Järvamaa Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte

JÄRELEVALVE KOKKUVÕTTE AKT Kuupäev digitaalallkirjas nr 1-17.1/25 Järvamaa Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte 1. Järelevalve teostamise alus, aeg ja koht Kultuuriministeerium alustas rahvaraamatukogu seaduse (edaspidi RaRS) § 11 lõike 2 alusel haldusjärelevalvet Järvamaa Keskraamatukogu (edaspidi ka maakonnaraamatukogu) 2020. aasta ülesannete täitmise üle 13. veebruaril 2020. Järelevalvet viis läbi Kultuuriministeeriumi kultuuriväärtuste osakonna raamatukogude peaspetsialist Kristiin Meos. Järvamaa Keskraamatukogus tehti järelevalvet 8. septembril 2020. Lisaks vesteldi 9. ja 10. septembril 2020 ka maakonna raamatukoguhoidjatega Laupa Raamatukogust, Järva Valla Raamatukogust ja Türi Raamatukogust. Järelevalve eesmärk on hinnata maakonnaraamatukogu tegevuse vastavust rahvaraamatukogu seaduses ja kultuuriministri 12.07.2004 määruses nr 9 „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ toodud nõuetega, lähtudes käesoleva järelevalve prioriteetidest. Kontrolliti maakonnaraamatukogu ülesannete täitmist raamatukoguteeninduse koordineerimisel: 1) kogude komplekteerimist ja töötlemist; 2) rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomist ja pidamist; 3) rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; 4) erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; 5) teatmebibliograafilise töö korraldamist. 2. Järelevalve prioriteedid Järelevalve prioriteedid olid: 1) saada ülevaade maakonnaraamatukogu raamatukoguteeninduse prioriteetidest (maakonnaraamatukogu põhimäärus ja töökorralduse dokumendid, arengukava jms põhjal) ning maakonna rahvaraamatukogudele teavikute hankimise korraldusest; 2) hinnata maakonnaraamatukogu rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust; 3) hinnata riigi eelarvest eraldatud toetuste (teavikute soetuse ja töötaja kulude toetus) kasutamise vastavust nõuetele ning toetuse kasutamise efektiivsust; 4) hinnata rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomise ja pidamise efektiivsust ning vajalikkust; 5) saada ülevaade rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamisest ja tegevuse analüüsimisest, et hinnata statistika valdkonna tegevuse efektiivsust valdkonnas tervikuna; 6) hinnata maakonnaraamatukogu pakutava erialase nõustamise ja raamatukogutöötajatele täienduskoolituse korraldamist ja selle toimimist; 7) saada ülevaade maakonnaraamatukogu teatmebibliograafilise töö korraldamisest, et hinnata selle efektiivsust ja vajalikkust valdkonnas tervikuna. 3. Järelevalve metoodika Järelevalve teostamisel kasutati järgmisi meetodeid: 1) maakonnaraamatukogu põhimääruse, töökorralduse dokumentidega ja valla- või linnavalitsuse vaheliste lepingutega, arengukavaga, aastaaruandega ja kogutud statistikaga tutvumine ning sisu analüüs; 2) komplekteerimise halduse süsteemi kasutamisega tutvumine ja juhuvalimi alusel teavikute ostuarvete alusel tellimise, saabumise ja rahvaraamatukogule laekumise kontroll; 3) intervjuu maakonnaraamatukogu komplekteerijatega; 4) intervjuu maakonnaraamatukogus infoteeninduse eest vastutava raamatukoguhoidjaga; 5) intervjuu maakonnaraamatukogus personalikoolituste eest vastutava töötajaga; 6) intervjuu maakonnaraamatukogus statistilise aruandluse eest vastutava töötajaga; 7) intervjuu kolme maakonnas asuva rahvaraamatukogu raamatukoguhoidjaga. 