Käskkiri

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 28.06.2021 Kehtib kuni 28.06.2026 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3 (1) Teabevaldaja: KAITSEMINISTEERIUM KÄSKKIRI 1. juuli 2021 nr 102 Ametijuhendi kehtestamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõike 2 ning kaitseministri 14.02.2013 käskkirja nr 43 "Volituse andmine" p 9 alusel: 1. Kehtestan auditi ja arendusosakonna juhataja ametijuhendi (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 10.07.2020 käskkirja nr 120 "Ametijuhendi kehtestamine". 3. Käskkiri teha teatavaks personaliosakonnale ja auditi- ja arendusosakonnale. (allkirjastatud digitaalselt) Kusti Salm Kantsler Saale Kaing Personaliosakond  KEHTESTATUD kantsleri käskkir jaga KAITSEMINISTEERIUM AUDITI JA ARENDUSOSAKONNA JUHATAJA AMETIJUHEND 1. ÜLDOSA 1.1 STRUKTUURIÜKSUS Auditi ja arendusosakond 1.2 AMETINIMETUS Osakonnajuhataja 1.3 VAHETU JUHT Minister (siseauditi alane tegevus), kantsler (arendusalane tegevus) 1.4 ASENDAJA Vastavalt ministri kinnitatud ministeeriumi kantsleri, asekantslerite ja osakonnajuhatajate asendamise korrale. 1.5 KEDA ASENDAB Vastavalt ministri kinnitatud ministeeriumi kantsleri, asekantslerite ja osakonnajuhatajate asendamise korrale. 2. AMETIKOHA EESMÄRK Tagada ministeeriumi valitsemisalas auditi ning organisatsiooni juhtimissüsteemi arenduse alase tegevuse korraldamine , organisatsiooni tõhusust ja tulemuslikkust toetavate projektide elluviimine . 3. AMETIKOHA TEENISTUSÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS Ü LESANNE TULEMUS 3.1 Osakonna töö korraldamine: 3.1.1 osakonna teenistujate töö juhtimine ja korraldamine (sh töö kvaliteedi ja tähtajalisuse tagamine; tööjaotuse määramine); 3.1.2 osakonna tööplaani koostamine j a selle täitmise kontrollimine; Osakonnale antud ülesanded on täidetud tähtajaliselt ja kvaliteetselt; osakonna töökorraldus on efektiivne ning töö tulemuslik, st osakonnale pandud ülesanded täidetud õiguspäraselt ja õigeaegselt; töötajate tööülesanded on selgelt määratletud ja neile teada; ametijuhendid on vastavuses ministeeriumile seatud eesmärkide ja töötaja tööülesannetega; osakonna tööplaan on koostatud selleks määratud tähtajaks; sisend ministeeriumi arendusplaani koostamiseks on koostatud selleks määratud tähtajaks; 3.1.3 osakonna koostatud kirjade, märgukirjade, lepingute jms dokumentide (sh dokumentide, millega võetakse rahalised või varalised kohustused ning mis annavad õigusi või panevad kohustusi ministeeriumivälistele isikutele) kooskõlastamine ja allkirjastamine; 3.1.4 osakonda suunatud dokumentide edastamine täitmiseks; 3.1.6 osakonna esindamine selle pädevusse kuuluvate ülesannete täitmisel ning osakonna nimel ministeeriumi juhtkonnale ja teistele osakondadele arvamuste ja kooskõlastuste esitamine; 3.1.7 osakonna koostöö juhtimine ministeeriumi teiste osakondade, ministeeriumi valitsemisala asutuste ja nende vastavate struktuuriüksustega; 3.1.8 osakonna organisatsioonilise struktuuri, koosseisu ja töökorralduse kohta ministeeriumi juhtkonnale ettepanekute tegemine; 3.1.9 vajadusel ministeeriumi juhtkonnale ettepaneku tegemine töötajale muutuvpalga ja teiste lisatasude kohaldamiseks või distsiplinaarkaristuse määramiseks. dokumendid on kooskõlastatud, allkirjastatud