Järelevalvemenetluse lõpetamise teade

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Anna Generalova Teie: 03.09.2024 nr 4-1/2561-1 Linnasekretär Meie: 05.11.2024 nr 2.1-4/24/896-2145-3 Kohtla-Järve Linnavalitsus Keskallee 19 30395 KOHTLA-JÄRVE E-post: [email protected] Menetluse lõpetamise teade avaliku teabe asjas Andmekaitse Inspektsioon algatas 22.08.2024 Kohtla-Järve Linnavalitsuse suhtes järelevalvemenetluse, seoses kodaniku pöördumisega, et linna avalikus dokumendiregistris on avalikult kättesaadavad dokumendid, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang või mis ilmselt peaksid olema piiranguga. 03.09.2024 vastuses selgitasite, et kõnealuse dokumendi avalikustamiseks oli isiku nõusolek, kelle andmeid dokument sisaldas ning olete dokumendilt ka juurdepääsupiirangu eemaldanud. Samuti selgitasite, et ühe inspektsiooni poolt välja toodud dokumendi osas oli aadressandmete puhul tegemist korteriühistu aadressiga, mis on ka äriregistris avalik ning teisele dokumendile on kontaktandmete kaitseks kehtestatud piirang. Samuti teatasite, et olete koostatud tegevuskava ja määranud ülesanded dokumendiregistri üle vaatamiseks. Sekretär-asjaajajad ja dokumendihalduse spetsialist alustasid kontrolli ja vigade parandamist alates aastast 2009, kui asutus on rakendanud dokumendihaldussüsteemi. Arhiivikorrastaja ülesandeks on üle vaadata dokumentide säilitustähtajad ja vajadusel suunata need arhiivi või korraldada nende hävitamine. Infoturbe ja andmekaitse peaspetsialist teostab kogu tehtud töö üle kontrolli. Kuna olete asjaolusid selgitanud ja inspektsiooni poolt välja toodud dokumendid üle kontrollinud ning kavandanud ka kogu dokumendiregistri üle vaatamise, siis ei pea inspektsioon vajalikuks menetluse jätkamist ning lõpetab HMS § 43 lg 2 alusel 22.08.2024 algatatud menetluse. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Elve Adamson jurist peadirektori volitusel Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235