Sotsiaalkindlustusameti vara kasutamise, käsutamise ja arvestuse pidamise ning vara asutusesisese kasutamise kord

KÄSKKIRI 20.06.2025 nr 109 Sotsiaalkindlustusameti vara kasutamise, käsutamise ja arvestuse pidamise ning vara asutusesisese kasutamise kord Riigivaraseaduse § 8 lõigete 7 ja 71 alusel ning kooskõlas sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 08. märtsi 2019. a käskkirja nr 22 "Sotsiaalministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise kord" punktiga 1.5 ja Vabariigi Valitsuse 30. jaanuar 2019. a määruse nr 2 „Sotsiaalkindlustusameti põhimäärus“ § 10 lõike 1 punktidega 2 ja 12: Kinnitan Sotsiaalkindlustusameti vara kasutamise, käsutamise ja arvestuse pidamise ning vara asutusesisese kasutamise korra (Lisa). (allkirjastatud digitaalselt) Maret Maripuu peadirektor Lisad: 1. Sotsiaalkindlustusameti vara kasutamise, käsutamise ja arvestuse pidamise ning vara asutusesisese kasutamise kord; 2. Sotsiaalkindlustusameti vara kasutamise, käsutamise ja arvestuse pidamise ning vara asutusesisese kasutamise korra Lisa.  KINNITATUD 20.06.2025 käskkirjaga nr 109 Lisa Sotsiaalkindlustusameti vara kasutamise, käsutamise ja arvestuse pidamise ning vara asutusesisese kasutamise kord 1. Üldsätted 1.1. Kord sätestab vara omandamise, vastuvõtmise, üleandmise, valdamise, kasutamise, kasutamiseks andmise ja võtmise, võõrandamise, kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise, hävitamise, vara üle arvestuse pidamise ja inventuuri tegemise reeglid Sotsiaalkindlustusametis (edaspidi amet). 1.2. Vara volitatud valdamisel lähtutakse asjaomastest õigusaktidest, sh Sotsiaalministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korrast ja arvestades korras sätestatut. 1.3. Vara üle peetakse arvestust ja seda inventeeritakse lisaks käesolevale korrale rahandusministri kehtestatud avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis ning ameti raamatupidamise sise-eeskirjas sätestatud põhimõtete kohaselt. 1.4. Korras kasutatakse termineid järgmises tähenduses: 1.4.1. amet – Sotsiaalkindlustusamet; 1.4.2. YLO – üldosakond; 1.4.3. KiHT - YLO kinnisvara- ja haldustalitus; 1.4.4. TEHIK – Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus; 1.4.5. kasutaja – isik, kelle kasutusse vara on antud; 1.4.6. RTIP – riigitöötaja iseteenindusportaal, ministeeriumi valitsemisalas kasutusel olev elektrooniline arvestuskeskkond; 1.4.7. vara – rahaliselt hinnatav asi või õigus; 1.4.8. IT-vara – TEHIKu poolt soetatud ja ameti teenistujatele kasutamiseks antud vara. 1.4.9. vara eest vastutav isik – RTIPi varade moodulis vara kaardile määratud teenistuja, kes vastutab konkreetse vara olemasolu, säilimise ja sihipärase kasutamise eest; 1.4.10. varahaldur – vara arvestuse eest vastutav teenistuja, kes korraldab vastavas programmis vara arvele võtmist ja arvestuse pidamist kuni selle mahakandmisega kaasnevate toimingute tegemiseni. 1.4.11. vara käsutamine – vara omandamine, vastuvõtmine, üleandmine, kasutamiseks andmine või võtmine, võõrandamine, kõlbmatuks tunnistamine, mahakandmine või hävitamine; 1.4.12. võõrandamine – igasugune tasuta või tasu eest vara omandiõiguse üleandmine teisele isikule, välja arvatud vara valitsemise üleandmine teisele vara valitsejale; või tema volitatud asutusele; 1.4.13. DHS – dokumendihaldussüsteem. 