Tallinna Ringkonnakohtu arengu- ja hindamisvestluste läbiviimise korra kinnitamine

KÄSKKIRI Tallinn 31.10.2023 11-3/17 Tallinna Ringkonnakohtu arengu- ja hindamisvestluste läbiviimise korra kinnitamine Kohtute seaduse § 12 lg 3; § 24 lg 1; § 125 lg 1 p 7 alusel: 1. Kinnitada alates 30.10.2023 Tallinna Ringkonnakohtu arengu- ja hindamisvestluste läbiviimise kord koos lisaga. 2. Tunnistada kehtetuks kohtudirektori 29.06.2023 käskkiri nr 11-3/14 „Tallinna Ringkonnakohtu teenistujate arengu – ja hindamisvestluste pidamise kord“. (allkirjastatud digitaalselt) Mario Metsoja Kohtudirektor  KINNITATUD kohtudirektori 31.10.2023 käskkirjaga nr 11-3/17 TALLINNA RINGKONNAKOHTU ARENGU- JA HINDAMISVESTLUSTE LÄBIVIIMISE KORD 1. Üldsätted 1.1.Tööandjana on meie eesmärgiks rahulolevad kohtu külastajad ja teenistujad. Seisame kohtu usaldusväärsuse ja väärtuste eest ning teeme koostööd partneritena, et luua keskkonda, kus igaüks tunneb, et teda väärtustatakse, ta tahab pühendunult töötada, oma teadmisi ja oskusi teistega jagada ning areneda. 1.2.Käesoleva korraga sätestatakse Tallinna Ringkonnakohtu ametnike ja töötajatega (edaspidi teenistujad) katseaja-, arengu- ja hindamisvestluste (edaspidi koos nimetatuna vestlused) läbiviimise põhimõtted ja korraldus. 1.3.Täiendavalt on asutuses heaks tavaks viia läbi ka teisi personalivestlusi (nt teenistuja ja juhi vahelised üks-ühele vestlused; teenistuja ja personalitöötaja vahelised töösse sisseelamis-, karjääri- või lahkumisvestlused) ja personaliküsitlusi (nt tööalane pühendumus, juhtide 360-kraadi tagasiside). 1.4.Vestluste läbiviimisel ja tulemuste vormistamisel on osapooltel kohustus järgida isikuandmete töötlemise põhimõtteid ja rakendada teabe turvalise töötlemise nõudeid. 1.5.Vestluste tulemused vormistatakse ja säilitatakse vestluste infosüsteemis1 taasesitamist võimaldavas vormis. Infosüsteemi sisu käsitatakse kui juurdepääsupiiranguga asutuse siseseks kasutamiseks mõeldud teavet avaliku teabe seaduse tähenduses. Juurdepääs vestlustele antakse vaid asjaomastele isikutele vajalikus ulatuses töö- või teenistusülesande (edaspidi teenistusülesanded) täitmiseks. 2. Katseajavestlus 2.1.Katseaja eesmärk on hinnata, kas teenistuja haridus, töökogemus, teadmised ja oskused (sh võimed ja isikuomadused) on piisavad teenistusülesannete tulemuslikuks täitmiseks ning teha otsus teenistus- või töösuhte jätkumise (edaspidi teenistussuhe) osas. 2.2.Katseajavestluse viib läbi teenistuja vahetu juht. Teenistuja nõusolekul võib vestlusesse kaasata ka teisi asjaomaseid isikuid. 2.3.Katseaja kestel on soovitav läbi viia katseaja vahevestlusi sagedusega vähemalt kord kuus. Katseaja lõpuvestlus viiakse soovitavalt läbi hiljemalt kaks nädalat enne katseaja lõppu. 2.4.Katseajavestluse ülesehitus sarnaneb arengu- ja hindamisvestlusega. Kahepoolse vestluse käigus hinnatakse teenistuja arengut ja toimetulekut teenistusülesannetega katseajal, arengu- ja koolitusvajadusi, antakse ja kogutakse tagasisidet vastastikuste ootuste ja koostöö, töökorralduse, juhtimise, juhendamise jm tööks olulise osas. 2.5.Teenistuja katseajale lõpphinnangu andmiseks küsib vahetu juht teenistuja töösoorituse kohta suuliselt või kirjalikult tagasisidet teenistujaga tihedalt koostööd tegevalt 1 Eesti kohtutes on kasutusel vestluste infosüsteem, mis põhineb PlanPro tarkvaral.  kolleegilt/koostööpartnerilt, sh teenistuja juhendajalt, ning arvestab saadud tagasisidega lõppotsuse tegemisel. 