või esitatud allkirjastamiseks selleks volitatud isikutele vastavalt esitatud tähtajale; koostatud dokumendid on kooskõlas osakonna põhimääruse, asjaajamiskorra ja teiste ministeeriumi töökorraldust reguleerivate õigusaktidega; allkirjastatud või kooskõlastatud dokumendid on korrektselt vormistatud ning kooskõlas kehtiva õigusega; edastatav teave osakonna ülesannete täitmisel on adekvaatne ja õiguspärane; arvamused ja kooskõlastused on esitatud selleks määratud tähtajaks; vahendatav teave osakonna ülesannete täitmisel on adekvaatne ja õiguspärane; töötajad saavad asjakohast toetust ja nõu ja juhiseid koostööd puudutavates küsimustes; ettepanekud on tehtud vastavalt vajadusele või selleks ülesande andja poolt määratud tähtajaks; osakonna koosseis on optimaalne; ettepanekud on asjakohased, põhjendatud ja esitatud õigeaegselt. 3.2 Personali valik, värbamine ja arendamine: 3.2.1 osaleb osakonna ametikohtade täitmiseks personali valiku- ja värbamisprotsessis; 3.2.2 viib läbi arenguvestlused osakonna teenistujatega; 3.2.3 osaleb osakonna teenistujate koolituse ja täiendõppe planeerimisel. Protsessis osalemine toimub vastavalt vajadusele ning kokkuleppel personaliosakonnaga; osakonnas on tööl kvalifitseeritud teenistujad; arenguvestlused töötajatega on läbi viidud vastavalt ministeeriumis kehtestatud regulatsioonidele ja määratud tähtajaks; koolitusvajadus on koostatud vastavalt ministeeriumis kehtestatud regulatsioonidele ja määratud tähtajaks. 3.3 Kohtumiste ja koosolekute korraldamine: 3.3.1 osakonna töövaldkonna ning oma teenistusülesannete piires kohtumiste, töörühmade ja koosolekute kokkukutsumiste korraldamine; 3.3.2 ministeeriumi juhtkonnale osakonna tööülesandeid puudutavate küsimuste lahendamiseks komisjonide ja töörühmade moodustamise ettepanekute tegemine. Kohtumised ja koosolekud on korraldatud, töörühmad on kokku kutsutud vastavalt vajadusele või juhtkonnalt saadud ülesande täitmiseks ja nende poolt määratud tähtajaks; ettepanekud on esitatud ja tuginevad erinevate lahendusvariantide põhjalikule analüüsile. 3.4 Osakonna eelarve koostamine, riigivara sihipärane kasutamine: 3.4.1 osakonna ülesannete täitmiseks vajalike vahendite taotlemine; 3.4.2 kulujuhi ülesannete täitmine sh volituste piires eelarvevahendite kasutamise otsustamine. Eelarveprojekt on koostatud vastavalt määratud vormile ning etteantud tähtaegadele; ettepanekud eelarvevahendite planeerimiseks on põhjendatud; kulujuhi ülesanded on täidetud volituste piires ja õiguspäraselt; kontrollitud on arvetel õige eelarve konto liigenduse kasutamine; on olemas ülevaade eelarveliste vahendite kasutamisest; eelarvevahendite kasutus on korraldatud kooskõlas kinnitatud kavade, õigusaktide ja hea tavaga. 3.5 Osakonna töö ettevalmistamine kriisiolukorraks. Osakonna teenistujad on teadlikud ministeeriumi kriisilahendusplaanidest; osakond suudab ka kriisiajal jätkata efektiivselt oma ülesannete täitmist. 3.6 Valitsemisala põhiprotsesside ja toetavate teenuste olulisemate riskide määramise ja riskitaseme hindamise koordineerimine. Kaitseministeeriumi valitsemisalas on riskiregistri ajakohasus ja regulaarsed riskihindamised koordineeritud. 