1.5. Ameti vara eest vastutav isik on KiHTi juhataja. 1.6. Ameti varahaldur on KiHTi peaspetsialist (haldus). 1.7. Vara harilik väärtus määratakse ühel järgmistest viisidest: 1.7.1. tellitakse hindamisaruanne, kui vara saab hinnata asjaomane ekspert; 1.7.2. hinna määrab ameti vara tundev isik, lähtudes võrreldavatest müügihindadest turul; 1.7.3. lähtutakse raamatupidamislikust jääkväärtusest, kui vara ei ole kahel esimesel viisil võimalik või otstarbekas hinnata. 2. Vara volitatud valitseja ülesannete täitjad 2.1. Vara käsutamise otsustab asutuse juht või asutuse juhi poolt volitatud isik, kui tegemist on vallasvaraga hariliku väärtusega alla 30 000 euro. 2.2. Ameti juht võib moodustada varaga tehtavate toimingute ja otsuste ettevalmistamiseks riigivarakomisjoni, kes vaatab läbi varaga seotud taotlused, kontrollib nende põhjendatust ja teeb pädevale isikule ettepaneku otsuse tegemiseks õigusaktides sätestatud korras. 2.3. Riiklikus või muus registris sisestab andmed või edastab need asjakohasele institutsioonile: 2.3.1. kinnisvara puhul KiHTi teenistuja, kui see ei ole vara käsutamise vormistamisel osaleva teise isiku (nt notar) ülesanne; 2.3.2. Eesti liiklusregistrile sõidukiga seotud andmed KiHTi teenistuja, kui ei ole kokku lepitud, et seda teeb vara käsutamise vormistamisel osalev teine isik (nt muu asutus või vara saaja). 3. Vara liigid ja arvestuse põhimõtted 3.1. Vara jaguneb järgmiselt: 3.1.1. põhivara, mille soetusmaksumuse alampiir on 10 000 eurot ja mille üle peetakse arvestust; 3.1.2. väheväärtuslik vara, mille: 3.1.2.1. soetusmaksumus on 1000 eurost kuni põhivara alampiirini ja mille üle peetakse arvestust; 3.1.2.2. soetusmaksumus on alla 1000 euro ja mille üle peetakse arvestust nimekirjas (Lisa) märgitud varaliikide osas; 3.1.3. muu vara soetusmaksumusega alla 1000 euro, mis loetakse kulumaterjaliks ja mille üle arvestust ei peeta. 3.2. Tasuta saadud vara üle peetakse arvestust punktis 3.1 nimetatud korras. 3.3. Rendivara üle arvestust ei peeta. 3.4. Põhivara arvestust peetakse SAPis ja RTIPis ning väheväärtusliku vara arvestust RTIPi varade moodulis. 3.5. RTIP-s vara arvele võtmiseks edastab asja soetanud teenistuja varahaldurile ostuarve või muu soetust tõendava dokumendi (majanduskulude aruanne, pangakaardi aruanne, leping, akt vms) koos teabega selle kohta, kus on vara asukoht, kui on teada, siis kes on kasutaja. Vara arvele võtmisel komplektina märgitakse võimalusel selle koosseis. 3.6. Vara eest vastutav isik määrab arvele võetud vara kasutusviisi, andes vara teenistuja kasutusse, ühiskasutusse või jättes selle reservi. Vastavad kanded teeb RTIPis varahaldur. 3.7. Vallasvara, mille üle peetakse arvestust, märgistatakse unikaalse inventarinumbriga. Sellekohase kleebise väljastab KiHT. Kleebise kinnitamise varale korraldab varahaldur. Kui varale ei ole võimalik kleebist kinnitada, leiab varahaldur koostöös vara eest vastutava isiku ja kasutajaga vara identifitseerimiseks muu sobiva lahenduse. 4. Vara kasutamiseks andmine ja võtmine ning võõrandamine 4.1. Ametile mittevajalik väheväärtuslik vara antakse kasutamiseks või võõrandatakse kas avaliku enam- või valikpakkumisel või otsustuskorras. Kui huvi väheväärtusliku vara otsustuskorras kasutamiseks andmise või võõrandamise vastu puudub, tunnistatakse vara kõlbmatuks. 