"Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord" eelnõu esitamine arvamuse avaldamiseks

Justiitsministri määruse „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ eelnõu seletuskiri 1. Sissejuhatus Eelnõukohase määrusega kehtestatakse maa- haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord. Samasisuline kord on praegu kehtestatud justiitsministri 22. detsembri 2005. a määrusega nr 57 „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ (edaspidi kodukord). Kodukord reguleerib suurel hulgal paberkandjatel toimuvat kohtumenetlusväliste dokumentide menetlust kohtute kantseleis ja on seega vananenud. Tegelikkuses toimub kohtumenetlusväliste dokumentide menetlus dokumendihaldussüsteemis ja menetlusdokumentide menetlus kohtute infosüsteemis (KIS). Kehtiva kodukorra kehtestamisest alates on kodukorda pidevalt täiendatud sätetega, mis on olnud eri ajal vajalikud, ja seetõttu on ka kodukorra struktuur muutunud raskesti jälgitavaks. Eelnõus on muudetud täielikult määruse struktuur ning sätted on sõnastatud selliselt, et need vastaksid kantseleide tegelikule töökorraldusele ja vajadusele. Uue tervikteksti koostamise tingis ka soov viia kohtutoimikute säilitustähtajad kooskõlla kohtute tegelike vajadustega ning täpsustada kohtutoimikute säilitamise korda. Kohtutoimikute digitaalse säilitamise tähtaegu pole kehtivas kodukorras käsitletud. Alates 1. jaanuarist 2013 on tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 3111 lõike 7 alusel olnud kohtutel kohustus viia tsiviilasjades menetlusdokumendid elektroonilisele kujule ja alates 1. juulist 2014. aastal on kohtutel olnud selline kohustus kriminaal- ja väärteoasjade kohtumenetluses ehk teha menetlusdokumendid menetlusosalistele vastavas infosüsteemis viivitamata kättesaadavaks. Seega on nendest kuupäevadest alates olnud kohtutel kohustus digiteerida kõik dokumendid, mis on pabertoimikus, ja kõik toimikus olevad dokumendid peavad olema ka kohtute infosüsteemis. Arvestades seda, et kohtutel on tulevikus plaanis digitaalsele kohtutoimikule üle minna, sätestatakse eelnõus normid selle kohta, millal tohib pabertoimikud hävitada, kui kaua tuleb toimikuid digitaalselt säilitada ja milliseid toimikuid on kohustuslik digiteerida. Määrusega tunnistatakse kehtetuks justiitsministri 22. detsembri 2005. a määruse nr 57 „Maa- , haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ redaktsioon avaldamismärkega RT I, 09.03.2017, 6. Määruse eelnõu ja seletuskirja on ette valmistanud justiitshalduspoliitika osakonna kohtute talituse nõunik Aliis Pihkva (e-post [email protected], tel 680 3129). Eelnõu on keeleliselt toimetanud õiguspoliitika osakonna õigusloome korralduse talituse toimetaja Taima Kiisverk (e-post [email protected], tel 620 8181). 2. Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs Eelnõuga antakse ülevaade kohtu kantselei ja kohtuteenistujate kohta; kehtestatakse menetlusväliste dokumentide ja menetlusdokumentide vorminõuded ja nende registreerimise kord; toimikute ja dokumentide väljaandmise kord; liigitusskeemi kehtestamine ja säilitustähtajad ning dokumentide ja toimikute hävitamise tähtajad ja kord; kohtu pitsatite loetelu, nende kasutamine, hoidmine, registreerimine ja hävitamine. Paragrahv 1. Määruse reguleerimisala Eelnõu paragrahvi 1 lõikes 1 on sätestatud määruse reguleerimisala, mille kohaselt kehtestatakse määrusega peale maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantseleide ka Pärnu Maakohtu maksekäsuosakonna asjaajamiskord. Kehtiv kodukord reguleerib ainult maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantseleide asjaajamiskorda, kuid eelnõukohane määrus sisaldab sätteid ka Pärnu Maakohtu maksekäsuosakonna asjaajamiskorra kohta. Eelnõu paragrahvi 1 lõikes 2 on loetelu dokumentidest, mis on määruse lisadena kehtestatud ja mida kohus peab oma kirjavahetuses kasutama. Võrreldes kehtivas kodukorras oleva loeteluga on välja jäetud menetluskulude arvestuse leht, kuna kohtute infosüsteemist nähtuvad menetluskulud ja nende tasumine ning kohtulahendist on näha, kelle kanda menetluskulud jäävad. Lisaks on välja jäetud kohtusüsteemi logoga täisvärvides kirjaplank, kohtusüsteemi logoga ühevärviline üldplank ja kohtusüsteemi logoga täisvärvides üldplank, kuna kohtud ei kasuta neid oma igapäevatöös. Väljaminevad kirjaplangid genereerib dokumendihaldussüsteem automaatselt. Paragrahv 2. Kohtu kantselei Paragrahvis 2 on antud ülevaade põhilistest kohtu kantselei ülesannetest ning loetelu kantselei teenistujatest. Lõikes 2 on loetletud kantselei liigid, mida võib kohtutes luua. Paragrahv 2 lõike 3 järgi on kohtudirektoril õigus määrata kohtu kantselei lahtioleku aega. Kehtivas kodukorras on sätestatud konkreetselt, et kohtu kantselei peab olema avatud tööpäevadel kella üheksast kuni kella seitsmeteistkümneni ilma lõunavaheajata. Eelnõukohase sätte alusel saab kohtudirektor otsustada kohtu kantselei lahtioleku aega ja vajaduse korral seda lühendada, eeldusel et kohtu tööajal on inimestel kellelegi oma dokumente kohtus üle anda. Selleks võib olla näiteks kordnik. Paragrahv 3. Õigusteenistus ja kohtuistungiteenistus Paragrahvi 3 lõikes 1 on määratud õigusteenistuse koosseisu kuuluvad kohtuteenistujad ja lõikes 2 kohtuistungiteenistuse koosseisu kuuluvad kohtuteenistujad. Kohtuistungiteenistus on loodud vaid Harju Maakohtus, kuna seal on kõige enam töötajaid ja seetõttu on ka säte sõnastatud selliselt, et juhul, kui on loodud kohtuistungiteenistus, siis sinna kuuluvad kohtuistungi vanemsekretär ja kohtuistungi sekretär. Paragrahvides 4–8 on sätestatud kohtuteenistujate põhilised ülesanded. Peale kohtuteenistujate põhiliste ülesannete on lisatud viide sellele, et teenistuskohustuste loetelu määratakse kindlaks ametijuhendis. Kehtivas kodukorras on iga kohtuteenistuja kohta välja toodud ka valitud spetsiifilised ülesanded, kuid kuivõrd igal kohtuteenistujal on ametijuhend, kus on nimetatud kõik selle konkreetse teenistuja ülesanded, siis ei ole vaja määrusega nendest mõningaid üle korrata. Eelnõust on välja jäetud kehtivas kodukorras sätestatud kohtudirektori vastutusvaldkond, alluvus ja pädevus, kuna need on reguleeritud kohtute seaduses ja ei ole vajadust neid uuesti määrusega üle korrata. Paragrahv 9. Kantselei teised teenistujad Paragrahvi 9 alusel on kohtudirektoril võimalik kohtu kantselei koosseisus ette näha ametikohti lisaks määruses sätestatule, kui see on vajalik selleks, et kohtu tööd paremini korraldada. Sätte eesmärgiks on anda kohtudirektorile võimalus kohtu kantselei koosseisus ette näha kohtu töö paremaks korraldamiseks vajalikke töökohti ja mitte piirata ametikohtade loetelu määruses ning seadustes sätestatud ametikohtadega. Paragrahv 10. Asjaajamise põhimõtted Paragrahv 10 sätestab kohtuteenistujate üldise käitumis- ja teenindusstandardi kohtuteenistujatele. Kehtiva määrusega võrreldes on sättesse lisatud põhimõtted, et asjaajamisel lähtutakse kvaliteedijuhtimise põhimõtetest ja kohtuasja dokumentide menetlemine peab toimuma võimalikult vähese paberikuluga. „Kvaliteedijuhtimine Eesti kohtusüsteemis“1 on kohtute haldamise nõukoja poolt heakskiidetud dokument, mis koosneb kolmest osast: kohtujuhtimise hea tava, kohtuhalduse hea tava ja kohtumenetluse hea tava. Vajadus dokumendi väljatöötamiseks ilmnes ennekõike 2013. aastal menetlusosaliste rahulolu-uuringu tulemustest. Dokument sisaldab põhimõtteid, millest peavad lähtuma ka kohtuteenistujad, et hoida kohtu teeninduskvaliteeti heal tasemel. See, et kohtuasja menetlemine peab toimuma võimalikult vähese paberikuluga, on kohtu igapäevases asjaajamises väga oluline põhimõte, millest kinni pidada, kuna kohtutel on tulevikus kavas digitaalsele kohtutoimikule üle minna. Samuti on menetlusväliste dokumentide menetlemiseks loodud dokumendihalduse süsteem, mille kaudu toimub kõigi menetlusväliste dokumentide menetlus samuti paberivabalt. Paragrahv 11. Kohtuistungite nimekiri Paragrahv sätestab, mis ajaks peab kohus koostama lahendatavate asjade nimekirja ja kus see peab olema inimestele kättesaadav ja nähtav. Eelnõu on võrreldes kehtiva kodukorraga täiendatud: võimalusena on lisatud, et kohtuistungite nimekirja võib kohtu sisetelevisiooni kaudu kuvada kohtus asuvatele ekraanidele. Muudatuse tingis see, et Jõhvi kohtumajas on sisetelevisioon ja ekraanid olemas ning tulevikus võivad teisedki kohtumajad saada sellised ekraanid. Paragrahv 12. Menetlusvälise dokumendi vormistamine dokumendiregistris Paragrahvis 12 on reguleeritud menetlusväliste dokumentide vormistamine ja nende registreerimine. Menetlusväliste dokumentide vormistamisel peab kohus edaspidi lähtuma Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuse korraldamise ja teabehalduse 1 Kättesaadav http://www.kohus.ee/et/eesti-kohtususteem/esimese-ja-teise-astme-kohtute- kvaliteedijuhtimise-pohimotted alused“ alusel kehtestatud justiitsministeeriumi asjaajamiskorrast. Menetlusvälised dokumendid registreeritakse dokumendiregistris ja nimetatud käskkiri on juhend dokumentide menetlemiseks dokumendihaldussüsteemis Delta. Kohtud peavad oma menetlusvälised dokumendid registreerima Deltas ja seetõttu ei sätestata juhendit dokumendiregistri kasutamiseks dubleerivalt määruses. Võrreldes kehtiva kodukorraga ei ole eelnõus enam neid sätteid, mis reguleerisid menetlusväliste paberdokumentide vormistamist ja registreerimist. Kõigi menetlusväliste dokumentide vormistamine ja registreerimine peab toimuma elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemi kaudu. Paragrahv 13. Dokumendiplangid Paragrahvis 13 on loetletud kohtus kasutusel olevad dokumendiplangid, millele vormistatakse lahendeid, ametikirju ja korraldusdokumente. Eelnõus on loetletud vaid kaks dokumendiplanki, kuna ülejäänud, kehtivas kodukorras loetletud plangid, genereerib dokumendihaldussüsteem ise. Lõikes 2 on täpsustatud, et dokumendiplangid ei ole mitte elektroonilisel kujul arvutis, nagu on sätestatud kehtivas kodukorras, vaid need on elektroonilisel kujul kohtu struktuuriüksuse võrgukettal. Selline täpsustus on vajalik selleks, et dokumendiplangid peaksid asuma kõigile kohtuteenistujatele ligipääsetavas ja ühtses kohas ning kui neid muudetakse, siis oleksid kõigile kättesaadavad ühtsed ja muudetud plangid. Lõige 3 on kustutatud, kuna sisaldas endas informatsiooni, mida ei ole vaja määruses reguleerida. Paragrahv 14. Dokumendi juurdepääsu reguleeriv märge Kehtiv kodukord reguleerib pabertoimikule märke tegemist, kui toimiku läbivaatamisega on kiire või dokumendile on piiratud juurdepääs. Kohtud menetlevad menetlusväliseid dokumente dokumendiregistris ja menetlusdokumente kohtute infosüsteemis ning seetõttu on kavandatud ette näha piiratud juurdepääsu märke tegemine vastavas registris ja paberdokumendi olemasolul ka paberdokumendile. Paragrahv 15. Tekst Kehtivas kodukorras teksti reguleerivast sättest on eelnõus alles jäetud nõuded, mida on vaja kohtute jaoks sätestada teistsugusena, kui see on sätestatud justiitsministeeriumi asjaajamiskorras. Kohtute dokumendiplangid on vormistatud šriftiga Times New Roman ja tähesuurusega 12. Kuna kohtud avaldasid arvamust, et šrift Arial tähesuurusega 10, mida kasutab dokumendihaldussüsteem Delta, on liiga väike ja halvasti loetav, siis on kohtutel lubatud oma dokumendiplanke (menetlusdokumendid) vormistada šriftiga Times New Roman tähesuurusega 12 ja dokumendihaldussüsteem (menetlusvälised dokumendid) kasutab šrifti Arial tähesuurusega 10. Šrifti Arial tähesuurusega 10 kasutatakse dokumendiregistris. Paragrahv 16. Menetlusväline dokument Paragrahvis 16 on sätestatud, mis on menetlusväline dokument ja, et see on dokument, mis ei ole seotud kohtumenetlusega. Kehtivas kodukorras on reguleeritud, kuidas peab dokumente kandma dokumendiregistrisse ja neid seal menetlema, kuid kuna kasutatav dokumendiregister on Justiitsministeeriumil ja kohtutel sama, siis ei ole põhjendatud dubleerivate sätete olemasolu määruses. Eelnõus on menetlusväliste dokumentide dokumendiregistris menetlemise kohta sätestatud need erisused, mida kohtud teevad erinevalt Justiitsministeeriumist või mida ei ole ministeeriumi asjaajamiskorraga üldse reguleeritud. Paragrahv 17. Saabunud menetlusvälise dokumendi registreerimiseelne menetlemine Paragrahvis 17 on sätestatud, et kohtusse saabunud menetlusvälised dokumendid registreeritakse dokumendiregistris kantselei poolt. Kohtute poolt on eemaldatud täpsustus, et kohtute elektronposti aadressid avaldatakse veebilehel www.kohus.ee. Lõikes 2 on sätestatud, et kantselei kontrollib adressaadi õigsust ja allkirjade ning loetletud lisade olemasolu. Tegemist on üldise ülevaatliku kontrolliga, mis ei eelda kantselei töötajalt eriteadmisi. Paragrahv 18. Menetlusvälise dokumendi registreerimine Paragrahvi 1 kohaselt ei kehti menetlusväliste dokumentide registreerimisel eelisjärjekorda. Lõike 2 alusel ei registreerita suulist teabenõuet. Silmas on peetud näiteks selliseid teabenõudeid, kus küsitakse kohtumaja või kantselei avatud olemise kohta ja mille saab kiirelt ning ilma probleemideta ära lahendada telefoni teel. Selliseid asju ei registreerita dokumendihaldussüsteemis. Kui kantselei juhataja ei saa selliselt kohe probleemi lahendada, siis palub kantselei ametnik tal endale päringuna kirja saata. Lõigete 3 ja 4 kohaselt registreeritakse dokumendid järjest ja hiljemalt saabumisele järgneval tööpäeval. Saabunud dokumendi täitmise tähtaega arvestatakse selle registreerimise päevast. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest. Paragrahv 19. Menetlusdokument Paragrahv 19 sätestab, et menetlusdokument on kohtumenetlusega seotud dokument ja see registreeritakse selleks ettenähtud infosüsteemis. Mõeldud on nii neid menetlusdokumente, mis registreeritakse kohtute infosüsteemis, kui ka neid menetlusdokumente, mis registreeritakse maksekäsu kiirmenetluse infosüsteemis. Paragrahv 20. Menetlusdokumentide registreerimine Paragrahvis 20 on sätestatud menetlusdokumentide registreerimise kord. Võrreldes kehtiva kodukorraga on lõike 1 esimest lauset muudetud, et see kehtiks nii kohtute kui maksekäsuosakonna töökorralduse kohta. Kohtusse saabunud dokumente ei ole vaja loetleda ja see on eelnõus võetud kokku terminiga „menetlusdokumendid“. Samuti on „suunatakse kohtunikule vastavalt asjade tööjaotamisplaanile“ sõnastatud eelnõus „edastatakse menetlejale“. Täpsustus on tingitud sellest, et säte kohaldub nii Pärnu Maakohtu maksekäsuosakonnale kui ka kohtute infosüsteemile, seetõttu on see termin täpsem. Lõike 1 teine lause sätestab, et kõik päringud registreeritakse kohtute infosüsteemis. See on vajalik selleks, et vältida olukorda, kus inimene väidab, et on kohtusse saatnud kirja millegi kohta ja talle pole vastatud. Keeruline on hiljem seda kirja ja vastuseid leida kellegi e-kirjade hulgast üles ja mõistlik on kõik dokumendid, sealhulgas kirjavahetus, kohe registreerida infosüsteemis. Samuti saabub ministeeriumisse inimeste kaebusi kohtute kohta ja siis saab ministeeriumi ametnik ise tuvastada, kas ja mida on vastanud. Lõike 1 kolmas lause reguleerib e-arvete saabumist kohtusse ja sätestab, et e-arveid ei pea saatma kohtu kantselei elektronposti aadressil nagu ülejäänud menetlusdokumente, vaid need saabuvad kohtusse e-arvekeskuse kaudu. 1. jaanuaril 2017. a jõustunud raamatupidamise seaduse muudatustega kohustati kõiki avaliku sektori asutusi olema valmis vastu võtma e- arveid alates 01.03.2017 ja alates 01.07.2017 peab erasektor esitama avalikule sektorile teenuse osutamise eest ainult e-arve. See tähendab, et avalik sektor ei võta enam vastu paberkandjal ja PDF-arveid. E-arve on arve, mille kogu käitlemine toimub elektrooniliselt: arve edastatakse operaatori vahendusel ühest raamatupidamistarkvarast otse teise ning saaja ei pea enam arve andmeid käsitsi sisestama. Menetluskulude arved (peamiselt tõlke- ja ekspertiisiteenused) saadetakse kohtusse praegu elektroonilise menetluspostina või paberil kantselei kaudu. Alates 01.07.2017 tuleb aga üle minna e-arvetele, mis jõuavad kohtusse ainult e-arvekeskuse kaudu, kus need registreeritakse ja arhiveeritakse ning saadetakse enne tasumist kinnitamiseks kohtunikule. Menetlusgrupp kinnitab määrusega need konkreetse menetluse kuludeks kohtute infosüsteemis. Lõikes 2 on reguleeritud kantselei kohustus tuvastada, kas menetlusdokument on üldiste vorminõuetega kooskõlas ja kas loetletud lisad on olemas. Kantselei ei hinda dokumenti sisuliselt, vaid veendub üldiselt, kas dokument on vorminõuetega kooskõlas (inimese nimi, kontakt, allkiri) ja kas kirjas loetletud lisad on olemas. Selle sättega on mõeldud olukorda, kus inimene toob menetlusdokumendi kohtu kantseleisse ja kantselei ametnik võtab selle vastu ning saab vajaduse korral paluda inimesel lisada oma nimi, kontakt või allkiri, enne kui ta kantseleist lahkub. Kantselei ei pea hiljem võtma inimesega ühendust, kui selgub, et andmed või mõni lisa on puudu. Seda teeb juba menetlusgrupp. Võrreldes kehtiva määrusega ei ole enam reguleeritud kantselei tegevust, kui menetlusdokument ei vasta lõikes 2 sätestatud nõuetele või kui adressaadiks on teine kohtumaja. Kohtud leidsid, et selle võtab kokku lõige 1, mis ütleb, et kõik menetlusdokumendid tuleb registreerida ja edastada menetlejale. Kantselei ei saa otsustada selle üle, milliseid menetlusdokumente registreerida ja milliseid mitte. Lõikes 3 on sätestatud kantselei ametniku tegevus, kui ta tuvastab, et adressaadiks on teine kohtumaja. Eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt. Lõikes 4 on sätestatud, et maksekäsu kiirmenetluse asja maakohtule üleandmiseks edastatakse kohtule määrus asja üleandmise kohta ja muud menetluse kohta käivad andmed üksnes elektrooniliselt infosüsteemi kaudu. Sätte eesmärk on tagada, et maksekäsuosakonnast edastataks maakohtule kõik asjakohased dokumendid ja muu info elektrooniliselt infosüsteemi kaudu, mitte elektronposti teel ega paberkandjal. Lõikes 5 on sätestatud paberil esitatud menetlusdokumentide skaneerimise ja salvestamise kord, mida eelnõu ei reguleeri kehtivast kodukorrast erinevalt. Lõikes 6 on sätestatud, et kui inimene toob kohtusse mingi originaaldokumendi, siis sellest tehakse koopia ja originaaldokument tagastatakse talle kohe. Kehtiva kodukorra alusel võetakse originaaldokumendid toimikust välja alles siis, kui toimikut hakatakse hävitama, kuid siis on dokumendi tagastamine palju keerulisem. Kui kohe dokumenti tagastada ei saa, näiteks, kui see on tulnud postiga, siis tehakse sellest koopia ja dokument saadetakse postiga esimesel võimalusel selle saatjale tagasi. Paragrahv 21. Hagi tagamise taotlust, esialgse õiguskaitse taotlust sisaldav ja juurdepääsupiiranguga menetlusdokument Paragrahvis on reguleeritud juhud, kui menetlusdokumendile tuleb kohtute infosüsteemis lisada märge selle kohta, et asja tuleb menetleda eelisjärjekorras või tegemist on juurdepääsupiiranguga asjaga. Paragrahv 22. Elektronposti teel esitatud dokumendi vastuvõtmine ja registreerimine Paragrahv sätestab elektronposti teel edastatavate menetlusdokumentide vastuvõtmise ja vastavas infosüsteemis registreerimise korra. Paragrahv 23. Digitaalallkirjastatud sissetuleva menetlusdokumendi salvestamine ja säilitamine Paragrahv sätestab, et digitaalallkirjastatud dokument salvestatakse pärast allkirja kehtivuse kindlakstegemist selleks ettenähtud infosüsteemis vastava menetluse juurde ning vajaduse korral tehakse dokumendist väljatrükk. Väljatrükk tehakse juhul, kui asjas moodustatakse pabertoimik. Väljatrükile lisatakse digitaalallkirja kinnitusleht, kuna see tõendab allkirja kehtivust. Paragrahv 24. Menetlusdokumendi edastamise registreerimine ja kättesaamise kontroll Lõike 1 alusel kasutatakse menetlusdokumendi edastamiseks ja kättetoimetamiseks selleks ettenähtud saadetiste funktsionaalsust. Kehtivas kodukorras sellist sätet ei ole, kuna see funktsionaalsus varem puudus. Saadetiste funktsionaalsust kasutades ei pea printima menetlusdokumentide edastamise ja kättetoimetamise kaaskirju ega ekraanitõmmiseid, kuna need on nähtavad infosüsteemis. Nende printimine tooks kaasa põhjendamatu paberikulu. Saadetis on elektrooniline ümbrik, kuhu märgitakse kättetoimetamisega seotud infot ja kus saab registreerida ka skaneeritud väljastusteateid. Lõige 2 sätestab, et menetlusdokumentide saatmine registreeritakse igal juhul vastavas infosüsteemis. Kehtiv kodukord annab võimaluse, et kui menetlusdokumentide saatmist ei registreerita automaatselt kohtute infosüsteemis, siis peab selle kohta märke tegema pabertoimikusse. Eelnõu kohaselt registreeritakse menetlusdokumentide saatmine alati vastavas infosüsteemis. Samuti on eelnõu kohaselt juhul, kui kohus edastab teavituse menetlusdokumendi kättesaadavaks tegemise kohta vastavalt tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 3111 lõikele 2 avalikust arvutivõrgust leitud sidevahendile, vaja märkida toimikusse ja selleks ettenähtud infosüsteemi, millal ja milliseid otsingumootoreid või veebikeskkondi kasutades sidevahendeid otsiti. Muudatus on tingitud sellest, et hiljem oleks jälgitav, kuidas sidevahend on leitud. Lõiked 3 ja 4 sätestavad, et kohtule tagastatud kätte toimetamata jäänud ja kättetoimetatud väljastusteated, kättetoimetamisteatised või muud asjakohased teated, mis sisaldavad või võivad sisaldada menetluse seisukohalt olulist infot, skaneeritakse ja salvestatakse kohtute infosüsteemis asjakohases menetluses tehtud saadetise juures. Kehtiva kodukorraga võrreldes on eelnõus täpsustatud seda, et need salvestatakse „asjakohases menetluses tehtud saadetise juures“, mitte „asjakohase menetluse juures“. Muudatus on tingitud sellest, et varem puudus kohtute infosüsteemis saadetiste funktsionaalsus. Lõige 5 ja 6 sätestavad, et menetlusdokumendi kättetoimetamisel kohtus võetakse allkiri ja tehakse kohtute infosüsteemis saadetise kohta märge „kättetoimetatud kohturuumides“ või „kättetoimetatud kohturuumides väljastusteatega“. Kehtivas kodukorras selline regulatsioon puudub, kuna varem ei olnud kohtute infosüsteemis sellist funktsiooni. Eelnõust on välja jäetud kohtukordnike lisatasu määrad kohtu menetlusdokumendi kättetoimetamise eest. Kohtute seaduse § 126 lg 2 alusel makstakse kutsete ja teadete kättetoimetamise eest kordnikele lisatasu ja kordnike lisatasu määrad kehtestab valdkonna eest vastutav minister määrusega. Kohtute soovil on eelnõust välja jäetud lisatasu määra kehtestamine, kuna kutsete ja teadete kättetoimetamine on osa kordnike tööülesannetest. Samuti puuduvad kohtutel rahalised võimalused sätestatud ulatuses kordnikele lisatasu maksta. Paragrahv 25. Kohtuasja number Paragrahv reguleerib, kuidas moodustub kohtuasjale ja maksekäsu kiirmenetluse asjale number ja kuidas neid numbreid vormistatakse. Eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt, lisatud on vaid maksekäsu kiirmenetluse asjade nummerdamise kord. Paragrahv 26. Kohtuasja toimik Paragrahv reguleerib kohtuasja toimiku vormistamist juhul, kui asjas moodustatakse pabertoimik. Erinevalt kehtivast kodukorrast on eelnõus sätestatud, et kohtuasja toimik, mis sisaldab kinniseks kuulutatud istungi materjale või konfidentsiaalset infot, märgitakse pitseriga „KONFIDENTSIAALNE“, mitte ei märgistata üle kaane risti nurgast nurgani tõmmatud punase joonega. Samuti on lisatud põhimõte, et kui menetlus on osaliselt kinniseks kuulutatud, siis märgitakse kohtuasja toimikule lehekülgede numbrid, mis sisaldavad kinniseks kuulutatud materjale või konfidentsiaalset infot. Paragrahv 27. Maksekäsu kiirmenetluse toimik Paragrahv reguleerib maksekäsu kiirmenetluse toimiku pidamist ja säilitamist. Võrreldes kehtiva kodukorraga on lisatud säte maksekäsu kiirmenetluse kohta käivate andmete säilitamise kohta. Vastavalt lõikes 2 sätestatule lähtutakse nende säilitamisel justiitsministri 5. augusti 2015. a määruses „Maksekäsu kiirmenetluse infosüsteemi asutamine ja infosüsteemi pidamise põhimäärus“ sätestatud nõuetest. Paragrahv 28. Digitaalne toimik Paragrahv 28 lõike 1 punkti 1 muutmisega lisandub digitaalsete asjade menetlemine