3.7 Ministeeriumi ja valitsemisala korruptsiooniriskide hindamise korraldamine: 3.7.1 ennetustegevuste teostamiseks ettepankute tegemine. Ministeeriumi ja valitsemisala asutuste korruptsiooniennetuse alased regulatsioonid on olemas; korruptsiooniennetuse kava koostamine on koordineeritud. 3.8 Auditite läbiviimise koordineerimine ministeeriumi põhimääruses sätestatud ulatuses. - Ministeeriumis ja valitsemisalas on auditid läbiviidud kooskõlas kehtivate regulatsioonide nin g IIA siseauditi standarditega. 3.9 Organisatsiooni juhtimissüsteemi arenduse alase tegevuse korraldamine. Organisatsiooni juhtimissüsteem toetab põhiteenuste tulemuslikku elluviimist . 3.10 Organisatsiooni tulemuslikkust, efektiivsust ja tõhusust toetavate projektide elluviimine. Projektid on eesmärgipäraselt elluviidud. 3. 11 Juhtimisinfo keskkonna Jira arendamine ja administreerimine. Jira on kasutaja-sõbralik. Jira arendamise protsessi on kaasatud ministeeriumi osakonnad. 3. 12 Teenistusülesannete valdkonda puudutavates küsimustes teabe kogumise, vajadusel ülevaadete koostamise korraldamine, ning ettepanekute tegemine õigusaktide muutmiseks või täiendamiseks. Vajalik teave on koondatud valitsemisala üleselt; koostatud on terviklikud ettepanekud; ettepanekud esitatud vajalikele osapooltele. 3. 13 Riigisaladuse kaitse: korraldab oma pädevuse piires „Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduse“ ja selle alusel riigisaladuse kaitse kohta kehtestatud nõuete täitmist osakonnas. Osakonnas järgitakse „Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduse“ ja selle alusel riigisaladuse kaitse kohta kehtestatud nõudeid. 3. 14 Muude osakonna põhimäärusega talle pandud ministri, kantsleri poolt antud töövaldkonnaga seotud ühekordsete ülesannete täitmine. Ülesanded on täidetud korrektselt ülesande andja poolt määratud tähtajaks. 4. VASTUTUS Osakonnajuhataja vastutab: 4.1 teenistuskohustuste õigeaegse, täpse, õiguspärase, kohuse- ja vastutustundliku täitmise eest; 4.2 teenistuskohustuste täitmiseks tema kasutusse usaldatud vara säästliku, otstarbeka ja heaperemeheliku kasutamise eest ning teenistussuhte lõppemisel tagastab selle rikkumata kujul; 4.3 enda koostatud, esitatud ja väljastatud dokumentide, eelnõude, projektide ja teabe õigsuse ja seaduslikkuse eest; 4.4 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ametisaladuse, isikuandmete ja eriliigiliste isikuandmete ning muu juurdepääsupiiranguga teabe konfidentsiaalsuse ja kaitstuse eest; 4.5 ministeeriumi maine hea hoidmise eest enda vahendatavas teabes. 5. ÕIGUSED Osakonnajuhatajal on õigus : 5.1 saada oma tööks vajalikku teavet juhtkonnalt ja teistelt osakondadelt; 5.2 keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest; 5.3 jätta kooskõlastamata õiguslikult ja keeleliselt ebakorrektsed dokumendid ja taotleda nendesse muudatuste tegemist dokumendi koostaja poolt; 5.4 juurdepääsule tööks vajalikele elektroonilistele teabekanalitele ja andmebaasidele vastavalt valitsemisala info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eeskirjale; 5.5 saada teavet ministeeriumi ja enda arenguperspektiivide kohta vahetult juhilt, personaliosakonnalt ja juhtkonnalt; 5.6 teha ettepanekuid vahetule juhile töökorralduse osas; 5.7 osaleda kohtumistel ja nõupidamistel, mis on seotud teenistusülesannete täitmisega; 5.8 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku täienduskoolitust. 