Toimepidevuse tagamise korra kinnitamine

KÄSKKIRI veebruar 2025 nr 13 Toimepidevuse tagamise korra kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 74 lõike 1 ja sotsiaalministri 11. oktoobri 2005. a määruse nr 105 „Ravimiameti põhimäärus“ § 7 punktide 13 ja 14 alusel 1. Kinnitan Ravimiameti toimepidevuse tagamise korra. 2. Tunnistan kehtetuks Ravimiameti peadirektori 02. detsembri 2022. a käskkirja nr 63 „Toimepidevuse tagamise korra kinnitamine“. 3. Arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistil teha käskkiri Ravimiameti ametnikele ja töötajatele teatavaks dokumendihaldussüsteemi kaudu. Vaide käskkirjale saab esitada peadirektorile 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks tegemisest vastavalt haldusmenetluse seaduse § 71 lõikele 1 ja §-le 75. Kui ametnik või töötaja soovib käskkirja vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse seadustiku § 7 lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse käskkirja peale Tartu Halduskohtule või oma teenistuskoha järgi Tallinna Halduskohtule 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks tegemisest. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Kiisk Peadirektor Katrin Lambing [email protected]  KINNITATUD Ravimiameti peadirektori veebruari 2025 käskkirjaga nr 13 TOIMEPIDEVUSE TAGAMISE KORD 1. Eesmärk Tagada Ravimiameti (RA) teenistujate ja varade kaitse ning kriitiliste teenuste osutamine ohu- ja kriisiolukordades. Käesolev kord ei hõlma kommunikatsioonikriisi ega ravimite, meditsiiniseadmete ja inimpäritolu materjali ohutuse, kvaliteedi või kättesaadavusega seonduvaid kriise (käsitletakse tööjuhendis RO-122 Ohutusalane kriis). Käesolevat korda täiendavad Sotsiaalministeeriumi ja valitsemisala kriisireguleerimise protsess ning selle lisad. 2. Mõisted 2.1. Hädaolukord – Hädaolukorra seaduse kohaselt sündmus või sündmuste ahel või elutähtsa teenuse katkestus, mis ohustab paljude inimeste elu või tervist, põhjustab suure varalise kahju, suure keskkonnakahju või tõsiseid ja ulatuslikke häireid elutähtsa teenuse toimepidevuses ning mille lahendamiseks on vajalik mitme asutuse või nende kaasatud isikute kiire kooskõlastatud tegevus, rakendada tavapärasest erinevat juhtimiskorraldust ning kaasata tavapärasest oluliselt rohkem isikuid ja vahendeid. Käesolevas korras käsitletud ka kui kriis või kriisiolukord. 2.2. Hädaolukorra oht - olukord, kus ilmnenud asjaoludele antava objektiivse hinnangu põhjal võib pidada tõenäoliseks, et sündmus või sündmuste ahel või elutähtsa teenuse häire võib lähitulevikus laieneda hädaolukorraks. 2.3. Eriolukord – Vabariigi Valitsuse meede hädaolukorra seaduse mõistes. 2.4. Erakorraline seisukord – Riigikogu meede erakorralise seisukorra seaduse mõistes. 2.5. Sõjaseisukord – Riigikogu või Vabariigi Presidendi meede riigikaitse seaduse mõistes, rakenduvad riigikaitseliste töökohustustega ametikohad. 2.6. Toimepidevus – järjepideva tegutsemise suutlikkus tava-, ohu- ja kriisiolukordades. 2.7. Valmidusaste – suutlikkus saavutada valmisolek kavandatud ülesande täitmiseks. 2.8. Objektikaitse hoone, ruumide ja vara turvalisuse tagamine. 2.9. Kriisireguleerimine - meetmete süsteem, mis hõlmab kriisiolukorra ennetamist, kriisiolukorraks valmistumist, kriisiolukorra lahendamist. 2.10. Kriisistaap – RA juhtkond ja vajadusel teised kaasatud teenistujad. 2.11. Kriitiline teenus – teenus, mille osutamise läbi toetab RA riigi põhifunktsiooni või elutähtsa teenuse tagamist. 1  2.12. SITIKAS (Situatsiooni Informatsiooni Kogumise ja Analüüsimise Süsteem) – Riigikantselei hallatav riigikaitse- ja julgeolekuvaldkonna keskne koostööplatvorm, mille abil saavad asutused omavahel infot edastada ning vajadusel turvaliselt suhelda. 2.13. Teenuse häire – takistus, mille tõttu osutatakse teenust osalises mahus. 2.14. Teenuse katkestus – teenuse osutamise lakkamine. 2.15. Teenuse osutamise tase – miinimummäär, millele vastavalt tuleb teenust osutada igas olukorras, sh kriisiolukorras. 