Tartu Halduskohtus loamenetluse asjades ning maksuasjades (v.a maksuotsused) ning Tallinna Halduskohtus lisanduvad digitaalseteks asjadeks kõik maksuasjad. Paragrahvi 28 lõike 1 punktiga 2 lisanduvad digitaalsete asjadena väärteomenetluse täitmisasjad. Nimetatud asjade lisandumine annab võimaluse testida digitaalset kohtumenetlust kõikides maakohtutes kriminaal- ja väärteoasju lahendavate kohtunike ning kohtuametnike seas. Tegemist on kohtuasjadega, mis saabuvad kohtusse elektrooniliselt. Kohtuasjade menetlus on reeglina lühike ning menetluse käigus koostatavate dokumentide hulk ei ole suur. Tegemist on seega sobivate kohtasjadega digitaalse kohtumenetluse testimiseks. Paragrahvi 28 lõike 1 punktiga 3 lisanduvad tsiviilkohtumenetluses isiku kinnisesse asutusse paigutamise asjad digitaalsete asjadena lisaks Harju Maakohtule ka Pärnu Maakohtule ja Tartu Maakohtu Valga ja Viljandi kohtumajale. Harju Maakohus on nimetatud kohtuasju menetlenud digitaalselt alates 15. septembrist 2017 ning senine kogemus on näidanud, et nende menetlemine digitaalselt on sujunud probleemideta. Paragrahvi 28 lõike 1 punktiga 4 lisanduvad alates 01. juulist 2018 maakohtute jaoks digitaalsete kohtuasjadena kõik maakohtule kohtu registri-, kinnistus- või maksekäsuosakonnast läbivaatamiseks edasi saadetud asjad. Nimetatud osakondades menetletakse juba praegu kõiki kohtuasju digitaalselt ning pabertoimik moodustatakse üksnes asja edastamisel maakohtusse. Enne nimetatud asjade lisandumist on kõik kohtud vajalikud töökorralduse muudatused teinud ning valmis osakondadest saabunud asjade digitaalseks menetlemiseks. Paragrahvi 28 lõike 1 punktiga 5 lisanduvad digitaalsete kohtuasjadena ringkonnakohtule esitatud kaebused Riigiprokuratuuri tegevuse peale. Tegemist on kohtuasjadega, mis saabuvad kohtule elektrooniliselt ning kogu menetlus kohtus on samuti elektrooniline. Tegemist on asjadega, mille digitaalne menetlemine annab võimaluse ringkonnakohtute kriminaalkolleegiumites katsetada kohtuasjade menetlemist digitaalselt. Paragrahv 29. Toimikutega tutvumine Paragrahv reguleerib toimikutega tutvumist ja eelnõus on lisatud, et lõike 2 alusel võib toimikuga tutvumise menetluses mitteosalenud inimese puhul otsustada suurem isikute ring, kui see kehtivas kodukorras on lubatud. Lisandunud on kohtu aseesimees ja kolleegiumi esimees, kuna kohtud on selleks ise näinud vajadust. Samuti on täpsustatud, et järgida tuleb menetlusseadustikes sätestatud erisusi. Lõike 1 punkti 3 loetelust on eemaldatud kõrgema astme kohtunike õigus tutvuda kohtutoimikuga töötõendi esitamisel, kuna kohtunikel ei ole töötõendit. Paragrahv 30. Digitaalse toimikuga tutvumine Paragrahv reguleerib digitaalse toimikuga tutvumist. Lõiget 2 on täpsustatud teise lausega, mille kohaselt kohtuametnik kontrollib enne paberkandjal väljavõtte väljastamist riigilõivu laekumist vastavalt riigilõivuseaduse § 61 sätestatule. Täpsustus on tingitud sellest, et riigilõivuseaduse § 61 lg 1 alusel tasutakse kohtuotsuse või määruse kordusärakirja väljastamise eest, kohtueelse või kohtuvälise menetluse menetlusdokumendi või kohtumenetluse muu dokumendi, samuti elektroonilise dokumendi väljatrüki väljastamise eest riigilõivu iga väljastatud lehekülje eest alates 21. leheküljest 0,30 eurot. Kehtiv kodukord ei sisalda viidet riigilõivuseadusele ega näe ette riigilõivu tasumist vastavalt riigilõivuseaduses sätestatule. Paragrahv 31. Toimikute väljastamine Paragrahvis on sätestatud toimikute väljastamise kord; eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt. Paragrahv 32. Jõustumiskuupäeva märkimine ning otsuse koopia ja väljatrüki väljastamine Paragrahvis on sätestatud jõustumiskuupäeva märkimine ning otsuse koopia ja väljatrüki väljastamine. Lõige 5, mis kehtivas kodukorras sätestab jõustumismärke märkimist, kui kõrgema astme kohus jätab lahendi muutmata, on käesolevast määrusest kustutatud. Kohtud on leidnud, et selline säte ajab kohtuid segadusse ja sellist asja tegelikult ei tehta. Samuti on muudetud lõiget 3 ja eemaldatud termin „kohtunik“, kuivõrd kohtunikud ei kinnita kunagi jõustumiskuupäeva ja koopia või väljatrüki õigsust. Seda teevad kantselei ametnikud või teised kohtu kodukorras määratud isikud. Paragrahv 33. Liigitusskeem Asendatud on sätte pealkirjas ja sisus läbivalt termin „dokumentide loetelu“ terminiga „liigitusskeem“, kuna alates 2012. aastast on arhiivieeskirja alusel liigitamise aluseks liigitusskeem. Lõiked 2–4 sätestavad selle, mida märgitakse liigitusskeemis ja kuidas dokumente sarjadesse rühmitatakse. Eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt. Lõiget 5 on täpsustatud sellega, et avalikule arhiivile esitatakse liigitusskeem arvamuse avaldamiseks siis, kui liigitusskeem muutub või lisanduvad uued dokumendisarjad. Muudatus on tingitud terminite muutusest. Lõiget 6 on täpsustatud sellega, et liigitusskeemi kehtestab kohtudirektor oma käskkirjaga seejärel, kui ta on saanud kooskõlastuse avalikult arhiivilt. Kehtivas kodukorras ei ole kirjas, et enne peab olema saadud avalikult arhiivilt kooskõlastus. Paragrahv 34. Säilitustähtajad Paragrahv sätestab säilitustähtajad, millest peab lähtuma toimikute ja dokumentide säilitamisel nii pabertoimikute ja -dokumentide kui ka elektrooniliste toimikute ja dokumentide puhul. Kehtivas kodukorras ei ole elektrooniliste toimikute ja dokumentide säilitamine reguleeritud. Lõige 1 sätestab, et toimikute säilitustähtaegade määramisel juhindutakse paragrahvi lõikes 2 ja määruse lisas 5 toodud säilitustähtaegadest, kohtu tegelikest vajadustest ja dokumentide unikaalsusest. Lisa 5 sätestab kehtivas kodukorras vaid pabertoimikute säilitamise tähtajad. Eelnõu lisa 5 sätestab ühised säilitustähtajad nii pabertoimikute kui elektrooniliste toimikute ühised säilitustähtajad. Lõikes 2 on sätestatud, et üldprintsiibina on kõigi toimikute säilitustähtajaks 10 aastat lõpplahendi jõustumisest. Lisas 5 on välja toodud asjad, milles toimiku säilitustähtaeg on pikem kui 10 aastat või alaline. Kõigi teiste toimikute säilitustähtaeg, mida pole lisas 5 märgitud, on 10 aastat. Säilitustähtaegu on õigus muuta asja menetlenud kohtunikul ja kohtu arhivaaril. Muudatus, et üldprintsiibina on kõigi toimikute säilitustähtaeg 10 aastat, on tingitud sellest, et tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 704 lg 3 alusel on juhul, kui pool ei olnud menetluses osalenud või esindatud või Euroopa Inimõiguste Kohus on leidnud inimõiguste ja põhivabaduste kaitse konventsiooni või selle protokollide rikkumise kohtulahendi tegemisel, kui rikkumist ei ole võimalik mõistlikult kõrvaldada või hüvitada muul viisil kui teistmise kaudu, et teistmine on lubatud kuni 10 aastat pärast lõpplahendi jõustumist. Selleks et vältida olukordi, kus teistmine on võimalik, kuid kohtutoimik on juba hävitatud, on eelnõus sätestatud kõigi pabertoimikute kui elektrooniliste toimikute säilitamise tähtajaks 10 aastat. Lõikes 3 on sätestatud, et kõiki kohtuasjas tehtud lõpplahendeid säilitatakse alaliselt. Eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt. Lõikes 4 on sätestatud, et säilitustähtaja möödudes toimikuid ja dokumente ei väljastata. Enamus toimikud ja dokumendid on kohtutel olemas nii paberkandjal, kui ka digitaalsel kujul ja kui säilitustähtaeg on möödunud, siis paberkandjal toimikud ja dokumendid hävitatakse. Digitaalsete dokumentide hävitamise protsess on väljatöötamisel ja seetõttu on digitaalsed dokumendid tegelikult kohtul olemas ka peale säilitustähtaja lõppu. Seetõttu ütleb see säte, et peale säilitustähtaja möödumist ei väljastata ka digitaalseid dokumente isegi, kui need kohtul tegelikult olemas on. Paragrahv 35. Toimikute pidamine asjaajamises ja asjaajamisperioodi lõpetamine Paragrahv sätestab toimikute pidamise asjaajamises ja asjaajamisaasta lõpetamise ning eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt. Täpsustatud on termini „arhivaal“ kasutamist: muudatus on seotud sellega, et kõik kohtudokumendid ei ole arhivaalid. Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse, st arhivaalid on ainult see osa kohtus tekkinud dokumentidest, mis antakse üle avalikku arhiivi püsivaks säilitamiseks (korrastatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele). Paragrahv 36. Arhiivi korrastamine Paragrahvis on sätestatud arhiivi korrastamine. Terminid on muudetud korrektseks, kuid muus osas ei reguleeri eelnõu arhiivi korrastamist kehtivast kodukorrast erinevalt. Paragrahv 37. Dokumentide ja toimikute hävitamine Paragrahvis on sätestatud dokumentide ja toimikute hävitamise kord. Lõige 2 sätestab, et kohtuasja pabertoimikud hävitatakse ühe aasta jooksul pärast kohtuasja menetlemise lõppu, eeldusel et kohtuasja toimik on terviklikult digiteeritud. Kohtuasja toimiku digiteerimisel tehakse kohtute infosüsteemis vastava kohtuasja juurde märge toimiku digiteerimise kohta. Kui kohtuasja toimikust on digiteeritud kõik vajalikud dokumendid, siis võib kohtuasja pabertoimiku hävitada pärast kohtuasja menetlemise lõppu. See säte kehtib ka nende pabertoimikute kohta, millele on kehtiva kodukorra lisa 5 alusel juba määratud säilitustähtaeg. Kui kohtul on töökorralduslikult vaja paberdokumente hävitada, siis võib seda teha, kui kohtuasja toimik on terviklikult digiteeritud. Lõige 3 sätestab, et digitaalselt säilitatavad dokumendid ja muud kohtuasja kohta selleks ettenähtud infosüsteemis registreeritud andmed, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse nende kustutamisega. Reguleeritud on digitaalselt säilitatavate dokumentide ja muude kohtuasja kohta selleks ettenähtud infosüsteemis registreeritud andmete hävitamine. Täpse tehnilise korra, kuidas hakkab toimuma digitaalselt säilitatavate dokumentide hävitamine, töötab välja registrite- ja infosüsteemide keskus. Lõige 4 sätestab, et digitaalses kohtumenetluses paberil esitatud dokumendid, mis on skaneeritud ja registreeritud selleks ettenähtud infosüsteemis asjakohase menetluse juures, võib hävitada ühe kuu möödumisel selle saamisest juhul, kui ei selgu vajadust selle säilitamiseks paberkandjal kuni menetluse lõpuni. Muudatuse eesmärgiks on täpsustada paberdokumentide käitlemist, kui need on skaneeritud ja registreeritud ettenähtud infosüsteemis ehk täielikult digitaalselt olemas. Lõige 5 sätestab, et dokumentide ja toimikute hävitamise korraldab kohtudirektor arhiiviseaduses ja Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruses nr 181 „Arhiivieeskiri“ sätestatud korras. Viite lisamine on tingitud sellest, et arhiiviseaduses ja määruses on sätestatud dokumentide ja toimikute hävitamise kord ning kohtud peavad seda korda järgima. Korra täitmist jälgib ja sellele vastavad tööprotsessid töötab välja kohtudirektor. Lõige 6 sätestab kohtutoimikutest paberil esitatud originaaldokumentide väljavõtmise ja nende tagastamise dokumendi esitajale. Kohus peab proovima kohtus pärast koopiate tegemist, kohe tagastada paberil originaaldokumendid nende esitajale. Kui see ei ole võimalik näiteks seetõttu, et need on juba varem kohtutoimiku vahel ja dokumentide esitajat ei ole võimalik kätte saada ja talle neid dokumente tagastada, siis säilitatakse originaaldokumente kohtu arhiivis 15 aastat. Lõige 7 sätestab, et hävitamisele kuuluvast kohtuasja toimikust võetakse välja alaliseks säilitamiseks mõeldud kõigi astmete kohtuotsused ja määrused, välja arvatud juhul, kui need on vormistatud elektrooniliselt ja allkirjastatud digitaalselt. Kohtuasja pabertoimiku hävitamise kohta tehakse kohtute infosüsteemis vastava kohtuasja juurde märge. Hävitamisele kuuluvast kohtuasja toimikust võetakse välja alaliseks säilitamiseks mõeldud kõigi astmete kohtuotsused ja -määrused juhul, kui need on vormistatud paberkandjal ega ole allkirjastatud digitaalselt. Kui need on vormistatud elektrooniliselt ja allkirjastatud digitaalselt, siis nende väljatrükke ja digitaalse allkirja kinnituslehti ei ole vaja hävitamisele kuuluvast pabertoimikust välja võtta. Lõige 8 sätestab, et dokumentide hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, mis vastab Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruses nr 181 „Arhiivieeskiri“ §-s 14 sätestatule. Hävitamisakt tuleb koostada nii paberkandjal dokumentide ja toimikute hävitamise, kui ka digitaalsete toimikute ja dokumentide hävitamise korral. Paragrahv 38. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise nõuded on reguleeritud Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruses nr 181 „Arhiivieeskiri“ ja seetõttu ei ole neid vaja määruses välja tuua. Paragrahv 39. Pitsatite loetelu, kasutamine ja hoidmine Paragrahvis 20 on sätestatud pitsatite loetelu, kasutamine ja hoidmine, eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt. Lõikes 6 on sätestatud loetelu dokumentidest, mis kinnitatakse vapipitsatiga, loetelust on välja jäetud „pangatšekk“ ja „tööraamat“, kuna selliseid dokumendivorme enam ei kasutata. Paragrahvid 40 ja 41 reguleerivad pitsatite registreerimist ja hävitamist. Paragrahvides 40 ja 41 on sätestatud pitsatite registreerimine ja hävitamine ning eelnõu ei reguleeri seda kehtivast kodukorrast erinevalt. Paragrahvides 42–45 on sätestatud asjaajamise ja riigivara üleandmise kord teenistuja teenistusest lahkumisel ja teenistussuhte peatumisel. Eelnõu ei reguleeri seda korda kehtivast kodukorrast erinevalt. Paragrahv 46. Kohustuslikule digitaalse toimiku pidamisele üleminek Lõikes 1 sätestatud tähtaeg digitaalse toimiku pidamisele üleminekuks kordab kehtivas kodukorras sätestatud tähtaega. Lõikes 2 on sätestatud, et tsiviilkohtumenetluses isiku kinnisesse asutusse paigutamise asjades digitaalse toimiku pidamist kohaldatakse üksnes Harju Maakohtus, Pärnu Maakohtus ja Tartu Maakohtu Valga ja Viljandi kohtumajas alustatud kohtuasjadele. Nimetatud kohtud on väljendanud valmisolekut mitte moodustada nendes asjades pabertoimikut ja pidada ainult digitaalset toimikut. Lõikes 3 on kohtu registri-, kinnistus- ja maksekäsuosakonna maakohtusse läbivaatamiseks edasi saadetud asjade ainult digitaalsena edasisaatmiseks sätestatud tähtpäevaks 1. jaanuar 2018. Enne seda alustatud kohtuasjade suhtes seda nõuet ei rakendada ja registri-, kinnistus- ja maksekäsuosakonnale antakse aega valmistada ette oma tööprotsessid selleks. Paragrahv 47. Kohtuasja pabertoimikute digiteerimine Lõike 1 kohaselt on alates 1. jaanuarist 2013. a olnud kohtutel kohustus viia tsiviilasjades menetlusdokumendid elektroonilisele kujule ja alates 1. juulist 2014. a on kohtutel olnud selline kohustus kriminaal-, väärteo- ja haldusasjade kohtumenetluses ehk teha menetlusdokumendid menetlusosalistele vastavas infosüsteemis viivitamata kättesaadavaks. Seega on nendest kuupäevadest alates olnud kohtutel kohustus digiteerida kõik dokumendid, mis on pabertoimikus, ja kõik toimikus olevad dokumendid peavad olema ka kohtute infosüsteemis. Lõikes 3 on sätestatud, et kohtuasja toimikule, millele on enne kõnesoleva määruse jõustumist juba määratud säilitustähtaeg, kohaldatakse määratud säilitustähtaega, välja arvatud juhul, kui kohus digiteerib toimiku ja säilitab toimikut digitaalselt vastavalt käesoleva määruse § 36 lõikele 2. Kohtul on õigus otsustada, kas toimik, millele on kehtiva kodukorra alusel määratud säilitustähtaeg, digiteeritakse ja säilitatakse digitaalselt vastavalt uutele säilitustähtaegadele või toimikut säilitatakse vastavalt sellele tähtajale, mis on kehtiva kodukorra alusel määratud. Paragrahv 48. Justiitsministri 15. veebruari 2006. a määruse nr 5 „Kohtute infosüsteemi põhimäärus“ muutmine Muudatused on tingitud sellest, et kehtestatakse uus terviktekst ja seega on vaja muuta justiitsministri 15.05.2006. a määruse nr 5 „Kohtute infosüsteemi põhimäärus“ §-des 8 ja 9 olevad viited korrektseks. Paragrahv 49. Justiitsministri 28. detsembri 2005. a määruse nr 59 „Kohtule dokumentide esitamise kord“ muutmine Tehakse muudatused maksekäsu kiirmenetluses kehtestatud vormide täitmise juhistesse. Lisa 3 täitmise juhises parandatakse ilmne ebatäpsus. Kehtiva lisa täitmise juhises (alajaotus „Maksekäsu kiirmenetluse käik“) on kirjas, et vastuväite esitamise tähtaeg hakkab kulgema vastuväite kättesaamisele järgnevast päevast. Õige on, et vastuväite esitamise tähtaeg hakkab kulgema makseettepaneku kättesaamisele järgnevast päevast. Lisa 4 muudatus on tingitud tsiviilkohtumenetluse seadustiku muutmisest. Kehtivas lisa täitmise juhises (alajaotus „Maksekäsu kiirmenetluse olemus“) on kirjas, et maksekäsu kiirmenetluses ei või nõutav elatis ületada 200 eurot lapse kohta kuus. Alates 01.08.2016 kehtima hakanud tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 491 lõike 2 kohaselt ei toimu maksekäsu kiirmenetlust kõnesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud alusel, kui igakuine nõutav elatis ületab perekonnaseaduse § 101 lõikes 1 nimetatud määra üle 1,5 korra. Perekonnaseaduse § 101 lõike 1 kohaselt igakuine elatis ühele lapsele ei või olla väiksem kui pool Vabariigi Valitsuse kehtestatud kuupalga alammäära. Seega ei või nõutav elatis maksekäsu kiirmenetluses ületada poolt Vabariigi Valitsuse kehtestatud kuupalga alammäära üle 1,5 korra. Paragrahv 50. Praegu kehtiv määrus tunnistatakse kehtetuks. 3. Eelnõu vastavus Euroopa Liidu õigusele Määrusel ei ole vahetut puutumust Euroopa Liidu õigusega. 4. Määruse mõjud Kõigi kavandatavate muudatustega kaasnevad mõjud riigiasutuste töökorraldusele. 4.1. Kavandatav muudatus on kohtuasjade säilitustähtaegade muutus. Muudatus seisneb selles, et pabertoimiku säilitustähtaegu muudetakse ja kehtestatakse säilitustähtajad ka digitaalsele toimikule. Samuti antakse kohtutele võimalus hävitada pabertoimikud, kui need on terviklikult digiteeritud. 4.1.1. Sihtrühm Muudatus avaldab eelkõige mõju kohtu arhivaaridele (hinnanguliselt 12). Võrreldes kogu tööealise elanikkonna arvuga Eestis (2015. aastal 631 000) on mõjutatud sihtrühm väike. 4.1.2. Mõju ulatus Mõju ulatus on keskmine, kuna muudatusega kaasneb vajadus oma töökorraldust mõnevõrra ümber kujundada. Kõige suurem muudatus puudutab säilitustähtaegade arvestamise muutmist ja seda, et eelnõu reguleerib ka digitaalset dokumentide ja toimikute säilitamist. Juhul kui kohtul on tsiviilasjade toimikud alates 1. jaanuarist 2013 ja kriminaal- ja väärteoasjade toimikud alates 1. juulist 2014 täielikult digiteeritud, siis talle täiendavad töökoormust ei teki. See võimaldab tal vabastada arhiivipinna nende toimikute arvel, mis on täielikult digiteeritud ja mida säilitatakse ainult digitaalsel kujul. Kehtiv kodukord ei anna kohtule luba täielikult digiteeritud kohtuasja pabertoimiku hävitamiseks, kuid määrus annab selle õiguse. Rahvusarhiiv on samuti avaldanud arvamust, et kuna kohtute dokumentide ja toimikute digiteerimise kvaliteet on väga hea, siis ei ole vaja paralleelselt säilitada nii pabertoimikud kui ka digitaalseid dokumente ja toimikuid. 4.1.3. Mõju avaldamise sagedus Mõju esinemise sagedus on väike, kuna määrusega antakse kohtule võimalus, et nende toimikute puhul, millele on juba määratud säilitustähtaeg, ei tule hakata digiteerima ja määrama uut tähtaega, kui kohus seda vajalikuks ei pea. Samuti antakse kohtule aega, et muuta oma töökorraldust ja hakata toimikuid ning dokumente täielikult digiteerima. 4.1.4. Ebasoovitava mõju kaasnemise risk Ebasoovitava mõju risk on väike. Ebasoovitav mõju võib kaasneda siis, kui kohtus on dokumendid ja toimikud osaliselt digiteeritud ja kohus peab hakkama kõiki toimikuid üle vaatama ja digiteerima, et vabastada arhiivipinda. Selleks tuleb mingiks ajaks rakendada digiteerimisega tegelema rohkem töötajaid. 4.2. Kavandatava muudatuse tingib paberivaba kohtumenetluse kolmas etapp. Kolmandas etapis lisanduvad uued digitaalsed kohtuasjad kõikidesse kohtutesse. Eelnõuga muudetakse paragrahvi 31 sõnastust ning loetletakse uued kohtuasjad, milles kohus pabertoimikut ei koostata. 4.2.1. Sihtrühm Muudatus avaldab eelkõige mõju tsiviil- ja haldusasju lahendavate kohtunike (I ja II astmes kokku hinnanguliselt 109) ja istungisekretäride (hinnanguliselt 109 ametnikku) töökorraldusele ja kohtuistungi helisalvestisega tutvuda soovivatele isikutele. Võrreldes kõigi tööealiste elanike arvuga Eestis (2015. aastal 631 000) on mõjutatud sihtrühm väike. 4.2.2. Mõju ulatus Mõju on väike, kuna töökorralduse muudatus puudutab üksnes pabertoimikute pidamist Harju maakohtus kinnisesse asutusse paigutamise asju. Tegemist on Eesti kõige suurema kohtuga, kuid planeeritav muudatus puudutab 6,9% asju (2016. aasta statistika andmete alusel). 4.2.3. Mõju avaldumise sagedus Mõju esinemise sagedus on väike, sest asjade arv, kus digitaalset kohtumenetlust rakendatakse, on väike. Kinnisesse asutustustesse paigutamised moodustavad 6,9 % protsenti kõikidest Harju Maakohtus alustatud kohtuasjadest. 4.2.4. Ebasoovitavate mõjude risk Ebasoovitavate mõjude risk on väike. Ebasoovitavad on võimalikud ebakõlad infosüsteemides, mis ei võimalda kohtuasju digitaalselt menetleda. Kõiki infosüsteeme arendatakse, mis võimaldab võimalikke puudusi kõrvaldada. 4.3.1. Kavandatav muudatus toimikuga tutvumise korras. Muudatus seisneb selles, et mõnes kohtuasjas enam pabertoimikut ei moodustata, kuid toimikuga on jätkuvalt võimalik soovi korral tutvuda paberkandjal ning ka menetlusosalistel on toimikuga võimalik tutvuda avaliku e-toimiku või digitoimiku infosüsteemi vahendusel. 4.3.2. Sihtrühm Muudatus avaldab eelkõige mõju tsiviil- ja haldusasju lahendavate kohtunike (I ja II astmes kokku hinnanguliselt 109) ja istungisekretäride (hinnanguliselt 109 ametnikku) töökorraldusele ja kohtuistungi helisalvestisega tutvuda soovivatele isikutele. Võrreldes kõigi tööealiste elanike arvuga Eestis (2015. aastal 631 000) on mõjutatud sihtrühm väike. 4.3.3. Mõju ulatus Menetlusosalistel on kohtuasja materjalidega võimalik praegugi tutvuda avaliku e-toimiku ja digitoimiku kaudu ning kõnesoleva eelnõuga selles osas midagi ei muudeta. Menetlusosaliste ja toimikuga tutvuda soovivate isikute jaoks ei muutu toimikuga tutvumine pärast muudatusi keerulisemaks. Toimikule juurdepääs ei ole raskendatud ning elektrooniliste vahendite abil on tagatud kiirem ja parem ülevaade toimiku sisust. 4.3.4. Mõju avaldumise sagedus Muudatus mõjutab ainult neid menetlusosalisi ja isikuid, kes soovivad toimikuga tutvuda kohtu kantseleis. Nende osakaal kõikidest menetlusosalistest on alla 5 protsendi. 4.3.5. Ebasoovitav mõju Eelnõuga kavandatud muudatustega toimiku tutvumise korras ei kaasne ebasoovitavat mõju. 4.4. Kavandatav muudatus kohtute kantseleide töökorralduses seisneb selles, et määrus viiakse kooskõlla kohtute tegeliku töökorraldusega. Samuti on määruse eesmärk ühtlustada kohtute töökorraldust. 4.4.1. Sihtrühm Muudatus avaldab mõju eelkõige kantseleitöötajatele (hinnanguliselt 214). Võrreldes kogu tööealise elanikkonna arvuga Eestis (2015. aastal 631 000) on mõjutatud sihtrühm väike. 4.4.2. Mõju ulatus Mõju on väike, kuna määruse muudatused ei too kaasa suurt töökorralduse muudatust kohtu kantseleide töös. Määruse muudatustesse on kaasatud kohtu kantseleide töötajaid ja on soovitud määrus sõnastada ja sätted kehtestada vastavalt kohtu kantselei töötajate tegelikule töökorraldusele. Kehtivas kodukorras on vananenud sätted töökorralduse kohta. Seega ei too uus määrus kaasa ulatuslikku mõju, vaid sätestab tegelikkuses juba kohtu kantseleis kehtiva töökorralduse. 4.4.3. Mõju avaldumise sagedus Mõju esinemise sagedus on väike, kuna mõjutab kohtu kantsleide töötajate töökorraldust. 4.4.4. Ebasoovitava mõju risk Ebasoovitava mõju risk on väike. Ebasoovitavad on võimalikud ümberkorraldused kohtu kantselei tööprotsessis, kui mõnes kohtus veel ei toimi kohtu kantselei töökorraldus vastavalt määrusele. Määruse eesmärk on ka kohtute kantseleide töökorraldust ühtlustada. Muudatustega halduskoormus ei muutu. 