2.6.Katseaja lõpus annab teenistuja juht lõpphinnangu teenistuja ameti- või töökohale sobivuse kohta ning teeb otsuse teenistus- või töösuhte jätkamise kohta: 2.6.1. Vastab ametikoha ootustele ja nõuetele, teenistussuhe jätkub – teenistuja täidab teenistusülesandeid iseseisvalt, heade töötulemuste ja kvaliteediga. Ta järgib kohtu väärtusi, on pühendunud ja annab endast parima. Teenistuja on aus ja usaldusväärne, lahendustele ja tulemustele orienteeritud ning initsiatiivikas. Ta teeb aktiivselt koostööd teiste teenistujatega, tunnistab oma eksimusi, vajadusel küsib abi ja tagasisidet ning arvestab sellega. 2.6.2. Ei vasta ametikoha ootustele ja nõuetele, teenistussuhet ei jätkata – teenistuja pädevus (teadmised, oskused, kogemus, hoolsus, hoiakud) ja/või töösooritus ei ole piisavad ameti- või töökohal teenistusülesannete tulemuslikuks täitmiseks. Teenistuja vajab ülesannete täitmisel pidevat abi, juhendamist või järelevalvet või tema töös esineb olulisi vajakajäämisi, eksimusi või rikkumisi, mida ei ole võimalik muuta mõistliku aja jooksul, juhendamise või tagasiside andmise teel. Teenistuja ei järgi kohtu väärtusi, tal puudub initsiatiiv või soov koostööks, oma teadmiste ja oskuste edasi arendamiseks või probleemide lahendamiseks. 2.6.3. Katseaja lõpphinnangu andmisel ja otsuse tegemisel võib teenistuja juht eeltoodud skaala kirjeldust kohandada lähtuvalt konkreetse ameti- või töökoha eripärast ja ametijuhendist, tuues konkreetseid näiteid teenistuja pädevuse ja töö tulemuste vastavuse või mittevastavuse kohta. 2.7.Katseajavestluse tulemus vormistatakse katseajavestluse vormil elektrooniliselt PlanPro vestluste keskkonnas (https://planpro.kohus.ee). Kutse vormi saadab vestluse osapooltele täitmiseks personalitöötaja (kirja saatja aadressiks on PlanPro vestlused). 2.8.Katseajavestluse elektrooniline vorm ei asenda silmast silma vestlust. See aitab vestluseks ette valmistuda ja peale vestlusi tulemusi vormistada. Vestluse toimumise ajas ja kohas lepivad vestluse osapooled kokku omavahel. 2.9.Kinnitatud vorm esitatakse soovitavalt hiljemalt viis tööpäeva enne katseaja lõppu. Küsimuste tekkimisel on nii juhile kui ka teenistujale abiks ja juhendajaks personalitöötaja. 3. Arengu- ja hindamisvestlus 3.1.Arengu- ja hindamisvestlus (edaspidi koostöövestlus) on teenistuja ja tema vahetu juhi vaheline koostöövestlus, mille eesmärk on võtta aega üksteise kuulamiseks ja toetamiseks, möödunud perioodi mõtestamiseks, töötulemuste hindamiseks ning uute kokkulepete sõlmimiseks. Vestlus aitab suurendada rahulolu tööga, toetab teenistuja arengut ning julgustab panustama üksuse ja organisatsiooni eesmärkide saavutamisse. 3.2.Koostöövestluse viib läbi teenistuja vahetu juht. Teenistuja nõusolekul võib vestlusesse kaasata ka teisi asjaomaseid isikuid. 3.3.Koostöövestlus viiakse läbi vähemalt üks kord aastas ajavahemikul käesoleva aasta september kuni järgmise aasta jaanuar. Teenistuja või vahetu juhi ettepanekul võib koostöövestlust viia läbi ka sagedamini kui üks kord aastas. 3.4.Koostöövestluse võib edasi lükata järgmisesse perioodi, kui: 3.4.1. teenistuja teenistussuhe on enne koostöövestlust olnud peatunud enam kui kuus kuud või kestnud vähem kui kuus kuud;  3.4.2. teenistuja vahetu juhi teenistussuhe on enne koostöövestlust kestnud vähem kui neli kuud. 3.5.Koostöövestluse käigus võtavad teenistuja ja tema vahetu juht kokku eelmise perioodi tulemused (motivatsioon, väärtuspõhine käitumine, arendustegevused, töötulemused), arutatakse läbi asjad, mis on hästi ja mis vajaks muutust ning lepitakse kokku järgmise perioodi eesmärkides ja arengu- ning koolitusvajadustes. Vestluse käigus annab teenistuja tagasisidet ka juhtimise, motivatsiooni ja/või teiste pühendumust mõjutavate aspektide kohta (sh ootused juhile ja kolleegidele, ettepanekud töökorralduse ja töötingimuste parendamiseks ning töörahulolu suurendamiseks). 