3. Toimepidevuse tagamise üldised põhimõtted Ravimiametis 3.1. Toimepidevuse tagamise erinevad astmed on kirjeldatud allolevas tabelis ja Lisas 1: TOIMEPIDEVUS TAGATUD OHT HÄIRITUD KATKENUD VALMIDUSASTE “ALFA” “BRAVO” “CHARLIE” “DELTA” TAVAPÄRANE TÕSTETUD KÕRGENDATUD TÄIELIK OBJEKTIKAITSE OHUTASE OHUTASE OHUTASE OHUTASE “ROHELINE” „KOLLANE“ „ORANŽ“ „PUNANE“ Kriisiolukorra oht Puudub Madal riskiklass Keskmine Kõrge riskiklass riskiklass Struktuur Tavapärane Tavapärane Tavapärane Kriisistaap + juhtimine juhtimine + juhtimine + vajadusel RA kriisistaap kriisistaap riigikaitselise töökohustusega ametikohad Asukoht Tartu ja Tallinna Tartu ja/või Tartu kontor (kuni Tartu kontor kontor (kõik Tallinna kontor 30 töökohta) või (kuni 5 töökohad) (kõik töökohad), kodukontor töökohta) või kodukontor kodukontor Teenuste tagamine Kõik teenused Kõik teenused Kriitilised teenused Prioriteetsed tagatud tagatud või tagatud kriitilised häiritud mõni teenused tagatud üksik teenus Olulise Kuni 2h Kuni 8h Kuni 72h Üle 72h tegevusvõime katkestuse kestus Kriisi- Pole vajalik SITIKAS SITIKAS SITIKAS kommunikatsioon kohustuslik, kohustuslik, kohustuslik, muu muu regulaarne muu regulaarne vajaduspõhine 2  3.2. Kriisiolukorra ohud võivad olla: Kõrge riskiklass Keskmine riskiklass Madal riskiklass Tulekahju Tehnilised katkestused: Tehnilist laadi rikked:  Elekter  Veevarustus  Side  Kanalisatsioon  Kütte/jahutussüsteem  Turva- ja nõrkvoolusüsteemid Labori seadmete või ainetega Looduslikud ohud: seotud õnnetus  (Lume)torm, äike, kuumalaine, jää Füüsiline rünnak: Varavastased intsidendid: Ähvardused:  Relvastatud rünne  Vandalism  Pommikahtlane ese  Pantvangi võtmine  Vargus  Pommiähvardus  Plahvatus  Sissetung ruumidesse Andmekaotus, andmeleke Küberrünnak Õngitsuskiri Pandeemia Endeemia Teenistuja haigestumine 3.3. Juhised kriisiolukorra ohtude lahendamiseks on kirjeldatud Lisas 2, Infoturvapoliitikas, Laboris töötamise ohutusjuhendis ja Tulekahju korral tegutsemise juhendites. 3.4. Kriisiolukorra ohtude kaardistuse ja riskide maandamise meetmete, sh RA valmisoleku ja õppuste vajaduse hindamise korraldab kvaliteedijuht kord aastas. Riskide hindamise aluseks on Riskide haldamise kord. Riskide hindamise tulemused ja ennetamise või maandamise meetmed on toodud Riskiregistris. 3.5. Riskide hindamise tulemuste, esinenud ohu- või kriisiolukordade analüüsi ja läbitud õppuste tagasiside alusel korraldab kvaliteedijuht seonduvate RA tööjuhendite, kordade ning eeskirjade uuendamise. 3.6. Õppuste läbiviimise alused on üldjuhul järgnevad: Õppuse Liik Sagedus Osalejad Korraldaja nimetus (RA kontakt) Tulekahju- ja Testõppus 1 kord Kõik RA teenistujad Tartu Ülikool – Tartu evakuatsiooni- aastas kontor (haldusspetsialist); õppus RKAS - Tallinna kontor (haldusspetsialist) Enesehindamine Ülevaatus 1 kord Juhtkond RA Siseministeeriumi ja partner- 3a juhiste alusel kokkulepete jooksul (arendus- ja kontroll haldusosakond) Kriisiõppus Lauaõppus vm 1 kord RA korraldatud õppuse Osalus SoM haldusala 3a puhul: juhtkond, õppustel või RA jooksul büroode juhid, korraldatud õppusel haldusspetsialist, kaasates nt töökeskkonnaspetsialist Sisekaitseakadeemia vm riigikaitseliste välise partneri töökohustustega (arendus- ja ametikohad haldusosakond) 3  4. Kriisiaegsed rollid, töö- ja ametikohad 4.1. Kriisiolukorra Ravimiametis kehtestab peadirektor ja kutsub kokku kriisireguleerimiseks vajaliku isikkoosseisu (kriisistaabi) või määrab selleks kriisijuhi. 4.2. Kriisirollide ja riigikaitselise töökohusega ametikohtade täitmise üldiseks nõudeks on valdkondlik kompetents ning käesolevas juhendis ja Kommunikatsioonijuhendis toodud teadmised kriisijuhtimisest. Kriisijuht ja tema asendaja(d) peavad lisaks olema varasemalt läbinud kriisiõppuse. 4.3. Kriisistaabi töövahenditeks on sülearvutid, mobiiltelefonid, vajadusel ja võimalusel ka videokonverentsiseadmed, kontoritarbed, sõiduvahendid vm. 4.4. Kriisistaabi volituseks ja kohustuseks on võtta vastu kõik meetmed kriisi reguleerimiseks. Otsused võetakse vastu arutelu käigus. Konsensuse mittesaavutamisel või äärmiselt ajakriitilise tegutsemise vajadusel võtab otsused vastu kriisijuht. 