6. HARIDUSELE, TÖÖKOGEMUSELE, TEADMISTELE JA OSKUSTELE KEHTESTATUD NÕUDED 6.1 H ARIDUS 6.1.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud kvalifikatsioon. 6.2 T ÖÖKOGEMUS 6.2.1 Vähemalt 4-aastane töökogemus ametikoha tegevusvaldkonnas. 6.2.2 Vähemalt 2-aastane juhtimiskogemus (sh üksus, projektimeeskond või töögrupp). 6.3 V ALDKONNAPÕHISED TEADMISED JA OSKUSED 6.3.1 Riigi põhikorra, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku haldust reguleerivate õigusaktide tundmine. 6.3.2 Väga hea Kaitseministeeriumi tegevusvaldkonna, ministeeriumi valitsemisala ja neid reguleerivate õigusaktide ning dokumendihalduse korra tundmine. 6.3.3 Teadmised ametikoha valdkonnas NATO ja teiste rahvusvaheliste julgeoleku- ja kaitseorganisatsioonide tööpõhimõtetest ja eesmärkidest. 6.3.4 Head teadmised juurdepääsupiiranguga teabe kaitsest. 6.3.5 Väga head juhtimisalased teadmised, sh juhtimisprintsiipide tundmine ja praktilise rakendamise oskus, oskus planeerida tööprotsessi ning juhtida inimesi. 6.3.6 Teadmised kahe- ja mitmepoolsest rahvusvahelisest kaitsealasest suhtlusest ja koostööst. 6.3.7 Eesti Vabariigi julgeoleku- ja kaitsepoliitiliste põhisuundade hea tundmine ametikoha töövaldkonna piires. 6.4 K EELTEOSKUS 6.4.1 Eesti keele oskus kõrgtasemel, so C1 või sellele vastaval tasemel.* 6.4.2 Inglise keele oskus kõrgtasemel. 6.5 A RVUTIOSKUS 6.5.1 Ministeeriumi valitsemisalas kasutatavate büroorakenduste (tekstitöötlus, tabelarvutus jmt), e-posti tarkvara, veebisirvimisprogrammide ning juhtimisinfo keskkonna ja dokumendihaldusprogrammi kasutamisoskus. 6.6 O OTUSED TÖÖALASELE KÄITUMISELE 6.6.1 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas analüüsi- ja sünteesivõime ning oskus argumenteerida kaalutletult ja süsteemselt. 6.6.2 Otsustusvõime ja vastutustunne, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires ning võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest. 6.6.3 Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning kasutada aega efektiivselt. 6.6.4 Avatus ja uuendusmeelsus, sealhulgas valmisolek ja paindlikkus reageerida muutustele ning leida uusi võimalusi eesmärgi poole liikumiseks. 6.6.5 Koostöö- ja meeskonnatöö oskus, sealhulgas oma teadmiste jagamine kolleegidega ning lugupidav ja professionaalne suhtlemine, igakülgne ministeeriumi teenistujate kaasamine arendusprotsessidesse. 6.6.6 Väärikus ja lojaalsus, sealhulgas ministeeriumi positiivse maine kujundamine. 6.6.7 Laitmatu reputatsioon, ausus ja kõrged kõlbelised omadused. * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele C1 - mõistab pikki ja keerukaid tekste, tabab ka varjatud tähendust. Oskab end spontaanselt ja ladusalt mõistetavaks teha, väljendeid eriti otsimata. Oskab kasutada keelt paindlikult ja tulemuslikult nii avalikes, õpi- kui ka tööoludes. Oskab luua selget, loogilist, üksikasjalikku teksti keerukatel teemadel, kasutades sidusvahendeid ja sidusust loovaid võtteid. K OOSKÕLASTUS : KANTSLER NIMI (allkirjastatud digitaalselt) ALLKIRI Olen teadlik, et auditi ja arendusosakonna juhataja ametikoht on riigikaitselise töökohustusega. Kinnitan, et olen tutvunud ametijuhendiga ja kohustun seda täitma. OSAKONNAJUHATAJA NIMI (allkirjastatud digitaalselt) ALLKIRI