5. Määruse rakendamisega seotud tegevused, vajalikud kulud ja määruse rakendamise eeldatavad tulud Määruse rakendamisega eeldatavaid tulusid riigieelarvesse ei laeku. Digitaalse menetluse rakendamiseks tehakse vajalikud muudatused Harju Maakohtu 11 kohtuniku töövahendite soetamisel (arvutid, kuvarid). Tegemist on olemasolevate seadmete vahetamisega uute vastu. Kõikide kohtunike lauaarvutid on kavas vahetada sülearvutite vastu järgmise kolme aasta jooksul. Seose kõnesoleva muudatusega tehakse muudatus varem. Pabertoimikutest loobumine toob kohtute jaoks kaasa paberikulu vähenemise. Tulenevalt sellest, et praegu puudutab töökorralduse muudatus umbes 6,9 protsenti Harju Maakohtus menetletavaid kohtuasju, ei ole kõnesoleva muudatusega oodata märkimisväärset kulude kokkuhoidu. Tegemist on prooviajaga, mille jooksul selgitatakse välja võimalikud vajadused ja probleemkohad, mis on kogu kohtusüsteemis digitaalse kohtumenetluse rakendamiseks vajalik. Määruse rakendamise eel on kohtutega arutatud võimalikke muudatusi töökorralduses ning lepitud kokku vajalikes kohtute infosüsteemi ja digitoimiku arendustöödes, mis on digitaalse kohtumenetluse eduka rakendamise eeldused. Kantselei töökorralduse muudatustega seoses kohtutel lisakulusid ei teki. 6. Määruse jõustumine Määrus jõustub üldises korras. 7. Eelnõu kooskõlastamine, huvirühmade kaasamine ja avalik konsultatsioon Eelnõu ei esitata kooskõlastamiseks EIS-i, kuna määrus puudutab esimese ja teise astme kohtute kui ministeeriumi valitsemisalas olevate valitsusasutuste sisemist töökorraldust. Eelnõu ja seletuskiri saadetakse arvamuse avaldamiseks kõikidele kohtutele. Kohtute esindajad on olnud kaasatud planeeritud muudatuste kavandamisse. Marko Aavik Asekantsler  MINISTRI MÄÄRUSE EELNÕU MINISTRI MÄÄRUS "Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord" eelnõu esitamine arvamuse avaldamiseks 2 Määrus kehtestatakse kohtute seaduse § 42 lõike 1 ja § 127, kriminaalmenetluse seadustiku § 156 1 lõike 2 ja § 165 lõike 6, tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 61, § 311 lõike 8, § 344 lõike 6 ja § 458 1 lõike 4 ning väärteomenetluse seadustiku § 41 lõike 10 ja § 47 lõike 2 alusel. 1. peatükk Üldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Määrusega kehtestatakse kohtute seaduse §-s 127 nimetatud maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kohtuteenistujate ülesanded, kohtu asjaajamise kord ja kohtu muu töökorraldus. § 2. Kohtu kantselei (1) Kohtu kantselei on kohtu struktuuriüksus, mis korraldab kohtu asjaajamist ja kuhu võivad kuuluda kantseleijuhataja, üldkantselei juhataja, referent, vanemarhivaar, arhivaar, tõlk, järelevalvespetsialist, kohtuistungi vanemsekretär ja kohtuistungi sekretär. Dokumentide vastuvõtmine, registreerimine, jõustamine ja väljastamine toimub kohtu kantselei kaudu. (2) Vajaduse korral võib moodustada üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei. (3) Kohtu kantselei lahtiolekuaja määrab kohtudirektor. Kantselei lahtiolekuaeg avalikustatakse kohtu veebilehel ja pannakse välja kohtuhoonesse nähtavale kohale. § 3. Õigusteenistus ja kohtuistungiteenistus (1) Õigusteenistus on kohtu struktuuriüksus, kuhu võivad kuuluda õigusteenistuse juht, vanemkohtujurist, kohtujurist, konsultant, järelevalvespetsialist, kohtuistungi vanemsekretär, kohtuistungi sekretär ja referent. (2) Kui kohtus on moodustatud kohtuistungiteenistus, siis kuuluvad kohtuistungi vanemsekretär ja kohtuistungi sekretär kohtuistungiteenistuse koosseisu. 2. peatükk Kohtuteenistujad § 4. Kantseleijuhataja (1) Kantseleijuhataja ametikoha põhieesmärk on kohtu asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamine ning kantselei töö juhtimine, luues tingimused sujuvaks õigusemõistmiseks. (2) Kantseleijuhataja teenistuskohustused määrab kindlaks kohtudirektor ametijuhendis. (3) Kui kohtus on moodustatud üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei, sätestatakse kantseleijuhatajate pädevuse jaotus ametijuhendis. (4) Kui mitmel kohtul on ühine kohtudirektor, võib ta määrata nendele kohtutele ühise kantseleijuhataja. § 5. Referent (1) Referendi ametikoha põhieesmärk on kohtu või selle struktuuriüksuse asjaajamise ja dokumendiringluse korraldamine ning kohtusse pöördujate teenindamine. (2) Referendi teenistuskohustused määratakse kindlaks ametijuhendis. (3) Kui kohtus on moodustatud üld-, kriminaal- ja tsiviilkantselei, sätestatakse nende referentide pädevuse jaotus ametijuhendis. § 6. Kohtuistungi sekretär (1) Kohtuistungi sekretäri ametikoha põhieesmärk on kohtumenetluse läbiviimiseks vajaliku asjaajamise tagamine. (2) Kohtuistungi sekretäri teenistuskohustused määratakse kindlaks ametijuhendis. § 7. Tõlk (1) Tõlgi ametikoha põhieesmärk on seadusest tulenevatel juhtudel kohtulahendite ja dokumentide tõlkimine ning tõlkimine kohtuistungil. (2) Tõlgi teenistuskohustused määratakse kindlaks ametijuhendis. § 8. Arhivaar (1) Arhivaari töökoha põhieesmärk on kohtuasja toimikute ja muude dokumentide arhiivi vastuvõtmine, korrastamine, säilitamine ning kasutamise korraldamine vastavalt õigusaktidele. (2) Arhivaari teenistuskohustused määratakse kindlaks ametijuhendis. § 9. Kantselei teised teenistujad Arvestades kohtute seadusest ja muudest õigusaktidest tulenevaid piiranguid, võib kohtudirektor kantselei koosseisus ette näha ametikohti ka §-des 4–8 nimetamata teenistujatele, kelle olemasolu on vajalik kohtu töö paremaks korraldamiseks. 3. peatükk Kohtu asjaajamise kord 1. jagu Asjaajamise üldalused § 10. Asjaajamise põhimõtted Kohtu asjaajamine peab kaasa aitama kohtu töö efektiivsuse tagamisele ja kohtusse pöördujate ladusale teenindamisele. Asjaajamises lähtutakse heast tavast, üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest ning kohtute kvaliteedijuhtimise põhimõtetest. Kohtusse pöördujate teenindamisel lähtutakse kliendikesksuse põhimõttest. § 11. Kohtuistungite nimekiri Kohtuistungite nimekiri kuvatakse võimalusel kohtu sisetelevisiooni kaudu kohtus asuvatele ekraanidele. Tööpäeva alguses pannakse kohtuistungite nimekiri välja kohtusaali uksele või selleks 2 (27) määratud teise nähtavasse kohta. Kohtuistungite toimumisajad on kättesaadavad veebilehel www.riigiteataja.ee. 2. jagu Dokumentide vormistamise nõuded § 12. Menetlusvälise dokumendi vormistamine dokumendiregistris Menetlusväliste dokumentide vormistamisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuse korraldamise ja teabehalduse alused“ alusel kehtestatud Justiitsministeeriumi asjaajamiskorrast. § 13. Dokumendiplangid (1) Kohtus on kasutusel A4-formaadis (210 mm × 297 mm) järgmised dokumendiplangid: 1) väikese riigivapi kujutisega ühevärviline üldplank (lisa 1) – kohtulahendite vormistamiseks; 2) kohtusüsteemi logoga ühevärviline kirjaplank (lisa 2) – ametikirjade vormistamiseks. (2) Dokumendiplangid on elektroonilisel kujul kohtu võrgukettal. § 14. Dokumendi juurdepääsu reguleeriv märge Kui dokument on piiratud juurdepääsuga, tehakse märge vastavas registris ja paberdokumendi olemasolul lisatakse märge ka paberdokumendile. § 15. Tekst Menetlusdokument vormistatakse arvutikirjas plokkstiilis šriftiga Times New Roman ja tähesuurusega 12 ning menetlusväline dokument šriftiga Arial ja tähesuurusega 10. Lõigud eraldatakse üksteisest ühekordse tekstis kasutatava reavahega. 3. jagu Menetlusväline dokument. Menetlusväliste dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine § 16. Menetlusväline dokument (1) Menetlusväline dokument on dokument, mis ei ole kohtumenetlusega seotud. Menetlusväline dokument registreeritakse dokumendiregistris. § 17. Saabunud menetlusvälise dokumendi registreerimiseelne menetlemine (1) Saabunud menetlusväline dokument kontrollitakse ja registreeritakse kantseleis. (2) Kantseleis kontrollitakse adressaadi õigsust ja allkirjade ning loetletud lisade olemasolu. (3) Kui menetlusvälise dokumendi täitmine ei kuulu kohtu pädevusse, registreeritakse dokument ning edastatakse koos kaaskirjaga õigele adressaadile ja informeeritakse sellest dokumendi saatjat. (4) Paberdokumendid skaneeritakse ja salvestatakse dokumendiregistris. Dokumenti ei pea masintöötlemist võimaldaval kujul skaneerima, kui kohtule esitatud dokumendi algse halva kvaliteedi tõttu ei ole seda nõuet võimalik täita. § 18. Menetlusvälise dokumendi registreerimine (1) Menetlusväline dokument registreeritakse üldises järjekorras dokumendiregistris. (2) Suulist teabenõuet ei registreerita. 3 (27) (3) Dokument registreeritakse hiljemalt selle saabumisele järgneval tööpäeval. Saabunud dokumendi täitmise tähtaega arvestatakse selle registreerimise päevast. (4) Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest. 4. jagu Menetlusdokumentide registreerimine § 19. Menetlusdokument Menetlusdokument on kohtumenetlusega seotud dokument. Menetlusdokument registreeritakse selleks ettenähtud infosüsteemis. § 20. Menetlusdokumentide registreerimine (1) Kohtusse saabunud menetlusdokumendid kontrollitakse ja registreeritakse hiljemalt saabumise päevale järgneval tööpäeval üldises järjekorras selleks ettenähtud infosüsteemis ning edastatakse menetlejale. Kõik kohtumenetluse asjaajamist puudutavad päringud ja nende vastused registreeritakse infosüsteemis. E-arved saabuvad kohtusse e-arvekeskuse kaudu, kus need edastatakse menetlejale kinnitamiseks. (2) Kantseleis kontrollitakse adressaadi õigsust ja allkirja ning loetletud lisade olemasolu. (3) Kui kohtu kantseleisse või elektroonilise menetlusposti aadressil saabub menetlusdokument, mille adressaadiks on teine kohtumaja, kontrollib kantselei ametnik menetlusdokumendi kuuluvust ja saadab dokumendi vajaduse korral edasi selles märgitud adressaadile. (4) Maksekäsu kiirmenetluse asja maakohtule üleandmise korral edastatakse kohtule määrus asja üleandmise kohta ja muud menetluse kohta käivad andmed üksnes infosüsteemi kaudu. (5) Paberil esitatud menetlusdokumendid skaneeritakse ja registreeritakse selleks ettenähtud infosüsteemis asjakohase menetluse juures vastavalt tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 57 lõikes 2 ja 1 kriminaalmenetluse seadustiku § 160 lõikes 5 sätestatud nõuetele. Dokumenti ei pea masintöötlemist võimaldaval kujul skaneerima, kui kohtule esitatud dokumendi algse halva kvaliteedi tõttu ei ole seda nõuet võimalik täita. (6) Paberil esitatud originaaldokumendid skaneeritakse ja vajaduse korral tehakse toimikusse koopia ning esitajal on õigus originaaldokumendi tagastamist taotleda aasta jooksul. § 21. Hagi tagamise taotlust, esialgse õiguskaitse taotlust sisaldav ja juurdepääsupiiranguga menetlusdokument Kui menetlusdokumendi puhul on tegemist hagi tagamise taotlust või esialgse õiguskaitse taotlust sisaldava dokumendiga või dokument on piiratud juurdepääsuga, siis tehakse vastav märge menetlusdokumendi registreerimisel kohtute infosüsteemis. § 22. Elektronposti teel esitatud dokumendi vastuvõtmine ja registreerimine (1) Kantselei ametnikud tagavad elektronposti teel saabunud menetlusdokumentide ja neile lisatud manuste salvestamise kohtute infosüsteemis asjakohase menetluse dokumentide juures koos menetlusdokumenti puudutava infoga. Elektronposti teel esitatud menetlusdokumendid peavad vastama justiitsministri 28. detsembri 2005. a määruses nr 59 „Kohtule dokumentide esitamise kord“ § 6 lõikes 1 sätestatule. (2) Kui elektronposti teel esitatakse menetlusdokument otse muule kohtuteenistujale, edastab kohtuteenistuja menetlusdokumendi kohtu menetlusposti aadressil. Kantselei tagab menetlusdokumendi registreerimise kohtute infosüsteemis. 4 (27) (3) Maksekäsuosakonna elektronposti aadressil saabunud menetlusdokumendi ja selle lisade salvestamise maksekäsu kiirmenetluse infosüsteemis asjakohase menetluse juures tagab maksekäsuosakonna töökorralduse järgi selleks pädev ametnik. § 23. Digitaalallkirjastatud sissetuleva menetlusdokumendi salvestamine ja säilitamine Digitaalallkirjastatud dokument salvestatakse pärast allkirja kehtivuse kindlakstegemist selleks ettenähtud infosüsteemis vastava menetluse juurde ning vajaduse korral tehakse dokumendist väljatrükk. Väljatrükile lisatakse digitaalallkirja kinnitusleht. § 24. Menetlusdokumendi edastamise registreerimine ja kättesaamise kontroll (1) Menetlusdokumendi edastamiseks ja kättetoimetamiseks kasutatakse selleks ettenähtud infosüsteemi saadetiste funktsionaalsust. Saadetiste funktsionaalsust kasutades ei pea menetlusdokumentide edastamise ja kättetoimetamise kaaskirju ega ekraanitõmmiseid välja printima. (2) Kui menetlusdokumenti ei saadeta adressaadile infosüsteemi kaudu, kasutab kohus menetlusdokumendi saatmiseks vastavalt dokumendi kättetoimetamise nõudele e- kättetoimetamisvormi (lisa 3) või e-edastamisvormi (lisa 4). (3) Kui kohus edastab teavituse menetlusdokumendi kättesaadavaks tegemise kohta vastavalt 1 tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 311 lõikele 2 avalikust arvutivõrgust leitud sidevahendile, tuleb toimikusse või selleks ettenähtud infosüsteemi märkida ka see, millal ja milliseid otsingumootoreid või veebikeskkondi kasutades sidevahendeid otsiti. (4) Kohtule tagastatud kätte toimetamata jäänud ja kättetoimetatud dokumendi väljastusteade, kättetoimetamisteatis (lisa 5) või muu asjakohane teade, mis sisaldab või võib sisaldada menetluse seisukohalt olulist infot, skaneeritakse ja salvestatakse selleks ettenähtud infosüsteemis asjakohases menetluses tehtud saadetise juures. (5) Kohtule tagastatud kätte toimetamata jäänud menetlusdokumendi tagastamisel registreeritakse selleks ettenähtud infosüsteemis muu hulgas ka kätte toimetamata jäämise põhjus ja menetlusdokumendi kohtule tagastamise kuupäev. (6) Menetlusdokumendi kättetoimetamisel kohtus võetakse menetlusosaliselt allkiri ja tehakse kohtute infosüsteemis saadetise kohta märge „kätte toimetatud kohturuumides“ või „kätte toimetatud kohturuumides väljastusteatega“. 5. jagu Kohtuasja toimik § 25. Kohtuasja number (1) Infosüsteem annab kohtuasjale ja maksekäsu kiirmenetluse asjale numbri selle registreerimisel. (2) Asja registreerimiseks kasutatakse järgmisi tähiseid: 1 – kriminaalasjad; 2 – tsiviilasjad; 3 – haldusasjad; 4 – väärteoasjad; 5 – põhiseaduslikkuse järelevalve asjad. (3) Kohtuasja number koosneb lõikes 2 määratud tähisest („l”), asja saabumise aastaarvu lühendist („aa”) ja järjekorranumbrist („nnnn”) kujul „l-aa-nnnn”. Kohtuasja nummerdamist alustatakse iga asjaajamisperioodi alguses järjekorranumbriga 1. (4) Maksekäsu kiirmenetluse asja number koosneb lõikes 2 määratud tähisest („2”), asja saabumise aastaarvu lühendist („aa”) ja järjekorranumbrist („nnnnnn”) kujul „l-aa-nnnnnn”. Maksekäsu kiirmenetluse asjade nummerdamist alustatakse järjekorranumbriga 100 000. (5) Kui kohtuasja kohta moodustatakse pabertoimik, kantakse number toimiku kaanele. 5 (27) (6) Kohtuasja number jääb samaks kõikides kohtuastmetes ning kõikides kohtuasjas peetavates menetlustes. Numeratsioon hõlmab kõiki kohtuasjas koostatud menetlusdokumente. (7) Kalendriaasta möödumisel asja ümber ei nummerdata. (8) Pärast kohtulahendi tühistamist uueks arutamiseks tagastatud asjale jääb esialgne number. § 26. Kohtuasja toimik (1) Kohtuasja toimiku iga köite väliskaanele märgitakse: 1) kohtu ja kohtumaja nimetus; 2) kohtuasja pealkiri; 3) kohtuasja number; 4) kohtuasja alustamise ja lõpetamise kuupäev; 5) säilitustähtaeg; 6) köite järjekorranumber, kui köiteid on rohkem kui üks. (2) Teadete lehele (lisa 6) märgitakse kohtus tehtud toimingud, näiteks kohtukutse (lisa 7) väljasaatmine, kohtuotsuse väljastamine, toimikuga tutvumine. Sisuloetellu (lisa 8) märgitakse kohtuasja toimikus paiknevad dokumendid ja nende leheküljenumbrid. (3) Kohtuasja toimiku lehed köidetakse jooksvalt. Ühes köites võib olla kuni 200 lehte. (4) Kohtuasja toimiku lehed ja köited nummerdatakse grafiitpliiatsiga. Kohtuasja toimiku lehtede jooksvat nummerdamist alustatakse esimesest kohtuasja toimiku menetlusdokumendist. Mitmest köitest koosnevatel kohtuasja toimikutel nummerdatakse iga köite lehed eraldi, alustades numbrist 1. (5) Pärast lahendi avalikult teatavaks tegemist toimikute üleandmisel kantseleisse ja hiljem arhiivi ei tohi nende vahel olla lahtiseid lehti. (6) Kohtuasja toimik, mis sisaldab kinniseks kuulutatud istungi materjale või konfidentsiaalset infot, märgistatakse pitseriga „KONFIDENTSIAALNE“. Kui menetlus on kuulutatud osaliselt kinniseks, märgitakse kohtuasja toimikule lehekülgede numbrid, mis sisaldavad kinniseks kuulutatud istungi materjale või konfidentsiaalset infot. § 27. Maksekäsu kiirmenetluse toimik (1) Maksekäsu kiirmenetluse toimikut peetakse digitaalsena. Digitaalse toimiku moodustavad maksekäsu kiirmenetluse infosüsteemis registreeritud dokumendid ja muud maksekäsu kiirmenetluse infosüsteemis selle menetluse kohta registreeritud andmed. (2) Maksekäsu kiirmenetluse dokumente ja muid selle menetluse kohta käivaid andmeid säilitatakse digitaalselt maksekäsu kiirmenetluse infosüsteemis vastavalt justiitsministri 5. augusti 2015. a määruses nr 26 „Maksekäsu kiirmenetluse infosüsteemi asutamine ja infosüsteemi pidamise põhimäärus“ sätestatud nõuetele. § 28. Digitaalne toimik (1) Kuni digitaalse toimiku kohustuslikule pidamisele üleminekuni peetakse kohtutoimikut digitaalselt üksnes järgmistes asjades: 1) halduskohtumenetluses halduskohtumenetluse seadustiku 27. peatükis sätestatud kohtuasjade ja maksuasjade kohta, 2) väärteomenetluses täitemenetluse asjades; 3) tsiviilkohtumenetluses isiku kinnisesse asutusse paigutamise asjades; 4) tsiviilkohtumenetluses maakohtule kohtu registri-, kinnistus- või maksekäsuosakonnast läbivaatamiseks edasi saadetud asjades; 5) kriminaalkohtumenetluses kriminaalmenetluse seadustiku §-s 208 sätestatud Riigiprokuratuuri tegevuse peale esitatud kaebuse asjades. (2) Digitaalne toimik koosneb kohtute infosüsteemis registreeritud dokumentidest ja muudest kohtute infosüsteemis kohtuasja kohta registreeritud andmetest. 6 (27) (3) Digitaalse toimiku tehnilised nõuded vastavad justiitsministri 15. veebruari 2006. a määruses nr 5 „Kohtute infosüsteemi põhimäärus” ning Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruses nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus” kohtute infosüsteemile ja e-toimikule sätestatud tehnilistele nõuetele. (4) Digitaalse toimiku andmeid säilitatakse kohtute infosüsteemis ja e-toimikus käesoleva paragrahvi lõikes 3 sätestatud nõuetele vastavalt. Digitaalse toimiku andmeid säilitatakse vähemalt käesoleva määruse lisas sätestatud kohtutoimikute säilitustähtaegadele (lisa 9) vastavalt. Kohtuasja lõpetanud lahendeid säilitatakse tähtajatult. 6. jagu Juurdepääs teabele § 29. Toimikutega tutvumine (1) Toimikuid ja muid dokumente antakse enne kohtuotsuse jõustumist kohtu kantseleis tutvumiseks järgmistele isikutele järgmiste dokumentide esitamisel: 1) isikut tõendav dokument – menetlusosaline; 2) isikut tõendav dokument ja volikiri – lepinguline esindaja, välja arvatud advokaat, kelle puhul esindusõigust eeldatakse; 3) töötõend –prokurör ja uurija; (2) Menetluses mitteosalenud isiku juurdepääsu kohtutoimikutele otsustab kohtu esimees, kohtu aseesimees, kolleegiumi esimees, kohtumaja juht või kohtuasja menetlenud kohtunik, arvestades menetlusseadustikes sätestatud erisusi. (3) Pärast kohtuotsuse jõustumist antakse toimikuid ja muid dokumente tutvumiseks kohtumenetluse seadustikes ja isikuandmete kaitse seaduses sätestatud alustel. (4) Toimikuga tutvumine registreeritakse toimikus, märkides, kellena tutvuja kohtumenetluses esines, tutvumise aja ja kestuse ning vajaduse korral toimiku numbri. Toimikuga tutvumise kohta annab tutvuja allkirja. § 30. Digitaalse toimikuga tutvumine (1) Digitaalse toimikuga võimaldatakse menetlusosalisel tutvuda avaliku e-toimiku kaudu. Digitaalse toimikuga tutvumine registreeritakse vastavas infosüsteemis. (2) Kui digitaalse toimikuga tutvuda sooviv isik ei saa kasutada avalikku e-toimikut, siis väljastab kohtuametnik isiku taotlusel toimiku väljavõtte paberil, võimaldab isikule juurdepääsu sellele elektrooniliselt kohtu kantseleis või edastab toimiku elektroonilise väljavõtte isiku elektronposti aadressil. Enne paberkandjal väljavõtte väljastamist kontrollib kohtuametnik riigilõivu laekumist vastavalt riigilõivuseaduse §-s 61 sätestatule. § 31. Toimikute väljastamine ajutiseks kasutamiseks tööülesannete täitmisel (1) Toimik saadetakse välja ajutiseks kasutamiseks tööülesannete täitmisel kirjaliku nõudmise alusel posti teel postipakina või käskjalaga uurimisasutustele, prokuratuurile, kohtutele ja õiguskantslerile. Muul juhul saadetakse toimik kirjaliku taotluse esitanud asutusele või isikule kohtu esimehe, kohtu aseesimehe, kohtumaja juhi või kohtuasja menetleva kohtuniku resolutsiooni alusel, arvestades menetlusseadustikes sätestatud erisusi. (2) Toimiku väljastamisel kinnipidamisasutuses viibivale isikule tutvustatakse toimikut justiitsministri 30. novembri 2000. a määruse nr 72 „Vangla sisekorraeeskiri” § 29 lõikes 3 sätestatud korras. Toimikuga tutvumisel kinnipidamisasutuses märgitakse toimikusse ka vastutava kinnipidamisasutuse ametniku nimi ja allkiri. 7 (27) (3) Toimik peab kajastama selle liikumist. Toimiku väljastamise nõudekiri koos saatelehega, samuti tagastamise saateleht lisatakse toimikule. Kohtu siseselt saatelehti ei lisata. (4) Toimiku väljastamine registreeritakse kohtute infosüsteemis, märkides, kellele, millal, millise nõudmise alusel ja mitmes köites on toimik saadetud ning millal kohtule tagastatud. § 32. Jõustumiskuupäeva märkimine ning otsuse koopia ja väljatrüki väljastamine (1) Elektroonilise jõustumismärke väljastamisel märgib kohtu kodukorras selleks ette nähtud isik digitaalallkirjastamise konteineri resolutsiooni jõustumise kuupäeva ja vajalikud märkused lõike 4 kohaselt ning oma ametinimetuse. (2) Jõustumist tõendava märkega otsuse koopia või väljatrüki väljastab menetlusosalisele suulise või kirjaliku avalduse alusel ja kohtutoimiku põhjal kohtu kantselei või arhiiv. Ka suulise avalduse põhjal otsuse, koopia või väljatrüki väljastamine registreeritakse. (3) Kui lahend on jõustunud, kinnitab jõustumiskuupäeva ja koopia või väljatrüki õigsust kohtu kodukorras määratud isik oma allkirja ning kohtu pitseriga. Allakirjutanud ametnik vastutab jõustumismärkega varustatud koopia või väljatrüki ja jõustunud lahendi originaalteksti vastavuse eest. (4) Kui kõrgema astme kohus kohtulahendit muudab, tehakse alama astme kohtus sellekohane märkus kohtulahendi digitaalallkirjastamise konteineri resolutsiooni. 7. jagu Arhiveerimine § 33. Liigitusskeem (1) Dokumentide süstematiseerimise aluseks on liigitusskeem, mis koostatakse Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ ( edaspidi arhiivieeskiri) järgi. (2) Liigitusskeemis märgitakse vähemalt: 1) kohtu nimetus; 2) funktsiooni nimetus ja tähis; 3) sarja nimetus ja tähis; 4) säilitustähtaeg. (3) Liigitusskeemis rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa. (4) Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid. (5) Kui liigitusskeem muutub või kui lisanduvad uued dokumendisarjad, esitatakse uue liigitusskeemi kavand arvamuse avaldamiseks avalikule arhiivile. (6) Liigitusskeemi kehtestab pärast avalikult arhiivilt kooskõlastuse saamist kohtudirektor oma käskkirjaga. § 34. Säilitustähtajad (1) Toimiku säilitustähtaja määramisel juhindutakse lõikes 2 ja lisas 9 toodud säilitustähtaegadest, kohtu tegelikest vajadustest ja dokumendi unikaalsusest. Kohtuasja toimiku säilitustähtaega on õigus muuta asja menetlenud kohtu esimehel. (2) Toimiku koosseisu kuuluvaid menetlusdokumente ja muid kohtuasja kohta registreeritud andmeid säilitatakse digitaalselt e-toimiku süsteemis kümme aastat kohtuasjas tehtud viimase lõpplahendi jõustumisest alates, kui lisas 9 ei ole ette nähtud pikemat säilitustähtaega. (3) Kõiki kohtuasjas tehtud lõpplahendeid säilitatakse alaliselt. 8 (27) (4) Säilitustähtaja möödudes toimikuid ja dokumente ei väljastata. § 35. Toimikute pidamine asjaajamises ja asjaajamisperioodi lõpetamine (1) Asjaajamisperioodi vältel koondatakse dokumendid registraatoritesse, see tähendab moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. (2) Asjaajamistoimiku kaanele märgitakse: 1) sarja nimetus ja tähis vastavalt dokumentide loetelule; 2) kohtu ja kohtumaja nimetus; 3) köite järjekorranumber; 4) toimiku alustamise kuupäev; 5) säilitustähtaeg. (3) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse kõigepealt esmane kiri, seejärel vastuskirjad ja muud asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid kronoloogilises järjestuses. (4) Maakohtule üle antud maksekäsu kiirmenetluse asjas moodustatud pabertoimikut säilitab asja saanud maakohus. (5) Toimikud ja dokumendid antakse pärast lahendi jõustumist üleandmisnimekirja alusel jooksvalt kohtu arhiivi. Üleandmine arhiivi vormistatakse üleandmisnimekirjaga. Kui üleandmisnimekirjas märgitud toimikute ja üleantavate toimikute vahel esineb erinevusi, vormistatakse akt. (6) Nende asjaajamisest väljunud dokumentide, kohtuasjade toimikute ja asjaajamistoimikute kohta, mis on antud arhiivi, koostab arhivaar arhiivi koosseisu ülevaate juhindudes arhiivieeskirja §-st 4. § 36. Arhiivi korrastamine (1) Dokumentide ja toimikute vastuvõtmisel kohtu arhiivi kontrollitakse toimikute vastavust üleandmisnimekirjale. (2) Lühiajaliseks säilitamiseks mõeldud kohtuasja toimikuid ei korrastata. (3) Alalise säilitustähtajaga kohtuasja toimikud korrastatakse vastavalt arhiivieeskirja §-s 22 sätestatule. § 37. Dokumentide ja toimikute hävitamine (1) Dokumendid ja toimikud, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks ja hävitatakse vastavalt arhiivieeskirjale. (2) Kohtuasja pabertoimikud hävitatakse ühe aasta jooksul kohtuasja menetlemise lõppemisest eeldusel, et kohtuasja toimik on terviklikult digiteeritud. Kohtuasja toimiku digiteerimisel tehakse kohtute infosüsteemis vastava kohtuasja juurde sellekohane märge. (3) Digitaalselt säilitatavad dokumendid ja muud kohtuasja kohta selleks ettenähtud infosüsteemis registreeritud andmed, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse nende kustutamisega. (4) Digitaalses kohtumenetluses paberil esitatud dokumendi, mis on skaneeritud ja registreeritud selleks ettenähtud infosüsteemis asjakohase menetluse juures, võib hävitada ühe kuu möödumisel selle saamisest, välja arvatud juhul, kui selgub vajadus selle säilitamiseks paberkandjal kuni menetluse lõpuni. (5) Dokumentide ja toimikute hävitamise korraldab kohtudirektor arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas sätestatud korras. (6) Kohtuasja toimikust võetakse enne selle hävitamist välja paberil esitatud originaaldokumendid ja neid säilitatakse kohtu arhiivis 15 aastat. 9 (27) (7) Hävitamisele kuuluvast kohtuasja toimikust võetakse välja püsivaks säilitamiseks mõeldud kõigi astmete kohtuotsused ja määrused välja arvatud juhul, kui need on vormistatud elektrooniliselt ja allkirjastatud digitaalselt. Kohtuasja pabertoimiku hävitamise kohta tehakse kohtute infosüsteemis vastava kohtuasja juurde märge. (8) Dokumentide hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, mis vastab arhiivieeskirja §-s 14 sätestatule. § 38. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Arhivaalid antakse Rahvusarhiivile üle, järgides arhiivieeskirjas sätestatud nõudeid. 8. jagu Kohtu pitsatid § 39. Pitsatite loetelu, kasutamine ja hoidmine (1) Kohtus on kasutusel järgmised pitsatid: 1) väikese riigivapiga värvipitsat ja reljeefpitsat; 2) lihtpitsat. (2) Kohtudirektor korraldab riigivapiga pitsati registreerimise, kehtetuks tunnistamise, hoidmise ja hävitamise riigivapi seaduses ettenähtud korras. (3) Riigivapiga pitsati kasutamise eest vastutavad kohtu esimehe või kohtudirektori käskkirjaga määratud ametiisikud. (4) Kohtul võib olla rohkem kui üks asutuse nimetuse ja riigivapiga pitsat. (5) Vapipitser pannakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktiga ette nähtud. (6) Vapipitseriga kinnitatakse järgmised dokumendid: 1) tõend töötasu kohta; 2) volikiri; 3) teenistusleht; 4) käskkirja koopia; 5) tõend töötamise kohta; 6) erilist autentsust nõudev kiri; 7) arhiiviteatis; 8) muu õigusaktiga ettenähtud dokument. (7) Reljeefpitsati jäljendiga võib tähistada kõik väljasaadetavad dokumendid, mis on vormistatud plangile. Reljeefpitser paigutatakse üldjuhul kontaktandmete välja kohale vasakul pool. (8) Lihtpitsati kasutamise otsustab kohtudirektor või tema määratud isik. (9) Pitsati tellimus esitatakse kohtudirektorile. § 40. Pitsati registreerimine Pitsati kasutusse andmine registreeritakse registris, kuhu kantakse järgmised andmed: 1) järjekorranumber; 2) pitsati jäljend; 3) kellele üle antud (kuupäev, nimi, allkiri). § 41. Pitsati hävitamine (1) Aegunud või kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsati hävitamise korraldab kohtudirektor. 10 (27) (2) Pitsati hävitamisel tehakse registrisse järgmine märge: 1) pitsati tagastamise kuupäev; 2) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number. 9. jagu Asjaajamise ja riigivara üleandmine § 42. Asjaajamise ja riigivara üleandmine teenistuja teenistusest lahkumisel Enne ametikohalt vabastamist annab teenistuja asjaajamise ja tema kätte usaldatud riigivara üle isikule, kes on määratud selle vastuvõtjaks, hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks või vahetu juhi määratud ajaks. Teenistuja kohustused ja vastutus riigivara üleandmisel on sätestatud riigivaraseaduses. § 43. Üleandmis-vastuvõtmisakt (1) Asjaajamise ja riigivara üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub kohtudirektor või kohtu esimees või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. (2) Üleandmis-vastuvõtmisakti allkirjastavad üleandja, vastuvõtja ja üleandja vahetu ülemus. Kohtu esimehe või kohtudirektori vahetumisel kooskõlastab akti Justiitsministeeriumi esindaja. (3) Kui üks osapool ei ole akti sisuga nõus, siis esitab ta enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamuse, mille olemasolu kohta tehakse akti märge. § 44. Üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded (1) Üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid: 1) täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 3) üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu. (2) Kohtudirektori vahetumisel peab üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama lisaks lõikes 1 loetletud andmetele kohtu pitsatite arvu, liike ja asukohta ning nende hoidmise eest vastutavate teenistujate nimesid ja ametikohti. § 45. Ühepoolne ülevõtmine Kui lahkuv teenistuja keeldub asjaajamise ja riigivara üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik, toimub see ühepoolselt teenistuja vahetu ülemuse juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis- vastuvõtmisakti vastav märge. 4. peatükk Rakendussätted § 46. Kohustuslikule digitaalse toimiku pidamisele üleminek (1) Käesoleva määruse § 28 lõike 1 punkti 1 kohaldatakse Tartu Halduskohtus maksuasjades, välja arvatud kohtuasjades, mis on seotud maksuotsuse või haldusaktiga, mille tegemisel juhindutakse maksukorralduse seaduses maksuotsuse kohta sätestatust. (2) Käesoleva määruse § 28 lõike 1 punkti 3 kohaldatakse üksnes Harju Maakohtus, Pärnu Maakohtus ning Tartu Maakohtu Valga ja Viljandi kohtumajas alustatud kohtuasjadele. (3) Käesoleva määruse § 28 lõike 1 punkti 4 ei kohaldata enne 1. juulit 2018. aastal alustatud kohtuasjadele. § 47. Kohtuasja pabertoimikute digiteerimine (1) Määruse § 34 lõikes 2 sätestatud nõuet kohaldatakse tsiviil- ja haldusasjade suhtes, mille menetlust on alustatud alates 1. aprillist 2013 ning kriminaal- ja väärteoasjade suhtes, mille menetlust on alustatud alates 1. juulist 2014. 11 (27) (2) Määruse § 34 lõikes 2 sätestatud nõuet kohaldatakse kohtuasjade suhtes, mille menetlus ei ole käesoleva määruse jõustumise ajaks veel lõppenud. (3) Kohtuasja toimikule, millele on enne määruse jõustumist määratud säilitustähtaeg, kohaldatakse varem määratud säilitustähtaega, välja arvatud juhul, kui kohus digiteerib toimiku ja säilitab seda digitaalselt vastavalt § 34 lõikele 2. (4) Pärast pabertoimiku nõuetekohast digiteerimist tehakse pabertoimiku kaanele märge viimase dokumendi digiteerimise kuupäeva kohta. § 48. Justiitsministri 15. veebruari 2006. a määruse nr 5 „Kohtute infosüsteemi põhimäärus“ muutmine Justiitsministri 15. veebruari 2006. a määruses nr 5 tehakse järgmised muudatused: 1) paragrahvi 8 tekst sõnastatakse järgmiselt: „Kohtuasja registreerimisel kohtute infosüsteemis moodustatakse kohtuasja number justiitsministri … määruse nr .. „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ § 25 lõikes 3 sätestatud vormis.“; 1 2) paragrahvi 9 lõike 2 punkt 3 sõnastatakse järgmiselt: 1 „3 ) skaneeritud paberdokumendid vastavalt justiitsministri …… määruse nr … „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord” § 20 lõikes 5 sätestatule;“. § 49. Justiitsministri 19. detsembri 2012. a määruse nr „Kohtu registriosakonna kodukord“ muutmine Justiitsministri 19. detsembri 2012. a määruse nr 60 „Kohtu registriosakonna kodukord“ paragrahvis 2 asendatakse tekstiosa „22. detsembri 2005. aasta määruses nr 57“ tekstiosaga „… määruses nr …“. § 50. Määruse kehtetuks tunnistamine Justiitsministri 22. detsembri 2005. a määrus nr 57 „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord" tunnistatakse kehtetuks. Lisa 1 Üldplank Lisa 2 Kohtusüsteemi logoga ühevärviline kirjaplank Lisa 3 E-kättetoimetamisvorm Lisa 4 E-edastamisvorm Lisa 5 Väljastusteate/kättetoimetamisteatise vorm Lisa 6 Teadete leht Lisa 7 Kohtukutse Lisa 8 Sisuloetelu Lisa 9 Kohtutoimikute säilitustähtajad Urmas Reinsalu Minister 12 (27) Norman Aas Kantsler Justiitsministri … 2017. a määrus nr .. «Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord» Lisa 1 Üldplank 13 (27)  Justiitsministri …. 2017. a määruse nr .. «Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kodukord» Lisa 2 Kohtusüsteemi logoga ühevärviline kirjaplank Teie Meie 20__ a nr 14 (27)  Justiitsministri … 2017. a määrus nr „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kodukord“ Lisa 3 E-KÄTTETOIMETAMISVORM Lugupeetud [menetlusosalise ees- ja perenimi] Teatame, et Teile on avalikus e-toimikus vastuvõtmiseks saadetud uus kättetoimetamist vajav dokument kohtuasjas nr [kohtuasja ja menetluse number] [menetluse pealkiri]. Dokumendi info: [dokumendi liik või alaliik või alaliigi täpsustus] nr [dokumendi number], [dokumendi kuupäev]. Dokumendi vastuvõtmiseks palume kasutada avalikku e-toimikut (http://www.e-toimik.ee). Siseneda saab isikutunnistuse või mobiil-ID-ga. Kui dokument on avaliku e-toimiku süsteemis vastu võetud, loetakse, et see on Teile kätte toimetatud. Süsteem registreerib vastuvõtmise automaatselt dokumendi avamisel või vastuvõtmise kinnitamisel seda avamata ja kohtu täiendav teavitamine dokumendi vastuvõtmisest ei ole vajalik. Kui Teil ei ole võimalik dokumenti elektrooniliselt infosüsteemi kaudu vastu võtta, palume sellest kohe teada anda ning edastada kohtule selle sidevahendi andmed, mille kaudu on võimalik Teile dokument kätte toimetada. Dokumendi kättesaamise kohta tuleb Teil sellisel juhul edastada kohtule allkirjastatud kinnitus. KUIDAS AVADA DigiDoc-vormingus dokumenti Kui dokumendi avalikus e-toimikus avamine ei õnnestu seetõttu, et Teie arvutis puudub tarkvara digitaalselt allkirjastatud dokumentide, s.o DigiDoc-vormingus dokumentide (laiendiga .ddoc) avamiseks ja lugemiseks, on nendega tutvumiseks kaks võimalust: 1) laadida vajalik tarkvara oma arvutisse (tasuta tarkvara saab alla laadida aadressilt http://www.id.ee) või 2) avada ja lugeda dokumente portaalis DigiDocCheck (https://digidoc.sk.ee). Portaalis dokumentide avamiseks peab Teil olema üksnes internetiühendusega arvuti. Lisatarkvara, kaardilugejat ega ID-kaarti ei ole vaja. Dokumendi lugemiseks tuleb DigiDoc-vormingus dokument kõigepealt salvestada oma arvutisse, seejärel portaali üles laadida ning selle kaudu avada. [kohtuametniku nimi] [ametinimetus] [kohtu nimetus] [kohtuametniku telefoninumber] [kohtuametniku e-posti aadress] 15 (27)  Justiitsministri… 2017. a määrus nr „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kodukord“ Lisa 4 E-EDASTAMISVORM Lugupeetud [menetlusosalise ees- ja perenimi] Teatame, et Teile on avalikus e-toimikus kättesaadavaks tehtud uus dokument kohtuasjas nr [kohtuasja nr ja menetluse number] [menetluse pealkiri]. Dokumendi info: [dokumendi liik või alaliik või alaliigi täpsustus] nr [dokumendi number], [dokumendi kuupäev]. Dokumendi kättesaamist ei ole vaja kinnitada. Dokumendiga tutvumiseks palume kasutada avalikku e-toimikut (http://www.e-toimik.ee). Siseneda saab isikutunnistuse või mobiil-ID-ga. Kui Teil ei ole võimalik dokumendiga elektrooniliselt infosüsteemi kaudu tutvuda, palume sellest teada anda ning edastada kohtule selle sidevahendi andmed, mille kaudu on võimalik dokument edastada. KUIDAS AVADA DigiDoc-vormingus dokumenti Kui dokumendi avalikus e-toimikus avamine ei õnnestu seetõttu, et Teie arvutis puudub tarkvara digitaalselt allkirjastatud dokumentide, s.o DigiDoc-vormingus dokumentide (laiendiga .ddoc) avamiseks ja lugemiseks, on nendega tutvumiseks kaks võimalust: 1) laadida selleks vajalik tarkvara oma arvutisse (tasuta tarkvara saab alla laadida aadressilt http://www.id.ee) või 2) avada ja lugeda dokumente portaalis DigiDocCheck (https://digidoc.sk.ee). Portaalis dokumentide avamiseks peab Teil olema üksnes internetiühendusega arvuti. Lisatarkvara, kaardilugejat ega ID-kaarti ei ole vaja. Dokumendi lugemiseks tuleb DigiDoc-vormingus dokument kõigepealt salvestada oma arvutisse, seejärel portaali üles laadida ning selle kaudu avada. [kohtuametniku nimi] [ametinimetus] [kohtu nimetus] [kohtuametniku telefoninumber] [kohtuametniku e-posti aadress] 16 (27)  Justiitsministri … 2017. a määruse nr «Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord» Lisa 5 Väljastusteate/kättetoimetamisteatise vorm Kahepoolne. Mõõtmed 99 x 210 mm (A4/3). A) esikülg [Kättetoimetamise viis ] MENETLUSDOKUMENT [VÄLJASTUSTEADE/ KINNITUSRIBA KÄTTETOIMETAMISTEATIS] Saatja/ Tagastada [KOHUS] [KOHTUMAJA ] nt. Pärnu Maakohus, Kuninga tänava Kohtumaja, Pärnu [Tänav. maja nr. sihtnumber. linn] ____________________________________________ Tel. [kohtu tel.nr] Faks. [kohtu faksi nr] E-post: [kohtu e-posti aadress] TAGASTADA VIIVITAMATA / X PÄEVA MÖÖDUMISEL tagakülg KINNITUSRIBA Saadetist võib: [valikvariandid] Menetlusdokument nr: [kohtuasja nr/ dok. nr] SAAJA: Sisuga: [dok. sisu kirjeldus/ u 120 tähemärki, kuni 4 [EES-, PEREKONNANIMI / ASUTUSE NIMETUS] real.] [nt. KOHTUISTUNG 29.10.2006 KELL 14.00, KUTSUTUD KOLMANDA ISIKUNA] [Tänav maja -korter, linn/küla, sihtnumber, maakond] VASTUVÕTJA: __________________________________ ___________________________ ____________________________ ees- ja perekonnanimi suurtähtedega suhe saajaga või amet allkiri Kuupäev ja koht*: __________________________ __________________________ Dok nr: ____________________________ *Täita edasiandmise koht, kui see erineb saaja aadressist või väljastamine toimub postiasutusest, isikut tõendava dokumendi number 17 (27)  Kui dokumendi võtab vastu muu isik kui saajaks märgitud, peab ta esimesel võimalusel andma saadetise üle saajale. Kättetoimetamise katsed: □ Antud üle □ Keeldus vastu □ Hoiutähtaja muule isikule võtmast möödumisel Esimene katse ___________________ □ Jäetud □ Ei ela/ ei asu □ Adressaat postkasti aadressil surnud (kuupäev, kellaaeg) □ Tagastatakse □ Saaja viibib □ Postkast saatjale pikemat aega ligipääsmatu mujal (palun Teine katse □ Kaks täpsustada) kättetoimetamise ___________________ □ Saaja ei katset (kuupäev, kellaaeg) viibinud kohal ebaõnnestunud □ Volitus □ Muu põhjus Märkused: KÄTTETOIMETAJA: ______________________________________________________ ametinimetus, nimi ja allkiri 18 (27)  Justiitsministri ……. 2017. a määruse nr … «Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord» Lisa 6 Teadete leht kriminaal-/ tsiviil-/haldusasjas nr ___________________________ 20 ____ a. 19 (27) 20 (27)  Justiitsministri … 2017. a määruse nr «Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord» Lisa 7 Kohtukutse [kutsutava nimi] [kutsutava ametinimetus] [asutuse nimetus] [kutsutava aadress: tn ja maja, korteri nr] [kutsutava aadress – linn/küla ja sihtnumber] [kutsutava aadress – riik] [e-post, faksi nr] KOHTUKUTSE [kohtu nimetus] kutsub Teid [kostjana] [avalikule/kinnisele] [kohtuistungile / kohtu eelistungile] Kohtuasi [kohtuasja nimetus] :: kohtuasja [kohtuasja number] number: istungi toimumise aeg: [pp.kk.aaaa kell ….. – ….] istungi toimumise koht: [kohtu nimetus] [kohtumaja nimetus] [aadress, saali number] Mõjuval põhjusel kohtuistungile mitteilmumisest palume õigel ajal teatada aadressil ___________________________________________ või elektrooniliselt ______________________, faksiga nr ______________________ või telefoni teel ______________________. - Palume kaasa võtta fotoga isikut tõendav dokument (nt pass, isikutunnistus; juhiluba). - Esindajal palume kaasa võtta ka tema volitust tõendav dokument. Advokaadi puhul esindusõiguse olemasolu eeldatakse. Lepingulise esindajana tegutseval isikul tuleb võtta kaasa õppekava läbimist tõendav dokument (TsMS § 218 lg 1 p 2). [selgitus] [hoiatus] [muu tekst] 21 (27)  Justiitsministri ……. 2017. a määrus nr «Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord» Lisa 8 Sisuloetelu 22 (27)  Justiitsministri …. 2017. a määrus nr „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ Lisa 9 KOHTUTOIMIKUTE SÄILITUSTÄHTAJAD Märkused 1. Kriminaalasja puhul liidetakse toimiku säilitustähtajale karistuseks mõistetud aeg, mida arvestatakse alates karistuse mõistnud kohtulahendi jõustumisest. Kui tsiviilkohtuasjas on tehtud tagaseljaotsus, lisatakse tavapärasele säilitustähtajale 2 aastat. Kohtuasjades, mida ei võetud menetlusse või jäeti läbi vaatamata, on kohtutoimiku säilitustähtaeg 1 aasta. Muude kohtutoimikute puhul arvestatakse säilitustähtaega alates viimase kohtulahendi jõustumise päevast, asjaajamistoimikute puhul viimase dokumendi kuupäevast. 2. Kõik kohtutoimikud, kus kohtuasjas on tehtud Riigikohtu üldkogu lahend, Riigikohtu kolleegiumi täiskoosseisu lahend, Euroopa Liidu Kohtu eelotsus või Euroopa Inimõiguste Kohtu sisuline lahend, tuleb säilitada alaliselt. 3. Kõigil kohtutoimikutel on juurdepääsupiirang, mille puhul lähtutakse kohtumenetluse seadustikes ja menetlusosaliste andmete kaitset reguleerivates seadustes sätestatust. 4. Menetluses mitteosalenud isikute juurdepääsu kohtutoimikutele otsustab kohtu esimees, kohtu aseesimees, kolleegiumi esimees, kohtumaja juht või kohtuasja menetlenud kohtunik, arvestades menetlusseadustikes sätestatud erisusi. I. KRIMINAALASJAD Jrk nr Asja liik karistusseadustiku järgi KarS § Säilitustähtaeg Kõik kriminaalasjad, mille eest karistati eluaegse 1. Alaline vangistusega Inimsuse ja rahvusvahelise julgeoleku vastased 2. 89−112 Alaline süüteod 3. Isikuvastased süüteod 3.1. Eluvastased süüteod 113−117 a) tapmine 113 15 aastat b) mõrv 114 Alaline 3.2. Vabadusvastased süüteod 133−140 3.3. Seksuaalse enesemääramise vastased süüteod 141−147 a) vägistamine 141 15 aastat 4. Rahvatervisevastased süüteod 4.1. Narkootikumidega seotud süüteod 183−191 a) sama (kui toime pandud suure varalise kasu eesmärgil 184 (2¹) Alaline või kuritegeliku ühenduse poolt) 5. Riigivastased süüteod 231−254 Alaline 6. Õigusemõistmisevastased süüteod 6.1. Õigusemõistmise takistamine 302−309 a) kohtunikule, rahvakohtunikule, uurijale, prokurörile, kaitsjale, kannatanu esindajale ja tema lähedasele raske 302 Alaline tervisekahjustuse tekitamine 7. Kaitseväeteenistusalased süüteod 431−450 Alaline Kriminaalkoodeksi järgi 23 (27)  Kõik kriminaalasjad, milles kõrgeimaks karistuseks 1. Alaline määrati surmanuhtlus 1 5 2. Inimsusevastased kuriteod ja sõjakuriteod 61 −61 1 a) inimsusevastane kuritegu 61 Alaline 2 b) vägivald elanikkonna kallal sõjategevuse piirkonnas 61 Alaline 3. Riigivastased kuriteod 62−87 (-99) a) terrorism 64¹ Alaline b) terroristlik akt välisriigi esindaja vastu 65 Alaline 4. Isikuvastased kuriteod 100−130 a) tahtlik tapmine 100 15 aastat b) tahtlik tapmine raskendavail asjaoludel 101 Alaline c) üliraske kehavigastuse tahtlik tekitamine 107 15 aastat d) vägistamine 115 15 aastat 5. Kuriteod õigusemõistmise vastu 168−181 a) seadusele mittevastava kohtuotsuse või määruse 169 Alaline tegemine b) vägivald kohtuniku, kohtukaasistuja, kohtutäituri, advokaadi, prokuröri või uurija, samuti nende lähedaste 172¹ Alaline kallal või samade isikute ähvardamine 4 6. Kuriteod avaliku korra ja ühiskondliku julgeoleku vastu 195−211 a) õhusõiduki ebaseaduslik hõivamine 197¹ Alaline 7. Kaitseteenistusalased kuriteod 245−267 a) väeosa omavoliline mahajätmine lahinguolukorras 251 Alaline b) lendude või nendeks ettevalmistamise eeskirjade 255 Alaline rikkumine c) laevajuhtimise eeskirjade rikkumine 256 Alaline d) sõjajõudude üleandmine või sõjapidamise vahendite 262 Alaline jätmine vaenlasele II. TSIVIILASJAD 1. Perekonnaasjad Alates elatise sissenõudmise a) elatise sissenõudmine õiguse lõppemisest 1 aasta b) põlvnemise tuvastamine ja selle vaidlustamine Alaline Alates eestkoste lõppemisest c) alaealisele isikule eestkostja määramine 10 aastat d) vanema õiguste määramine lapse suhtes ja lapsega 1 aasta lapse täisealiseks suhtlemise korraldamine saamisest e) alaealise teovõime laiendamine Lapse täisealiseks saamiseni f) isikust põlvnemise tuvastamine ja vanema kande Alaline vaidlustamine pärast isiku surma g) lapsendamine Alaline h) vanema hooldusõiguse piiramine Alaline i) muud lapsega seotud perekonnaasjad Lapse täisealiseks saamiseni 2. Asjad tsiviilseadustiku üldosa seaduse järgi a) isiku surnuks tunnistamine ja isiku surmaaja 15 aastat tuvastamine Alates hoolduse lõppemisest b) äraolija varale hoolduse seadmine 5 aastat c) piiratud teovõimega täisealisele isikule eestkostja Alates eestkoste lõppemisest määramine 5 aastat 24 (27)  Alates kinnisesse asutusse d) isiku paigutamine kinnisesse asutusse (mh esialgne paigutamise lõpetamisest 3 õiguskaitse) aastat e) lähenemiskeelu ja muude sellesarnaste abinõude Alates lähenemiskeelu rakendamine isikuõiguste kaitseks lõppemisest 3 aastat 3. Asjaõigusasjad a) omandiasjad Alaline b) muud asjaõiguse asjad 10 aastat Menetluse lõpetamisest 4. Pankrotiasjad alates 5 aastat 5. Pärimisasjad Alaline 6. Võlaõigusasjad a) võõrandamislepingud Alaline 7. Tööõigusalased asjad a) töölepingud (mh sõlmimine, lõpetamine) 50 aastat Maksekäsu kiirmenetluses, sealhulgas elatisnõudes 8. 1 aasta esitatud paberdokumendid III. HALDUSASJAD 1. Munitsipaal- ja riigivara Alates kasutusvalduse a) vara kasutusse andmine seadmise lõppemisest 11 aastat 2. Omandiasjad Alaline 25 (27) Urmas Reinsalu Minister Norman Aas Kantsler 26 (27) 27 (27)  Esimese ja teise astme kohtud Meie 22.12.2017 nr 8-1/8963 "Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord" eelnõu esitamine arvamuse avaldamiseks Esitame Teile arvamuse avaldamiseks justiitsministri määruse „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ eelnõu. Arvamusi ootame hiljemalt 9. jaanuariks 2018. a. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Urmas Reinsalu Minister [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected] / www.just.ee Registrikood 70000898 From: [email protected] [mailto:[email protected]] Sent: Friday, December 22, 2017 11:34 AM To: Harju Maakohus <[email protected]>; Tartu Maakohus <[email protected]>; Viru Maakohus <[email protected]>; Pärnu Maakohus <[email protected]>; Tallinna Halduskohus <[email protected]>; Tartu Halduskohus <[email protected]>; Tallinna Ringkonnakohtu Tallinna kohtumaja <[email protected]>; Tartu Ringkonnakohtu kohtumaja <[email protected]> Subject: "Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord" eelnõu esitamine arvamuse avaldamiseks Tere! Teile on saadetud Justiitsministeeriumi dokumendihaldussüsteemi Delta kaudu dokument. Pealkiri: "Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord" eelnõu esitamine arvamuse avaldamiseks Registreerimise kuupäev: 22.12.2017 Registreerimise number: 8-1/8963. Suur-Ameerika 1, 10122, Tallinn Tel. (372) 620 8100, Faks (372) 620 8109 e-mail: [email protected] www.just.ee