3.6.Teenistujale mitmekülgse ja arengut toetava tagasiside andmiseks võib teenistuja vahetu juht koguda infot suuliselt või kirjalikult teenistujaga tihedat koostööd tegevatelt kolleegidelt, sh alluvad või teised juhid ja/või koostööpartneritelt. Antud tagasiside võetakse arvesse teenistuja töötulemuste hindamisel, tunnustamisel ja/või arendustegevuste planeerimisel. 3.7.Koostöövestluseks ettevalmistumisel tutvuvad vestluse osapooled koostöövestluse läbiviimise juhendiga (lisa 1) ja täidavad koostöövestluste vormi elektrooniliselt PlanPro vestluste keskkonnas (https://planpro.kohus.ee). Kutse vormi saadab vestluse osapooltele täitmiseks personalitöötaja (kirja saatja aadressiks on PlanPro vestlused). 3.8.Koostöövestluse elektrooniline vorm ei asenda silmast silma vestlust. See aitab vestluseks ette valmistuda ning peale vestlusi tulemusi vormistada. Vestluse toimumise ajas ja kohas lepivad vestluse osapooled kokku omavahel. 3.9.Vestluse järgselt vormistatakse vestluse tulemused koostöövestluse elektroonilisse vormi PlanPro vestluste keskkonnas (https://planpro.kohus.ee), kus esmalt kinnitab vormi vahetu juht/määratud vestleja ja seejärel teenistuja. Küsimuste tekkimisel on nii juhtidele kui teenistujatele abiks ja juhendajaks personalitöötaja. Koostöövestluste läbiviimise juhend Lisa 1 1. Vestluse eesmärgid Koostöövestlus (edaspidi vestlus) on teenistuja ja tema vahetu juhi vahel toimuv vestlus, mille eesmärk on võtta aega üksteise kuulamiseks ja toetamiseks, möödunud perioodi mõtestamiseks ning uute kokkulepete sõlmimiseks. Vestluse käigus antakse üksteisele tagasi- ja edasisidet, räägitakse tööga seotud ootustest ja väärtustest, eesmärkidest ja nende saavutamisest, murekohtadest, arenguvajadustest ja -võimalustest ning seatakse eesmärgid järgnevaks perioodiks. Vestluse läbiviimise märksõnadeks mõlema osapoole puhul on avatus, ausus, hoolivus ja objektiivsus. Vestluse eesmärgid/teemapunktid:  asutuse/üksuse eesmärkide, väärtuste ja arengute kohta info andmine;  teenistuja kaasamine organisatsiooni arendamisse ja töörahulolu suurendamisse;  teenistuja eelmise perioodi eesmärkide ja töötulemuste hindamine, õnnestumistest ja lahendamist vajavatest küsimustest rääkimine;  tunnustus ja tagasiside tehtud tööle ning väärtuspõhisele käitumisele;  järgmise perioodi eesmärkide seadmine, olulisemates tööülesannetes ning arengutoe osutamises kokkuleppimine;  teenistuja kompetentside/kvalifikatsiooni hindamine edasist töökäiku ja tulevikuperspektiivi silmas pidades, arenguvajaduste ning -võimaluste kaardistamine;  ametikirjelduse ajakohastamine;  koostöö parendamine sh juhi ja teenistuja vahel;  töökorralduse parendamine, sh tööprotsesside täiustamine. 2. Vestluse läbiviimise protsess ja üldised põhimõtted  vestluse edukuse eest vastutavad mõlemad osapooled võrdselt;  vestlus viiakse läbi koostöövestluse vormi alusel;  vestluseks valmistudes on hea tava, et vahetu juht küsib tagasisidet teenistuja kohta ka teenistujaga tihedalt koostööd tegevatelt teenistujatelt või koostööpartneritelt, mida arutatakse vestlusel ning võetakse arvesse töötulemustele hinnangut andes ja/või arengutegevusi planeerides;  enne vestluse toimumist on oluline, et mõlemad osapooled oleksid end vestluseks hoolikalt ette valmistanud (sh planeerinud aja nii vestluse