalselt) (näide 1). Mõlemal juhul kirjutatakse allkirja alla allkirjastaja, mis koosneb ees- ja perekonnanimest, struktuuriüksuse nimetusest ja ametinimetusest (näide 1). Kui dokumendil on mitu allkirjastajat, siis paigutatakse allkirjad kõrvuti või üksteise alla (näide 2). Kui täidetakse teise ametikoha ülesandeid, siis dokumendi allkirjastamisel märgitakse lisaks oma nimele ja ametinimetusele asendatava teenistuja ametinimetus (näide 3). 2.5 Näited Näide 1 (allkirjastatud digitaalselt) Aet Viispert Müügilubade osakonna juhataja Näide 2 Katrin Kiisk Maia Uusküla Peadirektor Ohutusjärelevalvebüroo juhataja Näide 3 (allkirjastatud digitaalselt) Ott Laius Peadirektori asetäitja peadirektori ülesannetes 3. JUURDEPÄÄSUPIIRANGU MÄRGE 3.1 Määratlus Juurdepääsupiirangu märge näitab, kas dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang. 2  3.2 Dokumendi liik vajadusel kõik dokumendid 3.3 Selgitus Kasutatakse dokumentidel, mis on juurdepääsupiiranguga. 3.4 Asukoht ja Märge tehakse dokumendi esimese lehekülje ülemisse paremasse nurka. vormistus Digitaalselt vormistataval dokumendil esitatakse märge digitaalselt, paberkandjal dokumendi puhul võib selle kirjutada ka käsitsi või kasutada templit. E-kirja puhul tehakse märge kohe kirja algusesse. Märge koosneb järgmistest elementidest: „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“, piirangu kehtestamise kuupäev, piirangu lõppkuupäev, piirangu alus ja teabevaldaja nimetus (näide 1). 3.5 Näited Näide 1 ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 20.11.2021 Kehtib kuni: 20.11.2026 Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 1 p 17 Teabevaldaja: Ravimiamet 4. KINNITUSMÄRGE 4.1 Määratlus Märge, mis tõendab dokumendi autentsust. 4.2 Dokumendi liik Käskkirjaga kinnitatavad dokumendid. Ärakirjad või koopiad dokumendist. 4.3 Selgitus Käskkirjaga kinnitatavale dokumendile tehtavas märkes näidatakse, millise dokumendiga on see kinnitatud. Ärakirjale või koopiale tehakse kinnitusmärge dokumentide õigsuse ja autentsuse kinnitamiseks. 4.4 Asukoht ja Käskkirjaga kinnitatavatel dokumentidel vormistatakse kinnitusmärge vormistus kinnitatava dokumendi esimese lehekülje ülemisse paremasse nurka (näide 1). Dokumentide kinnitamiseks tehakse dokumendi esimese lehe paremale üles nurka märge KOOPIA ÕIGE/ ÄRAKIRI ÕIGE ning dokumendi viimasele lehele, üldjuhul lehe alumisse paremasse nurka, kinnitusmärge, mis koosneb järgmistest elementidest: dokumendi õigsust kinnitav tekst koos lehekülgede arvuga, allkiri, pitser, kinnitaja ees- ja perekonnanimi, ametinimetus ja kuupäev (näide 2). 4.5 Näited Näide 1 KINNITATUD Ravimiameti peadirektori 20. mai 2009 käskkirjaga nr 35 Näide 2 Kinnitan koopia õigsust. / The copy corresponds to the original. Käesolev dokument koosneb 2 (kahest) lehest. / This document consists of 2 (two) pages. . (allkiri ja pitser) . Eesnimi Perenimi Ametinimetus Kuupäev 3 5. KONTAKTANDMED 5.1 Määratlus Organisatsiooni sideandmed. 5.2 Dokumendi liik kõik kirjaplangile vormistatavad dokumendid ja e-kirjad 5.3 Selgitus Kontaktandmetes näidatakse vähemalt organisatsiooni postiaadress, e-posti aadress, telefoninumber ja veebiaadress. 5.4 Asukoht ja Ravimiameti kontaktandmed on esitatud kirjaplangil esimese lehekülje vormistus alumises servas (näide 1). E-kirjal vormistatakse kontaktandmed pärast allkirjastajat (näide 2). 5.5 Näited Näide 1 Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477 Näide 2 Märt Roogna Ravimiamet arendus- ja haldusosakonna juhataja Tel 737 4140 [email protected] Nooruse 1 50411 Tartu www.ravimiamet.ee 6. KOOSTAJA 6.1 Määratlus Dokumendi ettevalmistanud teenistuja(d). 6.2 Dokumendi liik kiri, käskkiri, otsus, ettekirjutus 6.3 Selgitus Koostaja kasutamine võimaldab vajadusel kiiresti võtta kontakti dokumendiga seotud asjaolude täpsustamiseks. Koostajat ei pea kasutama, kui dokumendi ettevalmistanud teenistuja kontaktandmed on toodud kirja tekstis. 6.4 Asukoht ja Koostaja vormistatakse dokumendil viimasena pärast allkirjastajat ja lisasid vormistus tekstivälja vasakus ääres. Koostaja kirjal, otsusel ja ettekirjutusel koosneb ees- ja perekonnanimest, telefoninumbrist ja e-posti aadressist, mis märgitakse üksteisele järgnevatel ridadel (näide 1). Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult koostaja telefoninumber ja e-posti aadress (näide 2). Dokumendil võib olla ka mitu koostajat, siis kirjutatakse need üksteise alla Käskkirjal koosneb koostaja ees- ja perekonnanimest ning e-posti aadressist (näide 3). 6.5 Näited Näide 1 Kärolin Jenas 737 4140 [email protected] Näide 2 737 4140 [email protected] Näide 3 Mairi Kompus [email protected] 4 7. KUUPÄEV 7.1 Määratlus Dokumendi valmimise kuupäev. 7.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 7.3 Selgitus Kuupäev on: - käskkirja või akti allkirjastamise kuupäev; - protokolli ja memo puhul koosoleku või nõupidamise toimumise või toimingu kuupäev; - lepingu allkirjastamise kuupäev; - väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev; - saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude, selgitustaotluse või märgukirja vastuvõtmise kuupäev. Digitaalselt allkirjastataval dokumendil on kuupäev digitaalallkirja koosseisus. 7.4 Asukoht ja Kuupäev märgitakse kirja puhul koos dokumendi viidaga viidaväljale enne vormistus viita. Seosviida olemasolul esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna „Meie“. E-kirjal asub kuupäev automaatselt kuupäeva väljal. Kuupäeva märkimiseks kasutatakse numbrilist – päev, kuu, aasta – või sõnalis- numbrilist kirjutusviisi, kusjuures viimases märgitakse kuu nimetus nimetavas käändes (näide 1). Välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi (näide 2). 7.5 Näited Näide 1 01.02.2009 01.veebruar 2009 Näide 2 March 29, 2008 8. LISAADRESSAAT 8.1 Määratlus Organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks. 8.2 Dokumendi liik kiri 8.3 Selgitus Lisaadressaati kasutatakse, kui sama dokumendiga soovitakse edastada info kolmandatele isikutele, kellele see dokument pole suunatud täitmiseks. 8.4 Asukoht ja Kirja puhul vormistatakse lisaadressaat kaks põhireavahet allkirjastajast allpool vormistus või lisade olemasolul kaks põhireavahet pärast lisasid. Ruumipuudusel võib lisaadressaadi vormistada lisade kõrvale. E-kirja puhul kirjutatakse lisaadressaat väljale koopia või pimekoopia. Lisaadressaadi vormistamist vaata punktist 1 adressaadi vormistamise juurest. Vastavalt dokumendi saatmise eesmärgile lisatakse lisaadressaadi ette selgitav sõna „Koopia“, „Teadmiseks“ vms (näide 1). 8.5 Näited Näide 1 Koopia: Rahandusministeerium, Kärolin Jenas, [email protected] Terviseamet, Mari Maask, [email protected] 5 9. LISAD 9.1 Määratlus Märge dokumendile lisatud dokumentide kohta. 9.2 Dokumendi liik kiri, käskkiri, leping, protokoll jm 9.3 Selgitus Lisade märget kasutatakse, kui dokumendile lisatakse lisadokumente. E-kirja puhul kasutatakse lisade märget, kui lisatavate failide nimedest ei selgu dokumendi pealkiri või sisu, kirja tekstist ei selgu lisatud manuste arv, vajalik on näidata faili suurust, vormingut vms. 9.4 Asukoht ja Vormistatakse kaks põhireavahet allkirjastajast allpool. Elemendi ees vormistus kasutatakse selgitavat sõna „Lisa“ või „Lisad“. Lisade märge koosneb lisa pealkirjast, lehtede arvust ja eksemplaride arvust (näide 1). Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei lisata. Lisamärkesse ei märgita pealkirja, kui see on tekstis esitatud (näide 2). Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta lisade real (näide 3) E-kirja puhul koosneb lisamärge lisa pealkirjast, faili nimest ja vormingu tähisest (näide 4). Käskkirjade, lepingute, protokollide jt dokumendiliikide puhul märgitakse lisa pealkiri dokumendi tekstis. Käskkirja korral võib kasutada lisamärget eraldi real. Käskkirjaga kinnitatava dokumendi, protokolli, lepingu vm dokumendi lisa esimesele lehele tehakse üles paremasse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (näide 5). 9.5 Näited Näide 1 Lisa: Dokumentide haldamise juhis 15 lehel 2 eks Näide 2 Lisa: 15 lehel 2 eks Näide 3 Lisa: Ravimiameti asjaajamiskord 8 lehel 2 eks ja lisad selle juurde 3 lehel 2 eks Näide 4 Lisad: Asjaajamiskorra kavand (versioon1)_1.doc Näide 5 Lisa 1 Lepingu nr PER-7/12 juurde v Dokumendihalduse korra juurde 10. PEALKIRI 10.1 Määratlus Dokumendi sisule antud nimetus. 10.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 10.3 Selgitus Pealkiri peab olema võimalikult lühike ning tooma esile dokumendi sisu. 10.4 Asukoht ja Kirja, käskkirja vm dokumendi pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega vormistus paksus kirjas ja nimetavas käändes (näide 1). Pealkirja ja teksti vahele jäetakse kaks reavahet. Pealkirja järele kirjavahemärki ei panda. E-kirja puhul kirjutatakse pealkiri väljale ’Teema’. 6  Käskkirjaga kinnitatava dokumendi pealkiri vormistatakse suurtähtedega paksus kirjas (näide 2). 10.5 Näited Näide 1 Konverentsi korraldamine Näide 2 SÕIDUKITE KASUTAMISE KORD 11. SEOSVIIT 11.1 Määratlus Sissetulnud kirja kuupäev ja viit ehk number. 11.2 Dokumendi liik kiri, otsus 11.3 Selgitus Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast (ehk kirja numbrist), kui see on märgitud. Seosviida abil seotakse algatus- ja vastuskiri. Kui sissetulnud kirjal viita märgitud ei ole, siis vastuskirjale märgitakse ainult sissetulnud kirja kuupäev. 11.4 Asukoht ja Viit asub viidaväljal, kirja alguses aadressi kõrval. vormistus E-kirja puhul asub viit väljal ’Teema’ või kirjutatakse tekstiväljale enne teksti. Algatuskirja viit esitatakse pärast kuupäeva, viit eraldatakse kuupäevast sõnalühendiga „nr“ ning viida ette kirjutatakse sõna „Teie“ (näide 1). 11.5 Näited Näide 1 Teie 15.12.2009 nr 2-1/112 12. SISU/TEKST 12.1 Määratlus Dokumendi põhisisu. 12.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 12.3 Selgitus Tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning üheselt mõistetav. Kirja puhul koosneb tekst järgmistest alamelementidest: pöördumine, sisu, lõputervitus. 12.4 Asukoht ja Tekst vormistatakse kaks põhireavahet pealkirjast allpool. Sisu iseseisvad vormistus mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Taandrida ei kasutata. Lõikude vahele jäetakse tühi rida. Joondamisel kasutatakse rööpjoondamist, st et mõlemad teksti ääred on joondatud sirgelt. Pikemate dokumentide tekst liigendatakse nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Suuremahulistele dokumentidele pannakse alapealkirjad ja tekst liigendatakse peatükkideks, jagudeks, punktideks või alapunktideks. Üle 10-leheküljelistele dokumentidele on soovitav koostada sisukord. Kirja tekstile võib lisada pöördumise ja lõputervituse. Pöördumine vormistatakse kirjavahemärke ja lühendeid kasutamata kaks põhireavahet enne sisu. Pöördumisel on soovitav kasutada ametinimetust, akadeemiliste kraadide, tiitlite ja auastmete olemasolul tuleb kasutada neid (näide 1). Lõputervitus vormistatakse kaks põhireavahet peale sisu, kirjavahemärke ja lühendeid kasutamata (näide 2). Lühikestel kirjadel, nagu teated, kaaskirjad jne, pöördumist ja lõputervitust ei kasutata. 12.5 Näited Näide 1 Austatud direktor 7  Lugupeetud proua Rebane Näide 2 Lugupidamisega Austusega Teksti näiteid vt samuti lisas 2 toodud näidisvormingutest. 13. VIIT 13.1 Määratlus Dokumendile registreerimisel antud tähis ehk dokumendi number. 13.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 13.3 Selgitus Viit koosneb dokumentide liigitusskeemi sarja tähisest ja dokumendiregistri järjekorranumbrist (ehk registreerimisnumbrist), mis eraldatakse üksteisest kaldkriipsuga (näide 1). Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutatakse sama viita, lisades numbrile dokumenti individualiseeriva numbri (näide 2). 13.4 Asukoht ja Viit esitatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav lühend „nr“. vormistus Käskkirjadele märgitakse üksnes dokumendiregistri järjekorra number ilma sarja tähiseta. Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse sõna „Meie“. E-kirja puhul märgitakse viit väljale ’Teema’ või tekstiväljale enne teksti. 13.5 Näited Näide 1 PER-1/12 Näide 2 PER-1/12-2 8  Lisa 2 Dokumendihalduse korra juurde Dokumentide näidisvormingud Käesolevas lisas on esitatud järgmised dokumentide näidisvormingud: 1. Kirja näidisvorming; 2. Kirja näidis; 3. Inglise keelse kirja näidisvorming; 4. E-kirja näidis (saadud algatuskiri - väljasaadetav vastuskiri); 5. E-kirja näidis (väljasaadetav algatuskiri); 6. Otsuse näidis; 7. Käskkirja näidis.  1. Kirja näidisvorming ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: (kuupäev) Kehtib kuni: (kuupäev) Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg x p x Teabevaldaja: Ravimiamet Eesnimi Perekonnanimi Teie: (kuupäev) nr Asutuse nimi Tänava nimi Meie: (kuupäev) nr 12345 LINN Pealkiri . . Pöördumine (Austatud proua/härra) . . Sisu / Tekst . . Lugupidamisega . . . .(allkirjastatud digitaalselt) . Eesnimi Perekonnanimi Osakonna nimetus ja ametinimetus . . Lisa . . Koostaja eesnimi perekonnanimi Telefon e-post Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477 2(8) 2. Kirja näidis Riin Aspi OÜ Tablett Teie: 06.07.2025 nr 8-2.1/04/5432 Vitamiini 100 51014 TARTU Meie: 11.07.2025 nr JUH-7/1940-3 Juhendi saatmine Austatud proua Aspi Täname Teid kirja eest. Ravimiametis on valminud juhend, milles käsitletakse ravimireklaamile esitatavaid nõudeid. Saadan selle Teile tutvumiseks. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Mai Kelluke Reklaamiosakonna juhataja Lisa: Ravimireklaami juhend 15 lehel Maarja Sõnajalg 737 4140 [email protected] Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477  3. Inglise keelse kirja näidis FOR INTERNAL USE Notation of restriction is made: (kuupäev) Restriction on access applies until: (kuupäev) The basis of the restriction on access: Public Information Act Article 35 (x) p x Mr/Mrs Forename Surname Organization Address March 24, 2025 No COUNTRY Headline . . Dear Mr/Mrs . . Text . . Yours sincerely . . . .(signature) . Name Department and title . . Appendix: . . Compiler’s name Phone number E-mail Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477  4. E-kirja näidis (saadud algatuskiri – väljasaadetav vastuskiri) Saadud e-kiri (algatuskiri) Kellelt [email protected] Kuupäev 07.03.2009 15:25 Kellele [email protected] Teema Päring tekstiväli Saadetav e-kiri (vastuskiri) Kellele [email protected] Koopia [email protected] Pimekoopia Teema Vastus päringule Teie: 07.03.2009 nr 8-1.3/04/08596 Meie: 11.07.2009 nr JUH-7/1940-2 Pr Riin Aspi OÜ Tablett juhataja Ravimiametis on valminud juhend, milles käsitletakse ravimireklaamile esitatavaid nõudeid. Saadan Teile tutvumiseks ravimireklaami juhendi. Lugupidamisega Mai Kelluke Ravimiamet Reklaamiosakonna juhataja Tel 123 4567 [email protected] Nooruse 1 50411 Tartu www.ravimiamet.ee Maarja Sõnajalg 123 6789 [email protected] Selles e-kirjas sisalduv teave (kaasa arvatud manused) on mõeldud ametialaseks kasutamiseks ning seda võivad kasutada vaid e-kirja adressaadid. E-kirjas sisalduvat teavet ei tohi ilma saatja selgelt väljendatud loata edasi saata ega mis tahes viisil kolmandatele isikutele avaldada. Juhul, kui Te olete saanud käesoleva e-kirja eksituse tõttu, teavitage sellest koheselt saatjat ning kustutage e-kiri. This e-mail and any attachments transmitted may contain confidential and privileged information. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately by returning the e-mail and permanently deleting what you have received. Any dissemination or use of this information by a third person without permission is prohibited and may be illegal.  5. E-kirja näidis (väljasaadetav algatuskiri) Kellele [email protected] Koopia [email protected] Pimekoopia Teema KIIRE! Ravimireklaami juhend ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: 11.11.2021 Kehtib kuni: 11.11.2026 Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 1 p x Teabevaldaja: Ravimiamet Pr Riin Aspi OÜ Tablett juhataja Ravimiametis on valminud juhend, milles käsitletakse ravimireklaamile esitatavaid nõudeid. Saadan Teile tutvumiseks ravimireklaami juhendi. Lugupidamisega Mai Kelluke Ravimiamet Reklaamiosakonna juhataja Tel 123 4567 [email protected] Nooruse 1 50411 Tartu www.ravimiamet.ee Selles e-kirjas sisalduv teave (kaasa arvatud manused) on mõeldud ametialaseks kasutamiseks ning seda võivad kasutada vaid e-kirja adressaadid. E-kirjas sisalduvat teavet ei tohi ilma saatja selgelt väljendatud loata edasi saata ega mis tahes viisil kolmandatele isikutele avaldada. Juhul, kui Te olete saanud käesoleva e- kirja eksituse tõttu, teavitage sellest kohe saatjat ning kustutage e-kiri. This e-mail and any attachments transmitted may contain confidential and privileged information. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately by returning the e-mail and permanently deleting what you have received. Any dissemination or use of this information by a third person without permission is prohibited and may be illegal. 6(8) 6. Otsuse näidis OÜ Tablett Vitamiini 100 51014 TARTU 11.07.2025 nr RR-4/81 [email protected] OTSUS Müügiloa andmiseks Ravimiamet, võttes aluseks Teie ... taotluse, ravimite müügiloa komisjoni 09.01.2025 protokolli ning tuginedes ravimiseaduse § ... lõikele ... ja § ... lõike ... punktile .... 1. Otsustan (anda välja üldapteegi tegevusloa; tagastada üldapteegi tegevusloa taotlemisel tasutud riigilõivu; rahuldada taotluse müügiloata ravimi kasutamiseks, ...) Vaide käesolevale otsusele saab esitada Ravimiametile 30 päeva jooksul arvates otsuse teatavakstegemisest vastavalt halduskohtumenetluse seaduse § 71 lõikele 1 ja §-le 75. Kui otsuse saaja soovib otsust vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse seadustiku §7 lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse otsuse peale Tartu Halduskohtule 30 päeva jooksul otsuse teatavaks tegemisest arvates. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Kiisk Peadirektor Maarja Sõnajalg [email protected] Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477 7. Käskkirja näidis ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: (kuupäev) Kehtib kuni: (kuupäev) Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg x p x Teabevaldaja: Ravimiamet KÄSKKIRI . november 2021 nr 81 Pealkiri Vabariigi Valitsuse seaduse § 74 lõike 1 ja sotsiaalministri 11. oktoobri 2005. a määruse nr 105 „Ravimiameti põhimäärus“ § 7 punkti 11 alusel 1. <sisu> 2. Tunnistan kehtetuks peadirektori käskkirja 6.06.2011 nr 40 „....“. 3. Üldosakonna dokumendihalduse spetsialistil teha käskkiri Ravimiameti ametnikele ja töötajatele teatavaks dokumendihaldussüsteemi kaudu. Vaide käskkirjale saab esitada peadirektorile 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks tegemisest vastavalt haldusmenetluse seaduse § 71 lõikele 1. Kui ametnik või töötaja soovib käskkirja vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse seadustiku § 7 lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse käskkirja peale Tartu Halduskohtule või oma teenistuskoha järgi Tallinna Halduskohtule 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks tegemisest. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Kiisk Peadirektor Maarja Sõnajalg [email protected] 8(8)