4.2. Avaliku enampakkumise või valikpakkumise korraldamise tingimused kehtestatakse vara kasutusse andmise või võõrandamise otsuse või eraldi käskkirjaga. 4.3. Teisele riigiasutusele või riigivaraseaduse § 18 lõikes 2 nimetatud asutustele antakse vara kasutada taotluse alusel otsustuskorras ja vara kasutamiseks sõlmitakse kasutusleping. Vara kasutamiseks võtmiseks esitatakse teisele riigivara valitsejale taotlus ning sõlmitakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vara kasutamise kokkulepe. 4.4. Kui kasutusse antava või võõrandatava vara kasutustasu või harilik väärtus on alla 15 000 euro, ei pea vara kasutusse andmise või võõrandamise otsust vormistama ega lepingut sõlmima, kui vara üleandmine ja vajalikud tingimused on määratud üleandmisaktis või muus dokumendis. Sellisel juhul allkirjastab vastava dokumendi ameti peadirektor. 4.5. Humanitaarabiks antav vara võõrandatakse otsustuskorras ning antakse üle akti või muu 2  dokumendiga, mis sisaldab vara nimetust, identifitseerivaid andmeid, soetamise aega ja soetamismaksumust, põhivara jääkväärtust ning registris registreeritud vara registreerimisnumbrit. 4.6. Kunstiteose deponeerimiseks sõlmib KiHT lepingu. 5. Vara asutusesisese kasutamise nõuded 5.1. Kasutajale antud ja ühiskasutuses olevat vara kasutatakse teenistusülesannete täitmiseks. 5.2. Kasutaja vastutab tema kasutusse antud vara säilimise ning heaperemeheliku ja eesmärgipärase kasutamise eest. Kasutaja ei tohi anda vara kasutamiseks teisele isikule. 5.3. Töökoha sisustus määratakse asukohapõhiselt ühiskasutuses olevaks varaks ning teenistuja kasutusse antav IT-vara, mobiiltelefon, SIM-kaart, pääsukaart ja töötõend isikupõhiselt teenistuja kasutuses olevaks varaks. 5.4. Varahaldur määrab RTIPis teenistuja vara kasutajaks ning kasutaja kinnitab vara vastuvõtmise. Vajadusel võib vara kasutusse anda lepingu, akti või muu sarnase dokumendi alusel. 5.5. Vara kadumisest, varastamisest või varaga seotud probleemist (vara on katki vms) tuleb teavitada varahaldurit (IT-vara puhul ka TEHIKut) ja vara eest vastutavat isikut, kes korraldab edasise tegevuse. Andmesidekaardi (läbipääsukaart, SIM) kadumise või varguse puhul tuleb võimaluse korral viivitamatult teavitada teenusepakkujat, (telefoni operaator, KiHT) kes sulgeb kaardi. 5.6. Vara eest vastutaval isikul ja KiHTi teenistujal on õigus kasutajat ette teavitamata kontrollida kasutusse antud vara kasutamise eesmärgipärasust ning vara seisundit, samuti nõuda kasutajalt vara tagastamist. 5.7. Kui teenistussuhe lõppeb, tagastab kasutaja talle kasutamiseks antud vara hiljemalt viimasel tööpäeval otsesele juhile või KiHTi haldusspetsialistile, kes edastab asjakohase teabe varahaldurile vara tagastamise vormistamiseks RTIPis. 5.8. Kui vara antakse kasutamiseks teise asutuse teenistujale või kolmandale isikule lepingu või akti alusel ja kasutajat ei saa määrata RTIPis, peab kasutaja kirjalikult kinnitama käesoleva punktiga 5 tutvumist. 6. Vara inventeerimine 6.1. Vara aastainventuuri ja vajaduse korral erakorralise inventuuri tegemist korraldab KiHT, lähtudes vara maksumusest või muudest asjakohastest määratlustest. 