ettevalmistamiseks kui ka vestlemiseks segamatus keskkonnas). Ettevalmistuse käigus töötavad mõlemad osapooled läbi koostöövestluse vormis välja toodud punktid ning mõtlevad läbi küsimused/teemad, millest soovivad rääkida. Ettevalmistavate küsimuste näidisloetelu on toodud punktides 3 ja 4;  vestlust juhib juht/vestleja, kes on peamiselt kuulaja, peegeldaja, tagasi- ja edasiside andja rollis. Vestluse õnnestumiseks on oluline teenistuja poolne aktiivsus, arvamuse välja ütlemise julgus ning konkreetsus (näidete toomine, ettepanekute ja lahenduste pakkumine). Kriitika asemel tasub tegeleda asjadega, mida on võimalik muuta, keskenduda sellele, mida saab ise paremini teha;  hinnangute andmisel on oluline lisada ka põhjendus, miks just selline hinnang anti;  vajadusel saab koostöövestluse kokkuvõtte vormile lisada ettepanekud töökorralduse ja töökeskkonna parendamiseks vahetule juhile ja/või kohtu juhtkonnale;  vestluse kokkuvõtte vormis välja toodud arengu- ja koolitusvajadused on sisendiks kohtu või kohtute ülese tsentraalse koolitusplaani koostamiseks. 3. Ettevalmistavad küsimused teenistujale  Kuidas Sul tööalaselt läheb? Mis on hästi ja mis võiks paremini olla?  Kuidas Sa hindad oma eelneva perioodi töötulemusi ja seatud eesmärkide saavutamist?  Mis õnnestus eriti hästi? Mis toetas edu saavutamist? Palun too näiteid.  Millised on olnud suuremad tööga seotud väljakutsed või probleemid? Mis on olnud nende põhjuseks?  Kuidas oled töös ette tulevaid probleeme lahendanud, takistusi ületanud? Mida oled sellest õppinud? Palun too näiteid.  Kas Sinu ametijuhend vastab tegelikkusele või on seda vaja muuta? Millises osas?  Millised on Sinu suuremad tööalased väljakutsed (eesmärgid ja tööülesanded) järgneval perioodil? Kas ja milles vajad tuge, et õnnestuda?  Kuidas oled end eelneval perioodil arendanud? Millistes arendustegevustes või koolitustel oled osalenud? Milline on olnud nende mõju Sinu tööle või tööalasele edule? Palun too näiteid.  Mõtle oma tööalasele motivatsioonile pikemas perspektiivis. Millise suuna võiks Sinu edasine töökäik võtta (sama või teine valdkond, ametikoht, roll jms)? Kas ja milliseid teadmisi, oskusi oleks vaja arendada või kogemust juurde saada?  Millised on Sinu arengu- ja koolitusvajadused järgnevaks perioodiks? Mida ise saad enda arendamiseks ära teha ja kus võiks asutus õla alla panna? Palun põhjenda.  Millised on Sinu ettepanekud vahetule juhile töö paremaks korraldamiseks? Mida saab Sinu juht/kolleegid teha, et Sa saaksid paremini töötada, oma eesmärke täita vms?  Millist tagasisidet tahaksid anda oma juhile – mida ta teeb hästi, mida ta võiks teha vähem või rohkem või teisiti?  Millised on küsimused, mida tahad juhile/juhtkonnale esitada? 4. Ettevalmistavad küsimused vahetule juhile  Millised olid teenistujate rahulolu ja pühendumuse uuringu tulemused asutuses/üksuses? Kuidas suurendada töörõõmu ja -rahulolu?  Millised eesmärgid olid asutusel/üksusel vaadeldavaks perioodiks? Millised tulemused saavutati? Mis on asutuse/üksuse tugevused ja arenguvajadused?  Hinnang teenistuja töötulemustele ja eelneva perioodi eesmärkide saavutamisele. Põhjenda palun oma hinnangut.  Mis on teenistujal väga hästi õnnestunud?  Kas ja millised on olnud teenistuja tööga seotud arengu- või murekohad?  Milline on teenistuja kolleegide/koostööpartnerite tagasiside?  Millised on asutuse/üksuse eesmärgid järgmiseks perioodiks?  Millised on teenistuja järgneva perioodi eesmärgid, suuremad tööülesanded?  Millised on ettepanekud üksuse/teenistuja arenguplaani (sh koolituste) osas?