4.5. Kriisistaabi isikkoosseis, rollid ja töökorraldus lähtuvad kriisi olemusest ja ulatusest. Üldjuhul võivad need olla järgnevad: Kriisistaabi ülesanded (vt ka Lisa 3. Kriisistaabi kokkulepete kontroll-leht) :  leppida kokku sidekanalites, omavaheliste kontaktide viisis ja sageduses; korraldada kriisi võimaliku mõju, ulatuse ja kestvuse minimeerimiseks vajalikud tegevused;  korraldada kriisistaabi koosseisu asendatavus ja vajadusel ööpäevaringne kaetus, lisapersonali kaasamine, kiirväljaõpe, puhkuselt tagasikutsumine, tavapärasest erinev tööaeg või tööülesanded;  kaasata vajalikud partnerid ja eksperdid;  tagada kriisikommunikatsioon ja regulaarne infovahetus huvipooltega;  määrata kontaktametnik, kes vajadusel läkitatakse teise asutuse või selle staabi juurde, et tagada omavaheline teabevahetus ja koordineerimine;  otsustada vajadusel RA asukohast evakueerumine, ajutine asukohale juurdepääsu keelamine, teise asukohta kolimine vm.  lähtuda regionaalse või üleriigilise kriisi (kriisiolukord, eriolukord, erakorraline seisukord, sõjaseisukord) korral Vabariigi Valitsuse või vastava kriisikomisjoni korraldustest;  dokumenteerida kriisiga seonduvad olulised asjaolud, sh Kommunikatsioonijuhendi Lisas 2 toodud vormil Kriisi (ohuolukorra) raport ja säilitada S:\SAMyld\Kriisid\Toimepidevus;  kriisijärgselt hinnata kriisiga toimetulekut, korraldada vajalikud analüüsid ja jätkutegevused. Roll Vastutab Asendab Vajadusel kaasatud Kriisi juhtimine Peadirektor või tema Peadirektori asetäitja poolt määratud kriisijuht Riigikaitseliste ülesannete Peadirektor BPO juhataja JO SVB juhataja täitmine Väliskommunikatsiooni Kommunikatsiooni- Kommunikatsiooni- Kõneisik(ud) korraldamine, sh meedia, nõunik nõunik sotsiaalmeedia, huvipooled Sisekommunikatsiooni Kommunikatsiooni- Kommunikatsiooni- korraldamine nõunik nõunik 4 Infosüsteemide tagamise Arendus- ja Peadirektori asetäitja koordineerimine (koostöös haldusosakonna juhataja TEHIKuga) RA kriitiliste teenuste sisuline Osakonnajuhataja(d) Vastavalt RA Teised teenistujad tagamine asendusskeemile Haldusteenuste tagamine, sh Arendus- ja Haldusspetsialist Sekretär lepinguliste partneritega haldusosakonna juhataja Juriidiliste küsimuste Õigusosakonna juhataja Õigusnõunik lahendamine Personalivajaduse tagamine Peadirektori asetäitja Osakonnajuhataja(d) Personalispetsialist Eelarveliste vahendite Finantsjuht Finantsspetsialist Finantsspetsialist tagamine Kriisijuhtimist toetav Arendus- ja Haldusspetsialist Sekretär, administreerimine, sh haldusosakonna juhataja dokumendihalduse kriisimeeskonnale vajaliku spetsialist, töökeskkonna loomine, kvaliteedijuht töövahendite tagamine, kriisi dokumenteerimise korraldamine jm RA valmisoleku Kommunikatsiooni- Kommunikatsiooni- Kvaliteedijuht raporteerimine (rakenduses nõunik nõunik SITIKAS) 5. Kriisiaegsed esmatähtsad ülesanded 5.1. Esmatähtsad kriisiaegsed ülesanded tulenevad RA eesmärkidest ja nende olulisusest rahva tervise tagamisel, samuti RA rollist riigikaitselistes ülesannetes ja elutähtsate teenuste toetamisel. 5.2. RA kriitilised teenused on:  Loa taotlemine või tarneraskuse ajal Ravimiameti algatusel andmine müügiloata ravimi turustamiseks;  Ravimite ja teiste eriluba nõudvate kaupade (sh rakud, koed ja elundid ning narkootilised ja psühhotroopsed ained) sisse- ja väljaveo lubade taotlemine;  Ravimite tarneraskusest teavitamine;  Meditsiiniseadmete tarneraskustest teavitamine;  Vere ja kriitilise tähtsusega rakkude, kudede ja elundite hankimise ja käitlemise tegevusloa taotlemine;  Loa taotlemine meditsiiniseadme vastavushindamismenetlusest erandi tegemiseks. 5.3. RA kriitilised tugitegevused on:  Arvete esitamine ja tasumine;  Kommunikatsioon;  Palga maksmine;  Töövahendite ja töökohtade tagamine. 5 5.4. Kriitiliste teenuste ja tugitegevuste tagamiseks vajalikud ressursid on: personal, hooned ja ruumid, elektriga varustatus, mobiilside teenus, andmesideteenus, elektrooniline isikutuvastamine ja digiallkirjastamine, makseteenus, IT-seadmed, infosüsteemid, andmed ja teave. 