6.2. Inventuuri tegemisel võib kasutada elektroonilisi lugemisvahendeid ja kaughalduse monitooringu- või haldustarkvara, kui kasutatav varahaldustarkvara toetab andmete elektroonilist töötlemist. 6.3. Teisele isikule kasutusse antud vara inventeerimisel lähtutakse käesolevast korrast ja vara võib inventeerida kasutaja kirjaliku kinnituskirja alusel, mis registreeritakse DHSis. 6.4. Põhi- ja väheväärtusliku vara inventuuri tegemiseks moodustab peadirektor inventuuri eest vastutava peakomisjoni ja lugemiskomisjonid. 6.5. Vara inventeeritakse selle asukoha või vara eest vastutavate isikute kaupa. 6.6. Vara inventuuri tegemise korralduses märgitakse: 6.6.1. inventuurikomisjonide koosseis; 6.6.2. millise kuupäevaga vara inventeeritakse; 6.6.3. inventuuri algus- ja lõpptähtpäev; 6.6.4. inventuuri tulemuste esitamise tähtpäev; 6.6.5. inventuuri lõppakti esitamise tähtpäev; 6.6.6. vajaduse korral komisjonide täpsustatud ülesanded või muu vajalik teave. 6.7. Vara inventuuri tegemise korraldus ja inventuuri käigus koostatud dokumendid vormistatakse RTIPis. 6.8. Peakomisjoni ülesanne on inventuuri korraldamine ning lugemiskomisjonide juhendamine, inventuuritulemuste analüüsimine ja töötlemine, lõppakti koostamine ja selle esitamine peadirektorile. 6.9. Peakomisjoni esimees: 6.9.1. koordineerib inventuuri tegemist; 3  6.9.2. nõuab vajaduse korral kordusinventuuri; 6.9.3. esitab lõppakti kinnitamiseks peadirektorile; 6.9.4. võib määrata komisjonide liikmetele inventeerimise etappidest lähtudes ülesandeid, näiteks vara lugemine, hinnangute andmine, võrdluste tegemine, inventuuritulemuste dokumenteerimine. 6.10. Lugemiskomisjonis on vähemalt kaks liiget. Inventeeritava vara eest vastutav isik ei kuulu lugemiskomisjoni, vaid osaleb komisjoni töös selgituste andjana. 6.11. Lugemiskomisjon tuvastab vara ja hindab selle seisundit tegeliku olukorra põhjal. Lugemiskomisjoni liige märgib lugemislehele vara olemasolu, selle koguse ja vajaduse korral märkused vara seisukorra või muude asjaolude kohta kooskõlas peakomisjoni juhiste ja RTIPi inventeerimise juhendiga. Lugemislehe kooskõlastavad kõik lugemiskomisjoni liikmed. 6.12. Lugemiskomisjoni esimees: 6.12.1. lepib kokku lugemiskomisjoni liikmetega inventeerimise aja ja tööjaotuse; 6.12.2. vastutab inventuuri nõuetekohase läbiviimise eest; 6.12.3. teavitab inventeerimise ajast vara eest vastutavat isikut ja varahaldurit; 6.12.4. tagab inventuuridokumentide kinnitamise RTIPis. 6.13. Lugemiskomisjon esitab peakomisjonile vara inventuuri korralduses märgitud kuupäevaks lõplike inventuuridokumentide alusel koostatud inventuuri lõppakti, mille alus on lugemiskomisjonide ja vara eest vastutavate isikute kinnitatud inventeerimisdokumendid. 6.14. Lõppaktis tuuakse välja: 6.14.1. kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui ka moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara koos selgitustega; 6.14.2. põhivara hinnanguline järelejäänud eluiga, kui see erineb märkimisväärselt arvestuslikust järelejäänud elueast. 6.15. Inventuuri lõppakti põhjal koostatakse RTIPis vara mahakandmise, allahindluse või järelejäänud eluea muutmise dokumendid, mille alusel koostab Riigi Tugiteenuste Keskuse põhivara korrigeerimiskanded. 6.16. Leidmata vara kohta kirjutab vara eest vastutav isik ja kasutaja peakomisjonile seletuskirja. 