Kultuuriministeeriumi personalitöö korra muutmine

KANTSLERI KÄSKKIRI Tallinn Kuupäev digitaalallkirjas nr 339 Kultuuriministeeriumi personalitöö korra muutmine Vabariigi Valitsuse 12.11.1996 määrusega nr 284 kinnitatud „Kultuuriministeeriumi põhimääruse“ punkti 9 alapunkti 24 ning kultuuriministri 28.01.2014 käskkirja nr 36 „Volituse andmine“ punkti 1.2 alusel muudan kantsleri 25.04.2017 käskkirja nr 1-3/18 „Kultuuriministeeriumi personalitöö korra kinnitamine“ järgmiselt: 1. Kinnitan Kultuuriministeeriumi personalitöö korra III peatüki „Teenistuja sisseelamine ja lahkumine“ uues sõnastuses: § 7 Teenistuja sisseelamisega seotud tegevused (1) Kui minister või kantsler on teinud teenistuja töölevõtmise otsuse, vormistab personalijuht teenistuja vahetult juhilt saadud informatsiooni põhjal tööleasumise tingimustest (tööleasumise aeg, töökoormus, töötasu või palga suurus jm) ametikohale nimetamise käskkirja või töölepingu. (2) Personalijuht teavitab esimesel võimalusel teenistuja tööleasumisest ministeeriumile IT tugiteenuseid pakkuvat Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskust (edaspidi RMIT) teenistujale vajalike töövahendite väljastamiseks ja kogu arvutitöökohaga seotud teenustele ligipääsu tagamiseks, kantseleid läbipääsukaardi ja kabineti võtme väljastamiseks ning finantsnõunikku toetuste menetlemise infosüsteemi õiguste andmiseks. (3) Teenistuja tööleasumisel: 1) RMIT-i töötaja teeb teenistujale IT-alase juhendamise; 2) personalibüroo töötaja teeb teenistujale maja ja kolleege tutvustava ringkäigu ning tutvustab sisseelamise materjale koondavat mappi; 3) kantselei juhataja väljastab teenistujale läbipääsukaardi ja kabineti võtme ning korraldab teenistuja dokumendihaldussüsteemi alase juhendamise ja vajadusel teenistujale visiitkaartide tellimise; 4) vahetu juht tutvustab teenistujale ministeeriumi ja osakonna töökorraldust ja eesmärke ning teenistuja töö- või teenistusülesandeid ja tema lähimaid eesmärke. (4) Teenistuja katseaja lõppedes teeb vahetu juht temaga katseaja lõpu vestluse, mida on võimalik vormistada katseajavestluse kokkuvõtte vormil (kättesaadav siseveebis). Teenistuja ja vahetu juhi allkirjastatud kokkuvõte edastatakse personalijuhile säilitamiseks teenistuja isikutoimikus. (5) Teenistuja sisseelamisega seotud tegevusi koordineerib personalibüroo ning sisseelamise toetamise eest vastutab teenistuja vahetu juht. § 8 Teenistuja lahkumine ministeeriumist (1) Töö- või teenistussuhte lõppemisel teenistuja: 1) annab vahetule juhile või tema määratud teenistujale üle oma töö- või teenistusülesannete täitmist puudutava info ja materjalid; 2) tagastab kantselei juhatajale läbipääsukaardi ja kabineti võtme; 3) tagastab RMIT-ile teenistuja kasutusse antud töövahendid; 4) allkirjastab dokumendihaldussüsteemis lahkumislehe; 5) seadistab oma e-posti kontole automaatse vastuskirja informatsiooniga, kelle poole seniste töö- või teenistusülesannete asjus edaspidi pöörduda. Kui lahkuv teenistuja sellist seadistust teha ei saa, teeb selle RMIT. Teenistuja ligipääs e-posti kontole lõpetatakse töö- või teenistussuhte viimasel päeval või vahetu juhi määratud tähtajal. 