5.5.1 Lühiajaliseks elektrikatkestuseks on võrgu- ja laboriseadmed varustatud UPSidega, mis tagavad pideva ühenduse ka üleminekul generaatori toitele. Generaatorit haldab Tartu Ülikool, toide on tagatud 10-12 tunniks. 5.5.2 Pikemaajalise elektrikatkestuse korral on võimalik kasutada akujaama (haldab haldusspetsialist), mis aitab katta ühe sülearvuti ja kuvari energiavajaduse kuni 30h. Internetiühenduse alternatiiviks on Starlink seade (haldab TEHIK). 5.5.3 Läbipääsusüsteemi puldid toimivad elektriühenduse katkemisel akude pealt ca 24 h juhul, kui uksed on suletud asendis, liikumisel võib see aeg olenevalt intensiivsusest lüheneda 4-8 tunnini. Kui akud on tühjenenud, tuleb ruumidesse pääsemiseks helistada haldusspetsialistile või Tartu Ülikooli valvekeskuse telefonile ja paluda võtmega ukse avamist. 5.5.4 0-korruse kaldteel sissepääsuuksest paremal asuvad liivakotid, mida saab vajadusel kaldteele paigutada, nt äärmuslike ilmastikuolude korral veekahjude minimeerimiseks. 5.5. Kriitiliste teenuste osutamise tase ja häire või katkestuse lubatud aeg on kirjeldatud taasteplaanides (S:\SAMyld\Kriisid\Toimepidevus) ja partneritega sõlmitud teenuslepingutes. 6. Kriisiaegne teavitus 6.1. Asutusevälise kriisiteabe vastuvõtmiseks on RA veebilehel avaldatud 24/7 kriisikontakt (tel. 5333 7302). 6.2. Huvipoolte (teenistujad, kliendid, partnerid, tarnijad, press) kriisiaegseks teavituseks kasutatakse kriisi- ja koostöökontakte. 6.3. Kriisikontaktide on paberkandjal kättesaadavad peadirektori ja sekretäri eksemplaris. 6.4. Kriisikontaktide paberkandjal ülevaatuse ja vajadusel uuendamise korraldab sekretär vähemalt kord aastas (detsember). 6.5. Kriisikontaktid asuvad S:\SAMyld\Kriisid\Toimepidevus\Kontaktid ja siseveebis. Koostöökontaktide haldamine toimub järgnevalt: Huvipool Kontaktandmete asukoht Haldab RA teenistujad Personalispetsialist SAP andmebaas Apteegiteenuse S:\SAMyld\!RAVIMIKAITLEJATE Järelevalveosakonna osutajad ANDMED (JO) inspektsioonibüroo Ravimite tootjad (IB) spetsialist Ravimite hulgimüüjad tegevuslubade alal 6  Kliinilise uuringu S:\SAMyld\ML aadressid Müügilubade osakonna sponsorid (MLO) kliinilise hindamise büroo (KLB) spetsialist kliiniliste uuringute taotluste administreerimise alal Ravimite müügilubade Samtrack 2: MLO hoidjad https://samtrack.tehik.ee/organisations Article 57 Product Data (hum) https://www.ema.europa.eu/documents/other/article-57-product- data_en.xlsx Union Product Database (vet) (https://medicines.health.europa.eu/veterinary/et) Vere, rakkude, S:\Bioloogiliste preparaatide Bioloogiliste kudede, elundite osakond\RKE; preparaatide osakonna käitlejad S:\Bioloogiliste preparaatide spetsialist vere, osakond\VERI; verekomponentide, rakkude, kudede ja elundite alal https://webgate.ec.europa.eu/eucoding/ reports/te/index.xhtml Erialaseltsid S:\SAMyld\ML aadressid\Erialaseltsid Sekretär Erialaseltsid (vet) MLO KLB spetsialist veterinaarravimite alal Partnerid, sh Sekretär Sotsiaalministeerium jt S:\SAMyld\!RAVIMIKAITLEJATE riigiasutused ANDMED\Asutuste kontaktid.xlsx Meditsiiniseadmete https://msa.sm.ee/est/register/asutus MSO tootmise ja /? levitamisega seotud ettevõtjad Eestis Meditsiiniseadmete TTO-de list MSO spetsialist ohuteatiste, tarneraskuste saajate nimekiri 6.6. Teenistujatele informatsiooni edastamise kanalid võivad olla: e-post, telefon (kõne või SMS), siseveeb, elektrooniline suhtluskanal (MS Teams), suuline teavitus vm. Sobiva kanal valitakse sõltuvalt teabe kiireloomulisusest ning tehnilisest võimekusest 6.7. Viivitamatut edastamist nõudvad teated edastatakse esmajärjekorras telefoni (kõne ja/või sõnumina) teel. Sõnumite ette lisatakse märksõna „KRIIS“ ja vastav valmidusaste („BRAVO“, „CHARLIE“, „DELTA“). 6.8. Kriisistaap ja riigikaitselise töökohustusega ametikohad kasutavad omavahel info edastamiseks vajadusel lisaks suhtlusrakendust Signal, tavapärase internetiühenduse katkemisel Starlink ühendust. 