4. Olukorra kirjeldus ja analüüs Järvamaa Keskraamatukogu on Paide Linnavalitsuse hallatav asutus. Raamatukogu struktuuris on teenindusosakond, lasteosakond ja komplekteerimisosakond. Järvamaa Keskraamatukogul on neli haruraamatukogu. Lisaks on Järva maakonnas veel 23 raamatukogu. Järvamaa Keskraamatukogu ülesanded, juhtimise korraldus, juhi õigused ja kohustused, raamatukogu struktuur ning muud tegevuse korraldamise olulised küsimused on sätestatud Järvamaa Keskraamatukogu põhimääruses (vastu võetud Paide Linnavolikogu 15.02.2018 määrusega nr 10, jõustunud 01.04.2018). Kohalikule omavalitsusele raamatukoguteeninduse korraldamise ettepanekute tegemiseks, rahvaraamatukogu töö hindamiseks ja muude rahvaraamatukogu tegevust puudutavate oluliste küsimuste läbiarutamiseks on moodustatud kuueliikmeline rahvaraamatukogu nõukogu, mille moodustamise kord, pädevus ja töökord on sätestatud maakonnaraamatukogu põhimääruses. Nõukogusse kuuluvad üks Järvamaa Omavalitsuste Liidu esindaja, üks raamatukogu esindaja ja neli Paide linnavalitsuse määratud esindajat. Järvamaa Keskraamatukogu ettepanekul on nendest neljast üks Järva valla ja üks Türi valla esindaja. Raamatukogu teeninduse korraldus ning lugejate õigused ja kohustused on kehtestatud Järvamaa Keskraamatukogu kasutamise eeskirjas, mis on kinnitatud Paide Linnavolikogu 15.11.2018 määrusega nr 63, mis jõustus 01.12.2018. Ettepanek teha raamatukogu kasutamise eeskiri kasutajatele kättesaadavaks raamatukogu kodulehel (ettepanek p-s 6.1). Lugejad registreeritakse isikut tõendava dokumendi alusel raamatukogusüsteemi RIKS lugejate andmebaasi järgmiste andmetega: nimi, elukoht (postiaadress), telefon, elektronposti aadress, isikukood. Lisaks kogub maakonnaraamatukogu lugejarühma määramiseks õppeasutuste andmeid. Raamatukogu kasutamise eeskirjas ei ole eristatud andmed, mille esitamine on lugejale kohustuslik ja vabatahtlik (õppeasutus). Ettepanek eristada kasutamise eeskirjas andmed, mille esitamine on lugejale kohustuslik ja vabatahtlik (ettepanek p-s 6.2). Lugeja annab raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta allkirja. Järvamaa Keskraamatukogul on koostatud arengukava aastateks 2016–2020, mis on kinnitatud Paide Linnavalitsuse 13.06.2016 määrusega nr 2. Arengukavas on raamatukogu eesmärkidena nimetatud: 1. Järvamaa Keskraamatukogu kliendid on kogu Järvamaa võimalik elanikkond ja külalised. 2. Raamatukogus on teabeteenindus, mis annab päringutele võimalikult kiire vastuse. 3. Raamatukogus on optimaalse suurusega teavikute kogu, mis rahuldab kõigi lugejagruppide põhivajadusi. 4. Tagatud on teavikute kogu säilimine. 5. Raamatukogu on elukestva õppe keskus. 6. Raamatukogu täidab maakonnaraamatukogu rolli. 2 (6) 7. Raamatukogus töötavad erialal asjatundlikud inimesed. 8. Raamatukogu on asutus, kuhu tahetakse tulla tööle ja veetma vaba aega. Riigieelarvest on ette nähtud toetus maakonnaraamatukogu nelja töötaja töötasudeks raamatukoguteeninduse maakondliku koordineerimise ülesannete täitmise eest. Järvamaa Keskraamatukogus makstakse riigieelarvest töötasu pearaamatukoguhoidjale, komplekteerimisosakonna juhatajale ja vanemraamatukoguhoidjale ning lasteosakonna juhatajale. Pearaamatukoguhoidja ülesanneteks on aruandlus ja statistika ning maakonna raamatukoguhoidjate erialane nõustamine ja täiendkoolituste korraldamine. Teavikute maakondliku komplekteerimisega tegelevad komplekteerimisosakonna juhataja ja vanemraamatukoguhoidja. Samuti tegeleb lastekirjanduse komplekteerimise nõustamise ja lisaks lastetöö koordineerimisega maakonnas lasteosakonna juhataja. 4.1. Kogude komplekteerimine ja töötlemine Järva maakonna rahvaraamatukogude kogud komplekteeritakse ja teavikud töödeldakse Järvamaa Keskraamatukogu ning maakonna kohalike omavalitsuste vaheliste lepingute alusel. Järvamaa Keskraamatukogul on kehtestatud ka maakondlik komplekteerimisjuhend, mida on tutvustatud maakonna teistele rahvaraamatukogudele. Järvamaa Keskraamatukogu komplekteerimisosakond koostab iga nädal maakonna rahvaraamatukogude tellimuste ja teavikute tarnijate hinnavõrdluse alusel uute teavikute koondtellimuse. Paide Linnavalitsuse raamatupidaja tasub maakonna rahvaraamatukogude teavikute tellimise arved riigi toetuse ulatuses. Järvamaa raamatukogud kasutavad raamatukogusüsteemi RIKS. Raamatukogu andmebaas sisaldab teavikute kohta järgmisi andmeid: teaviku autor(id) ja pealkiri, köide, kirjastaja, tarnija, tellitud teavikute arv. Teavikud on andmebaasis raamatukogude kaupa. Saabunud teavikud võetakse vastu saatedokumendi ehk arve alusel. Saatedokumendita saabunud teavikute kohta koostatakse vastuvõtuakt. Teavikute vastuvõtuaktil tuuakse järgmised andmed: akti koostamise kuupäev, akti koostaja nimi ja allkiri, teavikute saamise viis ja tarnija, vastuvõetud teavikute kogumaksumus. Teavikute vastuvõtuakti juurde kuuluvas nimekirjas tuuakse järgmised andmed: teaviku autor ja pealkiri, hind, saabunud eksemplaride arv, eksemplaride maksumus. Maakonnaraamatukogult teistele raamatukogudele üleantavate saadetiste kohta koostatakse saateleht, millele märgitakse järgmised andmed: teavikuid saava raamatukogu nimi, hankeviis, saadetavate eksemplaride arv kokku, saadetavate nimetuste arv kokku, saadetavate teavikueksemplaride arv laadide kaupa, saadetavate raamatueksemplaride arv liikide kaupa, saadetavate raamatueksemplaride arv keelte järgi, saadetavate teavikute kogumaksumus, saatelehe koostamise kuupäev, teavikute üleandja ja vastuvõtja allkirjad. Saatelehe juurde kuuluvas teavikute nimekirjas tuuakse järgmised andmed: autor(id), pealkiri, UDK liik, eksemplari hind, eksemplaride arv ja maksumus. Igal raamatukogul ei ole oma saatelehe numeratsiooni. Samas on saatelehtede koostamise protsess automatiseeritud ja toimib efektiivselt. Maakonnaraamatukogu peab kogude suuruse, koostise ja rahalise väärtuse ning nendes tehtud muudatuste kohta arvestust raamatukogu elektroonilises andmebaasis RIKS. Arvestuse alusel kontrollitakse varade olemasolu, koostatakse statistikaaruandeid ja analüüsitakse töötulemusi. Elektroonilises andmebaasis peetakse kõikide teavikute arvestust arvuliselt, laadiliselt ja rahaliselt, lisandunud ja kustutatud teavikute ning kogude hetkeseisu üle. Ajakirju ja ajalehti arvestatakse aastakomplektidena. Maakonnaraamatukogus peetakse jooksval aastal lisandunud teavikute nimetuste arvestust. Näitusele ja mujale viidavad teavikud märgistatakse elektronkataloogis vastavalt. 3 (6) Tellitud teavikud jõuavad maakonna rahvaraamatukogudesse omavalitsuste ja raamatukogude võimaluste järgi. Iga maakonna kohaliku omavalitsuse rahvaraamatukogud peavad teavikute transpordi oma raamatukokku ise korraldama. Maakonnaraamatukogu on pidanud läbirääkimisi tarnijatega ning maakonna rahvaraamatukogudega, et tarnijad viiksid tellitud teavikud otse kõigisse raamatukogudesse. Taoline süsteem ei tekitanud raamatukogude hulgas huvi ning tarnijatelt oleks sellega kaasnenud lisakulutused. Samuti koostavad maakonnaraamatukogu komplekteerijad tellitud teavikute kirjeid. Varem on katsetatud korraldust, et rahvaraamatukogud koostavad ise tellitud teavikute kirjed, kuid sellisel juhul olid loodud kirjed ebaühtlase kvaliteediga ja vajasid parandamist. Hulgaliste kirjete parandamine on maakonnaraamatukogu komplekteerijatele suur lisatöö. On efektiivsem, kui uute teavikute kirjed koostavad maakonnaraamatukogu komplekteerijad. Järelevalve raames kontrolliti juhuvaliku alusel, kas arvetel märgitud tellitud teavikud on elektroonilisest andmebaasist leitavad. Kontrolliti kolme nimetuse ja 13 eksemplari olemasolu. Kõik kontrollitud nimetused ja eksemplarid olid elektroonilisest andmebaasist korrektselt leitavad. Kõik kirjed Järvamaa Keskraamatukogu teavikute kohta on elektronkataloogis kajastatud ja lugejatele veebi teel kättesaadavad. Elektronkataloogis on