2. Kinnitan Kultuuriministeeriumi personalitöö korra IV peatüki „Arendamine ja hindamine“ § 9 punktid 13 ja 15 uues sõnastuses ning lisan punkti 16: (13) Koolitustaotluse kooskõlastavad vahetu juht ja personalibüroo peaspetsialist ning kinnitab finantsosakonna juhataja. (15) Väljaspool Tallinna ja välisriigis toimuvate koolituste puhul vormistatakse RTIP-is koolituslähetuskorraldus, mille kooskõlastavad vahetu juht ja personalibüroo peaspetsialist ning välis-koolituslähetuste puhul ka finantsosakonna teenistuja. Koolituslähetuskorraldused kinnitab finantsosakonna juhataja. (16) Koolitusega kaasnenud kuluaruanne vormistatakse RTIP-is ning seda kooskõlastavad ja kontrollivad vahetu juht, personalibüroo peaspetsialist ja finantsosakonna teenistuja. Kuluaruande kinnitab finantsosakonna juhataja. 3. Kinnitan Kultuuriministeeriumi personalitöö korra VI peatüki „Lähetus“ uues sõnastuses: 18 Lähetuskorraldus (1) Ministeerium kasutab RTIP lähetuste moodulit, mis võimaldab teenistujatel esitada lähetuskorraldust ning lähetuse kulu- ja sisuaruannet. Keskkonda sisenedes on esilehel kättesaadaval kasutusjuhend pdf-formaadis, mille abil vormistab teenistuja oma lähetuskorralduse. Kasutusjuhendi leiab ka ministeeriumi siseveebist. (2) Lähetuskorraldus vormistatakse RTIP-is vähemalt 7 tööpäeva enne lähetuse algust. Lähetuskorralduse vormistamine on vajalik ka juhul, kui ei kaasne kulusid, et tagada teenistujale kaitse tööõnnetuse korral. (3) Lähetuskorraldused kinnitab vahetu juht. Kantsleri lähetuskorralduse kinnitab minister. (4) Planeeritava välislähetuse, mis on fikseeritud igal aastal koostatavas välislähetuste kalendris, kooskõlastavad välissuhete osakonna juhataja ja finantsosakonna teenistuja ning kinnitab vahetu juht. (5) Välislähetuse, mis ei ole fikseeritud välislähetuste kalendris, kooskõlastavad välissuhete osakonna juhataja, finantsosakonna teenistuja ja kantsler ning kinnitab vahetu juht. Kantsleri lisab kooskõlastusringi välissuhete osakonna juhataja. (6) Enne välislähetuskorralduse vormistamist kooskõlastab teenistuja oma lähetuse vajaduse vahetu juhiga iseteenindusportaali väliselt, misjärel vormistab selle RTIP-is. (7) Välisesindustes töötavate kultuurinõunike lähetuskorraldused kooskõlastavad välissuhete osakonna juhataja ja finantsosakonna teenistuja ning kinnitab kantsler. § 19 Välislähetus (1) Kalendriaasta alguses koostab välissuhete osakonna juhataja ministeeriumi teenistujatelt kogutud informatsiooni põhjal välislähetuste kalendri. (2) Teenistujatele makstakse välislähetuses viibitud aja eest päevaraha järgmiselt: 1) Välislähetuse päevaraha on 50 eurot lähetuses viibitud esimesed 15 päeva, kuid kõige rohkem kokku 15 päeva kalendrikuus. Ülejäänud lähetuses viibitud päevade eest makstakse päevaraha 32 eurot. 2) Kui välislähetus algab õhtul pärast kella 18.00 (transpordivahendi väljumisaeg), makstakse esimese päeva eest päevaraha 32 eurot ning järgnevate päevade eest käesoleva lõike punktis 1 toodud määra kohaselt. (3) Välislähetuskorralduse vormistamisel on teenistujal võimalus küsida päevarahade ulatuses avanssi, täites ära lähetuskulude lehel avansiploki. Juhul, kui teenistuja tasub ise veel muud kulud, võib need lisada avansi summa hulka. (4) Välislähetuste puhul, mida ei finantseerita ministeeriumi eelarvest, tuleb lähetuskorralduse vormistamisel RTIP-is kulurea lõpus olevast hüvitamise nupust valida hüvitaja või lisada sobiv asutus. (5) Reisikorraldaja valimiseks tuleb välislähetuse vormistamisel saata RTIP-is pakkumiskutse sobiva teenuse kohta (transport, majutus, kindlustus jm) vähemalt kahele reisibüroole. Ühislähetuse korral võib pakkumise küsimise käivitada ükskõik milline lähetatav. (6) Reisikorraldaja pakkumised saabuvad lähetuse vormistaja e-posti aadressile, mille seast valib teenistuja sobivaima, arvestades ühenduste ajalist sobivust ja soodsaimat hinda. Saabunud pakkumised ja broneeringu kinnitus tuleb teenistujal salvestada ja