6.17. Inventeerimisel ilmnenud vahede korral: 6.17.1. võetakse täiendavalt leitud vara arvele, lähtudes käesolevast korrast; 6.17.2. selgitab peakomisjon leidmata vara puhul välja asjaolud; 6.17.3. kui süüdlast ei ole võimalik tuvastada, kantakse vara maha ja märgitakse kuluks. 6.18. Peakomisjon teeb peadirektorile ettepaneku kaaluda süüdlaselt kahju hüvitamise nõudmist, süüteo kahtluse korral edastatakse teave korrakaitseorganitele. 6.19. Lõppakti kooskõlastavad kõik peakomisjoni liikmed. Lõppakti kinnitab peadirektor. 7. Vara kõlbmatuks tunnistamine, mahakandmine ja hävitamine 7.1. Vara kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise otsustab peadirektor, välja arvatud punktis 3.1.2.2 nimetatud vara, mille mahakandmise ja hävitamise kinnitab varahaldur. 7.2. Kui varaga on seotud rahalised õigused või kohustused, peab vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise otsus sisaldama märget õiguste või kohustuste ülekandmise kohta. 7.3. Punktis 7.2 nimetatud otsuseks loetakse kinnitust RTIPis või kui selline võimalus puudub, siis kinnitust DHSis. 7.4. Vara kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise dokumentatsioon RTIPis peab sisaldama vara mahakandmise põhjendatud otsust, vajaduse korral vara hävitamise tingimusi ning utiliseerimise või hävitamiseks andmise akti. 7.5. Kui mahakantud vara on võimalik taaskasutada haridus- või teadusasutuste õppetegevuses või muul teaduslikul, hariduslikul või sotsiaalsel eesmärgil, võib selle anda vara võõrandamise põhimõtteid arvestades otsustuskorras huvitatud asutusele või isikule akti alusel, milles märgitakse kohustus korraldada vara kasutamise lõppemisel selle nõuetekohane hävitamine. 7.6. Vara võimalikult keskkonnasäästlikult ja odavalt utiliseerimise ning hävitamise korraldab 4  KiHT. 7.7. Mahakantud varalt tuleb eemaldada inventarinumbriga kleebis või muu vara omanikule viitav märge. 7.8. Kui vara on hävitatud, teeb varahaldur asjakohases registris kanded vara hävitamist korraldanud isiku edastatud dokumendi alusel. 8. Dokumendi muudatused Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. 20.06.2025 Algdokument 5  KINNITATUD 20.06.2025 käskkirjaga nr 109 Sotsiaalkindlustusameti vara kasutamise, käsutamise ja arvestuse pidamise ning vara asutusesisese kasutamise korra Lisa SKA soetatud vara Komponendid paberipurustaja televiisor, seinamonitor videokaamera; digifotoaparaat multimeediaprojektor piletijärjekorra süsteem bluetooth kõlar (sh Wifi kõlar) videokolposkoop (sh tarkvara+sülearvuti) meditsiiniline külmkapp silmusvõimendi automaatne kehaväline defibrillaator (AED) etiketiprinter, kaardiprinter laminaator seadmekapp, serverikapp, ventileeritav arvutikapp GSM SIM-kaart, netipulk UPS, generaator, akupank mobiiltelefon bluetooth elektriline tõstetav laud seif, võtmekapp kliimaseadmed (sh elektriradiaator, puhurid, ventilaator) tarkvara töötõendid, läbipässusüsteemi uksekaardid kliendiarvuti või kiosk paanikanupp (statsionaarne ja raadiopaanikanupp) valve-ja läbipääsusüsteem väline kõvaketas, mälupulk, mälukaart bluetooth kõrvaklapid cd- ja dvd mängijad ning kirjutajad, mälukaardi lugejad diktofonid Dokumendi muudatused Versioon Kuupäev Muudatuse sisu 1. 20.06.2025 Algdokument