teavikuid võimalik leida autori, pealkirja, laadi, liigi, märksõna, vöötkoodi, standardnumbri, keele ja sarja pealkirja järgi. Maakonnaraamatukogu komplekteerijad osalevad regulaarselt teavikute tarnijate kliendipäevadel ning kirjandusalastel koolitustel. Maakonnaraamatukogu komplekteerijate hinnangul on neil maakonna rahvaraamatukogudega hea suhtlus. Maakonna raamatukoguhoidjaid nõustatakse jooksvalt e-kirja ja telefoni teel. Samuti edastatakse raamatukoguhoidjatele infot maakondlikel koolituspäevadel. Harvem külastatakse maakonna rahvaraamatukogusid nõustamise eesmärgil. Järelevalve raames vesteldi maakonna rahvaraamatukogudega, kelle hinnangul on koostöö maakonnaraamatukogu komplekteerijatega väga hea. Positiivsena nähti seda, et maakonnaraamatukogu teeb nende eest ära mahuka töö (näiteks kataloogimine, detailne arvepidamine). Uute teavikute komplekteerimise paremaks muutmiseks tehti ettepanek maakonnaraamatukogu komplekteerijatele lisada komplekteerimisnimekirja juurde teavikute iseloomustus ja komplekteerijate hinnang teavikule Põltsamaa Raamatukogu eeskujul. 4.2. Bibliograafia-, täistekst ja muude andmebaaside loomine ja pidamine Järvamaa Keskraamatukogu on loonud ja haldab kodulooandmebaasi, mis on elektronkataloogi RIKS osa. Andmebaasi täiendab raamatukogu vanembibliograaf jooksvalt ja retrospektiivselt. Maakonnaraamatukogu hinnangul on kodulooandmebaas väga vajalik ja leiab kasutust. Lisaks kodulooandmebaasile peab maakonnaraamatukogu ka käsitöö ja rahvariiete andmebaasi, mis leiab nende hinnangul samuti palju kasutust. Järelevalve raames vesteldi maakonna rahvaraamatukogudega, kelle hinnangul on kodulooandmebaas küll vajalik, kuid leiab pigem vähe kasutust. 4.3. Rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamine ja tegevuse analüüsimine Järvamaa Keskraamatukogus kogub ja analüüsib statistikat pearaamatukoguhoidja. Statistilisi näitajaid kogutakse kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude koondaruande jaoks ning vajaduse järgi ka jooksvalt. Järelevalve raames vesteldi ka maakonna teiste raamatukoguhoidjatega. Üks raamatukoguhoidja tõi välja, et nende raamatukogu uudsed tegevused ja lähenemine raamatukogude muutunud rollile ei leia positiivset kajastust maakonna aastaaruandes. 4 (6) 4.4. Erialane nõustamine ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamine Järvamaa Keskraamatukogus tegelevad erialase nõustamise ja täienduskoolituste korraldamisega direktor ja pearaamatukoguhoidja. Maakonnaraamatukogu on kogunud koolitusvajadusi maakonnast kirjalikult, kuid laekunud on vähe ettepanekuid. Maakonna rahvaraamatukogud saavad koolitusettepanekuid maakonnaraamatukogule teha ka jooksvalt. Maakonnaraamatukogu korraldatud koolitused toimuvad keskmiselt kord kvartalis ja üldjuhul Järvamaa Keskraamatukogus, suviti tehakse ka õppesõite. Järelevalve raames vesteldi ka maakonna teiste rahvaraamatukogudega. Kahe raamatukogu töötajad on toimunud koolitustega rahul. Üks raamatukogu tõi välja, et rohkem võiks toimuda innovaatilisi ja praktilisi koolitusi, mis aitaksid laiendada raamatukogu tegevusi. Samuti võiks toimuda raamatukogusüsteemi koolitus, mille teeks RIKS-i arendaja. Veel tehti ettepanek, et maakonnaraamatukogu võiks kindlaks määrata kogu aasta koolitusplaani ning uurida teistest maakondadest, milliseid koolitusi ja koolitajaid raamatukoguhoidjad soovitavad. 4.5. Teatmebibliograafilise töö korraldamine Järvamaa Keskraamatukogus tegelevad teatmebibliograafilise tööga suuresti kõik raamatukoguhoidjad. Toodi välja, et rohkem vajavad teenust näiteks lapsevanemad, vähem aga õpilased. Päringuid esitatakse maakonnaraamatukogu hinnangul palju ning tegu on väga vajaliku teenusega. Järelevalve raames vesteldi maakonna rahvaraamatukogudega, kelle hinnangul on tegu pigem kahaneva teenusega, sest inimesed otsivad ja leiavad informatsiooni internetist ise. Üks raamatukoguhoidja tõi välja, et kuigi ta ise ei ole abi vajanud, usub ta, et maakonnaraamatukogust saaks keerulisema päringu korral kindlasti abi. 5. Kokkuvõte Järvamaa Keskraamatukogu täidab RaRS-is sätestatud maakonnaraamatukogu ülesandeid raamatukoguteeninduse koordineerimisel Järva maakonnas. Järva maakonna rahvaraamatukogude kogud komplekteeritakse ja teavikud töödeldakse Järvamaa Keskraamatukogu ning maakonna kohalike omavalitsuste vaheliste lepingute alusel. Järvamaa Keskraamatukogul on kehtestatud ka maakondlik komplekteerimisjuhend, mida on tutvustatud maakonna teistele rahvaraamatukogudele. Teavikuid valivad kõik maakonna rahvaraamatukogud ise, Järvamaa Keskraamatukogu komplekteerimisosakond koostab iga nädal maakonna rahvaraamatukogude tellimuste ja teavikute tarnijate hinnavõrdluse alusel uute teavikute koondtellimuse. Paide Linnavalitsuse raamatupidaja tasub maakonna rahvaraamatukogude teavikute tellimise arved riigi toetuse ulatuses. Järelevalve raames hinnatakse rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust eesmärgipäraseks. Järvamaa Keskraamatukogu on loonud ja haldab kodulooandmebaasi, mis on elektronkataloogi RIKS osa. Andmebaasi täiendab raamatukogu vanembibliograaf jooksvalt ja retrospektiivselt. Maakonnaraamatukogu hinnangul on kodulooandmebaas väga vajalik ja leiab kasutust. Järelevalve raames hinnatakse kodulooandmebaasi loomist ja pidamist eesmärgipäraseks. Järvamaa Keskraamatukogus kogub ja analüüsib statistikat pearaamatukoguhoidja. Statistilisi näitajaid kogutakse kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude koondaruande jaoks ning vajaduse järgi ka jooksvalt. Järelevalve raames hinnatakse statistilise aruandluse korraldust eesmärgipäraseks. Järvamaa Keskraamatukogus tegelevad erialase nõustamise ja täienduskoolituste korraldamisega direktor ja pearaamatukoguhoidja. Maakonnaraamatukogu korraldatud koolitused toimuvad keskmiselt kord kvartalis ja üldjuhul Järvamaa Keskraamatukogus, suviti tehakse ka õppesõite. 5 (6) Järelevalve raames vesteldi ka maakonna teiste rahvaraamatukogudega. Üks raamatukogu tõi välja, et rohkem võiks toimuda innovaatilisi ja praktilisi koolitusi, mis aitaksid laiendada raamatukogu tegevusi. Veel tehti ettepanek, et maakonnaraamatukogu võiks kindlaks määrata kogu aasta koolitusplaani ning uurida teistest maakondadest, milliseid koolitusi ja koolitajaid raamatukoguhoidjad soovitavad. Järelevalve raames hinnatakse raamatukogutöötajate täienduskoolituste korraldamist eesmärgipäraseks. Järvamaa Keskraamatukogus tegelevad teatmebibliograafilise tööga suuresti kõik raamatukoguhoidjad. Päringuid esitatakse maakonnaraamatukogu hinnangul palju ning tegu on väga vajaliku teenusega. Järelevalve raames hinnatakse teatmebibliograafilise töö korraldamist eesmärgipäraseks. Järelevalve raames hinnatakse riigieelarvest finantseeritud maakonnaraamatukogu nelja töötaja toetuse kasutamist nelja töötaja töötasudeks ja ülalpidamiseks eesmärgipäraseks. 6. Ettepanekud Järvamaa Keskraamatukogule 6.1. Teha raamatukogu kasutamise eeskiri kasutajatele kättesaadavaks raamatukogu kodulehel (punkt 4). 6.2. Eristada kasutamise eeskirjas andmed, mille esitamine on lugejale kohustuslik ja vabatahtlik (punkt 4). 7. Ettepanek Kultuuriministeeriumile 7.1. Järvamaa Keskraamatukogu direktor ja pearaamatukoguhoidja tõid välja, et sarnaselt rahvaraamatukogude direktorite kokkusaamisega võiksid regulaarselt toimuda ka rahvaraamatukogude peaspetsialistide kokkusaamised. Kokkuvõtet on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Kristiin Meos raamatukogude peaspetsialist 6 (6)