lisada lähetuskorralduses saabunud pakkumiste lehele. (7) Juhul, kui lähetuse on korraldanud teine asutus, ei ole teenistujal vaja reisibüroodelt pakkumisi võtta. Lähetusega seotud dokumendid lisatakse lähetuskorralduse juurde. Teenistuja lisab kirjelduste lahtrisse täpsustava info, millised kulud katab teine asutus või vastuvõtja ning lähetuse alguse ja lõpu kellaaja. (8) Enne lähetuskorralduse kooskõlastamisele ja kinnitamisele saatmist tuleb teenistujal määrata lähetuse haldur (määratud RTIP-is), kes pärast lähetuskorralduse kinnitamist vormistab koostöös reisibürooga piletid. (9) Kinnitatud lähetuskorralduse alusel kinnitab reisibüroo broneeringu lähetuse haldur. Pileti valikul lähtutakse järgmistest põhimõtetest: 1) kui reisi toimumine on kindel, ostetakse turistiklassi pilet; 2) kui pileti kompenseerib ürituse korraldaja (sh Euroopa Liit), on lubatud sõita nn flexible- klassis. Pilet broneeritakse reisifirma kaudu; 3) flexible-klassi broneering on lubatud ka juhul, kui mingil põhjusel võib reisi aeg muutuda ning piletiklass tagab, et piletit võib hiljem soodsamatel tingimustel muuta;  4) kui sihtpunkti jõudmiseks kulub üle kuue tunni, on põhjendatud juhtudel ja pikematel reisidel lubatud kantsleri nõusolekul osta ka kõrgema reisiklassi pileteid. (10) Vormistatud reisidokumendid saadab reisibüroo lähetuse vormistanud teenistuja e-posti aadressile. (11) Välislähetusse minejal peab olema kehtiv reisikindlustus (meditsiiniabi- ehk tervisekindlustus), mille kulud hüvitab vajadusel ministeerium. Pikaajalise kindlustuspoliisi ostmine tuleb kooskõlastada välissuhete osakonna juhatajaga. Olenevalt reisi eesmärgist, sihtpunktist ja sõiduvahenditest võib olla põhjendatud ka reisitõrke- ja pagasikindlustuse vajadus. § 20 Lähetusaruandlus (1) Lähetuse kuluaruanne tuleb esitada 10 tööpäeva jooksul pärast lähetusest naasmist. (2) Lähetuses tekkinud kulu tõendamiseks lisab teenistuja RTIP-is lähetusaruande juurde skaneerituna kulu tõendavad dokumendid, mille hüvitab teenistujale ministeerium. Ministeeriumi krediitkaardi kasutamisel lisatakse aruandele skaneerituna ka need kuludokumendid. Lähetuses ministeeriumi krediitkaardiga tehtud maksete korral märgib teenistuja lähetusaruandes makseviisiks „Asutuse pangakaart“. Kõik originaaldokumendid peab teenistuja pärast aruande esitamist hävitama, kui lähetuskorralduses valitud hüvitaja reeglistik ei sätesta teisiti. (3) Kuluaruanne vormistatakse RTIP-is ning seda kooskõlastavad ja kontrollivad riigisisese lähetuse korral finantsosakonna teenistuja ning välislähetuse korral lisaks välissuhete osakonna juhataja. Kuluaruande kinnitab vahetu juht. (4) Kui lähetusega kulusid ei kaasne, ei ole kuluaruande vormistamine vajalik. Selleks saab RTIP-is lähetuskorralduse vormistamisel teha märke „kuluaruannet ei esitata“. Kui märge jääb lähetuskorraldusele tegemata, tuleb esitada null aruanne. (5) Lähetuse sisuaruanne tuleb vormistada memo vormis 10 tööpäeva jooksul pärast lähetuse toimumist ja lisada failina RTIP-i. Ühislähetuse korral saavad teenistujad vormistada ühise sisuaruande. (6) Lähetuse sisuaruandes peab kajastuma info vähemalt järgnevate asjaolude kohta: 1) lähetuse toimumise aeg ja koht; 2) lähetuse teema; 3) ülevaade lähetusel käsitletud teemadest; 4) välislähetusel välisriigi kolleegidega tehtud kokkulepped ja antud lubadused. (7) Ministri ja kantsleri välislähetuse sisuaruande koostab välissuhete osakond või teenistuja, kes viibis lähetuses koos ministri või kantsleriga. (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits