Vastus nõudekirjale

Lp Ingrid Peek Teie: 25.11.2024 Talituse juht Meie: 28.11.2024 nr 2.3-8/24/3041-2 Politsei- ja Piirivalveamet Pärnu mnt 139 TALLINN E-post: [email protected] Vastus nõudekirjale Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles palute inspektsiooni seisukohta hankemenetluse käigus koostatud dokumentide registreerimise ja avalikustamisega. Vastan Teie küsimustele nende esitamise järjekorras. 1. Küsite, kas riigiasutus peab dokumendihaldussüsteemis (DHS) registreerima sissetulevaid ja väljaminevaid kirju, mida saadetakse väikeostu (alla lihthanke piirmäära jäävad soetused) läbiviimisel? Tulenevalt riigihangete seaduse § 1 lg-st 2 toimub juurdepääs riigihangete andmetele ning nende andmete väljastamine ja avalikustamine avaliku teabe seaduses sätestatud korras kui riigihangete seaduses ei ole sätestatud teisiti. Avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lg 1p 1 kohaselt tuleb asutuse dokumendihaldussüsteemis registreerida asutusse saabunud ja asutusest väljastatud dokumendid saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Seadus ei näe siin ette erikorda väikeostude kirjavahetuse osas. Asutuse dokumendiregistris ei pea registreerima raamatupidamisdokumente (AvTS § 12 lg 2) ja dokumente, mis on registreeritud muus registris ja millele on juurdepääs tagatud (AvTS § 12 lg 21). Seega, kui alla lihthanke piirmäära jäävaid hankeid ei viida läbi riigihangete registris, vaid küsitakse kirja teel pakkumusi, siis tuleb need dokumendiregistris registreerida ja kui pole põhjust kehtestada ka juurdepääsupiirangut, siis tuleb sellistele dokumentidele võimaldada dokumendiregistri kaudu ka juurdepääs (AvTS § 12 lg 41). 2. Küsite, kas väikeostu tulemusel sõlmitavad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis lepingud (sõlmitava lepinguna käsitletakse pakkumuse küsimist + pakkumust, samuti veebilehtedelt soodsaima hinnaga valiku tegemisel tellimuse esitamist) on vaja asutusel avalikustada? Avaliku teabe seaduse § 12 lg 3 kohaselt tuleb sõlmitud lepingud registreerida asutuse dokumendiregistris (inspektsioon ei anna siin hinnangut, kas pakkumuse küsimist + pakkumust ja veebilehe kaudu tehtud tellimuse esitamist saab võlaõigusseaduse mõttes käsitleda lepinguna) ja kui leping ei sisalda piiranguga andmeid, siis tuleb see ka dokumendiregistri kaudu avalikustada. Seadus ei tee siin vahet hankelepingutel ja muudel lepingutel ehk siis Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235 hankelepingute avalikustamise osas seadus erikorda ette ei näe. Juhul kui leping sisaldab ka piiranguga andmeid ja seda dokumendiregistri kaudu ei avalikustata, on seda võimalik küsida kõigil teabenõude korra. Sellisel juhul tuleb leping väljastada ulatuses, mille piirangud ei kohaldu (AvTS § 38 lg 2). 3. Märgite, et AvTS § 28 lg 1 p 20 ja § 29 sätestavad, et teabevaldaja on kohustatud oma võrgulehel avalikustama teabe riigi üksuste poolt teostatavate ja teostatud riigihangete kohta. Kas kajastatud ja avalikustatud peavad olema ka asutuse väikeostud? AvTS § 28 lg 1 p 20 kohustab teabevaldajaid avalikustama oma veebilehel teabe teostatud ja teostavate riigihangete kohta. Seadus ega seaduse seletuskiri ei anna siin täpsemat selgitust. Ehk siis grammatilise tõlgenduse kohaselt tuleb veebilehel avalikustada teave kõikide riigihangete kohta. Kuna väikeostude pakkumiste küsimine ja muu kirjavahetus (hangete osas, mida ei viida läbi riigihangete registris) tuleb nagunii registreerida asutuse dokumendiregistris, siis on võimalik lisada veebilehele, kus avalikustatakse teavet riigihangete kohta, link dokumendiregistrile kus vastav teave on leitav. Samuti on inspektsioon lugenud riigihangete registris menetletud hanked AvTS § 28 lg 1 p 20 kohaselt avalikustatuks kui veebilehel on link riigihangete registrile ning selgitus, kuidas hankeid otsida. Siinkohal soovitan asutusel siiski oma hankekorras täpsemalt ka ära reguleerida, kus ja kuidas teavet erinevate hangete kohta avalikustatakse, kui seda ei avalikustata asutuse veebilehel. Loodan, et sain oma selgitustega Teile abiks olla. Täiendavate küsimuste korral olen meeleldi nõus neile vastama. Lugupidamisega Elve Adamson jurist peadirektori volitusel 2 (2)