Vastus nõudekirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Birgit Brük-Kreitsmann Teie 29.10.2024 Haridus- ja Noorteamet Meie 28.11.2024 nr 2.3-8/24/2748-2 [email protected] Vastus nõudekirjale Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise seoses tööle kandideerivatele isikutele taustakontrolli tegemisega. Teadmata täpseid asjaolusid, mh milliseid ametikohti silmas peetakse, siis selgitan ka üldiseid põhimõtteid seoses taustakontrolli tegemisega. 1. Taustakontrolli teostamise õiguslik alus Igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema isikuandmete kaitse üldmäärusest (IKÜM) tulenev õiguslik alus – näiteks andmetöötleja (Haridus- ja Noorteamet) õigustatud huvi või muu seadusest tulenev alus1. Kuivõrd soovite teada, kas taustakontrolli saaks teha kandidaadi nõusoleku alusel, siis selgitan järgnevat. IKÜM kohaselt peab nõusolek olema vabatahtlik ning nõusolekut ei tohiks lugeda vabatahtlikult antuks, kui isik ei saa kahjulike tagajärgedeta nõusoleku andmisest keelduda või seda tagasi võtta. Kui töötajate värbamine sõltub sellest, kas ta taustakontrolliga nõustub, ei saa rääkida vabatahtlikust IKÜM kohasest nõusolekust. Seega nõusolek ei sobi olukorras, kus tööle kandideerimise eeltingimuseks on taustakontroll. Töösuhetes (sh värbamisel) tuleb nõusoleku alust vältida, kuna lähtudes positsioonide erinevusest ei saa töösuhetes tegelikult nõusolekut lugeda vabatahtlikuks. Nii kandideerimisprotsessi jooksul kui töösuhte kestel võib olenevalt asjaoludest olla andmetöötluse õiguslikuks aluseks õigustatud huvi2 või vastutava töötleja juriidilise kohustuse täitmine3. Siinjuures on oluline märkida, et Haridus- ja Noorteamet saab õigustatud huvile tugineda väga piiratud juhtudel. Reeglina ei saa avaliku sektori asutused tugineda õigustatud huvile isikuandmete töötlemisel. Õigustatud huvi alusele saavad avaliku sektori asutused tugineda nende ülesannete täitmisel, mis ei ole nende põhiülesanded. Teisisõnu, Haridus- ja Noorteamet saab õigustatud huvile tuginedes teostada taustakontrolli oma potentsiaalsete töötajate suhtes, kes ei täida ameti põhiülesandeid. Õigustatud huvi alusel on andmetöötlus seaduslik alles siis, kui andmetöötlusele eelnevalt on korrektselt läbi viidud ja kirjalikult dokumenteeritud õigustatud huvi analüüs.4 1 vt IKÜM artikleid 5 ja 6. 2 IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt f 3 IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt c. 4 Oleme selle kohta koostanud ka juhendi https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/oigustatud_huvi_juhend_15052020.pdf. Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235 Juhin tähelepanu ka töölepinguseaduse §-le 11, mille alusel võib näiteks lepingueelsetel läbirääkimistel nõuda ainult neid andmeid, mille suhtes tööandjal on õigustatud huvi. Tööandja õigustatud huvi puudumist eeldatakse eelkõige küsimuste puhul, mis puudutavad ebaproportsionaalselt kandideerija eraelu või mis ei ole seotud sobivusega pakutavale töökohale. Õigustatud huvi tuleb hinnata lähtuvalt konkreetsest töösuhtest, võttes arvesse täidetava ametikoha nõudeid. Selliseid olukordi, kus tööle värbamine eeldab puhast tausta ja taustauuringut tuleb ilmtingimata teha, tuleb ette nii avalikus kui erasektoris. Kuid juhul, kui ametikoht eeldab eelneva taustakontrolli läbiviimist ning vastav õiguslik alus ei tule seadusest, on vajalik koostada õigustatud huvi analüüs ning kaaluda, kas tööandja vajadus ja huvi taustakontrolli teha kaalub ikka ülesse kandidaadi õiguse privaatsusele. Vaidluse korral on õigustatud huvi tõendamise kohustus tööandjal. Nagu juba eelnevalt välja toodud, siis teatud juhul võib taustakontrolli tegemine olla ka vajalik seadusjärgse kohustuse täitmiseks See tähendab, et andmete töötlemine võiks sellisel õiguslikul alusel olla lubatud vaid juhul, kui vastavale ametikohale esineb seadusest tulenev regulatsioon, mille kohaselt ei tohi ametikohta täitev isik olla varasemalt karistatud. Näiteks lastega töötavate inimeste puhul on tööandjal kohustus kontrollida, et lastega ei töötaks inimene, keda on karistatud või kes on määratud sundravile lastekaitseseaduse § 20 nimetatud süütegude alusel. Sarnase tingimuse sätestab ka avaliku teenistuse seaduse § 15 ametnikele. 2. Õigustatud huvi õigusliku alusena Ameti huvi mingite isikuandmete töötlemise ja taustakontrolli tegemise vastu, ei tähenda see seda, et isikuandmete töötlemisel saab automaatselt tugineda õigustatud huvi alusele. Ameti huvi õigustatus on vaid lähtepunkt ehk üks elementidest, mida tuleb analüüsida ning see, kas õigustatud huvi alusele saab tugineda, sõltubki andmetöötleja ja andmesubjekti huvide tasakaalustamise tulemusest (kirjalikust analüüsist). Õigustatud huvi korral on isikuandmete töötlemine seaduslik ainult juhul kui kandideerijate huvid või põhiõigused ja –vabadused ei ole tähtsamad, võttes arvesse kandideerija mõistlikke ootusi. Igal juhul tuleks õigustatud huvi olemasolu hoolikalt hinnata, sealhulgas seda, kas kandideerija võib andmete kogumise ajal ja kontekstis mõistlikkuse piires eeldada, et isikuandmeid võidakse sellel otstarbel töödelda. Kandideerija huvid ja põhiõigused võivad olla ameti huvidest tähtsamad eelkõige juhul, kui isikuandmeid töödeldakse olukorras, kus andmesubjektil ei ole mõistlik eeldada sellist töötlemist. Näiteks tööle kandideerija osas on majandusliku tausta kontroll taustauuringuna õigustatud huvi alusel on lubatud, kuid seda ainult teatud positsioonide puhul, mis puutuvad finantsidega kokku. Lisaks on selliste päringute tegemine lubatud ainult siis, kui tööandja on viinud läbi õigustatud huvi analüüsi ja selle tulemusel leidnud, et taustakontroll vastavate ametikohtade puhul on tõepoolest vajalik. Seoses karistusandmetega selgitan, et karistusregistrisse kantakse andmed karistatud isiku ja tema karistuse kohta. Nimetatud andmetega tutvumine on reguleeritud karistusregistri seaduses. Karistusregister on avalik ning karistusandmed on kõigile päringu kaudu avalikud nii kaua kui seadus ette näeb ning üksnes kehtivad karistusandmed olenevalt karistusest. Siiski, iga päringu tegemiseks peab olema õiguslik alus. See tähendab, et igaks juhuks tehtud päringutel puudub õiguslik alus. 3. Eelneva tööandja käest tausta uurimine Potentsiaalne tööandja võib pöörduda kandideerija eelmise tööandja poole, kui kandideerija on ise märkinud kandideerimisel eelmise tööandja kontakti. See eeldab ka seda, et kandideerija on 2 (3) eelnevalt küsinud eelmiselt tööandjalt nõusolekut kontakti jagamiseks uuele potentsiaalsele tööandjale. Sellisel juhul on selleks kandideerija nõusolek ja tahe, et eelneva tööandjaga kontakti võetakse. Kui kandideerija pole ühegi eelmise tööandja kontakti märkinud, kuid töö iseloomu arvestades on taoline taustakontroll siiski vajalik ning tööandjal on selleks õigustatud huvi (läbi viidud analüüs), siis sellisel juhul tuleb sellest ka tööotsijat teavitada. 4. Andmetöötlus kandideerimisel Kui ametikoha spetsiifikast tulenevalt esineb vajadus andmete töötlemiseks kandideerimisprotsessi jooksul ning selliseks andmetöötluseks on õiguslik alus (eelnevalt selgitatud), siis on oluline järgida järgmist. Kui andmeid töödeldakse õigustatud huvi olemasolul, peab õigustatud huvi analüüs olema koostatud enne kandideerimisprotsessi algust, et kandideerijad saaksid sellega tutvuda ning hinnata seda, kas nad soovivad konkursil jätkata tingimusel, et nende andmeid töödeldakse. Samuti tuleks andmetöötluse läbipaistvuse tagamiseks avaldada andmete kontrollimise vajadust kõigile kandideerijatele varakult, lisades vastav teave varasema karistuse või muude negatiivsete asjaolude puudumise kohta töökuulutusele. Lisaks on ka tähtis, millisel hetkel andmeid töödeldakse. Töötlema peaks vaid sellise isiku andmeid, kes on jõudnud konkursi lõppvalikusse. Ehk töötlemine peaks toimuma vaid sellise isiku puhul, kellega negatiivsete andmete puudumise korral töösuhtesse asutakse. Kõigi kandidaatide andmete töötlemine ei ole kandideerimisprotsessi jooksul põhjendatud Kokkuvõtteks, taustakontrolli tegemise lubatavus sõltub nii ametikohast kuhu kandideeritakse kui ka õiguslikust alusest. Kui see tuleneb seadusest, on see lubatud, kui aga selleks kasutatakse õigustatud huvi põhjendust, siis tohib seda teha teatud tingimustel. Sealhugas tuleb tööandjal põhjendada, miks on see just antud ametikohal konkreetselt vajalik ja viia läbi vastav analüüs. Avaliku sektori asutused peavad mh arvestama ka, et õigustatud huvi alusel taustakontrolli tegemine on võimalik, kui see puudutab isikut, kes ei täida asutuse põhiülesandeid. Viimaks soovitan kindlasti antud küsimuste puhul konsulteerida Haridus- ja Noorteameti andmekaitsespetsialistiga. Äriregistri andmetel on Haridus- ja Noorteameti andmekaitsespetsialist Indrek Masing ([email protected]). Andmekaitsespetsialist on kõige paremini kursis ka enda asutuse sisereeglitega, mis puudutavad andmekaitse küsimusi. Loodan, et minu selgitustest on abi. Lugupidamisega Geili Keppi jurist peadirektori volitusel 3 (3)