6.9. Kui sidesüsteemid ei tööta või nende kasutamine ei ole otstarbekas, teavitatakse teenistujaid vahetult suuliselt. Info jagamise füüsiline kontaktpunkt asub sekretäri töölaua ees (RA Tartu kontoris). Kui ruumides viibimine ei ole võimalik, asub info jagamise füüsiline kontaktpunkt hoone taga parklas (RA Tartu kontoris) või hoone ees kõnniteel (RA Tallinna kontoris). 7 6.10. Teenistujate lähedaste teavitamise vajaduse korral pöördub personalispetsialist teenistuja poolt Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (RTIP) määratud kontaktisiku poole. Kui teenistuja RTIPis kontaktisikut määranud ei ole, saab teenistuja isikukoodi alusel küsida Politsei- ja Piirivalveametist (PPA) edasised kontaktid ja juhised. 6.11. Meediasuhtlus toimub vastavalt Kommunikatsioonijuhendile. 8 Lisa 1. RA valmidusastmed ja objektikaitse ohutasemed Kirjeldus Vajalikud tegevused Valmidusaste Tavapärane  Tavapärane tegutsemine ja juhtimisstruktuur „ALFA“ valmidus  Kontaktide, andmebaaside ja juhendite ajakohasena hoidmine  24/7 kriisikontakti tagamine Objektikaitse Risk puudub Tava turvameetmed: ohutase  Lähtumine sisekorraeeskirjast „ROHELINE“  Läbipääs personaalse kiipkaardiga või võtmetega lukustatud ustega  Paanikanupu tagamine sekretäri töökohal  Videovalve (Nooruse 1 väliste sissepääsude juures) Personali Tavapärane varustatuse tase „A“ Personali liikumise Piiranguid ei ole juhis „1“ Kirjeldus Vajalikud tegevused Valmidusaste Tõstetud  Tavapärane tegutsemine ja juhtimisstruktuur „BRAVO“ valmidus  Kriisistaabi informeeritus ja valmisolek  Olukorra tõsiduse ja ulatuse hindamine  Meetmed olukorra kiireks lahendamiseks ja kriisi ennetamiseks  RA teenistujate vajaduspõhine kaasamine  Huvipoolte vajaduspõhine teavitamine  Raporteerimine SITIKAS Objektikaitse Madal risk Valmisolek turvameetmete tugevdamiseks: ohutase  Valmidus külastajate täiendavaks kontrolliks „KOLLANE“  Vajadusel sissepääsu piiramine  Vajadusel teenistujate kodukontorisse suunamine Personali Vajadusel isikukaitsevahendite tagamine kõigile varustatuse tase „B“ teenistujatele Personali liikumise Piiranguid ei ole juhis „1“ 9  Kirjeldus Vajalikud tegevused Valmidusaste Kõrgendatud  Tavapärane tegutsemine ja juhtimisstruktuur „CHARLIE“ valmidus häiritud  Kriisistaabi rakendumine  Vajadusel asutuse töö ümberkorraldamine kriitiliste teenuste tagamiseks  Raporteerimine SITIKAS Objektikaitse Keskmine Tugevdatud turvameetmed: ohutase „ORANŽ“ risk  Kõigi külastajate ja teenusepakkujate kontroll  Kõigi teenistujate kodukontorisse suunamine Personali Vajadusel joogivee, toidu ja isikukaitsevahendite tagamine varustatuse tase „C“ kriisistaabile Personali liikumise Vajadusel evakueeruda juhis „2“ Kirjeldus Vajalikud tegevused Valmidusaste Täielik  Tavapärane tegutsemine ja juhtimisstruktuur „DELTA“ valmidus katkenud  Kriisistaabi pidev töö  Vajadusel asutuse töö ümberkorraldamine prioriteetsete kriitiliste teenuste tagamiseks  Raporteerimine SITIKAS Objektikaitse Kõrge risk  Vajadusel juurdepääsu piiramine ohutase „PUNANE“ Personali Vajadusel joogivee, toidu ja isikukaitsevahendite ning teki varustatuse tase „C“ ja padja tagamine kriisistaabile. Personali liikumise Vajadusel evakueeruda juhis „2“ 10 Lisa 2. Kriisiolukordades tegutsemise juhised 2.1 Tegutsemine tulekahju korral Tegevus Kirjeldus Hoones  Inimeste teavitamine tulekahjust toimub üldreeglina ATSi poolt käivitatava viibivate alarmiga. ATS tulekahjuhäire korral peavad kõik teenistujad vaatama häire inimeste võimaliku põhjuse avastamiseks oma asukoharuumis ringi, tulekahju ilmingute teavitamine (leegid, suits, pragin) korral teavitama teisi ohust ja vajadusel andma suulise korralduse evakuatsiooni alustamiseks.  Kui ATS ei ole tulekahju korral käivitunud, kasutatakse teavitamiseks käsitsi lülitatavaid tulekahjunuppe. Iga teenistuja, kes avastab tulekahjule viitavaid ilminguid, peab koheselt vajutama ATSi käsiteadustit (punane karp seinal).  Kui käsitsi lülitatavate nuppude abil alarmid ei käivitu, teavitatakse inimesi suuliselt või telefoni teel. Häire-  Olenemata ATSi käivitumisest või mittekäivitumisest, tuleb tulekahju korral kohe keskuse helistada hädaabinumbrile 112. teavitamine  Hädaabinumbrile saab helistada: - lauatelefonilt; - Ravimiameti üldtelefonilt 7 374 140, mis on generaatori toitel ja ühendatud telefonivõrguga ning võimaldab kasutada seda hädaabitelefonina ka siis, kui elekter ruumides puudub; - mobiiltelefonilt sim-kaardiga ja sim-kaardita;  NB! Hädaabikõnede tegemiseks ei saa kasutada Skype´i.  Hädaabinumbrile 112 helistades ütle rahulikult, lühidalt ja täpselt: - MIS JUHTUS Kirjelda ohtu või õnnetust. - KUS JUHTUS Ütle aadress või võimalikult täpne teejuhatus. - KAS KEEGI ON VIGA SAANUD JA KAS KELLEGI ELU ON OHUS Kirjelda nende seisundit. - OMA NIMI JA TELEFONINUMBER, MILLELT HELISTAD Vajadusel helistatakse lisainfo saamiseks tagasi.  Ära katkesta kõnet enne, kui oled selleks päästekorraldajalt loa saanud. Pärast teate edastamist ära lülita telefoni välja. Järgi Häirekeskuselt saadud juhiseid.  Kui olukord muutub oluliselt enne päästjate saabumist, teata sellest uuesti Häirekeskusse. Esmaste  Esmaseid tulekustutusvahendeid võib kasutada tulekahju algfaasis. tule-  Kõikidel tulekustutitel on peal silt juhendiga. Pealdisel on kirjas, kuidas kustutus- kustutit kasutada ning milliseid materjale võib iga konkreetse kustutiga vahendite kustutada. kasutamine  Enne elektriseadmete kustutamist veendu, et need ei ole voolu all.  Kui esmaste tulekustutusvahenditega ei ole tuld võimalik kustutada, evakueeru kiiresti hoonest.  NB! Labori ruumides hinda tule- ja plahvatusohtlikest ainetest või gaasiballoonidest tulenevat plahvatusohtu. 11 2.2 Evakueerumine tulekahju korral Tegevus Kirjeldus Evakuatsiooni  Üldevakuatsiooni algatamise korralduseks on: ATS häiresüsteemi rakendumine algatamise või suuline korraldus evakuatsiooni alustamiseks. korraldus  Igal teenistujal on kohustus evakuatsiooni korraldust saades alustada koheselt evakueerumist ning võimalusel aidata teistel isikutel evakueeruda.  Evakueerumisel tuleb jälgida tähistatud evakuatsiooniteid. Liftide kasutamine on keelatud. Põhireeglid  Tegutse enda ja teiste elu ohtu seadmata.  Teavita teisi hoones olijaid ja käsi evakueeruda.  Anna infot kohalesaabunud päästjatele. Käitumine  Säilita rahu, võimalusel võta kaasa mobiiltelefon ja hädavajalikud isiklikud asjad. evakueerumisel  Evakueerumisel suitsu täis ruumist hoidu madalale (käpuli), kuna madalal on õhus vähem mürgiseid põlemisjääke.  Liigu väljapääsude poole rahulikult.  Koridorides liigu hanereas. Liikudes pimedas koridoris, hoia ühe käega kontakti seinaga.  Evakuatsiooniteel oleva ohu (hapnikupuudus vm evakuatsiooni käigus tekkiv situatsioon) korral muuda vajadusel liikumissuunda ning kasuta teist evakuatsiooniteed või hädaväljapääsu.  Evakuatsiooniteel olevast ohust teavita pärast hoonest väljumist tuleohutuse eest vastutajat, vahetut juhti või peadirektorit.  Kui evakuatsiooniteed ei ole võimalik kasutada, kasuta hädaväljapääse. Tulekahju  Väljumisel ruumist sulge võimalusel uksed, aknad, lülita välja ventilatsioon, leviku kliimaseade ja seadmed, mis ei ole ette nähtud järelevalveta tööks. piiramine  Liikudes evakuatsiooni ajal mööda evakuatsiooniteid, sulge enda järel uksed. Hanerivis liikudes sulgeb ukse viimane.  Evakueerumise järgselt sulge hoone sissepääsude uksed neid lukustamata. Kui ei ole  Jää oma ruumi või sisene lähimasse ruumi, sulge enda järel uks. võimalik suitsu  Võimalusel kasta veega või muu mittepõleva vedelikuga märjaks käterätid või ja kõrge riided ja tihenda nendega ukse ava, et vähendada suitsu ja mürgiste gaaside temperatuuri sattumist ruumi. tõttu  Kui telefon on kaasas, siis teavita koheselt enda asukohast hädaabinumbrile 112. evakueeruda  Ava ruumi aknad, anna märku enda asukohast, vehi kätega, hüüa appi.  Kui oled hoonest iseseisvalt väljunud, anna sellest teada tuleohutuse eest vastutajale või otsesele juhile. Päästmine  Kui oled leidnud kannatanu, kes ei suuda ise liikuda, abista teda enda elu ja tervist ohtu seadmata. Esmaabi  Vajadusel, võimalusel, oskuste ja esmaabivahendite olemasolul anna kannatanutele esmaabi. Kogunemine  Hoonest väljumise järel suundu Tartus Nooruse 1 hoone taga asuvale suurele parkimisplatsile, Tallinnas majaesisele parkimisplatsile. Evakueeritud  Loendus viiakse läbi kogunemiskohas struktuuriüksuste kaupa ja võimalikult inimeste kiiresti enne päästemeeskonna saabumist. loendamine  Loenduse viib läbi kohalolijatest kõrgeimal ametikohal olev isik või samade positsioonide korral staažikaim.  Loendajad informeerivad puudujatest tuleohutuse eest vastutajat või peadirektorit, kes informeerib evakuatsiooni- või päästetööde juhti. 12 2.3 Tegutsemine vee- ja kanalisatsiooniõnnetuse korral Tegevus Tegutsemise kirjeldus Teavitamine  Teavita haldusspetsialisti. Veevoolu Pea meeles: peatamine  ära ava ust, mille kaudu vesi sisse tungib, aseta ukse ette liivakotid;  arhiivis - kui vesi imbub välisustest sisse, tõkesta vee valgumine hoidlatesse (arhiiv ja dokumentide hoidla asuvad 0-korrusel - arhiiv ruum nr 028 ja dokumentide hoidla ruum nr 024)). Vara päästmine Ruumis oleva vara päästmise organiseerib haldusspetsialist. Arhivaalide ja Tegevused arhivaalide ja dokumentide kaitsmiseks hoidlates 024 ja 028: dokumentide kaitsmine  veevoolu jätkumisel katta riiulid (arhivaalid) kilega;  veejoa alla asetada anum;  vajadusel ohustatud arhivaalid/dokumendid teisaldada turvalisemasse kohta (teisele riiulile, koridori, teise hoidlasse vm);  ei tohi tõkestada evakuatsiooniteed;  õnnetuspiirkonnas lülitada küte välja või minimaalseks;  ventileerida ruumi;  paigaldada puhur;  kuivatada hoidlate põrandad ja tuuluta ruumid;  sorteerida ja märgistada päästetud arhivaalid ning määrata kahjustuste ulatus ja arhivaalide füüsiline seisund. ARHIIVIS Tegevus Tegutsemise kirjeldus Arhivaalide Dokumendihalduse spetsialist koostöös haldusspetsialistiga: teisaldamine, sorteerimine ja  organiseerib arhivaalide päästmise hoidlast (esmajärjekorras tuleb päästa märgistamine pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid, seejärel vähemväärtuslikud arhivaalid) ja nende paigutamise ajutisse hoidmiskohta;  sorteerib ja märgistab päästetud arhivaalid, määrab kahjustuste ulatuse ja arhivaalide füüsilise seisundi. Arhivaalide  Dokumendihalduse spetsialist koostöös haldusspetsialistiga organiseerib taastamine arhivaalide transportimise ohutusse kohta ja nende taastamise. MÜÜGILOA OSAKONNA DOKUMENTIDE HOIDLATES Tegevus Tegutsemise kirjeldus Dokumentide Dokumendihalduse spetsialist koostöös haldusspetsialistiga: teisaldamine,  organiseerib andmekandjate päästmise hoidlast ja nende paigutamise ajutisse sorteerimine ja hoidmiskohta; märgistamine  sorteerib ja märgistab päästetud dokumendid/andmekandjad, määrab kahjustuste ulatuse ja dokumentide füüsilise seisundi. Dokumentide Dokumendihalduse spetsialist koostöös haldusspetsialistiga organiseerib taastamine andmekandjate transportimise ohutusse kohta ja nende taastamise. 13 2.4 Tegutsemine pommiähvarduse korral Tegevus Tegutsemise kirjeldus Kõnele  ürita jääda rahulikuks, ära sattu paanikasse; vastamine  võimalusel lindista kõne või märgi üles kõne alguse kellaaeg;  ürita lähedal asuvatele kolleegidele märku anda, millega on tegemist (kirjuta paberile, et keegi helistaks 112 );  ära kasuta kõne ajal sidevahendit, mis võib aktiveerida pommi (mobiiltelefon vm);  ole sõbralik, ürita võita aega, lase helistajal korrata oma ähvardust, nagu sa ei oleks aru saanud või kuulnud;  ürita teada saada: - kus lõhkekeha asub? - millal lõhkekeha plahvatab (kellaaeg)? - milline see välja näeb ja kuidas käivitub? - millal ja kes selle pani? - helistaja nimi ja telefoninumber?  ürita meelde jätta kõne eripära, iseärasused, taustahääled, helistaja sugu, vanus jne. NB! Ära anna kõne üksikasjade kohta infot kõrvalistele isikutele. Teavitamine  Kõne lõppedes helista kohe 112.  Teavita ka: - peadirektorit; - haldusspetsialisti, et edastada info hoone haldajale; - teisi töötajaid, kes on kontoris, millele pommiähvardus tehti. Evakueerumine  välju hoonest evakuatsiooniteed pidi ja suundu RA kogunemiskohta - Nooruse 1 suurele parkimisplatsile. Evakuatsiooni eest vastutav isik (Tartus RA haldusspetsialist) teeb selgeks kas kõik RA inimesed on hoonest väljunud, puudujatest informeeritakse päästetööde juhti.  NB! Ole päästemeeskonnale kättesaadav ja jaga neile vajalikku infot.  Hoonesse võib naasta, kui päästemeeskond on selleks loa andnud. 2.5 Tegutsemine sissetungi korral Tegevus Tegutsemise kirjeldus Tegutsemine  esimesel võimalusel vajuta sissetungijale märkamatult paanikanuppu; sissetungi ajal  ürita jääda rahulikuks, kontrolli oma diktsiooni, ära rabele ega vehi kätega, ole kannatlik, püüa võita aega;  ära provotseeri ega hakka vastu, täida sissetungija käsud aega venitades;  jälgi sissetungijat (mitme sissetungija korral lähimat), jäta meelde tundemärgid;  ära püüa relva ära võtta ega sissetungijale kallale tungida;  kui sissetungija esitab nõudmised paberile kirjutatult, ürita tegutseda nii, et paber jääks sinu kätte, hoia paberit servast, et hiljem oleks võimalik võtta sõrmejälgi;  kui sissetungija kasutab relva, heida pikali ja ürita varjuda. Tegutsemine  alusta tegutsemist alles siis, kui oht on möödas; pärast  helista 112, seejärel teavita peadirektorit ja haldusspetsialisti; sissetungi  veendu, et see on ohutu ja saada keegi kolleegidest jälgima: - mis suunas, millega, kellega, kuidas jne sissetungija lahkus; - võimalusel märgi üles sõiduvahendi number, mark, värv, eritunnused jne;  vajadusel anna esmaabi kannatanule;  ära luba lahkuda tunnistajatel enne politsei saabumist, kirjuta üles kontaktandmed;  taga sündmuskoha puutumatus, valva seda politsei saabumiseni. NB! ära anna sündmuse üksikasjade kohta infot kõrvalistele isikutele. 14 2.6 Tegutsemine infoturbe intsidentide korral Tegutsemine  Kontrolli, kas esinevad üldised õngitsuskirja tunnused: õngitsuskirja - saatja e-mail on kahtlane, kahtluse korral - kiri ei sisalda Sinu või asutuse nime, - lauseehitus või grammatika ei tundu õige, - ähvardatakse, nõutakse kiiret tegutsemist või tehakse uskumatult häid pakkumisi, - sisalduvad lingid on kahtlased, - palutakse muuta või kinnitada parool või konto.  Ära ava manuseid ega vajuta linkidele.  Edasta kahtlane kiri IT-abile [email protected] ja oota tagasisidet.  Juhul, kui oled kogemata avanud manuse või vajutanud lingile, teavita koheselt IT-abi telefonil 794 3913. Tegutsemine  Eemalda seadmest võrgukaabel ning lülita välja WiFi. arvutis oleva  Kirjuta üles võimalikud viirustõrje teated, arvuti veateavitused vm hoiatused pahavara ning võimalusel tee sellest pilt. kahtluse korral  Helista IT-abi telefonil 794 3913 ja räägi, mis juhtus, mida parasjagu tegid, kui seade hakkas ootamatult kahtlaselt käituma ja millised olid arvuti veateated ning tegutse saadud juhiste järgi.  Kui IT-abi pole võimalik kätte saada, lülita arvuti välja, et vältida võimalikku pahavara levikut või edasisi ründeid ning võta ühendust oma asutuse infoturbe eest vastutava isikuga.  Dokumenteeri probleem, seni tehtud sammud ja arvuti teavitused, et vajadusel seda teavet hiljem intsidendi lahendajatele jagada. 15 Lisa 3. Kriisistaabi kokkulepete kontroll-leht Nimetus Vastutaja Kommentaar Kriisistaabi liikmete määramine Kriisistaabi liikmete kogunemine Kriisistaabi liikmete vastutus ja rollid konkreetses kriisis, joonisena staabiruumi seinal ja onlines Asukoht Valmisolekutase, selle muutmine ja organisatsiooni ja partnerite teavitamine Suhtluskanalid (sh asutustega) Kriisi (ohuolukorra) raporti kasutus (vajadusel) Protokollija Logi ja logi pidamise reeglid Kriisistaabi kohtumise rütmid ja teiste kaasuvate staapide rütmid Töökeskkond (virtuaalne) Asenduste määramise tabel Lastehoid (vajadusel) Ületunnitöö tabel Alternatiivasukoht (vajadusel) - Lemmikloomahoid (vajadusel) Toitlustus Kontakti hoidmine ja suhtlus maja väliste partnerite, sh teiste staapidega Kriisikommunikatsioon Isikkoosseisu teavitamise korraldus (sisekommunikatsioon, meie inimesed piirkonnas) Kommunikatsioon ja kommunikatsioonireeglid 16